02 - Arquivologia - Mayko

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES AULA
A 02 O Gerenciamento da Informao e a Gesto de Documentos Ol, concurseiros! Tudo bem? Espero que estejam animados com os estudos! Vamos continuar com nosso estudo sobre os arquivos. Depois de conhecermos os conceitos e definies, entendermos o que o arquivo, documento e quais as suas funes, vamos agora conhecer os seus mtodos, ferramentas e procedimentos. Para a aula de hoje vamos estudar a parte prtica dos trabalhos de arquivo, que so parte da Gesto de Documentos. Os contedos so os seguintes: Arquivos correntes e intermedirios; Protocolos; Avaliao de documentos; Classificao de documentos de arquivo; Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo; Tabela de Temporalidade de documentos de arquivo.
Como sempre, estarei disponvel no e-mail e no frum do curso para ajud-los: mayko@pontodosconcursos.com.br. Contm sempre com meu apoio! Ento vamos comear, pois o caminho longo e o tempo curto!
Prof. Mayko Gomes Junho/2012
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gesto de Documentos Em uma comparao simples, na aula anterior ns conhecemos os arquivos: vimos suas definies, seus conceitos e sua classificao, assim como a dos seus documentos. Vamos falar agora das atividades dos arquivos. Como dito na aula anterior, a funo dos arquivos tornar os documentos e informaes disponveis a quem deles precise. O arquivo ento deve existir para atender s necessidades de determinado usurio. E para atender da melhor forma possvel esse usurio, deve dispor de recursos e capacidades para faz-lo. Mas antes de prosseguirmos, devemos estar familiarizados com a Teoria das Trs Idades e seu funcionamento. Na aula anterior estudamos os arquivos e sua classificao quanto aos estgios de sua evoluo. Vimos que essa Teoria das Trs Idades pode ser chamada tambm de Ciclo Vital dos Documentos ou Estgio de Evoluo dos Arquivos; portanto tenham bastante ateno a essas expresses: caso aparea alguma delas, trata-se do mesmo assunto. Essa teoria afirma que os arquivos podem ser divididos e tratados em trs fases distintas e complementares, que so a corrente, a intermediria e a permanente. Vamos estudar tambm cada uma delas, conforme nosso plano de estudos. importante saber que todos os documentos, quando so criados ou recebidos por uma instituio, podem possuir dois valores distintos: o valor primrio, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram criao do documento; e o valor secundrio, que mediato, acessrio e no est ligado diretamente aos objetivos que levaram sua criao. Todos os documentos, quando criados, possuem o valor primrio; se no fosse assim, no seriam sequer criados. Esse valor temporrio, ou seja, quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perder esse valor. Mas ao contrrio, nem todos os documentos possuem o valor secundrio. Este valor depende de muita coisa para ser atribudo a um documento, e permanente, ou seja, uma vez que o documento possua valor secundrio, vai durar para sempre (o valor). Assim, quando um documento nasce (j provido de valor primrio) ele est inserido no arquivo corrente, que como vimos, aquele que guarda documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo principal, o documento vai para o arquivo intermedirio, que aquele que guarda documentos no utilizados frequentemente, e que aguardam destinao: eliminao ou guarda permanente. Caso o documento no possua o valor secundrio, ser descartado; caso possua, ser preservado permanentemente.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Uma vez no arquivo permanente o documento ter outros objetivos, diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um grfico: Corrente Intermedirio Permanente
Descarte
Transferncia Recolhimento Descarte
Dica de prova: Notem que uma vez que o documento recolhido ao arquivo permanente, ele no pode ser descartado. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A eliminao de documentos permanentes produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente possvel mediante autorizao da instituio arquivstica pblica correspondente esfera de competncia do rgo. Resoluo O item est incorreto. Vimos pelo esquema acima que os documentos de valor permanente (valor secundrio) JAMAIS, EM HIPTESE ALGUMA, devem ser eliminados, mas sim preservados por tempo indefinido. Dica de prova: Notem tambm que a passagem do documento de um arquivo a outro recebe nomes especficos. As bancas tentam constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar errado. Assim, a passagem para o arquivo intermedirio sempre se chama transferncia, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama recolhimento. Ento, numa questo pode no aparecer o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para saber a qual arquivo se refere. (Correios/2011 Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermedirio realizado por meio do plano de destinao. Resoluo O item est incorreto. A passagem de documentos para o arquivo intermedirio denomina-se transferncia.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) A transferncia a ao de conduo dos documentos ao arquivo permanente.

NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo O item est incorreto. A conduo permanente denomina-se recolhimento. dos documentos ao arquivo
Dica de prova: Notem ainda que no existe a obrigatoriedade de o documento passar pelas trs fases, nessa ordem. Alguns documentos so recolhidos do arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem mesmo passar pelo arquivo intermedirio. Ainda, h casos em que o documento correr em fluxo contrrio, passando do arquivo permanente ou intermedirio de volta para o corrente. Esse caso no comum em provas, mas pode ser pedido, ento no custa saber. Para ilustrar a explicao sobre valores de documentos e Teoria das Trs Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples. O primeiro o Termo de Posse da atual Presidenta da Repblica. O documento tem sempre valor primrio, valor imediato e ligado ao objetivo da instituio: dar posse Presidenta. Quando o documento cumpriu sua finalidade, ele perdeu seu valor primrio. No entanto, ele ainda possui o valor secundrio, que permanente. Esse valor est ligado a outras finalidades, como por exemplo, servir de fonte para pesquisas histricas ou culturais. O segundo documento uma requisio de transporte para um funcionrio se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A referida requisio possui valor primrio, ligado ao objetivo de sua criao: possibilitar o deslocamento do funcionrio. Quando cumprido esse objetivo, perder seu valor primrio. Mas esse documento no possui valor secundrio, no serve para pesquisa histrica ou cultural, nem parte importante da histria da instituio ou da sociedade. Portanto ele pode at ser transferido para fins de prestao de contas, mas no ser recolhido por falta de valor secundrio: ser descartado. Essas so noes introdutrias de Ciclo Vital dos Documentos. No foi pedido explicitamente no concurso anterior, mas como eu disse, to importante que vamos precisar dela para prosseguir com nosso estudo. No vou me estender muito mais nesse assunto, mas vou colocar algumas questes sobre isso na lista de exerccios e tambm comentar alguns no fim da nossa aula. importante saber estas noes por que a Gesto de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos enquanto o mesmo possui valor primrio, ou seja, tem utilidade administrativa. Assim, somente se fala em Gesto de Documentos nos arquivos corrente e intermedirio, onde os documentos tm finalidades meramente administrativas. No arquivo
NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES permanente os documentos possuem outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa histrica, por exemplo. A Lei (8.159/91) define a Gesto de Documentos como o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Reparem que a Gesto de Documentos PARA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAO no arquivo intermedirio, pois quando o documento sofre sua destinao (eliminao ou guarda permanente), a Gesto de Documentos j cumpriu seu objetivo. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas relativos produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou o seu recolhimento para guarda permanente. Resoluo O item est correto. exatamente o que preceitua o texto da Lei 8.159/91, transcrito acima. A sua aplicao somente aos arquivos corrente e intermedirio se justifica pelos seus objetivos: nesses arquivos que os documentos so mais utilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo desse excesso em seu uso acarreta problemas como o acmulo desordenado de documentos (massa documental acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e a responsabilizao dos usurios. Ainda, como objetivos secundrios, procura reduzir os espaos ocupados pelos arquivos, o emprego de recursos humanos e materiais, facilitar e agilizar o acesso e a recuperao da informao quando necessrio. A Gesto de Documentos passa pelo controle em trs fases: a produo, a utilizao e a destinao. Vamos tratar de cada uma delas. A fase de produo onde os documentos so criados/confeccionados/recebidos e so inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so exercidas atividades que controlam a produo de documentos, como a elaborao de formulrios, estabelecimento de padres, verificao da necessidade do documento, etc. (STM/2011 Cespe/UnB) Na fase de produo, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criao ou extino de modelos, formulrios, cpias ou vias desnecessrias; propor consolidao de atos normativos; e participar da seleo de recursos humanos para rea arquivstica. Resoluo
NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES O item est correto. Na fase de produo aprendemos que so realizadas atividades que viabilizem a criao do documento, como a elaborao de normas, padres, estudos formulrios, ferramentas, etc. Inclui tambm a definio de pessoal a trabalhar com essas atividades, sua capacitao, seus conhecimentos e aptides. A fase de utilizao a onde os documentos so utilizados com a finalidade principal para que foram criados (valor primrio). Os documentos tramitam (se movimentam) internamente na instituio, percorrendo todo o caminho necessrio para que se cumpra uma atividade especfica. As atividades so de busca e localizao (protocolo), de anlise da importncia do documento (avaliao), de consulta e emprstimo, entre outras. (AGU/2010 Cespe/UnB) A fase da gesto de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria denominada fase de utilizao de documentos. Resoluo O item est correto. A fase de utilizao abriga as atividades de controle sobre o acesso, uso e guarda dos documentos, assim como sua localizao e recuperao. Todas as atividades que tratam do uso do documento encontramse nesta fase. A fase de destinao onde os documentos sofrem o fim que lhes determinado pelo processo de avaliao. Os destinos geralmente so sofridos quando os documentos cumprem seu prazo de reteno no arquivo intermedirio. Pode, contudo, ocorrer de o documento no precisar estar neste arquivo para sofrer a destinao; isto ser determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinao, que estudaremos mais adiante. Somente dois destinos so possveis para os documentos: a eliminao ou o recolhimento para o arquivo permanente. (ABIN/2010 Cespe/UnB) A fase de avaliao e destinao de documentos constitui parte do programa de gesto documental e composta pelas atividades de criao de formulrios, seleo de materiais e equipamentos, e normatizao do acesso documentao. Resoluo O item est incorreto. As atividades acima tm a funo de subsidiar a criao dos documentos. Portanto esto inseridos na fase de produo. A fase de destinao engloba atividades que do o devido fim ao documento de acordo com sua importncia. So elas: a avaliao (que estudaremos adiante), a elaborao de Tabela de Temporalidade, a determinao de listas e editais
NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES de eliminao, de modos e mtodos de eliminao de documentos, a possibilidade de doao dos documentos, etc. E depois dessas consideraes sobre a Gesto de Documentos, vamos ao primeiro contedo.
Arquivos Correntes e Intermedirios Passamos agora ao estudo dos arquivos corrente e intermedirio. Como dito no incio da aula, a compreenso da Teoria das Trs Idades fundamental, pois ser com base nela que todos os estudos e prticas sero desenvolvidos. Estudamos juntos os arquivos corrente e intermedirio porque as diferenas entre eles so pequenas. Alis, pelas caractersticas dos dois arquivos, alguns autores chegam a afirmar que o arquivo intermedirio uma extenso do arquivo corrente. A no ser pela frequncia de uso de seus documentos, no h diferenas significativas entre seus documentos. Vamos falar sobre cada um. Arquivos Correntes A primeira das fases, o arquivo corrente, guarda documentos que so consultados frequentemente pelo seu produtor. So documentos de grande valor primrio. Este arquivo vital para o funcionamento de toda instituio, pois abriga todos os documentos que foram e sero criados ou recebidos. Sua localizao deve ser a mais prxima possvel do produtor, para que possa ter acesso facilitado aos documentos. Entre suas atividades esto: Atividades de Protocolo e Expedio; Arquivamento, emprstimo e consulta; Avaliao de Documentos; Classificao de Documentos; Conservao de Documentos. Dica de prova: Nesta fase os documentos no so de interesse pblico, por mais que tenham o valor secundrio. Por isso o acesso aos documentos somente autorizado ao seu produtor, ou a terceiros com a permisso daquele. (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O acesso a documentos mantidos nos arquivos correntes aberto a todos os que necessitam das informaes contidas nesses documentos. Resoluo
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES O item est incorreto. Acabamos de ver que os documentos de arquivo corrente somente podem ser acessados pelo seu produtor. No caso de acesso a terceiros, somente pode ocorrer com a permisso do produtor. Arquivos Intermedirios Os arquivos intermedirios so a segunda fase, e so responsveis por guardar documentos ainda de valor primrio, mas que no so frequentemente utilizados. Sua localizao deve ser distante do produtor para viabilizar o fluxo do arquivo corrente. Suas atividades so: Arquivamento; Emprstimo e Consulta; Conservao de Documentos. Dica de prova: Os arquivos intermedirios devem ser entendidos como uma extenso dos arquivos correntes. Todas as atividades realizadas aqui so as mesmas do arquivo corrente, exceto por aquelas que controlam o fluxo de e documentos, pois no h movimentao de documentos (movimentao administrativa). (MPU/2020 Cespe/UnB) A fase arquivstica, o servio ou depsito de armazenamento temporrio esto associados ao conceito de arquivo intermedirio. Resoluo O item est correto. Pelo que estudamos, os arquivos intermedirios servem principalmente para auxiliar o fluxo de documentos no arquivo corrente. E pelo esquema da Teoria das Trs Idades, todo documento desta fase sofrer destinao, que a guarda permanente ou a eliminao. Portanto, todos os documentos desta fase so de armazenamento temporrio.
Protocolo Foi primordial que aprendssemos, antes de tudo, algo sobre a Gesto de Documentos, pois tudo o que vamos estudar de agora em diante, nesta aula, so algumas de suas atividades. Lembrando que a Gesto de Documentos o conjunto de atividades que busca gerenciar o ciclo dos documentos, desde sua produo at sua destinao. Ao estudarmos o protocolo, podemos perceber que um conjunto de atividades que est inserido na fase de utilizao da Gesto de Documentos.
NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio. A palavra protocolo, assim como arquivo, um termo polissmico, e pode significar: O nmero atribudo ao documento quando capturado pelo sistema da instituio. Neste caso chamamos de protocolo o nmero de registro que o documento recebe. Este nmero ser a identificao do documento dentro da instituio. muito utilizado em processos.
Documento com n de protocolo
Protocolo para recebimento e envio de documentos
O caderno, ou outro equivalente, onde se registra as movimentaes internas do documento. Neste caso o protocolo o caderno onde so feitas as anotaes sobre a movimentao do documento. O espao destinado para anotaes como o nmero do documento, a data de recebimento e a assinatura do destinatrio.
A unidade ou setor responsvel pela distribuio e movimentao de documentos dentro da instituio. O protocolo a porta de entrada e sada de documentos da instituio. Todos os documentos so recebidos, registrados e distribudos aos destinatrios. O mesmo Setor de Protocolo: ocorre com as movimentaes internas: responsvel pelo recebimento, distribuio e antes de seguir de um setor a outro, o envio de documentos. documento deve passar pelo protocolo antes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo tambm antes de ser enviado a outra instituio ou pessoa. As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e classificao, registro e movimentao. Algumas bancas ainda consideram a expedio como atividade de protocolo, mas infelizmente no podemos afirmar a posio da banca escolhida para o nosso concurso. Mesmo assim, quando uma banca considera a expedio como atividade de protocolo, ela a menciona nas questes. Caso no considere, no mencionar tal atividade. As atividades de recebimento e classificao so as seguintes: Recebe o documento; Separa os documentos oficiais dos particulares; Envia os documentos particulares aos seus destinatrios; Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;
NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios; Interpreta e classifica os documentos ostensivos; Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao. As atividades de registro e movimentao so as que tratam da distribuio, redistribuio e entrega dos documentos dentro da instituio. As atividades de expedio tratam da sada de documentos e correspondncias da instituio. Todos os documentos de carter oficial, mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve cuidar de envi-los para o ambiente externo instituio. Um cuidado muito importante que se deve ter o de associar as atividades de protocolo s funes de arquivo corrente! Pelas suas caractersticas, os arquivos correntes guardam documentos que esto em uso freqente ou constantemente consultados. Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de protocolo tambm so realizadas nos arquivos intermedirio e permanente. Ento, para no esquecer ou confundir: as atividades de protocolo somente so realizadas no arquivo corrente; e esto ligadas entrada e controle de documentos dentro da instituio. Os setores de protocolo podem receber vrias denominaes: Protocolo, Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentao, etc. Ento importante ter em mente que protocolo a atividade de controle! O nome do setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade. (EBC/2011 Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondncia ostensiva realizar a abertura dos envelopes e proceder leitura para encaminhamento, observando a existncia de antecedentes. Resoluo O item est correto. Segundo os procedimentos descritos, as correspondncias ostensivas (estudamos em nossa primeira aula, classificao dos documentos quanto natureza do assunto) devem ser abertas, lidas, bv destinatrios atravs do registro e movimentao.
(Correios/2011 Cespe/UnB) A expedio dos documentos de responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxlio do arquivo intermedirio para a realizao dessa atividade.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo O item est incorreto. Sabemos, de nossa primeira aula, que geral (ou central) e setorial so duas classificaes que podem ser atribudas ao arquivo corrente, de acordo com a extenso de sua atuao. At a o item est correto. Contudo, vimos que o protocolo vinculado somente ao arquivo corrente, e no ao intermedirio e permanente.
(Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do trmite documental. Resoluo O item est incorreto. Mais uma questo da prova dos Correios, tentando induzir ao mesmo erro. O protocolo uma das atividades da Gesto de Documentos, e sabemos que a Gesto de Documentos s vai at o arquivo intermedirio. Ainda, mesmo o protocolo est limitado e estritamente vinculado s atividades do arquivo corrente. Alm disso, os documentos do arquivo permanente no esto em trmite, pois no tem utilidade administrativa (sem valor primrio). Portanto no h nenhuma ligao entre protocolo e arquivo permanente.
(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O registro de documentos arquivsticos no protocolo consiste na vinculao de metadados ao documento que tramitar na organizao. Resoluo O item est correto. Os metadados so os dados do documento, como nmero, assunto, destinatrio, procedncia, data do recebimento ou produo, etc. A fase de registro consiste em inserir essas informaes no sistema de controle de documentos, para facilitar sua localizao e recuperao, alm de controlar seu trmite.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Avaliao de Documentos de Arquivo A avaliao atividade da Gesto de Documentos, em sua fase de destinao, e consiste em estudar a importncia que o documento tem para a instituio ou para a sociedade. Este estudo deve ser realizado por uma comisso formada especialmente para este fim, que a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Devem participar como membros efetivos dessa comisso um arquivista ou responsvel pelo arquivo, um membro da direo da instituio, um jurista e um profissional da rea financeira; e como membros eventuais devem participar os profissionais ligados rea de que trate o assunto do documento. (ABIN/2010 Cespe/UnB) No mbito da administrao pblica, a comisso de avaliao de documentos deve ser formada por um grupo multidisciplinar, encarregado da avaliao de documentos de um arquivo, que tenha como uma de suas atividades o estabelecimento de prazos de temporalidade para os documentos arquivsticos. Resoluo O item est correto. A comisso deve ser multidisciplinar, ou seja, composta por profissionais de diversas reas do conhecimento. E como resultado da avaliao surgem os prazos de guarda e a destinao dos documentos, conforme estudaremos agora. A avaliao deve ser feita enquanto os documentos ainda esto em fase corrente, para distinguir os documentos de valor eventual daqueles que possuem valor probatrio ou informativo. Deve ser evitada sua realizao no arquivo intermedirio, pois o processo se torna muito oneroso.
Classificao de Documentos de Arquivo Antes de iniciarmos, importante que no confundam a Classificao dos Documentos de Arquivo, estudada na aula 01, com esta que vamos estudar agora. O que vamos estudar agora so as atividades de Classificao de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um cdigo que corresponda ao seu ingresso no sistema de documentos de uma instituio. E tambm a atividade de Classificao, assim como o protocolo, uma das atividades de Gesto de Documentos, inserida na fase de utilizao. A classificao do documento feita no momento em que este chega ao protocolo e pelo profissional que o recebeu.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de classificao entendida como identificao do assunto no documento, localizao do assunto no cdigo de classificao e anotao do cdigo no documento para posterior recuperao somente pode ser realizada por arquivistas. Resoluo O item est incorreto. A classificao do documento realizada por qualquer profissional que esteja atuando no protocolo. no momento de sua entrada ali que o mesmo recebe o cdigo de classificao. A Classificao de Documentos o ato de atribuir um cdigo ao documento de acordo com o assunto de que ele trate. O cdigo dever ser aquele em vigor na instituio, e estabelecido pela Comisso Permanente de Avaliao. Esta comisso deve ser formada por profissionais das diversas reas do conhecimento e de atuao da instituio. Como vimos tambm, quando se tratar de documento ou correspondncia de carter ostensivo, a classificao deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve abrir a correspondncia ou documento, tomar conhecimento de seu contedo e de seu destinatrio, proceder classificao e encaminhar os documentos ao destinatrio. Ateno para que as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que a atribuio de classificar os documentos do arquivista, como na questo acima, o que no verdade: responsabilidade do setor de protocolo. O Plano de Classificao deve orientar os mtodos de arquivamento a serem utilizados pela instituio. Todos os documentos sero arquivados e ordenados seguindo a lgica e a orientao do Plano. Portanto, este deve ser o mais abrangente possvel, sempre abarcando todos os assuntos que interessam instituio. Ainda, este deve ser flexvel, capaz de atender as necessidades de mudanas das instituies, e sempre reservar espaos para assuntos e situaes que so desconhecidos das instituies, mas podem ocorrer. Os Planos ou Cdigos de Classificao so elaborados por uma comisso constituda exclusivamente para este fim, chamada Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Os planos podem seguir dois critrios: o estrutural, ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da instituio; e o funcional, que classifica os documentos de acordo com as atividades desenvolvidas pela instituio. Atualmente, de modo geral, mais recomendado que se utilize o critrio de classificao funcional, por ser mais flexvel. Caso uma instituio tenha optado por utilizar o critrio estrutural, ter que fazer mudanas no plano toda vez que criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por exemplo.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Quando se utiliza o critrio funcional, por mais que se modifique a estrutura de uma instituio, suas atividades permanecem as mesmas, pois seu objetivo foi definido no momento de sua criao. Abaixo esto dois exemplos de Cdigo de Classificao. O primeiro classifica os documentos de acordo com as funes da instituio que os produziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o assunto de que tratam, independente da rea de atuao da instituio.
Como podem perceber, os documentos recebem cdigos de acordo com a funo da instituio. Esta funo dividida em subfunes, atividades e tarefas. Sempre se vai do geral para o especfico.
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Reparem que os assuntos so subdivididos do geral para o particular. (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificao organizacional pressupe que os documentos sejam agrupados de acordo com a funo. Resoluo
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES O item est incorreto. Vimos que a opo pelo critrio estrutural pressupe o agrupamento pela estrutura da organizao, ou pelo assunto. Muito importante que saiba tambm que, por fora da Resoluo CONARQ n 14, todas as entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) devem adotar o Cdigo de Classificao para documentos da atividade meio institudo por eles, e ainda elaborar um cdigo para documentos das atividades fim nos mesmos moldes daquele adotado para a atividade meio. Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (rgos e entidades pblicas federais, estaduais, municipais, do DF e alguns privados que integram o sistema) devem adotar, para os documentos relativos atividade meio, o Cdigo elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da atividade fim, cada instituio dessas tem autonomia para elaborar o prprio, contanto que siga o mesmo padro daquela adotada para os documentos da atividade meio. o caso da Polcia Federal. A classificao deve ser realizada por profissional habilitado para este fim, e seguir algumas operaes e rotinas. As operaes so: ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto dever ser classificado e quais as referncias cruzadas que lhe correspondero. A referncia cruzada um mecanismo adotado quando o contedo do documento se refere a dois ou mais assuntos. CODIFICAO: consiste na atribuio do cdigo correspondente ao assunto de que trata o documento. E as rotinas de classificao so as seguintes: 1. Receber o documento para classificao; 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundrio(s) de acordo com seu contedo; 3. Localizar o(s) assunto(s) no Cdigo de classificao de documentos de arquivo, utilizando o ndice, quando necessrio; 4. Anotar o cdigo na primeira folha do documento; 5. Preencher a(s) folha(s) de referncia, para os assuntos secundrios. Lembrando que estas diretrizes so estabelecidas pelo documento anexo Resoluo CONARQ n 14. Portanto importante conhecer um pouco mais o seu contedo: mesmo que no tenha sido pedido no edital, pode ajudar a todos a responder muitos itens sobre o assunto. (Correios/2011 Cespe/UnB) Quando os documentos so organizados a partir de um plano de classificao nos arquivos correntes, desnecessrio elaborar novo plano de classificao no arquivo intermedirio.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo O item est correto. Os documentos, nos dois arquivos, tm a mesma funo: servir administrao. A nica diferena vai ser a freqncia de uso entre eles. Assim, tambm devem ter a mesma classificao. A classificao pode ser alterada quando o documento recolhido ao arquivo permanente, pois agora sua funo outra: servir de fonte de pesquisa. Desde que respeitado o princpio da Provenincia (aula 01), nada impede a reclassificao, ou arranjo, do conjunto documental. Essa Resoluo do CONARQ estabelece que a classificao dos documentos seguir o mtodo decimal. Assim, o sistema dividido em dez classes, sendo nove especficas e uma para generalidades. Assim temos, segundo a resoluo: Classe Classe Classe Classe Classe Classe Classe Classe Classe Classe 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900
Ainda, segundo o documento, as classes 000 e 900 j foram destinadas aos documentos da atividade meio, cabendo a cada rgo e entidade desenvolver as demais classes (de 100 a 800) de acordo com suas atividades fim. A classe 000 est destinada a Administrao Geral, e a 900 est destinada a generalidades, ou a documentos cujo assunto no se encontra no cdigo. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Aos rgos e entidades que adotarem o cdigo de classificao da rea-meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especficas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela instituio arquivstica pblica federal. Resoluo O item est incorreto. A parte que nos interessa est certa, pois as entidades devem desenvolver as demais classes de acordo com suas atividades fim. Contudo, o item est incorreto por que afirma que esse desenvolvimento deve ser aprovado pela instituio arquivstica federal, no caso o Arquivo Nacional, quando na verdade deve ser aprovado pela instituio arquivstica na respectiva esfera de competncia (federal, estadual, do DF ou municipal, conforme for o caso). Como exemplo, o Plano obtido a partir do
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES desenvolvimento das classes para a Polcia Federal deve sim ser aprovado pelo Arquivo Nacional. Mas o Plano obtido a partir do desenvolvimento das classes para a Polcia Civil de um determinado estado fica sujeito aprovao do arquivo pblico deste estado.
Arquivamento e Ordenao de Documentos de Arquivo O arquivamento o conjunto de tcnicas e procedimentos que visa ao acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo. Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e a vertical. Arquivamento Horizontal: os documentos so dispostos uns sobre os outros, deitados, dentro do mobilirio. indicado para arquivos permanentes e para documentos de grandes dimenses, pois evitam marcas e dobras nos mesmos. Arquivamento Vertical: os documentos so dispostos uns atrs dos outros dentro do mobilirio. indicado para arquivos correntes, pois facilita a busca pela mobilidade na disposio dos documentos. Para o arquivamento e ordenao dos documentos no arquivo, devemos considerar tantos os mtodos quanto os sistemas. Os Sistemas de Arquivamento nada mais so do que a possibilidade ou no de recuperao da informao sem o uso de instrumentos. No fiquem alarmados, o nome grande, mas o conceito fcil! Tudo o que isso quer dizer apenas se precisa ou no de uma ferramenta (ndice, tabela ou qualquer outro semelhante) para localizar um documento em um arquivo. Quando NO H essa necessidade, dizemos que um sistema direto de busca e/ou recuperao, como por exemplo, os mtodos alfabtico e geogrfico, que estudaremos nesta aula. Quando H essa necessidade, dizemos que um sistema indireto de busca e/ou recuperao, como so os mtodos numricos. Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que no aparece em provas, mas que serve apenas para agregar o mtodo alfanumrico, que estudaremos adiante. Este mtodo se caracteriza pela necessidade parcial da utilizao de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela para localizar uma estante, mas no para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da localizao da estante, a prateleira ser localizada de forma direta.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Como dito antes, o concursando deve guardar esses conceitos, pois tm relao com o assunto da aula de hoje, os Mtodos de Arquivamento. Agora vamos a eles. Os mtodos de Arquivamento so os CRITRIOS que determinam o modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca dos mesmos (recuperao da informao). Esses mtodos de arquivamento so divididos em duas classes, os bsicos e os padronizados (no confundir com a diviso em dois sistemas, o direto e o indireto). Vamos tratar deles detalhadamente. Os mtodos de arquivamento, como j dito, se dividem em duas classes, que so os mtodos bsicos e os mtodos padronizados. Por sua vez, pertencem classe dos bsicos quatro mtodos: alfabtico, numrico, geogrfico e ideogrfico. classe dos padronizados pertencem outros cinco mtodos: variadex, automtico, soundex, mnemnico e rneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas:
MTODOS BSICOS
MTODO ALFABTICO O candidato deve prestar especial ateno a este mtodo, pois o mais cobrado em provas! Esse mtodo consiste em simplesmente organizar um
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, necessrio seguir um conjunto de regras para a organizao de um arquivo com esse mtodo. exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o examinador procura saber se o candidato tem o domnio dessas regras. Vantagens: agilidade na recuperao da informao/documento, custo baixo, de fcil implantao e assimilao. Desvantagens: apresenta mais ocorrncias de erros no momento do arquivamento. Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas para recuperao da informao/documento. A princpio, pode-se escolher entre dois critrios: letra por letra ou palavra por palavra. A escolha de um implica na excluso do outro. Vamos, no exemplo, arquivar os documentos de nome Alfredo Del Frete e Carlos De Penedo. Na ordenao alfabtica, o sobrenome sempre vem antes do nome e em CAIXA ALTA. Assim, vamos arquivar utilizando os dois critrios:
Com essas orientaes iniciais, vamos s regras desse mtodo. Todas as regras de alfabetao so muito fceis. Isso mais um motivo para que o concursando as tenha decorado. Apesar da quantidade (treze), vero que memoriz-las no difcil, e naturalmente, ao resolver alguns exerccios, elas viro a mente. Vamos elas: Regra 01: Em nomes de pessoas fsicas considera o ltimo sobrenome e depois o prenome. Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabtica considera-se a ordem do prenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Dica de prova: Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel Como os sobrenomes so iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL. Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hfen no se separam. Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou So no se separam. Ex: Sidney Santa F ------------------------SANTA F, Sidney Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos Pedro Carlos So Domingos ---------- SO DOMINGOS, Pedro Carlos Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tem precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Ex: S. Ferreira ------------------------------ FERREIRA, S. Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo Regra 05: Os artigos e preposies a, o, de, d, da, do, e, um, uma NO SO considerados parte integrante do ltimo nome. Ex: Joo dAlencar ------------------------------ ALENCAR, Joo d Silveira dAlmeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d Jos de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, Jos de Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Jnior, Neto e Sobrinho, so considerados parte integrante do ltimo nome, mas NO SO considerados na ordenao alfabtica. Ex: Laura Barros Neto --------------------- BARROS NETO, Laura Ricardo Barros Filho ------------------- BARROS FILHO, Ricardo Alencar Manfredo Sobrinho ----------- MANFREDO SOBRINHO, Alencar Camila Pitanga Jnior ------------------ PITANGA JNIOR, Camila Como os nomes que indicam grau de parentesco no so considerados na ordenao, analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO. Dica de prova: A exceo a esta regra se d quando no h outro elemento para fazer a ordenao alfabtica. Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato 21 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato Como os prenomes e sobrenomes so iguais, devemos considerar que o F de FILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de SOBRINHO. Regra 07: Os ttulos no so considerados na ordenao alfabtica. Eles devem ficar entre parnteses aps o nome completo. Ex: Ministro Guido Mntega ------------------ MNTEGA, Guido (Ministro) Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor) Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel) Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHIS E ORIENTAIS, so considerados pelo ltimo sobrenome. Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles John Kenedy --------------------------------- KENEDY, John Jill Valentine -------------------------------- VALENTINE, Jill Regra 09: As partculas de nomes estrangeiros PODEM OU NO ser consideradas. O mais comum consider-las parte integrante do sobrenome quando comeadas com letra maiscula. Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di Sandra De Penedo --------------------------- DE PENEDO, Sandra Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta July OBrien ----------------------------------- OBRIEN, July Regra 10: Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que indica a famlia do pai. Ex: Sanches Camacho Guerra ----------- CAMACHO GUERRA, Sanches Maria Diaz Herrera --------------------DIAZ HERRERA, Maria Mercedez Lopez Hernades ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e rabes) so registrados exatamente como se apresentam. Ex: Ali Mohamed ----------------------- ALI MOHAMED Deng Yutang ---------------------- DENG YUTANG Omar Saad ------------------------ OMAR SAAD Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os ARTIGOS E PREPOSIES NO SO CONSIDERADOS NA ALFABETAO. Estes devem ficar aps o nome, entre parnteses, para facilitar a ordenao. Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE Fundao So Martinho ----------------- FUNDAO SO MARTINHO O Globo ----------------------------------- GLOBO (O) The New York Times --------------------- NEW YORK TIMES (The)
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES El Pas ------------------------------------- PAS (El) Regra 13: Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, encontros e assemelhados, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer no fim, entre parnteses. Ex: 3 Congresso de Arquivistas -- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3) XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII) Nona Reunio de Veteranos --- REUNIO DE VETERANOS (Nona) Essas regras no so absolutas. Elas podem ser modificadas para melhor atender as necessidades do usurio. No caso de pessoas fsicas ou jurdicas, registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva. Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO) Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PEL)
MTODO GEOGRFICO Esse mtodo considera como elemento principal para recuperao da informao o LOCAL do documento. Em prova, o examinador poder optar por usar o termo arquivstico PROCEDNCIA, que significa tambm o local; portanto, caso se deparem com esse termo numa prova, no se preocupem. Vantagens: ordenao alfabtica, fcil de usar. Desvantagens: uso de duas classificaes, o que pode gerar confuses. Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas para busca e recuperao. Existem trs formas de ordenao. Vamos a elas. Forma 1: Estado Cidade Correspondente: considera a ordenao por estados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes devem vir primeiro, e as cidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabtica. Ex: Acre Rio Branco ANGELIM, Raimundo Acre Assis Brasil SILVRIO, Jorge Acre Capixaba SANTANA, Joo Acre Porto Acre ARAGO, Vilas Boas Bahia Salvador SANGALO, Ivete Bahia gua Fria AMADEO, Srgio So Paulo Campinas DOLORES, Maria Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados em ordem alfabtica, depois suas cidades, priorizando as capitais. Como no exemplo acima, Rio Branco vem em primeiro lugar por ser a capital do estado, e Salvador vem antes das demais pelo mesmo motivo.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecer a ordem dos nomes, comeando pelo sobrenome e depois pelo prenome. Ex: Bahia Salvador GIL, Gilberto Bahia Salvador GIL, Preta Bahia Salvador VELOSO, Caetano Forma 2: Cidade Estado Correspondente: considera a ordenao por cidades. Nesta forma de ordenao, no h necessidade de priorizar as capitais. Ex: Areal Rondnia VALENTIN, Mrcio Diadema So Paulo CAVALCANTI, Roberto So Paulo So Paulo ALEXANDRINO, Marcelo Ilhus Bahia SILVA, Joo Forma 3: Pas Cidade Correspondente: prioriza a ordem alfabtica dos pases. Nesta forma tambm obrigatria a prevalncia da capital sobre as demais cidades. Ex: Brasil Rio de Janeiro GLOBO (O) Portugal Lisboa FERREIRA, Manoel Portugal Coimbra VAZ, Joaquim Esse mtodo muito simples. Mesmo nas questes de provas no apresentam dificuldades: O mesmo procedimento deve ser adotado para os outros critrios de arquivamento (lembre-se que no critrio CIDADE-ESTADO-CORRESPONDENTE no obrigatrio priorizar as capitais). MTODO NUMRICO Considera como elemento principal o nmero para busca e recuperao da informao/documento. Vantagens: diminui os erros de arquivamento. Desvantagens: exige pesquisa em ndices ou tabelas, o que diminui a agilidade na busca e recuperao da informao. Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentas para recuperao da informao (tabela ou ndice). Est dividido em trs formas: numrico simples, numrico cronolgico e dgito terminal. Vamos a eles. Numrico Simples: no requer qualquer planejamento inicial, bastando arquivar os documentos em orem numrica. Deve-se apenas cuidar de elaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmo nmero. O documento receber um nmero da pasta + um nmero sequencial (ou tambm nmero de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu rearquivmento, evita extravios e possibilita a utilizao de pastas que venham a vagar (ficar sem uso).
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Ex: 1026 518 (o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o seqencial dentro da pasta) Numrico Cronolgico: considera a data como principal elemento de busca e recuperao. Aqui se numera o documento, e no a pasta. mais utilizado em sistemas de protocolos. Os documentos so ordenados em seqncia cronolgica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registro que venha a ser desocupado somente se houver coincidncia de data. Ex: 01-02-2001/027 (o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento. Lembrando que o formato pode variar, sendo a data colocada depois do seqencial ou de forma reduzida, por exemplo) Numrico Dgito-Terminal: considera o nmero do prprio documento como elemento principal de ordenao. usado principalmente quando h grande volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua recuperao. Diferente dos outros mtodos numricos, que atribuem um nmero ao documento (cronolgico) ou pasta (simples), este mtodo, como j dito, utiliza o nmero do prprio documento, fazendo apenas uma releitura. O nmero dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura feita da direita para a esquerda. Ex: Circular n 256.741 (mtodo numrico simples). O nmero de arquivamento ser: 25-67-41 41 grupo primrio ou inicial, indicando a gaveta 67 grupo secundrio, indicando a guia 25 grupo tercirio, atribudo ao documento na guia (posio). Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primrio. Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundrio e tambm ordenamos do menor para o maior. Se tambm for repetido, devemos observar o grupo tercirio e repetir o procedimento. Ex: O GP 95 SE REPETE, ENTO CONSIDERAMOS QUE O GT GS GP GS 85 MENOR DO QUE O GS 92, POR ISSO VEM 25 85 95 PRIMEIRO. 86 92 95 APRESAR DO GT 06 E DO GS 07 SEREM OS MENORES, 06 07 98 DEVEMOS PRIORIZAR O GP 98, QUE O MAIOR E POR ESSA RAZO EST POSTERIOR AOS DEMAIS.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES MTODO IDEOGRFICO Este mtodo tambm requer uma ateno especial do concursando. No to freqente em provas quanto o mtodo alfabtico, mas possui muitas subdivises, o que facilita sua confuso e induo ao erro por falta de ateno. Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas usado principalmente em arquivos especializados. Desvantagens: muitas subdivises Sistema: Como possui muitas subdivises, pode pertencer aos dois sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas est sendo utilizada. O mtodo ideogrfico est dividido em duas classes, quais sejam a alfabtica e a numrica. A numrica, por sua vez, est dividida em duas subclasses, quais sejam: o dicionrio e a enciclopdica; e a classe numrica est dividida em trs subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e a unitermo. Vamos observar o esquema:
Mtodo alfabtico dicionrio: nesse mtodo, os documentos so colocados em rgida ordem alfabtica CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento principal a ser ordenado. Essa a principal diferena entre este e mtodo alfabtico: aquele considera o correspondente como principal elemento de ordenao, enquanto este considera o assunto. Ex: Arquivo Corrente Arquivo Intermedirio Arquivo Permanente Compras Distribuio Estoque Informtica Livros Manuais Manuteno de Computadores Protocolo Publicaes Como se v, os assuntos so divididos em ordem alfabtica por assunto. Esses assuntos so colocados na guia que separa os documentos.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Mtodo alfabtico enciclopdico: esse mtodo similar ao alfabtico, com a diferena de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA O ESPECFICO! Nesse caso, no basta classificar os assuntos em ordem alfabtica, mas tambm haver uma subclassificao. Ex: ARQUIVO CORRENTE Protocolos ARQUIVO INTERMEDIRIO ARQUIVO PERMANENTE ESTOQUE Compras Distribuio INFORMTICA Manuteno de computadores PUBLICAES Livros Manuais O concursando dever ter uma ateno especial a esse mtodo, pois pode ser difcil realizar essa atividade. A idia escolher uma classe que seja comum a outras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuio, que se referem a materiais, so comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque como a classe comum s outras. Mtodo numrico duplex: esse mtodo uma variao do enciclopdico. No apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um ndice numrico antes das classificaes. Tem a vantagem de possibilitar a abertura ilimitada de classes. Ex: 1. ARQUIVO CORRENTE 1-1. Protocolos 2. ARQUIVO INTERMEDIRIO 3. ARQUIVO PERMANENTE 4. ESTOQUE 4-1. Compras 4-2. Distribuio 5. INFORMTICA 5-1. Manuteno de computadores 6. PUBLICAES 6-1. Livros 6-2. Manuais
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES O candidato deve atentar para o acrscimo da notao numrica. Os nmeros com traos indicam que o assunto se trata de uma subclasse, pertencendo a uma classe maior. Mtodo numrico decimal: baseia-se no sistema decimal de Dewey. Melvil Dewey foi um bibliotecrio dos Estados Unidos que viveu no sculo XIX. conhecido nas cincias da documentao e informao por dividir o saber humano em nove classes principais e uma dcima, que de conhecimento geral. Essas classes so divididas em subclasses, que por sua vez so divididas em grupos, subgrupos, etc. A classe principal composta por trs algarismos e se separa das subclasses por um ponto. Quanto parte decimal (subdiviso), ela pode ou no existir. Ex: Classes 0 Geral 1 Departamento Pessoal 2 - Arquivo Com as divises das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria: 100 DEPARTAMENTO PESSOAL 110 Admisso 111 Exame mdico 112 Documentos 112.1 Documentos recebidos 112.2 Documentos pendentes 113 Assinatura do contrato 120 Frias 130 Demisso 200 ARQUIVO => Subdiviso da classe 2 Esse mtodo apresenta grandes desvantagens, como a limitao de apenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades das instituies, o que pode gerar muito trabalho. O concursando tambm deve saber que esse o mtodo adotado em TODA A ADMINISTRAO PBLICA A NVEL FEDERAL, por fora da Resoluo n 14 do Conselho Nacional de Arquivo CONARq. Mtodo numrico unitermo: tambm conhecido como indexao coordenada, esse mtodo tem como base a analogia, e usado em arquivos especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vo de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um nico termo. Para cada documento temos uma ficha-ndice que fornece uma descrio minuciosa do documento a que se refere.
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So Paulo
0 15
2 24
4 55
5 18
6 26
7 32 7
8 26 14 8 47
9 05 23 9
RAMOS, Edson, Carvalho
0 07 0
1 55
2 25 48 2 95
4 17
Admisso
5 33
6 95
1 58
4 12
6 06
7 01
9 15 82
Dica de prova: O concursando no deve se aprofundar muito no estudo desse mtodo, pois muito difcil de ser cobrado em prova. Mas, caso aparea, a dica muito simples: basta observar quais os nmeros se repetem nas fichas. Eles sero a resposta do item. No nosso exemplo, so os nmeros 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relao com outros assuntos. Dica de prova: O concursando tambm deve ter em mente que, devido ao tamanho do nome, os mtodos ideogrficos costumam vir com seus nomes mais simples (dicionrio, enciclopdico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o mtodo duplex consiste em... Assim, cuidado para no confundir com outros mtodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o mtodo unitermo pertence ao numrico, quando na verdade pertence ao ideogrfico. Podemos perceber que o mtodo de arquivamento agrupa os assuntos do geral para o especfico. O mtodo que se baseia nesse critrio o enciclopdico, indicado na alternativa de letra A.
MTODO ALFANUMRICO O mtodo alfanumrico surgiu para combinar a simplicidade do mtodo alfabtico com a rapidez do mtodo numrico. Como o mtodo alfabtico pertence ao sistema direto e o mtodo numrico pertence ao sistema indireto, o mtodo alfanumrico pertence ao sistema semidireto. Quanto sua aplicao e funcionamento, no h com o que se preocupar, pois as bancas no costumam pedir nada que v alm das
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES informaes acima. Basta que o candidato saiba que um mtodo que combina letras e nmeros, e pertence ao sistema semidireto.
MTODOS PADRONIZADOS
Os mtodos padronizados no devem ser objeto de preocupao do concursando, pois eles raramente caem em concursos. So cinco tipos que se enquadram. Vamos a eles; Mtodo Variadex: extremamente simples, tratando apenas de se acrescentar CORES ordenao alfabtica. Contudo, devemos observar alguns procedimentos: as cores devem ser atribudas em relao segunda letra do nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias. Ex: MIRANDA JNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARq: A D e abreviaes = ouro ou laranja E H e abreviaes = rosa ou amarelo I N e abreviaes = verde O Q e abreviaes = azul R Z e abreviaes = palha ou violeta O concursando no precisa decorar essa tabela. Alm dessas definies de cores no serem definitivas (so cambiveis de acordo com as convenincias da instituio), elas aparecero na prova, caso tenha alguma questo que trate desse assunto. Retomando, esse mtodo um complemento do mtodo alfabtico, apenas acrescentando cores. Mtodo Automtico: utilizado para arquivar nomes, fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores para evitar o acmulo de pastas com sobrenomes iguais. muito utilizado em empresas que possuem vrios fornecedores e clientes. Mtodo Soundex: utilizado tambm para arquivar nomes, mas se utiliza da semelhana sonora entre eles. Ex: FERREIRA, Paulo Duque. PEREIRA, Ricardo Santos.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Como se pode observar, os nomes possuem semelhana sonora (tambm conhecida como rima). Por isso ficam arquivados prximos. Mtodo Mnemnico: funciona fazendo uma codificao do assunto por combinao de letras e nmeros. Aqui, as letras so consideradas smbolos, cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse mtodo tem o objetivo de auxiliar a memria do arquivista para agilizar a recuperao da informao. Mtodo Rneo: uma verso mais antiga do mtodo automtico. Funciona da mesma forma, fazendo uma combinao de letras, nmeros e cores. Dica de prova: a razo para falar to pouco sobre os mtodos padronizados que no so comuns em provas de concursos. O mtodo automtico, apesar de muito eficiente, no usando na Administrao Pblica, somente em empresas privadas. O mtodo soundex no aplicado no Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns pases da Europa. Os mtodos mnemnico e rneo eram usados com freqncia, mas ficaram obsoletos com os avanos tecnolgicos. Ento para concursos de nvel mdio, A NO SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECFICO NA REA DE ARQUIVO, OU PARA UM CARGO EM RGO DE ARQUIVO, OS MTODOS PADRONIZADOS NO APARECEM! Mas essa no uma afirmao to concreta. O que quero com isso chamar a ateno do concursando para mostrar que O NICO MTODO PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO O VARIADEX. Caso os outros apaream em algum item, suficiente que o concursando saiba seu nome, sua definio (como funciona) e a que classe pertence (padronizados) para no confundi-los com os mtodos bsicos. (DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos. Resoluo O item est incorreto. Vimos que o tipo horizontal adequando para arquivos permanentes, pois ali no h freqncia em consulta a documentos, e para documentos em grandes dimenses, pois ajuda na sua preservao.
(FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordem alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema numrico. Resoluo O item est incorreto. O mtodo alfabtico no considera de forma alguma nenhum sistema numrico para sua ordenao. Ainda, o mtodo que
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES considera o assunto o ideogrfico. O alfabtico considera apenas o nome do correspondente.
(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao. Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antnio. Resoluo O item est correto. A ordenao dos nomes est de acordo com o que ditam as regras de alfabetao.
(STJ/2008 Cespe/UnB) A disposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva pra nomes de pessoas. Resoluo O item est incorreto. Algumas regras se aplicam a nomes de instituies e nomes de eventos.
(TRE-MT/2005 Cespe/UnB) Na adoo do mtodo de arquivamento geogrfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da Federao, na seqncia so ordenadas as capitais seguidas dos demais municpios. Resoluo O item est correto. Nas formas 01 e 03 h a necessidade de priorizar as capitais para a ordenao dos documentos.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo Mais uma vez precisaremos da Gesto de Documentos para continuar os nossos estudos. Lembrando que a Gesto de Documentos composta por atividades e se divide em trs fases: produo, utilizao e destinao. Vamos passar agora fase de destinao de documentos, onde realizada a mais complexa das atividades: a Avaliao de Documentos. Esta atividade, como j estudamos na Classificao de Documentos, realizada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A comisso deve ser formada por arquivistas, profissionais da rea de contabilidade, direito, administrao, por representantes da direo e profissionais que trabalham diretamente com as atividades fim da instituio. Ela deve ser convocada quando da elaborao da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificao, assim como quando for necessrio implementar mudanas nessas ferramentas. Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificao so resultado direto dos trabalhos da Comisso Permanente de Avaliao. Ento, por definio, a Tabela de Temporalidade a ferramenta da Gesto de Documentos resultante da atividade de avaliao documental. Ela determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como sua destinao final (se sero eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente). Para tanto, necessrio que vocs observem mais uma vez o esquema grfico da Teoria das Trs Idades, apresentado no incio da aula. Novamente voltando Resoluo CONARQ n 14, a Tabela de Temporalidade para os documentos da atividade meio j est definida, cabendo aos rgos e entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim. Vamos ver uma parte da Tabela de Temporalidade do CONARQ
Observem que a Tabela traz o assunto, o cdigo de classificao, o prazo de guarda nos arquivos corrente e intermedirio, e sua destinao final.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A classificao ajuda a definir a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial para a sua recuperao. Resoluo O item est correto. A partir da classificao, podemos ter noes da disposio fsica dos mobilirios no arquivo para melhor organizar os documentos.
(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A elaborao da tabela de temporalidade deve fundamentar - se nas funes e atividades desempenhadas por determinado rgo. Resoluo O item est incorreto. O que deve basear-se nas funes e atividades, como vimos, o Plano de Classificao de Documentos.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinao final dos documentos, resultado direto do processo de avaliao, denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da atividade-meio. Resoluo O item est incorreto. O instrumento que determina os prazos a Tabela de Temporalidade de Documentos.
(MS/2010 Cespe/UnB) A tabela de temporalidade um instrumento de destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. Resoluo O item est correto. A Tabela de Temporalidade determina todos os prazos em relao aos documentos, e tambm sua destinao.
(STM/2011 Cespe/UnB) O ano a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Resoluo O item est correto. Pela observao do exemplo da figura acima, que uma parte da tabela elaborada pelo CONARQ, todos os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermedirio so expressos em anos. Mesmo com a ocorrncia, em alguns casos, do termo enquanto vigora, o tempo ainda considerado em anos. A utilizao desse termo s explica pela incapacidade de se determinar a quantidade de tempo (em anos) que o documento poder permanecer no arquivo corrente. Ento, caso algum documento deixe de ter freqncia em seu uso na metade do perodo de ano, ele ainda ser corrente at que se feche o ciclo do ano. Vale lembrar ainda que o prazo de guarda dos documentos comea a contar da data da sua produo. No arquivo corrente, que onde o documento criado, o prazo de guarda comea a contar de sua produo, mesmo que ainda no tenha sido utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermedirio, o prazo de guarda comea a contar do momento da sua transferncia. E mais importante ainda: a Tabela no define prazos de guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram devero ser mantidos indefinidamente, pelo mximo de tempo possvel. Alm disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade resultado da Avaliao de Documentos, que atividade da Gesto de Documentos; e a Gesto de Documentos pra no arquivo intermedirio. (STM/2011 Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de temporalidade, so precedidos das unidades de classificao. Resoluo O item est correto. Vimos que os elementos da tabela so: o assunto, o cdigo de classificao, o prazo de guarda nos arquivos corrente e intermedirio, e sua destinao final.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios
01 - (INSS/2008 Cespe/UnB) No que se refere ao documento, valor mediato corresponde a valor primrio ou administrativo. 02 - (MS/2010 Cespe/UnB) A tabela de temporalidade um instrumento de destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. 03 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Na tabela de temporalidade, o campo que indica a destinao final dos documentos apresenta as possibilidades de eliminao, de guarda eventual e de guarda permanente. Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do sculo XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto a concepo terica e os desdobramentos prticos da gesto ou a administrao de documentos estabelecidos aps a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvrsias e ainda restrito, como experincia, a poucos pases. Jos Maria Jardim. O conceito e a prtica da gesto de documentos. Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n. 2, p. 35-42, jul.-dez./1987 (com adaptaes). Tendo como referncia inicial o texto acima e a respeito da gesto de documentos, julgue os itens que se seguem. 04 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A gesto de documentos surgiu com o objetivo de resolver os problemas de preservao dos documentos de valor primrio dos arquivos permanentes das organizaes pblicas e privadas. 05 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) Os documentos que formam os arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de trabalho de uma organizao e so caracterizados pela possibilidade de terem valor administrativo, tcnico ou legal. 06 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A implantao de um sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos torna desnecessria a manuteno das atividades tpicas de um protocolo. 07 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) O volume geral atual dos conjuntos documentais e seu ndice de acumulao anual tm pequena ou quase nenhuma influncia na deciso de eliminao ou preservao permanente dos documentos de arquivo.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 08 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A fase de utilizao e manuteno dos documentos de um programa de gesto de documentos inclui uma das atividades mais complexas dessa gesto: a avaliao. 09 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Os gestores dos sistemas de informao e de tecnologia da informao so os responsveis, em todos os nveis, pela produo e pelo uso dos documentos arquivsticos, de acordo com o programa de gesto de documentos. 10 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A gesto documental e a proteo a documentos de arquivo so deveres do poder pblico definidos na legislao brasileira porque tais documentos, alm de teis como instrumento de apoio administrao, so elementos de prova e informao, valiosos para a cultura e o desenvolvimento cientfico. 11 - (STM/2011 Cespe/UnB) Fatores ligados preservao devem ser considerados na produo documental. Por exemplo, documentos de valor permanente devem ser produzidos em papel alcalino. 12 - (MS/2010 Cespe/UnB) Nos rgos ou instituies pblicas, protocolo geralmente o setor encarregado de atividades como recebimento, expedio, registro, distribuio e controle da movimentao de documentos em trmite. 13 - (MPU/2010 Cespe/UnB) O setor de protocolo tambm responsvel pelo recebimento, pela movimentao e expedio dos documentos. 14 - (MPU/2010 Cespe/UnB) O registro, uma das operaes tcnicas do sistema informatizado de gesto arquivstica de documentos de arquivo, desenvolvido pelo setor de protocolo. 15 - (MPU /2010 Cespe/UnB) A tramitao uma atividade desenvolvida pelos setores de trabalho responsveis pela demanda contida nos documentos, no sendo uma atividade de protocolo. 16 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) A correspondncia particular recebida nos servios de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuda ao destinatrio. 17 - (MS/2010 Cespe/UnB) A adoo de um ou mais critrios de classificao para uma srie documental permite agilizar a consulta aos documentos, evitando que seja necessrio consultar dezenas de documentos com a finalidade de localizar um especfico; os critrios mais utilizados so o temtico, o alfabtico, o cronolgico e o numrico. 18 - (STJ/2008 Cespe/UnB) A organizao e a classificao dos documentos de uma organizao devem ser feitas por tipo documental. 37 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 19 - (STM/2011 Cespe/UnB) A classificao arquivstica uma sequncia de operaes que visa organizar os documentos de um arquivo ou de uma coleo segundo um plano de classificao. 20 - (TRT-16/2005 Cespe/UnB) Datas-limites corresponde ao elemento de identificao cronolgica de uma unidade de arquivamento, em que so indicadas as datas de incio e trmino do perodo abrangido. 21 - (MEC/2009 Cespe/UnB) Quando as pastas que contm documentos de arquivo de determinado setor so dispostas pelo nome dos correspondentes, isso caracteriza a utilizao do mtodo de arquivamento do tipo unitermo. 22 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) A localizao dos documentos de arquivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de um ndice ou de um cdigo. 23 - (MEC/2009 Cespe/UnB) O arquivamento horizontal permite consulta rpida e evita manipulao ou remoo de outros documentos. 24 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Uma das vantagens apresentadas pelo mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de documentos. 25 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) O recolhimento a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermedirios e tem como objetivo racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localizao dos documentos, liberando espaos e economizando recursos materiais. 26 - (STM/2011 Cespe/UnB) Gesto de documentos o sistema de controle sobre a produo e manuteno de documentos nas fases corrente e intermediria, por meio de registros, listagens, ndices e planos de arquivamento. 27 - (STM/2011 Cespe/UnB) Os mtodos bsicos de arquivamento so alfabtico, geogrfico, numrico e ideogrfico. 28 - (STM/2011 Cespe/UnB) O mtodo alfanumrico um mtodo do sistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde este se encontra guardado. 29 - (STJ/2008 Cespe/UnB) O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex. 30 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) O mtodo numrico simples determina a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em trs grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES 31 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Na ordenao geogrfica de documentos relativos correspondncia com outros pases, deve-se alfabetar em primeiro lugar o pas, seguido da cidade e do correspondente. Por exemplo: Frana Paris - Duchein, Michel. 32 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) A localizao dos documentos de arquivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de um ndice ou de um cdigo. 33 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Os documentos relativos s atividadesmeio no constantes da tabela de temporalidade de documentos, elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), devem ser submetidos s comisses permanentes de avaliao de documentos dos rgos envolvidos, que estabelecero os prazos de guarda e destinao, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Gabarito Comentado
Item
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Resposta
Errado Certo Errado Errado Certo Errado Errado Errado Errado Certo Certo Certo Certo Errado Errado Errado Errado Errado Errado Certo Errado Errado Errado Certo Errado Certo Certo Errado Errado Errado Certo Errado Errado
Comentrio
O valor primrio est ligado aos objetivos de sua criao, portanto imediato. O valor mediato est ligado aos objetivos diferentes daqueles de sua criao. A Tabela de Temporalidade determina todos os prazos de guarda dos documentos, alm da sua destinao. Quanto destinao, somente h duas possibilidades: a eliminao ou a guarda permanente. Portanto no h guarda eventual na Tabela de Temporalidade. Os documentos de arquivo permanente no mais possuem valor primrio, servindo apenas de fonte de pesquisa. Os documentos de arquivo corrente esto sempre muito prximos de seu produtor, tendo a classificao de setoriais. O protocolo jamais vai deixar de existir. Os sistemas informatizados so apenas ferramentas que auxiliam os trabalhos do mesmo, mas no os substitui. Esses so fatores que influenciam muito no momento de decidir por guardar ou no um documento. Por mais q a informao seja importante, no preciso ter em excesso. A avaliao sim a atividade mais complexa da Gesto de Documentos, pois deve atribuir valor aos documentos. Contudo est na fase de destinao. A Gesto de Documentos um sistema complexo, que abrange toda a instituio. Assim, tem vrios responsveis, sendo o principal a alta direo da instituio. Esses so deveres do Estado, definidos na Constituio (arts. 215 e 216), alm da Lei 8.159/91 (Lei de Arquivos). Na fase de produo devem ser considerados os fatores de criao de documentos. Os de valor permanente devem ter papel alcalino, pois estes tm pH neutro e duram mais. Uma das definies para o termo protocolo exatamente a unidade ou setor responsvel por controlar o trmite de documentos. O protocolo responsvel pelo recebimento, movimentao e sada de todos os documentos de uma instituio. O registro sim uma das operaes do protocolo. Contudo, no necessariamente deve ser informatizado. A ferramenta informatizada opo nos servios de protocolo. A tramitao de responsabilidade do protocolo, uma vez que controlar a movimentao dos documentos o seu principal objetivo. Segundo as rotinas descritas, as correspondncias particulares no devem entrar nos sistemas da instituio, devendo ser enviadas do mesmo modo como so recebidas. A afirmao do item est correta, contudo no existe o mtodo temtico nos mtodos de classificao, e sim o ideogrfico. A classificao de documentos deve considerar a organizao da instituio ou as suas atividades, pois o objetivo refletir a sua identidade. A classificao arquivstica no se aplica a documentos colecionados, que pertencem ao conjunto documental de bibliotecas e tm classificao prpria. As datas-limite indicam o ano em que os documentos entraram em determinado arquivo e at que ano deve permanecer ali. O mtodo que utiliza o nome do correspondente para fazer o arquivamento de documentos o alfabtico. Nesse sistema a busca e recuperao de documentos feita de forma objetiva, dispensando o uso de qualquer ferramenta. No arquivamento horizontal os documentos ficam dispostos uns sobre os outros, portanto deve haver a remoo de outros para consulta de um. O mtodo duplex, por adicionar um ndice numrico ao assunto, possibilita a abertura ilimitada de classes para organizao dos documentos. O recolhimento a passagem para os arquivos permanentes. A transferncia que a passagem para os arquivos intermedirios. A Gesto de Documentos o conjunto de atividades que busca controlar todo o fluxo de documentos em uma instituio, durante sua tramitao. Esses so os mtodos que se enquadram na classificao de bsicos. Os padronizados so variadex, rneo, automtico, mnemnico e soundex. O mtodo alfanumrico combina a facilidade do alfabtico com a agilidade do numrico. Assim, pertence ao sistema semi-direto ou semi-indireto. O mtodo duplex a combinao de um ndice numrico associado ao assunto. Aquele que utiliza os nomes de cidades e estados o geogrfico. O mtodo numrico simples utiliza o nmero do documento na forma como este se apresenta. Do jeito que o item prope utilizado o mtodo dgito-terminal. Uma das formas de arquivamento geogrfico pas-cidade-correspondente. Lembrando que a capital deve ser priorizada nessa forma. Nos mtodos do sistema direto, no h a necessidade de qualquer ferramenta, podendo a busca e recuperao ser feito de forma objetiva. Esses documentos devem ser classificados na categoria 900 (Assuntos Diversos) e seguir a temporalidade da mesma.
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aula.
Pois bem, queridos Tcnicos Judicirios, ficamos por aqui nesta segunda
Quero aproveitar esta deixa para agradecer a vocs pelos muitos emails que estou recebendo! Peo desculpas pela demora em responder, mas so muitos emails. Procuro responder sempre no mesmo instante para no acumular, ou tirar uma hora apenas para fazer isto, mas mesmo assim no suficiente. Por outro lado fico particularmente satisfeito em perceber o interesse de vocs pela disciplina, que parece estar indo alm de resolver provas de concurso. Ento caso tenham mandado mensagem e ainda no tenham a resposta, no se preocupem: eu vou responder a todos!!! Lembro mais uma vez a todos que podem contar com meu apoio. Espero receber as crticas e sugestes de todos vocs para elaborar um trabalho que realmente os ajude. Estarei disponvel para soluo de dvidas no frum do curso e tambm no seguinte email: mayko@pontodosconcursos.com.br. Forte abrao a todos, meus desejos de que as bnos de Deus estejam presentes em suas vidas! Bons estudos e aguardo a todos em nossa prxima aula!
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Exerccios Resolvidos na Aula
(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A eliminao de documentos permanentes produzidos por instituies pblicas e de carter pblico somente possvel mediante autorizao da instituio arquivstica pblica correspondente esfera de competncia do rgo. (Correios/2011 Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermedirio realizado por meio do plano de destinao. (ABIN/2010 Cespe/UnB) A transferncia a ao de conduo dos documentos ao arquivo permanente. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas relativos produo, tramitao, ao uso, avaliao e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou o seu recolhimento para guarda permanente. (STM/2011 Cespe/UnB) Na fase de produo, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criao ou extino de modelos, formulrios, cpias ou vias desnecessrias; propor consolidao de atos normativos; e participar da seleo de recursos humanos para rea arquivstica. (AGU/2010 Cespe/UnB) A fase da gesto de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria denominada fase de utilizao de documentos. (ABIN/2010 Cespe/UnB) A fase de avaliao e destinao de documentos constitui parte do programa de gesto documental e composta pelas atividades de criao de formulrios, seleo de materiais e equipamentos, e normatizao do acesso documentao. (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O diagnstico da situao arquivstica possibilita formular hipteses a respeito da origem dos problemas levantados, bem como alternativas para solucion-los. (Correios/2011 Cespe/UnB) O diagnstico da situao arquivstica do tipo minimalista tem como objetivo principal a formulao de uma poltica arquivstica para um conjunto de rgos de uma mesma rea de atuao. (ABIN/2010 Cespe/UnB) Caso um arquivista seja chamado a fazer um diagnstico da documentao de um rgo ele deve, primeiramente, apresentar ao rgo solicitante um projeto arquivstico.
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NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O acesso a documentos mantidos nos arquivos correntes aberto a todos os que necessitam das informaes contidas nesses documentos. (MPU/2020 Cespe/UnB) A fase arquivstica, o servio ou depsito de armazenamento temporrio esto associados ao conceito de arquivo intermedirio. (EBC/2011 Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondncia ostensiva realizar a abertura dos envelopes e proceder leitura para encaminhamento, observando a existncia de antecedentes. (Correios/2011 Cespe/UnB) A expedio dos documentos de responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxlio do arquivo intermedirio para a realizao dessa atividade. (Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo do setor de arquivo permanente, como ltimo momento do trmite documental. (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O registro de documentos arquivsticos no protocolo consiste na vinculao de metadados ao documento que tramitar na organizao. (ABIN/2010 Cespe/UnB) No mbito da administrao pblica, a comisso de avaliao de documentos deve ser formada por um grupo multidisciplinar, encarregado da avaliao de documentos de um arquivo, que tenha como uma de suas atividades o estabelecimento de prazos de temporalidade para os documentos arquivsticos. (STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pblica, a atividade de classificao entendida como identificao do assunto no documento, localizao do assunto no cdigo de classificao e anotao do cdigo no documento para posterior recuperao somente pode ser realizada por arquivistas. (TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opo pela classificao organizacional pressupe que os documentos sejam agrupados de acordo com a funo. (Correios/2011 Cespe/UnB) Quando os documentos so organizados a partir de um plano de classificao nos arquivos correntes, desnecessrio elaborar novo plano de classificao no arquivo intermedirio. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Aos rgos e entidades que adotarem o cdigo de classificao da rea-meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especficas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela instituio arquivstica pblica federal. 43 Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br
NOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES (DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal o mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos. (FUB/2008 Cespe/UnB) A organizao de arquivos pela ordem alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema numrico. (TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir esto corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetao. Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antnio. (STJ/2008 Cespe/UnB) A disposio alfabtica de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva pra nomes de pessoas. (TRE-MT/2005 Cespe/UnB) Na adoo do mtodo de arquivamento geogrfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da Federao, na seqncia so ordenadas as capitais seguidas dos demais municpios. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A classificao ajuda a definir a organizao fsica dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial para a sua recuperao. (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A elaborao da tabela de temporalidade deve fundamentar - se nas funes e atividades desempenhadas por determinado rgo. (ABIN/2010 Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinao final dos documentos, resultado direto do processo de avaliao, denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da atividade-meio. (MS/2010 Cespe/UnB) A tabela de temporalidade um instrumento de destinao que determina prazos para transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. (STM/2011 Cespe/UnB) O ano a unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ. (STM/2011 Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de temporalidade, so precedidos das unidades de classificao.
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(ABIN/2010 Cespe/UnB) A transferncia a ao de conduo dos documentos ao arquivo permanente.

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