A IMPORTNCIA DO SISTEMA DE INFORMAO PARA A GESTO DAS EMPRESAS DE PROJETO

Flvia SOUZA
Mestranda pela Escola Politcnica da USP. Av. Prof. Almeida Prado, travessa 2 n 83, CEP 05508-900 So Paulo (SP) Brasil - Correio eletrnico: flavia.souza@poli.usp.br

Silvio MELHADO
Professor Associado da Escola Politcnica da USP Av. Prof. Almeida Prado, travessa 2 n 83, CEP 05508900 So Paulo (SP) Brasil - Correio eletrnico: silvio.melhado@poli.usp.br

RESUMO
Tendo em vista a relevncia da informao para a gesto e fomentao do conhecimento nas empresas, este artigo tem como objetivo discutir a necessidade e importncia da informao para a adequada gesto da empresa de projeto. Para tanto apresentada reviso bibliogrfica sobre o assunto e posterior aplicao dos conceitos abordados, para este tipo de empresa. Palavras-chaves: gesto da empresa de projeto, sistema de informao na empresa de projeto e gesto do conhecimento na empresa de projeto.

1. Reviso Bibliogrfica
1.1 Sistema de Informao De acordo com Turban; MacLean; Wetherbe (2004), o sistema de informao coleta, processa, armazena analisa e dissemina informaes com um determinado objetivo dentro de um contexto e como qualquer outro sistema inclui inputs (dados, instrues) e outputs (relatrios, clculos). O sistema opera dentro de um ambiente, no necessariamente computadorizado, mesmo que atualmente a maioria os seja, processa os inputs, que so enviados para o usurio ou para outros sistemas. Para o perfeito entendimento do sistema de informaes operando com objetivos pr-definidos, necessrio compreender que as informaes surgem a partir de dados organizados e processados de forma a proporcionar valor s atividades da empresa e permitindo aos gestores tomar decises e realizar seu trabalho. O sistema de informaes, se bem projetado, permite ainda aos seus usurios gerar conhecimento. Os sistemas de informaes podem ser classificados a princpio como formais e informais. Os sistemas de informao formais incluem procedimentos pr-definidos, entradas e sadas padronizadas e definies fixas. Quanto aos informais, estes assumem diversas formas, que vo desde de uma rede comunicao informal em uma empresa, at um grupo de amigos que troca correspondncia eletronicamente. Para Oliveira (1998), os sistemas de informaes gerenciais devem levar em considerao a quantidade e qualidade de informaes geradas, pois segundo mesmo autor, alguns devem ser tomados em relao a esses fatores: As informaes ficam dispersas dentro da empresa o que exige grande esforo para localiz-las; As informaes importantes so retidas com exclusividade;

As informaes importantes geralmente chegam tarde; As informaes muitas vezes no so confiveis.

1.2 O papel da informao na gesto

Drucker (1995) coloca que atualmente poucos entendem a informao. A maior parte das empresas sabem como obter dados, mas precisam aprender a us-los, pois uma base de dados, por maior que seja, no informao e para que se transforme em informao, precisa ser organizada para um determinado objetivo, dirigida para desempenho especfico e aplicada a uma deciso. Para esse autor, as empresas, assim como os seus colaboradores, precisam conhecer a informao e aprender a perguntar: De que informaes necessitamos na empresa? Quando necessitamos dela? Em que forma? E onde obt-las? De acordo com Evgeniou e Cartwright (2005), a empresa inteligente do ponto de vista da informao possui habilidade para buscar, organizar, analisar e fazer uso de informaes para tomada de decises. Os autores colocam que esta deve ser a busca constante para as organizaes em qualquer rea de atuao, pois a deteno e controle da informao so fundamentais para o sucesso de atividades que vo desde o sequenciamento do genoma humano at a previso e rastreamento de atentados terroristas. 1.3 Sistema de retroalimentao da informao e gesto do conhecimento Segundo Drucker (1995), ao longo da histria do ocidente, a cada poucos sculos ocorrem transformaes agudas e fazem com que toda a sociedade se rearranje em relao a sua viso do mundo, seus valores bsicos, suas estruturas sociais e polticas, suas artes, suas instituies bsicas. Para o autor, a poca em que vivemos atualmente um desses perodos de transformao e no est limitada sociedade ocidental e sua histria, pois atualmente no existe mais uma histria ocidental ou uma civilizao ocidental, mas apenas a histria do mundo e a civilizao mundial. A transformao pela qual estamos passando nos transforma em uma sociedade cujo principal recurso para os indivduos e para a economia em geral o conhecimento. Drucker (1995) ainda coloca que em funo dessa transformao, a sociedade precisa estar organizada para a inovao e para o abandono de tudo que estabelecido, costumeiro, conhecido e confortvel, ou seja, a sociedade precisa estar preparada para transformaes constantes e a funo das empresas nesse contexto colocar o conhecimento para trabalhar em ferramentas, produtos e processos, na concepo do trabalho, que por natureza muda rapidamente. De acordo com Turban; MacLean; Wetherbe (2004), no contexto de sistema de informaes, o conhecimento diferente de informaes e dados. Enquanto que os dados so uma coleo de fatos, parmetros e estatsticas, as informaes so dados organizados ou processados, precisos e fornecidos no momento oportuno enquanto que o conhecimento a informao que possui contexto, relevante e acionvel. Ter conhecimento implica que o mesmo pode ser aplicado para resolver problema, enquanto que ter a informao no possui a mesma conotao. O processo de fomentao de conhecimento inicia-se normalmente associados s pessoas e se esse processo no ocorrer de forma planejada e sistematizada, as pessoas ao sarem da empresa levam consigo este conhecimento. Segundo Turban; MacLean; Wetherbe (2004), uma meta vital relacionada gesto do conhecimento segurar esse valioso know-how, pois o conhecimento est associado a retornos crescentes para empresa, pois um recurso que, ao ser utilizado, a tendncia que aumente o seu valor. De acordo com os autores, conhecimento uma informao em ao, portanto necessria a contnua atualizao da base de conhecimento da empresa para torn-la competitiva sendo o valor do conhecimento inestimvel, pois h um grande o nmero de aspectos intangveis associados sua aquisio. As modernas tecnologias de colaborao podem auxiliar as iniciativas de gesto do conhecimento, no entanto, segundo Turban; MacLean; Wetherbe (2004) colocam que o

aprendizado das empresas depende menos da tecnologia e mais das questes pessoais e organizacionais de predisposio de aprendizado. Para os autores, a expresso empresa que aprende est associado gesto do conhecimento e baseia-se nos conceitos de aprendizado organizacional e memria organizacional. A expresso refere-se capacidade de uma empresa aprender com suas experincias passadas.

2 Anlise da aplicao dos conceitos abordados em sistemas de informao para empresas de projeto
Para Cragg e Zinatelli o desenvolvimento de modelos de sistemas de informao negligencia a realidade e limitaes das pequenas e mdias empresas e existem fatores preponderantes que interferem no adequado desenvolvimento e implementao dos seus sistemas. Ocorre que, em funo falta de conhecimento em relao ao assunto, os critrios de contrataes para desenvolvimento e aquisies de equipamentos e aplicativos so realizados de forma equivocada. Quanto gesto do sistema de informaes, os autores colocam que em maior parte negligenciada, ficando a cargo de um profissional sem formao especfica na rea. Verifica-se que para a definio eficaz do sistema de informaes de uma empresa necessria a compreenso da importncia da informao na sua atividade fim e nos processos relacionados sua gesto. Para realizao desta anlise nas empresas de projeto e compreenso da importncia da informao neste contexto, ser utilizada parte do mtodo proposto por Turban; MacLean; Wetherbe (2004) denominado como modelo de planejamento para anlise de requisitos da informao. A utilizao deste modelo objetiva identificar a arquitetura geral da informao e as necessidades atuais e futuras da informao na empresa. O modelo contemplando as seguintes etapas: 1. Definir subsistemas organizacionais subjacentes; 2. Definir Matriz de Subsistemas; 3. Definir e avaliar organizacionais; as necessidades de informao para os subsistemas

4. Definir as categorias principais de informao;

5.Desenvolver categorias de informao por matriz de subsistema.

Matriz Subsistema e categoria de informaes requeridas para realizao das atividades de Comercial / Marketing

Responsabilidades
(Prosp) Pi Definir produtos e servios Estabelecer estratgia para insero de produtos e servios no mercado Identificar novos mercados e produtos Mapear caractersticas dos clientes (tcnicas, comerciais) Estabelecer relacionamento com clientes potenciais Elaborar propostas tcnicas Negociar propostas tcnicas Finalizar negociao e elaborar contrato Acompanhar reincidncia de contrataes Acompanhar periodicidade de contrataes Acompanhar relacionamento comercial com cliente Pe Di De (Relac) Pi Pe

Tipo de Informao (C.A. Proj) Di De Pi Pe Di De (Des) Pi Pe Di De

Legenda : Prospeco (Prosp) ; Relacionamento(Relac); Contratao e Acompanhamento de Projeto (C.A. Proj); Desempenho (Des); Procedncia interna (Pi); Procedncia externa (Pe); Destino interno (Di), Destino externo (De)

Matriz Subsistema e categoria de informaes requeridas para realizao das atividades de Recursos Humanos

Responsabilidades
(Plan) Pi Analisar o mercado de trabalho e suas exigncias quanto formao profissional Estabelecer programa de necessidades quanto formao e atualizao Estabelecer perfil dos profissionais atuantes na empresa Selecionar e Recrutar profissionais Definir plano de atuao e remunerao Registrar e atualizar informaes trabalhistas e legais Fazer folha de pagamento Avaliar desempenho dos profissionais Pe Di De (Desenv) Pi Pe

Tipo de Informao (Obri.L/S) Di De Pi Pe Di De (Des) Pi Pe Di De

Legenda : Planejamento (Plan) ; Desenvolvimento(Desenv); Obrigaes Legais e Sociais (Obrig.L/S); Desempenho (Des); Procedncia interna (Pi); Procedncia externa (Pe); Destino interno (Di), Destino externo (De) Matriz Subsistema e categoria de informaes requeridas para realizao das atividades de Processo Projeto

Responsabilidades
(Plan) Pi Coletar entradas projeto para desenvolvimento de Pe Di De (Oper) Pi Pe

Tipo de Informao (Ass Tec) Di De Pi Pe Di De (Des) Pi Pe Di De

Planejar as diversas etapas de trabalho Planejar equipe interna Planejar tempo de desenvolvimento de cada etapa Manter contato e troca constante de informaes com as demais disciplinas de projeto Acompanhar o desenvolvimento de projeto Realizar as diversas etapas do projeto Realizar as entregas de projeto Fornecer o servios de assistncia tcnica durante a fase de obra e manuteno Analisar a qualidade tcnica e/ou financeira das solues de projeto do ponto de vista do contratante Analisar a qualidade tcnica das solues de projeto do ponto de vista dos usurios do projeto Analisar a qualidade tcnica e/ou financeira das solues de projeto do ponto de vista dos usurios do produto Acompanhar relacionamento tcnico/ pessoal com os demais membro da equipe de projeto Acompanhar produtividade da equipe Acompanhar retrabalhos e motivos Acompanhar relacionamento tcnico com o cliente Legenda : Planejamento (Plan) ; Operacional(Oper); Assistncia Tcnica (Ass. Tc); Desempenho (Des); Procedncia interna (Pi); Procedncia externa (Pe); Destino interno (Di), Destino externo (De)

Matriz Subsistema e categoria de informaes requeridas para realizao das atividades de Administrao Financeira Responsabilidades (Plan) Pi
Organizar o plano de contas da empresa Programar as necessidades de recursos financeiro em perodos pr- estabelecidos Definir oramento da empresa em perodos prestabelecidos Realizar pagamentos Realizar recebimentos Acompanhar fluxo de caixa Definir e realizar investimentos Organizar pagamentos de impostos Organizar contabilidade Acompanhar projeto desempenho financeiro de cada

Tipo de Informao (Ges) Pe Di De Pi Pe Di De (Cont/L) Pi Pe Di De (Des) Pi Pe Di De

Acompanhar desempenho financeiro da empresa Legenda : Planejamento (Plan) ; Gesto(Ges); Contbil e Legal (Cont/l); Desempenho (Des); ); Procedncia interna (Pi); Procedncia externa (Pe); Destino interno (Di), Destino externo (De)

3 Concluses
Atravs do modelo de planejamento para anlise de requisitos da informao aplicado processos genricos de empresas de projeto, verifica-se que a informao recurso preponderante para realizao de sua atividade fim e operaes de apoio. Para os processos analisados, ocorre grande incidncia de informaes cuja procedncia e destinos so internos, caracterizando um sistema de trabalho com alto grau de troca de informaes entre as diversas reas da empresa, ou seja, existe alto grau de interface de informaes que deve ser gerenciado por um sistema capaz de processar, organizar e fornecer as informaes em tempo hbil e com qualidade requerida. Mesmo as atividades cuja a fonte de informao e destino so externos, existe a necessidade de um sistema captao, armazenamento e comunicao de forma que possibilite a troca e tomada de deciso de maneira segura e eficaz. Quando analisada o fluxo de informaes deste tipo de empresa para determinao da arquitetura do sistema, deve-se levar em considerao que durante a realizao do planejamento e posterior operao de sua atividade fim (processo do projeto), ocorre grande incidncia de informaes de procedncia e destinos externos, portanto o sistema deve ser projetado de forma que possibilite adequada comunicao com agentes externos empresa que participam de atividades em comum. Quanto capacidade do sistema, verifica-se que o volume do rotinas em cada um dos subprocessos analisados se mantm independentemente do nmero de projetos que a empresa possui, mas a demanda e quantidade gerada de informaes cresce na medida do crescimento do nmero de projetos. As empresas de projeto, quando analisadas do ponto de vista da necessidade e fluxo de informaes, caracterizam-se por sistemas de trabalho colaborativos e com necessidade de comunicao interna e externa constante. Segundo Turban; MacLean; Wetherbe (2004), a colaborao resumida pelos esforos de dois ou mais indivduos no desempenho de atividades tendentes execuo de tarefas especficas. Neste tipo de empresa ocorre a realizao do trabalho predominantemente em grupo realizado por indivduos especialistas em diversas reas e atuantes diferente localidades geogrficas com um objetivo comum. Diante de tais caractersticas, o sistema de informaes alm de fornecer acesso e confiabilidade para a informao, deve dispr de um sistema de comunicao que leve em considerao os

seguintes aspectos: os participantes no processo, as fontes e destinos da comunicao, a localizao dos remetentes e destinatrios, tempo entre o envio e recebimento da informao e o meio que viabilizar a comunicao. Quanto gesto do conhecimento nas empresas de projeto, predominam algumas caractersticas que podem ser encaradas fatores que facilitam o processo de aprendizado organizacional. Por serem em maior parte de pequeno e mdio porte, a propagao do conhecimento facilitada .A maior parte dos colaboradores so especialistas sendo que a maioria desses profissionais possuem natural pr- disposio para aprendizado, facilitando assim a disseminao da cultura do aprendizado nas empresas. Os projetos so nicos, portanto faz parte da rotina de trabalho o aprendizado contnuo durante a sua realizao. Outra questo que facilita o processo de aprendizado nessas empresas o fato dos trabalho serem realizados por equipes multidisciplinares e esta uma outra oportunidade de captao e aperfeioamento do conhecimento. Por outro lado, necessrio o desenvolvimento da cultura de planejamento, gesto e avaliao do conhecimento nessas empresas, pois apesar de serem inmeras as vias de entrada de conhecimento, caso no ocorra de forma organizada, a disseminao, acessibilidade e possibilidade de transformao do conhecimento em vantagem competitiva torna-se invivel. As empresas de projeto devem manter uma memria organizacional, na qual deve estar contida de forma organizada todo conhecimento adquirido da empresa. Esta memria deve estar permanentemente em operao na aquisio fornecimento de conhecimento.
Experincias anteriores Aperfeioamento e treinamento dos profissionais
Sistematizao dos problemas; Experimentao criativa; Aprendizado com experincias passadas; Memria tcnica; Aprendizado com as melhores prticas do mercado; Transferncia rpida e eficaz do conhecimento para toda a empresa.

Planejar o aprendizado;

memria organizacional

Inovao tecnolgica no setor

Parceiros de trabalho, usurios e contratantes

Avaliao

Figura 3 Processo de Aprendizado Organizacional em Empresas de Projeto Como colocado na Figura 3, o aprendizado um processo a ser planejado, gerido e avaliado constantemente. Quanto s formas de aquisio de conhecimento para a empresa de projeto, ocorrem constantemente em funo da realizao da atividade projetual, mas todo este

conhecimento somente ser bem aproveitado se ocorrer planejamento das entradas (identificao da fontes ), gesto do processo (organizao das informaes para serem transformadas em conhecimento) e retroalimentao do processo (acessibilidade do conhecimento).

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
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DRUCKER, P. Administrando em tempos de grandes mudanas. So Paulo. Editora Pioneira,1999.