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CONTROL Y CONTABILIZACIN DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO

La funcin administrativa de control permite evaluar y corregir el desempeo de las actividades, para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se llevan a cabo, por lo tanto un buen administrador requiere de un sistema de control eficaz, porque sin ste las actividades de la empresa quedaran al azar, en este sentido el control implica la medicin de los acontecimientos de acuerdo a las normas establecidas por la organizacin y la correccin de las desviaciones para asegurar el logro de los objetivos de acuerdo a lo planeado. 2.1 Control de los Materiales En una empresa industrial o manufacturera, la inversin en materiales representa una porcin considerable de su activo circulante, lo cual requiere que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de costos mostradas. La acumulacin de costos de los materiales en un producto es una de las responsabilidades de los contadores de costos. Durante el proceso, deben decidir cmo tratar los costos de adquisicin y manipulacin de materiales, en cuanto a los procesos de compra, almacenamiento y recepcin de stos. Los modelos para el control de los materiales desempean un papel importante, la planificacin de las adquisiciones, programacin y distribucin de los materiales, garantizan que los departamentos productivos tengan siempre materiales e insumos para llevar a cabo su proceso. Sin tcnicas de planificacin y control, existira una gran ineficacia, dado que el inventario podra aparecer algunas veces sobrecargado y otras presentar agotamiento de existencia. 2.1.1. Significado e importancia del control de materiales En un negocio de manufactura, la actividad ms importante del ciclo de de un artculo terminado mediante el uso de los

produccin es la obtencin

recursos adquiridos con ese propsito. El ciclo de produccin de una empresa incluir el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacn

respectivo. Para lograr su objetivo usan distintos mtodos o sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se colocan en produccin, para ello utilizan funciones de control y administracin de inventarios, asientos contables, formatos y documentos para registrar las operaciones. Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con objetivos de control interno, autorizacin, entre los cuales se mencionan controles de: verificacin, evaluacin y

procesamiento y clasificacin,

salvaguarda fsica. Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurar que se estn cumpliendo polticas adecuadas establecidas por la administracin, se podran mencionar los niveles de inventario a mantener, mtodo de valuacin de inventarios, los ajustes de inventarios. Los objetivos de procesamiento tratan de aquellos controles que aseguran el correcto reconocimiento, reprocesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas, como ejemplo se puede mencionar: calcular y registrar oportunamente todas las transacciones de compra y uso de materiales, clasificar adecuadamente los materiales en directos o indirectos dependiendo del caso. Los objetivos de verificacin sealan los controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como la integridad de los sistemas de procesamiento, en este sentido se puede mencionar chequeo peridico de los saldos de inventario de materiales para su comparacin con las cuentas mayores auxiliares de materiales. Los objetivos de salvaguarda fsica hacen referencia a los controles de acceso a los inventarios, registros, a los formatos, almacenes y procedimientos, esto se logra permitiendo el acceso a los almacenes nicamente a las personas

autorizadas, de igual forma el acceso a los registros y comprobantes. La utilizacin de medios y soportes documentales constituyen las vas que un contador de costos debe emplear si pretende llegar a controlar el componente directo del costo del material.

2.1.2. Ciclo del control de los materiales En una empresa manufacturera, la inversin en materia prima o materiales representa una porcin considerable de todos los costos de produccin. Es necesario, por lo tanto, que el material sea cuidadosamente controlado con la finalidad de garantizar el uso efectivo y eficiente del mismo y evitar el riesgo de que se deteriore, sufra mermas por daos, robos u obsolescencia. El control de los materiales se establece mediante la organizacin funcional y la asignacin de responsabilidades, a travs del uso de formularios impresos, registros y asientos que afectan a los materiales desde el momento en que son solicitados al proveedor, hasta que los productos terminados ingresan en el almacn respectivo, la cual representa la etapa de compra de materiales. En este sentido, un control efectivo de los materiales se debe caracterizar principalmente por la existencia de un sistema rutinario para la compra, recepcin, almacenamiento. La segunda etapa a estudiar es en relacin a la entrega o consumo de los materiales por parte de los departamentos productivos y de servicios; de igual forma se detallarn los formularios o modelos impresos que establezcan responsabilidades, el empleo de registros y asientos que generen informacin oportuna y veraz sobre los costos para uso de la gerencia.

2.1.3. Compra, recepcin, almacenamiento y entrega de materiales El ciclo funcional del control de los materiales vara de una empresa a otra de acuerdo a su estructura organizativa o a las necesidades de control de las mismas. Sin embargo, en la mayora de las empresas este control se asigna a cinco actividades o funciones que deben desarrollarse en forma sistemtica, lgica y secuencial para alcanzar su objetivo. Estas actividades son: cin de la produccin.

El control de la compra de materiales se puede exponer de la siguiente manera: Una vez que se ha programado la produccin, se determinan los requerimientos de materiales para cumplir con la misma. Se compara las cantidades necesarias con las existencias de almacn permitiendo de esta manera establecer las

compras de materiales que deben realizarse. Esta planificacin permite un mayor control de los materiales al autorizar al almacn a efectuar la solicitud de

compras de los materiales que se requieren para asegurar la continuidad en el proceso productivo programado. La solicitud de compra es emitida por el encargado de Almacn de Materiales. La solicitud emitida es recibida por el departamento de compras, quien se encarga de pedir cotizaciones, en aquellos casos que sea necesario; una vez recibidas las cotizaciones se selecciona la ms conveniente para la empresa, de acuerdo al proveedor elegido se emite la orden de compra para autorizar al proveedor la entrega de dichos materiales. El proveedor procede a enviar los materiales junto con una nota de entrega y/o factura, los materiales son recibidos por el rea de recepcin, el cual elabora el informe de recepcin y enva los materiales al rea de almacn. El almacenista chequea los materiales recibidos, procede a colocarlo en sitios adecuados y le da entrada en el kardex de cada material. Por otra parte contabilidad procede a registrar el asiento contable de la operacin de compra, afectando la cuenta o cuentas mayores involucradas y las cuentas auxiliares respectivas.

El control del Uso o consumo de los materiales se inicia cuando los departamentos productivos y/o de servicios solicitan materiales al almacn, utilizando para ello el formato denominado Requisicin de Materiales, el jefe de almacn procede a chequear las existencias e identifica los materiales solicitados y procede a entregarlos.. Por otra parte contabilidad de costos recibe las diferentes requisiciones, haciendo un resumen peridico de las mismas, indicando en este resumen los materiales que se catalogaron como directos a los procesos productivos y los materiales indirectos y/o suministros de fbrica. Una vez clasificados los materiales, procede a la elaboracin del asiento contable, afectando las cuentas mayores y auxiliares respectivas.

A continuacin se detalla cada uno de los departamentos que intervienen en el proceso de control de los materiales, en la materiales. Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin En las empresas que tienen gran volumen de produccin o que sus procesos productivos son muy complejos existe un departamento de ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin, o en su defecto, existe un encargado responsable de ejecutar las actividades inherentes a este departamento. Las actividades que realiza el departamento de ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin son las siguientes: a) Disear el producto. b) Especificar los materiales a comprar. c) Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos. d) Preparar la lista de materiales produccin o procesos productivos. requerido en las diferentes rdenes de etapa de la compra y uso de

Compra de materiales Para realizar la compra de materiales se utilizan comnmente dos formatos: la Requisicin o Solicitud de Compra y la Orden de Compra.

El departamento de compras tiene las siguientes funciones: a) Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales. b) Solicitar cotizaciones de los proveedores. c) Elaborar y emitir la orden de compra. d) Garantizar que los artculos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones.

Recepcin e inspeccin de los materiales Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de recepcin e inspeccin de los materiales se encuentran: a) Recibir el material con la respectiva orden de entrega. b) Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra. c) Verificar la cantidad y calidad del material. d) Verificar y aprobar las facturas de los proveedores. e) Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro. f) Si se presentan irregularidades, no recibir el material. g) Si el material cumple con las especificaciones, preparar el formulario Informe de Recepcin. El formulario usado para el control de la recepcin de los materiales es el Informe de Recepcin. Almacenamiento y entrega de los materiales para el consumo En algunas empresas pequeas el almacn puede ser un anexo del departamento de recepcin y la persona encargada, tanto de la recepcin como almacenamiento de los materiales, puede ser la misma. El encargado del departamento de almacn es responsable del adecuado almacenamiento, proteccin y salida de los

materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir con las siguientes actividades: a) Recibir el material junto con el Informe de Recepcin y la Orden de Compra. b) Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar. c) Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (kardex).

d) Recibir el formulario Solicitud o Requisicin de Materiales elaborado por el departamento que requiere de los materiales, lo completa en los tems de costo unitario y costo total. e) Enviar a produccin los materiales formulario de solicitud. f) Registrar las entradas y salidas de los materiales en el kardex de acuerdo al mtodo de valuacin. g) Preparar las Solicitudes de Compras de acuerdo al stock de mximos y mnimos de materiales establecidos o cualquier otro mtodo de reposicin del inventario. h) Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta defectos, emitir la correspondiente Orden de Devolucin de Compras. i) Preparar informes de almacn para el departamento de costos. solicitados junto con el original del

En aquellos casos en que los materiales son recibidos y llevados al almacn y transcurrido cierto tiempo se encuentra con defectos, debe ser igualmente devueltos al proveedor; en estas circunstancias se elabora la Orden de Devolucin de Compras. Los formularios que intervienen en el procedimiento de entradas de materiales y salidas al almacn son: el Informe de Recepcin y la Requisicin de materiales respectivamente.

Modelos e informes utilizados para la compra de los materiales Los modelos o informes que generalmente se utilizan para el control de la compra de materiales son:

a.

Requisicin o Solicitud de Compra. Es un documento elaborado por el

departamento de almacn u otro que requiera el material, dependiendo de la estructura organizativa de la empresa, mediante el cual se solicita al departamento de compras que adquiera determinado material o suministro. Entre las especificaciones que debe incluir la solicitud, se encuentran: el nmero de

requisicin, nombre de la persona o departamento que hace la solicitud, fecha de pedido, fecha de entrega, cantidad de artculos solicitados, identificacin del nmero de catlogo, descripcin del artculo y firma autorizada.

Solicitud de Compra

b. Orden de Compra. Es un modelo que se prepara en el departamento de compras autorizando al proveedor seleccionado el despacho de los materiales especificados de acuerdo con los trminos establecidos y en la fecha y lugar convenidos. Debe incluir los siguientes aspectos: nombre y direccin de la empresa que hace el pedido, nmero de la orden de compra, nombre y direccin del proveedor, fecha del pedido, fecha de entrega, trminos de la entrega y de pago, cantidad de artculos solicitados, nmero de catlogo, descripcin, costo por unidad y total, costo total de la orden y la firma autorizada.

Orden de Compra

c. Informe de Recepcin es un formato elaborado con la finalidad de especificar la cantidad y clase de materiales recibidos. Los materiales que no sean

satisfactorios deben ser devueltos inmediatamente al proveedor y el Informe de Recepcin debe indicar la cantidad realmente aceptada. El Informe de Recepcin generalmente debe incluir el nombre del proveedor, nmero de la orden de compra, fecha en que el pedido es recibido, cdigo del material, cantidad recibida, descripcin de los artculos, las diferencias con la orden de compra si existiesen y la firma autorizada.

Informe de Recepcin

d. Tarjetas de Kardex

o mayor auxiliar de Control de Materiales. Es un

registro en el cual se anotan las cantidades y costos de los materiales recibidos, las cantidades y costos de los materiales entregados y las cantidades y costos de los materiales en existencias.

Tarjeta de Control de Materiales

Modelos e informes utilizados para la entrega de los materiales

e. Requisicin o Solicitud de Materiales. Es una orden por escrito que elabora el departamento que requiere de algn material y se presenta al almacenista para que entregue determinados materiales especificados para uso del departamento solicitante. Este formulario debe incluir: fecha y nmero de la requisicin, fecha de entrega, identificacin del departamento que solicita el material o el nmero de la orden, la cantidad y descripcin del material, el costo unitario y costo total del material despachado, firma de la persona que autoriza la requisicin, firma de la persona que despacha los materiales y firma de la persona que recibe.

Requisicin de Materiales

Modelos e informes usados en actividades no rutinarias (devoluciones)

Algunas veces produccin o cualquier departamento solicitante devuelve materiales al almacn, bien sea porque hubo excedente, equivocaciones en el despacho, defectos en los materiales, entre otros, para lo cual se requiere de un formato denominado Informe de Materiales Devueltos que sirve para reintegrar los materiales que se regresan al almacn.

a.

Informe de Materiales

Devueltos

tiene el efecto inverso de una

Requisicin de Materiales y muestra los materiales que se devuelven al almacn. Su formato es semejante a la requisicin. Los datos ms importantes que debe incluir este informe son: fecha y nmero de la devolucin, identificacin del departamento que devuelve los materiales, la cantidad y descripcin de los materiales, el costo unitario y costo total de los materiales devueltos, firma de la persona que autoriza la devolucin, firma de la persona que devuelve los materiales y firma de la persona que la recibe en el almacn.

Informe de Material Devuelto

De igual manera, se

realizan devoluciones de materiales al proveedor, por

distintas razones, entre las que se pueden mencionar: material no solicitado, material con defectos, entre otras. En este caso se emite o elabora el formulario de Devoluciones en compras.

b. Orden de Devolucin de Compras es un formulario que indica los materiales que deben ser devueltos al proveedor. Este formato debe llevar impreso el nmero y fecha de la devolucin, el nombre del proveedor, nmero de la orden de compra

o de la factura a la cual pertenece el material devuelto, cdigo del material, cantidad devuelta, descripcin de los artculos, las observaciones correspondiente y la firma autorizada.

Orden de Devolucin de Compras

2.1.4. Sistemas de control de inventarios

a. Sistema de Inventario peridico En un sistema de inventario peridico las compras ms el inventario inicial es igual a los materiales disponibles para usar durante un periodo. Para determinar el inventario final de materiales, debe realizarse un conteo fsico de los materiales todava disponibles al final del periodo. El costo de los materiales usados en el periodo se determina restando el inventario final de materiales de los materiales disponibles para usar durante el periodo, de la siguiente manera:

Inventario inicial de materias primas (+) (=) (-) (=) Compras Materiales disponibles para usar Inventario final de materiales (con base en el conteo fsico) Costo de los materiales empleados

100 200 300 50 250

Ntese que con ste mtodo, el costeo de los materiales usados no se determina directamente; se calcula de manera indirecta como un residuo. Es un sistema que no requiere de un registro continuo de cambios en el inventario. No pueden calcularse con precisin los costos de materiales directos utilizados o los costos de productos vendidos hasta la terminacin de los inventarios, se determinan por su conteo fsico, y se restan de la suma de inventario inicial, compras y otros costos de compra. b. Sistema de Inventario perpetuo Bajo ste sistema se requiere un registro continuo (tiempo real) de adiciones y reducciones de inventarios. Para un comerciante, este mtodo significa un registro continuo de adiciones y reducciones de mercancas para su reventa. Para el fabricante este mtodo significa un registro continuo de adiciones y reduccin de

materiales directos, produccin en proceso, y productos terminados. Con esta informacin puede calcularse un costo acumulativo de productos vendidos o consumidos. As en el mtodo de inventario perpetuo, tanto el costo de los materiales usados como el costo del inventario final de materiales pueden determinarse directamente despus de cada transaccin o movimiento. Cuando se emplean ste mtodo deben mantenerse tarjetas de registro del libro mayor auxiliar a fin de contabilizar los inventarios de materiales. El uso del mtodo de inventario perpetuo tambin requiere un conteo fsico al menos una vez al ao para verificar la validez de los registros y/o revisar algn posible error o prdida producidos por robo o dao.

1.1.5. Mtodos de valuacin de inventarios.

Cuando se utiliza un sistema de inventario perpetuo se debe recurrir a diferentes mtodos de valuacin de inventarios.

a. Primeras entradas, Primeras Salidas (PEPS) b. Promedio diario, mensual o anual (Ponderado o Mvil) c. Ultimas entradas, primeras salidas (UEPS)

El costo de la existencia debe incluir los costos de compra, costos de transformacin y otros costos en que se ha incurrido para poner las existencias en su ubicacin y condicin actuales.

a. Primeras Entradas, Primeras Salidas PEPS Este mtodo de valuacin de Existencias se basa en el principio de que las existencias ms antiguas en stock son las primeras en ser vendidas o consumidas. Quedando de esta manera un saldo final de inventario que corresponde a las existencias adquiridas recientemente.

b. Promedio diario, mensual o anual (ponderado o mvil) Con este mtodo lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el nmero de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra. c. Ultimas entradas, primeras salidas UEPS Este mtodo de valuacin de Existencias se basa en el principio de que las existencias ms nuevas en stock son las primeras en ser vendidas o consumidas. Quedando de esta manera un saldo final de inventario que corresponde a las existencias adquiridas ms antiguas.

1.1.6. Unidades Daadas, Unidades Defectuosas, Material de Desecho y Material de desperdicio, Mermas y Desmedros. Unidades Daadas Unidades que no cumplen con los estndares de produccin y que se venden por su valor residual o se descartan. Cuando se encuentran unidades daadas, stas se sacan de la produccin y no se realiza ningn trabajo adicional en ellas. Unidades Defectuosas Unidades que no cumplen con los estndares de produccin y que deben procesarse adicionalmente para poder venderlas como unidades buenas, o como mercanca defectuosa. Para reparar las unidades pueden ser necesarios costos adicionales de materiales directos, mano de obra y costos indirectos de fabricacin. Los costos de reproceso pueden considerarse como costo del producto si son por causas normales de procesos eficientes; por el contario si son anormales se registran como prdidas. Material de desecho Materias primas que quedan del proceso de produccin; stas no pueden volver a emplearse en la produccin para el mismo propsito pero es posible utilizarlas para un proceso de produccin o propsito diferente o venderse a terceras personas por un valor nominal.

Material de desperdicio Aquella parte de las materias primas que queda despus de la produccin y que no tiene uso adicional ni valor de reventa. Material que se pierde, evapora, en un proceso de fabricacin, o que constituye un residuo sin ningn valor mesurable de recuperacin. Ejemplo los gases, el polvo, el humo, estos residuos son invendibles y no generan ningn beneficio econmico. Merma Prdida fsica, en el volumen, peso o cantidad de las existencias, ocasionada por causas inherentes a su naturaleza o al proceso productivo. Desmedro Prdida de orden cualitativo e irrecuperable de las existencias, hacindolas inutilizables para los fines a los que estaban destinados.

CUSTIONARIO DE PREGUNTAS

1. En qu consiste el control de materiales? 2. Porque es importante el control de materiales? 3. Esquematice el ciclo del control de materiales. 4. Cules son las actividades o funciones que deben desarrollarse para que exista un control de materiales? 5. Qu actividades realizan los departamentos que intervienen en el proceso de control de materiales en la etapa de compra y uso? 6. Qu modelos e informes son utilizados para la compra de materiales, explique cada uno de ellos? 7. Qu modelos e informes son utilizados para la entrega de los materiales, explique cada uno de ellos? 8. Qu modelos e informes son usados en actividades no rutinarias? 9. Cules son los sistemas de control de inventarios y explique cada uno de ellos? 10. Cules son los mtodos de valuacin de inventarios?