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Apostila Completa Excel
Apostila Completa Excel
NDICE
Convenes Utilizadas na Apostila____________________________________________________ 4 Termos Utilizados _________________________________________________________________ 4 Introduo ao MS-Excel ____________________________________________________________ 5 Definio de Planilha Eletrnica ______________________________________________________ 6
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Termos Utilizados
No ambiente Windows, cada aplicao executada em sua prpria janela, cada aplicativo tem suas caractersticas, no MS-Excel existem alguns ternos que fazem parte da rotina especfica do mesmo, a relao abaixo lista os termos mais utilizados: Descrio Representa a menor poro da Planilha, a interseo de uma linha e coluna, no qual sero inseridos dados, por exemplo, (C17, representa a interseo da coluna C, ou terceira coluna, com a linha 17) Ao que instrui ao MS-Excel executar uma operao solicitada, disponvel atravs do seu respectivo Menu. Conjunto de instrues com parmetros definidos pelo usurio. Ao criar uma frmula, deve-se fazer referncia ao endereo do dado, que poder ser uma clula. Por definio, um arquivo contendo 03 planilhas, que pode ser clculo, grfico, mdulo ou macro.
Definio Clula
Comando
Funo
Pasta de Trabalho
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Duplo Clique
Caixa de Dilogo
Seleo
Janela Ativa
Janela Inativa
Barra de Frmula
Barra de Status
Indicadores de Modo
Introduo ao MS-Excel
Os trabalhos de simulao e projeo de resultados, sendo executados na forma tradicional, implicam no uso de tabelas, lpis, calculadoras e borracha para apagar possveis erros. O
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5. Selecione a opo desejada caixa de dilogo Inserir, que disponibiliza a insero de: planilha, grfico, macro do MS-Excel 4.0, folha de macro internacional, caixa de dilogo do MS-Excel 5.0 e formulrios. 6. Para o exemplo selecione Planilha e clique em OK.
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2. Na caixa de edio Nmero de planilhas na nova pasta, indicar o nmero de planilhas desejadas. Este nmero pode variar entre 1 e 255, quando solicitar uma nova pasta de trabalho, voc receber a nova pasta com o nmero de planilhas desejado.
Criando Listas
Voc pode criar automaticamente a lista de nomes que desejar. O MS-Excel j vem com algumas listas, vejamos as listas disponveis. 1. No menu Ferramentas selecione Opes, selecione a guia Listas e veja a figura a seguir:
2. Selecione uma lista e observe que ela apresentada na sua totalidade em Entradas da lista, d um clique no Boto OK para voltar para a planilha. 3. Em uma clula qualquer digite Jan e use o recurso AutoFiltro (AutoPreenchimento), desta forma o MS-Excel ir inserir o contedo desta lista enquanto voc estiver arrastando como o mouse. Para criar outras listas as etapas necessrias so as seguintes: 1. Defina a lista em uma seqncia de clulas na vertical em uma planilha, para o nosso exemplo digite o contedo abaixo em suas respectivas clulas: A1 Presidncia A2 Comercial A3 Financeiro A4 Recursos Humanos A5 Tecnologia da Informao Voc pode criar uma lista de nomes de funcionrios de Departamentos, Produtos, filiais da Empresa, etc. No h necessidade de esta lista estar em ordem alfabtica. Para efeito de classificao existem recursos para respeitar a ordem de criao da lista. 2. Selecione a lista, no menu Ferramentas selecione o comando Opes e a guia Listas.
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2. Selecione Preencher seqncia observe que foi preenchido este intervalo com os dias. As opes nesta caixa estaro habilitadas ou desabilitadas dependendo dos dados digitados, veja as opes: Copiar clulas Copia a clula de destino sobrepondo ao contedo existente. Preencher seqncia Preenche uma seqncia de dados digitados, no intervalo especificado. Preencher formatos Preenche uma seqncia com os formatos definidos. Preencher valores Preenche uma seqncia com os valores digitados. Preencher dias Preenche uma seqncia de datas. Preencher dias da semana Preenche uma seqncia de datas, omitindo sbados e domingos.
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Em Seqncia em pode-se criar a srie em linhas ou colunas. Em Tipo, voc especificar o tipo de srie desejada: Linear O prximo valor da srie encontrado pela adio do valor informado em Incremento ao valor anterior da srie. Crescimento O prximo valor da srie encontrado pela multiplicao do valor anterior pelo valor do Incremento. Data Cria uma srie de datas com base na opo que foi selecionada em Unidade de data. Autopreenchimento Funciona de forma similar aos passos acima citados. 4. Com o boto direito do mouse pode-se realizar mais algumas operaes. Digite em uma clula a data atual, e usando o Drag and Drop, (arrastar e soltar) arraste para outra posio, porm usando o boto direito do mouse, voc ter outros comandos:
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O Recurso Drag and Drop com o boto direito, funciona de forma similar aos arrastar e mover com o boto esquerdo do mouse, porm agora voc ter este menu que lhe possibilitar fazer uma opo antes do MS-Excel terminar a operao, possibilitando assim as seguintes opes: Mover Aqui Move a clula para o destino sobrepondo ao contedo existente. Copiar aqui Copia a clula para o destino sobrepondo ao contedo existente. Copiar aqui somente com valores Copia apenas os valores da clula para destino Copiar aqui somente com formatos Copia apenas a formatao da clula origem para o destino. Criar vnculo aqui Cria vnculo com a origem dos dados. Criar Hyperlink aqui Cria vnculo com a origem dos dados. Deslocar para baixo e colar Copia a clula para o destino e move o contedo existente para baixo. Deslocar para direita e copiar Copia a clula para o destino e move o contedo existente para a direita. Deslocar para baixo e mover Move a clula para o destino e o contedo existente para baixo. Deslocar para direita e mover Move a clula para o destino e o contedo existente para a direita. Cancelar Cancelar a execuo do comando. 5. Salve e feche o arquivo.
Formatos Especiais
Quando a formatao padro usada pelo MS-Excel no traduz resultados satisfatrios, pode-se optar por outros formatos pr-definidos, ou ento, criar novos formatos. O MS-Excel possui alguns formatos especiais pr-definidos, como por exemplo: Cep, Zip Cep+3, Telefone e CPF. Estes formatos esto disponveis na guia Numero da caixa de dilogo Formatar clula, que acessada atravs do menu Formatar, item Clulas. Alm destes formatos especiais pr-definidos pelo MS-Excel podem-se quando necessrio, definir outros tipos de formatao. Veja abaixo alguns exemplos. 1. Abra a pasta de trabalho FORMATACOES.XLS, v at a clula G1 e entre com a frmula que informar a data atual, todas as vezes que a planilha for aberta. A frmula : =Hoje() e tecle [ENTER]. 2. Se voc quiser transformar esta data no dia da semana por extenso, dever criar um novo formato. Com a clula selecionada, d um clique com o boto direito do mouse sobre a clula e em Formatar clulas escolha a guia Nmero. 3. Em Categoria selecione Personalizado. 4. No campo Tipo digite dddd e veja em Exemplo como ficar o contedo da clula. D um clique em OK. Esse novo formato ser acrescentado em Categoria Personalizada, no final da relao.
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Formatos de Textos
AutoPreenchimento de Listas
O MS-Excel estende automaticamente a formatao e as frmulas em listas, simplificando essa tarefa comum. 1. Abra o arquivo AUTOPREENCHIMENTO.XLS, selecione de A3 a D3 e acrescente Negrito. 2. Na clula E3 digite Total, observe que o Excel segue a formatao automaticamente. 3. Na clula E4 insira AutoSoma e arraste a frmula at a clula E8. 4. Selecione de A a E as linhas 4, 6 e 8 e mude a cor do preenchimento para amarelo.
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Formatao Condicional
A formatao condicional outro recurso oferecido pelo MS-Excel. Este recurso permite a definio de formataes, tais como um preenchimento de clula ou cor de fonte, que sero automaticamente aplicadas a uma clula caso a condio especificada para esta clula seja verdadeira. Este recurso muito til para destacar dados ou valores em determinadas regies da planilha. Pode-se definir at trs condies diferentes para um mesmo intervalo, inclusive com a utilizao de frmulas na definio destas condies. Na Planilha FORMATACOES.XLS temos uma tabela de notas de alunos, com diversas notas. Vamos alterar o formato atual, para visualizar o resultado das notas em cores diferentes, de forma que todas as notas inferiores a 5,0 sejam apresentadas na cor vermelha e as notas acima d 7,0 sejam apresentadas em azul e ainda as notas entre 5,0 e 7,0 em verde. 1. Utilizando o arquivo Formatos, na planilha FORMATACOES.XLS selecione as clulas B25 at F28. 2. Clique em menu Formatar e escolha a opo Formatao condicional. A caixa de dilogo Formatao condicional ser exibida:
3. No primeiro drop-down (caixa), em Condio 1, escolha entre duas opes: O valor da clula A formatao da clula baseada no valor ou contedo da mesma. A frmula A formatao da clula baseada em uma frmula que voc deve especificar. Esta frmula deve retornar os valores verdadeiro ou falso. Em nosso exemplo, certifique-se que a opo O valor da clula est selecionada. 4. No segundo drop-down, selecione o operador da condio, entre as diversas opes: Entre Aplica a formatao definida quando o valor da clula est compreendido entre o menor e o maior valor informado. No est entre Aplica a formatao definida quando o valor da clula no est compreendido entre o menor e o maior valor informado. Igual a Aplica a formatao quando o valor da clula igual ao valor definido. Diferente de Aplica a formatao quando o valor da clula diferente do valor definido. Maior do que Aplica a formatao quando o valor da clula for maior que o valor definido.
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7. Clique no boto Formatar para determinar qual a formatao ser utilizada caso a condio definida seja verdadeira. A caixa Formatar clulas ser exibida: Observe que apenas alguns itens esto habilitados para a formatao da clula. 8. Defina o estilo de fonte como Negrito e a cor da mesa com vermelho. Clique no boto OK para confirmar esta formatao
9. Clique no boto Adicionar para adicionar uma nova condio, conforme figura:
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Na guia Editar, temos: Permitir alteraes por mais de um usurio ao mesmo tempo, Permite tambm mesclar a pasta de trabalho: Esta opo quando ativada, permite que vrios usurios editem a pasta de trabalho e adverte o usurio pedindo sua confirmao para salv-la. Para tanto, pressione OK. Quem est com esta pasta de trabalho aberta: esta opo mostra a data, a hora e o nome dos usurios que estiverem utilizando a pasta de trabalho. Na guia Avanadas, temos: Controlar alteraes Permite controlar as alteraes. Atualizar Alteraes Configura como as alteraes da Pasta sero atualizadas e a visualizao das mesmas. Alteraes conflitantes entre usurios Configura como as alteraes conflitantes da pasta sero atualizadas. Incluir no modo de exibio pessoal Permite que o usurio tenha configuraes prprias de impresso e filtros.
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Em Funo temos vrias funes disponveis, a saber: Funo Soma Cont.Valores Descrio A soma dos itens O nmero de valores no vazios.
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Outros recursos da caixa de dilogo so para especificar o uso dos rtulos como: Usar rtulo na Especifica a utilizao dos rtulos como: Linha superior Utiliza os rtulos no topo. Coluna esquerda Utiliza os rtulos na coluna esquerda. Criar vnculos como os dados de origem Cria um vnculo dinmico, que atualiza os dados automaticamente. Procurar Possibilita consolidar planilhas que estiverem fechadas. O MS-Excel apresenta a caixa de dilogo Procurar..., voc dever selecionar o arquivo e informar a referncia de clula ou um nome de intervalo. 9. No item Referncia digite Norte e clique no boto Adicionar, repita este processo at todas as planilhas serem adicionadas. 10. Observe na planilha Total que foi inserido o valor em todas as clulas. Caso voc altere algum valor na planilha Norte, por exemplo, a planilha Total no ir efetuar a alterao de imediato, para tanto se deve efetuar uma consolidao e ao mesmo tempo criar um vnculo dinmico. Para tanto siga os passos abaixo: 11. Na planilha Total selecione o intervalo A4 at F10 e no menu Dados selecione Consolidar. 12. Ative as opes Criar vnculos com os dados de origem e Coluna esquerda e clique no boto OK. Faa alguma alterao em uma das planilhas e veja o resultado. Porm esta opo ativada utiliza mais recurso do equipamento, podendo torn-lo mais lento. Se no h necessidade de constante atualizao, convm no utilizar a opo Criar vnculos aos dados fonte. 13. Salve e feche o arquivo.
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Onde:
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Nesta etapa podem-se identificar quais so os argumentos da funo, ou seja, o intervalo de clulas que ser usado para calcular a mdia. Observe que o argumento obrigatrio est em negrito e o argumento opcional esta em texto original. No canto superior direito apresentado o resultado da utilizao do intervalo e no canto inferior esquerdo apresentado o resultado da frmula. 4. Selecione o intervalo de clulas B17 a F17, em seguida d um clique no boto OK. Automaticamente o MS-Excel traz o resultado, se desejar, clique sobre a clula e observe como foi introduzida a frmula. 5. Proceda conforme os passos anteriores para calcular o Mximo e o Mnimo. Voc pode utilizar o boto de Funo da Barra de Ferramentas Padro.
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A sintaxe da funo : SOMASE(Intervalo, Critrios, Intervalo_soma). Onde: Intervalo o intervalo de clula a ser calculado. Critrios So os critrios na forma de um nmero, expresso, ou texto, que define quais clulas a serem adicionadas. Intervalo_soma So clulas que realmente sero somadas. As clulas em Intervalo_soma so somadas somente se suas clulas correspondentes em Intervalo coincidirem com os critrios estipulados. Se Intervalo_soma for omitido, as clulas em intervalo sero somadas. 8. Para o nosso caso, os intervalos dos argumentos sero os seguintes: Intervalo $B$3:$B$15. Critrios $B18. Intervalo_soma C$3:C$15. Observe que na caixa de dilogo, a direita da caixa de edio do argumento, o Colar funo j apresenta o resultado da utilizao do intervalo e no canto inferior esquerdo da caixa apresenta o resultado final. 9. Para encerrar clique no boto OK. 10. Retorne para a Planilha, porm ainda com o modo de edio da frmula ativo. Tecle [Ctrl] + [Enter] para inserir a frmula em todas as clulas selecionadas.
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Criando Tpicos
Vimos anteriormente o recurso Consolidar, onde extramos dados de diferentes planilhas e pastas de trabalho e depois de calculados os dados, exibimos um resumo em uma planilha de totais. Se voc estiver utilizando uma planilha grande, voc ter que resumir seus dados de outra forma. O MS-Excel nos oferece um timo recurso atravs dos Comandos Agrupar e AutoTpicos, que ir ocultar linhas/colunas e gerar tpicos. Para tanto, voc dever ter uma planilha com um layout padro. A partir da, voc poder criar uma planilha que possa exibir Tpicos automtico ou manualmente. 1. Mantendo a pasta de trabalho TABELAS.XLS aberto, selecione a planilha Tpicos. Nesta planilha foi aplicada uma formatao especial de forma a obter-se uma visualizao necessria ao entendimento do tpico apresentado. A planilha contm dados de quatro regies, com os subtotais j aplicados. Para o recurso de somatria, foi utilizada a funo SOMA. Observe a planilha. 2. No menu Dados selecione Organizar estrutura de tpicos e a opo Auto Tpicos. O MS-Excel ir apresentar os botes de resumo, possibilitando a alternncia da apresentao de tpicos. 3. Selecione no boto Zoom o percentual de 75%, para visualizar uma rea de dados maior. Ao criar tpicos, voc define intervalos de linhas ou colunas como grupos de tpicos. Cada grupo contm dados de detalhes em linhas e colunas e dados de resumo em uma linha ou coluna adjacente. Na organizao de tpicos possvel conter at oito nveis de grupos na vertical e na horizontal. O MS-Excel permite criar somente um tpico por planilha. Aps o comando Tpicos Automticos so exibidos alguns botes de tpicos que so utilizados para alterar o modo de exibio. Veja abaixo os botes. Boto Aplicao Nvel Linha. Exibir/Ocultar um nvel especfico de linha. Nvel Coluna. Exibir/Ocultar um nvel especfico de coluna. Ocultar Detalhe. Utilizando para ocultar detalhes Apresentar Detalhe. Utilizando para exibir detalhes 4. Faa alguns testes com os botes e altere as formas de exibio para ocultar-exibir detalhes. 5. Para remover todos os nveis de tpicos, no menu Dados selecione Organizar estrutura de tpicos e o subcomando Limpar estrutura de tpicos. 6. Salve a planilha.
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7. Clique no boto OK. 8. Faa o mesmo procedimento para os produtos B e C. 9. Clique na clula B9 onde consta o Produto_A e observe que temos um formato de nmero quebrado, como no podemos produzir efetivamente meia pea, temos de acertar o nmero apresentado. No nosso caso apresentado: 2127,65957446809 de forma que temos de apagar tudo o que est aps a vrgula inclusive. Faa o mesmo para os demais produtos. 10. Vamos salvar o resultado como cenrio, no menu Ferramentas escolha Cenrios, na caixa do Gerenciador de cenrios clique no boto Adicionar, na caixa de dilogo Adicionar cenrio em Nome do cenrio digite: Atingir Meta. 12. Na caixa Valores de cenrios, clique no boto OK para aceitar os valores. Na caixa de dilogo Gerenciador de cenrios selecione o cenrio Inicial, clique no boto Mostrar e clique no boto Fechar para fechar a caixa de dilogo. Temos no momento alguns cenrios em nossa planilha ativa, voc poder gravar at 255 cenrios, evitando que voc tenha vrias planilhas iguais, onde cada uma delas tenha um cenrio. Solver Apesar de prtico e eficiente o Atingir meta anteriormente citado, nos permite manipular apenas uma varivel por vez. O MS-Excel possui uma ferramenta mais poderosa para anlise que oferece algumas vantagens como alterar mais de uma varivel, configurao de restries e resoluo de problemas complexos de mltiplas selees. Solver um Suplemento do Excel, para saber se est instalado v ao menu Ferramentas e veja se existe a opo Solver. Caso no esteja instalado, no menu Ferramentas selecione Suplementos, ative a opo Solver e confirme. 1. Utilize a pasta de trabalho PRODUCAO.XLS, no menu Ferramentas selecione Solver.
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2. O campo Definir clula de destino deve ser preenchido com a clula que conter o resultado desejado para a frmula, no caso $B$21. 3. Na caixa de opes Igual a: deve-se imputar o resultado desejado ou escolher entre Mximo ou Mnimo valor possvel, selecione Valor de: e digite o valor zero. 4. No campo Clulas variveis entre com as clulas que sero modificadas. No caso entre com $B$9, $C$9 e $D$9, ou selecione na planilha. Se voc clicar em Estimar, o Solver insere todas as clulas fora da frmula referenciadas pela frmula da clula alvo. 5. Clique no boto Adicionar e ter a caixa Adicionar Restrio para entrar com as restries conforme abaixo:
6. No campo Referncia de clula deve-se entrar com a clula a conter a restrio, em Restrio selecione a operao desejada e no campo seguinte digitar o valor. Verifique as restries: a. Apesar da produo mxima individual de cada produto exceder 8000, a produo mxima da fbrica de 8000 unidades. Digite ento em Referncia de clula: $B$12 (na planilha a clula que exibir o Total Produzido) que deve se menor ou igual a 8000, entre com os dados e clique em Adicionar e a caixa permanecer visvel para entrar com outras restries. b. A produo tambm no pode ser negativa, informe ao Solver que as clulas B9, C9 e D9 devem ser maior ou igual a zero (voc pode informar o intervalo), clique em Adicionar. c. Por fim voc deve restringir a produo mxima por produto, informe ao Solver que o intervalo B9:D9 (Produo) deve ser menor ou igual ao intervalo B6:D6 (Capacidade por produto) clique em OK. Na caixa de dilogo Parmetros do Solver nota-se tambm a existncia do boto Opes, este boto permite efetuar modificaes que afetaro a forma de clculo do Solver. 7. D um clique no boto Opes e veja a caixa de dilogo abaixo:
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Limita o tempo empregado na soluo Especifica o nmero de vezes que o Solver poder recalcular com a nova soluo Preciso Especifica a proximidade entre duas solues para que uma soluo melhor seja obtida. Tolerncia Os problemas que envolvem clulas variveis restritas a valores inteiros podem levar muito tempo para serem resolvidos, pois exigem a soluo de muitos sub-problemas, sendo cada um deles um problema do Solver sem restries de nmero inteiro. Um nvel de tolerncia mais alto (porcentagem de erros permitida) tenderia a acelerar o processo de soluo. Presumir modelo linear Define o Solver para utilizar o mtodo de soluo de programao linear que agiliza solues lineares, dessa forma voc ser advertido se a planilha no for linear. Usar escala automtica Permite que o Solver defina algumas clulas que esto sendo alteradas com valores radicalmente maiores ou menores que outros. Mostrar resultado de interao Faz uma pausa para apresentar solues intermedirias. Estimativas O Solver apresenta outros mtodos de soluo: Tangente e Quadrtica utilize Quadrtica se a planilha envolver frmulas complexas no-lineares. Derivadas Especifica o mtodo de Derivadas parciais, utilizando uma diferenciao Adiante ou Central, sendo que a opo Central leva mais tempo, mas pode resultar em uma soluo mais adequada. Pesquisar, Newton Este o mtodo de pesquisa padro que usa um mtodo quaseNewton. Este mtodo exige, caracteristicamente, mais memria do que o mtodo de pesquisa conjugado, mas exige menos iteraes. Conjugado Exige menos memria do que o mtodo de pesquisa Newton, mas exige mais iteraes para atingir um determinado nvel de preciso, use este mtodo se tiver um problema complexo e a quantidade de memria disponvel for pequena. A pesquisa conjugada especialmente til se as vrias iteraes do
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10. A caixa de Resultados do Solver informa que ele encontrou uma soluo e voc pode optar entre aceitar esta soluo ou manter os valores originais. 11. D um clique no boto Salvar cenrio e na caixa de dilogo Salvar cenrio digite: Solver Cenrio e clique no boto OK. Desta forma, voc ter mais um cenrio gravado. 12. Aps a gravao do ltimo cenrio, clique no boto OK para fechar a caixa de dilogo Resultados do Solver. At o momento temos alguns cenrios em nossa planilha, podemos obter um resumo de todos os cenrios, para isso execute os passos que seguem. 13. Para visualizar um resumo dos cenrios, no menu Ferramentas selecione cenrio, d um clique no boto Resumir e veja a caixa de dilogo abaixo:
14. Nesta caixa de dilogo pode-se obter: Resumo de cenrio ou uma Tabela dinmica de cenrio. 15. Selecione a opo Resumo do Cenrio e clique no boto OK, o MS-Excel ir gerar um relatrio em uma planilha denominada Resumo do cenrio. 16. A planilha Resumo do cenrio exibe todos os cenrios atualmente gravados, apresentando todos os detalhes de cada relatrio como: data em que foram criados, o nome do usurio, os intervalos de clulas e os valores utilizados em cada cenrio e tambm uma observao. A planilha Resumo do cenrio uma planilha normal, se desejar voc poder somar as colunas de cada cenrio, faa isso e observe os valores encontrados em da simulao. 17. Com a planilha Produo ativa, no menu Ferramentas selecione Solver e clique no boto Resolver. O MS-Excel executar novamente os clculos e teremos a caixa de dilogo Resultados do Solver. 18. Nessa caixa de dilogo com Manter soluo do solver selecionado voc aceita a soluo apresentada, observe em Relatrio. Note a existncia de 3 relatrios: Respostas, Sensibilidade e Limite, estes relatrios mostram informaes do processo de clculo e seus resultados.
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Estudando a Funo Se
Podemos utilizar as funes disponveis no MS-Excel para nos auxiliar nos clculos. Mostraremos inicialmente a funo SE. O MS-Excel realiza um teste condicional e retorna Falso ou Verdadeiro, se existir uma frmula que retorne um valor, a funo realiza o calculo se atender aos parmetros estabelecidos (Verdadeiro) se os parmetros no atenderem condio, no executa o clculo (Falso). Operadores Exemplo Resposta = igual > Maior que Maior ou igual < Menor que Menor ou igual <> Diferente de 15 = 5 15>5 155 15<5 155 15<> Falso Verdadeiro Verdadeiro Falso Falso Verdadeiro
1. Utilizando a pasta de trabalho BANCO DE DADOS.XLS, suponhamos que iremos dar um aumento de 10% aos funcionrios que recebem menos de R$ 1.500,00, Utilizando uma clula satlite, na clula F1 digite 10%. 2. Na clula E4, digite a frmula: =SE(D4<1500;D4*(1+$F$1);D4) Isso significa o seguinte: =Se (D4<1500; Se o valor do salrio constante na clula D4 for menor que 1500. D4*(1+$F$1); Faa o calculo para acrescentar o percentual da clula satlite, (F1). D4) Caso contrrio, permanecer o salrio sem alterao da clula D4. 3. Copie a frmula at a ltima clula que conste os salrios. Algumas vezes no precisamos mais de uma frmula em nossa Planilha, mas s queremos exibir os resultados. Para tornar estes valores em um nmero puro, que mostre o valor e deixe de ser o resultado de uma frmula. Utilize o seguinte procedimento. 1. Selecione as clulas E4 at a ltima clula que contenha os novos salrios 2. No menu Editar, escolha Copiar. 3. Novamente selecione o menu Editar e escolha Colar Especial. 4. Em Colar especial, escolha Valores e clique em OK, depois pressione ESC para tirar a seleo. 5. Salve novamente a pasta de trabalho com as alteraes.
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7. No campo Valor_procurado clique em A2 que o cdigo do produto e por onde a funo ir referenciar sua busca. 8. No campo Matriz_tabela clique na planilha Apoio e selecione toda a tabela a partir da clula A3 at a clula C12 e em seguida pressione a tecla F4 para fixar o endereo, pois neste caso no queremos em que o Excel atualize esta matriz, para no sair fora da tabela. 9. No campo Nm_ndice_coluna digite 2, por que voc quer buscar o nome do produto e ele est na segunda coluna da nossa tabela de preos. Quando voc quiser buscar o valor unitrio do produto, o Nm_ndice_coluna, ser 3. 10. Clique no boto OK e copie para baixo a funo. 11. Calcule agora o valor unitrio e o valor total.
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Definido na clula D8 onde est a taxa de juros que 0,20 no nosso caso dividida por 100 para exibir um valor percentual. Definido na clula K13 onde est o total de dias, que ser gerado pela funo DIATRABALHOTOTAL. o pagamento efetuado a cada perodo, no nosso caso 0 (zero)
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Veja um exemplo: 1. Abra a pasta de trabalho DATADIF.XLS na planilha Datas. 2. Na clula B1 informe a data inicial, na clula B2 informe a data atual atravs da funo =HOJE(). 3. Na clula D7 calcule o nmero de anos entre a data atual que est na clula B2 e a data inicial que est na C7. Entre com a frmula: =DATADIF($C$7;$B$2;Y). 4. Na clula E7 calcule o nmero de meses entre a data atual que est na clula B2 e a data inicial que est na C7. Entre com a frmula: =DATADIF($C$7;$B$2;YM). 5. Na clula F7 calcule o nmero de dias entre a data atual que est na clula B2 e a data inicial que est na C7. Entre com a frmula: =DATADIF($C$7;$B$2;MD). 6. Agora que voc aprendeu a calcular datas, na clula B3 entre com a seguinte frmula: =DATADIF(B1;B2;Y) & Anos & DATADIF(B1;B2;YM) & Meses e & DATADIF(B1;B2;MD) & Dias. O primeiro datadif ir retornar o nmero de anos, o segundo o nmero de meses e o terceiro o nmero de dias, o sinal & serve para concatenar os valores aos textos Anos, Meses e Dias. 7. Salve e feche o arquivo.
Combinao caixa de edio-drop down Cria uma combinao de caixa de listagem drop-down e caixa de edio na sua folha de dilogo. Barra de rolagem Cria uma barra de rolagem na sua planilha ou grfico.
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Controles Podemos utilizar alguns dos recursos de formulrios na pasta de trabalho FORMULARIOS.XLS que se encontra em nosso diretrio de trabalho. Nesta pasta temos uma planilha denominada Apoio, contendo 3 tabelas com reas nomeadas que visam facilitar o trabalho com frmulas. 1. Na clula B2 desenhe um controle Caixa de combinao, que ir listar todos os produtos. Aps desenh-lo, pressione o boto direito do mouse sobre este controle, selecione Formatar Controle. 2. Na caixa de dilogo Formatar Controle selecione a guia Controle, atribuindo os seguintes valores. Onde: Intervalo de entrada produtos Vinculo da clula $B$2 Linhas suspensas 4 3. Na clula B3 insira uma funo que pesquisar o valor do produto na planilha Apoio, em uma rea chamada Tabela. Para o exemplo use a funo INDICE da seguinte forma: =NDICE(TABELA;B2;2). 4. Na clula C4 insira um controle que informar a quantidade de produtos a serem adquiridos. Desta forma, insira um Controle giratrio utilizando o boto direito sobre este e selecione Formatar Controle. Na guia Controle, insira os seguintes dados. Onde: Valor mnimo 1 Valor mximo 30 Alterao incremental 1 Vnculo da clula $B$4 5. Na clula C6 insira um Controle giratrio utilizando o boto direito sobre este e selecione Formatar Controle. Na guia Controle, insira os seguintes valores. Onde: Valor mnimo 10 Valor mximo 100 Alterao incremental 5 Vnculo da clula $C$6
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Criando Tabelas
Utilizando o recurso Tabela no menu Dados e com a ajuda de frmulas, voc poder realizar algumas simulaes. Estas simulaes so chamadas de E-SE, onde algumas variveis podem ser alteradas. Exemplo: no caso da compra de uma casa no valor de R$65.000,00, com a taxa de juros de 3,5% e entrada de R$ 15.000,00. Observe que com essa flexibilidade podem-se alterar os valores e obter resultados rapidamente. A tabela de dados um recurso para calcular mltiplas variveis em uma operao, sendo uma forma de comparar e observar os resultados de todas as variaes da planilha ao mesmo tempo, uma vez que voc pode alterar as variveis apropriadas e observar o resultado. Inicialmente configure um Tabela de dados de uma entrada: onde voc digita valores diferentes para apenas uma varivel. 1. Abra a pasta de trabalho EMPRESTIMO.XLS, de um clique na planilha: Tabela uma Entrada, nesta planilha temos a simulao de um emprstimo para compra de uma casa, sendo 4 variveis. a. O valor principal que o valor da casa: R$ 65.000,00. b. O valor da entrada: R$ 15.000,00. c. A taxa de juros: 3,5%. d. O nmero de meses que de 180, relativo ao perodo de 15 anos. 2. Na clula C10 digite a frmula: =PGTO(C7/12;F7;(C4-F4)*-1). 3. No intervalo B11 at B20 da tabela foram inseridas algumas taxas de juros que faro parte dos clculos. 4. Selecione do intervalo B10 at C20 no menu Dados e selecione Tabela. 5. Na caixa de dilogo Tabela d um clique em Clula de entrada da coluna e informe qual a clula de entrada da coluna (no nosso caso, os valores esto dispostos em coluna), d um clique na clula C7, onde ser inserida a taxa de juros. 6. D um clique no boto OK, o MS-Excel retorna o resultado que o valor mensal da prestao da casa, baseado em uma taxa de juros de 5% inserida na coluna B12 e com um prazo de 15 anos para pagar. Configurando um clique na planilha Tabela de dados de duas entradas: onde voc digita valores diferentes para duas variveis. 1. D um clique na planilha: Tabela duas Entradas, essa planilha tem um Layout diferente, trata se de uma tabela de duas entradas. Existe o intervalo que contm as taxas de juros e o intervalo que consta o perodo de pagamento. 2. Na clula B10 digite a frmula: =PGTO(C6/12;F6;(C3-F3)*-1) e formate a clula como: #.##0,00. 3. Selecione do intervalo B10 at F20 no menu Dados e selecione Tabela. 4. Na caixa de dilogo Tabela d um clique em Clula de entrada da linha e clique na clula F6, clique na caixa Clula de entrada da coluna e clique na clula C6. Onde: Clula de entrada da linha a clula onde est inserido o nmero de meses Clula de entrada da coluna a clula onde est inserida a taxa de juros. 5. Os valores encontrados so os valores de prestaes mensais, com suas respectivas taxas de juros e perodo de pagamento, altere o valor principal, a taxa de juros, o perodo de pagamento e observe o resultado. 6. Salve e feche o arquivo.
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Grficos
Uma grande caracterstica dos recursos existentes para montagem de grficos est na facilidade de uso, flexibilidade e recursos de acabamento. Para a criao do grfico usaremos o auxiliar grfico, que cria um grfico incorporado a planilha, vamos ao exemplo: 1. Abra o arquivo VALORES.XLS, onde encontra-se a planilha Estoque, que contm informaes de estoque de alguns produtos. 2. Numa primeira etapa, voc criar um grfico de estoque dos trs primeiros produtos. Para isso selecione as clulas de : A2 at G5 e d um clique no boto Assistente de grfico, o ponteiro se transforma em uma pequena cruz e dever ser posicionado no local onde dever aparecer o grfico. 3. Voc ter a primeira caixa do Assistente de grfico Passo 1 de 4 Tipos personalizados, neste primeiro passo voc poder definir o tipo de grfico desejado, no nosso caso selecione o Tipo Coluna e o primeiro subtipo. Clique sobre o boto Avanar para avanar para o prximo passo. 4. Na caixa do Assistente de grfico Passo 2 de 4 Dados de origem do grfico, voc poder definir ou alterar a fonte de dados para o grfico que est sendo construdo. Na guia Intervalo de dados voc dever informar a faixa de dados que compe o grfico, atravs do campo Intervalo de dados. Voc dever definir tambm se os dados sero inseridos no grfico baseados nas linhas ou nas colunas da planilha de origem, atravs da seleo do respectivo boto de opo do campo Seqncia em: 5. Clique na guia Seqncia. Nela voc poder acrescentar ou remover sries de seu grfico. Onde. Seqncia Exibe a identificao das sries que sero exibidos no grfico. Nome Exibe a referncia da clula que contm o nome da srie selecionada. Valores Exibe a referncia das clulas que contm os valores da srie selecionada. Rtulos dos eixos das Categorias (X) Exibe a referncia da clula que contm os ttulos do eixo X. Adicionar Adiciona uma nova srie de dados ao grfico. Remover Remove uma nova srie de dados do grfico. 6. Clique no boto Avanar para avanar para o terceiro passo. A caixa Assistente de grfico Passo 3 de 4 Opes de grfico exibida. Nesse passo voc poder configurar diversas opes do grfico, tais como Ttulos, Eixos, Linhas de Grade, Legenda, Rtulos e Tabelas de Dados. 7. Clique sobre o boto Avanar para avanar para a ltima etapa do Assistente de grfico, a caixa Local do grfico ser exibida. Nesse caixa voc poder definir a localizao do novo grfico. Onde. Como nova planilha Insere o grfico em uma nova planilha. Como objeto em Insere o grfico como um objeto na planilha selecionada da lista.
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3. Na caixa aonde aparece lista de nomes de reas selecione produtos. 4. Na caixa Refere-se a: apague as informaes e substitua pela a seguinte frmula: =DESLOC(Dados!$A$3;0;0;CONT.VALORES(Dados!$A:$A);1) Onde: Dados!A3 Referncia que devemos tornar como ponto de partida da pesquisa. 0 Indica o nmero de linhas de deslocamento a partir da Referncia citada. 0 Indica o nmero de colunas de deslocamento a partir da Referncia citada. CONT.VALORES(Dados!$A:$A) Altura indicada pelo nmero de linhas que se deseja que a referncia fornecida apresente. Como o nmero de linhas varivel utilizaremos a funo CONT.VALORES para calcular o nmero de clulas preenchidas na coluna A, onde encontra a relao de produtos. 1 Largura indicando o nmero de colunas que se deseja que a referncia fornecida apresente, no nosso caso 1.
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Repare que quando definimos uma frmula e no mais um endereo fixo para determinar o nome de uma rea, este nome no aparece mais na Caixa de nome. Entre na Planilha de Dados e inclua os seguintes dados: Estabilizados, 35, 40, 50, 80, 110, 150. Agora, entre na planilha Apresentao clique na caixa de combinao e note que o produto includo na planilha de Dados aparece na relao de produtos. Repita o item 5 e acrescente ou exclua outros produtos, verifique as informaes na caixa de combinao. Salve e feche o arquivo.
Validao de Dados
Outro recurso disponibilizado no MS-Excel diz respeito validao dos dados que so alimentados na planilha. Voc poder definir regras de realizao dos dados inseridos em sua Planilha, como, por exemplo, restringir a entrada de dados a nmeros inteiros ou texto, definir limites de entradas, determinarem a validade de uma entrada com base em dados constantes em outras clulas atravs da utilizao de uma frmula, evitando, a digitao de valores no permitidos. Para utilizar a validao de dados, proceda da seguinte maneira: 1. No arquivo VALIDACAO.XLS, na planilha Pedido selecione a clula C2. 2. No menu Dados selecione a opo Validao. 3. Na lista do campo Permitir selecione a opo Lista. 4. No campo Origem digite a expresso =Clientes, que a faixa de dados onde esto armazenados os nomes dos clientes da lista. Esta faixa de dados encontra-se armazenada em um intervalo nomeado como clientes na planilha de apoio. A caixa Validao de dados, nesse momento a caixa de Validao de dados dever estar conforme a tela baixo:
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. 8. Clique na guia Alerta de erro para definir a mensagem de erro que ser exibida quando a entrada for invlida. 9. Na caixa Ttulo digite: Entrada de Pedidos 10. Na caixa Mensagem de erro digite Favor selecionar um cliente da lista indicada. O pedido no aceita outro cliente clique no boto OK.
11. Selecione a clula C3 e no menu Dados selecione a opo Validao. 12. Na lista do campo Permitir selecione a opo Data. 13. No campo Dados selecione a opo Menor ou igual a. 14. No campo Data final digite a expresso =HOJE(). Com isto voc estar definindo que o valor a ser inserido na coluna Data Retirada no poder ser maior que a data atual.
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20. Clique no boto OK. 21. Selecione o intervalo B6:B16 e defina a validao do mesmo atravs de uma lista de categorias que est armazenada no intervalo nomeado =produtos. 22. Defina a mensagem de Entrada e de Alerta de erro e clique OK. 23. Selecione o intervalo C6:C16. No menu Dados selecione Validao. 24. Na caixa Permitir, escolha Nmero inteiro. 25. No campo Dados, escolha Entre. 26. Na caixa mnimo, entre com a frmula: =NDICE(TabelaProdutos;CORRESP(B6;Produtos;0);2) 27. Na caixa mximo, entre com a frmula: =NDICE(TabelaProdutos;CORRESP(B6;Produtos;0);3)
28. Defina a mensagem de Entrada e de Alerta de erro e clique OK. 29. Finalmente, selecione a clula B20 e abra a caixa Validao de Dados. 30. Defina o campo Permitir como Comprimento do Texto. 31. Defina o campo Dados como Menor ou igual a. 32. Digite o valor 20 no campo Mximo. 33. Defina a mensagem de Entrada e Alerta de erro e clique OK.
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Relembre a sintaxe da frmula da funo DESLOC. =DESLOC(referncia;linhas;colunas;altura;largura) Onde: Apoio!$A$1 Referencia toma-se como ponto de partida de pesquisa. Observe que os dados esto em uma outra planilha. 1 Indica o nmero de linhas de deslocamento a partir da referencia citada. Observe que voc est posicionado na Clula A2. Corresp(PedCateg!B6;Categoria;0)-1 Indica o nmero de colunas de deslocamento a partir da referncia citada. Como o deslocamento depende da categoria escolhida use a funo Corresp, que retorna o nmero da coluna correspondente categoria escolhida na clula B6 da planilha PedCateg. Por Exemplo, caso a categoria escolhida seja Rose o valor de retorno 2. Como o deslocamento feito a partir da clula de referncia, o Excel ir posicionar na clula C2, subtraia 1 para posicionar na clula B2. Cont.Valores(Apoio!$A:$A)-1 Altura indicado pelo nmero de linhas que se quer que a referncia fornecida apresente. Como o nmero de linhas varivel utilize a funo Cont.Valores para calcular o nmero de clulas preenchidas na coluna A, -1 para desconsiderar o ttulo da coluna. 1 Largura indicando o nmero de colunas, que se deseja que a referncia fornecida apresente.
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39. Selecione o intervalo C6:C16. No menu Dados selecione a opo Lista. 40. Na lista do campo Permitir selecione a opo Lista. 41. No campo Origem: digite a expresso =Vinhos, que a faixa de dados onde esto armazenados os nomes dos vinhos. 42. Defina as mensagens de Entrada e de Alerta de erro e clique OK. 43. Para a validao dos demais campos, proceda como descrio anterior. 44. Feche e salve o arquivo.
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4. Clique no boto OK e observe o resultado. O MS-Excel traz todos os valores: maior ou igual a 10 e menor ou igual a 20. Para entrar com os critrios, nesta caixa voc poder digitar ou escolher utilizando as setas drop-down. 5. No campo Supervisor clique com o mouse sobre a seta drop-down e selecione Tudo. Se desejar visualizar uma ou mais cidades personalize o item Supervisor da mesma maneira que foi feito no item anterior. Nesta verso do MS-Excel, foi introduzida uma nova opo que : (10 primeiros...). Esta opo lista os dez primeiros (maiores) ou ltimos (menores) valores em uma coluna. Os valores no so exibidos obedecendo a uma classificao, se voc desejar obter uma classificao poder faz-lo antes ou depois de solicitada a exibio. Este comando s deve ser usado quando a coluna contiver valores numricos ou dadas. 1. Utilizando a pasta de trabalho VENDAS.XLS, solicite a exibio dos maiores valores existentes no campo Previsto. 2. No campo Previsto clique com o mouse sobre a seta drop-down e selecione (10 primeiros...) e ter a caixa de dilogo abaixo:
3. Selecione as opes conforme a figura e clique no boto OK. 4. Se voc selecionar nesta mesma coluna a opo ltimos, ser apresentada uma lista contendo os 10 menores valores da lista. 5. No menu Dados selecione o comando Filtrar e o subcomando AutoFiltro e as setas drop-down so retiradas automaticamente da tela. Filtro Avanado Podemos trabalhar tambm com a Personalizao do Filtro, utilizando os recursos do Filtro Avanado. O Filtro Avanado permite que voc filtre dados usando um intervalo de critrios para exibir apenas as linhas que atendam a todos os critrios que voc especificar. Se voc filtrar a lista novamente, o MS-Excel avaliar todas as linhas exibidas e ocultas.
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5. Para aplicar o filtro na prpria planilha, mantenha a opo Filtrar a lista no local habilitada. 6. D um clique no campo Intervalo de critrios e na planilha Filtro_Avanado, selecione o indicativo das linhas 1 e 2, esta rea onde est o nosso critrio que no caso Suporte. 7. D um clique no boto OK, observe que o MS-Excel mostra todas as ocorrncias em que consta o item Suporte na coluna Produto e oculta as demais linhas. Para especificar mltiplos critrios para diferentes colunas, insira todos os critrios na mesma linha do intervalo de critrios, por exemplo, podemos pedir um critrio que mostre todas as linhas que tenham cidade de So Paulo e o produto como Suporte. Caso voc esteja realizando mais de uma pesquisa copiando dados para a mesma rea, no h necessidade de limpar o resultado da pesquisa anterior. O MS-Excel se encarregar de fazer isto por voc, como veremos abaixo: 1. Abaixo de Cidade digite: So Paulo e execute os passos como acima. 2. Observe que o Ms-Excel mostra todas as ocorrncias em que consta o campo Cidade como: So Paulo e o campo Produto como: Suporte. 3. Para exibir todos os dados novamente, selecione no menu Dados o comando Filtrar e o subcomando Mostrar tudo. Filtrando Dados em outra Planilha 1. Ao filtrar dados para outra planilha, a planilha de destino sempre dever estar ativa, no nosso caso a planilha de destino : Filtro_Avanado. Abaixo de Supervisor digite: Paulo Pinheiro. Abaixo de Cidade digite: Natal Abaixo de Produto digite: Suporte.
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2. Na planilha Filtro_Avanado, solicite o Filtro Avanado e habilite a opo Copiar para outro local. 3. Ainda na caixa de dilogo Filtro Avanado, em Intervalo da lista entre com o nome do intervalo que no nosso caso : Banco_de_Dados. 4. Em Intervalo de critrios, arraste na planilha para informar o novo intervalo de critrios. 5. Em Copiar para, d um clique na clula A10 e clique em OK. Observe os dados que o MS-Excel trouxe todas as ocorrncias em que tenham Paulo, Natal e Suporte. 6. Para finalizar, feche o arquivo e salve as alteraes.
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Neste passo voc deve selecionar a origem dos dados. Temos as quatro alternativas j citadas no artigo. Neste exemplo inicial, vamos utilizar uma base de dados oriunda de uma planilha do MS-Excel (Banco de Dados ou lista da Microsoft Excel).
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5. Em Intervalo voc define o nome da Planilha e/ou intervalo de clulas ou seleciona o intervalo na planilha. Se a tabela de origem estiver em outra Pasta de trabalho, utilize o boto Procurar ou digite o nome, usando a seguinte sintaxe: [Pasta de Trabalho]nome da planilha!intervalo Se voc selecionar uma clula na tabela antes de iniciar o comando Relatrio de Tabelas e Grficos Dinmicos, o MS-Excel inserir o intervalo automaticamente. No boto Procurar..., o MS-Excel exibe a caixa de dilogo Localizar para que voc possa selecionar a Pasta de Trabalho que contm a tabela desejada. 6. Aps selecionar a pasta de trabalho, digite o nome da planilha e o intervalo desejado. Este procedimento necessrio para que o MS-Excel saiba onde a sua pasta de trabalho est arquivada para realizar posteriormente o trabalho de atualizao de dados mesmo que a pasta de trabalho com a origem dos dados esteja fechada. Lembramos que a Caixa de Dilogo da Etapa 2, que foi detalhada, refere-se a escolha de Banco de Dados ou lista do MS-Excel feita na primeira etapa. Caso tenha escolhido outra opo, esta etapa ser diferente. Observe que o MS-Excel apresentou automaticamente o nome Banco_de_dados nesta etapa. Ele detectou o nome a partir da clula selecionada na planilha. Este nome de rea j havia sido criado anteriormente, para facilitar o trabalho de manuteno. Todas as vezes que a base de dados for alterada no nmero de linhas, mais conveniente alterar o intervalo da rea ao invs de alterar todas as frmulas que dependem deste intervalo para apresentar o valor correto. 7. Um clique no boto Avanar > da caixa de dilogo e voc ter a prxima etapa, representada pela figura abaixo:
Nesta caixa de dilogo dever ser definido se a tabela dinmica ser exibida em uma nova planilha ou na planilha existente. Selecione Nova planilha. 8. O boto Layout permite projetar a tabela dinmica. O lado direito da caixa de dilogo contm botes que representam os campos na tabela de origem.
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A figura na caixa de dilogo representa a rea dinmica, com sees para os campos da Linha, campos de Coluna e campos de Pgina assim como uma rea de dados para os dados resumidos Dados. Na parte superior da caixa de dilogo temos um pequeno descritivo do significado de cada rea da Tabela dinmica. Obs.: Quando voc selecionar a opo Vrios intervalos de consolidao na primeira etapa, os nomes de campo apresentados nesta etapa sero genricos. 9. Arraste os campos relacionados no lado direito da tela para as posies indicadas conforme a figura abaixo, deste modo teremos a mesma estrutura de Tabela Dinmica:
10. Um clique no boto OK para fechar esta caixa de dilogo. 11. Clique no boto Opes para outras definies da Tabela Dinmica.
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Deste modo, voc obtm a Tabela dinmica com todas as informaes resumidas e concentradas da maneira solicitada. Observe os campos de quebra de pgina Data, Supervisor, Cliente e Cidade. Eles apresentam a mesma funcionalidade que os botes drop-down do AutoFiltro, podem fazer os teste que quiserem. Voc tambm poder redefinir a distribuio dos campos pela Tabela Dinmica simplesmente arrastando o boto cinza indicativo do campo para o local desejado, invertendo posies de botes de campo de coluna com linha ou ento de pgina. Assim voc poder obter resultados diferentes com a mesma Tabela Dinmica. A posio padro de apresentao das informaes dos campos de dados da Tabela Dinmica na vertical, ou seja, um abaixo do outro. Caso voc queira apresentar os dados de Previsto e Realizado, um ao lado do outro, na posio horizontal, basta arrastar o Campo Data um pouco para a direita. Observe o cone que ser exibido temporariamente, direita do ponteiro do mouse. uma pequena tabela que indica a posio vertical ou horizontal dos dados. Se voc observou, quando a Tabela Dinmica foi criada, uma nova barra de ferramentas surgiu na tela. a barra de Ferramentas Tabela dinmica. 14. Para obter um novo relatrio, clique sobre o campo Supervisor, que est no campo superior esquerdo da planilha e arraste at o lado esquerdo do campo Produto. Ao soltar o boto esquerdo do mouse voc ter o relatrio reorganizado, conforme mostra a ilustrao a seguir:
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Nesta caixa voc pode agrupar itens de data ou de hora em uma Tabela Dinmica, em perodos especficos. O MS-Excel seleciona automaticamente os menores e maiores valores entre os itens. Voc pode selecionar outros itens ou criar seus prprios intervalos se for necessrio. Os itens selecionados devem estar em um formato de data ou hora vlidos para o MS-Excel. Na caixa Iniciar em voc define o primeiro item desejado no grupo e em Finalizar em voc define o ltimo item desejado no grupo. Na caixa de listagem Por selecione um ou mais perodos de tempo para os itens no grupo. Em Nmero de dias voc define o nmero de dias desejado em um intervalo (por exemplo, perodos de 10 dias). Esta opo s se torna disponvel ao selecionar a opo Dias, na caixa de listagem Por. 18. Para o nosso caso, selecione o agrupamento Meses e observe o resultado no relatrio. 19. Repita o procedimento, selecionando o agrupamento por Meses e Anos e observe a diferena. 20. Para retirar o agrupamento realizado, selecione antes uma clula qualquer que tenha o indicativo de ms ou ano e clique na opo Desagrupar do menu Dados e selecione o comando Organizar estrutura de tpicos. Seu relatrio voltou a exibir os dados por data de venda e no mais agrupados. Voc tambm pode solicitar a classificao dos dados e outros tipos de agrupamento de informaes. O boto Agrupar tambm pode ser utilizado para campos de texto. Voc pode solicitar atualizao dos dados em relao origem, clicando no boto Atualizar dados na barra de ferramentas.
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Nome do campo calculado que est sendo criado. Expresso que determina o contedo do novo campo. Campos existentes na tabela que podero ser utilizados na construo da frmula. Inserir Campo Insere o campo selecionado na frmula. Adicionar Adiciona o novo campo criado lista de campos. Excluir Exclui o campo selecionado da tabela. 2. Nomeie o novo campo como Desempenho. 3. No campo Frmula, digite a seguinte expresso: =Realizado/Previsto. Para escrever a frmula voc pode utilizar o boto Inserir Campo. Com isso minimiza-se a possibilidade de erro na montagem da frmula. 4. Clique no boto OK e observe o resultado. 5. Salve o arquivo para poder continuar o trabalho Como voc pode ter observado, o recurso da Tabela Dinmica do MS-Excel muito prtico e apresenta um volume muito grande de recursos. Neste tpico estamos apresentando somente alguns dos muitos efeitos pirotcnicos que a Tabela dinmica pode oferecer. Nome Frmula Campos Criando um Grfico Este novo recurso permite mostrar grfico a partir dos resultados da Tabela Dinmica. Para poder observar melhor o resultado, siga os passos: 1. Para elaborar o grfico, arraste o campo Supervisor para a linha da Tabela dinmica e mantenha os dados de vendas Previsto e Realizado. 2. Clique no boto Assistente do grfico da barra de ferramentas Tabela dinmica. Neste momento ser exibido o grfico referente aos valores solicitados. A partir dele podero ser feitas todas as alteraes com os recursos disponveis nos grficos do MS-Excel. Veja a figura abaixo:
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Microsoft Query
Outra possibilidade que o MS-Excel oferece para elaborar uma tabela dinmica a busca das informaes diretamente na base de dados, sem a necessidade de copiar as informaes para a planilha para depois gerar a tabela dinmica. Para realizar esta tarefa pode-se utilizar o MS-Query. O MS-Query um aplicativo visualizador de banco de dados, que proporciona um fcil acesso a vrios formatos de banco de dados, podendo ser usado como um programa independente ou como um suplemento para o MS-Office. Quando usado como um programa independente, voc pode exibir e manipular arquivos de banco de dados na janela Microsoft Query. A tabela abaixo lista alguns dos formatos compatveis com o MS-Query, que dependem diretamente dos controladores ODBC instalados. Tipo de Banco de Dados Descrio Access 1.0, 1.1, 2.0, 7.0, 8.0 e 9.0 Dbase III, IV e 5.0 Excel 3.0, 4.0, 5.0, 7.0, 8.0 e 9.0 FoxPro 2.0, 2.5 e 2.6 Paradox 3.x, 4.x e 5.x SQL Server 1.1, 4.2, 6.0, 6.5, 7.0 e 2000 e Sybase 4.2 e posteriores. ODBC ODS Gateway Texto Para o nosso exerccio usaremos o arquivo BASE.MDB, que se encontra na pasta de trabalho. Este arquivo contm 5 tabelas de dados. As tabelas apresentam as seguintes informaes: Tabela Descritivo Cliente Pedidos Produtos Funcionrios Tabela dos Clientes da Empresa Tabela com a relao de pedidos realizados pelos Clientes. Tabela com todos os Produtos comercializados pela Empresa. Tabela com os nomes dos Funcionrios do Depto de Vendas. Esta informao ser til se voc desejar acumular informaes para pagamento de comisso. Fornecedor Tabela com informaes sobre os seus Fornecedores. Esta informao ser til se voc desejar saber como esta a sua distribuio de vendas por Fornecedor, etc. A figura abaixo apresenta todos os campos das tabelas com os seus respectivos relacionamentos:
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2. Clique em avanar para ativar a etapa 2 do Assistente da tabela dinmica e voc ter a caixa de dilogo:
3. Clique no boto Obter dados... para ativar o MS-Query e iniciar a pesquisa. A caixa de dilogo abaixo ser exibida:
4. Na caixa de Escolher a fonte de dados selecione a opo <Nova fonte de dados>. Utilize este recurso para criar um nome prprio de acesso, facilitando a identificao e posterior uso, ao invs de simplesmente indicar que voc ir acessar um banco de dados MS-Access. Em seguida, d um clique no boto OK. A caixa de dilogo Criar nova fonte de dados ser exibida, conforme apresenta a figura a seguir:
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5. Na caixa de dilogo Criar nova fonte de dados clique no campo identificado com o nmero 1 e digite um nome para a fonte de dados que est criando. Para esse exemplo, digite Desempenho de Vendas. 6. Aps ter definido em nome para a base de dados, a caixa identificada com o nmero 2 foi habilitada. Nela, defina qual o driver que ser utilizado para o acesso a base de dados. Nesse exemplo, selecione na lista a opo Driver do Microsoft Access (*.mdb). 7. No item 3, d um clique no boto Conectar e o MS-Query ir apresentar a caixa de dilogo Configura ODBC para Microsoft Access onde voc definir os parmetros relativos base de dados utilizados. 8. Clique no boto Selecionar e direcione para a sua pasta de trabalho e aponte para o arquivo BASE.MDB. Uma vez selecionado o arquivo, d um clique no boto OK. O resultado da indicao do arquivo de dados est sendo apresentado da Figura abaixo:
9. Uma vez que voc j selecionou o arquivo desejado, clique no boto OK da caixa de dilogo Configura ODBC para Microsoft Access e voc ter novamente a caixa de dilogo Escolher a fonte de dados (a caixa de dilogo inicial) como mostra a figura abaixo: Isto significa que a base de dados foi selecionada corretamente.
Observe que a caixa de dilogo j trouxe selecionada a opo Desempenho de Vendas. 10. Mantenha a opo Desempenho de Vendas selecionada e clique no boto OK da caixa de dilogo Escolher a fonte de dados. A caixa de dilogo Assistente de
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11. Para exibir os campos de cada tabela disponvel, d um clique no sinal de mais que est esquerda no nome da mesma e os campos sero exibidos. Selecione o campo desejado para a consulta e ento, clique no boto > para adicionar o campo na lista Colunas em sua consulta. Voc pode transferir o nome do campo dando um duplo clique sobre o mesmo. Observe que ao selecionar o nome, ele deixa de fazer parte da relao tabelas e colunas disponveis. Os campos que sero selecionados de cada tabela so: Tabela Campo Descritivo Apresenta a data do pedido. Apresenta a quantidade que o Cliente solicitou no Pedido. Clientes Empresa Apresenta o nome da Empresa que solicitou o Pedido. Estado Apresenta o Estado da Empresa. til para efeito de estatstica de distribuio de venda por Estado. Produtos Categoria Apresenta a Categoria do Produto solicitado. Produtos Apresenta o nome do Produto solicitado. PreoUnitario Apresenta o Preo Unitrio do Produto solicitado. Fornecedores NomeFornec Apresenta o Nome do Fornecedor. til para efeito de estatstica para apresentar o perfil dos seus Fornecedores. Funcionrios NomeFunc Apresenta o Nome do Funcionrio que realizou a Venda. Informao til para levantamento de dados para pagamento de comisso. Alguns aplicativos como o MS-Access utilizam o termo tabela para o local onde armazenam os dados, outros aplicativos como o MS-Excel e aplicativos baseados em texto usam o termo arquivo, o MS-Query, recupera os dados como tabelas. 12. Clique no boto Avanar para avanar at a prxima etapa da criao da consulta. O MS-Query exibe a janela Assistente de consulta filtrar dados, conforme mostra a figura abaixo: Pedidos DataPedido QtPedido
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Onde: Retornar dados ao Microsoft Retornar os dados conforme a configurao efetuada na consulta para a planilha do MS-Excel. Excel Exibir dados ou editar Permite a visualizao dos dados ou a edio dos consulta no Microsoft Excel parmetros da consulta atravs do MS-Excel. Criar um cubo OLAP a partir A partir desta opo, o MS-Excel cria o OLAP Cube para esta consulta. desta consulta Salva as configuraes da consulta criada. Salvar consulta... 16. Para o nosso exerccio selecione a opo Exibir dados ou editar consulta no Microsoft Query e clique no boto Concluir. Vamos apresentar a tela do MS-Query e aprender a incluir um novo campo de dados, para posteriormente finalizar a consulta.
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17. Nossa base de dados no apresenta o campo com o valor total de venda de cada produto (apresenta o Preo Unitrio e a Quantidade Pedida). No MS-Query podemos adicionar um campo apresentando esta informao. No Menu Registros, selecione a opo Adicionar colunas... para adicionar um novo campo de dados (calculado). Em Campo indique qual a operao matemtica que deseja realizar. No nosso exerccio ser a seguinte frmula: Pedidos.QtPedido*Produtos.PrecoUnitario. Em Cabealho da coluna digite Total do Pedido. Uma vez realizadas as indicaes na caixa de dilogo, clique no boto Adicionar e o MS-Query incluir o campo no final da tabela. 18. Com os dados todos estruturados, retorne para o MS-Excel. No Menu Arquivo selecione a opo Retornar dados ao Microsoft Excel. Deste modo, retorne para o Assistente de tabela dinmica e grfico dinmico, na etapa 2 e 3. Clique no boto Avanar > para acessar a etapa 3 de 3. 19. Nesta etapa, faa a opo para obter uma nova planilha ou utilizar a planilha ativa. 20. D um clique no boto Layout para definir a distribuio dos dados no Assistente de tabela. Nesta etapa distribua os campos pelas reas de Pgina, Linha e Dados conforme indicado na figura abaixo:
21. D um clique em OK e retorne a etapa 3 de 3 e d um clique no boto Concluir. Como resultado final voc pode incluir um campo calculado apresentando o valor de comisso que ser pago para cada pedido. Os demais procedimentos voc j conhece. Arraste os campos nas suas posies e consulte o resultado gerado. Classifique a informao do modo que desejar. Gere outros tipos de totalizadores, como por exemplo, mdia vendida, quantidade de pedidos, etc. Podem-se obter os seguintes relatrios:
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Onde: Considerar delimitadores Dois delimitadores separados por um espao em branco sero interpretados como uma nica quebra consecutivos com um s de coluna veja abaixo o exemplo: Caso o delimitador especificado for uma vrgula ( , ), Carlos,,Gomes tenha duas colunas, uma contendo Carlos e a outra contendo Gomes e esta opo seja cancelada, ento Carlos,,Gomes ter trs colunas: Carlos, espao em branco e Gomes. Em alguns dados, as aspas simples ou duplas so Qualificador de texto utilizadas para indicar quais os caracteres que devem ser tratados como texto, mesmo os caracteres que em outra situao seriam tratados como delimitadores, vejam abaixo o exemplo: Se voc selecionar a vrgula como caractere delimitador e as aspas duplas como qualificador de texto, o exemplo a seguir ter duas colunas, se voc selecionar a opo {nenhum} para o qualificador de texto, o exemplo ter trs colunas como: Gomes, Gerente, Venda. 6. Mantenha a opo Tabulao e d um clique no boto Avanar. 7. Na etapa 3 do assistente, pode-se alterar a maneira como o MS-Excel interpreta os dados em cada coluna como: nmeros, texto e datas:
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Converte valores numricos em nmeros, valores de datas em datas e todos os outros valores em valores texto. Texto Utilizado para nmeros de identificao longo, como nmeros de carto de crdito, que deveriam ser tratados como texto. Data Exibe os valores de datas nos formatos: DMA, MDA, AMD, MAD, DAM e ADM. Na opo No importar coluna (ignorar): evita que os dados da coluna selecionada sejam includos na planilha. Avanado Opo para formatar nmeros com separadores. 8. Observe que o assistente fornece uma prvia do arquivo, d um clique no boto Concluir e o arquivo aberto em formato de planilha, com os dados separados por colunas, inclusive com os nomes de campos, ajuste a largura das colunas e veja os resultados.
Onde: Geral
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