Factores de xito para un equipo HACCP

Fuente: www.agromeat.com y Carnetc

De acuerdo a lo que la metodologa HACCP (Anlisis de Peligros y Puntos Crticos de Control, por sus siglas en ingls) propone, es necesario formar un equipo HACCP el cual debe ser multidisciplinario, lo que significa que tenga como parte de sus miembros, a representantes de las diferentes reas de la empresa como produccin, calidad, mantenimiento, compras, ventas, recursos humanos, administracin, as como de la direccin, entre otras. Este equipo se forma cuando se pretende implantar el sistema HACCP, sin embargo se requiere contine activo para mantenerlo y mejorarlo. Para que un equipo tenga xito y logre implementar un sistema de inocuidad efectivo, es importante considerar los siguientes factores: 1. Tener un objetivo claro y comn El principal aspecto que este Equipo debe tener claro es el objetivo que se pretende lograr al implementar este sistema en la empresa. Ofrecer productos inocuos puede no ser comprendido por todos los participantes de la misma forma, por lo que tener un entendimiento claro y comn de lo que esto significa y el alcance que tiene, ser vital para que cada uno de los miembros del equipo participe cumpliendo con su rol y responsabilidad. Dicho objetivo deber ser comn al grupo, es decir que todos los miembros debern compartir la importancia de lograrlo. 2. Contar con un coordinador del quipo El equipo requerir llevar a cabo reuniones y actividades especficas, por lo que contar con un coordinador que se encargue de la logstica de las reuniones, invitar, definir lugar, horario, etc. es importante. Por otra parte, durante las reuniones tambin ser necesario moderar y tomar nota de los acuerdos y responsabilidades acordadas en dichas sesiones; as mismo ser necesario dar seguimiento para verificar el cumplimiento de los compromisos, por lo que contar con un coordinador ser fundamental para el xito el proyecto. 3. Contar con un plan de trabajo y tareas claras Contar con un plan de trabajo para la implantacin del HACCP es importante, ya que de esta forma se puede tener una claridad sobre el tiempo y recursos que sern necesarios considerar. Adems cada persona deber tener claro cules son sus tareas especficas a realizar. En la medida de lo posible, ser importante clarificar para cada actividad, el objetivo que se tiene, la prioridad con que debe hacerse, los recursos materiales y humanos necesarios; as como las fechas lmite para completarlas. 4. Responsabilidad y compromiso de cada miembro

Si cada miembro del equipo asume su responsabilidad y lleva a cabo las tareas que se le han asignado, el trabajo de todo el Equipo podr ser realmente efectivo en cuanto a tiempo y recursos. Cuando algunos miembros no cumplen con su responsabilidad afectan al desempeo de todo el Equipo, desmotivando incluso a quienes estn participando de una manera activa. 5. Apoyo por parte de la Direccin Este es un elemento indispensable para el funcionamiento del Equipo y en general para la implantacin de todo el sistema HACCP. No solo se requiere apoyo de la Direccin en la implantacin, se requiere que dentro de dicho Equipo est un miembro de la direccin o al menos un representante con alto nivel de autoridad. Contando con su presencia, se tendr capacidad para tomar decisiones durante las reuniones y resolver situaciones en que estn involucradas inversiones o autorizacin de presupuestos de gastos; hacindose de esta forma un trabajo mas gil y efectivo. 6. Contar con un equipo HACCP bien capacitado Cuando el Equipo HACCP est bien capacitado en conceptos de inocuidad, ser mucho ms fcil el proceso, ya que se podr lograr una mejor comunicacin entre todos los miembros. 7. Asegurar el seguimiento y la mejora con juntas efectivas Tener reuniones previamente establecidas en un calendario, con una frecuencia mensual de preferencia, en donde se revisen algunos indicadores, se expongan situaciones de riesgo para los productos o conflicto entre los involucrados, ser lo que ayude a dicho sistema a permanecer vigente y con inters al Equipo HACCP. Para que estas reuniones sean efectivas ser importante hacer un manejo eficiente del tiempo y asegurarse de llegar a acuerdos concretos para que estas sesiones sean percibidas como de alto valor agregado al trabajo que se realiza. Logre un equipo HACCP bien capacitado Para lograr un Equipo HACCP bien capacitado, adems de la asistencia a cursos o seminarios de HACCP y los Prerrequisitos se recomienda, se organicen actividades como las siguientes: 1) Estudio en grupo de normas u otro tipo de informacin tcnica en temas de inocuidad, incluyendo la aplicacin de evaluacin de los conocimientos adquiridos. 2) Discusin en grupo de casos publicados de situaciones de empresas que han tenido fallas en los programas de inocuidad, as como de casos de retiros de productos del mercado, de establecimientos que se dediquen a la produccin del mismo tipo de productos. De esto se sugiere analizar y discutir las causas, riesgos y consecuencias. 3) Participacin regular en auditoras internas. Esta actividad da a los participantes experiencia, as como la oportunidad de afinar los criterios para identificar peligros, asignar la severidad que estos representan y definir acciones correctivas efectivas. 4) Visitas a otras empresas que tengan un avance mayor en el sistema HACCP, intercambiando experiencias con otros Equipos.

Mantenga la motivacin del equipo Algunos miembros de Equipos HACCP se muestran ms motivados cuando se tienen las siguientes condiciones: 1) Se busca contar con alguna certificacin externa o la aprobacin de un cliente u organismo gubernamental. De esta forma se tiene un objetivo claro a perseguir. 2) Identifican el proceso de implantacin y mantenimiento como una oportunidad para incrementar sus conocimientos y experiencia profesional, incluso de obtener una mejor posicin dentro de la empresa. 3) Cuentan con una persona con experiencia de manera que sienten confianza de las actividades que se estn realizando. Cuando un equipo no cuenta con un especialista o experto, y entre los miembros no hay el conocimiento y las competencias tcnicas suficientes; es recomendable contar con un especialista externo que pueda apoyar en el desarrollo e implantacin, de forma que sea en este en quien se deposite la confianza como gua del proceso. En algunas ocasiones se presenta que algunos de los miembros de equipo HACCP no estn interesados en participar ni en formar parte de este. Sera ideal contar con solo miembros que acepten de manera voluntaria, mas esto no siempre es posible, ya que en ocasiones los participantes estn por la posicin que ocupan en la estructura organizacional. Cuando en el equipo existen personas que no muestran inters por participar, se recomienda identificarlos claramente y buscar elementos especficos o evidencias que los haga tener inters, algo de su rea de especialidad, y de esta forma tratar de involucrarlos de una manera positiva.

Comentarios finales Es importante mencionar, que an cuando en este Equipo se tienen representantes de las diferentes reas, para que tengan xito ser necesario que no solo velen por los intereses de sus propios departamentos; ya que eso no correspondera a un verdadero trabajo en equipo; a medida que los miembros participen no solo en la responsabilidad que les corresponde, sino que busquen apoyar, en la medida de sus posibilidades; a las otras reas, se lograr un ambiente de trabajo de colaboracin