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UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHO CENTRO DE CINCIAS SOCIAIS CURSO DE BIBLIOTECONOMIA DIRETRIO ACADMICO DE BIBLIOTECONOMIA XIV Encontro Regional de Estudantes

de Biblioteconomia, Documentao, Cincia da Informao e Gesto da informao Os novos campos da profisso da informao na contemporaneidade 16 a 22 de janeiro de 2011

PLANEJAMENTO ESTRATGICO EM BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS

Edilson Thialison da Silva Reis Eliza Soares Reis Jessica Raquel Cardoso *
RESUMO Analisa o planejamento estratgico dentro do mbito de bibliotecas especializadas, discute seus conceitos bsicos, objetivos e metas, destacando os dois principais itens para que se faa um planejamento eficiente e as etapas a serem seguidas para execuo do mesmo, abordam-se ainda os benefcios decorrentes e os mtodos utilizados no planejamento, bem como algumas diferenas entre a biblioteca especializada e bibliotecas em geral. Como base de pesquisa foram utilizados autores tais como, Almeida (2005), Figueiredo (1979), Salasrio (2000), entre outros que serviram para a construo terica desta pesquisa, utilizamos sites que tratam do assunto. Nota-se ento que o planejamento estratgico auxilia os bibliotecrios na tomada de deciso e na resoluo de possveis complicaes, permitindo assim que se desenvolvam caminhos que facilitem o funcionamento das bibliotecas. Palavras-chave: Biblioteca especializada. Planejamento estratgico.

1 INTRODUO

A informao um recurso de extrema importncia em todos os campos, administr-la pode ser uma tarefa rdua, que requer um planejamento claro e objetivo para que as metas sejam alcanadas. As bibliotecas, principalmente as especializadas, necessitam continuamente promover melhorias no gerenciamento da informao, pois essa informao direcionada a um usurio especfico. Para que o servio seja oferecido com eficincia e eficcia necessrio que exista planejamento e que o mesmo seja devidamente obedecido pelos colaboradores da unidade de informao. Segundo Henri Fayol (1978), planejar prever, organizar, comandar, coordenar e
*

Alunos do 6 perodo do curso de Biblioteconomia da Universidade Federal do Maranho.

controlar, essas aes norteiam todo o gerenciamento da organizao, avaliando os procedimentos passo a passo e identificando os problemas para correes posteriores e elaborando um plano estratgico para algum desvio de todo o procedimento.

2 BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS

H divergncias quanto conceituao do que so exatamente as bibliotecas especializadas, segundo Salasrio (2000, p.105) existem trs princpios tericos quanto a seu conceito: os que se prendem ao acervo que a biblioteca possui e disponibiliza ao usurio, os que tratam do tipo de usurio que a freqenta e os que associam o tipo do acervo ao tipo de usurio que a biblioteca possui. Percebe-se que todas essas teorias tentam encontrar o conceito de biblioteca especializada focando hora no acervo hora no usurio e s vezes nos dois. Aqui, entende-se biblioteca especializada como aquela que dedica-se

principalmente a publicaes sobre um assunto ou um grupo de assuntos em particular, ou seja, uma biblioteca cujo acervo seja direcionado para a satisfao das necessidades de um pblico especfico. Segundo Figueiredo (1979, p.10), as bibliotecas especializadas comearam a surgir no incio do sculo XX por causa do crescimento nas reas de cincia e tecnologia. Normalmente uma biblioteca especializada pertence a uma instituio, esta por sua vez possui uma finalidade especfica, assim as metas da instituio norteiam as atividades da biblioteca. A respeito da ligao entre bibliotecas especializadas e instituies o autor supracitado comenta que:

Estas bibliotecas podem se localizar em organizaes as mais diversas, a maioria pertencendo a companhias industriais; contudo, podem existir bibliotecas especializadas em agncias do governo (ministrios, autarquias, empresas semiestatais), instituies particulares de pesquisa, sociedades profissionais, associaes de comrcio, instituies acadmicas com colees departamentais, em bibliotecas pblicas com colees especializadas de assunto, e ainda, em hospitais, bancos, escritrios de engenharia e planejamento, de advocacia, etc.

Uma das principais caractersticas das bibliotecas especializadas o tipo de material que constitui seu acervo, em contraste com outros tipos bibliotecas em que o material mais comum so livros e folhetos, de acordo com Figueiredo (1979, p.11) a biblioteca especializada d mais importncia ao contedo do que o suporte no qual a informao encontrada, por essa razo muito comum encontrar alm de livros outros tipos de materiais

informativos

em

bibliotecas

especializadas,

tais

como:

peridicos

especializados,

bibliografias, publicaes governamentais, relatrios de pesquisa, relatrios de companhias, de entidades do governo, catlogos comerciais e industriais, teses, patentes, diretrios, mapas, recortes de jornal, plantas de engenharia, dados estatsticos, levantamentos de mercado, correspondncia tcnica, cds, dvds e etc. Para que um biblioteca especializada seja eficiente no servio prestado ao usurio necessrio que tal biblioteca possua um acervo constantemente atualizado, vnculo com outras bibliotecas que possam ajudar a suprir as necessidades dos clientes, alm da prestao de servios personalizados que facilitem a busca do usurio pela informao desejada.

3 PLANEJAMENTO EM BIBLIOTECAS

O planejamento em bibliotecas uma pratica que deve ser incorporada ao cotidiano dos bibliotecrios, pois necessrio para que se possa organizar as funes e tarefas a serem realizadas, que segundo ALMEIDA (2005, p.2), [...] um processo contnuo, permanente e dinmico, que fixa objetivos, define linhas de ao [...], tais linhas de ao referem-se ao que ser realizado em um determinado perodo de tempo,visando ainda eventuais problemas que podero ocorrer. O objetivo do planejamento deve adequar-se a misso da instituio qual a biblioteca est ligada, e tambm a comunidade que a freqenta, atravs de estudos de usurios, pois o planejamento deve possuir uma viso bem ampla correspondendo a todos que a integram. No mais h dois outros itens que so imprescindveis no planejamento: pesquisa e avaliao, o primeiro deve ser realizado no incio dos trabalhos de uma biblioteca, fazendo pesquisas com os usurios, e vistoriando antigos planos e objetivos, para assim por em prtica o segundo item, a avaliao de servios de informao que segundo ALMEIDA (2005, p.12):

Em um servio de informao, a avaliao consiste em identificar e coletar dados sobre servios ou atividades, estabelecendo critrios de mensurao do desempenho desses servios ou atividades e determinando tanto a qualidade do servio ou da atividade, quanto grau de satisfao de metas e objetivos.

Assim, permite-se dizer que a avaliao uma etapa primordial no planejamento, englobando todas as etapas e critrios necessrios para um bom funcionamento da biblioteca, proporcionando satisfao aos usurios em relao aos servios oferecidos pela biblioteca. Atravs da avaliao torna-se possvel identificar problemas existentes que dificultam na

administrao da biblioteca, implicando assim na necessidade de garantir o cumprimento e a realizao de metas e objetivos.

3.1 Bibliotecas especializadas: planejamento

Bibliotecas, principalmente as especializadas, preciso manter-se atualizadas para que seu pblico alvo tenha suas necessidades satisfeitas, nesse ponto que o planejamento estratgico pode mostrar todo seu potencial dentro dessa organizao. No contexto das bibliotecas especializadas o planejamento deve ter como enfoque, a misso em concordncia com o meio no qual est inserida, ou seja, como uma biblioteca especializada ela deve ter objetivos mais especficos que concordem com a organizao em ela est inserida, necessrio ento definir os propsitos da biblioteca a partir dos objetivos da instituio a que ela est ligada para s ento elaborar um planejamento estratgico para si, tal planejamento deve ter sua cota de independncia, mas deve sempre se voltar para as metas maiores da instituio. Nota-se que a maior diferena entre o planejamento de uma biblioteca especializada de uma biblioteca comum o cuidado que se tem, principalmente com o acervo, pois esse acervo que a diferencia de outras unidades de informao, tornando-a o que ela : o recurso eficiente para busca de materiais de reas especficas do conhecimento.

3.2 Planejamento estratgico

O planejamento estratgico um processo que tem como meta o desenvolvimento de objetivos para a seleo de programas de ao e para sua execuo, tendo como base as condies internas e externas de uma organizao/unidade de informao. necessrio obedecer algumas etapas para elaborao do planejamento estratgico, para que este tenha xito. O primeiro passo para a elaborao do planejamento estratgico em uma biblioteca especializada identificar as condies atuais, ou seja, verificar como est a unidade de informao interna e externamente.Essa analise tem como fator primordial avaliar os recursos disponibilizados internamente da biblioteca, que consiste em recursos humanos, financeiros, materiais entre outros, alm das possveis disposies que poder alcanar.Esta analise divide-se em duas partes que so: a analise do ambiente externo e a analise interna. A anlise do ambiente externo um dos principais fatores que se baseia o

planejamento estratgico. Quanto maior a interatividade fora, maior a necessidade de analislo. A anlise interna a identificao dos pontos fortes e fracos da unidade de informao, essa analise feita atravs da analise das reas funcionais da biblioteca, e a comparao do desempenho destas reas com outras unidades de informao que se encontro em destaque. Logo aps a anlise da situao atual, a prxima etapa a definio de objetivos e estratgias. Os objetivos so os resultados que a unidade de informao pretende realizar. Nessa etapa deve-se verificar aonde a biblioteca quer chegar. O passo seguinte a implantao da estratgia, depois que os objetivos e estratgias foram escolhidos, chega o momento de coloc-los em pratica de estratgia. Por melhor que seja os objetivos se no foram implementados de forma adequada, todo o trabalho do plano estratgico ser em vo. Nessa etapa ser analisado algumas praticas para garantir que a estratgia alcance os objetivos propostos, planejando com uma viso de longo prazo., atravs de aes de curto prazo. O prximo e ultimo procedimento o monitoramento e controle, segundo Maximiano (2004, 333) consiste em acompanhar e avaliar a execuo da estratgia.

3.3 Benefcios do planejamento estratgico em bibliotecas especializadas

Quando o planejamento estratgico elaborado, implementado e acompanhado de forma concisa e correta ele produz benefcios para a unidade de formao como: Agiliza decises; Melhora a comunicao; Aumenta a capacidade gerencial para tomar decises; Promove uma conscincia coletiva; Proporciona uma viso de conjunto; Maior delegao; Direo nica para todos; Orienta programas de qualidade; Melhora o relacionamento da organizao com seu ambiente interno e externo.

3.4 Elaborao do planejamento: Mtodo SWOT

O planejamento estratgico volta-se principalmente para a anlise do ambiente externo biblioteca e no somente ao ambiente interno como era comum anos atrs. Tem

como objetivo reduzir riscos futuros, avaliar provveis impactos que determinadas situaes teriam na organizao e direcionar a tomada de decises no presente. Devido sua importncia existem ferramentas que so utilizadas pelas instituies (sejam elas bibliotecas ou no) na elaborao do planejamento estratgico, uma delas o mtodo SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats), conhecido no Brasil como FOFA (Foras, Oportunidades, Fraquezas e Ameaas), tal mtodo cria a oportunidade da biblioteca realizar uma auto-anlise e uma maneira da instituio conhecer sua condio atual antes de definir seu plano de ao para curto, mdio ou longo prazo. O mtodo SWOT une a misso, a viso e as aes estratgicas necessrias para o desenvolvimento da biblioteca nesse sentido que se estabelecem objetivos e as metas a ser desenvolvidos em um determinado tempo. Para melhor compreenso o mtodo SWOT ou FOFA pode ser desmembrado em: Foras: Competncias, recursos, posio alcanada; Oportunidades: Aspectos externos que podem oferecer de algum modo uma vantagem; Fraquezas: Aspectos que limitam ou reduzem a capacidade de

desenvolvimento e competitividade; Ameaas: Aspectos externos que podem impedir ou limitar a implantao de uma estratgia, reduzir mercado/clientes ou rentabilidade. Percebe-se ento que ao fim da analise de todos esses fatores possvel obter concluses que guiaro o bibliotecrio na preparao e execuo do planejamento.

4 CONCLUS O

O uso do planejamento estratgico indispensvel na gesto de bibliotecas, pois essa ferramenta direciona a organizao da unidade de informao conduo da liderana, assim como o controle de todas as atividades. Um dos objetivos do planejamento nas bibliotecas especializadas fornecer aos bibliotecrios e suas equipes uma ferramenta que o direcione nas tomadas de decises, auxiliando-os a atuar de forma pr-ativa, antecipando as mudanas que ocorrem na busca das informaes. Contudo o planejamento envolve vrias etapas para ser elaborado de maneira satisfatria, pois necessrio que o planejador se anteceda a alguns problemas que podero surgir, e para isso deve-se ter como apoio, as pessoas responsveis pelos setores das instituies, para detectar tais problemas e levantar possveis solues.

Assim fica a cargo do bibliotecrio a responsabilidade de verificar mudanas e atualizaes, que devem ser incorporadas ao planejamento de acordo com as necessidades existentes sendo de sua competncia a verificao dos objetivos e da misso da instituio, e das metas a serem cumpridas delimitando o perodo de tempo qual corresponde a concretizao das etapas do planejamento.

STRATEGIC PLANNING SPECIALIST IN LIBRARIES

ABSTRACT It analyzes the strategic planning within the context of special libraries, discusses the basic concepts, goals and objectives, highlighting the two main items that make for efficient planning and steps to follow for implementation, is also addressing the benefits and methods used in planning as well as some differences between the library and specialized libraries in general. As research base were used authors such as Almeida (2005), Figueiredo (1979), Salasrio (2000), among others who served for the construction of this theoretical research, we used sites that deal with the matter. Note then that strategic planning helps librarians in decision making and resolution of potential complications, thus allowing them to develop ways to facilitate the functioning of libraries. Keywords: Library staff. Strategic planning.

REFERNCIAS ALMEIDA, Maria Cristina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e servios de informao. Brasilia, DF: Briquet de Lemos. ed. 2. rev. e ampl. 2005. FAYOL, Henri. Administrao industrial e geral. So Paulo: Atlas, 1978. FAGUNDES, Alessandra Pinto; CRESPO, Isabel Merlo. Planejamento estratgico: propostas em sistemas de informao e bibliotecas no Brasil. Rio Grande do Sul. Disponvel em: <http://dici.ibict.br/archive/00000663/01/T005.pdf>. Acesso em: 01/06/2010. FIGUEIREDO, Nice. Bibliotecas Universitrias e especializadas: paralelos e contrastes. Revista de Biblioteconomia de Braslia, v. 7, n. l, p. 9-25,jan./jun. 1979. MAXIMIANO, Antonio Csar Amaru. Introduo administrao. 6.ed. So Paulo: Atlas, 2004. SALASRIO, Maria Guilhermina da Cunha. Biblioteca especializada e informao: da teoria conceitual prtica na biblioteca do laboratrio de Mecnica Preciso LMP/UFSC. Revista ACB, Florianpolis, v. 5, n. 5, p. 104-119, 2000. Disponvel em: <http://www.acbsc.org.br/revista/ojs/viewarticle.php?id=49&layout=abstract>. Acesso em: 25/05/2010.

TARGINO, Maria das Graas. Bibliotecas universitrias e especializadas de So Lus. Revista de Biblioteconomia de Braslia, v. 16, n. 1, jan./jun. 1988. Disponvel em: <http://www.brapci.ufpr.br/documento.php?dd0=0000002552&dd1=18dc7>. Acesso em: 21/05/2010.