Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA 1.1. ARQUIVO De um modo geral, arquivo aquele local que utilizamos para guardar documentos. No entanto, preciso destacar alguns detalhes que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma mais precisa, que: Arquivo o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa ou instituio ao longo de suas atividades. Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e formado a partir da necessidade que essas pessoas (fsicas ou jurdicas) tm de guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram ao longo da vida. O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo denominado acervo. 1.2. FUNO DO ARQUIVO Basicamente, a funo do arquivo guardar e organizar os documentos acumulados pela instituio a que pertence, de forma a facilitar a localizao destes documentos, quando necessrio. Uma boa organizao dos arquivos permite que a instituio ganhe tempo e otimize seus recursos. 1.3. FINALIDADES DO ARQUIVO Ao organizar os documentos, o arquivo atende, fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administrao e histria. Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as informaes contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da empresa, onde os usurios seriam, basicamente, os funcionrios, os clientes, os administradores e quaisquer outros indivduos que busquem informaes relativas s atividades da instituio. Finalidade histrica: Num segundo momento, o arquivo pode tambm preservar, atravs de sua documentao, aspectos histricos relativos instituio a que est inserido e mesmo sociedade em geral. Neste momento, o usurio passa ser o pesquisador, o historiador ou qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos documentos ali depositados. 2. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS 2.1. QUANTO ENTIDADE QUE O MANTM De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia arquivstica divide os arquivos em pblicos ou privados. Os arquivos privados, por sua vez, so classificados em: institucionais, comerciais ou pessoais. Arquivos pblicos so aqueles mantidos pelos rgos pblicos em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os poderes (executivo, legislativo e judicirio). Arquivos institucionais so aqueles mantidos por instituies sem fins lucrativos, como igrejas, sindicatos, associaes etc. 1 PROIBIDO REPRODUZIR OU COMERCIALIZAR www.estudioaulas.com.br
2.2. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA Considerando as caractersticas dos documentos mantidos em um arquivo, podemos classific-los em especiais ou especializados. So arquivos especiais aqueles que mantm sob sua guarda documentos de formas fsicas diferenciadas e que, por isso, requerem medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservao. Em resumo, so aqueles arquivos que guardam documentos que, se no forem conservados de maneira especial, tero sua conservao seriamente comprometidas em virtude de suas caractersticas fsicas. So exemplos de arquivos especiais: - arquivo de fotografias; - arquivo de CDs; - arquivo de disquetes; - arquivo de microfilmes; e - arquivo de fitas de vdeo O termo arquivo especializado utilizado para designar os arquivos que mantm sob sua guarda documentos de reas especficas do conhecimento, ou seja, aqueles que no misturam assuntos diversos em seu acervo. So exemplos de arquivos especializados: - arquivos de engenharia; - arquivos mdicos; - arquivos de imprensa; - arquivos de arquitetura. 2.3. QUANTO EXTENSO DE SUA LOCALIZAO Esta classificao utilizada para diferenciar os arquivos com relao ao local em que so instalados. Em geral, o arquivo pode ser instalado nos prprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia, quando so chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente para a instituio, pode ser instalado em um nico local, recebendo os documentos provenientes dos diversos setores da instituio, quando chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada. Nos dois casos (setorial ou central), dever existir uma unidade de controle/coordenao centralizada, de forma que as atividades de arquivo (normas, procedimentos e operaes) sejam realizadas de maneira padronizada. 2.4. QUANTO AO ESTGIO DE EVOLUO DE SEUS DOCUMENTOS Quanto ao estgio de evoluo dos documentos (ciclo de vida) os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade), intermedirios (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de terceira idade). 2 PROIBIDO REPRODUZIR OU COMERCIALIZAR www.estudioaulas.com.br
Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados sero conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e que ainda no prescreveram sero armazenados nos arquivos intermedirios e aqueles que, j tendo cumprido sua funo administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a memria (histria) da instituio, sero armazenados no arquivo permanente. 3. CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS 3.1. ELEMENTOS CARACTERSTICOS DOS DOCUMENTOS Na anlise dos documentos de arquivo, podemos identificar em cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte, forma, formato, gnero, espcie e tipo/tipologia. 3.1.1. Suporte Entende-se por suporte o material fsico empregado para confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi escrito/impresso. Hoje, o suporte mais comum utilizado na confeco dos documentos o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da inveno do papel o homem se utilizou de diversos outros suportes como o papiro, o pergaminho e at mesmo pedra ou argila. Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de informaes, comum a utilizao de suportes eletrnicos, como disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, Blue-ray, fita magntica, disco tico etc. Note que o arquivo est habilitado a guardar documentos de diversos tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos necessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservao (arquivos especiais, vistos anteriormente). 3.1.2. Forma O conceito de forma est vinculado ao estgio de preparao e transmisso do documento de arquivo. Basicamente, em sua confeco, o documento de arquivo passa por trs formas diferentes: rascunho (minuta), original e cpia. Minuta ou rascunho a definio dada primeira verso de um documento, ainda sujeita a alteraes. Original a verso definitiva e final de um documento, devidamente assinada e reconhecida pela autoridade que a produziu. Cpia, por sua vez, a reproduo do documento original, geralmente criada para efeito de consulta ou divulgao de um documento (fotocpia, digitalizao ou fax). 3.1.3. Formato Entende-se por formato a configurao fsica do documento, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Os documentos em papel, por exemplo, podem se apresentar em diversos formatos: como carto, ficha, livro, caderno, folha, folder, mapa, cartaz etc. 3 PROIBIDO REPRODUZIR OU COMERCIALIZAR www.estudioaulas.com.br
3.1.4. Gnero O gnero de um documento determinado considerando aspectos relativos ao suporte ou forma como as informaes foram registradas. Os gneros mais comuns so: Textuais: So os documentos cuja informao se apresenta em formato de texto (documentos escritos) como ofcios, memorandos, relatrios, certides, atas, atestados etc. Iconogrficos: So documentos que apresentam como informao imagens estticas, como fotografias, negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras, por exemplo. Cartogrficos: Documentos que apresentam, de forma reduzida, imagens representando reas maiores. Os exemplos mais comuns so mapas e plantas. Microgrficos: Documentos resultantes do processo de microfilmagem. Podem se apresentar em formato de microfilme ou microficha. Sonoros: Documentos cuja informao esteja registrada em forma de som. Filmogrficos: Documentos que contenham filmagens, vdeos. Informaticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte eletrnico. 3.1.5. Espcie A espcie do documento definida atravs de seu aspecto formal, ou seja, da forma como as informaes so distribudas no documento e da aplicao a que este documento se destina. So exemplos de espcies documentais: ofcios, memorandos, atas, certides, atestados, atas, atestados, contratos, despachos, declaraes, requerimentos etc. 3.1.6. Tipo/tipologia O conceito de tipo ou tipologia de um documento, na terminologia arquivstica, se refere soma da espcie documental com a atividade a que aquele documento se destina, ou seja, para que uma tipologia possa existir devem estar presentes dois aspectos: espcie + finalidade. Os exemplos expostos na tabela a seguir tornam mais clara esta definio. Espcie Contrato Requerimento Declarao Memorando Atividade Aluguel Frias Imposto de renda Apresentao de servidor Promissria Reunio Atividades Tipo/tipologia Contrato de aluguel Requerimento de frias Declarao de imposto de renda Memorando de apresentao de servidor Nota promissria Ata de reunio Relatrio de atividades
Nota-se, portanto que, enquanto a espcie identificada por apenas uma palavra, a tipologia ou tipo de documento apresentar pelo menos duas palavras, sendo que a primeira identificar a espcie e o complemento identificar a atividade a que este documento se destina. 4 PROIBIDO REPRODUZIR OU COMERCIALIZAR www.estudioaulas.com.br
3.2. CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO Se considerarmos as informaes contidas em um documento, podemos classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos. Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contm informaes comuns, cuja divulgao no comprometa a segurana ou o bom andamento das atividades rotineiras da instituio e que, por isso, no exijam medidas especiais de segurana e guarda no que se refere sua divulgao. J os documentos sigilosos so aqueles que, tendo em seu contedo informaes de carter restrito, requerem medidas especiais de segurana no que se refere sua guarda e conservao. 4. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS Em tpico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estgio de evoluo de seus documentos, em correntes, intermedirios ou permanentes. Esta classificao conhecida como ciclo vital dos documentos ou ainda teoria das trs idades.
4.1. VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO Na distribuio dos documentos nos arquivos de 1, 2 e 3 idades (corrente, intermedirio e permanente) h que se observar, em primeira anlise, a importncia que este documento apresenta e que justifica a sua preservao e guarda em um arquivo. o chamado valor do documento, que pode se apresentar de duas formas: primrio ou secundrio. 4.1.1. Valor Primrio Entende-se por documento de valor primrio aquele que atende s necessidades da instituio no seu dia-a-dia, ou seja, o documento que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurdicos e que pode, a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendncia funcional. Na prtica, todo documento nasce com valor primrio, que tambm comumente chamado de valor administrativo, devido s suas caractersticas. Durante um determinado perodo, que varia de documento para documento, este valor desaparece. a chamada prescrio do documento. Os arquivos corrente (1 idade) e intermedirio (2 idade) so os responsveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criao at a prescrio para fins administrativos. 4.1.2. Valor Secundrio
www.estudioaulas.com.br
www.estudioaulas.com.br
Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos os documentos devero, necessariamente, possuir um prazo de guarda para a fase corrente, uma vez que ali que o mesmo tem sua origem.
www.estudioaulas.com.br
12
www.estudioaulas.com.br
13
www.estudioaulas.com.br
14
www.estudioaulas.com.br
Microfilme A microfilmagem surgiu da necessidade de se armazenar, em um mesmo local, um volume muito grande informaes que, de outra forma, no seria possvel. Podemos destacar como vantagens do uso da microfilmagem: - Ganho de espao fsico; - Validade legal (o microfilme aceito como documento original, o que permite que, aps sua microfilmagem, o documento em papel possa ser eliminado, desde que no tenha valor histrico); - Preservao do documento em papel; - Maior segurana na guarda da informao (segundo a legislao arquivstica vigente, obrigatria a confeco de duas cpias de cada microfilme, guardadas em locais separados, para garantir a segurana da informao nele armazenada).
15
www.estudioaulas.com.br