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Controle de Estoques

Controle de Estoques

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Manual de automação de processos e controle de estoques.
Manual de automação de processos e controle de estoques.

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Brasil

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Automação de Processos
Módulo I: Controle de Estoques

www.gs1brasil.org.br

Agenda
Brasil

• • •

Cenário Brasileiro Objetivo, Problemas, Necessidades e Soluções • Padronização, Automação e Integração Automação do Controle de Estoques
• Estoque: definição,visão e problemas • O que automatizar no Controle de Estoques? • Como se automatizar? • Projeto de Automação • Escolha do software e Matriz de Requisitos • Fatores Críticos de Sucesso • Benefícios da Automação

Tendências
©2006 GS1

Brasil

Cenário Brasileiro

A presença das micro e pequenas empresas na economia brasileira

As micro e pequenas empresas (MPEs) respondem por 99% das empresas, 67% das ocupações e 20% do PIB.
Fonte: SEBRAE-SP e SEBRAE-NA.2002
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Cenário
Brasil

• Em média há 30 empresas atuando no mesmo mercado/ segmento sendo que 83% operam no bairro e/ou no município. • Mais de 54% das MPEs constataram o crescimento de produtos importados no mercado de atuação.
Fonte: SEBRAE-SP (pesquisa de campo).

A MPE está em um ambiente altamente competitivo

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Brasil

Objetivo

Um dos principais objetivos das empresas é tornarem-se cada vez mais eficientes, reduzindo custos operacionais, propiciando ganho de competitividade frente ao mercado.

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Problemas
Brasil

Consolidar-se no mercado Falta de Padronização, Integração com parceiros comerciais Interpretar necessidades do Cliente Mensurar processos e resultados, Controles logísticos Informações Incompletas e/ou Desorganizadas Falta de Recursos Tecnológicos Capacitação ... entre outros

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Necessidades
Brasil

• • •

Padronização (identificação e comunicação) Automação (Controles adequados) Integração com parceiros comerciais para
conhecer melhor os clientes através de novos modelos de negócio (eCommerce)
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Necessidade de Padronização
Brasil

Sistema GS1
Identificação Captura da informação Comunicação

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Sistema GS1
Brasil

Bases do Sistema GS1
Estruturas de Dados com Numerações Exclusivas para identificação de Itens Comerciais e Logísticos, Locais, Ativos e Serviços.

7898357410015

Suporte de Dados para representação em códigos de barras, para automação do Fluxo Físico. Mensagens Padronizadas para Troca Eletrônica de Dados - EDI e comércio eletrônico.

EDI

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Hierarquia de Produtos - GTIN
Brasil

Item Comercial : Agrupamento Padrão de 2 grupos de caixas – 77898357417891

GTIN: Global Trade Item Number (Número Global de Item Comercial)

Item Comercial: Agrupamento Padrão de 15 itens

17898357417899

Item Comercial: Agrupamento Padrão de 4 caixas -

57898357417897

(Numeração GTIN -14)
Item Comercial = 1

7898357417892 (Numeração GTIN -13)
Importante definir as regras de identificação dos produtos em todos os níveis, e assim definindo a hierarquia entre item comercial e seus agrupamentos
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Número Global de Localização
Brasil

Localizações Legais Localizaç Localizações
* Empresas * Subsidiárias

GLN

Localizações Funcionais Localizaç Localizações
* Depto. de Contas a pagar * Depto. de Compras

Localizações Físicas Localizaç Localizações Físicas
* Armazéns * Lojas

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O que é automação?
Brasil

• Utilização de Equipamentos e Softwares para auxiliar o gerenciamento dos negócios substituindo procedimentos manuais. • Ferramentas automatizadas e/ou informatizadas que auxiliam no registro, controle e extração de informações dos processos de compra, venda e movimentação de produtos. • Gestão eficiente dos processos administrativos e operacionais.
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O que é estoque?
Brasil

“Os estoques são acúmulos de matérias-primas, insumos, componentes, produtos em processo e produtos acabados que aparecem em numerosos pontos por todos os canais logísticos e de produção na empresa”.
Ronald H. Ballou

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Controle de Estoque – Visão Geral
Brasil

Fabricação Fabricaç Estoques Compras

Almoxarifado

Vendas

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Controle de Estoques - Desafios
Brasil

Cumprir promessas de entrega

• Espaço de armazenagem adequado • Obsolescência dos itens em estoque • Redução de custos de materiais adquiridos • Redução de custos e perdas de estoque • Bom relacionamento com usuários
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Indicadores
Brasil

Percentual de varejistas insatisfeitos com seus fornecedores:
Motivos:

30% Disponibilidade de Produtos 65% Consistência do prazo de entrega 31% Tempo de ciclo do pedido
Fonte: Pesquisa Benchmark – Serviço ao Cliente – Coppead 2002
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Vantagem Competitiva
Brasil

Automação Controle Estoques Gerenciamento Eficiente Vantagens Competitivas

Características internas e sustentáveis que tornam a empresa mais competitiva frente aos concorrentes.
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Funcionalidades do Controle de Estoque
Brasil

Cadastro de produtos Recebimento de mercadorias Expedição de produtos Movimentação de produtos Administração de mercadorias e custo Inventário físico Atualização automática de posição de estoque Hierarquia de produtos Devoluções Níveis de estoque de segurança Freqüência de reposição Lista de Fornecedores Lista de preços Controle de Notas Fiscais etc.
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Controle de Estoque
Brasil

Fluxo de Entrada:
PEDIDO DE PEDIDO DE COMPRA COMPRA

FABRICAÇ FABRICAÇÃO FABRICAÇÃO

Conferência Nota Fiscal Conferência Nota Fiscal Conferência Física Conferência Física

Baixa da Produção Baixa da Produção

Captura dos Dados Captura dos Dados

Entrada no Sistema Entrada no Sistema

Armazenagem Armazenagem

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Controle de Estoques
Brasil

Automação do fluxo físico de materiais no estoque:

1. Entrada de Produtos Fabricados: Fabricação Estoque

GTIN 1

GTIN 2

Produto

Condicionar Produtos em Unidades Logísticas

Armazenar Produtos
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Controle de Estoques
Brasil

Automação do fluxo físico de materiais no estoque: 1. Entrada de Produtos Fabricados:
Sistema Modelo de Gestão
Controle de Estoque de Produtos

GTIN 1
Operação: Entrada em Estoque
Sistema Modelo de Gestão
Controle de Estoque de Produtos

GTIN 1:
Operação: Entrada em Estoque

07898357410015 Refrigerante lata 120 un.
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Descr.:
GTIN 1: Descr.: Estoque : 07898357410015 Refrigerante lata 119 un.

Estoque:

Controle de Estoques
Brasil

Automação do fluxo físico de materiais no estoque :

2. Entrada de Unidades Logí sticas
Recebimento

GTIN 2
Armazenar Produtos
Captura de dados: Unidades Logísticas
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Estoque

Controle de Estoques
Brasil

Automação do fluxo físico de materiais no estoque:

2. Entrada das Unidades Logísticas Logí
Sistema Modelo de Gestão
Controle de Estoque de Produtos

GTIN 2
Caixa com 40 latas
Sistema Modelo de Gestão
Controle de Estoque de Produtos

Operação: Entrada em Estoque
GTIN 1: Descr.: 17898357410012 Caixa Refrig.lata 03 caixas
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Operação: Entrada em Estoque
GTIN 2: Descr.: Estoque : 17898357410012 Caixa Refrig lata 02 caixas

Estoque:

Brasil

Informações Complementares nas Unidades Logísticas
As Unidades Logísticas, quando necessitarem de informações complementares (de rastreabilidade) como: lote, data de validade, nº de série, pedido, peso dimensões etc, devem ser identificadas com código

GS1-128.
Flexibilidade e Diversidade de Informações

(00)378983574100000016

GS1-128
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Controle de Estoques
Brasil

Fluxo de Saída do Pedido:

PEDIDO PEDIDO DO DO CLIENTE CLIENTE

Informa Cliente Informa Cliente

Não

Confirma Confirma Disponibilidade de Disponibilidade de Produto e custo Produto e custo

Sim Separação Física Separação Física

Baixa Automática Baixa Automática

Entrega Cliente Entrega Cliente

Nota Fiscal Nota Fiscal

Fechamento Pedido Fechamento Pedido
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Controle de Estoques
Brasil

Automação do fluxo físico de materiais no estoque:

2. Saí da do Produto Entrega / Cliente
PEDIDO PEDIDO DO DO CLIENTE CLIENTE

Fornecedor
Seleção Estoque

Embarque Separação

GTIN 2

GTIN 2

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Controle de Estoques
Brasil

Automação do fluxo físico de materiais no estoque:

2. Saída do Produto Saí
Caixa com 40 latas
Sistema Modelo de Gestão
Controle de Estoque de Produtos

Sistema Modelo de Gestão
Controle de Estoque de Produtos

Operação: Saída de Estoque
GTIN1: 07898357410015 Refrigerante lata 60 un.

Separação

Operação: Saída de Estoque
GTIN 1: Descr.: Estoque : 07898357410015 Refrigerante lata 100 un.

GTIN 2
GTIN 1

Descr.: Estoque:

Erros no controle de estoque são transferidos para outras etapas do processo!

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Controle de Estoques
Brasil

Código Descrição
Descrição
Un. Un. Dz. Cx.

07898357410015 Refrigerante lata

Fiscal

Observações
Qtde. 1 12 24

Unidade Despacho
Peso Bruto 0,5 6 12 Embalagem ... ... ...

Descrição Unidade Dúzia Caixa

Registro Venda Caixa

1

de 3
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Controle de Estoques - Inventário
Brasil

Inventário: é um sistema de controle da posição de estoque. A freqüência do processo é determinada pela empresa.
Itens Unidade-grupo-família
Sistema Modelo de Gestão

Contagem Coletores de dados

Inventário

Contagem de Estoque
GTIN : Descr.: 17898357410012 Cx Refigerante Lata 10 cxs

Contagem

Medir Acuracidade

Estoque :

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Automação do Fluxo Físico e da Informação
Brasil

Gestão de Estoques
Saída de Caixa

Informação
Processamento

Entrada de caixa

Fornecedores

Compras de Materiais
Estoque de Matéria prima

Montagem

Distribuição Clientes

Estoque em Processo

Estoque de Produtos finais

Fluxos Materiais e Serviços
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Projeto de automação - Requisitos Básicos
Brasil

Infra-estrutura Tecnológica
Computador, scanners, impressoras de código de barras, coletores Software de controle de estoque

Produtos e caixas codificadas
GTIN (GTIN -13...) ITF-14 (GTIN -14) GS1 -128 (AIs)

Identificação de fornecedores (GLN)
©2006 GS1

Tecnologia na Gestão de Estoques
Brasil

Aplicações: ões - Revisar a posição de cada item; - Classificar itens (ABC); - Localizar a posição física de um item no almoxarifado; - Controlar lotes; - Emitir relatórios detalhados; - Realizar Inventários; - Preparar notas fiscais para os clientes; - Efetuar comunicação com fornecedores para troca de documentos.
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Tecnologia na Gestão de Estoques
Brasil

Visão Abrangente: Abrangente - Regras diferenciadas para itens com características heterogêneas; - Redução do prazo de execução de operações como: registro de estoque, reposição, controle de resultados etc; - Ajuste do nível do estoque médio para que seja coerente com os objetivos econômicos da empresa.

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Projeto de Automação de Estoques
Brasil

Novos Projetos Operação Treinamento do Pessoal Conversão dos procedimentos Testes e Ajustes Entrada de dados
Escolha de Software e Hardware

Estabelecimento de Metas Montagem do Projeto do Sistema Estudo

©2006 GS1

Estudo de Viabilidade
Brasil

Estimativa:
• Custo do novo sistema; • Economias esperadas da nova aplicação em comparação com o sistema manual existente.

Análise: lise
• Procedimentos vigentes; • Forma, procedência e conteúdo dos dados a ingressar; • Forma, procedência, conteúdo e destino dos relatórios a emitir; • Volume das informações; • Relação lógica entre os dados.
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Projeto
Brasil

Estrutura lógica do Sistema; Definir cadastro e registro; Programação e documentação; Desenho de formulários e relatórios; Escolha dos dispositivos de armazenagem auxiliar (backup); Projeto das modalidades e restrições de operação do sistema.
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Projeto do Sistema
Brasil

Critérios gerais do Sistema:
1) Controle por exceção; 2) Eliminação dos trabalhos burocráticos; 3) Mecanização das decisões rotineiras; 4) Avaliação dos requisitos de informações para a tomada de decisões; 5) Evitar criação de relatórios desnecessários; 6) Velocidade no recebimento, processamento e distribuição das informações; 7) Previsão para expansão e refinamento do sistema.
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Estabelecimento de Metas
Brasil

Definição e Formalização dos objetivos do projeto.
Exemplo de metas quantitativas para um projeto de automação:
•Reduzir erros de inventário para menos de 0,5% •Expedir 95% pedidos dentro de 24 horas desde o recebimento do pedido •Reduzir erros de expedição para menos de 0,3%

Fonte:Coppead – Logística Empresarial
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Escolha do Software/Aplicativo
Brasil

ADEQUADO

Ganho do Negócio: Controle Velocidade Produtividade

Software
ERRADO
Perdas para o Negócio: Perda de tempo Perda de dinheiro Desmotivação da equipe
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Escolha do Software/Aplicativo
Brasil

Opções:
Desenvolvimento interno ou externo (software customizado) Pacote pronto (software de prateleira)

Processo de escolha do Software:
Empresa Desenvolvedor de software Atributos
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Escolha do Software/Aplicativo
Brasil

Empresa: Envolvimento da direção/ proprietários é essencial. Ter objetivos claros: . Que processo automatizar? . Onde a empresa quer chegar...

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Escolha do Software/Aplicativo
Brasil

Desenvolvedor de Software:
• • • • • • • • • Analisar a solidez da empresa: experiência e clientes; Conferir certificações e prêmios; Evitar adquirir versão inicial; Definir qual a estrutura de hardware necessária e seu custo; Visitar empresas onde o software está em funcionamento; Definir condições comerciais claras (nº de usuários, módulos); Conhecer a estrutura de atendimento/ Suporte remoto; Conhecer a estrutura de treinamento; Verificar Sistema de Segurança.
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Exemplo: Matriz de Requisitos
Brasil FUNCIONALIDADES - GERAIS Software é compatível com o Banco de dados existente? Software é regional ou globalizado? Suporta importação e exportação de dados? Permite o cadastro de empresas detentoras do prefixo GS1 (GLN)? Permite o cadastro de localizações funcionais e físicas? Permite a identificação de itens comerciais com medidas variáveis? Permite a inclusão de dimensões de produtos? Pode importar dados do TPNQ? Promove a interoperabilidade entre as empresas que utilizam o Cadastro de produtos? Integração com outras aplicações? Faz EDI? Mensagens
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ESPECIFICAÇÕES Oracle,Delphi,... Exportações

ADERÊNCIA

PONTUAÇÃO

OBS

Prefixo GS1 -GLN Prefixo GS1-GLN

Importação de Cadastro

Exemplo: Matriz de Requisitos
Brasil FUNCIONALIDADES - ESTOQUES 1. Identificação de produtos ESPECIFICAÇÕES -Cadastro de GTINs -Gerar etiquetas ADERÊNCIA PONTUAÇÃO OBS

2. Identificações Complementares de Unidades Logísticas 3. Leitura

-GS1-128 -Efetua leitura de Código de barras.

4. Endereçamento de Estoques 5. Requisições Automatizadas Ordens de reposição Manifesto de carga Faturas Ordens de entrega

6. Movimentação de estoques 7. Classificação ABC 8. Recebimento de Mercadorias

-Entrada, perdas e saídas -Entrada de notas fiscais -Devoluções
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Exemplo: Matriz de Requisitos
Brasil FUNCIONALIDADES - ESTOQUES 9.Métodos de previsão de demanda ESPECIFICAÇÕES -Quantidade fixa - Período variável - Variações aleatórias - Tendências: crescente / decrescente - Sazonalidade - Acompanhamento de erros de previsão -Custo Médio -PEPS -UEPS -Cadastro -Caixa -Contas a pagar ADERÊNCIA PONTUAÇÃO OBS

10. Avaliação Contábil do Estoque

11. Integração com outros Módulos

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Exemplo: Matriz de Requisitos
Brasil

FUNCIONALIDADES - ESTOQUES

ESPECIFICAÇÕES

ADERÊNCIA

PONTUAÇÃO

OBS

12. Relatórios

- Posição atual do estoque - Estoque Mínimo - Estoque obsoleto - Itens abaixo da quantidade mínima - Cadastro de Fornecedores - Tabela de preços - Entrada e Saídas do Período - Notas fiscais - Inventários - Requisição de Materiais
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Custo Total

Escolha dos Equipamentos
Brasil

CUIDADOS

Idoneidade do fornecedor Assistência técnica Garantia Experiência na aplicação Análise de Custos Adequação ao negócio Capacidade de expansão Adequado ao Sistema GS1 Integração com aplicativos
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REQUISITOS

Escolha dos Equipamentos
Brasil

Leitores / Pistolas
Instrumento de leitura que captura a informação contida no código de barras, cujo funcionamento baseia-se em um conjunto de luzes que refletem as barras claras e absorvem as escuras. Característica: - Para aplicações com pequeno volume.

CCD

LASER

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Escolha dos Equipamentos
Brasil

Coletores
Instrumento de coleta de dados através de leitura ótica Características importantes: capacidade de memória variável, utilizado em operações logísticas. Pode transmitir dados instantaneamente via rádio freqüência. – Para aplicações de médio e alto volume.

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Escolha dos Equipamentos
Brasil

Impressoras de Código de Barras
Permite a criação de etiquetas com código de barras, textos e logotipos.

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Entrada de Dados
Brasil

Criar Almoxarifados Cadastro de Fornecedores

Cadastro de Produtos

Cadastro de Unid.Logísticas

Cadastro de Lista de Preços Cadastro de Vendedores Cadastro de Clientes

ESTOQUE

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Implementação
Brasil

Preparação da entrada de dados; Operacionalização das funções; Análise da saída dos dados do sistema; Execução de programas, testes e acerto; Treinamento dos usuários; Compra dos dispositivos de armazenagem secund ários.

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Automação das Funções Gerenciais
Brasil

Previsão de Consumo: - Com base em estatísticas; - Com base em dados fornecidos pelo usuário . Parâmetros de planejamento: - Periodicidade de reposição; - Cálculo de quantidade de compra; - Cálculo do estoque de segurança. Escolha dos Fornecedores Informes gerenciais das compras: - Relatório de pontualidade de fornecedores; - Relatórios de recebimentos; - Posição de Contas a pagar.
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Automação das Funções Gerenciais
Brasil

Calendário de Inventários Rotativos Alertas Gerenciais Atividades Diversas : - Área logística (localização física, expedição); - Programação de produção; - Demanda dependente (árvore de montagem); - Controle de carteira de pedidos; - Desenvolvimento de novos fornecedores etc.
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Automação: Passo a Passo
Brasil

Gerenciamento Eficiente Relatórios Tratar a Informação Capturar dados Escolha da Solução: Software e Hardware Gerar Código de Barras Gerenciamento da Numeração Criação do GTIN - Prefixo GS1

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Fatores Críticos de Sucesso
Brasil

Conversão do sistema de manual para automatizado:
1) Treinamento do pessoal envolvido em cada área; 2) Plano de contingência.

Checklist de consolidaç ão do sistema (após 6 meses): consolidaç (apó
1) 2) 3) 4) 5) Os procedimentos estão funcionando? O pessoal tem dificuldades com os novos formulários, relatórios etc.? Os controles são efetivos em relação ao seu custo / benefício? As economias previstas estão sendo obtidas? O sistema está realizando tudo o que foi definido nas especificações originais? 6) Todos os usuários estão satisfeitos com o novo sistema?
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Fatores Críticos de Sucesso
Brasil

Solução Adequada ao Negócio
Software Equipamentos Infra-Estrutura

Capacitação dos Usuários
Treinamento Contínuo

Manutenção
Aplicativo Equipamentos
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Benefícios da Automação
Brasil

• • • • • •

Melhor conhecimento do Negócio; Operações Confiáveis; Informações mais rápidas, completas e organizadas; Auxílio na tomada de decisão e ações corretivas; Redução de Custos; Redução nas perdas por obsolescência ou produtos impróprios para o consumo;

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Benefícios da Automação
Brasil

• Padronização e manutenção de procedimentos; • Base para integração com parceiros comerciais; • Melhor posicionamento em relação ao cliente pela melhor disponibilidade de produtos; • Produtos de melhor qualidade; • Melhor aproveitamento de áreas físicas.

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Indicadores de Desempenho
Brasil

Indicadores métricos que são úteis na medição do desempenho da empresa e para o processo de Benchmarking.

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Brasil

Indicadores de Desempenho Gestão de Processos

Análise Individual
• Participação Esperada de Mercado

• • • •

Nível de Serviço/Entrega Completa Entrega no Prazo Estoque Ruptura de Gôndola

Análise Integrada na Cadeia • Tempo de Ciclo de pedido • Custo de Distribuição • Acuracidade da Nota Fiscal • Acuracidade do Pedido de Compra

GTIN SSCC EANCOM Alinhamento de Dados TPNQ

Sistema GS1

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Requisitos para Integração
Brasil

Integração na Cadeia de Suprimentos

Sincronização de Dados Alinhamento de Dados
Processos

Mensagens de Negócios Padronizadas
Padrões

Banco de Dados com Chaves Globais : GTIN,GLN,SSCC ...

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Integração
Brasil

INFORMAÇÕES IMPORTANTES
GTIN dos produtos e suas descrições, Famílias de agrupamentos; Características físicas das embalagens, paletes; Relatório de estoque; Demanda de produtos; Informações de preços e prazos de entrega; Outras informações acordadas entre partes.

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Integração da Cadeia de Suprimentos
Brasil

EDI INFORMAÇÕES
Fornecedor Operador Produtor Logístico Transportador Varejista Consumidor

FLUXO FÍSICO

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EDI – Troca Eletrônica de Dados
Brasil

Sistema de Compra Pedido

Software de Ponta

Documento Eletrônico Sistema de Faturamento

Software de Ponta

Pedido
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Tendências - Rádio Freqüência
Brasil

Identificação por Radiofreqüência – RFID
Radio Frequency IDentifier

Identificação através micro-chips com pequenas antenas que enviam as informações através de ondas de rádio. • Eliminação da Manipulação de Produtos para identificá-los • Não há necessidade visualização do chip ou do código
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Rádio Freqüência
Brasil

Esta característica permite explorar novas formas de leitura dos dados armazenados
Aplicado em: Armazém – pontos de transição Check out Gôndolas Áreas de Promoção

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Brasil Brasil

Contato
Rua Dr. Renato Paes de Barros, 1017 - 14º. andar CEP 04530-001 - São Paulo T: +55 (11)3068.6200 F: +55 (11)3064.8108 E:faleconosco@gs1brasil.org.br W: www.gs1brasil.org.br

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