Manual de Excel Básico Office 2007

Excel bsico para Windows 2007
Excel bsico para Windows (2007)

Cdigo: ME-AI05-09.1 Fecha creacin/modificacin: 2010-12-22
Tabla de contenido 0. 1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.3.1. 1.3.2. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.7.1. 1.7.2. 1.7.3. 1.7.4. 1.7.5. 2. 3. 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 4. 4.1. 4.1.1. 4.1.2. 4.1.3. 4.1.4. 5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.4.1. INTRODUCCIN ......................................................................................................4 EXCEL......................................................................................................................5 Iniciar Excel .........................................................................................................5 Pantalla inicial......................................................................................................5 Conceptos Excel ...................................................................................................7 Libro de trabajo ...................................................................................................... 7 Tipos de datos ........................................................................................................ 8 Tipos de punteros.................................................................................................8 Desplazamientos en Excel ....................................................................................9 Seleccin de celdas ............................................................................................10 Edicin de celdas ................................................................................................10 Borrar informacin ................................................................................................ 10 Editar el contenido de las celdas.............................................................................. 10 Copiar celdas utilizando el ratn .............................................................................. 11 Copiar en celdas adyacentes utilizando autorelleno .................................................... 11 Pegado especial .................................................................................................... 12 CONFIGURANDO EL ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL ..........................................13 CONCEPTO DE LISTA EN EXCEL .............................................................................14 Tipos de listas ....................................................................................................14 Listas automticas................................................................................................. 14 Listas personalizadas ............................................................................................. 15 FRMULAS ............................................................................................................17 Partes de una frmula ........................................................................................17 Direcciones de celdas............................................................................................. 17 Direcciones de celdas relativas y absolutas ............................................................... 17 Operadores........................................................................................................... 18 Uso de nombres en las frmulas.............................................................................. 18 FUNCIONES ...........................................................................................................20 Estructura de una funcin ..................................................................................20 Argumentos........................................................................................................20 Insertar una funcin ..........................................................................................20 Tipos de funciones..............................................................................................21 Funciones de fecha y hora ...................................................................................... 25 2
F-AI04-19.2 (Modificado en Junio de 2010)

5.4.2. 5.4.3. 5.4.4. 5.4.5. 5.4.6. 6. 6.1. 6.2. 6.2.1. 6.2.2. 6.2.3. 6.2.4. 6.2.5. 6.2.6. 6.2.7. 7. 7.1. 7.2.
Funciones lgicas .................................................................................................. 27 Funciones estadsticas............................................................................................ 29 Funciones matemticas .......................................................................................... 31 Funciones de bsqueda y referencia ........................................................................ 32 Funciones de informacin ....................................................................................... 34 GRFICOS ESTADSTICOS .....................................................................................36 Crear un grfico..................................................................................................36 Darle formato a un grfico .................................................................................37 Cambiar los formatos numricos en grficos ............................................................. 38 Mover o cambiar el tamao de los elementos de un grfico con el mouse ..................... 38 Cambiar nombres de series de datos o texto de leyenda ............................................ 39 Agregar datos a un grfico como hoja nueva ............................................................ 39 Agregar datos a un grfico incrustado ...................................................................... 39 Eliminar datos slo del grfico................................................................................. 39 Organizar las series de un grfico ............................................................................ 40 OPCIONES DE IMPRESIN ....................................................................................41 Prepararse para imprimir ...................................................................................41 Men de impresin .............................................................................................44

0. INTRODUCCIN El entrenamiento en Excel Bsico comprende los temas necesarios para que el usuario pueda comenzar a interactuar con la herramienta. Los temas principales que se tratarn en este manual son el manejo del entorno de Excel y su estructura, la creacin de formatos, presentacin de datos a travs de grficos estadsticos, manejo de las frmulas y funciones ms utilizadas. Al finalizar el entrenamiento, el colaborador estar en capacidad de:

Diferenciar los conceptos de hoja de clculo. Personalizar la ventana del programa. Introducir en una celda nmeros, textos, frmulas y funciones. Mover o copiar informacin dentro de la hoja de clculo. Introducir una serie de nmeros o datos mediante el uso de rellenos. Introducir frmulas para realizar clculos con los datos almacenados. Cambiar el aspecto de las celdas en lo relacionado con tipo de letra, alineacin de datos, fuente, tamao, bordes, entre otras. Manipular filas y las columnas. Emplear las funciones ms importantes y caractersticas de cada categora. Establecer la configuracin adecuada para imprimir. Construir grficos utilizando los diferentes tipos que proporciona el programa.

1. EXCEL Excel es un programa del tipo hoja de clculo que permite trabajar con nmeros y texto en una matriz de celdas. Tambin permite crear grficos y trabajar con informacin de base de datos almacenadas en formato de registros y campos.
1.1.
Iniciar Excel
Existen varias formas de ingresar al programa:

Haga clic en el botn Inicio
Programas
Microsoft Excel.
Haga doble clic en el icono de Excel ubicado en el escritorio. Haga clic en en el botn Inicio Ejecutar Escribir Excel y presionar Enter.
1.2.
Pantalla inicial
Uno de los cambios ms grandes en la suite de Office 2007 es su apariencia. La barra de Men y las barras de Herramientas han sido reemplazadas por la cinta de opciones, la cual se ha diseado para simplificar la exploracin. Dicha cinta de opciones se encuentra compuesta por fichas organizadas en escenarios u objetos especficos y los controles de cada ficha se organizan adems en varios grupos. Esta cinta puede incluir contenido ms completo que los Mens y las barras de Herramientas tal como botones, galeras y contenido de cuadros de dilogo. A continuacin se muestra como estn diseadas las cintas de opciones: ( A ) Las fichas estn diseadas para estar orientadas a las tareas. ( B ) Los grupos incluidos en cada ficha dividen las tareas en subtareas. ( C ) Los botones de comando de cada grupo ejecutan un comando o muestran un men de comandos. Adems del conjunto estndar de fichas que se ve en la cinta de opciones, cuando se inicia Office hay otras dos clases de fichas que aparecen en la interfaz slo cuando son tiles para el tipo de tarea que se est realizando. Ests fichas se explicarn ms adelante en el manual. Ahora ver como es la pantalla inicial de Excel en su versin 2007:

F G
( (
A B
) Botn de Office, donde se encuentran opciones como Abrir, Guardar, Imprimir, entre otras. ) Barra de inicio rpido donde se encuentran las opciones ms utilizadas de la aplicacin. ttulo de la ventana de Excel donde podr ver el nombre del archivo que est
( C ) Barra de trabajando
( D ) Botones clsicos de la ventana de Windows desde donde se ejecutan las funciones de minimizar, maximizar y cerrar ventana. ( E ) Agrupacin de todas las barras de herramientas de Excel, las cuales, se dividen en fichas o etiquetas. Al hacer doble clic en cualquiera de las etiquetas se ocultan las herramientas de cada grupo. ( ( (
F G H
) Barra de frmula donde se encuentra el cuadro de nombres y la barra de frmulas. ) Encabezados de columnas que sirven de identificadores. ) Encabezados de filas que sirven de identificadores. 6

) Barra de etiquetas que se utiliza para desplazarse entre las diferentes hojas del libro de Excel. ) Barra de estado que le indica que actividad est realizando en la celda. ) Controles para cambiar la vista de hojas. ) Controles para aumentar o disminuir el tamao de visualizacin de la hoja de clculo.
( ( (
J K L
1.3.
Conceptos Excel
En esta seccin encontrar diversos trminos que se emplean con frecuencia en la aplicacin, a fin de que se familiarice con ellos 1.3.1. Libro de trabajo En este apartado encontrar los trminos que se utilizan cuando se hace referencia a un libro de trabajo y sus componentes. Libro de trabajo: es el archivo que se crea en la aplicacin Microsoft Excel. Siempre tienen la extensin .xls. Est formado por hojas. En un principio constar de una cantidad de hojas limitada, aunque el nmero de stas puede variar entre uno (1) y 255. Cada una de las hojas del libro est compuesta por columnas dispuestas en forma vertical y por filas dispuestas en forma horizontal. Las columnas se nombran por letras (A, B, C,...., AA, AB,...,XFD) siendo el nmero mximo 256 columnas y las filas van desde una (1) hasta 1.048.576. Celda: es la interseccin entre una columna y una fila. Cada celda se identifica dentro de una hoja de clculo por una direccin especfica conformada por la letra de la columna y el nmero de la fila. Por ejemplo: A1 corresponde a la celda ubicada en la primera columna y en la primera fila. Celda activa: es la celda donde se encuentre ubicado el cursor. Se identifica porque resalta sobre la dems celdas. Rango: es un conjunto de dos o ms celdas y al igual que estas, los rangos poseen direcciones que se definen as: o o Direccin de la primera celda:direccin de la ltima celda cuando son rangos continuos (Ejemplo: A5:D20). Direccin de la primera celda;direccin de la siguiente cuando son rangos discontinuos Ejemplo: A5;D10;D20. Los rangos de celdas tambin pueden llamarse a travs de nombres, tema que se explicar ms adelante en este manual.

1.3.2. Tipos de datos En Excel se pueden introducir diferentes tipos de datos en las celdas y estos pueden ser un nmero, una fecha u hora o un texto. A continuacin ver los tipos de datos ms utilizados y algunos aspectos a tener en cuenta para cada uno. TIPO DE DATO

ASPECTOS A TENER EN CUENTA Deben escribirse en la celda sin el punto de separacin de miles. Si el nmero tiene cifras decimales, recuerde incluir el smbolo separador que utiliza el computador (punto o coma). Si la cifra que se est digitando es positiva el smbolo ms (+) que lo precede se ignora. Si es negativa se debe preceder por el smbolo menos (-). Si desea incluir un valor de porcentaje correspondiente (%) al final del nmero. Si un nmero no cabe en su celda, automticamente a anotacin cientfica. la escriba aplicacin el lo smbolo pasar
Nmeros
Por defecto, los nmeros siempre aparecern en la celda alineados a la derecha. El formato por defecto para las fechas es mm/dd/aa, separado por una barra diagonal (/) o por un guin (-). Si est introduciendo una hora el separador de horas, minutos y segundos es dos puntos (:). Por defecto, las fechas aparecern en la celda alineados a la derecha. Los textos pueden contener letras, nmeros y otros caracteres especiales que se puedan imprimir. Una celda puede contener 32.767 caracteres pero slo se visualizan 1.024 en la hoja de clculo. Los restantes se pueden ver en la barra de frmula. Si un texto no cabe en la celda puede utilizar todas las adyacentes a la derecha que se encuentren en blanco para visualizarlo. Sin embargo, el texto se almacena nicamente en la primera celda. Por defecto, el texto aparecer en la celda alineado a la izquierda. Son una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, funciones, operadores, entre otros componentes. Las frmulas siempre inician con el signo igual (=) o el signo ms (+).
Fecha y hora
Texto
Frmulas
1.4.
Tipos de punteros
Cuando el puntero del Mouse se ubica sobre una celda puede adoptar varias formas, las cuales se describen a continuacin:

FORMA DEL CURSOR
SUCEDE CUANDO Se aplica clic sostenido sobre las celdas seleccionadas. Se aplica clic sostenido y se mueven las celdas seleccionadas. Se aplica clic sostenido sobre la esquina inferior derecha o cuando copia o rellena celdas con datos o formulas.
1.5.
Desplazamientos en Excel
Existen diversas formas para desplazarse en la hoja de clculo siempre y cuando no haya abierto ningn men de la aplicacin. Estas formas son: MOVIMIENTO Celda abajo Celda arriba Celda derecha Celda izquierda Pantalla abajo Pantalla arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa Ir a una celda especfica Ir a la hoja siguiente Ir a la hoja anterior TECLADO Flecha abajo Flecha arriba Flecha derecha Flecha izquierda Av Pag Re Pag Ctrl + Inicio Fin + Flecha arriba Fin + Flecha abajo Fin + flecha izquierda Fin + inicio Fin + flecha derecha Presione la tecla F5 y escriba la direccin donde desea trasladarse. Ctrl + Av Pag Ctrl + Re Pag Haga clic derecho en los controles de las etiquetas y seleccione la hoja a la que desea desplazarse.
Ir a una hoja directamente
Moverse entre libros abiertos
Ctrl + F6

1.6.
Seleccin de celdas
El siguiente cuadro le muestra las formas para seleccionar celda en la aplicacin Excel. TIPO DE SELECCIN Una celda Un rango continuo Un rango discontinuo Toda una tabla Una columna Una fila Todas las celdas de la hoja PROCEDIMIENTO Ubique el cursor sobre la celda. Presione las teclas Shift y las flechas de movimientos presione la tecla F8 y seleccione con la flecha de movimiento. Seleccione el primer rango, presione la tecla Ctrl y con clic sostenido seleccione los dems rangos. Presione las teclas Ctrl + *. Haga clic sobre la letra que identifica la columna. Haga clic sobre el nmero que identifica la fila. Haga clic sobre la celda ubicada entre la columna A y la fila 1. Si son continuas, mantenga presionada la tecla Shift y haga clic en la ltima hoja que desea seleccionar. Si son discontinuas, mantenga la tecla Ctrl presionada mientras hace clic sobre los nombres de las hojas que desea seleccionar.
Varias hojas del mismo libro
1.7.
Edicin de celdas
A continuacin encontrar las diferentes ediciones que se pueden realizar en una celda. 1.7.1. Borrar informacin Para eliminar informacin seleccione las celdas que requiere borrar y lleve a cabo alguna de las siguientes acciones: Borrar contenido: presione la tecla Supr o Del. Borrar formatos: a travs de la Ficha Inicio grupo Modificar opcin Borrar formatos podr borrar los formatos utilizados en las celdas sin eliminar la informacin. Borrar todo: utilizando la opcin de Ficha incio grupo Modificar eliminar el contenido y los formatos que se aplicaron sobre las celdas. opcin Borrar todo
1.7.2. Editar el contenido de las celdas Si desea corregir la informacin digitada en las celdas puede hacer siguiente:

Corregir o editar en la celda: haga doble clic sobre la celda. Corregir en la barra de frmulas: ubquese sobre la celda y haga clic dentro de la barra de frmula.
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1.7.3. Copiar celdas utilizando el ratn Para copiar celdas empleando el ratn, realice lo siguiente: (a) Seleccione las celdas a copiar. (b) Ubquese sobre un borde de la seleccin y pulse la tecla Ctrl. (c) Mantenga pulsada la tecla Ctrl y arrastre con clic izquierdo sostenido. (d) Suelte el botn del ratn cuando est ubicado donde desea copiar el rango. 1.7.4. Copiar en celdas adyacentes utilizando autorelleno Para copiar un rango de celdas a otra posicin, siempre que sta ltima sea adyacente a la seleccin a copiar, realice lo siguiente (a) Seleccione las celdas a copiar. (b) Ubquese sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro que es el controlador de relleno. (c) Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz de color negro. Aplicar el arrastre con el botn izquierdo del mouse hasta se quiere copiar el rango. (d) Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el icono de opciones de autorrelleno ( ). Al desplegar el botn podr ver las opciones que se muestran en la imagen y as elegir el tipo de copiado que requiere.
Si no aparece el controlador de relleno debe activarlo entrando por el Botn de Office Opciones de Excel Avanzadas y en las opciones de edicin la casilla Permitir arrastar y colocar el controlador de rellenos y celdas. Cuando se copian celdas con frmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la frmula variar, dependiendo de donde vaya a copiar la frmula; esto se presenta porque las referencias contenidas en la frmula son lo que se denominan direcciones relativas.
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1.7.5. Pegado especial En algunas ocasiones puede requerir copiar el valor de una celda sin llevarse la frmula o puede llegar a necesitar copiar la frmula pero no el formato de la celda, es decir, elegir los elementos del rango que desea a copiar. Realizar este tipo de copiado lo proporciona la opcin Pegado especial. Para emplear esta utilidad, haga lo siguiente: (a) Seleccione las celdas a copiar. (b) Haga clic en la ficha Inicio opcin Copiar. grupo Portapapeles y seleccione la
(c) Ubique el cursor en el sitio donde desea copiar la informacin. grupo Portapapeles, haga clic en el (d) Seleccione la ficha inicio triangulo que se encuentra debajo de la opcin Pegar y haga clic en la opcin que desea o haga clic en la opcin Pegado especial. Dentro de siguiente: las opciones de pegado especial, encontrar lo
Todo: para copiar tanto la frmula como el formato de la celda. Frmulas: para copiar nicamente la frmula de la celda pero no el formato de sta. Valores: para copiar el resultado de una celda pero no la frmula ni el formato. Formatos: para copiar nicamente el formato de la celda sin el contenido. Comentarios: para copiar comentarios asignados a las celdas (no se ve en este curso). Validacin: para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no se ve en este curso).
Todo excepto bordes: para copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes. Ancho de columnas: para copiar la anchura de la columna. Formato de nmeros y frmulas: para copiar nicamente las frmulas y todas las opciones de formato de nmeros de las celdas seleccionadas. Formato de nmeros y valores: para copiar nicamente los valores y todas las opciones de formato de nmeros de las celdas seleccionadas. Otra forma acceder a esta opcin es hacer clic derecho sobre la celda donde va a pegar la informacin y elegir la opcin Pegado especial.
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2. CONFIGURANDO EL ENTORNO DE TRABAJO DE EXCEL A lo largo de este captulo aprender acerca de las diferentes opciones de visualizacin de las que dispone la aplicacin Excel. Hay ciertos elementos que se pueden activar o desactivar de las ventanas de Excel. Para realizar estos cambios ingrese por Botn de Office Opciones de Excel Avanzadas y seleccione segn su preferencia.
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3. CONCEPTO DE LISTA EN EXCEL Una lista es un conjunto de informacin relacionada entre s, que se organiza en forma de campos (columnas) y registros (filas). Las siguientes son las caractersticas que deben aplicar sobre las tablas con las que se desee realizar operaciones.

Debe tener ttulos informativos para entender de que se trata el listado. Cada columna dentro de la tabla debe tener un titulo que la identifica. rea, Ciudad. Ejemplo: Nombre,
Entre los ttulos de las columnas y los ttulos informativos debe existir por lo menos una fila en blanco. Entre los ttulos de las columnas y el comienzo de los registros no deben existir filas en blanco. Lo mismo aplica entre las columnas. Las filas o columnas totalmente en blanco producen un corte de lista. No deben existir celdas combinadas dentro de la lista. Si necesita observaciones o datos estadsticos (total, promedios, etc.) al final de la lista debe dejar por lo menos una fila en blanco entre el ltimo registro y esas observaciones.
3.1.
Tipos de listas
Existen dos tipos de listas, las cuales se describen a continuacin: 3.1.1. Listas automticas Son aquellas listas que se crean partiendo de un valor inicial sin necesidad de tenerlas almacenadas dentro de la aplicacin. Por ejemplo, las que comienzan por letras y terminan en un nmero (Mquina 1), nmeros que se tratan como texto (001), las fechas, las secuencias numricas, entre otras. Para crear una secuencia numrica, haga lo siguiente teniendo en cuenta el tipo de secuencia que desea crear: Secuencias numricas de uno en uno (a) Escriba el valor inicial. (b) Mantenga presionada la tecla Ctrl y aplique el arrastre para rellenar las dems celdas. Secuencias numricas incrementando o disminuyendo (a) Escriba el valor inicial. (b) Escriba el siguiente valor con el incremento o decremento. (c) Seleccione los dos valores y aplique el arrastre.
Secuencias alfanumricas (a) Escriba el dato teniendo en cuenta que debe incluir letras o nmeros y termine con un nmero. Ejemplo: Depto 1, Mquina 1.
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(b) Escriba el valor y utilice el arrastre para generar las siguientes secuencias. 3.1.2. Listas personalizadas Son aquellas listas que se deben guardar en Excel para poder generarlas. Ejemplo de estas listas personalizadas son: los das de la semana, los meses del ao y las que pueda crear el usuario. Las listas se pueden crear desde cero, escribiendo cada uno de los valores o importando los datos desde el contenido de las celdas. Para hacerlo, siga estos pasos:
Ingrese por el botn de Office listas personalizadas.
Opciones de Excel
A
seccin Ms frecuentes
Modificar
Haga clic en el recuadro Entrada de listas ( una coma (,) o presionando la tecla Enter.
) y escriba cada uno de los valores separados por
Una vez termine, presione el botn Agregar.
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Si en las celdas existe informacin personalizada, haga lo siguiente:
que
desea
convertir
en
lista
(a) Seleccione las celdas que contienen los datos a dejar como lista personalizada. (b) Ingrese por el botn de Office Opciones de Excel seccin Ms frecuentes Modificar listas personalizadas y haga clic en el cuadro Importar lista desde las celdas ( B ) y seleccione las celdas que contienen los datos a convertir en listas. Cuando el rango escogido se encuentre en el cuadro presione el botn Importar.
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4. FRMULAS Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores que se encuentren en la hoja de clculo y se caracterizan porque inician con un signo igual (=) o con un signo ms (+). 4.1. Partes de una frmula
En esta seccin se detallarn las partes que componen una frmula, explicando su utilidad y como deben usarse. 4.1.1. Direcciones de celdas Una direccin de celda o un rango de celdas en una hoja de clculo le indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vnculos. En la siguiente tabla encontrar unos ejemplos de cmo hacer referencias a las direcciones de celda dentro de una frmula. PARA HACER REFERENCIA A La celda de la columna A y la fila 10 El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20. Todas las celdas de la fila 5 Todas las celdas de la columna H La celda hace referencia a la Celda A1 de la hoja 2 4.1.2. Direcciones de celdas relativas y absolutas Una referencia relativa en una frmula es una celda que cambia automticamente cuando se copia la frmula a otras celdas. Dentro de una frmula una direccin relativa se identifica porque aparece la columna y despus la fila as: A2, B300, C50. Una referencia de celda absoluta en una frmula es una celda que se mantiene fija en su posicin de celda, fila o columna cuando se copia la frmula a otras celdas. Para fijar las posiciones se utilizan los smbolos de pesos as:

UTILICE A10 A10:A20 5:5 H:H Hoja2!A1
$A3: fija la columna. A$3: fija la fila. $A$3: fija la celda.
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4.1.3. Operadores Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia.
Operadores aritmticos: son aquellos operadores que dan como resultado un valor y se utilizan para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta, multiplicacin o divisin, combinar nmeros y generar resultados numricos. Los operadores se ejecutan en el siguiente orden: ORDEN 1 2 3 4 5 6 OPERADOR Parntesis () Exponente (^) Divisin (/) Multiplicacin (*) Suma (+) Resta (-)
Operadores lgicos o de comparacin: son aquellos operadores que dan como resultado un valor lgico como verdadero o falso. Se utilizan para comparar celdas o resultados de operaciones. OPERADOR DE COMPARACIN = (igual) > (mayor que) < (menor que) >= (mayor o igual que) <= (menor o igual que) <> (diferente de)
Operador de concatenacin de texto: son aquellos que como su nombre lo indica se utilizan para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto. Para ello se utiliza el smbolo &.
4.1.4. Uso de nombres en las frmulas Al interior de la frmula es posible pueden utilizar nombres asignados a las celdas, como se muestra en el ejemplo siguiente:
Esta celda tiene el nombre Porcentaje
5 6 7
A Valor Unitario Compra 50000 80000
B Valor Unitario venta =A6*$C$6 =A7*porcentaje
C % 1,2
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Para asignar nombres a las celdas, haga lo siguiente: (a) Seleccione la celda o el rango. (b) Presione las teclas Ctrl + F3, haga clic en el botn Nuevo y pngale un nombre a la celda. Tambin lo puede asignar ingresando por la ficha frmulas Administrador de nombres. (c) Los nombres de rangos no pueden tener espacios en blanco. Para evitar esto puede unir las palabras usando un guin bajo (_). Por ejemplo: BASE_DATOS.
En la carpeta Mis documentos encontrarn un flder llamado Archivos para entrenamientos. Ingrese a la carpeta Excel Bsico y recupere el archivo llamado Ejercicios para practicar Frmulas. Guarde el archivo en su carpeta con el mismo nombre y complete las columnas que se encuentran vacas en la hoja Ventas y Nmina, utilizando frmulas para aplicar los conceptos vistos en el entrenamiento.
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5. FUNCIONES Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos denominados argumentos, de acuerdo a un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas, esto depende del tipo de funcin que seleccione. Las funciones se agrupan por categoras. Existen funciones financieras, lgicas, de base de datos, de texto, de fecha y hora, matemticas, entre otras. La ficha donde encontrar todas las opciones relacionadas con funciones se llama frmulas.
5.1.
Estructura de una funcin
La estructura bsica de una funcin comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin y un parntesis de cierre. 5.2. Argumentos
Los argumentos se escriben entre parntesis y separados por coma o punto y coma, dependiendo del signo que tenga definido en el computador. Existen diferentes tipos de argumentos y varan de acuerdo a la funcin seleccionada.

Vaco: no se escribe algo dentro de los parntesis. Direccin de celda o rango: direccin para realizar un proceso con la funcin. Otra funcin (funciones anidadas): se utiliza otra funcin para pasar argumentos a la funcin activa. Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas. Constante: un valor que no cambia dentro de la funcin. Insertar una funcin
5.3.
Existen diversas formas de insertar una funcin:

Escribiendo la funcin directamente en la celda. Utilizando la ficha frmulas. Utilizando la barra de frmulas fx. Empleando la combinacin de teclas Shift + F3.
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5.4.
Tipos de funciones
Como se mencion al inicio, existen diversos tipos de funciones. En este apartado se describen las ms comunes, se detallan los argumentos usados y se presentan ejemplos acerca de su uso. Basado en el siguiente ejemplo se mostrar el uso de las funciones de texto.
Del cuadro anterior se requiere sacar el ao, mes y consecutivo a partir del cdigo de barras que se encuentra ubicado en la celda A2 y dejarlo en sus respectivas columnas. Teniendo en cuenta que el ao se encuentra hacia el lado izquierdo del cdigo de barras, para este ejemplo se utilizar funcin IZQUIERDA. Esta funcin como su nombre lo indica, permite sacar informacin de lado izquierdo de la celda. En la siguiente imagen ver como se digitan los argumentos de esta funcin:
El resultado obtenido se muestra en la siguiente imagen:
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Ahora se requiere extraer el consecutivo, el cual se encuentra en el extremo derecho del cdigo de barras (los ltimos 3 dgitos), por lo cual para este ejemplo se utilizar la funcin DERECHA.
El resultado obtenido al utilizar esta funcin, se muestra a continuacin:
Por ltimo se requiere extraer el mes y ubicarlo en la columna que tiene ese mismo nombre. Teniendo en cuenta que este valor se encuentra en la mitad del cdigo (quinto dgito) por ello se utilizar la funcin EXTRAE. Esta funcin devuelve un nmero especfico de caracteres del contenido de una celda, comenzando en una posicin determinada dentro de la celda.
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El resultado es el que se muestra en la tabla.
Siguiendo con el ejemplo anterior, se requiere generar un nuevo cdigo de barras pero con una estructura diferente: consecutivo, ao y mes. Para generar este cdigo, utilizaremos la funcin CONCATENAR, la cual permite unir varios elementos de texto de una sola celda.
El resultado arrojado por la funcin se muestra en la siguiente imagen en la columna Nuevo Cdigo.
Otra forma de unir texto es unir el operador &. efecto que la funcin CONCATENAR.
Este operador tiene el mismo
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Dentro de las funciones de texto tambin se encuentra la funcin LARGO, la cual devuelve el nmero de caracteres de una cadena de texto.
En el siguiente cuadro encontrar una lista de nombres escritos inicialmente en maysculas, pero se deben cambiar a minsculas o tipo ttulo, es decir, las iniciales de cada palabra en mayscula. Para esto, puede utilizar las funciones: MINUSC, MAYUSC y NOMPROPIO.
La funcin MINUSC convierte todas las maysculas de una cadena de texto en minsculas. La funcin NOMPROPIO cambia a mayscula la primera letra de cada palabra dentro de una celda y las dems letras las convierte a minsculas. La funcin MAYUSC convierte el texto en maysculas. Las funciones MINUSC, MAYUSC y NOMPROPIO tambin se pueden escribir directamente en la barra de frmulas. La sintaxis de estas funciones son:

=MINUSC (texto) =NOMPROPIO (texto) =MAYUSC (texto)
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En la carpeta Ms documentos encontrar un flder llamado Archivos para entrenamientos. Ingrese a la carpeta Excel bsico y abra el archivo Taller de funciones de texto.
5.4.1. Funciones de fecha y hora En esta seccin encontrar la descripcin y funcionamiento de las funciones de fecha que comnmente se utilizan. Microsoft Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los clculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 corresponde al nmero uno (1). La aplicacin admite dos sistemas de fecha que son el sistema de fechas 1900 y el sistema de fechas 1904. Este ltimo toma la fecha del 1 de Enero de 1904 como nmero uno (1). El sistema de fechas predeterminado en Microsoft Excel para Windows es el 1900 y en Microsoft Excel para Macintosh es 1904. El sistema de fechas cambia automticamente cuando se abre un documento creado en otra plataforma, es decir, si est trabajando en Excel para Windows y abre un documento creado en Excel para Macintosh, la casilla de verificacin Sistema de fechas 1904 se activar automticamente. Esto har que las fechas que aparecen se incrementen cuatro (4) aos ms de lo que vena en el archivo original. Para cambiar el sistema de fechas ingrese a la opcin de men Herramientas Opciones Calcular y desactive la casilla de verificacin Sistema de fechas 1904. Al igual que con las funciones de texto, se mostrar a partir de un ejemplo como se utilizan las funciones de fecha. Suponga que se tiene la tabla que se muestra a continuacin y requiere obtener en una columna aparte con el mes indicado en la fecha.
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Para ello, puede utilizar la funcin MES, la cual devuelve el mes de una fecha. El mes se expresa como nmero entero comprendido entre uno (1) que corresponde al mes de enero y 12 que corresponde al mes de diciembre. Si lo que requiere es obtener el da, puede utilizar la funcin DA y si lo que necesita es el ao puede utilizar la funcin AO. La funcin DIA le arrojar un nmero entre uno (1) y 31 y la funcin AO le devolver un nmero entero comprendido entre 1.900 y 9.999 Las funciones DIA, MES y AO tambin se pueden escribir directamente en la barra de frmulas. La sintaxis de estas funciones es:

=DIA (num_de_serie) =MES (num_de_serie) =AO (num_de_serie)
num_de_serie hace referencia a la celda que contiene la fecha.
En la carpeta Ms documentos encontrar un flder llamado Archivos para entrenamientos. Ingrese a la carpeta Excel bsico y abra el archivo Taller de funciones de fecha y hora.
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5.4.2. Funciones lgicas Las funciones lgicas se utilizan para emitir juicios de valor al evaluar un argumento, tomar decisiones dependiendo si una condicin se cumple, etc. A continuacin se ilustran las ms usadas. La funcin SI es una de las funciones lgicas ms utilizadas y tiene su explicacin grfica utilizando un diagrama de flujo como el que se muestra en la imagen.
Prueba lgica
Valor si Verdadero
Valor si Falso
Se utiliza bsicamente para la toma de decisiones en Excel, es decir el usuario puede evaluar una condicin sobre los datos y realizar una accin si esa condicin se cumple o no. Lo puede utilizar para realizar pruebas condicionales sobre valores y frmulas. Existen dos tipos de funciones SI, el sencillo y el anidado. El SI sencillo tiene la sintaxis =SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) y se compone de:
Prueba lgica: es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como verdadero o falso. Por ejemplo: suponga que tiene la expresin lgica A4=Cali. Si el valor de la celda A4 es igual a Cali, la expresin se evala como verdadera, de lo contrario la expresin se evala como falsa. La prueba lgica siempre debe contener operadores como mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), menor o igual que (<=), diferente que (<>), igual que (=) o cualquier otro que permita hacer una comparacin y definir si dicha comparacin es verdadero o falso.
Valor_si_verdadero: es lo que debe hacer la aplicacin cuando la prueba lgica se cumpla. Valor si falso: es lo que debe hacer la aplicacin cuando la prueba lgica no se cumpla.
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En el siguiente ejemplo se mostrar el uso de esta funcin. En la tabla que se muestra en la imagen se requiere hallar el valor de la bonificacin teniendo en cuenta que si el total de la venta es mayor a 4.000.000 la bonificacin es de 50.000, de lo contrario es cero (0).
La funcin quedara escrita como se observa en el cuadro de dilogo de la imagen a continuacin:
El SI anidado se caracteriza por que el valor_si_verdadero o el valor_si_falso se convierten en otro SI con la misma estructura. Una representacin grfica de este tipo de SI se muestra en el siguiente diagrama:
Prueba lgica
Valor si Verdadero
Valor si Falso se convierte en otra Pregunta. Prueba lgica Valor si Verdadero
Valor si Falso
La sintaxis para un SI anidado sera: = SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero; SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso))

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Si la funcin se escribe manualmente en la barra de frmulas tenga en cuenta que al final se debe cerrar con el nmero de parntesis iguales a los SI que se utiliz.
Un ejemplo sencillo que ilustra el uso de esta funcin es: si el Cdigo de un producto es 10 el color es azul, si es 20 es rojo, de lo contrario es amarillo. La sintaxis de la funcin para este ejemplo sera =SI(A6=10;Azul;SI(A6=20;Rojo;Amarillo)). En la carpeta Ms documentos encontrar un flder llamado Archivos para entrenamientos. Ingrese a la carpeta Excel bsico y abra el archivo Taller de funciones de lgicas.
5.4.3. Funciones estadsticas Esta categora incluye diversas funciones para realizar clculos estadsticos. Como se ha manejado a lo largo del manual, se explicarn las comnmente utilizadas por medio de ejemplos. Una de las funciones de este grupo es la funcin PROMEDIO la cual, como su nombre lo indica, devuelve el promedio o media aritmtica de un conjunto de nmeros. Para el siguiente ejemplo se requiere hallar el promedio del total de las ventas reportadas por cada ciudad.
Utilizando el asistente de funciones, se deben introducir los argumentos solicitados como se indica en la imagen.
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Si la funcin se escribe manualmente en la barra de frmulas la sintaxis sera: = PROMEDIO(nmero1;nmero2;nmero 3;..;nmero n) Donde lo que se encuentra entre parntesis en la funcin corresponden a los argumentos numricos cuyo promedio requiere obtener. Tenga en cuenta que se pueden incluir hasta 30 argumentos numricos diferentes. Otras de las funciones utilizadas son:

MAX la cual devuelve el valor mximo de un conjunto de valores. (nmero1; nmero2; ...).
Su sintaxis es =MAX
MIN que devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Su sintaxis es =MIN (nmero1; nmero2; ...). CONTAR la cual cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros. Su sintaxis es =CONTAR(ref1;ref2;...) donde lo que se encuentra entre parntesis son argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros. CONTARA que cuenta el nmero de celdas que no estn vacas. Su sintaxis es =CONTARA(valor1;valor2;...) donde lo que se encuentra entre parntesis representa los valores que desea contar. CONTAR.SI la cual cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y cumplan con el criterio especificado. El siguiente ejemplo ilustra el uso de esta funcin. Tomando como base la tabla de la imagen, se requiere contar el nmero de veces que aparece cada ciudad.
Al utilizar la funcin los argumentos quedaran como se muestran a continuacin, donde: Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas y Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto que determina las celdas que se van a contar.
30

Los criterios en la funcin CONTAR.SI pueden expresarse como 32, "32", ">32", "Cali".
En la carpeta Ms documentos encontrar un flder llamado Archivos para entrenamientos. Ingrese a la carpeta Excel bsico y abra el archivo Taller de funciones estadsticas.
5.4.4. Funciones matemticas Esta categora agrupa todas las funciones a travs de las cuales se realizan operaciones matemticas. Las ms utilizadas son:

SUMA que le permite sumar =SUMA(nmero1;nmero2; ...).
todos
los
nmeros
de
un
rango.
La
sintaxis
es
SUMAR.SI que le permite sumar todas las celdas del rango que coinciden con un criterio definido. La sintaxis es =SUMAR.SI (rango;criterio;rango_suma), donde Rango es el rango de las celdas donde se debe buscar el criterio o condicin, Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto que determina las celdas que se van a sumar y Rango_suma son las celdas que se van a sumar cuando encuentre el criterio. Para ilustrar su uso, a continuacin se presenta un ejemplo. En la siguiente tabla requiere hallar el total de venta por ciudad. Para ello puede usar la funcin SUMAR.SI y obtendr el resultado que se muestra en la imagen.
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En la carpeta Ms documentos encontrar un flder llamado Archivos para entrenamientos. Ingrese a la carpeta Excel bsico y abra el archivo Taller de funciones estadsticas.
5.4.5. Funciones de bsqueda y referencia Cuando requiera buscar informacin entre hojas de clculo de un mismo libro o entre libros de Excel para relacionar datos puede hacer uso de las funciones de bsqueda y referencia. Las ms utilizadas son:
BUSCARV: se utiliza para buscar informacin entre tablas organizadas verticalmente, razn por la cual se diferencia por la v de BUSCARV. La sintaxis de esta funcin es =BUSCARV (Valor_buscado;Matriz_buscar_en;Indidcador_columnas;Ordenado), donde Valor_buscado es el valor o texto que desea buscar en la primera columna de la matriz de bsqueda, Matriz_buscar_en es la tabla de informacin donde se buscarn los datos, Indicador_columnas es el nmero que identifica la columna que desea traer de la matriz de bsqueda y Ordenado es un valor lgico que especifica si la funcin BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta (cero - 0) o aproximada (uno - 1). Al utilizar esta funcin tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

En el argumento Matriz_buscar_en utilice una referencia a un rango o nombre de rango, como por ejemplo Base_Datos o Lista. En el argumento Indicador_columnas los nmeros se establecen de izquierda a derecha. En el argumento Ordenado el uno (1) se utiliza cuando se tiene una tabla con rangos ordenados en forma ascendente.
BUSCARH es una funcin que hace lo mismo que BUSCARV, solo que busca el valor en una tabla organizada horizontalmente; por eso la H de BUSCARH.
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Su sintaxis es =BUSCARH (Valor_buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_filas;Ordenado). argumentos funcionan de la misma forma que en la funcin Vlookup.
Los
Teniendo en cuenta las funciones descritas anteriormente, se presentar un ejemplo para mostrar su funcionamiento. Se tiene un archivo donde se encuentran los cdigos de los productos y en otro archivo est la maestra donde se listan todos lo datos de los productos. Se requiere relacionar los dos archivos para buscar informacin. Para eso se puede utilizar la funcin BUSCARV como se muestra en la imagen.
En la carpeta Ms documentos encontrar un flder llamado Archivos para entrenamientos. Ingrese a la carpeta Excel bsico y abra el archivo Taller de funciones de bsqueda y referencia.
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5.4.6. Funciones de informacin Excel incluye un conjunto de funciones que puede utilizar para recoger informacin acerca de los datos en su hoja de clculo o probar el tipo de un valor o referencia. Las ms usadas se describen a continuacin:
Funciones ES se utilizan para comprobar contenidos de una celda, resultados de una frmula o funcin. FUNCIN ESBLANCO ESERR ESERROR ESNOTEXTO ESNUMERO ESTEXT DEVUELVE VERDADERO SI El valor se refiere a una celda vaca. El valor se refiere a cualquier valor de error con excepcin de N/A. El valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOMBRE? o #NULO!). El valor se refiere a cualquier elemento que no sea texto. Tenga presente que esta funcin devuelve verdadero incluso si valor se refiere a una celda en blanco. El valor se refiere a un nmero. El valor se refiere a un texto.
Las funciones ES son tiles en frmulas cuando se desea comprobar el resultado de un clculo. Al combinar estas funciones con la funcin SI proporcionan un mtodo para localizar errores en frmulas. La funcin ESERROR se utiliza de la siguiente manera: Tomando como base la tabla mostrada a continuacin, suponga que la informacin de la columna Cumplimiento (D) se obtiene dividiendo el dato de la columna Presupuesto Real sobre el dato de la columna Presupuesto Proy (B/C). B Presupuesto Real Enero 2000 Febrero 2300 Marzo 1500 Abril 2000 A C Presupuesto Proy 4500 3800 3500 0 D Cumplimiento 44% 61% 43% #DIV/0!
5 6 7 8 9
En la celda D9 se generar un error porque no se puede dividir en 0. Para que no se muestre en pantalla el error, puede utilizar la funcin ESERROR, la cual quedara de la siguiente forma: Formula inicial Agregando el ESERROR Agregando el SI =B6/D6 =ESERROR((B6/C6) =SI(ESERROR(B6/C6),0,B6/C6)
Si tiene un BUSCARV y le est generando un #N/A cuando no encuentra datos, puede modificar la funcin para que deje la celda vaca y no muestre el error. Al hacerlo, la funcin quedara de la siguiente forma:
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Formula inicial Agregando el ESERROR Agregando el SI
=BUSCARV(A6;clientes;2;0) =ESERROR(BUSCARV(A6;clientes;2;0)) =SI(ESERROR(BUSCARV(A6;clientes;2;0)),,BUSCARV(A6;clientes;2;0))
En las frmulas para indicar vaco se cierran y se abren comillas dobles ().
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6. GRFICOS ESTADSTICOS Un grfico estadstico es la representacin grfica de los datos digitados en una hoja de clculo. Son visualmente llamativos y facilitan a los usuarios la realizacin de comparaciones y visualizacin de tendencias de los datos. Los grficos se encuentran vinculados a los datos de la hoja de clculo a partir de la que se generan y se actualizan automticamente al cambiar alguno de estos datos. Entre las partes principales de un grfico encontramos:
6.1.
Crear un grfico
Para crear un grfico en Excel haga lo siguiente:

Seleccione el rango de datos para el grfico. Haga clic en la ficha Insertar. Seleccione el tipo de grfico que desea crear y cuando lo haga se mostrarn los subtipos que puede utilizar para cada uno de ellos.
En la ventana aparecer el grfico y se activar en las herramientas para grficos todos los formatos que se pueden cambiar.
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6.2.
Darle formato a un grfico
Excel dispone de mltiples opciones para darle formato a los grficos. A continuacin encontrar como utilizarlas. Para iniciar, se ilustrar que opciones se agrupan en cada una de las fichas que aparecen al crear un grfico. En la ficha de diseo se agrupan las opciones para cambiar el tipo de grfico, alternar entre filas y columnas, colocarles autoformatos, seleccionar los datos para el grfico y cambiarlo de ubicacin.
En la ficha de presentacin encontrar las opciones para cambiar los ttulos para el grfico, las opciones de leyenda, cambiar la visualizacin de los ejes, en general, todo lo que se haca en las opciones de grfico de versiones anteriores de Excel.
37

En la ficha de formato ver las opciones para cambiar los formatos, tales como colores de fondo, estilos de lneas y rellenos.
6.2.1. Cambiar los formatos numricos en grficos (a) Haga clic en el eje Y del grfico (sobre los nmeros). (b) Ingrese a la ficha Presentacin y seleccione la opcin Aplicar formato a la seleccin.
Tenga presente que si cambia el formato de nmero de un grfico, este ya no estar vinculado al formato de las celdas de la hoja de clculo.
6.2.2. Mover o cambiar el tamao de los elementos de un grfico con el mouse Microsoft Excel ajustar automticamente el tamao de los ttulos para adaptarlos al texto, sin embargo puede modificarlos de acuerdo a su necesidad. Para esto realice los siguientes pasos: (a) Haga clic en el rea de grfico, en el rea de trazado o en la leyenda que desee mover o cambiar de tamao. (b) Para mover un elemento, seleccione el elemento y arrstrelo hasta donde lo desee ubicar. (c) Para cambiar de tamao un elemento, site el puntero sobre un controlador de tamao y cuando el puntero cambie a una flecha doble, arrastre el controlador de tamao hasta que el elemento tenga el tamao que desee.
38

6.2.3. Cambiar nombres de series de datos o texto de leyenda Si el cambio lo va a realizar en la hoja de clculo haga lo siguiente: (a) Haga clic en la celda que contiene el nombre de la serie de datos que desea cambiar. (b) Escriba el nuevo nombre y presione Enter. Si el cambio lo va a realizar en el grfico: (a) Haga clic sobre el grfico, ingrese por la ficha Diseo seleccione la opcin Seleccionar datos seleccione la serie a la cual le va a cambiar el nombre y haga clic en el icono Editar. (b) En el cuadro Nombre de la serie, especifique la celda de hoja de clculo que desea utilizar como texto de la leyenda o nombre de la serie de datos. Tambin puede escribir en el campo Nombre de la serie el nombre que desea usar. Si escribe el nombre, el texto de leyenda o el nombre de la serie de datos ya no estarn vinculados a la celda. 6.2.4. Agregar datos a un grfico como hoja nueva (a) Seleccione los nuevos datos a incluir en el grfico, Ficha Inicio (b) Seleccione el Grfico, ficha Inicio Pegar. Copiar.
6.2.5. Agregar datos a un grfico incrustado (a) Haga clic sobre el grfico, y luego clic sostenido sobre los bordes del recuadro que aparece en la tabla del grfico para incluir la nueva serie.
6.2.6. Eliminar datos slo del grfico (a) Haga clic en la serie de datos que desea eliminar. (b) Presione la tecla Supr.
39

6.2.7. Organizar las series de un grfico (a) Haga doble clic sobre el grfico. (b) Haga clic en la ficha Diseo seleccione la opcin Seleccionar datos de la serie que quiere reordenar. (c) Haga clic en los botones Subir o Bajar (
A
seleccione el nombre
) para ordenarlas.
En la carpeta Ms documentos encontrar un flder llamado Archivos para entrenamientos. Ingrese a la carpeta Excel bsico y abra el archivo Taller de grficos.
40

7. OPCIONES DE IMPRESIN Microsoft Excel proporciona las siguientes posibilidades para ver la hoja de clculo y ajustar el aspecto que tendr una vez impresa:

Vista normal: es la vista predeterminada y la ms indicada para ver y trabajar en pantalla. Vista preliminar: muestra la pgina impresa para que pueda ajustar las columnas y los mrgenes. (Vista previa de salto de pgina: muestra los datos que van a aparecer en cada pgina para que pueda ajustar el rea de impresin y los saltos de pgina. Excel inserta saltos de pgina automticos segn el tamao del papel.
Puede cambiar de una vista a otra para ver los efectos de los ajustes que haga en la hoja de clculo antes de enviar los datos a la impresora.
7.1.
Prepararse para imprimir
Excel proporciona muchas configuraciones opcionales para que pueda ajustar el aspecto de la pgina impresa. Para asegurarse de que ha comprobado todo aquello que pueda afectar a la impresin, ingrese por el botn de Office Imprimir Configurar pgina: Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina el cual consta de 4 secciones. La primera de las pestaas se denomina Pgina y le permite indicar caractersticas como la orientacin del papel, el tamao del papel que va a utilizar para imprimir y otros parmetros, los cuales se describen a continuacin:
Orientacin ( A ): define la forma como se va a imprimir en el papel. Si requiere imprimir muchas columnas utilice la orientacin Landscape. Escala ( B ): le permite definir si desea que la impresin se haga ajustada a un factor de escala (100%, 50%, 20%, etc.). Tambin puede definir el ajuste a un nmero de pginas especfico tanto a lo ancho como a lo alto. Tamao del papel ( C ) donde podr seleccionar el tamao de papel en el que imprimir.
41

Si desea imprimir la hoja de clculo en una sola pgina seleccione la opcin Ajustar a y ajuste a una (1) pgina de ancho por una (1) de alto.
En la pestaa Mrgenes puede modificar las mrgenes superior, inferior, derecha e izquierda de las hojas a imprimir. Adicionalmente puede definir las mrgenes para el encabezado y el pie de pgina.
La pestaa encabezado y pie de pgina le permite agregar informacin para ubicar en esta parte de la hoja a imprimir.
42

Un encabezado, que puede constar de texto o grficos, aparece en la parte superior de cada pgina de una seccin. Un pie aparece en la parte inferior de cada pgina. Los encabezados y pies contienen a menudo nmeros de pgina, ttulos de captulo, fechas y nombres de autor. Los encabezados y los pies de pgina actan de forma independiente respecto a los datos de la hoja de clculo y slo se muestran cuando se obtiene una vista previa y cuando se imprimen en todas las pginas. Para crear sus propios encabezados o Pie de pgina utilice los botones de personalizar encabezado o Personalizar Pie de Pgina. Cuando personaliza encabezados o pie de pgina tiene a disposicin varios elementos que se pueden utilizar, los cuales se describen a continuacin:
En esta opcin se pueden seleccionar los formatos de fuentes como tipos de letra, tamao, superndices, subndices, color, etc. A travs de esta opcin podr insertar el nmero de pgina. Esta opcin le permite insertar el total de pginas que contiene los datos a imprimir. A travs de esta opcin podr insertar la fecha actual que se reporta en el reloj del sistema. Esta opcin le permite insertar la hora actual que se reporta en el reloj del sistema. A travs de esta opcin podr insertar la ruta en la cual se encuentra guardado el libro. Por ejemplo C:\mis documentos. Esta opcin le permite insertar el nombre del archivo. A travs de esta opcin podr insertar el nombre de la hoja de clculo donde se encuentra la informacin que va a imprimir. Esta opcin le permite insertar imgenes. Una vez se han insertado imgenes con este icono podr cambiar algunas de sus propiedades. 43
B C D E F
G H
I J

Para visualizar cmo ser exactamente el aspecto que tendr cada pgina una vez impresa, haga clic en Vista preliminar. La ltima de las pestaas es Hoja a travs de la que se pueden realizar varias tareas para agilizar la impresin tales como:
Imprimir las hojas de clculo sin las lneas de divisin ( A ). Esto agiliza la impresin de las hojas con mucha informacin. Imprimir los colores en tonos grises ( B ), especialmente usado en las impresoras que imprimen en blanco y negro. Imprimir en calidad de borrador ( C ), lo que har que la impresin se haga sin toda la calidad que puede ofrecer la impresora.
A B
Si requiere que los ttulos de fila o los ttulos de columna salga en todas las hojas impresas, en la pestaa Hoja puede hacer los siguiente:
Para imprimir los ttulos de fila y de columna, active la casilla de verificacin Ttulos de filas y columnas y haga clic en el botn Aceptar. Para repetir los ttulos de las columnas en cada pgina, haga clic en la opcin Repetir filas en extremo superior y haga clic en el nmero de la fila que contiene estos ttulos. Dentro de las opciones de impresin tendr la posibilidad de ajustar las mrgenes o el ancho de las columnas para que la informacin quede dentro del rea de impresin y no tenga que ajustar la impresin a un factor de escala. Esto lo puede hacer clculo arrastrando los controladores de tamao en la vista preliminar. Si los controladores no se ven, haga clic en el botn Mrgenes para que se muestren los controladores.
7.2.
Men de impresin
Luego de haber configurado la pgina para imprimir, puede hacer uso de las opciones de impresin. Para acceder al men de impresin, ingrese al botn de Office Imprimir Configurar. All encontrar diversas opciones para imprimir, entre las que se encuentran:

Copias que le permitir definir cuantas copias de la informacin desea imprimir. Intrvalo de pginas que le permite definir un rango de pginas a imprimir. Imprimir que le permitir seleccionar rangos de impresin predefinidos.
44

Si la hoja de clculo tiene definida un rea de impresin, Microsoft Excel slo imprimir dicha rea a menos que se realice una seleccin especfica. Por ejemplo, si selecciona un rango de celdas para su impresin y haga clic en Seleccin ( A ), Excel imprime la seleccin y omite las reas de impresin definidas en la hoja.
45

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Ingrese por el botn de Office listas personalizadas.

) y escriba cada uno de los valores separados por

Una vez termine, presione el botn Agregar.

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Si en las celdas existe informacin personalizada, haga lo siguiente:

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UTILICE A10 A10:A20 5:5 H:H Hoja2!A1

$A3: fija la columna. A$3: fija la fila. $A$3: fija la celda.

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A Valor Unitario Compra 50000 80000

B Valor Unitario venta =A6*$C$6 =A7*porcentaje

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Estructura de una funcin

Existen diversas formas de insertar una funcin:

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El resultado obtenido se muestra en la siguiente imagen:

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El resultado obtenido al utilizar esta funcin, se muestra a continuacin:

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El resultado es el que se muestra en la tabla.

Este operador tiene el mismo

B Valor Unitario venta =A6$C$6 =A7porcentaje