Secretara General - Funciones Especficas

FUNCIONES ESPECFICAS
1. Recepcionar los expedientes ingresados en el sector o de otras dependencias que son remitidos por el Gobernador. 2. Asesorar en la redaccin y celebracin de contratos que hace relacin a la salvaguarda del patrimonio o de prestacin de servicios a la Institucin. 3. Redactar y/o revisar todas las documentaciones, notas, acuerdos, convenios y cualquier tipo de documentacin, con los sectores de la Institucin previa autorizacin del Gobernado 4. Registrar a travs de Partes Diarios todo el movimiento de las documentaciones tramitadas por la Secretaria General, indicando el sector que recepciona la documentacin, la fecha, hora y la persona que recibe la documentacin, de acuerdo a la providencia del Gobernador, que deber archivarse con un ndice de legajos, debidamente referenciado y codificado, que faciliten su identificacin y ubicacin, con el fin de efectuar el seguimiento correspondiente de los mismos. 5. Mantener adecuadamente ordenado y actualizado el archivo de toda documentacin recibida y remitida, e informaciones. 6. Para la recepcin de todas las documentaciones, notas, telegramas, telegramas, notificaciones judiciales, revistas, fax, de instituciones e organismo, se habilitaran Expedientes, que sern numerados en forma cronolgica y foliados, indicando el recurrente, el motivo, a fecha, hora, la persona de la Gobernacin que recibe la misma. 7. Dichos expedientes sern registrados en el Parte Diario la numeracin correlativa de los mismos y remitidos al Gobernador para su conocimiento, su estudio y consideracin y su tramitacin en los diversos sectores de la Gobernacin. 8. Se debe efectuar en forma permanente el seguimiento y control de la tramitacin de los expedientes en cada sector de la Gobernacin, a los efectos de determinar su cumplimento y el periodo de duracin del proceso, que deber ser informada al Gobernador. 9. Todas las notas confeccionadas en cada sector o dependencia de la Gobernacin que deban ser remitidas a Instituciones, Organizaciones, o cualquier Entidad, debern ser revisadas, controladas y corregidas en la parte gramatical, ortografa y de estilo, antes de la firma del Gobernador. 10. Dichas notas estar numeradas en forma correlativa y cronologa de acuerdo, para su remisin al Organismo o Entidad y luego retornadas con la firma de recepcin para su archivo. 11. Elaborar los proyectos de Resolucin, de acuerdo a las directriz del Gobernador y en algunos casos remitir y a la Asesora Jurdica para su verificacin si las mismas se adecuan a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes. 12. Firmar con el Gobernador las Notas y Resoluciones emitidas por el Gobernador, segn lo determine Gobernador. 13. Numerar las Resoluciones emitidas por la Presidencia en forma correlativa y cronolgica. 14. Distribuir copias autenticadas de las Resoluciones emitidas por la Caja a los sectores afectados por la misma, a los efectos de su cumplimiento. 15. Realizar un seguimiento y control a las Resoluciones emitidas para verificar su cumplimiento. 16. Habilitar un archivo ordenado de todas Resoluciones emitidas en forma correlativa y cronolgica.

17. Efectuar la autenticacin que es copia de original, de todas las documentaciones emitidas y generadas por la Gobernacin, manteniendo los originales en el Archivo de la Secretaria General. 18. Habilitar un acta en donde se registrara las decisiones tomadas a ser implementado a criterio de la Gobernacin, para poder verificar el cumplimiento de las secretarias y sectores de la Gobernacin. 19. Promover y verificar que todos los expedientes ingresados en la Gobernacin sean tramitados en el da. 20. Efectuar reuniones con sus funcionarios para la coordinacin de los trabajos, a los efectos de impartir las instrucciones emitidas por el Gobernador. 21. Apoyar y comunicar cualquier novedad al Gobernador en todo el manejo, proceso, tramitaciones, archivo y registros de las documentaciones. 22. Efectuar sugerencias por escrito al Gobernador en los casos que tenga conocimiento sobre inconvenientes en el cumplimiento de las funciones o en el desarrollo de las tareas o actividades del sector, tendientes a mejorar la gestin del ente. 23. Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos establecido. 24. Informar por escrito de todas las informaciones generadas e ingresadas en la Gobernacin. 25. Conceder permisos a los funcionarios de su sector conforme a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, e informar a la Presidencia y al Departamento de Recursos Humanos para su conocimiento y registro. 26. Programar las vacaciones de los funcionarios a su cargo, cuidando de no alterar la eficiencia, eficacia y economicidad de las tareas para no alterar el normal desenvolvimiento de las actividades del sector y remitir a la Gobernador para su autorizacin y registro correspondiente en el sector de Recursos Humanos. 27. Asignar los muebles, equipos, materiales y tiles a cada funcionario a su cargo, para el cumplimiento de sus funciones de acuerdo a la provisin efectuada por la Gobernacin conforme a los crditos presupuestarios para el efecto se utilizara formularios y registros de recepcin y responsabilidad por la buena utilizacin de los mismos. 28. Solicitar en caso de necesidad de trabajo fundamentando por nota la realizacin de trabajos en Horas Extraordinarias, que deber ser autorizada por el Gobernador y comunicada al Departamento de Recursos Humanos.