REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES CAMPUS BARBULA

DISEO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA LA RECEPCIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS QUE SON RECIBIDOS EN LA OFICINA DE CORRESPONDENCIA DE LA CONTRALORA DEL ESTADO ARAGUA

AUTORES: Gloria Fagndez Mara Teresa Herrat Norma Pacheco Francisco Blanco Mery Prez

Maracay, Agosto 2012

INTRODUCCION

El mundo avanza hacia herramientas digitales cada vez ms avanzadas, pero de todas ellas las ms importantes son las que hoy aportaron un cambio radical en la composicin y en el xito de las pequeas y medianas empresas y rganos del sector pblico que, sin las redes sociales y las web 2.0, nunca hubieran logrado crecer o mantener su funcionamiento. La presente investigacin aborda una de las problemticas que desde hace aos afectan a muchas instituciones pblicas, y es el llevar un registro y control automatizado de la documentacin que reciben cada da, a los cuales la Contralora del estado Aragua deben darles respuestas, de forma oportuna, toda documentacin que llega a la Oficina de Correspondencia tiene como propsito el pronunciamiento del rgano de control, por lo tanto es de vital importancia que se establezcan mecanismos que ayuden a controlar toda esta informacin. Por ende el principal objetivo de esta investigacin es realizar un estudio sobre las causas que originan la necesidad de llevar un buen sistema automatizado de recepcin y control de la documentacin y las herramientas necesarias para erradicar las improvisaciones, retardos y los procedimientos innecesarios. A continuacin se presenta el planteamiento del problema, sus objetivos y justificacin, as como un esbozo del marco terico que ayudar a profundizar sobre el tema planteado, adicionalmente se definir el tipo de investigacin que facilite dar respuesta a la problemtica y finalmente se hizo una conclusin de la investigacin, para luego desarrollar la propuesta.

CAPTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Con el transcurso del tiempo la tecnologa avanza, las empresas y las organizaciones sienten la necesidad de mejorar las actividades o tareas que se ejecutan, ya sea porque lo tienen asignado de acuerdo a su naturaleza o para su beneficio, es por ello que la tecnologa ha brindado a los usuarios satisfacer necesidades esenciales como el mejoramiento de sistemas tanto manuales como fsicos. Es significativo comparar el desarrollo que se ha llevado a cabo en el campo de la informtica, tal vez la palabra clave es la comunicacin, pues cada vez el hombre ha sido capaz de comunicarse ms fcilmente a travs de la misma, utilizando herramientas creadas por l mismo como han sido el telfono o el computador, entre otros. Es importante resaltar, que las computadoras han liberado al hombre de labores manuales usando la tecnologa como recurso de efectividad. Las computadoras son ms que un cerebro de alta velocidad, se han convertido en un complemento del hombre para una amplia variedad de tareas, son ya una herramienta insustituible en este mundo tecnificado. En esta era se ha observado una gran innovacin y desarrollo de la informtica, la misma ha permitido la evolucin de computadores que son

capaces de producir sistemas de informacin a la sociedad. El desarrollo de una organizacin depende del alto nivel de gestin y capacidad de respuesta de cada una de las unidades administrativas que la conforman, ms an si hablamos de un rgano de control, que por sus competencias legales constantemente est recibiendo solicitudes de diversas ndoles, peticiones, asesoras; entre otras. Partiendo de su misin, la cual est orientada a satisfacer las necesidades del colectivo mediante la generacin de

respuestas a sus solicitudes, es por ello que la comunicacin cumple un papel importante y es necesario que se tengan mecanismos que permitan que fluya la informacin entre sus unidades y el personal que labora dentro de ellas, por cuanto son los responsables del manejo de la misma. En los actuales momentos en la Contralora del Estado Aragua, no se cuenta con instrumentos sistematizados que propicien un adecuado flujo de las comunicaciones, fallando en algunos casos por extravos o falta de impericia de los encargados, as como retardo de tales informaciones. En consecuencia, este trabajo est dirigido a solucionar las dificultades presentadas en este rgano de control estadal, el cual le va a permitir subsanar las debilidades en los mecanismos de control interno referidos a las comunicaciones recibidas de manera que se pueda dar respuestas oportuna y sea fcil determinar en cualquier momento el estado de cualquier comunicacin ya sea tanto por parte de los funcionarios encargados de su manejo, as como por las mximas autoridades del rgano. Partiendo de la problemtica descrita anteriormente el propsito de esta investigacin es proponer un sistema automatizado donde se pueda llevar control de las correspondencias recibidas por el rgano contralor, pues el mismo tendr como funcin procesar los datos de acuerdo a los requerimientos solicitados por el usuario. Interrogantes de la Investigacin Partiendo del anlisis planteado se presentan las siguientes interrogantes: Cmo se lleva actualmente el proceso de control de correspondencia recibida en la Contralora del estado? Cules serian las ventajas y desventajas de un sistema de automatizacin que lleve el control de la correspondencia recibida? Qu recursos sern necesarios para disear un sistema automatizado que lleve el control de la correspondencia recibida en la Contralora del estado?

Objetivo General

Disear un sistema automatizado para la recepcin y control de los documentos que son recibidos en la Oficina de Correspondencia de la Contralora del Estado Aragua.

Objetivos Especficos

Diagnosticar la situacin actual de la recepcin y control de la documentacin recibida por la Oficina de Correspondencia de Contralora del estado Aragua. la

Determinar los recursos humanos, materiales y financieros que se deben obtener para disear e instalar el sistema automatizado en la Oficina de Correspondencia.

Disear el sistema de automatizacin de recepcin y control de los documentos que son recibidos por la Oficina de Correspondencia del la Contralora del estado Aragua.

Justificacin de la Investigacin

De acuerdo a los supuestos esbozados en el planteamiento del presente estudio, el mismo se justifica, por la importancia que reviste el tpico analizado para el logro de los objetivos de la Contralora del estado Aragua y para la correccin de las fallas en los procesos llevados en la Oficina de Correspondencia, en funcin de optimizar sus actividades que forman parte del proceso medular y as ejercer eficientemente las funciones inherentes a la recepcin y control de los documentos recibidos en la Contralora del estado Aragua, para que coadyuven al logro de los objetivos generales de las unidades integrantes de este rgano de control.

La importancia de proponer un sistema automatizado para la recepcin y control de los documentos es agilizar los procesos y lograr un seguimiento a toda documentacin que ingrese por la Oficina de Correspondencia de la Contralora del estado Aragua. Con la implementacin de esta propuesta se podr medir la eficiencia y eficacia del rgano de control sobre la informacin que le llega y a la cual debe dar respuesta oportunamente. El Sistema de Control es una solucin de automatizacin que permitir monitorear en cualquier momento la correspondencia que ingresa a la

Contralora, desde que son recibidas y asignadas a la unidad administrativa destinataria , as mismo este sistema permitir que se pueda verificar que se haya dado respuesta a las comunicaciones recibidas por el rgano Contralor. La propuesta aportar una radiografa de los procedimientos y mecanismos de control interno en los cuales estn involucrados tanto el personal responsable de la recepcin y procesamiento de la correspondencia, como los directivos de la Contralora que sern parte del sistema automatizado de correspondencia, igualmente les permitir observar en cualquier momento el flujo de la informacin y comunicacin recibida.

Alcance

El presente estudio est orientado al diseo de una herramienta a aplicarse en la Oficina de Correspondencia de la Contralora del estado Aragua, herramienta que va a generar importantes cambios en el proceso de recepcin de correspondencia en la Contralora, brindando un adecuado seguimiento y control del proceso.

CAPTULO II

MARCO TERICO

Antecedentes de la Investigacin

Para respaldar esta investigacin se tomaron en cuenta como antecedente varias investigaciones previas y opiniones, relacionadas con los sistemas automatizados. Los antecedentes que se presentan a continuacin, proporciona al presente estudio una base terica que sustenta el problema planteado. Para Ruiz J. (2003), desarroll un sistema automatizado para el control y proceso de correspondencia de SHELL Productos C.A., esta investigacin se plante como objetivo general, controlar de forma automatizada la de algunas investigaciones

correspondencia que se recibe y se entrega en el departamento de mensajera de Shell Productos, C.A., con el objetivo de brindar un entorno gil y sencillo para catalogar almacenar y acceder a la informacin, a fin de mejorar y controlar el actual, para el mejor desenvolvimiento de los empleados del departamento de correspondencia. La vinculacin con la presente investigacin radica en que ste exhibe algunos de los puntos que se quiere desplegar en el mismo; como es el de proponer un sistema de recepcin de documentos, para mejorar la funciones de la oficina de correspondencia de la Contralora del estado con el objeto de optimizar el proceso manual que actualmente se lleva a cabo en la institucin. Salinas, J. (2005) Desarroll un Sistema Automatizado. Cuyo objetivo fue permitir el control eficiente de los procesos registrados de la oficina subalterna del primer circuito del Municipio Baruta del estado Miranda. El desarrollo de este proyecto y nuestra propuesta se relacionan, porque el problema que hemos planteado es la de un diseo de sistema automatizado para el control y seguimiento de los documentos que ingresan a nuestra Institucin.

UPEL,

F.

(2003)

Implement

un

Sistema

Automatizado

de

Correspondencia y Control de documentos. Donde su objetivo fue el de Coordinar con la participacin de las diferentes unidades del Departamento, el diseo, control e implementacin del sistema general de informacin administrativa del Sector Pblico Integrado, entre otros, por los subsistemas de organizacin Institucional de Sistemas de Informacin de recursos materiales y fsicos y el desarrollo administrativo, en coordinacin con los dems organigramas competentes en sistemas de informacin. Se relaciona con nuestra propuesta porque igual implementa un sistema automatizado de correspondencia.

Antecedentes de la Organizacin La Contralora del Estado Aragua es por mandato constitucional el Organismo Pblico Estadal, con competencia expresa para ejercer funciones de Vigilancia, Control y Fiscalizacin de los Ingresos, Gastos y Bienes Pblicos Estadales, sin perjuicio de las facultades que corresponda a la Contralora General de la Repblica, como rgano Rector del Sistema Nacional de Control Fiscal. La Contralora del Estado Aragua es un rgano del poder pblico estadal que goza de Autonoma Orgnica y Funcional. Adems posee de conformidad con el artculo 25 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, capacidad financiera e independencia presupuestaria. Bases Tericas

A continuacin se presenta la perspectiva terica que se maneja para el desarrollo de la investigacin planteada, la cual tiene como propsito suministrar un sistema coordinado y coherente de conceptos y proposiciones, que permitan abordar el problema, a manera de establecer un marco referencial para la interpretacin de los resultados del estudio planteado.

Administracin

Koontz H. y Weihrich H. (1998) sealan que la administracin es el proceso de disear y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos especficos ( p.6) El xito de una organizacin depende de una buena administracin, ya que esta tiene como objetivo permitir que se logren los fines propuestos con el uso racional de los recursos, por su forma universal se refiere a la conduccin de seres humanos organizados tanto en la empresa pblica como en la privada. Por consiguiente estos mismos autores definen: 1. Cuando se desempean como administradores, los individuos deben ejercer las funciones administrativas de planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control. 2. 3. 4. 5. La administracin se aplica a todo tipo de organizaciones. Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales. La intencin de todos los administradores es la misma: generar un supervit. La administracin persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia. Es por esto que destacan Koontz H. y Weihrich H. (1998) El crecimiento de una organizacin va en beneficio de la administracin, desarrollndose una vinculacin que permite la cooperacin de la estructura con los actores que intervienen en todos los procesos, cabe destacar que diferentes autores sealan que la administracin es una ciencia social compuesta de principios, tcnicas y prcticas, y cuya aplicacin a conjuntos de humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a travs de los cuales se pueden alcanzar propsitos comunes que individualmente no es factible lograr . (p.7) La Oficina de Correspondencias es una unidad que prestan funciones al servicio de todo el rgano de control y donde realizan las actividades de recepcin y control de las comunicaciones recibidas mediante procesos administrativos, lo cual se hace necesario adaptarlas a los cambios que se estn dando en las instituciones pblicas, que le permitan agilizar agilizando el

monitoreo de la documentacin y as

hacer un control eficiente y eficaz,

procurando colaborar con las distintas unidades y gerencias de la institucin. En ese mismo orden, Gmez (1997) dice: La administracin busca dividir su competencia, dando lugar a la administracin del sector pblico que son todos aquellos entes que por mandato legal se encargan de tramitar los negocios pblicos, por su mbito la podemos clasificar en Nacional, Estadal y Municipal, tambin se puede definir la administracin pblica como aquella parte de la ciencia de la administracin que concierne al gobierno, fundamentalmente al poder ejecutivo, que es el encargado de llevar a cabo las tareas gubernamentales.(p.5-1)

Procesos Administrativos

Para Chiavenato

(1999) afirma que las diversas funciones del

administrador, en conjunto, conforman el proceso administrativo; por ejemplo planeacin, organizacin, direccin y control, considerados por separado, constituyen las funciones administrativas, cuando se toman como una totalidad para conseguir objetivos, conforman el proceso administrativo. (P.317) Segn las teoras neoclsicas conciben la administracin como un proceso donde se le aplican los principios y funciones para el logro de los objetivos, en este orden de ideas y de acuerdo con el autor sealado la funcin administrativa es parte integral de un conjunto de funciones administrativas, constituido por varias tareas, que se relacionan entre s, en este contexto la administracin

pblica como ente complejo, los procesos administrativos tienden a ser lentos, debido a los procedimientos normativos contemplados en las leyes; en consecuencia toda comunicacin recibida por el rgano contralor debe ser manejada con sumo cuidado, por cuanto esta ser objeto de seguimiento por parte de los remitentes. Sistema de Informacin

Es un sistema que procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones.

El sistema de informacin dentro de una organizacin juega el papel anlogo al del sistema nervioso de un animal. Incluido en el sistema estn los componentes que ejecutan funciones tales como: la percepcin, clasificacin, transmisin, almacenamiento, recuperacin, transformacin. Su propsito primordial es proporcionar informacin para la toma de decisiones y la coordinacin. En el sentido ms amplio el sistema de informacin incluye todos los componentes envueltos en la toma de decisiones, coordinacin y advertencia tanto humanas como automticas. En la Oficina de Correspondencia de la Contralora del estado Aragua, se lleva unos procedimientos que presenta deficiencias, por cuanto no es oportuna la informacin ah procesada, lo cual retrasa cualquier respuesta o toma de decisiones. El objetivo del sistema de informacin es proporcionar informacin oportuna para la toma de decisiones y solucin de problemas, actividades que son vitales y obligatorias en cualquier tipo de organizacin y que permiten controlar y dirigir su existencia, operacin y destino. Sistema de Informacin Administrativo es un proceso, por medio del cual se recopilan, clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, a fin de sacar conclusiones, que se informarn a la Gerencia y dems personas interesadas en la organizacin: con el deliberado propsito de orientar la toma de las decisiones. Las funciones de un sistema de informacin estn determinadas de acuerdo con las entradas y salidas, en el tipo de procesamiento y en su estructura. Estos elementos estn determinados por el propsito u objetivo del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organizacin. A pesar de las diferencias que puedan existir entre distintos sistemas de informacin, en todos ellos se pueden encontrar un conjunto de funciones.

La Correspondencia Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catlogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

Clasificacin de la Correspondencia

La correspondencia tiene muy variadas formas, con caractersticas especiales que las distinguen segn la fuente de emisin, la intencin de sus contenidos, estilos de mecanografiados y tramitacin de su envi o despacho; de acuerdo a su clasificacin se mencionan las siguientes: 1. Por su Destino Pblicas: contienen informacin general a travs de medios de comunicacin (prensa, radio, TV, carteles, pancartas). Privadas: tratan de informacin de inters y carcter particular, comercial y oficial. 2. Por su Contenido De primera clase: su contenido es solo de informacin: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, peridicos, etc. De segunda clase: esta correspondencia esta relacionada con paquetes, bultos, muestras, valijas, etc. 3. Por su Tramitacin Postal: cuando se envan a travs de servicios de correos, pueden ser ordinarias o certificadas. Telegrficas: cuando se enva a travs del servicio telegrfico. Pueden ser tele radiograma y cablegramas. 4. Por su puntuacin Abierta: no lleva signos de puntuacin en ninguna de sus partes componentes. Cerrada: lleva signos de puntuacin en cada una de sus partes o componentes.

 Mixta o corriente: combina los dos estilos. 5. Por su extensin Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras. Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras. Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Ms de 300 son cartas de varios pliegos.

6. Por su forma Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redaccin y presentacin. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas, memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc.

Divisin de la correspondencia La correspondencia se divide en 4 clases: 1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales. 2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada, cualquier asunto particular entra en ella. 3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc. 4. Correspondencia Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases: Las Ordinarias o Normales: son las que se efectan por medio de cartas, memorndum y tarjetas postales. Las Urgentes o Rpidas: Son las que se efectan por medio de telegramas, Cablegramas, Radiogramas y telefonemas.

CAPITULO III

MARCO METODOLGICO

En toda investigacin, se hace necesario, que los hechos estudiados, as como las relaciones que se establecen entre estos, los resultados obtenidos y las evidencias encontradas en la relacin con el problema investigado, adems de los nuevos conocimientos que es posible situar, renan las condiciones de fiabilidad, objetividad y validez interna; para lo cual, se requiere delimitar los procedimientos de orden metodolgico, a travs de los cuales se intenta dar respuesta a las interrogantes objeto de investigacin Este proyecto se describe segn su modalidad como: "Proyecto factible" ya que la institucin cuenta con los recursos para la implementacin del mismo. Segn su nivel como: Descriptivo, ya que en l se describen cada uno de los procesos vinculados con el control de la informacin referente a la recepcin de la documentacin. El desarrollo del Sistema Automatizado para la recepcin y control de la documentacin recibida en la Oficina de Correspondencia de la Contralora del estado Aragua, comprendi segn el propsito un estudio aplicado, el cual permiti a los investigadores, conocer ms cerca del tema. Partiendo de este punto, es de gran importancia para la formulacin de posibles investigaciones un mayor nivel de expansin para terminar en la proposicin viable de un problema prctico, en este caso es el de corregir la falta de un Sistema Automatizado para la recepcin de la documentacin. En el estudio del sistema se describen cuales son los componentes de entrada y salida del Sistema Automatizado, de qu forma se deben procesar estos componentes y definir las variables que intervienen al momento de arrojar reportes especficos o resultados.

Tcnica e Instrumentos para la Recoleccin de Datos

La tcnica y los instrumentos aplicados en este trabajo de investigacin; se basaron en la validez del contenido de la informacin suministrada por las personas que laboran en la oficina de correspondencia as como los que laboran en las diversas unidades administrativas que manejan la correspondencia de la Contralora. Donde la tcnica de observacin fue directa puesto a que se evalu la situacin desde el sitio del problema, tambin se empleo la tcnica de la encuesta ya que esta tiene preguntas abiertas y cerradas, tomando como el instrumento el guin con el propsito de realizar las preguntas claras y precisas a los empleados. En cuanto a la confiabilidad de la informacin que nos fue proporcionada por las personas que trabajan directamente donde se origina el problema, se pudo determinar que son personas interesadas en mejorar el trabajo en una forma rpida y eficaz.

CAPTULO IV

CONCLUSIN

La realizacin de este proyecto, permiti disear un sistema automatizado para la recepcin y control de la documentacin recibida en la Oficina de

Correspondencia de la Contralora del estado Aragua, el cual fue desarrollado como una manera de darle solucin a las fallas que se presentan en los procesos de recepcin de la correspondencia que es realizado en forma manual, cuyo planteamiento del problema se origin de la observacin directa de las tareas y actividades que se realizan en la oficina de correspondencia.

CAPTULO V

LA PROPUESTA

En este Captulo se da a conocer la factibilidad de este trabajo de investigacin como es la presentacin, justificacin, objetivos, fundamentacin, factibilidad y costo de la propuesta para el diseo de un sistema automatizado de recepcin y control de correspondencia.

Presentacin

Para poder exponer la propuesta formulada fue necesario realizar una valoracin previa referente al actual proceso de datos que se lleva de forma manual, as como de los requerimientos necesarios para la ejecucin de la propuesta aqu presentada y la factibilidad de la misma. La propuesta plantea la necesidad del desarrollo de un sistema de informacin que lleve en forma efectiva el control de la correspondencia, pasando de un proceso manual a uno

automatizado, Permitiendo conocer, en tiempo real, desde cualquier estacin de trabajo, el estatus de todos los documentos que ingresen al rgano de control, sin que sea necesario la intervencin de algn funcionario para el suministro de la informacin; de esta forma podr evaluarse los recorridos y la gestin de cada Unidad Administrativa de la Contralora del estado. Tambin mejorar el intercambio de informacin entre las unidades administrativas permitiendo tomar decisiones a tiempo. El sistema automatizado de datos para la Contralora del estado Aragua, permitir realizar el seguimiento a toda correspondencia que ingrese a la Oficina de Correspondencia, mediante los procesos requeridos por el usuario, tambin contar con una seguridad de acceso, lo cual permitir solo al usuario responsable tener entrada al sistema y permite al personal directivo y supervisor la consulta constante, con el fin de evitar prdidas de informacin y respuesta oportunas a los ciudadanos solicitantes de informacin. involucradas,

El sistema contar con un grupo de funcionarios encargados como soporte tcnico en sistemas, el cual permitir llevar el control del funcionamiento del mismo. Entre las caractersticas que presentar el sistema tenemos: El software correr sobre un Navegador Web (Mozilla Firefox Internet Explorer, entre otros). Por cuanto el Sistema puede ser multiplataforma, es decir podr correr en cualquier sistema ya sea privado o libre, (Windows, Linux ). Tendr niveles de acceso por usuario mediante la creacin de contraseas, delimitando los privilegios a cada uno un funcionario. Permitir la impresin de reportes en cualquiera de los. Estados del proceso, estos podrn ser guardados en los equipos.

A continuacin se presenta un esquema de las unidades que participan en el proceso 1 Usuario externo

2 Oficina de Correspondencia

3 Despacho del Contralor

4 Unidad Administrativa Correspondiente

Esquema de las actividades del proceso

1 Entrega documentos

2 Recibe documentos Registra en sistema Coloca numeracin en documento Remite al despacho

3 Verifica registro Confirma recepcin Remite al contralor Asigna a Unidad Correspondiente

4 Verifica Registro Confirma Procesa y decide: -Si no amerita respuesta archiva -Si amerita respuesta, relaciona y remite al despacho

Justificacin

Los sistemas de informacin son la mejor herramienta a la hora de procesar gran cantidad de datos y proporciona la ruta a cubrir un documento, de otra forma los datos procesados seran menos confiables. En este orden, el sistema

propuesto es una herramienta confiable para el manejo y manipulacin de informacin. El sistema propuesto en esta investigacin est orientado a mejorar el proceso de recepcin y control de correspondencia, adems de permitir al usuario que maneje el sistema, realizar tareas de manera rpida, evitando as prdida de tiempo, informacin y ubicacin exacta de la correspondencia. La iniciativa de incluir esta herramienta en la contralora que tomamos como ejemplo, responde a la carencia de control de la correspondencia sin

embargo, el propsito del diseo de un sistema automatizado para esta institucin es mejor control en la correspondencia, creando un ambiente cmodo para el usuario.

Objetivos de la Propuesta

Objetivo General Disear un sistema automatizado para la recepcin y control de la documentacin recibida por la Oficina de Correspondencia de la Contralora del estado Aragua.

Objetivos Especficos

Determinar las fallas en el proceso actual Elaborar un sistema que permita realizar el seguimiento en cada una de las etapas del proceso, y as evitar prdidas de tiempo y obtener respuestas oportunas.

Controlar los ingresos y egresos a travs de la emisin de reportes, que permitan determinar los ajustes necesarios.

Fundamentacin

Est fundamentado sobre la base del desarrollo de sistemas informticos que vienen orientndose sobre el enfoque de la sistematizacin progresiva de los

procesos internos que se lleva a cabo diariamente, para obtener un flujo rpido de informaciones fiables, elevar la cantidad y disminuir los costos operativos asociados otorgando respuestas inmediatas a las necesidades del usuario inscrito. Para la adecuada terminacin de requerimientos del sistema propuesto, adems de la comunicacin de los usuarios directos del sistema de informacin y comunicacin realizada a travs de la encuesta aplicada, fue necesario la observacin de como se realiza actualmente. Fue a travs de esta estrategia que pudimos establecer que, adems de los fallos evidenciados en la etapa de investigacin preliminar, dentro de la Contralora se cuenta con los recursos necesarios para realizar el diseo de informacin permitiendo as optimizar el proceso de recepcin de documentos, contando con todos los elementos para la realizacin y puesta en funcionamiento de la propuesta. Es necesario hacer notar la automatizacin de un determinado sistema el cual es utilizado como una herramienta factible, con el fin de facilitar el desarrollo de actividades de mayor envergadura en cuanto al procesamiento de informacin y labor del personal.

Estudio de Factibilidad

Segn las categoras mencionadas en lneas anteriores humana, econmica, material y tecnolgica, la distribucin de los recursos a emplear en el desarrollo de prototipo se da de la siguiente forma:

Recursos Humanos Los empleados que laboran en la oficina de correspondencia y los que laboran en cada una de las unidades administrativas responsables de la tramitacin de la correspondencia as como el grupo de funcionarios que conforman el rea tcnica de la Contralora.

Recursos Econmicos

La Contralora del estado cuenta con los recursos econmicos necesarios para adquisicin de equipos tecnolgicos (software y hardware) que satisfaga las necesidades para la instalacin y ejecucin del sistema automatizado.

Recursos Tecnolgicos

Como se dijo anteriormente la Contralora cuenta con los recursos tecnolgicos necesarios para la puesta en marcha del sistema, pues sus computadoras donde se van a instalar y operar cumplen con los requerimientos necesarios.