Manual de Encerramento

MANUAL DE ENCERRAMENTO DO EXERCCIO (5 EDIO)
MANUAL DE ENCERRAMENTO DO EXERCCIO (5 Edio) _________________________________________________________________________________________________
SUMRIO
APRESENTAO ..................................................................................................... 3 PROCEDIMENTOS CONTBEIS DE ENCERRAMENTO DO EXERCCIO ................................................................................................................. 9 1. Introduo ........................................................................................................ 10 2. Apurao das despesas sob o aspecto contbil....................................... 10 3. Verificao dos Pagamentos Emitidos....................................................... 13 4. Transferncias de Recursos de Convnios............................................... 14 4.1. Consideraes Gerais .............................................................................. 14 4.2. Consideraes sobre a Execuo dos Convnios ................................ 14 5. Restos a Pagar - RP......................................................................................... 15 6. Despesas de Exerccios Anteriores - DEA ................................................. 20 7. Dvida Ativa...................................................................................................... 22 8. Imobilizado....................................................................................................... 25 9. Conciliao de Contas Bancrias ................................................................ 25 10. Contas de Valores Pendentes Devedoras e Credoras e dos Empenhos com Reteno Total........................................................................... 27 11. Adiantamentos (Suprimento de Fundos) .............................................. 29 12. As etapas do processo de encerramento.............................................. 30 ANLISE DAS DEMONSTRAES CONTBEIS..................................... 33 1. Introduo ........................................................................................................ 34 2. Balano Consolidado ...................................................................................... 34 2.1. Balancete de Verificao ....................................................................... 35 2.2. Balano Oramentrio ............................................................................ 36 2.3. Balano Financeiro .................................................................................. 38 2.4. Balano Patrimonial ................................................................................ 40 2.4.1. Ativo Financeiro ................................................................................... 41 2.4.2. Ativo Permanente ................................................................................ 42 2.4.3. Ativo Compensado ............................................................................... 42 2.4.4. Passivo Financeiro ............................................................................... 43 2.4.5. Passivo Permanente (No-Financeiro) ............................................. 43 2.4.6. Passivo Compensado............................................................................ 43 2.4.7. Saldo Patrimonial................................................................................. 44 2.5. Demonstrao das Variaes Patrimoniais.......................................... 44 3. Verificao dos Balanos Consolidados e Anlises Contbeis ............. 49 3.1. Operaes Gerais de Encerramento do Exerccio .............................. 49 3.2. Conferncia das Peas que compem a Prestao de Contas ......... 50 PRESTAO DE CONTAS DAS UNIDADES .............................................. 57 1. Tomadas e prestaes de contas................................................................ 58 2. Atividades e documentos obrigatrios...................................................... 59 3. Prestao de Contas do Governador.......................................................... 64 ANEXOS DO MANUAL DE ENCERRAMENTO DO EXERCCIO......... 66 PROCEDIMENTOS E PRAZOS PARA O ENCERRAMENTO DE 2012 ........................................................................................................................................ 67
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ROTINAS E PROCEDIMENTOS PARA O ENCERRAMENTO DO EXERCCIO ............................................................................................................... 72 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ........................................................................ 79
MDULO 1 APRESENTAO
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APRESENTAO A Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia - SEFAZ, na qualidade de gestora central da contabilidade estadual, nos termos do Decreto Estadual no 7.921, de 2 de abril de 2001, vem buscando atender legislao nacional no que diz respeito ao cumprimento das normas financeiras estabelecidas, em especial pela Lei Federal no 4.320/64 e Lei Complementar Federal no 101/2000, Lei de Responsabilidade Fiscal, como tambm primar pela execuo financeira, oramentria e patrimonial de forma eficiente e responsvel. Este manual visa proporcionar maior transparncia nas informaes como parte do esforo de padronizar os procedimentos contbeis em todo o Estado. Nesta quinta edio, buscando especificar os conhecimentos sobre os aspectos inerentes ao encerramento do exerccio, como tambm outros importantes tpicos de execuo oramentria, financeira e patrimonial, sero abordados os assuntos que se relacionam ao fechamento do exerccio, consolidao e anlise das contas pblicas, e elaborao de relatrios legais. Em 2012, a rea financeira da Secretaria da Fazenda objetiva realizar, juntamente com os rgos setoriais de finanas, aes no encerramento dos sistemas e procedimentos contbeis com a finalidade de efetuar os registros na contabilidade para a futura transio ao novo sistema oficial de contabilidade e finanas do Estado da Bahia, o FIPLAN (Sistema Integrado de Planejamento, Contabilidade e Finanas do Estado da Bahia), institudo pelo Decreto Estadual n. 14.125, de 06 de setembro de 2012. J realizando algumas adaptaes Nova Contabilidade Aplicada ao Setor Pblico, exigida pela Secretaria do Tesouro Nacional (STN) para ser aplicada a partir de 2013, durante o encerramento do exerccio, a rea financeira da SEFAZ prope procedimentos que facilitem essa transio, assegurando a qualidade das informaes da administrao pblica. Essa viso estratgica tem por principal resultado fornecer informaes contbeis mais consistentes,
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coerentes e tempestivas. Por essa razo, este manual poder ser atualizado a fim de possibilitar o avano dos procedimentos at ento executados.
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LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS UTILIZADAS
ADCT AF AP AR BAPREV BB CF CFC CIDE COPAF CTN CUTE - DI DCL DEA DEPAT DICOP DOC DVP EGBA FNDE FPE FPM FUNDEB
Ato das Disposies Constitucionais Transitrias Ativo Financeiro Ativo Permanente Ativo Realizado Fundo Previdencirio dos Servidores Pblicos do Estado da Bahia Banco do Brasil Constituio Federal Conselho Federal de Contabilidade Contribuio de Interveno no Domnio Econmico Coordenao Geral de Planejamento, Acompanhamento e Controle Financeiro Cdigo Tributrio Nacional Conta nica do Tesouro Estadual Disponibilidade Interna Despesa Corrente Lquida Despesas de Exerccios Anteriores Diretoria do Tesouro Diretoria da Contabilidade Pblica Documento de Ordem de Crdito Demonstrao das Variaes Patrimoniais Empresa Grfica da Bahia Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educao Fundo de Participao dos Estados Fundo de Participao dos Municpios Fundo de Manuteno e Desenvolvimento da Educao Bsica e de Valorizao dos Profissionais da Educao
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FUNDEF FUNPREV FUNSERV GECOR ICMS
Fundo de Manuteno e Desenvolvimento do Ensino Fundamental e de Valorizao do Magistrio Fundo Financeiro da Previdncia Social dos Servidores Pblicos do Estado da Bahia Fundo de Custeio do Plano de Sade dos Servidores Pblicos Estaduais Gerncia de Controle e Orientao Imposto sobre a Circulao de Mercadorias e Prestao de Servios
IN IPVA IR ITCD JUCEB LDO LOA LRF MRB OBE PDI PET PPA PRODEB QCM QF
Instruo Normativa Imposto sobre a Propriedade de Veculo Automotor Imposto de Renda e Proventos de Qualquer Natureza Imposto sobre a Transmisso Causa Mortis e Doao de quaisquer Bens ou Direito Junta Comercial do Estado da Bahia Lei de Diretrizes Oramentrias Lei Oramentria Anual Lei Complementar 101/2000 Lei de Responsabilidade Fiscal Movimentao de Recursos Bancrios Ordem Bancria Eletrnica Programa de Demisso Incentivada Programa de Educao Tributria Plano Plurianual Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia Quadro de Cotas Mensal Quadro de Fontes
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RA RCL RGF RLR RP RREO RPE SAEB SAF SEFAZ SIAP SICOF SICON SIGAP SIGAT SIMPAS SLC SRH STN SUS TCE UCS - SEFAZ VA VP
Requisio de Adiantamento Receita Corrente Lquida Relatrio de Gesto Fiscal Receita Lquida Real Restos a Pagar Relatrio Resumido de Execuo Oramentria Resultado Patrimonial do Exerccio Secretaria de Administrao do Estado da Bahia Superintendncia de Administrao Financeira Secretaria da Fazenda Sistema de Administrao de Patrimnio Sistema de Informaes Contbeis e Financeiras Sistema de Informaes Gerenciais de Convnios e Contratos Sistema de Gesto de Gastos Pblicos Sistema Integrado de Gesto da Administrao Tributria Sistema Integrado de Material, Patrimnio e Servios Saldo Lquido de Caixa Sistema de Recursos Humanos Secretaria do Tesouro Nacional Sistema nico de Sade Tribunal de Contas do Estado Universidade Corporativa do Servio Pblico - Unidade Fazenda Variao Ativa Variao Passiva
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MDULO 2 PROCEDIMENTOS CONTBEIS DE ENCERRAMENTO DO EXERCCIO
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1. Introduo
Antes de iniciar qualquer procedimento de encerramento do exerccio no SICOF, necessrio que o executor realize algumas anlises importantes.
2. Apurao das despesas sob o aspecto contbil

O reconhecimento da despesa oramentria, ao longo do exerccio, deve ser realizado no momento do empenho. Quanto contabilizao, durante o exerccio, a despesa registrada no momento da liquidao, sendo que, apenas para o encerramento do exerccio, para efeito de composio dos passivos (obrigaes), so consideradas as despesas legalmente empenhadas. Para efeitos dos registros contbeis, a despesa empenhada e no liquidada deve ser avaliada quanto existncia do fato gerador da mesma, apurando-se os empenhos subsistentes para a devida inscrio em Restos a Pagar e os insubsistentes para anulao antes do encerramento do exerccio. Pode-se dizer que os empenhos subsistentes so aqueles emitidos de acordo com a legislao especfica em vigor e cujas despesas foram efetivamente realizadas ou que tenham iniciado os seus fatos geradores. Os empenhos insubsistentes so aqueles que tm sua permanncia interrompida devido a no ocorrncia do fato gerador da despesa. Nesse aspecto, faz-se mais importante a observncia do princpio contbil da competncia, ou seja, a verificao de que o servio foi prestado e/ou o material ou bem adquirido foi recebido. Como exemplo, pode-se citar o empenho das parcelas de contratos e convnios, juntamente com as despesas estimadas, que somente podero permanecer empenhadas no exerccio corrente se o fato gerador ocorrer at o dia 31 de dezembro.
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A verificao da subsistncia do empenho essencial quando da apurao da despesa no ltimo exerccio de mandato do Governador do Estado, considerando que a anlise e o planejamento oramentrio e financeiro das despesas tornam-se mais detalhados devido ao disposto no Art. 42 da Lei Complementar n 101/2000 LRF.
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Art. 42. vedado ao titular de Poder ou rgo referido no art. 20, nos ltimos dois quadrimestres do seu mandato, contrair obrigao de despesa que no possa ser cumprida integralmente dentro dele, ou que tenha parcelas a serem pagas no exerccio seguinte sem que haja suficiente disponibilidade de caixa para este efeito. Pargrafo nico. Na determinao da disponibilidade de caixa sero considerados os encargos e despesas compromissadas a pagar at o final do exerccio. As unidades devem antecipadamente providenciar o equilbrio entre as despesas empenhadas e recursos financeiros disponveis. Assim, a anlise da disponibilidade de caixa deve ser apurada constantemente, mantendo-se maior controle do empenho e da liquidao da despesa durante esse perodo. A Secretaria da Fazenda dever tambm efetuar o controle e orientao das unidades neste sentido, podendo at limitar o empenho, caso seja necessrio. Na etapa 2 da rotina de encerramento do SICOF, empenhos insubsistentes sero demonstrados ao executor, informando que tais despesas somente podero ser novamente empenhadas no exerccio seguinte. Tais empenhos s sero inscritos apenas em Restos a Pagar Processado, com a devida liquidao da despesa. Ressalta-se que existem elementos de despesa em que h possibilidade de gerao de Restos a Pagar no processado, e, dessa forma, o sistema no ir gerar qualquer tipo de crtica para empenhos destes elementos que estiverem com saldo. Assim, as unidades devem avaliar a consistncia destes saldos, para que a inscrio de Restos a Pagar no Processados se restrinja s despesas cujo fato gerador pertena ao exerccio financeiro em encerramento, evitando que sejam inscritos valores que so meros saldos residuais de empenho, os quais devem ser anulados.
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3. Verificao dos Pagamentos Emitidos

Os pagamentos de servios e compras realizadas pelas unidades da Administrao Pblica Estadual so disponibilizados aos credores por meio de Ordem Bancria Eletrnica OBE emitida pelo SICOF para as instituies financeiras. Estas providenciam a disponibilidade dos recursos financeiros, em regra, 48(quarenta e oito) horas aps a transmisso da OBE. Quando a OBE apresentar inconsistncia nos dados de identificao do fornecedor, o crdito pela instituio financeira no ser disponibilizado, no sendo admitida a sua correo posterior, inclusive quando se tratar de inconsistncias em DOC ou instrumento similar destinado a credor com conta em outro banco. Nestes casos, devero ainda ser adotadas as providncias constantes em norma especfica da DICOP. No encerramento do exerccio, os pagamentos que apresentarem qualquer pendncia devem retornar para a situao de liquidado, sendo gerados Restos a Pagar (etapa 3 da rotina de encerramento do SICOF). Portanto, as Unidades devero verificar todos os passos at a finalizao da transmisso do pagamento. Para efetuar tal verificao, a Unidade dever pesquisar as seguintes consultas no SICOF:
PROCEDIMENTO 1 1 1.1 CONSULTA DE PAGAMENTOS: NO MENU PRINCIPAL OPO 7 CONSULTAS, OPO 4 EXECUO ORAMENTRIA/FINANCEIRA; 1.2 MARCAR OPO PAGAMENTOS.
Consulta de Pagamentos: 03 INCLUDOS E NO AUTORIZADOS 04 AUTORIZADOS E NO CONFIRMADOS 05 CONFIRMADOS E NO TRANSMITIDOS
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08 OBE CONFIRMADAS E NO TRANSMITIDAS POR SECRETARIA 10 OCORRNCIAS DO RETORNO DA TRANSMISSO DE OBE (BB)
4. Transferncias de Recursos de Convnios

4.1. Consideraes Gerais
Para a execuo dos convnios importante o fiel acompanhamento, por parte da unidade concedente, a fim de que toda a transferncia de recursos seja aplicada e contabilizada com eficcia. Constitui o convnio uma forma de ajuste entre o Poder Pblico e entidades pblicas ou privadas, buscando a consecuo de objetivos de interesse comum, por colaborao recproca (art. 170 Lei Estadual n 9.433/05). Os recursos financeiros transferidos em razo do convnio, mesmo que destinados esfera privada, no perdem a natureza de dinheiro pblico, ficando a sua utilizao vinculada s condies previstas nos termos do ajuste, ressalvando a obrigatoriedade da prestao de contas do convenente ao ente repassador e ao Tribunal de Contas do Estado (art. 175 da mesma lei) importante lembrar que, no momento da concluso, denncia, resciso ou extino do convnio, acordo ou ajuste, os saldos financeiros remanescentes, inclusive os provenientes das receitas obtidas das aplicaes financeiras realizadas, sero devolvidos entidade ou rgo transferidor dos recursos, no prazo improrrogvel de 30 (trinta) dias do evento, sob pena de tomada de contas especial pelo TCE.
4.2.
Consideraes sobre a Execuo dos Convnios
A IN DICOP 001/2004 dispe sobre a celebrao de convnios e procedimentos de contabilizao dos recursos financeiros oriundos de convnios celebrados
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com instituies integrantes dos Governos Federal, Municipal ou de outros Governos Estaduais e de Entidades no mbito da Administrao Pblica do Estado da Bahia. Na Instruo Normativa supracitada possvel obter procedimentos para celebrao de convnios e sobre sua contabilizao, tais como:
Abertura e Movimentao da Conta Bancria, quando for o caso; Recebimento dos Recursos Financeiros; Aplicao Financeira dos Recursos e Contabilizao dos Rendimentos; Resgate dos Valores Aplicados e Rendimentos Auferidos; Devoluo dos Recursos de Convnios; Acompanhamento da Movimentao Bancria.
A Unidade dever aplicar o disposto acima durante todo o exerccio financeiro. Os convnios que finalizaram sua execuo com as devidas prestaes de contas devero ser encerrados no Sistema de Gesto de Gastos Pblicos - SIGAP antes do fechamento da contabilidade por meio da rotina 5 Convnios, 4 Encerramento. Os convnios que apresentarem parcelas a serem executadas at o final do exerccio e que, por alguma razo, a despesa no foi paga ao convenente, esta no poder constar como despesa do exerccio encerrado. A Unidade concedente ter que refazer seu cronograma de desembolso, por meio de Termo Aditivo, com novos prazos de pagamento para o exerccio subseqente.
5. Restos a Pagar - RP
As despesas empenhadas e no pagas at 31 de dezembro de cada exerccio devero ser inscritas em Restos a Pagar distinguindo-se as processadas das no processadas. Essa inscrio ser por exerccio e por credor.
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Constituem os Restos a Pagar Processados as despesas oramentrias que percorreram os estgios de empenho e liquidao (estgio em que o fornecimento do material, execuo da obra ou prestao do servio tenham se verificado), at a data do encerramento do exerccio financeiro, restando pendente apenas o estgio do pagamento. Os Restos a Pagar No Processados representam as despesas empenhadas que estejam na dependncia da concluso da obra ou prestao do servio, ainda que ocorram depois do encerramento do exerccio financeiro. As despesas de carter continuado, decorrentes de contratos, acordos ou leis, conforme disposto no item Apurao de Despesas, cujo servio foi prestado e/ou material adquirido, isto , reconhecida pela administrao direta e indireta, e que, existindo empenho prvio, no foram liquidadas at 31 de dezembro por falta do recebimento de documentos comprobatrios, podero ser classificadas em RP No Processados. Mais uma vez deve-se observar o disposto no Art. 50, inciso II da Lei Complementar n 101/2000 LRF. Objetivando atender aos princpios contbeis, tambm orientados pela Secretaria do Tesouro Nacional STN, o entendimento da Secretaria da Fazenda de que os empenhos de despesas no processadas sero mantidos to somente se representarem despesas efetivamente incorridas dentro do prprio exerccio financeiro, quando estiver pendente o cumprimento de alguma formalidade exigida em lei, se relativos aos seguintes servios: Informtica, quando realizado pela Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia PRODEB; Telecomunicaes, energia eltrica, correios e telgrafos e gua e esgoto; Despesas mdicas contratadas pelo Fundo de Custeio do Plano de Sade dos Servidores Pblicos Estaduais - FUNSERV; Publicidade legal veiculada pela Empresa Grfica da Bahia - EGBA; Programa de Educao Tributria PET-BA; Servios de vigilncia, conservao e limpeza e alimentao de presos;
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Obras em andamento; Outras despesas que tenham iniciado o fato gerador.
J. Teixeira Machado Jr. e Heraldo da Costa Reis em A Lei 4.320 Comentada e a Lei de Responsabilidade Fiscal afirma:
Em Restos a Pagar, repita-se, s devem ser inscritas aquelas obrigaes decorrentes de contratos, convnios ou de leis, cuja certeza de liquidez do credor j tenha sido verificada e constatada pela administrao da entidade. As despesas permitidas para inscrio em RP No Processados, se necessrio, podem ser empenhadas por estimativa, proporcionalmente ao ms de competncia de dezembro do exerccio corrente, levando-se em considerao a despesa realizada nos ltimos trs meses. Quanto aos Restos a Pagar Processados, cabe esclarecer que a sua formao depende da concepo de fato gerador da despesa pblica. Com a finalidade de esclarecer os procedimentos contbeis, sendo estes at o presente exerccio, consolidados em diversos Estados do Brasil e pela Unio, e que tentam realizar a harmonia entre as determinaes legais oramentrias e os princpios balizadores da Contabilidade Pblica, em 2007 a Diretoria de Contabilidade Pblica DICOP emitiu Nota Tcnica n 03/2007 que se refere incluso da despesa relativa aquisio de material de consumo em Restos a Pagar no encerramento do exerccio. Tratando-se sobre registro contbil em contas do Passivo Financeiro, esta Nota fundamenta legalmente e doutrinariamente que esta despesa pblica s poder ser registrada quando da efetiva entrega do bem, obedecendo assim o regime de competncia, afastando a possibilidade de inscrio em Restos a Pagar No Processados. Caso a Unidade possua essas despesas, cuja nota fiscal ser apresentada dentro do exerccio financeiro em prazo a ser estabelecido pela SEFAZ, haver possibilidade de registro dessas despesas em RP Processados.
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Em alguns casos especficos a Unidade no liquidou a despesa oramentria devido a pendncias jurdicas ainda existentes, onde se discute o valor de multas contratuais ou algo do gnero. Nestes casos especficos, a Unidade poder deixar a despesa empenhada por estimativa, ficando o valor inscrito em Restos a Pagar no Processados. No exerccio seguinte, aps parecer da Procuradoria Geral do Estado, a Unidade far a concluso da execuo oramentria ou cancelamento dos Restos a Pagar caso o valor no seja devido. A gerao de Restos a Pagar, no mbito de cada rgo e equivalente da Administrao Direta e Entidades da Administrao Indireta, ser de responsabilidade da Diretoria de Finanas ou unidade equivalente. Os Restos a Pagar No Processados do exerccio anterior ao exerccio de encerramento, que no foram liquidados, devero ser cancelados. A seguir est a rotina de procedimentos quanto ao cancelamento dos RP No Processados do exerccio anterior. PROCEDIMENTO 2 1 APS O CANCELAMENTO, O USURIO DEVER SOLICITAR A IMPRESSO DE UM DOS RELATRIOS DE RP (MDULO DE RELATRIOS, OPO 3 - OPERACIONAIS, OPO 4 RESTOS A PAGAR), OBJETIVANDO VERIFICAR SE TODOS OS SALDOS FORAM CANCELADOS: 1.1 CASO HAJA PENDNCIAS, EXTRAIR O RAZO FINANCEIRO DAS CONTAS QUE NO OBTIVERAM SEUS SALDOS CANCELADOS, PARA DEVIDA VERIFICAO CONTBIL; 1.2 O RAZO FINANCEIRO PODER SER CONSULTADO NO SISTEMA POR MEIO DE CONSULTA: MDULO DE CONSULTAS, OPO 9 - INFORMAES OPERACIONAIS, RAZO FINANCEIRO. 1.3 DEPOIS DE SANADAS AS PENDNCIAS, DEVE-SE REFAZER A ROTINA DE CANCELAMENTO DO RP NO PROCESSADO (ETAPA 1 DA ROTINA DE ENCERRAMENTO DO SICOF).
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Os procedimentos de inscrio dos Restos a Pagar Processados e No Processados iro gerar os seguintes lanamentos:
Lanamentos Contbeis: Pela inscrio de RP Processados: D 211713 Despesa Liquidada a Pagar C 211111 Restos a Pagar Processados Pela inscrio de RP No Processados: D 3TTTT Despesa Financeira C 211112 Restos a Pagar No Processados
O plano de contas apresenta as seguintes contas de Restos a Pagar Processados: 211.111.007 Processados 2007 211.111.008 processados 2008 211.111.009 Processados 2009 211.111.010 Processados 2010 211.111.011 Processados 2011 211.111.012 Processados 2012
Ao finalizar um exerccio, sero criadas novas contas sendo os ltimos trs dgitos correspondentes ao ano a que se referem. Em 2012, por exemplo, aps o procedimento de inscrio de RP, ser gerada a conta 211.111.012 Processados 2012 contendo o saldo a pagar desses valores. Ao final dos exerccios financeiros, a Unidade dever analisar a permanncia destas obrigaes (RP Processados) nas contas do Passivo. de extrema importncia a inscrio de valores subsistentes em RP, devido s disposies da LRF. Os cancelamentos de RP interferem no alcance dos limites de sade e educao. Por essa razo deve-se evitar a inscrio a maior de
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valores em restos a pagar. No obstante, a inscrio a menor prejudica a correta execuo oramentria e financeira, pois ir gerar uma futura DEA.
6. Despesas de Exerccios Anteriores - DEA

De acordo com o Art. 37 da Lei 4.320/64, as despesas de exerccios encerrados, para as quais o oramento respectivo consignava crdito prprio, com saldo suficiente para atend-las, que no se tenham processado na poca prpria, bem como os Restos a Pagar com prescrio interrompida e os compromissos reconhecidos aps o encerramento do exerccio correspondente podero ser pagos conta de dotao especfica consignada no oramento, discriminada por elemento, obedecida, sempre que possvel, a ordem cronolgica. Analisando detalhadamente o disposto na lei supracitada, pode-se dizer que existem trs tipos de DEA: 1 - Despesas que no se tenham processado na poca prpria, ou seja, aquelas que possuam dotao oramentria, e que, dentro do prazo estabelecido, o credor tenha cumprido sua obrigao. 2 - Restos a Pagar com prescrio interrompida, que equivalem despesa cuja inscrio como Restos a Pagar tenha sido cancelada, mas ainda vigente o direito do credor. 3 - Compromissos reconhecidos aps o encerramento do exerccio, que consistem na obrigao de pagamento criada em virtude de lei, mas somente reconhecido o direito do reclamante aps o encerramento do exerccio correspondente. de responsabilidade dos rgos, Fundos e Entidades da Administrao Pblica do Poder Executivo Estadual o reconhecimento de passivos ou provises, estimativas de perda de ativos ou de obrigaes para com
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terceiros, dos valores a pagar que foram assumidos como compromissos de acordo com o Art. 37 da Lei 4.320/64. A DEA constante do oramento do exerccio subsequente ao do encerramento dever ser executada durante o ano corrente, evitando assim que seja inscrita em Restos a Pagar. As Despesas de Exerccios Anteriores do tipo 1, apresentado acima, configuram maioria da DEA do Estado da Bahia. Tais despesas merecem uma ateno especial porque interferem no oramento do exerccio de competncia e naquele em que so executadas contabilmente. Quando no realizada uma mensurao adequada dessas despesas, o Estado enfrenta uma tarefa difcil em controlar sua disponibilidade de caixa para execuo das aes previstas no oramento. A Lei de Responsabilidade Fiscal LRF preconiza a aplicao do regime de competncia para a despesa e estabelece que todas as despesas assumidas pelos governantes sejam reconhecidas dentro do exerccio financeiro, proibindo, inclusive com a aplicao de sanes, os governantes de gastarem alm de seu oramento. Com a aplicao da LRF, alguns doutrinadores, como Joo Batista Fortes em seu livro Contabilidade Pblica, acreditam que as despesas de exerccios anteriores tendem a no mais existir. Seu carter de excepcionalidade na execuo oramentria.
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PROCEDIMENTO 3 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2 2.1 2.2 3 3.1 4 OBTER NO SICOF BALANCETE DA UNIDADE: NO MENU PRINCIPAL, ESCOLHER OPO 8 RELATRIOS NO MENU RELATRIOS, ESCOLHER OPO 03 OPERACIONAIS DIGITAR OPO 14 BALANCETE SINTTICO INFORMAR PERODO E DEMAIS INFORMAES NECESSRIAS ESCOLHER OPO 12 SEM EXECUO FINANCEIRA E NVEL 7 PARA QUE SEJAM ANALISADAS TODAS AS CONTAS. OBTER OS SEGUINTES VALORES: DO ATIVO: CAIXA, BANCOS, APLICAES FINANCEIRAS DO PASSIVO: DEPSITOS, RESTOS A PAGAR E SERVIO DA DVIDA A PAGAR OBTER SALDO LQUIDO DE CAIXA SLC SLC = ATIVO PASSIVO COMPARAR VALOR DO SLC COM AS DESPESAS NO EMPENHADAS (FUTURAS DEA) 4.1 SLC DEVE SER MAIOR QUE DEA (SLC > DEA)
7. Dvida Ativa
A Dvida Ativa integra o grupamento de Contas a Receber e constitui uma parcela do Ativo de grande destaque na estrutura patrimonial de qualquer rgo ou entidade pblica. A Dvida Ativa constitui-se em um conjunto de direitos ou crditos de vrias naturezas, em favor da Fazenda Pblica, com prazos estabelecidos na
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legislao pertinente, vencidos e no pagos pelos devedores, por meio de rgo ou unidade especfica instituda para fins de cobrana na forma da lei. A Lei 4.320/64 evidencia a natureza do crdito a favor do Ente Pblico, caracterizando a origem como Tributria e No-Tributria. O crdito tributrio decorre da obrigao tributria, de acordo com o disposto nos artigos 113, 139 e seguintes do Cdigo tributrio Nacional. O crdito no tributrio decorre de obrigao prevista em Lei, regulamento ou contrato. A inscrio em Dvida Ativa ato jurdico que visa legitimar a origem do crdito em favor da Fazenda Pblica, revestindo o procedimento dos necessrios requisitos jurdicos para aes de cobrana. O eventual cancelamento, por qualquer motivo, do crdito em Dvida Ativa representa a sua extino e provoca diminuio na situao lquida patrimonial, relativamente baixa do direito que classificado como variao patrimonial diminutiva independente da execuo oramentria ou simplesmente variao passiva extraoramentria. Da mesma forma, so classificados os registros de abatimentos, anistia ou quaisquer outros valores que representem diminuio dos valores originalmente inscritos em Dvida Ativa, mas no decorram do efetivo recebimento. A Lei 4.320/64 que versa sobre normas gerais de direito financeiro e finanas pblicas, institui os fundamentos deste expediente jurdico-financeiro, conforme seu artigo 39:
Art. 39. Os crditos da Fazenda Pblica, de natureza tributria ou no tributria, sero escriturados como receita do exerccio em que forem arrecadados, nas respectivas rubricas oramentrias. (Redao dada pelo Decreto Lei n 1.735, de 20.12.1979) 1 - Os crditos de que trata este artigo, exigveis pelo transcurso do prazo para pagamento, sero inscritos, na forma da legislao prpria, como Dvida Ativa, em registro prprio, aps
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apurada a sua liquidez e certeza, e a respectiva receita ser escriturada a esse ttulo. (Includo pelo Decreto Lei n 1.735, de 20.12.1979) 2 - Dvida Ativa Tributria o crdito da Fazenda Pblica dessa natureza, proveniente de obrigao legal relativa a tributos e respectivos adicionais e multas, e Dvida Ativa no Tributria so os demais crditos da Fazenda Pblica, tais como os provenientes de emprstimos compulsrios, contribuies estabelecidas em lei, multa de qualquer origem ou natureza, exceto as tributrias, foros, laudmios, alugueis ou taxas de ocupao, custas
processuais, preos de servios prestados por estabelecimentos pblicos, indenizaes, reposies, restituies, alcances dos responsveis definitivamente julgados, bem assim os crditos decorrentes de obrigaes em moeda estrangeira, de subrogao de hipoteca, fiana, aval ou outra garantia, de contratos em geral ou de outras obrigaes legais. (Includo pelo Decreto Lei n 1.735, de 20.12.1979) 3 - O valor do crdito da Fazenda Nacional em moeda estrangeira ser convertido ao correspondente valor na moeda nacional taxa cambial oficial, para compra, na data da notificao ou intimao do devedor, pela autoridade
administrativa, ou, sua falta, na data da inscrio da Dvida Ativa, incidindo, a partir da converso, a atualizao monetria e os juros de mora, de acordo com preceitos legais pertinentes aos dbitos tributrios. (Includo pelo Decreto Lei n 1.735, de 20.12.1979) 4 - A receita da Dvida Ativa abrange os crditos mencionados nos pargrafos anteriores, bem como os valores correspondentes respectiva atualizao monetria, multa e juros de mora e ao encargo de que tratam o art. 1 do Decreto-lei n 1.025, de 21 de outubro de 1969, e o art. 3 do Decreto-lei n 1.645, de 11 de dezembro de 1978. (Includo pelo Decreto Lei n 1.735, de 20.12.1979)
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5 - A Dvida Ativa da Unio ser apurada e inscrita na Procuradoria da Fazenda Nacional. (Includo pelo Decreto Lei n 1.735, de 20.12.1979)
8. Imobilizado
Compreende os itens tangveis que so mantidos para o uso na produo ou fornecimento de bens ou servios, ou para fins administrativos, inclusive os decorrentes de operaes que transfiram para a entidade os benefcios, riscos e controle desses bens. A entidade dever aplicar o princpio geral de reconhecimento para todos os ativos imobilizados no momento em que os custos so incorridos, incluindo os custos iniciais e os subseqentes. Antes de efetuar a avaliao ou mensurao de ativos, faz-se necessrio o reconhecimento do bem como Ativo. O Ativo Imobilizado, incluindo os gastos adicionais ou complementares, reconhecido inicialmente com base no valor de aquisio, produo ou construo. A apurao da depreciao, amortizao e exausto devem ser feitas mensalmente, quando o item do Ativo estiver em condies de uso. Ao final de cada exerccio financeiro, a Entidade deve realizar a reviso da vida til e do valor residual do item do Ativo.
9. Conciliao de Contas Bancrias

O objetivo primordial da conciliao de contas bancrias o de confrontar o saldo do extrato bancrio com o saldo registrado na conta Bancos Conta Movimento. Aps a confrontao dos valores registrados na contabilidade com os valores apontados no extrato bancrio, sero efetuados e/ou contabilizados os ajustes necessrios identificao das provveis diferenas entre o saldo
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especificado no extrato bancrio e o saldo registrado na contabilidade, conforme disposto na Cartilha de Conciliao Bancria. As contas movimentadas em instituio bancria devem ter seus saldos devidamente conciliados pela unidade gestora responsvel pelas respectivas movimentaes. As conciliaes devero ser revisadas pela Diretoria de Finanas ou unidade equivalente, que as manter disposio dos rgos de controle interno e externo. A Unidade dever confrontar o Razo ou Balancete Sinttico, emitido pelo SICOF, com os extratos, avisos de lanamento e relaes de documentos fornecidos pelos bancos. As conciliaes de todas as contas correntes bancrias devem ser realizadas diariamente durante o ms de dezembro, devendo ser adotadas medidas efetivas para investigao e regularizao de eventuais pendncias. O saldo contbil das contas bancrias passar automaticamente para o exerccio seguinte. A Instruo Normativa IN SAF n 001/2011 informa:
3. A conciliao bancria dever ser efetuada, no mnimo: a) diariamente, nas contas com movimentao mdia mensal superior a 500 (quinhentos) lanamentos; b) semanalmente, nas contas com movimentao mdia semanal superior a 100 (cem) lanamentos; c) mensalmente, nas demais contas bancrias. Os principais ajustes e/ou diferenas entre os saldos contbeis da conta de bancos e do extrato bancrio decorrem de: Avisos bancrios demonstrados no respectivo extrato de movimentao da conta corrente, ainda no registrados na contabilidade da empresa, tais como: avisos de cobrana bancria de ttulos creditados pelo banco ou de despesas bancrias debitadas ou ainda a cobrana de contribuies ou de encargos em conta corrente. Depsitos efetuados que ainda no foram creditados em conta corrente bancria.
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Crditos ou dbitos efetuados por movimentao de contas especiais, a exemplo de cauo, atrelados conta contbil Bancos Conta Movimento.
Os saldos das contas de Quadro de Cotas Mensal - QCM Programado no exerccio financeiro corrente, relativos ao grupo de Execuo Oramentria Projeto ou Atividade sero transferidos para o exerccio seguinte e suportaro os pagamentos referentes aos Restos a Pagar. As entidades da Administrao Indireta devero, para efeito de controle interno e atendimento ao disposto no inciso VI do art. 50 da Lei Complementar n 101, de 04 de maio de 2000, elaborar demonstrativo da origem e destino dos recursos provenientes da alienao de ativos, conforme Anexo IV deste Manual.
10. Contas de Valores Pendentes Devedoras e Credoras e dos Empenhos com Reteno Total
So valores transitrios pendentes de regularizao ou despesas liquidadas a serem pagas. As unidades oramentrias e gestoras devero regularizar os valores pendentes das contas devedoras e credoras (etapa 6 da rotina de encerramento do SICOF), pois este grupo de contas no dever apresentar saldo no final do exerccio. A DEPAT dever acompanhar e registrar os valores pendentes das unidades no ltimo ms do exerccio.
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Lanamentos Contbeis: Folha de Pagamentos Pagamento pela DEPAT: D 1144 11 101 - Folha de pagamento a regularizar C 1112 TT TTT Transferncias para as unidades: Na origem: D 1222 11 001 C 1144 11 101 No destino: D 1144 11 101 C 2222 11 001 Pela apropriao da folha na Unidade: D 3131 11 001 C 2148 99 001 Pela regularizao da folha na Unidade: D 2148 99 001 C 1144 11 001
Mensalmente, as unidades devero regularizar suas contas de Valores Pendentes antes do fechamento do SICOF. Por ocasio da mudana de exerccio 2012/2013, as unidades devero efetuar analise das contas de valores pendentes (114T TT TTT e 214T TT TTT), com o intuito de identificar possveis pendncias contbeis, pois tais saldos no sero transferidos para o prximo exerccio, representando assim uma pendncia que impede o encerramento da unidade que possuir saldo nestes grupos de contas.
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11.
Adiantamentos (Suprimento de Fundos)
O regime de adiantamento consiste na entrega de numerrio a servidor, de forma pessoal e intransfervel, para futura prestao de contas, sempre precedida de empenho na dotao prpria, a fim de realizar, excepcionalmente, despesas que no possam subordinar-se ao processo normal de aplicao. Os rgos, fundos e entidades da Administrao Direta e Indireta, os agentes responsveis pela administrao de recursos utilizados mediante o regime de adiantamento, bem como as Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes, no mbito das respectivas competncias que lhes so conferidas, devem observar os prazos e procedimentos estabelecidos na Instruo Normativa IN SAF N 003/2011 e em seus anexos, sempre que executar despesa por meio deste regime. Por ocasio da concesso de adiantamento, caso seja um perodo prximo ao encerramento do exerccio, a Diretoria de Finanas ou unidade equivalente e a unidade gestora devero informar o prazo de aplicao e prestao de contas concernente com a data limite de fechamento das contas dessas Unidades. importante ressaltar que a prestao de contas dos recursos do adiantamento no dever ultrapassar o exerccio financeiro da sua concesso. A comprovao da aplicao de adiantamento deve ser feita pelo responsvel ao ordenador de despesa, mediante apresentao de documentao hbil, dentro do exerccio financeiro em que o mesmo foi concedido. O adiantamento no comprovado at 60 (sessenta) dias consecutivos do prazo fixado na RA, ou 30 (trinta) dias consecutivos aps o encerramento do exerccio financeiro, considerado em alcance, ficando o responsvel sujeito a tomada de contas pelo TCE.
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As Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes da Administrao Direta e Indireta, aps a devida verificao e anlise dos adiantamentos concedidos, devero: Orientar e supervisionar, junto s unidades oramentrias e gestoras, a anulao dos empenhos referentes aos adiantamentos concedidos e no comprovados ou daqueles cujas comprovaes tenham sido consideradas em alcance ou irregulares, bem como dos saldos no recolhidos ou de despesas glosadas. Proceder ao registro de Responsabilidade dos servidores e empregados pblicos, em conta identificada pelo nome e cadastro do responsvel, deduzindo-se, do valor a ser registrado, o saldo ou outros valores recolhidos CUTE ou conta bancria de onde se originou o recurso. Adotar, quando couber, as providncias necessrias apurao de responsabilidade, na forma da lei.
12. As etapas do processo de encerramento

Dentro do que j foi abordado nos itens anteriores, importante a correta execuo financeira do gestor pblico para simplificar os procedimentos do encerramento do exerccio. A fiel e tempestiva contabilizao e registro dos fatos contbeis so imprescindveis ao encerramento do exerccio pelas Unidades. Os empenhos, as liquidaes e pagamentos tero prazos estabelecidos pela Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia, conforme Anexo 1 deste Manual, e devero ser registrados com base nos princpios da competncia e da oportunidade, conforme j informado anteriormente. importante reforar que o reconhecimento de uma obrigao a pagar (liquidao da despesa) consiste na verificao do direito do credor, tendo por base ttulos e documentos comprobatrios do respectivo crdito. A Lei
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Estadual n 2.322, de 11 de abril de 1966, e suas alteraes, um instrumento essencial de norteamento da execuo oramentria e financeira do Estado.
Os rgos ou unidades equivalentes, os fundos, as autarquias, as fundaes, as empresas estatais dependentes, os agentes responsveis pela guarda e administrao de dinheiro, bem como as Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes devero adotar procedimentos tpicos de anlise, conciliao e ajuste das contas que afetam os resultados financeiro, econmico e patrimonial do Estado, bem como daquelas cujos saldos sero transferidos para o exerccio subseqente. O encaminhamento das Prestaes de Contas individuais de administradores e ordenadores de despesas ao TCE dever ser efetuado de acordo com as normas constantes da Resoluo TCE n 12 de 04 de maro de 1993, Resoluo TCE n 137, de 21 de dezembro de 2000, alterada pela Resoluo TCE n 89, de 27 de novembro de 2002 e Instruo Normativa 003 de 16 janeiro de 1998 . O SICOF emitir o certificado do encerramento do exerccio financeiro corrente. Os responsveis pelo encaminhamento das Prestaes de Contas ao TCE devero observar a Resoluo TCE n 63, de 16 de outubro de 2003, quanto aos elementos de composio dessa prestao e emisso do certificado. O encerramento do exerccio ocorrer mediante as seguintes etapas: 1. Cancelamento dos Restos a Pagar. 2. Impresso dos relatrios com pendncias para o encerramento. 3. Retorno para situao de liquidado dos pagamentos no confirmados. 4. Inscrio dos Restos a Pagar. 5. Transferncias dos saldos de QCM/QF. 6. Encerramento das contas de interligao, receitas e despesas. 7. Apurao dos resultados. 8. Impresso final dos relatrios.
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Essas etapas esto descritas mais detalhadamente no Anexo 2 deste manual. A etapa 1 tem como objetivo proceder, para fins de encerramento do exerccio financeiro, ao cancelamento dos Restos a Pagar no processados inscritos no exerccio anterior e no liquidados pertencentes aos rgos, fundos e entidades. A etapa 2 ir gerar um relatrio indicando as pendncias para o encerramento. Na etapa 3, os empenhos que esto na situao de includos e/ou autorizados passaro para a situao de liquidados. Aps a execuo desta etapa, o sistema no mais permitir que seja efetuada operao de execuo oramentria. Na etapa 4 os Restos a Pagar so inscritos automaticamente no Passivo Financeiro da Unidade. Na etapa 5, sero transferidos os saldos das contas de projeto / atividade referentes ao QCM Programado e Liberado e ao Quadro de Fontes - QF para as contas de Restos a Pagar do QCM do ano seguinte e encerrados os saldos de QCM / RP Programados e Liberados. Nas etapas 6 e 7 ocorrero respectivamente encerramento das contas de interligao, receitas e despesas, e apurao dos resultados, sendo que esta ltima rotina somente poder ser executada no sistema aps terem sido encerradas as contas de interligao, de receita e de despesa. Aps a apurao, o sistema no mais permitir que outros lanamentos contbeis sejam efetuados. Por fim chega-se etapa 8. Esta possibilita que as unidades gestoras da Administrao Direta e Indireta, as Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes e a DICOP solicitem, de uma nica vez, a impresso dos relatrios necessrios prestao de contas ao TCE, inclusive o certificado de encerramento do exerccio financeiro. Tal rotina no impede que os relatrios sejam impressos de forma individual, por meio do mdulo de Relatrios, opo 8 do menu principal. importante ressaltar que todas as etapas descritas so sucessivas e dependem da finalizao da etapa anterior.
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MDULO 3 ANLISE DAS DEMONSTRAES CONTBEIS
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1. Introduo
A anlise das demonstraes contbeis faz com que a contabilidade venha a ter um teor mais analtico, tendo como se obter concluses econmicas e financeiras de uma empresa ou ente pblico, por meio dessa anlise. A anlise das demonstraes visa extrair informaes para a tomada de deciso. O perfeito conhecimento do significado de cada conta facilita a busca de informaes precisas a fim de entender a situao da sua unidade. A anlise de balanos visa relatar, com base nas informaes contbeis fornecidas, a posio econmico-financeira atual, as causas que determinaram a evoluo apresentada e as tendncias futuras. Em outras palavras, pela anlise de balanos extraem-se informaes sobre a posio passada, presente e futura (projetada) de uma empresa.
2. Balano Consolidado
Depois de concludo o encerramento do exerccio, a Contabilidade Pblica procede ao levantamento dos balanos consolidados, agregando toda a receita realizada e toda a despesa empenhada, comprovadas pelo Balano Oramentrio que evidencia o dficit ou supervit do perodo. Os resultados financeiro e econmico so obtidos no encerramento do exerccio de modo diferente. O resultado financeiro alcanado por meio do confronto entre a Receita Realizada e a Despesa Empenhada, e o resultado econmico consubstancia as variadas mutaes ocorridas no patrimnio, tanto aumentativas (Ativo) como diminutivas (Passivo). Os balanos assim levantados instruem a prestao de contas do Governo a ser apresentada ao Poder Legislativo (Congresso Nacional, Assemblia Legislativa ou Cmera dos Vereadores) que por meio do Tribunal de Contas, na qualidade
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de rgo tcnico do controle externo, ir apreciar os resultados alcanados pelos administradores. O balano e demonstrativos objetivam principalmente prestar contas populao, mas tambm podem e devem ser utilizados como forma de controle e verificao dos saldos das contas das Unidades. Analisando os balanos, as Unidades podem obter informaes importantes para ajudar na execuo oramentria e no controle financeiro. Na Contabilidade Pblica, os resultados da gesto sero demonstrados mensalmente, por meio de balancetes, e anualmente, mediante balanos completados com quadros analticos das operaes. Os balanos gerais constituem as demonstraes contbeis que esto consubstanciadas nas seguintes peas: Balancete de Verificao Balano Oramentrio; Balano Financeiro; Balano Patrimonial; Demonstrao das Variaes Patrimoniais. Balancete de Verificao
2.1.
Balancete instrumento que fornece um quadro preciso da contabilidade e situao financeira em um certo perodo (geralmente de um ano) e considerado uma das principais declaraes e deve ser produzido de maneira precisa afim de auxiliar um controle do patrimnio eficiente. O Balancete de Verificao elaborado com base nos saldos de todas as contas contbeis. Segundo o mtodo das partidas dobradas, a cada um ou mais dbitos corresponde a um ou mais crditos de igual valor, de forma que, apurando-se os saldos das contas do razo num determinado momento, a soma dos saldos devedores deve, obrigatoriamente, ser igual soma dos saldos credores.
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O Balancete de Verificao demonstra os seguintes saldos: saldo inicial, valor creditado mensal, valor creditado acumulado, valor debitado mensal, valor debitado acumulado e saldo final. A partir da anlise do balancete, a Unidade poder verificar no apenas os saldos das contas financeiras e patrimoniais, como tambm visualizar os valores que foram debitados e creditados nessas contas. 2.2. Balano Oramentrio
O Art. 102 da Lei 4.320/64 determina que o Balano Oramentrio demonstre as receitas e despesas previstas, em confronto com as realizadas. De acordo com o professor Lino Martins em seu livro Contabilidade Pblica, o Balano Oramentrio constitui o produto final da contabilidade oramentria ou sistema oramentrio que objetiva basicamente:
Registrar os elementos do oramento pblico, nos termos em que o mesmo foi aprovado pelo Poder Legislativo;
Registrar a execuo do oramento, com as modificaes que vo sendo introduzidas;
Registrar a posio dos valores executados quando do encerramento do exerccio, comparada com as previses iniciais do oramento.
O Balano Oramentrio evidencia a ocorrncia de dficit ou supervit ou situao de equilbrio do perodo analisado. A existncia de dficit oramentrio significa que o ente gastou mais do que arrecadou durante o exerccio. Essa situao s permitida se o Estado j possua supervit financeiro (disponibilidade financeira) decorrente de exerccios anteriores. Neste demonstrativo, as receitas so dispostas por categorias econmicas e as despesas por tipo de crdito. So apresentados como despesas os crditos:
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oramentrio (Lei Oramentria Anual LOA), suplementares, especiais e extraordinrios. Ao analisar o demonstrativo do Balano Oramentrio, importante a verificao da realizao das despesas conforme o oramento. Pode-se citar como exemplo o preenchimento da tabela sugestiva abaixo: UNIDADE: (3.19.XXX) Valor Orado Valor Empenhado 2.034.018.194,00 1.938.184.449,23 89.739.687,00 48.562.493,30
Despesas Correntes Despesas de Capital
% Realizado 95,29% 54,11%
As Unidades podero detalhar as despesas conforme a necessidade de anlise das mesmas. O percentual de execuo oramentria de cada despesa demonstra a efetividade do oramento como pea de planejamento do Estado. O equilbrio no oramento o alvo que se pretende alcanar, a situao ideal, pois s foram retirados da populao os recursos necessrios para a manuteno da mquina administrativa do governo e para o cumprimento dos programas de trabalho juntamente com os investimentos efetuados.
Associao de
Brasileira Oramento
Pblico ABOP desenvolveu ndices da quanto despesa de realizao da pblica acompanhamento tanto da receita,
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realizada em relao aos valores orados. Esses ndices esto demonstrados na figura 1. A diferena apresentada corresponde ao valor que falta para atingir os 100% de execuo oramentria. 2.3. Balano Financeiro
O Balano Financeiro demonstra os ingressos e dispndios oramentrios, bem como as movimentaes de natureza extra-oramentria, conjugadas com as disponibilidades financeiras provenientes do exerccio imediatamente anterior e os saldos que se transferem para o exerccio seguinte, conforme estabelece o Art. 103 da Lei 4.320/64. A anlise do Balano Financeiro fica mais clara para o executor se visualizado como um fluxo financeiro. De forma resumida, obtm-se o seguinte: SALDO DO EXERCCIO ANTERIOR + RECEITAS ORAMENTRIAS + INGRESSOS EXTRA-ORAMENTRIOS DESPESAS ORAMENTRIAS DISPNDIOS EXTRAORAMENTRIOS = SALDO PARA O EXERCCIO SEGUINTE
Os dois principais elementos destacados no Balano Financeiro so o saldo para o exerccio seguinte e o registro dos Restos a Pagar, que apresentado como ingressos extra-oramentrios. O valor exibido na coluna dos
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dispndios refere-se ao pagamento ou cancelamento dos Restos a Pagar inscritos em 31.12. do exerccio anterior ao de encerramento, enquanto que o valor apresentado na coluna dos ingressos refere-se inscrio de RP em 31.12. do exerccio do encerramento, sendo estes recursos de terceiros. Analisando os Restos a Pagar no demonstrativo do Balano Financeiro, percebe-se a importncia do acompanhamento durante o exerccio dos pagamentos desses valores inscritos no ano anterior. Os erros de lanamentos podem provocar distores no valor registrado na coluna de dispndios. A contabilizao dos Restos a Pagar desta coluna pode ser verificada comparando este valor com o total do demonstrativo dos Restos a Pagar por fonte de recursos obtido no SICOF (Menu 8 Relatrios, Opo 3 Operacionais, 04 Restos a Pagar) Supondo a seguinte situao: em um determinado exerccio, uma despesa foi empenhada no valor de R$ 100.000,00 e no encerramento do exerccio verificou-se que apenas R$ 20.000,00 foram, efetivamente, pagos, ficando o valor de R$ 80.000,00 inscrito em Restos a Pagar.
BALANO FINANCEIRO RECEITAS Receita Oramentria Receita Oramentria Ingressos Extra-oramentrios Inscrio de Restos a Pagar ... 80.000 Saldo do Exerccio Anterior Disponibilidades Saldo para o Exerccio Seguinte Disponibilidades X DESPESAS Despesa Oramentria Despesa Empenhada 100.000 W
Dispndios Extra-oramentrios
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Neste caso, no Balano Financeiro, estaria representada uma sada de R$ 100.000,00 no lado da Despesa quando, efetivamente, apenas R$ 20.000,00 foram pagos. Assim, registra-se o valor de R$ 80.000,00 no lado dos Ingressos Extraoramentrios, para compensar o valor contabilizado com sada de recursos no lado da Despesa que, porm, no foi uma sada efetiva de recurso. Logo: Y + 80.000 + X 100.000 W = Z Com a compensao do valor da despesa no efetivamente paga, observa-se que somente R$ 20.000 est reduzindo as disponibilidades.
2.4.
Balano Patrimonial
O Balano Patrimonial demonstra a situao esttica dos bens, direitos e obrigaes e indica o valor do Patrimnio Lquido num determinado momento. O Art. 105 da Lei 4.320/64 determinou que este demonstrativo evidenciar: ativo financeiro, ativo permanente, passivo financeiro, passivo permanente, saldo patrimonial e as contas de compensao. Observando este artigo da supracitada lei, verifica-se que o Balano Patrimonial da contabilidade pblica difere da contabilidade privada. O Balano Patrimonial da contabilidade pblica apresenta os elementos patrimoniais, separando os financeiros dos no financeiros (patrimoniais), tanto para o Ativo como para o Passivo, e, a partir dessa separao, demonstrar em ordem decrescente do grau de liquidez os elementos do Ativo e, em ordem decrescente do grau de exigibilidade, os elementos do Passivo. A forma de apresentao estabelecida pela Lei 4.320/64 prende-se ao fato de que a mesma Lei determina, no inciso I do 1 e no 2 do Art. 43, a forma
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de clculo do Supervit Financeiro que serve de fonte de recursos para abertura de crditos adicionais. Abaixo est o contedo descrito:
Art. 43. A abertura dos crditos suplementares e especiais depende da existncia de recursos disponveis para ocorrer a despesa e ser precedida de exposio justificativa. 1 Consideram-se recursos para o fim deste artigo, desde que no comprometidos: I - o supervit financeiro apurado em balano patrimonial do exerccio anterior; 2 Entende-se por supervit financeiro a diferena positiva entre o ativo financeiro e o passivo financeiro, conjugando-se, ainda, os saldos dos crditos adicionais
transferidos e as operaes de credito a eles vinculadas. 2.4.1. Ativo Financeiro
Segundo a Lei 4.320/64, o Ativo Financeiro compreender os crditos e os valores realizveis independentes de autorizao oramentria e os valores numerrios. Com essa definio verifica-se que a lei exclui do Ativo Financeiro todos os bens e direitos que necessitam de autorizao oramentria para suas realizaes. O plano de contas, de acordo com a Lei n 4.320/64 o Ativo Financeiro est dividido em: Disponvel (caixa, bancos, aplicaes financeiras, rede bancria arrecadao, agente arrecadador e a retificadora de recursos da administrao indireta), vinculado em conta corrente bancria, realizvel (pagamentos a ressarcir, responsabilidades financeiras dos servidores, ttulos em circulao, valores a receber, entidade devedora, responsabilidades financeiras de terceiros, outros crditos) e valores pendentes devedoras.
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2.4.2.
Ativo Permanente
O Ativo Permanente ou no Financeiro compreende os bens e direitos cuja mobilizao ou alienao dependa de autorizao legislativa. No plano de contas estadual, o Ativo Permanente est dividido em: investimentos; imobilizado; outros bens, crditos e valores. O Ativo Real a juno do Ativo Financeiro com o Ativo Permanente.
ATIVO REAL (AR) = ATIVO FINANCEIRO (AF) + ATIVO PERMANENTE (AP)
2.4.3.
Ativo Compensado
O 5 do Art. 105 da Lei 4.320/64 determina que, nas contas de compensao, sero registrados os bens, valores, obrigaes e situaes no compreendidas no Patrimnio e que, direta ou indiretamente, possam vir a afet-lo. Nesse grupo de contas devem-se incluir todos os atos praticados pela Administrao Pblica, ou mesmo alheios administrao, os quais, no momento, no afetam o Patrimnio da Unidade, mas que no futuro podero vir a afet-lo. No plano de contas do Estado da Bahia o Ativo Compensado est dividido em controle oramentrio e outras compensaes ativas. A conta outras compensaes ativas contm as contas: responsveis por valores e bens, responsabilidades do Estado, concesso de subvenes e recursos de convnios, recursos de convnios recebidos, garantias de valores, direitos contratuais, obrigaes contratadas, diversas compensaes ativas e compensaes passivas diversas.
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2.4.4.
Passivo Financeiro
O Passivo Financeiro encontra-se definido no Art. 105 da Lei 4.320/64:
3 O Passivo Financeiro compreender as dvidas fundadas e outros pagamentos independentes de autorizao oramentria. Os elementos do Passivo que, para serem liquidados ou pagos, independem de autorizao oramentria so facilmente identificveis, visto que as obrigaes que se enquadram nessa situao so aquelas que j passaram pelo oramento, como o caso dos Restos a Pagar, ou nada tm a ver com o oramento, como as Retenes e Depsitos de Terceiros. 2.4.5. Passivo Permanente (No-Financeiro)
O Passivo Permanente encontra-se definido no Art. 105 da Lei 4.320/64:
4 O Passivo Permanente compreender as dvidas fundadas e outras que dependam de autorizao legislativa para
amortizao ou resgate. No plano de contas, o Passivo Permanente composto pelas contas: Dvida Fundada Interna, Dvida Fundada Externa, Outras Obrigaes e Obrigaes Exigveis a Longo Prazo FUNPREV.
PASSIVO REAL (PR) = PASSIVO FINANCEIRO (PF) + PASSIVO PERMANENTE (PP)
2.4.6.
Passivo Compensado
O 5 do Art. 105 da Lei 4.320/64 determina que, nas contas de compensao, sero registrados os bens, valores, obrigaes e situaes no compreendidas no Patrimnio e que, direta ou indiretamente, possam vir a
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afet-lo. Nesse grupo de contas devem-se incluir todos os atos praticados pela Administrao Pblica, ou mesmo alheios administrao, os quais, no momento, no afetam o Patrimnio da Unidade, mas que no futuro podero vir a afet-lo. No plano de contas do Estado da Bahia o Passivo Compensado est dividido em controle oramentrio, apurao do resultado previdencirio e outras compensaes passivas. A conta outras compensaes passivas contm as contas: valores e bens sob responsabilidade, valores e bens de terceiros, subvenes e recursos de convnios concedidos, recursos de convnios a comprovar, valores em garantias, direitos contratados, obrigaes contratuais, compensaes ativas diversas e diversas compensaes passivas. 2.4.7. Saldo Patrimonial
O Saldo Patrimonial ou Patrimnio Lquido consiste na equao fundamental do patrimnio que : ATIVO PASSIVO = PATRIMNIO LQUIDO ou ATIVO REAL PASSIVO REAL = SALDO PATRIMONIAL Se o Ativo Real for maior que o Passivo Real, o Saldo Patrimonial demonstrar um Ativo Real Lquido. Se o Ativo Real for inferior ao Passivo Real, o Saldo Patrimonial demonstrar um Passivo Real a Descoberto. A situao ideal para qualquer ente pblico ocorre quando pelo menos o Saldo Patrimonial seja nulo ou haja Ativo Real Lquido. 2.5. Demonstrao das Variaes Patrimoniais
A Demonstrao das Variaes Patrimoniais tem como objetivo mostrar todas as variaes positivas e negativas ocorridas no patrimnio, num determinado perodo, e indicar o Resultado Patrimonial do Exerccio. O Art. 104 da Lei 4.320/64 diz o seguinte:
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Art.
104.
Demonstrao
das
Variaes
Patrimoniais
evidenciar as alteraes verificadas no patrimnio, resultantes ou independentes da execuo oramentria, e indicar o resultado patrimonial do exerccio. Na Contabilidade Pblica, os fatos modificativos e permutativos passam pelas contas de resultado, ou seja, pelas classes: 5 Variaes Passivas 6 Variaes Ativas So nessas classes que se demonstram todas as variaes ocorridas no Patrimnio durante o exerccio, e das contas pertencentes s referidas classes que se deve buscar as informaes para elaborao da Demonstrao das Variaes Patrimoniais. O Resultado Patrimonial do Exerccio (RPE) demonstrado pela diferena entre as Variaes Ativas (VA) e as Variaes Passivas (VP).
RPE = VA VP
Quando o montante das Variaes Ativas superior s Variaes Passivas temse Supervit Patrimonial, e quando a situao se inverte, ou seja, as Variaes Passivas superam as Ativas, tem-se Dficit Patrimonial, quando o montante das Variaes Ativas e Passivas forem iguais tem-se uma situao nula. As Variaes Ativas e Passivas esto dividias em: Resultantes da Execuo Oramentria, Independentes da Execuo Oramentria e Resultado Patrimonial. Nas Variaes Ativas Resultantes da Execuo Oramentria consigna-se a receita oramentria por meio de seus ttulos respectivos e as mutaes patrimoniais da despesa, que so, geralmente, decorrentes da despesa oramentria de capital realizada, e representam uma contrapartida
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em decorrncia do acrscimo do Ativo ou da diminuio do Passivo Permanente. Nas Variaes Ativas Independentes da Execuo Oramentria so inscritas as variaes ativas que no resultam da execuo do oramento, mas produzem oscilaes quantitativas nos valores patrimoniais. So computadas para apurar um resultado patrimonial. Assim, a inscrio da dvida ativa e de outros crditos, a incorporao de bens, cancelamento de dvidas passivas que no sejam de natureza oramentria esto includos nesse desdobramento. Nas Variaes Passivas Resultantes da Execuo Oramentria esto includas a despesa oramentria e as mutaes patrimoniais da Receita, que so decorrentes da receita oramentria de capital realizada, e representam uma contrapartida em decorrncia da diminuio do Ativo ou do aumento do Passivo Permanente. As Variaes Passivas Independentes da Execuo Oramentria inclui os cancelamentos da dvida ativa, as encampaes de dvidas passivas que modificam o patrimnio quantitativamente, mas que resultam da execuo do oramento. A seguir, encontram-se as contas de Variaes Ativas e Passivas: 1. VARIAES ATIVAS RESULTANTES DA EXECUO ORAMENTRIA 1.1. 1.2. Receitas Oramentrias Mutaes Patrimoniais da Despesa Aquisies de Materiais Construo e Aquisies de Bens Mveis Aquisio de Ttulos e Valores Operaes de Crdito Concedidas Amortizao da Dvida e de outros dbitos
1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.4. 1.2.5. 1.1.
1. VARIAES ATIVAS INDEPENDENTES DA EXECUO ORAMENTRIA Variaes no Financeiro 1.1.1.1. Baixas 1.1.1. Redues no Passivo Financeiro
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1.1.1.1.1. 1.1.1.1.2. 1.1.1.1.3. 1.1.1.1.4. 1.1.1.1.5.
Cancelamento de Restos a Pagar De Servios da Dvida a Pagar De Depsitos De Dbitos de Tesouraria Diversas
1.1.2. Acrscimos no Ativo Financeiro 1.1.2.1. Inscries de Responsabilidades 1.1.2.1.1. 1.1.2.1.2. 1.1.2.2.1. Por Pagamento Irregular Outras Responsabilidades Crdito em Circulao
1.1.2.2. Crdito em Circulao 2.1.2.9. Diversos 2.1.2.9.1. Diversos 2.2. Variaes no Permanente 2.2.1.1. Desincorporao de Dvida Fundada 2.2.1.2. Desincorporao de Dbitos de Contribuies 2.2.1.3. Desincorporao de Outras Obrigaes 2.2.1.4. Baixa Precatrios 2.2.1.5. Reduo da Reserva Matemtica 2.2.1.9. Diversas 2.2.2. Acrscimos no Ativo Permanente 2.2.1.9. Incorporao de Bens, Ttulos e Valores 2.2.2.2. Inscrio e Atualizao da Dvida Ativa 2.2.2.3. Incorporao de Outros Crditos 2.2.2.4. Correo de Bens 2.2.2.5. Reavaliao de Bens 2.2.2.6. Ganho na Equivalncia Patrimonial 2.2.2.7. Atualizao em Outros Investimentos 2.2.2.8. Amortizao Desgio 2.2.2.9. Diversas 2.3. Interferncias Ativas (Transferncia de Bens e Valores) 2.2.1. Redues no Passivo Permanente
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3. 3.1 3.2
VARIAES PASSIVAS RESULTANTES DA EXECUO ORAMENTRIA Despesa Oramentria Mutaes Patrimoniais da Receita 3.2.1. Alienao de Ttulos, Bens, Valores 3.2.2. Cobranas da Dvida Ativa 3.2.3. Recebimentos de Crdito 3.2.4. Emprstimos Tomados
4.
VARIAES PASSIVAS INDEPENDENTES DA EXECUO ORAMENTRIA 4.1. Variaes no Financeiro 4.1.1. Redues no Ativo Financeiro 4.1.1.1. Baixa 4.1.1.1.1. Disponvel 4.1.1.1.2. Do Vinculado 4.1.1.1.3. Do Realizvel 4.1.1.1.9. Diversas 4.1.2. Acrscimos no Passivo Financeiro 4.1.2.1. Inscrio de Depsitos 4.1.2.2. Encampao de Dvidas Passivas 4.1.2.9. Diversos 4.2. Variaes no Permanente 4.2.1.1. Baixas de Investimentos 4.2.1.2. Baixas do Imobilizado 4.2.1.3. Baixa de Outros Bens, Crditos e Valores 4.2.1.4. Perda na Equivalncia Patrimonial 4.2.1.5. Depreciao e Exausto 4.2.1.6. Reduo de Emprstimo Concedido 4.2.1.8. Atualizao Desgio 4.2.1.9. Diversas 4.2.2. Acrscimos no Passivo Permanente 4.2.2.1. Atualizao de Dvidas Passivas 4.2.2.2. Atualizao de Dbitos de Contribuies 4.2.2.3. Atualizao de Outras Contribuies 4.2.1. Redues no Ativo Permanente
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4.2.2.4. Encampao de Dvidas Passivas 4.2.2.5. Incorporaes Dvida Fundada 4.2.2.6. Inscrio Clculo Atuarial FUNPREV 4.2.2.9. Diversos
3. Verificao dos Balanos Consolidados e Anlises Contbeis

3.1. Operaes Gerais de Encerramento do Exerccio
As operaes de encerramento do exerccio envolvem alguns eventos necessrios para anlise adequada do desempenho do rgo, fundo e entidade ou unidade responsvel pela execuo oramentria e financeira do Estado. Algumas das operaes importantes so: Apurar individualmente os saldos das contas de bens, direitos, obrigaes, necessrias; Levantar o Balancete de Verificao; Proceder ao ajuste entre o inventrio fsico dos bens patrimoniais, materiais permanentes e de consumo, matrias-primas e produtos e os registros contbeis, contabilizando as diferenas em contas prprias, sem prejuzo da apurao de responsabilidades; Registrar todos os atos e fatos administrativos de competncia do exerccio, respeitada a legislao em vigor; Transferir os saldos das contas de resultado para as contas prprias na forma estabelecida no Plano de Contas; Levantar o balano oramentrio, financeiro e patrimonial, aps a efetivao dos lanamentos de encerramento do exerccio. receitas e despesas, efetuando as conciliaes
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3.2.
Conferncia das Peas que compe a Prestao de Contas
Os rgos da Administrao Direta, Autarquias, Fundaes Pblicas, Fundos e Empresas Estatais Dependentes devem observar os procedimentos descritos nas tabelas abaixo:
PROCEDIMENTOS BALANO FINANCEIRO 1 Comparar o Saldo de Caixa e Bancos (Disponvel e Vinculado em Conta Corrente Bancria) do ano corrente, constante do Balano Financeiro (Saldo para Exerc. Seguinte), com aquele constante do Balano Patrimonial do exerccio atual.
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PROCEDIMENTOS BALANO FINANCEIRO 2 Comparar a despesa oramentria constante do Balano Financeiro com aquela constante do Balano Oramentrio e Demonstrativo das Variaes Patrimoniais, enfatizando quando for o caso a Despesa Corrente e a Despesa de Capital. NOTA: Com relao despesa constante do Balano Financeiro, dever ainda ser verificado se esta foi colocada na referida pea, com distribuio por funo de governo.
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PROCEDIMENTOS BALANO FINANCEIRO 3 3.1 Verificar as contas de movimento EXTRA-ORAMENTRIO. RECEITA Comparar o valor de Restos a Pagar inscrito no exerccio, configurado no Balano Financeiro, com o registrado no Balano Patrimonial do mesmo exerccio. NOTA: No pode haver diferena. 3.2 RECEITA Fazer a seguinte operao para as demais contas do Passivo Financeiro do Balano Patrimonial (Servio da Dvida e Depsitos). Valor do Balano Patrimonial (exerccio atual) = V1 + V2 - V3 V1 = Saldo do Balano Patrimonial (exerccio anterior) V2 = Mesma conta no Balano Financeiro vinculado Receita ExtraOramentria V3 = Mesma conta no Balano Financeiro vinculado Despesa ExtraOramentria 3.3 DESPESA Fazer a seguinte operao para a conta do Ativo Realizvel do
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Balano Patrimonial. Valor da conta do Ativo Realizvel no Balano Patrimonial (exerccio atual) = X1 + X2 - X3 X1 = Saldo do Balano Patrimonial (exerccio anterior) X2 = Ativo Realizvel no Balano Financeiro vinculado Despesa Extra-Oramentria X3 = Ativo Realizvel no Balano Financeiro vinculado Receita ExtraOramentria NOTA: Em princpio na comparao citada em 3.3, deve-se encontrar valores iguais, entretanto, excepcionalmente poder haver divergncia em decorrncia de haver movimentao extra-financeiro, ou seja, eminentemente patrimonial, situao que exigir uma verificao atravs da Demonstrao das Variaes Patrimoniais.
Os procedimentos apresentados a seguir se referem anlise da Demonstrao das Variaes Patrimoniais - DVP. Esse demonstrativo, conforme j abordado anteriormente, tem como objetivo registrar sinteticamente todos os valores que contribuem para o aumento ou reduo do patrimnio lquido da entidade examinada.
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PROCEDIMENTOS DVP 4 4.1 VARIAES PASSIVAS RESULTANTES DA EXECUO RECEITA A soma dos valores dos bens que so desincorporados do patrimnio (venda de bens) dever ser igual ao valor registrado na Receita Oramentria. 5 5.1 TOTAL DAS VARIAES RE = VA VP RE Resultado Econmico VA Variao Ativa VP Variao Passiva 5.2 Se RE > 0 e no Balano Patrimonial do exerccio anterior ocorreu Ativo Real Lquido integrar o Balano Patrimonial do exerccio corrente, no Ativo Real Lquido, o RE somado ao Ativo Real Lquido do exerccio anterior.
PROCEDIMENTOS DVP (continuao) 5.3 Se RE > 0 e no Balano Patrimonial do exerccio anterior ocorreu Passivo Real a Descoberto em valor inferior ao valor do supervit integrar o Balano Patrimonial do exerccio corrente um Ativo Real Lquido representado pela diferena entre o RE e o Passivo Real a Descoberto do exerccio anterior. 5.4 Se RE > 0 e no Balano Patrimonial do exerccio anterior ocorreu Passivo Real a Descoberto em valor superior ao valor do supervit integrar o Balano Patrimonial do exerccio corrente, no Passivo Real a Descoberto representado pela diferena entre este no exerccio anterior e o RE do exerccio corrente. 5.5 Se RE < 0 e no Balano Patrimonial do exerccio anterior ocorreu Passivo Real a Descoberto integrar o Balano Patrimonial do exerccio corrente, no Passivo Real a Descoberto, o valor do RE. 6 6.1 VERIFICAO GERAL PARA VERIFICAR SALDO DO ATIVO PERMANENTE DO EXERCCIO ATUAL
6.1.1 Saldo do Ativo Permanente (exerccio atual) = Ativo Permanente
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(exerccio anterior) conta 1.3 + Mutaes Patrimoniais das Variaes Ativas (dependentes da execuo) conta 6.1.2 + Variaes Ativas Independentes da Execuo conta 6.2 - Mutaes Patrimoniais Passivas (dependentes da execuo)
conta 5.1.2
Variaes
Passivas
Independentes da Execuo conta 5.2 6.2 PARA VERIFICAR SALDO DO PASSIVO PERMANENTE DO EXERCCIO ATUAL 6.2.1 Saldo do Passivo Permanente (exerccio atual) = Passivo Permanente (exerccio anterior) conta 2.3 + Mutaes Patrimoniais Passivas (dependentes da execuo)
conta 5.1.2
Variaes
Passivas
Independentes da Execuo conta 5.2 - Mutaes Patrimoniais das Variaes Ativas (dependentes da execuo) conta 6.1.2 - Variaes Ativas Independentes da Execuo conta 6.2 6.3 PARA VERIFICAR AS RECEITAS, DESPESAS E MUTAES
PROCEDIMENTOS DVP (continuao) 6.3.1 Comparar a receita corrente nas Variaes Ativas ao valor desta mesma rubrica constante dos Balanos Oramentrio e Financeiro. NOTA: No pode haver diferena. 6.3.2 Comparar a receita corrente e capital nas Variaes Ativas ao valor desta mesma rubrica constante dos Balanos Oramentrio e Financeiro. NOTA: No pode haver diferena. 6.3.3 Comparar os valores constantes das Mutaes Patrimoniais Ativas decorrentes da execuo oramentria (aquisio de bens mveis e imveis) com a despesa de capital vinculada a tais itens. 6.3.4 Para os valores constantes das Mutaes Patrimoniais Passivas decorrentes da execuo oramentria no h demonstrativo contbil para comparao, a no ser os documentos que autorizam as baixas e a relao analtica dos bens baixados por alienao (vendas). 6.3.5 Para os valores constantes das Variaes Passivas Independentes da Execuo Oramentria, no h instrumento contbil para comparar,
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a no ser os atos que autorizaram as desincorporaes e a relao analtica dos itens que foram desincorporados. 6.3.6 Para os valores constantes das Variaes Passivas Independentes da Execuo Oramentria, no h instrumento contbil para comparar, a no ser os atos que autorizaram as desincorporaes e a relao analtica dos itens que foram desincorporados.
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MDULO 4 PRESTAO DE CONTAS DAS UNIDADES
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1. Tomadas e prestaes de contas

Ao final de cada exerccio financeiro, ou no encerramento de atividades da Unidade, ou ainda, por falta de prestao de contas de agentes responsveis, o rgo deve preparar a sua prestao ou tomada de contas. O art. 93 do decreto-lei 200/67 e o art. 145 do dec. 93.872/86 determinam que qualquer pessoa que utilize dinheiros pblicos ter que justificar seu bom e regular emprego na conformidade das leis, regulamentos e normas emanadas das autoridades administrativas competentes. Segundo o art. 80 do decreto-lei n 200/67, as atividades de tomadas e prestaes de contas desenvolvem-se em quatro fases: levantamento de dados e informaes atravs dos registros em livros e
fichas contbeis, balancetes e balanos, demonstrao das contas, inventrios e outros documentos; compilao e anlise das informaes; demonstrao dos resultados; relatrio.
necessrio fazer a distino entre tomada de contas, prestao de contas e a tomada de contas especial. Tomada de contas o processo elaborado pelo rgo de contabilidade analtica referente aos atos de gesto oramentria, financeira e patrimonial, bem como guarda de materiais, bens e valores pblicos sob a responsabilidade de agente responsvel. A tomada de contas refere-se somente aos rgos da Administrao Direta e engloba todos os atos de gesto do ordenador, inclusive os dos agentes responsveis pelo recebimento ou pagamento de recursos, pela guarda ou administrao de valores e bens pblicos.
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Prestao de contas o processo elaborado e organizado pelo prprio agente responsvel ou pelos rgos de contabilidade analtica da entidade da Administrao Indireta referente aos atos de gesto oramentria, financeira e patrimonial da entidade.
2. Atividades e documentos obrigatrios

Os rgos ou unidades equivalentes, os fundos, as autarquias, as fundaes, as empresas estatais dependentes, os agentes responsveis pela guarda e administrao de dinheiro, bem como as Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes, no mbito das respectivas competncias devem adotar os procedimentos tpicos de anlise, conciliao e ajuste das contas que afetam os resultados financeiro, econmico e patrimonial do Estado, bem como daquelas cujos saldos sero transferidos para o exerccio subseqente. O mdulo anterior trata das anlises e informaes que os agentes e unidades mencionados acima devero efetuar para fins do encerramento do exerccio. Aps toda verificao das Demonstraes Contbeis, as unidades devero encaminhar, ao Tribunal de Contas do Estado da Bahia - TCE os relatrios constantes, em sua da Resoluo n 12 de 1993 para que o mesmo efetue parecer, aprovando ou reprovando suas contas. importante lembrar que o exerccio do controle externo e de sua misso institucional deve ter o apoio do controle interno, conforme determinao da Constituio Federal de 1988 e Estadual de 1989. Os responsveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, devem dar cincia ao respectivo Tribunal de Contas, sob pena de responsabilidade solidria. A Constituio do Estado da Bahia afirma que a fiscalizao contbil, financeira, oramentria, operacional e patrimonial do Estado e dos
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Municpios, includa a das entidades da administrao indireta, quanto legalidade, legitimidade, economicidade, aplicao das subvenes, renncia de receitas, ser exercida pela Assemblia Legislativa, quanto ao Estado, e pelas Cmaras Municipais, quanto aos Municpios, mediante controle externo e sistema de controle interno de cada Poder. Deve prestar contas qualquer pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores pblicos ou pelos quais o Estado e os Municpios respondam, ou que, em nome destes, assumam obrigaes de natureza pecuniria. A LRF dispe o seguinte:
Art. 48. So instrumentos de transparncia da gesto fiscal, aos quais ser dada ampla divulgao, inclusive em meios
eletrnicos de acesso pblico: os planos, oramentos e leis de diretrizes oramentrias; as prestaes de contas e o respectivo parecer prvio; o Relatrio Resumido da Execuo Oramentria e o Relatrio de Gesto Fiscal; e as verses simplificadas desses documentos.
Art. 49. As contas apresentadas pelo Chefe do Poder Executivo ficaro disponveis, durante todo o exerccio, no respectivo Poder Legislativo e no rgo tcnico responsvel pela sua elaborao, para consulta e apreciao pelos cidados e instituies da sociedade. O encaminhamento das Prestaes de Contas de administradores e ordenadores de despesas ao TCE dever ser efetuado de acordo com as normas constantes da Resoluo TCE n 137, de 21 de dezembro de 2000, alterada pela Resoluo TCE n 89, de 27 de novembro de 2002.
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As duas resolues dispem sobre a remessa de Prestaes de Contas de administradores e ordenadores de despesas ao Tribunal de Contas do Estado da Bahia TCE. , portanto, de extrema importncia a leitura e observao no disposto nessas resolues. Os documentos exigidos pela Resoluo TCE n 137 so: Relao de Gestores do perodo, Relatrio Circunstanciado de Atividades, Demonstrativo de Obras em Andamento e Concludas no perodo, Demonstrativo de Licitaes realizadas no perodo, Demonstrativo dos Processos de Dispensas e de Inexigibilidade de Licitao no perodo, Demonstrativo de Contratos Celebrados e em Vigor no perodo, Demonstrativos de Convnios Celebrados e em Vigor no perodo, Relao das sindicncias e dos inquritos instaurados no perodo, os respectivos resultados, Resultado(s) do(s) inventrio(s). A Prestao de Contas poder ser efetuada via Internet ou CD ROM, de acordo com o desejo do usurio (unidade). O responsvel pelo encaminhamento das informaes a serem remetidas ao Tribunal dever proceder conforme as disposies das resolues j citadas. Dever ser observada a Resoluo TCE n 63, de 16 de outubro de 2003, quanto aos elementos de composio da prestao de contas e quanto ao certificado do encerramento do exerccio financeiro de cada ano, que ser emitido pelo Sistema de Informaes Contbeis e Financeiras SICOF. A Resoluo TCE n 63 estabelece, em seu Art. 1, quais so os elementos informativos e de controle que devero ser disponibilizados pelo Estado. Dentre outros, merecem destaque os incisos mencionados a seguir:
Art. 1 - As prestaes de contas consolidadas e encaminhadas a este Tribunal a partir de janeiro de 2004 devero conter, dentre outros que fizerem necessrios, os seguintes elementos
informativos de controle:
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I Relatrio consolidado sobre o gerenciamento e a execuo dos planos, programas, gastos e investimentos do perodo, inclusive das unidades administrativas no que couber, contendo: ... d) as Secretarias da Sade e da Educao devero apresentar, ainda, anlise da aplicao da despesa, conforme os limites constitucionalmente estabelecidos; e) a Secretaria da Fazenda SEFAZ, responsvel pela administrao do tesouro e arrecadao das receitas, dever apresentar, ainda, os seguintes elementos: perfil da dvida e anlise do comportamento evolutivo da receita em relao sua previso, e demais elementos constantes do art. 58 da Lei Complementar n 101 de 04 de maio de 2000, Lei de Responsabilidade Fiscal; f) a Secretaria da Administrao SAEB, responsvel pelo controle sistmico do patrimnio, dever apresentar, ainda informaes quanto aos controles exercidos sobre os bens mveis e imveis do Estado, bem como sobre sua preservao; ....... IV As Secretarias gestoras dos Fundos Especiais devero apresentar os seguintes elementos adicionais: a) b) c) plano de aplicao; relatrio de gesto do Fundo; pronunciamento do Conselho do Fundo Especial quanto
aplicao dos seus recursos; d) demonstrativo de transferncia de recursos do Fundo
mediante convnio ou outros instrumentos a entidades diversas informando o encaminhamento das respectivas prestaes de contas a este Tribunal, o resultado da anlise efetuada pelo setor responsvel, a avaliao dos objetivos alcanados e seus impactos, com indicao das unidades responsveis pela sua execuo. .......
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VIII relao de atos de admisso de pessoal realizados durante o exerccio findo, fazendo indicar os processos encaminhados ao Tribunal de Contas para exame, ou declarao de inexistncia de prtica de tais atos;
IX demonstrativo de transferncias e recebimentos de recursos mediante convnios, acordos, ajustes, termos de parceria ou outros instrumentos congneres, ainda que a ttulo de subveno, auxlio ou contribuio, ocorridos, firmados e/ou vigentes no exerccio, indicando: a) se as respectivas prestaes de contas j foram
encaminhadas a este Tribunal, o resultado da anlise efetuada pelo setor responsvel, avaliao dos objetivos e seus impactos, e indicao das unidades responsveis pela sua execuo; b) atraso ou irregularidade da prestao de contas, ou de
alguma de suas parcelas, bem como de utilizao de recursos em finalidade diversa da pactuada; c) os recursos destinados ao setor privado para cobrir
necessidades de pessoas fsicas ou dficits de pessoas jurdicas; ......... XI Relao dos inquritos realizados e sindicncias instauradas com os respectivos resultados, identificando os responsveis e se for o caso quantificao do dano causado ao Errio, e as unidades onde ocorreram os fatos apurados; ........ XIV Certificado de Auditoria emitido pelo rgo de Controle Interno competente, acompanhado do respectivo Relatrio contendo a anlise e avaliao de todos os itens anteriormente indicados e outros itens julgados relevantes. Alm das informaes constantes do Art. 1 desta Resoluo, o TCE exige ainda que, em se tratando do SICOF e SRH (Sistema de Recursos Humanos), ou
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outros sistemas que venham substitu-los, as bases de dados sejam disponibilizadas pelos rgos competentes da SEFAZ e SAEB, no prazo final para a apresentao das prestaes de contas.
3. Prestao de Contas do Governador

A LRF dispe o seguinte:
Art. 56. As contas prestadas pelos Chefes do Poder Executivo incluiro, alm das suas prprias, as dos Presidentes dos rgos dos Poderes Legislativo e Judicirio e do Chefe do Ministrio Pblico, referidos no art. 20, as quais recebero parecer prvio, separadamente, do respectivo Tribunal de Contas.
Art. 58. A prestao de contas evidenciar o desempenho da arrecadao em relao previso, destacando as providncias adotadas no mbito da fiscalizao das receitas e combate sonegao, as aes de recuperao de crditos nas instncias administrativa e judicial, bem como as demais medidas para incremento das receitas tributrias e de contribuies.
Compem a referida Prestao de Contas, os seguintes documentos: Balano Consolidado do Estado; Relatrios de Atividades dos Chefes dos Poderes Executivo e Judicirio, do Ministrio Pblico e da Defensoria Pblica, do Tribunal de Contas do Estado da Bahia e do Tribunal de Contas dos Municpios, bem como de Relatrio Imobilirio do Estado. O Balano Consolidado do Estado evidencia os resultados das gestes Oramentria, Financeira e Patrimonial da Administrao, de forma consolidada, elaborado segundo as normas federais e estaduais que regem a
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matria, em especial a Lei Federal n 4.320, de 17 de maro de 1964, sendo os dados contbeis oriundos essencialmente do Sistema de Informaes Contbeis e Financeiras - SICOF. O Relatrio Contbil, parte componente da Prestao de Contas, apresenta uma anlise mais detalhada das informaes contbeis e fiscais, buscando o uso de uma linguagem de fcil entendimento a todo cidado dos vrios segmentos da sociedade, inclusive com apresentao de glossrio dos termos tcnicos utilizados. Alm disso, so utilizados grficos e tabelas para permitir uma melhor visualizao dos dados constantes dos Balanos e demais Demonstraes Contbeis. A Constituio Estadual de 1989 ainda dispe que atribuio do Governador do Estado da Bahia prestar, anualmente, Assemblia Legislativa, dentro de quinze dias aps a abertura dos trabalhos da sesso legislativa, as contas referentes ao exerccio anterior. O Balano Consolidado do Estado da Bahia deve ser elaborado pela Secretaria da Fazenda, enquanto que o Relatrio de Atividades do Governador ser elaborado pela Secretaria de Planejamento.
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ANEXOS DO MANUAL DE ENCERRAMENTO DO EXERCCIO

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ANEXO 1 PROCEDIMENTOS E PRAZOS PARA O ENCERRAMENTO DE 2012

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ANEXO 1
PROCEDIMENTOS E PRAZOS ESTABELECIDOS PARA O ENCERRAMENTO DO EXERCCIO DE 2012 RESPONSVEIS / PROCEDIMENTOS DATAS LIMITES
1. 1.1
Unidades Gestoras Empenho de Adiantamento e sua concesso; 12/dez
1.2
Empenhar despesas e emitir notas de empenho (NE);
20/dez
1.3
Empenhar despesas por meio de integrao com outros sistemas;
26/dez
1.4
Apresentar Diretoria de Finanas ou unidade equivalente da Administrao Direta e Indireta a comprovao dos recursos aplicados relativos aos Adiantamentos;
27/dez
1.5
Autorizar os pagamentos, aps a devida liquidao, inclusive recolhimento de tributos;
27/dez
1.6
Empenhar Despesas de Folha de Pagamento;
27/dez
1.7
Efetuar Pagar,
verificao procedendo
depurao anulao
das dos
28/dez
despesas a serem inscritas em Restos a empenhos e seus saldos; 1.8 Encaminhar Diretoria de Finanas ou unidade equivalente os documentos relativos s conciliaes das contas bancrias; 03/jan/2013
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Diretoria de Finanas ou unidade equivalente da Administrao Direta e Indireta
2.1
Confirmar Portaria de Descentralizao Oramentria
20/dez
2.2 2.3
Confirmar no SICOF os Crditos Adicionais Confirmar os pagamentos devidamente autorizados, disponibilizando a OBE aos bancos BB, CEF e Bradesco; (Observando o horrio limite de transmisso das OBE 14:45h)
20/dez 27/dez
2.4
Proceder anulao dos pagamentos que no foram transmitidos instituio financeira em tempo hbil para o seu devido processamento;
28/dez
2.5
Proceder s inscries pertinentes responsabilidade dos gestores e de outros agentes responsveis por bens e valores pblicos (a exemplo de adiantamento, diria e outros valores);
28/dez
2.6
Regularizar no SICOF os adiantamentos comprovados;
28/dez
2.7 2.8
Realizar a liquidao da despesa; Proceder, juntamente com a unidade gestora, verificao e depurao das despesas a serem inscritas em Restos a Pagar;
28/dez 28/dez
2.9
Efetuar os lanamentos de receita, inclusive os rendimentos da conta de relacionamento;
03/jan/2013
2.10 Regularizao de Folha de Pagamento
04/jan/2013
Diretoria de Contabilidade Pblica
3.1
Data limite para atendimento aos rgos e Entidades
12/dez
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relativo a regularizao de pendncias anteriores a 30 de novembro de 2012 3.2 Data limite para fechamento dos arquivos do SICOF; 11/jan/2013
4 4.1
Responsvel por Adiantamento e Recolhimentos Diversos Recolher, quando couber, as retenes relativas a ISS e IR Retido na Fonte referentes a pagamentos decorrentes de Adiantamentos; 20/dez
4.2
Encaminhar para a sua Unidade Gestora cpia do DAM, da Nota Fiscal, Fatura ou Recibo de Prestao de Servios, para que esta providencie a Declarao Mensal de Servios - DMS;
20/dez
4.3
Encaminhar Unidade Gestora uma relao dos contribuintes individuais contratados no ms, com a informao do nmero de sua inscrio no INSS para que esta efetue o recolhimento do valor retido e da cota patronal;
20/dez
4.4
Recolher s respectivas contas bancrias os valores referentes as devolues de vencimentos, adiantamentos, dirias e outros valores;
20/dez
4.5
Comunicar Unidade Gestora os valores recolhidos, quando houver, encaminhando inclusive a via da Guia Especial de Recolhimento GER ou a guia de depsito Bancrio;
21/dez
4.6
Apresentar Unidade Gestora ou unidade equivalente da Administrao Direta e Indireta a comprovao dos recursos aplicados relativos aos Adiantamentos recebidos.
21/dez
5. 5.1
Diretoria Geral ou unidade equivalente Efetuar no SICOF os lanamentos de ajustes dos bens em uso e dos existentes em almoxarifado, com base nos inventrios analticos do perodo de janeiro at novembro 12/dez
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de 2012. 5.2 Efetuar no SICOF os lanamentos de ajustes dos bens em uso (inclusive, quando couber, reavaliao, depreciao, amortizao, exausto) e dos existentes em almoxarifado, com base nos inventrios analticos do ms de dezembro de 2012; 04/jan/2013
6. 6.1
Diretoria do Tesouro DEPAT Confirmar o Quadro de Quotas Mensais - QCM. 20/dez
Obs. 1: Os adiantamentos para viagens e de carter secreto podero ser concedidos excepcionalmente aps a data limite deste anexo desde que sejam comprovados at o dia 30/12/2012. Nestes casos, a execuo dever ser autorizada, pela Secretaria da Fazenda, por meio da Superintendncia de Administrao Financeira. Obs. 2: O item 1.3 deste Anexo refere-se aos empenhos realizados de forma automtica por meio de rotina de integrao do SICOF com outros sistemas. Obs. 3: Os casos atpicos de interesse da Administrao sero analisados e resolvidos mediante a autorizao expressa do Secretrio da Fazenda.
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ANEXO 2 ROTINAS E PROCEDIMENTOS PARA O ENCERRAMENTO DO EXERCCIO
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ANEXO 2
ROTINAS E PROCEDIMENTOS PARA O ENCERRAMENTO DO EXERCCIO DE 2012 IConsideraes Iniciais:
Antes da execuo das rotinas apresentadas na Fase II deste anexo, as unidades gestoras, Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes da Administrao Direta e Indireta devem adotar os seguintes procedimentos: 1. Consultar os pagamentos que esto includos e / ou autorizados, visando verificar se os mesmos devem ou no ser confirmados ou anulados, pois o sistema aps 27.12.2012 no permitir a confirmao de pagamento; 2. Verificar se efetivamente todos os empenhos devem passar situao de Restos a Pagar. Aps depurao, efetuar a anulao daqueles que forem considerados insubsistentes; 3. Analisar e regularizar as contas de valores pendentes do Ativo e do Passivo. Para consultar as contas de valores pendentes, solicitar relatrio do razo destas contas. II Rotinas de competncia das Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes da Administrao Direta e Indireta que devem ser efetuadas no SICOF: 1. 2. 3. Cancelar Restos a Pagar No Processados; Imprimir relatrio com pendncias para o encerramento; Retornar para situao de liquidado os pagamentos que no foram confirmados; 4. 5. 6. 7. 8. Gerar restos a pagar; Transferir saldos de QCM / QF; Encerrar as contas de interligao, de receita e de despesa; Apurar resultados; Imprimir conjunto de relatrios (inclusive as unidades gestoras).
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III 1.
Descrio das Rotinas para Encerramento do Exerccio Financeiro: Cancelar os Restos a Pagar No Processados:
Esta rotina tem como objetivo proceder, para fins de encerramento do exerccio financeiro de 2012, ao cancelamento dos Restos a Pagar no processados inscritos no exerccio anterior, pertinentes aos rgos, fundos e entidades; 1.1 Aps o cancelamento, o usurio dever solicitar a impresso de um dos relatrios de RP (Mdulo de Relatrios, opo 3, Operacionais, opo 4 Restos a Pagar), objetivando verificar se todos os saldos foram cancelados; 1.1.1 Caso haja pendncias, extrair o razo financeiro das contas que no obtiveram seus saldos cancelados, para devida verificao contbil; 1.1.2 O razo financeiro poder ser consultado no sistema atravs de consulta: Mdulo de Consultas, opo 9, Informaes Operacionais, Razo Financeiro. 1.1.3 Depois de sanadas as pendncias, deve-se refazer a rotina de cancelamento do RP no processado. 2. Imprimir relatrio com pendncias para o encerramento:
Esta rotina ir gerar um relatrio indicando as pendncias para o encerramento: 2.1 Os crditos oramentrios que no tenham sido confirmados, sejam eles Crdito Adicional, Quadro de Detalhamento da Despesa QDD ou Descentralizao de Crdito; Para possibilitar a continuidade do processo de encerramento do exerccio financeiro de 2012, as Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes devero: 2.1.1 Confirmar ou anular os crditos adicionais, Quadro de Detalhamento de Despesa QDD e as descentralizaes de crdito pendentes listados no relatrio; 2.1.2 Entrar em contato com a DICOP / GECOR, na eventualidade do relatrio registrar outras pendncias. 2.2 Empenhos com saldos:
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Verificar se efetivamente todos os empenhos devem passar situao de Restos a Pagar. Aps depurao, efetuar a anulao daqueles que forem considerados insubsistentes. 2.3 Pr-liquidaes no liquidadas: As Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes devero anular as pr-liquidaes no liquidadas, cabendo s respectivas Unidades Gestoras proceder s anulaes dos empenhos correspondentes, observando ao disposto no mdulo 2 item 5 Restos a Pagar, deste manual. 2.4 Pagamentos confirmados e no transmitidos: As Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes devero estornar os pagamentos confirmados e que no tenham sido transmitidos, por meio da rotina de Estorno de Confirmado / Regularizado, opo 6, do mdulo de Pagamento; 2.5 Liquidaes com reteno total e no regularizadas; As liquidaes com valor zero (valor totalmente retido) devero ser regularizadas ou estornadas. O sistema no permitir que o RP seja gerado com valor zero. 2.5.1 Para regularizar a liquidao, a Diretoria de Finanas ou unidade equivalente dever utilizar a opo 10 Regularizao, mdulo de Pagamento. 2.5.2 Para estornar a liquidao, a Diretoria de Finanas ou unidade equivalente dever utilizar a opo 2 Estorno de Empenho Liquidado, mdulo de Liquidao, e a opo 2 - Anulao, mdulo de Pr-liquidao para estorno da liquidao e anulao da prliquidao, respectivamente. A unidade gestora dever anular o empenho utilizando a opo 2 Anulao, mdulo de Empenho. 2.6 Depois de sanadas as pendncias, deve-se refazer a rotina de impresso relatrios de pendncias para encerramento. 3. Retornar para situao de liquidado os pagamentos que no foram confirmados: O sistema s permitir o processamento dessa rotina caso a rotina anterior
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tenha sido devidamente efetuada. Os empenhos que esto na situao de includos e / ou autorizados passaro para a situao de liquidados. Aps a execuo desta rotina, o sistema no mais permitir que seja efetuada operao de execuo oramentria. 4. Gerar Restos a Pagar:
Esta rotina somente poder ser executada aps o retorno para a situao de liquidado de todos os pagamentos que no foram transmitidos. 4.1 Antes da gerao dos Restos a Pagar devero ser adotados os seguintes procedimentos: 4.1.1 4.1.1.1 Regularizar todos os adiantamentos concedidos; Para consultar os adiantamentos sem regularizao, solicitar a impresso do relatrio de Adiantamento (Mdulo de Relatrios, opo 3, Operacionais, opo 1 Adiantamento); 4.1.2 Verificar se efetivamente todos os empenhos devem passar situao de Restos a Pagar. Aps depurao, efetuar a regularizao ou a anulao daqueles que forem considerados insubsistentes; 4.1.2.1 Para consultar os empenhos, solicitar a impresso do relatrio de empenhos liquidados e no liquidados: Mdulo de Relatrios, opo 3, Operacionais, opo 17 Empenhos. 4.1.3 Nas unidades onde ocorrer alterao no cdigo de identificao para o exerccio seguinte, verificar junto a DICOP/GERAC o processo de cadastramento na tabela de converso. 4.1.4 Aps a gerao dos Restos a Pagar, solicitar a impresso do relatrio Relao dos Restos a Pagar (Mdulo de relatrios, opo 3, Operacionais, opo 4 Restos a Pagar, Posio Atual) que dever ser arquivado, visando ao atendimento de futuras auditorias por rgos controladores. 5. Transferir saldos de QCM/QF:
Esta rotina s poder ser executada no sistema aps a gerao dos Restos a Pagar. Nesta fase, sero transferidos os saldos das contas de projeto / atividade referentes ao QCM Programado e Liberado / QF para as contas de Restos a Pagar do QCM do ano seguinte e encerrados os saldos de QCM / RP
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Programados e Liberados. 6. Encerrar as contas de interligao, de receita e de despesa:
Esta rotina somente poder ser executada no sistema aps a transferncia dos saldos de QCM/QF. 6.1 Aps trmino da rotina, solicitar a impresso do balancete para verificar se todos os saldos das contas foram zerados; 7. Apurar resultados:
Esta rotina somente poder ser executada no sistema aps terem sido encerradas as contas de interligao, de receita e de despesa. Efetuada a apurao, o sistema no mais permitir que outros lanamentos contbeis sejam efetuados. Aps trmino da rotina, verificar: 7.1 Os registros da apurao do resultado em cada Unidade, por meio da consulta do razo das seguintes contas: Se Passivo a Descoberto: Administrao Direta: 151111001 Administrao Indireta: 151112001 7.2 Se Ativo Real Lquido: Administrao Direta: 251111001 Administrao Indireta: 251112001
Se o balancete apresenta saldo em apenas uma das contas de Resultado: Ativo Real Lquido ou Passivo Real Descoberto.
8.
Imprimir conjunto de relatrios:
Esta rotina possibilita que as unidades gestoras da Administrao Direta e Indireta, as Diretorias de Finanas ou unidades equivalentes e a DICOP solicitem, de uma nica vez, respectivamente, a impresso dos relatrios necessrios prestao de contas ao Tribunal de Contas do Estado, inclusive o certificado de encerramento do exerccio financeiro de 2012, no impedindo com isso que os relatrios sejam impressos de forma individual, atravs do mdulo de Relatrios, opo 8 do menu principal. O sistema s permitir a execuo desta rotina aps terem sido executadas as rotinas necessrias ao encerramento do exerccio financeiro de 2012. 8.1 O conjunto de relatrio somente dever ser emitido caso no tenha havido lanamento na mesma data.
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IV 1.
Impresso do certificado do Tribunal de Contas Imprimir o certificado por meio do mdulo Relatrio, 3-Operacionais, 20-Certificado de encerramento.
ROTINAS E PROCEDIMENTOS PARA ENCERRAMENTO DO EXERCCIO FINANCEIRO NO SIGAP Aps o encerramento do exerccio financeiro no Sistema SICOF, as unidades gestoras devero encerrar a execuo do Sistema SIGAP, adotando os seguintes procedimentos: IAcessar o SIGAP e, no menu principal, selecionar a rotina 6 Encerramento do Exerccio, seguindo as instrues contidas na tela; II Acessar o SIGAP e no menu principal selecionar a rotina 4 Outros Instrumentos, em seguida selecionar a rotina 5 Encerramento, para encerrar contratos, convnios (de exerccios anteriores a 2005) e outros convnios que no sero utilizados nos exerccios subseqentes; III Acessar o SIGAP e no menu principal selecionar a rotina 5 Convnios, em seguida selecionar a rotina 5 Encerramento, para encerrar convnios pertencentes ao exerccio financeiro corrente que no sero utilizados nos exerccios subseqentes.
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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ARAJO, Inaldo da Paixo Santos e ARRUDA, Daniel Gomes. Introduo Contabilidade Governamental Da teoria prtica, Salvador: Znite, 1999. BRASIL. CONSTITUIO DA REPBLICA FEDERATIVA DO BRASIL. Braslia: Senado Federal, 1988. CRUZ, Flvio da, JUNIOR, Adauto Viccari, GLOCK, Jos Osvaldo, HERZMANN, Nlio e TREMEL, Rosngela. Lei de Responsabilidade Fiscal Comentada, 5. ed., So Paulo: Atlas, 2006. DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella. Direito Administrativo. 11 ed., So Paulo;Atlas, 1999. "Lei de Responsabilidade Fiscal"; Coleo Saraiva de Legislao So Paulo: Saraiva, 2000. LIMA, Diana Vaz de e CASTRO, Rbison Gonalves de. Contabilidade Plbica Integrando Unio, Estados e Municpios (Siafi e Siafem), So Paulo: Atlas, 2000. LINO, Pedro. Comentrios Lei de Responsabilidade Fiscal, So Paulo: Atlas, 2001. MACHADO JR, J. Teixeira e REIS, Heraldo da Costa. A Lei 4.320 comentada, 30. ed., Rio de Janeiro, IBAM, 2000/2001. MORAES, Alexandre de. Direito constitucional. 4 edio, So Paulo : Atlas, 1998. NASCIMENTO, Edson Ronaldo. Lei de Responsabilidade Fiscal comentada, Braslia, VESTCON, 2003. PIRES, Joo Batista Fortes de Souza. Contabilidade Pblica: Oramento Pblico e Lei de Responsabilidade Fiscal Teoria e Prtica, 7. ed., So Paulo, Atlas, 2004. SECRETARIA DA FAZENDA DO ESTADO DA BAHIA. Balano Consolidado do Estado Exerccio 2011, Salvador, Secretaria da Fazenda do Estado da Bahia, 2011. SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL. Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Pblico, 4. ed., Braslia, Secretaria do Tesouro Nacional, Coordenao-Geral de Contabilidade, 2011. SILVA, Lino Martins da. Contabilidade Governamental: Um enfoque administrativo, 7. ed., So Paulo: Atlas, 2004.
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ROTINAS E PROCEDIMENTOS PARA O ENCERRAMENTO DO EXERCCIO ............................................................................................................... 72 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ........................................................................ 79

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LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS UTILIZADAS

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FUNDEF FUNPREV FUNSERV GECOR ICMS

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MDULO 2 PROCEDIMENTOS CONTBEIS DE ENCERRAMENTO DO EXERCCIO

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2. Apurao das despesas sob o aspecto contbil

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3. Verificao dos Pagamentos Emitidos

Consulta de Pagamentos: 03 INCLUDOS E NO AUTORIZADOS 04 AUTORIZADOS E NO CONFIRMADOS 05 CONFIRMADOS E NO TRANSMITIDOS

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4. Transferncias de Recursos de Convnios

Consideraes sobre a Execuo dos Convnios

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Obras em andamento; Outras despesas que tenham iniciado o fato gerador.

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6. Despesas de Exerccios Anteriores - DEA

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9. Conciliao de Contas Bancrias

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Adiantamentos (Suprimento de Fundos)

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12. As etapas do processo de encerramento

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MDULO 3 ANLISE DAS DEMONSTRAES CONTBEIS

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Registrar a execuo do oramento, com as modificaes que vo sendo introduzidas;

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Despesas Correntes Despesas de Capital

% Realizado 95,29% 54,11%

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transferidos e as operaes de credito a eles vinculadas. 2.4.1. Ativo Financeiro

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ATIVO REAL (AR) = ATIVO FINANCEIRO (AF) + ATIVO PERMANENTE (AP)

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