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Gua de Aprendizaje: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales 1.

IDENTIFICACIN DE LA GUA DE APRENDIZAJE Nombre del Programa de Formacin: Tcnico Asistencia Administrativa Nombre del Proyecto: Fase del Proyecto:

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No. Ficha en Sofa:

Entregable de Fase: Informe de la planeacin, ejecucin y evaluacin de un evento

Competencias a Desarrollar 210601002. Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa Resultados de Aprendizaje Tiempo Estimado de 21060100201 Realizar eventos en la Unidad Administrativa teniendo en cuenta el tipo de Ejecucin:120 evento, la conformacin de comits, la coordinacin de las diferentes actividades, y las horas polticas institucionales. 21060100202 Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el propsito, objetivo, plan, protocolo, los medios de divulgacin y las polticas de la organizacin. 21060100203 Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo y las normas de la organizacin. 2. INTRODUCCIN La organizacin de eventos como herramienta de comunicacin organizacional ha experimentado un importante desarrollo en los ltimos aos. La saturacin de algunos medios y la prdida de eficacia de las formas tradicionales de publicidad, han llevado a las empresas a buscar nuevas formas para relacionarse con su pblico. Por esta razn los eventos han demostrado ser una herramienta estratgica de comunicacin empresarial, que consigue impactos directos y efectivos con su pblico objetivo. La organizacin de eventos es una herramienta de comunicacin de marketing capaz de aportar valor a las marcas a partir de la relacin experiencial con el cliente. El desarrollo de esta gua permitir al aprendiz, comprender los conocimientos para la aplicacin de los procedimientos, enfocados a la planeacin, ejecucin y evaluacin de eventos, as como las normas de gestin de la calidad vigentes para el desarrollo de los mismos. 3. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: Para desarrollar la actividad, debes estudiar los materiales de apoyo y seguir las siguientes instrucciones: Motivacin e identificacin de saberes previos para la organizacin de eventos: Lectura de una noticia o artculo sobre el xito en la organizacin de eventos. Preguntas del docente a los aprendices sobre: inters por aprender sobre organizacin de eventos, experiencias en organizacin de eventos empresariales, eventos en que le gustara participar, relacin de los conocimientos tericos y de las herramientas necesarias para organizar un evento con el perfil y ocupacin del Asistente Administrativo, incidencia en la fidelidad y satisfaccin del cliente a partir de los resultados de la evaluacin de un evento empresarial. Contextualizamos la organizacin de eventos De manera grupal realizar lectura a los documentos de estudio, facilitados por el instructor: Norma Tcnica Sectorial NTS-OPC 001. Operacin de Congresos, Ferias y Convenciones. Requisitos de Servicio NCL 21060102. Promover eventos que promueven las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa Decreto 770 de 1982. Reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la Repblica Realizar intercambio de conocimientos entre aprendices a travs de la tcnica de la Rejilla Elaborar mapa conceptual en Cmap Tools de los conocimientos adquiridos y preparar para socializar en encuentro grupal.

Consultar de manera individual la Clasificacin de los Protocolos y elaborar cuadro comparativo a partir aspectos como: concepto, objetivos, pblicos, tipos de actos, ejemplos de eventos nacionales e internacionales, socializar mediante la tcnica de los carteles. Realizar un ensayo de 2 pginas (letra arial 12, espaciado sencillo) para uno de los siguientes: Relacin entre la organizacin de eventos (el protocolo) y su difusin general (la comunicacin), los eventos como estrategia para promover la imagen e identidad corporativa, etiqueta social y etiqueta empresarial, artes aplicadas a eventos (ambientacin (elementos como: flores, dibujos, fotos, plantas escenogrficas, como para tener un contacto prctico, sensorial y creativo con la ambientacin), maquillaje, aplicaciones de sonido y msica, estrategias para la comunicacin y difusin de eventos En equipo colaborativo: a partir del contenido de los documentos ya estudiados, consulta en la pagina web: http://protocolo.org, http://asociacioncolombianadeprotocolo.blogspot.com/ y otras fuentes de informacin, elaborar Cuestionario Cultura General de Eventos, el cual deber estar conformado por 15 preguntas que integre los contenidos de conocimiento y de proceso de la competencia: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa, segn el programa de formacin. Realizar socializacin a partir de dinmicas grupales como: lotera, sopa de letras, puntos clave, cuestionario general, entre otras.

Aprendemos organizando, viendo y participando en eventos empresariales En equipos colaborativos: evidenciar el logro de los resultados de aprendizaje de la competencia Organizar eventos mediante prctica en la: planeacin, desarrollo y evaluacin de un evento real o simulado de tipo: acadmico, poltico, deportivo, cultural, empresarial, social y/o religioso. Cada equipo colaborativo deber asumir un tipo de evento diferente al de los dems. Elaborar y presentar informe administrativo largo sobre de la planeacin, ejecucin y evaluacin del evento realizado con los respectivos anexos que evidencien el cumplimiento de cada etapa del proceso desde la planeacin hasta la evaluacin, post-evento y propuestas de mejoramiento. Ambiente(s) requerido(s): Aula de informtica, aula con mesas polivalentes para trabajo colaborativo, espacio amplio para el montaje del evento, auditorio, placas deportivas Medios y Recursos requeridos: Medios: Equipo de computo con conectividad, video Beam, Sofa Plus: Sistema Optimizado para el Aprendizaje Activo (Software acadmico del Sena)

Gua de Aprendizaje: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales 4. EVALUACION Evidencias de Aprendizaje Evidencias de Conocimiento Cuestionario sobre Cultura General Organizacin de eventos Evaluacin escrita: Organizacin de eventos Evidencias de Desempeo Socializacin cuestionario Cultura General Organizacin de Eventos Observacin de la participacin en la planeacin, ejecucin y evaluacin del evento Evidencia de producto Mapa conceptual contextualizo la organizacin de eventos Cuadro comparativo: Clasificacin de eventos Ensayo sobre organizacin de eventos Informe de la planeacin, ejecucin y evaluacin de un evento realizado en grupo colaborativo

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Criterios de Evaluacin
Estructura eventos menores aplicando las etapas, los conceptos bsicos y las directrices de la organizacin. Selecciona los recursos humanos, tcnicos y tecnolgicos requeridos para la planeacin, coordinacin y ejecucin del evento. Selecciona los medios tcnicos y tecnolgicos para la divulgacin del evento. Realiza la divulgacin del evento, de acuerdo con las polticas de la organizacin Conserva los documentos, producto del evento, de acuerdo con el soporte y la legislacin vigente. Selecciona las propuestas de los proveedores, teniendo en cuenta los requerimientos para el evento y cumpliendo con el presupuesto asignado. Determina las medidas de seguridad necesarias para la realizacin del evento. Realiza el evento de acuerdo con lo planeado y las polticas institucionales

Tcnicas e instrumentos de Evaluacin Tcnica: Preguntas y respuestas, tcnicas de juego para socializacin grupal Instrumento: Cuestionario Tcnica: Observacin Instrumento: Lista de chequeo: planeacin ejecucin y evaluacin de eventos. Tcnica: Valoracin de Producto Instrumento: Lista de chequeo Informe de la planeacin, ejecucin y evaluacin de un evento.

Forma y fecha de entrega de las evidencias:

Colocar fecha de entrega

5. GLOSARIO Evento: Acontecimiento programado que responde a una finalidad especfica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Protocolo: Regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o por costumbre. 6. FUENTES Norma Tcnica Sectorial NTS-OPC 00, ICONTEC NCL 210601002. Promover eventos que promueven las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa Protocolo y etiqueta: http://www.protocolo.org/ Presidencia de la Republica. Decreto 770 de 1982. Reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la Repblica.http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=40050 Accesado 30 de julio de 2012. Asociacin Colombiana de Ceremonial y Protocolo: Bloger. http://asociacioncolombianadeprotocolo.blogspot.com/, Accesado, 31 de julio de 2012 7. DOCENTES ASOCIADOS A LA FASE: Nombres Especialidad

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8. Gua elaborada por: Instructores Articulacin Educacin Media Tcnica, Fecha Asistencia Administrativa, Centro de Comercio Gua ajustada por: ELABOR REVIS APROB Fecha VERSIN

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