INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA INDUSTRIAL RODOLFO LOERO ARISMENDI Relaciones Industriales

Libros Auxiliares

Profesora: Francis Monteverde

Bachiller: Areiza Betzabeth CI:19.496.320 Betancourt Jess CI:25.062.733 Gmez Luis CI:17.243.330

12 de noviembre del 2012

LIBROS AUXILIARES. Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analtica y detallada los valores y la informacin registrada en libros principales. Existe la obligacin de llevarlos ya que estos deben servir de soporte para conocerlas transacciones individuales. Su nmero es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente econmico, de acuerdo con su tamao y el trabajo que se tenga que realizar, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.

FINALIDAD DE LOS LIBROS CONTABLES o o o o Dejar constancia de las operaciones mercantiles. Reflejar el cumplimiento del cdigo comercio. Registrar ganancias y prdidas de cada periodo contables. Mostrar los estados financieros a cada momento

FUNCIN DE LIBROS AUXILIARES. Su funcin es ampliar la recogida de informacin en los libros principales.Se traslada a los libros auxiliares la informacin presentada las columnas parciales de comprobante diario de contabilidad. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y adems pueden recogerse en cualquier soporte informtico. Es una obligacin por parte de los entes econmicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancas, con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la informacin por unidades o grupos homogneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificacin por clase y denominacin de los artculos, fecha de la operacin que se registre, nmero de comprobante que respalda la operacin asentada, nmero de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparacin del inventario fsico con unidades registradas en las tarjetas de control. Tambin en ellos se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y sus aspectos ms importantes son: registro de las operaciones cronolgicamente; detalles de las actividades realizadas; registro del valor del

movimiento de cada subcuenta. Los libros auxiliares permiten dividir el trabajo contable en funcin a las necesidades de registro y control.

Estos libros son llevados de acuerdo a la necesidad y capacidad de la empresa, los libros auxiliares obligatorios tienen que ser legalizados y los libros auxiliares voluntarios no necesitan ser legalizados sirve para el control interno, y para determinar las informaciones con mayor exactitud y facilidad. La contabilidad tiene 3 libros que son indispensables y obligatorios de llevar para toda empresa, estos son: Libro Diario, Libro Mayor y Libro de Inventario. Existen tambin los llamados Libros Auxiliares tales como, el Libro de Caja, el Diario Auxiliar de Ventas, el Diario de bancos, Documentos por Pagar, entre otros. El marco legal Venezolano, se considera uno de los mas amplios y exigentes de Amrica Latina, debido principalmente a la gran cantidad de regulaciones vigentes y a que no existe una ley de contabilidad propiamente dicha Los libros de contabilidad obligatorios en Venezuela, estn descritos en el Cdigo de Comercio de Venezuela y son el libro diario, el libro mayor, el libro de Inventarios y los libros auxiliares que estime conveniente utilizar. Los artculos del Cdigo de Comercio en el cual se expresan el marco legal para la tenedura de libros son: Artculo 32 Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprender, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podr llevar, adems, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. Artculo 35 Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada ao, har en el libro de Inventarios una descripcin estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y prdidas; sta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las prdidas sufridas. Se har mencin expresa de las fianzas otorgadas, as como de cualesquiera otras obligaciones contradas bajo condicin suspensiva con

anotacin de la respectiva contrapartida. Los inventarios sern firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formacin. Se prohbe a los comerciantes: 1. Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. 2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos. 3. Poner asientos enmendaduras. al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o

4. Borrar los asientos o partes de ellos. 5. Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura y mutilar alguna parte de los libros. Artculo 37 Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarn en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta. Artculo 38 Los libros llevados con arreglo a los artculos anteriores podrn hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros slo harn fe contra su dueo; pero la otra parte no podr aceptar lo favorable sin admitir tambin lo adverso que ellos contengan. Artculo 39 Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por stos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto de los libros necesarios. Artculo 44 Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez aos, a partir del ltimo asiento de cada libro. La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, sern clasificadas y conservadas durante diez aos.

CLASIFICACION DE LOS LIBROS AUXILIARES Estos libros auxiliares se dividen en dos tipos: o LIBROS DIARIOS AUXILIARES: Estos dependen del tipo y volumen de transacciones respectivas que se realicen en la empresa, en trminos generales los libros diarios auxiliares ms comnmente utilizados son: o o o o Diario auxiliar de ventas y compras a crditos. Diarios auxiliares de ingresos y egresos. Diario auxiliares de compra IVA (obligatorio) Diario auxiliares de venta IVA ( obligatorio)

o LIBROS MAYORES AUXILIARES: Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza el anlisis o detalle de las cuentas colectivas. El anlisis que se realiza de las cuentas colectivas es para conocer en forma detallada los movimientos que integran una cuenta de mayor

DIARIO AUXILIAR DE ENTRADAS Y SALIDAS DE CAJA Y BANCO

EL DIARIO AUXILIAR DE ENTRADAS EN CAJA

(Libro auxiliar de salida en efectivo)

Diario en el cual se asientan cronolgicamente las entradas en efectivo. Algunas formas de libros estn preparadas para hacer una sola entrada por da para las ventas en efectivo y para otros tipos de entradas de las cuales se llevan otros controles por separado. Es el resumen de operaciones que el cajero enva diariamente con el departamento de contabilidad para su registro en el diario general.

EL DIARIO AUXILIAR DE SALIDAS EN CAJA Diario en el cual se asintanlos desembolsos individuales o agrupados en la medida en que ocurren. Existen de estos numerosas formas: unos tiene una sola columna para valores, hacindose los asientos a mano; otros tiene columnas de distribucin y se operan a maquina .En una sola empresa puede haber varios diarios de caja por ejemplo: un diario de entradas de caja en cada lugar donde se recibe efectivo; uno para cajero pagador o para cada cajero recibidor, etc. La conveniencia, la rapidez para hacer el registro ,la competencia y la proteccin mediante fianza de los empleados encargados de las entradas y salidas de caja; la naturaleza de las revisiones cruzadas de proteccin, las maquinas de contabilidad disponibles y los mtodos de control interno incluyendo el alcance y la frecuencia de las auditoras internas, se encuentran entre factores que determinan el tamao el rayado requerido, los detalles preceden al asiento y la disposicin de los registros de la caja .constituyen requisitos bsicos en este caso la exactitud, la vigilancia adecuada y las referencias de auditora interna y externa ,eficientes

Diario Auxiliar de Ingresos (Entradas de Caja o Banco) Registra las transacciones que involucran el ingreso de efectivo a la empresa, especialmente el originado por cobranzas, ventas de contado, etc. Tiene como objetivo el registro diario de ingresos de efectivo, cheques, comprobantes de tarjetas de crdito y/o dbito, etc. El rayado de este libro depende, como es obvio, del volumen de este tipo de transacciones y de las cuentas que con ms frecuencia intervengan.

EFECTOS POR COBRAR FECHA

CUENTAS POR COBRAR VENTAS CUENTAS VARIAS

EXPLICACIN

REF

CAJA

BANCO HABER HABER

DEBE

DEBE

HABER

DEBE

HABER

Diario Auxiliar de Egresos (Salidas de Caja o Banco) Registra diariamente los egresos de efectivo de la empresa, como consecuencia de las compras al contado, pago a proveedores, cancelacin de gastos, depsitos efectuados a las cuentas bancarias de la empresa, etc.

EFECTOS POR PAGAR FECHA

CUENTAS POR PAGAR COMPRAS CUENTAS VARIAS

EXPLICACIN

REF

CAJA

BANCO DEBE DEBE

HABER HABER

DEBE

DEBE

HABER

Mayor Auxiliar de Bancos Este es otro mayor auxiliar que es indispensable llevar en todas las empresas. Es imposible concebir una empresa que no tenga abierta una cuenta corriente en varios bancos. La necesidad de poder controlar el movimiento de cada banco en particular, hace que se tenga que llevar este auxiliar. El rayado de este libro es similar al de un mayor general.

NOMBRE DEL BANCO FECHA DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

DIARIO AUXILIAR DE VENTAS A CRDITO En l se registran todas las ventas de mercancas a crdito que realice la empresa diariamente.

EXPLICACIN
FECHA
REF

IMPORTE HABER (Bs)

Cliente / N Factura /Condiciones / vencimiento

Mes da

DIARIO AUXILIAR DE COMPRAS A CRDITO En l se registran todas las compras de mercancas a crdito que realice la empresa diariamente. Es un diario de cuenta corrientes, en el se registran todas las compras de mercancas a crdito que realice la empresa diariamente.

EXPLICACIN
FECHA
REF

IMPORTE DEBE (Bs)

Proveedor / N Factura /Condiciones / vencimiento

Mes da

Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar (Mayor auxiliar de acreedores) La utilidad que nos proporciona este mayor auxiliar es la de permitirnos conocer en cualquier momento, cunto nos debe cualquiera de los clientes de la empresa, como consecuencia de una venta de mercancas a crdito. El que contiene las cuentas de los acreedores. El total de las cuentas de manera muy particular saldos acreedores se encuentra respaldado generalmente por el saldo acreedor de una cuenta de control del libro mayor general. Una vez que se registran las ventas a crdito en el diario auxiliar, se deben ir haciendo los pases al mayor auxiliar de cuentas por cobrar. La tcnica para hacer tales pases es la misma que se utiliza para el mayor general. Se va trasladando cada partida registrada en el diario, a la cuenta del mayor auxiliar que corresponda al cliente involucrado en la transaccin. A medida que se van haciendo los pases, se van cruzando referencias entre los dos libros auxiliares (columna de referencias). Para ello, en el diario auxiliar se escribe el nmero del folio del mayor auxiliar donde se encuentra la cuenta del respectivo cliente, mientras que en el mayor auxiliar, se escribe el nmero de folio o asiento del diario auxiliar donde est el asiento que se est pasando. Cabe destacar, que las consideraciones explicadas para el mayor auxiliar de cuentas por cobrar, son aplicables al mayor auxiliar de efectos por cobrar.

NOMBRE DEL CLIENTE FECHA DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar (Mayor auxiliar de asignaciones) Este mayor es utilizado para controlar en detalle el movimiento de las deudas que la empresa haya contrado con cada uno de los proveedores de mercancas. un mayor auxiliar que contiene un cuenta para cada asignacin, mostrando la cantidad asignada, las erogaciones, los gravmenes y el saldo neto despus de los gravmenes. Una vez que se registran las compras a crdito en el diario auxiliar, se deben ir haciendo los pases al mayor auxiliar de cuentas por pagar. La tcnica para hacer tales pases es la misma que se utiliza para el mayor auxiliar de cuentas por cobrar. Si la empresa decide crear un mayor auxiliar de efectos por pagar, puede hacerlo, siguiendo los mismos lineamientos establecidos para el mayor auxiliar de cuentas por pagar.

NOMBRE DEL PROVEEDOR FECHA DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

COMO SE USAN CONJUNTANMENTE LOS LIBROS PRINCIPALES Y LIBROS AUXILIARES.

o Las ventas a crdito se registran en el Diario Auxiliar de Ventas a Crdito y se hace el pase al Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar ( o efectos por cobrar), en el folio del Cliente al que se le haya vendido. o Las Compras a Crdito, se registran el en Diario Auxiliar de Compras a Crdito e inmediatamente se hace el respectivo pase al Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar ( o efectos por pagar) en el folio del proveedor a quien se le haya comprado. o Los Ingresos de Dinero a la empresa, se registran en el Diario Auxiliar de Entradas a Caja o Banco. Si el ingreso es por un abono de algn cliente, se hace inmediatamente el pase al Mayor Auxiliar de Cuentas o Efectos por Cobrar, en el folio del Cliente que cancela. o Las Salidas de Dinero de la empresa, se registran en el Diario Auxiliar de Salidas de Caja o Banco. Si se est realizando un pago a un Proveedor, se hace el pase respectivo al Mayor Auxiliar de Cuentas o Efectos por Pagar , en el folio del proveedor a quien se le est cancelando. o Las transacciones realizadas a travs de los Bancos (depsitos efectuados, cheques emitidos), se registrarn en el Mayor Auxiliar del Banco involucrado en dicha operacin. o Al finalizar cada mes se totalizarn: las Ventas a Crdito del mes (Total del Diario Auxiliar de Ventas a Crdito) , Compras a Crdito del mes (Total del Diario Auxiliar de Compras a Crdito), Entradas y Salidas de Caja o Banco (Totales Diarios Auxiliares de Entradas y Salidas de Caja o Banco) y todos esos totales los registraremos en el Libro Diario Principal, a travs de un Asiento Resumen o Aquellas transacciones que por su naturaleza no se pueden registrar en los libros auxiliares, se registran directamente en los Libros Diario y Mayor Principales.

LIBROS FISCALES Estos libros no son libros de contabilidad sino que son registros que exigen las autoridades tributarias para control de las declaraciones rentsticas de ciertos contribuyentes. Los libros fiscales son los siguientes: o Libro fiscal de registro de operaciones diarias: este libro es obligatorio para los contribuyentes acogidos al rgimen de contabilidad simplificada y consiste en un libro en el cual se registrarn en forma detallada o global los ingresos diarios por concepto del desarrollo del objeto social [D3020,1997. Art. 31de la ley del impuesto sobre la renta]. Las partes de este libro son simples: una columna para la fecha, una columna para el total de las ventas diarias globales o detalladas y una columna para el saldo acumulado de ventas. Los comerciantes que se encuentren en este rgimen no tienen la obligacin fiscal de facturar, pero esto no los libera de que para su contabilidad deban soportar debidamente con facturas sus ventas, pues deben llevar la contabilidad como lo prescriben el Cdigo de Comercio, decreto 2649 de 1993 y dems normas. No se puede pensar que un comerciante de este tipo no lleve contabilidad, ni que si la lleva no soporte debidamente sus operaciones. Lo nico diferente es la no obligatoriedad fiscal de facturar, pero debe quedar claro que existe diferencia entre la obligatoriedad tributaria y la obligatoriedad contable, las cuales son diferentes y no pueden ser confundidas. o Libro fiscal de registro de facturacin: este es un libro obligatorio de tipo fiscal para todos los contribuyentes que utilicen en un mismo establecimiento de comercio varios talonarios de facturas o que la facturacin sea generada en forma mecnica en cada transaccin. En este se registran antes de ser utilizados los diferentes talonarios o cintas de registro que se usaran en futuras operaciones. Sus partes son: columna para la fecha, columna para describir el mecanismo utilizado para facturar, columna para registrar el nmero del talonario o cinta de registro y columna para anotar la numeracin del talonario.

o Registro consolidado de facturacin: este libro es de obligatoriedad fiscal para los comerciantes que posean varios establecimientos de comercio por medio de los cuales desarrollen el objeto social de la empresa. Sus partes son: columna para la fecha, columna para describir el mecanismo utilizado para facturar, columna para la numeracin de talonarios, columna para anotar el nmero del libro fiscal de facturacin y columna para anotar el nombre de cada establecimiento de comercio.

Los Libros Fiscales segn Ley del Impuesto al Valor Agregado y la Ley del Impuesto Sobre La Renta: o o o o o Libro de Compras Libro de Ventas Libro de Registro Fiscal Libro de Control Fiscal Libro de Entrada y Salida de Inventario

Segn nuestra disposicin tributaria que tiene que llevar nuestra empresa En Venezuela todo contador sigue las normas generales dictaminadas por la ley d impuesto sobre la renta, de comercio y constitucin para calculas la tasa impositiva a cancelar siguiendo principal contables generalmente aceptados Es decir depende del criterio y de la tica e cada contador y de la disponibilidad y la funcionalidad de los requerimientos de la empresa as como la mejor disposicin para cumplir con las metas de la empresa

BIBLOGRAFIA

Cdigo de Comercio de Venezuela (1989) Finney, H. (1982) 3ra Edicin. Mxico. "Curso de Contabilidad." Introduccin. Tomo I,

Ley de Impuestos sobre la Renta (1994) Redondo, A. (1992) "Curso practico de contabilidad general y superior." 3ra Edicin. Centro Contable Venezolano.