Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului

Unitatea de Politici Publice

Revizia a IV-a, Septembrie 2011

Bulevardul Libertii nr. 12, Sector 5, Bucureti, ROMNIA, 050741 - RO, Tel.: +40 (37) 211 1976, Fax. +40 (37) 211 1302, politici.publice@mdrt.ro

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului

Cuprins
1. Motivaie/Not de fundamentare .................................................................... 4 2. Introducere n tematica procedural ................................................................ 5 3. Recomandri cu privire la elaborarea unei proceduri scrise .................................... 7 3.1. Iniierea de proceduri scrise................................................................. 7 3.1.1. Proceduri de sistem (PS) ................................................................ 7 3.2.2. Proceduri operaionale (PO)............................................................ 7 3.2. Elaborarea primei pagini ..................................................................... 7 3.3. Antetul i subsolul paginilor ................................................................. 7 3.4. Coninutul formularului de procedur ..................................................... 8 3.5. Mod de redactare.............................................................................. 8 3.5.1. Paragrafe, subparagrafe ................................................................ 8 3.5.2. Reguli de redactare ...................................................................... 9 3.5.3. Sistemul de codificare a procedurilor scrise ......................................... 9 3.6. Coninutul procedurii ....................................................................... 10 3.6.1. Scopul .................................................................................... 10 3.6.2. Domeniul de aplicare .................................................................. 10 3.6.3. Definiii, abrevieri i acronime ...................................................... 10 3.6.4. Documente de referin i conexe .................................................. 11 3.6.5. Descrierea procedurii.................................................................. 11 3.6.6. Formulare ............................................................................... 13 3.6.7. Anexe .................................................................................... 13 3.7. Avizare i aprobare.......................................................................... 13 3.7.1. Procedurile de sistem ................................................................. 13 3.7.2. Procedurile operaionale ............................................................. 16 3.8. Distribuirea procedurii ..................................................................... 17 3.8.1. Procedurile de sistem ................................................................. 17 3.8.2. Procedurile operaionale ............................................................. 17 3.9. Revizia procedurii ........................................................................... 13

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului 3.9.1. Procedurile de sistem ................................................................. 18 3.9.2. Procedurile operaionale ............................................................. 18 3.9.3. Prevederi comune ...................................................................... 18 3.10. nregistrarea i arhivarea procedurii.................................................... 19 3.10.1. Procedurile de sistem ................................................................ 19 3.10.2. Procedurile operaionale ............................................................ 19 4. Diagrama de circuit a elaborrii procedurii de sistem ......................................... 20 5. Diagrama de circuit a elaborrii procedurii operaionale ..................................... 21 Bibliografie ............................................................................................... 22 Anexa 1: Model procedur de sistem (inclusiv formulare) Anexa 2: Model procedur operaional (inclusiv formulare) Anexa 3: Model de centralizator propuneri i observaii Anexa 4: Lista codurilor compartimentelor din cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului Anexa 5: Registrul procedurilor de sistem scrise la nivelul MDRT Anexa 6: Registrul procedurilor operaionale scrise Anexa 7: Model de adres privind consultarea direciilor de specialitate Anexa 8: Model de adres privind obinerea avizului din partea UPP, n conformitate cu OMFP 946/2005 cu completrile i modificrile ulterioare. Anexa 9: Model de ordin de ministru privind aprobarea procedurilor de sistem

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului

1. Motivaie / Not de fundamentare

Acest ghid a fost creat din necesitatea realizrii unei uniti i identiti vizuale n ceea ce privete elaborarea procedurilor operaionale i de sistem din cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului. Menionm c structura acestui ghid nu este una exhaustiv, ci conine elementele minimale ale unei proceduri, n conformitate cu actele normative n vigoare. Acolo unde se consider necesar, pot fi adugate pri suplimentare. Baza legal care fundamenteaz acest manual este reprezentat de: Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat n Monitorul Oficial nr. 799 din 12 noiembrie 2003; Ordinul Ministrului Finanelor Publice (OMFP) nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, modificat i completat prin OMFP nr. 1389 din 22 august 2006 i OMFP nr. 1649 din 24 februarie 2011, republicat n Monitorul Oficial nr. 469 din 5 iulie 2011; Ordinul Ministrului Dezvoltrii Regionale i Locuinei (OMDRL) nr. 736 din 21 septembrie 2009 privind constituirea, organizarea i funcionarea Grupului de management i a subgrupurilor tehnice de management, cu completrile ulterioare, modificat prin Ordinul Ministrului Dezvoltrii Regionale i Turismului (OMDRT) nr. 1682 din 7 iunie 2011. Controlul intern este un nou tip de management adoptat i implementat la nivelul administraiei publice europene. Cartea Alb a reformei manageriale n cadrul serviciilor Comisiei Europene definete CI ca fiind totalitatea politicilor i procedurilor concepute i implementate de managementul instituiei, pentru a asigura: Atingerea obiectivelor organizaiei n mod eficient i eficace; Respectarea regulamentelor externe, a politicilor interne i a principiilor de management. Potrivit OG nr. 119/1999, controlul intern este definit ca ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele i procedurile. Pentru elaborarea, implementarea i monitorizarea unui sistem de control managerial intern, responsabilii din orice entitate public au la dispoziie un instrumentar de control intern (MEF 2005: 4) ce cuprinde urmtoarele elemente: obiectivele, mijloacele, sistemul informaional, organizarea, controlul i procedurile. 4

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului Aplicabilitate i mod de lucru innd cont de faptul c n acest moment Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului gestioneaz programe cu finanare european sau finanate de ctre alte organizaii internaionale, care impun aspecte procedurabile prestabilite cu rigurozitate, acest manual va fi utilizat: n elaborarea de noi proceduri, pentru toate direciile care nu gestioneaz programe finanate din fonduri externe. n momentul reactualizrii procedurilor deja existente, pentru toate direciile, n lipsa unor prevederi externe aplicabile. De asemenea, n scopul realizrii unei identiti vizuale i a unei uniti prevzute n OMFP 946/2005, republicat, recomandm ca elementele minimale de structur prevzute n Ordinul menionat s fie respectate.

2. Introducere n tematica procedural 2.1. Definiie

Procedura = totalitatea pailor ce trebuie urmai (algoritmul), metodelor de lucru stabilite i regulilor de aplicat, n vederea executrii activitii, atribuiei sau sarcinii1. Procedura trebuie neleas ca un set de instruciuni scrise care fundamenteaz o aciune sau activitate repetitiv din instituia public (US EPA 2007: 1). Manualul de proceduri cuprinde mai multe proceduri care se aplic aceluiai domeniu de activitate. Dac o procedur prezint paii ce trebuie urmai ntr-o activitate repetitiv, un manual de proceduri trebuie s ofere imaginea unitar a unui ntreg domeniu de activitate. Elaborarea i implementarea procedurilor reprezint o parte integrat a unui sistem al calitii de succes, deoarece confer angajailor informaii utile pentru activitatea zilnic i faciliteaz realizarea obiectivelor. Foarte important este faptul c, dei managerul unitii este cel care iniiaz elaborarea unei proceduri, scopul acesteia trebuie s fie crearea unui document care s fie uor de citit (s nu conin elemente din limbajul de lemn), inteligibil i util tuturor celor care l aplic. De asemenea, o procedur foarte bine formulat va fi un eec, dac aceasta nu este i aplicat n practic. O procedur nu este un alt element de birocratizare excesiv, ci, contrar acestei afirmaii, este un instrument care faciliteaz realizarea activitilor uzuale ct mai rapid, corect i eficient posibil (red-tape smart-tape2).
OMFP nr. 946 din 4 iulie 2005, modificat i republicat i ndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern n entitile publice MEF, p. 17. 2 Red-tape este utilizat n sens peiorativ pentru caracterizarea unei situaii cu reglementri excesive sau conformiti rigide fa de reguli oficiale, adesea sinonim cu birocraie excesiv; n dorina de a diminua efectele red-tape a luat natere smart-tape, reprezentnd iniiativele i aciunile pentru mbuntirea eficienei n relaia administraiei publice cu cetenii i agenii economici (sinonim cu simplificare administrativ).
1

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului

2.2. Accepiuni ale termenului

a. norme metodologice = instruciuni ale instituiei publice pentru punerea n aplicare a unor reglementri de rang superior; b. metode de lucru i proceduri formalizate sunt specifice fiecrei instituii i constituie obiectul sistemului de control managerial intern, respectiv al standardului nr. 17, intitulat Proceduri. Pentru ca procedurile s reprezinte instrumente ndeplineasc un numr de condiii eseniale: S fie: scrise i formalizate pentru fiecare activitate principal n parte, simple i specifice, actualizate n mod permanent, aduse la cunotina executanilor, disponibile i accesibile managerului, salariailor, precum i terilor, bine nelese i bine aplicate, s nu fie redundante. eficiente, trebuie s

2.3. Tipuri de proceduri

Procedurile se clasific n dou categorii: a. Procedura de sistem = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul tuturor compartimentelor din minister, numite i proceduri generale. Nu se consider de sistem acele proceduri care presupun doar o implicare limitat a direciilor de specialitate. b. Procedura operaional = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul unuia sau mai multor compartimente din minister. Mai sunt cunoscute i sub denumirile de proceduri specifice, proceduri de proces, proceduri formalizate etc.

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului

3. Recomandri cu privire la elaborarea unei proceduri scrise 3.1. Iniierea de proceduri scrise
3.1.1. Proceduri de sistem (PS) Se iniiaz la propunerea Grupului de Management (GM) sau de ctre direciile de specialitate, cu consultarea prealabil a secretariatului Grupului de Management (asigurat de ctre Unitatea de Politici Publice - UPP). n primul caz, GM stabilete compartimentele responsabile i termenele la care acestea vor finaliza realizarea PS. Direciile de specialitate vor colabora ntre ele n vederea elaborrii PS.

3.2.2. Proceduri operaionale (PO) Se iniiaz de ctre conductorul oricrui compartiment din cadrul MDRT pentru a descrie activitile sau procesele, n vederea eficientizrii i standardizrii acestora. Conductorul compartimentului, pe baza obiectivelor specifice i a riscurilor identificate, va stabili lista procedurilor operaionale necesare, persoana/persoanele responsabile pentru elaborarea PO i termenele la care acestea vor finaliza realizarea PO.

3.2. Elaborarea primei pagini

Prima pagin a procedurilor va conine obligatoriu urmtoarele elemente: Antetul MDRT, n conformitate cu manualul de identitate vizual; Denumirea procedurii i codul acesteia; Numrul ediiei (cu cifre romane) i a reviziei (cu cifre arabe), precum i data la care a fost trimis procedura spre avizare, secretariatului GM; Se va utiliza fontul Times New Roman 20.

3.3. Antetul i subsolul paginilor

Pentru restul paginilor se va utiliza un antet i subsol diferit. Antetul va cuprinde: Denumirea ministerului i a departamentului n cazul procedurilor operaionale; Denumirea procedurii; Codul procedurii; Numrul ediiei i al reviziei; Numrul paginii. 7

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului Subsolul va cuprinde o linie ngroat, n conformitate cu manualul de identitate vizual. Exemple: a. pentru PS: Anexa 1 (p.2 i urmtoarele); b. pentru PO: Anexa 2 (p.2 i urmtoarele).

3.4. Coninutul formularului de procedur

Coninutul formularului de procedur va fi urmtorul: Prima pagin; Cuprins; Formular evideniere modificri; Coninutul propriu-zis al procedurii; Formulare; Anexe; Formular avizare procedur; Lista de distribuire a procedurii. Exemple: a. pentru PS: Anexa 1; b. pentru PO: Anexa 2. Aceste anexe reprezint de fapt scheletul procedurilor. Iniiatorul procedurii nu trebuie s fac altceva, dect s salveze sub alt nume anexa, s tearg Anexa 1, respectiv Anexa 2 din colul sus-dreapta de pe prima pagin, s completeze cu datele necesare n seciunile predefinite (semnalate cu paranteze ptrate []-) i la cele solicitate de prezentul Ghid (numrul procedurii n antet, denumirea procedurii, numrul ediiei i reviziei etc). Cnd totul este completat, se actualizeaz i cuprinsul automat de pe pagina 2 din Anexa 1 sau Anexa 2 (Click dreapta Update field Update page numbers only).

3.5. Mod de redactare

3.5.1. Paragrafe, subparagrafe a. Se vor nota succesiv cu 1.; 1.1.; 1.1.1.; a; i; b. Bullet-urile pot fi utilizate la fiecare nivel (forma lor trebuie s fie sub form de bif sau liniu); c. Titlurile se vor alinia la stnga i vor fi scrise ngroat; 8

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului d. Titlurile primului i celui de al doilea nivel de paragraf (1. i 1.1.) se vor scrie cu font de 14, restul fiind scrise cu un font de 12 Times New Roman; e. Textul se va alinia la titlul paragrafului respectiv. 3.5.2. Reguli de redactare a. Formatul hrtiei: A4; b. Margini: sus: 1 cm; jos: 2,5 cm; stnga i dreapta: 2 cm; antet: 1,25 cm; subsol: 2 cm; c. Textul va fi scris cu font de 12 normal, Justify, Times New Roman, cu diacritice; d. ntre rnduri se pstreaz un rnd, iar ntre paragrafe un spaiu de 6 puncte; e. Se vor evita sublinierile i ngrorile din corpul textului. Pentru evidenieri se va utiliza stilul italic; f. n msura n care este posibil, se asigur pagin distinct pentru fiecare component a procedurii.

3.5.3. Sistemul de codificare a procedurilor scrise a. Codul unei PS este format din grupul PS.NN, unde NN reprezint numrul de ordine al PS scrise, alocat de secretariatul GM; b. Codul unei PO scrise este format din grupul PO.XXX.YY, unde XXX reprezint codul compartimentului responsabil cu elaborarea PO scrise, iar YY reprezint numrul de ordine a PO, alocat de compartimentul care a realizat procedura; c. Codul unui formular utilizat n cadrul unei proceduri este format din grupul F-PS.NN.ZZ sau F-PO.XXX.YY.ZZ, unde NN, respectiv YY reprezint numrul de ordine a PS, respectiv PO, iar ZZ reprezint numrul de ordine al formularului n cadrul procedurii respective, XXX reprezentnd codul compartimentului care a realizat procedura; d. Formularele vor utiliza acelai antet i subsol, ca i procedura. n partea de jos dreapta a paginii va fi evideniat codul formularului, scris cu corp 12 normal Times New Roman; e. Codurile compartimentelor sunt cuprinse n Anexa 4.

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului

3.6. Coninutul procedurii

3.6.1. Scopul n aceast seciune se prezint scopul pentru care a fost formulat procedura respectiv (PO sau PS). Totodat, este recomandabil s fie precizate i beneficiile care se obin prin utilizarea procedurii n cauz. Exemple: a. pentru PS: stabilete modul n care se realizeaz activitatea de recrutare i selecie la nivelul ministerului; descrie demersurile ce trebuie urmate pentru plecarea n deplasri; descrie modul n care sunt arhivate documentele etc. b. pentru PO: descrie detaliat managementul financiar al fondurilor structurale i execuia plilor din aceste fonduri; stabilete procedurile contabile specifice i nregistrrile folosite pentru contabilitatea activitii curente de organizare i funcionare a ministerului; prezint cadrul general, obiectivele, constatrile, concluziile i recomandrile auditorilor interni, etc. 3.6.2. Domeniul de aplicare Este o parte procedural important, deoarece aici se stabilete exact pentru ce activiti este valabil procedura i care sunt compartimentele care o vor implementa. Cuprinde 4 elemente principale, elemente ce trebuie respectate ntocmai, pentru a evita cazurile n care exist suprapuneri de responsabiliti sau atribuii pentru care nu au fost identificai responsabili: precizarea activitii; delimitarea explicit a activitii procedurate de celelalte activiti distincte ale instituiei; enumerarea activitilor care depind de aceast activitate procedurat; enumerarea compartimentelor implicate n activitate, a celor beneficiare i a celor ce trebuie s furnizeze date pentru aplicarea efectiv a procedurii.

3.6.3. Definiii, abrevieri i acronime Vor fi definii termenii care: reprezint un element de noutate; sunt folosii cu frecven mare n textul procedurii i necesit comentarii suplimentare; pot produce confuzie prin lipsa explicrii acestora; dac este cazul, trebuie precizat i actul public care definete termenul n cauz; 10

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului Abrevierile i acronimele: se precizeaz pentru acei termeni des utilizai n coninut (ex. PO = procedur operaional; PS = procedur de sistem; UPP = Unitatea de Politici Publice; Ap = aplicare; Ah = arhivare etc.) Se recomand ca att definiiile, ct i abrevierile i acronimele s fie consemnate n ordine alfabetic. Exemplu:
Abreviere A Ah. Ap. DPP E V ZL Explicaie Aprobare Arhivare Aplicare Direcia de politici publice Elaborare Verificare Zile lucrtoare

3.6.4. Documente de referin i conexe n aceast seciune trebuie precizate documentele cu rol de reglementare care au fundamentat realizarea procedurii. Adiional, pot fi incluse documentele cu caracter informativ sau alte materiale utilizate n sensul activitii procedurate pn n acel moment. Acolo unde este cazul, reglementrile pot fi grupate astfel: reglementri internaionale; legislaie primar; legislaie secundar; reglementri interne.

3.6.5. Descrierea procedurii Reprezint componenta esenial a ntregii proceduri, ntruct descrie n mod logic i concret care sunt etapele activitii procedurate. a. Generaliti: caracteristici generale ale activitii; nu se repet elementele deja menionate n subcapitolele anterioare; pot fi prezentate principiile aplicabile activitii (ex. transparen, legalitate, confidenialitate etc.) 11

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului b. Documente utilizate n procedur: formulare standard, instruciuni, liste de verificare, manuale, ghiduri, cerine de form ale ntocmirii documentelor etc. Procedura trebuie s conin circuitul documentelor, explicat, pentru ca n final, la anex, s fie elaborat grafic diagrama fluxului documentelor. Circuitul documentelor din procedura n cauz trebuie s fie complet integrat n fluxul general al documentelor la nivelul ministerului. c. Resurse necesare: materiale (elementele de logistic: materiale informatice, calculatoare, acces la baze de date etc.), financiare (bugetul necesar), umane (personalul implicat i atribuiile fiecruia). d. Modul de lucru: Planificarea (resurselor, responsabililor pentru realizarea aciunilor din procedur, timpului, riscurilor i a msurilor de limitare a efectelor acestora); Derularea tuturor aciunilor (programul propriu-zis, sub form tabelar); Valorificarea rezultatelor (indicatori de rezultat, indicatori de performan, beneficiari). Exemplu: Se recomand ntocmirea unui tabel de forma:
PAS Unitate responsabil/ Funcia responsabilului3 UPP/manager public Informaie/ Document4 Adres de solicitare punct de vedere Aciune/Operaiunea5 Termen6 Formulare/ Anexa7 F-PO.UPP.01.01

Elaborarea unui rspuns / punct de vedere la o solicitare venit din partea unei direcii de specialitate din cadrul MDRT

2 ZL

Se va meniona responsabilul de realizarea PAS-ului din procedur (se precizeaz funcia, nu i numele!). Reprezint documentul (sau informaia) de intrare pe baza creia se desfoar activitatea din coloana urmtoare. Totodat reprezint i documentul (informaia) de ieire din PAS-ul precedent. 5 Reprezint aciunile i operaiunile logice/cronologice n descrierea activitii procedurabile i n vederea ndeplinirii scopului procedurii. 6 Termenul n care se realizeaz aciunea din coloana precedent. 7 Dac n realizarea aciunii/operaiunii se utilizeaz un formular/ablon/document/text/mesaj standard, se va meniona n aceast coloan, urmnd ca formularul/ablonul/documentul/textul/mesajul standard s fie codificat conform prevederilor Ghidului din seciunea 3.5.3. i s fie ataat la procedur la seciunea 3.6.6. Formulare.
4

12

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului
2 UPP/Coordonator Draft punct de vedere Aprobare: Dac se aprob --> PAS 3; Dac nu se aprob, se reia PAS 1. 3 UPP/manager public Punct de vedere final Transmiterea punctului de vedere direciei de specialitate care a solicitat rspunsul prin e-mail i n format hrtie Arhivare: a. electronic (pe folderul comun al direciei, n folder Note de informare); format hrtie biblioraftul Note informare). (n de 30 min 1 ZL F-PO.UPP.01.01

UPP/manager public

Punct de vedere final

30 min

b.

=STOP PROCEDUR

n cazul n care aciunilor din cadrul procedurii le sunt asociate riscuri considerabile, acestea se vor meniona ntr-o coloan adiional, mpreun cu msuri de contracarare a acestora. 3.6.6. Formulare se introduc, pe rnd, formularele/modelele de document standard la care s-a fcut referire n coninutul procedurii, numerotate conform seciunii 3.5.3 3.6.7. Anexe tabele, scheme logice, schema grafic a circuitului documentelor etc.

3.7. Avizare i aprobare

3.7.1. Procedurile de sistem a. Pentru procesul de avizare i aprobare se va utiliza formularul FPS.00.02 (Anexa 1, p.8). b. Dup elaborare, PS se verific de ctre conductorul/superiorii direci ai structurii iniiatoare. c. Structura iniiatoare contacteaz Secretariatul GM (reprezentat de UPP), prin telefon sau e-mail i anun c intenioneaz s elaboreze o PS i dorete consultarea UPP cu privire la formatul/coninutul draftului de PS. Aceast consultare va fi efectuat n format electronic. n acest sens, direcia iniiatoare transmite pe e-mail, reprezentantului UPP responsabil de consultarea procedurii, proiectul de procedur. 13

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului d. Reprezentantul desemnat din cadrul UPP va verifica conformitatea draftului de PS cu prevederile din OMFP 946/2005 cu completrile i modificrile ulterioare. Dac PS nu respect prevederile (elementele minimale ale unei proceduri, n conformitate cu actele normative n vigoare), observaiile UPP vor fi comunicate compartimentului iniiator n termen de 5 zile lucrtoare de la primirea draftului PS, prin e-mail. Structura iniiatoare va trimite PS modificat n maxim 3 zile lucrtoare de la data primirii observaiilor. n respectarea termenelor, se va ine cont de volumul de munc i de prioritile trasate de superiorii ierarhici, n perioada respectiv. e. Ulterior agrerii de ctre UPP asupra formatului draftului electronic, structura iniiatoare va da n consultare preliminar draftul PS, conductorilor direciilor de specialitate, prin adres, cf modelului prezentat n Anexa 7, n care: i. le este adus la cunotin c le va fi trimis prin e-mail draftul de procedur spre consultare, ii. vor fi menionate numele i adresa de e-mail a responsabilului de elaborare a PS. Conductorii direciilor de specialitate vor desemna o persoan responsabil de consultarea draftului PS, aceasta urmnd a contacta iniiatorul, n maxim 2 zile de la primirea sarcinii de serviciu, telefonic sau prin e-mail. Nu este necesar trimiterea unei adrese drept rspuns. f. Ulterior, draftul PS este trimis spre consultare preliminar de ctre iniiator, prin e-mail, persoanei desemnate din cadrul direciei de specialitate. Comentariile/ observaiile vor fi evideniate: i) n draftul PS cu opiunile Track Changes/Add Comments, ii) n tabelul centralizator, cf modelului prezentat n Anexa 3. Consultarea dureaz maxim 5 zile lucrtoare. Dac nu exist observaii din partea direciilor de specialitate, persoanele desemnate din cadrul acestora vor trebui s trimit un e-mail prin care s specifice acest lucru. g. n urma centralizrii comentariilor/observaiilor, responsabilul de elaborare a PS opereaz observaiile pertinente pe text, folosind opiunea Track Changes, n maxim 3 zile de la data finalizrii consultrii preliminare. h. Draftul rezultat va fi trimis apoi spre consultare final, prin email, direciilor de specialitate, cu termen de 3 zile lucrtoare. i. Dac nu mai exist alte observaii din partea direciilor de specialitate, persoanele desemnate din cadrul acestora vor trebui s trimit un e-mail prin care s specifice acest 14

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului lucru. n urma centralizrii comentariilor/observaiilor, responsabilul de elaborare a PS opereaz observaiile pertinente pe text, n maxim 3 zile de la data finalizrii consultrii. ii. n cazul n care nu se ajunge la consens, procedura va intra obligatoriu pe ordinea de zi a urmtoarei ntlniri a Grupului de Management. Totodat, n aceast situaie, structura iniiatoare va lista draftul PS i l va transmite n format listat, la UPP, cu 2 zile nainte de edina Grupului de Management, pentru a fi naintat la mapa de lucru a reuniunii, n atenia preedintelui Grupului de Management, Secretarul General. i. n urma finalizrii procedurii de consultare, responsabilul cu elaborarea PS va lista procedura i o va trimite secretariatului GM prin adres, cf modelului prezentat n Anexa 8, pentru avizare cf OMFP nr. 946 din 2005, cu completrile i modificrile ulterioare, iar secretariatul va acorda avizul n termen de maxim 2 zile lucrtoare. j. Dup aprobarea preedintelui GM, PS se aprob prin ordin de ministru. Compartimentul care a realizat PS va avea sarcina de a elabora ordinul MDRT prin care se aprob una sau mai multe proceduri cf modelului prezentat n Anexa 9. k. Pe verso, ordinul prin care se aprob PS va conine de regul semnturile: 1. secretarilor de stat, 2. secretarului general (cu precizarea din Anexa 9, pag 1), 3. secretarului general adjunct, 4. conductorului direciei generale juridice, 5. conductorului direciei resurse umane, 6. coordonatorul unitii de politici publice i, 7. conductorul structurii iniiatoare. l. n urma emiterii ordinului ministrului dezvoltrii regionale i turismului, forma final a PS, va fi transmisa secretariatului GM (UPP), n termen de 3 zile lucrtoare. Procedura urmeaz a fi postat pe intranetul instituiei. n acest sens, direcia iniiatoare informeaz UPP despre faptul c procedura a obinut toate aprobrile, prin e-mail, iar secretariatul GM va transmite forma final, n variant electronic, la compartimentul IT. Postarea procedurii pe intranet se poate realiza si de ctre direcia iniiatoare. Acest lucru se stabilete de comun acord cu UPP.

15

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului 3.7.2. Procedurile operaionale a. Dup elaborare, PO se verific de ctre conductorul/superiorii direci ai structurii iniiatoare. b. Structura iniiatoare contacteaz Secretariatul GM (reprezentat de UPP), prin telefon sau e-mail i anun c intenioneaz s elaboreze o PO i dorete consultarea UPP cu privire la formatul/coninutul draftului de PO. Aceast consultare va fi efectuat n format electronic. n acest sens, direcia iniiatoare transmite pe e-mail, reprezentantului UPP responsabil de consultarea procedurii, proiectul de procedur. c. Reprezentantul desemnat din cadrul UPP va verifica conformitatea draftului de PO cu prevederile din OMFP nr. 946 din 2005 cu completrile i modificrile ulterioare. Dac PO nu respect prevederile (elementele minimale ale unei proceduri, n conformitate cu actele normative n vigoare), observaiile UPP vor fi comunicate compartimentului iniiator n termen de 5 zile lucrtoare de la primirea PO, prin e-mail. Structura iniiatoare va trimite PO modificat n maxim 3 zile lucrtoare de la data primirii observaiilor. n respectarea termenelor, se va ine cont de volumul de munc i de prioritile trasate de superiorii ierarhici, n perioada respectiv. d. Dac exist mai multe compartimente crora li se aplic PO: i. structura iniiatoare va transmite PO spre consultare compartimentelor implicate, n vederea formulrii de observaii. Modalitatea de consultare a celorlalte direcii se efectueaz identic procedurii descrise la punctele f), g) i h), n cadrul seciunii 3.7.1. Proceduri de Sistem. ii. eventualele observaii pot fi discutate n cadrul unor ntlniri ntre structura iniiatoare i compartimentele care au obiecii. Dac nu se ajunge la consens n termen de 7 zile lucrtoare de la data transmiterii observaiilor, preedintele GM va lua decizia asupra formei finale a PO, aceasta fiind avizat de ctre toate direciile de specialitate implicate. e. Dac PO se aplic exclusiv compartimentului iniiator (fr a fi implicate i alte compartimente), aceasta va fi trimis prin adres secretariatului GM, cf modelului prezentat n Anexa 8, pentru acordarea avizului cf OMFP nr. 946 din 2005 cu completrile i modificrile ulterioare. Avizul va fi acordat n termen de maxim 2 zile lucrtoare de la primirea adresei. f. Aprobarea PO se va face de ctre conductorul compartimentului responsabil cu elaborarea PO i de ctre superiorii ierarhici ai acestuia, (dac se consider necesar de ctre conductorul structurii iniiatoare). 16

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului g. Forma final a PO, avizat de UPP i aprobat de ctre conductorul compartimentului responsabil cu elaborarea procedurii, va fi transmisa secretariatului GM, n termen de 3 zile lucrtoare. Procedura urmeaz a fi postat pe intranetul instituiei, dup obinerea tuturor avizelor. n acest sens, direcia iniiatoare informeaz UPP despre faptul c procedura a obinut toate aprobrile, prin e-mail, iar secretariatul GM va transmite forma final, n variant electronic, la compartimentul IT. Postarea procedurii pe intranet se poate realiza si de ctre direcia iniiatoare. Acest lucru se stabilete de comun acord cu UPP.

3.8. Distribuirea procedurii

3.8.1. Procedurile de sistem a. Dup aprobarea prin ordinul ministrului dezvoltrii regionale i turismului, originalul PS se pstreaz la Direcia de Resurse Umane, ntruct aceasta este parte component a ordinului. Distribuirea PS se va face de ctre direcia nominalizat prin ordinul de aprobare a PS, conform listei de distribuire a procedurii (F-PS.00.03 Anexa 1, p. 9). b. Compartimentul rspunztor de aprobarea PS va transmite forma electronic a acesteia n format PDF secretariatului GM n termen de 3 zile lucrtoare de la aprobarea acesteia. c. Secretariatul va depune PS n biblioteca virtual de proceduri i va anuna tot personalul MDRT, prin email, privind locul unde PS poate fi accesat. 3.8.2. Procedurile operaionale a. Dup aprobarea PO, originalul acesteia se va pstra la compartimentul care a elaborat PO i se distribuie conform listei de distribuire (F-PO.000.00.03 Anexa 2, p.9) compartimentelor implicate/afectate de PO. b. Dup finalizarea distribuirii, compartimentul responsabil va transmite o copie de pe lista de distribuire secretariatului GM. d. Compartimentul rspunztor de aprobarea PO va transmite forma electronic a acesteia n format PDF secretariatului GM n termen de 3 zile lucrtoare de la aprobarea acesteia. e. Secretariatul va depune PO n biblioteca virtual de proceduri.

17

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului

3.9. Revizia procedurii

3.9.1. Procedurile de sistem a. Revizia poate fi solicitat de ctre un compartiment din cadrul ministerului sau iniiat de secretariatul Grupului de Management ca urmare a modificrilor riscurilor sau ale cadrului legislativ care afecteaz funcionarea ntregii instituii. b. Structura iniiatoare va contacta secretariatul GM prin e-mail, justificnd necesitatea reviziei. c. nainte de obinerea avizului de conformitate dat de UPP, draftul de PS revizuit va trebui dat n consultare direciilor de specialitate. Pentru acest lucru, se vor urma paii exemplificai la punctul 3.7.1. Proceduri de sistem, literele d) pn la i). d. A se vedea i prevederile comune, de la punctul 3.9.3..

3.9.2. Procedurile operaionale a. Revizia poate fi solicitat de ctre o persoan din cadrul compartimentelor, care aplic sau este interesat de o PO i care constat c PO necesit mbuntiri sau cnd se constat c riscurile sau cadrul legislativ specific s-au modificat. b. Structura iniiatoare va contacta secretariatul GM prin e-mail, justificnd necesitatea reviziei. c. Ulterior agrerii de ctre UPP asupra draftului electronic al PO revizuite, structura iniiatoare va lista procedura i o va trimite prin adres, n vederea obinerii avizului de conformitate cu OMFP nr. 946 din 2005 cu completrile i modificrile ulterioare. d. A se vedea i prevederile comune, de la punctul 3.9.3..

3.9.3. Prevederi comune a. n situaia n care exist deja proceduri operaionale sau de sistem aprobate, care nu respect formatul prevzut n prezentul ghid sau precedentele revizii, cu ocazia primei revizii a procedurilor respective, determinat de condiiile specificate la punctul b), acestea vor trebui s fie avizate de ctre secretariatul GM, n conformitate cu prevederile din prezentul ghid. b. PS sau PO se revizuiesc doar n cazul n care o modificare de reglementare, organizatoric sau de alt natur are un efect asupra activitii procedurate. Cu ocazia schimbrii denumirii instituiei nu se va face automat o revizie a procedurii, ntruct instituia 18

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului reorganizat se substituie n drepturi i obligaii celei vechi. Revizia este recomandat doar dac se modific i activitatea procedurat (modificarea pailor, apariia de noi funcii responsabile sau eliminarea unora dintre cele existente etc.). c. Numrul reviziei se modific n ordine cresctoare. d. Dac volumul modificrilor depete 50% din coninutul procedurii scrise sau diferena dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modific ediia procedurii scrise. e. La modificarea ediiei sau a reviziei se vor modifica i numerele acestora pe prima pagin i n antetul procedurii scrise. De asemenea, se va completa i Formularul evideniere modificri (F-PS.00.01 Anexa 1 sau 2, p.3). f. La data intrrii n vigoare a noii revizii sau ediii a procedurii, ediia anterioar a procedurii i nceteaz aplicabilitatea. g. Secretariatul GM va depune n biblioteca virtual procedura revizuit sau noua ediie a acesteia.

3.10. nregistrarea i arhivarea procedurii

3.10.1. Procedurile de sistem a. PS se nregistreaz ntr-un registru secretariatul GM, conform Anexei 4. electronic inut la

b. Originalele PS se vor arhiva conform reglementrilor privind arhivarea arhivrii. 3.10.2. Procedurile operaionale a. PO se nregistreaz ntr-un registru electronic inut compartimentul care a elaborat PO, conform Anexei 5. la

b. Originalele PO se vor arhiva conform reglementrilor privind arhivarea.

19

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului

4. Diagrama de circuit a elaborrii procedurii de sistem

START
Iniierea PS de ctre GM/ structura iniiatoare Se stabilete lista procedurilor Se stabilesc compartimentele responsabile de elaborarea PS i termenele

STOP

Elaborarea PS Conductorul structurii iniiatoare desemneaz persoanele care vor elabora PS Elaborare PS Verificare PS de ctre conductorul structurii iniiatoare
Draft PS F-PS.00.02

Compartimentele MDRT

Biblioteca virtual de proceduri

Prin Formularul FPS.00.03

Consultarea prin e-mail a secretariatului GM privind forma/coninutul PS. Contactare UPP, trimitere e-mail cu draftul PS Termen: 5 zile lucrtoare Modificarea PS De ctre structura iniiatoare Termen: 3 zile lucrtoare

Difuzarea PS Originalul PS se arhiveaz la DRU Formatul electronic (n PDF) se trimite la secretariatul GM de ctre compartimentul responsabil PS se distribuie conform prevederilor din ordinul de aprobare Secretariatul depune PS n biblioteca virtual i nregistreaz n registrul PS

Conform?

NU

-PS n original -PS n format PDF

DA
Consultare preliminar/ final a membrilor GM, prin e-mail Termen: 5+3 zile lucrtoare

Aprobare PS Compartimentul responsabil va elabora ordinul MDRT pentru aprobarea PS Aprobare PS de ctre ministru

Adres Observaii? NU

Decizia GM Secretariatul include PS pe ordinea de zi a urmtoarei edine a GM.

DA
- Draft PS updatat - Adres ctre UPP

Trimitere e-mail

Se poate ntruni GM ntr-un termen rezonabil?

DA

Avizarea PS prin decizie de ctre GM

NU
Transmitere draft PS updatat ctre secretariatul GM Avizare cf. OMFP 946/2005 cu completrile i modificrile ulterioare, de ctre secretariatul GM n termen de 2 zile lucrtoare

Avizarea PS de ctre preedintele GM Pe baza acordului obinut prin consultarea electronic a membrilor GM

20

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului

5. Diagrama de circuit a elaborrii procedurii operaionale

Iniierea PO de ctre conductorii de compartimente Se stabilete lista procedurilor Se stabilesc termenele i persoanele responsabile de elaborarea PO

STOP

Compartimentele afectate/ implicate din MDRT

Secretariatul GM depune PO n biblioteca virtual de proceduri

START

Elaborarea PO Persoanele desemnate vor elabora PO Verificare PO de ctre conductorul compartimentului

Prin Formularul FPO.000.00.03

PO n format PDF Termen: 3 zile lucr.

Draft PO

Transmitere copie list distribuie ctre secretariatul GM

Transmiterea PO ctre secretariatul GM, prin e-mail Secretariatul verific conformitatea PO cu OMFP 946/2005 Termen: 5 zile lucrtoare

Difuzarea PO Originalul PO se pstreaz la compartimentul responsabil, se nregistreaz n registrul propriu de PO i se distribuie compartimentelor afectate Formatul electronic (n PDF) i o copie dup lista de distribuie se trimite la secretariatul GM

PO n original

Conform?

DA

Implic mai multe compartimente?

NU

NU
Observaii

DA
-Draft PO -Formularul FPO.000.00.02

Aprobare PO De ctre conductorul compartimentului responsabil Conciliere ntre compartimentele avizatoare n termen de 7 zile lucrtoare n cadrul unor ntlniri Dac nu se ajunge la consens, forma final e decis de preedintele GM

Modificarea PO De ctre compartimentul responsabil Termen: 3 zile lucrtoare

Draft PO refcut

Avizarea PO Compartimentul responsabil transmite PO compartimentelor implicate Observaiile acestora se fac n termen de 5 zile lucrtoare

Transmitereade ctre secretariat Avizare PO PO ctre secretariatul GM, prin adres Termen: 2 zile lucrtoare Acordarea avizului de conformitate a PO cu OMFP 946/2005 cu completrile i modificrile ulterioare, n termen de 2 zile lucrtoare.

Observaii?

NU

Observaii transmise compartimentului responsabil

DA 21

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului

Bibliografie

Manualul de Identitate a Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului, ediia III (28.01.2010). Ministerul Finanelor Publice, Unitatea Central de Armonizare a Sistemelor de Management Financiar i Control (2005), ndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern n entitile publice, (online), disponibil pe: http://www.mfinante.ro/control_prev/legislatie/indrumar24ian.pdf, accesat pe 15 iulie 2008. OG nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat. OMFP nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, modificat i completat prin OMFP nr. 1389 din 22 august 2006. OMDRL nr. 736 din 21 septembrie 2009 prvind constituirea, organizarea i funcionarea Grupului de management i a subgrupurilor tehnice de management, cu modificrile ulterioare. OMDRT nr. 1682 din 7 iunie 2011 privind modificarea OMDRL nr. 736 din 21 septembrie 2009 Organization for Economic Co-operation and Development (2003), From Red Tape to Smart Tape. Administrative Simplification in OECD Countries. United States Environmental Protection Agency (aprilie 2007), Quidance for Preparing Standard Operating Procedures, (online), disponibil pe: http://www.epa.gov/QUALITY/qs-docs/g6-final.pdf .

22

MINISTERUL DEZVOLTRII, LUCRRILOR PUBLICE I LOCUINELOR

PROCEDUR DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem]

Cod: PS.00 Revizia 0 Ediia I Pagina 1/9

Anexa 1

PROCEDUR DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem] PS.NN

Ediia: I Revizia: 0 Data: [se va trece data la care a fost trimis procedura spre avizare cf OMFP 946/2005, ctre secretariatul GM (UPP)]

MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI

PROCEDUR DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem]

Cod: PS.NN Ediia I Revizia 0 Pagina 2/9

Cuprins

1. Evidena modificrilor procedurii ............................................................................. 3 2. Coninutul procedurii ................................................................................................ 4 2.1. Scopul procedurii ................................................................................................ 4 2.2. Domeniul de aplicare .......................................................................................... 4 2.3. Definiii, abrevieri i acronime ........................................................................... 4 2.4. Documente de referin i conexe ....................................................................... 4 2.5. Descrierea procedurii .......................................................................................... 4 2.5.1. Generaliti ................................................................................................... 4 2.5.2. Documente utilizate ...................................................................................... 4 2.5.3. Resurse necesare ........................................................................................... 4 2.5.4. Modul de lucru ............................................................................................. 4 3. Formulare .................................................................................................................. 6 4. Anexe ......................................................................................................................... 7 5. Formular avizare i aprobare procedur .................................................................... 8 6. Lista de distribuire a procedurii ................................................................................ 8

MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI

PROCEDUR DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem]

Cod: PS.NN Ediia I Revizia 0 Pagina 3/9

1. Evidena modificrilor procedurii

Nr. Crt. Data ediiei Data reviziei Semntur conductor compartiment

Ed.

Rev.

Pag.

Descriere modificare

F-PS.00.01

MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI

PROCEDUR DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem]

Cod: PS.NN Ediia I Revizia 0 Pagina 4/9

2. Coninutul procedurii 2.1. Scopul procedurii

[Se va completa conform Ghidului]

2.2. Domeniul de aplicare

[Se va completa conform Ghidului]

2.3. Definiii, abrevieri i acronime

[Se va completa conform Ghidului]

2.4. Documente de referin i conexe

[Se va completa conform Ghidului]

2.5. Descrierea procedurii

2.5.1. Generaliti [Se va completa conform Ghidului] 2.5.2. Documente utilizate [Se va completa conform Ghidului] 2.5.3. Resurse necesare [Se va completa conform Ghidului] 2.5.4. Modul de lucru [Se va completa conform Ghidului] PAS 1 2 3
Unitate responsabil/ Funcia responsabilului Document/ Informaie Aciune/Operaiunea Termen Formulare/ Anexa

MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI

PROCEDUR DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem]

Cod: PS.NN Ediia I Revizia 0 Pagina 5/9

[Modele literare sau grafice necesare pentru semnalarea paragrafelor, respectiv a subdiviziunilor acestora, care pot fi folosite n textul procedurii: a. .. b. .. .. sau i. ii. . ]

MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI

PROCEDUR DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem]

Cod: PS.NN Ediia I Revizia 0 Pagina 6/9

3. Formulare
[Se va completa cu formularele utilizate / introduse de procedur]

MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI

PROCEDUR DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem]

Cod: PS.NN Ediia I Revizia 0 Pagina 7/9

4. Anexe
[Se va completa cu alte tabele relevante i cu schema grafic a circuitului documentelor]

MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI

PROCEDUR DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem]

Cod: PS.NN Ediia I Revizia 0 Pagina 8/9

5. Formular avizare i aprobare procedur

Aciune Compartiment [Compartimentul responsabil cu elaborarea PS] [Compartiment responsabil cu elaborarea PS] Unitatea de politici publice, Secretariatul Grupului de Management Nume i prenume Funcie [Persoana care a elaborat draft-ul PS] [Superiorul ierarhic al persoanei care a elaborat draft-ul PS] [Persoana care coordoneaz UPP] Avizat prin Decizia GM nr. _ din _ SAU Acord obinut prin consultarea electronic a membrilor GM Aprobat prin OMDRT nr. Semntura Data Meniuni

Elaborat

Verificat Aviz conformitate OMFP 946/2005, republicat

Avizat

Grupul de Management

Secretar General, Preedintele Grupului de Management

Aprobat

Cabinet Ministru

[Ministru]

F-PS.00.02

MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI

PROCEDUR DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem]

Cod: PS.NN Ediia I Revizia 0 Pagina 9/9

6. Lista de distribuire a procedurii

Nr. crt. Data distriburii Modul distribuirii (prin email, n format hrtie, postare intranet etc)

Compartiment

Nume i prenume

F-PS.00.03

MINISTERUL DEZVOLTRII, LUCRRILOR PUBLICE I LOCUINELOR

PROCEDUR DE SISTEM [Denumirea procedurii de sistem]

Cod: PS.00 Revizia 0 Ediia I Pagina 1/9

Anexa 2

PROCEDUR OPERAIONAL [Denumirea procedurii operaionale] PO.XXX.YY

Direcia [de completat] Ediia: I Revizia: 0 Data: [se va trece data la care a fost trimis procedura spre avizare cf OMFP 946/2005, ctre secretariatului GM (UPP)]

MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI [Denumirea Compartimentului Iniiator]

PROCEDUR OPERAIONAL [Denumirea procedurii operaionale]

Cod: PO.XXX.YY Ediia I Revizia 0 Pagina 2/9

Cuprins

1. Evidena modificrilor procedurii ............................................................................. 3 2. Coninutul procedurii ................................................................................................ 4 2.1. Scopul procedurii ................................................................................................ 4 2.2. Domeniul de aplicare .......................................................................................... 4 2.3. Definiii, abrevieri i acronime ........................................................................... 4 2.4. Documente de referin i conexe ....................................................................... 4 2.5. Descrierea procedurii .......................................................................................... 4 2.5.1. Generaliti ................................................................................................... 4 2.5.2. Documente utilizate ...................................................................................... 4 2.5.3. Resurse necesare ........................................................................................... 4 2.5.4. Modul de lucru ............................................................................................. 4 3. Formulare .................................................................................................................. 6 4. Anexe ......................................................................................................................... 7 5. Formular avizare i aprobare procedur .................................................................... 8 6. Lista de distribuire a procedurii ................................................................................ 9

MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI [Denumirea Compartimentului Iniiator]

PROCEDUR OPERAIONAL [Denumirea procedurii operaionale]

Cod: PO.XXX.YY Ediia I Revizia 0 Pagina 3/9

1. Evidena modificrilor procedurii

Nr. Crt. Data ediiei Data reviziei Semntur conductor compartiment

Ed.

Rev.

Pag.

Descriere modificare

F-PO.000.00.01

MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI [Denumirea Compartimentului Iniiator]

PROCEDUR OPERAIONAL [Denumirea procedurii operaionale]

Cod: PO.XXX.YY Ediia I Revizia 0 Pagina 4/9

2. Coninutul procedurii 2.1. Scopul procedurii

[Se va completa conform Ghidului]

2.2. Domeniul de aplicare

[Se va completa conform Ghidului]

2.3. Definiii, abrevieri i acronime

[Se va completa conform Ghidului]

2.4. Documente de referin i conexe

[Se va completa conform Ghidului]

2.5. Descrierea procedurii

2.5.1. Generaliti [Se va completa conform Ghidului] 2.5.2. Documente utilizate [Se va completa conform Ghidului] 2.5.3. Resurse necesare [Se va completa conform Ghidului] 2.5.4. Modul de lucru [Se va completa conform Ghidului] PAS 1 2 3
Unitate responsabil/ Funcia responsabilului Document/ Informaie Aciune/Operaiunea Termen Formulare/ Anexa

MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI [Denumirea Compartimentului Iniiator]

PROCEDUR OPERAIONAL [Denumirea procedurii operaionale]

Cod: PO.XXX.YY Ediia I Revizia 0 Pagina 5/9

[Modele literare sau grafice necesare pentru semnalarea paragrafelor, respectiv a subdiviziunilor acestora, care pot fi folosite n textul procedurii: a. .. b. .. .. sau i. .]

MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI [Denumirea Compartimentului Iniiator]

PROCEDUR OPERAIONAL [Denumirea procedurii operaionale]

Cod: PO.XXX.YY Ediia I Revizia 0 Pagina 6/9

3. Formulare
[Se va completa cu formularele utilizate / introduse de procedur]

MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI [Denumirea Compartimentului Iniiator]

PROCEDUR OPERAIONAL [Denumirea procedurii operaionale]

Cod: PO.XXX.YY Ediia I Revizia 0 Pagina 7/9

4. Anexe
[Se va completa cu alte tabele relevante i cu schema grafic a circuitului documentelor]

MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI

PROCEDUR OPERAIONAL [Denumirea procedurii operaionale]

Cod: PO.XXX.YY Ediia I Revizia 0 Pagina 8/9

5. Formular avizare i aprobare procedur

Aciune Compartiment [Compartimentul responsabil cu elaborarea PO] [Compartiment responsabil cu elaborarea PS] Unitatea de politici publice, Secretariatul Grupului de Management Nume i prenume Funcie [Persoana care a elaborat draft-ul PO] [Superiorul ierarhic al persoanei care a elaborat draft-ul PS] [Persoana care coordoneaz UPP] Semntura Data

Elaborat

Verificat Aviz conformitate OMFP 946/2005, republicat Avizat

[Alte compartimente implicate]

[Conductorul compartimentului implicat] [Conductorul compartimentului responsabil / Superiorul ierarhic al compartimentului responsabil] F-PO.000.00.02

Aprobat

[Compartimentul responsabil cu elaborarea PO]

MINISTERUL DEZVOLTRII REGIONALE I TURISMULUI

PROCEDUR OPERAIONAL [Denumirea procedurii operaionale]

Cod: PO.XXX.YY Ediia I Revizia 0 Pagina 9/9

6. Lista de distribuire a procedurii

Nr. crt.

Compartiment

Nume i prenume

Data distriburii

Modul distribuirii (prin e-mail, n format hrtie, postare intranet etc)

Semntura (dac este cazul)

F-PO.000.00.03

Anexa 3 Structura consultat: . Data: . Tabel centralizator consultare electronic Propuneri i observaii la draftul PS.[YY] privind
Nr. crt. 1 2 3
*

Propuneri/observaii/completri/ comentarii*

Argumentare

1. se vor meniona pagina i nceputul paragrafului cruia i se adreseaz observaia/completarea/comentariul, 2. propunerile fr o argumentare susinut (pertinent) nu vor fi luate n calcul.

Anexa 3.
Secretariatul Grupului de Management Unitatea de Politici Publice

Anexa 4 Lista codurilor compartimentelor din cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului
Cod CSS CSG COSU CCM SAI DC DCVUFC DGEA DGJ SRPDS SREP DRU GPIC UCP UPP UMP DGAP DGCAT DGAMPOR DSCP DGP SEP VCPGN DMP DGAPP DGCTE DCTI DIP CFPP DGDT DGLP DTC DGT DDT DCVMT SA DPT SPP DGFCT Denumire compartiment Cabinet secretari de stat Secretar general i adjunct Centrul operativ pentru situaii de urgen Corpul de control al ministrului Serviciul audit intern Direcia comunicare Direcia control i verificare utilizare fonduri comunitare Direcia general economic i administrativ Direcia general juridic Serviciul relaia cu parlamentul i dialog social Serviciul relaii externe i protocol Direcia resurse umane Gestiunea i protecia informaiilor clasificate Unitatea de coordonare a proiectului Unitatea de politici publice Unitatea de management al proiectului Direcia general achiziii publice Direcia general de coordonare a activitii n teritoriu Direcia general autoritatea de management - Programul Operaional Regional Direcia strategii i coordonare program Direcia gestionare program Serviciul evaluare program Verificare conformitate programe i gestionare nereguli Direcia monitorizare proiecte Direcia general autorizare i pli programe Direcia general cooperare teritorial european Direcia cooperare teritorial internaional Direcia implementare programe Control financiar preventiv programe Direcia general dezvoltare teritorial Direcia general lucrri publice Direcia general tehnic n construcii Direcia general turistic Direcia dezvoltare turistic Direcia control, verificare i monitorizare turistic Serviciul autorizare Direcia promovare turistic Serviciul privatizare i postprivatizare Direcia gestionare fonduri comunitare pentru turism

Anexa 4.
Secretariatul Comisiei de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control managerial

Anexa 5
[Denumirea compartimentului]

Registrul procedurilor de sistem scrise la nivelul MDRT Nr. Crt. Cod PS Denumire PS Elaborat de Data compartimentul aprobrii

Anexa 6
[Denumirea compartimentului]

Registrul procedurilor operaionale scrise Nr. Crt. Cod PO Denumire PO Data aprobrii

Anexa 7
Direcia General [.]/ Direcia [.]/ Serviciul [.]/ Unitatea [.] [se personalizeaz dup caz]

Nr. [..]/ [CODUL STRUCTURII, cf Anexei 3]/ Data [..]

DIRECIA GENERAL ACHIZIII PUBLICE DIRECIA GENERAL AUTORITATEA DE MANAGEMENT PROGRAMUL OPERAIONAL REGIONAL DIRECIA GENERAL AUTORIZARE I PLTI PROGRAME DIRECIA GENERAL COOPERARE TERITORIAL EUROPEAN DIRECIA GENERAL COORDONAREA ACTIVITII N TERITORIU DIRECIA GENERAL DEZVOLTARE TERITORIAL DIRECIA GENERAL ECONOMIC I ADMINISTRATIV DIRECIA GENERAL JURIDIC DIRECIA GENERAL LUCRRI PUBLICE DIRECIA GENERAL TURISTIC DIRECTIA DE COMUNICARE DIRECIA CONTROL I VERIFICARE UTILIZARE FONDURI COMUNITARE DIRECIA GESTIONARE FONDURI COMUNITARE PENTRU TURISM DIRECIA RESURSE UMANE DIRECIA TEHNIC N CONSTRUCII SERVICIUL RELAIA CU PARLAMENTUL I DIALOG SOCIAL SERVICIUL RELAII EXTERNE I PROTOCOL BIROUL CONTROL FINANCIAR PREVENTIV PROGRAME COMPARTIMENTUL GESTIUNEA I PROTECIA INFORMAIILOR CLASIFICATE UNITATEA DE MANAGEMENT AL PROIECTULUI UNITATEA DE COORDONARE A PROIECTULUI CENTRUL OPERATIV PENTRU SITUAII DE URGEN
[se va elimina structura iniiatoare din lista de mai sus]

[se personalizeaz datele de contact din subsol]

Strada Apolodor nr. 17, Latura Nord, Sector 5, Bucureti, ROMNIA, 050741 - RO, Tel.: +40 (37) 211 xxxx, Fax: +40 (37) 211 xxxx

Stimat doamn/ Stimate domn, n conformitate cu prevederile Ghidului de elaborare a procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerul Dezvoltrii Regionale i Turismului, seciunea 3.7. Avizare i aprobare proceduri, [Numele structurii iniiatoare] dorete s v consulte prin e-mail cu privire la draftul de procedur de sistem PS.[XX] privind [se va trece titlul procedurii]. n acest sens, v rugm s desemnai o persoan din cadrul structurii dumneavoastr care se va ocupa de consultarea draftului de procedur. Responsabilul de elaborarea draftului de procedur este doamna/domnul [Nume, PRENUME], [adres de e-mail], [numr de telefon]. [PRECIZARE: Direcia de specialitate care va fi consultat urmeaz s ia legtura cu responsabilul de elaborare a draftului de procedur. n acest sens, direcia de specialitate va furniza structurii iniiatoare datele de contact ale persoanei desemnate, prin telefon sau e-mail, n maxim dou zile de la primirea sarcinii de serviciu].

[Formul de ncheiere], Director general/ director/ ef serviciu/ coordonator [se personalizeaz dup caz] [Prenume i NUME]

[se personalizeaz datele de contact din subsol]

Strada Apolodor nr. 17, Latura Nord, Sector 5, Bucureti, ROMNIA, 050741 - RO, Tel.: +40 (37) 211 xxxx, Fax: +40 (37) 211 xxxx

Anexa 8
Direcia General [.]/ Direcia [.]/ Serviciul [.]/ Unitatea [.] [se personalizeaz dup caz]

Nr. [..]/ [CODUL STRUCTURII, cf Anexei 3]/ Data [..]

Ctre Unitatea de Politici Publice, n atenia coordonatorului UPP, [Nume PRENUME] V transmitem alturat, pentru avizare, conform OMFP 946/2005 cu completrile i modificrile ulterioare, Procedura de sistem PS.XX / Procedura operaional PO.XXX.YY [se va alege dupa caz] cu privire la [se va trece titlul procedurii], elaborat n conformitate cu Ghidul privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului. [Formul de ncheiere],

Director general/ director/ ef serviciu/ coordonator [se personalizeaz dup caz] [Prenume i NUME]

[se personalizeaz datele de contact din subsol]

Strada Apolodor nr. 17, Latura Nord, Sector 5, Bucureti, ROMNIA, 050741 - RO, Tel.: +40 (37) 211 xxxx, Fax: +40 (37) 211 xxxx

Anexa 9
[PRECIZARE Prezentul model de ordin este orientativ, trebuind s fie consultate Direcia Resurse Umane i Direcia General Juridic pentru aducerea la zi.]

ORDINUL
Nr. [] din [] 20 [..] privind aprobarea Procedurii de sistem [se va trece numele procedurii de sistem] n conformitate cu prevederile Ghidului privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale, revizia a IV-a, aprobat prin decizia Grupului de Management nr. 8 din 22.09.2010, n temeiul art. 46 alin. (3) al Legii nr. 90/2001 privind organizarea i funcionarea Guvernului Romniei i a ministerelor, cu modificrile i completrile ulterioare, i al art. 13 alin. (6) al Hotrrii Guvernului nr. 1631/2009 privind organizarea i funcionarea Ministerului Dezvoltrii Regionale i Turismului cu modificrile i completrile ulterioare, Ministrul dezvoltrii regionale i turismului emite prezentul

ORDIN:
Art. 1. Cu data prezentului ordin, se aprob Procedura de sistem privind.. [se va trece numele procedurii de sistem], prevzut n anexa nr. 1 la prezentul ordin. Art. 2. - Anexa nr. 1 face parte integrant din prezentul ordin. Art. 3. Direcia Resurse Umane va comunica prezentul ordin tuturor celor interesai, care vor duce la ndeplinire prevederile acestuia.

MINISTRU [Prenume i NUME]

[PRECIZARE n temeiul OMDRT nr. 14 din 13.01.2010, Art. 1, lit. h), secretarul general semneaz n numele i pentru ministrul dezvoltrii regionale i turismului, aadar semntura domniei sale nu va mai fi inclus pe verso.]

Strada Apolodor nr. 17, Latura Nord, Sector 5, Bucureti, ROMNIA, 050741 - RO, Tel.: +40 (37) 211 1502, Fax: +40 (37) 211 1337

AVIZAT [Prenume i NUME] Secretar de Stat 1 [Prenume i NUME] Secretar de Stat 2 [Prenume i NUME] - Secretar General Adjunct [Prenume i NUME] - Director General, DGJ [Prenume i NUME] Director, DRU [Prenume i NUME] - Coordonator, UPP [Prenume i NUME] Director general/ Director/ Coordonator [se va trece n concordan cu tipul structurii iniiatoare a procedurii de sistem]

Strada Apolodor nr. 17, Latura Nord, Sector 5, Bucureti, ROMNIA, 050741 - RO, Tel.: +40 (37) 211 1502, Fax: +40 (37) 211 1337