Manual SEP Sistema SIGESP

Manual de Usuario Sistema SIGESP Mdulo: Solicitudes de Ejecucin Presupuestaria
Pg.: 1 de 24 Cambios 02
INFORMACIN GENERAL DEL MDULO DE SEP
Objetivos: Registra los pre-compromisos referentes a la adquisicin de bienes y servicios y asignaciones de obras o servicios que as lo requieran por la complejidad de los casos. De igual manera registra los compromisos en aquellos casos de actos con contraprestacin cumplida o por el envo de transferencias. Adicional realiza registros de solicitudes sin afectacin presupuestaria Resultados: Solicitud de Ejecucin Presupuestaria Funciones Registrar los pre-compromisos y compromisos que afecten el presupuesto y solicitudes sin afectacin presupuestaria. Ventajas. Integracin con el mdulo de cuentas por pagar en los casos de compromisos directos. Integracin con el mdulo de inventarios y compra en los casos de pre-compromisos.
Elaborado Por: LIC. Rosmely Rivas Ads Teresa Andrade TSU Juan Castellanos Firma
Revisado Por : LIC. Anbal Barraez Firma:
Aprobado Por: Firma:
Iconos de la Barra de Herramienta del Sistema Nuevo: Permite incluir un nuevo registro en el sistema Guardar: Permite almacenar un registro nuevo o actualizar si proviene de un catlogo. Buscar: Permite buscar registros por medio de catlogos Procesar: Permite ejecutar una operacin que involucra varios procesos. Eliminar: Permite eliminar un registro. Imprimir: Permite imprimir la informacin que se genera del sistema. Cerrar: Permite cerrar la ventana actual que se este utilizando. Ayuda: Inicia las ayudas del Sistema SIGESP.
Iconos utilizados en el manual
Observe: Ver el ejemplo que se est mostrando Haga Clic: Ejecutar una accin con el Mouse (Ratn).
Alerta: Mensajes que debe considerar
Sealar: Tilde la casilla correspondiente
INGRESAR AL SISTEMA Seleccione la Base de Datos correspondiente. 1. Seleccione la empresa 2. en el botn aceptar
3. Ubquese en el Mdulo de Solicitud de Ejecucin Presupuestaria
Una vez ingresado, notar el Men del Mdulo
PROCESOS DEL MDULO DE SEP REGISTRO Opcin para elaborar el (los) comprobante (s) de Solicitud de Ejecucin Presupuestaria. Con este registro se ejecutan tanto el pre-compromiso del presupuesto como los compromisos directos. En el caso de los pre-compromisos, se establece enlace con los Mdulos de Inventario y/o Compras. Para el caso de los compromisos directos, se enlaza directamente con el Mdulo de Cuentas por Pagar. Este registro, una vez contabilizado, solo afecta la Contabilidad Presupuestaria. Cmo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaa llamada y seleccionar la primera opcin denominada Registro automticamente visualizar los siguientes campos.
Fecha: Campo en el cual se coloca la fecha de registro de la SEP. La misma debe respetar el mes y ao del perodo activo o en ejecucin. Estatus: Indica el estado actual del comprobante de SEP. Estos son: Registrada, Emitida, Contabilizada, Procesada, Anulada y Despachada. Solicitud: Campo donde se genera automticamente el nmero correlativo de cada registro de SEP, al tildar Nuevo Tipo: Opcin donde se escoge el tipo de SEP a registrar. Dicho campo despliega los tipos de SEP previamente definidos en el Mdulo de Configuracin (Ver Manual de Configuracin).
: Esta permite identificar si la SEP a registrar es para solicitar materiales y/o suministros o activos. Cabe destacar que esta opciones estn estrechamente relacionada con el tipo de SEP, es decir si el tipo de sep es de tipo pre-compromisos bienes las opciones se habilitan Una vez seleccionado el tipo de SEP a registrar, se despliega la ventana completa para completar la elaboracin de la solicitud. Unidad Ejecutora: Seleccione la Unidad Ejecutora solicitante, es decir, la responsable del registro de la SEP. Estas Unidades vienen ya preestablecidas en el Mdulo de Configuracin. Haga clic sobre la y elija la correspondientes desde el Catlogo de
Unidad Ejecutoras.
El catlogo de la unidad ejecutora vara de acuerdo a los niveles en que se maneja la estructura presupuestaria. Nivel 3 o 5
Fuentes de Financiamiento: Seleccione la fuente de ingresos y/o recursos correspondiente a sufragar el gasto presupuestario. Haga un clic sobre la para desplegar el Catlogo de Fuentes de Financiamiento, previamente definido en el Mdulo de Configuracin. Destino: Seleccione si es un Proveedor o Beneficiario el destino de la SEP. Esta opcin se habilita nicamente para los casos de SEP tipo Compromiso. De un clic en el cono para desplegar las 2 opciones. Una vez hecho esto, automticamente se genera una ventana con el Catlogo de Proveedores o Beneficiarios, segn sea el caso.
Independientemente de que elija Proveedor o Beneficiario podr notar el RIF de cada uno de ellos
Concepto: Campo donde se describe la exposicin de motivos, es decir, razn de la solicitud de ejecucin presupuestaria, caractersticas de lo requerido y cualquier otro detalle significativo que respalde el registro de la SEP. Beneficiario Alterno: Este campo es para la SEP de tipo Ayuda Econmica, esto es con la finalidad que al momento de emitir un cheque sale es el nombre que se coloca en este campo a pesar que el proceso administrativo va a nombre de un beneficiario determinado. Documento Origen: Este campo es una validacin para las SEP que haces las veces de punto de cuenta campo de memorando. La validacin funciona de la siguiente manera: Si es una sep de precompromiso validar solo por nmero de documento. si es una sep de compromiso validara por documento y proveedor/beneficiario. La idea es que el sistema valide que un mismo documento no se procese dos veces con una sep y en caso de que este nmero se deje en blanco no se har ninguna validacin.
Agregar Detalle: Opcin para agregar los artculos y/o conceptos de servicios a solicitar. Se muestran 2 opciones segn sea el caso: : Cuando la SEP es de tipo precompromiso bienes. Tilde el presente icono para generar la ventana de Catlogo de Bienes y Materiales.
Haga clic para selecciona el bien o material a solicitar
Cuando la SEP es de tipo compromiso. Tilde el presente icono para generar la ventana de Catlogo de Conceptos
Haga clic para seleccionar el concepto respectivo.
: Cuando la SEP es de tipo pre-compromiso servicios. Tilde el presente icono para generar la ventana de Catlogo de Servicios
Haga clic sobre el servicio a solicitar
Para colocar el resto de la informacin se procede de la siguiente forma: Elija el bien o el concepto o el servicio solicitar y complete la siguiente informacin Cdigo y Denominacin: Se genera de forma automtica al seleccionar del catlogo el bien, concepto o servicios correspondientes. Cantidad: Coloque la cantidad a solicitar Unidad: Seleccione la opcin respectiva. Mayor o Detal Precio: Coloque el valor monetario. Sub-Total: El sistema calcula automticamente este resultado. Cargos: El sistema calcula automticamente este resultado. Total: El sistema calcula automticamente este resultado. Una vez que se complete los datos anteriormente descrito debe pulsar el botn finalidad de originar el asiento presupuestario Ejemplo: Se crea un sep y se colocan los detalles, al finalizar haga click en Crear Asiento , esto es con la
Si por alguna razn necesita realizar alguna modificacin en el Detalle de Bienes, debe pulsar nuevamente el botn Crear Asiento para actualizar el mismo y por ende el total general.
Cuando elaboramos una SEP podemos cambiar la imputacin presupuestaria siempre y cuando la misma se encuentre habilitada en el modulo de Configuracin (Ver manual de configuracin)
Veamos el siguiente ejemplo relacionado con un bien o material a solicitar
Observe que al final existen dos campos que son: (Eliminar un registro) y una pequea cruz, esta cruz permite que usuario cambie la imputaciones presupuestaria. Haga clic sobre esta opcin, automticamente notar un Catlogo de Cuentas Presupuestarias, el mismo contiene las cuentas presupuestarias para cambiar la imputacin presupuestaria en casos de requerir la misma.
Coloque la presupuestaria denominacin
cuenta la
Haga clic sobre la lupa.
Inmediatamente visualizar el cambio de la estructura presupuestaria.
El sistema realizar esta modificacin de estructura presupuestaria por aquellas que el usuario tenga acceso (Ver Manual de Seguridad). Las partidas presupuestarias se modificarn siempre y cuando estn previamente configuradas. (Ver Manual de Configuracin)
Completada la informacin notar la siguiente pantalla, luego haga clic sobre el icono de en la barra de herramienta
, que se encuentra
: Cuando la SEP es de tipo compromiso. Tilde el presente icono para generar la ventana de Catlogo de Conceptos. El proceso a seguir es similar a los pasos descritos en el caso del Catlogo de Bienes y Materiales Una vez que se tilda el (los) artculo (s) o bien el (los) concepto (s), se refleja automticamente en la pantalla principal, el cual presenta un formato con campos asociados al detalle de bienes y/o conceptos, que usted debe llenar.
Cantidad: Se coloca el nmero de artculos (o bien conceptos de servicios) que se desea solicitar. Unidad: En caso de solicitar artculos, dependiendo de la unidad de medida configurada al artculo en el Mdulo de Inventario, se coloca Detal o Mayor. Precio: se coloca el valor del artculo y/o concepto de servicio. Este valor en algunos casos, viene establecido en la configuracin del artculo en el Mdulo de Inventario, o en el caso de los conceptos, en el Mdulo de Configuracin Una vez colocado el valor en Precio/Unid. , de un clic al mouse y automticamente se ver reflejado el SubTotal, Cargos y Total en todos los campos de de la pantalla que requiera dicho valor, exceptuando la opcin Cambiar, esta opcin permite modificar la imputacin presupuestaria, haga clic sobre este enlace para que pueda visualizar el Catlogo de Cuentas Presupuestarias
Luego haga clic e inmediatamente notar el cambio de la estructura presupuestaria.
Si desea eliminar un concepto, tilde el icono que se desee eliminar. .
y elimina la fila completa. Debe darle clic por cada concepto
Completados los datos observar una pantalla similar. Haga clic sobre el icono de barra de herramientas.
, que se encuentra en la
Como podr observar el proceso a seguir es similar a los pasos descritos en el caso del Agregar Bienes lo mismo sucede con los servicios a solicitar.
APROBACION: Esta opcin permite certificar los registros de Solicitud de Ejecucin Presupuestaria previamente guardados. Cmo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaa llamada y seleccionar la segunda opcin denominada Aprobacin automticamente visualizar los siguientes campos.
Fecha: Esta opcin Permite colocar la fecha para aprobacin de la SEP. Muestra siempre la fecha del da que ejecuta el proceso. Solicitud: Este Campo que funciona como filtro de bsqueda, para ubicar un nmero especfico de solicitud. Tipo: Esta opcin permite filtrar la bsqueda de un tipo especfico de SEP. Ej.: Bienes, Servicios, Conceptos. Unidad Ejecutora: Esta opcin para filtrar por Unidad Ejecutora asociada a la SEP que se desea aprobar. Fecha de Registro: Opcin para filtrar por rangos de fecha los registros de las SEP. Destino: Permite filtrar la bsqueda por Proveedor o Beneficiario. Aprobacin/Reverso de Aprobacin: Seleccione la operacin a ejecutar.
Despus de tildar la solicitud Haga clic sobre el icono
, que se encuentra en la barra de herramienta
Anulacin: Esta opcin permite anular las aprobaciones de aquellas solicitudes previamente registradas sin afectar la ejecucin del presupuesto. Cmo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaa llamada y seleccionar la tercera opcin denominada Anulacin automticamente visualizar los siguientes campos.
Solicitud: Este Campo que funciona como filtro de bsqueda, para ubicar un nmero especfico de solicitud. Tipo: Esta opcin permite filtrar la bsqueda de un tipo especfico de SEP. Ej.: Bienes, Servicios, Conceptos. Unidad Ejecutora: Esta opcin para filtrar por Unidad Ejecutora asociada a la SEP que se desea revesar la aprobacin. Fecha de Registro: Opcin para filtrar por rangos de fecha los registros de las SEP. Destino: Permite filtrar la bsqueda por Proveedor o Beneficiario. Aprobacin/Reverso de Aprobacin: Tilde la operacin a ejecutar.
Despus de tildar la solicitud Haga clic sobre el icono
, que se encuentra en la barra de herramienta
REPORTES: Esta opcin permite visualizar los reportes de los registros de Solicitud de Ejecucin Presupuestaria., segn la necesidad del usuario. Cmo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaa llamada y seleccionar la primera opcin denominada EJECUCION PRESUPUESTARIA: En esta opcin podr visualizar todas las solicitudes que fueron emitidas y clasificar dicha informacin de acuerdo a la importancia requerida.
Haga clic sobre la lupa para buscar las solicitudes
Seleccione la opcin de tipo para emitir el reporte Coloque las fechas de registros de SEP
Coloque el intervalo del proveedor, beneficiario o todas
Coloque las unidades ejecutoras asociadas a la SEP registrada
Seleccione el usuario que registr la SEP
Seleccione los tipos de SEP a mostrar en el reporte
Tilde el tipo ordenamiento mostrar en reporte
de a el
Tilde los estatus en que se encuentra las solicitudes y las deseadas a mostrar en el reporte
Completados los datos haga clic en
que se encuentra en la barra de herramienta
UBICACION DE SOLICITUDES: Esta opcin permite generar reporte que indica el estatus y el documento relacionado en el que se encuentra la SEP Cmo Hacerlo? Al posicionarse en la pestaa llamada y seleccionar la segunda opcin denominada Ubicacin de Solicitudes observaremos los siguientes campos:
Seleccione el intervalo solicitudes a consultar
de
Seleccione la opcin correspondiente a consultar
Seleccione el intervalo de proveedores o beneficiarios a consultar
Completados los datos haga clic en
que se encuentra en la barra de herramienta

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Haga clic para selecciona el bien o material a solicitar

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Haga clic para seleccionar el concepto respectivo.

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Haga clic sobre el servicio a solicitar

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Veamos el siguiente ejemplo relacionado con un bien o material a solicitar

Coloque la presupuestaria denominacin

Haga clic sobre la lupa.

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Inmediatamente visualizar el cambio de la estructura presupuestaria.

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Luego haga clic e inmediatamente notar el cambio de la estructura presupuestaria.

Si desea eliminar un concepto, tilde el icono que se desee eliminar. .

y elimina la fila completa. Debe darle clic por cada concepto

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