Arquivologia Compelmentar Ponto Dos Concursos

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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Introduo ........................................................................................ Aula demonstrativa Ciclo vital dos documentos: a teoria das 3 idades ..... Lista de questes ............................................................................... Bibliografia ........................................................................................ 01 03 11 13
Introduo
Prezado Aluno, com muita satisfao que ministraremos para voc, a quatro mos, a disciplina de Arquivologia para o cargo de Tcnico Administrativo do Ministrio Pblico da Unio (MPU). Antes de darmos incio a nossa aula, permita-nos falar um pouco sobre ns. Meu nome Davi Barreto, sou cearense e graduado em engenharia eletrnica pelo Instituto Tecnolgico de Aeronutica (ITA). Atualmente, sou Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da Unio (TCU), tendo obtido o 1 lugar no concurso de 2007, e mestrando em economia na UNB. Meu nome Fernando Graeff, sou gacho de Caxias do Sul. Sou formado em Administrao de Empresas e, antes de entrar no servio pblico, trabalhei mais de 15 anos na iniciativa privada. Sou ex-Auditor Fiscal da Receita Federal do Brasil, trabalhei nas Unidades Centrais deste rgo. Atualmente, exero o cargo de Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da Unio. No servio pblico, exerci ainda os cargos de Analista de Finanas e Controle da Secretaria do Tesouro Nacional - rea contbil em Braslia e de Analista de Oramento do Ministrio Pblico Federal em So Paulo. Feitas as apresentaes, vamos falar um pouco sobre nosso curso. Voc deve saber que, em um concurso to concorrido como este, cada questo decisiva. No se pode desprezar nenhuma das disciplinas cobradas, todas so importantes, em maior ou menor grau. Arquivologia faz parte do ncleo denominado Conhecimentos Especficos que conta com 90 itens. Assim, muito provvel que a disciplina em questo represente algo em torno de 15 a 20 itens da sua prova, de forma que aquele que for bem nessa matria estar um passo a frente dos outros candidatos. Por outro lado, no podemos perder tempo, temos que focar no que realmente importante.
Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Portanto nosso curso est formatado para ser um curso de teoria e exerccios bastante objetivo, especialmente desenvolvido para que voc na medida em que aprende a matria, concomitantemente, treine para o dia da prova. Para isso, o contedo programtico exigido pelo edital ser abordado em 4 aulas, de acordo com o cronograma abaixo:
Aula
Aula 00 Aula 01
Data
Tpicos abordados
Aula demonstrativa
Conceitos fundamentais de arquivologia. 21/07/2010 O gerenciamento da informao e a gesto de Documentos (parte 1). 04/08/2010 O gerenciamento da informao e a gesto de Documentos (parte 2).
Aula 02
Aula 03
Tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; 18/08/2010 automao; preservao, conservao e restaurao de documentos.
Nesta aula demonstrativa daremos uma pequena amostra de como ser o curso, e falaremos de um assunto que ser retomado com mais calma na aula 01: a teoria das trs idades do arquivo. Outra coisa, caso voc queira resolver as questes antes de ver os comentrios, v diretamente ao final deste arquivo, l voc encontrar a lista de todas as questes tratadas durante a aula. E, por ltimo, participem do Frum de dvidas, que um dos diferenciais do Ponto. L voc poder tirar suas dvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos. Dito isto, mos obra...
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Ciclo Vital dos Documentos: A Teoria das Trs Idades
Vamos iniciar nosso curso falando sobre um assunto muito recorrente nas provas do Cespe, e que de certa forma, nos d uma boa base para entendermos arquivologia: a teoria das trs idades. Nas instituies, sejam pblicas ou privadas, para que os arquivos possam desempenhar suas funes, torna-se indispensvel que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usurio com preciso e rapidez. Hoje em dia, mais do que nunca, no s o acesso informao, mas a agilidade com que feito, imprescindvel para o sucesso de qualquer organizao. Assim, a metodologia de gesto dos documentos a ser adotada dever atender as necessidades das instituies a que serve, como tambm a cada estgio de evoluo por que passam os arquivos. Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as trs idades dos arquivos definio esta, utilizada at hoje: corrente, intermediria e permanente. Vejamos em que consiste essa definio: 1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em curso ou consultado frequentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. So os documentos mais utilizados, que frequentemente so consultados. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados. Uma definio mais sinttica seria a de que os arquivos de primeira idade so o Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu valor primrio, objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administrao. Aguarde, veremos o que significa valor primrio mais adiante... 2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. 3
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No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. Ento, so aqueles documentos que no so consultados frequentemente, mas que podem, eventualmente, serem necessrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de limbos ou purgatrios, onde os documentos ficam aguardando sua destinao final. Ou, mais simplificadamente, os arquivos de segunda idade so o conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinao. 3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas fases anteriores os documentos ainda tramitavam, ou seja, iam de um setor para outro, eram consultados, na primeira idade mais frequentemente, na segunda idade, com pouca frequncia. Os arquivos de terceira idade, resumidamente, so o Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor. Importante salientar desde j que a cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos. Veremos isso mais profundamente nas prximas aulas. A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislao arquivstica, a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados define no art. 8 que os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. Segundo a referida lei, consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas frequentes. Os documentos intermedirios so aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Por sua vez, documentos permanentes, so os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Em virtude da importncia documental, da preservao do patrimnio histrico e cultural, o art. 9 da referida Lei determinou que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. J, o art. 10 dispe que os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. Para fechar esse assunto, vamos falar um pouquinho mais sobre os valores primrio e secundrio dos documentos... O valor primrio atribudo ao documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc. J, o valor secundrio atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. Ateno: O valor histrico do documento enquadra-se na definio de valor secundrio. Ou seja, os documentos de 3 idade tm valor histrico, portanto, tm valor secundrio. Assim, uma definio possvel para a teoria das trs idades : Teoria segundo a qual os arquivos so considerados arquivos correntes, intermedirios ou permanentes, de acordo com a frequncia de uso por suas entidades produtoras e a identificao de seus valores: primrio e secundrio. Tudo tranquilo at aqui? Vejamos algumas questes para solidificar o conhecimento que j adquirimos. (Cespe MMA - Agente Administrativo 2009) - Determinada organizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do Ministrio do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado, o
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado. Considerando a situao hipottica acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de arquivo. 01. Enquanto tramitava nos vrios setores, o documento em questo fez parte dos arquivos correntes do MMA. 02. Na situao considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. 03. O arquivo intermedirio deve ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferao de depsitos e mantida uniforme a poltica arquivstica da instituio. Resoluo: O enunciado das questes 1 a 3 faz uma breve contextualizao do ciclo vital dos documentos. Uma determinada organizao envia um documento a funcionrio do Ministrio do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. Aqui se inicia o ciclo de vida do documento. No MMA, o setor que recebeu o documento (=protocolo) coletou algumas informaes deste, incluindo-as em uma base de dados. (Veremos nas prximas aulas os procedimentos de protocolo) Em seguida, o documento foi enviado para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado (Ateno: at este momento o documento corrente), o documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado. (Ateno: agora o documento est no arquivo intermedirio) Entendendo o enunciado e com os conceitos aprendidos at o momento, fica fcil responder os itens: Item 1 Certo. Conforme vimos, enquanto o documento est em curso ou consultado frequentemente, ele faz parte dos arquivos correntes. Item 2 Errado. O item afirma que na situao considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente, na verdade, antes de ser eliminado o documento mantido no arquivo
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff intermedirio, onde aguarda a sua efetiva eliminao ou recolhimento para guarda permanente. No arquivo permanente os documentos so preservados em carter definitivo. Item 3 Certo. Realmente, deve haver subordinao, tanto tcnica, quanto administrativa, entre o arquivo intermedirio e o arquivo permanente. Pois, um dos problemas que a gesto documental tem que tratar o acmulo de documentos. A guarda deve ser feita de maneira lgica e racional, para isso necessrio uma poltica arquivstica uniforme na instituio, evitando a criao de depsitos duplicados. Aprofundaremos esse assunto, quando estudarmos gesto documental em nossas prximas aulas. Ento, tudo bem at agora? simples, no ? 04. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente TcnicoAdministrativo 2009) - Os arquivos correntes so constitudos de documentos com pouca frequncia de uso que, pelo valor informativo que apresentam, so mantidos prximos de quem os recebe ou os produz. Resoluo: Voc no pode errar esse tipo de questo, portanto, cuidado! O item afirma exatamente o contrrio do conceito de arquivo corrente. No arquivo corrente ficam os documentos consultados frequentemente. Guarde bem: Os arquivos correntes so constitudos de documentos em curso ou consultados frequentemente. Portanto, item errado. 05. (Cespe MMA - Agente Administrativo 2009) A gesto de documentos aplicada originalmente na idade permanente. Resoluo: Este um assunto que trataremos mais a frente. No entanto, j temos condies de responder, no mesmo? A idade permanente corresponde ltima fase do ciclo de vida do documento, portanto, a gesto documental no comea a, lgico. A gesto documental deve envolver todas as fases do ciclo de vida do documento. Ou seja, comear do comeo. Portanto, o item est errado. 06. (Cespe Anvisa 2007) Arquivos intermedirios, tambm denominados limbos ou purgatrios, so constitudos de documentos em curso ou
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff consultados freqentemente, conservados em escritrios ou em dependncias prximas de fcil acesso. Resoluo: A questo est incorreta ao dar a definio de arquivo corrente para o arquivo intermedirio. A primeira parte do enunciado est correta, ao afirmar que arquivos intermedirios, tambm so denominados limbos ou purgatrios, voc j sabe o porqu, certo? A segunda parte que est errada, pois a definio dada dos arquivos correntes. Repetindo, para voc gravar: o arquivo intermedirio constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. 07. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporria sinnimo de arquivo intermedirio. Resoluo: Exatamente. A permanncia dos documentos no arquivo intermedirio transitria, portanto, temporria. Lembre-se, por isso, o arquivo intermedirio tambm chamado de limbo ou purgatrio. Os documentos so mantidos no arquivo intermedirio, onde aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Falaremos sobre eliminao e recolhimento nas prximas aulas... 08. (Cespe SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem ser alienveis, mas so imprescritveis. Resoluo: O item est errado, pois o art. 10 da Lei n 8.159, de 1991, dispe que os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. Portanto, o comando est errado ao afirmar que os documentos de valor permanente so alienveis e imprescritveis, pois, conforme nossa legislao eles so inalienveis e imprescritveis.
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09. (Cespe TRE/GO Tcnico Judicirio/Administrativo 2009 Adaptada) A legislao determina que todos os documentos produzidos e acumulados por rgos pblicos e instituies de carter pblico devem ser identificados como correntes, intermedirios ou permanentes e devem receber tratamento adequado. Resoluo: J vimos que a teoria das 3 idades foi incorporada a nossa legislao atravs da Lei n 8.159, de 1991. Segundo o art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. Ento, se os documentos so produzidos e acumulados por rgos pblicos e instituies de carter pblico, devem ser identificados, conforme a lei, em uma das trs categorias. A ltima parte da questo lgica, o documento em cada uma das etapas do ciclo de vida tem um tratamento especial, mais tarde, veremos mais a fundo o que constitui esse tratamento especial. Portanto, correto o item. 10. (Cespe TRE/GO Tcnico Judicirio/Administrativo 2009 Adaptada) Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produo e a tramitao na fase corrente e a passagem para a intermediria por meio de listagens, repertrios, ndices e planos de arquivamento. Resoluo: O ciclo vital consubstancia a teoria das trs idades. Ele representa as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produo guarda permanente ou eliminao. Portanto, a questo est errada, o ciclo vital no um sistema de registro de documentos, muito menos, serve para controlar a produo e a tramitao dos documentos na fase corrente e a passagem para a intermediria. O ciclo vital engloba as trs idades por que passam os documentos: corrente, intermediria e permanente. 11. (Cespe TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) Os arquivos intermedirios so formados por documentos que
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff perderam a vigncia administrativa, mas so providos de valor histricocultural. Resoluo: Gente, no d para errar uma questo como esta. Os documentos que so providos de valor histrico-cultural so mantidos no arquivo permanente e no no intermedirio. No arquivo intermedirio so mantidos os documentos que aguardam o termo dos prazos prescricionais e precaucionais para ter sua destinao final: eliminao ou guarda permanente. Logo, a assertiva est errada.
Prezado aluno, terminamos aqui a aula demonstrativa. Espero que tenha gostado. At a prxima.
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Lista de Questes
(Cespe MMA - Agente Administrativo 2009) - Determinada organizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do Ministrio do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado. Considerando a situao hipottica acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de arquivo. 01. Enquanto tramitava nos vrios setores, o documento em questo fez parte dos arquivos correntes do MMA. 02. Na situao considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. 03. O arquivo intermedirio deve ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferao de depsitos e mantida uniforme a poltica arquivstica da instituio. 04. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente TcnicoAdministrativo 2009) - Os arquivos correntes so constitudos de documentos com pouca frequncia de uso que, pelo valor informativo que apresentam, so mantidos prximos de quem os recebe ou os produz. 05. (Cespe MMA - Agente Administrativo 2009) A gesto de documentos aplicada originalmente na idade permanente. 06. (Cespe Anvisa 2007) Arquivos intermedirios, tambm denominados limbos ou purgatrios, so constitudos de documentos em curso ou consultados freqentemente, conservados em escritrios ou em dependncias prximas de fcil acesso. 07. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporria sinnimo de arquivo intermedirio.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 08. (Cespe SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem ser alienveis, mas so imprescritveis. 09. (Cespe TRE/GO Tcnico Judicirio/Administrativo 2009 Adaptada) A legislao determina que todos os documentos produzidos e acumulados por rgos pblicos e instituies de carter pblico devem ser identificados como correntes, intermedirios ou permanentes e devem receber tratamento adequado. 10. (Cespe TRE/GO Tcnico Judicirio/Administrativo 2009 Adaptada) Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produo e a tramitao na fase corrente e a passagem para a intermediria por meio de listagens, repertrios, ndices e planos de arquivamento. 11. (Cespe TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) Os arquivos intermedirios so formados por documentos que perderam a vigncia administrativa, mas so providos de valor histricocultural.
GABRITOS: 01 C 02 E 03 C 04 E 05 E 06 E 07 C 08 E 09 C 10 E 11 E
Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto n 1.171/1994 (e suas atualizaes). Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (e suas atualizaes). PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Introduo . ...................................................................................... Conceitos fundamentais de arquivologia................................................. Teoria das trs idades. ....................................................................... Lista de questes . ............................................................................. Bibliografia . ...................................................................................... Introduo Prezado Aluno, Hoje efetivamente daremos incio ao nosso curso de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU. Como voc j sabe, sero apenas 3 aulas nas quais abordaremos todo o contedo programtico exigido no curso, ou seja, nossa misso tratar essa matria de forma bastante didtica e objetiva, de forma a deix-lo capacitado para gabaritar as questes da sua prova. Preparado? Pois bem, nessa primeira aula falaremos sobre conceitos fundamentais de arquivologia o que arquivo, quais so os princpios por traz da arquivologia, ao que se prope... Retomaremos tambm um assunto que j adiantamos na aula demonstrativa: teoria das trs idades. No esquea que as questes discutidas durante a aula esto no final do arquivo, caso voc queira tentar resolver as questes antes de ver os comentrios. E, por ltimo, participe do Frum de dvidas! Chega de papo e mos obra... 01 02 23 31 34
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01
Conceitos fundamentais de arquivologia. Nessa primeira aula vamos apresentar a voc os conceitos fundamentais de arquivologia, voc ser apresentado aos poucos a um glossrio de termos tcnicos necessrios para o entendimento da disciplina que sero aprofundados nas prximas aulas. Bom, antes de falarmos sobre as atividades de arquivamento necessrio responder a seguinte pergunta: o que um arquivo? Inicialmente, importante saber que a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. O art. 1 dispe que: dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. J, o art. 2 considera arquivo (de maneira geral) os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Por sua vez, o art. 7 define o que arquivo pblico: Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. Por ltimo, o art. 11 trata do arquivo privado, dispondo: Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades. Ento, de acordo com nossa legislao, o arquivo quanto sua natureza pode ser de dois tipos: pblico e privado. Encontramos na literatura tcnica, vrias definies de arquivo, que com palavras diferentes, dizem a mesma coisa. Assim, fique atento ao que importante: as palavras ou expresses chaves que negritamos ou sublinhamos. O arquivo, doutrinariamente, pode ser definido como a acumulao ordenada de documentos, em sua maioria, textuais (portanto, os
Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 documentos podem ter outras naturezas, alm da textual), criados por uma instituio ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero ter no futuro (podero, pois alguns documentos tero utilidade no futuro, outros no, sero descartados). Ou, ainda, conforme o Conselho Nacional de Arquivos Conarq, o arquivo pode ser definido como a designao genrica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, caracterizado pela natureza orgnica de sua acumulao e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova (documentos probatrios) ou informao (documentos informativos). Dos conceitos de arquivo caractersticas bsicas: vistos at agora, podemos deduzir trs
1 Exclusividade de criao e recepo por uma repartio, firma, instituio ou pessoa. Assim, no se considera arquivo, por exemplo, uma coleo de manuscritos histricos, reunidos por uma pessoa. 2 Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transaes realizadas. 3 Carter orgnico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto. Ateno: No h possibilidade de coleo nos arquivos genunos porque, em se tratando de fundos (=conjunto de documentos de uma mesma provenincia), fundamental a relao orgnica entre seus elementos. No se compreende o documento de arquivo fora do meio gentico que o produziu. Os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funes e atividades de uma administrao. Outra coisa importante que voc tem que saber que na maioria das vezes o arquivo formado por documentos textuais, mas nem sempre. O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gnero (=a configurao que assume um documento; dependendo do sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo, o documento pode ser textual, iconogrfico, sonoro, audiovisual, informtico etc.). Da mesma forma, o suporte (=material sobre o qual as informaes so registradas, como papel, filme, disco tico, disco magntico etc.) tambm no importa para a definio de arquivo.
Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Tudo bem at aqui? Ento, vamos aprender mais alguns conceitos, veremos o que arquivologia, bom como qual o campo de delimitao das instituies: arquivo e biblioteca; e aproveitando o gancho, vamos ver tambm: museu e centro de documentao. J sabemos o que um arquivo, ento no fica difcil concluir que a arquivologia o estudo, a cincia dos arquivos, ou na definio do Conarq: Disciplina que estuda as funes do arquivo e os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos. Tambm chamada arquivstica. Para diferenciarmos o arquivo da biblioteca, inicialmente temos que saber que a forma/funo pela qual o documento criado que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro. a razo de sua origem e de seu emprego, e no o suporte sobre o qual est constitudo, que vai determinar sua condio de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentao ou de museu. As distines entre essas instituies produzem-se, portanto, a partir da prpria maneira pela qual se origina o acervo (=documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora) e tambm do tipo de documento a ser preservado: pela biblioteca, so preservados os impressos ou audiovisuais resultantes de atividades cultural e tcnica ou cientfica, seja ela criao artsticoliterria, pesquisa ou divulgao; pelo arquivo, so preservados o material de uma gama infinitamente varivel, oriundo de atividade funcional ou intelectual de instituies ou pessoas, e produzido no decurso de suas funes; e pelo museu, so preservados os objetos que tanto podem ter origem artstica quanto funcional. Os fins, em se tratando de bibliotecas e museus, sero didticos, culturais, tcnicos ou cientficos; e de arquivos, como j visto, administrativos, jurdicos e legais, passando, a longo prazo, a histricos e culturais. Enquanto o documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova. Os centros de documentao, por sua vez, no que se refere origem, produo e aos fins do material que armazenam (ou referenciam) representam um somatrio das instituies anteriormente indicadas.
Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Isto porque, definido o centro de documentao como a transposio das informaes primrias para outros recursos, ele acaba assimilando as caractersticas daquelas instituies. Sua finalidade informar, com o objetivo cultural, cientfico, funcional ou jurdico, conforme a natureza do material reproduzido ou referenciado. Os documentos de biblioteca so resultado de uma criao artstica ou de uma pesquisa; e podem ainda objetivar a divulgao tcnica, cientfica, humanstica, filosfica etc. material que trata de informar para instruir ou ensinar. So os documentos mais acessveis e os mais conhecidos do grande pblico. J vimos que os documentos de arquivo so aqueles produzidos por uma entidade pblica ou privada ou por uma famlia ou pessoa no transcurso das funes que justificam sua existncia como tal, esses documentos guardam relaes orgnicas entre si. Os documentos de legais. Eles tratam apresentao pode exemplares nicos suporte. arquivo surgem por motivos funcionais, administrativos e sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa. Sua ser manuscrita, impressa ou audiovisual; so em geral e sua gama variadssima, assim como sua forma e
Os documentos de museu, por sua vez, originam-se de criao artstica ou da civilizao material de uma comunidade. Testemunham uma poca ou atividade, servindo para informar visualmente, segundo a funo educativa, cientfica ou de entretenimento que tipifica essa espcie de instituio. Por ltimo, os documentos dos centros de documentao (considerado em sua definio estrita, como entidade que rene em torno de uma especialidade bem determinada, qualquer tipo de documento) so em geral reprodues (em microforma ou no) ou referncias virtuais, que originariamente poderiam ser tipificados como documentos de biblioteca, arquivo ou museu. As formas de entrada do material na biblioteca e no museu so, em geral, a compra, a doao e a permuta. O arquivo, porm, recebe os documentos atravs de passagem natural, dentro do esquema de trs idades do documento (veremos ainda nessa aula): da produo tramitao, desta ao arquivo corrente, deste, por transferncia, ao intermedirio e da, por recolhimento, ao permanente. A partir dessas consideraes possvel estabelecer: que a biblioteca rgo colecionador (rene artificialmente o material que vai surgindo e interessando sua especialidade), em cujo acervo as unidades esto reunidas pelo contedo (assunto); que os
Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 objetivos dessa coleo so culturais, tcnicos e cientficos; e que seus fornecedores so mltiplos. que o arquivo receptor (recolhe naturalmente o que produz a administrao pblica ou privada qual serve) e em seu acervo os conjuntos documentais esto reunidos segundo sua origem (princpio da provenincia) e funo, isto , suas divises correspondem ao organograma da respectiva administrao; que os objetivos primrios do arquivo so jurdicos, funcionais e administrativos (podemos incluir legais, tambm) e que os fins secundrios sero culturais e de pesquisa histrica, quando estiver ultrapassado o prazo de validade jurdica dos documentos (ou seja, quando cessarem as razes para que foram criados); e que a fonte geradora nica, ou seja, a administrao ou a pessoa qual o arquivo ligado. que o museu rgo colecionador, isto , a coleo artificial (no decorre do exerccio natural) e classificada segundo a natureza do material e a finalidade especfica do museu a que pertence; e que seus objetivos finais so educativos e culturais, mesmo custodiando alguns tipos de documentos originariamente de cunho funcional. que o centro de documentao rgo colecionador ou referenciador (no armazena documentos como as demais entidades obrigatoriamente o fazem, s referencia dados em forma fsica ou virtual). Seus objetivos so fundamentalmente cientficos, j que a coleo (quando os documentos so armazenados) formada de originais ou de reprodues referentes determinada especialidade; incluem-se nessa categoria as bases de dados. Muito bem, vamos fazer um resuminho do conceito de arquivo, biblioteca e museu: Arquivo a acumulao ordenada de documentos, em sua maioria textual, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero ter no futuro. Biblioteca o conjunto material, em sua maioria impresso, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Museu uma instituio de interesse pblico, criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.
Vejamos, agora, como isso pode aparecer na sua prova...

Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 01. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A legislao brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funes administrativas, legislativas e judicirias, ou por instituies de carter pblico, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gesto de servios pblicos. Resoluo: Bem, vamos l. Para confundir o candidato, a banca misturou os conceitos contidos nos trs artigos que definem o que so arquivos em nossa legislao: - O art. 2 que trata dos arquivos em geral; - O art. 7 que trata do tipo arquivo pblico; e, - O art. 11 que trata do tipo arquivo privado. E nesse Frankenstein, o examinador afirma que o arquivo formado exclusivamente por documentos textuais, o que no verdade. Na maioria das vezes o arquivo formado por documentos textuais, mas nem sempre. O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gnero (=a configurao que assume um documento; dependendo do sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo, o documento pode ser textual, iconogrfico, sonoro, audiovisual, informtico etc.). Lembre-se que o suporte (=material sobre o qual as informaes so registradas, como papel, filme, disco tico, disco magntico etc.) tambm no importa para a definio de arquivo. Portanto, nesse caso, a palavra exclusivamente invalida a questo, pois, os documentos, alm de textuais, podem ser: audiovisuais, sonoros, informticos etc. Dica: O concurseiro de planto sabe que devemos ter cuidado redobrado com termos fortes, tais como: somente, exclusivamente, todo, nenhum, invariavelmente, absolutamente etc., pois, para quase toda regra, existe uma exceo. Outro cuidado que voc deve ter quanto s questes que, apesar de incompletas, no esto erradas. O Cespe poderia ter misturado os artigos e dito o seguinte: Considera-se arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais, produzidos e 7 Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br
Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 recebidos por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, no exerccio de suas atividades. E a, certo ou errado? Est certo. A questo refere-se genericamente a arquivo, pois, no explicitou se ele do tipo pblico ou privado. Considerando que o arquivo pblico um tipo de arquivo, o enunciado apesar de incompleto, j que define apenas uma das inmeras variaes de arquivo (no caso, de natureza pblica, formado por documentos de natureza textual), est certo, pois, no est restringindo o conceito somente essa variao. Agora, se tivesse um somente, ou algo parecido, no meio do enunciado, a sim, o item poderia estar errado. Veja: Considera-se arquivo o conjunto formado por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos, somente por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, no exerccio de suas atividades. Nesse caso, o item est negando que existam arquivos de outro tipo, alm do pblico. A, sim, estaria errado. Ok. Ento, vamos em frente. 02. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) O acervo arquivstico acumulado pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista considerado, de acordo com a legislao, arquivo pblico. Resoluo: O arquivo acumulado pela administrao indireta, incluindo empresas estatais, considerado arquivo pblico, logo a questo est correta. 03. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - O carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquivos. Resoluo: Ficou fcil essa, no ? Voc j encontrou a palavra chave: orgnica (o), sublinhada ou negritada? Encontrou no . Ento importante, fique ligado. A organicidade uma das caractersticas bsicas dos arquivos, ou seja, um arquivo formado por documentos que possuem um valor de conjunto, o documento separado significa menos que no conjunto, eventualmente, pode perder por completo o significado.
Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 O arquivo caracterizado pela natureza orgnica da acumulao dos documentos. Portanto, o item est certo. 04. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento. Resoluo: O enunciado est perfeito. O documento de arquivo s tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do rgo ou instituio que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funes do rgo gerador / acumulador. Portanto, item correto. 05. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituio pblica ou privada um fundo fechado ou aberto. Resoluo: Um fundo nada mais do que o conjunto de documentos de uma mesma provenincia (=origem). O fundo aberto se podem ser acrescentados novos documentos em funo do fato de a entidade produtora continuar em atividade; e, fechado se no recebe acrscimos de documentos, em funo de a entidade produtora no se encontrar mais em atividade. Portanto, o item est errado. 06. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Arquivo o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Resoluo: Perceba que a definio dada no enunciado de biblioteca e no de arquivo.
Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Arquivo a acumulao ordenada de documentos, em sua maioria textual, criados por uma instituio ou pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecuo de seus objetivos, visando utilidade que podero ter no futuro. Biblioteca o conjunto material, em sua maioria impresso, dispostos ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Museu uma instituio de interesse pblico, criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.
Portanto, o item est errado. 07. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - As caractersticas que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o fato de a exclusividade de criao e recepo ser atribuda a um rgo, uma empresa ou uma instituio; a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o carter probatrio dos documentos nas transaes realizadas pelo rgo, pela empresa ou pela instituio responsvel por eles. 08. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - As caractersticas que distinguem os arquivos das bibliotecas no incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um rgo, uma empresa ou uma instituio. Resoluo: Vamos resolver estas duas questes, utilizando as definies dadas na questo anterior, e fazendo um paralelo entre o arquivo e a biblioteca, quanto aquisio ou custdia dos documentos: Biblioteca a) Os documentos so colecionados de fontes diversas, adquiridos por compras, doao ou permuta b) Os documentos podem existir em numerosos exemplares c) A significao do acervo documental no depende da relao que os documentos tenham entre si
Arquivo 1) Os documentos no so objeto de coleo; provm to-s das atividades pblicas ou privadas, servidas pelo arquivo 2) Os documentos so produzidos num nico exemplar ou em limitado nmero de cpias 3) H um significado orgnico entre os documentos 10
Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Tendo por base a tabela, vamos analisar as duas questes: O enunciado da primeira elenca trs caractersticas que diferenciam o arquivo da biblioteca: 1) o fato de a exclusividade de criao e recepo ser atribuda a um rgo, uma empresa ou uma instituio; Correto: compare os itens a e 1 da tabela. 2) a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, Correto: compare os itens c e 3 da tabela. 3) o carter probatrio dos documentos nas transaes realizadas pelo rgo, pela empresa ou pela instituio responsvel por eles. Correto: essa caracterstica tambm decorre dos itens a e 1 da tabela. Portanto, as trs caractersticas diferenciam o arquivo da biblioteca. elencadas no enunciado, realmente,
J, o enunciado da segunda questo afirma que o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um rgo, uma empresa ou uma instituio no distingue os arquivos das bibliotecas. Por tudo que vimos at agora, sabemos que o principal trao distintivo entre as instituies citadas a razo da origem dos documentos e de seu emprego. O fato dos documentos se originarem no curso das atividades de um rgo, uma empresa ou uma instituio, caracterstica dos arquivos. Os documentos de biblioteca tm as mais variadas fontes: doao, permuta, compra de diversos fornecedores (livraria, editoras, grficas...), etc. Portanto, a caracterstica trazida no enunciado diferencia sim arquivo de biblioteca, como a questo diz que no, o item est errado. Vamos continuar nosso papo sobre arquivologia e falar sobre os princpios que norteiam essa cincia. Mas antes, comecemos com uma breve conceituao terica. Primeiro temos que saber o que so princpios.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Em poucas palavras, princpios so os mandamentos bsicos e fundamentais nos quais se alicera uma cincia. So as diretrizes que orientam uma cincia e do subsdios aplicao das suas normas. Quanto aos princpios ligados Arquivstica, inicialmente, vamos dar uma passada rpida sobre as definies dos mais importantes: Princpio da provenincia - Princpio bsico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia (=fundo de arquivo) no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. Tambm chamado princpio do respeito aos fundos. Ou ainda: Princpio segundo o qual os arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa. Provenincia territorial ou princpio territorial - Conceito derivado do princpio da provenincia e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em servios de arquivo do territrio no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representaes diplomticas ou resultantes de operaes militares. Princpio de manuteno da ordem original - A ordem original seria aquela em que os documentos de um mesmo produtor esto agrupados conforme o fluxo das aes que os produziram ou receberam. Se o documento a corporificao de aes que ocorrem em um fluxo temporal, a ordem original, ou melhor, a ordem dos documentos em correspondncia com o fluxo das aes torna-se indispensvel para a compreenso dessas aes e, consequentemente, para a compreenso do significado do documento. O princpio de indivisibilidade ou integridade Apesar de que sempre esteve implcito ao princpio de respeito aos fundos (=1 grau da provenincia), encontra, na doutrina, a definio prpria de que os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida. Assim, considerando-se o respeito provenincia do conjunto documental e ordem original (provenincia de cada documento) como imprescindveis para o tratamento dos arquivos, fica evidente que a disperso de documentos pode comprometer a inteligibilidade do arquivo.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Princpio da reversibilidade - Princpio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessrio. Dentre todos esses princpios, o da Provenincia considerado, na literatura internacional, como a base terico-metodolgica do fazer arquivstico. o princpio fundamental da arquivstica. Esse princpio a base terica, a lei que rege todas as intervenes arquivsticas, ao se respeitar este princpio, o arquivista garante a existncia do fundo de arquivo (ou seja, no mistura arquivos oriundos de entidades diversas), e a partir deles que o arquivista pode realizar suas intervenes, sempre reconhecendo o fundo de arquivo como sendo a unidade central nestas operaes. Alguns autores consideram 2 graus distintos no Princpio da Provenincia ou, ainda, o subdivide em dois princpios diferentes, mas que se encontram implcitos e so intimamente relacionados: o princpio de respeito aos fundos e o princpio de respeito ordem original. O primeiro princpio (ou, segundo alguns, o 1 grau do Princpio da Provenincia) consiste em dizer que os arquivos ou fundos de arquivo de determinada procedncia no deve misturar-se com os de outra procedncia, ou seja, no mesclar com outros documentos de qualquer natureza. Ento, basicamente o princpio do respeito aos fundos o prprio Princpio da Provenincia. J o segundo princpio, de respeito ordem original (ou, segundo alguns, o 2 grau do Princpio da Provenincia), estabelece que os documentos que compem estes arquivos ou fundos de arquivo devem manter a classificao e a ordem dada pela prpria instituio de origem, dessa forma, refletindo a organizao interna da instituio. Tudo bem at, aqui? Vamos em frente... J vimos que os arquivos so formados por conjuntos de documentos de arquivo. Portanto um documento de arquivo aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituio pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informao. Ainda, aquele produzido e/ou recebido por pessoa fsica do decurso de sua existncia, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros de pesquisa e/ou prova.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 As caractersticas dos documentos de arquivo se confundem, na sua maioria, com as caractersticas do prprio arquivo. Assim, so aqueles: Produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das atividades; Tem um fim administrativo, jurdico ou legal; Constituem prova das transaes passadas; Possuem um carter orgnico; e nico exemplar ou limitado nmero de cpias.
Quanto a esta ltima caracterstica cabe uma explicao. Ao contrrio dos livros, onde a informao reproduzida em ilimitado nmero de cpias, podendo-se adquirir outro exemplar se o primeiro for danificado, os documentos so produzidos num nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. Exigem, desta forma, cuidados especiais, pois, alm da informao, h que se preservar o suporte. Conforme suas caractersticas, forma e contedo, os documentos podem ser classificados segundo o gnero e a natureza do assunto. Quanto ao gnero, os documentos podem ser: Escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos; Cartogrficos: documentos em formato e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis); Iconogrficos: documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas (fotografias, desenhos, gravuras); Filmogrficos: documentos em pelcula cinematogrfica e fitas magnticas de imagens (tapes), conjugados ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo registros fonogrficos (discos e fitas audiomagnticas); Microgrficos: documentos em suporte flmico resultantes de microrreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas (rolo, microficha, jaqueta, carto-janela); e
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Informticos: documentos produzidos, tratados e armazenados em computador (disquetes, disco rgido, disco ptico). J a classificao dos documentos com relao natureza do assunto, divide os documentos em: Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrio legal de acesso, cuja divulgao no prejudica a administrao. Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu contedo informativo, deva ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. Mas para entender melhor a lgica por traz do sigilo dos documentos, vamos primeiro dar uma passada pela Constituio da Repblica Federativa do Brasil de 1988 CF/88: O Art. 5 da CF/88 trata dos direitos e das garantias fundamentais, dentre esses direitos est o acesso informao. Primeiro temos que conhecer o teor do inciso X, do referido artigo: so inviolveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, assegurado o direito a indenizao pelo dano material ou moral decorrente de sua violao. Por sua vez, o inciso XIV dispe que assegurado a todos o acesso informao e resguardado o sigilo da fonte, quando necessrio ao exerccio profissional. Por ltimo, o inciso XXXIII reza que todos tem direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do estado. Dica: Voc j deve saber que nenhum direito ou garantia absoluto. Na aplicao ao caso concreto, eles so relativizados. Por exemplo, o seu direito informao pode esbarrar no direito inviolabilidade da intimidade de outra pessoa, e por a vai. Nem o direito vida absoluto, lembre-se da exceo (crimes de guerra). Voltando ao assunto. Esses dispositivos constitucionais do fundamento legislao infraconstitucional que trata do acesso informao. Assim, a nossa conhecida Lei n 8.159, de 1991, dispe no art. 4 que Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 arquivos, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Por sua vez, o captulo V trata do acesso e do sigilo aos documentos pblicos. Dentro do captulo V, o art. 22 assegura a todos o direito de acesso pleno aos documentos pblicos. Porm, o art. 23, delega ao Poder Executivo, por meio de Decreto, fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. O 1 do referido artigo dispe que os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originalmente sigilosos. J, o 2 determina que o acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. Por fim, o 3 reza que o acesso aos documentos sigilosos referentes honra e a imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da data de sua produo. Por sua vez, o art. 24 faculta ao Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. O Poder Executivo Federal, regulamentando o art. 23, da Lei n 8.159 de 1991, editou o Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002, que dispe sobre a salvaguarda de dados, informaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurana da sociedade e do Estado, no mbito da Administrao Pblica Federal. O art. 5 do referido Decreto dispe que Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos. Por sua vez, o art. 37 delimita em seus incisos, o acesso a dados ou informaes sigilosas em rgos e entidades pblicos e instituies de carter pblico.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Assim, segundo esse artigo admitido o acesso a dados ou informaes sigilosas: I - ao agente pblico, no exerccio de cargo, funo, emprego ou atividade pblica, que tenham necessidade de conhec-los; e II - ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao rgo ou entidade competente. Dessa forma, segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, h quatro graus de sigilo:
Grau de sigilo
Documento reservado: trata de assunto que no deva ser do conhecimento do pblico em geral. Documento confidencial: o assunto que, embora no requeira alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. Documento secreto: assunto que requer alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. Documento ultra-secreto: assunto que requer excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Por fim, alm das classificaes relativas ao sigilo do arquivo, precisamos conhecer a classificao dos arquivos segundo a natureza dos documentos e quanto sua abrangncia. Quanto natureza, um documento pode ser classificado como especial ou especializado: 1. Arquivo especial - aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas (=tipos) iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de suportes especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme e que, por esta razo, merecem tratamento especial no apenas no que se refere ao seu
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc. 2. Arquivo especializado - aquele que tem sob sua custdia os documentos de determinado assunto, resultado da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma fsica que apresentem, como, por exemplo, os arquivos mdicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa e os arquivos de engenharia. J quanto abrangncia, os arquivos podem ser classificados com setoriais ou gerais (=centrais): 1. Arquivos setoriais so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. 2. Arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente. Bom, com todo esse conhecimento temos condies de responder mais algumas questes... 09. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - O cidado brasileiro tem o direito de receber dos rgos pblicos informaes relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judicirio. Outras informaes so originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurana do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. Resoluo: Vamos dividir a questo em duas partes: 1) O cidado brasileiro tem o direito de receber dos rgos pblicos informaes relativas aos seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judicirio. 2) Outras informaes so originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurana do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. A primeira parte da questo trata das informaes no sigilosas J, a segunda da questo trata das informaes sigilosas.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 O erro da questo se encontra na primeira parte. Em primeiro lugar, ao afirmar que o cidado brasileiro somente tem o direito de receber dos rgos pblicos informaes relativas a seus direitos e deveres exclusivamente particulares. Na verdade, se a informao no sigilosa, que o caso da primeira parte, o cidado tem o direito de acesso a documentos referente sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral. Em segundo lugar, ao dizer que para ter acesso a informao no sigilosa necessria autorizao judicial. Ora, ao cidado, naquilo que diga respeito sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, pode ter acesso a informao sigilosa mediante requerimento administrativo. A autorizao judicial de que trata o art. 24, da Lei n 8.159 de 1991, s necessria para o acesso a documento sigiloso que no diga respeito prpria pessoa, ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral, mas que seja, indispensvel defesa de seu direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal. Portanto, a questo est errada. 10. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Os documentos de arquivo existem em vrios exemplares, no tendo limitao quanto ao nmero de cpias. Resoluo: Conforme estudamos, os documentos de arquivo so produzidos em um nico exemplar ou em um limitado nmero de cpias. Portanto, o enunciado est errado ao afirmar que os documentos de arquivo no tm limitao quanto ao nmero de cpias. 11. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontrados nos arquivos. Resoluo: Perfeito, de acordo com a classificao quanto ao gnero, os documentos de arquivo podem ser de vrios tipos, inclusive, textuais, cartogrficos e audiovisuais (ou, filmogrficos).
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 12. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Resoluo: Documentos iconogrficos: suporte sinttico, em papel emulsionado, como fotografias, diapositivos, desenhos etc.; documentos cartogrficos: representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis etc.). Portanto, item errado. 13. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - correto afirmar que o princpio terico-metodolgico fundamental da teoria arquivstica o respeito provenincia. Resoluo: Essa questo afirma que o princpio terico-metodolgico fundamental da teoria arquivstica o respeito provenincia. Perfeito, como vimos, a provenincia o princpio fundamental da arquivstica, considerada como a base terico-metodolgica do fazer arquivstico. Portanto, item correto. 14. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010) O princpio de respeito ordem original (A) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido. (B) refere-se ordem fsica que os documentos tinham no arquivo corrente. (C) relaciona-se separao de um fundo de arquivo de outros fundos. (D) determina que os documentos devem ser classificados por assunto. (E) refere-se ao respeito organicidade e ao fluxo natural e orgnico com que os documentos foram produzidos. Resoluo: Sabemos que o princpio de manuteno da ordem original afirma que os documentos de um mesmo produtor esto agrupados conforme o fluxo das aes que os produziram ou receberam. Logo, o gabarito o item E.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 15. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - O princpio da naturalidade dos arquivos a lei que rege as intervenes arquivsticas. Resoluo: Ns vimos que o Princpio da Provenincia a lei que rege todas as intervenes arquivsticas, pois, ao se respeitar este princpio, o arquivista garante a integridade do fundo de arquivo. O princpio da naturalidade diz que os documentos de arquivo tm sua origem na atividade natural da organizao a que pertencem. Portanto, item errado. 16. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O princpio da reversibilidade, que o segundo nvel de aplicao do princpio da provenincia, determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou pela famlia que o produziu. Resoluo: Ora, o enunciado misturou os princpios da reversibilidade com o Princpio de manuteno da ordem original. No esquea que o princpio de manuteno da ordem original considerado por alguns autores como o segundo grau ou nvel, de aplicao do princpio da provenincia, e que este, por sua vez, o princpio fundamental da arquivstica. A definio dada no enunciado do princpio de manuteno da ordem original e no do princpio da reversibilidade. Portanto, item errado. 17. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O contexto arquivstico formado por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos so gerados, estruturados, administrados e interpretados. Resoluo: A questo trata do conceito de contexto arquivstico. Esto includos no contexto arquivstico, todos os fatores ambientais que determinam como documentos so gerados, estruturados, administrados e interpretados.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Os fatores ambientais que determinam diretamente os contedos, formas e estrutura dos registros, so diferenciados em: contexto de provenincia, contexto administrativo e contexto de uso. Estes fatores so, cada um ao seu tempo, determinados pelo contexto sciopoltico, cultural e econmico. Ou seja, a situao da sociedade no tempo e que os documentos foram gerados. Portanto, a questo est certa. 18. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse pblico e social ficar sujeita responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor. Resoluo: O examinador nesta questo est cobrando do candidato o conhecimento literal da Lei n 8.159, de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. O art. 25 da referida Lei, dispe: Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Esse dispositivo visa proteger o patrimnio histrico-cultural da sociedade. Portanto, o item est certo.
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Teoria das trs idades Outra definio essencial que precisamos saber a que trata do ciclo vital dos documentos, ou teoria das 3 idades, que define a forma de arquivamento dos documentos. Nas instituies, sejam pblicas ou privadas, para que os arquivos possam desempenhar suas funes, torna-se indispensvel que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usurio com preciso e rapidez. Hoje em dia, mais do que nunca, no s o acesso informao, mas a agilidade com que feito, imprescindvel para o sucesso de qualquer organizao. J falamos isso, no ? Assim, a metodologia de gesto dos documentos a ser adotada dever atender as necessidades das instituies a que serve, como tambm a cada estgio de evoluo por que passam os arquivos. Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as trs idades dos arquivos definio esta, utilizada at hoje: corrente, intermediria e permanente. 1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em curso ou consultado frequentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. So os documentos mais utilizados, que frequentemente so consultados. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados Uma definio mais sinttica seria a de que os arquivos de primeira idade so o Conjunto de documentos, em tramitao ou no, que, pelo seu valor primrio, objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administrao. Obs: O valor primrio atribudo ao documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc. J, o valor secundrio atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 produzido. Normalmente, o valor secundrio classificado em informativo e probatrio. Ateno: O valor histrico do documento enquadra-se na definio de valor secundrio. Ou seja, os documentos de 3 idade tm valor histrico (informativo), portanto, tem valor secundrio. Por exemplo, um contrato de aluguel, que hoje tem uma funo administrativa ou legal dentro de uma empresa (valor primrio), depois de encerrado perde seu valor primrio. Caso a empresa ainda acredite que existe outro valor que no seja o primrio, por exemplo, algum valor histrico (primeiro contrato de aluguel daquela empresa), teremos ento um valor dito secundrio. 2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. Ento, so aqueles documentos que no so consultados frequentemente, mas que podem, eventualmente, ser necessrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de limbo ou purgatrio, onde os documentos ficam aguardando sua destinao final. Ou, mais simplificadamente, os arquivos de segunda idade so o conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinao. E, finalmente: 3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas fases anteriores os documentos ainda tramitavam, ou seja, iam de um setor para outro, eram consultados, na primeira idade mais frequentemente, na segunda idade, com pouca frequncia. Os arquivos de terceira idade, resumidamente, so o Conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Importante salientar desde j que a cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos. A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislao arquivstica, a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados define no art. 8 que os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes. Segundo a referida lei, consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas frequentes. Os documentos intermedirios so aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Por sua vez, documentos permanentes, so os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados. Em virtude da importncia documental, da preservao do patrimnio histrico e cultural, o art. 9 da referida Lei determinou que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. J, o art. 10 dispe que os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis. Pois bem, resumindo toda essa histria... os arquivos correntes e intermedirios so aqueles que ainda podem ser solicitados (em maior ou menor frequncia) para atender as necessidades funcionais de uma instituio. Ou seja, nessas fases (corrente e intermediria) o que prevalece o valor primrio do documento. Importante! Os documentos que compem o arquivo intermedirio ainda tm valor primrio. A nica diferena para o arquivo corrente diz respeito frequncia de utilizao dos documentos no quanto ao seu valor. J na fase permanente, os documentos perdem o valor de natureza administrativa, mas se conservam em razo de seu valor histrico ou documental, ou seja, seu valor secundrio.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Idade do arquivo Corrente Intermedirio Permanente Valor predominante Primrio Primrio Secundrio Frequncia de uso Alta Mdia Baixa
Localizao Prximo aos escritrios Distante dos escritrios Distante dos escritrios
Depois ter consolidado os conceitos de arquivo corrente, intermedirio e permanente, podemos fechar nossa aula tratando de centralizao e descentralizao dos arquivos correntes Primeiro aspecto que temos que esclarecer: a descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases, intermediria e permanente, os arquivos devem ser centralizados, embora possam existir depsitos de documentos fisicamente separados. Centralizao por sistema centralizado entende-se no apenas a reunio de documentao em um nico local, como tambm todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso corrente em um nico rgo de estrutura organizacional. Dentre as vrias vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se: treinamento mais eficiente de pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos; ntida delimitao de responsabilidades; constituio de conjuntos arquivsticos mais completos; reduo dos custos operacionais; e, economia de espao e equipamentos.
A despeito dessas vantagens, no se pode ignorar que uma centralizao rgida seria desaconselhvel e at mesmo desastrosa como no caso de uma instituio de mbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autnomas ou especficas, ou ainda em que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes umas das outras, s vezes em reas geogrficas diferentes agncias, filiais, delegacias carecendo, portanto, de arquivos prximos para que possam se desincumbir, com eficincia, de seus programas de trabalho.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Descentralizao recomenda-se prudncia ao aplicar esse sistema. Se a centralizao rgida pode ser desastrosa, a descentralizao excessiva surtir efeitos iguais ou ainda piores. O bom senso indica que a descentralizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as grandes reas de atividades de uma instituio. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos como Produo, Comercializao e Transportes, alm dos rgos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em divises e/ou sees. Uma vez constatada a necessidade de descentralizao para facilitar o fluxo de informaes, esta dever ser aplicada em nvel de departamento, isto , dever ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o compem. Para completar o sistema, dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos administrativos. A descentralizao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critrios: centralizao das atividades de controle (protocolo) e descentralizao de arquivos; descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Quanto se fala em atividades de controle est se referindo queles exercidos em geral pelos rgos de protocolo e comunicao, isto : recebimento, registro, classificao, distribuio, movimentao e expedio de documentos correntes. Centralizao das atividades de controle (protocolo) descentralizao de arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentao feito pelo rgo central de protocolo e comunicaes, e os arquivos so localizados junto aos rgos responsveis pela execuo de programas especiais ou funes especficas, ou ainda junto s unidades administrativas localizadas em reas fisicamente distantes dos rgos a que esto subordinadas. Quando o volume de documentos reduzido, cada rgo dever designar um de seus funcionrios para responder pelo arquivo entregue sua guarda e por todas as operaes de arquivamento decorrentes, tais como abertura de dossis, controle de emprstimos, preparo para transferncia etc.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Se a massa documental for muito grande, aconselhvel que o rgo conte com uma ou mais arquivistas ou tcnicos de arquivo em seu quadro de pessoal para responder pelos arquivos. Esses arquivos descentralizados denominam-se ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. Descentralizao das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Este sistema s dever ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. O sistema consiste em descentralizar no somente os arquivos, como as demais atividades de controle j mencionadas anteriormente, isto , os arquivos setoriais encarregar-se-o, alm do arquivamento propriamente dito, do registro, da classificao, da tramitao dos documentos etc. Nesse caso, o rgo de protocolo e comunicaes, que tambm deve integrar o sistema, funciona como agente de recepo e expedio, mas apenas no que se refere coleta e distribuio da correspondncia externa. No raro, alm dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentao administrativa da instituio. A opo pela centralizao ou descentralizao no deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critrios tcnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituio qual o arquivo ir servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localizao fsica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definio da melhor poltica a ser adotada. Ufa... chega de teoria e vejamos algumas questes... 19. (CESPE ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia 2009) A adoo do sistema descentralizado de arquivos correntes mais adequada para pequenas organizaes, ao passo que o sistema centralizado compatvel com as organizaes mais complexas e fisicamente grandes. Resoluo: Ora, conforme vimos a centralizao no aconselhvel em um instituio de mbito nacional, complexa e fisicamente grande, pois, alm de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autnomas ou especficas, estaro localizadas fisicamente distantes umas das outras, e, portanto, necessitaro de arquivos prximos para que possam se desincumbir, com eficincia, de seus programas de trabalho.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 J, a utilizao de um arquivo centralizado em uma pequena organizao traria todos os benefcios inerentes a um arquivo deste tipo. Ento, normalmente, organizao pequena = arquivo organizao complexa e grande = arquivo descentralizado. Ou seja, o enunciado da questo disps o inverso. Portanto, a questo est errada. 20. (CESPE ME - Arquivista 2008) - Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores, depois devem ser armazenados por um perodo adicional de uso no-freqente e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor ou destrudos como documentos sem valor. Resoluo: O enunciado espelha exatamente o ciclo de vida dos documentos de arquivo. Lembrando: Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores (arquivo corrente), depois devem ser armazenados por um perodo adicional de uso no-frequente (arquivo intermedirio) e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor (arquivo permanente) ou destrudos como documentos sem valor. Portanto, o item est correto. 21. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituio pblica ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermedirio dessa instituio, so tambm considerados de valor secundrio. Resoluo: O arquivo intermedirio constitudo de documentos que ainda conservam seu valor primrio, mas deixaram de ser consultados frequentemente, e aguardam sua destinao final. O valor primrio atribudo ao documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
centralizado,
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 Portanto, o item est errado. 22. (CESPE ME - Arquivista 2008) - A funo secundria dos arquivos inerente aos prprios documentos. a conseqncia da ao deliberada de pessoas, famlias, comunidades, governos e naes em acrescentar os arquivos sua memria coletiva. Resoluo: O arquivo formado por um conjunto de documentos. Como j visto, o documento, na sua fase inicial, apresenta um valor primrio, vinculado a consecuo dos fins explcitos a que se prope; depois, pode apresentar um valor secundrio, que, embora j implcito no tempo em que gerado, avulta com o correr dos anos. (ou seja, o documento passa a possuir um valor histrico ou cultural) Assim, o documento no criado deliberadamente para, no futuro, ter um valor histrico ou cultural. Esse valor adquirido no decorrente da finalidade para a qual o documento foi criado. A funo secundria dos arquivos de recolher, preservar e dar acesso aos documentos que possuem um valor histrico no uma consequncia da ao deliberada dos seus produtores, nem inerente aos prprios documentos. Portanto, a questo est errada. Bom, com isso terminamos nossa primeira aula, tentamos ser o mais breve possvel, pois sabemos que voc tem muita coisa para estudar em muito pouco tempo. Esperamos que tenha gostado. Um grande abrao. e Fernando.
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Lista de Questes 01. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A legislao brasileira define arquivo como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos textuais oficiais, produzidos e recebidos por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funes administrativas, legislativas e judicirias, ou por instituies de carter pblico, ou ainda por entidades privadas, encarregadas da gesto de servios pblicos. 02. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) O acervo arquivstico acumulado pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista considerado, de acordo com a legislao, arquivo pblico. 03. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - O carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquivos. 04. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento. 05. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O tamanho do acervo documental e a sua complexidade definem se o fundo de arquivo de uma instituio pblica ou privada um fundo fechado ou aberto. 06. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Arquivo o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. 07. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - As caractersticas que distinguem os arquivos das bibliotecas incluem: o fato de a exclusividade de criao e recepo ser atribuda a um rgo, uma empresa ou uma instituio; a organicidade, de forma que um documento se ligue a outros do mesmo conjunto; e, o carter probatrio dos documentos nas transaes realizadas pelo rgo, pela empresa ou pela instituio responsvel por eles. 08. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - As caractersticas que distinguem os arquivos das bibliotecas no incluem o fato de os documentos de arquivo se originarem no curso das atividades de um rgo, uma empresa ou uma instituio.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 09. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - O cidado brasileiro tem o direito de receber dos rgos pblicos informaes relativas a seus direitos e deveres, exclusivamente particulares, contidas em documentos de arquivo, quando autorizado pelo judicirio. Outras informaes so originariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir a segurana do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem de outras pessoas. 10. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Os documentos de arquivo existem em vrios exemplares, no tendo limitao quanto ao nmero de cpias. 11. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - Os documentos textuais, audiovisuais e cartogrficos so gneros documentais encontrados nos arquivos. 12. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. 13. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - correto afirmar que o princpio terico-metodolgico fundamental da teoria arquivstica o respeito provenincia. 14. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010) O princpio de respeito ordem original (A) estabelece que todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido. (B) refere-se ordem fsica que os documentos tinham no arquivo corrente. (C) relaciona-se separao de um fundo de arquivo de outros fundos. (D) determina que os documentos devem ser classificados por assunto. (E) refere-se ao respeito organicidade e ao fluxo natural e orgnico com que os documentos foram produzidos. 15. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - O princpio da naturalidade dos arquivos a lei que rege as intervenes arquivsticas. 16. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O princpio da reversibilidade, que o segundo nvel de aplicao do princpio da provenincia, determina que o arquivo deva conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pela pessoa ou pela famlia que o produziu. 17. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O contexto arquivstico formado por todos os fatores ambientais que determinam como os documentos so gerados, estruturados, administrados e interpretados.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Professores: Barreto e Fernando Graeff Aula 01 18. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados como de interesse pblico e social ficar sujeita responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor. 19. (CESPE ANTAQ - Analista Administrativo/Arquivologia 2009) A adoo do sistema descentralizado de arquivos correntes mais adequada para pequenas organizaes, ao passo que o sistema centralizado compatvel com as organizaes mais complexas e fisicamente grandes. 20. (CESPE ME - Arquivista 2008) - Documentos de arquivo devem ser primeiramente organizados, mantidos e usados ativamente por seus criadores, depois devem ser armazenados por um perodo adicional de uso no-freqente e, finalmente, quando seu uso operacional termina completamente, devem ser recolhidos como documentos de valor ou destrudos como documentos sem valor. 21. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituio pblica ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermedirio dessa instituio, so tambm considerados de valor secundrio. 22. (CESPE ME - Arquivista 2008) - A funo secundria dos arquivos inerente aos prprios documentos. a conseqncia da ao deliberada de pessoas, famlias, comunidades, governos e naes em acrescentar os arquivos sua memria coletiva. Gabarito:
01 Errado 12 Errado 02 Certo 13 Certo 03 Certo 14 E 04 Certo 15 Errado 05 Errado 16 Errado 06 Errado 17 Certo 07 Certo 18 Certo 08 Errado 19 Errado 09 Errado 20 Certo 10 Errado 21 Errado 11 Certo 22 Errado
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Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Introduo ........................................................................................ 01 O gerenciamento da informao e a gesto de documentos .....................02 Lista de questes ............................................................................... 48 Bibliografia ........................................................................................ 55 Introduo Prezado Aluno, Bem vindo segunda aula do curso de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU. Hoje iremos tratar do assunto gerenciamento da informao e a gesto de documentos. No esquea que as questes discutidas durante a aula esto no final do arquivo, caso voc queira tentar resolver as questes antes de ver os comentrios. E, por ltimo, participe do Frum de dvidas! Chega de papo e mos obra...
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff
O gerenciamento da informao e a gesto de documentos
Vamos iniciar nosso estudo falando sobre um assunto que vem antes da gesto de documentos: a organizao e administrao de arquivos. A organizao de arquivos consiste no desenvolvimento de quatro etapas de trabalho: 1- Levantamento de dados: atividades de exame informaes acerca da documentao do arquivo. e coleta de
Nessa etapa, so coletadas as informaes sobre o gnero dos documentos (textuais, iconogrficos, informticos etc.), as espcies documentais (cartas, faturas, projetos etc.), o tamanho e estado de conservao do acervo, os recursos humanos da instituio, enfim, todos os dados relevantes para o arquivo da instituio. 2- Anlise dos dados: a partir dos dados coletados na etapa anterior, ser feita uma anlise objetiva da real situao dos servios de arquivo e um diagnstico que permita propor alteraes no sistema a ser implantado. Ou seja, o diagnstico consiste em uma constatao das falhas existentes na administrao que impedem o correto funcionamento do arquivo. 3- Planejamento: elaborao de um plano arquivstico que leve em considerao tanto as disposies legais quanto as necessidades da organizao. Esse plano deve levar em considerao os seguintes elementos: a) posio do arquivo na estrutura organizacional administrao recomenda-se que seja a mais alta possvel; da
b) centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo em fase corrente (Lembra que falamos sobre isso na aula passada?); c) criao de uma coordenao central dos servios de arquivo, nos casos de descentralizao; d) definio dos mtodos de arquivamento; e) estabelecimentos das regras e normas de funcionamento;
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff f) necessidades de recursos humanos; g) escolha das instalaes e equipamentos; h) constituio de arquivos intermedirios e permanentes. 4- Implantao e acompanhamento: implementao do plano de arquivo na instituio em conjunto com testes de procedimentos, rotinas, normas, formulrios etc. A implantao deve ser procedida por um acompanhamento constante dos resultados, a fim de corrigir e/ou adaptar eventuais impropriedades ou falhas no sistema arquivstico. Bom... antes de continuar, vamos ver uma questo sobre esse assunto. 01. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O diagnstico da situao arquivstica pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o rgo pblico tem uma massa documental acumulada de grandes propores. Resoluo: O enunciado fala que o diagnstico deve ser adotado apenas em instituies com massa documental acumulada de grandes propores. Como vimos, o diagnstico faz parte da organizao do arquivo e permite apontar, a partir dos dados coletados, as impropriedades que impedem o correto funcionamento do arquivo. Dessa forma, realizar um diagnstico no est relacionado quantidade de documentos acumulados em uma instituio (isso provavelmente seria o resultado do diagnstico). Ou seja, mesmo organizaes que no tenham grande quantidade de documentos acumulados, podem e devem passar por um diagnstico, de forma a permitir que as eventuais falhas sejam identificadas e seja possvel propor melhorias no sistema arquivstico. Portanto, o item est errado. Vejamos outra questo:
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 02. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O principal dado a ser coletado em um diagnstico da situao arquivstica de um rgo pblico a quantificao de seu acervo documental. Resoluo: Essa questo tambm trata sobre diagnstico do arquivo. O enunciado afirma que o principal dado a ser coletado em um diagnstico a quantificao de seu acervo documental. Vimos que o diagnstico realizado a partir de diversos dados coletados, tais como: gneros e espcies documentais, tamanho e estado de conservao do acervo, recursos humanos, funes e atividades afetas instituio etc. Dessa forma, est incorreto afirmar que o principal dado o tamanho do acervo, pois apenas uma das inmeras informaes necessrias para a realizao do diagnstico. Portanto, o item est errado. 03. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Uma das funes do diagnstico da situao arquivstica reunir informaes suficientes para a elaborao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo. Resoluo: O diagnstico consiste em uma constatao das falhas existentes na administrao que impedem o correto funcionamento do arquivo. Ainda no falamos sobre tabela de temporalidade e cdigo de classificao (discutiremos isso ainda nessa aula). Por enquanto nos basta saber que so instrumentos utilizados, respectivamente, em processos de destinao e protocolo. Desta forma, pode-se dizer que ao se fazer o diagnstico obtm-se informaes que serviro tambm para a elaborao do cdigo de classificao e da tabela de temporalidade. Uma vez que no foi afirmado que essa a nica funo do diagnstico, o item est correto. Gesto de documentos
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Vamos falar agora sobre o conceito fundamental de gesto de documentos que dado pelo art. 3 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, in verbis: Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Perceba que, apenas com a leitura da legislao, temos condies de responder o que a gesto de documentos. Isso uma dica muito importante! Leiam a Lei n 8.159/91 so apenas quatro pginas, das quais o CESPE adora retirar suas questes. Voltando ao conceito trazido pela lei, podemos traduzir a definio acima como sendo todas as atividades que envolvem os documentos de arquivo nas fases corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Dentro da gesto de documentos destacam-se trs fases bsicas: produo, utilizao e destinao. Produo de documentos: refere-se elaborao dos documentos em decorrncias das atividades de um rgo ou setor. Nessa fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais administrao, evitando duplicao e emisso de vias desnecessrias. Utilizao de documentos: inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio e tramitao), expedio, organizao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria. Alm disso, nessa fase, so elaboradas as normas de acesso documentao e recuperao de informaes. Avaliao e destinao de documentos: compreende a anlise e avaliao dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais sero objeto de arquivo permanente e quais sero eliminados por terem perdido o seu valor para a instituio. Vamos ver algumas questes sobre esse assunto: 04. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Chama-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff operaes tcnicas realizados na fase corrente e na intermediria e que abrangem produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinao, isto , determinando a eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Resoluo: A questo , praticamente, uma cpia literal da definio trazida pela Lei n 8.159/91. O nico conceito diferente destinao que, como vimos, significa definir quais documentos sero eliminados ou recolhidos para guarda permanente. Portanto, o item est correto. muito importante que o aluno guarde o conceito de gesto de documentos e suas fases (produo, utilizao e destinao), pois isso muito cobrado pelo CESPE. Veremos, nas prximas questes, como esse assunto abordado nas mais diversas formas... 05. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) - A poltica arquivstica brasileira no reconhece a gesto de documentos como parte dos esforos necessrios para a organizao dos arquivos. Resoluo: Vimos que a gesto de documentos est expressamente prevista no art. 3 da Lei n 8.159/91. Logo, o item est errado. 06. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - Com a gesto eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundrio sejam conservados permanentemente. Resoluo: Para responder essa questo, basta lembrarmo-nos do conceito de valor secundrio dos documentos e ter em mente a definio de gesto de documentos. Como vimos na aula passada, o valor secundrio atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido (valor histrico, cultural, informativo, probatrio etc.). Dessa forma, a gesto de documentos no impede que os documentos de valor secundrio sejam conservados de forma permanente. exatamente o oposto disso. Uma gesto eficaz avalia os documentos e determina quais sero objeto de arquivo permanente, justamente em face do seu valor secundrio. Portanto, o item est errado. 07. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - No objetivo da gesto de documentos racionalizar a produo dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundrio. Resoluo: Essa questo contm dois erros, tambm diretamente ligados ao conceito de gesto de documentos. O primeiro est em afirmar que no objetivo da gesto de documentos racionalizar sua produo. Ora, j vimos que uma das principais caractersticas da fase de produo de documentos contribuir para que sejam criados apenas os documentos essenciais administrao, evitando duplicaes desnecessrias. Ainda nessa fase, cabe ao arquivista propor a consolidao de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequncia, sugerir a criao ou extino de modelos de formulrios, apresentar estudos sobre adequao e aproveitamento de recursos reprogrficos e informticos, contribuir para a difuso de normas e informaes, opinar sobre a escolha de equipamentos. Enfim, desempenhar atividades visando sempre racionalizao da criao de documentos. J, o segundo erro o mesmo que constatamos na questo anterior: o objetivo da gesto de documentos no eliminar os documentos de valor secundrio.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Pelo contrrio, deve-se avaliar o valor de prova e de informao para instituio (=avaliao) para determinar quais vo para o arquivo permanente e quais sero eliminados (=destinao). Portanto, o item est errado. 08. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - A criao, o arquivamento e a eliminao de documentos so as trs fases bsicas da gesto de documentos. Resoluo: Outra questo sobre as fases da gesto de documentos. Como vimos, as fases da gesto de documentos so trs: produo, utilizao e destinao. O arquivamento faz parte da fase de utilizao. Falaremos, mais adiante, sobre essa atividade, em especial, sobre os mtodos de arquivamento. Por enquanto, basta saber que arquivamento constitui os procedimentos necessrios para guardar (=arquivar) os documentos correntes, de forma a permitir que as informaes sejam eficientemente recuperadas de acordo com as necessidades da administrao. Voltando questo, arquivamento no uma fase da gesto de documentos, somente pertence fase de utilizao. Portanto, o item est errado. 09. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - A fase da gesto de documentos em que so feitas a anlise e a avaliao de documentos acumulados em arquivos conhecida como preservao de documentos. Resoluo: Essa questo, por sua vez, trata da fase de destinao de documentos. J falamos tambm sobre essa fase. Trata-se das atividades de anlise (=avaliao do valor dos documentos) e seleo (=decidir quais os documentos sero preservados no arquivo permanente e quais sero eliminados).
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Olhando para o enunciado da questo, possvel constatar o erro: no existe a fase preservao na gesto de documentos. Preservar documentos de valor secundrio no arquivo permanente apenas uma das consequncias das atividades da fase de destinao. Portanto, o item est errado. 10. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - Na gesto de documentos, as atividades de protocolo, a recuperao de informaes e a elaborao de normas de acesso documentao so desenvolvidas na fase de utilizao de documentos. Resoluo: Finalmente essa questo trata da fase de utilizao de documentos. Como vimos, refere-se ao fluxo de atividades que os documentos percorrem para dar cumprimento de sua funo administrativa. Essa fase envolve mtodos de protocolo, de classificao, de organizao e de arquivamento durante a idade corrente e intermediria. Alm disso, so tambm desenvolvidas as normas de acesso documentao e recuperao de informaes, indispensveis ao desenvolvimento de funes administrativas, tcnicas ou cientficas das instituies. Voltando questo, podemos ver que todas as atividades descritas no enunciado fazem parte da fase de utilizao de documentos. Portanto, o item est certo. Enfim, podemos resumir os pontos mais importantes sobre o conceito e as fases da gesto de documentos no quadrinho abaixo.
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Produo elaborao dos documentos em decorrncias das atividades da instituio criao de documentos essenciais administrao, evitando duplicao e emisso de vias desnecessrias classificao, protocolo, arquivamento durante a intermediria organizao idade corrente e e e
Gesto de Documentos
Utilizao Destinao
normas de acesso documentao recuperao de informaes anlise e avaliao dos documentos (valor)
definio de quais sero objeto de arquivo permanente e quais sero eliminados
11. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) - A gesto de documentos no est fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo. Resoluo: A gesto de documentos est intimamente ligada ao ciclo vital e teoria das 3 idades. Ora, vimos que gesto de documentos comea com produo (nascimento) e termina com a destinao (morte) dos documentos de um arquivo, ou seja, logicamente essa ligao muito clara. Logo, o item est errado. Gesto de documentos correntes Vamos nos aprofundar um pouco mais na gesto de documentos. Vamos falar especificamente da gesto dos arquivos correntes. Lembrando que os arquivos correntes (= primeira idade) so constitudos por documentos que, pelo seu valor primrio, so frequentemente consultados. Lembre-se ainda que o valor primrio de um documento atribudo em funo do interesse que possa ter para a organizao, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc.
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Assim, no cumprimento de suas funes, os arquivos correntes devem permitir aproveitar, ao mximo, a informao disponvel e necessria tomada de decises, aumentando, assim, a eficincia administrativa. Podemos destacar cinco atividades distintas, inerentes a essa idade do arquivo: 1) 2) 3) 4) 5) Protocolo (recebimento, classificao, registro e movimentao) Expedio Arquivamento Emprstimo e consulta Destinao
Veja essa questo: 12. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinao na gesto de documentos. Resoluo: A banca quis fazer uma confuso entre as atividades presentes no arquivo corrente, misturando protocolo com destinao. Como vimos, protocolo e destinao so fases distintas e uma no faz parte da outra. Portanto, o item est errado. Protocolo Como falamos na questo anterior, a primeira atividade na gesto de documentos correntes o protocolo. Sabemos que os documentos em fase corrente so aqueles necessrios s atividades desenvolvidas na instituio. Dessa forma, as unidades de protocolo executam os procedimentos de recebimento, classificao, registro e movimentao dos documentos constituindo verdadeiras portas de entrada para a informao.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Ou seja, atividades como recebimento e expedio de correspondncias, classificao dos documentos recebidos em ostensivos ou sigilosos, distribuio de documentos etc. Portanto, a vai uma dica importante para responder questes sobre protocolo: sempre se lembre das atividades de Recebimento, Classificao, Registro e Movimentao dos documentos. Re-Cla-Re-Mo... gostou do mnemnico? (risos) Geralmente, as questes trazem uma srie de atividades e perguntam se fazem parte do protocolo. fcil! Basta verificar se se encaixam no Re-Cla-ReMo. Veja: 13. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - As atividades a seguir so rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituies; despachar documentos enviados por setores do rgo; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devoluo do documento; prestar informaes contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relao prtica e tica profissional. Resoluo: Essa questo, por exemplo, fala que as seguintes atividades so rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituies (Recebimento) despachar documentos enviados por setores do rgo (Movimentao) armazenar os documentos em fase corrente (?) emprestar os documentos aos setores que os solicitarem (?) fazer o controle de retirada dos documentos (?) controlar o prazo para devoluo do documento (?) prestar informaes contidas nos documentos (?) estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relao prtica e tica profissional (?)
Observe que apenas as duas primeiras atividades se encaixam no Re-Cla-ReMo. As outras no so recebimento, classificao, registro ou movimentao.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff De qualquer forma, para responder esse tipo de questo, no precisamos saber em que fase esto inseridas as atividades, basta sabermos se pertencem ou no ao protocolo. Para isso, usamos nosso Re-Cla-Re-Mo. Portanto, o item est errado. Vamos ver mais algumas questes: 14. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O protocolo a porta de entrada e de sada dos documentos de uma instituio e, por suas caractersticas, faz parte das atividades dos arquivos correntes. Resoluo: A atividade de protocolo, que engloba o recebimento, a classificao, o registro, a distribuio e a tramitao dos documentos, por sua natureza faz parte das atividades dos arquivos correntes. O item est correto. Ateno: a questo afirma que o protocolo a porta de entrada e de sada dos documentos, apesar de a doutrina classificar a atividade expedio como sendo distinta da atividade protocolo, a expedio executada pelo departamento de protocolo da empresa. Portanto, cuidado! Se a questo afirmar que o protocolo executa as atividades de recebimento, classificao, registro, movimentao e expedio (porta de sada) estar correta. 15. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) Recebimento e classificao, registro e movimentao e conservao e preservao so rotinas de protocolo. 16. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) As atividades de registro, expedio, distribuio e movimentao so tpicas do protocolo, apesar de essa ltima ter uma participao importante dos setores de trabalho do rgo/instituio. Resoluo: As questes 15 e 16 podem ser resolvidas de acordo com a dica que acabamos de dar: checar se as atividades so do tipo RE-CLA-RE-MO. Na questo 15, temos: Recebimento e Classificao Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Registro e Movimentao Conservao e preservao (?) Conservar e preservar os documentos no fazem parte das atividades de recebimento, classificao, registro ou movimentao. Portanto, o item est errado. Na questo 16, temos: registro, (Registro) expedio, distribuio e movimentao (Movimentao) Portanto, o item est certo. Viu como simples? Basta se lembrar das atividades do protocolo Recebimento, Classificao, Registro e Movimentao. Vamos abordar outro assunto muito recorrente nas provas do CESPE: carter ostensivo e sigiloso dos documentos. Na aula passada, explicamos que, quanto natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos (=ordinrios) ou sigilosos. Por um lado, a classificao de ostensivo dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. Por outro lado, consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. A regulamentao dos documentos sigilosos feita pelo Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002. O art. 5 deste decreto classifica as informaes sigilosas, em razo do seu teor e de seus elementos intrnsecos, em quatro graus de sigilo:
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Grau de
Documento reservado Documento confidencial Documento secreto Documento ultra-secreto
sigilo
Nesse contexto, a unidade de protocolo, ao receber documentos, deve: separar o que de carter ostensivo do que de carter sigiloso (Classificao); encaminhar diretamente os documentos destinatrios (Movimentao); sigilosos aos respectivos
abrir os documentos de carter ostensivo e, a partir da sua leitura, interpretar e classific-los com base no cdigo de assuntos, se for o caso (Classificao); e encaminhar os documentos de carter ostensivo ao setor responsvel (Movimentao); Observe, ento, que o protocolo deve tomar conhecimento do contedo de documentos ostensivos, contudo, no pode tomar conhecimento do contedo de documentos sigilosos. Veja algumas questes: 17. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa - 2008) - O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso. 18. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - Determinada organizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado.
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Na situao em apreo, se o documento fosse um ofcio de carter ostensivo, ele no deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretamente ao destinatrio, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo. Resoluo: Para resolver a questo 17, na realidade, no precisamos saber muito sobre arquivos ostensivos e sigilosos. Basta lembrar-se do no mnemnico Re-Cla-ReMo. Separar correspondncias oficiais das particulares e separar correspondncias oficiais de carter ostensivo das de carter sigiloso so atividades de classificao, ou seja, de protocolo. Portanto, o item est certo. J a questo 18 afirma que as correspondncias de carter ostensivo no devem ser abertas pelo protocolo. Como vimos, isso incorreto. So as de carter sigiloso que no podem ser abertas. Portanto, o item est errado. Avaliao e destinao Vamos falar agora de outra importante fase da gesto de documentos: avaliao e destinao. J vimos que alguns documentos tm valor temporrio, enquanto que outros tm valor permanente. Alm disso, alguns deles so frequentemente utilizados, enquanto outros nem tanto. Devido a essas diferenas relativas ao valor e frequncia de uso, surge a necessidade de avaliar, selecionar e eliminar os documentos. Essas trs atividades objetivam estabelecer o prazo de vida dos documentos, de acordo com seus valores informativo e probatrio. Em relao ao seu valor, os documentos podem ser: Permanente vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem de importncia vital para a organizao.
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Permanente: devem ser conservados indefinidamente - apesar de no serem vitais, a informao que contm deve ser preservada em carter permanente. Temporrios: podem ser descartados, aps determinado prazo, quando cessa o valor do documento. evidente que a eliminao de documentos, no pode ser feita indiscriminadamente. Dessa forma, h pontos-chave que sempre devem ser observados: importncia do documento com relao aos valores administrativo e probatrio (=primrio) ou histrico (=secundrio); possibilidade e custos de reproduo (e.g. microfilmagem); espao, equipamento utilizado e custos de arquivamento; prazos de prescrio e decadncia de direitos, de acordo com a legislao vigente; e nmero de cpias existentes. Bom... saindo um pouco da teoria e entrando na legislao, o artigo 9 da Lei n 8.159/91, traz o seguinte: A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. Vamos a mais algumas questes: 19. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente ser realizada aps autorizao da presidncia do rgo, e sancionada em instncia superior: se federal, pela Casa Civil da Presidncia da Repblica; se estadual, pelo Gabinete do Governador. Resoluo: Temos que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico no depende de autorizao da presidncia do rgo em
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff questo, muito menos deve ser sancionada em instncia superior (Casa Civil da Presidncia da Repblica, Gabinete do Governador etc.) A eliminao desses documentos se d mediante autorizao da instituio arquivstica pblica. Portanto, o item est errado. 20. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - A eliminao dos documentos pode ser feita, desde que, aps a extino do valor primrio (administrativo, legal ou fiscal), os documentos no apresentem valor secundrio (informativo ou probatrio). Resoluo: De acordo com o que vimos na questo anterior, a eliminao dos documentos constitui um dos produtos finais da fase de avaliao e destinao. nessa fase que os documentos so avaliados, selecionados e eliminados, de acordo com o seu valor. Dessa forma, aps a extino do valor primrio, os documentos que no apresentem valor secundrio sero eliminados. Portanto, item certo. 21. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - Na avaliao dos documentos, aplica-se o cdigo de classificao de documentos de arquivo. Resoluo: Essa questo trouxe uma nova expresso: cdigo de classificao. Antes de explicar o que significa isso, quero fazer uma pergunta a voc. Mesmo sem saber o que cdigo de classificao, voc acha que esse instrumento aplicado na fase de avaliao e destinao? Voc lembra em qual fase da gesto de documentos falamos de classificao? Na fase de protocolo!!! Lembre do Re-Cla-Re-Mo.
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O cdigo de classificao um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. Como vimos, a classificao dos documentos feita na fase de protocolo e esse o momento em que o referido instrumento mais utilizado. A avaliao tem como objetivo analisar os documentos de arquivo e estabelecer os prazos de guarda e a destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos. Portanto, o item est errado. Instrumentos de destinao Aproveitando a deixa da ltima questo, vamos falar sobre instrumentos de destinao, que so os atos normativos elaborados pela organizao, nos quais so fixadas diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos. Os dois principais instrumentos de destinao so: Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes. Alm disso, estabelece os critrios para recolhimento no arquivo permanente e eliminao. Em uma tabela de temporalidade de uma empresa, por exemplo, poderia estar definido que os cartes de ponto deveriam ser conservados por sete anos no Servio de Pessoal e depois eliminados; ou que os contratos de prestao de servios de limpeza deveriam ser conservados em carter definitivo no arquivo permanente. Lista de Eliminao: consiste em uma relao especfica de documentos a serem eliminados de uma s vez e que necessita ser aprovada pela autoridade competente. Agora, vamos ver como so utilizados os instrumentos de destinao dentro da rotina para a destinao de documentos na fase corrente que engloba as seguintes atividades:
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 1. verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; A tabela de temporalidade organiza os documentos a serem destinados, a partir de prazos e critrios para recolhimento e eliminao. 2. verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; Para proceder com a destinao preciso verificar, na tabela de temporalidade, os prazos de guarda estabelecidos. 3. registrar os documentos a serem eliminados; As listas de eliminao, como vimos, relacionam os documentos a serem eliminados. 4. proceder eliminao; O ato de eliminar os documentos tambm faz parte da fase de destinao. 5. elaborar termo de eliminao; O termo de eliminao o instrumento do qual consta o registro de informaes sobre documentos eliminados aps terem cumprido o prazo de guarda. 6. elaborar lista de documentos destinados fase intermediria; e De forma semelhante lista de eliminao, existem as listas de transferncia (documentos destinados fase intermediria) e as listas de recolhimento (documentos destinados fase permanente). Falaremos, adiante, sobre as diferenas entre recolhimento e transferncia. 7. operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio. Permitir que os documentos passem ao arquivo intermedirio tambm faz parte da fase de destinao. Veja algumas questes sobre esse assunto:
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 22. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) A destinao dos documentos indicada pela tabela de temporalidade. Resoluo: O enunciado afirma que a destinao dos documentos indicada pela tabela de temporalidade. exatamente isso, a destinao dos documentos (prazos e critrios para eliminao e guarda) definida nesse instrumento. Portanto, o item est certo. 23. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Fazem parte das rotinas para destinao de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder eliminao; elaborar termo de eliminao; elaborar lista de documentos destinados fase intermediria; operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio. Resoluo: Essa questo veio com um enunciado enorme, trazendo uma srie de atividades relacionadas destinao de documentos, para assustar os candidatos. Veremos que no nenhum bicho de sete cabeas. Apesar da extenso da questo basta entender bem no que consiste a fase de destinao para respond-la com segurana. Vimos que as rotinas para destinao de documentos na fase corrente, listadas literalmente no enunciado, so bem lgicas. Portanto, no se assuste ao se deparar com uma questo que traga alguns termos ou expresses que ainda no viu de forma literal. Procure entender o conceito, e a partir da, concluir em que fase da gesto de documento a questo se refere. A questo est correta. 24. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - O instrumento resultante da atividade de avaliao o catlogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff ostensiva ou sigilosa, indicando os nveis legais de acesso a cada documento ou informao. Resoluo: Em questes como essa, temos que ter em mente quais so os principais instrumentos de destinao: tabela de temporalidade e lista de eliminao. Catlogo seletivo de documentos aquele que toma por unidade, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos, segundo critrio temtico. Nada tem a ver com a fase de destinao. Portanto, o item est errado. 25. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A destinao dos documentos indicada pelo plano de classificao. Resoluo: Mais uma questo que tenta confundir os instrumentos de destinao com os de classificao. J no temos com errar, no mesmo? A destinao dos documentos indicada na tabela de temporalidade e no no plano de classificao. O plano de classificao o esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido. esse plano que vai dar origem ao cdigo de classificao. Portanto, o item est errado. 26. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) O instrumento auxiliar adotado na gesto de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperao desses documentos denomina-se plano de classificao. Resoluo:
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Acabamos de ver que o esquema de distribuio de documentos em classes, de acordo com mtodos de arquivamento especficos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funes de uma instituio e da anlise do arquivo por ela produzido chamado de plano de classificao. Esse plano tem por objetivo permitir o arquivamento racional dos documentos, facilitando a posterior recuperao. Logo, a assertiva est correta. Antes de continuarmos com a gesto de documentos, vamos relembrar alguns conceitos importantes: arquivo intermedirio e arquivo permanente. Como vimos, o arquivo intermedirio (=segunda idade) o conjunto de documentos originrios de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinao. constitudo de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria, por esse motivo, tambm denominado de limbo ou purgatrio. Por sua vez, vimos que o arquivo permanente (=terceira idade) constitudo de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, legal etc. (=valor primrio), que so conservados em razo de seu valor histrico, cultural etc. (=valor secundrio) e que permitem conhecer o passado e a evoluo de uma organizao. Vejamos algumas questes: 27. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) O arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio. 28. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - Os documentos de idade intermediria so os que so consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. Resoluo:
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff A questo 27 afirma que o arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio. Isso est correto, pois os documentos que compem o arquivo intermedirio ainda tm valor primrio. A nica diferena para o arquivo corrente diz respeito frequncia de utilizao dos documentos. Portanto, o item est correto. A questo 28 afirma que os documentos de idade intermediria so os que so consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. J d para ver o erro da questo: o arquivo intermedirio no acessado frequentemente. Portanto, o item est errado. 29. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - O arquivo permanente formado por documentos de valor administrativo, legal ou fiscal. Resoluo: A questo comete um erro ao afirmar que o arquivo permanente formado por documentos com valor primrio (valor administrativo, legal ou fiscal), quando, na realidade, formado por documentos de valor secundrio. Portanto, o item est errado. Gesto de documentos nos arquivos intermedirios e permanentes Agora que j relembramos o que so arquivos intermedirios e permanentes, vamos em frente para discutir como se d a gesto de documentos nessas idades do arquivo. Como estudamos, na fase de avaliao e destinao, os documentos so analisados em funo do valor e da frequncia de uso. Essas duas variveis definem qual ser o destino do documento: transferncia para o arquivo intermedirio, recolhimento para o arquivo permanente ou eliminao. O quadro, abaixo, resume bem o que estamos falando:
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Valor com valor primrio com valor primrio sem valor primrio, mas com valor secundrio sem valor primrio e secundrio Frequncia de uso alta baixa baixa Destino permanece no arquivo corrente transferncia para o arquivo intermedirio recolhimento para o arquivo permanente eliminao
Vamos aproveitar a oportunidade para falar sobre duas palavrinhas que, at agora, estvamos utilizando de maneira indiscriminada, mas que, no fundo, so bem diferentes: transferncia e recolhimento. Transferncia: passagem do arquivo corrente para o intermedirio. Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente. Obs.: Tambm caracteriza recolhimento a passagem do arquivo intermedirio para o permanente. Enfim, se o destino do documento o arquivo permanente estamos tratando de recolhimento, se for o arquivo intermedirio estamos falando de transferncia. Guarde isso! Indo um pouco mais a fundo, podemos definir dois tipos de transferncias: permanente e peridica. A transferncia permanente ocorre em intervalos irregulares e exige, quase sempre, que se indique, em cada documento, a data em que o documento dever ser transferido. A transferncia peridica, por sua vez, ocorre em intervalos determinados, ou seja, periodicamente, e pode ser de trs tipos:
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 1. Transferncia em uma etapa: os documentos com valor secundrio so recolhidos diretamente para o arquivo permanente, sem passar pelo limbo. Ou seja, a mesma coisa que recolhimento. Voc lembra o que limbo, no ? (Limbo = Arquivo Intermedirio). 2. Transferncia em duas etapas (= dupla capacidade, transferncia mltipa ou mtodo do ciclo): os documentos so transferidos para o arquivo intermedirio, onde permanecem por determinado perodo e, finalmente, se considerados com valor secundrio, so recolhidos para o arquivo permanente. 3. Transferncia de mnimo e mximo: os documentos compreendidos entre um intervalo de datas (mnimo e mximo) so transferidos para o arquivo intermedirio. Ou seja, ao atingir um prazo mnimo, o documento transferido para o arquivo intermedirio, depois de passar de um prazo mximo, recolhido para o arquivo permanente ou eliminado. Importante! Perceba que recolhimento um tipo de transferncia. Cuidado, pois a banca pode tentar confundir voc. Podemos fazer um quadro para resumir o que acabamos de ver: Permanente (intervalos irregulares) uma etapa recolhidos diretamente (=recolhimento) para o arquivo permanente passam, primeiramente, duas etapas pelo limbo (arquivo Peridica intermedirio) (intervalos quando compreendidos determinados) entre um intervalo de datas mnimo e (mnimo e mximo), so mximo transferidos para o arquivo intermedirio
Transferncia
Vamos ver algumas questes sobre esse assunto:
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 30. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, transferncia e recolhimento. Resoluo: O enunciado afirma que os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, transferncia e recolhimento. exatamente o que falamos: transferncia a passagem para o arquivo intermedirio e recolhimento a passagem para o arquivo permanente. Portanto, o item est certo. 31. (Cespe Ministrio da Educao e Cultura Agente Administrativo 2009) - Arquivamento o conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de documentos. Resoluo: Vamos ver mais algumas definies... Arquivamento, como vimos no incio dessa aula, uma das fases da gesto de documentos, que consiste no conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Acondicionamento so as formas de embalagem ou guarda de documentos visando sua preservao e acesso. Arquivamento, portanto, uma das fases da gesto de documentos, que consiste no conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Portanto, a assertiva est correta. 32. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - Documentos transferidos a arquivos intermedirios devem conservar a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes. Resoluo:
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Vimos que a funo primordial dos arquivos intermedirios servir como um arquivamento transitrio. Dessa forma, permite que documentos ainda com valor primrio (=valor administrativo, legal ou fiscal), que j no tm uso to frequente, sejam guardados, at serem destinados ao recolhimento ou eliminao. Uma importante caracterstica dos documentos transferidos ao arquivo intermedirio que conservam a classificao que lhes foi dada no arquivo corrente. Isso se deve ao fato de as caractersticas e propriedades dos documentos continuarem as mesmas, no que se refere s funes organizacionais (valor primrio) para as quais foram criados. No esquea, a nica diferena entre os documentos correntes e intermedirios se refere s suas frequncias de uso. Suas funes para a entidade continuam sendo as mesmas. Portanto, o item est correto. Prazos de guarda Esse assunto bem simples que frequentemente cai em provas. Os prazos de guarda so baseados em estimativas de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fim dos quais a destinao efetivada (recolhimento para guarda permanente ou eliminao). Vimos que as tabelas de temporalidade, de acordo com as especificidades de cada documento, determinam os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermedirios, recolhidos aos arquivos permanentes ou eliminados. Ou seja, os prazos de guarda so definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questo. Por exemplo, notas fiscais de compras de matria-prima podem ficar armazenadas por um perodo de tempo diferente dos cartes de ponto dos empregados. Tudo isso pode depender de diversas variveis administrativas, legais e fiscais.
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Veja essa questo: 33. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009) - O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos. Resoluo: Cuidado! Toda vez que a banca afirmar, de forma genrica, que os documentos do arquivo corrente e/ou intermedirio devem ser mantidos por X anos, a questo estar errada. Os prazos de guarda so definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questo. Dessa forma, a questo est errada. Administrao do arquivo permanente Ao longo das nossas aulas, vimos que os arquivos passam por uma evoluo que os afasta cada vez mais de seu objetivo primrio, diminuindo seu valor primrio (=administrativo, legal ou fiscal) e aumentando seu valor secundrio (=informativo, probatrio, histrico ou cultural). Dessa forma, os documentos, que uma vez tiveram utilidade funcional, podem constituir peas fundamentais para a histria da organizao e de toda a sociedade. nesse estgio que surge o arquivo permanente. A funo de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custdia. De uma forma geral, as atividades de um arquivo permanente podem ser classificadas em quatro grupos: Arranjo: consiste na reunio e ordenao adequada dos documentos no arquivo permanente. Descrio e publicao: so instrumentos de pesquisa para a localizao dos documentos no acervo, que permitem a consulta e divulgao.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Conservao: medidas de proteo dos documentos e do seu lugar de guarda. Referncia: consiste nas polticas de acesso e uso dos documentos. Se invertermos a ordem dos grupos descritos acima, podemos pensar em um mnemnico bem legal... que tal De-Co-Re-Ar? Descrio Conservao Referncia Arranjo A administrao do arquivo permanente bastante complexa, talvez mais complexa que a de arquivos correntes e intermedirios. A razo disso se deve ao fato de, na maioria das vezes, concentrar documentos emanados de diversos rgos, de muitas subdivises administrativas e de numerosos funcionrios individuais. Lembra quando falamos sobre centralizao e descentralizao de arquivos correntes? Ou seja, o arquivo permanente tende a crescer indefinidamente, pois o resultado da contnua reunio de documentos enviados pelos diversos arquivos correntes e intermedirios. Dessa forma, ao tratar da documentao de carter permanente, deve-se sempre levar em considerao o princpio da provenincia (=princpio do respeito aos fundos). Como vimos na aula passada, esse um princpio bsico da arquivologia e afirma que o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou famlia (=fundo de arquivo) no deve ser misturado aos de outras entidades produtoras. O fato de o arquivo permanente ser constitudo de diversos fundos faz necessria a anlise de quais unidades administrativas iro constituir cada fundo. A escolha desses fundos estabelecida de acordo com a convenincia de cada situao, contudo, pode ser feita a partir de dois critrios. 1. Estrutural: fundos so constitudos pelo agrupamento dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Por exemplo, seria constitudo um fundo para cada rgo: Ministrio de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energtica EPE, agncia Nacional de Energia Eltrica ANEEL etc. 2. Funcional: fundos so constitudos por documentos reunidos de acordo com sua semelhana temtica, provenientes de diversas fontes geradoras de arquivo. Por exemplo, poderamos constituir um nico fundo relacionado atividade comum a todos os rgos: Energia (Ministrio de Minas e Energia, Empresa de Pesquisa Energtica EPE, agncia Nacional de Energia Eltrica ANEEL etc.) Bom, vamos ver algumas questes para gravar esse assunto: 34. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - A funo de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos. Resoluo: reunir e arranjar (=Arranjo) conservar (=Conservao) descrever e facilitar a consulta (=Descrio) Portanto, o item est correto. 35. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrio e publicao, conservao e referncia. Resoluo: Bom... Agora, ficou fcil, no ? A questo uma aplicao direta do nosso De-Co-Re-Ar. As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrio e publicao, conservao e referncia. Portanto, o item est certo.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 36. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - O tratamento da documentao permanente deve ser feito a partir da aplicao do princpio da territorialidade, um dos princpios fundamentais da arquivologia. Resoluo: O enunciado afirma que o tratamento da documentao permanente deve ser feito a partir da aplicao do princpio da territorialidade. O princpio certo seria o da provenincia. O princpio da territorialidade, como vimos na aula passada, afirma que os arquivos devem ser conservados em servios de arquivo do territrio no qual foram produzidos. Portanto, o item est errado. Arquivamento Vamos falar agora sobre a atividade os principais mtodos de arquivamento. Para isso, antes de tudo, temos que lembrar que a gesto de documentos composta por trs grandes fases: 1.Produo; 2.Utilizao; e 3.Avaliao e Destinao. Agora, vamos fazer um pequeno esquema que nos permita visualizar como as diferentes atividades esto distribudas entre as fases:
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Ficou mais fcil visualizar como as diferentes atividades esto ordenadas dentro do ciclo de gesto de arquivos? Observando a figura acima, possvel perceber que o ciclo de gesto de arquivos um tipo de ciclo vital, composto por nascimento (produo), desenvolvimento (utilizao) e morte (avaliao e destinao). Nesse contexto, dentro da fase de utilizao que a maioria das funes do documento so exercidas (recebido, classificado, arquivado, movimentado, consultado etc.). A atividade de arquivamento representa o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Dessa forma, antes de arquivar, preciso classificar, ou seja, analisar e identificar o contedo dos documentos, selecionando a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinando o cdigo para a sua recuperao. O arquivamento uma das atividades mais importantes dentro da gesto arquivstica, pois fundamental para a organizao ser capaz de armazenar suas informaes e recuper-las no momento desejado. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura metodolgica e mecnica, em relao qual os documentos devem ser organizados. Ou seja, todo sistema de arquivamento permite que os documentos sejam eficientemente arranjados. Os problemas que a instituio pode enfrentar no so inerentes ao sistema em si, mas so devidos a escolhas erradas, frente s caractersticas e necessidades dessa instituio. Nesse contexto, importante que o mtodo de arquivamento escolhido esteja alinhado s necessidades e s caractersticas da organizao. Assim, os mtodos de arquivamento so determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Antes de entrar em cada um dos mtodos de arquivamento, importante ressaltar que pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Por exemplo, se voc procura por um documento endereado ao Joo e os documentos esto organizados alfabeticamente basta ir letra J para encontr-lo. Sistema indireto aquele em que, para se localizar um documento, preciso, antes, consultar um ndice ou cdigo. Os principais mtodos de arquivamento podem ser divididos em duas grandes classes: mtodos bsicos e mtodos padronizados. Os mtodos bsicos so os mais utilizados e so baseados nos elementos de ordenao como o nome, local, nmero, data e assunto. J, os mtodos padronizados utilizam outros elementos de ordenao (p.ex.: cores), dependendo, assim, de equipamentos e acessrios especiais para sua organizao. Listamos abaixo os principais mtodos de arquivamento: Alfabtico Geogrfico Simples Numrico Mtodos Bsicos Ideogrficos (Assunto) Numricos Cronolgico Dgito-terminal Alfabticos Enciclopdico Dicionrio Duplex Decimal Unitermo Variadex Mtodos Padronizados Automtico Soundex Mnemnico Rneo Voc deve estar se perguntando: terei que saber todos esses mtodos de arquivamento? Calma! A resposta no basta saber que eles existem.
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A maioria das questes vai somente at o segundo nvel de classificao (alfabtico, numrico, geogrfico e ideogrfico), e ser somente esse nvel que trataremos na nossa aula. Dentre os mtodos de arquivamento o mtodo alfabtico o mais simples de todos e o mais cobrado em provas. Esse mtodo direto, e tem como elemento principal o nome. As fichas e pastas so dispostas na ordem alfabtica, respeitando as regras gerais de alfabetao e ordenao (falaremos adiante sobre essas regras). Em geral, o mtodo alfabtico mais simples e barato, se comparado aos demais. Contudo, pode gerar erros de arquivamento quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual que pode causar. Para efetuarmos o arquivamento precisamos conhecer as regras de alfabetao. Acreditamos que esse seja o principal detalhamento, entre os mtodos de arquivamento, cobrado em provas de concurso. So 13 regras que precisamos saber (no se assuste com a quantidade, pois a maioria delas bem intuitiva): 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Barbosa, Joo Cabral, Pedro Teixeira, Anbal Teixeira, Bernardo Ateno: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Castelo Branco, Vitor Monte Alegre, Carlos Villa-Lobos, Heitor
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Santa Rita, Flvia So Paulo, Carlos So Pedro, Felipe 4. As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Silveira, R. Silveira, Ricardo Silveira, Roberto 5. Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados. Albuquerque, Rosana d Almeida, Pedro de Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Costa Filho, Jorge da Costa Neto, Jorge Damasceno Sobrinho, Carlos Ateno: os graus de parentesco da alfabetao s sero considerados quando servirem de elemento de distino. 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao, sendo colocados aps o nome completo, entre parnteses. Helena, Maria (Doutora) Marques, Armando (Juiz) Marques, Slvia 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (veja as regras 10 e 11) Boy, John
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Freud, Sigmund Jung, Carl Gustav 9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiscula. Capri, Guilio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles OBrian, Michael Ateno: muito cuidado para no confundir com a regra 5. 10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Arco y Molinero, Angel Del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco de Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Li Xian Xin Li Yutang Yong Po Yuan 12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses aps o nome. Colegial (A) Embratel Fundao Getlio Vargas Library of Congress (The) Monte Verde Peas e Acessrios 13. Nos ttulos de congressos, conferncia, reunies, assemblias e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.
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Conferncia de Cirurgia Cardaca (IV) Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo) Congresso de Geologia (3) Ufa! Parecia que no ia acabar mais, no ? Pois ainda no acabou! Alm das regras de alfabetao, temos que ter em mente as regras de ordenao. So apenas duas (ainda bem). Podemos ordenar os itens de duas formas: 1. Letra por letra Monte Claro Monte Dourado Monteiro Monte Triste 2. Palavra por palavra Monte Claro Monte Dourado Monte Triste Monteiro Bom... essas so as regras. Sabemos que so muitas, mas sugerimos que as leia e releia algumas vezes. Voc ver que, rapidamente, conseguir absorvlas, pois a maioria delas bem intuitiva. Outro mtodo bsico de arquivamento, muito cobrado em provas o denominado geogrfico. um mtodo direto, cujo elemento principal o local. Esse mtodo pode ser ordenado de duas formas: 1. Nome do estado, cidade e correspondente Amazonas Rio de Janeiro Manaus (capital) Rio de Janeiro (capital) Silva, Luiz Silva, Luiz 38
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Rio de Janeiro Rio de Janeiro So Paulo So Paulo Campos Campos Lorena So Jos dos Campos Silva, Alberto Silva, Luiz Silva, Luiz Souza, Carlos
Ateno: as capitais sempre devem estar em primeiro lugar, frente s outras cidades de um mesmo estado. 2. Nome da cidade, estado e correspondente Campos Campos Lorena Manaus (capital) Rio de Janeiro (capital) So Jos dos Campos Rio de Janeiro Rio de Janeiro So Paulo Amazonas Rio de Janeiro So Paulo Silva, Alberto Silva, Luiz Silva, Luiz Silva, Luiz Silva, Luiz Souza, Carlos
Ateno: a regra das capitais no se aplica a esse tipo de ordenao. Por ltimo, vamos falar sobre o mtodo ideogrfico (=por assunto). Esse mtodo tem como elemento principal o assunto. Exemplo: Admisso de Pessoal Assistncia Jurdica Imveis
Ateno: No podemos confundir assunto com os tipos fsicos dos documentos (espcies documentais), como correspondncias, memorando, telegramas e relatrios. Estes podem at servir de subdiviso auxiliar, contudo, no so assuntos. Exemplo: Admisso de Pessoal Assistncia Jurdica - Correspondncias - Pareceres Imveis
Da mesma forma, no podemos confundir assunto com a procedncia dos documentos, que pode, no mximo, ser utilizada como subdiviso. Exemplo: Admisso de Pessoal - Departamento de Vendas 39
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff - Fbrica Alvorada - Fbrica Primavera Assistncia Jurdica Imveis Ateno: no existe um esquema padronizado de classificao por assunto, cada instituio dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classificao. Por fim, para terminar com esse assunto, vamos falar, rapidamente, sobre os tipos de arquivamento. A posio em que so dispostos fichas e documentos distinguir os tipos de arquivamento em horizontal e vertical. No tipo horizontal, os documentos so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes e escaninhos. Esse mtodo muito utilizado para arquivar plantas, desenhos e mapas, assim como nos arquivos permanentes (onde a frequncia de uso menor). Note que para consultar qualquer documento necessrio retirar os que se encontram sobre ele, dificultando a localizao rpida das informaes por esse motivo, o uso do arquivamento horizontal desaconselhvel na fase corrente dos arquivos (onde a frequncia de uso maior). J o arquivamento vertical caracterizado pela disposio dos documentos um atrs do outro, permitindo a rpida consulta, sem necessidade de remover outros documentos. Bom, agora vamos ver algumas questes sobre arquivamento. 37. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio/Administrativo 2009) - Os procedimentos tericos da arquivstica indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior sua classificao, a qual deve ter como base o plano de classificao da instituio. Resoluo: O enunciado afirma que o arquivamento deve ser posterior classificao por meio do esquema que desenhamos, fcil constatar isso, no? O item est correto. 38. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) - Uma das principais funes do arquivo permitir o acesso rpido e eficiente aos 40 Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff documentos. Essa funo somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lgica e racional, respeitando as caractersticas dos documentos de arquivo. Quanto aos mtodos de arquivamento, julgue o item subsequente. O mtodo de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organizao que os produz ou recebe. Resoluo: Lembre-se que importante que o mtodo de arquivamento escolhido esteja alinhado s necessidades e s caractersticas da organizao. Assim, os mtodos de arquivamento so determinados pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Portanto, o item est correto. 39. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) - Nome, local, nmero, data e assunto so os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenao dos documentos de arquivo. Resoluo: Na questo anterior, vimos que o mtodo de arquivamento deve ser escolhido levando-se em considerao a natureza dos documentos e a estrutura da entidade (guarde isso!). Quando se trata de planejar a organizao do arquivo, os elementos constantes de um documento a considerar so nome (remetente, destinatrio ou pessoa referida no documento), local, nmero, data e assunto. Ou seja, o elemento mais importante para cada caso que define como o arquivo ser organizado: ordem alfabtica, geogrfica, numrica (simples ou cronolgica) ou por assunto. Portanto, o item est correto. 40. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio/Administrativo 2009) - No que se refere ao arquivamento de documentos, indicado que a instituio adote um mtodo de arquivamento nico.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Resoluo: Pelo que vimos at aqui, j possvel ver onde est o erro dessa questo, certo? Ora, explicamos que o mtodo de arquivamento deve ser escolhido de acordo com a natureza do documento e a estrutura da instituio. Portanto, seria incoerente pensar que s pode existir um nico mtodo de arquivamento para cada instituio. Cada organizao comporta diferentes tipos de documentos (cartas, notas fiscais, memorandos etc.), de diferentes gneros (textuais, iconogrficos, cartogrficos etc.). Dessa forma, difcil pensar que seria possvel arquiv-los todos com o mesmo mtodo. Portanto, o item est errado. 41. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - O mtodo alfabtico um dos mtodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado. Resoluo: Essa questo bem fcil. No precisamos nem saber muito sobre arquivologia para respond-la, no ? O nome o principal elemento a ser considerado no mtodo alfabtico. 42. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) - A disposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva para nomes de pessoas. Resoluo: Essa questo bem simples, mas tambm muito interessante. A organizao alfabtica no exclusiva para nomes de pessoas e pode ser usada, por exemplo, para nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais. Portanto, o item est errado.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 43. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio Administrativa 2009 Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinte apresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo: Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antnio Resoluo: Vamos lembrar as trs primeiras regras de alfabetao. 1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Barbosa, Joo Cabral, Pedro Teixeira, Anbal Teixeira, Bernardo Ateno: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Castelo Branco, Vitor Monte Alegre, Carlos Villa-Lobos, Heitor
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Santa Rita, Flvia So Paulo, Carlos So Pedro, Felipe Com essas trs primeiras regras, j conseguimos matar nossa questo. Voc consegue ver o erro? Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antnio
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A questo tentou fazer uma pegadinha com o sobrenome Santos Cruz. Observe que esse caso no se encaixa na regra 3, pois a palavra Santos no qualifica a palavra Cruz so dois nomes sem nenhuma relao. Dessa forma, a ordenao correta seria: Bezerra, Alberto Luiz Cruz, Antnio Santos Moreira, Maria Madalena Observe que seria diferente se tivssemos Santa Cruz. Nesse caso, a alfabetao proposta estaria correta. Portanto, o item est errado. 44. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio Administrativa 2009 Adaptada) De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinte apresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo: Barbosa Filho, lson Vianna Neto, Milton Vianna Sobrinho, Milton Resoluo: No tem jeito, temos que lembrar as treze regras. Nesse caso, vamos relembrar a regra nmero 6: os sobrenomes que exprimem grau de parentesco so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Voc pode notar que aplicao direta da regra. Portanto, o item est correto. 45. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) - A disposio abaixo est correta, pois foi feita de palavra por palavra, podendo, tambm, ser feita de letra por letra. Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Monteiro Montenegro
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Resoluo: Essa questo tentou confundir o candidato ao tratar das regras de ordenao (letra por letra e palavra por palavra). Contudo, o erro est no mais bsico, ou seja, na regra alfabtica primria dos sobrenomes (regra de alfabetao 1). O correto deveria ser: Monteiro Montenegro Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Caro concurseiro, no tem segredo, temos que saber as regras de alfabetao. Portanto, leia, releia e, quando achar que j est sabendo, leia mais uma vez as 13 regras. Pois se cair na prova, a banca vai exigir a direta aplicao das regras. 46. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) - A ordenao geogrfica, que tpica do sistema direto, tem como elemento principal o correspondente. Resoluo: A ordenao geogrfica um sistema direto e tem como elemento principal o nome. Portanto, o item est errado. 47. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) - O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex. Resoluo:
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Nessa questo, a banca misturou dois mtodos de arquivamento: geogrfico e ideogrfico. O mtodo ideogrfico pode ser subdividido como alfabtico ou numrico. Entre os mtodos ideogrfico-numricos, est o mtodo duplex. No precisamos entrar nas especificidades desses mtodos para responder nossa questo. Vimos que o mtodo que utiliza o lugar como elemento de ordenao o geogrfico. Portanto, o item est errado. 48. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente TcnicoAdministrativo 2009) - A disposio de processos por seu nmero um mtodo de classificao de documentos conhecido como duplex. Resoluo: Vimos que a disposio de um processo por um nmero consiste no mtodo de classificao numrico. O mtodo duplex (no vale pena entrar em seus detalhes) um mtodo ideogrfico-numrico. Portanto, o item est errado. 49. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente TcnicoAdministrativo 2009) - Na organizao feita segundo a origem dos documentos, o correto dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos rgos ou das empresas, no considerando, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Resoluo: Para responder essa questo temos que voltar s regras de alfabetao. A regra 12 afirma que os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, no entanto, para facilitar a ordenao, que os artigos sejam colocados entre parnteses aps o nome.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Portanto, o item est correto. 50. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio/Administrativo 2009) - No mtodo de arquivamento ideogrfico, o principal elemento adotado para a recuperao da informao o assunto. Resoluo: No mtodo ideogrfico, o principal elemento adotado para a recuperao da informao o assunto. Portanto, o item est correto. 51. (Cespe Ministrio da Educao e Cultura Agente Administrativo 2009) - O arquivamento horizontal permite consulta rpida e evita manipulao ou remoo de outros documentos. Resoluo: As caractersticas que o enunciado trouxe so do arquivamento vertical. Portanto, a questo est errada. 52. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) - Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convnios, correspondncias, relatrios, processos, formulrios e guias so exemplos da utilizao do mtodo de arquivamento por assunto. Resoluo: Essa questo trata, justamente, da confuso que muitos fazem, classificando espcies documentais como se fossem assuntos. J vimos que isso est errado. Espcies documentais como correspondncias, relatrios, processos, formulrios e guias no so assuntos e podem servir, no mximo, como subdivises auxiliares. Portanto, o item est errado. Com essa questo, terminamos nossa aula de hoje, esperamos voc na prxima, at l... Davi e Fernando.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Lista de Questes 01. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O diagnstico da situao arquivstica pelo alto custo deve ser adotado apenas quando o rgo pblico tem uma massa documental acumulada de grandes propores. 02. (CESPE ME - Arquivista 2008) - O principal dado a ser coletado em um diagnstico da situao arquivstica de um rgo pblico a quantificao de seu acervo documental. 03. (CESPE diagnstico da elaborao do documentos de Policia Federal Escrivo 2009) - Uma das funes do situao arquivstica reunir informaes suficientes para a cdigo de classificao e da tabela de temporalidade de arquivo.
04. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Chama-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas realizados na fase corrente e na intermediria e que abrangem produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos, estabelecendo sua destinao, isto , determinando a eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 05. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) - A poltica arquivstica brasileira no reconhece a gesto de documentos como parte dos esforos necessrios para a organizao dos arquivos. 06. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - Com a gesto eficaz de documentos, impede-se que os documentos com valor secundrio sejam conservados permanentemente. 07. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - No objetivo da gesto de documentos racionalizar a produo dos documentos, mas, sim, eliminar os documentos de valor secundrio. 08. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - A criao, o arquivamento e a eliminao de documentos so as trs fases bsicas da gesto de documentos. 09. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - A fase da gesto de documentos em que so feitas a anlise e a avaliao de documentos acumulados em arquivos conhecida como preservao de documentos.
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10. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - Na gesto de documentos, as atividades de protocolo, a recuperao de informaes e a elaborao de normas de acesso documentao so desenvolvidas na fase de utilizao de documentos. 11. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) - A gesto de documentos no est fundamentada no ciclo vital dos documentos de arquivo. 12. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - As atividades de protocolo fazem parte da fase de destinao na gesto de documentos. 13. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - As atividades a seguir so rotinas de protocolo: receber documentos enviados por outras instituies; despachar documentos enviados por setores do rgo; armazenar os documentos em fase corrente; emprestar os documentos aos setores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlar o prazo para devoluo do documento; prestar informaes contidas nos documentos; estabelecer procedimentos de conduta dos arquivistas com relao prtica e tica profissional. 14. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O protocolo a porta de entrada e de sada dos documentos de uma instituio e, por suas caractersticas, faz parte das atividades dos arquivos correntes. 15. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) Recebimento e classificao, registro e movimentao e conservao e preservao so rotinas de protocolo. 16. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) As atividades de registro, expedio, distribuio e movimentao so tpicas do protocolo, apesar de essa ltima ter uma participao importante dos setores de trabalho do rgo/instituio. 17. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa - 2008) - O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso. 18. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - Determinada organizao instalada em Braslia enviou um documento a funcionrio do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituies. No MMA,
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff o setor que recebeu o documento coletou algumas informaes deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatrio, tramitando, posteriormente, em vrios setores at que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado perodo no ltimo setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espao, onde deve ser mantido at ser eliminado. Na situao em apreo, se o documento fosse um ofcio de carter ostensivo, ele no deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretamente ao destinatrio, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo. 19. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente ser realizada aps autorizao da presidncia do rgo, e sancionada em instncia superior: se federal, pela Casa Civil da Presidncia da Repblica; se estadual, pelo Gabinete do Governador. 20. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - A eliminao dos documentos pode ser feita, desde que, aps a extino do valor primrio (administrativo, legal ou fiscal), os documentos no apresentem valor secundrio (informativo ou probatrio). 21. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - Na avaliao dos documentos, aplica-se o cdigo de classificao de documentos de arquivo. 22. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) A destinao dos documentos indicada pela tabela de temporalidade. 23. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Fazem parte das rotinas para destinao de documentos na fase corrente as seguintes atividades: verificar se os documentos a serem destinados esto organizados de acordo com os conjuntos definidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram o prazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a serem eliminados; proceder eliminao; elaborar termo de eliminao; elaborar lista de documentos destinados fase intermediria; operacionalizar a passagem ao arquivo intermedirio. 24. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - O instrumento resultante da atividade de avaliao o catlogo seletivo, que indica os documentos selecionados para a guarda permanente
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff ostensiva ou sigilosa, indicando os nveis legais de acesso a cada documento ou informao. 25. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A destinao dos documentos indicada pelo plano de classificao. 26. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) O instrumento auxiliar adotado na gesto de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperao desses documentos denomina-se plano de classificao. 27. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) O arquivo intermedirio, assim como o arquivo corrente, constitudo de documentos de valor primrio. 28. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - Os documentos de idade intermediria so os que so consultados frequentemente e aos quais se tem livre acesso. 29. (CESPE TRE/MG -Tcnico Judicirio/Administrativa 2009 Adaptada) - O arquivo permanente formado por documentos de valor administrativo, legal ou fiscal. 30. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, transferncia e recolhimento. 31. (Cespe Ministrio da Educao e Cultura Agente Administrativo 2009) - Arquivamento o conjunto das operaes de acondicionamento e armazenamento de documentos. 32. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - Documentos transferidos a arquivos intermedirios devem conservar a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes. 33. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009) - O prazo indicado para o arquivamento de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 34. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - A funo de um arquivo permanente reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos. 35. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - As atividades relacionadas ao arquivo permanente podem ser reunidas nos seguintes grupos: arranjo, descrio e publicao, conservao e referncia. 36. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - O tratamento da documentao permanente deve ser feito a partir da aplicao do princpio da territorialidade, um dos princpios fundamentais da arquivologia. 37. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio/Administrativo 2009) - Os procedimentos tericos da arquivstica indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior sua classificao, a qual deve ter como base o plano de classificao da instituio. 38. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) - Uma das principais funes do arquivo permitir o acesso rpido e eficiente aos documentos. Essa funo somente pode ser cumprida se os documentos forem organizados de maneira lgica e racional, respeitando as caractersticas dos documentos de arquivo. Quanto aos mtodos de arquivamento, julgue o item subsequente. O mtodo de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organizao que os produz ou recebe. 39. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) - Nome, local, nmero, data e assunto so os elementos de um documento que devem ser considerados na ordenao dos documentos de arquivo. 40. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio/Administrativo 2009) - No que se refere ao arquivamento de documentos, indicado que a instituio adote um mtodo de arquivamento nico. 41. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - O mtodo alfabtico um dos mtodos de arquivamento de documentos e tem o nome como principal elemento a ser considerado.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 42. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) - A disposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva para nomes de pessoas. 43. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio Administrativa 2009 Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinte apresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo: Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antnio 44. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio Administrativa 2009 Adaptada) De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinte apresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo: Barbosa Filho, lson Vianna Neto, Milton Vianna Sobrinho, Marlene 45. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) - A disposio abaixo est correta, pois foi feita de palavra por palavra, podendo, tambm, ser feita de letra por letra. Morro Alegre Morro Branco Morro Maior Morro Santo Monteiro Montenegro 46. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) - A ordenao geogrfica, que tpica do sistema direto, tem como elemento principal o correspondente. 47. (CESPE STJ -Tcnico Judicirio rea: Administrativa 2008) - O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex. 48. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente TcnicoAdministrativo 2009) - A disposio de processos por seu nmero um mtodo de classificao de documentos conhecido como duplex. 49. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente TcnicoAdministrativo 2009) - Na organizao feita segundo a origem dos documentos, o correto dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 02 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff dos rgos ou das empresas, no considerando, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. 50. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio/Administrativo 2009) - No mtodo de arquivamento ideogrfico, o principal elemento adotado para a recuperao da informao o assunto. 51. (Cespe Ministrio da Educao e Cultura Agente Administrativo 2009) - O arquivamento horizontal permite consulta rpida e evita manipulao ou remoo de outros documentos. 52. (CESPE ANAC - Tcnico Administrativo 2009) - Pastas de um arquivo classificadas como acordos, convnios, correspondncias, relatrios, processos, formulrios e guias so exemplos da utilizao do mtodo de arquivamento por assunto. GABARITO:
01 E 11 E 21 E 31 C 41 C 51 E
02 E 12 E 22 C 32 C 42 E 52 E
03 C 13 E 23 C 33 E 43 E
04 C 14 C 24 E 34 C 44 C
05 E 15 E 25 E 35 C 45 E
06 E 16 C 26 C 36 E 46 E
07 E 17 C 27 C 37 C 47 E
08 E 18 E 28 E 38 C 48 E
09 E 19 E 29 E 39 C 49 C
10 C 20 C 30 C 40 E 50 C
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Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Decreto n 1.171/1994 (e suas atualizaes). Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Introduo . ...................................................................................... Tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; automao; preservao, conservao e restaurao de documentos . ........................ Simulado . ......................................................................................... Resoluo das questes do simulado . ................................................... Lista de questes resolvidas na aula . .................................................. Bibliografia . ..................................................................................... Introduo Prezado Aluno, Chegamos ltima aula do curso de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU. Hoje iremos tratar do assunto tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; automao; preservao, conservao e restaurao de documentos. Alm disso, disponibilizamos ao final da aula um simulado que compreende toda a matria vista em nossas aulas. No esquea que as questes discutidas durante a aula esto no final do arquivo, caso voc queira tentar resolver as questes antes de ver os comentrios. E, por ltimo, participe do Frum de dvidas! Chega de papo e mos obra... 01 02 17 22 35 38
Tipologias documentais e suportes fsicos: microfilmagem; automao; preservao, conservao e restaurao de documentos.
J vimos que o arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gnero (=a configurao que assume um documento, dependendo do sistema de signos utilizados na comunicao de seu contedo). Ou seja, o documento pode ser textual, iconogrfico, sonoro, audiovisual, informtico etc. O arquivo tambm composto de documentos que podem ser confeccionados por diversos tipos de material, sobre os quais as informaes so registradas (=suporte). So exemplos disso: papel, filme, disco tico, disco magntico etc. Sendo que nesta aula daremos especial ateno a um tipo especfico de suporte, o microfilme. Para que voc no confunda os gneros de documentos. Vamos ajud-lo a recordar os mais importantes: escritos ou textuais: textos manuscritos, datilografados ou impressos; cartogrficos: representaes geogrficas, engenharia (mapas, plantas, perfis etc.); iconogrficos: suporte sinttico, em fotografias, diapositivos, desenhos etc.; arquitetnicas emulsionado, ou de
papel
como
filmogrficos: pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagens, com ou sem sonorizao, contendo imagens em movimento; sonoros: registros fonogrficos (discos e fitas magnticas); microgrficos: documentos resultantes de imagens (microfilme, microficha, rolo etc.); e microrreproduo de
informticos: tratados e armazenados em sistemas computacionais (disquete, CD-ROM, DVD-ROM, HD etc.).
Muitas vezes, dentro do ciclo de vida de um documento, o suporte pode ser alterado devido a questes funcionais, administrativas ou legais. Por exemplo,
Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff podemos querer microfilmar certos documentos para economizar espao ou garantir a preservao de originais passveis de destruio. Nesse sentido, preciso observar que a adoo de recursos tecnolgicos para alterao do suporte da informao requer a observncia de determinados critrios: 1. questes legais concernentes alterao do suporte, observandose as garantias jurdicas, a normalizao dos procedimentos, as especificaes e os padres de qualidade estabelecidos pela legislao brasileira e por organismos internacionais; 2. capacidade de recuperao das informaes antes e depois de processar a alterao do suporte; 3. custo da operao; 4. definio da melhor tcnica, de forma a assegurar a qualidade da reproduo, a durabilidade do novo suporte e o acesso informao; 5. existncia de depsitos e equipamentos de segurana que venham a garantir a preservao do novo suporte. Ou seja, organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo da viabilidade econmica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espao e recursos financeiros do rgo, alm do clculo dos equipamentos, materiais e acessrios necessrios. Deve-se, ainda, verificar as instalaes dos arquivos de segurana, bem como as condies de tratamento tcnico, armazenamento e acesso s informaes. Somente a partir desses procedimentos, recomenda-se propor as eventuais alteraes de suporte documental. Vamos ver algumas questes sobre esse assunto: 01. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio/Administrativo 2009) Alm dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro. Resoluo:
O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gnero. Ou seja, o documento pode ser textual, iconogrfico, sonoro, audiovisual, informtico, etc. Portanto, o item est correto. 02. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) Os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeo fazem parte do gnero documental conhecido como iconogrfico. Resoluo: Como visto, filmes cinematogrficos e as fitas de vdeo fazem parte do gnero filmogrfico, e no do iconogrfico. Portanto, o item est errado. 03. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Qualquer proposta de alterao de suporte das informaes arquivsticas deve levar em considerao as questes legais, garantias jurdicas, normalizao de procedimentos, padres de qualidade estabelecidos pela legislao brasileira. necessrio considerar, ainda, as peculiaridades de cada rgo, alm de realizar estudos de viabilidade econmica. Resoluo: Vimos que a alterao do suporte da informao requer a observncia de determinados critrios: questes legais concernentes alterao do suporte; capacidade de recuperao das informaes antes e depois de processar a alterao do suporte; custo da operao; definio da melhor tcnica, de forma a assegurar a qualidade da reproduo, a durabilidade do novo suporte e o acesso informao; e a existncia de depsitos e equipamentos de segurana que venham a garantir a preservao do novo suporte. Portanto, o item est correto. 04. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Ofcios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails so tipologias documentais. Resoluo: Os itens trazidos no enunciado dizem respeito espcie documental.
Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff O tipo documental a diviso de espcie documental que rene documentos por suas caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica do registro, exemplos de tipos documentais: cartas precatrias, cartas rgias, cartas-patentes, decretos sem nmero, decretos-leis, decretos legislativos. Portanto, item errado. Vamos tratar, agora, de um tipo especial de suporte: o microfilme. A microfilmagem uma tcnica que permite criar uma cpia do documento em formato microgrfico (microfilme ou microficha). A primeira e mais importante razo para justificar o uso da microfilmagem a economia de espao. O microfilme uma imagem reduzida de uma forma maior; , portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer. Podemos resumir as vantagens do microfilme nos seguintes pontos: economia de espao; acesso fcil e rpido; segurana e garantia da confidencialidade das informaes; e durabilidade.
A regulamentao desse processo reprogrfico est na Lei no 5.433/68 e no Decreto no 1.799/96. Aconselhamos que leia esses dois normativos somados, no chegam a cinco pginas. O CESPE tira a maioria das questes de microfilmagem diretamente dessas normas. A prpria legislao trs a definio de microfilme e do processo de microfilmagem: O art. 1 da Lei no 5.433/68 fala que: autorizada, em todo o territrio nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de rgos federais, estaduais e municipais. J o art. 1 do Decreto no 1.799/96 traz que:
Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff A microfilmagem, em todo territrio nacional, autorizada pela Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou pblicos, de qualquer espcie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos rgos dos Poderes Executivo, Judicirio e Legislativo, inclusive da Administrao indireta da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas fsicas ou jurdicas. O mesmo decreto define no art. 2 que: Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reproduo em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos, em diferentes graus de reduo. Outra disposio importante diz respeito possibilidade ou no da eliminao do documento depois de microfilmado, veja o que dizem os arts. 11 e 13 do Decreto no 1.799/96: Art. 11. Os documentos, em tramitao ou em estudo, podero, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. (...) Art. 13. Os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Ou seja, mesmo os documentos microfilmados devem obedecer aos critrios estabelecidos de eliminao e guarda permanente. A microfilmagem no autoriza por si s a eliminao do documento. Outro ponto importante diz respeito aos efeitos legais do documento microfilmado, veja o que diz o art. 1, 1, da Lei no 5.433/68: Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certides, os traslados e as cpias fotogrficas obtidas diretamente dos filmes produziro os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juzo ou fora dele. (grifo nosso) Ou seja, os documentos microfilmados produzem os mesmos efeitos dos originais. Vamos ver algumas questes sobre esse assunto:
05. (CESPE ANVISA Tcnico Administrativo 2007) - Microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente reduzido. Resoluo: A microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente reduzido. exatamente isso. Portanto, o item est correto. 06. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - Uma das vantagens da microfilmagem a caracterstica de poder prescindir da organizao arquivstica de documentos e do estabelecimento de um programa de avaliao e seleo do acervo documental. Resoluo: Essa questo est completamente errada. As vantagens da microfilmagem so a reduo sensvel de espao; o acesso fcil e rpido; a segurana e a garantia da confidencialidade das informaes; e a durabilidade. No faz sentido falar que documentos microfilmados podem prescindir da organizao arquivstica e do estabelecimento de um programa de avaliao e seleo do acervo documental, pelo simples fato de serem parte do arquivo. Ou seja, independente do gnero ou do suporte documental, todos os documentos que compem o arquivo devem ser organizados de acordo com as tcnicas arquivsticas e submetidos s atividades inerentes a gesto do arquivo, como classificao, arquivamento, avaliao e destinao. Portanto, cuidado, microfilme um documento do arquivo e deve ser tratado como tal. 7. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - O microfilme ainda no tem reconhecimento legal no Brasil. Resoluo:
Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Vimos que o microfilme reconhecido legalmente no Brasil, pela Lei no 5.433/68 e pelo Decreto no 1.799/96. Portanto, o item est errado. 08. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos em tramitao ou em estudo podem, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. Resoluo: Vimos que a microfilmagem por si s no autoriza a eliminao do documento original. Portanto, o item est correto. 09. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Apesar de ser um processo de reproduo de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem no deve ser realizada quando houver inteno de eliminar os originais, pois tal processo no pode, em circunstncia alguma, ter validade em juzo. Resoluo: A questo est errada, pois afirma que a microfilmagem no tem validade em juzo, vimos que a microfilmagem produz os mesmos efeitos legais do documento original. 10. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A atual legislao somente autoriza a eliminao de documentos permanentes aps sua reproduo por meio dos processos de microfilmagem ou digitalizao, desde que garantida a autenticidade da cpia. Resoluo: Como visto, os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Portanto, o item est errado.
Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 11. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) O procedimento de microfilmagem indicado apenas para os processos que estejam em pssimo estado de conservao. Resoluo: A lgica da microfilmagem justamente trazer segurana e garantia da confidencialidade e durabilidade das informaes, ou seja, se antecipar deteriorao do documento. Assim, espera-se que a microfilmagem seja feita antes do documento estar deteriorado e no depois. Logo o item est errado. Preservao e conservao documental Como vimos nas aulas passadas, o arquivo permanente, alm da guarda, deve se preocupar tambm com a preservao dos documentos da instituio, de forma a garantir que os valores secundrios (histrico e cultural, probatrio e informativo), inerentes a essa idade do arquivo, no sejam perdidos. A preservao de documentos envolve trs atividades: conservao, armazenamento e restaurao. O principal objetivo da conservao estender a vida til dos documentos, procurando mant-los o mais prximo possvel do estado fsico em que foram criados. O armazenamento a guarda ou acondicionamento de documentos em depsitos. J, a restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do documento. A preservao dos documentos se d por meio de adequado controle ambiental e tratamento fsico ou qumico, desta forma, procura-se prevenir a deteriorao dos documentos. Chamamos de controle ambiental o conjunto de procedimentos para criao e manuteno de ambiente de armazenamento propcio preservao, compreendendo controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como preveno de infestao biolgica,
Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff procedimentos de manuteno, segurana e proteo contra fogo e danos por gua. H uma srie de tratamentos e tcnicas que podem ser utilizadas na conservao dos documentos. A doutrina da Marilena Leite Paes (que o CESPE adora) cita quatro principais operaes de conservao: desinfestao, limpeza, alisamento, restaurao ou reparo. Desinfestao: Processo de destruio ou inibio da atividade de insetos. Higienizao ou limpeza: Retirada, por meio de tcnicas apropriadas, de poeira e outros resduos. Alisamento: consiste em colocar os documentos em bandejas de ao inoxidvel e exp-los ao do ar com forte percentagem de umidade, durante uma hora e, em seguida, pass-los a ferro, folha por folha. Restaurao ou reparo: Conjunto de procedimentos especficos para recuperao e reforo de documentos deteriorados e danificados. Ateno: apesar de alguns autores considerarem restaurao como atividade distinta da conservao, o CESPE segue a doutrinadora Marilena Leite Paes, que considera essa atividade como parte da conservao de documentos. Podemos citar ainda outras tcnicas: Climatizao: Processo de adequar, por meio de equipamentos, a temperatura e a umidade relativa do ar a parmetros favorveis preservao dos documentos. Desacidificao: Processo pelo qual o valor do pH do papel elevado a um mnimo de 7, com vistas sua preservao. Encapsulao: Processo de preservao no qual o documento protegido entre folhas de polister transparente, cujas bordas so seladas.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Fumigao: Exposio de documentos a vapores qumicos, geralmente em cmaras especiais, a vcuo ou no, para destruio de insetos, fungos e outros microorganismos. A conservao est diretamente relacionada ao local de guarda documentos e s variveis climticas aos quais esto submetidos. dos
No importante para voc entrar em detalhes tcnicos de como conservar documentos. Contudo, tenha em mente alguns pontos importantes, que, na realidade, so bem intuitivos. Luminosidade: deve-se procurar usar luz artificial (com parcimnia), enquanto que a luz do dia deve ser evitada, pois acelera o desaparecimento da tinta e enfraquece o papel. Umidade: ar muito seco enfraquece o papel e ambientes muito midos causam o aparecimento de mofo, o ideal uma umidade intermediria (45%-60%). Temperatura: no deve sofrer muitas oscilaes ambientes muito quentes podem destruir a fibra do papel. Ou seja, o ideal sempre o meio termo: nem muito frio, nem muito quente; nem muito seco, nem muito mido. A nica exceo a luminosidade, que sempre deve ser pouca. Agora, vamos ver algumas questes sobre esse assunto: 12. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - A preservao a funo arquivstica que permite a agilizao do acesso aos documentos. Resoluo: A preservao no a funo arquivstica que permite a agilizao do acesso aos documentos, o conjunto de atividades de conservao, armazenamento e restaurao que permitem preservar os documentos do arquivo permanente. Portanto, o item est errado. 13. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Denomina-se conservao o conjunto de atividades que visam preservao dos documentos, isto , aes realizadas com o objetivo de
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff desacelerar os processos de degradao por meio de controle ambiental e de tratamentos especficos, como higienizao, acondicionamento, reparos e outros. Resoluo: Como vimos, a conservao promove a preservao dos documentos. Ou seja, por meio de adequado controle ambiental e tratamento fsico ou qumico, procura-se prevenir a deteriorao dos documentos. A conservao se d pelo controle ambiental, que representa o conjunto de procedimentos para criao e manuteno de ambiente de armazenamento propcio preservao, e compreende o controle de temperatura, da umidade relativa, da qualidade do ar, da luminosidade, bem como preveno de infestao biolgica, procedimentos de manuteno, segurana e proteo contra fogo e danos por gua. Portanto, a questo est correta. 14. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio Administrativa 2009 Adaptada) As principais operaes de conservao dos documentos so: desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao. Resoluo: Podemos resolver essa questo, facilmente, com o que acabamos de ver. Falemos que, para o CESPE, as quatro principais operaes de conservao so desinfestao, limpeza, alisamento, restaurao ou reparo. Portanto, o item est correto. 15. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e no se refere ao local de guarda. Resoluo: Depois do que vimos, essa questo ficou fcil... A conservao est diretamente relacionada ao local de guarda, devido aos fatores que influenciam diretamente a vida dos documentos, como
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff luminosidade, umidade, temperatura, pragas (insetos e microorganismos), poluio etc. Ou seja, a localizao do arquivo fundamental para sua preservao. Portanto, o item est errado. 16. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio Administrativa 2009 Adaptada) - A umidade mais alta e a baixa temperatura so condies ideais para a preservao dos documentos arquivsticos em papel. Resoluo: Vimos que a umidade alta e temperatura baixa no so condies ideais para a preservao dos documentos arquivsticos em papel. Portanto, o item est errado. 17. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variaes de temperatura e a poeira so, a mdio e longo prazos, prejudiciais conservao dos documentos. Resoluo: Lembrando que, quanto conservao dos documentos: Luminosidade: deve-se procurar usar luz artificial (com parcimnia), enquanto que a luz do dia deve ser evitada, pois acelera o desaparecimento da tinta e enfraquece o papel. Umidade: ar muito seco enfraquece o papel e ambientes muito midos causam o aparecimento de mofo, o ideal uma umidade intermediria (45%-60%). Temperatura: no deve sofrer muitas oscilaes ambientes muito quentes podem destruir a fibra do papel. Portanto, item est correto. 18. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - A desinfestao e o alisamento so tcnicas de restaurao de documentos.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Resoluo: Vimos que desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao so tcnicas de conservao de documentos. Portanto, o item est errado. Restaurao de documentos Esse um assunto no muito cobrado, contudo, vamos dar uma passada rpida em alguns dos vrios mtodos existentes para restaurar documentos. O mtodo ideal aquele que aumenta a resistncia do papel ao envelhecimento natural e s agresses externas do meio ambiente mofo, pragas, gases, manuseio sem que advenha prejuzo quanto legibilidade e flexibilidade, e sem que aumento o volume e o peso. Vamos uma breve descrio dos principais mtodos de restaurao (no se preocupe em gravar os detalhes de cada um, mas apenas quais so os mtodos de restaurao): Silking Esse mtodo utiliza tecido de grande durabilidade, mas devido ao uso de adesivo base de amido, afeta suas qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reproduo e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos so pouco prejudicados. , no entanto, um processo de difcil execuo e cuja matria-prima de alto custo. Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que aumenta a sua resistncia, no prejudica a visibilidade e flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que manual, tornam-se suscetveis ao ataque de insetos e fungos, alm de exigir habilidade do executor. Tecido Processo de reparao em que so usadas folhas de tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel aumentada
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a legibilidade e flexibilidade. Laminao Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, prensado sob presso e temperatura elevada. A durabilidade e as qualidades permanentes do papel so asseguradas sem a perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune ao de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sabo. O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplicao, por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obteno. O material empregado na restaurao no impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da laminao so as que mais se aproximam do mtodo Ideal. Laminao manual Utiliza a matria-prima bsica da laminao mecanizada, embora no empregue calor nem presso, que so substitudos pela acetona. Esta, ao entrar em contato com o acetato, transforma-o em camada semiplstica que, ao secar, adere ao documento, juntamente com o papel de seda. A laminao manual, tambm chamada de laminao com solvente, oferece grande vantagem queles que no dispem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. Encapsulao Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento. O documento colocado entre duas lminas de polister fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita deve haver um espao de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lminas. A encapsulao considerada um dos mais modernos processos de restaurao de documentos.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Por ltimo, vamos ver algumas questes sobre restaurao: 19. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - O silking um mtodo de desinfestao que combate os insetos e apresenta maior eficincia que a fumigao. Resoluo: No precisamos saber muitos detalhes sobre os processos de restaurao, mas somente quais so os tipos ( isso que voc deve gravar). Assim, aprendemos que o silking no um mtodo de desinfestao que combate os insetos, um mtodo de restaurao. Portanto o item est errado. 20. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista 2010 Adaptada) - So considerados agentes de degradao dos documentos, entre outros: fatores ambientais, como temperatura e umidade; e fatores fsicos, como insetos e roedores. Quando h um programa de restaurao implantado no arquivo, eliminam-se totalmente as causas do processo de deteriorao. Resoluo: Podemos classificar os agentes de degradao como: FSICOS luminosidade, temperatura, umidade etc. QUMICOS - acidez do papel, poluio atmosfrica, tintas etc. BIOLGICOS insetos, fungos, roedores etc. AMBIENTAIS ventilao, poeira etc. Portanto, temperatura e umidade so fatores fsicos e no ambientais, e insetos e roedores so fatores biolgicos e no fsicos. Alm disso, a restaurao no visa preservar os documentos, muito menos garante totalmente que cessam as causas de deteriorao. A restaurao objetiva recuperar os documentos. Logo, o item est errado.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Simulado Bom, agora que voc j aprendeu todos os conceitos que tratamos ao longo do curso, nossa sugesto que tente resolver essas 30 questes sem pesquisar o restante do material. Tudo bem? Depois, veja seu resultado, confira com a resoluo proposta nas pginas posteriores e, finalmente, visualize que tpicos da matria precisam ser revisitados com mais calma. Vamos l! 01 (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) O acervo arquivstico acumulado pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista considerado, de acordo com a legislao, arquivo pblico. 02. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente TcnicoAdministrativo 2009) - Os arquivos correntes so constitudos de documentos com pouca frequncia de uso que, pelo valor informativo que apresentam, so mantidos prximos de quem os recebe ou os produz. 03. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas caractersticas dessa fase, ser centralizado em um nico lugar no rgo pblico ou empresa privada. 04. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporria sinnimo de arquivo intermedirio. 05. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) Os arquivos intermedirios so formados por documentos semiativos, que no precisam ser mantidos prximos aos usurios diretos. 06. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento. 07. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - Manuscritos colecionados por uma instituio podem ser considerados arquivos.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 08. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da histria. 09. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O princpio de respeito aos fundos fundamental para a ordenao dos acervos arquivsticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administrao so os elementos que guiam o arranjo dos documentos. 10. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) As funes de criao, avaliao, aquisio, classificao, descrio, difuso e preservao se fundamentam no princpio arquivstico da provenincia. 11. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) Os objetivos de produo dos arquivos esto relacionados s questes administrativas, funcionais e legais. 12. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. 13. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - A gesto de documentos aplicada originalmente na idade permanente. 14. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) A gesto de documentos um dos elementos da gesto da informao em um rgo pblico ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas caractersticas do documento de arquivo. 15. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - Na gesto de documentos, a fase de produo refere-se elaborao de documentos resultantes de atividades de um rgo ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias. 16. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) A passagem pelo arquivo intermedirio indica que o documento vai ter como destinao final a eliminao. 17. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) A incluso de dados sobre o documento em uma base de dados conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes.
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18. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificao, registro, avaliao e emprstimo de documentos. 19. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo conhecido como distribuio. 20. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) - A principal funo da avaliao a eliminao de documentos. 21. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorizao da instituio que os acumulou. 22. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - Os prazos de prescrio e decadncia de direitos, que podem ser verificados na legislao em vigor, so elementos importantes para o trabalho de avaliao de documentos. 23. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, arquivamento e acondicionamento. 24. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) Os documentos na fase intermediria, ou segunda idade dos arquivos so recebidos por transferncia dos arquivos correntes. 25. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de guarda temporria devem ser mantidos por cinco anos. 26. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - Arranjo, descrio, publicao, preservao, avaliao, criao e referncia so atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. 27. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedncia ou local. Nessa situao, o mtodo de arquivamento adotado denomina-se onomstico.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 28. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio Administrativa 2009 Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinte apresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo: DAlmeida, Paulo DAndrade, Roberto DCarmo, Ansio 29. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - A microfilmagem grande aliada da reduo de espao ocupado pelos documentos arquivsticos em papel, bem como da preservao dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem no permite a eliminao dos documentos originais. 30. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) Acondicionamento a sequncia de operaes intelectuais e fsicas que corresponde guarda ordenada de documentos.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff GABARITO:
01 C 11 C 21 E 02 E 12 E 22 C 03 E 13 E 23 E 04 C 14 C 24 C 05 C 15 C 25 E 06 C 16 E 26 E 07 E 17 E 27 E 08 C 18 E 28 E 09 C 19 E 29 C 10 C 20 E 30 E
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Resoluo de questes do simulado 01 (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) O acervo arquivstico acumulado pelas empresas pblicas e pelas sociedades de economia mista considerado, de acordo com a legislao, arquivo pblico. Resoluo: O arquivo acumulado pela administrao indireta, incluindo empresas estatais, considerado arquivo pblico, logo a questo est correta. 02. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente TcnicoAdministrativo 2009) - Os arquivos correntes so constitudos de documentos com pouca frequncia de uso que, pelo valor informativo que apresentam, so mantidos prximos de quem os recebe ou os produz. Resoluo: Guarde bem: Os arquivos correntes so constitudos de documentos em curso ou consultados frequentemente, ao contrrio do que afirma o enunciado. Portanto, item errado. 03. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas caractersticas dessa fase, ser centralizado em um nico lugar no rgo pblico ou empresa privada. Resoluo: Apesar de os arquivos correntes poderem ser centralizados, essa no necessariamente a regra. Lembre que nessa fase os documentos so frequentemente acessados e portanto, a descentralizao pode ser utilizada para dar maior agilidade gesto dos documentos. Finalmente, no esquea que, em suas fases, intermediria e permanente, os arquivos devem ser centralizados, embora possam existir depsitos de documentos fisicamente separados.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Idade do arquivo Corrente Intermedirio Permanente Valor predominante Primrio Primrio Secundrio Frequncia de uso Alta Mdia Baixa Localizao Prximo aos escritrios Distante dos escritrios Distante dos escritrios
O item est, portanto, errado. 04. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporria sinnimo de arquivo intermedirio. Resoluo: Exatamente. A permanncia dos documentos no arquivo intermedirio transitria, portanto, temporria. Lembre-se, por isso, o arquivo intermedirio tambm chamado de limbo ou purgatrio. Os documentos so mantidos no arquivo intermedirio, onde aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 05. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) Os arquivos intermedirios so formados por documentos semiativos, que no precisam ser mantidos prximos aos usurios diretos. Resoluo: Correto. Os arquivos intermedirios so aqueles que ainda possuem valor primrio, mas no so utilizados com frequncia, no precisando, portanto, ser mantidos prximos aos usurios. 06. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento. Resoluo: O enunciado est perfeito. O documento de arquivo s tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do rgo ou instituio que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funes do rgo gerador / acumulador. Portanto, item correto.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 07. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - Manuscritos colecionados por uma instituio podem ser considerados arquivos. Resoluo: J percebeu onde est o erro? Ora, no h possibilidade de coleo nos arquivos, pois fundamental a relao orgnica entre seus elementos, os documentos de arquivo surgem obrigatoriamente dentro das funes e atividades de uma administrao. Uma das caractersticas bsicas dos arquivos que o conjunto de documentos deve ter relao orgnica e origem em decorrncia do exerccio de atividades especficas das entidades que os produziram e receberam. Portanto, no se considera arquivo uma coleo particular, reunida por uma pessoa ou instituio. A questo est errada. 08. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da histria. Resoluo: Outra questo que cobra o conhecimento do art. 1 da Lei n 8.159, de 1991. Mas, vamos um pouquinho alm. Inicialmente, devemos salientar que o 3 do art. 8 da Lei n 8.159, de 1991, dispe que os conjuntos de documentos pblicos de valor histrico, probatrio e informativo devem ser definitivamente preservados. (arquivos permanentes, lembra-se?) Vamos recordar tambm os valores dos documentos: O valor primrio atribudo ao documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais. J, o valor secundrio atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Nesse sentido, tendo em vista o valor primrio, os arquivos tm como finalidade principal, apoiar a administrao a qual pertencem, promovendo programas de gesto de documentos, para que estes cumpram com suas finalidades. Em um segundo momento, os arquivos tm a finalidade de recolher, preservar e dar acesso aos documentos que possuam um valor histrico, cultural, informativo, de prova etc. (valor secundrio) Portanto, a questo est certa. 09. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O princpio de respeito aos fundos fundamental para a ordenao dos acervos arquivsticos de terceira idade, o que torna evidente que a estrutura e o funcionamento da administrao so os elementos que guiam o arranjo dos documentos. Resoluo: Ao se tratar de arquivo permanente (=terceira idade), deve-se sempre levar em considerao o princpio da provenincia, ou seja, o respeito aos fundos. O arranjo, por sua vez, consiste na reunio e ordenao adequada dos documentos no arquivo permanente. Desta forma, respeitando-se o princpio da provenincia, o arranjo feito dever espelhar a estrutura e a administrao do rgo que os produziu. Portanto, o item est certo. 10. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) As funes de criao, avaliao, aquisio, classificao, descrio, difuso e preservao se fundamentam no princpio arquivstico da provenincia. Resoluo: A gesto de documentos dentro de um arquivo deve objetivar a manuteno da individualidade, do carter orgnico desse arquivo (=respeito aos fundos). Ou seja, estamos falando do princpio da provenincia, portanto, o item est correto. 11. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) Os objetivos de produo dos arquivos esto relacionados s questes administrativas, funcionais e legais. Resoluo:
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Perfeito. O objetivo primordial da produo dos arquivos est relacionado ao seu valor primrio, ou seja, s questes administrativas, funcionais e legais. Logo, o item est correto. 12. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Resoluo: Documentos iconogrficos: suporte sinttico, em papel emulsionado, como fotografias, diapositivos, desenhos etc.; documentos cartogrficos: representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis etc.). Portanto, item errado. 13. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - A gesto de documentos aplicada originalmente na idade permanente. Resoluo: A idade permanente corresponde ltima fase do ciclo de vida do documento, portanto, a gesto documental no comea a, lgico. A gesto documental deve envolver todas as fases do ciclo de vida do documento. Ou seja, comear do comeo na fase corrente. Portanto a assertiva est errada. 14. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) A gesto de documentos um dos elementos da gesto da informao em um rgo pblico ou empresa privada e se distingue dos outros estoques informacionais pela natureza e pelas caractersticas do documento de arquivo. Resoluo: Perfeito. Item correto. A gesto de documentos realmente faz parte da gesto de informaes de uma instituio, guardando as peculiaridades inerentes arquivologia que discutimos ao longo do nosso curso. 15. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - Na gesto de documentos, a fase de produo refere-se elaborao de documentos resultantes de atividades de um rgo ou setor e contribui para que sejam
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias. Resoluo: Essa questo trata da fase de produo de documentos. Pelo que j estudamos, fica fcil respond-la, no? Veja s... Vimos que a fase de produo refere-se elaborao de documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Alm disso, falamos que uma importante caracterstica dessa fase a otimizao da criao de documentos, evitando duplicaes e a emisses de vias desnecessrias. Portanto, o item correto. 16. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) A passagem pelo arquivo intermedirio indica que o documento vai ter como destinao final a eliminao. Resoluo: Opa... calma a... A passagem pelo arquivo intermedirio no indica necessariamente que o documento vai ser eliminado, pois seu destino pode ser tambm a guarda no arquivo permanente. Logo, questo errada. 17. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) A incluso de dados sobre o documento em uma base de dados conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes. Resoluo: Temos que checar se as atividades so do tipo RE-CLA-RE-MO. Lembra desse mnemnico? So as atividades de Recebimento, Classificao, Registro e Movimentao dos documentos Nessa questo, temos:
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Recebimento e Classificao Registro e Movimentao Conservao e preservao (?) Conservar e preservar os documentos no fazem parte das atividades de recebimento, classificao, registro ou movimentao. Portanto, o item est errado. 18. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificao, registro, avaliao e emprstimo de documentos. Resoluo: Mais uma questo sobre as atividades do protocolo... Lembre do Re-Cla-Re-Mo! Pois bem, avaliao no faz parte das atividades do protocolo, logo o item est errado. 19. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) O curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo conhecido como distribuio. Resoluo: O curso do documento desde sua produo at o cumprimento da sua funo constitui toda a gesto do documento corrente e no somente a distribuio que uma das atividades do protocolo. Portanto, item incorreto. 20. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 Adaptada) - A principal funo da avaliao a eliminao de documentos. Resoluo: A avaliao o processo de analisar o valor e a frequncia de uso do documento, com objetivo de definir sua destinao.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Essa destinao, como vimos, pode ser a guarda no arquivo permanente ou a eliminao. Dessa forma, est errado falar que a principal funo da avaliao a eliminao de documentos. 21. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorizao da instituio que os acumulou. Resoluo: Ora, por natureza, os documentos mantidos nos arquivos permanentes so providos de valor histrico-cultural, ou seja, servem para consulta. Portanto, o item est errado. 22. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - Os prazos de prescrio e decadncia de direitos, que podem ser verificados na legislao em vigor, so elementos importantes para o trabalho de avaliao de documentos. Resoluo: Vimos que a avaliao o processo de anlise de documentos, visando a estabelecer sua destinao (guarda temporria ou permanente, ou eliminao), de acordo com os valores primrios e secundrios que lhes so atribudos. Alm disso, tambm falamos de alguns pontos-chave que devem ser considerados nesse processo. Um deles refere-se aos prazos de prescrio e decadncia de direitos. Ora, isso tudo bem lgico, no? Temos que levar em contas os prazos prescricionais e decadenciais antes de eliminar um documento. Pense no seu imposto de renda. Voc no tem que guardar todos os documentos por, pelo menos, cinco anos? Portanto, o item est certo.
23. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff para o intermedirio e deste para o permanente respectivamente, arquivamento e acondicionamento. Resoluo: Arquivamento e Acondicionamento? Nada a ver! Arquivamento, como vimos, uma das fases da gesto de documentos, que consiste no conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Acondicionamento so as formas de embalagem documentos visando sua preservao e acesso. ou guarda de so denominados,
Sabemos que os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, transferncia e recolhimento. Portanto, o item est errado. 24. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) Os documentos na fase intermediria, ou segunda idade dos arquivos so recebidos por transferncia dos arquivos correntes. Resoluo: Vamos lembrar da diferena entre transferncia e recolhimento. Transferncia: passagem do arquivo corrente para o intermedirio. Recolhimento: passagem do arquivo corrente para o permanente.
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Valor com valor primrio com valor primrio sem valor primrio, mas com valor secundrio sem valor primrio e secundrio Logo o item est correto.
Frequncia de uso alta baixa baixa -
Destino permanece no arquivo corrente transferncia para o arquivo intermedirio recolhimento para o arquivo permanente eliminao
25. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de guarda temporria devem ser mantidos por cinco anos. Resoluo: Os prazos de guarda so baseados em estimativas de uso, em que documentos devero ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermedirio, ao fim dos quais a destinao efetivada (recolhimento para guarda permanente ou eliminao). Esses prazos so definidos nas tabelas de temporalidade e variam de acordo com o tipo de documento em questo. Portanto, est errado afirmar genericamente que o prazo de guarda temporria (arquivo intermedirio) de 5 anos. Logo, questo errada. 26. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - Arranjo, descrio, publicao, preservao, avaliao, criao e referncia so atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. Resoluo: Lembra do nosso mnemnico com as funes do arquivo permanente? De-CoRe-Ar?
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Pois bem... Essa mais uma questo sobre as atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. Vejamos: arranjo descrio e publicao preservao (=conservaco) avaliao (?) criao (?) referncia
Avaliao e criao no so atividades do arquivo permanente (no fazem parte do nosso De-Co-Re-Ar), so fases da gesto de arquivos correntes. Portanto, o item est errado. 27. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedncia ou local. Nessa situao, o mtodo de arquivamento adotado denomina-se onomstico. Resoluo: Vimos e revimos que o mtodo de arquivamento que toma como base a procedncia ou o local denominado geogrfico. Logo, a assertiva est errada. 28. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio Administrativa 2009 Adaptada) - De acordo com as regras de alfabetao, est correta a seguinte apresentao de ordenao de pastas de funcionrios de um rgo: DAlmeida, Paulo DAndrade, Roberto DCarmo, Ansio Resoluo: Lembra da regra 5 de alfabetao? Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, no so considerados.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff A ordenao deveria ser: Almeida, Paulo D Andrade, Roberto D Carmo, Ansio D Veja que a simples aplicao da regra. Portanto, leia e releia essas regras, t legal? O item est errado. 29. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - A microfilmagem grande aliada da reduo de espao ocupado pelos documentos arquivsticos em papel, bem como da preservao dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem no permite a eliminao dos documentos originais. Resoluo: A primeira e mais importante razo para justificar o uso da microfilmagem a economia de espao. Ela tambm possibilita a preservao dos originais. Segundo a legislao arquivstica: os documentos oficiais ou pblicos, com valor de guarda permanente, no podero ser eliminados aps a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo pblico de sua esfera de atuao ou preservados pelo prprio rgo detentor. Portanto, item correto. 30. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista 2010 Adaptada) Acondicionamento a sequncia de operaes intelectuais e fsicas que corresponde guarda ordenada de documentos. Resoluo: Errado! Acondicionamento consiste nas formas documentos visando sua preservao. de embalagem ou guarda de
Com essa questo terminamos o nosso curso, esperamos que voc tenha gostado.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff No esquea estaremos com o Frum aberto at a semana seguinte realizao da prova, qualquer dvida aparea por l. Um grande abrao, Davi e Fernando.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Lista de Questes Resolvidas na Aula 1. (CESPE TRE/AL - Tcnico Judicirio/Administrativo 2009) - Alm dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro. 2. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) Os filmes cinematogrficos e as fitas de vdeo fazem parte do gnero documental conhecido como iconogrfico. 3. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Qualquer proposta de alterao de suporte das informaes arquivsticas deve levar em considerao as questes legais, garantias jurdicas, normalizao de procedimentos, padres de qualidade estabelecidos pela legislao brasileira. necessrio considerar, ainda, as peculiaridades de cada rgo, alm de realizar estudos de viabilidade econmica. 4. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Ofcios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails so tipologias documentais. 5. (CESPE ANVISA Tcnico Administrativo 2007) - Microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente reduzido. 6. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - Uma das vantagens da microfilmagem a caracterstica de poder prescindir da organizao arquivstica de documentos e do estabelecimento de um programa de avaliao e seleo do acervo documental. 7. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - O microfilme ainda no tem reconhecimento legal no Brasil. 8. (CESPE SEPLAG/DFTRANS Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos em tramitao ou em estudo podem, a critrio da autoridade competente, ser microfilmados, no sendo permitida a sua eliminao at a definio de sua destinao final. 9. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Apesar de ser um processo de reproduo de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem no deve ser realizada
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff quando houver inteno de eliminar os originais, pois tal processo no pode, em circunstncia alguma, ter validade em juzo. 10. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - A atual legislao somente autoriza a eliminao de documentos permanentes aps sua reproduo por meio dos processos de microfilmagem ou digitalizao, desde que garantida a autenticidade da cpia. 11. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) O procedimento de microfilmagem indicado apenas para os processos que estejam em pssimo estado de conservao. 12. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - A preservao a funo arquivstica que permite a agilizao do acesso aos documentos. 13. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 Adaptada) - Denomina-se conservao o conjunto de atividades que visam preservao dos documentos, isto , aes realizadas com o objetivo de desacelerar os processos de degradao por meio de controle ambiental e de tratamentos especficos, como higienizao, acondicionamento, reparos e outros. 14. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio Administrativa 2009 Adaptada) As principais operaes de conservao dos documentos so: desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao. 15. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e no se refere ao local de guarda. 16. (CESPE TRE/MG - Tcnico Judicirio Administrativa 2009 Adaptada) - A umidade mais alta e a baixa temperatura so condies ideais para a preservao dos documentos arquivsticos em papel. 17. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as grandes variaes de temperatura e a poeira so, a mdio e longo prazos, prejudiciais conservao dos documentos. 18. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - A desinfestao e o alisamento so tcnicas de restaurao de documentos.
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff 19. (CESPE TRE/MA - Tcnico Judicirio/Administrativa -2009 Adaptada) - O silking um mtodo de desinfestao que combate os insetos e apresenta maior eficincia que a fumigao. 20. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Arquivista 2010 Adaptada) - So considerados agentes de degradao dos documentos, entre outros: fatores ambientais, como temperatura e umidade; e fatores fsicos, como insetos e roedores. Quando h um programa de restaurao implantado no arquivo, eliminam-se totalmente as causas do processo de deteriorao.
GABARITO:
01 C 11 E
02 E 12 E
03 C 13 C
04 E 14 C
05 C 15 E
06 E 16 E
07 E 17 C
08 C 18 E
09 E 19 E
10 E 20 E
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Curso on-line de Arquivologia para Tcnico Administrativo do MPU Teoria e Exerccios Aula 03 Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Decreto n 1.171/1994 (e suas atualizaes). Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princpios e tcnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.
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Vejamos, agora, como isso pode aparecer na sua prova...

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O gerenciamento da informao e a gesto de documentos

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definio de quais sero objeto de arquivo permanente e quais sero eliminados

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Documento reservado Documento confidencial Documento secreto Documento ultra-secreto

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Vamos ver algumas questes sobre esse assunto:

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informticos: tratados e armazenados em sistemas computacionais (disquete, CD-ROM, DVD-ROM, HD etc.).

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