Yaira yulieth barrio paez

ORGANIZACIN DOCUMENTAL ACTIVIDAD SEMANA 2 Clasificacin Documental Actividad de Aprendizaje

Estimado (a) estudiante: Recuerda: Cuando realices un trabajo no olvides dar el nombre al archivo, de acuerdo con la actividad que ests enviando. Enva la actividad por el espacio destinado para tal fin. Debes enviar un archivo que contenga la tarea completa, puesto que la plataforma slo te recibe un archivo por actividad de aprendizaje. Debe hacer esta actividad en una hoja en Word y enviarla por el link actividades. Para terminar debers dar clic en el enlace >> Descargar/enviar actividad:

Semana 2
1.- Escribir al frente de cada expresin la categora archivstica que le corresponda: Fondo, Seccin, Subseccin, Serie, Subserie, Unidad Documental, Tipo Documental, Funcin, Actividad. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. Contrato de compra-venta Alcalda Municipal de Argelia Crcel Municipal / Secretara de Gobierno de Bello Capacitacin / Gestin Humana Libros Contables Circulares normativas Historias Laborales Pago de nmina Certificado de ingresos y retencin en la fuente Decretos del Alcalde de Guarne Alcalda Municipal de Sonsn Escrituras de la Notara 3 de Itag Pago a proveedores ___subserie____ ___fondo__ ___seccion, fondo___ ___serie, subseccion_ _serie___ __subserie____ ___serie_____ __funcion______ __tipo documental_ __unidad documental ___fondo_____ _serie_ __serie__

14. 15. 16. 17. 18. 19.

Parroquia de San Antonio Mara Claret Consecutivo de facturacin Pedir a un tribunal reconocimiento de derechos Contratacin de personal Actas de levantamientos Liquidacin parcial de cesantas 20. Reglamento General de Archivos

____fondo______ __tipo documental__ __actividad__ __funcioon____ ___subserie____ __subserie___ __serie___ __actividad____ ___funcion____ ___unidad documental _seccion, fondo___ __fondo__ _funcion__ __actividad____ ___fondo____ __unidad documental_ __fondo____ __seccion__ __subserie____ __serie_____ __funcion_ ____fondo____ __actividad__ __funcion__ __actividad__ __actividad__ __funcion_ __tipo documental__ _tipo documental__ _serie__

20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42.

Despacho de documentos Comunicar por escrito Ficha de matrcula Seccin de Archivo / Secretara de Gobierno Presidencia de la Repblica Promover la participacin comunitaria Ajustar cuentas Secretaria de educacin Resolucin Gobernacin de Antioquia Departamento de Gestin Humana Informes de Gestin Convenios Juzgar la conducta de un individuo Juzgado Municipal Inventario de documentos Afiliar a los empleados a E. P. S Liquidacin de viticos Registrar la imposicin de sacramentos Autorizacin de pago Plizas de cumplimiento Factura de compra-venta Historias clnicas

43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58.

Censos Agropecuarios Afiliacin a Caja de Compensacin Familiar Entregar documentos Salud Ocupacional / Divisin de Talento Humano Actas Comit de Archivo Acuerdos del Concejo Municipal de Tmesis Edictos Licencia de funcionamiento Envo de documentos Manuales de calidad Control de documentos Ley General de Archivos Comprobantes de egreso Recaudacin de impuestos Memorias Tercer Seminario del Sistema Nacional de Archivos Contabilidad / Divisin financiera

__actividad___ __actividad__ __funcion____ __subseccion, seccion _subserie__ _tipo documental____ __unidad documental_ __tipo documental__ _funcion_ __unidad documental __funcion___ __unidad documental _subserie__ _actividad__ _subserie__ __subseccion, seccion

2.- En la estructura orgnica de la empresa Creativos S.A, el Departamento de Gestin Humana depende de la Subdireccin Administrativa y tiene como funciones: Controlar la gestin del recurso humano. Velar por la salud ocupacional y el bienestar social de los empleados y sus familias. Adelantar los estudios sobre necesidades de capacitacin de recursos humanos y presentar el plan semestral a la Direccin, para su gestin correspondiente. Para el cumplimiento de sus funciones, dicho departamento genera y recibe, entre otros, los siguientes documentos: Hojas de vida Embargos Certificados de capacitacin Historias laborales Comunicaciones recibidas y despachadas E.P.S Contratos laborales Afiliaciones a Caja de compensacin familiar Afiliaciones a E.P.S., A.R.P. y Fondos de Pensiones y Cesantas

Llamados de atencin. Liquidaciones de vacaciones Informes de Actividades Controles de induccin Estadsticas de capacitaciones Panoramas de riesgos profesionales Comunicaciones recibidas y despachadas caja de compensacin familiar Circulares informativas y normativas Exmenes de ingreso Actas de reunin Certificados educativos, ordenes de matrcula y formularios para apoyos educativos Diagnsticos de necesidades de capacitacin Actas comit Paritario de Salud Ocupacional Estados de prstamo Planes semestrales de capacitacin Programas de salud ocupacional Constancias laborales Estadsticas de incapacidades Comunicaciones recibidas y despachadas A.R.P Requerimientos de Fiscala Controles de asistencia a eventos de capacitacin, programados por la A.R.P Pruebas Psicotcnicas Edictos Exmenes de retiro Liquidaciones definitivas de prestaciones sociales Llamados de atencin Controles de entrega de dotacin Licencias Actas de descargos Informes de visitas domiciliarias

NOTA: todos los tipos documentales estn nombrados en plural porque son repetitivos en la dependencia, ms no por Agrupacin Documental.
Recordemos que adems de ser diferenciadas unas de otras, las funciones de cualquier institucin se caracterizan porque se realizan de manera repetitiva, perduran en el tiempo y se cumplen a travs de actividades y trmites rutinarios, los cuales se convierten en procedimientos administrativos que quedan registrados en unidades documentales, cuya reunin con otras de estructura y contenido homogneos conforman la Serie Documental. Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trmites administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal y dan origen a las Subseries Documentales.

Con base en la informacin anterior, clasifica los documentos segn los asuntos que se manejan en el Departamento de Gestin Humana de la empresa Creativos S.A y completa el cuadro que te presentamos a continuacin.

FONDO DOCUMENTAL: CREATIVOS S.A SECCIN: DEPARTAMENTO DE GESTION SUBSECCIN: SUBDIRECCIN HUMANA ADMINISTRATIVA SERIE SUBSERIE

UNIDAD DOC UME NTAL

COMPLEJA

TIPOS DOCUMENTALE S

HISTORIAS LABORALES

* HOJA DE VIDA. * CERTIFICADO DE CAPACITACIN. * CONTRATO LABORAL. * AFILIACIN A CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR. * AFILIACIN A E.P.S, A.R.P. Y FONDOS DE PENSIONES Y CESANTAS. * CONSTANCIAS LABORALES

* HOJA DE VIDA. * CERTIFICADO DE CAPACITACIN. * CONTRATO LABORAL. * AFILIACIN A CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR. * AFILIACIN A E.P.S, A.R.P. Y FONDOS DE PENSIONES Y CESANTAS. * CONSTANCIAS LABORALES EMBARGO

EMBARGOS

EMBARGO

COMPLEJA

CORRESPOND CORRESPONDENCIA SIMPLE ENVIADACORRESPONDEN ENCIA CIA RECIBIDA

ACTAS

ACTAS

SIMPLE

CIRCULARES

CIRCULAR

SIMPLE SIMPLE COMPLEJA

MEMORANDO MEMORANDO S INFORMES INFORMES

PROGRAMAS :

PROGRAMAS

COMPLEJA

APORTES PARAFISCALE S SELECCIN DE PERSONAL

PRESTACIONES SOCIALES COMPLEJA

* COMUNICACION ES RECIBIDAS Y DESPACHADAS E.P.S. * COMUNICACION ES RECIBIDAS Y DESPACHADAS CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR * ACTAS DE REUNION * ACTAS COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL. * ACTAS DE RECARGOS. *INFORMTIVAS *NORMATIVAS LLAMADO DE ATENCION INFORMES DE ACTIVIDAD INFORMES DE VISITAS DOMICILIARIAS PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL PROGRAMAS DE CAPACITACION LIQUIDACION DE VACACIONES LIQUIDACION DE PRESTACIONES SOCIALES EXAMEN DE INGRESO PRUEBAS PSICOTECNICAS

EXAMEN DE SELECCIN

COMPLEJA

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

BIENESTAR SOCIAL

COMPLEJA

CONTROLES DE INDUCCION EXAMEN DE RETIRO ENTREGA DE DOTACION LICENCIAS CONTROL DE CAPACITACION ESTADISTICA DE CAPACITACION ES PANORAMAS DE RIESGOS PROFESIONALES DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACION ESTADISTICAS DE INCAPACIDADES ESTADOS DE PRESTAMOS

PRESTAMOS

PRESTAMOS

SIMPLE

PROCESOS JURIDICOS

*REQUERIMIENTOS DE FISCALA COMPLEJA * REQUERIMIENTOS * CAPACITACIN * APOYO EDUCATIVO

SIMPLE

* CERTIFICADOS EDUCATIVOS * ORDEN DE MATRCULA * FORMULARIO APOYO EDUCATIVO