MANUAL DEL USUARIO

ASPEL-SAE V.4.0 AVANZADO

GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. AV. JUAREZ N100 PRIMER PISO COL. CENTRO DEL. CUAUHTEMOC, MEX. D.F. C.P. 06010 TEL. 41956332/33 www.gvamundial.com.mx

INDICE Pgas. 1. Administracin de Reportes3-11

2. Interfaces Aspel Banco y Aspel COI.11-43

3. Utileras...43-64

4. Estadsticas.64-91

5. Factura Electrnica..92-103

6. Bases de Datos Abierta.104-130

1. ADMINISTRADOR DE REPORTES Acceso

Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes

Definicin Desde este Administrador de reportes, podrs crear y organizar tus propios reportes personalizados con extensin QR2, seleccionando de una lista de campos disponibles la informacin que deseas incluir en tu reporte utilizando sentencias SQL. Adicionalmente podrs consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del editor de formatos tradicional.

Que es un reporte en formato QR2 y FTO?

Un reporte QR2 es aquel que obtiene informacin para armar los reportes directamente de la base de datos o tablas del sistema. Para dar de alta reportes con este formato el sistema proporciona el Diseador de reportes. Para estos formatos puedes usar sentencias SQL.

Un reporte o formato FTO es para obtener e imprimir informacin usa campos, comandos o frmulas virtuales armadas especialmente para su uso en estos formatos, es lo llamado interprete Aspel. Para dar de alta reportes de este formato se proporciona una Lista de comandos, campos y frmulas que podrs usar para disear dichos reportes. Por lo que dependiendo del tipo de reporte a editar es el tipo de herramienta que se desplegar. De manera general desde este administrador podrs:

Dar de alta tus reportes personalizados en formato Qr2 y FTO. Modificar los reportes previamente creados con este administrador. Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo. Borrar un reporte. Aadir un reporte creado en formato FTO. Preparar el archivo para su envo a Internet. Enviar el reporte va e-mail.

Manejo Aspel El sistema por omisin incluye algunos reportes en formato Qr2 y FTO organizados por grupos. Los grupos y los reportes incluidos, dependern del mdulo en el cual ests utilizando dicho Administrador, es decir, el Administrador estar disponible desde cualquier mdulo, pero slo podrs consultar los reportes del mdulo correspondiente.

La ventana es la siguiente:

Para ver la presentacin preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese momento se desplegar el Filtro correspondiente para obtener informacin especfica, la informacin que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo donde est incluido el reporte. Es importante que para dar de alta un reporte (formato FTO o QR2) primero te posiciones en grupo de reportes donde deseas incluirlo. Tipo de filtros por grupo de reportes

Nota: Algunos reportes que estaban ubicados en el men Reportes, se reubicaron en este administrador de reportes, ejemplo, los reportes de emisin de documentos.

Botones de esta ventana Botones Descripcin Con este botn podrs realizar lo siguiente:

Dar de alta un nuevo reporte QR2. Para esto se desplegar el diseador de reportes. Para mayor informacin consulta el archivo de ayuda del Diseador de reportes. Para este caso debes seleccionar la opcin "Nuevo". Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO. Para esto el sistema proporciona una Ventana en la cual podrs fcil y rpidamente crear un reporte en formato FTO. Para este caso debes seleccionar la opcin "Archivo FTO".

Nota: Para ambas opciones debers primero posicionarte sobre el grupo de reportes donde deseas aadir el reporte. Recuerda que dependiendo en el grupo donde sean aadidos o creados es el tipo de filtro que adoptan.

Agregar un reporte al administrador de reportes (QR2 o FTO). Para este caso se desplegar una ventana de Windows para que proporciones la ruta y el nombre del reporte a incluir. Los pasos para aadir un reporte son los siguientes:

1. Posicinate sobre el grupo de reportes en el cual deseas aadir el reporte. Recuerda que estos grupos ya los tiene asignado el sistema por omisin. 2. Utiliza este botn, selecciona la opcin Agregar e indica la ruta del reporte a incluir. Notas Al aadir un reporte con esta opcin, para los reportes que estn estructurados en formato FTO, en la columna "Ttulo" observars la ruta donde se encuentra dicho archivo.

Es importante que tomes en cuenta que no podrs aadir un reporte que haya sido creado desde otro sistema o desde otro mdulo (en el caso de Aspel-SAE), ya que recuerda que al crear un reporte ste se relaciona muy particularmente en el Grupo de reporte en el cual fue creado. Con esta opcin podrs modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del formato del reporte el

manejo ser el siguiente: Formato QR2 El reporte se abrir con el diseador de reportes. Modificar reporte. Formato FTO Se abrir el reporte con la aplicacin asociada para archivos de texto (Bloc de notas). Para modificar el reporte utiliza la Lista de campos y frmulas disponibles desde la barra de herramientas con el botn

Para mayor informacin consulta el Editor de formatos. Con este botn podrs eliminar el reporte previamente dado de alta o aadido al administrador de reportes. Al eliminar un reporte debers tomar en cuenta los siguientes puntos:

El reporte se elimina del administrador de reportes y tambin se elimina de la ruta o carpeta donde se encuentre, es decir el archivo. Si por alguna razn eliminaste un reporte de los que por omisin proporciona el sistema, te recomendamos correr el proceso de "Reparacin" para nuevamente se instalen o recuperen los archivo de reportes borrados. Lo nico que tendrs que tomar en cuenta, es que al realizar este proceso se borrarn las entradas o referencias de los reportes creados o aadidos por ti, para este caso te recomendamos hacer un respaldo manual desde el explorador de Windows del archivo, para que posteriormente con la opcin Agregar un reporte los aadas nuevamente al administrador de reportes.

Muestra una Vista preliminar del reporte. Al solicitar la vista previa se desplegar el filtro del reporte para delimitar la informacin a emitir en el reporte. Nota: Recuerda que si no especficas ningn dato en el filtro el reporte considerar todos los datos. Tipo de filtros Con este botn podrs imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la impresora, se desplegar su Filtro correspondiente por si deseas especificar que slo cierta informacin se emita y posteriormente se desplegar la ventana de windows para configurar ciertas opciones para a impresin del reporte. Preparar el reporte para su envo y/o publicacin. El reporte podr ser enviado en PDF o HTML. Notas: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Enva y publica en tu espacio de Internet, el o los archivos de consultas. Notas: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Despliega la lista de las frmulas y campos que podrs utilizar para armar tus reportes fto (va formato) a la medida de tus necesidades. Edita tus formatos de reportes

Esta opcin genera el reporte en formato PDF para su envo por Internet. Al seleccionar este botn, primero se desplegar el Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo, se generar el archivo PDF con la informacin del reporte y por ltimo, dicho reporte se adiciona como un archivo adjunto en la aplicacin de correo predeterminada en tu computadora. Nota: Esta opcin slo estar disponible para los reportes en formato QR2. Agregar un reporte en formato FTO

Acceso

Desde cualquier mdulo del sistema, Men Reportes, Administrador de reportes, botn Nuevo FTO.

, opcin

Manejo Esta opcin te permitir crear un archivo de texto para disear con ayuda de los campos y frmulas del sistema un reporte con formato FTO. Los datos que debers definir son:

Aydate con la ventana de campos y frmulas del sistema para crear tus reportes, disponible la cual desde el Administrador de reportes con el botn .

Para mayor informacin consulta: Editor de Formatos

Mensajes que se despliegan desde esta ventana Mensaje Descripcin

Favor de teclear el ttulo Para dar de alta el archivo de reporte, es necesario proporcionar el ttulo que lo del reporte. identificar dentro del administrador de reportes.

Favor de teclear el nombre del archivo. Favor de teclear la ruta del archivo. Directorio no vlido.

Para que se pueda dar de alta el archivo de reporte, debers proporcionar el nombre con el que se guardar dicho archivo. Es necesario que indiques o selecciones la ruta donde se crear / guardar el archivo de reporte. La ruta donde se crear el archivo de reporte FTO no existe, verifica mediante la ayuda del botn si la ruta seleccionada en el campo "Ruta" existe.

Edita tus formatos de reportes

Acceso

Administracin de reportes, editar reporte o con el botn

En qu consiste

Los sistemas Aspel cuentan con un Editor de formatos, que te permite modificar o crear los formatos de impresin de tus documentos y reportes para as reportar la informacin de tu empresa satisfaciendo tus necesidades. Puedes imprimir estos formatos de 2 maneras: 1. EN LNEA: Dentro de los mdulos de Facturas y Compras, cuando se graba un documento, a continuacin se dispara la ventana de Emisin de documentos, dentro de la cual podrs definir el nmero de copias, nombre del formato (ya sea el sugerido por el sistema, o bien, el que t mismo hayas diseado o modificado), y la ruta donde se encuentra el mismo. Tambin dentro de esta ventana de emisin de documentos tendrs la opcin de editar un formato. 2. DESDE EL MEN REPORTES: Al elegir la opcin Emisin de documentos, se dispara una ventana, en la cual podrs elegir entre varias opciones de filtrado para la emisin, adems del nombre del formato y la ruta.

Es imprescindible que el archivo de formato conserve su terminacin .FTO para poder ser utilizado.

Ventajas de la edicin de formatos

Con la ayuda de los campos podrs manejar toda la informacin del sistema y ordenarla segn tus necesidades; esto incluye tanto la informacin de totales y acumulados, como clculos predefinido por el programa. Los comandos estn en espaol, permitindote controlar: cmo se procesarn los datos, la impresin de campos o variables calculadas, acumulados, condicionar ciertas operaciones, etc.

Se pueden crear los formatos en cualquier editor de textos, utilizando el c digo que proporciona el sistema; entre estos procesadores est el Notepad de Windows, Wordpad, Winword entre otros, siempre y cuando estos archivos se guarden con extensin .FTO. Cada mdulo tiene sus propios campos que puedes conocer y utilizarlos. Cada formato est conformado por una serie de instrucciones o comandos que indican al sistema que ejecute una serie de tareas. Cada instruccin est constituida por el nombre del comando y su argumento o parmetros. El argumento puede contener: campos de impresin, rangos numricos, constantes, mscaras, variables de clculo, funciones especiales u operadores. El sistema requiere que en cada lnea se especifique un slo comando y su argumento. El archivo ser repasado lnea por lnea, ejecutando las instrucciones de arriba hacia abajo. As mismo, se debe respetar un orden en las instrucciones, para que se ejecute correctamente el formato y no existan problemas de sintaxis y tengas que consultar el anexo de Mensajes de error. Se te recomienda trabajar siempre copiando el archivo con extensin .FTO o modificndolo con otro nombre, para que no pierdas los formatos originales.

Campos "Seleccin de un formato a editar" Campo Descripcin

Nombre del Anota el nombre del formato que deseas editar, indicando la ruta donde se encuentra. Puedes archivo / Ruta elegir cualquiera de los formatos (revisa la siguiente tabla), los cuales se encuentran dentro del directorio de tu sistema, en el subdirectorio o carpeta Datos.

Esencial Para poder acceder al Editor de formatos automticamente desde el sistema, previamente debes definir la Aplicacin asociada, en este caso, algn editor de textos. Lo anterior se hace desde la ventana principal, Men Configuracin / Aplicaciones Asociadas. Tabla de formatos con los que cuenta el sistema Qu es

Considera la siguiente tabla, que muestra los formatos de reporte que puedes utilizar y modificar en cada mdulo, para adaptarlos a tus necesidades. Advierte que algunos de ellos son especficos para la impresin en Lser o en impresoras de matriz, dentro de los cuales algunos estn diseados para imprimir en las Formas de impresin Aspel (que conocers despus de esta tabla). Refirete a la ayuda para informacin ms completa de los formatos para operaciones en multimoneda, as como los formatos con procesos "batch" (es decir, que se procesan en etapas).

Consulta la lista de campos para formatos Acceso

Desde el Administrador de reportes, botn

/ Lista de campos del Editor.

Qu es

Los campos son la informacin detallada contenida en tus catlogos. Ejemplo de campos son: Nombre de la empresa, Nombre del cliente / proveedor, Telfono del proveedor, No. de documento, Observaciones del mismo, Saldo de los documentos en X periodo, etc. Estos campos t los puedes incluir en cualquiera de tus reportes en el orden que requieras, gracias al Editor de formatos. Cada uno de los campos tiene un nmero entre corchetes, como por ejemplo, el campo "Importe del documento", al que le corresponde el nmero . Todos los campos tienen una longitud, la cual debers considerar para que al imprimir tu reporte ste no se salga de la hoja y puedas incluir en el mismo la mayor cantidad posible de informacin y no la encime.

Campos Cada mdulo cuenta con sus propios campos, dentro de los cuales existen campos numricos y alfanumricos que puedes utilizar en tus reportes; todos los dems campos contienen datos especficos de catlogos y funciones. La lista de campos est dividida de acuerdo a los mdulos en los cuales se utilizan, lo que te permite consultarla de manera dinmica. Lista de comandos y frmulas para formatos Acceso

Dentro de cualquier mdulo, men Reportes, opcin Administracin de reportes, con el botn

Qu es

El Editor de formatos te permite utilizar diferentes comandos y frmulas para la edicin de tus formatos de reportes, los cuales son instrucciones que ejecutan diferentes operaciones dentro de los reportes. Estos comandos requieren de una sintaxis, es decir, de una estructura y una manera de integrarlos para que ejecuten una operacin. La tabla que se presenta es una gua de apoyo en orden alfabtico, conteniendo los comandos que se utilizan en diversos sistemas de la lnea Aspel, y que puedes consultar al mismo tiempo que modificas un formato de reportes, gracias a las ventajas del ambiente Windows.

Para editar el reporte utiliza la opcin "Editar reporte" disponible desde el men flotante seleccionando el reporte FTO a editar.

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El editor de formatos que se describe en esta ayuda, es en forma genrica para todos los sistemas de la lnea Aspel, pero algunos comandos son especficos para un determinado sistema. Definicin de ciclos Qu son

Cada sistema tiene predefinidos sus propios ciclos de lectura / operacin, permitiendo que los registros se vayan leyendo y utilizando de acuerdo a diferentes campos o rubros. Por ejemplo, puedes acceder los archivos de acuerdo al orden que sigue tu clave, nmero de cuenta, etc., y ejecutar cierta operacin para los registros que indiques. En algunos sistemas no hay restricciones en cuanto al uso de los ciclos dentro de los formatos, mientras que en otros debes tener cuidado con su definicin. Un problema que se puede presentar cuando usas mal un ciclo "general", es que el sistema empiece a imprimir la misma informacin una y otra vez hasta que se apague la impresora. Esto se debe a que el sistema ya tiene definido internamente un ciclo, de manera que la inclusin de otro, impide que pueda recorrer adecuadamente el archivo de datos. A diferencia de los comandos que slo necesitan las tres primeras letras para ser identificados, el sistema slo reconoce a los ciclos con el nombre completo. Para definir un ciclo necesitas los comandos: Inicia y Termina, explicados en el apartado anterior de Comandos. A continuacin se explican los diferentes ciclos para cada sistema Aspel.

2. Interfases Aspel-BANCO y Aspel-COI Qu son

Estas opciones te permiten integrar informacin generada en Aspel-SAE con Aspel-COI y AspelBANCO. Con ello, intercambias informacin requerida para el clculo de la contabilidad y el registro de movimientos bancarios en tu empresa.

Interfase Aspel-Banco Acceso

Mdulo de Proveedores y Cuentas por pagar, men Herramientas, opcin Interfase BANCO.

Qu es

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Aspel-BANCO logra que todos los movimientos bancarios registrados actualicen en lnea los saldos de las cuentas por cobrar y por pagar. Por su parte, Aspel-SAE permite la consulta de los saldos del cliente para agilizar el registro de cheques, cargos y abonos desde Aspel-BANCO. El sistema de Aspel-SAE 4.0 slo hace interfase con Aspel-BANCO 2.0 en adelante.

Para ejecutar esta funcin tienes que llenar los siguientes campos:

Campos Campo Proveedores Desde / Hasta / Clasificacin Descripcin Indica el rango de proveedores que deseas incluir en la interfase. Con el signo ? (ayuda F2) podrs realizar rpidamente esta definicin. Puedes definir alguna clasificacin especifica o usar signos de interrogacin como comodines para localizar los registros que concuerden en una parte de la misma clave.

Periodo de Seala el rango de fechas de vencimiento de los documentos que deseas incluir en el Vencimiento Fecha proceso, as como la fecha de corte para generar tus documentos en AspelBanco. La Inicial / Final / Fecha fecha de corte se compara contra la fecha de aplicacin para todos los documentos. Corte Directorio Nombre del Archivo Ruta especificada como la ruta de trabajo. Configuracin / Parmetros generales Debers sealar la trayectoria donde deseas grabar el archivo. Si no cambias la ruta, el sistema lo grabar en el directorio de trabajo de tu empresa en Aspel-SAE. El nombre comienza con CI seguido de la fecha (ao, mes, da) y por ltimo tiene una D, de "archivos de datos", y el nmero de empresa a la que pertenece este archivo (CI060907.D01).

Manejo

El archivo generado lo podrs procesar a travs del sistema Aspel-BANCO, para ello ingresa al men Edicin, opcin Movimientos a la agenda, Integracin de pagos / de Aspel-SAE. En este archivo se incluirn los datos correspondientes al IVA desglosado, el RFC y CURP del proveedor.

Para mayor informacin sobre el procedimiento para integrar este archivo en Aspel-BANCO, consulta el ayuda de dicho sistema.

Ventana del listado de plizas generadas en Aspel-SAE

Acceso Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI.

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En qu consiste Desde esta ventana podrs: - Elaborar tus plizas con la informacin generada en Aspel-SAE para posteriormente realizar la contabilizacin de estos datos en Aspel-COI, a esto se le llama interfase Aspel-SAE con Aspel-COI. - Administrar y/o consultar las plizas generadas para su contabilizacin en Aspel-COI. - Eliminar o modificar las plizas antes llevar acabo la contabilizacin de informacin. - Enviar va correo electrnico los archivos de plizas generados, de tal forma que desde el mdulo de plizas modelo de Aspel-COI recepciones el correo y obtengas el archivo con la informacin generada en Aspel-SAE para su contabilizacin. - Definir tus cuentas contables para facilitar la interfase entre ambos sistemas Aspel-SAE con Aspel-COI, definiendo las cuentas podrs asegurar una interfase en lnea mucho ms completa. - Contabilizar en lnea tus movimientos hacia Aspel-COI. La ventana es la siguiente:

Para cambiar el orden de las columnas, selecciona la columna deseada y arrstrala con la ayuda del ratn, hacia la posicin deseada como se ilustra en la siguiente imagen:

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Descripcin de columnas

Columna Tipo de pliza Status

Descripcin Tipo de pliza especificada al momento de generar el archivo de pliza, los tipos de pliza disponible son: Ventas, compras, devoluciones de compras y ventas, cuentas x pagar, cuentas x cobrar y movimientos al inventario. Estado o situacin en la que se encuentra la pliza, los disponibles son pendiente por cont., contabilizado y error. Pendiente por cont. Este estado se manejar para indicar que la pliza todava no ha sido contabilizada. Este estado slo se actualiza si la contabilizacin se realiza en lnea, es decir, con el botn "Contabilizar" disponibles desde esta ventana. Contabilizada. Indica que la pliza ya esta contabilizada en Aspel-COI. Este estado slo se actualiza si la contabilizacin se realiza en lnea, es decir, con el botn "Contabilizar" disponibles desde esta ventana. Error. Indica que por alguna razn la pliza no se gener adecuadamente, este estado se puede dar cuando al momento de estar generando la pliza ocurre un fallo en la energa elctrica.

Archivo modelo

Muestra la ruta donde se encuentra el archivo de pliza generado. Estos archivos se pueden cargar desde Aspel-COI mediante el mdulo de plizas modelo.

Botones de esta ventana Columna Agregar Descripcin Al seleccionar este botn se lanzar una ventana donde podrs dar de alta las plizas con la informacin generada en Aspel-SAE para su contabilizacin en Aspel-COI. Para mayor informacin de cmo dar de alta una pliza consulta el tema: Agregar pliza. Con esta opcin podrs consultar el detalle de la pliza creada. Para mayor informacin consultar el tema: Ver modelo. Con esta opcin podrs eliminar el registro de la pliza dentro de esta ventana y no el archivo en s, es decir, el archivo de pliza no ser borrado de la carpeta o ruta, de tal forma que puedas utilizar el archivo para contabilizar la informacin con Aspel-COI mediante la opcin plizas modelo.

Ver modelo Eliminar

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Slo debers tomar en cuenta que si das de Alta una pliza con el mismo nombre, la informacin se sobreescribir y se volver a visualizar su registro en esta ventana de listado de plizas generadas en SAE. Las plizas que ya estn contabilizadas no se podrn eliminar, por lo que esta opcin estar deshabilitada. Si deseas limpiar esta ventana, es decir, eliminar todos los registros contenidos en ella, debers crear nuevamente el archivo de "Interfaz COI" archivo con el nombre (INTCOI01) desde el mdulo de Control de archivos. Pero no por el hecho de reinicializar el archivo el sistema permitir generar nuevamente las plizas. Ver Al seleccionar esta opcin se abrir la pliza para consultar los movimientos o registros documentos contenidos dentro de ella, as como para modificar informacin especfica de la pliza. Ver documentos incluidos en la pliza Enviar correo Este botn despliega una instancia de la aplicacin de correo que tengas como predeterminada en tu mquina, y anexa o adjunta el archivo de pliza para su envo por Internet. Enviar pliza modelo por correo electrnico Cuentas contables Esta ventana u opcin te permite configurar todas las cuentas para los diferentes movimientos o conceptos que en Aspel-SAE.

Agregar pliza Acceso

Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI / Botn Agregar

Qu es

Este proceso generar las plizas de los movimientos registrados por concepto de ventas, devoluciones de ventas, compras, devoluciones de compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar u movimientos al inventario. Se generar una pliza por tipo de movimiento, es decir por tipo de pliza, para esto debers seleccionar el tipo de pliza que deseas generar, de tal forma que todos los movimientos de este tipo se almacenen en un solo archivo o pliza. En la pliza podrs incluir movimientos efectuados en un periodo determinado, de tal forma que se incluyan en el archivo de pliza slo los movimientos efectuados en la fecha indicada. Adicionalmente dependiendo del tipo de pliza, podrs obtener un detalle incluyendo informacin de: impuestos, moneda, tipo de documento, para clientes (zona, Clave), lnea de producto, proveedores (zona, clave), almacn, etc. Es importante que tomes en cuenta algunas consideraciones antes de ejecutar este proceso:

Manejo Dependiendo del tipo de pliza a generar, la informacin solicitada en el filtro varia:

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Campos generales Campo Tipo de pliza Descripcin Selecciona el tipo de informacin o movimientos que deseas incluir en la p liza. Los tipos de plizas a generar son: Pliza de ventas Pliza de devolucin de ventas Pliza de compras Pliza de devolucin de compras Pliza de cuentas por cobrar Pliza de cuentas por pagar Pliza de movimientos al inventario Nombre del archivo Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza. Para ms detalle del formato por tipo de pliza, consulta la parte donde se explica ms a detalle cada uno de los tipos de pliza que se pueden generar. Nota: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE" podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Concepto de la pliza Fecha de documentos Desde / Hasta Periodo COI Debes indicar el concepto o algn texto breve que identifique a la pliza. Los documentos elaborados en el rango de fechas indicado sern considerados en la pliza generada. Todos los movimientos de documentos cuya fecha de aplicacin se encuentren en dicho rango sern tomados en cuenta dentro del proceso de contabilizacin. El formato de la fecha es Da/Mes/Ao (DD/MM/AA). Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.

Nota Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables.

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La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos.

Ver documentos incluidos en la pliza

Acceso

Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn Ver documentos

Manejo Esta ventana te proporcionar o te mostrar todos los movimientos generados en AspelSAE que fueron incluidos en la pliza. Los datos o columnas que observars en esta ventana, dependern del tipo de documento o movimiento incluido en la pliza, lo cual tambin queda completamente ligado al Tipo de pliza generado.

Botones de esta ventana

Botones Descripcin Permite exportar la informacin Este botn desplegar una presentacin preliminar de la informacin para que mandes a imprimir los datos. Para ms informacin de lo que puedes hacer desde esta presentacin Preliminar avanzada, consulta el tema donde encontrars una explicacin ms a detalle. Cuentas contables Acceso Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn Cuentas contables

Qu es Este apartado es muy importante, ya que aqu se indican los nmeros de cuenta que se utilizarn en las plizas generadas por la interfase Aspel-COI. Estas cuentas las podrs almacenar tanto desde esta ventana como desde configuracin, apartado Cuentas contables, as como desde los procesos u opciones del sistema donde se solicite alguna cuenta en particular.

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No importa desde donde proporciones las cuentas, estas se irn actualizando y/o almacenando en esta ventana, por lo que si deseas realizar algn cambio lo podrs realizar directamente desde esta ventana.

Ejemplo:

Contabilizacin en lnea hacia Aspel-COI Acceso

Ventana principal, men Utileras, opcin Interfase COI, botn Contabilizar / botn Editar

Manejo Este botn funcionar o actuar de dos formas, Inicialmente este botn contabilizar la pliza y una vez contabilizada esta, desde este botn slo la podrs editar. Al seleccionar este botn, se desplegar la ventana de "Agregar pliza" de Aspel-COI, con el fin de contabilizar o editar la pliza en ese momento, afectando en ambas situaciones los saldos de las cuentas siempre y cuando tengas activado el parmetro de configuracin "Contabilizar en lnea". Aunque la ventana es propiamente del sistema Aspel-COI, algunos procesos estn restringidos, es decir, slo funcionarn desde Aspel-COI. Los botones o procesos que no estarn disponibles son:

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Revisar o definir las Cuentas contables Cargar pliza modelo Copiar pliza de otro periodo

Imprimir pliza Cuadrar pliza Alta de conceptos de plizas

Prepara la pliza para su contabilizacin: - Revisa que las cuentas definidas para los movimientos desde Aspel-SAE sean los que estn definidos en AspelCOI y que correspondan a las cuentas que se van a afectar.

Las ventanas de ayuda para especificar el nmero de cuenta o el concepto de la pliza, muestran informacin correspondiente a lo registrado en Aspel-COI para los catlogos de cuentas o conceptos respectivamente.

Al indicar en la columna "No cuenta" una cuenta departamental se mostrar para la columna "Depto" el nmero de departamento al que reporta esta cuenta. Si la cuenta no es departamental, por omisin se le asignar "o".

Botones de esta ventana Campo Descripcin

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Te permite contabilizar o grabar la pliza y limpia todos los campos para iniciar una nueva captura. Te da la posibilidad de que puedas salir de la pliza sin grabarla. Puedes insertar una partida dentro de la pliza, posicinate en la lnea donde la deseas insertar. Puedes eliminar una partida dentro de la pliza, posicinate en la partida a borrar. Puedes grabar la pliza que ests capturando como una pliza modelo. Las plizas modelo son plizas que se graban en un archivo independiente al Catlogo de plizas. De esta forma, podrs acceder posteriormente a este archivo para ajustar algn dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura. Tambin las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar plizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido, y que se deben aplicar de forma repetitiva. Para mayor informacin consulta el tema "Grabar pliza modelo" de el ayuda de Aspel-COI. Esta opcin te permite enviar por correo electrnico la pliza modelo. Antes de enviar la pliza, sta se tendr que guardar como una pliza modelo, para esto el sistema desplegar la ventana correspondiente para guardarla. Una vez grabada la pliza modelo para el envo del archivo, el sistema te desplegar la aplicacin de correo predeterminada en tu mquina, por ejemplo Microsoft Outlook, indica los datos correspondientes para el envo satisfactorio. Posteriormente desde el mdulo de plizas modelo podrs recepcionar los archivos de plizas enviados mediante este proceso. Por omisin el asunto propuesto para el correo llevar la etiqueta "[ASPM]" la cual es una etiqueta que Aspel-COI identifica para la recepcin de correos desde el mdulo de plizas modelo. Para mayor informacin consulta en el ayuda electrnica el tema "Enviar pliza modelo por correo" o "Recepcin y envo de plizas modelo". Con este botn podrs cuadrar la pliza para que se pueda contabilizar. Esta forma de cuadre es til para saldar y/o cuadrar una pliza automticamente cuando los saldos de las columnas debe o haber no sean iguales, ya sea porque no se hayan terminado de capturar todos sus registros o existan diferencias entre decimales. Si el sistema detecta que al contabilizar la pliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, sta ser grabada con el estatus de "Pendiente" y se observar en el catlogo de plizas en color rojo, con el propsito de identificarla fcilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura. Para usar esta funcionalidad, posicionarte sobre la ltima partida de la p liza y crea una partida en blanco con ayuda de la tecla Enter, y: 1. Proporciona directamente en la columna "No. de cuenta alguna cuenta del catlogo o la cuenta

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de cuadre definida en los parmetros del sistema, despus selecciona el botn "Cuadrar pliza".

2. O desde la partida creada, selecciona el botn "

".

Estos botones son los que estn disponibles para su uso desde esta ventana.

Observaciones Recuerda que slo se pueden afectar las cuentas definidas como cuentas de Detalle. El sistema verifica que la fecha corresponda al mes que ests trabajando. Si la fecha pertenece a otro perodo no la aceptar.

Slo se propondr el tipo de cambio de la cuenta, cuando sta maneje multimoneda y est definido en el mdulo de "Parmetros generales". Pliza de ventas Qu es Esta pliza acumula los totales de los siguientes conceptos:

Concepto

Descripcin

Cuenta contable Clientes

Ventas de Clientes o Suma el importe total de las facturas (con descuentos e impuestos Ventas de clientes incluidos). Mostrador Ventas de productos

Indica el total de la venta de los productos, utilizando el siguiente Ventas clculo: Precio unitario X Cantidad de producto vendido - Descuento otorgado al cliente. Cuando la pliza se genera con detalle de impuestos, se indicar un registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo: Ventas de productos al 10.00% Ventas de productos con esquema exento

Bancos

Desglosa los abonos de los pagos efectuados en la factura.

Bancos Ventas

Ventas de servicios Presenta la suma de la venta de los servicios y productos no inventariables. El importe es calculado de manera similar a las ventas. En esta cuenta se contabilizan tambin los montos por concepto de costo por Flete. Total de impuesto 1,2,3 y 4 Desglosa y totaliza los montos de los impuestos correspondientes a los impuestos 1,2 3 y 4 aplicados en cada una de las facturas. Cuando se solicita la p liza Detallada por impuestos, el sistema

Otros impuestos

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desglosa y acumula los montos de los impuestos por tasa. Cuando la pliza se genera con detalle de impuestos, se indicar un registro por cada tipo de impuesto aplicado, ejemplo: I.E.P.S 20.00% I.V.A 10.00% Impuestos por pagar Desglosa y totaliza los montos del impuesto 4, correspondiente al Impuestos IVA aplicado en cada una de las facturas. Puedes solicitar el desglose o detalle de impuestos mediante la activacin del campo "Impuestos", explicado ms adelante.

Impuesto por pagar Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete Impuesto por pagar flete aplicado en la factura.

Retencin IVA del Acumula los montos de la retencin asignada al cliente por concepto Impuesto 3 (se carga Flete de flete. Para ms informacin consulta el tema: Alta de clientes. a la cuenta de la retencin del IVA) Total Descuento financiero Totaliza el descuento financiero incluido en las facturas. Descuento financiero ventas

Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta. Donde se definen las cuentas contables para estos conceptos?. Campos generales

Campos Campo Nombre del archivo Descripcin Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de ventas (VT) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: VT310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01" el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE" podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado.

22

Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Clasificacin del cliente Periodo COI Si en este campo se indica algn dato, la pliza podr incluir nicamente los montos de los clientes que pertenecen a la clasificacin anotada. Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.

Detalle de la pliza por Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3) utilizados o aplicados en cada una de las facturas. Para el caso del impuesto por pagar (IVA) tambin se mostrar su desglose utilizando como concepto del movimiento la leyenda "IVA (tasa aplicada)". Nota Por cada porcentaje o tasa manejado para el clculo del IVA, se puede definir una cuenta. Donde se definen las cuentas contables Con detalle Sin detalle

Moneda

Al seleccionar este campo, se mostrar en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del cliente por zona o clave, se adicionar en esta partida la informacin que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Ventas de clientes". Nota El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos.

Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el nmero de documento que los origin, desglosando en la pliza documento por documento, se adiciona tambin la fecha y hora en la que se efectu dicho documento.

23

Con detalle

Sin detalle

Clientes Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin mas detallada del movimiento, podrs incluir como parte del nombre del concepto del movimiento, la clave, la zona o ninguna del cliente. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Ventas de clientes". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento.

Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI. Notas Independientemente de la activacin del detalle por impuestos, si el movimiento o pliza tiene cargos por concepto de flete, sern listados en la pliza con su saldo correspondiente. Para todas las plizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1,2,y 3) y Total de impuestos a pagar "IVA"". Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables.

La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos.

Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las ventas de tipo servicios proporcionados por la empresa.

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Mensajes de error

El archivo Ya existe Desea remplazarlo?

El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo.

No existen registros que Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el cumplan con el filtro. filtro o bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No debe ser mayor a la fecha HASTA. Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE".

Pliza de compras Qu es Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras:

Concepto del movimiento Compras a PROVEEDORES Total Descuento financiero Almacn

Descripcin Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos incluidos.

Cuenta Contable Proveedores

Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados en Descuento las recepciones de mercanca. financiero compras Seala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario sin tomar en cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos financieros. Si

pides el detalle por lnea de producto, la leyenda para el concepto del movimiento ser "Lnea". Almacn

Compras de servicios Indica el total de los servicios y productos no inventariables adquiridos. Este total no incluye impuestos ni descuentos

Compra de

25

financieros.

servicios

Total de Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos Impuestos impuestos por aplicados en la recepci n de compras (impuesto 1,2,3,4 "IVA"). (Se deber configurar una acreditar Puedes solicitar el desglose o detalle de impuestos mediante la cuenta por impuesto). activacin del campo "Impuestos", explicado ms adelante. Nota: por cada tasa diferente de impuesto manejado, se registrar una partida especificando la tasa aplicada, esto si tienes activado el detalle de impuestos, un movimiento. I.E.P.S 20.00% IVA del flete Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al Impuesto por acreditar flete aplicado en la factura. Impuesto 3

Retencin IVA Desglosa y totaliza los montos de la retencin del flete del Flete correspondiente a lo configurado para el proveedor. Total Descuento financiero

Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de Descuento financiero compras compras.

Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimiento representados por una misma cuenta. Campos generales

Campos Campo Descripcin

Nombre Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que del archivo ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de compras (CO) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: CO310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01" el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE" podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la

26

informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de AspelCOI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.

Detalle de la pliza por Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3 4 ) utilizados o aplicados en la compra. Por cada tasa de impuesto aplicado, se registrar un movimiento y como parte del concepto del movimiento se adicionar el porcentaje de impuesto aplicado.

Con detalle Sin detalle

Moneda

Al seleccionar este campo, se mostrar en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del proveedor por zona o clave, se adicionar en esta partida la informacin que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Compras de proveedores". Nota El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos.

Lnea de producto

Si seleccionas este campo, se mostrar para la cuenta de Almacn como leyenda del concepto del movimiento, la clave de la lnea correspondiente al producto involucrado en la compra. En caso contrario se mostrar la leyenda "Almacn". Cada lnea podr tener asignada una cuenta en particular, las podrs definir al dar de alta la lnea desde el mdulo de inventarios, o bien desde la opcin "Cuenta contables" disponibles en la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE.

Documento Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el nmero de

27

documento que los origin, desglosando en la pliza documento por documento, se adiciona tambin la fecha y hora en la que se efectu dicho documento. Con detalle Sin detalle

Proveedores Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir en lugar del nombre del concepto "Compras a proveedores", la clave, la zona del proveedor. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Compras a proveedores". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento.

Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI.

Notas Independientemente de la activacin del detalle por impuestos, si la pliza tiene cargos por concepto de flete, sern listados en la pliza con su saldo correspondiente. Para todas las plizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1, 2, 3 y 4) y por flete. Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables. La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos. Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las compras de servicios proporcionados por la empresa.

28

Mensajes de error El archivo Ya existe Desea remplazarlo? El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo.

No existen registros que Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el cumplan con el filtro. filtro o bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No debe ser mayor a la fecha HASTA. Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE".

Pliza de devolucin de compras Qu es Se contabilizan las mismas cuentas maestras que en la pliza de compras, pero tomando en cuenta slo las devoluciones de compra. En ella, los aspectos que en la pliza de compra representaban un abono se presentarn como cargos y viceversa. Tambin se crea otro movimiento entre las diferencias de entradas y salidas del inventario que afectarn a dos cuentas contables maestras: Diferencia costo-compras y almacn. Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto del movimiento Descripcin Cuenta Contable Proveedores

Compras a PROVEEDORES Totaliza el importe de las compras con descuentos e impuestos incluidos. Total Descuento financiero

Proporciona el total de todos los descuentos financieros anotados Descuento en las recepciones de mercanca. financiero compras Seala el total del costo de los productos que ingresaron al inventario sin tomar en cuenta el monto de los impuestos ni de los descuentos financieros. Si pides el detalle por lnea de producto, la leyenda para el Almacn

Almacn

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concepto del movimiento ser "Lnea". Compras de servicios Indica el total de los servicios y productos no inventariables adquiridos. Este total no incluye impuestos ni descuentos financieros. Compra de servicios

Total de Desglosa y totaliza los montos de todos los impuestos aplicados Impuesto impuestos por en la recepcin de compras (impuesto 1,2,3,4 y IVA). Puedes por acreditar solicitar el desglose o detalle de impuestos mediante la activacin acreditar del campo "Impuestos", explicado ms adelante. Nota: por cada tasa diferente de impuesto manejado, se registrar una partida especificando la tasa aplicad, esto si tienes activado el detalle de impuestos, un movimiento. IVA del flete Desglosa y totaliza los montos del impuesto correspondiente al flete aplicado en la factura. Impuesto por acreditar Impuesto 3 Descuento financiero compras Almacn

Retencin IVA Desglosa y totaliza los montos de la retencin del flete del Flete correspondiente a lo configurado para el proveedor. Total Descuento financiero Totaliza el descuento financiero incluido en los documentos de compras.

Almacenes por La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen diferencia devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte costo-compras relacin con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo (dependiendo del mtodo de costeo del producto). Se aplica la siguiente frmula: (cantidad*costo-descuentos) cantidad*costo_sae, donde: costo (nuevo precio registrado en la compra), costo_sae (precio del producto en el inventario). En este proceso interviene el tipo de costo que se est llevando para el producto. Ver ejemplo Diferencia costo compras La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relacin con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo (dependiendo del mtodo de costeo del producto). Se aplica la siguiente frmula: (cantidad*costo-descuentos) cantidad*costo_sae, donde: costo (nuevo precio registrado en la compra), costo_sae (precio del producto en el inventario). En este proceso interviene el tipo de costo que se est llevando para el producto.

Diferencia costo de compras

30

Ver ejemplo Donde se definen las cuentas contables Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta. Campos generales

Campos Campo Nombre del archivo Descripcin Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de devolucin de compras (DC) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: CO310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01" el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE" podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Periodo COI Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.

Detalle de la pliza por Impuestos Al activar este campo, se desglosan y totalizan los montos de los distintos impuestos (1,2, 3 4 ) utilizados o aplicados en la compra. Por cada tasa de impuesto aplicado, se registrar un movimiento y como parte del concepto del movimiento se adicionar el porcentaje de impuesto aplicado.

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Moneda

Al seleccionar este campo, se mostrar en el concepto del movimiento la clave de la moneda utilizada en dicho movimiento. Adicionalmente si tienes activado los campos detalle del proveedor por zona o clave, se adicionar en esta partida la informacin que corresponda a estos campos. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "Compras de proveedores". Nota El sistema siempre realizar la conversin a moneda base, sin importar en que moneda se hayan hecho los movimientos.

Lnea de producto

Si seleccionas este campo, se mostrar para la cuenta de Almacn como leyenda del concepto del movimiento, la clave de la lnea correspondiente al producto involucrado en la compra. En caso contrario se mostrar la leyenda "Almacn". Cada lnea podr tener asignada una cuenta en particular, las podrs definir al dar de alta la lnea desde el mdulo de inventarios, o bien desde la opcin "Cuenta contables" disponibles en la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE.

Documento

Al seleccionar este campo, se desglosan los saldos por concepto de ventas con el nmero de documento que los origin, desglosando en la pliza documento por documento, se adiciona tambin la fecha y hora en la que se efectu dicho documento. Sin detalle

Con detalle

Proveedores

Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir en lugar del nombre del concepto "Compras a proveedores", la clave, la zona del proveedor. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser

"Compras a proveedores". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento.

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Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI.

Notas Independientemente de la activacin del detalle por impuestos, si la pliza tiene cargos por concepto de flete, sern listados en la pliza con su saldo correspondiente. Para todas las plizas se desglosa y totalizan los montos de los distintos impuestos utilizados o aplicados (Total impuesto 1, 2, 3 y 4) y por flete. Antes de empezar a contabilizar los movimientos registrados en Aspel-SAE es importante que definas las cuentas contables en las que se realizarn los cargos o abonos resultado de dichos movimientos. Donde se definen las cuentas contables.

La correcta definicin de las cuentas, es decir, asociar las cuentas utilizadas o definidas desde Aspel-COI a los procesos o conceptos manejados en Aspel-SAE, te facilitar la contabilizacin de tus movimientos.

Los movimientos por concepto de costo de flete, se acumularn en el cuenta denominada Venta de Servicios, al igual que las compras de servicios proporcionados por la empresa.

Ejemplo con mtodo de costeo UEPS: Asiento 1. Compra 2. Compra 2 3. Venta 4. Compra 3 5. Dev de compra En contabilidad se tendra Cantidad Costo 10 10 12 10 10 100 110 Costo operado 1000 1100

108.333333 1300 120 120 1200 1200 Como la capa ya se vendi, el sistema coste

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En el almacn se tiene, realmente 8 productos a $ 100.00=800, por lo que el datos registrado contablemente en almacn, veamos los asientos de la pliza 5.

Dado que los costos de la compra que se est devolviendo fueron de 10 a110= 1100, pero por las capas disponibles salieron 10 a 120= 1200, de ah la diferencia de los $100 en almacn, para cuadrar el dato en el almacn, se generan los asientos marcados con el nmero 6:

Quedando la pliza de devolucin como sigue:

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Mensajes de error El archivo Ya existe Desea remplazarlo? El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo.

No existen registros que Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el cumplan con el filtro. filtro o bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No debe ser mayor a la fecha HASTA. Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE".

Pliza de cuentas por pagar

Qu es Presenta los cargos y abonos acumulados de cada rubro que forma parte de Conceptos de cuentas por pagar, en los cuales se haya definido una cuenta contable. La diferencia entre cargos y abonos afectar a la cuenta contable maestra de proveedores. Ver: Conceptos de CxP

Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto del Descripcin Cuenta

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movimiento Compras Suma el importe total de las compras (con descuentos e impuestos incluidos).

Contable Compras

Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o compra efectuada por el proveedor. Por Proveedores de proveedores cada operacin de compras se visualizar un movimiento. Si seleccionaste el desglose por detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizars la clave del proveedor y/o la moneda involucrada en la compra. Retencin x flete Acumula los montos de la retencin asignada al proveedor del cual se efectu Retencin por la compra. flete

Adicionalmente se listarn los movimientos de las distintas formas de pagos aplicada al documento, como pueden ser, efectivo, cheque, etc.

Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta.

Campos Especficos Campo Descripcin

Nombre del Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al archivo de pliza que archivo ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de cuentas por pagar (CP) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: CP310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01" el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE" podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Nmero de Indica aqu el nmero de concepto para el que deseas generar la pliza. concepto

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Periodo Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los COI movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.

Detalle de la pliza por Clave Para identificar fcilmente la pliza y/o obtener informacin ms detallada del movimiento, podrs incluir en lugar del nombre del concepto "Cuenta general de proveedor", la clave del cliente, y la moneda con la que se realiz el movimiento. Si no activas este campo, la leyenda utilizada para el concepto del movimiento ser "concepto "Cuenta general de proveedor". Si adicionalmente, tienes activado el campo moneda, tambin se mostrar la moneda utilizada en el movimiento.

Moneda Al seleccionar este campo se desglosarn los saldos por el tipo de moneda utilizada en el movimiento de compra.

Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI.

Mensajes de error El archivo Ya existe Desea remplazarlo? El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo.

No existen registros que Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el cumplan con el filtro. filtro o bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No debe ser mayor a la fecha HASTA. Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "DESDE".

37

Pliza de movimientos al inventario Qu es

Muestra el acumulado de cada aspecto perteneciente al Catlogo de conceptos de movimientos al inventario que tenga asignada una cuenta contable.

Ver: Conceptos de Movimientos al inventario

Es la nica pliza que puede emitirse tanto para un almacn en particular como para un slo concepto. Las diferencias entre entradas y salidas del inventario afectarn a dos cuentas contables maestras: Diferencia costo-compras y almacn. La cuenta de Diferencia costo-compras se usa cuando existen devoluciones o cancelaciones de ventas, y guarda una fuerte relacin con el concepto de costeo. Cuando se vende un producto, sale del inventario con un costo (dependiendo del mtodo de costeo del producto).

Esta pliza incluye los totales de las siguientes cuentas contables maestras: Concepto del movimiento Ventas Descripcin Suma el importe total de las compras (con descuentos e impuestos incluidos). Cuenta Contable Ventas

Cuenta general Muestra por movimiento la cantidad o compra efectuada por el proveedor. Por cada Almacn de almacn operacin de compras se visualizar un movimiento. Si seleccionaste el desglose por detalle con clave o moneda, como concepto del movimiento visualizars la clave del proveedor y/o la moneda involucrada en la compra.

Adicionalmente se listarn los movimientos que involucren cualquiera de los distintos conceptos disponibles para el mdulo de Cuentas x Pagar. Donde se definen las cuentas contables

Nota Pueden existir varios registros o conceptos de movimientos representados por una misma cuenta.

Campos Especficos Campo Descripcin

Nombre Este campo muestra el nombre que por omisin el sistema le est asignando al del archivo archivo de pliza que ests generando. El nombre propuesto se basa en el tipo de

38

pliza y la fecha en la que se est generando la pliza (p.ej., para una p liza de movimientos al inventario (MI) del 31 de enero de 2005 (310105), el nombre sugerido por el sistema ser: CP310105. La pliza se graba en la ruta especificada en los Parmetros de configuracin como la ruta de trabajo, esta la podrs identificar por la extensin (P01), donde "P" significa que es un documento de pliza y "01" el nmero de la empresa en la cual se gener el archivo de pliza. Desde la ventana "Listado de plizas generadas en SAE" podrs consultar la ruta donde se grab el archivo de pliza generado. Notas: Si utilizas este nombre evitars problemas de identificacin de archivos. Si el archivo especificado ya existe, el sistema te avisar, de tal manera que si aceptas la operacin se sobreescribir la informacin. Si seleccionas otra fecha (DESDE/HASTA) para la generacin de la pliza diferente a la que por omisin propone el sistema, te recomendamos modificar manualmente el nombre del archivo con la fecha que corresponda. Nmero de Indica aqu el nmero de concepto para el que deseas generar la pliza. concepto Almacn Periodo COI Especifica el nmero de almacn del cual se tomarn los movimientos al inventario para su contabilizacin. Selecciona o proporciona el periodo de Aspel-COI donde se contabilizarn los movimientos incluidos en el archivo de pliza a generar.

Detalle de la pliza por

Almacn Al activar este campo se mostrar en lugar del concepto "Cuenta general de almacn" el nmero del almacn involucrado en el movimiento. Este campo no filtra la informacin de un almacn en particular, si no que slo muestra la clave del almacn del cual se llev el registro u movimiento. Si tienes activado el detalle por lnea de producto, se adicionar a esta informacin la lnea de producto al que pertenece el producto involucrado en el movimiento. Con detalle Sin detalle

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Lnea de producto

Al activar este campo se mostrar en lugar del concepto "Cuenta general de almacn" la lnea de producto al que pertenece el artculo involucrado en el movimiento.

Manejo Aspel Una vez definido el filtro con la informacin que deseas incluir en la pliza, se generar el archivo o pliza, la cual podrs consultar, modificar o eliminar, desde la Ventana principal del listado de plizas generadas en SAE. De igual forma desde dicha ventana podrs Contabilizar la pliza para que las afectaciones se realicen de manera automtica en el sistema Aspel-COI.

Mensajes de error

El archivo Ya existe Desea remplazarlo?

El nombre proporcionado para la generacin de la pliza ya existe, proporciona otro nombre o bien al aceptar este mensaje se sobreescribir el archivo.

No existen registros que Este mensaje indica que no existe ningn movimiento con los datos especificados en el cumplan con el filtro. filtro o bien ya existe un archivo del tipo de pliza que se est generando con los movimientos registrados hasta este momento. Para el ltimo punto, te recomendamos que desde la ventana principal del listado de plizas elimines el archivo del tipo de pliza que deseas crear nuevamente, de tal forma que se vuelva a generar la informacin. Esto es til para el caso en que hayas definido los nmeros de cuentas posterior a la generacin de la pliza. Esta recomendacin tambin aplica en el caso de que desees adicionar en un s lo archivo los movimiento, tomando en cuenta que se realizaron nuevos movimiento posterior a la generacin del archivo de pliza. La fecha DESDE No debe ser mayor a la fecha HASTA. Proporciona en el campo "Hasta" una fecha posterior a la anotada en el campo "Desde".

Consideraciones antes de trabajar la Interfaz Aspel-SAE - Aspel-COI Manejo

La pliza generada se almacenar en un archivo; si deseas consultarlo lo podrs hacer desde el Editor de formatos o bien desde la Ventana principal de plizas generadas en SAE.

Ver: Editor de formatos

Para una mayor seguridad, considera estos aspectos:

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1. Da de alta todos los nmeros de cuenta a afectar con el proceso. Esto incluir tanto los nmeros de cuenta contables de los catlogos de conceptos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y movimientos al inventario, como los nmeros de cuentas maestras.

2. Las cuentas maestras definidas en Aspel-SAE deben ser idnticas a las especificadas en AspelCOI para esos conceptos dirgete al siguiente tema:

Configuracin cuentas Contables Maestras. Ventana del listado de plizas en generadas en SAE / Botn Cuentas contables

3. Los conceptos a los que no hayas asignado un nmero de cuenta no sern contabilizados.

4. Aspel-SAE separa las ventas de servicios y productos no inventariables de las de aquellos que s pueden contar con existencias en almacn, al igual que las ventas a clientes mostrador. Para que el sistema contabilice correctamente las ventas de servicios, es necesario alimentar la cuenta maestra correspondiente en el mdulo de Cuentas contables maestras.

Para evitar diferencias entre Aspel-SAE y tu contabilidad, la interfase no incluye los movimientos de CxP, CxC y Movimientos al inventario que ya hayan sido contabilizados, e ignora algunos movimientos como las facturas canceladas y las recepciones canceladas, porque se graban como ya contabilizados. Si ya asentaste en libros, necesitars generar un movimiento bajo el concepto de Devolucin de compra o Devolucin de venta. Cuando se realiza la Interfase COI el sistema marca los registros cuya pliza ya fue generada, a fin de evitar que esos movimientos sean considerados al generar las plizas nuevamente.

Esencial

Por todo lo anterior, antes de ejecutar la Interfase se recomienda que realices un respaldo de todos los archivos de datos de Aspel-SAE y Aspel-COI respectivamente. Esto es muy importante ya que, si existe algn error en la solicitud de fechas u otros parmetros de emisin de las plizas o, si se pierde el disco donde se haba generado la pliza, o si se produce una falla en la energa elctrica al ejecutar el proceso, no se generara la pliza correctamente y los registros quedaran marcados como si ya se hubieran contabilizado. Si emites nuevamente la pliza sobre este archivo, los registros que quedaron sealados ya no sern tomados en cuenta y, por lo tanto, las cifras que arroje la pliza estarn equivocadas. Al tener un respaldo de datos puedes utilizar este archivo para ejecutar nuevamente el proceso, con los datos correctos.

Ver: Respaldo de archivos

Las plizas emitidas por este procedimiento deben ser ledas desde Aspel-COI con la opcin de Plizas modelo o consultndolas en Aspel-SAE desde la ventana de listado de plizas generadas por SAE . Desde Aspel-SAE podrs contabilizar los movimientos sin tener que acceder a Aspel-COI o bien tambin podrs desde Aspel-COI cargar el archivo de pliza generado en SAE para posteriormente contabilizar los datos. En el caso de tener activo el parmetro de Contabilizacin en lnea de Aspel-COI, se contabilizar de manera automtica; de lo contrario, habr que correr el proceso de Contabilizacin (para mayor informacin revisa el manual de dicho sistema).

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Las conciliaciones En qu consiste Las conciliaciones que pueden realizarse para revisar el procedimiento son:

Saldo total de Clientes arrojado por COI contra el saldo del Reporte de Cobranza General de Cuentas por Cobrar de SAE, emitido el da ltimo del mes. En caso de existir discrepancias se necesitar conciliar el reporte de SAE para Windows con el Auxiliar de cuenta de clientes generado por COI. Saldo total de la cuenta de Proveedores arrojado por COI contra el reporte de Pagos Generales de CxP de SAE Windows, generado para el ltimo da del mes. Si los saldos no son idnticos ser necesario confrontar el reporte de SAE Windows contra el de Auxiliar de la Cuenta de Proveedores de Aspel-COI. Saldo total de la cuenta de Almacn perteneciente a AspelCOI contra el reporte de Existencias y costos (incluido en el catlogo de Inventarios y servicios de SAE para Windows), poniendo atencin en que el costeo solicitado para dicho reporte sea a "Costo Promedio". Esto puede aplicarse an si el mtodo de costeo del producto es U.E.P.S. o P.E.P.S, debido a que el sistema calcula continuamente el Costo promedio del artculo. Si existen diferencias entre los saldos, se puede emitir el reporte de Movimientos al Inventario de SAE para Windows y compararlo con el auxiliar de la cuenta de Almacn de COI. Saldo de la cuenta de ventas de COI contra el Reporte Resumen de Facturas del mdulo de Facturas y Vendedores de SAE.

Nota

Cuando un movimiento afecta a dos mdulos diferentes, el sistema lo marca como ya contabilizado al incluirlo en la pliza de uno de los mdulos y lo deja sin sealar en el otro, de tal forma que slo se le tome en cuenta en una de las p lizas. Esto ocurre con la interfase de los documentos de Facturas y Compras que se consideran en las plizas de Ventas y Compras

respectivamente y no en las plizas de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Los parmetros de Redondeo de Montos y Redondeo de Costos afectan al proceso de emisin de plizas, pudiendo ser el motivo por el que no cuadren los saldos.

Corte anual Acceso

Ventana principal, Men Utileras, opcin Corte anual Elige la opcin que deseas.

Qu es La finalidad de esta opcin es inicializar (borrar) los acumulados que se almacenan en los archivos de clientes, proveedores e inventarios.

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ARCHIVO AL REALIZAR EL CORTE ANUAL: Proveedores Al ejecutar el corte anual los campos de acumulados anuales de compras y ventas se inicializan a cero. Clientes Inventarios Inicializan a cero los campos de compra y ventas anuales en monto y en cantidad.

3. UTILERIAS Parmetros de empresa Acceso

Ventana principal, men Utileras, Traduccin, opcin Parmetros de empresa.

Qu hace

El proceso de traduccin en la versin 4.0 te permitir incluir o trasladar los parmetros definidos en la versin anterior (2x o 3.0), a la nueva versin. Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un respaldo de los archivos de configuracin de la empresa anterior.

Campos Campo Versin del sistema Descripcin Selecciona la versin de la que se realizar la traduccin

Ruta de instalacin de la nueva versin (4.0). Archivo origen Seleccin de la empresa origen

Campo informativo. Muestra la ruta de trabajo, ruta donde se depositarn los archivos traducidos. Indica la ruta donde se tomar el archivo Empresaw.sae de la versin a traducir. De las empresas que se enlisten, selecciona aquella en la que se tomarn los datos para la traduccin. Para correr este proceso oprime el botn Aceptar.

Parmetros de empresa con multimoneda Acceso

Ventana principal, men Utileras, opcin Traduccin, Parmetros de empresa.

Qu hace

Este proceso actualizar los parmetros de configuracin de la empresa actual.

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Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un Respaldo de archivos de configuracin de la empresa.

Campos Campo Archivo destino Seleccin de la empresa origen Descripcin Indica la ruta donde se registrarn los archivos ya traducidos. Para correr este proceso oprime el botn Aceptar. De las empresas que se enlisten selecciona a la cual se traducirn los parmetros para esta versin, para correr este proceso oprime el botn Aceptar.

Control de archivos Acceso

Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos.

Proceso

Recurre al mantenimiento de archivos cuando por algn problema ocurra una interrupcin elctrica abrupta en tu computadora o sta reciba algn dao y el sistema seale alguna anomala con ellos o adviertas que la informacin de tus catlogos no aparece o se encuentra desordenada. Este proceso te ayudar a saber en qu condiciones se encuentran tus bases de datos, si hubo algn dao considerable en alguno de tus archivos y si puedes recuperarlos y en qu porcentaje.

NOTA: Antes de ejecutar cualquier operacin de Control de Archivos, genera un respaldo de tu informacin. Ventana de Control de archivos Es esencial que conozcas el contenido de esta ventana:

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Procesos que puedes ejecutar:

Si seleccionas un archivo de datos podrs ejecutar los procesos de:

Diagnstico Compactacin Recuperacin Creacin Avanzado Conversin

Si seleccionas un archivo de ndice slo podrs ejecutar:

Regeneracin

Si eliges un archivo de Observaciones, podrs ejecutar:

Creacin

En cualquier caso podrs ejecutar el proceso de:

Instalacin automtica Esencial Si no generaste la base de datos, podrs hacerlo con la Instalacin Automtica, que crea los archivos que no existen en la base de datos (si existe un archivo con datos, la Instalacin no los borrar). Notas Importantes

Se recomienda al usuario de la versin de Aspel-SAE:

Que si su base est en un formato con estructura clientes/servidor (SQL, DB2 y Oracle), al momento de actualizar sus tablas de datos mediante los procesos de Instalacin automtica, Avanzado y Exportacin, deshabilitar el parmetro ENABLE SCHEMA CACHE (se encuentra en el "bdeadmin" ubicado en la ruta

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donde fue instalado el BDE por primera vez) y eliminar los archivos que se encuentren en el directorio configurado en SCHEMA CACHE DIR, esto para mejorar el funcionamiento y actualizacin de informacin al momento de utilizar el Control de archivos y la Traduccin de archivos. Una vez realizados los procesos anteriores tambin es recomendable habilitar de nuevo el parmetro ENABLE SCHEMA CACHE, pues ste agiliza las consultas hacia las tablas. Base de datos abiertas Se implement una nueva funcionalidad, la cual consiste en el crecimiento de la tabla en funcin a las necesidades de uso e incremento de la informacin. Con esto nos referimos a que cuando en Aspel-SAE se ubique el cursor en cualquiera de las tablas (por ejemplo:facturas, compras, movimientos al inventario, etc) dicha tabla pudiera ampliar su tamao o capacidad de almacenamiento ya que ahora con slo ubicar el cursor en alguno de los archivos listados SAE realizar la revisin y re-estructuracin de la tabla en mantenimiento para definir un block size mayor (este parmetro est disponible en el Driver de Paradox) en caso de que se est llegando al 80% del tamao en bytes para la tabla. El parmetro que proporciona esta capacidad de almacenamiento es: BLOCK SIZE. Tamao de bloque de disco usado para almacenar los registros en las tablas de PARADOX, en mltiplos de 1024 bytes. Las configuraciones vlidas dependen del formato de la tabla:

[1] Level 5 y 7 Level 3 y 4 Default:

1024, 2048, 4096, 16384, y 32768 1024, 2048, y 4096

2048

Archivos que genera Aspel-SAE 4.0 Archivos consultados desde la ventana de control de archivos: Archivo de Datos Contiene CLIE01.DB Datos del Catlogo de Clientes (ndice de clientes) (ndice mscara de clientes) Observaciones del catlogo de Clientes Datos del Catlogo de Facturas (ndice de facturacin) (ndice documentos por cliente) (ndice fechas de factura) OFAC01. DB AFACT01.DB POLI01.DB Observaciones del catlogo de Facturas Acumulados de ventas Catlogo de polticas de venta ndice(s) que le corresponde(n) CLIE01.PX CLIE01.X02, CLIE01.Y02 CLIM01. PX OCLI01.PX

OCLI01. DB FACT01.DB

FACT01.PX,FACT01.XG, FACT01.XG0, FACT01.YG0 FCLI01.XG1, FCLI01.YG1 FACF01.XG2, FACF01.YG2 OFAC01. PX AFACT01.PX POLI01.PX

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VEND01.DB CUEN01. DB OCXC01.DB FOLCXC01.DB CONC01.DB PAGA01. DB OCXP01.DB FOLCX01.DB CONP01. DB INVE01. DB

Catlogo de Vendedores (ndice de vendedores) Catlogo de Cuentas por cobrar (ndice de cuentas por cobrar)

VEND01.PX, VEND01.X02, VEND01.Y02, CUEN01.PX, CUEN01.XG0, CUEN01.YG0,

Observaciones del catlogo de Cuentas por OCXC01.PX cobrar Folios de cuentas por cobrar Datos del Catlogo de Conceptos de Cuentas por cobrar Datos del Catlogo de Cuentas por pagar (ndice de cuentas por pagar) FOLCXC01. PX CONC01.PX PAGA01.PX, PAGA01.XG0, PAGA01.YG0

Observaciones del catlogo de Cuentas por pagar Folios de cuentas por pagar (ndice de folios de cuentas por pagar) Datos del Catlogo de Conceptos de Cuentas por pagar Datos del Catlogo de Inventarios y Servicios (ndice de inventarios) (ndice mscara de productos) (ndice de productos con clave alterna) Observaciones del catlogo de Inventarios Datos del Catlogo de Multialmacn (ndice de multialmacn) (2do. ndice de multialmacn) FOLCX01.PX, FOLCX01.XG0, FOLCX01.YG0 CONP01.PX INVE01.PX, INVE01.X02, INVE01.Y02, INVM01.PX INVE201. Y02

OINV01. DB MULT01. DB

OINV01.PX MULT01.XG0, MULT01.XG1, MULT01.YG0, MULT01.YG1, MULT01.PX

CLIN01. DB LTPD01. DB OLTPD01. DB

Datos del catlogo de Lneas de inventarios CLIN01.PX Datos del Catlogo de Lotes y Pedimentos LPTD01.PX, LPTD01.XG0, LPTD01.YGO (Indice de Lotes y Pedimentos) Observaciones del catlogo de Lotes y Pedimentos OLTPD01.PX

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KITS01. DB MINV01. DB

Datos del Catlogo de Kits (Indice de Kits) Datos del Catlogo de Movimientos al Inventario (Indice de movs. a inventarios)

KITS01.PX, KITS01.XG0, KITS01.YG0 MINV01.PX, MINV01.XG0, MINV01.YG0

OMIN. 01 DB CONM01. DB PROV01. DB

Observaciones del catlogo de Movimientos OMIN01.PX al inventario Datos del Catlogo de Conceptos de Movs. CONM01.PX al Inventario Datos del Catlogo de Proveedores. (ndice de proveedores) (ndice mscara de proveedores) PROV01.PX, PROV01.X02, PROV01.Y02 PROM01.PX

OPRV01. DB COMP01. DB

Observaciones del catlogo de Proveedores OPRV01.PX Datos del Catlogo de Compras (ndice de compras) (ndice documentos por proveedor) (ndice fechas de compra) Observaciones del catlogo de Compras Datos de Acumulados de Compras Datos del Catlogo de Monedas Esquema de Impuestos Cuentas contables del esquema Bitcora de movimientos (ndice de la bitcora) (Segundo ndice de la bitcora) Catlogo de actividades (ndice del catlogo de actividades) Catlogo de resultados (ndice del catlogo de resultados Catlogo de campaas (ndice del catlogo de campaas Catlogo de guas de campaas COMP01.PX, COMP01.XG0, COMP01.XG1, COMP01.XG2, CPRO01.YG0, CPRO01.YG1, COMP01.YG2 OCOM01. PX ACOMP01. PX MONED01.PX IMPU01.PX CTAESQ01.PX BITA01.PX BITA01.XG1 BITA01.XG2, BITA201.YG0, BITA201.YG1,

OCOM01. DB ACOMP01. DB MONED01. DB IMPU01. DB CTAESQ01.DB BITA01.DB

ACTCAT01.DB RESCAT01.DB CAMP01.DB GUICAM01.DB

ACTCAT01.PX ACTCAT01.XG1 ACTCAT01.XG2, RESCAT01.PX RESCAT01.XG1 RESCAT01.XG2, CAMP01.PX CAMP01.XG1 CAMP01.XG2, GUICAM01.PX

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(ndice del catlogo de guas de campaas EDOCAM01.DB Catlogo de actividades por campaas (ndice del catlogo de actividades por campaas Catlogo de descripcin de actividades (ndice del Catlogo de descripcin de actividades Actividades de clientes por campaas (ndice de Actividades de clientes por campaas Informacin del cliente (ndice de informacin del cliente Informacin de zonas (ndice de informacin de zonas Interfaz COI (ndice de la interfaz COI Tallas (ndice de tallas Colores (ndice de clores Configuracin de lneas (ndice de la interfaz COI

GUICAM01.XG1 GUICAM01.XG2, EDOCAM01.PX EDOCAM01.XG1 EDOCAM01.XG2, DESEDO01.PX DESEDO01.XG1 DESEDO01.XG2, EDCLCA.PX EDCLCA.XG1 EDCLCA.XG2, INFCL01.PX INFCL01.XG1 INFCL01.XG2, ZONA01.PX ZONA01.XG1 ZONA01.XG2, INTCOI01.PX INTCOI01.XG1 INTCOI01.XG2, TALLA01.PX TALLA01.XG1 TALLA01.XG2, INTCOI01.PX INTCOI01.XG1 INTCOI01.XG2, CFGLIN01.PX CFGLIN01.XG1 CFGLIN01.XG2, HNUMSER01.PX HNUMSERA01.XG1 HNUMSERA01.XG2, HNUMSERB01.XG1 HNUMSERB01.XG2, NUMSER01.PX, NUMSER01.XG0 NUMSER01.XG1, NUMSER01.YG0, CNSEST01.PX CONTAC01.PX LNKOLKC01.PX CONTAP01.PX LNKOLKP01.PX

DESEDO01.DB

EDCLCA.01

INFCL01.DB ZONA01.DB INTCOI01.DV TALLA01.DB COLOR01.DB CFGLIN01.DB

HNUMSER01.DB Histrico de nmeros de serie (ndice uno (ndice dos NUMSER01. DB CNSEST01.DB CONTAC01.DB Datos del Catlogo de nmeros de serie (Indice de Nmeros de serie) Consulta de estadsticas Contactos de los clientes

LNKOLKC01.DB Contactos en Outlook para clientes CONTAP01.DB Contactos de los proveedores

LNKOLKP01.DB Contactos en Outlook para proveedores

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CITAS01.DB

Catlogo de citas

CITAS01.PX PERIODOS01.PX CLIECDF01.PX, CLIECDF01.XG0 CLIECDF01.XG1, CLIECDF01.YG0, COND01.PX CONDFC01.PX CONDBITA01.PX CONDCRM01.PX

PERIODOS01.DB Tabla de perodos CLIECDF01.DB Catlogo de clientes de comprobantes fiscales digitales (Indice de clientes CFD) Condiciones de movimientos al inventario Condiciones de facturas y compras

COND01.DV CONDFC01.DB

CONDBITA01.DB Condiciones de la bitcora CONDCRM01.DB Condiciones del administrador de clientes

Esencial Las ltimas dos cifras del nombre del archivo, indican el nmero de empresa a la que pertenece la informacin; en estos casos, se trata de la empresa No. 1, ejemplo: CLIE01.PX, FACT01.DB. Manejo Es importante que conozcas la existencia de estos archivos porque, si se daan, debers recuperarlos o reiniciar la captura de tu informacin desde el momento en que sta se perdi. Base de datos abierta Los nombres de los archivos de datos y sus respectivas extensiones varan dependiendo del formato en el que se encuentre la base de datos. Diagnstico de archivos Acceso

Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Diagnstico.

Qu es

Por medio de esta funcin podrs conocer datos generales del archivo seleccionado, as como la informacin de su estado. El sistema muestra de manera automtica el diagnstico en la parte inferior de la ventana de control de archivos, slo basta con estar posicionado sobre el archivo.

Campos Campo Nombre Descripcin Descripcin Este campo informativo te mostrar el nombre del archivo que seleccionaste. Este campo informativo te mostrar la informacin que contiene el archivo.

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Estado Tamao Hora Fecha Cifra control

Este campo informativo te mostrar el estado del archivo, es decir si existe o no; o en su caso si ya fue verificado. Este campo te mostrar el tamao actual del archivo; ste depender de los movimientos registrados en el mismo. Este campo te mostrar la hora en que se modific el archivo por ltima vez. Este campo te mostrar la fecha en que se modific el archivo por ltima vez. Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el nmero de registros que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados en el archivo. Este campo informativo representa una cifra terica; se refiere al nmero de registros que deberan estar grabados en el archivo. El total de registros calculados se obtiene dividiendo el tamao del archivo (en bytes) entre el tamao que ocupa un registro (tambin en bytes).

Registros calculados

Esencial Si la cifra en el registro de control y los Registros calculados son iguales, tu archivo est correcto; si no es as, significar que tu archivo est daado. En este caso es recomendable que utilices el respaldo del archivo, si cuentas con l, en caso contrario ejecuta el proceso de Recuperacin.

Manejo

Este botn, slo se encontrar activo cuando ests diagnosticando un archivo de datos (con terminacin .DB).

Recuperacin de archivos Acceso

Ventana principal, men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Recuperacin.

Qu es

Esta funcin te permite recuperar la mayor cantidad de informacin de los archivos que se encuentren daados; una vez terminado el proceso el sistema indicar dentro de la ventana de control de archivos el Estado del archivo como recuperado y el total de registros recuperados. Se te pedir que confirmes el proceso; si tu respuesta es afirmativa, se presentar una ventana donde se sealar el avance del mismo.

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Si al seleccionar el archivo, el sistema dice: No existen registros en el Archivo, es porque ya no tienes movimiento alguno en el mismo.

Esencial Si en el Diagnstico de Archivos observaste un Estado de archivo como daado, debes llevar a cabo la Recuperacin de archivo. Al ejecutar el proceso no se recupera la informacin del registro daado, pero s de los registros anteriores y de los posteriores, necesitando capturar slo los registros daados o los ms recientes. Afecta

Antes de ejecutar este proceso debes contar con un respaldo reciente de tu informacin. Si por algn error efectuaste el proceso de Recuperacin sobre un archivo que no lo necesitaba, tu informacin no se ver afectada. Despus de recuperar un archivo ser necesario regenerar el ndice del mismo.

Manejo y sugerencia

El sistema leer el archivo indicado y, si el registro es correcto, lo grabar en un archivo temporal. Cuando se localiza un registro daado, el sistema preguntar si deseas continuar recuperando la informacin, eliminando el registro incorrecto. Si contestas afirmativamente se continuar la recuperacin hasta terminar de leer el archivo. Si, por el contrario contestas de manera negativa el proceso se dar por terminado y el archivo quedar compuesto por los registros correctos que se encontraban almacenados antes del daado. En ambos casos al finalizar, el sistema pregunta si se sustituirn o no los registros recuperados. Se recomienda usar esta funcin slo cuando los archivos que la Verificacin marca como existentes son superiores al 60% de tu informacin y no cuentas con un respaldo reciente, debido a que tendrs que volver a capturar aquellos movimientos que no se recuperaron.

Problema y Solucin Problema En la ventana de control de archivo, dentro del estado el sistema muestra: Error al recuperar. Solucin El sistema encontr algn registro daado y no fue recuperado porque suspendiste el proceso de recuperacin.

Compactacin Acceso

Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Compactacin.

Qu es La finalidad de esta operacin es ayudarte a tener ms espacio en tu disco y agilizar el manejo de los datos.

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Afecta Al correr esta funcin, el sistema Elimina registros que ya no se utilizan, productos borrados de tu inventario, registros en blanco y todo aquel registro que tenga movimientos anteriores a la fecha de compactacin, sustituyendo el archivo de datos compactado por uno de tamao menor. Por ello, debes respaldar toda la informacin de tu empresa antes de realizar el proceso, de manera que cuentes con un archivo de proteccin.

Esencial Antes de compactar tus datos, debes ejecutar una Actualizacin de archivos, ya que este proceso te permitir tener la informacin lo ms completa posible, adems de que al ejecutar el proceso de Compactacin no se eliminar informacin que no est actualizada para conservar la integridad de los datos. La informacin presentada en registros calculados es slo informacin histrica de los archivos, ya que corresponde a la cantidad mxima que tena el archivo antes de la compactacin. Manejo Archivos que no compactar:

Cuentas por cobrar no saldadas. Cuentas por pagar no saldadas. Pedidos y rdenes de compra con unidades pendientes. Capas UEPS y PEPS que no hayan sido vendidas en su totalidad. Remisiones y Cotizaciones originales o no enlazadas. Catlogo de monedas.

Archivos que compactar:

Clientes: Elimina los registros o espacios en blanco de los clientes que hayas eliminado de tu archivo. Cuentas por Cobrar: Cuentas que tengan saldo cero y que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte. o

Facturacin: Facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones, que estn cancelados con fecha anterior o igual a la fecha de corte; documentos enlazados sin pendientes; facturas saldadas con respecto a la fecha de corte.

Vendedores: Elimina los registros o espacios en blanco de los vendedores que hayas eliminado del archivo de vendedores. Inventarios: Elimina los registros o espacios en blanco correspondientes a productos dados de baja del

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archivo de inventarios.

Movimientos al inventario: Eliminar los movimientos que se hayan elaborado en una fecha anterior a la indicada en la fecha de corte. Nmeros de serie: Elimina los nmeros de serie con estatus de baja y los que tienen el estatus de vendido y cuya fecha de documento de salida sea anterior a la fecha de corte indicada. Lotes y pedimentos: Elimina los registros en blanco por los lotes y/o pedimentos eliminados y aquellos lotes y pedimentos con existencias iguales a cero. Catlogo de Kits: Elimina los registros o espacios en blanco de los kits que hayas eliminado del archivo de inventarios. Proveedores: Elimina los registros o espacios en blanco de los proveedores que hayas eliminado del archivo de proveedores. Compras: Recepcin de mercanca, Orden de compra y Devolucin de compra que estn cancelados, documentos enlazados sin pendientes, recepciones saldadas con fecha anterior a la fecha de corte. Cuentas por Pagar: Elimina todas las cuentas que tengan saldo cero con fecha anterior a la fecha de corte. Multialmacn: Elimina los espacios en blanco de los productos eliminados de los almacenes. Catlogo de polticas de venta: Elimina del catlogo las polticas que tengan el estatus de baja. Nmeros de serie. Elimina los nmeros de los productos que ya no existan o no tengan asociado ningn documento de entrada. Toma en cuenta tambin la fecha de corte, eliminando aquellos registros y que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte. Bitcora de actividades. Elimina los registros que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte y cuyos registros tengan el estatus Finalizada. Campaas. Elimina los registros que se hayan grabado con fecha anterior a la fecha de corte y cuyos registros tengan el estatus Cerrada. Estados de la campaa. Borra las campaas que no se estn usando en la tabla o archivo de campaas. Citas. Elimina las citas de los clientes que no estn dados de alta en el catlogo de clientes. Interfase/COI. Archivos creados que ya han sido actualizados en Aspel-COI y que son posteriores a la fecha de corte. Informacin del cliente. Borra la informacin del cliente y documentos que no estn dentro del archivo de facturas. Tallas y Colores. Borra las tallas y colores o la clasificacin que se le haya dada a la combinacin de elementos, aquellos que no se estn utilizando en el archivo de inventarios.

Esencial

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Este proceso no elimina las facturas y/o compras que tengan un saldo, o bien, sean anteriores a la fecha de corte de la compactacin. Los ndices de los archivos compactados se regeneran automticamente durante la operacin. Las observaciones de cada archivo se borran paralelamente a los registros que se eliminan. Despus de estar posicionado en el archivo de Datos a compactar, al oprimir el botn de Compactacin de la ventana de Control de archivos, el sistema enviar un aviso advirtindote que debes tener un respaldo antes de correr este proceso.

NOTA: En caso de una interrupcin elctrica durante la compactacin, bastar con reiniciar el proceso sobre el respaldo. Regenera los ndices Acceso

Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Regeneracin.

Qu es

Esta es una de las opciones de mayor utilidad dentro del Control de archivos, ya que soluciona muchos de los problemas que se pueden presentar cuando ocurre una descarga elctrica o cuando alguien apaga la computadora mientras se ejecutaba alguna operacin de guardado. Solamente podrs ejecutarla sobre archivos de tipo ndice (archivos con extensin PX, XGO / YGO, XG1 / YG1, XG2 / YG2, X01 / Y01). Una vez que ejecutas el proceso, se te preguntar: "Ests seguro de que deseas regenerar el ndice?", al aceptar se presentar una ventana que indica el avance del proceso. Una vez terminado, regresa a la ventana de Control de archivos y observars que el estado del archivo habr cambiado a Regenerado.

Utiliza esta opcin cuando:

Los datos que reporta el sistema se generen fuera de orden, estn duplicados o no aparecen. Los archivos de ndice no existen. El Estado aparece como Incorrecto. Existen problemas de operacin.

Importante Si ejecutas la regeneracin de un ndice que no requera este proceso, tus archivos no se vern afectados.

Afecta En caso de que algn registro est daado, la regeneracin de ndices no lo podr recuperar. Si los archivos de alguno de los catlogos no reflejan informacin:

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Regenera los ndices. Si no se pudieron regenerar adecuadamente, utiliza la Recuperacin de archivos.

Instalacin Automtica Acceso

Al iniciar una seccin con el sistema y se detecte que an no haz creado tu base de datos Men Utileras, Control de archivos, Botn Instalacin automtica

Qu es Esta opcin te permite crear los archivos necesarios para trabajar con el sistema de manera automtica y rpida, nicamente suministrando algunos parmetros necesarios. Esta forma de instalacin te asegura que el sistema est listo para trabajar de inmediato, para que posteriormente definas los parmetros de configuracin de manera particular dependiendo del manejo de tu empresa. El proceso de instalacin automtica crear las tablas en formato PARADOX, considerando que si existe alguna tabla sta no se crear por lo que permanecer en su formato original. Manejo Aspel Existen dos formas en que puedes generar tu base de datos mediante el proceso instalacin automtica: 1. Al iniciar una seccin con el sistema Si al iniciar una seccin con el sistema y el asistente de configuracin ya no est disponible y no haz creado an tu base de datos, despus de proporcionar tu clave de acceso al sistema, se desplegar un mensaje el cual te invitar a crear tu base de datos en ese momento. Si tu respuesta fue afirmativa, el sistema permitir que proporciones cierta informacin como:

Si usars multialmacenes Cual ser el descuento comercial aplicado a los clientes Si manejars un nmero secuencial para facturas La ruta del directorio donde se crear la base de datos, es decir la ruta de trabajo, as como el formato y el Alias de la base de datos que se generar. Cabe mencionar que desde el explorador de Windows debers crear una carpeta la cual considerars como la carpeta donde almacenars tus Datos, puedes crearla al mismo nivel donde est creada la base de datos ejemplo: Archivos de programas/ Archivos comunes/ ASPEL/ Sistemas Aspel/ SAE4.00.

Nota: La ruta de datos indicada en el campo directorio de trabajo es la que se configurar en los parmetros del sistema como la base o directorio de trabajo para la empresa. Una vez proporcionados los datos antes citados, acepta la ventana para que inici el proceso de Instalacin automtica. Este proceso lo podrs realizar cada vez que inicies una sesin con el sistema, siempre y cuando no hayas creado tu Base de datos anteriormente

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2. Desde control de archivos Para crear tu base de datos, realiza lo siguiente:

Crea desde el explorador de Windows una carpeta la cual considerars como la carpeta donde almacenars tus Datos, puedes crearla al mismo nivel donde est creada la base de datos ejemplo: Archivos de programas/ Archivos comunes/ ASPEL/ Sistemas Aspel/ SAE4.00. Posteriormente accede a los parmetros de configuracin, e identifica en el apartado Parmetros Generales el Botn "Configuracin", ah indica la ruta o directorio creado en el paso anterior. De esta forma le indicars al sistema la ruta de trabajo para todos los usuarios habilitados para trabajar en la empresa que ests configurando. Como ltimo paso antes de abrir cualquier mdulo del sistema, accede al mdulo de Control de archivos y ejecuta el proceso de "Instalacin automtica".

Notas

Cuando se haya completado la instalacin de la base de datos el sistema estar listo para trabajar y no tendrs que ejecutar la instalacin automtica nuevamente, a menos que necesites generar una nueva base de datos. En caso de que hayas solicitado la Instalacin automtica y tengas archivos con informacin en el subdirectorio indicado, este proceso no los borrar, nicamente crear los que hagan falta. Para el caso en el que el control de archivos detecte que algn archivo no fue creado correctamente o por alguna razn se encuentre daado, desde este mdulo tambin estar disponible el proceso de "Instalacin automtica". Si cuentas con una base de datos generada en otra versin, primero debers crear el directorio donde se colocarn los datos, para posteriormente desde el proceso de traduccin de archivos llevar a cabo la

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traduccin de los datos. Conversin Acceso

Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Conversin.

Qu es

Esta opcin te permitir exportar o convertir los archivos de tu base de datos con la que ests trabajando a otros formatos, no modifica el contenido propio de los datos, puedes convertirlos a los formatos Paradox, Dbase, SQL Server, entre otros. Este proceso se tendr que realizar archivo por archivo.

Manejo Aspel Desde el control de archivos posicinate sobre la tabla o archivo que deseas exportar y selecciona el botn de Conversin.

Campos Campo Descripcin

Nombre del Nombre propuesto por el sistema para la tabla que se desea convertir. Archivo seleccionado en la archivo ventana de control de archivos. El nombre propuesto se armar con el siguiente formato, Nombre de la tabla, mas la leyenda _E. El nombre podr ser modificado segn lo requieres.

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Tipo de base Formato de datos Selecciona el formato en la cual deseas exportar tu informacin o en sus caso el formato en la que se encuentra la base de datos. Ruta o alias Ruta Selecciona la ruta donde seas sean depositados los archivos exportados de la base de trabajo. Para el caso en el que slo ests especificando la ruta de trabajo selecciona o proporciona el directorio donde se encuentra dicha base de datos. Alias Selecciona el alias del formato indicado en el campo anterior. Este dato solo lo podrs indicar si el formato especificado no es nativo, es decir, de tipo servidor. Para que este alias este disponible, debers realizar lo siguiente: 5. Instala un cliente SQL 6. En el cliente SQL debiste dar de alta o configurar tu servidor. 7. Crear la base de datos en el servidor (sin datos) 8. Crear un Alias de tipo SQL en el BDE admin. apuntando a la base de datos creada con anterioridad desde el servidor SQL. Nota: Estas indicaciones son para el caso en que el formato seleccionado sea MSSQL. Una vez realizado lo anterior, el Alias se listar de manera automtica en este campo, ya que AspelSAE lee directamente la informacin del BDE admin. Si al seleccionar estos datos el sistema detecta que no existe tanto el directorio de datos como el Alias lo advertir con el siguiente mensaje "El directorio o Alias no existe o no corresponde al Driver especificado".

Esencial Diferencias entre el botn avanzado y el botn conversin:

Con el proceso Avanzado exporta toda la base de datos a un formato en especial y le indica al sistema la base y tipo de formato a usar por el sistema, es decir la base de trabajo para su actualizacin. Con el proceso de Conversin, el sistema pasar o convierte un archivo de la base de datos para su exploracin desde otra aplicacin. Tambin se puede utilizar para actualizar un archivo en particular hacia una base de datos en especfico.

Facturas a cuentas por cobrar Acceso

Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Facturas a cuentas por cobrar.

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Qu es Realiza o genera los movimientos de Facturas (1) y Devolucin de facturas (8), que no se crearon en el alta de documentos, por haber trabajado en forma desintegrada los mdulos Facturas y vendedores con Clientes y cuentas por cobrar. Esencial La actualizacin de facturas a cuentas por cobrar: Cuando se tenga una factura cancelada no se generar ningn movimiento ya que fue cancelada antes de generar la actualizacin. Facturas a inventarios Acceso

Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Facturas a Inventarios.

Qu es Genera los movimientos en Inventarios de Venta (51), Cancelacin de Devolucin (56) y de entrada como Cancelacin de Factura (4) y Devolucin de Venta (2). Esencial Algunos motivos por los que no se pueden actualizar se refieren a la falta de existencias suficientes para poder actualizar, que el producto no se encuentre en el almacn especificado o que haya sido dado de baja en el inventario. Al terminar el proceso el sistema pregunta si deseas imprimir los registros no actualizados, al contestar afirmativamente se presenta un reporte detallado en el que encontrars los datos de las partidas que no se pudieron actualizar porque no hay existencias disponibles del producto, en el reporte no se incluyen las partidas de los productos que no se actualizaron por que estos no existen en el almacn o inventario, debes efectuar los movimientos de alta y modificacin de productos manualmente para poder intentar nuevamente la actualizacin y que sta se efectu exitosamente; el archivo se considera actualizado cuando al realizar este proceso el sistema no enva algn mensaje. Compras a inventarios Acceso

Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Compras a Inventarios.

Qu es Genera los movimientos en el mdulo de inventarios correspondientes a los movimientos de Compras (1), Devolucin de compra (52), Cancelacin de la compra (57) y Cancelacin de la devolucin de compra (5) realizados en el mdulo de compras. Actualizacin de pendientes Acceso

Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos/ Actualizacin de pendientes.

Qu es

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Recorre el archivo de Facturacin y Compras para actualizar en inventarios los pendientes por surtir y por recibir registrados en pedidos y ordenes respectivamente. Esencial Cuando se elige cualquier opcin de actualizacin el sistema solicita el rango de fechas de actualizacin. En el caso de Actualizacin de pendientes pregunta si desea Pendientes por recibir, por surtir o ambos. Posteriormente se te pregunta si la fecha delimita las ordenes y pedidos que se consideraron para formar los pendientes. Actualizacin de compras anuales Acceso

Ventana principal, Men Utileras, opcin Actualizacin de archivos./ Actualizacin de compras anuales.

Qu es Actualiza las compras anuales de los proveedores con base a los movimientos registrados en el mdulo de compras. Esencial

Las actualizaciones de Ventas y Compras Anuales slo se deben ejecutar en caso extremo ya que borrarn los acumulados de clientes y proveedores que se tienen hasta el momento para sustituirlos por los montos de los movimientos realizados en los Mdulos de Facturacin y Compras respectivamente. Si realiza un proceso de compactacin y despus una actualizacin de compras o ventas anuales, las cifras obtenidas podrn no corresponder a la realidad debido a que la compactacin elimina los registros dados de baja y los documentos saldados, por tanto, los montos que presenta no contemplan ya los registros eliminados por la compactacin.

REINSTALACIN DE UN RESPALDO Acceso

Men Utileras/ Respaldo de archivos/ Reinstalacin de respaldo.

Qu es Con esta opcin podrs reinstalar los archivos que hayas respaldado con anterioridad. La informacin proviene del respaldo que hayas realizado, ya sea de disco, de otra unidad o de otro directorio. El procedimiento es muy sencillo: 1. Selecciona el archivo de respaldo que vayas a reinstalar.

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2. Selecciona el tipo de informacin que vayas a respaldar, para este caso Aspel - SAE 4.0 te da varias opciones:

Mis datos Archivos de configuracin Perfiles de usuario Comprobantes fiscales digitales INFOWEB

Respalda todos tus archivos de datos, incluyendo los ndices y en general todos los archivos contenidos en el directorio de datos. Esta opcin te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la configuracin del sistema y datos de tu empresa. Esta opcin te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario definidos para tus sistemas Aspel. Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales. Esta opcin te permite respaldar todos los archivos y configuracin de tus cuentas y espacios en Internet para la publicacin de tus documentos.

3. Oprime el botn Restaurar para que tu informacin se instale. Campos de este proceso Campo Descripcin Detalles de instalacin de Aspel-SAE 4.00 Ruta de instalacin Ruta donde se encuentra instalado Aspel - SAE 4.00 Ruta de datos Ruta donde se encuentran las bases de datos con que ests trabajando. Ruta de archivos comunes Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. Respaldo a restaurar Directorio origen Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo con extensin .ZIP Respaldo protegido con contrasea Contrasea Si el archivo a reinstalar tiene contrasea, debers escribirla, de lo contrario no podrs realizar el proceso de reinstalacin. Qu quieres Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar. Al seleccionar el respaldo, el sistema restaurar? detecta los archivos que se encuentran en el respaldo y se habilitarn en la parte de los datos que se quieren restaurar. Nota

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Te sugerimos que la reinstalacin de un respaldo lo hagas en un directorio vaco para evitar problemas en el proceso y que se pierdan datos. Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES El archivo de respaldo no contiene la Si el archivo que seleccion no fue creado con el asistente o si es uno de informacin necesaria para ser los archivos zips que se encuentran dentro de un archivo de respaldo restaurado por este asistente. creado por el asistente; no se podr restaurar dicho respaldo y el asistente lo indicar. El archivo de respaldo no existe. Verifica que la ruta o el nombre del archivo estn correctamente escritos Verifique la ruta y el nombre. de lo contrario el sistema mandar este error. No se restaur el respaldo debido a Escribe correctamente la contrasea que le asignaste al archivo de lo que la contrasea ingresada es contrario no podrs restaurarlo. incorrecta. Es necesario introducir la contrasea Escribe la contrasea que fue asignada a este archivo de respaldo, si no para restaurar el respaldo. ingresas alguna contrasea y dejas el espacio en blanco, no podrs restaurarlo.

Periodicidad del respaldo Acceso

Men Utileras/ Respaldo de archivos/ Periodicidad. Despus de acceder a una base de datos, cuando el sistema lanza la ventana de aviso de respaldo (dependiendo lo configurado desde esta opcin), Botn "Periodicidad"

Manejo Esta opcin te permitir programar de manera oportuna y de acuerdo a tus necesidades un aviso de generacin de respaldo. Este aviso se presentar al acceder a la empresa o base de trabajo mediante las especificaciones proporcionadas y/o configuradas desde esta ventana u opcin. Mediante la programacin peridica de se le indica al sistema en que momento debe disparar una ventana de aviso. La ventana de esta opcin es:

Campos de esta ventana Campos Descripcin

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Recordarme realizar mi respaldo Cuando hayan pasado .. das de mi ltimo respaldo

Selecciona este campo si deseas que el aviso de generacin de respaldo se realice en un tiempo determinado, selecciona el periodo o tiempo del aviso, cada 7 das, cada 30, etc. Selecciona esta opcin si deseas que el aviso de generacin de respaldo se realice a un determinado da despus de la realizacin del ltimo respaldo.

La ventana de aviso es la siguiente:

Este mensaje de aviso se rige por los siguientes puntos:

El mensaje de aviso saldr dependiendo de lo configurado en la ventana de periodicidad y se mostrar slo una vez. Si seleccionas el botn "Aceptar" de la ventana de aviso, se lanzar la ventana de Respaldo de archivos para iniciar el proceso de respaldo. Con el botn "Periodicidad", puedes configurar cada cuando el sistema debe sugerir el respaldo de tu informacin.

4. ESTADISTICAS Aspectos generales del mdulo Manejo

Este mdulo permite organizar y crear nuevas estadsticas con los datos de los diferentes mdulos del sistema, reflejando la informacin y de esta manera recaudar los aspectos importantes del desempeo de tu empresa. Te permite crear la grfica de las estadsticas, as como personalizarla para su visualizacin.

Dentro del mdulo encuentras las siguientes opciones:

Archivos

Administrador de Catlogo que se Organizaran todas las estadsticas existentes, en el cual estadstica podrs:

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Edita cualquiera de las Estadsticas predefinidas que presenta el sistema, pudiendo solicitar un filtro por periodo de tiempo, y anotar un ttulo para la estadstica. Te permite reordenar la informacin de tu estadstica para visualizarla de acuerdo a tus necesidades. Personaliza una estadstica, para que incluya informacin o campos de diversos catlogos, reunindolos de forma que se adapte a tus necesidades de consulta (ventas, compras, costo de movimientos al inventario y utilidad obtenida, etc.). Agrupa los datos por diversos campos como Cliente, Proveedor, Producto, Lnea de producto, etc. y son presentados en intervalos de distinta periodicidad (quincenal, mensual, bimestral, anual, etc.).

Acumulados de ventas Acumulados de compras Edicin

Esta estadstica concentra los datos del importe de las ventas que se realizaron en diferentes periodos. Esta estadstica sirve para vislumbrar en qu periodos se concentran las mayores compras en la empresa. Dentro de este men encontraras las opciones que permitir agregar, modificar, eliminar, ser presentadas en grficas, exportar en formato Texto, Excel, Paradox, dBase, HTML, XML, imprimir la consulta en pantalla de la estadstica y emitirlas en forma de reporte. Establecer un vnculo con la informacin de tu estadstica y un programa de Windows como ExcelMR, para que siempre que se actualicen tus datos, la informacin se actualice automticamente en dicha aplicacin. Grfica la estadstica de tu eleccin: Escoger el tipo de grfica (en 2D en 3D), para una mejor presentacin Modificar el color o la presentacin del fondo de la grfica. Modificar los colores de los elementos con los que se forma la grfica. Modificar el espacio entre las barras dentro de la grfica (haciendo el tamao de la representacin de los valores ms amplio o ms delgado).

Herramientas

Aqu podrs encontrar las opciones que permiten Crear y Restablecer el archivo de estadstica. Otra de las herramientas que ofrece SAE es la realizacin de la Copia de las estadsticas elaboradas desde el sistema en usuario de administrador.

Personalizacin de estadsticas Acceso

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Desde los mdulos Clientes, Facturas, Inventarios, Proveedores, Compras / Elegir Men Ver, Personalizacin de estadsticas.

Qu es

La personalizacin de una estadstica te permite agrupar y seleccionar la informacin que necesitas analizar mediante el Administrador de estadsticas y con ayuda del asistente puedes presentar varias series de datos a la vez, as como ordenar tu informacin de manera ascendente o descendente para poder presentar la estadstica en grfica. El listado que contiene la ventana del administrador de estadsticas presenta las estadsticas predefinidas en el sistema. Podrs modificar estas estadsticas y guardarlas con el nombre que desees mediante el asistente.

Esencial Podrs obtener estadsticas personalizadas de: Clientes, Proveedores, Facturas, Compras, Inventarios, Movimientos al inventario, Administrador de clientes y Bitcora. Estadstica de acumulados de ventas Acceso

Mdulo de Estadsticas, Men Archivos / Acumulados de ventas.

Qu es

Esta estadstica concentra los datos del importe de las ventas que se realizaron en diferentes periodos. Puede ser obtenida nicamente como un acumulado mensual o anual.

Campos Campo Acumular / Mensual o Anualmente Periodo Desde / Hasta Ttulo Descripcin Con estas opciones elige el monto de cualquiera de los documentos de venta: Factura, Remisin, Pedido o Cotizacin, en acumulados mensuales o anuales. Esta informacin se acomodar en el eje de las X al momento de graficar la estadstica. Elige un rango de fechas para que el sistema ordene en el eje de la Y la informacin de acuerdo a este rango. Anota el ttulo que llevar tu estadstica, por omisin el sistema te propone un ttulo.

Esencial

Si en los parmetros de facturacin no tienes activo el campo de Acumulados de ventas en lnea, necesitars primero ejecutar el proceso de Actualizacin de archivos.

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Puedes ordenarla, graficarla, imprimirla o exportarla.

Actualizacin / Actualizacin de ventas anuales Estadstica de acumulados de compras Acceso

Mdulo de Estadsticas, Men Archivos / Acumulados de compras.

Qu es

Esta estadstica sirve para vislumbrar en qu periodos se concentran las mayores compras y ordenes en la empresa. Puede ser obtenida nicamente como un acumulado mensual o anual, para conocer los montos de las compras y de las devoluciones alcanzados en diferentes periodos (la estadstica te indica el porcentaje que representan las compras con respecto al total). Por su parte, el acumulado anual permite conocer los mismos datos que el mensual, pero mostrando el comportamiento de la empresa desde dos aos anteriores a la fecha de trabajo; por ejemplo, si solicitas el acumulado del presente ao (2000), se mostrarn tambin los correspondientes a 1998 y 1999. Puedes ordenarla, graficarla, imprimirla o exportarla.

Campos Campo Descripcin

Acumular / Mensual Con estas opciones elige el monto de cualquiera de los documentos de compras y rdenes o Anualmente de compra, en acumulados mensuales o anuales. Esta

informacin se acomodar en el eje de las X al momento de graficarla. Periodo Desde / Hasta Ttulo Esencial Si en los Parmetros de Compras indicaste que no se almacenaran los acumulados en lnea, necesitars primero ejecutar el proceso de Actualizacin de archivos. Actualizacin / Actualizacin de compras anuales Elige un rango de fechas para que el sistema ordene en el eje de la Y la informacin de acuerdo a este rango. Anota el ttulo que llevar tu estadstica, por omisin el sistema te propone un ttulo.

Asistente para la generacin de estadsticas Acceso

Men Archivo / Administrador de estadstica / Botn

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Men Archivo / Administrador de estadstica / Men flotante, opcin Nuevo Men Archivo / Men Edicin, Agregar o con las teclas Alt + Insert

Qu es Este Asistente permite definir Estadsticas personalizadas, en las cuales podrs organizar informacin cuantitativa concerniente a la administracin de tu empresa y tener el anlisis de los datos, as como significados precisos para el desarrollo de la misma. Despus de seleccionar el tipo de datos que contendr tu estadstica, podrs guardar sta combinacin con un nombre y ejecutarla, mostrndose automticamente los valores actualizados a medida que vaya creciendo tu base de datos. Manejo El asistente para la generacin de estadsticas presenta 5 pasos que ayudan a generar la nueva estadstica:

1. - Definir tipo de estadstica 2. - Acumulados y agrupados 3. - Seleccin de informacin 4. Configuracin de la presentacin 5. - Resultado de la estadstica

A continuacin se presentan los pasos del asistente y sus campos que en l se presentan para la creacin de la estadstica: 1. Definir tipo de estadstica Te permite crear una nueva estadstica ofreciendo dos opciones para su creacin, es decir, podrs agregar una nueva estadstica basndote en una ya existente en la cual slo modifiques ciertos elementos de la estadstica base o dar de alta una con todos los elementos nuevos y con esta reflejar informacin que en otra estadstica no se estuviera mostrando. Las nuevas estadsticas sern clasificadas dentro de la categora en la cual seleccionaste crear una nueva, Ejemplo: Ventas, clientes, proveedores, etc.

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Campos Campos Ttulo Descripcin Este campo te permite darle un nombre a la estadstica y mediante est reconocerla de entre la lista de estadsticas ya creadas. Si no proporcionas un titulo a la estadstica el sistema te enviara un mensaje indicando que debers poner dicho titulo, de lo contrario no se podr seguir con el asistente. Indica o selecciona la ruta en la cual se guardar la estadstica que se esta creando.

Ruta

Los siguientes campos te permiten seleccionar el tipo de estadstica que se desea crear: Nueva: Tipo de estadstica Mediante esta opcin podrs crear una nueva estadstica la cual debers de seleccionar la clasificacin a la que pertenecer.

Basa en otra: Al seleccionar que la estadstica este basada en una ya existente, el Seleccione la asistente te mostrar mediante una lista las estadsticas ya creadas. estadstica Dentro de la lista de las estadsticas ya creadas son las que se relacionan con un tipo de estadstica en particular, es decir, si seleccionaste las estadsticas de ventas, la nueva ser del tipo venta. 2. Acumulados y agrupados En este paso del asistente se presentan los campos disponibles de los acumulados y agrupados, relacionados al mdulo del sistema solicitado en que se basar la de estadstica seleccionada y los cuales ayudarn al realizar el filtro de la informacin que se presente en la estadstica.

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Campos de Acumulados

Campo

Descripcin

De El campo seleccionado para acumulado ser tomado de la base de datos para tener la informacin acumulados correspondiente. Se pueden seleccionar hasta 3 campos de acumulados reflejando los ejes centrales de la grfica. Elige los valores que quieres que se presenten en el eje vertical de las ordenadas (eje Y). En todas las estadsticas slo podrs sealar un valor acumulado a la vez. Condiciones Si se requiere que los registros del campo de acumulados sean seleccionados por un filtro elige de la lista la condicin que cumpla con lo que se requiere mostrar. La lista te permite las siguientes condiciones: Ninguna, =, >,