ORIENTAES PARA SECRETRIAS (OS) DE CLUBES DE DESBRAVADORES

Esta apostila foi preparada com multo carinho para voc que assume a secretaria de um Clube. Tentamos trazer instrues prticas para voc que dispe de poucos recursos financeiros, pouco espao fsico, mas multa disposio e desejo de tornar-se uma eficiente secretria (o) em seu Clube. Na preparao deste material usamos muitos outros manuais sobre secretaria, mas tambm a experincia prtica trabalhando na diretoria de Desbravadores, por isto acreditamos que ele possa ter real valor para voc. Caso tenha alguma sugesto diferente das que aqui vai encontrar, nos fale sobre elas para que possamos aumentar nossos horizontes, sempre fazendo uso da criatividade e buscando a eficincia total em qualquer circunstncia. Agradecemos a voc que se dedica ao trabalho de Deus, com responsabilidade e zelo pelo que faz. Carinhosamente para voc, Por: Maria do Carmo Dornellas Regional de Aventureiros APS 1999/2000

ALGUNS PENSAMENTOS PARA VOC: 'Meu cargo cuidar do que possvel e confiar a Deus s o que impossvel." "Todo trabalho um auto-retrato de quem o faz. Autografe seu trabalho com excelncia. "Se a tarefa j foi comeada, nunca a abandone at que ela seja concluda. Seja o trabalho grande ou pequeno, faa-o bem!." "Os dias de nossas vidas so como malas idnticas. Todas do mesmo tamanho, mas algumas pessoas so capazes de colocar mais coisas dentro das malas." "Aquelas pessoas que transmitem a luz do sol vida de outras pessoas tambm acabam iluminadas pela mesma luz." "S forte e corajoso e faze a obra; no temas, nem te desanimes, porque o Senhor Deus, h de estar contigo, no te deixar, nem te desamparar, at que acabes todas as obras para o servio da Casa do Senhor." "Deveramos aproveitar todas as oportunidades para incentivar. 0 incentivo o oxignio para a alma" Quando chego ao fim de minha corda Deus est l para assumir.
01. SECRETARIO (A) DO CLUBE O Secretrio (a) do Clube de Desbravadores geralmente um dos Diretores Associados, mas pode tambm ser escolhido dentre os outros membros da diretoria. O Secretrio (a) ser responsvel por todos os registros e relatrio do Clube, alm dos que so do encargo do Tesoureiro. Nos Clubes pequenos, as funes de Secretrio e Tesoureiro podem ficar a cargo de uma s pessoa. Um Secretrio organizado e eficiente ter valor incalculvel para o programa dos Desbravadores.

02. DEVERES DO SECRETRIO (A) Conferir todos os relatrios de unidades; Ser responsvel pela montagem e manuteno de um atraente quadro de anncios ou mural que mantenha a igreja informada sobre as atividades do Clube; Requisitar materiais e formulrios de relatrios do campo local, quando necessrio; Responsabilizar se por todas as correspondncias e digitar as cartas do Diretor quando necessrio; Ser responsvel pela Biblioteca do Clube (quando no tiver algum que o faa) e conservar um registro de todos os livros e revistas emprestados e devolvidos tanto pela diretoria, quanto pelos Desbravadores e pais de Desbravadores, no caso do clube possuir uma Biblioteca para os mesmos; Manter atualizado o Livro de Atas e Atos do Clube; Manter arquivo organizado dos documen e fichas de inscrio dos Desbravadores com a tos devida documentao (xerox RG ou certido de nascimento e foto); Manter registro da Histria do Clube atravs de um lbum fotogrfico (ou Livro de Atos). 03. PARA VOC SECRETARIO (A) Procure ser pre stativo (a); Faa seu trabalho da melhor maneira possvel; Apresente trabalhos limpos; Seja caprichoso (a); Goste do que faz; Acompanhe a agenda do Clube e mantenha atualizado (a); -se Lembre seu Diretor, com antecedncia, dos compromissos do Clube; Tenha agendado o aniversrio de cada Desbravador e combine com seu Diretor e Conselheiros como fazer para que o Desbravador sinta-se lembrado e importante nessa data; Nunca acumule servio para depois se h condies de faz agora; -Io N unca confie demais em sua memria, crie o hbito de anotar tudo que for necessrio. Tenha uma agenda; Seja pontual; Esteja presente em todas as reunies de Diretores, do Clube e em eventos, sempre informado (a) de quem e quantos esto presentes; T enha sempre a mo um caderno de anotaes (agenda) e caneta; Seja a memria do seu Diretor. No espere que ele lhe lembre de um relatrio que precisa ser entregue em determinada data. 04. EFICINCIA TOTAL O Secretrio (a) tem uma importncia missio nria dentro do Clube. Voc tem acesso s faltas dos Desbravadores. Solicite ao Conselheiro da Unidade uma visita para os membros faltantes, verifique se a visita foi feita e se o problema foi resolvido. Caso o problema seja mais srio e o Conselheiro no possa resolver, informe seu Diretor para que ele mesmo faa a visita. Se ele esquecer, lembre-o. Se voc for por demais organizado (a) e tiver a relao de datas de aniversrio dos pais de Desbravadores do seu Clube mande-Ihes um carto nesta data . Divulgue as atividades de seu Clube na igreja e junto aos pais. Voc pode preparar um mural na igreja com fotos e as ltimas notcias do seu Clube.

05. MATERIAL SUGESTIVO PARA SECRETARIO (A) DE CLUBE Grampeador, tesoura, durex, corretivo, lpis, caneta azul, vermelha e preta, borracha, apontador, papel para rascunho, tachinhas, alfinetes, clipes, caderno para anotaes; Carimbo com o nome e endereo do Clube; Livro de Atas; Livro de Atos; lbum fotogrfico; Fichrio de membros; Pastas: correspondncia emitida, correspondncia recebida, inventrios, planejamentos, formulrios diversos; Arquivo morto. 06. ALGUMAS ORIENTAES SOBRE MANUSEIO DE SEUS MATERIAIS PASTAS Dependendo do manuseio do material e do espao fsico disponvel que voc ir escolher a melhor forma de voc organizar o arquivo de suas correspondncias e de outros papis. Para que o acesso a este material seja fcil voc pode usar uma nica pasta, daquelas que vm com vrios plsticos e colocar em cada plstico um material diferente. Cuide de colocar do lado de fora do plstico o ttulo do que est sendo arquivado ali, por exemplo: correspondncia recebida. Outra opo, e mais conveniente caso seu clube seja maior, so as pastas de elstico ou ferragem. Cada pasta deve receber do lado de fora uma etiqueta que indique seu contedo. Para arquivar os papis voc deve escolher um critrio que pode ser por ordem alfabtica ou por ordem de datas. Mantenha sempre tudo na ordem estipulada para que voc possa achar com facilidade o documento quando precisar. - Correspondncia Emitida: faa toda correspondncia em duas vias e arquive uma cpia. - Correspondncia Recebida: antes de arquivar qualquer documento, especialmente correspondncias recebidas, pea que seu Diretor d um visto e coloque a data em que recebeu aquela correspondncia. Caso a correspondncia implique em algum compromisso, agende-o. Procure sempre responder todas as correspondncias. Uma carta pequena e simples ou um telefonema a quem lhe escreveu so sinais de educao e respeito para com o emitente, trazendo boa Impresso sobre voc e seu Clube. - Inventrios: pea a pessoa responsvel pelo patrimnio do Clube para fazer no incio do ano uma lista de tudo que o Clube possui. Com base nesta lista o material do Clube deve ser conferido ms a ms, principalmente aps sadas e acampamentos quando o material mais utilizado. Este inventrio deve ser registrado no Livro Ata do Clube, bem como qualquer aquisio ou perda. A falta de qualquer material deve ser comunicada ao Diretor do Clube. Quando o Clube ganha ou compra qualquer material/equipamento, tal aquisio deve ser registrada em ata e o bem acrescentado ao Inventrio do Clube. - Planejamento: Associao, Regio, do Clube, pr requisitos do Campori. Alm da cpia que fica com seu Diretor, voc deve ter sempre arquivada uma cpia de segurana. - Formulrios Diversos: Tenha sempre em seu Clube os diversos formulrios padronizados para Secretaria. Nunca deixe acabar.

07. ARQUIVO MORTO Os Clubes que possurem material de anos anteriores, devem colocar os diferentes tipos de documentos em diferentes envelopes ou plsticos, identificando o contedo de cada um com uma etiqueta. Coloque todos os envelopes referentes quele ano dentro de uma caixa, lacrea e identifique-a: ARQUIVO MORTO: CLUBE .............................. - SECRETARIA 2005. 08. LBUM FOTOGRFICO (ou Livro de Atos) A histria do Clube deve ser registrada tambm por meio de fotografia. De cada evento (sada, passeio, acampamento, batismo, feira, campori, etc) do qual o Clube participar, tire pelo menos duas ou trs fotos do evento abrangendo momentos de atuao de seu Clube. No se esquea de tirar pelo menos uma foto com o grupo todo. Na hora de guardar estas fotos voc pode optar por um lbum fotogrfico convencional, mas tambm por uma pasta desta com plsticos grossos. Cole (com um pedacinho de durex ou com um pingo de cola ao centro) as fotos a uma folha de papel sulfite (ou no livro de atos), escrevendo na folha o evento, a data em que foi realizado, os participantes do Clube e fatos importantes. Arquive estas folhas na pasta por ordem de datas e voc ter um excelente lbum fotogrfico. 09. MURAL Faa um quadro de anncios atraente para as noticias do seu Clube, assim voc poder divulgar seu Clube na igreja e estimular os prprios Desbravadores a participarem de forma mais ativa no Clube. No mural voc deve colocar no alto a palavra "DESBRAVADORES". Coloque tambm fotos dos ltimos eventos realizados, identificando a data e o local do mesmo. Deixe que todos saibam o que o seu Clube tem feito. Coloque tambm anncios sobre as prximas atividades. Por exemplo, se o Clube vai acampar em duas semanas, anuncie no mural, coloque as fotos do local do acampamento, etc. O mural deve despertar nas crianas o desejo de ser Desbravador e nos adultos o respeito pelo grande trabalho realizado por seu Clube. 10. BIBLIOTECA Quando o Clube possuir literatura e manuais, estes devem ser registrados num caderno especifico para este fim. Confeccione tambm envelopes em papel sulfite e cole no final do livro, na contracapa. Faa fichas para serem colocadas dentro destes envelopes. Esta ficha deve conter o nome do livro e o autor e abaixo linhas para anotar o nome da pessoa a quem o livro foi emprestado e a data na qual dever ser devolvido. Ao emprestar o livro preencha esta ficha e fique com ela, para seu controle. Ao livro ser devolvido, guarde a ficha no envelope que est na contracapa at o prximo emprstimo. 11. LIVRO DE ATAS Algumas pessoas crem no terem condies de fazer algo to complicado. No complicado, simples e se tratando de clube de Desbravadores toma-se mais fcil ainda. Segue algumas orientaes: O que registrar num Livro Ata? Todas as reunies de diretoria, Toda alterao no quadro de cargos, Todas as atividades que o Clube decide realizar, Tudo que for considerado imp ortante para a memria do Clube.

O que h de comum em toda Ata? Toda ATA deve conter: Ttulo, Data e horrio inicial, Data e horrio final, Ausncia de linhas em branco, no pular linha Os nmeros (valores e datas) devem ser escritos por extenso ( critrio do Clube) No final s assinam o Diretor e a Secretria As pginas so numera das por folhas. No reaproveite o fim de uma folha para comear uma NOVA ATA. Corte o resto da pgina com um risco e comece em outra folha. Seja claro e objetivo. Todo Livro de Atas e Atos deve ter na ante-capa o Termo de Abertura. (ver em anexo) Todo Livro de Atas e Atos deve ter na contra-capa o Termo de Encerramento. (anexo) Lembretes importantes sobre preenchimento de uma Ata: No se admite jamais rasuras, apagar erros com borrachas ou corretivos: usa-se a palavra digo ou ento ou melhor ou passa um risco horizontal na palavra errada e em seguida escreve da forma correta; Ao fim da ata assinam apenas a Secretria e o Diretor ou Presidente da reunio (pessoa que assumi a reunio na ausncia do Diretor, deve ser escolhido pelo Diretor); O livro de atas deve conter termo de abertura e quando encerrado o livro, termo de encerramento. Os votos da ata podem ser usados nmeros ou letras, porm preferencial utilizar nmeros;. Cada ata deve comear no lado esquerdo na folha, aonde temos a numerao. Como Registrar: a. Reunies da Diretoria Dever conter o nome completo das participantes; A orao final e Inicial; Nome de quem presidiu a reunio; A hora de ncio e de trmino; i Os assuntos tratados e votos tomados; Quem assina no final geralmente o diretor e a secretria (na ausncia do Diretor, assina quem presidiu a reunio).
b. Reunio de Pais e/ou Responsveis Dever conter o nome completo das participantes (membros da diretoria e SEPARADO, os nomes dos pais presentes); A orao final e Inicial; Nome de quem presidiu a reunio; A hora de incio e de trmino; Os assuntos tratados e votos tomados; No final da ata, assina todos os pais presentes e abaixo assinam o Diretor e a Secretria (na ausncia do Diretor, assina quem presidiu a reunio).

MODELO DE ATA DE REUNIO (Simples)

Classifique o Evento) Ata da Reunio dos membros da Diretoria do Clube......................... Realizada no dia onze do ms de Janeiro de dois mil e onze, com incio s nove horas, na sede do Clube. Presidida por Erton Silva - Diretor do Clube, Amanda Rafaela - Secretria, nome e sobrenome de todos os participantes (seus cargos Opcional). Aps a orao feita pelo Instrutor Alisson Oliveira, Foram tratados os assuntos em pauta: a) Mensalidade: a partir do ms de Janeiro ser de cinco reais por pessoa; b) Conselheiro da Unidade ____________: Natanael Ramos; c) Realizar uma hora social no dia vinte e um de janeiro para arrecadar fundos para o Clube; d) Encerraremos as Inscries para o Clube no dia trs de maro. A reunio foi encerrada s dez horas e vinte minutos com uma orao feita pelo Conselheiro Natanael Ramos. (Assinatura do Diretor e da Secretria)

COMO REGISTRAR EVENTOS NO LIVRO DE ATOS Classifique o evento; Informe a data em que ocorreu; Relacione o nome dos participantes; DescrevaOcorrncias Especiais; Descreva resumidamente o evento. Investiduras Classifique o evento; Informe data e horrio da programao; Relacione os nomes dos participantes; Descreva Ocorrncias Especiais; Descreva resumidamente o evento; Relacione em que cada Desbravador foi investido. MODELO DE ATA DE EVENTOS
(Classifique o evento) Registro do II Acampamento do Clube .................. Realizamos nos dias vinte a vinte e trs de janeiro de dois mil e onze, no Stio Sete Estrelas em Paripueira - Alagoas, o segundo acampamento deste Clube. Contamos com a participao dos seguintes membros da diretoria: Natlia Silva - Secretria, Vandir Castro Dir. Associado e Natanael Ramos - Tesoureiro; e dos seguintes Desbravadores: Carlos Andr, Eduardo Soci, Maria Ftima e Cssio Andr, (...) (Ocorrncias Especiais) Durante o acampamento recebemos a visita do Pastor do distrito, o Sr. Silva Santos que veio nos dar uma palestra sobre Natureza. (Descreva resumidamente o evento) Estivemos num local que possua ampla rea verde, onde pudemos realizar a especialidade de ___________, tendo como instrutor o Sr. Manoel Oliveira do Clube Estrela Azul. Tudo correu bem, no tivemos nenhum incidente. (Data e horrio do trmino) Regressamos para nossa sede e nela chegamos no dia vinte e trs s oito horas da noite. (Assinatura do Diretor e da Secretria)

A partir dos exemplos dados acima formule voc mesmo (a) os textos dos Livros de ATAS e de ATOS (Decises, Cerimnias, Eventos, etc) de seu Clube.

12. AUTORIZAO PARA SADAS: Para TODA E QUALQUER SADA, o Clube deve ter uma autorizao assinada pelos pais ou pelo responsvel legal do Desbravador; Cada Clube pode desenvolver seu tipo de autorizao, mas cuidem de solicitar e fornecer dados essenciais e que nenhuma criana saia da sede do Clube sem autorizao escrita de seus responsveis. A autorizao deve conter: Data e horrio da sada e da chegada; Local para o qual se estar indo; Discriminao do evento; Voc deve enviar junto com a autorizao uma relao de coisas que a criana precisar levar neste evento, sugesto de alimentao adequada e valores necessrios.

13. PADRONIZAO DE FORMULRIOS Este mais um passo na modernizao da estrutura do seu Clube de Desbravadores. Procure manter um padro nos documentos, alterando apenas quando for para melhorar. Formule textos fceis de serem compreendidos e nunca utilize grias, observe se o documento est visivelmente bem apresentado e elaborado, pea ajude de outra Secretria quando achar necessrio, seja humilde para reconhecer suas falhas, procure sempre dar o seu melhor e acredite que Deus estar sempre com voc!!! Um forte abrao e mos obra!
Obs.: Esta apostila foi revisada por Ariane Grazielle R. Alves Coordenadora da 2 Regio de Alagoas, em fevereiro de 2011.

ANEXOS
Obs.: Os textos abaixo devem ser escritos, respectivamente, na ante-capa e na contra-capa do Livro de Atas ou de Atos, sem deixar linhas em branco entre os pargrafos do texto (conforme os modelos sugestivos).

TERMO DE ABERTURA O presente livro, contendo ______folhas devidamente numeradas, servir para registrar as reunies e decises da diretoria do Clube de Desbravadores _____________________________da Igreja Adventista do Stimo Dia de _____________________________. Livro Nmero _________. Macei-AL,______de _______________de ________. ______________________ Diretor

TERMO DE FECHAMENTO O presente livro, contendo ______ folhas devidamente numeradas, serviu para registrar as reunies e decises da diretoria do Clube de Desbravadores _________________________________da Igreja Adventista do Stimo Dia de _______________________________. Macei-AL,______de _______________de ________. ______________________ Diretor

Obs. 2: A data deve ser igual ou posterior a da ltima Ata registrada.