Ilustrimi i proceseve kryesore dhe t tjera t biznesit n shembullin e sistemit ERP Alpha Platinium

Punuan:
Gerta Mone Denisa Kola Drivalda Brecani Eni Shima

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

Moduli i blerjes
Ofron mundesine e rregjistrimit dhe ndjekjes se ciklit te blerjes ne nje ndermarrje duke rregjistruar ne ambjente specifike te gjitha transaksionet e blerjes me furnitoret. Etapat per evidentimin e nje cikli te plote blerje do te jene si me poshte. Rregjistrimi I faturava te blerjes me artikuj dhe faturave te sherbimit Kthimet e blerjeve Per te realizuar rregjistrimin e faturave te blerjes dhe dokumentave te tjere te lidhur me ciklin e blerjes kalohet parapraksiht ne konfigurimin e disa elementeve perberes te fatures: A. Pika e furnizimit Ne ambjentin Skedare/Njesi administrative behet konfigurimi I pikave te furnizimit, te cilat perfaqesojne njesite ku ndermarrja realizon furnizimin e saj me artikuj dhe qe sherbejne per grumbullimin e faturave te blerjes. B. Furnitori Do te celen ne te gjithe furnitoret e ndermarrjes me te dhenat identifikuese te tyre. Ofrohen disa alternativa per grupimin e furnitoreve sipas karakteristikave te ndryshme.

1.

Rregjistrimi I faturave te blerjes

Ben te mundur regjistrimi it e gjitha transaksioneve te blerjes se kompanise, njekohesisht te faturave te blerjes me artikuj dhe faturave te sherbimit ne ambjentet perkatese te tyre. Nepermjet tyre behet e mundur ndjekja e detajuar e blerjeve dhe e detyrimeve te lindura kundrejt furnitoreve. Regjistrimi i Fatures se Blerjes me Artikuj Ne ambjentin Rregjisitrime/Fatura/Blerje perdoruesve I ofrohet mundesia per te rregjistruar te gjithe dokumentat justifikues lidhur me blerjet e artikujve apo mallrave te nevojshem per aktivitetin e ndermarrjes. Pjesa e kokes se fatures se blerjes me artikuj jep te dhenat identifikuese mbi faturen qe jane: pika e furnizimit ku evidentohen blerjet, numri I dokumentit te blerjes, data e dokumentit qe perfaqeson daten e leshimit te fatures se blerjes nga furnitori, numri serial numri I stampuar ne faturen, monedha e leshimit te fatures se blerjes qe mund te jete ne monedhen baze te programit ose ne nje monedhe tjeter se bashku me kursin perkates (kurs I cili caktohet ne ambjentin Instrumenta/Monedha/Nderrim Kursi ose direkt gjate rregjistrimit te fatures me double click ne fushen KURSI), kodi I furnitorit zgjidhet nga lupa ose plotesohet manualisht me furnitorin nga I cili kemi bere blerjen. Ne pjesen e grides perdoruesi zgjedh ne secilin rresht artikujt perberes te fatures duke I zgjedhur nga lupa e artikujve ose duke plotesuar manualisht kodin e artikullit, njesine e matjes (baze ose njesine e dyte) te artikullit, detajimi/seriali nqs ne ambjentin Skedare/Ndermarrje eshte konfiguruar ndermarrja me opsionin detajim/serial dhe artikujt jane celur me detajim/serial, sasia per secilin artikull dhe cmimi I blerjes. Automatikisht programi gjeneron Vleften pa TVSH dhe Vleften me TVSH. Si Dok magazine: Opsioni zgjidhet nese deshirohet qe Fatura e Blerjes te

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

sherbeje edhe si Flete Hyrje ne magazine. Krahas lindjes se detyrimit ndaj furnitorit, realizohet dhe hyrja e artikujve ne magazine. Perdoruesi ne kete rast duhet te zgjedhe dhe magazinen ne te cilen do te behet hyrja e artikujve, automatikisht magazine e celjes e artikujve e percaktuar tek Konfigurime/Artikuj/Qarkullues. Gjate rregjistrimit te fatures se blerjes nje opsion I rendesishem eshte dhe mundesia e evidentimit te zbritjes e cila mund te jete 2 llojesh: zbritje analitike e cila percaktohet ne griden e fatures perqindja e zbritjes e vecante per secilin artikull e percaktuar ne ambjentin Skedare/Ndermarrje dhe zbritja totale e aplikuar ne fature e cila percaktohet ne opsionin Me Zbritje te fatures se blerjes. Zbitja totale mund te plotesohet ne perqindje ose ne vlefte. Menyre Pagese: ne kete fushe zgjidhet menyra e likuidimit te fatures se blerjes qe mund te jete: Mirebesim nese parate do paguhen me vone. Ne momentin e pageses do regjistrohet Mandat Pagese/Urdher Xhirimi Kesh nese parate jane likuiduar ne menyre te menjehershme , plotesohet dhe sasia e parave e likuiduar dhe Furnizuesi personi pergjegjes per likuidimin e fatures Instrumenta/Perdorues e Aktore/Aktore; Karte krediti nese jane perdorur Karta te ndryshme krediti Cek nese eshte perdorur Ceku si menyre pagese. Rregjistrimi I fatures se blerjes pa Artikuj Ne ambjentin Rregjistrime/Fatura pa artikuj/Blerje realizohet rregjistrimi I sherbimeve te blera nga kompania si psh energjia elektrike, telefonia, mirembajtja etj. Menyra e plotesimit eshte e ngjashme me ate te fatures se blerjes me artikuj te shpjeguar me lart

2. Kthimi I fatures se blerjes

Ofrohet mundesia e evidentimit te kthimeve te bera per blerjet me artikuj duke pakesuar detyrimin ndaj furnitorit dhe gjendjen e inventarit. Kjo realizohet tek Rregjistrime/Kthim Fatura/Blerje. Rregjstrimi I nje kthimi blerje eshte I ngjshem me ate te fatures se blerjes por I kontabilizuar me vlera negative. Pjesa Dokument I kthimit te blerjes ka

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

te bej me te dhenat e dokumentit te ri Pika furnizimit, Numri I dok, Data e kthimit, Numri serial. Pjesa e Dokumentit te blerjes ben lidhjen mes dokumentit te kthimit dhe fatures se blerjes te rregjistruar me pare duke gjeneruar automatikisht te dhenat e fatures. Perdoruesi rregjsitron vetem sasine e kthyer te secilit artikull.

3. Gjenerimi I raporteve
Ne perfundim te rregjistrimeve te nje cikli blerjesh programi gjeneron nje grup raportesh per raportim ne organet tatimore si dhe per raportim te brendshem. Raporte Blerje ku me te perdorshmit jane Rregjstri analitik I blerjeve me artikuj, Rregjistri analitik I blerjeve pa artikuj, Libri I blerjeve, Kthim nga blerjet, Kartela e artikullit etj. Raporte Furnitoret gjenerojne informacion mbi detyrimin e secilit furnitor. Raportet me te perdorshem jane: Faturime dhe pagesa, Situacioni I furnitoreve, Kartela e furnitorit ne monedhen baze, Maturimi I furnitoreve etj te nevojshme per manaxhimin e brendshem te kompanise.

Moduli I Shitjes
Realizohet rregjistrimi dhe ndjekja e dokumentacionit te shitjes si per shitjet me artikuj ashtu dhe per shitjet e sherbimeve. Nje cikel shitje I plote do te permbaje keto etapa: Rregjistrimi I Fatures se shitjes me artikuj dhe faturave te shitjes se sherbimit Kthimet e shitjeve Perpara rregjistrimit te dokumemtave te mesiperm duhet te kemi parasysh konfigurimin e elementeve perberes te faturave: 1. 2. Klienti Do te celet ne program secili klient me te dhenat specifike te tij Skedare/Qytete & Kategori/Kategori zbritje klienti Ky ambient sherben per te elur kategorite e zbritjeve te Klienteve dhe skemat e zbritjes te lidhura me pikat e shitjes ne varesi te totalit te shumes se realizuar. Opsioni Kategori Zbritje sherben per te lidhur secilin klient ose grup klientesh me nje perqindje te caktuar zbritje gjate shitjeve duke gjeneruar automatiksiht % e zbritjes gjate rregjsitrimit te fatures, % e cila eshte e modifikueshme.

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

Opsioni Skema Zbritje sherben per konfigurimin e zbritjeve te lidhura me pikat e shitjes ne varesi te vlerave te fatures.. 3. Pika shitje Ne Skedare/Njesi andministrative realziohet konfigurimi I pikave te shitjes te ndermarrjes te cilat perfaqesojne njesite ku kryhet shitja e artikujve dhe bejne grumbullimin e faturave te shitjes. Perdoruesi cel secilen pike shitje me Kodin e saj te vecante, Pershkrimin, Vendodhjen dhe Kontaktin e saj. Mund te realizohet dhe lidhja e cdo pike shitje me skemat e zbritjes qe do apikohen ne faturen e shitjes, te celura tek Skedare/Qytete & Kategori/Kategori zbritje klienti. Cikli I shitjes dhe dokumentat justifikuese te tij:

1. Rregjistrimi I fatures se shitjes

Realizohet ndjekja e dokumentave te shitjes me artikuj dhe pa artikuj (sherbimeve) te kompamise ne ambjente te vecanta. Rregjistrimi I fatures se shitjes me artikuj Ne ambjentin Rregjiitrime/Fatura/Shitje perdoruesve I ofrohet mundesia per te rregjistruar te gjithe dokumentat justifikues lidhur me shitjet e artikujve per aktivitetin primar te ndermarrjes. Pjesa e kokes se fatures se shitjes me artikuj jep te dhenat identifikuese mbi faturen qe jane: pika e shitjes ose magazina ne te cilen do te evidentohen shitjet, numri I dokumentit te shitjes, data e dokumentit qe perfaqeson daten e leshimit te fatures se shitjes nga kompania, numri serial numri I stampuar ne bllokun e faturave te shitjes (merr rendesi per evindentimin ne raportet zyrtare te shitjes per tatimet), monedha net e cilen realizohet shitja qe mund te jete ne monedhen baze te programit ose ne nje monedhe tjeter se bashku me kursin perkates te konvertimit ne monedhen baze (kurs I cili caktohet ne ambjentin Instrumenta/Monedha/Nderrim Kursi ose direkt gjate rregjistrimit te fatures me double click ne fushen KURSI), kodi I klientit zgjidhet nga lupa ose plotesohet manualisht me klientin te cilit I faturohet shitja (perdoruesi mund te cel nje klient te ri dhe direct gjate rregjistrimit te fatures se shitjes tek opsioni Cel Klient te ri). Ne pjesen e grides perdoruesi zgjedh ne secilin rresht artikujt perberes te fatures duke I zgjedhur nga lupa e artikujve ose duke plotesuar manualisht kodin e artikullit, njesine e matjes (baze ose njesine e dyte) te artikullit, detajimi/seriali nqs ne ambjentin Skedare/Ndermarrje eshte konfiguruar ndermarrja me opsionin detajim/serial dhe artikujt jane celur me detajim/serial, sasia per secilin artikull dhe cmimi I blerjes. Automatikisht programi gjeneron Vleften pa TVSH dhe Vleften me TVSH. Nje element fleksibel eshte mundesia e aplikimit te TVSH ne

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

shitje ne nivel artikulli, pra te cekohet TVSH-ja vetem per disa nga artikujt ne faturen e shitjes. Si Dok magazine: Opsioni zgjidhet nese deshirohet qe Fatura e Shitjes te sherbeje edhe si Flete Dalje nga magazine. Ne kete rast krahas lindjes se detyrimit ndaj furnitorit, realizohet dhe shkarkimi I gjendjes se magazines automatikish. Perdoruesi ne kete rast duhet te zgjedh dhe magazinen nga e cila do te behet dalja e artikujve, automatikisht magazine e celjes e artikujve e percaktuar tek Konfigurime/Artikuj/Qarkullues. Gjate rregjistrimit te fatures se shitjes ekziston dhe mundesia e evidentimit te zbritjes se bere klientit e cila mund te jete 2 llojesh: zbritje analitike e cila percaktohet ne griden e fatures ne kollonen perkatese perqindja e zbritjes e vecante per secilin artikull e percaktuar ne ambjentin Konfigurime/Zbritje analitike dhe zbritja totale e aplikuar ne fature e cila percaktohet ne opsionin Me Zbritje te fatures se shitjes. Zbitja totale mund te plotesohet ne perqindje ose ne vlefte. Menyre Pagese: Zgjidhet menyra sesi eshte likuiduar kjo fature: Mirebesim nese parate do paguhen me vone atehere zgjidhet ky opsion. Ne momentin e pageses do regjistrohet Mandat arketim /Urdher Xhirimi klienti; Kesh nese parate jane likuiduar ne menyre te menjehershme (ne dore) atehere ketu plotesohet dhe sasia e parave e likuiduar dhe shitesi pergjegjes per arketimin te cilit I ngarkohet dhe vlera e shitjes ne kontabilitet; Shitesi celet ne ambjentin Instrumenta/Perdorues & Aktore/Aktore me Kodin e tij identifikues, emrin, adresen, qytetin dhe llogarine kontabel (nje llogari e detajaur 467). Karte krediti nese eshte perdorur Karta te ndryshme krediti Cek nese eshte perdorur Ceku si menyre pagimi Trasportuesi: kjo fushe plotesohet per te identifikuar dhe trasportuesin ne faturen e shitjes. Ofrohet mundesia e printimit te fatures se shitjes. Pamja e fatures se shitjes eshte e konfigurueshme ne nivel perdoruesi dhe mund te modelohet me te dhenat qe duam te evidentojme. Kjo realizohet ne Konfigurime/Modelim fature. Rregjistrimi I fatures se shitjes pa Artikuj Ne ambjentin Rregjistrime/Fatura pa artikuj/Shitje realizohet rregjistrimi I sherbimeve qe kompania shet, e perdorshme ne rastet e e kompanive te sherbimeve dhe atyre kompanive qe se bashku me artikujt e shitur ofrojne dhe nje sherbim plotesues.

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

Menyra e plotesimit eshte e ngjashme me ate te fatures se shitjes me artikuj te shpjeguar me lart.

2. Kthimi I fatures se shitjes

Nje ambjent I vecante eshte ai per evidentimin e kthimeve te shitjeve per artikuj e kthyer mbrapsht nga klientet duke pakesuar vleren me te cilen kemi ngarkuar klientet ne fature dhe duke shtuar gjendjen e inventarit ne magazine. Kjo realizohet tek Rregjistrime/Kthim Fatura/Shitje. Rregjstrimi I nje kthimi shitje eshte I ngjashem me ate te fatures se shitjes por I kontabilizuar me vlera negative. Pjesa.

3. Gjenerimi I Raporteve
Gjenerohen automatikisht ne baze te dokumentacionit te rregjistruar nje grup raportesh te lidhura me ciklin e shitjes te nevojshme per manaxhimin e brendshem te kompanise dhe per qellime te raportimit te jashtem. Raporte Shitje ku me kryesoret jane Rregjistri analitik I blerjeve me artikuj, Rregjistri analitik I blerjeve pa artikuj, Libri I shitjeve (per zyren e tatimeve), Artikuj te shitur etj. Raporte klientet gjenerojne informacion mbi gjendjen e secilit klient ne menyre prograsive dhe ne cdo moment kohe. Raporte Marketingu te cilat gjenerojne informacion te nevojshem mbi shitjet te perdorshem nga departamentet e manaxhimit dhe marketingut te organizuara sipas informacioneve te ndryshme. Raporte Manaxheriale per manaxhimin e kompanise. dhe ky grup raportesh eshte I nevojshem

Moduli I likuiditeteve
Moduli I likuiditetit ofron mundesine e ndjekjes se likuiditeteve te kompanise te arkes dhe te bankes ne cdo moment kohe. Cikli i likuiditeteve kalon ne keto etapa: Konfigurimi I njesive te likuidimit Rregjistrime Banka Arka
Raportet mbi likuiditetet

1. Konfigurimi I njesive te likuidimit

Ne ambjentin Skedare/Njesi likujdimi/I Ri realizohet konfigurimi i arkave dhe bankave si dhe detajimi i tyre. Perdoruesi mund te cele njekohesisht 2 lloje likujdimi Arka ose Banka.

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

Arka Celja e njesise arkave behet ne varesi te arkave me te cilat kompania punon , dhe ne sejcilen prej tyre mund te detajohet ne njesi likujdimi sipas monedhave te ndryshme qe ajo punon. Banka Ne program do te celen te gjitha bankat me te cilat kompania ka marredhenie. Sejcila njesi banke detajohet ne nennjesite perkatese sipas llogarive qe ne kemi ne to .Menyra e celjes eshte e njejte ne te dy rastet, me poshte shpjegohet rasti I bankes.Gjate celjes se njesise kryesore te bankes plotesohet informacion mbi Kodin I cili eshte element identifikues (psh BKT), Pershkrimi emri I plote I bankes, Adresa, Tel, Kontakti, fushat e fundit jane fakultative. Ne ambjentin Nennjesi likuidimi/Shto behet detajimi I njesive te bankes (arkes) ne nennjesite perberese te saj. Emertimi percaktohet emri I nennjesise qe po celet qe sherben si kod identifikimi ne ambjentet e kerkimit. Llogari bankare vetem ne rastin e celjes se njesive te bankes. Monedha zgjidhet monedha ne te cilen do te raportohet kjo nennjesi likuidimi (ALL, EURO, USD) e cila do te jete dhe monedha e llogarise se arkes/bankes ne planin kontabel. Llogari kontabel ketu do te zgjidhet llogaria ne kontabilitet qe do ti perkase kesaj njesie likuidimi, e cila do te jete nje llogari e detajuar e grupit banka/arka. Me gjendje fillestare ky opsion lejon hedhjen e teprices fillestare te arkave/bankave

2. Rregjistri I dokumentave te bankes

Ne ambjentin Rregjistrime/Likuiditete/Banka realizohet rregjistrimi I cdo derdhje (hyrje likuiditeti ne llogari)apo terheqje (pagesa nepermjet bankes) nga secila llogari bankare. Ne pjesen e kokes se dokumentit percaktohet: Njesia e bankes ku behet derdhja(terheqja), Kursi per derdhjet(terheqjet) ne monedhe te huaj I cili mund te ndryshohet direkt me dubleclick tek Kursi, Data e dokumentit dhe Numri I identifikimit, Shuma e cila perafaqeson vleren totale qe po derdhet (terhiqet) dhe lloji I dokumentit te bankes Urdher xhirim klienti/Mandat arketim banke per derdhjet dhe Urdher xhirimi yne/Ceku yne per terheqjet. Ne pjesen e grides plotesohet informacioni si me poshte: Lloj subjekti ku dallojne 3 raste:

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

Klient/Furnitor

ne rastet kur derdhja (terheqja) behet nga nga nje klient (furnitor) dhe kur fatura e shitjes (blerjes) eshte rregjistruar me menyre pagese Mirebesim. ne kete rast eshte perdoruesi qe percakton llogarine kontabel qe do te kete si kundetparti veprimi. kjo perdoret kur derdhja (terheqja) behet direkt nga nje shites ose furnizues, ne rastet kur faturat e shitjes (blerjes) jane me menyre pagese Cash.

Llogari

Shites/Furnizues

Subjekti ne varesi te zgjedhjes se bere tek lloj subjekti nga lista qe afishohet do te zgjidhet klienti (furnitori)/llogaria/shitesi (furnizuesi) specifik. Ne rastin kur zgjedhim lloj subjekti Klient/Furnitor mund te realizohet dhe lidhja midis dokumentit te bankes (arkes) me faturen konkrete qe po likuidohet. Kjo realizohet ne fushen lloji dhe ne dritaren qe hapet zgjidhet dokumenti perkates qe do te likuidohet. Veprimet e bankes (arkes) mund te lidhen me fatura bleje, shitje, me fatura pa artikuj, kthime blerjesh apo shitjesh, detyrim fillestar te klientit (furnitorit) dhe me fatura te viteve te meparshme. Fushat Fature dhe Date gjenerohen automatikisht ne varesi te dokumentit te zgjedhur. Perdoruesi ploteson vetem vleften e seciles fature.

3. Rregjistrimi I dokumentave te arkes

Tek Rregjistrime/Likuiditete/Arka realizohet rregjistrimi i mandat arketimeve dhe pagesave qe justifikojne hyrjen dhe daljen e likuiditeteve nga arka. Menyra e plotesimit eshte e njejte me ate te dokumentave te bankes e shpjeguar me lart me ndryshimin e vetem qe eshte plotesimi I fushes Arketari I cili eshte celur ne program si aktor tek Instrumenta/Perdorues & Aktore/Aktore dhe Marresi/Dhenesi e cila plotesohet manualisht nga perdoruesi, te cilat jane te nevojshme gjate printimit te mandat arketimit ose pageses.

4. Gjenerimi I raporteve

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

Ne baze te dokumentacionit te rregjstruar programi gjeneron raporte te ndryshme per analiza dhe qellime te kontrollit te brendshem te likuiditeteve te kompanise ne cdo moment kohe. Ne ambjentin Raporte/Likuiditete/Arka ose Banka formatet e raporteve jane te ngjashme ne te dyja rastet. Raportet kryesore jane: Ditari I plote, Ditari klasik, Derdhjet, Terheqjet, Permbledhese e Bankes/Arkes.

Moduli - Liste pagesat

Moduli I liste pagesave eshte nje nder modulet me fleksibel qe programi ofron per perdoruesit e saj. Moduli I liste pagesave ka disa perparesi, disa prej tyre jane : 1. Percaktimin e struktures administrative. Ne ambientin Skedare/Struktura Administrative cdo perdorues mund te krijoje nje strukture analitike me departamentet dhe per secilin prej tyre mund te krijoj sektoret e tij.. Duke celur ne program nje strukture administrative si psh Dep I Shitjes , Dep I Magazinim Prodhimit, Adminstrata, kjo strukture te lejon qe gjate regjistrimit te liste pagesave te regjistrohen aq liste pagesa sa departamente apo sektore jane, ne kete menyre edhe kontabilizimi I tyre por edhe gjenerimi I raporteve te liste pagesave eshte I ndare nga departament dhe sektore. Nje nga elementet e vecante te ndertimit te struktures administrative eshte opsioni Si nenllogari I cili mundeson kontabilizimin ne llogari te detajuar a per secilin department. Ne kete rast llogarite qe preken ne kontabilizimin e listepageses marrin si prapashtese ID e departamentit. 2. Percaktimin e listes se punonjesve me perkatesisht gjeneralitetet e tyre Hapi I dyte ne modulin e liste pagesave, pas celjes se Struktures administrative vjen celja e punonjesve, gjate celjes se tyre ne Ambientin Konfigurime/Punonjes per cdo punonjes percaktohen gjeneralitet e tij, informacione si Emer, atesi, mbiemer, datelindja, qyteti, Numri I Sigurimeve Shoqerore ( I cili do te perdoret per gjenerimin e raporteve per zyrat e ISSH), Numri I llogarise Bankare (I cili do te perdoret per gjenerimin e nje raporti Liste pagese banka te cilin cdo njesi ekonomike e dorezon prane Institucioneve financiare ne fund te cdo muaji per pagesen e pagave). 3. Percaktimi I te dhenave specifike per cdo punonjes

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

Me te dhena specifike ne program nenkuptohet nje e dhene e cila eshte e ndryshme per secilin punonjes, psh po supozojme se paga baze eshte e ndryshme per cdo punonjes, keto te dhena specifike do te sherbejne per llogaritjen e liste pagesave. Konfigurimi I komponenteve specifike behet tek ambienti Konfigurime/Paga/Paga Baza. Ne kete ambiente mund te shtohen/konfigurohen/fshihen komponente te ndryshem te cilet do te sherbejne per llogaritjen e liste pageses, disa komponente specifike jane Paga baze I cili eshte nje komponente I tipit NR (numer vlere qe vendoset manualisht nga perdoruesi ne momentin qe celet nje punonjes), Shtese Vjetersie komponente I tipit FOR (formule vlere e cila llogaritet ne menyre automatike nga programi me ane te nje formule (PB*VT*1/100), formulat ne cdo komponente jane te editueshme, pra jane te ndryshueshme nga ana e perdoruesit) 4. Percaktimin e pozicionimit te cdo punonjesi ne departamentet dhe sektoret perkates Gjate celjes se punonjesve ne ambientin Konfigurime/Punonjes percaktohet edhe pozicionimi I ketij punonjesi ne strukturen administrative te celur ne piken 1. Ne kete moment informacione te tjera te nevojshme jane edhe Detyra (inforamcion I nevojshem I cili do te perdoret per te gjeneruar raportet per zyrat e ISSH), tjeter informacion I nevojshem eshte edhe Data e Nisjes dhe largimit nga puna informacione keto te nevojshem per gjenerimin e raportit te Punonjes te Punesuar rishtazi dhe atyre te larguar. 5. Percaktimin e Shtesave dhe Ndalesave sipas nevojave dhe kerkesave te perdoruesve Per percaktimin e Komponenteve te

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

tipit Shtesa apo Ndalesa konfigurohen ne ambientin Konfigurime/Paga/Liste Pagesa. Ne kete ambiente cdo perdoruesi te ketij moduli I jepet e drejta te Shtoje/Modifikoje/Fshije komponente te ndryshem. Nje vecori ne kete ambiente eshte edhe percaktimi I cdo komponenti si NR, FOR apo TAB, te detajuara keto komponente mund te jene Nr numer apo vlere e vendosur manualisht nga perdoruesi, FOR komponente I cili merr vlere nga nje formule psh Paga Bruto (komponente I tipit For-formule, I cili varet nga parametri dite pune), TAB vlera e komponentit varet nga nje tabele psh komponentet si Sigurimet e Punonjesve apo te nderrmarrjes per te cilet vlera e tyre varet nga tabela e normave te sigurimeve (tabela te cilat gjenden tek ambienti Instrumenta/Struktura Page/Sigurimet). 6. Fleksibilitet ndaj ndryshimeve ne legjislacion apo tabelave te sigurimeve Per cdo nrdryshim qe ndoth ne legjislacion ose ne normat e sigurimeve, moduli I liste pagesave ofron fleksibilitet , tek Ambientet Instrumenta/Struktura Page/ Sigurimet, Ambientet Instrumenta/Struktura Page/ Tatim mbi Pagen, gjenden tabela e sigurimeve (ne kete tabele vendosen si paga maksimale dhe minimale mbi te cilen llogaritet kontributet), si dhe tabela e tatimit mbi pagen. Te dyja keto ambiente jane shume te lehta per tu ndryshuar dhe per tu konfiguruara. 7. Rregjistrimi I listepageses

Ne ambjentin Rregjistrime\Listepagesa behet rregjistrimi dhe kontabilizimi I listepageses se biznesit. Rregjistrimi I listepageses mund te behet: Ne total per te gjithe punonjesit e kompanise ose e detajaur per secilin department dhe sektor. Mujore ose sipas 15 diteshave. Ne monedhen baze (LEK) ose ne monedhe te huaj.

8. Gjenerimin te raporteve zyrtare per raportim tek deget e ISSH , si dhe raporte te tjera per raportim te brendshem Moduli I liste pagesave ne program ofron edhe nje seri raportesh te vecanta si per raportim zyrtar po ashtu edhe per raportim te brendshem. Programi gjeneron raportin e Sigurimeve Shoqerore dhe Shendetesore si dhe Tatimin mbi pagen raport me formatin zyrtar te kerkuar nga ISSH, gjeneron raportin Punonjes te punesuar rishtazi dhe atyre te larguar - serish format zyrtar I kerkuar nga ISSH, Raportin e Liste pagese Banka raport I cili eshte I

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

detyrueshem per tu paraqitur prane institucioneve financiare per pagesen e pagave kundrejt punonjesve etj.

Moduli i Inventarve
Nje nga modulet me te perdorura te Alphes eshte ai I inventarit I cili I lejon perdoruesve rregjistrimin e dokumentacionit perkates te magazinave dhe kontrollin ne kohe reale te gjendjes se artikujve dhe magazinave te kompanise. Cikli I inventarit ne program do te kaloje ne keto etapa: Konfigurimi I magazinave Konfigurimi I artikujve Rregjistrimi I dokumentave te magazines Me poshte shpjegohen informacioni I nevojshem ne cdo etape.

1. Konfigurimi I Magazinave
Ne ambjentin Skedare/Njesi administrative behet organizimi administrativ I ndermarrjes ne perputhje me aktivitetin e saj. Ne kete ambjent perdoruesi cel magazinat, pikat e furnizimit dhe te shitjes te nevojshme ne rregjistrimet e mevonshme te hyrje/daljeve nga magazina dhe blerje/shitjeve. Ne rastin e konfigurimit te magazinave perdoruesi zgjedh llojin Magazine dhe ploteson informacion mbi Kodin, I cili do te jete kod unik per secilen magazine, Pershkrimi, Vendodhja, Kontakti. Ne Opsione Magazine percaktohet: Metode Inventarizimi e cila ndikon ne formen e kontabilizimit te dokumentave te magazines dhe mund te jete : I ndermjetem (Hapje) ne kete rast do te perdoret inventarizimi periodik I magazines. Hyrjet/ daljet e magazines do te prekin vetem sasine fizike te artikujve ne magazine dhe nuk do te kontabilzohen. I vazhdueshem ne kete rast kemi inventarizim te vazhdueshem ku te gjitha hyrje/daljet do te prekin dhe llogarite perkatese inventariale ne kontabilitet. Inventar ky opsion perdoret ne rastet kur kompania kryen nje inventarizim fizik te magazines. Ne kete rast programi e ben kete magazine inaktive ne menyre qe te mos kryen gabimisht veprime me te. Si pike shitje/furnizmi nqs zgjidhet ky opsion magazina e celur do te sherbeje njekohesisht dhe si pike shitje dhe furnizimi ne program nga ku te rregjistrohen faturat e blerjes dhe te shitjes. Pa ndjekje gjendje ky opsion lejon qe te rregjistrohen daljet nga magazina dhe kur artikujt nuk kane gjendje reale ne magazine duke lejuar kalimin e magazines me gjendje negative. Ne rastin e perdorimit te ketij opsioni cmimi mesatar I magazines nuk del I sakte dhe ka nevoje per rivleresim te magazines tek Instrumenta/Inventari/Rivleresim magazine.

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

2. Konfigurimi I artikujve
Programi lejon celjen e listes se gjithe artikujve te cdo magazine me te dhenat identifikuese te tyre duke lejuar ndjekjen e gjendjes se secilit artikullit neper magazina. Perpara celjes se karteles se artikullit kalohet ne disa hapa paraprake qe lejojne grupimin dhe shtimin e informacioneve plotesuese mbi artikujt. A. Grup/Nengrupe te artikujve Ne Skedare/Grup & Njesi Artikulli/Grup & Nengrupe/Artikuj qarkullues realizohet grupimi I artikujve ne grupe dhe nengrupe mbi bazen e nje informacioni dallues. Kjo perdoret per gjenerimin e analizave te detajuara per qellime te kontrollit te brendshem si dhe per filtra kerkimi ne raportet e gjeneruara nga Alpha. B. Njesite e matjes se artikujve Ne ambjentin Skedare/Grup & Njesi Artikulli/Njesi matje celen te gjitha njesite e ndryshme te matjes se artikujve, te cilat me pas do te mund te zgjidhen ne Konfigurime/Artikuj. Perdoruesi mund te shtoje te gjitha njesite qe I nevojiten gjate punes se tij plus atyre qe jane default ne program(cope, kg, liter). C. Kodifikimi I artikujve Skedare/Grupe & Njesi Artikulli/Kodifikim artikulli sherben per te celur karakteristika te tjera fizike mbi artikullin ne varesi te tipareve te seciles kompani. Kodifikimet celen ne formen e nje peme dhe mund te detajohen maksimalisht deri ne 5 nivele. Dhe opsioni I kodifikimit sherben si filter ne menyren e gjenerimit te raporteve ne program.
D. Detajimi i Artikullit

Skedare/Grupe & Njesi Artikulli/Detajim Artikulli perdoret per te celur karakteristika te tjera mbi artikujt. Perdoret ne rastet e kompanive tregtare per ato

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

artikuj qe kane te njeten natyre tregtimi dhe karakteristika por forma, masa apo elemente te tjere dallues qe nuk jane themelore. (Psh I njejti artikull bluze por me detajime small, medium, large.) Detajimi celet me kodin specifik dhe pershkrimin e tij. E. Nivelet e TVSH-se Ne Skedare/Grupe & Njesi Artikulli/Nivele TVSH mund te celen nivelet e ndryshme te TVSH-se me % te ndryshme nga 20%. Keto nivele do te lidhen me artikujt ne Konfigurime/Artikuj qarkullues/I ri ne menyre qe te gjtiha veprimet e lidhura me kete artikull shitje/blerje te llogariten mbi TVSH-ne e artikullit. F. Konfigurimi I karteles se artikullit Ne ambjentin Konfigurime/Artikuj/Qarkullues/I Ri realizohet celja e karteles se secilit artikull me te dhenat identifikuese te tij, e cila lejon ndjekjen ne detaje te levizjeve fizike te artikujve qe nga momenti I blerjes dhe hyrjes ne magazine, levizja nga nje magazine ne tjetren dhe deri tek moment I shitjes. Perdoruesi mund te cele kartela te vecanta qofte per artikujt mallra, prodhim ose sherbim, me te dhenat dalluese per artikujt qe nuk ndryshojne gajte veprimeve me to. Konfigurimi I artikujve eshte I ndare ne 3 pjese: Kartela Ne kete pjese rregjistrohen informacione te pergjithshme mbi artikullin si Kodi,Referenca, Kodbari i artikullit , Kodi doganor Pershkrimi i artikulli. Aktiv Te qenit aktiv do te thote qe artikulli do te shfaqet ne te gjitha listat e kerkimit dhe raporet perkates. Jo Aktiv, qe do te thote qe ky artikull nuk shfaqet me ne listen e kerkimit te artikujve, por ai do te vazhdoje te shfaqet ne raporte ne rast se ka gjendje te mbetur ne magazine. Klasa Ne varesi te artikullit specifik qe do celi perdoruesi mund te zgjedh nje nga opsioent e meposhtme. Inventar , Prodhim ,Sherbim ,I perbere ,I pastokueshem Magazina :Plotesohet me magazinen fillestare ne te cilen vendoset artikulli duke e zgjedhur nga lupa, por qe nuk kushtezon hyrjen apo daljen e artikujve dhe nga magazina te tjera gjate rregjistrimeve. Njesia Baze dhe Njesia II e Matjes:programi lejon konfigurimin e artikujve me 2 njesi te ndryshme

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

matje te celura tek Skedare/Grup & Njesi artikulli/Njesi matje dhe kryerjen e rregjistrimeve me nje nga 2 njesite. Metode Kostoje : Ne program jane funksionale keto metoda trajtimi te Inventarit :1)Metoda FIFO 2)Metoda e Cmimit Mesatar Vlefta ,Pesha ,Kodifikimi , Niv eli i TVSH-se ,Fusha Shtese etj Llogarite ne kete ambjent percaktohen llogarite qe do te preken ne kontabilitet gjate veprimeve me kete artikull. G. Cmimet e shitjes Ne ambjentin Konfigurime/Cmime shitje lejon caktimin e cmimeve te shitjes se secilit artikull dhe krahasimin e tyre me cmimet e blerjes e perdorshme sidomos ne aktivitetet tregtare. Caktimimi I cmimeve te shitjes lejon qe gjate selektimit te artikullit ne faturen e shitjes cmimi I shitjes te gjenerohet automatikisht nga programi.

3.

Hyrja e artikujve ne magazine

Ambjenti I magazines lejon perdoruesin te ndjeke te gjitha levizjet e artikujve nga blerjet e shitjet apo levizjet ne magazine. Tek Rregjistrime/Magazina/Hyrje rregjistrohen te gjithe dokumentat e hyrjeve te artikujve ne magazine qe vijne per arsye te ndryshme. Ne opsionin Hyrje nga mund te zgjidhet nje nga keto alternative: Nga blerje :e cila perdoret per ato dokumenta te hyrjes qe shoqerojne nje fature blerje te rregjsitruar pa opsionin Si dok magazine. Nga magazine per hyrjet qe vijne si levizje nga nje magazine tjeter. Ne kete rast zgjidhet ne fushen Destinacioni dhe magazina tjeter nga po merren artikjt. Nga prodhimi ne rastin e nje hyrje artikujsh qe vjen nga procesi I prodhimit. Hyrje fillestare e cila perdoret vetem ne rastin e hedhjes se inventarit fillestar te kompanise. Llogari rast ne te cilen perdoruesi vendos vete llogarine ne kontabilitet te ciles do ti ngarkoj kete hyrje.

4. Dalja e artikujve nga magazine

Rregjistrime/Magazina/Dalje sherben per te evidentuar shkarkimin e magazines sipas dokumentave te vecante. Ne opsionin Dalje nga mund te zgjidhet nje nga keto alternative:

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

Shitje e cila perdoret per ato

dokumenta dalje qe shoqerojne nje fature shitje te rregjistruar pa opsionin Si dok magazine. Nga magazina per levizjet nga nje magazine tjeter Per prodhim ne rastin e daljeve te lendeve te para per procesin e prodhimit. Llogari per daljet qe perdoruesi ja ngarkon nje llogarie te zgjedhur prej tij ne kontabilitet.

5. Gjenerimi I Raporteve
Qellimi final I modulit te inventarit eshte ndjekja ne kohe reale e gjendjes se artikujve ne magazine. Disa nga raportet me te perdorshem tek Raporte/Magazina jane: Rregjistri analitk I magazines, Gjendja e magazines, Gjendja e artikujve, Kartela e artikullit, Gjendja e artikujve e permbledhur etj. Raporte te vecanta jane Gjendja e artikuj minimum, Gjendja e artikujve maximum, Artikuj me gjendje negative, Gjendja e magazines sipas detajimeve te artikujve te cilat varen nga opsionet e e zgjedhura tek konfigurimi I magazinave dhe artikujve.

MODULI I PRODHIMIT
Moduli i prodhimit eshte nje nga modulet me te gjera ne ALPHA Platinium, i cili I lejon perdoruesve evidentimin e te gjitha etapave te nje cikli prodhimi. Etapat per ndertimin e nje cikli prodhimi ne program jane si me poshte: I. Ndertimi i njesive administrative Ne ambjentin Skedare/Njesi administrative perdoruesi krijon strukturen e njesive te veta te prodhimit, duke celur cdo repart apo sektor prodhimi si nje njesi prodhimi ne program. Celja e njesive te vecanta te prodhimit eshte e domosdoshme ne momentin e rregjitrimeve te hyrje/daljeve nga prodhimi dhe per mundesine e gjenerimit te raporteve te prodhimit te detajaura sipas njesive te ndryshme. Karakteristike gjate celjes eshte mundesia e percaktimit te metodes se

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

inventarizimit, mundesia e percaktimit nga perdoruesi te llogarive qe do te preken gjate procesit te prodhimit duke percaktuar ne kete menyre vete perdoruesi skemat e kontabilizimit ne ciklin e prodhimit dhe opsioni per te operuar me njesite e prodhimit pa ndjekje gjendje ,I cili I lejon perdoruesit rregjistrimin ne kah te kundert te daljeve te produktit te gatshem nga prodhimi e me pas te hyrjeve te lendeve te para duke shkarkuar njesine e prodhimit nga produktet dhe pa I pasur realisht gjendje recepturat e nevojshme per prodhimin e tyre. Ketu behet dhe celja e magazinave ne varesi te struktures se organizimit te nje firme prodhuese dhe etapave te magazinimit te produktit. Ne rastin e nje aktiviteti prodhues minimalisht do te celen dy magazina: magazina e lendeve te para dhe ajo e produktit te gatshem. II. Percaktimi I listes se artikujve Hapi I dyte eshte celja e karteles se secilit artikull objekt I procesit te prodhimit, kjo realizohet tek ambjenti Konfigurime/Artikuj Qarkullues/I ri. Ne kete ambjent perdoruesi krijon kartelat me te dhenat identifikuese te secilit artikullit qofte lende te para ne procesin e prodhimit apo produkte te gatshme objekt final I ciklit te prodhimit. Celja e karteles se nje artikulli lende e pare Ketu do te celen te gjitha llojet e materialeve te para, ndihmese etj qe futen ne proces perpunimi. Ne kete ambjent nen zerin kartela do te percaktohen te dhenat identifikuese te artikullit kodi specifik I tij, referenca, pershkrimi, magazina, klasa inventar, njesite e matjes, karakteristika plus mbi grupin dhe nengrupin ne te cilin perfshihet, kodifikimin etj. Ne nenzerin llogarite behet dhe percaktimi I tipit te inventarit ne te cilen ben pjese artikulli per te bere lidhjen me skemen e kontabilizimit. Celja e karteles se produkteve Perdoruesi mund te cele si artikuj te klases prodhim produktet e ndermjetem si dhe produktet perfundimtare te nje procesi prodhimi. Elementet qe diferencojne konfigurimin e nje artikulli prodhim nga ajo e nje lende te pare kane te bejne me: klasen ne te cilen do te grupohet artikulli e cila ne kete rast do te jete prodhim, percaktimin e VLERES kostos se parashikuar te prodhimit element I cili merr vlere te vecante ne rastin kur artikulli prodhim celet pa recepturat perberese te tij meqenese kjo do te jete kosto e daljes nga prodhimi dhe e mbajtjes ne magazine, si dhe llogarite kontabel te lidhura me kete artikull. Gjate konfigurimit te artikujve prodhim dallohen dy raste: 1) artikuj prodhim te celur me receptura dhe 2) artikuj prodhim pa receptura. Percaktimi I recepturave do te behet per ato lloj aktivitetesh prodhuese te cilat kane koeficente te perberesve apo recepturave te perdorura fikse dhe lehtesisht te percaktueshme.

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

III. Hyrja e recepturave ne procesin e prodhimit Etapa e trete e ciklit te prodhimit eshte rregjistrimi I flete hyrjes ne prodhim neambjentin Rregjistrime /Prodhimi/ Hyrje prodhimi, e cila ngarkon njesine e prodhimit me sasine e lendeve te para dhe materialeve te tjera te nevojshme per procesin e prodhimit. Llojet e flete hyrjeve ne prodhim jane 4: Nga blerje: e cila ben hyrjen e materialeve ne njesine e prodhimit direkt nga procesi I blerjes pa kaluar paraprakisht ne nje etape magazinimi. Nga magazina: ne kete rast behet ngarkimi I njesise se prodhimit me materialet dhe automatikisht shkarkohet ne program magazina ne te cilen ndodhen dhe artikujt hyjne ne njesine e prodhimit me koston mesatare qe kane ne magazine. Nga prodhimi: ky opsion mund te perdoret ne rastet e cikleve te prodhimit me disa hallka ku nje produkt I ndermjetem kalon ne nje faze te dyte perpunimi ne te njejten njesi apo ne ne njesi tjeter prodhimi pa kaluar ne process magazinimi. Te tjera: perdoret ne raste specifike, kur materialet mund te merren ne forme dhurate apo per rregjistrimin e procesverbaleve per diferenca ne sasi etj. IV. Dalja e produkteve nga procesi i prodhimit Ne perfundim te procesit te prodhimit behet dhe shkarkimi I njesise se prodhimit nga produktet e prodhuara dhe recepturat e perdorura per prodhimin e tyre. Kjo realizohet ne ambjentin Rregjistrime/ Prodhimi/Dalje prodhimi. Opsionet per rregjistrimin e nje flete dalje prodhimi jane si me poshte: Prodhim produkti: I cili perdoret ne ciklet e prodhimit me disa hallka te njepasnjeshme. Ne kete rast artikulli prodhim ka perfunduar nje faze perpunimi dhe lihet stok ne njesine e prodhimit per te kaluar ne fazat e metejshme.

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

Dalje produkti: ne kete rast produkti I cili eshte prodhuar paraprakisht behet dalje nga njesia e prodhimit duke e shkarkuar ate vetem fizikisht. Prodhim dhe dalje produkti: e cila permbledh 2 pikat e mesiperme duke realizuar paralelisht prodhimin dhe shkarkimin e njesise se prodhimit nga produkti I prodhuar me te njejtat alternative daljeje per shitje, magazine, prodhim apo llogari. Konsum lende e para (e shtjelluar me poshte). Nje element I rendesishem per tu pasur parasysh ne ciklin e prodhimit eshte dallimi qe programi ben midis produkteve te celura me receptura dhe atyre pa receptura,te permendur ne piken 3. Ne rastin e nje produkti te konfiguruar me receptura ne momentin e rregjistrimit te flete daljes nga prodhimi programi ben automatikisht dhe shkarkimin e recepturave te perdorura per realizimin e produktit duke perfshire ketu materialet dhe shpenzimet e tjera.Ndersa ne rastin e nje produkti te celur pa receptura flete dalja e prodhimit shkarkon njesine e prodhimit vetem per produktin e prodhuar, duke e mbajtur njesine e prodhimit te ngarkuar ende me recepturat e bera hyrje. Per te perfunduar ciklin e prodhimit ne kete rast do te rregjistrohet dhe nje flete dalje e dyte prodhimi me opsionin Konsum lende e pare duke shkarkuar njesine e prodhimit nga materialet e konsumuara per prodhimin e produktit. V. Gjenerimi i raporteve te prodhimit Moduli I prodhimit ne program siguron gjenerimin automatik te disa raporteve te nevojshme per menaxhimin e brendshem te ciklit te prodhimit. Disa nga raportet me te rendesishme jane: Produkt I prodhuar, Kartela e artikjve ne prodhim me levizjet e detajuara te kryera me secilin artikull, Konsumi I lendeve sipas produkteve qe ofron nje analize te shkalles se konsumit te recepturave nga secili produkt, Gjendja e artikujve ne prodhim I cili pasqyron lendet e para apo recepturat ende te pranishme ne njesite e prodhimit, si dhe shume raporte te tjera.

Konkluzione
1. Automatizim i regjistrimit te dokumentave 2. Gjenerimi i raporteve 3. Siguria e ruajtes se te dhenave 4. Fleksibilitet ne konfigurimin e ndermarrjes sipas nevojave te biznesit. 5. Aksesim i te dhenave ne menyre paralele reale. 6. Caktim i roleve te perdoruesve dhe te drejtave te ambjenteve ku ato punojne.

Trajtimi i moduleve ne nje sistem ERP desktop

7. Marrje e informacionit ne kohe reale mbi gjendjen e biznesit 8. Automatizimi i mbylljes se periudhes kontabel

Referenca :
Platinium

Si shembull i nje sistemi ERP eshte marre Alpha