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PROCESSO DE MOVIMENTAO DE CAIXA

Operador de Caixa

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SUMRIO
APRESENTAO ..................................................................................................................... 03 1 A ATIVIDADE DE OPERADOR DE CAIXA ............................................................................ 03 1.1 AS FUNES DO OPERADOR DE CAIXA ...................................................................... 05 1.2 REQUISITOS BSICOS PARA UM OPERADOR DE CAIXA ........................................... 05 1.3 EXERCCIO DE PASSAGEM ........................................................................................... 07 2 ABRINDO E FECHANDO O CAIXA ....................................................................................... 08 2.1 ABRINDO O CAIXA ......................................................................................................... 08 2.2 REGISTRANDO A MERCADORIA .................................................................................. 08 2.3 FORMAS DE RECEBIMENTO ........................................................................................ 09 2.4 OPERAES FRAUDULENTAS .................................................................................... 20 2.5 CANCELAMENTO DE OPERAES DO EQUIPAMENTO EMISSOR DE CUPOM FISCAL ................................................................................................................................................ 23 2.6 EMITINDO COMPROVANTES FISCAIS E NO FISCAIS .............................................. 24 2.7 FECHANDO O CAIXA ..................................................................................................... 24 2.8 ATIVIDADE DE PASSAGEM ........................................................................................... 26 3 A RELAO DO CAIXA COM OS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS ............................ 27 3.1 O CAIXA, A TESOURARIA E A CONTABILIDADE .......................................................... 27 3.2 REGIMES CONTBEIS .................................................................................................. 30 3.3 A ESTRUTURA CONTBIL ............................................................................................. 32 3.4 DOCUMENTOS FISCAIS ............................................................................................... 36 3.5 ATIVIDADE DE PASSAGEM ........................................................................................... 48 4 EQUIPAMENTO EMISSOR DE CUPOM FISCAL .............................................................. 49 4.1 DA OBRIGATORIEDADE DO USO DE EQUIPAMENTO EMISSOR DE C.F ................... 49 4.2 DA DISPENSA DO USO DE EQUIPAMENTO EMISSOR DE C. F ................................... 50 4.3 PROBLEMAS TCNICOS COM O EQUIPAMENTO EMISSOR DE C. F ......................... 51 4.4 APLICATIVO PAF-ECF .................................................................................................... 51 4.5 ATIVIDADE DE PASSAGEM............................................................................................. 54 RECAPITULANDO..................................................................................................................... 54 REFERNCIAS ......................................................................................................................... 55 2

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APRESENTAO

A funo de operador de caixa muito importante em uma empresa. O operador de caixa pode ser comparado ao engenheiro de uma obra ou ao professor de uma escola. Os operadores de caixa so pessoas-chave dentro de suas empresas porque se relacionam constantemente com os clientes e com o dinheiro da empresa. Sendo assim, devem ser pessoas que tenham facilidade para lidar com o pblico, organizados e, principalmente, serem de confiana. A Unidade Curricular de Processo de Movimentao de Caixa abordar como esse profissional atua em todos os aspectos da sua funo, desde os procedimentos para abrir e fechar o caixa at os cuidados com o local de trabalho e o trato com o cliente. Bom estudo!

1 A ATIVIDADE DE OPERADOR DE CAIXA

O operador de caixa o profissional responsvel pelo recebimento dos recursos que entram na empresa (dinheiro, cheques, recebimentos em carto, convnios, etc.), atendimento ao cliente, emisso de documentos fiscais, entre outras atividades. Tambm conhecido como operador de checkout, operador de ponto-de-venda (PDV) ou, apenas, caixa. Esse profissional tambm atende aos clientes, que so as pessoas que trazem os recursos para pagar os produtos e servios por elas consumidos, os salrios dos funcionrios, os impostos, os fornecedores e todos os gastos da empresa. A atividade do operador de caixa no uma atividade isolada em uma empresa. O operador de caixa, do incio ao fim de suas atividades dirias, mantm contato permanente com terceiros, que necessitam da organizao do seu trabalho para que o resultado das atividades da empresa seja obtido da melhor forma possvel. A Figura 1 ilustra o processo de comunicao entre operador de caixa e tesouraria.

Figura 1: Processo de Comunicao entre o operador e tesouraria

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Todos os dias, a tesouraria faz a intermediao entre os operadores de caixa e a contabilidade, filtrando e organizando dados para que sejam registrados durante o ms os resultados globais da empresa, como demonstrativos de resultados (receita e despesa), balano patrimonial (ativo e passivo) e o fluxo de caixa (recebimentos e pagamentos). O local de trabalho do operador de caixa normalmente a sada do estabelecimento por ser, o pagamento, a ltima etapa do processo de compra. Nesse espao, o operador de caixa ter contato com equipamentos como computadores, caixa registradora, balces, esteiras automticas, impressoras fiscais, impresso de cheques, scanners (fixo ou mvel) para a leitura do cdigo de barras, balanas eletrnicas, mquinas para a utilizao de cartes, no-breaks (utilizados para momentos de falta de energia), dentre outros. Esses equipamentos devem ser conservados e utilizados corretamente seguindo as orientaes do manual de operaes do equipamento, orientaes fiscais e orientaes contbeis. Quando o operador de caixa no souber fazer alguma operao, deve solicitar a ajuda de algum capacitado para faz-la.Vejamos um exemplo: as impressoras dos caixas necessitam de papel; por isso, necessrio aprender a fazer a reposio quando for norma da empresa, para faz-lo de forma correta sem danificar o equipamento. A impressora fiscal um equipamento muito importante no posto de trabalho. ela que registra todas as transaes e comprova a gerao de impostos para o governo. A impressora fiscal lacrada pela fiscalizao da Secretaria Estadual da Fazenda (SEF) e esse lacre no deve ser removido ou danificado de forma alguma, podendo a empresa ser penalizada pela fiscalizao da Secretaria Estadual da Fazenda caso isso venha a ocorrer.

Obs.: Em caso de rompimento do lacre por algum motivo, chame o seu superior e solicite que imediatamente seja feito um boletim de ocorrncia, para evitar problemas com as autoridades fiscais.

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1.1 AS FUNES DO OPERADOR DE CAIXA

O operador de caixa tem uma das funes mais importantes em uma empresa. Vejamos abaixo as atribuies do operador de caixa: Abrir o caixa. Registrar o valor de todas as mercadorias ou servios que so comercializados na empresa de forma correta (funo muito importante). Emitir o cupom fiscal e os comprovantes de pagamento, como cartes de crdito, dbito e ticket e entregar uma via ao cliente. Zelar pela manuteno dos equipamentos e do mobilirio (balco, esteiras, lixeiras, etc.). Controlar e organizar o fluxo de dinheiro e documentos em seu caixa (muito importante). Liberar o estacionamento para o cliente quando for necessrio. Quando o estacionamento do estabelecimento controlado eletronicamente por meio de cancelas automticas com emisso de ticket de estacionamento ou carto magntico, o operador de caixa deve realizar a operao de liberao ou cobrana aps o encerramento da venda, de acordo com as normas da empresa. Ajudar o cliente a empacotar as compras durante o fechamento da venda, mesmo que tal funo seja desenvolvida por outro colaborador. Realizar, no fim da jornada de trabalho, o fechamento do caixa

1.2 REQUISITOS BSICOS PARA UM OPERADOR DE CAIXA

So necessrios para o desenvolvimento da atividade de operador de caixa alguns requisitos bsicos: Ateno Organizao Concentrao Capacidade de raciocnio lgico Embora esses requisitos sejam importantes para o desenvolvimento de qualquer atividade profissional, em se tratando do operador de caixa, devem ser potencializados em razo do fluxo de valores e de documentos que transitam pelo seu local de trabalho. Vejamos tais requisitos em detalhes:

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Ateno A atividade de operador de caixa exige total ateno, para evitar graves prejuzos empresa e aos clientes. O registro das mercadorias deve ser exato. Atualmente, o cdigo de barras na embalagem dos produtos facilita o registro; contudo, a ateno para no haver produtos no registrados ou registrados em duplicidade deve ser elevada. A ateno na execuo da atividade de operador de caixa garante o crescimento e credibilidade da empresa seus clientes, eficiente reposio de mercadorias pelo setor de estoques, e para a sua prpria segurana. Trabalhando com ateno, o operador de caixa evita que pessoas mal-intencionadas aproveitem de situaes de distrao para atividades ilcitas, que podem prejudicar o operador e a empresa.

Organizao O operador de caixa deve zelar pela organizao no s do seu posto de trabalho, como tambm da organizao do troco, recebimentos, sejam eles em dinheiro, cheques, cartes de dbito ou crdito, ticket (Alimentao ou Restaurante) em papel ou eletrnico e convnios com outras empresas. Ao iniciar suas atividades, o operador de caixa deve conferir o fundo de caixa que o valor destinado ao troco. O operador deve ficar atento para a reposio do troco, antes de ele acabar, pois, se isso acontecer, pode gerar uma demora no atendimento ao cliente. Observe algumas dicas sobre organizao: Reponha o troco sempre que necessrio. Guarde imediatamente todo o valor recebido, separando notas e moedas por valor evitando-se assim a entrega de troco errado. Organize os comprovantes de recebimento (via da empresa) dos cartes de dbito e crdito para no perd-los. Anote todas as sadas de dinheiro de caixa; dependendo das normas da empresa e de segurana, o operador de caixa no deve ficar com grandes somas em dinheiro e cheques durante todo o perodo de trabalho. Realize uma operao denominada de sangria, que a entrega de valores excedentes aos limites orientados pela empresa ao setor Financeiro/Tesouraria, diminuindo o risco de perdas de dinheiro da empresa por motivos de assaltos ou furtos. Mantenha os comprovantes de cartes separados e presos por clips ou elsticos facilitando a conferncia na hora do fechamento do seu caixa. Acompanhe a contagem dos valores recolhidos ao Financeiro/Tesouraria; nessa conferncia, podem aparecer faltas ou sobras no saldo de seu caixa. Obs.: As faltas e sobras de valores iro influenciar na avaliao do seu desempenho funcional. As faltas de valores devero ser ressarcidas pelo operador de caixa empresa.

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Concentrao e Agilidade A concentrao e Agilidade no ambiente do caixa favorece o atendimento ao cliente evitando falhas na comunicao com o cliente, erros de registro de produtos ou equvocos no processo de pagamento como operaes com cartes e o troco para os recebimentos em dinheiro. Por exemplo: O operador pergunta ao cliente a forma de pagamento: - Carto de dbito ou carto de crdito? O cliente responde: - Dbito. O operador informa ao sistema : Crdito. A operao no se realiza, ou realiza mas com a forma de pagamento errada, devendo ser estornada, o que causa uma demora e um desconforto ao cliente.

Capacidade de raciocnio lgico A capacidade de raciocnio lgico facilita ao operador nas atividades com valores a receber, conferncia de troco, agilizando o atendimento aos clientes, conferncia da abertura e fechamento de caixa por parte da tesouraria.

1.3 EXERCCIO DE PASSAGEM (Unidade 1)

Considerando as vrias funes de um operador de caixa em uma empresa, algumas delas realmente so muito importantes que esse profissional tenha um pouco mais de ateno para evitar problemas para ele, bem como para a sua empresa. Baseando-se na informao anterior, coloque (V) para verdadeiro ou (F) para falso nas declaraes a respeito das funes do operador de caixa a a seguir: a. ( ) Limpar adequadamente o seu ambiente de trabalho. b. ( ) Registrar devidamente as mercadorias dos clientes. c. ( ) Emitir os comprovantes fiscais e dos cartes de crdito ou dbito. d. ( ) Perguntar se o clientenecessita de comprovante de compra para apresentar no estacionamento. e. ( ) Ajudar o cliente a empacotar as compras durante o fechamento da venda.

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f. ( ) Chegar no horrio de trabalho para iniciar as suas atividades. g. ( ) Controlar e organizar o fluxo de dinheiro e documentos em seu caixa.

2 ABRINDO E FECHANDO O CAIXA


Nesta Unidade de Estudo, o operador de caixa ter conhecimento dos procedimentos que lhe permitiro abrir o seu caixa, registrar uma mercadoria, receber pagamentos e conferir notas e cheques, fazer estornos, emitir documentos fiscais e fech-los, emitindo os relatrios necessrios para que a sua atividade fique completa no fim do dia. Como citado no captulo anterior, as atividades a seguir faro parte da rotina de um operador de caixa; portanto, ter cuidado com cada um delas evitar prejuzos para o seu cliente, para o colaborador, bem como para a empresa onde trabalha.

2.1 ABRINDO O CAIXA


Ao iniciar o dia, o operador de caixa, que utiliza o equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), dever realizar o procedimento chamado leitura X. Tal leitura consiste em um relatrio que apresenta todos os valores dos contadores do ECF at o momento da emisso. Pode ser tirado a qualquer momento, salvo quando o equipamento fiscal acha-se com outro cupom ou relatrio aberto. No incio de cada expediente dirio ou, no caso de funcionamento contnuo do estabelecimento, depois da emisso do documento Reduo Z, dever ser emitido o documento Leitura X de todos os ECF do estabelecimento instalados no recinto de atendimento ao pblico, independentemente da utilizao ou no do equipamento no dia. O referido documento deve ser mantido junto ao equipamento respectivo at o encerramento do expediente, para exibio ao fisco (SEFAZ, 2011).

2.2 REGISTRANDO A MERCADORIA


Ao receber o cliente em seu caixa, o operador far o registro das mercadorias ou pagamento de documentos por meio do cdigo de barras (Figura 2). A informatizao dos processos de venda exigiu das empresas a elaborao de um cdigo digital para facilitar o registro dos produtos e documentos.

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Figura 2 Cdigo de Barra Fonte - Acessoeponto 2011

O setor varejista, principalmente os supermercados, foi o grande responsvel pela implantao da tecnologia do cdigo de barras. Um menor ndice de erros e maior agilidade no momento do registro das vendas e documentos foram decisivos para a utilizao dessa tecnologia. O processo de implantao da citada tecnologia ocorreu em virtude da presso por parte do setor, pois toda a cadeia produtiva deveria se adequar para utiliz-la. Os fornecedores de produtos deveriam codificar suas mercadorias no novo sistema, as empresas de balanas deveriam criar meios para gerar o cdigo em etiquetas para os produtos fracionados, as empresas de leitores investiriam em tecnologia para leitores cada vez mais precisos e confiveis, ou seja, houve uma revoluo em vrios setores da economia.

Figura 3 Cdigo de Barras bidimensional

Hoje vemos uma ampla aplicao para o cdigo de barras: uma simples etiqueta na embalagem dos produtos em um supermercado ou loja, separao de correspondncias, leitura de documentos para a compensao bancria, separao e verificao de autenticidade de cheques, controle de acesso e registro de ponto, conferncia de autenticidade de notas fiscais eletrnicas, etc. Outras tecnologias de registro podero vir, mas dificilmente apresentaro o mesmo custo benefcio do cdigo de barras.

2.3 FORMAS DE RECEBIMENTO

Depois de registrar todas as mercadorias do cliente importante perguntar a ele:

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Se ainda deseja mais alguma coisa; Se encontrou tudo que precisava; A forma de pagamento: No que se refere forma de pagamento se o cliente for optar por pagar com carto deve ser questionado se na forma de dbito ou de crdito. preciso prestar bastante ateno resposta do cliente, pois se o operador de caixa no entender o que o cliente respondeu, o mesmo ter que faz-lo novamente o que as vezes cria constrangimentos entre as partes.

2.3.1 Recebendo dinheiro

Para o recebimento em dinheiro, tambm essencial tomar cuidados muito importantes: a. Organize as cdulas e moedas por seu valor; isso evita o erro na hora de passar o troco para o cliente. Nunca abandone seu posto de trabalho sem ter certeza de que a caixa registradora esteja fechada; verifique se os dispositivos de segurana do caixa funcionam corretamente. b. Evite ficar com grandes somas em dinheiro no caixa. Solicite ao responsvel para realizar a sangria daqueles valores em excesso, permanecendo no caixa apenas os valores para o troco. Essa atitude dificulta a ao de bandidos, garantindo a segurana de todos dentro da empresa. Ateno: O operador de caixa no deve receber valores em moeda estrangeira, apenas as casas de cmbio e instituies financeiras esto autorizadas a executar esse tipo de operao. Para maior segurana na hora do recebimento em dinheiro, seguem as instrues fornecidas pelo Banco Central do Brasil para verificar se uma cdula verdadeira.

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Cdulas da primeira famlia

1. Marca dgua: Segure a cdula contra a luz, olhando para o lado que contm a numerao. Observe na rea clara, do lado esquerdo, a marca dgua em tons que variam do claro ao escuro. As cdulas de R$ 50,00 apresentam, como marca dgua, a figura da Repblica. 2. Fibras coloridas: Pequenos fios espalhados no papel nas cores, vermelha, azul e verde podem ser vistos em ambos os lados, ao longo de toda a cdula.

3. Impresses em alto-relevo: As figuras da Repblica e da ona pintada, as legendas BANCO CENTRAL DO BRASIL e CINQUENTA REAIS, a tarja contendo a palavra REAIS e os nmeros indicativos do valor da cdula (50) possuem alto-relevo e podem ser sentidos com os dedos.

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4. Fundos especiais: Os fundos especiais so formados por linhas retas e sinuosas, extremamente finas, que do colorido a toda a cdula.

5. Microimpresses: Ao utilizar uma lente, notaremos a presena de pequenssimas letras B e C, na faixa clara junto efgie (frente) e no interior do nmero 50 (frente e verso). 6. Registro coincidente: Olhando a nota contra a luz, o desenho das Armas Nacionais impresso em um lado deve se ajustar exatamente ao desenho semelhante que se encontra no outro lado da cdula. 7. Fio de segurana: Fio vertical de cor escura embutido no papel, mais facilmente visvel com a nota contra a luz, com propriedades magnticas, que servem para leitura por equipamento eletrnico de seleo e contagem. 8. Numerao: So as letras e os nmeros que identificam a cdula. No podem existir duas cdulas de mesma numerao.

9. Imagem latente: No canto inferior esquerdo, colocando a nota na altura dos olhos, na posio horizontal e sob luz natural abundante: ficaro visveis as letras, B e C.

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10.Marca ttil: So marcas impressas em relevo para auxiliar os deficientes visuais a identificar a cdula. Cada cdula tem marcas prprias, e as cdulas de R$ 50,00 apresentam como marca ttil trs elipses (duas na linha superior e uma na linha inferior). 11. Fibras luminescentes: Pequenos fios espalhados no papel que se tornam visveis, na cor lils, quando expostos luz ultravioleta. So encontrados nos dois lados da cdula. 12.Microchancelas: So as duas assinaturas uma do Ministro da Fazenda, outra do Presidente do Banco Central do Brasil que conferem cdula o seu valor legal.

Fonte: Banco Central do Brasil, 2011

Cdulas da segunda famlia As cdulas da segunda famlia do real entraram em vigor a partir de janeiro de 2011 e circularo em paralelo s notas da primeira famlia at que o volume total de notas seja totalmente substitudo no mercado.

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A partir de agora, os itens de segurana sero demonstrados na nota de cinquenta reais, conforme figura a seguir.

1. Quebra-cabea O nmero cinquenta tem partes complementares na frente e no verso da nota. Ao segurar contra a luz, possvel ver o nmero cinquenta completo. 2. Fio de Segurana No local indicado, passa um fio escuro, que serve para leitura por equipamentos de contagem de dinheiro. 3. Impresso em alto relevo Na parte indicada, possvel sentir com o tato que a tinta mais grossa do que no restante da cdula. 4. Marca dgua Ao segurar a nota contra a luz, possvel ver uma figura sombreada da ona pintada. 5. Faixa hologrfica A tarja metlica tem imagens com caractersticas que simulam movimento de alternncia de cores conforme o ngulo observado. 6. Microimpresses Com ajuda de uma lente de aumento, possvel ver em partes da frente da nota as legendas 50 reais em alguns lugares do verso nmeros 50.

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7. Elementos fluorescentes Na frente e no verso da nota, possvel ver imagens e fibras quando iluminadas com luz ultravioleta. 8. Nmero escondido Ao colocar a nota deitada na altura dos olhos, sob a luz, voc ver o nmero 50 na frente e no verso da cdula.

Moedas utilizadas no Brasil No Brasil, utilizamos as moedas para fracionar o Real, o que facilita o pagamento de mercadorias e servios com valores abaixo de uma unidade monetria (R$ 1,00 real). So de grande importncia para compor o troco nos caixas de qualquer estabelecimento comercial. Alguns tipos de moedas so escassos; por ter seu valor de face reduzido, so abandonadas em cofrinhos das crianas, perdendo a sua funo principal facilitar o troco . Por esse motivo, devemos incentivar o pagamento por moedas nos caixas. Alguns estabelecimentos oferecem descontos a seus clientes para o pagamento das mercadorias em moedas; isso facilita a formao do fundo de caixa para os operadores de caixa e favorece a circulao da moeda metlica. A cdula de um real (R$ 1,00) foi totalmente substituda pela moeda de um real (R$ 1,00) por motivo do alto custo e da pouca durabilidade; portanto, no pode mais ser aceita nas transaes comerciais. Evite oferecer balas ou doces para compensar a falta de moedas para o troco em seu caixa. Conhea os tipos de moedas utilizados no Brasil: 1 centavo: R$ 0,01 Anverso: Efgie de Pedro lvares Cabral navegador portugus que, em 22 de abril de 1500, descobriu o Brasil , ladeada por uma nau, simbolizando as navegaes portuguesas Reverso: esquerda, linhas diagonais de fundo do destaque ao dstico correspondente ao valor facial, seguido dos dsticos centavo e o correspondente ao ano de cunhagem.

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5 centavos: R$ 0,05 Anverso: Efgie de Joaquim Jos da Silva Xavier (1746-1792), que, condenado forca em decorrncia de sua participao no movimento pela independncia, denominado Inconfidncia Mineira, hoje reverenciado como heri e patrono cvico da nao brasileira. Sua imagem est ladeada pelo dstico Brasil e por motivos alusivos Inconfidncia Mineira o tringulo da bandeira dos inconfidentes, sobreposto por pssaro que representa a liberdade e a paz. Reverso: esquerda, linhas diagonais de fundo do destaque ao dstico correspondente ao valor facial, seguido dos dsticos centavos e o correspondente ao ano de cunhagem. 10 centavos: R$ 0,10 Anverso: Efgie de D. Pedro I proclamador da Independncia e primeiro imperador do Brasil , ladeada pelo dstico Brasil e por cena alusiva proclamao da independncia poltica do pas, ocorrida em 7 de setembro de 1822, em So Paulo, s margens do ribeiro Ipiranga. Reverso: esquerda, linhas diagonais de fundo do destaque ao dstico correspondente ao valor facial, seguido dos dsticos centavos e o correspondente ao ano de cunhagem. 25 centavos: R$ 0,25 Anverso: Efgie de Manuel Deodoro da Fonseca (1827-1892), proclamador da Repblica e primeiro presidente constitucional do Brasil republicano , ladeada pelas Armas Nacionais e pelo dstico Brasil. Reverso: esquerda, linhas diagonais de fundo do destaque ao dstico correspondente ao valor facial, seguido dos dsticos centavos e o correspondente ao ano de cunhagem 50 centavos: R$ 0,50 Anverso: Efgie de Jos Maria da Silva Paranhos Jnior (1845-1912), Baro do Rio Branco estadista, diplomata e historiador brasileiro, considerado o smbolo da diplomacia do Brasil , ladeada pelo dstico Brasil e por cena alusiva dinamizao da poltica externa brasileira no incio da Repblica e consolidao dos limites territoriais com vrios pases. Reverso: esquerda, linhas diagonais de fundo do destaque ao dstico correspondente ao valor facial, seguido dos dsticos centavos e o correspondente ao ano de cunhagem.

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Um real: R$ 1,00 Anverso: Efgie da Repblica direita do ncleo prateado (disco interno) e transpassando para o anel dourado (disco externo); assim posicionada, constitui um dos elementos de segurana da moeda de maior denominao. No anel dourado, referncia s razes tnicas brasileiras, representada pelo grafismo encontrado em cermicas indgenas de origem marajoara, e a legenda Brasil. Reverso: No anel dourado, a repetio do grafismo indgena marajoara. No ncleo prateado, esfera sobreposta por uma faixa de jbilo, que, com a constelao do Cruzeiro do Sul, faz aluso ao Pavilho Nacional, e os dsticos correspondentes ao valor facial e ao ano de cunhagem

2.3.2 Recebendo Cheques


O que o cheque? O cheque uma ordem de pagamento vista. Em alguns casos, tambm utilizado como garantia para o recebimento (cheque cauo), ou utilizado para parcelamento de dvidas ou compras (cheque pr-datado). muito importante seguir as normas da empresa para o recebimento de cheques. Os cuidados no recebimento do cheques tm a finalidade de diminuir a incidncia de cheques mal preenchidos, roubados, sem fundos, etc. Em caso de dvidas, solicite a ajuda de seu superior. Ao receber um cheque, algumas orientaes devem ser seguidas. Veja as orientaes abaixo:

Orientao A Verificar se o cheque est devidamente preenchido e assinado. Orientao B Se no possui rasuras. Orientao C Solicitar ao cliente documento de identificao com foto. Orientao D Verificar se os nmeros do cheque no campo numrico na 1 linha conferem com os nmeros impressos em caracteres magnticos.

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Orientao E Verificar a data do cheque (cheques sem a data e acima de R$ 100,00) que no estejam nominais ou rasurados podem ser devolvidos pelo banco. Orientao F Evite receber cheques de terceiros. Orientao G Caso o cliente pea troco para o cheque, o que no usual, consultar seu superior. Orientao H Verificar se a impresso do nome, CPF, RG e outras informaes tm o mesmo caractere. Orientao I Se for efetuar algum cadastro no verso do cheque, faa em uma das pontas, o meio do cheque utilizado para os carimbos do banco.

Tipos e motivos de devoluo de cheques Os cheques podem ser devolvidos por motivos diversos. Esses motivos so identificados, no momento da devoluo, por alneas. Veja nas tableas abaixo as alneas e seus significados.
Alnea 11 12 13 20 21 22 23 Descrio Cheque sem fundo (1 apresentao) Cheque sem fundo (2 apresentao) Conta encerrada Folha de cheque cancelada por solicitao do correntista Contraordem (ou revogao) ou oposio (ou sustao) do pagamento pelo emitente Divergncia ou insuficincia de assinatura Cheques emitidos por entidades e rgos de administrao pblica federal direta e indireta, em desacordo com requisitos constantes do artigo 74, pargrafo 2 do Decreto-Lei 200, de 25 de fevereiro de 1967

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Processo de Movimentao de Caixa 24 25 26 27 28 29 Bloqueio judicial ou determinao do Banco Central do Brasil Cancelamento do talonrio pelo banco sacado Inoperncia temporria de transporte Feriado Municipal no previsto Contraordem, ou oposio ao pagamento, ocasionada por furto ou roubo.

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Cheque bloqueado por falta de confirmao do recebimento do talonrio pelo correntista

Cheque com irregularidade


Alnea 30 31 32 33 34 35 36 37 Descrio Furto ou roubo de malotes (pagamento monetrio invlido) Erro formal de preenchimento (sem data de emisso, com ms grafado numericamente, ausncia de assinatura, no registro do valor por extenso) Ausncia ou irregularidade na aplicao do carimbo de compensao Divergncia de endosso Cheque apresentado por estabelecimento bancrio no indicado no cruzamento em preto, sem o endosso-mandato. Cheque fraudado, ou emitido sem prvio controle ou responsabilidade do estabelecimento bancrio (cheque universal) ou, ainda, com adulterao da praa sacada, ou rasura no preenchimento Cheque emitido com mais de um endosso (Lei 9.311/96) Inconsistncia de dados (para CEL)

Apresentao Indevida
Alnea 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 51 52 53 55 Descrio Moeda invlida Cheque apresentado a banco que no sacado. Cheque no compensvel na seo ou sistema de compensao em que apresentado e o recibo bancrio trocado. Cheque devolvido anteriormente pelos motivos 21, 22, 23, 24, 31 e 34, no passvel de representao em virtude de persistir o motivo da devoluo Cheque prescrito Cheque emitido por entidade obrigada a realizar a movimentao e utilizao de recursos financeiros do Tesouro Nacional mediante ordem bancria Cheque correspondente CR no entregue no prazo estabelecido CR comunicado de remessa com ausncia ou erros nos dados Cheque emitido de valor superior a R$ 100,00, sem identificao do beneficirio. Remessa nula caracterizada pela representao de cheque devolvido anteriormente pelos motivos 12, 13,14 25, 35, 43, 44, 45 e 48 Divergncia no valor recebido Recebimento efetuado fora do prazo Apresentao indevida Ausncia ou irregularidade de autenticao mecnica

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Divergncia na indicao da agncia destinatria de nmero de conta ou do favorecido Documento no comparvel para crdito conta poupana Transferncia internacional de recursos em moeda nacional, emitida sem consignar, de forma clara e destacada, a expresso transferncia internacional em reais Padro monetrio no definido Documento no compensvel, podendo sua devoluo ocorrer em qualquer tempo Doc D com divergncia na identificao do n do CNPJ/CPF ou sem identificao do tipo de conta debitada ou creditada (Obs.: aplica-se ao documento de transferncia DOC D os motivos de devoluo 57 e 58 j existentes)

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Registro inconsistente Arquivo lgico no processado ou processado parcialmente

2.3.3 Recebendo cartes de Crdito, Dbito e Convnios


O que um carto eletrnico de dbito, crdito ou convnio? Carto eletrnico de dbito, crdito ou convnio uma forma de pagamento que no envolve dinheiro em espcie, ou seja, a transferncia do dinheiro do cliente para a empresa acontece sob a forma de uma transao eletrnica entre o banco de quem paga e o banco de quem recebe. No dbito, acontece de forma vista, no crdito a prazo e, no convnio, o desconto na folha de pagamento do funcionrio. O operador de caixa trabalhar com vrios tipos de recebimento, como cartes de crdito, dbito, tickets, cheques e dinheiro. Alguns cuidados devem ser tomados no recebimento dos recursos, no s para garantir a segurana do operador de caixa e da empresa como tambm a segurana do cliente. Portanto, ao receber um carto eletrnico algumas orientaes devem ser seguidas, tais como: Mesmo com a digitao de senhas, importante a conferncia do carto com um documento de identidade com foto. Isso garante a utilizao correta do carto, evitando pessoas malintencionadas a utilizarem cartes de terceiros sem seu consentimento. Verificar se o documento de identificao entregue com o carto confere com a pessoa que o est entregando (conferir o nome e a foto).

2.4 OPERAES FRAUDULENTAS

Toda operao que visa tirar proveito ou vantagens ilcitas caracterizada como fraude. As fraudes envolvendo cheques e dinheiro falsificado est crescendo a cada dia, por isso muito importante 20

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realizar alguns procedimentos de segurana. Segurana no somente para a empresa, mas tambm para o cliente idneo e para o sistema financeiro. As cdulas do real possuem vrios indicadores de autenticidade, e que so muito difceis de ser reproduzidos em sua totalidade em uma cdula falsa. Os cheques possuem itens de segurana que tambm devem ser observados. Sendo assim, muito importante ressaltar ao consumidor de forma clara, ampla e objetiva a informao que os procedimentos de segurana tm o objetivo de proteger pessoas idneas como ele. Alguns procedimentos de segurana so visuais, como a conferncia dos itens de segurana do cheque, outros comportamentais, que tambm devem ser observados com muita ateno. Veja as orientaes a seguir:

Orientao A Siga sempre as instrues da empresa para o recebimento de cheques. Orientao B Consulte o cheque nos servios de proteo, isso de extrema importncia. Orientao C Verifique o campo magntico do cheque que se encontra impresso abaixo nos cheques. Essas informaes so mais difceis de adulterar (campo CMC-7). A anlise cruzada desses campos com os dados numricos no topo do cheque facilita a identificao de cheques falsificados. Orientao D Solicite ao cliente o documento de identidade e o carto do banco, verificando os dados da conta e os documentos do cliente. Confira principalmente a foto no documento; em caso de dvidas na assinatura do cheque, solicite ao cliente a assinar o verso. Confira com a assinatura no documento de identidade. Orientao E Verifique o preenchimento do cheque, observando os valores numricos e valores por extenso, data e local e a assinatura do cheque. Orientao F O endereo residencial e nmero de telefone fixo tambm so muito importantes. Hoje em dia, as pessoas so orientadas a no escrever dados pessoais nos cheques, por isso faz-se necessrio o cadastro prvio do cliente, agilizando, dessa forma, o pagamento no seu caixa.

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Orientao G Evite aceitar cheques previamente preenchidos, cheques de terceiros, cheques com valor maior do que ao da compra; tambm procure no troc-los por dinheiro, seguindo sempre as normas de segurana da empresa para essa situao. Orientao H Para verificar a clonagem de cheques, observe-os contra a luz. Com esse procedimento, percebe-se a interrupo ou descontinuidade da linha vertical de segurana (chamada de linha louca ou de segurana), podemos perceber tambm se existem colagens e sobreposies. Orientao I Verifique os caracteres. Estes devem ser homogneos em todo o cheque. Raspe discretamente os dados referentes ao nome, CPF, n do cheque e ms/ano da abertura de conta. Algum nmero brilhante no CPF, em caso de cheques falsos ser possvel o reconhecimento. Orientao J Desconfie de borres e manchas nas folhas do cheque, por isso no aceite cheques com rasuras. Orientao L Cheques amarelados, envelhecidos podem ser cheques de contas inativas.

As impressoras ou copiadoras dificilmente reproduzem alguns detalhes do cheque com fidelidade; por essa razo fique atento aos detalhes da folha de cheque. O cuidado com esses detalhes deve ser redobrado nos momentos de movimento alto ou datas festivas, pois o fluxo muito grande, sendo o momento ideal para os golpistas agirem. Faa todas as conferencias necessrias; em caso de dvida, chame seu supervisor ou superior, no entregando o produto at a concluso de todas as anlises orientadas pela empresa. Os fraudadores tambm apresentam caractersticas comportamentais que os identificam. Dessa maneira, o operador deve sutilmente desconfiar de alguns comportamentos. Clique na animao abaixo para saber quais so. No anotar o valor do cheque em seu canhoto. Realizar diversas compras em curto espao de tempo. Preferir produtos de alto valor e fcil revenda. Adquirir grandes quantidades do mesmo produto sem test-lo ou experiment-lo.

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Sair na hora da consulta de seus dados. Despresar descontos ou abatimentos.

Desde 1984 os documentos de identidade civil so padronizados no Brasil e tem sua emisso feita por computador. O espelho de fundo verde com bordas trabalhadas em verde-claro e verde escuro; todas as letras so impressas em maisculas; foto colorida ou em preto e branco com o tamanho de 3X4, alguns possuem dados como o CPF/PIS/PASEP ou da certido de nascimento, nmero do posto de identificao, reproduzido em forma de carimbo.

Nunca aceite cpia de documentos, mesmo autenticada; as cpias facilitam a falsificao desses documentos. Compare alguns itens como: data de emisso e o estado de plastificao, documentos muito novos, com data de emisso muito antigas, data de nascimento com a data de emisso do documento, foto recente em um documento antigo com caractersticas de envelhecimento e ao passar o dedo sobre a foto facilita a percepo de sobreposio, verifique ainda a perfurao na foto, que normalmente tem a sigla do rgo e estado emissor do documento. Evite julgar as pessoas por sua aparncia, pois os fraudadores no tm idade nem aparncia definidas.

2.5 CANCELAMENTO DE OPERAES DO ECF

O operador de caixa poder realizar operaes de cancelamento de documentos gerados pelo Emissor de Cupom Fiscal (ECF). Normalmente, para esse tipo de operao, solicitada ajuda do superior ou fiscal de caixa. Para que o cancelamento de um cupom fiscal ocorra, necessrio fazer o cancelamento do item. Esse cancelamento pode ocorrer para qualquer item impresso no documento ou limitar-se ao ltimo item. A operao de cancelamento de um cupom fiscal s poder ocorrer logo aps o fechamento da venda. Caso outra venda j tenha sido aberta ou outras vendas tenham sido realizadas posteriormente, esse cancelamento no poder ser realizado pelo prprio Operador de Caixa. O operador deve encaminhar o cliente ao setor de atendimento para a realizao do cancelamento.

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2.6 EMITINDO COMPROVANTES FISCAIS E NO FISCAIS


Os comprovantes de venda podem ser de ordem fiscal e no fiscal. Os comprovantes fiscais so documentos que incidem impostos sobre a venda e os comprovantes no fiscais no tm incidncia de impostos.

2.6.1 Comprovante Fiscal


o documento que o cliente levar com ele para comprovar que adquiriu um produto ou um servio dentro de um estabelecimento comercial. Esse comprovante emitido no fim de todo o processo da venda (registro da mercadoria e recebimento), quando o operador emite uma via para o cliente e outra para o estabelecimento.

2.6.2 Comprovantes no Fiscais

Os comprovantes no fiscais so cupons sobre os quais no incidem imposto. Podem ser de trs tipos: No vinculados (recebimentos de contas de gua, luz, telefone, entrada e/ou sada de dinheiro). Vinculados a pagamentos (ex.: comprovantes no fiscais vinculados a cupons igualmente no fiscais, para estorno de meio de pagamento). Vinculados a cupons (ex.: comprovante de Crdito ou Dbito). O tempo total de emisso de um comprovante vinculado limitado em dois minutos. Se constar no Cupom Fiscal a indicao do adquirente da mercadoria com o CNPJ ou CPF, o comprovante acobertar as operaes de entrega em domiclio realizadas por terceiros.

2.7 FECHANDO O CAIXA


Ao terminar o dia, o operador de caixa, que utiliza o ECF, dever realizar o procedimento chamado Reduo Z, que emitido no fechamento dirio em cada ECF em uso e enviado Contabilidade mensalmente. Esse procedimento mostra o contedo dos contadores e acumuladores depois de todas as operaes dirias. Ao ser emitido, a memria fiscal atualizada e os totalizadores dirios so zerados. Depois da Reduo Z, no permitida fazer uma venda no dia corrente. Caso no tenha sido emitida a Reduo Z no fim do dia, o ECF d uma tolerncia de duas horas, aps as 24 horas do corrente dia, para possibilitar o fechamento do dia. Depois dessas duas horas de tolerncia, no ser permitido venda. O cupom de Reduo Z deve ser mantido disposio do fisco por cinco anos. 24

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A Reduo Z representa os valores dos acumuladores armazenados na Memria de Trabalho no momento de sua emisso, devendo ser possvel sua emisso ainda que no haja valor acumulado no totalizador de Venda Bruta Diria. A emisso da Reduo Z est condicionada gravao dos dados pertinentes no dispositivo de armazenamento da Memria Fiscal antes de sua emisso. com base nas Redues Z emitidas pelo ECF que as operaes ou prestaes devero ser registradas, diariamente, em Mapa Resumo ECF (SEFAZ, 2011). A funo principal do operador de caixa consiste em registrar as entradas e sadas (troco) de valores do caixa. No fim do dia de trabalho, ele efetuar o fechamento de seu caixa isto , comprovantes de cartes de dbito e crdito, tickets, comprovantes de sangrias ao longo do dia, cheques e os valores dinheiro devem conferir com vendas efetuadas. Normalmente, o operador de caixa confere com a bobina da mquina registradora, que, alm de ser um registro contbil, tambm um documento fiscal;em consequncia, deve-se seguir a rotina determinada para sua abertura no incio do dia e seu encerramento no fim do dia de trabalho. importante que o operador de caixa diferencie alguns conceitos tais como fundo de caixa ou troco e sadas de caixa. Vejamos abaixo: Fundo de caixa ou troco o valor disponibilizado pela empresa no incio das atividades do operador de caixa para dar o troco aos clientes, para o pagamento em dinheiro. Caso o cliente pea troco em operaes com cartes ou cheques, consulte seu superior sobre as normas da empresa para tal situao. Sadas de caixa: todos os valores que eventualmente sarem do seu caixa devero ser registrados como sada de caixa, no momento em que ocorrem; assim, o operador no corre o risco de faltar a informao quando fizer o fechamento. Os tipos de sadas podem ser por motivo de sangria, depsitos bancrios, entre outros. Ateno! A maior dificuldade na hora do fechamento do caixa refere-se a retiradas no anotadas e das quais o operador no se lembra.

Movimento de caixa de um dia

Na Demonstrao do Movimento de Caixa Dirio deve-se relacionar a movimentao existente, de forma organizada de acordo com a forma de recebimento ou pagamento com a finalidade de facilitar a conferncia dos documentos ou corrigir alguma divergncia entre o relatrio e a documentao do caixa.

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Processo de Movimentao de Caixa CONTAS Saldo Inicial do Dia Recebimentos Diversos (carto, dinheiro, cheque, tickets, reforo de troco, etc.) Pagamentos Diversos / Sangria (Sangria, Pagamento de contas/ fornecedores, Saldo Final do Dia MOVIMENTO Troco Total de Entradas ( + ) Total de Sadas ( - ) Saldo Final ( = )

Operador de Caixa DIA 01 500,00 2.000,00 1.500,00 1.000,00

O operador de caixa deve organizar o dinheiro por valores. As notas e moedas tambm devem ser separadas e suas quantias somadas e registradas no documento de fechamento de caixa. A soma de todas as entradas, menos a soma de todas as sadas, menos o Fundo de Caixa, representa todo o faturamento do caixa naquele dia, que deve conferir com os comprovantes de venda feitos em dinheiro. Os cheques devem ser separados e somados. Tal soma deve conferir com os comprovantes de venda feitos em cheques. Os comprovantes dos cartes devem ser separados e somados. Lembre-se de separar entre cartes de crdito e cartes de dbito, ou cartes alimentao, pois, para a empresa, o reembolso desses valores possui prazo diferenciado. A soma dos diferentes tipos de cartes deve conferir com os comprovantes de vendas desse tipo.

ATIVIDADE DE PASSAGEM (Unidade 2)

Relacione as atividades com as suas respectivas funes:


O cliente chega e coloca a mercadoria na esteira. Depois da venda fechada, o cliente desiste de levar um produto. O que voc deve fazer? Voc termina de registrar as mercadorias; o que voc faz em seguida? Quando voc fechar o caixa no fim do dia, qual o ltimo procedimento a ser feito? A primeira atividade antes de atender ao cliente ? Ao registrar uma mercadoria, voc percebe que ela foi registrada duas vezes. O que voc faz? Ao receber o pagamento do cliente com carto, voc deve perguntar a ele se: A. ( ) Pergunta ao cliente se ele deseja mais alguma coisa. B. ( ) Executar o procedimento da reduo Z. C. ( ) Abrir o caixa executando a leitura X. D. ( ) Cancela o item. E. ( ) O pagamento ser feito no crdito ou no dbito. F. ( ) Registrar a mercadoria. G. ( ) Cancelar o cupom fiscal.

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3 A RELAO DO CAIXA COM OS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

Neste tpico apresentaremos os conceitos, funes, campo de atuao e finalidade, facilitando o entendimento do operador de caixa e a importncia de sua participao nos processos administrativos que utilizam a informao contbil. A relao entre contabilidade e o caixa diria, conforme figura a seguir:

3.1 O CAIXA, A TESOURARIA E A CONTABILIDADE


O que a tesouraria? A tesouraria a rea da empresa responsvel pelas contas a receber e o contas a pagar de uma empresa. Quando o caixa aberto, no incio, a tesouraria envia o saldo inicial do caixa que ficar em poder do operador. Durante o decorrer do dia, as movimentaes vo acontecendo, e o caixa vai mudando para que, no fim do dia, no seu fechamento, os valores e a informao em poder do caixa sejam repassados para a tesouraria que repassar a informao do fechamento de todos os caixas do estabelecimento para a contabilidade, conforme exemplo a seguir.

MOVIMENTO DE CAIXA DO DIA 1/12/2011 DESTINO DA INFORMAO E RECURSOS


CONTAS Saldo Inicial do Dia (troco) Recebimentos em Dinheiro Recebimentos em Cheque Recebimentos em Carto D Recebimentos em Carto C Recebimentos em Convnio Recebimentos em Ticket DIA 1 1.000,00 22.000,00 11.800,00 41.200,00 16.500,00 4.500,00 12.000,00 STATUS Inicial Movimento Movimento Movimento Movimento Movimento Movimento ORIGEM Tesouraria Caixas Caixas Caixas Caixas Caixas Caixas DESTINO Caixas Tesouraria Tesouraria Tesouraria Tesouraria Tesouraria Tesouraria

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Processo de Movimentao de Caixa Saldo Final do Dia 109.000,00 Saldo Final Caixa

Operador de Caixa Tesouraria

O caixa do dia 1/12/2011 fechou em R$ 109.000,00, e este valor enviado para a tesouraria que faz o seu fechamento junto com outros caixas. Parte desse valor, R$ 108.000,00, depositada em banco, deixando somente o saldo de R$ 1.000,00 para o dia seguinte, conforme exemplo a seguir.

MOVIMENTO DE CAIXA DO DIA 2/12/2011


CONTAS Saldo Inicial do Dia (troco) Recebimentos em Dinheiro Recebimentos em Cheque Recebimentos em Carto Dbito Recebimentos em Carto Crdito Recebimentos em Convnio Recebimentos em Ticket Saldo Final do Dia DIA 1 1.000,00 12.000,00 21.800,00 31.200,00 46.500,00 14.500,00 22.000,00 149.000,00 Fechamento MOVIMENTO Inicial Quando o volume de dinheiro aumenta, a sangria feita e enviada para a tesouraria.

possvel perceber que o valor que abre o caixa todos os dias pela manh sempre o mesmo R$ 1.000,00 independentemente do valor que fecha o dia anterior. Esse valor de R$ 1.000,00 ser repassado em espcie (cdulas e moedas) ao operador de caixa e servir de troco nas operaes com dinheiro.

O que a Contabilidade? Contabilidade a cincia que controla, interpreta e estuda os fatos ocorridos com o patrimnio das entidades sejam elas empresariais, fundacionais, estatais ou governamentais, com a finalidade de demonstrar e informar sobre a composio, variao e resultado decorrente de sua atividade.

Qual o campo de atuao da Contabilidade? O campo de atuao da contabilidade bastante amplo, abrangendo desde as pessoas fsicas ou naturais e as pessoas jurdicas de direito privado e pessoas jurdicas de direito pblico que detenham um Patrimnio.

Quais as principais funes da contabilidade? So funes da contabilidade: o registro dos fatos contbeis, a organizao desses registros, sua demonstrao e anlise, acompanhando as modificaes no patrimnio das empresas, seja ela uma pessoa fsica representada pelo empresrio individual, entidades sem finalidade lucrativa, 28

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como as fundaes e os sindicatos, os governos, representados pela Unio, Estado, Municpios e Autarquias, entidades com finalidade Lucrativa como as Sociedades Limitadas, as Sociedades Annimas, as Sociedades de Economia Mista.

Quem so os usurios da Contabilidade? Vrios so os interessados na informao contbil, como os scios e acionistas das empresas, as pessoas interessadas na rentabilidade e segurana dos investimentos realizados e que, em muitos casos, no participam da direo da empresa, e os funcionrios que emitem documentos para a contabilidade diariamente, como pessoas da tesouraria ou caixa e recursos humanos. Os scios precisam da informao de forma resumida e clara. Por exemplo: qual a lucratividade da empresa? J os gestores tm o interesse na informao com uma profundidade maior, com mais detalhes e utilizam as informaes com maior frequncia para auxiliar a tomada de deciso. Os bancos e emprestadores de dinheiro tm um nvel de exigncia equivalente ao nvel de informaes dos scios e acionistas, com uma nfase para os fluxos financeiros, em que a nica preocupao a rentabilidade da empresa, assegurando, assim, seus investimentos. Os rgos governamentais e economistas tm duplo interesse nas informaes contbeis. Em primeiro plano, est o poder de tributar e arrecadar impostos, taxas e contribuies. Em segundo plano, utiliza as informaes de setores da economia para as anlises econmicas. Os funcionrios da tesouraria, caixa e recursos humanos tm um papel importante, pois so os responsveis em alimentar o sistema financeiro e contbil de forma sistematizada e organizada, favorecendo, desse modo, a integridade das informaes que serviro de base para o processo de tomada de deciso. Em muitos casos, as pessoas fsicas ou naturais utilizam dos conhecimentos de contabilidade para auxiliar, ordenar, controlar e equilibrar seus oramentos domsticos.

Por que utilizamos a informao contbil? Podemos utilizar a informao contbil com a finalidade de controle, verificando, por intermdio dos relatrios contbeis, informaes sobre os planos e polticas de gesto, influindo no comportamento e nas aes que a administrao deseja para a entidade. Com a avaliao peridica, os gestores podem verificar a qualidade de produtos e servios executados, os quais afetam diretamente ou indiretamente nos resultados da empresa. A informao contbil pode auxiliar no processo de avaliao; contudo, o desempenho humano no poder ser julgado somente pelos registros contbeis. Podemos, ainda, utilizar a informao

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contbil com a funo de planejamento, que o processo de decidir qual o caminho que a empresa seguir. O planejamento empresarial baseado no inter-relacionamento da informao contbil com os planos oramentrio torna-se muito mais eficiente. A informao contbil informa o comportamento da empresa em determinado perodo, de acordo com a situao:

Dos resultados do perodo. Dos direitos no curto e longo prazo. Dos bens de longo prazo. Das obrigaes de curto e longo prazo. Do patrimnio dos scios.

3.2 REGIMES CONTBEIS

Existem dois regimes contbeis: o Regime de Competncia e o de Caixa.

3.2.1 Regime de Competncia


O regime de competncia um princpio contbil, que deve ser, na prtica, estendido a qualquer alterao patrimonial, independentemente de sua natureza e origem. Sob o mtodo de competncia, os efeitos financeiros das transaes e eventos so reconhecidos nos perodos nos quais ocorrem, independentemente de terem sido recebidos ou pagos. Ex.: Emisso da nota fiscal de venda de produtos. O documento contbil que registra o regime de competncia da transao o Demonstrativo dos Resultados do Exerccio (DRE), no qual uma empresa demonstra as suas vendas, os seus custos e as suas despesas em determinado perodo.
DEMONSTRATIVO DE RESULTADOS ANO XXX CONTAS Receita de Vendas Custos + Despesas Lucro/Prejuzo Lquido do Exerccio VALORES EM R$ 2.000,00 1.800,00 200,00

no DRE que registramos as receitas e despesas conforme conceitos e exemplos a seguir.

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Receitas As receitas decorrem da venda de bens e da prestao de servios. Existem em nmero menor que as despesas, sendo as mais comuns representadas pelas seguintes contas: Aluguis Ativos. Descontos Obtidos. Juros Recebidos. Receitas de Prestao de Servios. Vendas de Mercadorias. Os aumentos no Ativo so visualizados no caixa ou banco. Se as receitas forem vista e em duplicatas a receber de clientes ou cheques pr-datados, se as receitas forem realizadas a prazo.

Despesas As despesas decorrem do consumo de bens e da utilizao de servios, tais como: energia eltrica, materiais de limpeza, materiais de expediente, telefone. As despesas, por sua vez, provocam diminuies no Ativo, quando pagas, e aumentos no Passivo, quando realizadas e no pagas. As despesas so registradas pela contabilidade por meio da conta de resultado. gua e Esgoto. Aluguis. Caf e Lanches. Fretes e Carretos. Impostos. Salrios.

3.2.2 Regime de caixa

Sob o regime de caixa, os recebimentos e os pagamentos so reconhecidos unicamente quando se recebe ou se paga mediante dinheiro ou equivalente. Ex.: Recebimento de uma venda. O documento contbil que registra o regime de caixa da transao o Fluxo de Caixa, no qual uma empresa demonstra os seus recebimentos e pagamentos em determinado perodo.

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Processo de Movimentao de Caixa CONTAS Saldo Inicial Recebimentos Pagamentos Saldo Final JANEIRO 1.000,00 2.000,00 1.800,00 1.200,00 FEVEREIRO 1.200,00 2.200,00 2.000,00 1.400,00 MARO 1.400,00 2.100,00 1.900,00 1.600,00

Operador de Caixa ABRIL 1.600,00 1.700,00 2.000,00 1.300,00

O fluxo de caixa representa, em um determinado perodo, o saldo do movimento das contas de caixa que esto situadas no ativo circulante, no grupo de contas DISPONIBILIDADES. Recebimentos Os recebimentos decorrem dos prazos negociados com os clientes na venda de bens e da prestao de servios. Recebimento de Aluguis trinta dias do contrato assinado. Recebimento Descontos quinze dias da venda. Recebimento de Juros ltimo dia til do ms. Recebimento das Receitas de Prestao de Servios trinta dias aps execuo do servio. Recebimento das Vendas de Mercadorias 30/60/90 dias direto.

Pagamentos Os pagamentos decorrem dos prazos negociados com os fornecedores de consumo de bens e da utilizao de servios, tais como: energia eltrica, materiais de limpeza, materiais de expediente, telefone. Pagamento de gua e Esgoto trinta dias. Pagamento de Aluguis trinta dias. Pagamento Caf e Lanches vista. Pagamento de Fretes e Carretos quinze dias. Pagamento de Impostos quinto dia til do ms seguinte emisso da nota fiscal. Pagamento de Salrios quinto dia til do ms seguinte.

3.3 A ESTRUTURA CONTBIL

Entretanto, para registrar essa informao, necessrio um documento que faa esses registros diariamente, o qual a contabilidade chama de balano patrimonial. 32

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O balano patrimonial est dividido em ativo e passivo; no ativo, esto os bens e direitos da empresa, e, no passivo, as suas obrigaes.
BALANO PATRIMONIAL ATIVO BENS + DIREITOS PASSIVO OBRIGAES

Patrimnio: o conjunto de bens, direitos e obrigaes vinculados a uma entidade. Bens: tudo o que pode ser avaliado economicamente e que satisfaa as necessidades humanas. Os bens so classificados em tangveis e intangveis. Os bens tangveis so aqueles que possuem forma fsica, so corpreos, so palpveis. Exemplos: dinheiro, veculos, mercadorias, mquinas, instalaes, mveis. Os bens intangveis so aqueles que no possuem existncia fsica, no so palpveis. Exemplos: Marcas: Coca-Cola, Nestl, Sadia. Direitos: so todos os valores a receber de terceiros. Esses direitos geralmente aparecem seguidos da expresso a receber. Exemplos: Cheques pr-datados, Duplicatas a Receber, Promissrias a Receber. Obrigaes: so dvidas ou compromissos assumidos perante terceiros, ou bens de terceiros que se encontram em nossa posse. Essas obrigaes geralmente aparecem seguidas da expresso a pagar. Exemplos: duplicatas a pagar, impostos a pagar, emprstimos a pagar, salrios a pagar, promissrias a pagar.

Razonete o controle individual de cada conta, que nada mais do que uma representao em forma resumida de um livro contbil obrigatrio. Os razonetes possuem a seguinte representao grfica:

NOME DA CONTA DBITO CRDITO

Note bem que os razonetes possuem bastante semelhana com o balano patrimonial. O lado esquerdo de uma conta chamado de dbito e o lado direito denominado de crdito. Portanto, 33

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um movimento de valor no lado esquerdo de uma conta chamado de lanamento a dbito; j um movimento de valor no lado direito de uma conta chamado de lanamento a crdito.

Partidas Dobradas A essncia deste mtodo que o registro de qualquer operao implica que um dbito em uma ou mais contas deve corresponder a um crdito equivalente, em uma ou mais contas, de forma que a soma dos valores debitados seja sempre igual soma dos valores creditados, ou simplificando: NO H DBITO SEM CRDITO CORRESPONDENTE DBITO = CRDITO Regra para as Contas do Ativo:

Regra para as Contas do Passivo:

Regra para as Contas do Patrimnio Lquido

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Contas Contbeis Conta contbil o local em que os valores contbeis so lanados. Exemplo:
Descrio da Conta Despesa de Energia Eltrica Despesa de Manuteno Despesa com Salrios Valor do Movimento em R$ 20.000,00 120.000,00 148.000,00

Grupos de Contas Grupos de contas so estruturas responsveis pelo agrupamento das contas contbeis. Exemplo:
BALANO PATRIMONIAL ATIVO Circulante Disponibilidade Caixa Bancos Aplicaes Grupo de Contas PASSIVO

Disponibilidade Disponibilidade um grupo de conta que est situada no ativo circulante e que acumula trs contas contbeis de acordo com o seu grau de liquidez, sendo a primeira mais lquida e a ltima menos lquida, conforme tabela a seguir:
BALANO PATRIMONIAL ATIVO Circulante Disponibilidade Caixa Bancos Aplicaes Mais lquido dinheiro disponvel em caixa. Um pouco menos lquido dinheiro no banco. Menos lquido ainda dinheiro preso em aplicaes. Sujeito a prazos para liberar. PASSIVO

A gesto dessa disponibilidade tem se tornado um grande desafio para as organizaes, porque so dessas contas que saem parte dos recursos para pagar as despesas e os investimentos que mantm uma empresa viva.

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3.4 DOCUMENTOS FISCAIS

A primeira providncia relativa documentao a Inscrio Estadual. Ela obrigatria para as pessoas fsicas ou jurdicas que promoverem operaes relativas circulao de mercadorias ou prestao de servios de transporte interestadual e intermunicipal ou de comunicao, ou que estiverem legalmente obrigadas ao recolhimento do imposto. No entanto, facultativa, para as pessoas fsicas e jurdicas no sujeitas, direta ou indiretamente, ao imposto, que mantiverem bens em estoque e necessitarem transport-los. A inscrio efetuada pelo contabilista credenciado mediante a remessa de FAC (Ficha de atualizao Cadastral) eletrnica via internet, gerada no programa disponibilizado no site oficial da SEF. Vejamos mais sobre Documentao Fiscal.

Tipos de Documentos Fiscais So aqueles utilizados em operaes que promovam a ocorrncia de uma situao passvel de produzir um fato gerador para a cobrana de tributo. A emisso de documentos fiscais consiste na mais importante e comum das obrigaes acessrias que so impostas pelo ente tributante (governo), a fim de melhor controlar o correto recolhimento dos tributos por parte dos sujeitos passivos (aqueles que tm a obrigao de pagar o tributo).

Prazo de Guarda Os livros e documentos fiscais pertinentes ao ICMS (Imposto Sobre Circulao de Mercadorias e Servios) devem ser guardados pelo prazo mnimo de cinco anos, contados do exerccio seguinte ao do encerramento dos livros ou da emisso dos documentos, enquanto no decair o direito de a Fazenda Pblica constituir o crdito tributrio (RICMS, art. 69, 1).

Autorizao para a Impresso de Documentos Fiscais Para mandar imprimir documentos fiscais, o contribuinte deve buscar, previamente, (AIDF) no Fisco Estadual. A AIDF pode ser obtida, por Grfica Credenciada, via internet no site oficial da SEF.

Preenchimento de Documentos Fiscais O Anexo 5 do RICMS, art. 25 trata o seguinte a respeito da forma de preenchimento dos documentos fiscais Os documentos fiscais devero ser emitidos por decalque em carbono ou em papel carbono, devendo ser preenchidos por sistema eletrnico de processamento de dados, 36

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a mquina ou manuscritos a tinta ou a lpis-tinta, devendo ainda os seus dizeres e indicaes estar legveis em todas as vias.

Correo de Nota Fiscal A correo de nota fiscal pode se dar por meio de Casos de Regularizao por carta e Imposto Destacado a Menor e Reajustamento de Preo. a. Casos de Regularizao por carta: RICMS, Anexo 5, Art. 30: Conforme art. 30 do Anexo 5 do RICMS DOE 08/05/2009, a carta de correo no ser admitida para os seguintes erros: I. as variveis que determinam o valor do imposto, tais como: base de clculo, alquota, diferena de preo, quantidade, valor da operao ou da prestao; II. a correo de dados cadastrais que implique mudana do remetente ou destinatrio; III. a data de emisso ou de sada. b. Imposto Destacado a Menor e Reajustamento de Preo: RICMS, Anexo 5: Art. 26: Alm das demais hipteses previstas nesse anexo, o documento fiscal ser emitido: I. No reajustamento de preo em virtude de contrato, quando ocorrer acrscimo do valor do servio ou da mercadoria. II. Na regularizao em virtude de diferena de preo ou quantidade da mercadoria, quando efetuada no perodo de apurao do imposto em que tenha sido emitido o documento original. III. Para a correo do valor do imposto, se este tiver sido destacado a menor, em virtude de erro de clculo, quando a regularizao ocorrer no perodo de apurao do imposto em que tenha sido emitido o documento original. 1 Na hiptese do inciso I, o documento fiscal ser emitido em trs dias, contados da data em que se efetivou o reajustamento do preo. 2 O documento fiscal ser tambm emitido se, nas hipteses previstas nos incisos II e III, a regularizao no se efetuar dentro dos prazos mencionados, devendo o imposto ser recolhido em documento de arrecadao especfico com as informaes relativas regularizao e constar no documento fiscal o nmero e a data do documento de arrecadao.

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Imposto Destacado a Maior Quando o imposto for destacado a maior, o contribuinte deve proceder da seguinte forma: a. Declarao do destinatrio de que no se creditou da diferena, com visto do Fisco do destino. b. Requerimento ao Fisco de sua jurisdio para o aproveitamento como crdito. c. Taxa de Servios Gerais (TSG). d. Comprovante de recolhimento do ICMS. e. Cpia do documento fiscal e Livro Registro de Sadas. (Copat. RN n 405/88: (DOE de 03/05/88) Complemento de Impostos ICMS/IPI Quando, no documento fiscal, faltar o destaque do ICMS ou IPI, o destaque dever ser completado com a emisso de um novo documento fiscal com as informaes a seguir:

Natureza de Operao: COMPLEMENTO DE ICMS/IPI. CFOP: A mesma natureza de operao da nota fiscal que originou o referido complemento. No corpo da nota fiscal, dever ser preenchido obrigatoriamente: Complemento de ICMS/IPI conf. NF n .... de .../.../.... . Nota fiscal complementar conforme artigo 26, anexo 5 inciso III, Decreto 2870/01.

Cancelamento de Nota Fiscal RICMS Anexo 5: Art. 31. Quando o documento fiscal for cancelado, conservar-se-o todas as suas vias, com declarao dos motivos que determinaram o cancelamento e referncia, se for o caso, ao novo documento emitido, sob pena de exigncia do imposto como se a operao houvesse sido realizada. Caso voc receba uma nota fiscal do cliente sem que preencha todos esses requisitos para cancelamento, dever ser emitida uma nota fiscal de entrada e anexar a NF devolvida a essa NF de entrada.

Cancelamento de Formulrio Contnuo RICMS, Anexo 7 38

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Art. 10 Os formulrios destinados emisso dos documentos fiscais a que se refere o art. 1 devero: V quando inutilizados, antes de se transformar em documentos fiscais, a ser enfeixados em grupos uniformes de at duzentos jogos, em ordem numrica sequencial, permanecendo em poder do estabelecimento emitente, pelo prazo de cinco anos, contado do encerramento do exerccio de apurao em que ocorreu o fato.

Problemas na Impresso No caso de impossibilidade tcnica para a emisso dos documentos fiscais, por sistema eletrnico de processamento de dados, em carter excepcional, poder o documento ser preenchido de outra forma, hiptese em que dever ser includo no sistema, colocar em observaes a seguinte informao: Nota Fiscal emitida manualmente devido a impossibilidade tcnica. Anexo 7, art. 23.

Quando emitir Nota Fiscal A emisso de nota fiscal esta regulamentada em artigos do RICMS. Vamos conhecer os artigos que regulamentam a emisso de Nota Fiscal abaixo.

Art. 32 Os estabelecimentos inscritos no CCICMS emitiro Nota Fiscal: I. Sempre que promoverem a sada de mercadoria. II. Na transmisso de propriedade da mercadoria quando esta no deva transitar pelo estabelecimento do transmitente. III. Sempre que no estabelecimento entrarem bens ou mercadorias, real ou simbolicamente, nas hipteses do art. 39.

Pargrafo nico. Na hiptese de mercadoria cuja unidade no possa ser transportada de uma s vez, dever ser emitida Nota Fiscal. I. Relativa ao todo, com destaque do ICMS, na qual dever constar que a remessa ser feita em peas ou partes. II. Relativa a cada remessa, sem destaque do imposto, mencionando-se o nmero, a srie e a data do documento fiscal referido no inciso I.

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Art. 33 A nota fiscal ser emitida: I. Antes de iniciada a sada da mercadoria. II. Antes da tradio real ou simblica das mercadorias. a. No caso de transmisso de propriedade de mercadoria ou de ttulo que a represente, quando esta no transitar pelo estabelecimento do transmitente. b. No caso de ulterior transmisso de propriedade de mercadoria que, tendo transitado pelo estabelecimento transmitente, desde tenha sado sem o pagamento do imposto, em decorrncia de locao ou de remessa para armazns gerais ou depsitos fechados. III. Quando apurada diferena no estoque de selos especiais de controle ao usurio pelas reparties do fisco Federal, para a aplicao em seus produtos. IV. Relativamente entrada de bens ou mercadorias, de acordo com o previsto no art. 40. 1 Na nota fiscal emitida no caso de ulterior transmisso de propriedade de mercadoria, devero ser mencionados o nmero, a srie e a data da Nota Fiscal emitida anteriormente, por ocasio da sada da mercadoria. 2 No caso de mercadoria de procedncia estrangeira que, sem entrar em estabelecimento do importador ou arrematante, seja por este remetida a terceiro, dever o importador ou arrematante emitir Nota Fiscal, com a declarao de que a mercadoria sair diretamente da repartio federal em que se processou o desembarao. Art. 34 Fora dos casos previstos na legislao do IPI e do ICMS vedada a emisso de Nota Fiscal que no corresponda a uma efetiva sada de mercadoria. Art. 35 Quando o transporte de mercadorias constantes de uma mesma Nota Fiscal exigir a utilizao de mais de um veculo, estes devero trafegar juntos, de modo a serem fiscalizados conjuntamente.

Destinao das vias As notas fiscais podem ser classificadas como sendo de sada ou de entrada. Cada uma dessas categorias guardam algumas especificidas. Vejamos mais sobre cada uma delas.

Sadas: RICMS, Anexo 5 Art. 37. A Nota Fiscal ser extrada, no mnimo, em quatro vias, que tero a seguinte destinao: I. A primeira via acompanhar as mercadorias e ser entregue, pelo transportador, ao destinatrio. 40

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II. A segunda via ficar presa ao bloco, para fins de controle do fisco da unidade da Federao emitente. III. A terceira via: a. Nas operaes internas, acompanhar a mercadoria e ser retida pelo fisco. b. Nas operaes interestaduais, acompanhar as mercadorias para fins de controle do fisco na unidade federada de destino. c. Nas sadas para o exterior em que o embarque se processe em outra unidade federada, acompanhar as mercadorias para ser entregue ao fisco estadual do local de embarque. IV. A quarta via acompanhar as mercadorias e ser retida pelo fisco, quando for o caso. 1 O fisco, ao interceptar as mercadorias em sua movimentao, reter uma via da Nota Fiscal, mediante visto na primeira via. 2 O contribuinte poder utilizar cpia reprogrfica da primeira via da Nota Fiscal, quando a legislao exigir via adicional, exceto quando esta deva acompanhar o trnsito de mercadoria. 3 Na hiptese de o contribuinte utilizar Nota Fiscal Fatura de ser obrigatrio o uso do livro copiador, a segunda via ser substituda pela folha do referido livro. 4 Poder ser autorizada a confeco de notas fiscais em trs vias, quando o contribuinte realizar exclusivamente operaes de sadas internas.

Entrada: Art. 45 As vias da Nota Fiscal emitida para fins de entrada, tero a seguinte destinao: I. A primeira via acompanhar o transporte, se for o caso, e ser arquivada pelo emitente em pasta separada. II. A segunda via ficar presa ao bloco para exibio ao fisco. III. A terceira via ser entregue ao remetente da mercadoria, quando for o caso. IV. A quarta via ser: a. Retida pelo fisco, mediante visto na primeira via, quando acompanhar o transporte. b. Entregue como contra nota ao remetente, para a comprovao na Unidade Setorial de Fiscalizao onde registrado, no caso de remessa promovida por contribuinte inscrito no Registro Sumrio de Produtor (RSP). Pargrafo nico: No caso de emisso por sistema eletrnico de processamento de dados, as segundas vias das Notas Fiscais sero arquivadas separadamente das relativas s sadas.

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Nota Fiscal de Venda a Consumidor A nota fiscal de venda a consumidor o modelo 2 (srie D Finalidade, Sub-sries). A emisso dessa nota est regulamentada pelo Art. 50 e 51 do RICMS. Anexo 5 Art. 50 Nas operaes em que o adquirente seja pessoa natural ou jurdica no contribuinte do ICMS, ser emitido o Cupom Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, por equipamento de uso fiscal, autorizado nos termos dos Anexos 8 e 9, observando o disposto no Ttulo II, Captulo VII. 1 O contribuinte que no esteja obrigado ao uso do equipamento de uso fiscal, nos termos do art. 183, poder, alternativamente, utilizar: a. a Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, emitida nos termos do art. 51; b. a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1- A 2 O contribuinte que tambm o seja do IPI deve, ainda, atender legislao prpria.

Art. 51 A Nota Fiscal de Venda a Consumidor, quando no emitida por equipamento de uso fiscal, conter as seguintes indicaes (Tamanho mnimo: 7,4 x 10,5 cm, em qualquer sentido. No mnimo duas vias: 1 para o comprador e a 2 presa ao bloco para exibio ao Fisco). Portanto: ser emitida por ECF ou manual (manual para aqueles contribuintes no obrigados ao uso de ECF). (Anexo 5, artigos 50 e 51). A Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, modelo 2, por sistema de processamento de dados, somente pode ser efetuada atravs de ECF homologado pelo COTEPE/ICMS. Anexo 7, art.1, 2. Anexo 9, artigos 51 a 56. O Contribuinte que utilizar nota fiscal de Venda a Consumidor, srie D, dever adotar a subsrie distinta sempre que: I realizar, ao mesmo tempo operaes ou prestaes sujeitas ou no ao imposto; II realizar operaes com produtos estrangeiros; III realizar operaes ou prestaes sujeitas ao regime de substituio tributria; IV realizar operaes ou prestaes sujeitas a diferentes alquotas do ICMS; V utilizar, simultaneamente, documentos fiscais em formulrios contnuos, jogos soltos ou enfeixados em blocos; VI for autorizado, por regime especial, emitir documento fiscal com caractersticas diferenciadas das previstas para a de modelo oficial. (Anexo 5, art.18).

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Nota Fiscal Avulsa

Ser impressa pelas grficas credenciadas, mediantes AIDF. Pode ser adquirida em Livrarias e Papelarias. Ser utilizada: a. por pessoas no obrigadas emisso de documentos fiscais e que dela necessitarem (Pessoas fsicas, e jurdicas que s tenham CNPJ. Ex. 1: para hospitais devolverem compras, devendo levar cpia da nota fiscal de compra e vistar no Planto Fiscal da SEF. Ex. 2: Para a mudana de pertences domsticos. Ex. 3: Para a venda eventual de mercadorias, fazendo-se necessria a Nota Fiscal de aquisio); b. nas devolues efetuadas por comerciante varejista, que no possua nota fiscal, modelo 1 ou 1-A. Nesse caso o contribuinte dever emitir Cupom Fiscal ou Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2, que ser escriturada no livro Registro de Sadas. Dever, antes de iniciado o transporte, ser visada pelo Fisco que reter o Cupom Fiscal ou a 1 via da Nota Fiscal de Venda a Consumidor. Nas operaes sujeitas incidncia do ICMS, o aproveitamento do crdito e o transporte dever ser precedido de visto da fiscalizao ou a comprovao de recolhimento do imposto mediante a apresentao do DARE, nas condies estabelecidas no art. 48 do Anexo 5 (= registro no livro RUDFTO, procedimentos determinados pelo Gerente Regional e DARE). Nas operaes destinadas a contribuinte, o imposto dever ser recolhido por ocasio do fato gerador, ficando o transporte e aproveitamento de crdito condicionado apresentao do DARE-SC. Contribuinte do ICMS que recebe mercadoria com nota fiscal avulsa no deve emitir nota fiscal de entrada contra ela.

Emisso do Cupom Fiscal a. Sada para Pessoa Fsica: faz-se necessrio apenas a utilizao do Cupom Fiscal que possui a mesma validade da nota fiscal.

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b. Sada para Pessoa Jurdica no Contribuinte (aquela que no possui inscrio estadual): faz-se necessrio apenas a utilizao do Cupom Fiscal, que dever conter o nome, CNPJ e dados da empresa compradora. c. Sada para Pessoa Jurdica Contribuinte: apenas a Nota Fiscal Modelo 1 ou 1A. O Cancelamento de Cupom Fiscal Art. 55 O cancelamento de Cupom Fiscal, Nota Fiscal de Venda a Consumidor, Bilhete de Passagem ou Comprovante No Fiscal dever atender ao seguinte: I. tratando-se de documento em emisso, ser considerado cancelado quando o total das operaes ou prestaes registradas for igual a zero; II. tratando-se de documento emitido, somente poder ser cancelado se, imediatamente aps a emisso, for emitido o respectivo documento de cancelamento, ressalvado o disposto no pargrafo nico. Pargrafo nico. Na hiptese do inciso II, caso tenha sido emitido Comprovante de Crdito ou Dbito para a operao: I. O cancelamento dever ser precedido do estorno dos respectivos comprovantes; II. o documento de cancelamento dever ser emitido imediatamente aps a emisso dos Comprovantes de Crdito ou Dbito relativos operao e os seus estornos, desde que estes tenham sido os nicos documentos emitidos aps o documento a ser cancelado. O ECF pode emitir Cupom Fiscal Cancelamento, desde que imediatamente aps a emisso do cupom a ser cancelado. O cupom fiscal cancelado dever conter as assinaturas do operador do equipamento e do supervisor do estabelecimento. O Cupom Fiscal totalizado em zero considerado cupom cancelado e, como tal, dever incrementar o Contador de Cupons Fiscais Cancelados. Caso no seja possvel o cancelamento, emitir nota fiscal de entrada com o CFOP de devoluo e anexo a nota o cupom fiscal.

ECF Cdigos de Situao Tributria O Cupom Fiscal PDV deve indicar a situao tributria de cada item registrado, ainda que por meio de cdigo. Sendo por cdigo, sero eles os seguintes: (Art. 8, inciso VI do Anexo 8). T Tributada. F Substituio tributria. I Isenta. 44

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N No incidncia. Art. 59 Alternativamente ao registro das operaes e prestaes no Mapa Resumo ECF, o contribuinte poder escriturar os dados da reduo Z diretamente no livro Registro de Sadas, da seguinte forma: I. na coluna Documento Fiscal: Como espcie: a sigla CF. Como srie e subsrie: o nmero de srie de fabricao do ECF. Como nmero inicial do documento, o nmero do Contador de Ordem de Operao da penltima Reduo Z emitida, acrescido de uma unidade, e como nmero final do documento o nmero do Contador de Ordem de Operao da ltima Reduo Z emitida. II. Na coluna Valor Contbil: o valor da venda lquida diria, que representa a diferena entre o valor indicado no totalizador de venda bruta diria e o somatrio dos valores acumulados nos totalizadores de cancelamento, desconto e ISSQN. III. Nas colunas Base de Clculo, Alquota e Imposto Debitado de Operaes com Dbito do Imposto: sero escrituradas as informaes em tantas linhas quantas forem as cargas tributrias das operaes e prestaes. IV. Na coluna Isentas ou No Tributadas de Operaes sem Dbito do Imposto: sero escrituradas as informaes relativas ao somatrio dos valores acumulados nos respectivos totalizadores de isentos ou no incidncia, em linhas distintas. V. Na coluna Outras de Operaes sem Dbito do Imposto: sero escrituradas as informaes relativas ao somatrio dos valores acumulados nos totalizadores de substituio tributria. VI. Na coluna Observaes: o nmero do Contador de Reduo Z, quando for o caso, a base de clculo do ISSQN.

ECF - Escriturao Art. 88 O contribuinte poder escriturar os dados da Reduo Z diretamente no livro Registro de Sadas, informando: I. na coluna Documento Fiscal: Como espcie, a sigla CF. Como srie e subsrie, o Nmero de Ordem Sequencial do ECF atribudo pelo contribuinte usurio. Como nmeros iniciais e finais do documento Operao do primeiro e dos ltimos documentos emitidos no dia. 45

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II. Na coluna Valor Contbil, o valor da venda lquida diria, que representa a diferena entre o valor indicado no totalizador de venda bruta diria e o somatrio dos valores acumulados nos totalizadores de cancelamento, desconto e ISSQN. III. Na coluna Isentas ou No Tributadas, sob o ttulo Operaes sem Dbito do Imposto, as informaes relativas ao somatrio dos valores acumulados nos respectivos totalizadores de isentos ou no incidncia, em linhas distintas. IV. Na coluna Outras, sob o ttulo Operaes sem Dbito do Imposto, as informaes relativas ao somatrio dos valores acumulados nos totalizadores de substituio tributria. V. Na coluna Observaes, o nmero do Contador de Reduo Z e, quando for o caso, a base de clculo do ISSQN. 1. Nas colunas Base de Clculo, Alquota e Imposto Debitado, sob o ttulo Operaes com Dbito do Imposto, as informaes sero escrituradas em tantas linhas quantas forem as cargas tributrias das operaes e prestaes. 2. Na hiptese da ocorrncia do disposto no art. 106, 4, o usurio dever lanar os valores apurados no campo Observaes do livro Registro de Sadas, acrescendo-os aos valores das respectivas situaes tributrias do dia.

Entrega em domiclio Anexo 9 RICMS/SC Do Transporte de Mercadorias Acobertado por Cupom Fiscal Art. 65. permitido o transporte acobertado por Cupom Fiscal de mercadoria para entrega em territrio catarinense, caso em que o Cupom Fiscal dever conter, impressas pelo prprio equipamento, em local prprio, sem prejuzo dos demais requisitos: I. O nome do adquirente, o seu nmero de inscrio no CNPJ ou CPF e o endereo da entrega. II. A data e hora da sada. III. A placa do veculo transportador. 1 As indicaes previstas nos incisos II e III sero impressas no campo destinado s informaes suplementares do Cupom Fiscal. 2 A autoridade fiscal, ao interceptar o transporte de mercadoria acobertado por Cupom Fiscal, dever utilizar o campo de informaes suplementares para apor o seu visto.

Empresas obrigadas ao uso do TEF RICMS/SC-01 - ANEXO 05 - Obrigaes Acessrias 46

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Art. 147 O contribuinte usurio de ECF somente poder emitir e imprimir comprovante de pagamento de operao ou prestao efetuado com carto pr ou ps-pago, dotado de tarja magntica ou de microcircuito eletrnico, recarregvel ou no, por intermdio do ECF, se o comprovante estiver vinculado ao documento fiscal emitido na operao ou prestao respectiva, conforme disposto na legislao pertinente (Convnio ECF 01/98). 1 O disposto neste artigo no se aplica aos contribuintes enquadrados no Simples Nacional, desde que as informaes relativas s suas operaes e prestaes, cujo pagamento seja realizado por meio de carto de crdito, dbito ou similar, sejam prestadas pelas administradoras de carto Secretaria de Estado da Fazenda. 2 A dispensa prevista no 1 deixar de se aplicar a partir do primeiro dia do ms subsequente quele em que o contribuinte deixar de preencher as condies para seu enquadramento no Simples Nacional. a. Todas as empresas que possuem ECF esto obrigadas ao uso do TEF. b. Da mesma forma, todas as empresas esto obrigadas a terem o TEF interligado ao ECF, com exceo s empresas enquadradas no Simples Nacional, que no precisam ter o TEF interligado ao ECF, desde que as administradoras de carto informem o movimento mensalmente ao Estado. O contribuinte usurio de ECF somente poder emitir e imprimir comprovante de pagamento de operao ou prestao efetuado com carto pr ou ps-pago, dotado de tarja magntica ou de microcircuito eletrnico, recarregvel ou no, por intermdio do ECF, se o comprovante estiver vinculado ao documento fiscal emitido na operao ou prestao respectiva, conforme disposto na legislao. Esto dispensados disso os contribuintes enquadrados no Simples Nacional, desde que as informaes relativas s suas operaes e prestaes, cujo pagamento seja realizado por meio de carto de crdito, dbito ou similar, sejam prestadas pelas administradoras de carto Secretaria de Estado da Fazenda.

Ainda sobre o TEF, vale lembrar: a. No permitido manter mquinas de calcular com bobina no balco do caixa com ECF, pois isso indica que estejam sendo vendidas mercadorias sem cupom fiscal. b. A utilizao, inclusive por estabelecimentos que no se enquadrem nos limites de receita bruta, de qualquer equipamento que possibilite o registro ou o processamento de dados relativos a operaes com mercadorias ou com a prestao de servios, ser, obrigatoriamente, integrado ao ECF. c. Quando o estabelecimento fornecer alimentao a peso, dever possuir balana computadorizada, integrada diretamente ao ECF ou ao computador a ele interligado. d. Faturamento at R$ 120.000,00/ano, e no tem ECF, a Fazenda de SC tem entendido no precisar de TEF se usar o carto manual. 47

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e. Quem tem ECF obrigado a usar TEF e no o POS. Obs.: TEF o processo que substitui o equipamento utilizado hoje (POS) para fazer vendas com cartes de crdito e dbito. Existem dois tipos de TEF, discado (que depende somente de uma linha telefnica comum) e dedicado (em que necessria a contratao de uma linha dedicada transferncia de dados). Para utilizar o TEF discado ou dedicado, o lojista precisa ter um computador com modem, uma linha telefnica, um aparelho chamado PIN PAD, uma impressora fiscal e um software homologado. Embasamento Legal Art. 147 do Anexo 5 e do RICMS/SC. Impossibilidade de crdito de ICMS atravs de Cupom Fiscal. Consulta COPAT N 38/05 Ementa: ICMS. Compensao. Os cupons emitidos por ECF no so reconhecidos como documentos fiscais hbeis para fins de compensao em conta grfica, prestando-se apenas para acobertar operaes de venda a consumidor final.

Listagem de Mercadorias O contribuinte dever manter no estabelecimento, disposio do fisco, listagem atualizada de todas as mercadorias comercializadas, contendo; cdigo da mercadoria, descrio, situao tributria e valor unitrio. (Anexo 9, artigos 93 a 97 e Convnio ICMS 02/98).

ATIVIDADE DE PASSAGEM (Unidade 3)


NO fim do dia, a Operadora de Caixa, Soeli, realizou a contagem de seu caixa e chegou ao montante de vendas de R$ 5.000,00 e 45% eram provenientes de vendas realizadas em dinheiro, 20% provenientes de vendas realizadas com carto de dbito, 15% das vendas realizadas com tickets alimentao, 20% das vendas foram pagas com cheques e 5% de convnios com empresas. O fundo de caixa repassado para Soeli no incio das suas atividades era de R$ 500,00. Elabore a planilha descrevendo os valores que sero repassados por Soeli Tesouraria no fim de sua jornada de trabalho

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Resposta:
DESCRIO DO PAGAMENTO FUNDO DE CAIXA VENDAS A DINHEIRO VENDAS EM CARTO DE DBITO VENDAS EM CHEQUES VENDAS EM TICKETS ALIMENTAO VENDAS COM CONVNIOS VALOR TOTAL VALOR EM REAIS R$ 500,00 R$ 2.250,00 R$ 1.000,00 R$ 1.000,00 R$ 750,00 R$ 250,00 R$ 5.500,00

4 ECF EQUIPAMENTO EMISSOR DE CUPOM FISCAL 4.1 DA OBRIGATORIEDADE DO USO DE ECF

Os estabelecimentos que exeram a atividade de venda de mercadorias ou bens e prestao de servio de transporte interestadual e intermunicipal e de comunicao, cujo adquirente ou tomador seja pessoa fsica e pessoa jurdica no contribuinte do ICMS e sua receita bruta anual seja superior a R$ 120.000,00, devero emitir seus documentos fiscais por ECF. (Art. 145 e 183 do Anexo 5 do RICMS/SC). Vendas para pessoa fsica ou pessoa jurdica no contribuinte do ICMS. Sendo exigida a instalao, somente quando ultrapassar o limite de R$ 120.000,00 de receita anual. Quando o contribuinte operar com cartes dbito x crdito, independentemente do faturamento. Quando o contribuinte utilizar sistema eletrnico de processamento de dados para controle dos estoques de mercadorias, independentemente do faturamento. Estabelecimentos usurios de balana eletrnica que possuam porta com conector externo que possibilite a comunicao com qualquer dispositivo de processamento de dados. Os estabelecimentos que forneam alimentao e bebidas, para consumo imediato, devero utilizar no Ponto de Venda programa aplicativo que atenda s disposies previstas no inciso XXVI do art. 94. Ficam desobrigados, a tal exigncia, os contribuintes que fornecem a alimentao e bebida posteriormente emisso do Cupom Fiscal.

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4.2 DA DISPENSA DO USO DE ECF

Mesmo sendo adquirente pessoa fsica ou jurdica no contribuinte, nas operaes e prestaes abaixo no h obrigao de adoo do ECF. RICMS Anexo 5: Art.146. O disposto no art.145 no se aplica: I. Nas operaes: Com veculos sujeitos, o licenciamento por rgo oficial (convnio ECF 06/99). Realizadas fora do estabelecimento. Realizadas por concessionrias ou permissionrias de servio pblico relacionadas com fornecimento de energia, fornecimento de gs canalizado e distribuio de gua (convnio ECF 06/99). Realizadas por estabelecimento de comrcio varejista de temporada, autorizado nos termos do Anexo 6, Ttulo II, Captulo XL. De venda ambulante. Realizados por estabelecimento industrial e atacadista que utilizem sistema eletrnico de processamento de dados para a emisso dos documentos fiscais e a escriturao dos livros fiscais na forma do Anexo 7 e cuja receita oriunda das operaes descritas no art. 145 no ultrapasse 10% da receita bruta anual, auferida nos termos do art. 183, 2. Realizadas por estabelecimentos de comrcio de mquinas, aparelhos e equipamentos de uso agropecurio, suas peas e acessrios, e de produtos para uso na agropecuria, inclusive cooperativas agropecurias, que utilizem sistema eletrnico de processamento de dados para a emisso dos documentos fiscais e a escriturao dos livros fiscais, na forma do Anexo 7. Previstas no inciso XI do art. 1 do Anexo 2 (mercadorias adquiridas pela Administrao Pblica Estadual direta e suas fundaes e autarquias, mantidas pelo poder pblico estadual). Realizadas por estabelecimento revendedor autorizado de veculos sujeitos a licenciamento por rgo oficial, que vierem a optar pela utilizao da Nota Fiscal Eletrnica (NF-e), conforme previsto no Anexo 11, art. 23, 1, e obtenham autorizao para emisso de NF-e nos termos do art. 2 do Anexo 11. (Dispositivo da alnea i, inciso I, art. 146, Anexo 5, introduzidos pela alterao n 1.789, Dec. 1.766/08, incio de vigncia na publicao). II. s prestaes de servios de transporte de carga e valores e de comunicaes (Convnios ECF 06/99 e 01/00).

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III. Nas hipteses do Anexo 8, Art. 33 e do Anexo 11, Art. 35. (nos casos fortuitos ou por motivo de fora maior, ser permitida a emisso por qualquer outro meio, inclusive manual, da nota fiscal, devendo ser anotado no livro Registro de Utilizao de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncia (RUDFTO).

4.3 SE HOUVER PROBLEMAS TCNICOS COM O ECF


Nestes casos s Credenciados pela Fazenda Estadual podero intervir no equipamento, e este dever emitir o Atestado de Interveno sempre que: I. O equipamento for configurado para uso em estabelecimento de contribuinte. II. Ocorrer acrscimo no Contador de Reincio de Operao. III. Houver remoo do lacre. (Art. 108 do Anexo 9 do RICMS).

4.4 APLICATIVO PAF-ECF

O PAF um Programa Aplicativo Fiscal que deve estar obrigatoriamente instalado na CPU da mquina que est interligada ao ECF e que envia os comandos ao software bsico do ECF. Ele deve estar devidamente certificado e homologado pela fazenda observando o ato Cotepe 06/08. (Art. 2, anexo 9, captulo I do RICMS)

Quem obrigado? Todos os contribuintes usurios de ECF. Os optantes do Simples Nacional: podem continuar a tirar o comprovante de pagamento dos cartes pela prpria mquina da operadora e os que so normais precisam ter o TEF e emitir o comprovante no ECF. vedado ao PAF-ECF funcionar via Web, porque ele tem de estar instalado na CPU. No entanto, permitido que as informaes sejam compartilhadas em rede, mas o PAF deve funcionar independente da rede, ou seja, funcionar em modo off-line. O PAF-ECF pode ser classificado como comercializvel, exclusivo prprio e exclusivo terceirizado. Vejamos:

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Comercializvel: pode ser vendido para mais de uma empresa. Exclusivo prprio: desenvolvido pelo prprio contribuinte para uso exclusivo. Exclusivo terceirizado: desenvolvido por terceiros para uso exclusivo.

Quanto as definies para varejo o PAF-ECF classificado em: Autosservio: quando o cliente escolhe a mercadoria e vai ao caixa pagar. Ex.: mercados. Pr-venda (no impresso documento): quando o consumidor escolhe a mercadoria e recebe um cdigo para ir pagar no caixa e depois retira o produto. Ex.: farmcias. A prvenda no pode ultrapassar um dia, havendo desistncia da compra, deve ser emitido um CF e depois cancelado. DAV (Documento auxiliar de venda): dever ser utilizado para impresso de oramentos, pedidos, ordem de servio e demais relatrios que so utilizados para atender as necessidades da empresa. Ele deve ser impresso no ECF. Ex: material de construo; Obs.: DAV e pr-venda no se aplicam a restaurantes. Requisitos do PAF-ECF Para a emisso do PAF-ECF alguns requisitos devem ser atendidos, obsevando as especificidades dos estabelimentos. Tem de sair o n da autorizao do PAF. Tem de ter menu Fiscal. Os arquivos gerados tm de ter assinatura do desenvolvedor. Rotina de verificao do nmero de srie e da receita bruta. Controle de Estoque.

Requisitos especficos: Postos de gasolina: relatrio de encerrantes. Restaurantes: rotina de conta de clientes. Farmcias de manipulao. Oficina de conserto. Transporte de passageiros (s pode funcionar com rede, se no pode acabar vendendo a mesma poltrona para dois passageiros). 52

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rgos tcnicos autorizados a certificar: FURB, UNOESTE.

Bares, Restaurantes e Similares Gorjeta de 10% do garom deve estar inclusa no total de operao e pagar o ICMS sobre ela. Quem controla a mesa ou a conta dos clientes o PAF-ECF. Restaurante que vende e emite o CF antes do consumo no precisa controlar mesa ou conta do cliente. Se o cliente come e depois paga, tem de ter controle de mesa ou conta de cliente. Controle de estoque de bares e restaurantes: ndices tcnicos para baixar os estoques, cada um criar o seu e no h previso legal para ajuste manual de estoque.

Hotis Hotel que s presta servios e no tem IE no precisa de ECF. Se a empresa estiver enquadrada no lucro real, o pagamento for feito com carto e existir venda de produtos, o estabelecimento obrigado a emitir o CF com o valor do produto e um documento no fiscal (concomitantemente com a NF de servio) com o valor do servio para poder fechar o TEF. Se a empresa for do simples, emite CF para a mercadoria e NF de servio para o servio.

Vale lembrar que o Art. 103, convnios ICMS 156/94, dispes que os mercados, mercearias e afins no podero ter ECF matricial a partir de 1 de outubro de 2010. Art. 104 convnio ICMS 156/94 - a partir de 1 de janeiro de 2011, no podero ter os dois tipos de ECF no estabelecimento. Legislao aplicvel Lei 8.137/90, Convnio ICMS 156/94, Lei 9.532/97, Convnio ICMS 85/01, Convnio ICMS 15/08, Ato Cotepe 06/08, Convnio ICMS 09/09 (revoga o Convnio 85/01 e institui o ECF MFB (Mdulo Fiscal Blindado), mas que ainda no existe fabricao no mercado e, portanto, ainda no est em exigncia pela fazenda e o Decreto 3.315/2010 traz o novo anexo 8 e 9.

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Processo de Movimentao de Caixa

Operador de Caixa

ATIVIDADE DE PASSAGEM (Unidade 4)


Assinale a resposta correta: Em caso de quebra do equipamento, falta de energia eltrica ou outros motivos de fora maior que impossibilitem a utilizao do ECF, o que possvel ser feito: a. ( ) No emitir nota fiscal naquele momento. b. ( ) Emitir nota fiscal avulsa direto ao consumidor. c. ( ) Emitir a nota fiscal modelo 1 ou a nota fiscal de venda ao consumidor final. d. ( ) Emitir um recibo. e. ( ) Nenhuma das alternativas anteriores.

RECAPITULANDO

Trabalhamos, nesta Unidade Curricular, vrios aspectos da funo de operador de caixa, como: o movimento de abrir e fechar o caixa, a relao do caixa com outras reas da empresa, os equipamentos utilizados e os documentos emitidos para o cliente e para os processos de registro contbil e financeiro. Considerando todos esses aspectos que permeiam a funo do operador de caixa, reforamos a importncia de alguns desses pontos com influncia direta no desempenho deste profissional: 1. Atente para o atendimento ao cliente e o cuidado das mercadorias que ele est comprando. 2. Cuide com higiene e limpeza do local de trabalho para demonstrar ao cliente que voc se preocupa tanto com voc que no vai esquecer-se de cuidar dele. 3. Preocupe-se no trato s formas de recebimento, organizando corretamente os documentos e o dinheiro recebido pela venda. 4. No se esquea de ajudar o cliente a embalar as mercadorias depois de pagas e liberar o estacionamento quando necessrio. 5. Atente ao registro das mercadorias para no gerar duplicidade, considerando que se esta ocorrer, siga os procedimentos corretos para cancelar o(s) item(s) ou o cupom fiscal. 6. Atente para as notas e documentos falsos, verificando cuidadosamente os itens de segurana desses documentos. 7. Acompanhe na/com a Tesouraria das emisses de relatrios e para um fechamento correto do caixa, reconhecendo a importncia do fluxo das informaes. 8. Procure ajuda quando necessrio. 54

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Operador de Caixa

9. Siga sempre as orientaes e normas da empresa sobre os processos de trabalho. 10.Foque no seu trabalho, pois ele exige ateno e organizao a todo instante. Um troco fornecido errado pode lhe custar muito. Seguindo as orientaes anteriores, o operador de caixa ter seu trabalho mais seguro, atender bem ao seu cliente, manter o fluxo de informaes sempre confivel, idneo e ainda reduzir o risco de perdas tanto para o cliente, quanto para ele e para a sua empresa.

REFERNCIAS
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