Gestão Estratégica de Viagens Corporativas

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Prefácio.

Guia prático para gestão de viagens corporativas

um setor econômico em ascensão e amadurecimento

Gerir uma organização nunca é tarefa fácil. Principalmente em um momento de nossa história como sociedade em que as mudanças provenientes de avanços tecnológicos não pedem licença e entram em nossas vidas e empresas, modificando em tempo recorde a forma como estávamos acostumados a fazer as coisas.

Não há um setor em toda a economia global que não tenha sido impactado pelos avanços de tecnologia que tivemos nos últimos tempos. Não tem sido e não será diferente com o de viagens corporativas, como já não é há tempos com o de viagens a lazer, após o surgimento de novos players que têm seus negócios pautados pelo uso intensivo de tecnologia.

Alguns podem dizer que as mudanças são incipientes, mas já é possível ver casos, ao redor do mundo, de modificações nos modelos e canais de distribuição e precificação de fornecedores, na relação de empresas com uso de tecnologia para a gestão de viagens e até mesmo na eliminação de intermediários que não agregam valor ao processo, que estão confortáveis com práticas obsoletas ou que não conseguem, por dificuldades estruturais e culturais, adaptar seus negócios a um novo momento.

No Brasil, essas mudanças, quando somadas ao atraso imposto pelos obstáculos burocráticos típicos, podem ser ainda mais significativas. Além de estarmos em um país de dimensões continentais, nossa infraestrutura é sabidamente ruim, o que faz com que os custos com transporte e acomodação de colaboradores acabem sendo ainda maiores e mais impactantes.

Viagens corporativas representam mais de 60% do volume total de viagens no Brasil. Em muitas companhias, os gastos com ela estão entre os três principais da empresa. Fazer a gestão de viagens de uma empresa, independentemente de seu tamanho, no Brasil, hoje, é uma atividade bastante desafiadora. Porém, se bem realizada, com boas implantações e doses de inovação, pode fazer expressiva diferença na eficiência operacional, na lucratividade e na satisfação dos colaboradores de qualquer negócio.

Nas viagens corporativas, assim como em outras áreas, são os desafios cotidianos os que mais consomem nossa energia e que não permitem que tenhamos tempo suficiente para agir estrategicamente e garantir que nossas empresas continuem crescendo de forma saudável e bem estruturada em longo prazo.

O risco de não pensarmos com um olhar para o futuro, nas práticas que realizamos diariamente, é altíssimo. Em casos extremos, até de sobrevivência de nossos negócios e carreira.

Neste cenário de mudanças rápidas e grandes desafios, o que mais procuramos em livros de negócios é clareza sobre quais caminhos devemos seguir. Podemos tomar emprestadas as experiências do autor e tirar, de cada uma delas, os aprendizados mais valiosos para nossas vidas e empresas.

É isto que este livro oferece: questionamentos e provocações que nos ajudam a navegar por mares, ainda, não explorados, bem como a enfrentar os obstáculos já conhecidos da gestão de viagens a trabalho.

Exatamente porque estamos diante de um cenário de grandes mudanças e desafios, estes são o lugar e o momento certos para se estar e produzir mudanças positivas e duradouras. Espero que este livro lhe ajude a fomentar novas ideias e modelos de gestão. Obstáculos fortalecem os mais preparados. Só produz mudanças reais e efetivas quem participa ativamente do jogo.

Pessoalmente, acredito tanto nas oportunidades trazidas pelas mudanças do setor de viagens que fundei, junto com dois sócios — Felipe La Porte e Caio Artoni — a Smartrips, uma plataforma completa que, através do uso de tecnologia, ajuda empresas de diferentes tamanhos a comprar, controlar despesas e monitorar suas viagens de maneira eficiente e, de quebra, incentiva seus funcionários a terem atitudes de dono e economizar em suas viagens.

Com apoio de bons parceiros, e muita gente disposta a inovar em suas empresas, temos simplificado a vida de quem viaja a trabalho e faz a gestão de viagens corporativas no país, ajudado empresas a gastar menos com viagens e a melhorar os incentivos dos funcionários sem nenhum custo para as mesmas.

O Brasil precisa de gente qualificada, disposta a tomar riscos e com ímpeto para promover mudanças em todos os setores. Fernão Loureiro e Denis Neves fazem isso. Seu livro ajuda tanto novos gestores como gestores mais experientes. Boa leitura!

Ricardo Amorim

Presidente da Ricam Consultoria,

Apresentador do Manhattan Connection e

cofundador da Smartrips

Carta ao Leitor

Dos autores Denis Neves e Fernão Loureiro

Um mercado deste tamanho, com tantas mudanças, nuances e complexidade não poderia continuar tendo apenas duas publicações oficiais. Por isto, nós autores, com anos de amizade e muito gosto comum por educação, aperfeiçoamento, treinamento, desenvolvimento e evolução humana, nos unimos para condensar toneladas de conhecimento empírico e senso comum não-tratado em um novo livro, escrito pensando nas novas gerações e em um prazo de validade de pelo menos 5 anos. Sim, será imperativo que escrevamos outro daqui 5 anos, pois o conhecimento e as práticas deste setor se atualizam com uma velocidade galopante.

Tivemos a honra de contar com diversos depoimentos de gente graúda, que vive o setor de viagens corporativas há muitos anos. Nos trouxeram opiniões ricas, visões diferenciadas de quem acompanha esta área desde antes o Plano Real, bem como de alguns que começaram a apenas 5 anos e se destacaram por sua atitude diferenciada, resultados diferenciados, dentre outras qualidades. Dentre os contribuidores, a Dama da Hotelaria Sra. Chieko Aoki, com uma trajetória formidável que culminou na construção da mais conhecida marca de seu grupo (a Blue Tree Hotels) nos fala sobre o desafio que enxerga na dicotomia atendimento humano versus robotizado. E abrindo nosso livro com um prefácio arrebatador, o respeitado Ricardo Amorim, economista brasileiro mais influente do LinkedIn e apresentador de televisão há mais de 15 anos, cujo nome por si só dispensa quaisquer apresentações adicionais.

Importante mencionar que o escrevemos em formato de perguntas e respostas também para facilitar ao interessado que encontre a resposta imediata à sua dúvida. Lê-lo por inteiro é nosso convite principal, mas tê-lo como livro de apoio em seu smartphone ou tablet (ou até impresso) é nossa maior alegria, tendo em mente nossa busca incessante por qualidade e consistência nas respostas mais agilidade e simplicidade na busca das mesmas.

Já passou da hora deste mercado ser levado a sério pelos agentes externos a ele: viajantes, sociedade civil, governos, nossos familiares, parentes e amigos. Esperamos com ele produzir empoderamento aos seus construtores diários (vocês, leitores). Que atraiamos mais jovens estudantes de turismo, hotelaria, eventos, economia, administração, tecnologia e gastronomia para o mercado de viagens corporativas! Afinal de contas, este setor carrega nas costas entre 60 e 65% do volume do Turismo brasileiro (também por ser o Brasil um mercado mal explorado e administrado no turismo de lazer). Curta muito a leitura!

Agradecimentos e Dedicatória.

Fernão Loureiro

Em primeiro lugar, agradeço e dedico este livro a Deus, por me dar a Vida e tudo de incrível que ela significa e oferece a mim. Em seguida, aos meus amigos espirituais que me orientam, ensinam, intuem e me protegem todo o tempo. Aos meus familiares que estão neste plano, especialmente à minha mãe e irmão, e aos que já estão em outro plano, dedico-lhes esta obra com todo o meu amor, orgulho e gratidão. E por fim, dedico-a a todos os meus amigos pessoais, colegas de profissão, antigos chefes e ao meu parceiro de empreitada Denis Neves, tão bem-intencionado quanto eu em gerar uma fonte confiável de referência e conhecimento deste setor econômico.

Agradecimentos e Dedicatória.

Denis Neves

Dedico esta obra aos meus pais (Ademir e Sidneide), meus familiares, amigos, colegas de trabalho e especialmente à minha esposa Cristeny que, sem hesitar, me apoiou desde o início deste projeto em 2018 até sua conclusão em 2020.

Perguntas & respostas

1. Encontrei no site da companhia aérea opções de voo com valor abaixo do que são ofertados no online booking tool da minha empresa e/ou na cotação oferecida pelo consultor da minha agência. Por que isso ocorre? É possível eliminar este problema?

Resposta

Esta situação é muito comum, especialmente para voos internacionais com diversas possibilidades de combinação, e partindo-se do pressuposto de que o usuário está comparando exatamente os mesmos horários e voos, e fazendo-o no mesmo momento de busca (os resultados podem mudar drasticamente em apenas 10 segundos), a diferenciação de valor pode ocorrer por diversos motivos, mas geralmente pelos listados abaixo:

RAV/Taxa DU/Comissão: Caso o valor se diferencie na somatória da tarifa com as taxas, é provável que a raiz da questão esteja na remuneração da agência que, no site da companhia aérea, não terá este custo considerado.

Acordos Comerciais: Na existência de algum acordo firmado entre o cliente ou a agência de viagens com algum fornecedor.

Classes Promocionais ou Tarifas de Oportunidade: Tarifas baixas oferecidas geralmente em períodos de baixa temporada e feriados, onde a companhia aérea insere voos combinados em horários menos desejados (quase sempre na madrugada) e com muitas restrições nas regras de cancelamento, alteração e reembolso (geralmente inexistentes nestes casos). Existem classes de tarifas que as transportadoras inserem somente em seus sites, sem distribuição para nenhum outro canal de comercialização.

Comparação com tarifas de operadoras, consolidadoras ou agências de lazer: estes players trabalham com negociações diferenciadas (geralmente compram blocos de passagens) e não oferecem o suporte necessário ao viajante corporativo em caso de emergência de qualquer natureza.

Observações

As OBTs (Online Booking Tools) oferecidas hoje no mercado (Cytric, Concur, Argo, Reserve, Get There, Gover, Lemontech, etc.) oferecem a mesma tarifa que está disponível nos sites das companhias aéreas e nos Global Distribution Systems (GDSs), sendo estas as fontes de todas as OBTs. Consequentemente, com exceção das Classes Promocionais ou Tarifas de Oportunidade, os valores não podem divergir de um portal para o outro. O que pode ocorrer é que com a combinação de diferentes classes, horários e/ou voos, o preço de um metabuscador na página de busca seja inferior ao apresentado em sua página corporativa — vá até a página de conclusão, onde há taxas e impostos, para fazer uma comparação justa. E, fundamentalmente, faça as comparações simultaneamente — não deixe para fazer nem cinco minutos depois.

Case

Empresa: Bayer

Gestão de Viagens: Juliana Patti

Fonte: Panrotas

Por que eu paguei R$ 200 e ele R$ 100?". Esta é a principal pergunta do viajante corporativo ao se deparar com um passageiro que adquiriu uma passagem por um preço mais baixo em uma on-line travel agency (OTA). Para responder a isso e outras questões, a Bayer realizou o 4º Travel Trends na manhã de hoje na sede da empresa, em São Paulo.

O painel Viagens na Internet vs. Viagens Corporativas foi mediado pela travel manager da Bayer, Juliana Patti, e contou com a participação de David Arcos, da Latam, Lucimar Reis, da United, Gustavo Elbaum, da CWT, e Paulo Frias, da Accor. De acordo com os participantes da mesa, a resposta para a questão do pagamento é unânime.

A companhia aérea realiza um cálculo necessário de todos os assentos disponíveis para obter lucratividade. O valor é dividido por assento, mas não de forma igualitária. Os passageiros de lazer estão dispostos a fazer uma viagem com conexão maior, planejam com maior antecedência e, por isso, obtêm tarifas mais baratas. Com o corporativo, o viajante procura maior qualidade e dificilmente passará um fim de semana no destino, explicou Lucimar.

De acordo com Juliana, o viajante Bayer pode e deve emitir seus bilhetes aéreos por meio do sistema de reservas da empresa, o Bayer Online Booking (Bob) e não com uma OTA O valor de uma passagem de OTA é uma ‘pegadinha’. Você começa a busca com uma tarifa inicial e termina com um valor maior, polemizou a executiva.

Para justificar tal afirmação em números, a Bayer realizou um comparativo de tentativas de compras por intermédio da Decolar.com, da Tam e do Bayer Online Booking (Bob), o sistema de reservas da empresa farmacêutica. No trecho São Paulo–Goiânia, com saída do Aeroporto de Congonhas, a compra pela OTA finalizou em R$ 1.630, enquanto pelo Bob sai por R$ 1.197. A economia no trecho nacional chega a 36%. Não aconselho a compra por agência on-line, destacou.

Desta forma, os participantes do debate afirmam que o viajante de negócios deve se programar e antecipar a compra de sua viagem com ao menos 14 dias de antecedência. Com isso, poupa-se tempo, preocupação e, claro, dinheiro. O passageiro corporativo não viaja por prazer, mas por necessidade, finalizou Arcos.

2. Hoje não sou cobrado pelo faturamento realizado pela minha agência de viagens, e recentemente fui informado que passarão a cobrá-lo. É uma prática justa?

Resposta

Existe um custo financeiro, como em qualquer relação comercial, entre a data em que a agência paga a propriedade ou fornecedor final e a que efetivamente recebe de seu cliente. Além disso, um custo operacional pela emissão, acompanhamento e encerramento do processo da nota fiscal (isto inclui o tempo dedicado para solicitar ao hotel ou estabelecimento o envio da documentação fiscal, repetidas cobranças, etc.) que se justifica pela contratação de recursos humanos, estoque de papeis, telefonia, impressão de papéis, dentre outros.

Outro ponto importante é mencionarmos que, hoje, existem soluções no mercado de viagens e eventos corporativos que suprem a conformidade do faturamento e oferecem diversos benefícios, como seguro de vida, de extravio de bagagem, milhas, desconto em ingressos de shows e eventos, controle diário de despesas, entre outras vantagens.

Seguem alguns exemplos de soluções:

Cartão Virtual: Não é emitido o cartão plástico e são destinados estritamente para o pagamento de passagens aéreas (EBTA, CTA, AirPlus, V-Corp, CPB), meios de hospedagem (Conta Hotel, CTAH) e para eventos (Meeting Cards). São emitidos em nome da empresa e o controle pode ser feito diariamente com informações, como centro de custo, matrícula, conta contábil — tudo acordado previamente com a agência de viagens, que transmite diariamente os dados para a administradora do cartão, que posteriormente emite o relatório gerencial.

Cartão Corporativo: neste caso o cartão é físico e emitido em nome de uma pessoa (atrelado a um CPF), geralmente o próprio usuário. Com este produto, a empresa delega o controle de gastos para o usuário, descentralizando a conferência e prestação de contas. Não só destinado para um tipo específico de serviço ou produto, o cartão corporativo facilita o usuário nas suas despesas diárias nas mais diversas situações, como viagens, refeições, táxi, pedágio, etc. É possível bloquear, junto à administradora, os estabelecimentos onde o colaborador poderá utilizar o cartão.

Virtual Card Number: para empresas que não concedem um cartão corporativo para seus funcionários, a indústria desenvolveu uma tecnologia em que a cada emissão de hospedagem, evento ou locação de veículos, é gerado um cartão de crédito com data de expiração para logo após a finalização do serviço e com o valor exato da ordem de serviço (pode-se criar uma regra com alguma margem de tolerância, caso a empresa autorize extras no hotel, por exemplo). Esta tecnologia elimina grande parte do trabalho burocrático de busca, recebimento e avaliação de notas fiscais.

Observações

O site Business Travel News realizou uma pesquisa com 169 gestores de viagens e reforçou a tendência mundial do uso do cartão de crédito corporativo com destaque de 87% dos entrevistados que utilizam tal produto.

Gráfico 1- Emissão de Passagens Aéreas

Gráfico 2- Abertura das bandeiras de Pagamento para passagens Aéreas

Fonte: Site ABRACORP – Comparação 3º trimestres de 2018 e 2019

A questão da cobrança por faturamento é um dos maiores desafios dos executivos de prospecção das agências de viagem e turismo hoje no Brasil. Enquanto o resto do mundo caminha cada vez mais com novas soluções de pagamento, em sua grande maioria, vinculada a um cartão de crédito ou débito em conta, as empresas brasileiras encontram-se presas a pagamentos via depósito em conta bancária ou boletos.

As costumeiras razões das empresas não utilizarem cartões de crédito para suas despesas em viagens são:

Não temos nenhum custo quando a agência fatura as despesas para nós.

Além de a fatura ter um custo para a agência de viagens, os cartões mencionados, na grande maioria das vezes, são isentos de cobrança, visto que a sua remuneração vem dos estabelecimentos cadastrados (companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos, etc.)

Temos um controle melhor com o faturamento.

Em termos de controle, o cartão supera o faturamento por unificar dezenas de faturas, oferecer controle diário de despesas através de um software seguro, e no caso do cartão corporativo, a empresa pode descentralizar o controle de despesas para seus colaboradores e realizar apenas o controle de pagamento atrelado a uma política de viagens.

Com o faturamento, pedidos de correção, prorrogação e reembolso são mais fáceis de serem resolvidos.

No pedido de reembolso, independente da forma de pagamento, o mesmo deve ser realizado e monitorado pela agência de viagens emissora daquele bilhete aéreo. Porém, quando este é liberado pela companhia aérea, no faturamento, o crédito vai para a agência, podendo esta liberar o crédito para o cliente via depósito bancário ou abatimento noutra fatura.

Utilizando o cartão, o cliente recebe este valor como crédito em fatura. Porém, para muitas empresas, este crédito gera um grande problema de lançamento interno. Primeiro, pelo fato de vir como crédito de uma despesa realizada há mais de um mês (reembolsos podem ser efetuados até 90 dias depois da data de solicitação) e, segundo, porque as companhias aéreas reembolsam, em sua grande maioria, somente 80% do valor da tarifa emitida, que consequentemente não é o mesmo valor da despesa original.

3. Estamos enfrentando lentidão da agência de viagens no tempo de resposta das solicitações. Como podemos melhorar isto?

Resposta

Como em qualquer outro contrato de prestação de serviços ou produção fabril, dependendo da complexidade, existem especificidades que determinam se a resposta/tempo de produção será em 10 minutos ou 10 horas.

Por isso, nossa sugestão é que, logo após o anúncio da agência vencedora do processo licitatório, sejam incluídos nas discussões os níveis de serviço acordados (SLA – Service Level Agreement) para alinhamento de expectativas e dimensionamento da equipe da agência (tanto em número de pessoas quanto em senioridade dos componentes, embora isto já seja previsto no processo licitatório para a construção dos preços com base no volume informado pela empresa-cliente).

A partir da definição destes parâmetros e com monitoramento mensal dos indicadores – estabeleça também cláusulas de bonificação e penalidade para seu fornecedor com base em seu cumprimento, superação ou não superação dos mesmos – será possível cobrar resultados e, principalmente, discutir internamente com seus usuários quando reclamações começarem a surgir com frequência.

Desenhe SLAs e Indicadores-Chave de Performance (KPIs – Key Performance Indicators) que vão de encontro às necessidades de sua empresa e dos diferentes negócios que ela abrange. Revise-os quando necessário, uma vez que a natureza dos negócios é extremamente volátil.

Você notará que uma das ferramentas de controle bastante utilizadas em SLA é a Pesquisa de Satisfação. Esta pesquisa é (na maioria das vezes) elaborada somente pela agência de viagens e feita de forma anual. Sugerimos que a mesma seja realizada com mais frequência (pelo menos trimestralmente) e que a cada pesquisa as perguntas e alternativas sejam atualizadas de acordo com as ocorrências identificadas nas pesquisas anteriores.

Autor Imagem: Fernão Loureiro. SLAs e KPIs com prestadores de serviços costumam girar em torno destas variáveis do contrato

Observações

Conforme abordado amplamente por diversos autores especialistas no assunto, a utilização do SLA (Service Level Agreement) é amplamente difundida nos mais diversos mercados, localidades e segmentos.

Veja a abordagem deste assunto por James Noel Smith em "Managing Bids, Tenders & Proposals — Introducing the Bid.Win.Deliver Framework (algo como Administrando Processos de Concorrência, Propostas Comerciais & Técnicas — Introdução à Estrutura do Entregador de Propostas Vencedoras") no que tange à Prestação de Serviços:

As soluções baseadas em serviços possuem muitas formas diferentes e não são baseadas em nenhum produto ou tecnologia. Uma solução completa baseada em serviços pode incluir a entrega de vários serviços individuais.

Algumas soluções baseadas em serviços são entregues apenas uma vez, mas podem variar de uma simples consultoria para a construção de grandes infraestruturas, como um prédio ou uma autoestrada. Outras soluções baseadas em serviços são entregues com regularidade ou consistentemente. Estes incluem contratos de manutenção e serviços gerenciados terceirizados.

Contratos para entrega de soluções baseadas em serviços geralmente incluem cláusulas para penalidades e multas. Quando alcançar uma data de entrega for essencial para que o cliente atenda seu desafio comercial, haverá penalidades para entrega atrasada. Outras soluções baseadas em serviços terão penalidades por não atender aos acordos de nível de serviços (SLA). Os fornecedores precisarão informar regularmente aos seus clientes que eles estão alcançando e excedendo seus SLAs para evitar multas.

Artigo

O Desafio das TMCs no Brasil e no mundo

Por Sergio Sanches

A cada dia, ouvimos que uma nova tecnologia aterrissou no segmento de viagens corporativas, um novo "player" que pode trazer benefícios substanciais, aprimorando processos, trazendo mais eficiência e melhorando a experiência do viajante corporativo.

Temos, do outro lado a nova geração, os millennials que tanto já ouvimos falar, nascidos conectados seja num smartphone ou num notebook, buscando praticidade, autonomia e rapidez. São usuários sedentos de tecnologia.

E, no meio desse cenário, temos a TMC (Travel Management Company), que na essência possui apenas um objetivo: aprimorar o programa de viagens de seu cliente corporativo.

E seu trabalho agrega diversas iniciativas para que isso ocorra; desde a busca pela excelência no atendimento, na venda de cada bilhete aéreo, cada reserva de hotel; até a aplicação de novas tecnologias, recomendação de novos processos para seus clientes, focando eficiência e economia.

Mas, qual é o principal desafio de uma TMC hoje?

A resposta é simples: INOVAR.

Sim, a TMC tem por obrigação, pelo seu posicionamento de mercado, pela essência do seu trabalho, ser a empresa que detém o item mais importante no mercado de viagens corporativas: CONHECIMENTO.

Conhecimento para recomendar ou não a implantação de novas ferramentas; conhecimento para suportar seu cliente corporativo em negociações com outros fornecedores da cadeia; conhecimento para entender as necessidades de seus clientes e orientá-los no melhor caminho para aprimorar seu programa de viagens corporativas.

Sem o conhecimento, a TMC perde seu sex appeal, se torna apenas um fornecedor de serviços, não mais um parceiro estratégico para seus clientes.

E hoje, na era da globalização que torna o mundo menor, dá rapidez no desenvolvimento de melhores práticas e de forma simultânea, seja no Brasil, China, França ou qualquer outro país; ela também exige que as empresas estejam sempre atentas a esses movimentos de inovação, e que apliquem os mesmos em seus negócios para que possam se manter competitivos.

Uma TMC que não foca em inovação está fadada ao fracasso, deixará de existir em nosso mercado.

O mercado de viagens corporativas está em plena evolução, e o mais empolgante é que estamos fazendo parte dessa transformação!

Em 1859, Charles Darwin lançou sua teoria da evolução, afirmando que os organismos que melhor se adaptam têm mais chances de sobrevivência.

Para as TMCs, essa teoria se aplica perfeitamente, mas eu adicionaria um componente adicional a ela, as TMCs que realmente escutam seus clientes, entendem suas necessidades e as transformam em soluções viáveis e inovadoras terão sucesso! E manterão seu sex appeal junto a seus clientes.

4. Ocorrem falhas constantes nas faturas enviadas pela agência. Por que?

Resposta

Por diversos motivos, e até por isto recomendamos a implantação de meios de pagamento virtuais — pois com a automatização, elimina-se grande parte dos erros que levam a esse tipo de situação.

O processo de faturamento envolve desde a área financeira da agência (que consulta dados da reserva feita pela área operacional/de atendimento) até a área financeira e de atendimento do meio de hospedagem, locadora de veículo, empresa de seguro — no mínimo, são quatro pessoas envolvidas para gerar uma fatura, em meio a centenas de clientes físicos e jurídicos de ambas (agência e fornecedor final). Por isso, a probabilidade de ocorrência de um erro de valor cobrado, período de utilização do serviço, divergência de impostos, tipo de serviço utilizado, cópia da nota fiscal ausente, é muito grande. Observe a frequência de erros em sua fatura de cartão de crédito pessoal – quase zero, certo? Por isto indicamos a mesma solução para a sua empresa.

Observações

Além da falta de automação no processo que resulta em ação manual, Douglas Wires, profissional de turismo corporativo há mais de 20 anos, destaca bem o que ele denomina como Calcanhar de Aquiles das Agências de Viagens Corporativas:

O calcanhar de Aquiles do financeiro de uma agência de viagens ocorre quando o hotel ou a pousada não fatura, o que obriga a agência de viagens pagar ao fornecedor primeiro para receber do cliente depois. Isto é, todas as diárias são pagas antes ou no mesmo dia do check-in do hóspede. Isso abala o fluxo de caixa de qualquer agência de viagens porque o dinheiro que sai só retornará 30 ou 60 dias depois.

Especialista em Soluções Tecnológicas em Gestão de Viagens Corporativas, a empresa Benner destaca bem os riscos da gestão manual:

Os riscos da gestão manual, feita em planilhas individuais e com pouca ou nenhuma automação, aumentam quando são gerados os relatórios para justificar os gastos. É necessário solicitar diversas informações às agências de viagem e até ao Contas a Pagar, e esse processo acaba comprometendo a qualidade dessas informações. Problemas de conciliação com a área financeira também são comuns. O recebimento de notas fiscais, lançamento e envio para pagamentos feitos de forma manual, geram perda de tempo e aumentam a margem de erros de digitação, por conta do grande volume de documentos. Sendo que ainda é preciso deslocar colaboradores para cobrir essa função. Não seria excelente eliminar essa atividade para que os colaboradores pudessem ser absorvidos em outras demandas da companhia?

Case

Empresa: IBM

Gestor de Viagens Corporativas: Marcel Frigeira

Fonte: Panrotas

Uma das mais importantes empresas de informática do mundo, a IBM é conhecida no mundo todo por seus serviços de otimização e consultoria em áreas que vão desde computadores de grande porte até nanotecnologia.

Uma de suas especialidades é cortar gastos a partir de soluções em tecnologia e a empresa dá o exemplo também nas viagens corporativas. Em um modelo de gestão raro no Brasil, a IBM consegue controlar os gastos em viagens de seus milhares de funcionários, dando permissão ao uso do cartão corporativo a cada um deles.

"A gente tem uma política extremamente mandatória. O viajante é obrigado a seguir a política e a gente consegue fazer a gestão de eventuais desvios dela. Se ele não optar pela menor tarifa ou não escolher um hotel preferencial será possível saber pelo tracking (rastreamento)", conta o gestor de viagens da empresa no Brasil, Marcel Frigeira, que também é professor da Academia de Viagens Corporativas.

Ao entrar na empresa, o funcionário recebe um cartão e pode tirar suas dúvidas em um livro azul apelidado de Blue Book, dada a cor do logo, onde está o compliance da empresa. A gente faz uma gestão estratégica. Não é necessário perder tempo com fatura do cartão. Cada um resolve sua viagem sozinho, reservando e pagando pessoalmente. Mesmo o adiantamento é ele quem gerencia, sacando aqui ou no Exterior.

O travel manager lembra que ocasionalmente um funcionário recém-ingressado na empresa é submetido à pergunta: Quem é o responsável pelo cartão?. Alguns erram falando que é a empresa. Mas não, ele que é, e essa seria a resposta correta.

Com cerca de 22 mil funcionários no Brasil, a IBM naturalmente tem os viajantes heavy user, como é o caso de equipes de Vendas ou time técnico, que precisa consertar máquinas pelo País, mas sua maioria é de viajantes esporádicos, explica Frigeira. É possível negociar uma isenção com a empresa de cartões, mas isso deve variar de acordo com o quanto a empresa vai gastar. É para todas as passagens e hospedagens ou só para gastos eventuais? Dependendo do seu tamanho e seu volume de gastos, a empresa pode conseguir alguma vantagem na implementação, observa o especialista.

Sobre o diferencial da gestão de viagens da IBM, o gestor comenta que a desconfiança na capacidade de controle de gasto do colaborador não tem fundamento. "Não faz muito sentido dar uma função a uma pessoa, deixar que ela tenha contato