James - Ferramentas e Recursos Avançados Do Excel

Treinamento de Excel
MÓDULO II:
Ferramentas e Recursos Avançados do Excel
Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08
Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 1


1. HIPERLINK
Um hiperlink ou simplesmente link é uma referência a uma página ou a um local dentro da mesma planilha.
A sua utilidade é imensa, pois com apenas um clique sobre um texto ou imagem para que seja direcionado ao
local de referência (semelhante a navegação na Internet). Um link, dentro da planilha, é representado da
mesma maneira que no navegador (Internet Explorer): azul e sublinhado.
Para criar o seu próprio link, digite um texto qualquer, por exemplo: CLIQUE AQUI. Depois disso, selecione
a célula e pressione Ctrl + K ou no menu INSERIR na opção HIPERLINK.
Na tela “Inserir hiperlink”, defina a página que você vai vincular à célula. Inicialmente, selecione uma das
opções abaixo:
Página da Web ou arquivo existente: criará uma referência com uma página da Internet ou com
um arquivo qualquer.
Colocar neste documento: criará uma referência em um ponto definido da mesma pasta de
trabalho.
Criar novo documento: abrirá uma nova pasta de trabalho no local determinado (expl: c:\novo
documento.xls).
Endereço de e-mail: enviará para o endereço de e-mail especificado.
O texto da célula ficará azul e ao clicar nele, será automaticamente direcionado ao local especificado. Para
selecionar uma célula que contenha link, ou utiliza-se as setas de direção do teclado ou clicar na célula, e
manter o mouse pressionado por alguns instantes.
Para retirar o link de uma célula, basta selecioná-la, pressionar Ctrl + K e clicar no botão “Remover
vínculo”.

2. FORMULÁRIO
O Excel tem um recurso muito útil que é o formulário. Utilizando este recurso, podemos ter uma forma
padronizada de lançamento de dados na planilha, podendo ainda utilizá-lo para efetuar pesquisas.
O formulário é utilizado a partir do momento que definimos os rótulos de nossa base de dados.
Base de Fornecedores
Fornecedor CNPJ Endereço Contato Telefone E-mail
2.1. Ativando o Formulário
Com o cursor selecionado na primeira linha abaixo de um dos títulos, clique no menu DADOS,
FORMULÀRIO. Aparecerá a mensagem abaixo, clique na opção OK.
O Excel reconhece que na linha de cima tem os títulos e pede a confirmação. Após clicar em OK ela abrirá
o formulário.

2.2. Inserindo Novos Dados
O formulário criado pelo Excel reconheceu as linhas e títulos e criou um campo para cada título.
No final, caso queira acrescentar outro registro, clique em “Novo”. Caso queira fechar o formulário, clique
em “Fechar”. Os dados que você lançou no formulário serão lançados na base de dados da mesma forma.
2.3. Apresentação do Formulário
Independente da célula que o cursor esteja selecionando, formulário apresenta o conteúdo do primeiro
registro selecionado e do total de registros que estão no banco de dados. Neste exemplo, o dado apresentado
é 1 de 1, ou seja, o formulário está apresentando os dados do primeiro lançamento e neste caso o banco de
dados possui apenas 1 registro.
No lado direito da tela do formulário, existem alguns botões de controle, tais como: Novo, Excluir,
Restaurar, Localizar Anterior, Localizar Próxima, Critérios e Fechar.
Novo: Clique para acrescentar um novo lançamento no banco de dados.

Excluir: Clique para excluir um registro.
Restaurar:
Localizar Anterior: Clique para exibir o registro anterior.
Localizar Próxima: Clique para exibir o próximo registro.
Fechar: Fecha o formulário.
2.4. Utilizando Critérios no Formulário
Além de poder ter um formulário padrão para entrada de dados, o formulário também pode ser utilizado
para fazer diversos tipos de pesquisa.
Exemplificando, queremos exibir somente os registros referentes ao Estado de Santa Catarina. Clique no
botão critérios e o Excel apresentará uma formulário em branco, no campo estado, digite SC.

Se o critério for somente este, você deve clicar no botão “Formulário”, que é para voltar ao formulário
principal, ou clicar em “Localizar Próxima” e “Localizar Anterior”. Clicando em “Formulário, o sistema somente
volta para o formulário, mas não aplica o critério. O critério é aplicado quando se tenta localizar um registro
próximo ou anterior. Caso não tenha nenhum registro que atenda ao critério, o formulário não apresenta
mensagem de erro, permanecendo apenas no mesmo registro. O critério só funciona quando utilizado apenas
os botões localizar.
2.5. Aplicando Critérios em Cada Tópico
Podemos criar critérios em cada tópico. No exemplo acima, colocamos como critério o Estado de Santa
Catarina. Vamos acrescentar também a cidade de Joaçaba.
Clique no botão localizar anterior e verifique quais os registros são apresentados. Constatamos que 9
registros atendem aos 2 critérios.

3. CONSOLIDAR DADOS
Para resumir e relatar os resultados de planilhas separadas, você pode consolidar dados de cada planilha
separada em uma planilha principal. As planilhas podem estar na mesma pasta de trabalho que a planilha
principal ou em outras pastas de trabalho. Ao consolidar dados, você está montando dados para que possa
atualizá-los e agregá-los com mais facilidade.
Por exemplo, se tiver uma planilha com as quantidades de determinados produtos vendidos por estado,
você poderá usar uma consolidação para combinar esses valores em uma planilha de despesas corporativas.
No exemplo acima, nós temos uma planilha onde constam as quantidades vendidas nos três primeiros
meses do ano de quatro produtos em seis estados diferentes. Neste caso, iremos consolidar os dados das três
primeiras planilhas na planilha “Resultado 1º Trimestre”.
Configure os dados para serem consolidados em cada planilha separada, deixando todas no mesmo
formato. Siga as recomendações abaixo:
Certifique-se de que cada intervalo de dados esteja no formato de lista, ou seja, cada coluna tem um rótulo
na primeira linha, e que não existem linhas ou colunas em branco dentro da lista.
Coloque cada intervalo em uma planilha separada. Não insira nenhum intervalo na planilha onde você
planeja colocar a consolidação.
Certifique-se de que os rótulos para colunas ou linhas que deseja combinar tenham ortografia e
capitalização idênticas; por exemplo, os rótulos Méd. Anual e Média Anual são diferentes e não serão
consolidados.
Clique na célula superior esquerda da área em que você deseja exibir os dados consolidados, na planilha
principal (Resultado 1º Trimestre).
Nomeie cada intervalo: selecione o intervalo inteiro e, em seguida, na guia Fórmulas, no grupo Células
Nomeadas, clique na seta próxima a Nomear um Intervalo e digite um nome para o intervalo na caixa Nome.

OBSERVAÇÃO: Certifique-se de que você deixou células suficientes à direita e abaixo dessa célula para os
dados consolidados. O comando Consolidar preenche a área conforme necessário.
Na planilha principal, clique na primeira célula do intervalo e no menu “Dados”, selecione a opção
“Consolidar”.
Aparecerá a tela abaixo:
Função: deverá ser selecionada a operação desejada, tais como: soma e média.
Referência: selecionar o intervalo que deverá ser consolidado.
Procurar: em casos de referências que encontram-se em outras pastas de trabalho.
Todas as Referências: conforme são selecionados os intervalos os mesmos ficarão listados nesta opção.
Adicionar: após selecionar um intervalo, será necessário clicar neste comando para que o intervalo seja
inserido na lista de referências à serem consolidadas.
Excluir: remover um intervalo da lista.
Usar rótulos: utiliza-se esta opção caso não tenham sido inseridos na planilha os títulos da linha e coluna,
mantendo referência aos das planilhas originais.
Criar vínculos com dados de origem: utilize esta opção para que seja mantido o vínculo com os
dados das planilhas originais, ou seja, caso haja alguma alteração nas planilhas originais,
automaticamente será alterado na planilha consolidada.

4. FORMATAÇÃO CONDICIONAL
Em uma planilha de controle de vendas, por exemplo, quando for definida a quantidade total de um
determinado período, a célula pode ficar com letras vermelhas se a quantidade estiver abaixo da meta
esperada, letras amarelas se as quantidades estiverem um pouco acima, e letras verdes, se estiverem bem
acima da meta. Isso é chamado de formatação condicional.
Selecione as células que devem sofrer a formatação condicional. Clique no menu “Formatar” e selecione a
opção “Formatação Condicional”.
Se for maior ou igual a 10.000 está bem acima, se for menor que 10.000 e maior que 8.000 está um pouco
acima, caso contrário, está abaixo da meta.
Na primeira caixa, escolha se é uma fórmula ou valor à ser analisado. Neste caso, selecione a opção “O
valor da célula é”.

Na próxima caixa escolha a condição para o valor: entre, não está entre, igual a, diferente de, maior do
que, menor do que, maior ou igual a, menor ou igual. Escolha a opção “Maior ou igual a”. Na caixa seguinte,
digite o valor a ser verificado ou, se o valor estiver em alguma célula da planilha, clique no botão e selecione a
célula. Neste caso, digite: 10.000.
Clique no botão “Formatar”, selecione a guia “Fonte”, escolha o estilo Negrito e a cor verde. Clique na guia
“Borda”, escolha a cor verde e clique no botão Contorno. Clique na guia “Padrões” e escolha a cor de fundo
para a célula como verde claro. Clique em OK.
Clique no botão Adicionar e proceda da mesma forma da primeira condição, mude a condição para “Entre”
e os valores de “8.000” e “10.000” e as cores de formatação para amarelo, em vez de amarelo.
Clique no botão “Adicionar” para fazer a última condição (a formatação condicional é limitada em apenas 3
condições). Proceda da mesma forma que na primeira condição, mudando apenas a condição para “Menor ou
igual a”, o valor para “8.000” e as cores de formatação para vermelhas.
Para remover a formatação condicional, selecione as células e no menu “Formatar” e “Formatação

Condicional”, clique no botão “Excluir.
Selecione quais as condições deverão ser excluídas e clique em OK.

5. PROTEGER PLANILHA
Uma ferramenta muito útil que o Excel possui é a ferramenta “Proteger”. Com ela, você pode proteger a
planilha ou até mesmo a pasta de trabalho contra modificações indesejáveis, tais como: inserção de novas
planilhas, exclusão ou inserção de linhas, alteração na formatação, modificando a estrutura da planilha original;
remoção acidental de fórmulas complexas e etc.
A seguir serão apresentados três tipos de proteção:
A proteção de Planilha;
Permitir que usuários editem intervalos;
Proteger o arquivo com uma senha.
5.1. Proteção de Planilha
A proteção de planilha é usada basicamente para proteger determinadas partes de sua planilha de
remoções ou mudanças acidentais das fórmulas inseridas. Essa proteção torna-se bastante útil, uma vez que,
em alguns casos, podemos demorar horas produzindo uma fórmula e esta pode ser removida acidentalmente a
qualquer momento, principalmente se a planilha for manuseada por mais de uma pessoa.
Para proteger a planilha devemos primeiro decidir se queremos proteger a planilha inteira, ou parte dela. O
recurso de proteção permite que se proteja parte da planilha e que se libere outras partes, tais como áreas
onde são lançados dados que precisam ser “acrescentados” diariamente a um banco de dados, preservando-
se as fórmulas, formatação, inclusão, exclusão de linhas e colunas e etc.
Selecione somente as áreas da planilha que você não quer proteger, como no exemplo da figura abaixo:
Em seguida, clique no menu “Formatar”, “Células” e em seguida na guia “Proteção”:
Desative a função “Bloqueadas” e clique em “OK”.

OBS: Originalmente toda a planilha vem “Bloqueada” e quando queremos que alguma parte seja liberada,
devemos entrar no modo de formatação e tirar este bloqueio.
A seguir, clique no menu “Ferramentas”, “Proteger” e selecione a opção “Proteger Planilha”.
Inicialmente é apresentado o campo para inclusão de uma senha. Apesar de a senha poder ser criada de
imediato, somente clique em OK após ter definido as permissões para usuários da planilha.
Podemos criar uma senha, evitando-se assim que um usuário não autorizado desproteja a planilha e
efetue alterações não autorizadas. Optando-se por colocar-se uma senha, será solicitada a confirmação da
mesma.
É Importante ler o aviso que é apresentado na confirmação da senha, que realça os cuidados com as
senhas.
A seguir, é apresentada uma relação de permissões de modificações na planilha. As permissões mais

comuns são “Selecionar as células bloqueadas e desbloqueadas”. Neste caso deverá ser avaliado o que pode
e o que não pode ser alterado na planilha.

Após ter indicado o que deve ser protegido, clique em “OK”. Para testar a proteção, selecione uma célula
que não tenha sido destravada e tente alterá-la. Aparecerá a seguinte mensagem:
Para desproteger a planilha, basta clicar novamente no menu “Ferramentas”, “Proteger” e na opção
“Desproteger planilha”. Caso haja uma senha, digite-a na área solicitada e clique em OK.
Resumindo: para proteger sua planilha, inicialmente selecione as áreas que devem ficar liberadas, clique
no menu “Formatar”, escolha a opção “Proteção” e destrave as células. A seguir, clique no menu
“Ferramentas”, opção “Proteger” e “Proteger Planilha”.
Outra opção ao proteger uma planilha é ocultar dados protegidos, tais como fórmulas. Quando iniciamos o
procedimento de proteção, no menu “Formatar”, no mesmo menu onde determinamos se as células estariam
bloqueadas ou não, tínhamos a opção “Oculta”. Ao proteger a planilha, as células ocultas não exibirão os
valores na barra de fórmulas, ou seja, se em determinada célula oculta existir uma fórmula, o usuário não
conseguirá visualizá-la.
5.2. Permitir que os Usuários Editem Intervalos
Outra opção de liberar dados numa planilha que será protegida é efetuar as autorizações diretamente no
menu “Ferramentas”, opção “Proteger”, conforme figura abaixo:
Neste caso, será selecionada a opção “Permitir que os usuários editem intervalos” e posteriormente
determinar quais tipos de permissão, podendo inclusive acrescentar uma senha.

Clique em “Novo” e nomeie o intervalo que ficará liberado. A seguir, delimite a área a ser liberada e
coloque uma senha (opcional) e clique em “OK”.
Feito isto, para ativar este recurso, deve-se proteger a planilha, clicando no menu “Ferramentas”,
“Proteger” e “Proteger Planilha”.
Ao tentar alterar os valores na planilha, o Excel apresenta a seguinte mensagem:
Digite a senha para que a área seja liberada. Ao salvar o arquivo e abri-lo novamente, a proteção é
ativada.

5.3. Proteger Pasta de Trabalho
Ao proteger uma pasta de trabalho, você estará bloqueando a estrutura da pasta, de modo que as
planilhas não possam ser excluídas, movidas, ocultas, reexibidas, renomeadas e novas planilhas não possam
ser incluídas. Você pode também impedir que as janelas de uma pasta de trabalho sejam movidas,
redimensionadas, reexibidas ou fechadas.
Para proteger a pasta de trabalho, clique no menu “Ferramentas”, “Proteger” e “Pasta de Trabalho”.
Como padrão o campo “Estrutura” já vem selecionado. Caso você queira proteger também as janelas de
sua pasta clique no campo “janelas”. Ao ativar a proteção “Janelas”, você está impedindo que as planilhas
sejam redimensionadas, ocultas, reexibidas ou fechadas. Em seguida digite uma senha (opcional) e clique em
“OK”.
5.4. Criando uma Senha para o Arquivo
Clique no menu “Arquivo”, “Salvar Como”, “Ferramentas” e “Opções Gerais”, conforme mostra a figura
abaixo:
A seguir aparecerá a janela “Opções de Salvamento”. Nesta janela você terá a opção de criar uma senha
de proteção do arquivo e/ou uma senha de gravação do arquivo também.

No campo “Senha de Proteção”, crie uma senha de fácil memorização, clique em “OK” e confirme a senha
na próxima tela.
Outra opção de criar senha para um arquivo é através do menu “Ferramentas”, “Opções” na guia
“Segurança”.
Conforme podemos verificar acima, temos duas opções de proteção. “Senha de Proteção” e “Senha de
Gravação”. Podemos optar por uma ou outra, ou mesmo as duas, e além disto ainda assinalar “Recomendável
somente leitura”. Ao final, quando clicar em “OK”, será solicitada a confirmação das senhas digitadas. Após
salvar o arquivo e fechá-lo, ao tentar abrir novamente, as senhas serão solicitadas.
5.5. Compartilhando uma Pasta de Trabalho

É possível criar uma planilha e compartilhá-la em uma pasta da rede para que mais de um usuário tenha
acesso simultâneo. Para isto basta seguir os passos abaixo:

Crie uma pasta de trabalho que você quer tornar disponível para edição multiusuário e insira os
dados que você deseja fornecer.
Caso queira incluir algum dos recursos a seguir, adicione-os agora: células mescladas, formatos
condicionais, validação de dados, gráficos, imagens, objetos incluindo objetos de desenho,
hiperlinks, cenários, estruturas de tópicos, subtotais, tabelas de dados, relatórios da tabela
dinâmica, proteção de pasta de trabalho e planilha, e macros.
No menu Ferramentas, clique em Compartilhar pasta de trabalho e, em seguida, clique na guia

Editar.
Marque a caixa de seleção Permitir alterações por mais de um usuário ao mesmo tempo e, em
seguida, clique em OK.
Quando solicitado, salve a pasta de trabalho.
No menu Arquivo, clique em Salvar como e salve a pasta de trabalho em um local na rede
acessível aos usuários desejados. Use uma pasta de rede compartilhada, não um servidor Web.
É possível monitorar todas as alterações feitas na planilha pelos usuários, através do menu “Controlar
Alterações” e “Realçar Alterações”.
Faça todos os usuários salvarem e fecharem a pasta de trabalho compartilhada. Se outros

usuários estiverem editando, eles perderão qualquer trabalho que ainda não tenha sido salvo.
Se você cancelar o compartilhamento da pasta de trabalho, o histórico das alterações será

excluído. Se você desejar manter uma cópia dessas informações, imprima a planilha Histórico ou
copie-a para outra pasta de trabalho. Para copiar o histórico para outra pasta de trabalho,
selecione as células que você deseja copiar, clique em Copiar , alterne para outra pasta de
trabalho, clique no local onde você deseja colocar a cópia e, em seguida, clique em Colar .
No menu Ferramentas, clique em Compartilhar pasta de trabalho e, em seguida, clique na guia

Editar. Certifique-se de que você seja o único usuário listado na caixa Quem está com esta pasta
de trabalho aberta.
Desmarque a caixa de seleção Permitir alterações por mais de um usuário ao mesmo tempo. Se
essa caixa de seleção não estiver disponível, você deverá desproteger a pasta de trabalho antes
de desmarcar a caixa de seleção.

6. CLASSIFICAR
Uma das tarefas mais rotineiras no Excel é classificar e gerenciar as listas de dados. Os dados contidos na
planilha estão organizados numa lista, com títulos de colunas que definem os “Campos”, conforme exemplo
abaixo:
6.1. Definição de Banco de Dados
Um banco de dados pode ser comparado a um fichário, onde cada ficha deste fichário será chamada de
registro e cada informação dentro desta ficha será chamada de campo. Como em uma ficha normal, cada
campo deve ser identificado através de um nome.
No Excel existem algumas regras que devem ser observadas quanto à disposição do banco de dados
dentro da planilha:
Cada registro ficará disposto em uma linha e cada campo em uma coluna.
Na primeira linha do banco de dados devem ser escritos os nomes de campo que identificarão
cada uma das colunas.
Não podem existir linhas em branco ou tracejado dentro de um banco de dados.
6.2. Classificando por um Único Critério
No caso de classificar listas, ou o banco de dados, podemos optar por utilizar o atalho que temos na barra
de ferramentas padrão, atalho este representado pelo ícone, conforme figura abaixo (que é um atalho para a
opção mais utilizada) ou utilizar a ferramenta Classificar, que pode ser acessada através do menu “Dados” e
“Classificar”.
Para classificar por um único critério, basta selecionar uma célula na coluna que é a base de classificação,
e clicar no botão “AZ” na barra de ferramentas casos de ordem crescente e no botão “ZA” em casos de ordem
decrescentes.
6.3. Classificando por mais de um Critério
Uma outra opção de classificação é acionar o menu “Dados” e “Classificar”. Nos seus campos, pode-se
especificar a ordem de classificação com até três critérios. O procedimento ao iniciar é o mesmo, selecione
uma única célula e acesse a ferramenta classificar.

Quando utilizamos esta opção, o Excel nos apresenta uma caixa de diálogo, conforme figura a seguir:
Inicialmente temos a opção de “Classificar por”, “Em seguida por” e “Depois por”, optando por crescente ou
decrescente, em cada uma das opções.
Em cada opção temos uma caixa de listagem que apresenta os títulos de cada coluna.
Repare que o Excel identificou que a 1ª linha do banco de dados é a linha de cabeçalho. Caso ocorra de
não ser identificada, ou ter identificado errado, tem a opção de alteração através da opção “Meu intervalo de
dados tem”. Selecione uma das opções (Linha de Cabeçalho ou Nenhuma Linha de Cabeçalho) e em seguida
basta clicar em OK.
Conforme mencionado acima, podemos classificar por até três critérios, mas caso não seja necessário
utilizar os três, não há necessidade de estar escolhendo critérios, bastando deixá-los em branco. Pode-se
também, alterar o modo de classificação entre crescente e decrescente para cada um dos critérios.

6.4. Classificando por uma Lista
Existe ainda uma outra opção de classificação. Consta na tela “Classificar” um botão “Opções”, clicando
nele temos os seguintes pontos:
Inicialmente temos a ordem de classificação da primeira chave e a seguir, podemos ativar um segundo
critério que fará diferenciação entre maiúsculas e minúsculas, e por último, podemos definir a orientação,
sendo de cima para baixo ou da esquerda para a direita.
No caso da ordem de classificação, se abrirmos o painel de opção, vamos verificar que é apresentado uma
lista:
As listas estão no menu “Ferramentas”, “Opções” e na guia “Listas Personalizadas”. Se você conferir, vai
verificar que as listas apresentadas nesta opção são as mesmas que estão em Listas Personalizadas.
Podemos criar nossas próprias listas. Imagine que vamos querer classificar nosso banco de dados por
ordem de regional, sendo que em nossa lista deverá aparecer primeiro a regional Sul e depois a regional norte.

Utilizando a opção de criar novas listas, será possível criar a lista mencionada. Uma maneira bastante fácil
de criar novas listas é relacioná-las no Excel, selecioná-las e clicar no botão “Importar”.
6.5. Classificando – Maiúsculas e Minúsculas
Outro ponto da tela “Opções de Classificação” é a diferenciação entre maiúsculas e minúsculas. Se você
possuir uma lista com alguns nomes em minúsculo e outros em maiúsculo o Excel fará a classificação
independente disto, mas caso seja selecionada a opção “Diferenciar maiúsculas de minúsculas” será feita a
classificação deixando primeiro as minúsculas e depois as maiúsculas.
6.6. Classificando – Definindo a Orientação
Por último temos a opção de definir a orientação, podendo ser de cima para baixo ou da esquerda para a
direita. Na classificação normal, a orientação é de cima para baixo, que está definida como opção padrão. A
opção “Esquerda para a Direita” serve para classificarmos um banco de dados horizontal. Neste caso, após ter
indicado que queremos da esquerda para a direita, temos que indicar qual a linha sendo que anteriormente
escolhíamos qual a coluna. Outro ponto é que não temos a opção de indicar se tem cabeçalho ou não.

7. AUTO-FILTRO
Filtrar é um meio fácil de localizar e trabalhar com um subconjunto de dados de uma lista. Quando
se filtra uma lista (banco de dados), o Excel exibe apenas as linhas que contém um determinado valor
ou que atendam as determinadas condições de pesquisa denominadas critérios.
AutoFiltro serve para filtrar uma lista rapidamente, ajustando o conteúdo de uma célula ou usando
critérios simples de comparação, com até dois critérios por rótulo (coluna).
Para ativar o AutoFiltro selecione uma única célula dentro do banco de dados. Clique no menu
“Dados”, “Filtrar” e em seguida “AutoFiltro”.
Nos títulos da planilha apareceram caixas de seleção (drop-down, combobox), vide figura abaixo:
7.1. Filtrando a Lista
Estas caixas de seleção servem para que possamos definir critérios do que queremos que seja
filtrado e do que deve ser exibido.
Exemplificando, num banco de dados com 34 lançamentos (linhas) com um campo chamado
divisão, onde no mesmo aparecem apenas 4 tipos de divisão, sendo que isto ocorre pelo fato de que
muitas divisões são repetidas, ou seja, existe mais de um registro por divisão (expl. 4 funcionários
trabalham na divisão de fax). Repare que na figura acima que clicar no autofiltro da “Divisão” aparecem
apenas os 4 tipos de “Divisão” cadastrados (copiadoras, fax, impressoras e scanners), independente
do número de vezes em que elas se repetem e em ordem alfabética.
Podemos também classificar o banco de dados quando ativamos o autofiltro. Repare que as
primeiras opções que temos é “Classificar em Ordem Crescente” e “Classificar em Ordem
Decrescente”. A lógica de classificação é idêntica a dos botões “AZ” e “ZA”.
Voltando ao autofiltro, utilizando ainda a figura acima, vamos selecionar uma das opções
apresentadas, porém utilizando agora o campo “Departamento”. Vamos selecionar o departamento de
“Marketing”, portanto, mova o mouse até o nome do departamento e clique sobre o nome desejado.
Confira o resultado na figura a seguir:

Repare que somente as linhas correspondentes ao departamento de Marketing apareceram. Repare ainda
que no “Cabeçalho de Linha” alguns números estão fora de ordem e na cor azul. Isto ocorre porque ao
selecionarmos o departamento de Marketing na caixa de seleção, demos instrução ao Excel para somente
acrescentar os dados que atendessem a este critério (Departamento = Marketing), escondendo
temporariamente os demais registros. Os outros registros continuam na tabela, mas estão ocultos.
Se neste momento, com a planilha filtrada, você efetuar uma soma, por exemplo, colocar uma função
autosoma para saber o valor total do salário de todos os funcionários, você vai obter o resultado somente do
que está visível. Os dados ocultos, apesar de estarem na planilha, não serão computados no caso de qualquer
nova conta que os envolva.
Outro detalhe é que no título “Departamento”, a seta da caixa de seleção aparecerá na cor azul. Isto ocorre
para chamar a atenção, indicando em que coluna o filtro está aplicado. Para re-exibir a lista inteira novamente,
basta clicar na caixa de seleção e escolher a opção ”Tudo”.
Podemos aplicar filtros em cada um dos títulos. Ativando novamente o filtro do Departamento de
Marketing, e a seguir, na caixa de seleção do título “divisão”, selecionando “Copiadoras”:
Constata-se que a lista atendeu ao segundo critério e agora está reduzida de 6 registros para apenas 3.
Para re-exibir a lista completa, podemos selecionar cada um dos rótulos e definir como “Tudo” ou limpara todos
os critérios de uma só vez, clicando no menu “Dados”, “Filtrar” e “Mostrar todos”.

7.2. Critérios Personalizados
No tópico anterior, aprendemos como aplicar critérios únicos em cada título. Agora vamos ver como é
possível aplicar mais de um critério por título. Para isto, vamos utilizar a opção “Personalizar” que é
apresentada na caixa de seleção.
Com a opção de personalizar autofiltro é possível selecionar, por exemplo, dois departamentos ao invés de
um. É possível, também, selecionar um intervalo. Contudo, deve estar atento as opções “E” e “OU”, pois caso
seja selecionada a opção errada o filtro aparecerá em branco . (expl: selecionar todos os salários maiores que
R$ 380,00 E menores que R$ 1.400,00 – selecionar o departamento de Marketing OU Copiadoras).
7.3. Filtrando os 10 Primeiros / Últimos
Outro tipo de filtro que podemos utilizar é a opção 10 primeiros, porém esta opção somente pode ser
utilizada para informações numéricas ou datas. Ao escolher esta opção é apresentado um formulário.
Na primeira caixa de opção temos a oportunidade de pedir para mostrar os primeiros ou os últimos. É
importante interpretar que “Primeiros” significa maiores e “Últimos” significa menores. Na segunda caixa,
podemos determinar a quantidade. Na terceira caixa, podemos determinar que sejam “Itens” ou “Por Cento”.
Com esta opção é possível determinar que o Excel filtre, por exemplo, os 10 maiores salários de uma
determinada base de dados.

8. FILTRO AVANÇADO
A opção de autofiltro que vimos acima, normalmente atende 90% de nossas necessidades. Os
outros 10%, requerem uma melhor elaboração vamos conseguir aplicando o Filtro Avançado.
A elaboração dos critérios do Filtro Avançado são um pouco mais complexos, mas os resultados
compensam. Antes de você poder aplicar o filtro, tem que criar um cenário com os critérios. Para ilustrar
melhor, segue abaixo a base que será utilizada como exemplo:
Queremos aplicar um filtro em nossa base de dados que nos permita observar três departamentos (no
autofiltro) podíamos ter no máximo dois critérios. O cenário citado acima, nada mais é do que a reprodução
das linhas de títulos de nossa base de dados, portanto faremos uma cópia dos títulos abaixo da base. Nossa
necessidade será filtrar os departamentos de Arte, Marketing e Contabilidade, portanto, colocaremos estes
nomes abaixo do título de nosso cenário.
Segue exemplo:

8.1. Filtrar a Lista no Local
Selecione qualquer célula dentro da base de dados e em seguida no menu “Dados”, “Filtrar” e “Filtro
Avançado”.
O formulário (acima) nos fornece a opção de filtrar os dados na própria base de dados ou copiar para outro
local. Apresenta ainda o intervalo de nosso banco de dados, que neste exemplo está no intervalo B4:G38. A
seguir precisamos preencher o campo “Intervalo de Critérios”, que é o cenário que criamos. Em nosso
exemplo, nossos critérios estão no intervalo B43:G46. Tanto podemos fornecer todo o intervalo que criamos,
ou somente a parte que interessa, ou seja, o intervalo onde estão os dados relativos aos departamentos que
desejamos, que neste exemplo poderia ser F34:F46. Não tem diferença em fornecer o endereço completo, pois
os dados não preenchidos abaixo dos títulos não interferem em nada. Para preencher o intervalo, podemos
digitar a informação, ou selecionar a área. O resultado será:

8.2. Filtrar Criando Intervalo de Valores
Outro exemplo: queremos agora filtrar somente os salários entre R$ 1.000,00 e R$ 2.000,00. Neste caso,
quando queremos criar um intervalo de valores, torna-se necessário que tenhamos dois títulos iguais,
colocando os valores conforme figura abaixo:
A seguir, selecione qualquer célula dentro da nossa base de dados, clicando a seguir no menu “Dados”,
“Filtrar” e “Filtro Avançado”. Preencha o campo intervalo de critérios, que é o cenário que criamos acima.
8.3. Filtrar Criando Intervalo de Datas

Para criar um intervalo de datas, o procedimento é o mesmo acima descrito. Duplique o título e coloque as
duas datas, conforme abaixo:
8.4. Tabela de Critérios

Para utilizar as mesmas funcionalidades que temos no AutoFiltro, utilizamos os recursos abaixo:
8.5. Filtrando para Outro Local da Planilha
Outra vantagem do Filtro Avançado é podermos ter os dados em outro local da planilha. Vamos filtrar todos
os funcionários do departamento de Arte, e determinar que os dados sejam apresentados a partir da célula
B46. Ative o Filtro Avançado conforme os exemplos anteriores, e marque a opção “Copiar para outro local”.
Quando ativamos este recurso, o Excel libera o campo “Copiar para”. Indique neste campo o local onde o
Excel deve apresentar os dados que atendam ao filtro. Basta indicar uma única célula.

Confira na figura abaixo:
Agora clique em OK e confira o resultado.
Podemos por exemplo, criar outro critério para que o Departamento de Contabilidade seja filtrado,
apresentando os dados a partir da célula B54.
Conforme figura acima, observamos que o resultado do primeiro filtro permanece e que o segundo filtro é
apresentado a partir da célula especificada. Podemos criar quantos filtros forem necessários, desde que
determinaremos que a apresentação seja abaixo do anterior.
Importante: não podemos ter nenhum dado abaixo do ponto que determinamos que os dados sejam
apresentados, pois, no momento que o Excel vai colar as informações, todos os dados nas linhas abaixo do
ponto de referência serão apagados, mesmo que a informação filtrada tenha somente duas ou três linhas de
informação.

8.6. Filtrando para Outra Planilha
Podemos querer filtrar os dados para outra planilha. Neste caso, se fizermos os procedimentos normais,
conforme visto nos exemplos anteriores, somente determinando outra planilha no local onde devem ser
apresentados os dados, o Excel apresentará a mensagem de erro abaixo:
Você não pode iniciar o procedimento de filtro avançado na planilha onde você tem os dados. Para
conseguir que os dados sejam apresentados em outra planilha, você deve iniciar os procedimentos na planilha
onde você quer que os dados sejam apresentados. Vejamos na prática.
Selecione uma nova planilha, clique no menu “Dados”, “Filtrar” e “Filtro Avançado”. Ao iniciar o recurso de
Filtro Avançado, selecione a opção “Copiar para outro local”, clique em “Intervalo da lista” e vá até a planilha
onde encontram-se os dados à serem filtrados, em seguida defina os critérios e o local onde deverão ser
exibidos os dados. Vide figura abaixo:
Clique em “OK” e confira o resultado.
8.7. Filtrando Somente Registros Exclusivos

O registro exclusivo é um recurso interessante do Filtro Avançado. Ele consiste em filtrar registros em
duplicidade e exibi-lo uma única vez, ou seja, o Excel compara todos os dados coluna a coluna, evitando
repetições.
Exemplificando, copiaremos as informações contidas na linha 5 para a linha 6, duplicando assim o registro.
Filtre a base de dados para apresentar o departamento de Marketing. Mantenha o filtro na mesma página,
mas utilize o recurso “Somente registros exclusivos”. Vide resultado abaixo:

Repare que apesar do registro em duplicidade do funcionário Robert D’Niro da Silva, no filtro ele aparece
apenas uma vez.
Outro tópico interessante do Filtro Avançado é poder filtrar para outro local somente a parte do banco de
dados que nos interessa. Por exemplo, utilizando a base de dados descrita acima, vamos aplicar um filtro
tendo como critério o Departamento de Arte, indicando somente os campos “Funcionário”, “Salário” e
“Departamento” sejam copiados para outro local. Para que isto seja possível, crie também uma linha com os
títulos que quer copiar.
8.8. Filtrando para Outro Arquivo

É possível filtrar dados de outro arquivo de dados, sendo que o procedimento será o mesmo. Abra o
arquivo no qual você quer que os dados sejam apresentados. Acione o recurso de Filtro Avançado na opção
de copiar para outro local. Com o cursor na opção “Intervalo da Lista”, vá ao menu “Janela” e selecione o

arquivo onde encontram-se os dados. Selecione a área onde estão os à serem filtrados, selecione a área onde
encontram-se os critérios (os critérios podem estar tanto na planilha onde encontram-se os dados, quanto na
planilha onde serão exibidos os dados filtrados) e finalmente defina o intervalo onde serão exibidos os dados
finais.

9. ESTRUTURA DE TÓPICOS
Existe uma maneira muito prática de organizar planilhas muito extensas dentro do Excel, é o comando
“Organizar Tópicos”, encontrado no menu “Dados”. Ele organiza as planilhas por blocos de informação, estes
podem ser exibidos ou não. Quando ocultos, a planilha fica simplificada e de fácil leitura. Quando exibidos,
permitem observar uma parte da planilha (ou a planilha inteira) com mais detalhes.
No exemplo acima, a estrutura de tópicos permite mostrar e ocultar as linhas de detalhes de vendas
mensais.
Linhas de detalhes
Linha de resumo
Caso deseje alterar as linhas de resumo para permanecerem acima da linhas de detalhes ou para as
colunas de resumo permanecerem à esquerda das colunas de detalhes, altere a configuração de direção. No
menu Dados, aponte para Organizar estrutura de tópicos e clique em Configurações. Desmarque a caixa de
seleção Linhas de resumo abaixo do detalhe, a caixa de seleção Colunas de resumo à direita do detalhe ou
ambas.
Você pode organizar qualquer planilha em tópicos manualmente ou poderá organizar planilhas em tópicos
automaticamente. Em caso de opção pelo automático as contendo fórmulas de resumo precisam estar à direita
ou à esquerda dos dados de detalhes, ou as linhas contendo fórmulas de resumo precisam estar abaixo ou

acima desses dados. Se você não tem certeza se a sua planilha atende a esses requisitos, tente organizar em
tópicos automaticamente e, se os resultados não forem satisfatórios, desfaça a operação e organize-os
manualmente.
9.1. Organizar os dados em tópicos automaticamente
Selecione o intervalo de células que você deseja organizar em tópicos.
Para organizar a planilha inteira em tópicos, clique em qualquer célula na planilha.
No menu Dados, aponte para Organizar estrutura de tópicos e, em seguida, clique em AutoTópicos.
9.2. Organizar os dados em tópicos manualmente

Selecione as linhas ou colunas que contêm os dados de detalhe.
As linhas ou colunas de detalhes normalmente são adjacentes à linha ou coluna que contém a
fórmula de resumo ou a um cabeçalho. Por exemplo, se a linha 6 contiver totais para as linhas 3 a
5, selecione as linhas 3 a 5. Se a linha 8 contiver um cabeçalho que descreve as linhas 9 a 12,
selecione as linhas 9 a 12.
No menu Dados, aponte para Organizar estrutura de tópicos e, em seguida, clique em Agrupar.
Os símbolos de estrutura de tópicos (símbolos de estrutura de tópicos: símbolos usados para

alterar o modo de exibição de uma planilha organizada em tópicos. É possível exibir ou ocultar
dados detalhados pressionado o sinal de mais, sinal de menos e os números 1, 2, 3 ou 4 que
indicam o nível da estrutura de tópicos.) aparecerão ao lado do grupo na tela.
Continue selecionando e agrupando linhas ou colunas de detalhes até ter criado todos os níveis
que você deseja na estrutura de tópicos.
Se não tiver selecionado estilos automáticos, você poderá aplicar estilos nesse momento.

10. SUBTOTAIS
Existe uma outra maneira de resumir informações de uma lista, é através do uso de Subtotais. Para seguir
neste tópico da apostila, utilizaremos a base de dados abaixo.
Nesta base de dados temos uma relação de vendas, onde podemos identificar o Vendedor, O Dia da
Venda, O Valor da Venda, O Valor da Comissão, a Filial e a Cidade onde ocorreu a venda.

10.1. Definindo o Relatório, e Primeiras Providencias
Imagine que queremos um relatório informando qual o total de vendas por dia. Para termos este relatório,
vamos utilizar o recurso Subtotais. Mas, antes de utilizar o recurso, devemos classificar nossa base de dados
de acordo com o critério que queremos o relatório. Neste exemplo, queremos as vendas por dia, desta forma,
classificaremos a tabela por dia de venda. A seguir, selecione uma célula qualquer dentro da tabela e clique
em “Dados”, “Subtotais”.
O Excel nos apresenta o formulário “Subtotais”, sendo que neste formulário temos algumas opções
nas quais devemos escolher:
A Cada Alteração em: no exemplo acima já vem preenchido com “Vendedor”, sendo que as
opções são os títulos de nossa base de dados. Utilizando o exemplo, para termos os subtotais do
que foi vendido por dia, devemos selecionar “Dia venda”.
Usar Função: Nesta opção podemos observar que temos a disposição diversas funções (sendo
exibido como padrão as funções “ContNúm” ou “Soma”). Localize a função “soma” e selecione-a.
Adicionar Subtotal a: Neste caso temos a opção de escolher mais de um item, sendo que nesta
opção ele aplicará a função selecionada acima, ou seja, se você selecionar a opção “Valor Venda”,
ele irá somar toda a coluna.
A seguir temos mais algumas opções que serão vistas depois. Desta forma, clique em “OK” e veja o
resultado.

10.2. Relembrando os Procedimentos
Inicialmente classificar a base de dados pelo critério que queremos a informação. A seguir ativar o recurso
Subtotal, indicando que a cada alteração no “Dia Venda”, utilizar a função “Soma” na coluna “Valor venda”.
10.3. Analisando o Relatório
No canto superior esquerdo da tela aparecerão botões com números (semelhantes ao da estrutura de
tópicos) onde cada número representa um nível do relatório. O padrão são 3 níveis, sendo o 1º o total geral da
planilha, o 2º os subtotais e o 3º a planilha detalhada.
10.4. Retirar os Subtotais

Para retirar o subtotal é simples, basta posicionar o cursor em qualquer ponto da base de dados, acessar o
menu “Dados”, “Subtotais” e clicar no botão “Remover todos”.
10.5. Subtotal com 2 Critérios

Imagine agora que você queira além do total por dia, saber também o total vendido por cada vendedor.
Inicialmente devemos sempre classificar nosso banco de dados com base nos critérios que desejamos que os
dados sejam apresentados. Desta forma, classifiquem a base de dados inicialmente por Dia Venda em seguida
por Vendedor.
Inicie o Subtotal pelo primeiro critério de classificação, que é Dia Venda. Selecione uma célula dentro do
banco de dados, clique em menu “Dados”, “Subtotais”: a cada alteração em Dia Venda, usar a função soma,
adicionando subtotal ao Valor Venda. Clique em OK.

Em seguida, clique novamente no menu “Dados”, “Subtotais”: a cada alteração em Vendedor, usar a
função Soma, adicionando subtotal ao Valor Venda. A seguir, desmarque a opção “Substituir subtotais
atuais”.
10.6. Opção de Quebra de Página entre Grupos

Imagine agora que você queira conhecer os subtotais por Vendedor e queira enviar o relatório de cada
vendedor para ele. Neste caso, a solução é criar o Subtotal por vendedor utilizando a opção “Quebra de
páginas entre grupos”. A aparência não muda, mas se você utilizar a opção visualizar impressão, verá que
foram criadas quebras de páginas entre os vendedores, facilitando assim a impressão de relatórios e envio aos
responsáveis.
Detalhe: Para que o cabeçalho seja apresentado em cada folha é necessário que você configure a página,
indicando as linhas que devem se repetir na parte superior da planilha. Para tal, clique no menu “Arquivo”,
“Configurar Página” e indique as linhas.
10.7. Resumo acima dos Dados

Por último, temos a opção “Resumir abaixo dos dados”, sendo que normalmente esta opção vem ativa e os
subtotais são inseridos uma linha abaixo dos dados.
Caso você queira que os subtotais sejam inseridos acima dos dados, desative esta opção. O resultado
será o mesmo, mudando somente a forma de apresentação dos subtotais.

11. VALIDAÇÃO
Muitas vezes, quem cria uma planilha deseja restringir o tipo de dados que o usuário final (ele mesmo ou
uma segunda pessoa) irá introduzir em determinadas células da planilha. Este tipo de restrição serve para
evitar, por exemplo, que se insira algum dado incorreto em um campo da tabela.
O recurso “Validação” permite impedir que valores fora dos parâmetros sejam digitados em uma célula.
Para isso, devemos definir quais são os dados válidos para aquele campo específico que desejamos restringir.
O tipo de dado aceito pode ser um número (inteiro ou decimal), uma data, um horário, um texto ou qualquer
outro tipo de dado definido pelo usuário.
Supondo que uma tabela com um campo “Código do Professor”, que deve ser preenchido com um número
inteiro de 1 a 10. Podemos visualizar logo abaixo esta tabela:
Utilizando o Excel, vamos impedir que seja digitados números menores que 1 ou maiores que 10.
11.1. Validação Passo a Passo
Selecione as células em que desejamos aplicar a validação. No menu “Dados”, escolhemos a opção
“Validação”.
Isto deverá abrir a janela “Validação de dados” como a que se segue. Selecione a guia “Configurações”,
observe o campo “Permitir:”, o padrão do Excel é permitir “Qualquer valor”, ou seja qualquer valor digitado pelo
usuário será aceito.
Clique na seta ao lado do valor do campo “Permitir”, selecione na lista uma opção conforme situação.
Seguindo o exemplo, utilizaremos a opção “Número Inteiro”.

Note que os outros campos tornaram-se disponíveis nesta janela. Abra a lista correspondente ao campo
“Dados”. Esta lista vai dar uma série de critérios a serem aplicados ao valor digitado na célula. Neste caso,
queremos valores [Entre 1 e 10]. Então selecionamos a opção “Entre”.
Digitamos os valores desejados nos campos “Mínimo” e “Máximo” que no caso do exemplo utilizado, estes
valores são 1 e 10, respectivamente. Em seguida clicamos em “OK”.
Quando o usuário insere um valor não válido em uma célula com este recurso, aparece o seguinte aviso:

11.2. Inserindo Mensagens de Erro
Podemos personalizar o aviso de erro, na mesma janela “Validação de dados”, entramos na guia “Alerta de
Erro” e inserimos textos nos campos “Título” e “Mensagem de Erro”. Lembre-se de deixar marcada a opção
“Mostrar alerta de erro após a inserção de dados inválidos”, para que as demais opções fiquem disponíveis.
Agora o alerta de erro assume uma nova aparência:
11.3. Inserindo Alertas de Entradas de Dados
Podemos definir também uma alerta que aparece toda vez que selecionamos uma célula com o
recurso “Validação”, para isso, escolhemos a guia “Mensagem de Entrada” na janela “Validação de
Dados”.
De forma semelhante à mensagem de erro, digitamos um título e uma mensagem, não esquecendo
de deixar marcada a opção “Mostrar mensagem de entrada ao selecionar célula” para que as demais
opções fiquem disponíveis.

Quando selecionamos a célula, a seguinte mensagem aparece:
11.4. Criando uma lista de dados

Um recurso muito prático é a criação de lista de dados, onde determinamos o que pode ser digitado
num determinado campo. Analisaremos o exemplo abaixo:
Do lado esquerdo temos uma base de dados, que representa os dados que devem ser preenchidos na
tabela ao lado, abaixo do título Empresa. Queremos restringir para que somente os dados constantes na base
de dados sejam aceitos.

Para criar esta lista, selecione a área onde os dados vão ser digitados. Neste exemplo será o intervalo
Base de Dados. A seguir clique no menu “Dados”, “Validação”. Escolha na opção “Permitir”, “Lista” e a seguir
indique a “Fonte”, como sendo o intervalo das células “Perdigão” até “Eleva” e clique em OK.
A seguir, selecione a primeira célula abaixo de Nome e digite um nome qualquer e pressione seta para a
direita. Repare que ao selecionar a célula ao lado (abaixo de empresa) automaticamente aparecerá um botão
com uma seta ao lado da célula. Você pode digitar a informação normalmente ou pressionar Alt + Seta para
baixo para exibir a lista de palavras. Selecione na lista o que você quer inserir na célula e pressione Enter.
Outra opção é clicar neste botão e selecionar a palavra com o mouse.
Ao criar a lista, você pode configurar uma mensagem de entrada e erro.

12. CENÁRIO
Cenários fazem parte de um conjunto de comandos algumas vezes chamados de ferramentas de análises
hipotéticas (um processo de alteração dos valores em células para saber como essas alterações afetam o
resultado de fórmulas na planilha. Por exemplo, variar a taxa de juros usada em uma tabela de amortização
para determinar o valor dos pagamentos.). Um cenário é um conjunto de valores que o Microsoft Excel salva e
pode substituir automaticamente na sua planilha. Você pode usar cenários para prever o resultado de um
modelo de planilha. Você pode criar e salvar diferentes grupos de valores em uma planilha e alternar para
qualquer um desses novos cenários para exibir resultados diferentes.
Por exemplo, se você deseja criar um orçamento, mas não tem certeza de sua receita, pode definir valores
diferentes para a receita e alternar entre os cenários para efetuar análises hipotéticas.
No exemplo acima, você poderia chamar o cenário de pior caso, definir o valor na célula B1 para R$
50.000,00 e definir o valor na célula B2 para R$13.200,00.
Você poderia chamar o segundo cenário de melhor caso e alterar os valores em B1 para R$150.000,00 e
B2 para R$26.000,00.
Para comparar vários cenários, você pode criar um relatório que os resuma na mesma página, chamado
de “Resumo do Cenário”. O relatório pode listar os cenários lado a lado ou resumi-los em um relatório de
tabela dinâmica
12.1. Criar
No menu “Ferramentas”, clique em “Cenários”.
Clique em “Adicionar”.
Na caixa “Nome do cenário”, digite um nome para o cenário
Na caixa “Células variáveis”, insira as referências para as células que você deseja alterar.
Observação: Para preservar os valores originais das células variáveis, crie um cenário que utilize os valores
das células originais antes de criar cenários que alterem os valores.
Em “Proteção”, selecione as opções desejadas.

Clique em “OK”.
Na caixa “Valores de cenário”, digite os valores desejados para as células variáveis.
Para criar o cenário, clique em “OK”.
Se você desejar criar cenários adicionais, clique novamente em Adicionar e, em seguida, repita o
procedimento. Quando você concluir a criação de cenários, clique em OK e, em seguida, clique em “Fechar” na
caixa de diálogo “Gerenciador de cenários”.
12.2. Exibir
Clique no nome do cenário que você deseja mostrar.
Clique em “Mostrar”.

12.3. Editar
Clique no nome do cenário que você deseja editar e, em seguida, clique em “Editar”.
Faça as alterações desejadas.
Na caixa de diálogo “Valores de cenário”, digite os valores desejados para as células variáveis.
Para salvar suas alterações, clique em OK.
12.4. Excluir
Clique no nome do cenário que você deseja excluir e, em seguida, clique em “Excluir”.
12.5. Criar um Relatório de Resumo

Clique em “Resumir”.
Clique em “Resumo do cenário” ou ”Relatório de Tabela dinâmica do cenário”.
Na caixa “Células de resultado”, insira as referências para as células que fazem referência a células
cujos valores são alterados pelos cenários. Separe as diversas referências por vírgulas.
Observação: Você não precisa de células de resultado para gerar um relatório de resumo de cenário, mas
precisa delas para obter um relatório de tabela dinâmica (relatório de tabela dinâmica: um relatório de
referências cruzadas interativo do Excel que resume e analisa dados, como registros de banco de dados, de
várias fontes, incluindo fontes externas ao Excel.) de cenário.
12.6. Evitar Alterações

Na caixa Cenários, clique no nome do cenário.
Clique em Editar.
Siga um destes procedimentos:
Para evitar que outras pessoas alterem seus cenários, marque a caixa de seleção “Evitar alterações”.
Para remover um cenário da lista na caixa de diálogo “Gerenciador de cenários”, marque a caixa de
seleção “Ocultar”.
Clique em “OK”.
Na caixa de diálogo “Valores de cenário”, clique em “OK” e, em seguida, clique em “Fechar”.

No menu “Ferramentas”, aponte para “Protege”r e clique em “Proteger planilha”.
Marque a caixa de seleção “Proteger a planilha” e o “conteúdo de células bloqueadas” e certifique-se
de que a caixa de seleção “Editar cenários” está desmarcada.
Observação: Você pode adicionar cenários quando uma planilha estiver protegida, mas não pode editar ou
excluir os cenários existentes enquanto uma planilha estiver protegida a menos que você desmarque a caixa
de seleção Evitar alterações na caixa de diálogo Editar cenário. Você ainda pode editar os valores nas células
variáveis na planilha, a menos que as células estejam travadas.
12.7. Mesclar Cenários de Outra Planilha

Abra todas as pastas de trabalho cujos cenários você deseja mesclar.
Alterne para a planilha onde deseja mesclar os cenários.
Clique em “Mesclar”.
Na caixa “Pasta”, clique no nome da pasta de trabalho.
Na caixa “Planilha”, clique no nome de uma planilha cujos cenários você deseja mesclar e, em
seguida, clique em “OK”.
Repita este processo se você desejar mesclar cenários de mais planilhas.

13. TABELA
As Tabelas de Dados fornecem atalhos, para que você possa criar simulações de diferentes formas, como
por exemplo, uma simulação de empréstimo, um financiamento em que deseja pagar em um determinado
prazo, permitindo elaborar a apresentação de um cenário de forma organizada.
Quando se trabalha com dados, podem ocorrer perguntas do tipo: “E se aquele pagamento fosse R$ 50,00
a menos?”, ou , “E se as taxas de juros mudassem?” e uma série de outros “E/SE”. Tais análises, se feitas
manualmente podem ser difíceis e demoradas.
A Tabela pode ser criada de duas diferentes formas, que normalmente chamamos de cenários, conforme
veremos a seguir:
13.1. Tabela de Dados de Variável Única

Imagine que temos que analisar um empréstimo, onde o valor é de R$ 25.000,00, a taxa mensal é de
2,5%, o período (prazo) de 12 meses e o vencimento da primeira prestação ocorrerá em 30 dias.
Necessitamos saber qual a prestação mensal. Nosso exemplo será apresentado abaixo:
13.2. Utilizando a função financeira PGTO

A célula a ser utilizada primeiramente é a célula C8, onde iremos calcular a prestação mensal, para tanto,
clique no botão Função (Fx) da barra de fórmulas e selecione a função PGTO (função para cálculo de valor a
ser pago em financiamento), pertencente ao grupo Financeira.
Com base no cenário anteriormente apresentado, preencha os dados da função, selecionando com o
mouse as células correspondentes na planilha, conforme abaixo:

13.3. Como utilizar o recurso Tabela
Mas afinal, qual a utilidade do recurso tabela? Caso você ao queira dividir o mesmo valor em mais parcelas
e efetuar uma análise de cada uma, poderíamos descobrir estes valores, um a um, bastando substituir o prazo
contido na célula C5, mas ao invés disto faremos uma tabela com os prazos: 18, 24, 30, 36 e 42.
Selecione o intervalo onde serão feitas as simulações e a seguir, clique no menu “dados” e selecione a
opção “Tabela”.
No menu de opções “Tabela” é apresentado duas solicitações: Célula de entrada da linha e Célula de
entrada da coluna. Nestes campos devemos indicar para o Excel qual informação contida na fórmula deve ser
substituída pelos dados de nossa simulação. De acordo com o nosso exemplo, o dado a ser substituído é o
prazo meses. Esta informação também tem que levar em conta se os dados que serão utilizados pelo Excel
estão no formato de Linha ou de coluna. Em nosso exemplo, colocamos os dados em colunas, desta forma,
não devemos preencher nada no campo “Célula de entrada da linha”, deixando-o em branco. Posicionando o
cursor no campo “Célula de entrada da coluna”, selecionar a célula onde contém o dado à ser substituído, ou
seja, o número de meses.
Para entender bem como classificar se os dados estão no formato de linha ou coluna, utilize o seguinte
raciocínio:

Quando os dados que vamos utilizar para efetuar a simulação estiverem numa mesma coluna, ou
seja, uma linha abaixo da outra, devemos considerar que estão na coluna.
Quando os dados que vamos utilizar para efetuar a simulação estiverem em uma mesma linha,
então devemos considerar que estão na linha.
Valores simulados
pela Tabela.
13.4. Outra forma de Criar a Tabela de Entrada Única

A Tabela de entrada única deve ser criada de modo que os valores de entrada sejam listados em colunas
ou em linhas. As fórmulas utilizadas devem fazer referência a uma célula de entrada e esta não precisa fazer
parte da tabela obrigatoriamente.
Se os valores de entrada estiverem listados em uma coluna, digite a fórmula na linha acima do primeiro
valor e uma célula à direita da coluna de valores. Digite qualquer fórmula adicional à direita da primeira fórmula
(conforme exemplo acima).
Se os valores de entrada estiverem listados em uma linha, digite a fórmula na linha acima do primeiro valor
e uma célula à direita da coluna de valores. Digite qualquer fórmula adicional à direita da primeira fórmula
(conforme exemplo acima).
Se os valores de entrada estiverem listados em uma linha, digite a fórmula na coluna à esquerda do
primeiro valor e uma célula abaixo da linha de valores. Digite qualquer fórmula adicional abaixo da primeira
fórmula.
Importante: neste exemplo utilizamos o prazo como variável. Poderia ter sido utilizado o valor do
empréstimo ou a taxa mensal. Qualquer componente da fórmula pode ser utilizado na simulação.
13.5. Tabela de Dados com duas Variáveis

Agora vamos utilizar o mesmo exemplo, porém acrescentaremos uma coluna onde serão apresentados
valores de empréstimo.
Temos a seguinte situação: além de saber quanto iremos pagar de prestação fazendo simulações de
período, faremos também simulação do valor a ser financiado. Exemplificando: iremos pagar R$ 2.437,18 para
um empréstimo no valor de R$ 25.000,00 em 12 meses, mas gostaríamos de saber quanto iremos pagar se
emprestarmos R$ 50.000,00 e com pagamento em 72 parcelas.

Para fazermos o exemplo acima, devemos configurar a planilha da seguinte maneira:
Com a planilha pronta, selecionaremos o intervalo e acionaremos o comando Tabela.
No campo “Célula de entrada da linha”, colocaremos o prazo de pagamento e no campo “Célula de entrada
da coluna” colocaremos o valor do empréstimo. Resultando em:
NOTA: Para utilizar o recurso Tabela é necessário existir uma fórmula, entretanto não necessariamente
precisa ser financeira.

14. ATINGIR META
Às vezes necessitamos realizar simulações variando alguns valores para obtermos os resultados
esperados, a ferramenta Atingir Meta tem como finalidade facilitar as simulações.
Este recurso que o Excel disponibiliza, realiza a variação apenas com uma célula específica desde que
esta célula faça parte de uma fórmula. Sendo assim, não há necessidade de realizar diversos testes, do tipo
tentativa e erro para buscar uma solução específica para a fórmula.
14.1. Utilizando o Recurso Atingir Meta
Exemplo 1:
No exemplo abaixo, temos um salário de R$ 1.800,00. A empresa concedeu um aumento de 20%,
totalizando R$ 2.160,00, mas não chegou-se a meta esperada de R$ 2.500,00, sendo necessário realizar a
alteração da célula (20%) para que obtenha o valor esperado.
Para utilizar o comando “Atingir meta”, clique no menu “Ferramentas” e a seguir em “Atingir Meta”.
14.2. Argumentos do Comando Atingir Meta

O campo “Definir célula” será a célula que contém a resposta final com a fórmula, ou seja, neste exemplo
célula C5. O campo “Para Valor” é o valor desejado que a célula de resposta deverá informar, ou seja, R$
2.500,00. E o campo “Alternando célula” será a célula que ocorrerá os testes de percentuais para que chegue
ao valor de R$ 2.500,00, sendo que neste caso será a célula C4. Concluindo o preenchimento, deverá ficar
conforme abaixo:

O Excel fará uma série de interações até chegar na situação determinada, obtendo uma resposta. Vide
figura a seguir:
Neste exemplo será necessário um aumento de 39% para proporcionar um valor final de R$ 2500,00.
Exemplo 2:
Um usuário possui uma conta de celular com um gasto médio de R$ 136,00. Ele está precisando reduzir
alguns gastos, e o valor despendido com o celular é um dos itens onde pode ocorrer uma redução. Após
análise, ele pretende reduzir o gasto mensal com celular para R$ 71,00, para isso terá que diminuir o tempo
gasto nas ligações, visto ser um celular pós-pago, sendo a assinatura fixa.

Como vimos anteriormente, para utilizar esta ferramenta é necessário entrar no menu “Ferramentas” e
selecionar a opção “Atingir meta”, conforme demonstrado na figura abaixo:
Após preenchimento o Excel apresentará o Status do cálculo:
Observa-se neste exemplo que o usuário da conta de telefone terá que reduzir o seu tempo de ligações de
100 minutos para 25 minutos.

15. IMPORTAR DADOS EXTERNOS
Você pode usar estes procedimentos para importar dados da maioria das fontes de dados, incluindo
bancos de dados.
No menu “Dados”, aponte para “Importar dados externos” e clique em “Importar dados”.
Siga um destes procedimentos:
Abrir uma fonte de dados existente
Na caixa de diálogo Selecionar fonte de dados, selecione uma fonte de dados de Minhas fontes de
dados e clique em Abrir.
Criar uma nova conexão de fonte de dados
Na caixa de diálogo Selecionar fonte de dados, clique em Nova fonte de dados.
No Assistente para conexão de dados, escolha uma fonte de dados à qual se conectar e clique em
Avançar.
Forneça as informações solicitadas pelas caixas de diálogo do Assistente para conexão de dados.
Se desejar, você poderá executar este procedimento na caixa de diálogo Importar dados:
o Clique em Propriedades para escolher as opções de definição de consulta, atualização,

formatação e layout e, em seguida, clique em OK.
o Clique em Editar consulta para editar a conexão, o tipo e o texto de comando da sua consulta
ao banco de dados OLE.
Para retornar os dados externos para a planilha selecionada, clique em Planilha existente. Em sua planilha,
clique na célula em que você deseja colocar o canto superior esquerdo do intervalo de dados externos e, em
Para retornar os dados externos para uma nova planilha, clique em Nova planilha e, em seguida, clique em
OK. O Excel adicionará uma nova planilha à sua pasta de trabalho e colocará o intervalo de dados externos no
canto superior esquerdo da nova planilha automaticamente.

16. TEXTO PARA COLUNAS
Graças à integração do Excel com outros aplicativos do Office, você pode copiar as informações de
um documento (também de outros sistemas, incluindo o SAP), colá-las numa planilha e, se desejar, até
vinculá-las. No entanto, pode se tornar trabalhoso copiar cada texto ou valor do documento dentro de
uma célula do Excel, principalmente se forem muitas informações. Por isso, há uma maneira rápida
para transferir cada texto e valor para a sua respectiva célula.
16.1. Delimitado
Separe as informações do seu documento com algum sinal (ponto-e-vírgula, traço, etc.) ou com
tabulação ou mesmo com espaços. Selecione o texto e acesse o Excel.
Clique na célula desejada e pressione Ctrl + V. Selecione as células com texto.
Clique no menu “Dados”, “Texto” para colunas... Na tela do Assistente para conversão, escolha
a opção “Delimitado” e clique em Avançar.
Na tela seguinte, selecione qual é o delimitador do texto, por exemplo, o sinal da vírgula, e
clique em Avançar.

Você pode atribuir um formato para cada uma das colunas que serão criadas ou até mesmo
ignorar uma das colunas que seja desnecessária. Selecione a coluna e escolha acima o
formato, por exemplo, Data. Caso contrário, deixe todas como Geral. Defina qual será a célula
de destino (em geral a mesma de origem) e clique no botão Concluir.

16.2. Largura Fixa
Clique no menu “Dados”, “Texto” para colunas... Na tela do Assistente para conversão, escolha
a opção “Largura Fixa” e clique em Avançar.
Na tela seguinte, clique na régua para que seja definido o início e término de cada coluna,
sendo que cada traço representa uma divisão de coluna.
Representa
1 Coluna
Você pode atribuir um formato para cada uma das colunas que serão criadas ou até mesmo
ignorar uma das colunas que seja desnecessária. Selecione a coluna e escolha acima o
formato, por exemplo, Data. Caso contrário, deixe todas como Geral. Defina qual será a célula
de destino (em geral a mesma de origem) e clique no botão Concluir.

Clique em concluir e veja o resultado.

17. GRÁFICOS
Bem melhor do que apresentar uma planilha com os dados da empresa em uma reunião é mostrar um
gráfico dessa planilha.
17.1. Utilizando o assistente

Criar gráficos no Excel é muito simples, pois o programa oferece o chamado Assistente de gráfico, que
guiará você no desenvolvimento passo a passo, mostrando todos os dados necessários para sua elaboração:
Acesse a planilha que contém os dados a serem convertidos em um gráfico. Clique no menu “Inserir”
e “Gráfico”.
Agora você deve escolher o tipo de gráfico. Use o tipo Pizza ou Rosca se os dados usados são únicos,
ou seja, que ocupam apenas uma linha ou coluna e se você deseja mostrar a relação de uma parte
com o conjunto. Por exemplo, a porcentagem mensal de vendas durante um ano. Caso você deseje
criar um gráfico comparativo, use os tipos: Colunas, Barras, Cone, Cilindro ou Pirâmide.
Neste exemplo, será criado um gráfico de Pizza, pois as informações usadas compõem apenas uma
coluna. Ao clicar no tipo Pizza, você ainda pode escolher subtipos, dentre eles Pizza 3D. Clique sobre
um deles e, depois, no botão Avançar.
Clique no botão ao lado da caixa Intervalo de dados, para diminuir a tela. Em seguida, selecione na
planilha, as células necessárias. Clique novamente no botão para voltar ao tamanho da tela. Observe
que um pequeno exemplo é exibido. Clique em Avançar.

Na guia Título, você pode digitar um título para aparecer na parte de cima do seu gráfico. Na guia
Legenda, é possível escolher mostrar ou não a legenda do gráfico e sua posição. Se você prefere não
mostrar a caixa de legenda, é possível mudar os rótulos dos dados na guia Rótulos de Dados, onde
cada “fatia” da pizza é rotulada com um nome de série, de categoria, o valor ou a porcentagem. Clique
em Avançar.
A última etapa define o local onde o novo gráfico será criado: como um objeto dentro da planilha atual
ou separado em uma nova planilha. Se você escolher como nova planilha, digite um nome para a
planilha e clique em Concluir.

17.2. A área do gráfico e a área de plotagem
A área do gráfico contém todas as seqüências de dados e os eixos, bem como o título do gráfico, os títulos
dos eixos e a legenda. Você pode selecionar a área do gráfico, que seria o gráfico inteiro, se, por exemplo,
quiser copiar o gráfico para outra folha.
A área de plotagem, em um gráfico 2D, é delimitada pelos eixos, e em um gráfico 3D, inclui nomes de
categoria, rótulos de marcas de escala e títulos de eixos. Você pode selecionar a área de plotagem para mudar
seu tamanho ou formatação.
17.3. As divisões de um gráfico

A ilustração a seguir exibe as partes de um gráfico 2D.

A ilustração a seguir exibe as partes de um gráfico 3D.
17.4. Alterando o tipo de gráfico

Após ter criado o gráfico, você pode querer mudar o tipo escolhido para ele. Por exemplo, se você
escolheu Colunas simples e deseja mudar para Colunas 3D, não é preciso criar outro gráfico e executar todos
os passos novamente. Basta modificar o gráfico já criado.

Selecione a planilha que contém o gráfico já criado. Suponha que você tenha criado um gráfico de Pizza e
deseja mudá-lo para Pizza 3D. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse no fundo do gráfico,
chamado de Área do gráfico. Em seguida, clique em Tipo de gráfico...
A tela da primeira etapa de criação do gráfico é aberta e você pode escolher qualquer um dos tipos
disponíveis. Além dos tipos mais usados e conhecidos, ainda há os tipos personalizados. Clique na guia
Tipos Personalizados.
Estes gráficos possuem aspectos diferentes do padrão, apresentando alguma formatação personalizada,
como fundos gradientes, por exemplo. Selecione o tipo desejado e clique em OK.

17.5. Formatando o eixo do gráfico
Os eixos são linhas que envolvem o gráfico e controlam as informações da tabela. Não estão presentes em
gráficos do tipo Pizza ou Rosca. O eixo de categorias (x) é horizontal e o eixo de valores (y) é o vertical. Os
gráficos tridimensionais podem apresentar um terceiro eixo (z).
Para ocultar qualquer um dos eixos, basta clicar com o botão direito do mouse na área do gráfico e, em
seguida, clicar em Opções de gráfico.
Depois disso, clique na guia Eixos e desmarque ou marque os eixos que deseja ocultar ou mostrar. clique
em OK para confirmar a alteração.
Para formatar o eixo horizontal, dê dois cliques nele. Com a tela Formatar eixo aberta, clique na guia
Padrões. Nesta tela você pode escolher um estilo para a linha, clicando em Personalizada. Ao lado,
escolha como as marcas de escala serão mostradas. Essas marcas são pequenos traços que aparecem
ao longo do eixo.

Clique na guia Fonte para mudar a aparência do texto, nesta tela você pode escolher uma fonte, cor, estilo
ou tamanho para as letras.
Clique em Ok para concluir.
Selecione o eixo de valores (vertical) e dê dois cliques nele. Na tela de formatação, clique na guia Número
e escolha um formato diferente para representar os valores. Se você quer mudar o símbolo do Real para

Dólar, por exemplo, clique na categoria Moeda, na lista, e depois escolha o símbolo do dólar na caixa
Símbolo e clique em OK.
Por fim, acesse a última guia, chamada Alinhamento, caso queira inclinar o texto ou deixá-lo de pé. Vale
ressaltar que essas opções são as mesmas da caixa Formatar Células.
17.6. Formatando a legenda e o título

O título inserido no processo de criação do gráfico nada mais é do que uma simples caixa de texto que
pode ter o seu conteúdo alterado a qualquer momento e também formatado.

Caso você não tenha colocado um título, basta clicar com o botão direito no fundo do gráfico e ir em
Opções de gráfico. Depois, acesse a guia Títulos, digite o título do gráfico e clique em OK. Após criá-lo, dê
dois cliques nele para abrir a caixa Formatar título do gráfico.
Para escolher uma borda e uma cor de fundo para a caixa de texto do título, clique na guia Padrões.
Escolha a borda, clicando em Personalizada. Na caixa Estilo, mude a linha para pontilhado ou tracejado,
abaixo escolha a cor e a espessura. Ao lado, na seção chamada Área, você pode selecionar uma cor para
aparecer no fundo da caixa do título.
Além disso, você tem a possibilidade de escolher outro formato para a fonte, usando a guia Fonte e mudar
o alinhamento e inclinação do texto, usando a guia Alinhamento. Clique em OK.
A legenda, que aparece por padrão do lado direito do gráfico, também pode ser formatada e da mesma
maneira que você escolher uma fonte, cor de fundo e borda para o título, faça-o para a legenda. Ao clicar
duas vezes sobre a legenda e a tela Formatar legenda aparecer, a única guia diferente é a
Posicionamento, que simplesmente muda o local da legenda em relação ao gráfico.
17.7. Mudando cores e linhas

Todos os elementos que compõem o gráfico podem ser formatados de alguma maneira, seja para mudar a
fonte, o fundo ou a borda. Basta clicar duas vezes sobre algum item para que uma caixa de formatação
apareça.

Para formatar o fundo branco do gráfico, chamado de Área do gráfico, e escolher uma cor ou um efeito de
preenchimento, clique no fundo do gráfico para selecioná-lo. Certifique-se de que a área do gráfico esteja
selecionada, observando a caixa de nome no canto da planilha.
Acesse o menu Formatar>Área do gráfico selecionada. Na guia Padrões, clique no botão Efeitos de
preenchimento. Na janela que surgi r, clique na guia Gradiente. O gradiente é uma mistura de duas ou
mais cores. Clique na opção Uma cor e, na caixa Cor 1, escolha a cor desejada. Arraste o botão em
direção do Escuro ou Claro. Em seguida, mude a direção do sombreamento para Horizontal, Vertical , etc.
Visualize o exemplo ao lado.
Selecione Duas cores para misturar duas cores diferentes ou Predefinidas para acessar um dos modelos
de cores já prontos do Office.
Além do efeito gradiente, você pode aplicar uma textura, acessando a guia Textura, um preenchimento-
padrão (como listrado ou pontilhado), usando a guia Padrão; ou ainda, escolher uma imagem do
computador, usando a guia Figura. Após escolher que tipo de preenchimento terá o gráfico. Clique em OK.
Você pode mudar a cor das colunas da base ou das paredes, clicando duas vezes sobre o item desejado e
procedendo da mesma maneira que para aplicar efeitos de preenchimento.
17.8. Formatando um gráfico 3D

Quase todos os tipos de gráficos possuem subtipos tridimensionais. Eles chamam muito mais a atenção
que os gráficos simples, pois os dados ficam mais claros de se distinguir dentro do conjunto. Como esse é um
tipo especial de gráfico, ele também possui configurações especiais. Para começar, acostume-se que o eixo de

valores de um gráfico 3D é representado pela letra Z (no gráfico plano é a letra Y). Siga os seguintes passos
para configurar um gráfico 3D:
Após criar o gráfico, além de mudar as cores de preenchimento e linhas, formatar as fontes e os eixos,
você pode fazer alterações que são exclusivas de gráficos 3D. Clique no fundo do gráfico para aparecer o
menu, depois clique na opção Exibição 3D...
Para mudar a altura ou a perspectiva do gráfico, desmarque a opção Eixos em ângulo reto e utilize as duas
setas que apareceram para alterar a perspectiva e também para poder digitar uma altura para o gráfico.
Clique em Aplicar para ver o resultado na tela.
Você também pode mudar a elevação deste gráfico. Para isso, use as setas da parte superior da tela
Exibição 3D ou digite diretamente na caixa Elevação. Todas as alterações podem ser visualizadas no
esboço do gráfico, presente na tela apresentada abaixo.
Além disso, você ainda pode rotacionar o gráfico usando a caixa rotação, para digitar um valor, ou clicando
sobre as duas setas ao lado da caixa de rotação. Após concluir, clique em OK. Para retornar às
configurações originais, basta clicar no botão Padrão.
17.9. Inserindo diagramas

Além dos gráficos, você pode ilustrar a sua planilha com desenhos chamados de diagramas. Você pode,
por exemplo, mostrar em uma reunião toda a estrutura hierárquica de sua empresa, usando um organograma.
Você pode escolher dentre os cinco modelos de diagramas e, para criá-los, não será necessário fazer
referência a informações, pois eles não são baseados em dados.
Clique no menu Exibir>Barra de Ferramentas>Desenho, caso essa barra ainda não esteja visível.
Em seguida, clique no botão Inserir Diagrama ou Organograma. Assim, surgirá uma tela contendo os cinco
tipos de diagramas e o organograma. Selecione um dos tipos e, em seguida, clique em OK.

Assim que o diagrama for criado, você já poderá formatá-lo. Para digitar textos, basta clicar dentro das
caixas. Em seguida, selecione o texto digitado para formatá-lo, usando a barra de ferramentas de
formatação. Para mudar o tamanho do diagrama, clique em uma das alças e arraste.
Clique duas vezes sobre uma das partes do diagrama para formatá-lo. Surgirá a tela Formatar Autoforma,
na qual além da Fonte você pode mudar as cores e estilos para linha e fundo. Clique na guia Cores e
Linhas. Na caixa Cor, escolha uma das cores, que vai servir como preenchimento. Abaixo, você pode
definir a porcentagem da transparência da forma; se você quer que ela fique opaca, digite 0%. Na seção
Linha, escolha uma cor, tracejado, estilo e espessura para o contorno da forma. Assim que concluir, clique
em OK.

Se você está trabalhando com um organograma, por exemplo, e quer adicionar mais formas para aumentar
o seu tamanho, basta selecionar uma das formas e clicar na sua borda com o botão direito do mouse. Em
seguida, escolha o que você quer adicionar: um subordinado, um colaborador ou um assistente.
Mesmo que você já tenha digitado textos ou alterado o formato do diagrama, você pode mudá-lo para outro
diagrama; basta clicar no botão Alterar para na barra de Diagrama e escolher outro tipo (exceto para
organogramas).

Para facilitar a formatação e criar um efeito interessante nos diagramas, utilize a galeria de estilos presente
na barra de Diagrama. Selecione o diagrama e clique no botão Autoformatação. Em seguida, escolha o
estilo mais apropriado e clique em Aplicar.

18. TABELA DINÂMICA
Um relatório de tabela dinâmica é uma tabela interativa na qual você pode usar para resumir facilmente
grandes quantidades de dados.
A Tabela Dinâmica é uma ferramenta interativa que permite visualizar ordenadamente resumo das
informações contidas em planilhas com grande número de dados. Com ela você pode mover suas linhas e
colunas para ver resumos diferentes, a partir dos dados de origem, também pode filtrar dados por meio de
exibição de páginas diferentes ou exibir os detalhes das áreas de interesse.
Quando usar a Tabela Dinâmica?
Utilize a Tabela Dinâmica quando você deseja comparar e/ou obter uma outra visão sobre os totais
relacionados. São muito úteis quando a base de dados apresenta grande número de informações repetidas.
Uma Tabela Dinâmica deve ser criada quando seu banco de dados possuir vários itens repetidos, como
mostra a figura a seguir:
Vale lembrar que a base de dados para se tornar mais legível, deve conter alguns quesitos de formatação,
por exemplo, títulos, bordas, um padrão de fonte e também, a formatação dos números. Para personalizar
mais ainda pode organizar o banco de dados em ordem alfabética.
18.1. Criando uma Tabela Dinâmica

Para criar uma tabela dinâmica baseada nos dados exibidos acima, selecione qualquer célula desta base
de dados, então clique no menu “Dados” e “Relatório de tabela e gráficos dinâmicos”.
É apresentado o assistente mostrado acima, onde inicialmente deve se escolher o local dos dados que
deseja analisar e também o tipo de relatório. O assistente constitui 3 etapas:
1ª Etapa: Opções da Tabela Dinâmica
- Banco de dados ou lista do Microsoft Excel: Os dados que deseja usar na tabela dinâmica estão
organizados em uma planilha do Microsoft Excel, e podem inclusive estar organizados em uma outra pasta de
trabalho.
- Fonte de dados externos: Com esta opção você pode obter dados de outras fontes, como por exemplo,
arquivos do tipo .MDB (Access) , SQL, até mesmo tabelas de outros bancos de dados e também, consultas
criadas a partir do Microsoft Query.
- Vários intervalos de consolidação: Obtém dados de diferentes planilhas do Excel, esta deve ser
escolhida quando os dados não estiverem na mesma fonte. Por exemplo, um banco de dados mensal e que
cada mês esteja em uma pasta e ou planilha diferente da que você estiver originando os dados para a tabela
dinâmica.
Neste mesmo assistente é questionado que tipo de relatório você deseja criar:
- Tabela Dinâmica: cria uma tabela dinâmica a partir da fonte de dados selecionados, desde que seja
antecipadamente informado o local onde deseja analisar os dados.
- Gráfico Dinâmico (com relatório de tabela dinâmica): Cria um relatório de gráfico dinâmico e um
relatório de tabela dinâmica associada e que compartilham os mesmos dados e examina todas as alterações
no relatório de gráfico dinâmico. Um relatório de gráfico dinâmico deve ter um relatório de tabela dinâmica
associada na mesma pasta de trabalho.
2ª Etapa: Indicando onde estão os dados
Clicando em avançar, aparecerá a segunda etapa do assistente, onde mapeia todo o intervalo onde
contém os dados que se deseja utilizar, estes também podem ser alterados de acordo com sua necessidade.

Confirmando o intervalo selecionado, então clique em avançar, para a etapa seguinte do assistente.
3ª Etapa: Configurações finais
Nesta etapa (3 de 3), temos que indicar onde queremos que seja criada a Tabela Dinâmica. Temos a
possibilidade de indicar uma nova tabela (planilha) ou na planilha existente. Escolhido o local, devemos efetuar
as demais configurações.
18.2. Criando o Layout da Tabela Dinâmica
Ao clicar em “Layout” temos acesso ao assistente de Layout. Nesta etapa o Excel nos apresenta uma
tabela em branco, onde temos a possibilidade de preencher os diferentes dados de acordo com a nossa
conveniência. Do lado direito da tabela em branco, o Excel informa todos os títulos que compõem a base de
dados. Para montar o Layout, selecione um título de cada vez e arraste-o para dentro da tabela. Arraste para a
coluna, linha ou página, sendo que na parte de dados, somente valores devem ser inseridos.

- Campo Página: Campo atribuído a uma orientação de página em um relatório de tabela e ou gráfico
dinâmico. Assim é possível exibir todos os itens em um campo de página ou apenas alguns dados através
deste campo.
- Campo Linha: Campo destinado a orientação dos dados através de linhas dento de uma tabela ou
gráfico dinâmico. Também se podem filtrar dados nos campos atribuídos como linha.
- Campo Coluna: Geralmente os campos atribuídos à coluna, serão visualizados através de colunas, e
podem também ser facilmente manipulados depois de inseridos no relatório.
- Campo Dados: É um dos principais campos do relatório e ou gráfico dinâmico, onde se pode nos dados
inseridos aqui, adicionarmos fórmula para complementar melhor os resultados do relatório. A fórmula padrão
dos campos inseridos aqui é a SOMA ou CONTAGEM, mas podem ser alterados com um duplo clique nos
campos inseridos.
Ao personalizar o campo da Tabela Dinâmica, podemos alterar o título dos campo, pois normalmente ele é
nomeado com o nome da função que escolhemos.

18.3. Opções de Fórmulas
As funções (fórmulas) que podemos escolher são: soma, ContNúm, Média, Max, Mínimo, Produto,
Cont.Núm, DesvPadp, Var e Varp. Escolha a melhor que atenda suas necessidades. A Fórmula apresentada
como padrão para o campo Dados é a Soma.
Após definir o tipo de fórmula, você pode ainda formatar como o resultado será apresentado. Ao clicar na
opção “Número”, será apresentado o menu de formatação de números.
Você ainda conta com o recurso “Opções”, sendo este recurso muito interessante, pois permite que você
acrescente outras fórmulas padrões, tais como: Normal, Diferença de, % de, % de diferença de, Executando
total em, % da linha, % da coluna, % do total, Índice.
18.4. Opções da Tabela Dinâmica

Após todas as opções de layout, temos o botão que merece atenção especial, pois neste campo podemos
complementar mais ainda a saída das informações no resumo apresentado pelo relatório de gráfico e ou tabela
dinâmica.
Através do botão opções podemos definir desde o nome da tabela dinâmica que estamos construindo, até
mesmo definir totais por colunas e ou linhas, permitir a outro a formatação de tabela, ativar análise de dados,
solicitar para atualizar a tabela ao abrir, definir valor padrão para células vazias e também títulos de impressão.
Uma vez já definido suas opções para a tabela dinâmica, clique no botão “OK” para passarmos para a
próxima etapa. Como também já definimos o local onde será criada nossa tabela dinâmica podemos então
encerrar o assistente de tabela e de gráficos dinâmicos clicando em “Concluir”.
Os dados apresentados pela tabela dinâmica apresentam os totais por linhas e por colunas, dependendo
da configuração que foi feita na etapa anterior.

18.5. Corrigindo Dados na Tabela Dinâmica
Para corrigir os rótulos dos dados na tabela dinâmica é muito simples, basta clicar com o botão direito do
mouse em cima do campo que deseja personalizar e selecionar a opção “Configurações de Campo”, como
mostra a figura a seguir:
18.6. A Barra de Ferramentas da Tabela Dinâmica

Não podemos esquecer da barra de ferramentas da Tabela Dinâmica, onde temos acesso rápido e direto
nas configurações que podem definir o resumo da Tabela dinâmica.
18.7. Alterando o Layout

Na barra de ferramentas da Tabela Dinâmica, consta o recurso de Auto Formatação. Este recurso tem
como finalidade alterar a aparência da tabela dinâmica, através de modelos pré-definidos.
18.8. Atualização dos Dados

Na mesma barra de ferramentas de Tabela Dinâmica, pode-se atualizar os valores através de um botão
representado por um sinal de exclamação (!). Caso haja qualquer alteração na base principal, ao acionar o
botão “Atualizar Dados”, a tabela dinâmica fará as atualizações, de acordo com as alterações feitas na base
principal.

Também é possível movimentar os campos da tabela dinâmica para obter um local de destaque nas
informações mostradas, para isso, clique sobre o campo no qual deseja fazer a movimentação e arraste-o
seguindo as orientações da própria tabela, e ou ative novamente o assistente de tabela dinâmica para
rearranjar os campos da mesma tabela.
Se por acaso quiser adicionar novos campos a tabela e ou removê-los, também é possível, para isso ative
a lista de campos, através do comando “Mostrar lista de campos”.
Os campos em destaque são os que já estão sendo visualizados pela tabela, os demais, caso necessário,
podem ser arrastados para cima da tabela para acrescentar aos demais campos já existentes.

19. MACRO
Note que, ao trabalhar no Excel, você executa algumas tarefas muitas vezes ao longo do dia. Essa
repetição pode ser simplificada se você usar o recurso das macros. Com elas, você pode automatizar o
trabalho, ganhando muito mais tempo para realizar outras tarefas.
19.1. Gravando uma nova Macro
A macro é uma gravação de tarefas repetitivas guardada na pasta de trabalho e que pode ser
executada a qualquer momento. Imagine que todos os dias você precise formatar o mesmo trecho de
células com as mesmas configurações. Para resolver isso, faça uma vez esse processo, mas grave a
seqüência de ações dentro de uma macro. A próxima vez em que refazer a formatação manualmente,
basta acionar a macro criada.
Com a planilha aberta, clique no menu Ferramentas>Macro>Gravar nova macro. Digite um nome
para macro e clique em OK. Observe que uma pequena barra de ferramentas foi aberta na tela. Isso
indica que a gravação já começou e que todas as alterações feitas na planilha a partir daí estão sendo
armazenadas.
Sendo assim, selecione as células a serem formatadas, clique no menu Formatar>Autoformatação e

escolha o estilo de formatação chamado Clássico2. Ao terminar, clique em OK.
Imagine que, além da formatação, você deseje gerar um gráfico. Portanto, selecione os dados e
clique no botão Assistente de gráfico. Selecione o tipo de gráfico, por exemplo, em colunas e avance
as telas até o final. Logo em seguida, clique no botão chamado Parar gravação da barra de macros do
Excel. Agora que a macro está criada e armazenada no computador é hora de executá-la para ver se
realmente os passos foram gravados e se a planilha será modificada. As macros estão todas
armazenadas e gravadas nas suas pastas de trabalho. Elas podem ser acessadas pelo menu
Ferramentas>Macro.
19.2. Executando uma Macro

Após acessar esse menu, clique na opção Macros... Observe que uma lista de macros é
apresentada. Nela são exibidas as macros de todas as pastas de trabalho abertas, ou seja, você pode
executar uma macro na pasta de trabalho atual que foi criada em outra pasta de trabalho. Se você
quiser visualizar somente as macros da pasta de trabalho atual, clique na caixa Macros em: e escolha
Esta pasta de trabalho.
Ainda nesta tela você pode modificar algumas informações da macro criada: a tecla de atalho, que
é uma tecla qualquer definida pelo usuário para executar a macro rapidamente e a descrição, que é

importante para se saber quem criou a macro e para que ela serve, pois dificilmente alguém vai
executar a macro numa planilha sem saber o que faz.
Bem, para fazer essas alterações, clique no botão Opções... Na tela que apareceu é mostrado o
nome da macro e abaixo há um caixinha para você digitar, se quiser, a tecla de atalho. No caso, será
atribuída junto à tecla Ctrl.
Para finalmente executar a macro, clique no botão Executar logo acima. Observe que toda planilha
foi modificada, conforme o que foi gravado. Mas tome cuidado, pois neste caso, se as células não
tivessem sido selecionadas, a macro teria retornado uma mensagem de erro.
19.3. Outras opções de Macro

Além de criar e executá-las, as macros podem ser manipuladas por aqueles que entendem de
programação VBA. Isso só é possível, porque o código gerado pela macro pode ser visualizado e alterado por
qualquer pessoa. Há também umas opções de segurança que podem ser configuradas.
Clique no menu Ferramentas>Macro> Macros. Nesta tela, clique no botão Editar. Dessa forma, você terá
acesso ao código interno da macro. Essa tela que foi apresentada é a do Visual Basic, ferramenta para
programação da Microsoft. Observe que na esquerda da tela toda a estrutura da pasta de trabalho é
apresentada. Para voltar para o Excel, clique no primeiro botão, chamado Exibir Microsoft Excel.
Clique no menu Ferramentas>Macro>Segurança. As macros podem causar estragos se as fontes não

forem confiáveis. Portanto, é possível proteger a sua planilha de macros suspeitas que, na verdade, funcionam
como vírus. Para aumentar a proteção, escolha a opção Alto na guia Nível de Segurança, ou Médio ou Baixo,
que inclusive não é recomendado pelo próprio fabricante.

É possível inserir a sua macro criada em uma barra de ferramentas. Para isso, clique no menu
Exibir>Barras de ferramentas, depois clique na guia Barras de ferramentas e clique no botão Nova... Digite o
nome “Minha macro” para a barra e clique em OK.
Clique na guia Comandos. À esquerda, acesse a categoria Macros. Clique no botão com o sorriso,
chamado Personalizar botão. Arraste-o para a sua barra de ferramentas Minha macro. Clique em Fechar.
Pressione o seu botão personalizado
19.4. Criando funções personalizadas

Todas as funções que você elaborou no Excel foram um dia idealizadas por alguém. Mas, mesmo o Excel
tendo diversos tipos de categorias com muitas funções dentro, pode acontecer de você ter de criar a sua
própria função personalizada. Aprenda aqui a produzir uma função simples que subtrai dois valores.
Abra a pasta de trabalho, onde você quer criar a função. Clique no menu Ferramentas>Macro>Editor do
Visual Basic. Na tela que surgiu, clique em “Inserir” e escolha “Procedimento”. Coloque o nome de “Subtrair”.
Selecione Função e Público.

Altere o código gerado para que ele fique como abaixo:
Para testar se a função funciona mesmo, acesse o menu Inserir>Função. A função criada por você já está
na lista junto com as outras. Na tela de Inserir função, clique na caixa de Categorias e selecione a opção
Definida pelo usuário. Abaixo, a função Subtrair já aparece, clique nela e observe a sua sintaxe em negrito. Em

Uma tela aparece como ocorre com qualquer outra função. Digite o valor do parâmetro (você pode usar
referências também) e depois clique em OK para ver o resultado.
Repare que cada termo inserido no parênteses, representa uma campo na função. Portanto, quando
solicitamos ao Visual Basic a criação de uma nova função ele apresentará como padrão as informações
abaixo, sendo que deveremos efetuar as devidas alterações para que a função fique da maneira esperada.
Padrão
Nome da
função
Fórmula Nome dos campos necessários

(separados por vírgula)

James - Ferramentas e Recursos Avançados Do Excel

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

James - Ferramentas e Recursos Avançados Do Excel

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Treinamento de Excel

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 1

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 2

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 3

Fornecedor CNPJ Endereço Contato Telefone E-mail

2.1. Ativando o Formulário

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 4

2.3. Apresentação do Formulário

Novo: Clique para acrescentar um novo lançamento no banco de dados.

2.4. Utilizando Critérios no Formulário

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 5

2.5. Aplicando Critérios em Cada Tópico

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 6

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 7

Aparecerá a tela abaixo:

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 8

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 9

Para remover a formatação condicional, selecione as células e no menu “Formatar” e “Formatação

Selecione quais as condições deverão ser excluídas e clique em OK.

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 10

A seguir serão apresentados três tipos de proteção:

5.1. Proteção de Planilha

Em seguida, clique no menu “Formatar”, “Células” e em seguida na guia “Proteção”:

Desative a função “Bloqueadas” e clique em “OK”.

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 11

A seguir, clique no menu “Ferramentas”, “Proteger” e selecione a opção “Proteger Planilha”.

A seguir, é apresentada uma relação de permissões de modificações na planilha. As permissões mais

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 12

5.2. Permitir que os Usuários Editem Intervalos

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 13

Ao tentar alterar os valores na planilha, o Excel apresenta a seguinte mensagem:

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 14

5.4. Criando uma Senha para o Arquivo

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 15

5.5. Compartilhando uma Pasta de Trabalho

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 16

No menu Ferramentas, clique em Compartilhar pasta de trabalho e, em seguida, clique na guia

Quando solicitado, salve a pasta de trabalho.

Faça todos os usuários salvarem e fecharem a pasta de trabalho compartilhada. Se outros

Se você cancelar o compartilhamento da pasta de trabalho, o histórico das alterações será

No menu Ferramentas, clique em Compartilhar pasta de trabalho e, em seguida, clique na guia

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 17

6.1. Definição de Banco de Dados

6.2. Classificando por um Único Critério

6.3. Classificando por mais de um Critério

Apostila desenvolvida por lhmusso2006@terra.com.br – jan/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo II 18