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Prefácio
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Conteúdo
Introdução ....................................................................25
Observações ................................................................ 48
O Autor ............................................................................50
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O Mapa da Mina
Desenvolvendo cronogramas a partir de
uma EAP e o uso de mapas mentais.
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(Figura 1 – Uma EAP de uma Bicicleta conforme sugerida no Practice Standard do PMI, pág. 9)
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As mesmas informações podem ser vistas a partir de um
mapa mental da seguinte forma:
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Neste exercício, estamos propositalmente deixando de
representar a numeração hierárquica das entregas que
compõem a bicicleta por que vamos esperar obter sua
numeração ao exportarmos este mapa para o MS-Project ou
Spider Project.
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(Fig.3 – início da decomposição do pacote “Gerenciamento do Projeto”)
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(Fig.4 – mapa mental com a decomposição do gerenciamento até algumas de suas tarefas)
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decomposição é a técnica.
Normalmente, realizamos esta decomposição até o que
chamamos de “pacote de trabalho”, que corresponde a uma
entrega de projeto do qual conseguimos responder a algumas
perguntas:
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Para facilitar o entendimento do conceito, vamos
padronizar as atividades relacionadas a cada componente da
bicicleta. Isto significa que os pacotes de trabalho: conjunto do
quadro joga de manivelas (pedivelas, catracas, correntes, etc),
rodas, sistema de freios e câmbio será decompostos no “como
fazer” através da criação de três atividades: escolha, compra e
aquisição, conforme a ilustração a seguir (Fig.5).
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Fig.6 – exportação em formato
MPX para softwares de gerenciamento
de cronograma.
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Uma das vantagens de uma exportação para o Spider
Project é que nelas podemos ver a EAP em uma estrutura em
árvore, como na ilustração seguinte (Fig. 8).
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Considerações importantes sobre EAPS:
Mecanismos de decomposição
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Se pensarmos em uma EAP única e exclusivamente para
a descrição do que vai ser entregue em um projeto, o melhor
mecanismo de decomposição é considerando a entrega em si
e sua decomposição em elementos físicos.
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(Fig. 11 – Uma EAP vista somente sobre a perspectiva de “produtos do projeto” )
Qualidades da EAP
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Cada “filho” só pode pertencer a um único pai;
Cada “filho” deve ser novamente decomposto até que se tenha um nível
de detalhe suficiente para que possamos identificar quem deve executar que
tarefa, em quanto tempo e por quanto.
6. Gerenciamento do Tempo
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(Fig.12 – visão parcial dos processos de planejamento)
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O seqüenciamento de atividades (processo 6.2) é
composto pela amarração das atividades em um cronograma.
Normalmente realizamos este seqüenciamento determinando
as dependências obrigatórias e as arbitrárias, até compormos a
seqüência final entre as atividades do projeto. O resultado é
normalmente visto através de um diagrama de Gantt (principal
interface da maioria dos softwares de gerenciamento de
cronogramas). No entanto, a técnica que está por trás do
seqüenciamento é o que chamamos de diagrama de redes.
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Em um exercício realizado com estudantes de
gerenciamento de projeto, muitos alunos optaram por
relacionar a atividade “verificar disponibilidade de peças” após
a atividade de “realizar design”, simplesmente por que a “fase
de design” foi descrita na planilha antes da “fase de
montagem”.
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É o próprio software que deverá identificar os conflitos no
uso de recursos compartilhados e então encontrar qual é a
melhor seqüência para a execução destas atividades, sem a
necessidade da colocação destas dependências pelo gerente
de projeto.
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Para executar este “agendamento”, o usuário deve utilizar
a opção de nivelamento de recursos disponível no menu de
ferramentas.
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(Fig.15 – Uma Estrutura Analítica de Projeto padrão PMBOK, sem tarefas)
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não o “como” deve ser feito.
“O quê deve ser feito” nós encontramos em uma EAP
bem estruturada.
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Considerações sobre a EAP
& Exemplos aplicados
Introdução
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Para este caso, a versão DESK200 é limitada a um
conjunto de 200 atividades, suficiente para projetos de
pequeno porte.
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(Esta ilustração dá destaque aos processos de planejamento)
O Processo 5.3 – Criar Estrutura Analítica do
Projeto é um dos primeiros processos que enxergamos no
grupo de processos de planejamento no PMBOK.
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O conjunto de entradas, ferramentas e saídas
destes três processos de escopo fundamentais para o
desenvolvimento da EAP podem ser vistos a seguir:
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Parte 2 – Interação entre a EAP e a definição de atividades
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uso de recursos, riscos, qualidade, entre outros.
Os processos correspondentes ao Gerenciamento do
Tempo no Grupo de Processos de Planejamento, com
base ao PMBOK, são:
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Nota: Estes processos foram desenhados com o uso do InteliFrame e fazem
parte do aplicativo InteliMedia e da instalação do Spider Desk200. Todo este pacote é
gratuito e pode ser baixado em http://www.thespiderteam.com/imedia
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A WBS não é criada apenas para o gerente do projeto, mas para
toda a equipe de execução do projeto.
[GENARE]
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O usuário tem a flexibilidade de criar campos particulares,
baseados na necessidade da própria organização. Como
por exemplo: Status, Grau de Risco, Área Responsável,
Código do Produto, Nível de Dificuldade, Quantidade de
Materiais, Contagem de Pontos de Função, etc.
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3) Um dos mecanismos de maior produtividade para a
construção e manutenção de grandes EAPs e com
isso estabelecer maior controle sobre os projetos é
o de construção dinâmica de EAP.
Exemplo:
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OPA01 – Corte de Chapa – Equipamento A – Peca01 – Projeto 01
OPA02 – Solda – Equipamento Y – Peca01 – Projeto 01
OPA03 – Acabamento – Equipamento Z – Peca01 – Projeto 01
OPB01 – Corte de Chapa – Equipamento A – Peca02 – Projeto 01
OPB02 – Solda – Equipamento Y – Peca02 – Projeto 01
OPB03 – Acabamento – Equipamento Z – Peca02 – Projeto 01
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3.3– Visão das atividades em uma EAP organizada por EQUIPAMENTO
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“Construir uma WBS (Work Breakdown Structure) é uma técnica
fundamental no planejamento de um projeto e servirá de base para o
detalhamento do escopo, não escopo, bem como a definição do
cronograma, da matriz de responsabilidades, da avaliação de riscos e
dos demais processos que integram o gerenciamento de projetos.
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- Ao entregar o cronograma para o cliente: Visão por Entregas
- Ao entregar o cronograma para áreas funcionais: Visão por
Responsabilidade
- Ao entregar o cronograma à área financeira: Visão por Centros
de Custo
- Etc.
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Assim, para o Gerente de Projeto, os “pacotes de
trabalho” são virtuais, resultantes do conjunto de
atividades que estão em um nível que ele não irá
acompanhar no dia-a-dia.
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Na ilustração acima, o detalhe de cada hammock
está baseado na EAP construída por TIPO DE
EQUIPAMENTO (A, Y, Z) e na ilustração abaixo a mesma
hammock está baseada na PEÇA (01, 02).
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Uma vez que um determinado pacote de trabalho
pode de fato ser decomposto em novos pacotes e estes
terem suas atividades necessárias a sua execução
definidas, no Spider Project podemos criar uma biblioteca
de fragmentos de projeto (fragnets) que são
especializados na execução de um determinado tipo de
pacote de trabalho.
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Dentro de um pacote de trabalho, podemos identificar
itens escalonáveis que nos permitem ampliar a
capacidade de adequação de um pacote de trabalho de
um projeto aos projetos futuros. Itens determinados por
volumes e produtividades podem então rapidamente ser
aplicados em novos projetos onde a identificação dos
novos volumes de trabalho irá assistir ao Gerente e
Equipe em relação às estimativas de tamanho de equipe,
quantidade de materiais necessários, custos, prazos, etc.
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desenvolvimento, decomposição e avaliação da WBS. A
aplicação desta regra vale todos os níveis na hierarquia: a soma
de todos o trabalho dos níveis "filhos" de ser igual a 100% do
trabalho representado pelo "pai" e a WBS não deve incluir
qualquer trabalho que saia do escopo existente do projeto, isto é,
ele não pode incluir mais do que 100% do trabalho... É
importante lembrar-se que a regra do 100% também se aplica ao
nível de atividades. O trabalho representado pelas atividades de
cada pacote deve produzir 100 % do trabalho necessário para
completar o trabalho do pacote.
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performance do projeto. Se os elementos finais da WBS são
muito detalhados, será ineficiente manter um rastreamento de
um numero exagerado de elementos terminais, especialmente se
o plano de trabalho é para um futuro distante. Um meio termo
satisfatório pode ser encontrado no conceito de elaboração
progressiva o qual permite que os detalhes da WBS seja
progressivamente refinado antes trabalho ser iniciado. Uma
forma de elaboração progressiva em grandes projetos é
chamada de planejamento ondas girantes o qual estabelece um
planejamento de tempo regular para elaboração progressiva. Na
realidade, um limite efetivo da granularidade da WBS pode ser
alcançado quando ela não é maior do que é possível para se
gerar saídas planejáveis, e os únicos detalhes remanescentes
são as ações. A não ser que estas ações possam se definidas
para aderir a regra dos 100%, a WBS não pode ser mais
subdividida.
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solução.
Rolling wave = Como uma onda que segue para frente no
tempo.
Refletem a evolução do escopo do projeto conforme ele se
torna mais detalhado, até chegar ao nível de pacote de trabalho.
O planejamento em ondas sucessivas é uma forma de
planejamento de elaboração progressiva em que o trabalho que
será realizado á curto prazo é planejado em detalhes em um
nível baixo da EAP, enquanto o trabalho distante no futuro é
planejado para os componentes da EAP que estão em um nível
relativamente alto da EAP. O trabalho a ser realizado dentro de
um ou dois períodos de relatório no futuro próximo é planejado
em detalhes conforme o trabalho está sendo terminado durante o
período atual. Portanto, as atividades do cronograma podem
existir em vários níveis de detalhes no ciclo de vida do projeto.
Durante o planejamento estratégico inicial, quando as
informações estão menos definidas, as atividades podem ser
mantidas no nível de marcos.
Forma da decomposição
Tarefas de suporte
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suficientes para a conclusão do componente?
2- Cada um dos itens está completamente definido?
Ao final do planejamento verificar para cada componente da
WBS tem as seguintes definições de data, prazo, orçamento e
responsável associado.
WBS e Incerteza
WBS determinista
Representamos as tarefas que temos certeza que deverão
ser efetuadas. No mundo real, isto raramente acontece.
WBS não-determinista
Representar aquelas tarefas que tem uma probabilidade de
serem executadas.
Exemplos:
1-O sistema entregue pode ser rejeitado pelo cliente,
obrigando a uma certa quantidade de retrabalho.
2-O novo pacote é muito mais difícil de ser aprendido do
que o esperado, obrigando os técnicos a fazerem um curso no
exterior
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Exemplo:
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O uso de cronogramas probabilísticos permite:
Observações
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Referências Bibliográficas
Agradecimento especial ao Genare, cujo resumo sobre EAPs foi a base do segundo artigo. Os textos
extraídos de sua correspondência na lista do PMI-SP foram colocados aqui com sua anuência, com o
objetivo de expandir opções de materiais para estudantes na área de projetos. O texto na íntegra pode
ser encontrado diretamenta na lista mantida pelo PMI-SP no YahooGroups.
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O Autor
Peter Mello detém as certificações do PMI®: PMP e
PMI-SP. Também é certificado como especialista em
otimização e cronogramas pela Spider Management
Technologies (SpS), consultor em Gerenciamento de
Portfólios, Projetos e Riscos e membro ativo da
comunidade de Gerenciamento de Projetos com dezenas
de artigos publicados em seminários nacionais e
internacionais. http://www.x25.com.br/peter
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