PROJETO: Novo Modelo de Gesto para a Administrao Interna do Ministrio da Defesa1 1.

OBJETIVOS O projeto denominado "Novo Modelo de Gesto para a Administrao Interna do Ministrio da Defesa" teve como objetivo geral propor medidas para aumentar a eficincia na gesto de aes dos processos que compem as atividades inerentes administrao interna do Ministrio da Defesa, sob a responsabilidade do Gabinete do Ministro. Os objetivos especficos do projeto, resumidamente, so:
! ! ! ! !

Analisar e redesenhar processos organizacionais inerentes administrao interna do MD; Otimizar os processos organizacionais, como forma de obter eficincia em custos; Adequar a estrutura organizacional, propondo as alteraes necessrias gesto dos novos processos; Analisar o nvel de suporte da automao de processos; de tecnologia da informao, como forma de obter subsdios que orientem um plano de melhoria Quantificar as equipes de trabalho para atuao no novo modelo de gesto de processos, como forma de elevar o nvel de qualidade da gesto e do desenvolvimento de recursos humanos; 2. CONTEXTUALIZAO DO PROJETO

Foram desenvolvidas atividades de consultoria voltadas ao suporte do Gabinete do Ministro da Defesa na melhoria dos processos internos de apoio s atividades finalsticas do Ministrio envolvendo as reas de Recursos Humanos, n Oramento e Finanas, Tecnologia da Informao e Logstica, esta ltima englobando Alimentao, Transporte, Administrao de Imveis, Protocolo e Arquivo, Patrimnio, Instalaes e Servios. Algumas premissas foram adotadas no estudo: ! Preocupao com a formao de maior coeso interna na organizao; ! Adequao do perfil das equipes de operao;

Projeto desenvolvido pelo Consrcio Booz Allen Logos, formado pelas empresas Booz Allen & Hamilton do Brasil Consultores Ltda. e Logos Engenharia S.A. Vigncia: maro de 2000 a julho de 2001.

! Comandos do Exrcito, Marinha e Aeronutica podem ser os fornecedores de recursos humanos para o Ministrio da Defesa; ! Treinamento "on the job" das equipes que operaro o novo modelo; ! Levantamentos, anlises de processos nas dependncias do Ministrio da Defesa - incluindo os imveis funcionais denominados Prprio Nacional Residencial- PNR, para rea do Distrito Federal; ! Estruturao, automao e organizao sistmica dos macroprocessos do Ministrio, com foco no aumento da eficincia; ! Gerenciamento das Mudanas, foco na equipe do gabinete e divulgao para todo Ministrio, visando transformar potenciais indiferentes ou opositores em adeptos do trabalho e de seus resultados. 3. METODOLOGIA ADOTADA Inicialmente foi elaborado um Plano de Trabalho detalhado validado em reunio com a participao da Chefia de Gabinete do Ministro da Defesa e de toda equipe envolvida. A seguir iniciou-se a fase de levantamentos do "Baseline" dos processos e o respectivo Diagnstico da situao, destacando-se: Definio dos objetivos dos processos; Levantamento dos fluxos dos processos; Levantamento do Efetivo alocado nos processos; Anlise dos custos dos processos; Identificao de problemas nos fluxos; Comparao com outras organizaes ( Benchmarks ); Anlise de SWOT - anlise dos pontos fortes, pontos francos, ameaas e oportunidades para cada processo; e, Identificao de oportunidades de melhoria imediata.

Para o levantamento de dados utilizou-se de tcnicas de entrevistas com pessoas chave da organizao e envolvidos na operacionalizao dos processos, expondo objetivos e metas do trabalho e recolhendo informaes para definies sobre os processos a serem analisados. Destas entrevistas obteve-se os seguintes resultados: Levantamento de dados secundrios sobre custos envolvidos nos processos, sistemas de suporte execuo das atividades existentes e aes j em desenvolvimento voltadas melhoria dos processos, permitindo uma consolidao e contextualizao dos problemas;

Levantamento e anlise das expectativas e entendimento dos gerentes em relao aos processos sob sua responsabilidade; Diagnstico dos pontos fortes e fracos, bem como das ameaas e oportunidades de melhoria dos processos; Realizados benchmarks para os processos analisados, agregando informaes de diversas origens, nacionais e internacionais; Todos os processos analisados foram traduzidos por meio de um conjunto de documentos individuais onde constam formataes de desenho de fluxo do processo com subsdios, resultados, agentes intervenientes e atividades envolvidas, definidos dados paramtricos (nmero de profissionais, clientes atendidos, ndices, etc) e definidos os custos envolvidos (principalmente de mo de obra, materiais, outros custos diretos e indiretos);. Definio de indicadores para os processos; e, Anlise da adequabilidade da expanso do Sistema de Gerenciamento Eletrnico de Documentos j existente no Comando da Marinha para os outros comandos e Ministrio da Defesa.

Na fase de Redesenho, outras propostas foram incorporando-se s concluses da fase anterior; dentre elas destacam-se: Construo e entendimento da Misso do Ministrio da Defesa e do Gabinete do Ministro; Definio dos objetivos das reas do Gabinete; Redefinio das atribuies das reas do Gabinete; Redesenho dos Processos analisados; Definio da elaborao do Plano Processo como o principal projeto de Tecnologia da Informao, descrevendo-se a metodologia de sua elaborao, com avaliao de riscos; Realocao de funes internas das reas do Gabinete; Redefinio de perfis requeridos s novas atribuies/funes; e, Elaborao dos conceitos de possvel terceirizao de servios, bem como fluxo de contratao destes servios.

A ltima fase versou sobre a Estratgia de Implementao das mudanas propostas na fase de Redesenho. Nesta fase a nfase foi dada s aes necessrias para a mobilizao para a mudana no rgo. Dentre as principais propostas apresentadas destacam-se: Definio de uma nova alocao de funes para as reas do Gabinete, com o conseqente impacto na estrutura e na postura das reas; 3

Estabelecimento das aes, responsveis e prazos para novos projetos em tecnologia da informao; Descrio da estratgia de implantao Gerenciamento Eletrnico de Documentos; do Sistema de

Definio da estrutura mnima de pessoal e recursos para a execuo dos processos redesenhados, bem como apontados processos passveis de terceirizao; Descrio da estratgia de implantao da sistemtica de avaliao de pessoal e as articulaes necessrias; Definio do plano de comunicao e sensibilizao necessrio mobilizao para o processo de implantao das mudanas; Elaborao de plano de capacitao para a mudana; e, Apresentao de indicadores para monitoramento implementao dos processos redesenhados. da

4. RESULTADOS ALCANADOS O resultado do estudo foi a formatao de Planos de Ao, constantes no Anexo deste texto, para a implementao das mudanas propostas. Destacam-se os seguintes objetivos a serem atingidos com a implementao dessas propostas: ! reas do Gabinete deixam de executar funes para gerenci-las, necessitando, conseqentemente de menor nmero de servidores, porm com maior capacitao; ! Mo de obra permanentemente avaliada, com treinamento adequado e ganhos de produtividade; ! Reduo de custos e aumento da eficincia com a terceirizao de atividades e melhoria de processos; ! O Ministrio passa a contar com um modelo de gesto voltado para resultados; ! Melhor estruturao do modelo de desenvolvimento tecnolgico do rgo; ! Maior interao entre o Gabinete e outras reas do Ministrio da Defesa. 5. CONCLUSES O projeto dotou o Gabinete do Ministro de orientaes para melhoria da performance dos servios de apoio, bem como da estratgia para implementao das mudanas. A adoo de Projetos de temas especficos que compem os

vrios Planos de Ao das reas do Gabinete permite a implantao gradual das melhorias. Merece destaque a formatao do Plano de Capacitao de Mudanas, composto de Estratgia e Viso Operacional, resgatando as memrias do estudo e facilitando as negociaes necessrias implantao dos Planos de Ao. Complementando o estudo foi explicitada a metodologia de controles operacionais internos, os indicadores de desempenho e a sistemtica de acompanhamento da implantao sugeridos. 6. EQUIPE DO PROJETO A equipe tcnica envolvida no projeto pelo Ministrio da Defesa foi composta pelos seguintes profissionais: Chefe de Gabinete do Ministro: Dr. Joo Brgido Bezerra Lima Gerente da Secretaria do Gabinete: Dr. Antonio Lessa Assessor do Chefe de Gabinete: Capt Mac do Amaral Cartaxo Assessora do Chefe de Gabinete: Dra. Margarida Flora Silva Gonalves Adicionalmente participaram do estudo as Chefias de Diviso das reas do Gabinete do Ministro: Diviso de Informtica -- DINFOR; Diviso de Oramento e Finanas DIOFI; Diviso de Recursos Humanos DIRES e Diviso de Logstica DIPOS. Por parte do Consrcio Booz Allen Logos, com um total estimado de 3.500 horas, participaram os seguintes consultores: Scio Responsvel pela BAH:Luiz Modenese Vieira Scio Responsvel pela Logos: Jair Roxo Gerente de Projeto: Fbio Romero Lemmi Coordenador Tcnico: Mario Sacchi Coordenador do Projeto no DF: Roberto Zullino Analistas de Processos: Gileno Marcelino Filho Camilo Pereira Laura Sanui Vitor Lira Hebert MacArthur Samuel Dollard Mrio Tedeschi Miguel Noronha 5

Clarice Dall`Acqua Da Secretaria de Gesto, Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto: Evelyn Levy Secretria Maria Marlene Almeida Diretora de Programa Ciro Guarani Pennafort Gerente de Projetos Luiz Eduardo Rodrigues Alves Gerente de Projetos

ANEXO Para cada rea do gabinete foram definidos Planos de Ao especficos compostos de Projetos: a) Tecnologia de Informao -- DINFOR PROJETO Rede Corporativ a PLANO DE AO RESPONS VEL - DINFOR PRAZO - Imediato aps receber o hardware

- Instalar equipamentos de conexo comprados - Interligar equipamentos com a rede fsica - Fazer teste de sinal com o fornecedor do projeto de cabeamento - Medir/aprovar fluxo e qualidade de transmisso Instalar - Instalar os servidores comprados Servidores - Fazer teste fsico e lgico dos da Rede equipamentos - Definir data para migrao das informaes armazenadas--bases de dados e sistemas, represando momentaneamente os movimentos - Testar a migrao com aprovao formal dos usurios Micros - Definir modelo padro de equipamento para para estao de trabalho -- por segurana Usurios contra vrus e instalao de softwares no autorizados, no recomendvel o uso de CD-ROM e Floppy Disk Criar - Definir procedimento formal para os Mecanism usurios solicitarem servios para a o para DINFOR Solicita - Desenvolver um sistema informatizado o de para o usurio poder cadastrar sua Servio solicitao - Permitir via sistema que as solicitaes possam ser aprovadas na estrutura hierrquica do solicitante - Criar mecanismo que possibilite aos usurios fazer acompanhamento contnuo das suas solicitaes

- DINFOR - Imediato - Usurios aps receber Fornecedores o hardware

- DINFOR

- Imediato

- Chefe do Gabinete - DINFOR - Usurios

- Imediato

Definir Critrios de Acesso

Plano de Contingn cia

- Definir em conjunto com os usurios os perfis de acesso aos sistemas do Ministrio da Defesa - Estabelecer critrios de bloqueio e filtros de acesso aos sistemas - Considerar nesta atividade que o Governo Federal est trabalhando num projeto semelhante, Governo Transparente - Formalizar o procedimento para efetuar cpias de segurana dos arquivos - Testar periodicamente o Plano de Contingncia- restaurar os arquivos numa base de dados do ambiente de desenvolvimento e solicitar aos usurios aprovao das informaes

- DINFOR - Usurios

- Imediato

- DINFOR - Usurios

- Imediato

PROJETO Rede de Telefonia

PLANO DE AO - Substituir e ampliar as instalaes fsicas do edifcio do MD - Planejar utilizao de recursos modernos de telecomunicaes - Contratar empresa para a manuteno da rede e dos aparelhos de telefonia - Transferir operaes de telex para mail - Estabelecer critrios de priorizao no atendimento de chamados - Identificar capacitaes necessrias para tornar o MD em excelncia em processos administrativos - Identificar capacitaes existentes na DINFOR - Planejar / realizar programas de treinamento - Negociar com possveis fornecedores de solues de informtica treinamento a custo zero - Avaliar potencial da equipe tcnica existente e substituir aqueles com perfil no adequado para o Ministrio da Defesa - Criar uma estrutura de atendimento aos chamados dos usurios--telefonia e equipe - Implementar um sistema de registro das informaes referentes a apoio aos usurios - Definir e adquirir o hardware necessrio para o help desk - Criar uma base histrica de informaes e questes dos usurios para recomendar treinamentos especficos - Desenhar arquitetura de sistemas - Identificar sistemas e recursos necessrios - Mapear aderncia funcional dos sistemas - Identificar gap's e interfaces necessrias

RESPONS VEL - DINFOR

PRAZO - Imediato planejar, preparar licitao, compra e instalar

Avaliar Capacita es Internas

- DINFOR

- Imediato

Criar Estrutura de Apoio para Usurios

- DINFOR

- A prazo

curto

Plano Diretor de Informtic a

- Chefe do Gabinete - DINFOR

- Imediato para os prximos 2 anos

GED

- Planejar a informatizao - Definir infra-estrutura de equipamentos e telecomunicaes - Adequar a estrutura s novas necessidades - Estabelecer plano de capacitao para a equipe - Estabelecer polticas e procedimentos de hardware, software, comunicao e segurana - Planejar investimentos necessrios - Fazer teste piloto utilizando o sistema - DINFOR GED como "workflow" do processo de compras - Seguir o plano de implementao recomendado

- Imediato

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b) Recursos Humanos -- DIRES PROJETO PLANO DE AO RESPONS VEL PRAZO - Imediato

Elabora - Levantar os cargos existentes - DIRES o do Plano - Discutir a adequao dos mesmos s de Cargos misses das reas - Discutir o plano estratgico de cada rea para identificao de necessidades futuras - Levantar capacitaes adicionais - Desenhar a estrutura das reas e quadro - Descrever os cargos e perfis requeridos - Discutir com as reas para aprovao do Plano - Levantar os cargos existentes - DIRES

Perfis Profissiogr - Discutir a adequao dos mesmos s ficos misses das reas

- Imediato

- Elaborar perfis com base no Plano de Cargos e Poltica de Contratao Definio - Analisar quadro funcional definido no - DIRES de Poltica Plano de Cargos e Perfis de Profissiogrficos Contrata - Definir Controle de Cargos para o determinar, se militar, que Fora deve preencher a vaga - Elaborar critrios e regras de solicitao, indicao e aprovao de profissionais - Levantar e analisar carga de trabalho - DIRES das reas do Gabinete - Dimensionar fora de trabalho adequada - Definir critrios afetos a diferentes - DIRES cargos e funes do MD - Discutir a adequao dos critrios definidos s misses dos cargos, funes e reas - Elaborar manual de procedimentos - Elaborar formulrios de avaliao

- Imediato

Dimension amento do Quadro Elabora o do Manual de Avaliao

- Imediato

- Imediato

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Capacita o de Avaliadore s

- Definir aptides e habilidades dos - DIRES avaliadores - Selecionar profissionais habilitados a exercer funes - Capacitar profissionais selecionados - Distribuir formulrios - DIRES - Indicar avaliadores e revisores - Fazer contatos e esclarecimentos com Chefias - Recolher e enviar para os Comandos

- Imediato

Coordena o das avaliaes militares

- Imediato

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PROJETO Levantam ento de Necessida des

PLANO DE AO

RESPONS VEL

PRAZO - Imediato

Elabora o do Programa de Treinamen to

- Identificar carncias de treinamento - DIRES nas reas - Definir critrios afetos a diferentes cargos e funes - Discutir a adequao dos mesmos s misses dos cargos, funes e reas - DIRES - Analisar os resultados das avaliaes - Receber as necessidades de treinamento especfico, discutir com as reas do MD e consolidar Programas - Levantar as capacitaes prioritrias de abrangncia geral -- estratgia do MD - Definir capacitaes prioritrias de pessoal - Definir critrios de elegibilidade (alocao treinandos), calendrio, divulgao, fluxo, aprovaes e alocao de custos - Definir aptides e habilidades dos - DIRES avaliadores - Identificar profissionais capacitados a exercer funes

- Imediato

Definio da Sistemtic a de Avaliao de Resultado s Criao de Carreira de Estado de Defesa Celebra o de convnios com Instituie s

- Curto Prazo

- Elaborar projeto de criao da -DIRES e - Mdio Prazo carreira de Defesa DEGAP/SEO - Executar gestes junto Secretaria RI de Gesto do Ministrio do Planejamento - Levantar oferta de capacitao e - DIRES discutir necessidades - Contactar as entidades e criar cursos em conjunto - Estabelecer convnios entidades educacionais com as - Imediato

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- Criar e divulgar cursos e adequar programas

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PROJETO Racionaliz ao de Processos Transacio nais

PLANO DE AO

RESPONS VEL

PRAZO - Imediato

Transfer ncia das Atividades - Manter cadastros militares no RH da respectiva Fora de Cadastro - Enviar pelo RH das Foras apenas os dados necessrios ao cadastro do militar no sistema de pagamento das gratificaes

- Identificar processos transacionais - DIRES passveis de racionalizao - Definir critrios de racionalizao - Elaborar plano de racionalizao de processos transacionais - DIRES - Analisar os resultados das avaliaes

- Imediato

- Enviar pela DIRES os dados de frequncia do militar para o sistema de pagamento das Foras - Elaborar plano de divulgao para o pblico interno da nova sistemtica de cadastro/histrico Desenvolv - Desenvolver sistema para automatizar - DIRES imento de alteraes de cadastro Sistemas Abordar necessidades de para desenvolvimento de sistemas da DIRES Integrao SIAPE e - Definir plano de adequao de hardware e software SIAFI - Desenvolver sistema de cadastro e alteraes ( banco de dados ) e gerao de boletim eletrnico - Desenvolver interfaces com SIAPE e SIAFI - Desenvolver interfaces que facilitem a troca de dados com os sistemas das Foras Armadas c) Oramento e Finanas -- DIOFI PROJETO Capacitar PLANO DE AO - Analisar necessidade RESPONS VEL DIOFI

- Curto Prazo

PRAZO

de treinar os -

e - Imediato 15

Mo de servidores do DINFOR Obras - Ministrio de Defesa - Identificar programas especficos de qualificao de mo de obra - Estabelecer tipo de treinamento necessrio- Interno ou externo Criar - Definir indicadores de desempenho - DIOFI mecanism para monitoramento os de - Definir metas que sero comparadas monitoram com os indicadores estabelecidos ento - Avaliar resultados operacionais das reas monitoradas Disponibili - Equipamentos defasados dificultam o - DINFOR zar trabalho da DIOFI equipame - Atualizao de equipamentos prevista ntos de no Plano de Ao da DINFOR informtic a

- Imediato

- Imediato

PROJETO Adequar a estrutura organizaci onal

PLANO DE AO

RESPONS VEL

PRAZO

- Definir carga de trabalho individual e coletiva - Identificar gargalos e sobreposies - Identificar integraes com outros setores e redistribuir a carga de trabalho atual OBS: Estrutura recomendada no documento de redesenho Capacitar - Analisar necessidade de treinar os Mo de servidores do Ministrio de Defesa Obras - Identificar programas especficos de qualificao de mo de obra - Estabelecer tipo de treinamento necessrio- Interno ou externo Criar - Definir indicadores de desempenho mecanism para monitoramento os de - Definir metas que sero comparadas monitoram com indicadores estabelecidos ento - Avaliar resultados operacionais das reas monitoradas Disponibili - Equipamentos defasados dificultam o zar trabalho da DIOFI

DIOFI, , DEGAP E DEGAP e Imediato Chefia de Gabinete

- DIOFI DINFOR

e - Imediato

- DIOFI

- Imediato

- DINFOR

- Imediato

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equipame - Atualizao de equipamentos prevista ntos de no Plano de Ao da DINFOR informtic a Adequar a estrutura organizaci onal - Definir carga de trabalho individual e coletiva - Identificar gargalos e sobreposies - Identificar integraes com outros setores e redistribuir a carga de trabalho atual OBS: Estrutura recomendada no documento de redesenho DIOFI, , DEGAP E DEGAP e Imediato Chefia de Gabinete

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d) Logstica -- DIPOS PROJETO Elaborar Projeto de Terceiriza o de Refeies PLANO DE AO Elaborar os requisitos de servio: RESPONS VEL PRAZO

- Gerente da - Imediato DIPOS Volumes, cardpios, calorias, Subprocessos, preos, etc Gerente de Servios Aspectos Negociais Preo e forma de pagamento Encarregado Multas do Programa de Obrigaes das partes Alimentao Critrios de fiscalizao e indicadores Monitorar - Estimar tendncias de custo ao mdio - Imediato Fornecime prazo Encarregado nto de - Analisar custos e providenciar estudo do Programa Refeies de repasse para os usurios de - Fiscalizar balanceamento calrico, Alimentao limpeza e processos de preparo - Monitorar nvel de servio e corrigir desvios - Capacitar encarregado e equipe de alimentao para a realizao do monitoramento Gerir - Transformar a DIPOS em "controller" da Sub- - Imediato Condomn gesto de associao de moradores Gerente de ios - A DIPOS Assume a funo de Patrimnio fiscalizao e aprovao das atividades de rotina dos condomnios Terceirizar - Contratar fornecedores de veculos e Sub- - Imediato Transport motoristas Gerente de es Servios - Capacitar encarregado de transportes e auxiliares na tarefa de fiscalizao - Gerente da - Monitoramento do contrato atravs de DIPOS indicadores de desempenho - Efetuar fiscalizao e monitoramento de forma regular e pontual por necessidade Gerencia custos dos servios contratados, efetuando comparaes regulares com outros prestadores desse servio

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Controlar - Efetuar o controle fsico do imobilizado Sub- - Imediato Patrimnio - Efetuar o controle de patrimnio atravs Gerente de Patrimnio de sistema informatizado Gesto de - Transferir as atividades de controle de Document documentos arquivo e protocolo, para os a SEGAB - Considerar a implementao e a utilizao do sistema GED para o controle de documentos do MD - Gerente da - Imediato DIPOS Encarregado do Setor de Protocolo e Arquivo

e) Plano de Sensibilizao Adicionalmente foi elaborado o Plano de Sensibilizao contemplando objetivos, comunicao interna e externa, ferramentas de comunicao e viso operacional, formatando-se Projetos e Plano de Ao para essas atividades PROJETO PLANO DE AO Formalizar patrocinador do processo de implementao (Chefe de Gabinete) Identificar formadores de opinio e estabelecer vnculo com o processo de implementao Definir responsabilidades por atividades e comunicar atribuies individuais de comunicao Criar informativos internos diversos (jornais eletrnicos, newsletters, folders, entre outros) Criar FAQ (frequently asked questions) Utilizar recursos de tecnologia da informao (intranet, e-mail, fruns / chats, video-conferncia, vdeos, ..) Disponibilizar um banco de interferncias e falhas comuns na de redesenho de implementao RESPONS VEL PRAZO

Constitui o da Equipe de Comunica o

Chefe de -Imediato Gabinete Divises e ASCOM

ASCOM DINFOR Gabinete

InfraEstrutura e Recursos de Comunica o

Imediatamente aps o incio da constituio da equipe

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processos para minimizar erros futuros Desenvolver sistema de desvios e de alerta no processo de implementao Definir ferramentas de acompanhamento do processo de implementao (atas, relatrios, documentos, memorandos, textos, etc) Gesto do Processo Agendar reunies peridicas para: de estabelecer interface entre as Comunica atividades do processo o comunicar a evoluo das atividades do processo de implementao e informar resultados alcanados monitorar correo de rota Sensibiliza Definir agenda de eventos o do (workshops) institucionais de Pblico sensibilizao do pblico interno e Interno e contratar palestrantes especialistas em rgos de mudana organizacional para difundir o Governo processo internamente

Gabinete DIRES Equipe de Implementa o

Imediatamente aps o incio da constituio da equipe

Gabinete e Equipe de Implementa o

Imediatamente aps o incio da constituio da equipe

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