Usando o MS-Project 2013 em gerenciamento de projetos

Obras correlacionadas, do autor Darci Prado:

Usando o MS Project 98 em Gerenciamento de Projetos

Usando o MS Project 2000 em Gerenciamento de Projetos

Usando o MS Project 2002 em Gerenciamento de Projetos

Usando o MS Project 2003 em Gerenciamento de Projetos

Usando o MS Project 2007 em Gerenciamento de Projetos

Usando o MS Project 2010 em Gerenciamento de Projetos

Ficha catalográfica

P896t

PRADO, Darci

    Usando o MS Project 2013 em gerenciamento de projetos / Darci Prado, Marcus Marques. Nova Lima: FALCONI Editora, 2014. – (Série Gerenciamento de Projetos, vol. 3).

    ISBN: 978-85-98254-95-1

    1. Project (Programa de computador). 2. Administração de projeto. I. Título. II. Marcus Marques.

Capa: África São Paulo Publicidade Ltda.

Editoração eletrônica: Jeferson Teixeira Soares

Revisão do texto: Dila Bragança de Mendonça

Produção do epub: Schaffer Editorial

A família Project 2013 é marca registrada da Microsoft Corporation – USA

WBS Chart Pro é marca registrada de Critical Tools Inc.

Copyright © 1998-2014 by DARCI SANTOS DO PRADO

Direitos comerciais desta edição: FALCONI Editora

Para Renata

Sumário

Apresentação

Prefácio

Como usar este livro

1 Uso do computador em gerenciamento de projetos: o MS Project

1.1 O Microsoft Project

1.2 Características básicas do MS Project

1.3 Instalando o MS Project

1.4 A família MS Project

1.5 Ativando o MS Project 2013

1.6 Como usar o CD-ROM que acompanha este livro

1.8 Como localizar graficamente uma tarefa na tela

1.9 Facilidades do ambiente Windows

1.10 Abrir, salvar e fechar um arquivo – sair do MS Project

2 Tempo: criando um projeto simples

2.1 Criando um novo projeto e entrando com os dados

2.1.1 Outras opções para fornecimento de predecessoras

2.1.2 Padronização de procedimentos

2.2 Exibições (ou visualizações)

2.2.1 Gráfico de Gantt

2.2.2 O diagrama de rede (ou rede de precedências)

2.3 Salvando os dados

3 Tempo: criando um projeto simples (continuação)

3.1 A tela Informações sobre a tarefa

3.2 Adicionando anotações às tarefas

3.3 Alterando dados de entrada

3.4 Alterando a constituição de uma tabela

3.5 Relatórios

3.6 A exibição (ou visualização) Calendário

3.7 Criando uma Linha de base

4 A duração do projeto

4.1 Cálculos de datas no MS Project

4.2 Caminho crítico

4.3 O calendário de trabalho

4.4 Relações de dependência entre tarefas

4.5 Tarefas recorrentes (repetitivas ou periódicas)

4.6 Divisão da tarefa

4.7 Restrição de datas

4.8 Prazo final (Deadline Date)

4.9 Reduzindo a duração de um projeto

4.10 Modelo probabilístico – MS Project

5 Organizando o projeto

5.1 Tarefa de resumo

5.2 Marcos (Milestones)

5.3 Estrutura de divisão do trabalho

5.4 O software WBS Chart Pro

6 Usando recursos (i)

6.1 Definições preliminares

6.2 Atribuindo recursos

6.3 Exibições

6.4 Relatórios disponíveis para recursos

7 Usando recursos (ii)

7.1 A planilha de recursos (Resource Sheet)

7.2 Atribuindo recursos

7.3 A caixa de diálogo Atribuir recursos

7.4 A caixa de diálogo Informações sobre o recurso

7.5 A caixa de diálogo Informações sobre a atribuição

8 Duração versus recursos

8.1 Tipos de tarefas

8.2 Uso do campo Tipo da tarefa

8.3 Uso do campo Controlada pelo esforço

8.4 A tabela Trabalho

8.5 Utilizando percentuais

8.6 Uso parcial do recurso

8.7 Perfis de atribuição de recursos

8.8 O calendário de recursos

9 Custos: visão global

9.1 Trabalhando com custos fixos da tarefa

9.2 Trabalhando com custos em recursos

9.3 Definições preliminares

9.4 Exibições e relatórios

10 Custos fixos: planejamento

10.1 Um exemplo de aplicação de custo fixo

10.2 Relatórios

10.3 Exibições (ou visualizações)

10.4 Uso do ícone Estatísticas

11 Custos em recursos: planejamento

11.1 Fornecendo dados ao MS Project

11.2 Outras opções de fornecimento de dados

11.3 Solicitando relatórios

11.4 Exibições (ou visualizações)

11.5 Uso do ícone Estatísticas

12 Tempo: executando um projeto simples

12.1 Revendo a linha de base do projeto

12.2 Fornecendo dados de execução de tempo

12.3 Apagando dados de execução

12.4 Uso de caixas de diálogo

12.5 Novas opções de cálculo

12.6 Relatórios

13 Tempo: executando um projeto simples (continuação)

13.1 Comparando dados atuais com linha de base: o Gantt de Controle

Revendo a tela Estatísticas

13.2 Uso de indicadores gráficos

13.3 A linha de andamento

13.4 Replanejando o projeto

14 Recursos: execução

14.1 Fornecendo dados de execução

14.2 Exemplo: acompanhamento da execução

14.3 Acompanhamento periódico

14.4 Uso de indicadores gráficos

14.5 Relatórios

15 Custos fixos: acompanhamento da execução

15.1 A tabela custo

15.2 As definições preliminares

15.3 Fornecendo dados de execução do projeto

15.4 Relatórios de acompanhamento de custos

15.5 Uso de indicadores gráficos

15.6 Uso do ícone Estatísticas

15.7 Atualização periódica de custos

16 Custos em recursos: acompanhamento da execução

16.1 Definições preliminares

16.2 Fornecendo dados de execução

16.3 Relatórios de acompanhamento

16.4 Uso de indicadores gráficos

16.5 Acompanhamento periódico

Capítulo 17 Superalocação de recursos

17 Superalocação de recursos

17.1 Um exemplo

17.2 Localizando recursos superalocados

17.3 Substituição manual de recursos

17.4 Trabalho em hora extra

17.5 Modificando o período de trabalho de um recurso

18 Nivelamento de recursos

18.1 Nivelamento efetuado pelo usuário

18.2 Nivelamento efetuado pelo programa

18.3 Retirando o nivelamento

18.4 Escolhendo a melhor estratégia

19 Performance do projeto

19.1 Performance de prazos

19.2 O modelo Earned Value

19.3 Trabalhando com o modelo Earned Value

19.4 Um exemplo

19.5 Novas opções de cálculo

20 Múltiplos projetos

20.1 Subprojetos

20.2 Trabalhando com o projeto mestre

20.3 O conjunto de recursos (Resource pool)

20.4 Um exemplo

21 Organizando o projeto (continuação)

21.1 Código de estrutura de tópicos

21.2 Filtros

21.3 Classificando as linhas de uma tabela

21.4 Grupamentos

22 Tabelas, formulários e modelos

22.1 Tabelas e planilhas disponíveis

22.2 Personalização de tabelas

22.3 Criando novas tabelas

22.4 Campos do usuário

22.5 Caixas de diálogo e formulários

22.6 Exibição simultânea de tabelas, formulários, gráficos, etc.

22.7 Modelos (Templates)

23 Exibições

23.1 Personalizando exibições

23.2 Personalizando o diagrama de rede

23.3 Imprimindo uma visualização

24 Relatórios padrão

24.1 Classes de relatórios padrão

24.2 Editando relatórios padrão

24.3 Personalizando relatórios padrão

24.4 Imprimindo Relatórios Padrão

25 Relatórios visuais

25.1 Categorias de relatórios visuais

25.2 Como criar um relatório visual

26 Dados, arquivos e banco de dados

26.1 Importação e exportação com MS Project Standard

26.2 Interface para internet

26.3 Importando tarefas do Microsoft Outlook

26.4 Importação / Exportação com MS Excel

27 Personalizando e organizando o ambiente de trabalho

27.1 Personalização de menus

27.2 O organizador

27.3 O arquivo Global.mpt

28 Macros

28.1 Executando uma macro existente em um projeto

28.2 Criando uma macro

28.3 Criando um ícone para a Macro2

28.4 Editando uma macro

Bibliografia

Apêndice A: Preparos iniciais

Apêndice B: Instalação

Apêndice C: Melhorias e novidades no MS Project 2013

Apêndice D: WBS Chart Pro

Clique aqui e faça o download dos arquivos que compõem o livro.

Apresentação

Nada é imóvel no universo da gestão. Ainda que muitos pressupostos globais sejam ponto de apoio para administradores, eles estão necessariamente sujeitos a um processo contínuo de atualização. Das teorias e suas diferentes correntes e abordagens surgem técnicas variáveis que as conduzem a dado contexto do presente – sempre lidando com situações distintas, sempre em constante movimento.

Acompanhar o desenvolvimento dessas ferramentas está na essência do trabalho desenvolvido pelo professor Darci Prado. Sua experiência de anos como consultor em gerenciamento de projetos foi colocada à disposição em uma bibliografia didática, criativa e sobretudo conectada às transformações inerentes ao mundo da administração.

O livro Usando o MS Project em Gerenciamento de Projetos é um justo exemplo dessa rica trajetória. Alinha-se às metodologias utilizadas pelos consultores da FALCONI Consultores de Resultado, que têm na publicação um parceiro natural de seu trabalho. Também há na obra o cuidado em manter seu conteúdo atualizado, sucedendo títulos que se dedicavam às versões anteriores do software – como a de 2003, 2007 e a de 2010.

Esse ímpeto em torno da evolução é próprio da missão da FALCONI. Ao desenvolver a gestão de empresas, instituições e governos, estamos sempre renovando, aperfeiçoando, mudando para melhor. Em suas mãos, portanto, apresentamos uma publicação perfeitamente conectada a esses princípios.

Boa leitura!

Belo Horizonte, março de 2012

Erick Silva Azevedo

Diretor da Editora FALCONI

Prefácio

O uso do computador em gerenciamento de projetos tem ocorrido desde o final dos anos 1950, quando surgiu a técnica PERT/CPM de usar redes para planejamento e controle de projetos. Desde então, muito se evoluiu nessa área, principalmente pelo surgimento do PC. Entre os programas atualmente existentes, o MS Project, da Microsoft, é um dos mais populares. Sua versão inicial, lançada em 1985, rodava no ambiente DOS e, após a versão 4 para Windows (1995), cresceu muito sua aceitação. Nas versões seguintes foi se tornando cada vez mais poderoso e atualmente rivaliza com os melhores programas existentes. A principal característica desse programa sempre foi a facilidade de uso.

O objetivo deste livro é apresentar o uso do MS Project em gerenciamento de projetos. O enfoque é voltado para a prática, e o texto é construído com base em exemplos constantes do CD que acompanha o livro. O livro é uma evolução de publicações anteriores relacionadas com o MS Project 4.1, MS Project 98, MS Project 2000, MS Project 2002, MS Project 2003, MS Project 2007 e MS Project 2010. Este texto não pretende exaurir o assunto e, para aqueles que desejam se aprofundar mais, sugerimos consultar os manuais do fornecedor.

Conforme pode ser observado no Sumário, este livro foi escrito em compartimentos por assuntos e níveis de profundidade. Sugerimos ao leitor consultar a figura da página seguinte antes de iniciar sua leitura.

Agradecemos à Microsoft Corporation a cessão da cópia de demonstração do Project 2013 e a Jim Spil er, da CriticalTools a cessão da cópia de demonstração do WBS Chart Pro. Ao Victor Viana pelo apoio na criação do CD.

Darci Prado

Marcus Marques

Belo Horizonte (MG)

Junho de 2014

Como usar este livro

Este livro pode ser estudado na sequência dos capítulos existentes, mas isso não é uma obrigatoriedade: ela pode se adequar às necessidades do leitor. Na figura abaixo mostramos sugestões para uma leitura fora da sequência apresentada no livro. Alguns exemplos:

◆  Desejando apenas conhecimentos básicos de planejamento-tempo, basta estudar os capítulos 1 a 5.

◆  Desejando acrescentar ao item anterior aspectos básicos de controle da execução-tempo, deve-se estudar também os capítulos 12 e 13.

◆  Desejando estudar Controle de Custos em Recursos a nível básico devemse estudar os capítulos 1 a 9, e 11.

◆  Desejando estudar performance (capítulo 19), deve-se estudar os capítulos 1 a 16, e 19.

Finalmente (não apresentado na figura acima), para estudar Características Avançadas do MS Project (capítulos 21 a 28), os capítulos pré-requisitos são 1 a 5.

Dica:

A sequência de capítulos abaixo tem se mostrado muito adequada a profissionais que trabalham com Planejamento e Controle de Tempo (nível básico):

1 a 5 – 12 e 13 – Apêndice D.

Capítulo 1

Uso do computador em gerenciamento de projetos: o MS Project

1 Uso do computador em gerenciamento de projetos: o MS Project

O computador tem sido usado em gerenciamento de projetos desde o final dos anos 1950, quando surgiu a técnica PERT/CPM de representar um projeto por uma rede. Naquela época, o ambiente computacional tinha como características o main-frame, a entrada de dados por meio de cartões perfurados e a saída unicamente na forma de relatórios. Posteriormente, nos anos 1980, quando já existia o terminal de vídeo monocromático, os programas para main-frame eram muito poderosos e utilizados em todo o mundo. Entre eles, merecem destaque os produtos da IBM: o PCS (lançado originalmente em 1966), que foi sucedido pelos programas PROJACS e PMS no início dos anos 1970 e foram utilizados até meados dos anos 1980. Com a explosão de uso do personal computer, nos anos 1980, a história deu uma guinada. Inicialmente surgiram centenas de programas, mas aos poucos o ambiente altamente competitivo os reduziu a pouco mais de uma dezena. A quantidade de usuários desses programas em todo o mundo simplesmente explodiu: de alguns poucos milhares de especialistas, da era do main-frame, saltou para milhões.

O objetivo deste capítulo é dar uma visão introdutória ao programa MS Project.

1.1 O Microsoft Project

O MS Project, da Microsoft, é um dos mais populares programas atualmente existentes. Sua versão inicial rodava no ambiente DOS e foi lançada em 1985. A principal característica desse programa sempre foi a facilidade de uso. Assim, apesar de nem sempre ter oferecido o estado da arte no assunto gerenciamento de projetos, sua simplicidade de uso atraía simpatizantes, mesmo em empresas que também utilizavam outros softwares mais poderosos para a mesma finalidade. Com o passar do tempo, a Microsoft foi tornando-o cada vez mais poderoso, e atualmente ele já rivaliza com os melhores programas existentes. Seu aspecto visual, constituído de um conjunto de planilhas e gráficos que permitem muita facilidade de manuseio, continua imutável.

1.2 Características básicas do MS Project

Entre os inúmeros recursos que o programa oferece, no que se refere a aspectos de gerenciamento de projetos, destacam-se:

Geral

◆  Baseia-se no modelo diagrama de rede (ou diagrama de precedências): as tarefas do projeto são criadas na forma de blocos interligados, formando Usando o MS Project 2013 em gerenciamento de projetos uma rede. Portanto, ele não trabalha com o diagrama de setas, muito popular em programas nos anos 1960 mas totalmente superados.

◆  Utiliza tabelas no processo de entrada de dados. Existe um conjunto padrão de tabelas, e o usuário pode criar suas próprias tabelas. Em muitas situações, um gráfico de Gantt é gerado automaticamente, auxiliando o processo de entrada de dados.

◆  Aceitam-se relações de precedências entre tarefas do tipo fim-início, inícioinício, fim-fim e início-fim.

◆  Permite tarefas recorrentes (ocorrem de forma repetitiva). Por exemplo, em um projeto pode-se planejar a realização de reuniões todas as segundasfeiras.

◆  Permite estabelecer níveis hierárquicos por meio de tarefas de resumo. Esse aspecto é muito útil na criação da estrutura analítica do projeto (EAP).

◆  Permite uso de subprojetos (vários projetos vinculados a um único arquivo principal).

◆  Tem recursos para agrupar, filtrar e classificar as tarefas.

◆  Tem um conjunto padrão de relatórios, e o usuário pode criar seus próprios.

◆  Permite a inclusão de campos do usuário, que aceitam diversos tipos de operação.

Tempo (datas e folgas)

◆  O cálculo da rede é feito automaticamente com a entrada de dados. Essa opção pode ser desativada, caso seja conveniente.

◆  Permite definição de semana de trabalho, expediente de trabalho e feriados.

◆  O cálculo da rede pode ser feito do início para o fim ou do fim para o início.

◆  Permite uso de datas programadas para as tarefas.

◆  Permite uso do modelo probabilístico.

Recursos

◆  São ligados diretamente às tarefas.

◆  Existem três tipos de recursos: trabalho (pessoal ou equipamento), material e custo.

◆  Permite redistribuição de recursos (ou nivelamento de recursos), manual ou automática.

Custos

São ligados diretamente às tarefas na forma de custos fixos ou indiretamente na forma de custos dos recursos.

1.3 Instalando o MS Project

A instalação do MS Project no ambiente Windows é simples e obedece ao padrão de instalação de programas da Microsoft. Veja mais detalhes no Apêndice B.

1.4 A família MS Project

A partir da versão 2002, a família MS Project é constituída dos seguintes componentes:

◆  MS Project Standard: É o descendente direto das versões 98 ou 2000. A partir da versão 2003 somente pode ser utilizado isoladamente (desktop). Não permite a troca de dados com o Project Server e, para tal, é necessário o Project Professional.

A abordagem deste livro é focada no MS Project Standard.

◆  MS Project Professional: É semelhante à versão Standard, mas com muitas funções adicionais e adequado à organizações que necessitam de gerenciamento de múltiplos projetos em base empresarial. Usado com o MS Project Server, fornece ferramentas adequadas para a análise de um portfolio de projetos assim como para o gerenciamento de recursos por meio de um pool de recursos centralizados.

◆  MS Project Server: Pode atuar em parceria com a versão Professional (gerenciamento empresarial). Permite acesso via Web.

EPM – Enterprise Project Management

O conjunto acima constitui o Microsoft Office EPM (Enterprise Project Management Solution)

1.5 Ativando o MS Project 2013

A partir da versão 2010, a versão do produto apresentou uma mudança radical de visual, quando comparada com as versões anteriores. Isso foi feito para permitir um alinhamento com o visual dos outros componentes da família Office. Ao se ativar o MS Project, surge a tela inicial do programa, que tem o formato da FIG. 1.1:

A tela inicial

1) Barra de ferramentas de acesso rápido: Contém funções que são utilizadas com mais frequência. Pode ser customizada clicando-se no símbolo existente à direita da barra ou clicando-se com o botão direito do mouse.

2) Menu principal (guias): É a barra tradicional dos produtos da Microsoft, agora em novo formato, tendo em vista que cada comando possui o desdobramento na faixa de opções. Todos os comandos do MS Project são encontrados aqui. Por essa nova forma de visualização gráfica os comandos desse menu são chamados de GUIAS.