1 Comitetul de audit Referint a sistemului de comunicare financiar

nc de la marea criz economic de la nceputul anilor 30, nevoia de a crete gradul de transparen i de control al acurateei informaiilor din situaiile financiare a devenit tot mai pregnant. Comitetul de Audit este un comitet operativ sau consultativ, intalnit indeosebi in companiile publice (inclusiv cotate pe Bursa) de dimensiuni mari si medii, si are rol de supervizare si valorificare a activitatii de audit. Printre elementele cheie ale raportrii financiare se afl si comitetul de audit. Acest termen este din ce n ce mai vehiculat i n Romnia. Exigenele legate de globalizare i ptrunderea a ct mai multor corporaii international n mediul de afaceri autohton, precum i de ncercarea de a stimula bursa i investitorii n general au determinat introducerea conceptului i funciei de comitet de audit i n ara noastr. Pentru unii manageri aceast noiune este consideratpuin abstract, iar pentru alii rolul unui comitet nu este foarte clar. Avnd n vedere faptul c i investitorii trebuie s aib cunotiin de acest termen, am considerat necesar o prezentare succint care s cuprind att elementele teoretice, dar i practice referitoare la activitatea unui comitet de audit. Pentru realizarea acestei etalri s-au urmrit n principal aspect cu character general n ceea ce privete definirea i rolul comitetului de audit. S-a pus accentul pe elementele prezentate n Codurile de Cea mai Bun Practic, precum Combined Code, Smith Code etc, care ofer informaii detaliate cu privire la componena, atribuiile i funcionarea unui comitet dde audit. Referitor la elementele de natur practic, s-a apelat la experiena dezvoltat de-a lungul timpului de ctre Institutul American al Contabililor Autorizai (AICPA). Pe baza cercetrilor efectuate de aceast instituie, n partea a doua a stadiului se prezint elemente care in de activitatea practic a unui comitet de audit, cu scopul de a sporigradul de inelegere al acestui department n cadrul unei corporaii. Informaiile obinute din diverse surse au fost astfel compilate i segmentate nct s se prezinte o imagine clar, sintetic, dar n acelai timp bogat n informaii, asupra rolului i responsabilitiilor unui comitet de audit.

Elementul esential n guvernana corporativ

Termenul de comitet de audit a fost pentru prima data introdus de bursa de la New YorkNew York Stock Exchange (NYSE) n anul 1939. Mai trziu, n anul 1972,comisia SUA de valori mobiliare US SEC recomand ca societile listate la bursa s aib un comitet de audit, format din directori non-executivi, iar in 1979 NYSE impune drept cerin de listare ca toi membrii unui comitet dde audit al unei societi listate s fie independent. n februarie 1999, comitetele de audit au fost n atenia publicului, crerii unui comitet format din personae din cadrul NZSE, NASDAQ, companii publice i societii de expertiz contabil din SUA. Acetia au realizat un raport i Recomandri al Comitetului Blue Ribbon n vederea mbunteirilor Eficienei Comitetului de Audit. Raportul sublinia rolul crucial pe care l are comitetul de audit n raportarea financiar.

Istoria recent a comitetului de audit este strns legat de scandalurile din SUA-Enron, Worldcom, Adelphia etc. La baza procesului de raportare financiar este comitetul dde audit al unei corporaii. nca de la nceputurile lor, comitetele de audit au avut responsabiliti stabilite prin lege, ns, dup scandalul Enron, acestora li s-au dat responsabiliti sporite prin Actul Sarbanes-Oxley din 2002. Astfel, au luat natere Coduri de Cea Mai Bun Practic, care sunt unelte importante n reforma guvernanei corporative, care sporesc gradul de responsabilizare al celor implicate n guvernana corporativ. Acestea variaz de la Coduri voluntare-precum cele bazate pe principiile OECD, Organizaia pentru Cooperare i Dezvoltare Economica, pn la coduri care sunt inserate n regulamentele pieelor de capital Combine Code n Regatul Unit al Marii Britanii sau Sarbanes Oxley Act n Statele Unite ale Americii. Pentru a nelege necesitatea existenei, definiia, rolul i responsabilitile comitetului de audit trebuie s pornim de la conceptul de guvernan corporativ. Aceasta nu are deocamdat o definiie sigur i unanim acceptat. Este definit n literatura de specialitate drept comportamentul etic corporatist al directorilor i al celorlalte persoane responsabile de guvernan ntr-o ntreprindere, n crearea de bunstare pentru toi cei afectai de activitatea companiei, sau un termen general care descrie modul n care drepturile i responsabilitile sunt divizate ntre management i acionari, ntr-un sens mai larg, poate fi definit ca i o relaie a companiei cu societatea. Obiectivul final este acela de a spori pe termen lung valoarea investiiei acionarilor, prin imbuntairea performanei economice. Acestea se realizeaz prin: - Integritate n activitatea desfurat; - Respectarea regulilor, procedurilor si legislaiei; - Asigurarea unei bune reputaii i ncredere n vederea atragerii de investiii viitoare. Elementele menionate anterior se reflect prin modul n care cei responsabili de guvernan urmresc s ating obiectivele corporaiei i s creeze un echilibru ntre obiectivele acesteia i cele ale societii n general. Cerinele guvernanei corporatiste menioneaz comitete precum cele: de audit, de nominalizare, de remunerare.

Componen a comitetului de audit.

n timp ce reglementrile britanice cer o componen integral format din directori neexecutivi i independeni, cadru autohton stipuleaz aceast cerin doar pentru companiile care posed un model unitar de guvernan corporativ. O lacun a cadrului de reglementare autohton vizeaz in special compoziia comitetului de audit la nivelul societilor cotate la BVB, crora legislaia le impune modelul dualist, ceea ce implic doar o majoritate a membrilor independeni neexecutivi. n primul rnd, reglementrile romneti sunt ambigue. Este adevrat ca legea 31 precizeaz ca n componena consiliului de supraveghere trebuie s aib acces doar membrii independeni, nonexecutivi i, dat fiind faptul c din rndul acestora se formeaz comitetul de audit, se poate presupune implicit c acest comitet este 100% independent si neexecutivi. Cu toate acestea, revenind intr-un paragraf distinct cu prevederea c majoritatea membrilor din comitetul de audit s fie neexecutivi iindependeni,implic posibilitatea de a

ataa comitetului de audit i membri executivi, neindependeni. Astfel, unul sau mai multi directori executivi prezeni n calitate de membri n structurile comitetului de audit, dei n minoritate pot influena att activitile i deciziile comitetului, ct i independena auditorilor interni, mai ales atunci cnd acetia raporteaz deficienele constatate n urma misiunilor derulate asupra activitilor financiare.

Numirea membrilor comitetului de audit i mandatul acestora.

De aceast dat cadrul de guvernan romnesc este complet incoerent si se deprteaz mult de prevederile celui britanic. n timp ce Legea 31 prevede ca procedur pentru numirea membrilor comitetului de audit propunerile formulate de consiliul de administraie/supraveghere validate de alegerea/decizia acionarilor, Codul BVB nu are nici o prevedere n acest sens, iar ghidul BVB atribuie consiliului de administraie decizia de numire. Dincolo de contradicia creat cu Legea 3, n opoziie cu reglementrile britanice, comitetul de nominalizare nu-i revine nici o atribuie n acest sens, ceea ce nu este firesc. Ar fi de dorit ca nominalizarea formulat de ctre comitetul de nominalizare s se realizeze pe baza propunerilor avansate de ctre consiliul i comitetul de audit, iar validarea s fie realizat de consiliul de administraie/supraveghere sau, mai potrivit, de ctre acionari.

Resursele disponibile comitetului de audit.

n timp ce reglementrile britanice sunt suficient de detaliate cu privire la acest aspect, cadrul de guvernan romnesc nu abordeaz problematica resurselor dect printr-o fraz lapidar. Cum ar putea s-i ndeplineasc misiunea comitetul de audit dac aspectele legate de asigurarea resurselor financiare, materiale si llogistice nu sunt stipulate cu claritate n cadrul de guvernan?!

Obligativitatea existen ei comitetului de audit

Din nou, cadrul de reglementare autohton este contradictoriu. n timp ce Legea 31 oblig toate companiile ale cror situaii financiare sunt auditate extern s nfiineze comitetul de audit, ghidul BVB conine o prevedere care las s se neleag c, de fapt, nu ar fi obligatorie existena comitetului de audit, determinarea necesitii de a nfiina unul revenindu-i consiliului de administraie/supraveghere. Dac analizm aceast prevedere n corelaie cu observaiile de la punctul precedent, companiilor le sunt lsate la ndemn mecanisme de evitare a nfiinrii uneia dintre structurile cheie ale guvernanei corporative: insuficiena resurselor financiare, materiale, umane logistice, mpiedic in mod obiectiv consiliul s decid n favoarea nfiinrii unui comitet de audit.

Independen a membrilor comitetului de audit. ~

3

n timp ce majoritatea prevederilor romneti privitoare la testul de independent al membrilor comitetului de audit sunt compatibile cu cerinele britanice, unul dintre criteriile de evaluare a independenei este contradictoriu, anume: s nu fi fost membru neexecutiv al consiliului de administraie/supraveghere al societii pe o perioad mai mare de trei mandate. Dar aceeai lege prevede, la un alt paragraf, posibilitatea de a deine cinci mandate! Astfel s-ar nelege logic c, dup expirarea celor trei mandate, o persoan poate continua s fie membru n comitetul de audit; dar i pierde calitatea de membru n consiliul de administraie/supraveghere. Dar nici acest raionament nu poate rmne valid atta vreme ct legea prevede i c membrii comitetului de audit se aleg din rndul membrilor consiliului! Astfel, singurele soluii logice rmase sunt fie de a interpreta aceste prevederi legate drept de o limitare a numrului de mandate la trei sau de o preluare ad-litteram a prevederilor britanice, fr a le corela cu celelalte articole din reglementare.

Rolul i responsabilitile comitetului de audit

n conformitate cu precizrile Codului combinat, consiliul de administraie are responsabilitatea de a stabili un comitet de audit format din cel puin trei membri, care sunt membri non-executivi independent. Pentru a fi independent, un membru al comitetului de audit nu trebuie s aib relaii cu compania care ar interfera cu exercitarea unei judeci independente i s nu fi lucrat n companie n ultimi trei ani. n funcie de dimensiunea corporaiei, comitetul poate avea pn la cinci membri. Este recomandabil ca acetia s aib experien, vrst n domeniul de activitate n care operreaz corporaia. Cel puin unul dintre membri trebuie s aib experien i cunotiine solide n domeniul financiar. n ghidul Smith se precizeaz c preedintele consiliului de supraveghere nu poate fi membru n comitetul de audit. Propunerile pentru membrii comitetului se fac de ctre comitetul de nominalizare, dar responsabilitatea alegerii acestora revine consiliului director. Mandatul uni membru se face, dde rregul, pe o perioad de pn la trei ani, dar nu trebuie s depeasc mai mault de trei mandate a cte trei ani. Companiile trebuie s asigure training i seminarii de formare profesional continua membrilor, pentru a se asigura c acetia cunosc n detaliu obligaiile i responsabilitile comitetului, precum i cele mai relevante aspect financiar contabile. ntalnirile comitetului se stabilesc de ctre directorul comitetului, n consultare cu secretarul general al corporaiei. Este recomandabil s existe suficiente ntlniri n cursul unui an, astfel nct s se poat atinge toate obiectivele stabilite i s se ndeplineasc toate responsabilitile comitetului. Mai multe detalii privind discuiile de la ntlnirile comitetului sunt prezentate n partea a doua a studiului, prin detalierea termenului de sesiune executive. Corporaia trebuie s pun la dispoziia membrilor comitetului resurse suficiente pentru a-i desfura activitatea. Acetia trebuie s aib acces la serviciile oferite de secretariatul companiei, incluznd: asistarea directorului consiliului director n a ntocmi programul

comitetului de audit, ntocmirea de grafice i rapoarte. Secretarul general trebuie s se asigure c fiecare membru al comitetului primete informaii pertinente i c se acord atenie aspectelor identificate de acetia. De asemenea, consiliul de administraie trebuie s asigure servicii de consultant financiar, contabil, legal n cazul in care nu sunt necesare membrilor comitetului. Majoritatea rolurilor comitetului de audit ce se vor etala sunt exprimate prin intermediul termenilor supraveghere, evaluare si revizuire a unei funcii. Nu este responsabilitatea comitetului s realizeze aceste funcii, care n fond sunt ale altora, ca, de exemplu, ntocmirea situaiilor financiare de ctre management sau examinarea lor de ctre auditoria externi. Dac ar ndeplini aceste funcii, atunci activitatea lor ar interfera cu cea a managementului sau auditoriului. Oricum, un nivel ridicat al acestui rol de supraveghere conduce la o munc ce necesit o bun planificare i organizare. Conducerea este responsabil astfel pentru remunerarea muncii depuse de ctre membrii comitetului. n acest sens, conducerea trebuie s porneasc de la un nivel de remunerare al membrilor CA non-executivi. La acesta se adaug un surplus pentru a recompense responsabilitile adiionale pe care membrii le au. Nivelul remuneraiei trebuie s in cont de cel al altor membrii din CA. De exemplu, responsabilitile i timpul petrecut n corporaie de preedintele CA sunt mai largi dect ale uni membru al comitetului de audit, iar acest lucru trebuie s se reflecte n nivelul remuneraiei primate. Rolul i responsabilitile comitetului trebuie scrise n documente interne ale corporaiei i includ: - Monitorizarea integritii informaiilor din situaiile financiare i a comunicrilor formale n relaie cu rezultatele sau poziia financiar, prin revizuirea judecilor care au stat la baza acestor rapoarte; - Revizuirea riscurilor i rigorilor, n cazul n care acest lucru nu este deja realizat de un consiliu de evaluare al riscurilor sau chiar de consiliul director; - S monitorizeze i s revizuiasc eficiena departamentului de audit intern; - S fac recomandri consiliului de administraie sau supraveghere n chestiuni legate de comunicrile cu acionarii, cu nlocuirea sau prelungirea angajamentului auditorului extern i s aprobe remuneraia acestuia; - S revizuiasc i s monitorizeze independena i obiectivitatea auditorului extern, precum i eficiena procesului de audit, prin luarea n consirerare a reglementrilor profesionale n acest sens; - S dezvolte i s implementeze proceduri n ce privete acceptabilitatea de servicii non audit din partea auditorului extern independent. O seciune separat din raportul anual al corporaiei trbuie s conin un rezumat al activitii ntreprinse de comitetul de audit. De asemenea, n raportul annual trebuie explicat acionarilor cum au fost meninute obiectivitatea i independena auditorului extern n care acesta presteaz i servicii non audit. Unul din rapoartele emise public de ctre companie trebuie s conin un Raport al Comitetului de Audit. Acesta va cuprinde, printer altele: numele fiecrui membru al comitetului

de audit i faptul c membrii acestuia au revizuit i discutat de conducerea corporaiei situaiile financiare n ansambu, precum i raionamentele utilizate n aplicarea principiilor contabile.

Responsabilittile comitetului de audit n relatia cu auditul intern

O prima observatie const n faptul c att legea 31, ct i Codul de guvernant al BVB nu contin nici o prevedere privitoare la responsabiliottile comitetului de audit n relatia cu auditul intern. Doar ghidul de implementare introduce un singur paragraf (nr.32) care abordeaz aceste aspecte. Ghidul desemneaz comitetul de audit ca principal punct de contact prin care auditorii interni pot avea acces la consiliul de administratie/supraveghere. De asemenea, ghidul ataeaz o important semnificativ alimentrii cu informatii i rapoarte din directia auditului intern ctre comitetul de audit, autorizndu-l pe cel din urm s sugereze recomandri asupra programului de lucru al auditorilor . Comitetul de audit are responsabilitatea de a <monitoriza eficienta functiei de audit intern i de a se asigura c aceasta dispune de resursele necesare pentru a-i ndeplini sarcinile>. Ultima prevedere a ghidului BVB dedicat acestei problematici, autorizeaz comitetul de audit s investigheze cauzele care au condus la demisia auditorului intern i s formuleze recomandri privind msurile ce trebuie adoptate. Plecnd de la prezumtia c BVB ncurajeaz aplicarea voluntar a codului de guvernant dincolo de granitele companiilor cotate la burs, primul semn de ntrebare care se ridic vizeaz existenta functiei de audit intern. Care sunt responsabilittile comitetului n astfel de cazuri? Dup cum se poate observa, ghidul nu abordeaz acest aspect, dei ar fi fost de ateptat deoarece inclusiv unele dintre companiile cotate la burs sunt nc n situaia de a nu dispune n structura lor organizatoric de o astfel de funcie. Ghidul Smith nu ignor aceast posibil situaie i responsabilizeaz comitetul de audit n ceea ce privete evaluarea pe baz anual a nevoii companiei de a-i institui o funcie de audit intern. Pe baza acestei evaluri, comitetul trebuie si adreseze recomandrile consiliului de administraie/supraveghere. Comitetului de audit i revine obligaia de a explica, ntr-o seciune din cadrul raportului anual, motivele pentru care funcia de audit intern nu este instituit la nivelul companiei. Tendinele manifestate n mediul extern al companiei care conduc la creterea riscurilor sau factorii interni care au acelai efect pot impune necesitatea de a crea o funcie de audit intern la nivelul organizaiei. n lipsa auditului intern, ghidul britanic cere conducerii executive s aplice alte mecanisme de monitorizare capabile s asigure comitetul de audit i consiliul cu privire la faptul c sistemul de control intern funcioneaz potrivit ateptrilor. n astfel de circumstane comitetului de audit i revine sarcina de a evalua alternativele utilizate de conducerea executiv din punctul de vedere al capacitii acestora de afurniza o asigurare suficient i obiectiv. Comparativ cu prevederea lapidar a ghidului romnesc, ghidul britanic stipuleaz c resursele financiare alocate auditului intern trebuie aprobate de comitetul de audit n raport cu responabilitile acestora i rolul complementar pe care-l joac alturi de auditul extern. Lipsa unei astfel de prevederi din cadrul autohton de guvernan priveaz comitetul de audit de autoritatea de intervenie n eventualitatea limitrii resurselor alocate de ctre executivul nemulumit de rezultatele incomode cuprinse n rapoartele auditorilor interni. Aceasta este o prevedere esenial pentru a proteja efectiv independena i obiectivitatea auditului intern. Autoritatea comitetului de audit n acest sens este consolidat i prin faptul c acesta aprob numirea i ncetarea angajamentului efului departamentului de audit intern. n acest caz, spre deosebire de responsabilitatea limitat cuprins n ghidul BVB de a investiga

cauzele demisiei, codul britanic plaseaz mult mai bine responsabilitile comitetului asigurnd i mecanismul de protecie efectiv a auditului intern de eventualele abuzuri ale executivului. Nu n ultimul rnd, ghidul Smith clarific printr-o cerin simpl i direct poziia n structura organizatoric a audutului intern n subordinea direct a comitetului de auidit nelsnd astfel nici un loc de interpretare sau ndoial referitoare la circumstanele organizatorice asociate independenei auditorilor interni. O alt responsabilitate cheie a comitetului de audit pe care cadrul de guvernan autuhton o trateaz foarte superficial vizeaz nu doar simpla monitorizare a eficienei auditului intern , ci evaluarea i analiza pe o baz continu a eficacitii auditului intern. Dei aparent nu este o diferen major ntre cele dou sintagme, totui ea exist i are consecine semnificative. n primul rnd, monitorizarea presupune o actvitate realizat periodic de urmrire i informare cu privire la activitatea avut sub observaie, neimplicnd n mod necesar i o aciune corectiv. Evaluarea i analiza activitii de audit intern vizeaz o palet de activiti mult mai complexe, care implic i intervenia corectiv, respectiv responsabilizarea. Astef, potrivit ghidului britanic, n plus fa de responsabilitile stipulate de ghidul BVB, comitetul de audit are sarcina de a monitoriza, analiza i evalua managementul executiv n ceea ce privete atitudinea i rspunsurile acestuia la sesizrile i recomandrile auditorilor interni, respectiv are obligaia de a se ntlni cu eful departamentului de audit intern, n absena directorilor executivi, cel puin o dat pe an, pentru a discuta aceste aspecte. Abordarea britanic a acestor responsabiliti trdeaz o preocupare mai curnd de natur calitativ, dect cantitativ, mai curnd axat pe rezultatele auditului interndect pe utilizarea resurselor. Responsabilitile comitetului de audit n relaie cu auditul extern Analiznd cadrul autohton de guvernan corporativ, responsabilitile comitetului de audit n relaie cu auditorii externi pot fi structurate pe trei direcii majore: - monitorizare; - infornare; - formulare de recomandri. Monitorizarea vizeaz ficiena auditului extern, conformarea directorilor cu recomandrile auditorilor externi i respectarea eticii profesionale de ctre auditorii externi, n special n ceea ce privete independena i obiectivitatea acestora. Spre exemplu, pentru evitarea conflictelor de interese, comitetul de audit monitorizeaz i aprob natura i scopul serviciilor non-audit prestate de ctre auditorii externi clientului su, rotaia paetenerilor de audit. n viziunea cadrului autohton, informarea este abordat mai curnd ca o extensie a monitorizrii: comitetul de audit este informat de ctre auditorii externi cu privire la programul lor de lucru (asupra cruia comitetul poate face recomandri), serviciile non-audit prestate i relaiile dintre auditori i clientul lor. Cea de-a treia responsabilitate a comitetului vizeaz formularea de recomandri pentru CS/A privind selectarea, numirea, re-numirea, nlocuirea auditorului extern, respectiv termenii angajamentului i condiiile remunerrii auditorilor externi. Aici se opresc prevederile cadrului romnesc de guvernan corporativ care descriu responsabilitile comitetului n relaie cu auditorii exterrni! Prin urmare, cadrul autohton de guvernan corporativ trece sub tcere aspecte extrem de importante, cum ar fi: Care este obiectivul primordial al comitetului? Care este resposabilitatea sa prioritar i celelate responsabiliti? Cum trebuie ndeplinite? Ce consideraii pot fi avute n vedere pentru realizarea lor? Cum, cnd i cui trebuie raportate performanele atinse n ndeplinirea responsabilitilor sale? Aceste prevederi condiioneaz n primul rnd

operaionalizarea efectiv a comitetului, atribuindu-i un rol clar, distinct i tangibil prin intermediul mecanismelor ce ar trebui stipulate de ghid. Codul britanic consacr comitetului de audit obiectivul primordial de a fi structura companiei responsabil n relaiile cu auditorii externi. De aici decurge responsabilitatea sa prioritar de formulare a recomandrilor privind numirea, demiterea i remunerarea auditorului. refuzul CS/A dea accepta propunerea comitetului trebuie justificat n detaliu n casrul raportului anual. Ghidul Smith dezvolt apoi o serie de recomandri care sprijin comitertul de audit n ceea ce privete ndeplinirea misiunii sale. Din aceast perspectiv, responsabilitile de monitorizare i informare sunt mai curnd priviote drept mijloace de atingere a obiectivului dect atribuii de sine stttoare. Astfel, recomandarea comitetului privind auditorul extern se fundamenteaz pe: supervizarea procesului de selecie, evaluarea pe baz anual a competenelor profesionale, a resurselor auditorilor externi i a independenei acestora.Evaluarea anual poate s fie realizat prin recursul comitetului la o palet de mijloace, printre care: obinerea i analiza unui raport al cabinetului de audit cu privire la politicile i procedurile acestuia de asigurare i control al calitii auditului, analizas rapoartelor de transparen publicate de cabinetele de audit. Totodat ghidul recomand ca riscul retragerii auditorului extern de pew pia s fie luat n considerare de ctre comitetul de audit n procesul de evaluare a riscurilor asociate activitilor companiei. n eventualitaztea n care auditorul extern se retrage din angajament, comitetului de audit i revine sarcina de a oinvestiga toate circumstanele care au determinat o astfel de aciune i de a identificca alternativele de aciune necesare. n plus, comitetului de audit i se aloc o seciune n cadrul raportuluio anual n care acesta trebuie s explice n detaliu acionarilor fundamentarea recomandrii adresate CS/A cu privire la numirea, re-numirea, nlocuirea sau demiterea auditorilor externi. Explicaiile trebuie nsoite de materialr justificative care s indice informaii privitoarte la: frecvena licitaiilor, orizontul de timp acoperit de contractul cu actualul auditor extern, precum i toate circumstanele care au limitat alternativele de selecie disponibile comitetului de audit. n aceast manier, ghidul Smith faciliteaz att implementatea acestei responsabiliti a comitetului de audit, ct i aplicarea ei relativ uniform la nivelul companiilor care intr sub incidena prevederilor cadrului de guvernan corporativ. La polul opus, atunci cnd reglementrile sunt neclare, ambigue i incomplete, aplicarea lor este haotic i discreionar, feno,en care este larg rspndit n practicile romneti de guvernan corporativ. Cateva dintre atributiile si responsabilitatile comitetului includ: Monitorizarea procesului de audit intern Valorificarea rezultatelor auditului intern, prin propuneri concrete de masuri Supervizarea angajarii/contractarii, dar si a intregii activitati si a rezultatelor, auditorilor externi Supervizarea activitatilor si actiunilor intreprinse pentru limitarea riscurilor interne Supervizarea procesului de raportare financiara Monitorizarea politicilor contabile si fiscale

1.3 Instrumentele utilizate n exercitarea mandatului ~

8

Institutul American al Contabililor Autorizai (AICPA) este un organism professional American a crui misiune este de a pune la dispoziia membrilor si resurse, informaii n scopul de a-i sprijini n prestarea de servicii profesionale la cel mai nalt nivel de care s beneficieze publicul n general, angajatorii sau clienii. Se acord o atenie deosebit acelor aspect ale profesiei care au cel mai mare impact asupra publicului i necesit ncrederea n cunotiinele i raionamentele contabililor publici autorizati. n acest sens, printre multe alte interpretri, informaii ghiduri de aplicare a diferite aspect legate de contabilitate i audit, AICPA a realizat un set de instrumente de lucru care s ajute practicienii s neleag mai bine ndeplinirea rolurilor i responsabilitilor comitetului de audit. n continuare ne referim la aceste instrumente, aa cum sunt ele prezentate de AICPA, i anume sub form de chestionare menite s sporeasc gradul de nelegere al celor care interacioneaz sau chiar fac parte dintr-un comitet de audit. Evaluarea auditorului extern independent ntrebri pentru membrii comitetului de audit 1) S-a ntlnit auditorul cu comitetul de audit atunci cnd i s-a cerut? 2) A prezentat auditorul aspect cu privire la programe interne antifraud? 3) A informat auditorul comitetul cu privire la riscuri care nu erau n atenia corporaiei? 4) A discutat n mod adecvat auditorul problemele legate de calitatea raportrii financiare, inclusiv aplicabilitatea de principii contabile noi i semnificative? 5) Sunt indicii c managementul ar exercita influen asupra independenei auditorului? 6) Sunt indicii c auditorul este rezervat sau ezit a adduce n discuie probleme care ar afecta n mod negativ activitatea managementului? 7) Este satisfcut comitetul de audit de planificarea i realizarea misiunii de audit, inclusiv de controlul intern asupra raportrii financiare? ntrebri pentru directorul departamentului de audit intern 1) Din perspectiva dumneavoastr, prin colaborarea cu auditorul extern, suntei mulumit de scopul, natura, durata i extinderea misiunii de audit i a procedurilor aplicate de acesta? 2) A colaborat auditorul extern cu dumneavoastr pentru a asigura coordonarea eforturilor de audit n vererea acoperirii tuturor aspectelor identificate i pentru a eficientiza auditul n general? 3) Suntei mulumit de cunotiinele, aptitudinile i abilitile personalului care a realizat misiunea de audit? 4) A fost colaborarea ntre auditor i auditul intern bazat pe respect i profesionalism? Suntei de acord c auditorul extern este independent, n ciuda serviciilor non-audit pe care le presteaz?

5) Avei informaii care ar putea amenina independena auditorului? Avei informaii despre membrii echipei de audit care nu ar putea fi independeni? 6) Dac ar fi alegerea dumneavoastr, l-ai angaja pentru nc o misiune de audit? Dac da, ce schimbri ai propune pentru misiunea viitoare? ntrebri pentru directorul departamentului financiar 1) Din perspectiva dumneavoastr, prin colaborarea cu auditorul extern, suntei mulumit de scopul, natura, durata i extinderea misiunii de audit i a procedurilor aplicate de acesta? 2) Suntei mulumit de cunotiinele, aptitudinile i abilitile personalului care a realizat misiunea de audit? 3) Suntei mulumit de partenerii/asociaii firmei de audit care au fost repartizai pentru aceast misiune, precum i de efii de echipe? 4) Dac ar fi alegerea dumneavoastr, l-ai angaja pentru nc o misiune de audit? Dac da, ce schimbri ai propune pentru misiunea viitoare? ntrebri pentru auditorul extern independent 1) Este firma dumneavoastr autorizat de un organism professional (CAFR) pentru a desfura activitatea de audit? 2) Care au fost rezultatele ultimei inspecii din partea organismului professional? Ce calificativ ai obinut pe o scar de la A la D, existent? Evaluarea echipei de audit 1) Se poate considera c departamentul i folosete timpul i resursele efectiv i eficient? 2) Structura i mrimea departamentului sunt adecvate pentru a-i ndeplini obiectivele? 3) Este adecvat nivelul de pregtire al auditorilor interni? 4) Este departamentul obiectiv? Care sunt procedurile care asigur obiectivitatea acestuia? 5) Cunotiinele tehnice permit personalului din departament s i desfoare activitatea n mod efficient? 6) Are departamentul un program de perfecionare continua? 7) Sunt membri n department care posed cunotiine n ce privete mediul informatic, pentru a se adapta la tehnologia informaiei prezent n corporaie? 8) Este bine planificat munca departamentului? Planificarea include programe scrise de audit? 9) Ce tipuri de rapoarte sunt emise i cui se adreseaz acestea? 10) Sunt prezentate rapoartele in timp util?

10

1.4 Frauda i responsabilitile comitetului de audit

Comitetul de audit trebuie s joace un rol activ n prevenirea i detectarea fraudei, asigurndu-se c managementul i auditoria externi au stabilite procedure n acest sens. De asemenea, trebuie s acorde o atenie deosebit n asigurarea faptului c se iau msuri concrete i eficiente n cazul n care frauda este identificat. nelegerea termenului de fraud este esenial pentru membrii comitetului de audit n ndeplinirea responsabilitilor. Comitetul trebuie s fie contient c frauda care poate s afecteze corporaia se poate ncadra n una dintre urmtoarele trei categorii: - Frauda din partea managementului, care implic top-managementul, prin interpretarea eronat a informaiilor din situaiile financiare, furtul sau neutilizarea adecvat a resurselor companiei; - Frauda din partea angajailor, care implic angajai care nu au funcii nalte, prin furt sau neutilizare corespunztoare a resurselor companiei; - Frauda extern, care implic aceleai elemente specificate mai sus, dar din partea celor care nu sunt nici n management, nici n companie. Membrii comitetului trebuie s se asigure c organizaia are proceduri i programe antifrauda, iar componentele controlului intern sunt menite a preveni frauda.

1.5

Condi ii privind desf urarea unei sesiuni executive

O sesiune executive a comitetului de audit este o practic ce poate fi realizat de comitet cu orice ocazie, dar se recomand s se realizeze prin ntlniri cu membri cheie din executive i din departamentul financiar. Acestea ar putea fi realizate la fiecare reunire a comitetului de audit prin discuii separate cu cte o singur persoan menionat anterior. De exemplu, este recomandat ca directorul departamentului de audit intern sau auditorul extern s fie subiectul fiecrei sesiuni executive, n timp ce directorul financiar s fie solicitat doar nainte de publicarea rezultatelor financiare ale corporaiei. n timpul unei asemenea sesiuni, minutele ntlniri de obicei nu sunt nregistrate, dar n cazul n care au loc ntlniri cu reprezentani ai departamentului de raportri financiare, alte persoane din corporaie nu au voie s participle. Scopul este s li se pun ct mai multe ntrebri acestora ntr-un mediu privat oarecum, pentru a elimina reticena n a da rspunsuri clare, corecte i detaliate. Spre ilustrare, n cazul n care are loc ntlnirea cu reprezentantul compartimentului de audit intern, directorul departamentului financiar nu trebuie s fie present la sesiune. ntrebrile adresate trebuie s fie ntrebri deschise, ntrebri la obiect, ntr-un mediu care se consider a fi o surs foarte bun de informare pentru comitetul de audit. Membri

11

comitetului trebuie s posede cunotiine solide n ce pivete contabilitatea, raporarea financiar, astfel nct s formuleze cele mai bune ntrebri i, pe baza rspunsurilor, s continue cu ntrebrile pentru a obine lmuriri suplimentare. Cel mai important lucru n aceste misiuni este ascultarea cu foarte mare atenie a rspunsurilor primite, pentru a putea lmuri ulterior orice aspect care nu a fost lmurit initial. De obicei, ntrebrile adresate sunt, ntr-un mediu deschis, ntrebri la care se evit rspunsurile complete, acesta fiind de fapt i motivul pentru care au loc aceste sesiuni i anume de a crea un mediu pripice respondentului s ofere toate informaiile pertinente de care dispune. Comitetul de audit trebuie s in seama n formularea ntrebrilor de istoricul companiei, de ramura n care i desfoar activitatea, de climatul economic curent, de mediul com petiional. Ficare sesiune finalizat cu meniunea c membrii comitetului de audit sunt la dispoziia reprezentanilor managementului companiei i n afara acestor sesiuni executive i ori de cte ori se consider necesar informarea comitetului, managementul este ncurajat s o fac. n continuare, prezentm o serie de ntrebri care sunt adresate interlocutorului n cadrul unei sesiuni executive. ntrebri pentru directorul departamentului financiar 1) Considerai c situaiile financiare prezint n mod fidel poziia financiar a intreprinderii? 2) Considerai c notele informative incluse n situaiile financiare sunt suficient de adecvate i inteligibile pentru un investitor cu cunotiine medii? 3) Suntei mulumit de activitatea de desfaurare a auditorului extern independent? 4) Avei informaii cu privire la indemnizaiile acordate membrilor din conducerea corporaiei? 5) Avei cunotiin de existena elementelor de fraud n organizaie? Avei informaii despre situaii ce pot conduce la fraud? ntrebri pentru directorul general executiv 1) Considerai c situaiile financiare prezint n mod fidel poziia financiar a intreprinderii? 2) Considerai c notele informative incluse n situaiile financiare sunt suficient de adecvate i inteligibile pentru un investitor cu cunotiine medii? 3) Suntei mulumit de activitatea de desfaurare a auditorului extern independent? 4) Avei informaii cu privire la indemnizaiile acordate membrilor din conducerea corporaiei? 5) Avei cunotiine despre nenelegeri ntre management i auditorul extern independent?

12

ntrebri pentru directorul departamentului de audit intern 1) Per ansamblu,considerai c managementul coopereaz cu echipa de audit intern? Are managementul o atitudine pozitiv n urma descoperirilor i recomandrilor fcute de auditul intern? 2) Avei cunotiin de existena elementelor de fraud n organizaie? Avei informaii despre situaii ce pot conduce la fraud? 3) Prezentai situaii unde tratamentele contabile folosite ar putea fi interpretate ca agresive. Au existat situaii unde politica fiscal adoptat ar putea fi considerat agresiv? 4) Avei libertatea de a realiza auditul n toate departamentele companiei? 5) Ai fost restricionat n vreun fel n obinerea de probe de audit? ntrebri adresate auditorului independent 1) Explicai procesul prin care firma de audit stabilete dac fiecare membru al echipei este independent i obiectiv pentru aceast misiune. n mod particular, pentru serviciile non audit, cum afecteaz modul de remunerare al dumneavoastr i al echipei independena? Suntei familiar cu vreo situaie care ar putea duce la afectarea independenei firmei sau a vreunui mambru al echipei de audit? 2) V-au informat managementul, consilierii juridici sau ali reprezentani ai corporaiei cu privire la anumite aspecte care ar putea fi considerate nclcri ale regulamentelor, a legislaiei, a standardelor de rapoarte financiare? 3) Care tratamente contabile sau tranzacii semnificative considerai c ar putea pune n dificultate un investitor? Ce informaii adiionale ai prezenta n acest sens? 4) Bazndu-v pe procedurile de audit ntreprinse, avei ndoieli asupra faptului c managementul nu utilizeaz n mod adecvat veniturile realizate? 5) n ce aspect dumneavoastr i managementul ai avut opinii divergente?

2.1 Comitetul de audit n viziune autohton

Fa de cele ce exprim teoria i practica internaional, n ara noastr prin modificrile recente aduse dreptului societar s-au asimilat principiile guvernrii corporative fr a fi prezentate ca atare. Aceast legislaie a introdus o serie de prevederi avangardiste, ntre care i cele referitoare la comitetul de audit: consiliul de administraie/supraveghere poate crea comitete consultative formate din cel puin 2 membri ai consiliului i nsrcinate cu desfurarea de investigaii i cu elaborarea de recomandri pentru consiliu, n domenii precum auditul, remunerarea administratorului, directorilor, cenzorilor i personalului sau nominalizarea de candidai pentru diferitele posturi de conducere. Comitetele vor nainta consiliului, n mod regulat rapoarte asupra activitii lor.

13

n conformitate cu prevederile legale, cel puin un membru al fiecrui comitet trebuie s fie administrator neexecutiv independent. De asemenea, comitetul de audit trebuie s fie format numai din administratori neexecutivi i cel puin un membru al comitetului trebuie s dein experien n aplicarea principiilor contabile sau n audit financiar. n consecin, elementele de odientare ale companiilor care implementeaz un comitet de audit rmn la nivelul teoriei generale internaionale. De pild, scopul ar putea fi declarat acela de a asista consiliul de administraie n ndeplinirea responsabilitilor de supraveghere a procesului de raportare financiar, a sistemului de control intern, a procesului de audit, a gradului de conformare legal i moral ale entitii. Autoritatea comitetului de audit i-ar putea permite s propun, coordoneze sau s autorizeze investigaii n orice problem ce aparine ariei de responsabilitate. n ncheiere, considerm important de subliniat este faptul c membrii comitetului de audit trebuie, n primul rnd, s-i neleag rolul i responsabilitile n cadrul corporatiilor pentru a putea ndeplini eficient funcia de comitetul de audit. In concluzie, putem afirma ca existenta si rolul existentei unui Comitet de Audit Intern in companiile medii si mari este de importanta reala, chiar si in cazurile in care prezenta acestuia nu este impusa de reglementari, iar acest fapt este dovedit si de studiile recente care ne arata ca existenta acestor comitete duce la imbunatarirea practicilor si la ameliorarea transparentei, dar si la reducerea riscurilor financiare si operationale, si chiar a fraudelor interne. n pofida unui proces indiscutabil n materie de mbuntire a reglementrilor autohtone de guvernan corporativ, studiul nostru demonstreaz c mai exist nc multe aspecte care necesit n continuare atenia i efortul reglementrilor pentru a alinia practicile romneti la cele moderne de guvernan corporativ. Cele mai importante domenii de aciune vizeaz: eliminarea prevederilor ambigue i contradictorii din cadrul de guvernan corporativ, ajustarea acestuia pentru a i se conferi o abordare coerent, logic i facil de aplicat, respectiv completarea lui cu prevederi care s asigure operaionalizarea efectiv a comitetului de audit la nivelul companiilor romneti. Totodat, studiul arat faptul c n acest proces, deloc uor, performanele de excepie nu pot merge bra la bracu superficialitatea ci sunt ancorate la profesionalism. Comitetul de Audit este un comitet operativ sau consultativ, intalnit indeosebi in companiile publice (inclusiv cotate pe Bursa) de dimensiuni mari si medii, si are rol de supervizare si valorificare a activitatii de audit. Ca si regula a guvernantei corporative, Comitetul de Audit se subordonat direct Consiliului de Administratie, fiind stabilite reguli stricte de neimplicare a conducerii executive (director si director adjunct) in atributiile comitetului. Prin urmare, presedintele Comitetului de Audit este intotdeuna un membru non-executiv al Consiliului de Administratie.

14