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NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

AULA 02 O Gerenciamento da Informação e a Gestão de Documentos

Olá, concurseiros! Tudo bem?

Espero que estejam animados com os estudos!

Vamos continuar com nosso estudo sobre os arquivos. Depois de conhecermos os conceitos e definições, entendermos o que é o arquivo, documento e quais as suas funções, vamos agora conhecer os seus métodos, ferramentas e procedimentos.

Para a aula de hoje vamos estudar a parte prática dos trabalhos de arquivo, que são parte da Gestão de Documentos. Os conteúdos são os seguintes:

Arquivos correntes e intermediários;

Protocolos;

Avaliação de documentos;

Classificação de documentos de arquivo;

Arquivamento e ordenação de documentos de arquivo;

Tabela de Temporalidade de documentos de arquivo.

Como sempre, estarei disponível no e-mail e no fórum do curso para

ajudá-los:

.

Contém

sempre

com

meu

apoio!

Então vamos começar, pois o caminho é longo e o tempo é curto!

Prof. Mayko Gomes

Junho/2012

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Gestão de Documentos

Em uma comparação simples, na aula anterior nós conhecemos os arquivos: vimos suas definições, seus conceitos e sua classificação, assim como a dos seus documentos. Vamos falar agora das atividades dos arquivos. Como dito na aula anterior, a função dos arquivos é tornar os documentos e informações disponíveis a quem deles precise. O arquivo então deve existir para atender às necessidades de determinado usuário. E para atender da melhor forma possível esse usuário, deve dispor de recursos e capacidades para fazê-lo.

Mas antes de prosseguirmos, devemos estar familiarizados com a Teoria das Três Idades e seu funcionamento.

Na aula anterior estudamos os arquivos e sua classificação quanto aos estágios de sua evolução. Vimos que essa Teoria das Três Idades pode ser chamada também de Ciclo Vital dos Documentos ou Estágio de Evolução dos Arquivos; portanto tenham bastante atenção a essas expressões: caso apareça alguma delas, trata-se do mesmo assunto. Essa teoria afirma que os arquivos podem ser divididos e tratados em três fases distintas e complementares, que são a corrente, a intermediária e a permanente. Vamos estudar também cada uma delas, conforme nosso plano de estudos.

É importante saber que todos os documentos, quando são criados ou recebidos por uma instituição, podem possuir dois valores distintos: o valor primário, que dizemos ser o valor principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram à criação do documento; e o valor secundário, que é mediato, acessório e não está ligado diretamente aos objetivos que levaram à sua criação.

Todos os documentos, quando criados, possuem o valor primário; se não fosse assim, não seriam sequer criados. Esse valor é temporário, ou seja,

quando o documento cumprir seus objetivos diretos, perderá esse valor. Mas ao contrário, nem todos os documentos possuem o valor secundário. Este valor depende de muita coisa para ser atribuído a um documento, e é permanente,

ou seja, uma vez que o documento possua valor secundário, vai durar para

sempre (o valor).

Assim, quando um documento nasce (já provido de valor primário) ele está inserido no arquivo corrente, que como vimos, é aquele que guarda documentos frequentemente consultados. Depois de cumprido seu objetivo

principal, o documento vai para o arquivo intermediário, que é aquele que guarda documentos não utilizados frequentemente, e que aguardam destinação: eliminação ou guarda permanente. Caso o documento não possua

o valor secundário, será descartado; caso possua, será preservado permanentemente.

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Uma vez no arquivo permanente o documento terá outros objetivos, diferente daquele para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um gráfico:

Corrente Intermediário Permanente Descarte
Corrente
Intermediário
Permanente
Descarte
Transferência Recolhimento Descarte

Transferência

Transferência Recolhimento Descarte

Recolhimento

Transferência Recolhimento Descarte

Descarte

Dica de prova: Notem que uma vez que o documento é recolhido ao arquivo permanente, ele não pode ser descartado.

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A eliminação de documentos permanentes produzidos por instituições públicas e de caráter público somente é possível mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à esfera de competência do órgão.

Resolução

O item está incorreto. Vimos pelo esquema acima que os documentos de valor permanente (valor secundário) JAMAIS, EM HIPÓTESE ALGUMA, devem ser eliminados, mas sim preservados por tempo indefinido.

Dica de prova: Notem também que a passagem do documento de um arquivo a outro recebe nomes específicos. As bancas tentam constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar errado. Assim, a passagem para o arquivo intermediário sempre se chama transferência‖, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama ―recolhimento‖. Então, numa questão pode não aparecer o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para saber a qual arquivo se refere.

(Correios/2011 Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de destinação.

Resolução

O item está incorreto. A passagem de documentos para o arquivo intermediário denomina-se ―transferência‖.

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Resolução O item está incorreto. A condução dos documentos ao arquivo permanente denomina-se
Resolução
O item
está
incorreto.
A
condução
dos
documentos
ao
arquivo
permanente denomina-se ―recolhimento‖.

Dica de prova: Notem ainda que não existe a obrigatoriedade de o documento passar pelas três fases, nessa ordem. Alguns documentos são ―recolhidos‖ do arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem mesmo passar pelo arquivo intermediário. Ainda, há casos em que o documento correrá em fluxo contrário, passando do arquivo permanente ou intermediário de volta para o corrente. Esse caso não é comum em provas, mas pode ser pedido, então não custa saber.

Para ilustrar a explicação sobre valores de documentos e Teoria das Três Idades, vamos tomar como exemplo dois documentos simples.

O primeiro é o Termo de Posse da atual Presidenta da República. O documento tem sempre valor primário, valor imediato e ligado ao objetivo da instituição: dar posse à Presidenta. Quando o documento cumpriu sua finalidade, ele perdeu seu valor primário. No entanto, ele ainda possui o valor secundário, que é permanente. Esse valor está ligado a outras finalidades, como por exemplo, servir de fonte para pesquisas históricas ou culturais.

O segundo documento é uma requisição de transporte para um

funcionário se deslocar para trabalho externo ao ambiente convencional. A referida requisição possui valor primário, ligado ao objetivo de sua criação:

possibilitar o deslocamento do funcionário. Quando cumprido esse objetivo, perderá seu valor primário. Mas esse documento não possui valor secundário, não serve para pesquisa histórica ou cultural, nem é parte importante da história da instituição ou da sociedade. Portanto ele pode até ser transferido para fins de prestação de contas, mas não será recolhido por falta de valor secundário: será descartado.

Essas são noções introdutórias de Ciclo Vital dos Documentos. Não foi pedido explicitamente no concurso anterior, mas como eu disse, é tão importante que vamos precisar dela para prosseguir com nosso estudo. Não vou me estender muito mais nesse assunto, mas vou colocar algumas questões sobre isso na lista de exercícios e também comentar alguns no fim da nossa aula.

É importante saber estas noções por que a Gestão de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa teoria. Contudo, essas atividades

buscam gerenciar o fluxo de documentos

enquanto o mesmo possui valor

primário, ou seja, tem utilidade administrativa. Assim, somente se fala em

 

Gestão de Documentos nos arquivos corrente e intermediário, onde os documentos têm finalidades meramente administrativas. No arquivo

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permanente os documentos possuem outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa histórica, por exemplo.

A

Lei (8.159/91) define a Gestão de Documentos como

o conjunto de

procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua

eliminação ou recolhimento para guarda permanente

‖. Reparem que a Gestão

de Documentos PARA, TERMINA, TEM SEU LIMITE DE ATUAÇÃO no arquivo intermediário, pois quando o documento sofre sua destinação (eliminação ou guarda permanente), a Gestão de Documentos já cumpriu seu objetivo.

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.

Resolução

O item está correto. É exatamente 8.159/91, transcrito acima.

o

que

preceitua o

texto da

Lei

A sua aplicação somente aos arquivos corrente e intermediário se justifica pelos seus objetivos: é nesses arquivos que os documentos são mais utilizados, e por diferentes pessoas. O problema advindo desse ―excesso‖ em seu uso acarreta problemas como o acúmulo desordenado de documentos (massa documental acumulada), a perda e extravio dos mesmos, e a responsabilização dos usuários. Ainda, como objetivos secundários, procura reduzir os espaços ocupados pelos arquivos, o emprego de recursos humanos

e materiais, facilitar e agilizar o acesso e a recuperação da informação quando necessário.

A Gestão de Documentos passa pelo controle em três fases: a produção,

a utilização e a destinação. Vamos tratar de cada uma delas.

os documentos são

criados/confeccionados/recebidos e são inseridos nos sistemas de controle da instituição. Aqui são exercidas atividades que controlam a produção de documentos, como a elaboração de formulários, estabelecimento de padrões, verificação da necessidade do documento, etc.

A

fase

de

produção

é

onde

(STM/2011 Cespe/UnB) Na fase de produção, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da seleção de recursos humanos para área arquivística.

Resolução

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O item está correto. Na fase de produção aprendemos que são realizadas

atividades que viabilizem a criação do documento, como a elaboração de normas, padrões, estudos formulários, ferramentas, etc. Inclui também a definição de pessoal a trabalhar com essas atividades, sua capacitação, seus

conhecimentos e aptidões.

A fase de utilização é a onde os documentos são utilizados com a

finalidade principal para que foram criados (valor primário). Os documentos tramitam (se movimentam) internamente na instituição, percorrendo todo o caminho necessário para que se cumpra uma atividade específica. As atividades são de busca e localização (protocolo), de análise da importância do documento (avaliação), de consulta e empréstimo, entre outras.

(AGU/2010 Cespe/UnB) A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de documentos.

Resolução

O

item está correto. A fase de utilização abriga as atividades de controle

sobre o acesso, uso e guarda dos documentos, assim como sua localização e recuperação. Todas as atividades que tratam do uso do documento encontram-

se nesta fase.

A fase de destinação é onde os documentos sofrem o fim que lhes é

determinado pelo processo de avaliação. Os destinos geralmente são sofridos quando os documentos cumprem seu prazo de retenção no arquivo intermediário. Pode, contudo, ocorrer de o documento não precisar estar neste arquivo para sofrer a destinação; isto será determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinação, que estudaremos mais adiante. Somente dois destinos são possíveis para os documentos: a eliminação ou o ―recolhimento‖

para o arquivo permanente.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do acesso à documentação.

Resolução

O

item está incorreto. As atividades acima têm a função de subsidiar a

criação dos documentos. Portanto estão inseridos na fase de produção. A fase de destinação engloba atividades que dão o devido fim ao documento de acordo com sua importância. São elas: a avaliação (que estudaremos adiante), a elaboração de Tabela de Temporalidade, a determinação de listas e editais

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de eliminação, de modos e métodos de eliminação de documentos, a possibilidade de doação dos documentos, etc.

E depois dessas considerações sobre a Gestão de Documentos, vamos ao primeiro conteúdo.

Arquivos Correntes e Intermediários

Passamos agora ao estudo dos arquivos corrente e intermediário. Como dito no início da aula, a compreensão da Teoria das Três Idades é fundamental, pois será com base nela que todos os estudos e práticas serão desenvolvidos. Estudamos juntos os arquivos corrente e intermediário porque as diferenças entre eles são pequenas. Aliás, pelas características dos dois arquivos, alguns autores chegam a afirmar que o arquivo intermediário é uma ―extensão‖ do arquivo corrente. A não ser pela frequência de uso de seus documentos, não há diferenças significativas entre seus documentos. Vamos falar sobre cada um.

Arquivos Correntes

A primeira das fases, o arquivo corrente, guarda documentos que são consultados frequentemente pelo seu produtor. São documentos de grande valor primário. Este arquivo é vital para o funcionamento de toda instituição, pois abriga todos os documentos que foram e serão criados ou recebidos. Sua localização deve ser a mais próxima possível do produtor, para que possa ter acesso facilitado aos documentos. Entre suas atividades estão:

Atividades de Protocolo e Expedição; Arquivamento, empréstimo e consulta; Avaliação de Documentos; Classificação de Documentos; Conservação de Documentos.

Dica de prova: Nesta fase os documentos não são de interesse público, por mais que tenham o valor secundário. Por isso o acesso aos documentos somente é autorizado ao seu produtor, ou a terceiros com a permissão daquele.

(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O acesso a documentos mantidos nos arquivos correntes é aberto a todos os que necessitam das informações contidas nesses documentos.

Resolução

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O item está incorreto. Acabamos de ver que os documentos de arquivo corrente somente podem ser acessados pelo seu produtor. No caso de acesso a terceiros, somente pode ocorrer com a permissão do produtor.

Arquivos Intermediários

Os arquivos intermediários são a segunda fase, e são responsáveis por guardar documentos ainda de valor primário, mas que não são frequentemente utilizados. Sua localização deve ser distante do produtor para viabilizar o fluxo do arquivo corrente. Suas atividades são:

Arquivamento; Empréstimo e Consulta; Conservação de Documentos.

Dica de prova: Os arquivos intermediários devem ser entendidos como uma extensão dos arquivos correntes. Todas as atividades realizadas aqui são as mesmas do arquivo corrente, exceto por aquelas que controlam o fluxo de e documentos, pois não há movimentação de documentos (movimentação administrativa).

(MPU/2020 Cespe/UnB) A fase arquivística, o serviço ou depósito de armazenamento temporário estão associados ao conceito de arquivo intermediário.

Resolução

O item está correto. Pelo que estudamos, os arquivos intermediários servem principalmente para auxiliar o fluxo de documentos no arquivo corrente. E pelo esquema da Teoria das Três Idades, todo documento desta fase sofrerá destinação, que é a guarda permanente ou a eliminação. Portanto, todos os documentos desta fase são de armazenamento temporário.

Protocolo

Foi primordial que aprendêssemos, antes de tudo, algo sobre a Gestão de Documentos, pois tudo o que vamos estudar de agora em diante, nesta aula, são algumas de suas atividades. Lembrando que a Gestão de Documentos é o conjunto de atividades que busca gerenciar o ciclo dos documentos, desde sua produção até sua destinação.

Ao estudarmos o protocolo, podemos perceber que é um conjunto de atividades que está inserido na fase de utilização da Gestão de Documentos.

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Entende-se por protocolo o

conjunto de operações técnicas que visam

conjunto de operações técnicas que visam

.

A palavra

controlar o trâmite de documentos dentro de uma instituição

controlar o trâmite de documentos dentro de uma instituição

protocolo, assim como arquivo, é um termo polissêmico, e pode significar:

O número atribuído ao documento quando capturado pelo sistema da instituição. Neste caso chamamos de protocolo o número de registro que o documento recebe. Este número será a identificação do documento dentro da instituição. È muito utilizado em processos.

dentro da instituição. È muito utilizado em processos. Documento com nº de protocolo Protocolo para recebimento

Documento com nº de protocolo

muito utilizado em processos. Documento com nº de protocolo Protocolo para recebimento e envio de documentos

Protocolo para recebimento e envio de documentos

O caderno, ou outro equivalente, onde se

registra as movimentações internas do documento. Neste caso o protocolo é o caderno onde são feitas as anotações sobre a movimentação do documento. O espaço é destinado para anotações como o número do documento, a data de

recebimento e a assinatura do destinatário.

responsável pela

distribuição e movimentação de documentos dentro da instituição. O protocolo é a porta de entrada e saída de documentos da instituição. Todos os documentos são recebidos, registrados e distribuídos aos destinatários. O mesmo ocorre com as movimentações internas:

A

unidade

ou

setor

ocorre com as movimentações internas: A unidade ou setor Setor de Protocolo: responsável pelo recebimento,

Setor de Protocolo:

responsável pelo recebimento, distribuição e envio de documentos.

antes de seguir de um setor a outro, o

documento deve passar pelo protocolo antes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo também antes de ser enviado a outra instituição ou pessoa.

As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e classificação, registro e movimentação. Algumas bancas ainda consideram a expedição como atividade de protocolo, mas infelizmente não podemos afirmar a posição da banca escolhida para o nosso concurso. Mesmo assim, quando uma banca considera a expedição como atividade de protocolo, ela a menciona nas questões. Caso não considere, não mencionará tal atividade.

As atividades de recebimento e classificação são as seguintes:

Recebe o documento; Separa os documentos oficiais dos particulares; Envia os documentos particulares aos seus destinatários; Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;

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Envia os documentos sigilosos aos seus destinatários; Interpreta e classifica os documentos ostensivos; Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentação.

As atividades de registro e movimentação são as que tratam da

distribuição, redistribuição e entrega dos documentos dentro da instituição.

As atividades de expedição tratam da saída de documentos e correspondências da instituição. Todos os documentos de caráter oficial, mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve cuidar de enviá-los para o ambiente externo à instituição.

Um cuidado

muito

importante que

deve ter

de

associar as

Pelas

se

é

o

atividades

de

protocolo

às

funções

de

arquivo

corrente!

suas

características, os arquivos correntes guardam documentos que estão em uso freqüente ou constantemente consultados. Assim, o protocolo tem o objetivo de controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de protocolo também são realizadas nos arquivos intermediário e permanente.

Então, para não esquecer ou confundir: as atividades de protocolo somente são realizadas no arquivo corrente; e estão ligadas à entrada e controle de documentos dentro da instituição.

Os setores de protocolo podem receber várias denominações: Protocolo, Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentação, etc. Então é

importante ter em mente que

setor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade.

protocolo é a atividade de controle! O nome do

a atividade. protocolo é a atividade de controle! O nome do (EBC/2011 – Cespe/UnB) O procedimento

(EBC/2011 Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de antecedentes.

 

Resolução

O

item está correto. Segundo os procedimentos descritos, as

correspondências ostensivas (estudamos em nossa primeira aula, classificação

dos documentos quanto à natureza do assunto) devem ser abertas, lidas, bv destinatários através do registro e movimentação.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) A expedição dos documentos é de responsabilidade do arquivo geral e conta
(Correios/2011
Cespe/UnB)
A
expedição
dos
documentos
é
de
responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxílio do arquivo
intermediário para a realização dessa atividade.

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Resolução

O item está incorreto. Sabemos, de nossa primeira aula, que geral (ou

central) e setorial são duas classificações que podem ser atribuídas ao arquivo corrente, de acordo com a extensão de sua atuação. Até aí o item está correto.

Contudo, vimos que o protocolo é vinculado somente ao arquivo corrente, e não ao intermediário e permanente.

(Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo é do setor de arquivo permanente, como último momento do trâmite documental.

Resolução

O

item está incorreto. Mais uma questão da prova dos Correios, tentando

induzir ao mesmo erro. O protocolo é uma das atividades da Gestão de Documentos, e sabemos que a Gestão de Documentos só vai até o arquivo intermediário. Ainda, mesmo o protocolo está limitado e estritamente vinculado às atividades do arquivo corrente. Além disso, os documentos do arquivo permanente não estão em trâmite, pois não tem utilidade administrativa (sem valor primário). Portanto não há nenhuma ligação entre protocolo e arquivo permanente.

(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O registro de documentos arquivísticos no protocolo consiste na vinculação de metadados ao documento que tramitará na organização.

 

Resolução

O

item está correto. Os metadados são os dados do documento, como

número, assunto, destinatário, procedência, data do recebimento ou produção, etc. A fase de registro consiste em inserir essas informações no sistema de controle de documentos, para facilitar sua localização e recuperação, além de

controlar seu trâmite.

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Avaliação de Documentos de Arquivo

A avaliação é atividade da Gestão de Documentos, em sua fase de destinação, e consiste em estudar a importância que o documento tem para a instituição ou para a sociedade.

Este estudo deve ser realizado por uma comissão formada especialmente para este fim, que é a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Devem participar como membros efetivos dessa comissão um arquivista ou responsável pelo arquivo, um membro da direção da instituição, um jurista e um profissional da área financeira; e como membros eventuais devem participar os profissionais ligados à área de que trate o assunto do documento.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) No âmbito da administração pública, a comissão de avaliação de documentos deve ser formada por um grupo multidisciplinar, encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, que tenha como uma de suas atividades o estabelecimento de prazos de temporalidade para os documentos arquivísticos.

Resolução

O item está correto. A comissão deve ser multidisciplinar, ou seja, composta por profissionais de diversas áreas do conhecimento. E como resultado da avaliação surgem os prazos de guarda e a destinação dos documentos, conforme estudaremos agora.

A avaliação deve ser feita enquanto os documentos ainda estão em fase

corrente, para distinguir os documentos de valor eventual daqueles que possuem valor probatório ou informativo. Deve ser evitada sua realização no arquivo intermediário, pois o processo se torna muito oneroso.

Classificação de Documentos de Arquivo

Antes de iniciarmos, é importante que não confundam a Classificação dos Documentos de Arquivo, estudada na aula 01, com esta que vamos estudar agora. O que vamos estudar agora são as atividades de Classificação de Documentos, ou seja, o ato de atribuir ao documento um código que corresponda ao seu ingresso no sistema de documentos de uma instituição.

E também a atividade de Classificação, assim como o protocolo, é uma

das atividades de Gestão de Documentos, inserida na fase de utilização. A

classificação do documento é feita no momento em que este chega ao protocolo e pelo profissional que o recebeu.

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(STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pública, a atividade de classificação entendida como identificação do assunto no documento, localização do assunto no código de classificação e anotação do código no documento para posterior recuperação somente pode ser realizada por arquivistas.

 

Resolução

O

item está incorreto. A classificação do documento é realizada por

qualquer profissional que esteja atuando no protocolo. É no momento de sua entrada ali que o mesmo recebe o código de classificação.

A Classificação de Documentos é o ato de atribuir

um código

ao

documento de acordo com o assunto de que ele trate.

O código deverá ser aquele em vigor na instituição, e estabelecido pela Comissão Permanente de Avaliação. Esta comissão deve ser formada por profissionais das diversas áreas do conhecimento e de atuação da instituição.

Como vimos também, quando se tratar de documento ou correspondência de caráter ostensivo, a classificação deve ser realizada no setor de protocolo. Este deve abrir a correspondência ou documento, tomar conhecimento de seu conteúdo e de seu destinatário, proceder à classificação e encaminhar os documentos ao destinatário. Atenção para que as bancas tentam induzir os candidatos ao erro afirmando que a atribuição de classificar os documentos é do arquivista, como na questão acima, o que não é verdade:

é responsabilidade do setor de protocolo.

O Plano de Classificação deve orientar os métodos de arquivamento a

serem utilizados pela instituição. Todos os documentos serão arquivados e ordenados seguindo a lógica e a orientação do Plano. Portanto, este deve ser o

mais abrangente possível, sempre abarcando todos os assuntos que interessam à instituição. Ainda, este deve ser flexível, capaz de atender as necessidades de mudanças das instituições, e sempre reservar espaços para assuntos e situações que são desconhecidos das instituições, mas podem ocorrer.

Os Planos ou Códigos de Classificação são elaborados por uma comissão constituída exclusivamente para este fim, chamada Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. Os planos podem seguir dois critérios: o estrutural, ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da instituição; e o funcional, que classifica os documentos de acordo com as atividades desenvolvidas pela instituição.

Atualmente, de modo geral, é mais recomendado que se utilize o critério de classificação funcional, por ser mais flexível. Caso uma instituição tenha optado por utilizar o critério estrutural, terá que fazer mudanças no plano toda vez que criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus setores, por exemplo.

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Quando se utiliza o critério funcional, por mais que se modifique a estrutura de uma instituição, suas atividades permanecem as mesmas, pois seu objetivo foi definido no momento de sua criação.

Abaixo estão dois exemplos de Código classifica os documentos de acordo com as

produziu, e o segundo classifica os documentos de acordo com o

de Classificação. O primeiro

funções da instituição

que os

 

assunto de

funções da instituição que os   assunto de que tratam, independente da área de atuação da

que tratam, independente da área de atuação da instituição.

tratam, independente da área de atuação da instituição. Como podem perceber, os documentos recebem códigos de

Como podem perceber, os documentos recebem códigos de acordo com a função da instituição. Esta função é dividida em subfunções, atividades e tarefas. Sempre se vai do geral para o específico.

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– TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES Reparem que os assuntos são subdivididos do geral para

Reparem que os assuntos são subdivididos do geral para o particular.

(TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opção pela classificação organizacional pressupõe que os documentos sejam agrupados de acordo com a função.

Resolução

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a opção pelo critério estrutural

pressupõe o agrupamento pela estrutura da organização, ou pelo assunto.

O

item está

incorreto. Vimos

que

Muito importante que saiba também que, por força da Resolução CONARQ nº 14, todas as entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) devem adotar o Código de Classificação para documentos da atividade meio instituído por eles, e ainda elaborar um código para documentos das atividades fim nos mesmos moldes daquele adotado para a atividade meio.

Simplificando: todos os entes integrantes do SINAR (órgãos e entidades públicas federais, estaduais, municipais, do DF e alguns privados que integram

para os documentos relativos à atividade meio, o

Código elaborado pelo CONARQ; e para os documentos da atividade fim, cada instituição dessas tem autonomia para elaborar o próprio, contanto que siga o mesmo padrão daquela adotada para os documentos da atividade meio. É o caso da Polícia Federal.

o sistema) devem adotar,

É o caso da Polícia Federal. o sistema) devem adotar, A classificação deve ser realizada por

A classificação deve ser realizada por profissional habilitado para este fim, e seguir algumas operações e rotinas. As operações são:

ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos.

CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.

E as rotinas de classificação são as seguintes:

1.

Receber o documento para classificação;

 

2.

Ler

o

documento,

identificando

o

assunto

principal

e

o(s)

secundário(s) de acordo com seu conteúdo;

3. Localizar o(s) assunto(s) no

Código de classificação de documentos de

do documento;

arquivo
arquivo

, utilizando o índice, quando necessário;

na primeira folha

4. Anotar o código

5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários.

Lembrando que estas diretrizes são estabelecidas pelo documento anexo

à Resolução CONARQ nº 14. Portanto é importante conhecer um pouco mais o seu conteúdo: mesmo que não tenha sido pedido no edital, pode ajudar a todos a responder muitos itens sobre o assunto.

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Resolução

O item está correto. Os documentos, nos dois arquivos, têm a mesma

função: servir à administração. A única diferença vai ser a freqüência de uso entre eles. Assim, também devem ter a mesma classificação. A classificação

pode ser alterada quando o documento é recolhido ao arquivo permanente, pois agora sua função é outra: servir de fonte de pesquisa. Desde que respeitado o princípio da Proveniência (aula 01), nada impede a reclassificação, ou arranjo, do conjunto documental.

Essa Resolução do CONARQ estabelece que a classificação dos documentos seguirá o método decimal. Assim, o sistema é dividido em dez classes, sendo nove específicas e uma para generalidades. Assim temos, segundo a resolução:

Classe 000

Classe 100

Classe 200

Classe 300

Classe 400

Classe 500

Classe 600

Classe 700

Classe 800

Classe 900

Ainda, segundo o documento, as classes 000 e 900 já foram destinadas aos documentos da atividade meio, cabendo a cada órgão e entidade desenvolver as demais classes (de 100 a 800) de acordo com suas atividades

fim.

a generalidades, ou a documentos cujo assunto não se encontra no código.

ou a documentos cujo assunto não se encontra no código. A classe 000 está destinada a

A classe 000 está destinada a Administração Geral, e a 900 está destinada

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Aos órgãos e entidades que adotarem o código de classificação da área-meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas às suas atividades específicas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela instituição arquivística pública federal.

 

Resolução

O

item está incorreto. A parte que nos interessa está certa, pois as

entidades devem desenvolver as demais classes de acordo com suas atividades fim. Contudo, o item está incorreto por que afirma que esse desenvolvimento deve ser aprovado pela instituição arquivística federal, no caso o Arquivo Nacional, quando na verdade deve ser aprovado pela instituição arquivística na respectiva esfera de competência (federal, estadual, do DF ou municipal, conforme for o caso). Como exemplo, o Plano obtido a partir do

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desenvolvimento das classes para a Polícia Federal deve sim ser aprovado pelo Arquivo Nacional. Mas o Plano obtido a partir do desenvolvimento das classes para a Polícia Civil de um determinado estado fica sujeito à aprovação do arquivo público deste estado.

Arquivamento e Ordenação de Documentos de Arquivo

O arquivamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa ao acondicionamento e armazenamento dos documentos no arquivo.

Devemos considerar duas formas de arquivamento: A horizontal e a vertical.

Arquivamento Horizontal: os documentos são dispostos uns sobre os outros, ―deitados‖, dentro do mobiliário. É indicado para arquivos permanentes e para documentos de grandes dimensões, pois evitam marcas e dobras nos mesmos.

Arquivamento Vertical: os documentos são dispostos uns atrás dos outros dentro do mobiliário. É indicado para arquivos correntes, pois facilita a busca pela mobilidade na disposição dos documentos.

Para o arquivamento e ordenação dos documentos no arquivo, devemos considerar tantos os métodos quanto os sistemas.

Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibilidade ou não de recuperação da informação sem o uso de instrumentos. Não fiquem alarmados, o nome é grande, mas o conceito é fácil! Tudo o que isso quer dizer é apenas se precisa ou não de uma ferramenta (índice, tabela ou qualquer outro semelhante) para localizar um documento em um arquivo.

Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto de busca e/ou recuperação, como por exemplo, os métodos alfabético e geográfico, que estudaremos nesta aula.

Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indireto de busca e/ou recuperação, como são os métodos numéricos.

Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que não aparece em provas, mas que serve apenas para agregar o método alfanumérico, que estudaremos adiante. Este método se caracteriza pela ―necessidade parcial‖ da utilização de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma tabela para localizar uma estante, mas não para localizar uma gaveta ou prateleira: a partir da localização da estante, a prateleira será localizada de forma direta.

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Como dito antes, o concursando deve guardar esses conceitos, pois têm relação com o assunto da aula de hoje, os Métodos de Arquivamento. Agora vamos a eles.

Os métodos de Arquivamento são os CRITÉRIOS que determinam o modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo para posterior busca dos mesmos (recuperação da informação). Esses métodos de arquivamento são divididos em duas classes, os básicos e os padronizados (não confundir com a divisão em dois sistemas, o direto e o indireto). Vamos tratar deles detalhadamente.

Os métodos de arquivamento, como já dito, se dividem em duas classes, que são os métodos básicos e os métodos padronizados.

Por

sua

vez,

pertencem

à

classe

dos

básicos

quatro

métodos:

alfabético, numérico, geográfico e ideográfico. À classe dos padronizados pertencem outros cinco métodos: variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo. Vamos observar (e guardar) os esquemas:

e rôneo . Vamos observar (e guardar) os esquemas: MÉTODOS BÁSICOS MÉTODO ALFABÉTICO O candidato deve

MÉTODOS BÁSICOS

MÉTODO ALFABÉTICO

O candidato deve prestar especial atenção a este método, pois é o mais cobrado em provas! Esse método consiste em simplesmente organizar um

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arquivo considerando o nome dos seus correspondentes. Contudo, é necessário seguir um conjunto de regras para a organização de um arquivo com esse método. É exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas: o examinador procura saber se o candidato tem o domínio dessas regras.

Vantagens: agilidade na recuperação da informação/documento, custo baixo, de fácil implantação e assimilação.

Desvantagens: apresenta mais ocorrências de erros no momento do arquivamento.

Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas para recuperação da informação/documento.

A princípio, pode-se escolher entre dois critérios: letra por letra ou palavra por palavra. A escolha de um implica na exclusão do outro. Vamos, no exemplo, arquivar os documentos de nome Alfredo Del Frete e Carlos De Penedo. Na ordenação alfabética, o sobrenome sempre vem antes do nome e em CAIXA ALTA. Assim, vamos arquivar utilizando os dois critérios:

ALTA. Assim, vamos arquivar utilizando os dois critérios: Com essas orientações iniciais, vamos às regras desse

Com essas orientações iniciais, vamos às regras desse método. Todas as regras de alfabetação são muito fáceis. Isso é mais um motivo para que o concursando as tenha decorado. Apesar da quantidade (treze), verão que memorizá-las não é difícil, e naturalmente, ao resolver alguns exercícios, elas virão a mente. Vamos à elas:

Regra 01

: Em nomes de pessoas físicas considera o último sobrenome e

depois o prenome. Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabética considera-se a ordem do prenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA

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Dica de prova: Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel Como os sobrenomes são iguais, devemos considerar que o C de CARLOS vem antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de GABRIEL.

Regra 02

: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo, ou

ligados por hífen não se separam. Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor

Regra 03

se separam. Ex: Sidney Santa Fé ------------------------SANTA FÉ, Sidney Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos Pedro Carlos São Domingos ---------- SÃO DOMINGOS, Pedro Carlos

: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou São não

Regra

04

:

As

iniciais

abreviativas

de

prenomes

tem

precedência

na

classificação de sobrenomes iguais. Ex: S. Ferreira ------------------------------ FERREIRA, S. Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo

Regra 05

: Os artigos e preposições a, o, de, d’, da, do, e, um, uma NÃO

SÃO considerados parte integrante do último nome. Ex: João d’Alencar ------------------------------ ALENCAR, João d’ Silveira d’Almeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d’ José de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, José de

Regra 06

: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Júnior, Neto

e Sobrinho, são considerados parte integrante do último nome, mas NÃO SÃO considerados na ordenação alfabética. Ex: Laura Barros Neto --------------------- BARROS NETO, Laura Ricardo Barros Filho ------------------- BARROS FILHO, Ricardo Alencar Manfredo Sobrinho ----------- MANFREDO SOBRINHO, Alencar Camila Pitanga Júnior ------------------ PITANGA JÚNIOR, Camila Como os nomes que indicam grau de parentesco não são considerados na ordenação, analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes do R de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N de NETO.

Dica de prova: A exceção

a esta regra

se

dá quando não há outro

elemento para fazer a ordenação alfabética. Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato

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Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato Como os prenomes e sobrenomes são iguais, devemos considerar que o F de FILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de SOBRINHO.

Regra 07

: Os títulos não são considerados na ordenação alfabética. Eles

devem ficar entre parênteses após o nome completo. Ex: Ministro Guido Mântega ------------------ MÂNTEGA, Guido (Ministro) Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor) Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel)

Regra 08

considerados pelo último sobrenome. Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles John Kenedy --------------------------------- KENEDY, John Jill Valentine -------------------------------- VALENTINE, Jill

: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHÓIS E ORIENTAIS, são

Regra

09

:

As

partículas

de

nomes

estrangeiros

PODEM

OU

NÃO

ser

consideradas. O mais comum é considerá-las parte integrante do sobrenome quando começadas com letra maiúscula. Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di Sandra De Penedo --------------------------- DE PENEDO, Sandra Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta July O’Brien ----------------------------------- O’BRIEN, July

Regra 10

: Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome,

que indica a família do pai. Ex: Sanches Camacho Guerra ----------- CAMACHO GUERRA, Sanches Maria Diaz Herrera --------------------DIAZ HERRERA, Maria Mercedez Lopez Hernades ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez

Regra 11

: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses e árabes)

são registrados exatamente como se apresentam. Ex: Ali Mohamed ----------------------- ALI MOHAMED Deng Yutang ---------------------- DENG YUTANG Omar Saad ------------------------ OMAR SAAD

Regra

12

:

órgãos

governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto os ARTIGOS E PREPOSIÇÕES NÃO SÃO CONSIDERADOS NA ALFABETAÇÃO. Estes devem ficar após o nome, entre parênteses, para facilitar a ordenação. Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE Fundação São Martinho ----------------- FUNDAÇÃO SÃO MARTINHO O Globo ----------------------------------- GLOBO (O) The New York Times --------------------- NEW YORK TIMES (The)

Os

nomes

de

firmas,

empresas,

instituições

e

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El País ------------------------------------- PAÍS (El)

Regra 13

assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso devem aparecer no fim, entre parênteses. Ex: 3º Congresso de Arquivistas -- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3°)

: Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, encontros e

XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII)

Nona Reunião de Veteranos --- REUNIÃO DE VETERANOS (Nona)

Essas regras não são absolutas. Elas podem ser modificadas para melhor atender as necessidades do usuário. No caso de pessoas físicas ou jurídicas, registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva.

Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO) Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver PELÉ)

MÉTODO GEOGRÁFICO

Esse método considera como elemento principal para recuperação da informação o LOCAL do documento. Em prova, o examinador poderá optar por usar o termo arquivístico PROCEDÊNCIA, que significa também o local; portanto, caso se deparem com esse termo numa prova, não se preocupem.

Vantagens: ordenação alfabética, fácil de usar. Desvantagens: uso de duas classificações, o que pode gerar confusões. Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas para busca e recuperação. Existem três formas de ordenação. Vamos a elas.

: Estado Cidade Correspondente: considera a ordenação por

estados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes devem vir primeiro, e as cidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabética. Ex: Acre Rio Branco ANGELIM, Raimundo Acre Assis Brasil SILVÉRIO, Jorge Acre Capixaba SANTANA, João Acre Porto Acre ARAGÃO, Vilas Boas Bahia Salvador SANGALO, Ivete Bahia Água Fria AMADEO, Sérgio

Forma 1

São Paulo Campinas DOLORES, Maria

Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados em ordem alfabética, depois suas cidades, priorizando as capitais. Como no exemplo acima, Rio Branco vem em primeiro lugar por ser a capital do estado, e Salvador vem antes das demais pelo mesmo motivo.

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Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecerá a ordem dos nomes, começando pelo sobrenome e depois pelo prenome. Ex: Bahia Salvador GIL, Gilberto Bahia Salvador GIL, Preta Bahia Salvador VELOSO, Caetano

: Cidade Estado Correspondente: considera a ordenação por

cidades. Nesta forma de ordenação, não há necessidade de priorizar as capitais. Ex: Areal Rondônia VALENTIN, Márcio Diadema São Paulo CAVALCANTI, Roberto São Paulo São Paulo ALEXANDRINO, Marcelo Ilhéus Bahia SILVA, João

Forma 2

: País Cidade Correspondente: prioriza a ordem alfabética dos

países. Nesta forma também é obrigatória a prevalência da capital sobre as demais cidades. Ex: Brasil Rio de Janeiro GLOBO (O) Portugal Lisboa FERREIRA, Manoel Portugal Coimbra VAZ, Joaquim

Forma 3

Esse método é muito simples. Mesmo nas questões de provas não apresentam dificuldades:

O mesmo procedimento deve ser adotado para os outros critérios de arquivamento (lembre-se que no critério CIDADE-ESTADO-CORRESPONDENTE não é obrigatório priorizar as capitais).

MÉTODO NUMÉRICO

Considera como elemento principal o número para busca e recuperação da informação/documento.

Vantagens: diminui os erros de arquivamento. Desvantagens: exige pesquisa em índices ou tabelas, o que diminui a agilidade na busca e recuperação da informação. Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentas para recuperação da informação (tabela ou índice). Está dividido em três formas: numérico simples, numérico cronológico e dígito terminal. Vamos a eles.

Numérico Simples

: não requer qualquer planejamento inicial, bastando

arquivar os documentos em orem numérica. Deve-se apenas cuidar de elaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmo número. O documento receberá um número da pasta + um número sequencial (ou também número de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu rearquivmento, evita extravios e possibilita a utilização de pastas que venham a vagar (ficar sem uso).

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Ex:

1026 518

(o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o segundo o

seqüencial dentro da pasta)

Numérico Cronológico

: considera a data como principal elemento de busca e

recuperação. Aqui se numera o documento, e não a pasta. É mais utilizado em sistemas de protocolos. Os documentos são ordenados em seqüência cronológica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitar o registro que venha a ser desocupado somente se houver coincidência de data. Ex:

01-02-2001/027

(o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem do documento.

Lembrando que o formato pode variar, sendo a data colocada depois do seqüencial ou de forma reduzida, por exemplo)

Numérico Dígito-Terminal

: considera o número do próprio documento como

elemento principal de ordenação. É usado principalmente quando há grande volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e agilizar sua recuperação. Diferente dos outros métodos numéricos, que atribuem um número ao documento (cronológico) ou à pasta (simples), este método, como

dito, utiliza o número do próprio documento, fazendo apenas uma releitura.

O

número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é feita da

direita para a esquerda. Ex: Circular n° 256.741 (método numérico simples). O número de arquivamento será: 25-67-41

41

grupo primário ou inicial, indicando a gaveta

67

grupo secundário, indicando a guia

25 grupo terciário, atribuído ao documento na guia

(posição).

Dica de prova : em uma prova, devemos priorizar o grupo primário.
Dica de prova : em uma prova, devemos priorizar o grupo primário.
Dica de prova : em uma prova, devemos priorizar o grupo primário.

Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário.

Dica de prova : em uma prova, devemos priorizar o grupo primário.
Dica de prova : em uma prova, devemos priorizar o grupo primário.

Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo secundário e também ordenamos do menor para o maior. Se também for repetido, devemos observar o grupo terciário e repetir o procedimento. Ex:

GT

GS

GP

25

85

95

86

92

95

06

07

98

O GP 95 SE REPETE, ENTÃO CONSIDERAMOS QUE O GS 85 É MENOR DO QUE O GS 92, POR ISSO VEM PRIMEIRO. APRESAR DO GT 06 E DO GS 07 SEREM OS MENORES, DEVEMOS PRIORIZAR O GP 98, QUE É O MAIOR E POR ESSA RAZÃO ESTÁ POSTERIOR AOS DEMAIS.

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MÉTODO IDEOGRÁFICO

Este método também requer uma atenção especial do concursando. Não é tão freqüente em provas quanto o método alfabético, mas possui muitas subdivisões, o que facilita sua confusão e indução ao erro por falta de atenção. Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo, mas é usado principalmente em arquivos especializados. Desvantagens: muitas subdivisões Sistema: Como possui muitas subdivisões, pode pertencer aos dois sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas está sendo utilizada. O método ideográfico está dividido em duas classes, quais sejam a alfabética e a numérica. A numérica, por sua vez, está dividida em duas subclasses, quais sejam: o dicionário e a enciclopédica; e a classe numérica está dividida em três subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e a unitermo. Vamos observar o esquema:

a decimal, a duplex e a unitermo. Vamos observar o esquema: Método alfabético dicionário : nesse

Método alfabético dicionário

: nesse método, os documentos são colocados

em rígida ordem alfabética CONSIDERANDO O ASSUNTO como elemento principal a ser ordenado. Essa é a principal diferença entre este e método alfabético: aquele considera o correspondente como principal elemento de ordenação, enquanto este considera o assunto. Ex:

Arquivo Corrente Arquivo Intermediário Arquivo Permanente Compras Distribuição Estoque Informática Livros Manuais Manutenção de Computadores Protocolo Publicações

Como se vê, os assuntos são divididos em ordem alfabética por assunto. Esses assuntos são colocados na guia que separa os documentos.

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Método alfabético enciclopédico

: esse método é similar ao alfabético, com

a diferença de

que

este

AGRUPA

OS

ASSUNTOS

DO GERAL PARA O

ESPECÍFICO!

Nesse

caso,

não

basta

classificar

os assuntos em ordem

alfabética, mas também haverá uma subclassificação. Ex:

ARQUIVO CORRENTE Protocolos ARQUIVO INTERMEDIÁRIO ARQUIVO PERMANENTE ESTOQUE Compras Distribuição INFORMÁTICA Manutenção de computadores PUBLICAÇÕES Livros Manuais

O concursando dever ter uma atenção especial a esse método, pois pode ser difícil realizar essa atividade. A idéia é escolher uma classe que seja comum a outras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuição, que se referem a materiais, são comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque como a classe comum às outras.

Método numérico duplex

: esse método é uma variação do enciclopédico.

Não apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um índice numérico antes das classificações. Tem a vantagem de possibilitar a abertura ilimitada de classes. Ex:

1. ARQUIVO CORRENTE 1-1. Protocolos

2. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

3. ARQUIVO PERMANENTE

4. ESTOQUE 4-1. Compras 4-2. Distribuição

5. INFORMÁTICA 5-1. Manutenção de computadores

6. PUBLICAÇÕES 6-1. Livros 6-2. Manuais

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O candidato deve atentar para o acréscimo da notação numérica. Os

números com traços indicam que o assunto se trata de uma subclasse, pertencendo a uma classe maior.

Método numérico decimal

: baseia-se no sistema decimal de Dewey. Melvil

Dewey foi um bibliotecário dos Estados Unidos que viveu no século XIX. É conhecido nas ciências da documentação e informação por dividir o saber humano em nove classes principais e uma décima, que é de conhecimento geral. Essas classes são divididas em subclasses, que por sua vez são divididas em grupos, subgrupos, etc. A classe principal é composta por três algarismos e se separa das subclasses por um ponto. Quanto à parte decimal (subdivisão), ela pode ou não existir. Ex: Classes

0 Geral

1 Departamento Pessoal

2 - Arquivo

Com as divisões das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria:

100

DEPARTAMENTO PESSOAL

 

110

Admissão

 

111 Exame médico

112 Documentos

112.1 Documentos recebidos

112.2 Documentos pendentes

113 Assinatura do contrato

 

120

Férias

130

Demissão

200

ARQUIVO => Subdivisão da classe 2

Esse método apresenta grandes desvantagens, como a limitação de apenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades das instituições, o que pode gerar muito trabalho.

O concursando também deve saber que esse é o método adotado em

TODA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA A NÍVEL FEDERAL, por força da Resolução

n° 14 do Conselho Nacional de Arquivo CONARq.

Método

numérico

unitermo

:

indexação

coordenada, esse método tem como base a analogia, e é usado em arquivos especiais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vão de 0 a 9, e atribui assuntos (descritores) de um único termo. Para cada documento temos uma ―ficha-índice‖ que fornece uma descrição minuciosa do documento a que se refere.

também

conhecido

como

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São Paulo

 

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

15

     

55

18

   

26

05

   

24

     

26

32

14

23

 

RAMOS, Edson, Carvalho

 

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

55

25

 

17

 

95

     

07

 

48

   

33

   

47

 
 

Admissão

 

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

58

95

     

06

   

15

       

12

   

01

 

82

Dica de prova: O concursando não deve se aprofundar muito no estudo desse método, pois é muito difícil de ser cobrado em prova. Mas, caso apareça, a dica é muito simples: basta observar quais os números se repetem nas fichas. Eles serão a resposta do item. No nosso exemplo, são os números 55 e 95 (destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relação com outros assuntos.

Dica de prova: O concursando também deve ter em mente que, devido ao tamanho do nome, os métodos ideográficos costumam vir com seus nomes

mais simples (dicionário, enciclopédico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o

Assim, cuidado para não confundir com outros

métodos, como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o método unitermo pertence ao numérico, quando na verdade pertence ao ideográfico.

método duplex consiste em

Podemos perceber que o método de arquivamento agrupa os assuntos do geral para o específico. O método que se baseia nesse critério é o enciclopédico, indicado na alternativa de letra A‖.

MÉTODO ALFANUMÉRICO

O método alfanumérico surgiu para combinar a simplicidade do método alfabético com a rapidez do método numérico.

Como o método alfabético pertence ao sistema direto e o método numérico pertence ao sistema indireto, o método alfanumérico pertence ao sistema semidireto.

Quanto à sua aplicação e funcionamento, não

com

preocupar, pois as bancas não costumam pedir nada que

o

se

além das

que

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informações acima. Basta que o candidato saiba que é um método que combina letras e números, e pertence ao sistema semidireto.

MÉTODOS PADRONIZADOS

Os métodos padronizados não devem ser objeto de preocupação do concursando, pois eles raramente caem em concursos. São cinco tipos que se enquadram. Vamos a eles;

Método

Variadex

:

se

acrescentar CORES à ordenação alfabética. Contudo, devemos observar alguns

é

extremamente

simples,

tratando

apenas

de

procedimentos:

as cores devem ser atribuídas em relação à segunda letra do

nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias.

 

Ex:

MIRANDA JÚNIOR, Roberto

=> deve-se atribuir a cor VERDE

No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser da cor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARq:

A D e abreviações = ouro ou laranja

E H e abreviações = rosa ou amarelo I N e abreviações = verde

O

Q e abreviações = azul

R

Z e abreviações = palha ou violeta

O concursando não precisa decorar essa tabela. Além dessas definições de cores não serem definitivas (são cambiáveis de acordo com as conveniências da instituição), elas aparecerão na prova, caso tenha alguma questão que trate desse assunto.

Retomando, esse método é um complemento do método alfabético, apenas acrescentando cores.

Método

Automático

:

uma

combinação de letras, números e cores para evitar o acúmulo de pastas com sobrenomes iguais. É muito utilizado em empresas que possuem vários fornecedores e clientes.

é

utilizado

para

arquivar

nomes,

fazendo

Método Soundex

: é utilizado também para arquivar nomes, mas se utiliza da

semelhança sonora entre eles. Ex:

FERREIRA, Paulo Duque. PEREIRA, Ricardo Santos.

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Como

se

pode

observar,

os

nomes

possuem

semelhança

sonora

(também conhecida como rima). Por isso ficam arquivados próximos.

Método Mnemônico

: funciona fazendo uma codificação do assunto por

combinação de letras e números. Aqui, as letras são consideradas símbolos, cada uma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse método tem o objetivo de auxiliar a memória do arquivista para agilizar a recuperação da informação.

Método Rôneo

: é uma ―versão mais antiga‖ do método automático. Funciona

da mesma forma, fazendo uma combinação de letras, números e cores.

Dica de prova: a razão para falar tão pouco sobre os métodos padronizados é que não são comuns em provas de concursos. O método

automático, apesar de muito eficiente, não é usando na Administração Pública, somente em empresas privadas. O método soundex não é aplicado no Brasil, apenas nos Estados Unidos e alguns países da Europa. Os métodos mnemônico

e rôneo eram usados com freqüência, mas ficaram obsoletos com os avanços tecnológicos. Então para concursos de nível médio, A NÃO SER QUE SE CONCORRA PARA UM CARGO ESPECÍFICO NA ÁREA DE ARQUIVO, OU PARA UM CARGO EM ÓRGÃO DE ARQUIVO, OS MÉTODOS PADRONIZADOS NÃO

APARECEM! Mas essa não é uma afirmação tão concreta. O que quero com isso

é chamar a atenção do concursando para mostrar que O ÚNICO MÉTODO

PADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO

É O VARIADEX. Caso os outros apareçam em algum item, é suficiente que o

concursando saiba seu nome, sua definição (como funciona) e a que classe pertence (padronizados) para não confundi-los com os métodos básicos.

(DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal é o mais adequado, por facilitar a localização dos documentos.

 

Resolução

O

item está incorreto. Vimos que o tipo horizontal é adequando para

arquivos permanentes, pois ali não há freqüência em consulta a documentos, e para documentos em grandes dimensões, pois ajuda na sua preservação.

(FUB/2008 Cespe/UnB) A organização de arquivos pela ordem alfabética pressupõe sua classificação por assunto, dentro de um sistema numérico.

 

Resolução

O

item está incorreto. O método alfabético não considera de forma

alguma nenhum sistema numérico para sua ordenação. Ainda, o método que

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

considera o assunto é o ideográfico. O alfabético considera apenas o nome do correspondente.

(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir estão corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetação.

Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antônio.

Resolução

O

item está correto. A ordenação dos nomes está de acordo com o que

ditam as regras de alfabetação.

(STJ/2008 – Cespe/UnB) A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir

(STJ/2008 Cespe/UnB) A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva pra nomes de pessoas.

Resolução

Resolução

O

item está incorreto. Algumas regras se aplicam a nomes de instituições

e nomes de eventos.

e nomes de eventos.

(TRE-MT/2005 Cespe/UnB) Na adoção do método de arquivamento geográfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da Federação, na seqüência são ordenadas as capitais seguidas dos demais municípios.

Resolução

O

item está correto. Nas formas 01 e 03 há a necessidade de priorizar as

capitais para a ordenação dos documentos.

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo

Mais uma vez precisaremos da Gestão de Documentos para continuar os nossos estudos. Lembrando que a Gestão de Documentos é composta por atividades e se divide em três fases: produção, utilização e destinação.

Vamos passar agora à fase de destinação de documentos, onde é realizada a mais complexa das atividades: a Avaliação de Documentos. Esta atividade, como já estudamos na Classificação de Documentos, é realizada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos. A comissão deve ser formada por arquivistas, profissionais da área de contabilidade, direito, administração, por representantes da direção e profissionais que trabalham diretamente com as atividades fim da instituição. Ela deve ser convocada quando da elaboração da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificação, assim como quando for necessário implementar mudanças nessas ferramentas.

Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação são resultado direto dos trabalhos da Comissão Permanente de Avaliação.

Então, por definição, a Tabela de Temporalidade é a ferramenta da Gestão de Documentos resultante da atividade de avaliação documental. Ela determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como sua destinação final (se serão eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente). Para tanto, é necessário que vocês observem mais uma vez o esquema gráfico da Teoria das Três Idades, apresentado no início da aula.

de

Temporalidade para os documentos da atividade meio já está definida, cabendo aos órgãos e entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim.

Novamente

voltando

à

Resolução

CONARQ

14,

a

Tabela

Vamos ver uma parte da Tabela de Temporalidade do CONARQ

Vamos ver uma parte da Tabela de Temporalidade do CONARQ Observem que a Tabela traz o

Observem que a Tabela traz o assunto, o código de classificação, o prazo de guarda nos arquivos corrente e intermediário, e sua destinação final.

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A classificação ajuda a definir a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial para a sua recuperação.

Resolução

 

O

item está correto. A partir da classificação, podemos ter noções da

disposição

física

dos

mobiliários

no

arquivo

para

melhor

organizar

os

documentos.

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A elaboração da tabela de temporalidade deve fundamentar - se nas funções e atividades desempenhadas por determinado órgão.

 

Resolução

O

item está incorreto. O que deve basear-se nas funções e atividades,

como vimos, é o Plano de Classificação de Documentos.

 

(ABIN/2010 Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guarda

e

a destinação final dos documentos, resultado direto do processo de

avaliação, é denominado código de classificação de documentos de arquivo da atividade-meio.

 

Resolução

O item está incorreto. O instrumento que determina os prazos é a Tabela

de

Temporalidade de Documentos.

(MS/2010 Cespe/UnB) A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento e eliminação

de

documentos.

 

Resolução

 

O

item está correto. A Tabela de Temporalidade determina todos os

prazos em relação aos documentos, e também sua destinação.

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Resolução

O item está correto. Pela observação do exemplo da figura acima, que é

uma parte da tabela elaborada pelo CONARQ, todos os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário são expressos em anos. Mesmo com a ocorrência, em alguns casos, do termo ―enquanto vigora‖, o tempo ainda é considerado em anos. A utilização desse termo s explica pela incapacidade de se determinar a quantidade de tempo (em anos) que o documento poderá permanecer no arquivo corrente. Então, caso algum documento deixe de ter freqüência em seu uso na metade do período de ano, ele ainda será corrente até que se feche o ciclo do ano.

Vale lembrar ainda que o prazo de guarda dos documentos começa a

lembrar ainda que o prazo de guarda dos documentos começa a data da sua produção. No

data da sua produção. No arquivo corrente, que é onde o documento

é criado, o prazo de guarda começa a contar de sua produção, mesmo que ainda não tenha sido utilizado para cumprir sua finalidade administrativa. No arquivo intermediário, o prazo de guarda começa a contar do momento da sua transferência.

contar da

E mais importante ainda: a Tabela não define prazos de guarda no

arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram deverão ser

mantidos indefinidamente, pelo máximo de tempo possível. Além disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade é resultado da Avaliação de Documentos, que é atividade da Gestão de Documentos; e a Gestão de Documentos pára no arquivo intermediário.

(STM/2011 Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de temporalidade, são precedidos das unidades de classificação.

Resolução

 

O

item está correto. Vimos que os elementos da tabela são: o assunto, o

código

de

classificação,

 

o

prazo

de

guarda

nos

arquivos

corrente

e

intermediário, e sua destinação final.

 

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Exercícios

01 - (INSS/2008 Cespe/UnB) No que se refere ao documento, valor

mediato corresponde a valor primário ou administrativo.

Cespe/UnB) A tabela de temporalidade é um

instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento e eliminação de documentos.

02 -

(MS/2010

03 - (EBC/2011 Cespe/UnB) Na tabela de temporalidade, o campo que

indica a destinação final dos documentos apresenta as possibilidades de

eliminação, de guarda eventual e de guarda permanente.

Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do século XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto a concepção teórica e os desdobramentos práticos da gestão ou a administração de documentos estabelecidos após a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controvérsias e ainda restrito, como experiência, a poucos países.

José Maria Jardim. O conceito e a prática da gestão de documentos. Rio de Janeiro: Acervo, v. 2, n.º 2, p. 35-42, jul.-dez./1987 (com adaptações).

Tendo como referência inicial o texto acima e a respeito da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.

04 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A gestão de documentos surgiu com o

objetivo de resolver os problemas de preservação dos documentos de valor

primário dos arquivos permanentes das organizações públicas e privadas.

05 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) Os documentos que formam os

arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade de terem valor administrativo, técnico ou legal.

06 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) A implantação de um sistema

informatizado de gestão arquivística de documentos torna desnecessária a

manutenção das atividades típicas de um protocolo.

07 - (ANEEL/2010 Cespe/UnB) O volume geral atual dos conjuntos

documentais e seu índice de acumulação anual têm pequena ou quase nenhuma influência na decisão de eliminação ou preservação permanente dos documentos de arquivo.

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08 - (Correios/2011 Cespe/UnB) A fase de utilização e manutenção dos

documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas dessa gestão: a avaliação.

09 - (Correios/2011 Cespe/UnB) Os gestores dos sistemas de

informação e de tecnologia da informação são os responsáveis, em todos os níveis, pela produção e pelo uso dos documentos arquivísticos, de acordo com o programa de gestão de documentos.

10 - (Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A gestão documental e a proteção a

documentos de arquivo são deveres do poder público definidos na legislação brasileira porque tais documentos, além de úteis como instrumento de apoio à administração, são elementos de prova e informação, valiosos para a cultura e o desenvolvimento científico.

11 - (STM/2011 Cespe/UnB) Fatores ligados à preservação devem ser

considerados na produção documental. Por exemplo, documentos de valor

permanente devem ser produzidos em papel alcalino.

12 - (MS/2010 Cespe/UnB) Nos órgãos ou instituições públicas,

protocolo é geralmente o setor encarregado de atividades como recebimento, expedição, registro, distribuição e controle da movimentação de documentos em trâmite.

13 -

(MPU/2010

Cespe/UnB)

O

setor

de

protocolo

também

é

responsável

pelo

recebimento,

pela

movimentação

e

expedição dos

documentos.

14 - (MPU/2010 Cespe/UnB) O registro, uma das operações técnicas

do sistema informatizado de gestão arquivística de documentos de arquivo, é

desenvolvido pelo setor de protocolo.

15 - (MPU /2010 Cespe/UnB) A tramitação é uma atividade

desenvolvida pelos setores de trabalho responsáveis pela demanda contida nos documentos, não sendo uma atividade de protocolo.

16 - (TRE-ES/2011 Cespe/UnB) A correspondência particular recebida

nos serviços de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao destinatário.

17 - (MS/2010 Cespe/UnB) A adoção de um ou mais critérios de classificação para uma série documental permite agilizar a consulta aos documentos, evitando que seja necessário consultar dezenas de documentos com a finalidade de localizar um específico; os critérios mais utilizados são o temático, o alfabético, o cronológico e o numérico.

18 - (STJ/2008 Cespe/UnB) A organização e a classificação dos

documentos de uma organização devem ser feitas por tipo documental.

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19 - (STM/2011 Cespe/UnB) A classificação arquivística é uma

sequência de operações que visa organizar os documentos de um arquivo ou de uma coleção segundo um plano de classificação.

20 - (TRT-16/2005 Cespe/UnB) Datas-limites corresponde ao elemento

de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são

indicadas as datas de início e término do período abrangido.

21

-

(MEC/2009

Cespe/UnB)

Quando

as

pastas

que

contêm

documentos de arquivo de determinado setor são dispostas pelo nome dos correspondentes, isso caracteriza a utilização do método de arquivamento do tipo unitermo.

22 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) A localização dos documentos de

arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código.

23 - (MEC/2009 Cespe/UnB) O arquivamento horizontal permite

consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos.

24 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Uma das vantagens apresentadas pelo

método duplex de arquivamento é a possibilidade ilimitada de classes de documentos.

25 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) O recolhimento é a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários e tem como objetivo racionalizar os trabalhos de arquivamento e de localização dos documentos, liberando espaços e economizando recursos materiais.

26 - (STM/2011 Cespe/UnB) Gestão de documentos é o sistema de controle sobre a produção e manutenção de documentos nas fases corrente e intermediária, por meio de registros, listagens, índices e planos de arquivamento.

27 - (STM/2011 Cespe/UnB) Os métodos básicos de arquivamento são

alfabético, geográfico, numérico e ideográfico.

28 - (STM/2011 Cespe/UnB) O método alfanumérico é um método do

sistema direto, que permite a busca ao documento diretamente no local onde

este se encontra guardado.

29 - (STJ/2008 Cespe/UnB) O método de ordenação dos documentos a

partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex.

30 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) O método numérico simples determina

a numeração sequencial dos documentos, dispondo os números em três

grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.

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31 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Na ordenação geográfica de documentos relativos à correspondência com outros países, deve-se alfabetar em primeiro lugar o país, seguido da cidade e do correspondente. Por exemplo: França Paris - Duchein, Michel.

32 - (ANAC/2009 Cespe/UnB) A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código.

33 - (ANTAQ/2009 Cespe/UnB) Os documentos relativos às atividades- meio não constantes da tabela de temporalidade de documentos, elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), devem ser submetidos às comissões permanentes de avaliação de documentos dos órgãos envolvidos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional.

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Gabarito Comentado

Item

Resposta

Comentário

 

O

valor primário está ligado aos objetivos de sua criação, portanto é imediato. O valor mediato está ligado

01 Errado

 
   

aos objetivos diferentes daqueles de sua criação.

02 Certo

A Tabela de Temporalidade determina todos os prazos de guarda dos documentos, além da sua destinação.

03 Errado

 
   

Quanto à destinação, somente há duas possibilidades: a eliminação ou a guarda permanente. Portanto não há guarda eventual na Tabela de Temporalidade.

04 Errado

Os documentos de arquivo permanente não mais possuem valor primário, servindo apenas de fonte de pesquisa.

05 Certo

Os documentos de arquivo corrente estão sempre muito próximos de seu produtor, tendo a classificação de setoriais.

06 Errado

O

protocolo jamais vai deixar de existir. Os sistemas informatizados são apenas ferramentas que auxiliam

os trabalhos do mesmo, mas não os substitui.

07 Errado

 
   

Esses são fatores que influenciam muito no momento de decidir por guardar ou não um documento. Por mais q a informação seja importante, não é preciso ter em excesso.

08 Errado

A avaliação é sim a atividade mais complexa da Gestão de Documentos, pois deve atribuir valor aos documentos. Contudo está na fase de destinação.

 

A

Gestão de Documentos é um sistema complexo, que abrange toda a instituição. Assim, tem vários

09 Errado

 
 

responsáveis, sendo o principal a alta direção da instituição.

10 Certo

Esses são deveres do Estado, definidos na Constituição (arts. 215 e 216), além da Lei 8.159/91 (Lei de Arquivos).

11 Certo

 
 

Na fase de produção devem ser considerados os fatores de criação de documentos. Os de valor permanente devem ter papel alcalino, pois estes têm pH neutro e duram mais.

12 Certo

Uma das definições para o termo protocolo é exatamente a unidade ou setor responsável por controlar o trâmite de documentos.

 

O

protocolo é responsável pelo recebimento, movimentação e saída de todos os documentos de uma

13 Certo

instituição.

14 Errado

O registro é sim uma das operações do protocolo. Contudo, não necessariamente deve ser informatizado.

A ferramenta informatizada é opção nos serviços de protocolo.

15 Errado

A tramitação é de responsabilidade do protocolo, uma vez que controlar a movimentação dos documentos

 

é o seu principal objetivo.

16 Errado

Segundo as rotinas descritas, as correspondências particulares não devem entrar nos sistemas da instituição, devendo ser enviadas do mesmo modo como são recebidas.

 

A

afirmação do item está correta, contudo não existe o método temático nos métodos de classificação, e

17 Errado

 
 

sim o ideográfico.

18 Errado

A classificação de documentos deve considerar a organização da instituição ou as suas atividades, pois o objetivo é refletir a sua identidade.

 

A

classificação arquivística não se aplica a documentos colecionados, que pertencem ao conjunto

19 Errado

 
 

documental de bibliotecas e têm classificação própria.

20 Certo

As datas-limite indicam o ano em que os documentos entraram em determinado arquivo e até que ano deve permanecer ali.

21 Errado

O método que utiliza o nome do correspondente para fazer o arquivamento de documentos é o alfabético.

22 Errado

Nesse sistema a busca e recuperação de documentos é feita de forma objetiva, dispensando o uso de qualquer ferramenta.

23 Errado

 
 

No arquivamento horizontal os documentos ficam dispostos uns sobre os outros, portanto deve haver a remoção de outros para consulta de um.

24 Certo

O método duplex, por adicionar um índice numérico ao assunto, possibilita a abertura ilimitada de classes para organização dos documentos.

 

O

recolhimento é a passagem para os arquivos permanentes. A transferência que é a passagem para os

25 Errado

 
   

arquivos intermediários.

26 Certo

A Gestão de Documentos é o conjunto de atividades que busca controlar todo o fluxo de documentos em uma instituição, durante sua tramitação.

27 Certo

Esses são os métodos que se enquadram na classificação de básicos. Os padronizados são variadex, rôneo, automático, mnemônico e soundex.

28 Errado

O

método alfanumérico combina a facilidade do alfabético com a agilidade do numérico. Assim, pertence

ao sistema semi-direto ou semi-indireto.

 

O

método duplex é a combinação de um índice numérico associado ao assunto. Aquele que utiliza os

29 Errado

 
   

nomes de cidades e estados é o geográfico.

30 Errado

O

método numérico simples utiliza o número do documento na forma como este se apresenta. Do jeito

que o item propõe é utilizado o método dígito-terminal.

31 Certo

 
 

Uma das formas de arquivamento geográfico é país-cidade-correspondente. Lembrando que a capital deve ser priorizada nessa forma.

32 Errado

Nos métodos do sistema direto, não há a necessidade de qualquer ferramenta, podendo a busca e recuperação ser feito de forma objetiva.

33 Errado

 
   

Esses documentos devem ser classificados na categoria 900 (Assuntos Diversos) e seguir a temporalidade da mesma.

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Pois bem, queridos Técnicos Judiciários, ficamos por aqui nesta segunda

aula.

Quero aproveitar esta deixa para agradecer a vocês pelos muitos emails que estou recebendo! Peço desculpas pela demora em responder, mas são muitos emails. Procuro responder sempre no mesmo instante para não acumular, ou tirar uma hora apenas para fazer isto, mas mesmo assim não é suficiente. Por outro lado fico particularmente satisfeito em perceber o interesse de vocês pela disciplina, que parece estar indo além de resolver provas de concurso. Então caso tenham mandado mensagem e ainda não tenham a resposta, não se preocupem: eu vou responder a todos!!!

Lembro mais uma vez a todos que podem contar com meu apoio. Espero receber as críticas e sugestões de todos vocês para elaborar um trabalho que realmente os ajude. Estarei disponível para solução de dúvidas no fórum do

curso e também no seguinte email:

Forte abraço a todos, meus desejos de que as bênçãos de Deus estejam presentes em suas vidas!

Bons estudos e aguardo a todos em nossa próxima aula!

Prof. Mayko Gomes

Junho/2012

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA O TJDFT CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Exercícios Resolvidos na Aula

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A eliminação de documentos permanentes produzidos por instituições públicas e de caráter público somente é possível mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à esfera de competência do órgão.

(Correios/2011 Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de destinação.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) A transferência é a ação de condução dos documentos ao arquivo permanente.

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.

(STM/2011 Cespe/UnB) Na fase de produção, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos, formulários, cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da seleção de recursos humanos para área arquivística.

(AGU/2010 Cespe/UnB) A fase da gestão de documentos que inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária é denominada fase de utilização de documentos.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do acesso à documentação.

(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O diagnóstico da situação arquivística possibilita formular hipóteses a respeito da origem dos problemas levantados, bem como alternativas para solucioná-los.

(Correios/2011 Cespe/UnB) O diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista tem como objetivo principal a formulação de uma política arquivística para um conjunto de órgãos de uma mesma área de atuação.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) Caso um arquivista seja chamado a fazer um diagnóstico da documentação de um órgão ele deve, primeiramente, apresentar ao órgão solicitante um projeto arquivístico.

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(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O acesso a documentos mantidos nos arquivos correntes é aberto a todos os que necessitam das informações contidas nesses documentos.

(MPU/2020 Cespe/UnB) A fase arquivística, o serviço ou depósito de armazenamento temporário estão associados ao conceito de arquivo intermediário.

(EBC/2011 Cespe/UnB) O procedimento a ser adotado no caso de recebimento de correspondência ostensiva é realizar a abertura dos envelopes e proceder à leitura para encaminhamento, observando a existência de antecedentes.

de

responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxílio do arquivo intermediário para a realização dessa atividade.

(Correios/2011

Cespe/UnB)

A

expedição

dos

documentos

é

(Correios/2011 Cespe/UnB) A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo é do setor de arquivo permanente, como último momento do trâmite documental.

(TRE-ES/2011 Cespe/UnB) O registro de documentos arquivísticos no protocolo consiste na vinculação de metadados ao documento que tramitará na organização.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) No âmbito da administração pública, a comissão de avaliação de documentos deve ser formada por um grupo multidisciplinar, encarregado da avaliação de documentos de um arquivo, que tenha como uma de suas atividades o estabelecimento de prazos de temporalidade para os documentos arquivísticos.

(STM/2011 Cespe/UnB) Na esfera pública, a atividade de classificação entendida como identificação do assunto no documento, localização do assunto no código de classificação e anotação do código no documento para posterior recuperação somente pode ser realizada por arquivistas.

(TJ-ES/2011 Cespe/UnB) A opção pela classificação organizacional pressupõe que os documentos sejam agrupados de acordo com a função.

(Correios/2011 Cespe/UnB) Quando os documentos são organizados a partir de um plano de classificação nos arquivos correntes, é desnecessário elaborar novo plano de classificação no arquivo intermediário.

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) Aos órgãos e entidades que adotarem o código de classificação da área-meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) cabe proceder o desenvolvimento das classes relativas às suas atividades específicas ou atividades - fim, as quais devem ser aprovadas pela instituição arquivística pública federal.

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(DFTrans/2008 Cespe/UnB) No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal é o mais adequado, por facilitar a localização dos documentos.

(FUB/2008 Cespe/UnB) A organização de arquivos pela ordem alfabética pressupõe sua classificação por assunto, dentro de um sistema numérico.

(TRE-MG/2009 Cespe/UnB) Os nomes a seguir estão corretamente ordenados, de acordo com as regras de alfabetação.

Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antônio.

(STJ/2008 Cespe/UnB) A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva pra nomes de pessoas.

(TRE-MT/2005 Cespe/UnB) Na adoção do método de arquivamento geográfico em que o elemento diferenciador seja a unidade da Federação, na seqüência são ordenadas as capitais seguidas dos demais municípios.

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A classificação ajuda a definir a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial para a sua recuperação.

(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A elaboração da tabela de temporalidade deve fundamentar - se nas funções e atividades desempenhadas por determinado órgão.

(ABIN/2010 Cespe/UnB) O instrumento que indica os prazos de guarda

e a destinação final dos documentos, resultado direto do processo de

avaliação, é denominado código de classificação de documentos de arquivo da atividade-meio.

(MS/2010 Cespe/UnB) A tabela de temporalidade é um instrumento de

destinação que determina prazos para transferência, recolhimento e eliminação

de documentos.

(STM/2011 Cespe/UnB) O ano é a unidade de tempo utilizada na tabela

de

temporalidade de documentos de arquivo do CONARQ.

(STM/2011 Cespe/UnB) Os prazos de guarda, em uma tabela de temporalidade, são precedidos das unidades de classificação.