PROCEDIMIENTO GENERAL CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS PG-NC-02

Vicerrectorado de Profesorado y Ordenacin Acadmica Actualizado a 01/02/2010 Revisin 02 Edicin 01

PROCEDIMIENTO GENERAL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Propuesto por: Director Gabinete Ordenacin Acadmica

Revisado por: Unidad de Evaluacin

Aprobado por: Vicerrectora de Profesorado y O.A.

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Firma Fecha 27/01/2010

Firma Fecha 01/02/2010

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Identificacin del documento Este documento se mantiene como documento online. Pngase en contacto con el autor para obtener la ltima versin (joseramon.repeto@uca.es).

Nombre del fichero

Ttulo Procedimiento General de No

Procedimiento General de No Conformidades.doc

conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas

Autor/es del documento Persona Comisin de trabajo Funcin

Resumen de cambios Versin Borrador Primera versin Segunda versin Fecha Resumen de los cambios Documento base Documento revisado Revisin para incluir las observaciones de la Auditora Interna. Se aade el formato ndice de no conformidades

23/01/2008 22/07/2009 01/02/2010

Distribucin del documento Este documento ha sido distribuido a las siguientes personas: Destinatarios Vicerrectora de Profesorado y Ordenacin A. Directora de Secretariado y O. Acadmica Miembros del Gabinete de O. Acadmica Decanatos y Direcciones de centros Direcciones de Departamentos Vicedecanos y Subdirectores de O. Acadmica Direccin de correo mariajose.mesa@uca.es maricarmen.perez@uca.es planificacion.docente@uca.es Lista de distribucin de Centros Lista de distribucin de Departamentos Lista de distribucin Pgina 2 de 12

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Coordinadores de Ttulos de Grado Lista de distribucin

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INDICE

1. OBJETO. 2. ALCANCE. 3. DESCRIPCIN. 3.1. NO CONFORMIDADES 3.1.1. Aspectos Generales 3.1.2. Documentacin de No Conformidades 3.1.3. Cierre de una No Conformidad. 3.1.4. No Conformidades detectadas en Auditoras 3.1.5. Codificacin de las No Conformidades 3.2. ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS. 3.2.1. Aspectos Generales 3.2.2. Codificacin de las Acciones Correctivas/Preventivas 4. REFERENCIAS. ANEXO 1. FORMATO PARA EL INFORME DE CONTROL DE NO CONFORMIDADES

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1. OBJETO El objeto de este procedimiento es definir las actividades a realizar para la identificacin, tratamiento y solucin de no conformidades, y para el establecimiento de las acciones preventivas y correctivas que de ellas se deriven, con el fin de prevenir, corregir y eliminar las causas potenciales de no conformidad y/o de acontecimientos no deseados que puedan afectar a la calidad de los servicios prestados a travs de la planificacin docente de la Universidad de Cdiz. Definiciones: No conformidades: De acuerdo con la definicin proporcionada en el apartado 3.6.2 de la norma ISO 9000:2005, una no conformidad es la no satisfaccin de un requisito. Las no conformidades pueden entenderse como desviaciones o incumplimientos de los procedimientos definidos y establecidos en nuestro sistema de planificacin docente en materia de calidad. Por no conformidad tambin entenderemos la aparicin de una actividad distinta a como previamente se ha planificado y/o que pueda producir un resultado adverso sobre el servicio que se presta. Las no conformidades no hacen referencia a incidencias de carcter ordinario que puedan resolverse por los procedimientos habituales atendidas a travs de la direccin planificacion.docente@uca.es Correccin de una no conformidad: De acuerdo con la definicin proporcionada en el apartado 3.6.6 de la norma ISO 9000:2000, una correccin es una accin encaminada a eliminar una no conformidad detectada. Accin correctiva: De acuerdo con la definicin proporcionada en el apartado 3.6.5 de la norma ISO 9000:2000, una accin correctiva es una accin llevada a cabo para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin no deseable. El objetivo de las acciones correctivas est dirigido a eliminar la/s causa/s que generaron una no conformidad y evitar la posible repeticin del problema, con independencia de la solucin inmediata (correccin de la no conformidad) que se haya adoptado. Accin preventiva: De acuerdo con la definicin proporcionada en el apartado 3.6.4. de la norma ISO 9000:2000, una accin preventiva es una accin llevada a cabo para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin no deseable. Las acciones preventivas son bsicamente acciones de mejora que se anticipan en el tiempo evitando que ocurra un problema. Pueden venir derivadas del anlisis de los resultados, de las tendencias estadsticas o de la observacin de una posible causa de no conformidad.

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2. ALCANCE

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Afecta a todas las personas que tienen que ver con la planificacin docente. La deteccin de no conformidades con el Sistema de Gestin de Calidad debe formar parte de nuestra cultura de trabajo y ser entendida como una oportunidad para la mejora de nuestros procesos, para nosotros mismos, para los alumnos, los profesores, los responsables institucionales y la sociedad en general.

3. DESCRIPCIN 3.1. NO CONFORMIDADES

3.1.1. Aspectos Generales

Las no conformidades pueden ser detectadas en el desarrollo de las auditoras internas y/o externas. Adems, y en cualquier momento, cualquier alumno, profesor o personal de las unidades funcionales o del VPOA de la Universidad de Cdiz puede detectar una no conformidad en materia de planificacin docente, comunicndola a travs del Buzn de Atencin al Usuario (BAU) al que se hace referencia en el Procedimiento de Satisfaccin de usuarios. Si existe alguna posibilidad de dar tratamiento en tiempo real a dicha no conformidad, se decidir el tratamiento inmediato para minimizar su efecto y, posteriormente, se generar el registro de Informe de No Conformidad de acuerdo con el formato FR-NC-01-01. Como norma general, al detectar una no conformidad se deben ejecutar tres tipos de acciones como respuesta: 1. Corregir la no conformidad (tratamiento inmediato). 2. Analizar la/s causa/s. 3. Disear y ejecutar la accin correctiva y preventiva En algunas ocasiones, una no conformidad no puede corregirse sin antes analizar su/s causas. En estos casos, los pasos 1 y 2 anteriores se ejecutarn en orden inverso, es decir, primero se realizar el anlisis de la/s causa/s y luego se corregir la no conformidad. En todos los casos de deteccin de una no conformidad, deber crearse una evidencia documental de que estos tres tipos de acciones se han realizado. El lugar donde se recogen las no conformidades y su tratamiento es Informe de No Conformidad, que recoger un registro por cada no conformidad detectada de acuerdo con FR-NC-0101.
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En el formato se identificarn las personas que detectan, analizan, emprenden las acciones correctivas y realizan el seguimiento, control y verificacin final de las acciones correctivas.

3.1.2. Documentacin de las No Conformidades

Una no conformidad bien documentada est compuesta de tres partes: 1. Una evidencia de la no conformidad. Si no hay una evidencia, no puede haber no conformidad. La evidencias de no conformidad deben ser claramente identificadas y descritas en el Informe de No Conformidad de acuerdo con FR-NC-01-01. 2. Un registro del requisito sobre el que se detecta la no conformidad. Es necesario identificar claramente cul es el requisito que no se est satisfaciendo para documentar una no conformidad. Los requisitos de la planificacin docente se encuentran definidos en el Manual de Calidad. En el Informe de No Conformidad se har constar el requisito que no se satisface de acuerdo con FR-NC-01-01. 3. La declaracin de la no conformidad. Este apartado es el ms importante de la documentacin de una no conformidad. Recoge el anlisis de las causas de la no conformidad, la correccin que se ha realizado y las acciones correctivas llevadas a cabo para corregir su/s causa/s. La declaracin de no conformidad debe ser autoexplicativa, precisa, lingsticamente correcta, carecer de ambigedades y ser lo ms concisa posible. Dado que las no conformidades se consideran fuente de deteccin de oportunidades de mejora del propio sistema, el VPOA debe asegurar que se efecta un adecuado anlisis, estudio de su/s causa/s y se evala el alcance y consecuencias, generando una accin correctora para eliminar la causa que lo gener.
3.1.3. Cierre de una No Conformidad

Existen varios mtodos o actividades para cerrar una no conformidad. Por ejemplo, una no conformidad puede ser cerrada remotamente despus de revisar una documentacin remitida. En otras ocasiones, para cerrar una no conformidad puede hacer falta hacer una valoracin en un lugar concreto. Antes de cerrar una no conformidad es necesario cerciorarse de que hay una evidencia objetiva y documentada que demuestre que la accin correctiva se ha implementado completamente y que es efectiva en la prevencin de que surja de nuevo esta no conformidad. Slo cuando la situacin es satisfactoria se puede proceder a cerrar la no conformidad.

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En el VPOA se mantiene un formato de no conformidades (FR-NC-02-01, ndice de No Conformidades), mediante el cual se controla el estado de las mismas. Este registro se utilizar para el anlisis en la revisin de la planificacin docente, segn lo definido en el apartado Revisin del Sistema de Calidad por la Direccin del Manual de Calidad.

3.1.4. Codificacin de las No Conformidades

El sistema de numeracin de las No Conformidades es el siguiente: 1. Las siglas de la Universidad de Cdiz (UCA). 2. Un nmero correlativo iniciado cada principio de ao, inicindose en cero. 3. Una barra separadora (/) y las dos ltimas cifras del ao en cuestin. Ejemplo: UCA/01/02 En el caso de no conformidades detectadas en auditoras, stas se codificarn igual pero se marcar la casilla que corresponda: Auditora Interna o Auditora Externa.

3.2. ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS

3.2.1. Aspectos Generales

La responsabilidad de que se documente y se decida la accin correctiva o preventiva es del VPOA que, en ltima instancia, ser quien compruebe la accin de mejora a implantar. Una vez decidida la accin correctiva o preventiva, se designa a la persona responsable que, en un plazo definido, debe verificar la implantacin de la misma y comprobar su efectividad. Las personas designadas anteriormente realizan una labor de coordinacin y decisin de las acciones correctivas, para lo cual se asesorarn con el personal que se estime oportuno en cada caso. En los casos en los que la verificacin de la accin correctiva resulte negativa, la persona encargada lo comunicar al VPOA utilizando FR-NC-01-01 (Informe de No
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conformidad, Acciones Correctivas y Preventivas). En estos casos, se iniciar una nueva accin correctiva o preventiva segn lo definido anteriormente. En el VPOA se mantiene un formato de acciones correctivas (FR-NC-03-01), ndice de Acciones Correctivas y Preventivas) mediante el cual se controla el estado de las mismas. Este registro se utilizar para el anlisis en la revisin de la planificacin docente, segn lo definido en el apartado Revisin del Sistema de Calidad por la Direccin del Manual de Calidad.
3.2.2. Codificacin de las Acciones Correctivas/Preventivas

Las Acciones Correctivas/Preventivas se codificarn igual que las no conformidades, pero adems se identificar su origen que podr ser: Una no conformidad, en este caso se anotar en la casilla correspondiente el cdigo de la no conformidad que la origina. Por ejemplo: UCA/01/02. Una accin preventiva, en este caso se marcar la casilla correspondiente.

4. REFERENCIAS Normativa del Buzn de Atencin al Usuario (BAU)

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ANEXO 1. FORMATO PARA EL INFORME DE CONTROL DE NO CONFORMIDADES

PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS FR-NC-01-01 Vicerrectorado de Profesorado y Ordenacin Acadmica Revisin 01 Edicin 01

A. INFORME DE NO CONFORMIDAD Cdigo No Conformidad: Cdigo Proceso: No Conformidad detectada por: Auditora Interna Auditora Externa Otros: Indicar fuente:__________

Descripcin de la No Conformidad Real o Potencial

Rellenar en caso de Auditora Interna o Externa Auditor: Fecha:

Rellenar en caso de Otros Nombre: Fecha:

Anlisis de la/s causa/s (Cmo/Por qu sucedi?)

Descripcin de la Resolucin Correccin Inmediata Fecha de realizacin Accin Correctiva Accin Preventiva

Fecha de Fecha de realizacin realizacin: B. INFORME DE ACCIN: CORRECTIVA/PREVENTIVA/CORRECIN INMEDIATA

Accin Adoptada:

Responsable (nombre, fecha y firma): Responsable de la implantacin Plazo para la implantacin Fecha para el control y seguimiento

Comprobacin de la implantacin:

C. SEGUIMIENTO Y CONTROL Comprobacin de la eficacia:

Observaciones:

Responsable: (nombre, fecha y firma)

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ANEXO II. FORMATO PARA EL NDICE DE NO CONFORM IDADES

PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS FR-NC-02-01 Revisin 02 Edicin 01 Vicerrectorado de Profesorado y Ordenacin Acadmica

NDICE DE NO CONFORMIDADES Cdigo No Conformidad Descripcin de la No Conformidad Correccin Inmediata. Fecha Accin Correctiva. Fecha Accin Preventiva. Fecha

Fecha de seguimiento:

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ANEXO III. FORMATO PARA EL NDICE DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS FR-NC-03-01 Revisin 02 Edicin 01 Vicerrectorado de Profesorado y Ordenacin Acadmica

Cdigo No Conformidad

Accin Correctiva

NDICE DE ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS Fecha prevista Fecha de Accin Preventiva realizacin

Fecha de realizacin

Fecha de seguimiento:

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