Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid - Uitgave (Versie 1.0)

BW Nota informatie op orde binnenwerk 2:Opmaak 1 05-12-2008 09:43 Pagina 1
I N F O R M AT I E
Baseline
Informatie-
huishouding
Rijksoverheid
OP ORDE
De Baseline Informatiehuishouding
voor het Rijk versie 1.0 ligt voor u!
De zoektocht van ongeveer anderhalf jaar naar

het antwoord op de vraag “Wat is dat nou eigenlijk
…een Baseline?” levert een eenduidige interpretatie
op van een elftal wetten en regels waaraan de digi-
tale informatiehuishouding van de Rijksoverheid
VOORWOORD
minimaal moet voldoen. Dat is pure winst ten

opzichte van de dertien verschillende interpretaties
die de afzonderlijke departementen hieraan gaven!
Met de toenemende informatiestromen wordt het
op orde brengen en houden van de papieren en
digitale informatie binnen de rijksdienst een steeds
grotere uitdaging. Iedere wetswijziging moet op-
nieuw worden afgewogen tegen de andere geldende
normen. Daarbij komt dat de verantwoordelijkheden
hiervoor per departement
verschillend zijn belegd.
De wetten en regels
bestonden al; die zijn
door deze Baseline niet
veranderd of herschreven.
Ze zijn omgezet in
hanteerbare en toetsbare
kwaliteitseisen voor de
inrichting van de informatie-
huishouding. Dit levert een
instrument op waarmee
de departementen zelf
gefaseerd de organisatie kunnen doorlichten en
waar nodig optimaliseren. Het betreft een integrale
benadering van de belangrijkste elf wetten en
normen in juridische samenhang. Dit legt de basis
voor toegankelijke en vindbare overheidsinformatie
voor de ambtenaren en in interactie met de burgers.
De Baseline biedt houvast bij de inrichting van de
informatiefunctie in processen en systemen. Het
draagt bij aan digitale samenwerking en flexibele
werkvormen binnen de Rijksoverheid.
Er is heel wat water door de Rijn gegaan om te komen tot een eenduidige
interpretatie van wat die rijksbrede kwaliteitseisen zouden moeten zijn.
Laat staan te bepalen welke van de ongeveer zestig wetten en normen nou
onderdeel uit zouden moeten maken van de Baseline. Ik vond het leuk om van
verschillende kanten het proces mee te mogen maken. Eerst als meelezer in de
reviewgroep en later als programmacoördinator ‘Informatie op Orde’. Zonder
een aantal sleutelspelers zou deze Baseline er niet zijn. Het Projectteam heeft
vele structuren ingericht om de totstandkoming en vaststelling voor elkaar te
krijgen en daarom wil ik hen toch echt met name(n) noemen. Projectleider
Hugo Butter heeft een goed lopend team neergezet: Rianne Blacquière, Auke
Bloembergen, Boudien Glashouwer, John van Schaijk, Neeltje Kuijpers en
Margreet Windhorst: bedankt voor dit mooie stukje werk! Voor de aanzet en
sturing vanuit het programmacoördinaat wil ik de stellers van de ‘Visienota
Informatie op Orde’ en programmacoördinatoren hier ook bedanken: Olaf
Andersen en Anouk Baving. Zij onderkenden de noodzaak en hebben deze
politiek kunnen adresseren. In de advies- en klankbordstructuur zijn de
Werkgroep Baseline, de Werkgroep Control, Audit en Toezicht, de Werkgroep
Kwaliteitzorg, het Programmaboard OCW, de Adviesgroep Interlab, de
Reviewgroep Rijksoverheid, OCW/Directie Cultureel Erfgoed, het Nationaal
Archief, de Erfgoedinspectie/Archieven, de EDP-Auditpool, de Stuurgroep en
het Kernteam Informatie op Orde en ook de andere overheden, zoals IPO, VNG
en Unie van Waterschappen kritisch betrokken geweest. Dit levert een breed
spectrum op van betrokkenen, wat mij de zekerheid geeft dat het niet bij deze
eerste versie blijft. Veranderingen in weten regelgeving, sommigen noodzake-
lijk voor een goede inrichting van de digitale informatiehuishouding, maar ook
nieuwe technische mogelijkheden maken dit tot een dynamisch instrument.
Het Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding pakt nu het stokje
over om de Baseline te onderhouden, verder door te ontwikkelen én de
departementen te ondersteunen bij implementatietrajecten.
Kàto Vierbergen
Programmacoördinator Informatie op Orde

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Directoraat-Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk
Directie Informatiseringsbeleid RIJK
3
INHOUD
Voorwoord
1 Inleiding 6
Baseline informatiehuishouding Rijksoverheid 7
Over de Baseline 7
Kwaliteit van informatie: toegankelijkheid en
betrouwbaarheid 10
De normen in de Baseline 13
De basics van de Baseline 14
Brede betrokkenheid bij implementatie 15
Zelfevaluatie, audit en toezicht 16
Kennisprogramma 17
2 Interviews 20
Hugo Butter, ‘Stoppen met brandjes blussen’ 21
'Misvattingen over de Baseline' 24
Jaap Uijlenbroek, ‘Op een ander niveau naar problemen kijken’ 25
Pieter Frijns, ‘Een gemeenschapplijk startpunt’ 29
Eric Ketelaar, ‘Goede informatie essentieel voor vertrouwen’ 32
CD-Rom
3 De Baseline
Managementstatement
Basics van de baseline
De 7 normen
8
INLEIDING
6
Baseline Informatiehuishouding Rijksdienst

De Baseline Informatiehuishouding Rijksdienst is een belangrijk
resultaat van het programma ‘Informatie op Orde’; de visie van de
regering op de toegankelijkheid en vindbaarheid van de (digitale)
informatie bij de overheid.
Over de Baseline
De Baseline is een basisset van normen voor een goed informatiebeheer,

gebaseerd op de huidige wetgeving. Het doel van de Baseline is om te
komen tot:
• verbetering en beheersing van de (digitale) informatiehuishouding;
• digitalisering van de werkprocessen (bij ministeries en hun diensten);
• meting en sturing van de kwaliteit van de (digitale) informatiehuishouding
door het management;
• een toetsingskader aan de hand van kwaliteitscriteria op hoofdlijnen voor de
departementale auditdiensten, de Erfgoedinspectie en de Algemene
Rekenkamer.
Opbrengst
Wie de Baseline hanteert bij de inrichting van zijn informatiehuishouding weet:
• dat hij de werkprocessen van de Rijksoverheid optimaal ondersteunt;
• dat hij een solide basis heeft gelegd voor e-dienstverlening en e-overheid;
• dat hij in staat is verantwoording af te leggen, waarmee een essentiële
voorwaarde voor ‘behoorlijk bestuur’ is vervuld;
• dat hij de voornaamste risico’s in de informatiehuishouding adequaat beheerst;
• dat hij de belangrijkste voorschriften naleeft die daarop van toepassing zijn,
dus grotendeels ‘compliant’ is;
• dat hij bij overbrenging van zijn bestanden naar een rijksarchiefbewaar-
plaats geen aanvullende werkzaamheden hoeft te verrichten voor
ontsluiting.
7
In control
Aanleiding voor de Baseline is de constatering dat onze overheidsinformatie
niet op orde is 1. Dat brengt niet alleen grote risico's, maar ook veel ongemak
met zich mee. Informatie moet voor alle belanghebbenden beschikbaar zijn,
op het gewenste moment en in de gewenste vorm, nu en in de toekomst.
Een ministerie is bij uitstek een informatieomgeving, waarin elke mede-
werker zich aan bepaalde spelregels dient te houden. Het geheel aan
spelregels en voorzieningen rondom informatie vormt de informatiehuis-
houding. De Baseline biedt ministeries praktische bouwstenen om deze
huishouding in te richten en weer 'in control' te zijn.
Routeplanner
Elke rijksambtenaar produceert en gebruikt informatie: zonder informatie
geen organisatie! Ook voor de burger kan die informatie van grote waarde
of belang zijn. Het gebruik van nieuwe media neemt toe en steeds meer is
er de wens om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken, en gegevens
tussen systemen, processen en organisaties uit te kunnen wisselen (inter-
operabiliteit). Daarom is het meer dan ooit noodzakelijk om informatie te
managen. De Baseline biedt het ministerie een betrouwbare routeplanner
bij het inrichten van de digitale informatiefunctie op alle niveaus, volgens
de meest actuele weten regelgeving en normenkaders. Het stelt managers
in staat om te voldoen aan de belangrijkste informatie-eisen die gelden voor
de primaire processen. Zo heeft de manager zijn zaakjes in de greep. Voor
informatiespecialisten biedt de Baseline een handreiking om de informatie-
functie beter te beleggen in de werkprocessen. Tot slot biedt de Baseline
voor auditors en toezichthouders een betrouwbaar toetsingskader.
Wettelijk kader
De bedrijfsvoeringsaspecten van de Comptabiliteitswet zijn gekoppeld
aan de relevante NEN-normen. Daarnaast is de Baseline gebaseerd op de
Archiefwet, de Wbp, Wob, VIR(bi), Awb, WEH en WEBV. Tenslotte zijn ook de
Auteurswet en Databankenwet doorgelicht. De Baseline biedt daarmee een
compacte normenset met interdepartementale overeenstemming over de
interpretatie van wettelijke eisen. Omdat weten regelgeving niet stilstaan,
zal ook de Baseline blijven veranderen. In 2008 is de eerst versie opgeleverd.
De Baseline kan vervolgens ook worden uitgebouwd met andere regel-
1 Een dementerende overheid? De risico’s van digitaal beheer van verantwoordingsinformatie bij de
centrale overheid. (Rijksarchiefinspectie, 2005)
8
geving die eisen stelt aan de toegankelijkheid, betrouwbaarheid en

duurzaamheid van informatie. De Baseline blijft dus in ontwikkeling.
Inzicht en overzicht
De Baseline begint bij de processen en zoomt daarna pas verder in op de
informatie-objecten. De eerste vraag van de organisatie(top) is: “Aan wie
moet ik verantwoording afleggen over mijn handelen?”. De logische vervolg-
vraag is dan meestal: “En welke informatie heb ik daarvoor nodig en waar
bevindt die zich?”. In dit stadium wordt via de Baseline ingezoomd op de
zogenaamde transactiemomenten. Dat zijn de momenten binnen een
werkproces waarop informatie ontstaat. Naast inzicht om de verschillende
stappen op het informatiepad te kunnen doorlopen, biedt de Baseline ook
overzicht. Van alle eisen die aan de informatie worden gesteld als het gaat
om de kwaliteitscriteria uit ‘Informatie op Orde’. De Baseline bevat
daarnaast een optimale basisset van metadata, die de interoperabiliteit
van digitale informatie tussen de (programma)departementen bevordert.
Al met al een handzaam instrument om mee aan de slag te gaan.
Scope
Informatiebeveiliging in de zin van systeembeveiliging valt buiten de scope
van de Baseline, maar is uiteraard wel van belang voor de kwaliteit van de
informatiehuishouding. De Baseline vertrekt dan ook vanuit het uitgangs-
punt dat de beveiliging en het beheer van de informatiesystemen op orde
zijn. Ook gaat de Baseline er vanuit dat de architectuur van de rijksoverheid,
de MARIJ, wordt toegepast.
9
Kwaliteit van informatie:

toegankelijkheid en betrouwbaarheid
De verschillende wetten zijn onderling niet altijd consistent. Toch zijn de

basisprincipes achter al deze wetten helder en redelijk eenduidig. Ze vallen
bovendien samen met de kwaliteitscriteria die Informatie op Orde als
leidend hanteert. Elke norm en iedere maatregel die de Baseline bevat,
staat ten dienste van een of meer van de volgende kwaliteitscriteria uit
Informatie op Orde:
Toegankelijkheid
Ontoegankelijke informatie is geen informatie. Het bewaren van informatie
die niet toegankelijk is, is weggegooid geld. De toegankelijkheid valt of staat
met de leesbaarheid van documenten en van het bestandsformaat waarin ze
zijn opgemaakt.
Toegankelijkheid vergt daarom een zekere mate van standaardisatie van
opslag en weergave, zoals in taal en bestandsformaten, en een bepaalde
hoeveelheid contextinformatie. Vanuit het oogpunt van veiligheid en
privacy is het van belang dat de toegang beperkt is tot diegenen die van
de informatie kennis mogen nemen. Wat dat betreft vormt autorisatie
een belangrijk onderdeel van de toegankelijkheid. Ook vindbaarheid en
uitwisselbaarheid bepalen de toegankelijkheid van informatie
10
Vindbaarheid
Informatie die niet vindbaar en dus niet toegankelijk is, is geen informatie.
U moet informatie binnen een aanvaardbare tijd en tegen acceptabele
inspanningen kunnen terugvinden. Dat vergt naast een logische ordenings-
structuur ook vastlegging van relevante contextinformatie waarop gezocht
kan worden. Zonder juiste of onderscheidende metadata is informatie lastig
vindbaar en daarmee ontoegankelijk.
Uitwisselbaarheid
Uitwisselbaarheid wil zeggen dat informatie voor verschillende partijen
en doeleinden toegankelijk is. De burger ergert zich als hij zijn gegevens
telkens opnieuw moet invullen. Bovendien is het risico op fouten bij dubbele
vastlegging ook dubbel zo groot en er worden onnodige kosten gemaakt.
Met het streven naar verlichting van de administratieve lastendruk, een
slagvaardiger overheid en een betere handhaving van weten regelgeving,
is uitwisselbaarheid van informatie tussen overheidsorganisaties daarom
van groot belang. De uitwisselbaarheid wordt bevorderd door een gedeelde
architectuur. De architectuur van de rijksoverheid wordt geregeld door
de MARIJ en de NORA. In beide architecturen wordt de kwaliteit van de
informatie als een belangrijk aandachtspunt gezien. De Baseline gaat er
dan ook vanuit dat NORA en de MARIJ worden toegepast.
Ook voor uitwisselbaarheid gelden er soms beperkingen omwille van

(staats)veiligheid en/of privacybescherming. Niet alleen de vrije uitwissel-
baarheid van gegevens, maar ook het zorgvuldig handhaven van de
beperkingen die de wet daaraan stelt, vormt een belangrijk aspect van de
kwaliteit van informatiebeheer.
Betrouwbaarheid
De Tweede Kamer onjuist informeren is een politieke doodzonde. En een
burger die door de overheid verkeerd geïnformeerd wordt, verliest al snel
zijn vertrouwen in ‘de staat’. De risico’s van het gebruik van onbetrouwbare
informatie kunnen groot zijn. Zo neemt het aantal civiele procedures
vanwege onjuiste informatieverstrekking door de overheid de laatste jaren
zienderogen toe. Natuurlijk heeft ook de overheid zelf voor haar bedrijfs-
voering veel belang bij betrouwbare informatie. Onbetrouwbare informatie
kost geld en tijd en kan werkprocessen verstoren en vertragen.
Authenticiteit en volledigheid zijn begrippen die vanuit het oogpunt van
informatiebeheer handen en voeten geven aan de notie van ‘betrouwbaar-
heid’ van overheidsinformatie.
11
Authenticiteit
Authenticiteit van informatiedragers betekent dat aantoonbaar moet zijn
dat er geen ongeautoriseerde wijzigingen zijn aangebracht in de inhoud van
de informatie of de begeleidende contextgegevens. In een papieren
werkomgeving worden daarvoor watermerken en (gekleurde) parafen
gebruikt. In een digitale omgeving zijn audittrails en versleuteling de
geëigende technieken.
Volldigheid
Volledigheid wil zeggen dat in archieven moet zitten wat erin hoort. Dat
laat veel ruimte voor interpretatie en geeft sinds jaar en dag veel onzekerheid
en debat. Zo speelde in de parlementaire enquête over Srebrenica steeds
weer de vraag op of de agenda’s en aantekeningen van generaal Couzy te
beschouwen waren als archiefstukken in de zin van de wet.
Duurzaam
Om recht te doen aan de intentie van de kabinetsvisie Informatie op Orde
voegen we het begrip ‘duurzaam’ toe. De Baseline borgt de duurzame
toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie.
Overheidsorganen die de Baseline toepassen, weten dat zij over hun
informatie kunnen beschikken en erop kunnen vertrouwen. Zolang als die
informatie nodig is om de bedrijfsvoering te ondersteunen, verantwoording
af te leggen en onderzoek mogelijk te maken voor nu en in de toekomst.
12
De normen in de Baseline
Zeven basale normen vormen het hart van de Baseline. Ze

zijn een directe vertaling van bestaande wetgeving en de
kwaliteitscriteria die we stellen aan informatie. De normen
sluiten daarnaast nauw aan bij de NEN-ISO 15489, die de
standaardprincipes van recordmanagement definieert. Daar-
naast bevat de Baseline veel praktische maatregelen en tools
die overheidsmanagers helpen om aan de normen te voldoen.
De volledige Baseline en de bijbehorende tools zijn te vinden op de
bijgeleverderde cd-rom.
1. De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens de

minister draagt voor de duurzame toegankelijkheid en
betrouwbaarheid van informatie zijn belegd en beschreven.
2. De inrichting van organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen is

kwantitatief en kwalitatief toereikend voor de borging van duurzame
toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie.
3. Voor verschillende aspecten van het informatiebeheer zijn binnen het

ministerie of bestuursorgaan standaarden gedefinieerd en in gebruik.
4. Er is een - geprioriteerde - classificatie gemaakt van producten,

processen, informatie en verantwoordelijkheden, waarbij rekening is
gehouden met weten regelgeving.
5. Een - al of niet geautomatiseerd - systeem waarmee overheids-

informatie wordt beheerd, ondersteunt aantoonbaar de eisen van
duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid, op het niveau van
het geldende beheerregime.
6. Bij het creëren en gebruiken van overheidsinformatie worden de

kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid
in acht genomen.
7. De duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheids-

informatie is tot het moment van verwijdering gewaarborgd, en de
verwijdering verloopt conform vastgelegde procedures.
13
De basics van de Baseline
Twee belangrijke pijlers van de Baseline zijn de kwaliteitscirkel van

Deming en risicomanagement.
Kwaliteitscirkel
De kwaliteitscirkel van Deming is één van de leidende gedachten achter de
Baseline. De Baseline stelt de integraal manager in staat om de normen te
operationaliseren en maakt ze bovendien auditable. Zo vormt de Baseline
het startpunt van een cyclus van doorlopende verbeteringen met het oog op
de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsinformatie.
De Baseline is zowel bruikbaar als zelfevaluatie-instrument als (extern)
auditinstrument om het proces van voortdurende verbetering te voeden.
Risicomanagement
‘Weet wat je moet weten’ is het nieuwe motto. Toegankelijkheid en betrouw-
baarheid van informatie is alleen van belang als de informatie ook werkelijk
waarde heeft. Potentiële risico’s van de bedrijfsprocessen bepalen de waarde
van informatie. We onderscheiden drie potentiële risicogebieden:
• Politiek-bestuurlijke risico’s. De politiek verantwoordelijke moet aan de

volksvertegenwoordiging verantwoording kunnen afleggen over beleids- en
uitvoeringsprocessen. Als overheidsinformatie daarvoor niet voldoet, dan kan
er een politieke en/of bestuurlijke crisis ontstaan: het vertrouwen in de
democratie wordt aangetast.
• Maatschappelijke risico’s. Overheidsarchieven staan ten dienste van recht-
en bewijszoekenden en kunnen culturele en historische waarde hebben.
Ook moeten burgers erop kunnen vertrouwen dat de overheid zorgvuldig en
rechtmatig omgaat met gevoelige informatie zoals persoonsgegevens.
Als het informatiebeheer niet op orde is, kan de overheid niet aan de eisen en
verwachtingen vanuit de samenleving voldoen.
• Bedrijfsvoeringsrisico’s. Voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering is
procesinformatie nodig; slecht informatiebeheer kan de bedrijfsvoering
verstoren. Gevolg: materiële en financiële schade, tekortschietende doel-
matigheid van het overheidsapparaat en onvoldoende kwaliteit in dienst-
verlening aan de burger.
Zijn de risico’s klein en is de inhoudelijke waarde gering, dan volstaan

maatregelen die een minimumniveau van toegankelijkheid en betrouwbaar-
heid garanderen. Veel en/of omvangrijke risico’s maken zwaardere
maatregelen (een zwaar beheerregime) noodzakelijk, ongeacht de kosten.
14
Het verschil uit zich bijvoorbeeld in de mate van volledigheid van

een dossier (alleen de documenten die behoren bij formele trans-
actie- en beslismomenten of meer of minder dan dat) en de
hoeveelheid toe te kennen metadata.
Brede betrokkenheid bij implementatie
De implementatie van de Baseline vraagt om een brede

betrokkenheid. De rollen en verantwoordelijkheden bij de
implementatie en toepassing van de Baseline zijn idealiter
als volgt.
Rollen & verantwoordelijkheden
• Minister: Is verantwoordelijk voor de informatiehuishouding

binnen zijn eigen departement en de daarbij behorende uitvoerings-
organisaties
• SG/CIO: Stelt het overkoepelende kader vast en legt in een mandaat-
regeling de verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast van de
functionarissen die een rol hebben in het informatiebeheer. Het kader
onderscheidt zo nodig verschillende risicoklassen, de bijbehorende
beheerregimes, het beheersingsniveau van de verschillende regimes
en de geldende randvoorwaarden daarbij.
• Proceseigenaar: Stelt op basis van een risicoanalyse de risicoklasse,
het beheerregime en beheersingsniveau vast voor de processen
waar hij voor verantwoordelijk is en is erop aanspreekbaar dat
medewerkers zich daaraan conformeren.
• Informatiemanagement: Ondersteunt de totstandkoming van
een gemeenschappelijke bedrijfstaal, procesbeschrijvingen en bij-
behorende contextinformatie.
• ICT-sector: Ondersteunt SG/CIO en proceseigenaar bij de invulling
van hun rollen met inzet van IT-middelen.
• Auditor: Toetst op verzoek van het verantwoordelijke management
of aan de kwaliteitseisen wordt voldaan en rapporteert daarover.
• Extern toezichthouder: Voert (systeem)toezicht uit, rapporteert
daarover aan de voor de betreffende overheidsinformatie
verantwoordelijke minister en aan de minister van OCW
• (Beleids)medewerker: Ontvangt en produceert informatie en
behandelt die minimaal volgens het vastgestelde beheerregime.
15
Bij deze rolverdeling is het van het grootste belang dat informatiemanagers
en ICT’ers nauw samenwerken in het belang en ten behoeve van de proces-
eigenaar.
Zelfevaluatie, audit en toezicht
Alleen het bestaan van een instrument als de Baseline garandeert nog niet
dat de overheidsinformatie ‘op orde’ komt. Daarom is het van belang dat de
Baseline vergezeld gaat van instrumenten om de toepassing van de Baseline
en de kwaliteit van het informatiebeheer te kunnen beoordelen. Daardoor
wordt bijsturing mogelijk. Interne beheersing (control en audit) gaat daarbij
hand in hand met extern toezicht (inspectie).
Control is het mechanisme dat de organisatie zelf periodiek de lopende

activiteiten en producten toetst. In de toolkit van de Baseline is daarom een
zelfevaluatieinstrument ontwikkeld, waarmee iedere proceseigenaar zelf
kan beoordelen hoever hij is met de implementatie van de Baseline. Ook
kan er geaudit worden op de Baseline. Een audit is een onafhankelijke en
onpartijdige beoordeling van producten en processen van een organisatie
en wordt doorgaans periodiek uitgevoerd in opdracht van de lijnmanager
van het organisatieonderdeel waarop de audit betrekking heeft.
Deze tekst is een bewerking van Basics: het toelichtende document op de Baseline.
De volledige tekst kunt u vinden op de bijgeleverde cd-rom.
16
Het Kennisprogramma
Digitale Informatiehuishouding
De Baseline is een handig instrument dat de manager helpt om te

kunnen voldoen aan de moderne informatie-eisen. De departementen
staan nu voor de opgave om processen te digitaliseren met behulp van
de Baseline. In dit traject loont het om samen op te trekken. Daarom is
het Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding in het leven
geroepen om kennisuitwisseling mogelijk te maken en te investeren
in kennisontwikkeling.
Platform
Het Kennisprogramma is hét gezamenlijke platform waar kennis en
instrumenten op het gebied van digitale informatiehuishouding worden
ontwikkeld. Het programma is bedoeld voor de Rijksoverheid, maar wordt
met interesse gevolgd door de VNG, het IPO en de UvW. Het voormalige
platform InterLAB is ondergebracht bij het Kennis-programma. Ook wordt
aansluiting gezocht bij aangrenzende projecten zoals NORA/MARIJ
(Nederlandse Overheids Referentie Architectuur/Model Architectuur
Rijksoverheid) en NOiV (Nederland Open in Verbinding: actieplan van EZ
ter bevordering van de toepassing van open standaarden).
Selfassessment en maturitymodel
Er worden door het Kennisprogramma diverse instrumenten en initiatieven
ontwikkeld die het ministeries makkelijker moeten maken om digitaal te
werken conform de eisen van weten regelgeving. Enkele voorbeelden:
• Een opleidingsprogramma biedt mogelijkheden om departementen
'Baseline-minded' te maken.
• Er worden Baseline-adviseurs opgeleid om te ondersteunen bij 'Baseline-
proof ' digitaliseringstrajecten.
• Er is een zelfevaluatiemodel ontwikkeld, waarmee departementen kunnen
toetsen in hoeverre ze al conform Baseline werken.
• Aan de Selfassessmenttool wordt een Maturitymodel (organisatie-
ontwikkelingsfases) en een Impactanalyse gekoppeld. Daarmee wordt
17
duidelijk wat het voor de organisatie betekent om een treetje hoger te gaan
op de digitale ladder.
Samenwerkingsplatform
Elk departement is in het Kennisprogramma vertegenwoordigd door een
'ambassadeur' die betrokken is geweest bij de totstandkoming van de
Baseline en dus van de hoed en de rand weet. Bovendien wordt nauw
samengewerkt met instanties als het Nationaal Archief, de EDP Auditpool,
de Algemene Rekenkamer en het Rijksplatform Privacyfunctionarissen.
Ook wordt een online samenwerkingsplatform ontwikkeld. Dit is een
interactieve ruimte waar men vragen kan stellen, zorgen kan uiten,
discussies kan voeren met elkaar, met de Baseline-adviseurs en met de
medewerkers van het Kennisprogramma.
18
19
INTERVIEWS
20
H UGO B UTTER
Stoppen met brandjes blussen

Hugo Butter is als manager Kennisprogramma Digitale Informatie-
huishouding verantwoordelijk voor de implementatie van de Baseline
binnen het rijk. Zowel in digitalisering van de bedrijfsvoering als in het
bewustzijn van goede archivering heeft de overheid nog een grote slag
te maken, constateert hij. “De Baseline voorkomt dat een manager
steeds brandjes moet blussen, omdat dossiers niet op orde zijn.”
Het programma Informatie op Orde, waar de Baseline onderdeel van

uitmaakt, helpt de overheid de aansluiting met de toekomst te maken en
werkt de achterstanden in de archivering weg. Butter: “Het programma is
bedoeld om de muur tussen bedrijfsvoering en cultureel erfgoed te
slechten. In de Archiefwet zijn bedrijfsvoeringsinformatie en cultureel
erfgoed aan elkaar verbonden. Dat werkt in de praktijk zeer moeizaam.
Van een goed georganiseerde bedrijfsvoering en beheerde informatie-
stroom heeft echter iedereen profijt. Dat is de insteek. De Baseline
bundelt de eisen die verschillende wetten aan informatiemanagement
stellen en geeft een bruikbare interpretatie.”
Veranderingsproces
De problemen met de informatiehuishouding zijn ontstaan doordat de
afstand tussen makers van informatie en het archief steeds groter werd.
“Vroeger maakte een beleidsambtenaar een document en gaf die door
aan de DIV om te archiveren. Die afstand tussen de maker, de gebruikers
en verwerkers van informatie moet weer kleiner worden. Het achteraf
waarde toekennen aan informatie is vrijwel onmogelijk. De maker van
de informatie zal zelf moeten nadenken over het gebruik van het stuk,
de toegankelijkheid en de verwerking ervan. “Ambtenaren moeten dus
zelf leren archiveren.“
In dit veranderingsproces verandert de rol van DIV, ziet Butter. “Er

zullen zeker nog wel traditionele DIVérs blijven. Maar ik verwacht dat
de meeste DIVérs in de loop van de tijd een andere rol gaan krijgen.
Er liggen veel kansen. Richting een adviserende rol in de ICT-hoek, bij de
21
implementatie van moderne systemen voor informatiemanagement. Ook

zullen veel DIVérs een plek vinden als auditors van het informatiebeheer.“
Eigen dynamiek
De Baseline helpt om gestructureerd te werken aan het op orde krijgen van
informatieheer en biedt daarmee ook de manager toegevoegde waarde.
Butter “De Baseline voorkomt dat een manager steeds brandjes moet
blussen, omdat dossiers niet op orde zijn. Het staat voor een structurele
aanpak. Maar de Baseline geeft ook ruimte om te kiezen, het schrijft niet
rücksichtslos voor hoe het moet. De manager kan risicomanagement
toepassen en kiezen waar de prioriteiten liggen: niet voor alle processen
is het zwaarste instrument noodzakelijk.” De Baseline alleen door DIV laten
invoeren, kan niet volgens Butter. “Ieder proces kent zijn eigen dynamiek en
heeft zijn eigen aanpak nodig, al is de methodiek – de Baseline – dezelfde.
De personele processen zijn weer anders dan de financiële processen. En die
zijn weer heel anders dan de beleidsvormende processen. Daarom valt of
staat de implementatie van de Baseline met de betrokkenheid van het lijn-
management.”
Hoe aanpakken
Wat moet de individuele manager doen met de Baseline? Dat ligt eraan,
vindt Butter. “Allereerst moet er een antwoord komen op de vraag: wil ik
mijn proces digitaal uitvoeren of niet? Vervolgens is de vraag: hoe? Iedereen
heeft daar wel ideeën over, de vraag is of het kan. Zicht op wat er gedaan
moet worden is belangrijk om goede keuzes te kunnen maken.”
Digitalisering is geen makkelijk proces, waarschuwt Butter: ”Het vraagt
om een lange adem. En de verleiding is groot om het maar weer een jaar uit
te stellen. De keuze om te digitaliseren en de informatiestromen op orde te
brengen, heeft wel iets weg van stoppen met roken. Daar moet je nu veel
in investeren, terwijl de schadelijke gevolgen meer voor de langere termijn
zijn. Maar net zoals met stoppen met roken geldt voor digitalisering: als je
het niet doet, gaat het op een gegeven moment fout. Het betekent een
afweging tussen kortere en langere termijn prioriteiten, en dat is in de
praktijk vaak een lastige afweging.”
Kennismanagement
Digitalisering stelt andere eisen aan informatiemanagement en biedt
ook veel kansen. De druk op de Rijksoverheid om werk te maken van
digitalisering wordt steeds groter. Butter: “Gemeentes zijn wat dat betreft
veel verder. De burger dwingt een snellere en makkelijkere
22
dienstverlening af. Dat gaat het Rijk nu ook merken. Bij de

beantwoording van brieven en het afhandelen van klachten
bijvoorbeeld. Maar ook in de beleidsinformatie die toegankelijk
is: er wordt veel meer transparantie gevraagd.”De overheid
kan bovendien veel efficiënter werken, als ze effectiever met
informatie en kennis omgaat. “Departementen kunnen veel meer
dan nu gebruik maken van kennis die elders in de overheid al
ontwikkeld is. Daarin speelt digitalisering van werkprocessen en
het gebruik van intelligente informatiesystemen een cruciale rol.
Ook is de aantrekkelijkheid van het Rijk als werkgever in het

geding. De nieuwe generatie vindt het vanzelfsprekend om
digitaal te werken. We zien nu al dat mensen afhaken na een
korte tijd, omdat we als Rijksoverheid soms echt achterlopen.
De nieuwe generatie is opgegroeid met Hyves en Facebook, en
de meesten hebben thuis vaak geavanceerdere apparatuur dan
op het werk.”
23
Misvattingen over over de Baseline:

1 De Baseline is iets nieuws
De Baseline is niets nieuws, het verzamelt wat er al is. Het is
misschien een ander jargon, klantvriendelijker opgeschreven en
het communiceert makkelijker. Wat wel nieuw is, is dat een aantal
onduidelijke verbanden zijn verhelderd. Dat geeft meer inzicht in
de problematiek en de samenhang der dingen.
2 De Baseline is een controle-instrument

De Baseline is geen controle-instrument. Het is eerder een checklist wat
er moet gebeuren om op orde te komen. Een manager bepaalt zelf het
ambitieniveau en dat hoeft lang niet in alle gevallen het hoogste niveau
te zijn.
3 De Baseline is alleen te gebruiken in digitale

werkprocessen
De Baseline staat los van digitalisering. Ook in een minder geavanceerd
systeem biedt het houvast.
4 De Baseline wordt door DIV geïmplementeerd

Een effectieve verandering op dit gebied vraagt om een procesmatige
aanpak. Ieder proces kent nou eenmaal zijn eigen dynamiek en vraagt
om een andere aanpak. Daarom valt of staat de implementatie van de
Baseline met de betrokkenheid van het lijnmanagement.
5 Het digitaal opslaan van informatie

kost geen geld, dus het is
verstandig alles te bewaren.
Een gangbare en kostbare misvatting. Er staan
dan ook hele servers vol informatie die nooit
geraadpleegd wordt. Dat vreet energie.
Inmiddels is het beleid om serverparken in een
omgeving te zetten waar weinig huishoudens
zijn, omdat het stroomnet overbelast kan
raken. Dat is in deze tijd natuurlijk niet meer te
verkopen als overheid.
24
J AAP U IJLENBROEK
“Op een ander niveau naar problemen kijken”

Jaap Uijlenbroek, Directeur Generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk,
is geen vreemde in de wereld van het archief. Hij verliet het vakgebied en
keerde na acht jaar terug. Dat levert hem verwondering op. “Als ik kijk
naar wat ik nu aantref, zie ik dat een heleboel discussies die ons acht jaar
geleden bezig hielden, nu nog steeds spelen.” Hij pleit voor een andere
mentaliteit om de problemen met archivering het hoofd te bieden.
Uijlenbroek valt op dat veel thema’s op het gebied van archivering uit de
jaren negentig, nog steeds actueel zijn. “Departementen worstelen nog
steeds met de vraag: ‘hoe ga ik mijn digitale documentenstroom op een
goede manier beheren?´ Voor zover zaken zijn opgepakt, is het beperkt
gebleven tot delen van departementen. Digitaliseringstrajecten worden
voornamelijk opgezet vanuit de Documentaire Informatie Voorziening
of vanuit het gezichtspunt van de ICT-afdeling. Weinig wordt integraal
opgepakt vanuit verschillende vakdisciplines, waarin de organisatie-
verandering - die er heel sterk aan verbonden is - ook in ogenschouw wordt
genomen. Er zijn stappen gezet, maar alles wat in digitale zin op de beleid-
kern gebeurt, wordt eigenlijk slecht beheert.”
Kilometers
Er is hard gewerkt om de achterstanden in te lopen, constateert Uijlenbroek,
maar dat is niet voldoende gebleken. “Het project Wegwerken Archieven
heeft zeker goed werk geleverd. In drie jaar tijd is 75 kilometer archief weg-
gewerkt. Maar in dezelfde periode is er zo ongeveer 250 kilometer archief
erbij gekomen. Dan zie je dat we aan het dweilen zijn, terwijl de kraan heel
erg open staat! Per saldo is de achterstand toegenomen.” Uijlenbroek pleit er
daarom voor om op een ander niveau naar het probleem te kijken: “Het helpt
niet meer om te zeggen ‘we moeten meer mensen hebben, of we moeten
onze werkmethoden optimaliseren, of kunnen we niet iets bundelen zodat
het dan beter gaat’.
Rekkelijken versus preciezen

In het verlengde van rapporten van de Algemene Rekenkamer, het advies
van de Raad voor Openbaar Bestuur en de Raad voor Cultuur, komt
25
Uijlenbroek met een analyse van het probleem. Hij onderkent vier
oorzaken. “Als eerste is dat het open–eindekarakter van de wet-
en regelgeving. In de Archiefwet bijvoorbeeld, wordt normstelling
uitgesproken die in de praktijk neerkomt op ‘Gij zult alles
ontvangen of opgemaakt ten behoeve van de functie bewaren’.
Dat is een open norm, het doet geen uitspraken over welke
informatie relevant is en over hoe je dat dan vaststelt. Die ruimte
maakt eigenrichting mogelijk, die zich uit zich uit in een strijd
tussen de rekkelijken en de preciezen; tussen de visies ‘alles moet
bewaard worden ’of ‘ we gooien weg, tenzij…’.“
Weggooien
Als tweede oorzaak noemt Uijlenbroek de focus van archief-
specialisten: “In opleidingen en trainingen ligt de focus op
bewaren en selecteren. Het denken in termen van het weggooien
en in risico’s nemen zit er nu niet sterk in verankerd. “De derde
oorzaak vloeit hier uit voort: de strijd tussen aan de ene kant het
bedrijfsvoeringsbelang en aan de andere kant het cultureel
belang van informatie. “Beide belangen hebben uiteraard een
26
kern van waarheid, maar ze bieden beiden geen oplossing voor het
probleem. De afgelopen jaren zijn we daar dan ook onvoldoende mee voor-
uit gekomen.” De verwachting dat de techniek oplossingen zou bieden, is
de vierde oorzaak. “We koesterden een hoop dat de problemen zich wel op
zouden lossen met nieuwe ontwikkelingen in de ICT. Maar waar we vroeger
alleen een papieren probleem hadden, die we niet de baas konden, hebben
we er nu ook een digitaal probleem bij. Dat betekent dat we ook heel goed
moeten kijken naar het denken over ‘ICT als oplossing’ en hoe we het dan
echt zouden kunnen laten werken zoals we willen.“
Een andere kijk

Dat het archief een onderwerp is dat over het algemeen weinig politieke
belangstelling krijgt, maakt het soms lastig: “Archivering en ook automa-
tisering zijn ondersteunend aan het primaire proces. Dat leidt per definitie
tot weinig aandacht van topmanagement. Voor een bank in moeilijkheden
komt een minister in het weekeinde opdraven. Voor een archief dat in de
problemen is, gebeurt dat toch minder snel. Daar moeten we mee leven
en we moeten toch verder. Het Programma Informatie op Orde voor de
Rijksoverheid is daarin een goed initiatief, maar onvoldoende om daar al
onze hoop op te zetten. Het geeft niet de garantie dat over tien jaren wél
alle noodzakelijke innovaties hebben plaatsgevonden en dat de grootste
knelpunten worden opgelost. Informatie op Orde maakt goed inzichtelijk
wat er aan de hand is. De oplossingsrichting moet liggen in een werkelijk
andere kijk op het probleem zoals we dat nu hebben.“
Signaal
In de huidige verhoudingen in het veld is de beroepsgroep die ‘bewaren’
in zijn denken centraal heeft gesteld dominant, constateert Uijlenbroek.
“De open einden in de regelgeving kun je niet dichtschroeien met allerlei
aanvullende regels en instructies, omdat je dan ook een onwerkbaar geheel
krijgt. Maar wat je nu ziet is dat dat open einde meer dan gemiddeld richting
‘Bewaren’ wordt ingevuld. Ik denk dat het belangrijk is dat wij met elkaar
het signaal afgeven, dat wij willen dat die ruimte van die open einde regel-
geving op een andere manier ingevuld gaat worden. Dat signaal geven
we bijvoorbeeld af in de uitwerking van actielijn 1 van het programma
Informatie op Orde, de Baseline Informatiehuishouding. Risicoanalyses en
kosten/ baten afwegingen moeten nu echt de kans krijgen als criteria voor
waardering van documenten en naar de inrichting van selectielijsten.
Politieke, juridische en financiële risico’s of imagoschade moeten in termen
van risico’s ingeschat worden. We moeten accepteren dat het af en toe fout
27
gaat en dat waardevolle informatie soms vernietigd wordt. Dat gebeurt nu

ook: we raken veel kwijt, zonder het te weten en zonder dat er een bewuste
risico-analyse aan ten grondslag ligt. Voor zo’n integrale afweging moeten
naast de archiefspecialisten ook andere disciplines achter het stuur zitten.
Ook moet het topmanagement en de bewindslieden achter zo’n risico-
analyse gaan staan. Misschien moeten we dan ook de wetteksten
aanpassen en daarmee een signaal afgeven.”
Samenwerking over grenzen

Wat moeten we nu dan doen? Uijlenbroek: “Allereerst moeten we ons
herbezinnen op de verantwoordelijkheidsverdeling in het archiefbestel:
‘Waarom bewaren we, wie beslist over wat we wel en wat we niet bewaren
en hoe kunnen we daarin een veel bredere afweging krijgen?’ Daarnaast
moeten we werken aan de mentaliteitsverandering in de manier waarop
met de vrije ruimte en open einden wordt omgegaan. Bovendien moet de
kwaliteitzorg op informatie en recordmanagement in de bedrijfsvoering
geïntegreerd worden. En uiteraard is een intensieve samenwerking tussen
de verschillende vakgebieden noodzakelijk: archief, documentair, IT en
de organisatie-veranderkundigen. Ik denk dat als we die werkagenda de
komende jaren op een goede manier kunnen implementeren, dat we dan
op een ander niveau ingrijpen op de problemen die we vandaag de dag
ondervinden. Daar zullen we heel hard aan moeten werken met z’n allen.
We moeten daarbij vooral over de grenzen van organisaties en vakdisciplines
kijken en ik denk dat daar ook een heel grote opdracht ligt voor het
Nationaal Archief.”
Deze tekst is een bewerking van de speech uitgesproken door Jaap Uijlenbroek op de Week
van het Nationaal Archief; het Digitaal Nationaal Archief, 30 september 2008
28
P IETER F RIJNS
Een gemeenschappelijk startpunt…

Pieter Frijns is bij het Ministerie van Defensie
verantwoordelijk voor de strategie van de informatie-
voorziening en innovatie op lange termijn. Hij is ook
betrokken bij een aantal rijksbrede programma’s op dat
gebied. Frijns kijkt vooral naar hoe de overheid over een
aantal jaar gaat werken: “Bij het ontwikkelen van de
informatievoorziening moeten we van de toekomst uitgaan,
dat voorkomt het rijden op de achteruitkijkspiegel.”
Het nut van de Baseline vat Frijns kort en kernachtig samen:

“Met de Baseline maken we de overheid klaar voor de toekomst.
We ruimen ermee het verleden –de achterstanden in archivering–
op, op een manier die toekomstgericht is.”De Baseline is opgezet
vanuit de mindset: wij zijn één als Rijksoverheid. Onze informatie
29
is niet meer puur en alleen bedoeld voor onze eigen organisatie en bedrijfs-
voering. Rijksambtenaren gaan steeds meer projectmatig werken in
interdepartementale samenwerkingsverbanden. Ook anderen binnen en
buiten de Rijksoverheid moeten met informatie uit de bedrijfsvoering van
de departementen aan de slag.”
Reguleren
“De Baseline zorgt voor een bepaalde mate van uniformiteit in het omgaan
met informatie, zowel qua techniek, content, cultuur als de juridische eisen
die aan informatie gesteld worden. Binnen die uniformiteit op hoofdlijnen,
laat de Baseline terecht veel ruimte voor de specifieke aard van de bedrijfs-
voeringsvoeringsprocessen van ministeries. Een grotendeels operationeel
ministerie als Defensie werkt natuurlijk heel anders dan een beleidsministerie.
De Baseline reguleert in plaats van controleert en schrijft niet in detail voor
hoe het moet. Het gaat niet om het vermijden van alle risico’s, maar om het
beheersen van risico’s; effectief risicomanagement.”
Onafhankelijk van apparaten

Frijns werkt voor Defensie aan een lange termijnvisie voor de informatie-
voorziening, waaronder de digitale werkomgeving van de toekomst.
“Informatie komt steeds meer any time, any place, any device beschikbaar“,
verwacht hij. Hij pakt zijn Blackberry: “Minister, staatssecretaris, manager en
medewerker: allemaal hebben ze informatie nodig voor het vervullen van
hun rol. Een militair die veel op weg is, moet over de informatie die hij nodig
heeft voor zijn rol ter plekke kunnen beschikken. Informatie moet daarom
veel meer dan nu apparaat onafhankelijk worden opgezet, zodat het ook
beschikbaar is op bijvoorbeeld mobiele dragers. Dat is een basis voor goed
kennis- en informatiemanagement.”
Content als kloppend hart

Alleen investeren in moderne apparatuur en systemen is niet genoeg,
benadrukt Frijns. “De content –de inhoud - zal het kloppend hart van de
informatievoorziening in de toekomst worden en niet de hardware. Slechts
een deel van de informatie wordt ondersteund door techniek. Ook een
overleg, een telefoontje en informeel contact tijdens een borrel zijn dragers
van informatie. Kennismanagement wordt heel belangrijk: wie heeft wat
wanneer nodig en in welke vorm? En hoe wordt dat beschikbaar gesteld?
Het gaat er steeds meer om goed voorbereid te zijn op onvoorspelbare
ontwikkelingen in de omgeving (context) en de bedrijfsvoering. Anders
gezegd: we gaan van ECM naar EIM (context gebonden IV), van het
30
terugvinden van informatie naar het aanleveren van en intelligent gebruik

maken ervan. Om die ontwikkeling mogelijk te maken, is het nu extra belan-
grijk dat we dingen goed opslaan en toegankelijk maken. Daarvoor dient de
Baseline.”
Verder ontwikkelen
Frijns is betrokken geweest bij de totstandkoming van de Baseline, op
het moment dat het ontwikkelingsproces ‘vastzat’. “Het is lastig om inter-
departementaal tot consensus te komen over wat er moet gebeuren en
hoe dat moet. Daarvoor verschillen de brillen waarmee mensen naar het
vraagstuk kijken teveel van elkaar. Een belangrijke eerste vraag is: redeneer
je vanuit de behoeftes in de toekomst of begin je bij de huidige situatie?
Ik ben een voorstander van eerst te kijken waar je heen wilt, dat voorkomt
dat je gaat rijden op de achteruitkijkspiegel. Vervolgens maak je de
aansluiting bij de huidige stand van zaken, het niveau van ontwikkeling
binnen departementen: wat moeten we dan nú doen?” De Baseline is geen
statisch instrument, zegt Frijns. “We hebben nu een gemeenschappelijk
startpunt. De huidige Baseline is er vooral op gericht om informatie in
processen binnen ministeries op orde te brengen. De volgende stappen
zullen gericht zijn op de organisatievormen van de toekomst, meer
netwerkachtige structuren, die samenhangen met interdepartementale
samenwerking.“
31
P ROFESSOR DR . E RIC K ETELAAR
“Goede informatie essentieel voor vertrouwen”

Professor dr. Eric Ketelaar is hoogleraar Archiefwetenschap aan de
Universiteit van Amsterdam en voormalig Algemeen Rijksarchivaris.
De Baseline is een mooi en bruikbaar instrument, vindt hij. Hij hoopt
bovenal dat overheidsmanagers het met verstand zullen toepassen,
risicomanagement is daarin essentieel. “Een manager moet zich er
bewust van zijn dat het beleidsterrein van zijn of haar directie onder
bepaalde omstandigheden gevaar kan lopen door gebrekkig informatie-
management, dat er iets fout gaat omdat de informatie niet op orde is.”
De waarde van de Baseline is dat het de huidige wetgeving toegankelijker

en bruikbaar maakt. Maar de Baseline is geen doel op zich, vindt Ketelaar.
“Het gaat er niet om te voldoen aan de Baseline, de wet en de regels, maar
om de essentie: goed met risico’s en proactief met informatie omgaan. Dat
doel moet op het netvlies blijven, ook bij de audits op basis van de Baseline.”
”Dat de Baseline inzet op risico’s, vindt Ketelaar daarom een sterk punt van
het instrument. “Risicomanagement op het gebied van de informatiehuis-
houding is nauw verbonden aan management van vertrouwen. Als een
bewindspersoon geen vertrouwen heeft dat een directeur over de juiste
informatie beschikt, ontstaat wantrouwen. Dan wordt het lastig om
adequaat te handelen als overheid. Daarom is het belangrijk de informatie-
huishouding goed op orde te hebben, vertrouwen is nou eenmaal sneller
weg, dan dat het wordt opgebouwd: het komt te voet en gaat te paard.“
Risicomanagement in verandering
Een eenmalige risicoanalyse is niet genoeg, risico’s inschatten is een
dynamisch proces. Ketelaar: “Risico’s zijn daarvoor te afhankelijk van
omstandigheden, ze veranderen in de tijd en kunnen zich ook ineens aan-
dienen. De recente ontwikkelingen rondom de kredietcrisis wijzen dat ook
weer uit. Een informatiehuishouding dient er juist voor om in turbulente
situaties de juiste informatie beschikbaar te hebben. Een crisis kenmerkt
zich door een gebrek aan betrouwbare informatie, doordat er te weinig of
tegenstrijdige informatie bovenkomt. Dan moet een manager erop kunnen
vertrouwen dat hij over informatie beschikt die wel juist en authentiek is.”
32
Daar ziet Ketelaar een nieuwe rol voor informatiespecialisten,

om te helpen beoordelen wat de waarde van informatie is en
welke informatie klopt. “De Baseline is ook wat dat betreft een
goed hulpmiddel voor managers, omdat het hen helpt de juiste
vragen te stellen aan informatieprofessionals.”
Leren van incidenten

Er zijn voldoende incidenten geweest waarin het informatie-
management niet goed is gegaan. Dat geeft juist mogelijkheden
om te leren na een crisis, vindt Ketelaar. “Achteraf is het belangrijk
om te kijken wat fout is gegaan en hoe we dat in de toekomst
beter kunnen doen. Een goed voorbeeld is te vinden bij het
ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij. Tijdens
de eerste uitbraak van mond- en klauwzeer, werd achteraf
geconstateerd dat het informatiemanagement te decentraal
georganiseerd was. Mensen deden daardoor allemaal wat anders.
In normale omstandigheden werkt dat best, maar niet in een
crisis. Daar is veel van geleerd. Inmiddels liggen draaiboeken klaar,
waarin onder andere de informatiestromen worden geregeld in
geval van crisis. Dan treedt er een ander regime in werking, met
33
eigen procedures. Dan worden ineens alle informatiestromen

gecentraliseerd. Die draaiboeken worden nog steeds gebruikt.“
Benieuwd naar vervolg

Er moet veel flexibiliteit zitten in een instrument als de Baseline, het moet
zich nog verder ontwikkelen. Ketelaar: “Mijn vraag aan managers is om actief
mee te denken over hoe je het instrument in de toekomst kunt toepassen.”
Ketelaar pleit ook voor een werkgroep die aan de slag gaat met de behoeftes
die nieuwere organisatievormen als projecten netwerkorganisaties hebben
aan informatie en informatiemanagement. Daarbij is het belangrijk juist
buiten de kaders van de huidige wetgeving te kijken. “Informatie moet niet
alleen op orde komen, maar ook op orde blijven. Het huidige kader aan
wetten is gebaseerd op het verleden, op de werkvormen van het verleden.
Maar nu en zeker in de toekomst zijn er andere dingen die ertoe doen. Denk
aan de vooruitgang van de techniek, interdepartementale samenwerking,
keten-automatisering, maar ook aan de veranderende relatie tussen over-
heid en burger en bedrijfsleven. Ik ben dan ook benieuwd naar het vervolg.“
34
35
Colofon
Gezamenlijke uitgave van Informatie op Orde en Stichting ICTU
Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding

Johanna Westerdijkplein 1
2521 EN Den Haag
Tekst
Mariëlle Schrijft, Amsterdam
Margreet Windhorst
Redactie
Guus Bekker
Rianne Blacquière
Eindredactie
Neeltje Kuijpers
Met medewerking van

Auke Bloembergen
Hugo Butter
Pieter Frijns
Boudien Glashouwer
Eric Ketelaar
John van Schaik
Jaap Uijlenbroek
Kàto Vierbergen
Foto’s
Clickshots Fotomarketing & Evenementenfotografie, Montfoort
Shutterstock
Cartoons
Maarten Wolterink
Ontwerp
Grafisch buro Van Erkelens, Den Haag
Druk
Den Haag Media Groep
Productiebegeleiding
Neeltje Kuijpers
Voor vragen over de Baseline en het Kennisprogramma:

Tel. 070-8896082
neeltje.kuijpers@ictu.nl
Voor vragen over Informatie op Orde:

informatieoporde@minbzk.nl
36

Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid - Uitgave (Versie 1.0)

Enviado por

Dados do documento

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid - Uitgave (Versie 1.0)

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

BW Nota informatie op orde binnenwerk 2:Opmaak 1 05-12-2008 09:43 Pagina 1

De zoektocht van ongeveer anderhalf jaar naar

minimaal moet voldoen. Dat is pure winst ten

Programmacoördinator Informatie op Orde

Baseline Informatiehuishouding Rijksdienst

De Baseline is een basisset van normen voor een goed informatiebeheer,

geving die eisen stelt aan de toegankelijkheid, betrouwbaarheid en

Kwaliteit van informatie:

De verschillende wetten zijn onderling niet altijd consistent. Toch zijn de

Ook voor uitwisselbaarheid gelden er soms beperkingen omwille van

Zeven basale normen vormen het hart van de Baseline. Ze

1. De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens de

2. De inrichting van organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen is

3. Voor verschillende aspecten van het informatiebeheer zijn binnen het

4. Er is een - geprioriteerde - classificatie gemaakt van producten,

5. Een - al of niet geautomatiseerd - systeem waarmee overheids-

6. Bij het creëren en gebruiken van overheidsinformatie worden de

7. De duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheids-

De basics van de Baseline

Twee belangrijke pijlers van de Baseline zijn de kwaliteitscirkel van

• Politiek-bestuurlijke risico’s. De politiek verantwoordelijke moet aan de

Zijn de risico’s klein en is de inhoudelijke waarde gering, dan volstaan

Het verschil uit zich bijvoorbeeld in de mate van volledigheid van

Brede betrokkenheid bij implementatie

De implementatie van de Baseline vraagt om een brede

Rollen & verantwoordelijkheden

• Minister: Is verantwoordelijk voor de informatiehuishouding

Zelfevaluatie, audit en toezicht

Control is het mechanisme dat de organisatie zelf periodiek de lopende

De Baseline is een handig instrument dat de manager helpt om te

Stoppen met brandjes blussen

Het programma Informatie op Orde, waar de Baseline onderdeel van

In dit veranderingsproces verandert de rol van DIV, ziet Butter. “Er

implementatie van moderne systemen voor informatiemanagement. Ook

dienstverlening af. Dat gaat het Rijk nu ook merken. Bij de

Ook is de aantrekkelijkheid van het Rijk als werkgever in het

Misvattingen over over de Baseline:

2 De Baseline is een controle-instrument

3 De Baseline is alleen te gebruiken in digitale

4 De Baseline wordt door DIV geïmplementeerd

5 Het digitaal opslaan van informatie

“Op een ander niveau naar problemen kijken”

Rekkelijken versus preciezen

Een andere kijk

gaat en dat waardevolle informatie soms vernietigd wordt. Dat gebeurt nu

Samenwerking over grenzen

Een gemeenschappelijk startpunt…

Het nut van de Baseline vat Frijns kort en kernachtig samen:

Onafhankelijk van apparaten

Content als kloppend hart

terugvinden van informatie naar het aanleveren van en intelligent gebruik

P ROFESSOR DR . E RIC K ETELAAR

“Goede informatie essentieel voor vertrouwen”

De waarde van de Baseline is dat het de huidige wetgeving toegankelijker

Daar ziet Ketelaar een nieuwe rol voor informatiespecialisten,

Leren van incidenten

eigen procedures. Dan worden ineens alle informatiestromen

Benieuwd naar vervolg

Kennisprogramma Digitale Informatiehuishouding

Met medewerking van

Voor vragen over de Baseline en het Kennisprogramma:

Voor vragen over Informatie op Orde:

Você também pode gostar