ROTINA DE PROTOCOLO ROTINA DE PROTOCOLO * Atividade do Arquivo Corrente As rotinas do Protocolo podem ser divididas em dois grupos.

Grupo 1 Recebimento Classificao Grupo 2 Registro Movimentao

Recebimento e Classificao Receber a correspondncia; Separar a correspondncia oficial da particular; Distribuir a correspondncia particular; Separar a correspondncia oficial de carter ostensivo da de carter sigiloso; Encaminha a correspondncia sigilosa aos respectivos destinatrios; Abrir a correspondncia ostensiva; Tomar conhecimento da correspondncia pela leitura, verificando a existncia de antecedentes; Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes no estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentao informar onde se encontram e os solicitar para ser feita a juntada; Interpretar e classificar a correspondncia, com base no cdigo de assuntos adotado, se for o caso; Apor carimbo de protocolo numerador/datador, sempre que possvel no canto superior direito do documento; Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso;

Elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo; Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimentao.

Registro e Movimentao Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: nmero de protocolo; data de entrada; procedncia, espcie, nmero e data do documento; cdigo e resumo do assunto; primeira distribuio; Anexar a segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anotaes pertinentes nas respectivas fichas, se for o caso; Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedncia e assunto, arquivando-as em seguida; Arquivar as fichas de protocolo em ordem numrica; Receber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos; anotar nas respectivas fichas o novo destino; Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente.