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    O E-mail Como Instrumento De Trabalho
    O E-mail Como Instrumento De Trabalho
    O E-mail Como Instrumento De Trabalho
    Ebook92 pages55 minutes

    O E-mail Como Instrumento De Trabalho

    By Artur Alves Da Motta

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    About this ebook

    O e-mail como instrumento de trabalho sua utilização nas empresas e na comunicação organizacional. Importância da comunicação. Comunicação nas empresas. O e-mail na comunicação empresarial. Origens. Vantagens e desvantagens. Crescimento de volume e redução de produtividade. A dependência do e-mail na comunicação empresarial. Bons padrões para aperfeiçoar o uso do e-mail. Administração do tempo. Cuidado com a caixa de entrada. Arquivamento de e-mails. Quando enviar e-mail e quando conversar. Durante uma crise ou problema. Comunicação por e-mail com mais qualidade. Para quem comunicar e como escrever um e-mail. Jurisprudência (brasileira) sobre e-mail. A prática do e-mail nas empresas.
    LanguagePortuguês
    PublisherClube de Autores
    Release dateMar 9, 2016
    O E-mail Como Instrumento De Trabalho

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      O E-mail Como Instrumento De Trabalho - Artur Alves Da Motta

      ARTUR ALVES DA MOTTA

      O e-mail como instrumento de trabalho

      sua utilização nas empresas e na

      comunicação organizacional

      1 a edição

      Porto Alegre

      Edição do Autor

      2016

      MOTTA, Artur Alves da.

      O e-mail como instrumento de trabalho: sua utilização nas empresas e na

      comunicação organizacional. Artur Alves

      da Motta. Porto Alegre: edição do autor.

      Março de 2016

      ISBN 978-85-920890-0-9

      Prefácio

      O presente trabalho foi originalmente

      editado em fevereiro de 2014 como parte do

      trabalho de conclusão do autor no Curso

      Intensivo de Pós-Graduação em

      Administração Pública - CIPAD, do Programa

      FGV In Company, realizado em convênio com

      a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional –

      PGFN.

      O título, originalmente foi "O e-mail na

      comunicação organizacional: análise da

      utilização do correio eletrônico na PGFN" , e é claro, além do que é tratado aqui também

      fazia uma análise crítica e propositiva para os

      problemas de comunicação na Procuradoria

      quando relacionados ao uso do e-mail.

      Certamente que esses aspectos

      peculiares da comunicação organizacional

      dentro da PGFN não interessariam a

      generalidade dos leitores e mesmo que

      fossem de algum modo interessante para

      alguns deles conteriam informações que

      parecem dizer respeito somente à instituição

      – até porque há assuntos que são reservados

      e dizem respeito à estratégia de atuação do

      órgão.

      Aqui a preocupação é outra. Para fazer

      a análise da comunicação por e-mail na

      Procuradoria foi necessário fazer uma análise

      da comunicação em geral, especialmente

      daquela escrita e do uso do e-mail nas

      empresas. Embora à época não tenha

      chegado ao conhecimento do meu

      conhecimento literatura específica sobre o

      tema, muito me servi da valiosa consultora

      inglesa Monica Seeley e de sua obra: Brilliant email. Todas as vezes que refiro uma

      observação feita originalmente por ela,

      registrei os créditos.

      Espero que este pequeno livro ajude

      todos que se vêem às voltas com os

      problemas de comunicação nas empresas,

      especificamente aqueles relacionados com o

      e-mail.

      Introdução

      A Procuradoria-Geral da Fazenda

      Nacional - PGFN como muitas instituições

      públicas e privadas cresceu muito nos

      últimos anos, praticamente dobrando o

      número de seus integrantes. Saiu de 1200

      para cerca de 2000 procuradores no período.

      Além da evolução dos meios de comunicação

      existentes isto provocou também uma

      ruptura com o modelo de comunicação até

      então vigente, basicamente calcado no envio

      de documentos em papel como Ofícios e

      Memorandos. Dessa forma, a transferência

      de dados e informações entre as unidades da

      PGFN – dos órgãos centrais às unidades

      regionais, estaduais e seccionais, bem como

      entre elas e seus integrantes – migrou

      gradativamente do papel para o envio de

      mensagens mediante correio eletrônico (e-

      mail ou email – forma preferida por Monica

      Seeley).

      Com a adoção do correio eletrônico (e-

      mail), ficou para trás uma era de escassez de

      informações (mesmo aquelas necessárias à

      qualificação e aperfeiçoamento dos

      trabalhos) para se chegar à abundância

      quando não ao excesso. As mensagens

      passaram a ser mais frequentes e

      começaram a chegar mais rápido às

      unidades. Paralelamente institucionalizou-se

      o uso do e-mail também para fazer o

      caminho inverso: as unidades que apenas

      recebiam informações passaram a formular

      questionamentos àquelas que enviavam as

      mensagens visando a solução de problemas

      práticos relacionados ao trabalho cotidiano.

      Esse contexto institucional, acabou

      gerando um fluxo intenso e desordenado de

      informações, sem especificação do grau de

      relevância ou prioridade entre elas, levando à

      banalização do e-mail. O que se percebe é

      que a existência de um volume muito grande

      de mensagens (em média mais de 150

      mensagens diárias) numa instituição não

      acarreta necessariamente a assimilação de

      seu teor. Existiria assim um paradoxo da

      informação: quanto mais informação há,

      menos ela é assimilada (o que chamo de

      curva de Laffer da informação). O uso

      intensivo de um canal de comunicação não

      leva a uma melhoria na qualidade da

      informação ou na administração daquelas já

      existentes. É preciso diversificar e usar

      racional e moderadamente todos os meios de

      comunicação disponíveis para que se atinja o

      propósito desejado: levar a informação

      adequadamente a quem pode fazer o bom

      uso dela.

      A importância da comunicação

      Não se vive em sociedade sem se

      comunicar pois a comunicação é vital para a

      construir de relações entre as pessoas.

      Ninguém consegue viver sem se comunicar,

      basta olhar uma roda de amigos, familiares,

      colegas ou conhecidos: crianças,

      adolescentes, adultos e velhos, cada um, de

      sua forma, procura transmitir suas

      impressões, emoções, visões e interpretações

      sobre os fatos que vê ou presencia, àqueles

      que o cercam. A comunicação é decisiva em

      todos os tipos de relacionamento pessoal ou

      profissional. É ela que permite a criação de

      vínculos, a disseminação de ideias, bem

      como a construção e a propagação da

      cultura. Indo um pouco mais longe podemos

      dizer que de certa forma "tudo

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