MANUAL DE APLICAO PROGRAMA 5 S TOTAL REVISO FINAL

17/08/01

NDICE :
Introduo Objetivo do Programa 5 S Total CAPTULO 1 Definies e Conceitos Conceitos do 5 S Diagnstico inicial Dia DSol Inspeo Comit de inspeo Roteiro para Inspeo Critrios de avaliao Conceito de risco para a Segurana Conceito de risco para a Qualidade Conceito de risco para o Meio Ambiente Plano de ao Meta Selo 5 S Total CAPTULO 2 Estrutura do Programa 5 S Total Estrutura Organizacional do Programa 5 S Total Etapas do Programa 5 S Total CAPTULO 3 Atribuies e Responsabilidades Coordenador Geral do Programa 5 S Total Coordenador 5 S Total Unidades / Processos Comit de Controle do 5 S Total Comit de Padronizao do 5 S Total Comit de Promoo do 5 S Total Lder 5 S Total Comit de inspeo Coordenadores de Clulas e Facilitadores dos Times

CAPTULO 4 Procedimentos do Programa 5 S Total Implantao do Programa 5 S Total Realizao do Dia DSol Inspeo 5 S Total

CAPTULO 5 Treinamentos

CAPTULO 6 Padres Identificao Sinalizao Selo 5 S Total Critrios de Avaliao

Introduo : O Programa 5 S Total da Votorantim Celulose e Papel S/A e Votocel Filmes Flexveis Ltda, foi implantado para proporcionar melhor qualidade de vida no ambiente de trabalho, eliminar condies inseguras ( preveno ) e valorizar os profissionais da empresa. Este manual foi desenvolvido para estabelecer padres e diretrizes bsicas para o correto cumprimento do programa 5 S Total. Objetivo do Programa 5 S Total : Aprimorar o comportamento das pessoas em relao eliminao de desperdcios, preveno de riscos pessoais, patrimoniais, de qualidade e meio ambiente, atravs das prticas do 5 S.

CAPTULO 1 Definies e Conceitos : Conceitos do 5 S : Metodologia que visa aprimorar o comportamento das pessoas, contribuindo para o desenvolvimento de um ambiente de trabalho organizado, limpo e saudvel. 1 S - Organizao (Seiri) Separar o necessrio do desnecessrio, dando o destino adequado para todos. 2 S - Arrumao (Seiton) Agrupar, identificar e sinalizar os recursos e instalaes, facilitando o acesso, utilizao e preveno de acidentes. 3 S - Limpeza (Seiso) Efetuar a limpeza e detectar problemas, visando eliminar ou minimizar as fontes de sujeira. 4 S - Padronizao (Seiketsu) Instituir modelo e forma a ser seguida. 5 S Disciplina (Shitsuke) Garantir o cumprimento do que est padronizado. Diagnstico Inicial : Pr-inspeo realizada pelo comit de inspeo, na qual so registrados em relatrios padres e fotograficamente, a situao atual da rea em relao ao 5 S Total, estabelecendo-se uma pontuao inicial. Dia DSol : Dia da grande limpeza, onde todas as pessoas da rea e convidados praticam a Organizao, Arrumao e Limpeza, oficializando a introduo da rea no Programa 5 S Total.

Inspeo : Atividade realizada pelo comit de inspeo, o qual identifica as condies do 5 S Total na rea. Descrevem as oportunidades observadas, e estabelecem nova pontuao para rea, utilizando-se de critrios de avaliao padronizados. Durante a inspeo o Lder 5 S far um relatrio apontando os pontos fortes e pontos fracos encontrados na inspeo. Todas as oportunidades encontradas sero analisadas para classificao de riscos envolvendo Segurana , Qualidade e meio Ambiente. Comit de inspeo : Formado pelo Lder 5 S da rea a ser inspecionada, Tcnico de segurana e Lder 5 S convidado, com o objetivo de avaliar as condies de 5 S Total na rea. Roteiro para Diagnstico e Inspeo: Lay-out do local a ser inspecionado, elaborado pelo lder de 5 S da rea, que contem a identificao e sinalizao dos locais, bem como possveis reas de riscos e rota a ser seguida para otimizao da inspeo. Dever conter um resumo geral da rea informando as quantidades de equipamentos, materiais e recursos existentes, visando facilitar a verificao dos critrios no momento da avaliao Critrios de avaliao 5 S Total : Forma de atribuir valores s condies de Organizao, Arrumao, Limpeza, Padronizao, Disciplina e possveis riscos de segurana, qualidade e meio ambiente verificados na rea. O registro da pontuao realizado em software padro do 5 S Total, que, em funo da pontuao obtida pela rea, projeta a automaticamente a data da prxima inspeo. Conceito de risco para a Segurana : Condio ou prtica abaixo do padro que apresenta risco potencial de danos s pessoas, propriedade e processo. Devem ser considerados a probabilidade de sua ocorrncia e a gravidade das consequncias. Conceito de risco para a Qualidade : Condio ou prtica abaixo do padro que apresenta risco potencial de perdas e danos aos materiais em geral (matrias primas, produtos em processo e final, materiais de manuteno e acessrios).

Conceito de risco para o Meio Ambiente : Condio ou prtica abaixo do padro que apresenta risco potencial de danos ao meio ambiente (gua, ar, solo, fauna, flora e a comunidade). Plano de ao : Relatrio emitido pelo Lder de 5 S, o qual descreve as aes a serem adotadas, prazos e responsabilidades para correo dos desvios e melhoria contnua das atividades de 5 S Total. Meta : Resultado a ser alcanado na prxima inspeo da rea. Selo 5 S Total : Selo representativo do status da rea com relao aplicao do 5 S Total. Constitui-se na forma de reconhecimento e valorizao da equipe, sendo aplicado somente para reas que alcancem pontuao superior a 70 %, de acordo com os seguintes critrios: Ouro : avaliao maior ou igual a 90%. Prata : avaliao entre 80 % e 89 %. Bronze : avaliao entre 70 % e 79 %.

CAPTULO 2 Estrutura do Programa 5 S Total :

Comit 5 S Total

Coordenao 5 S Total Unidade / Processo

Comits : Controle Padronizao Promoo

Clulas

Provedores

Times

reas Lderes 5 S

reas Lderes 5 S

Etapas do Programa 5 S Total

Palestra para conscientizao da alta administrao 2 Indicao Coordenador para o Programa Mapeamento de reas na Unidade 3

Indicao de Lideres 5 S para cada rea mapeada

Treinamento para Lderes 5 S das reas 4 Cronograma das reas 1 - Diagnstico Inicial 2 - Treinamento da Equipe 3 - Dia DSol
5

Avaliao das Inspees (Software)

6

Inspees Programadas 1- Verifica oportunidades 2 - Plano de Ao 3 - Meta

Resultados Mensais

CAPTULO 3 Atribuies e Responsabilidades : Coordenador Geral do Programa 5 S Total Promover as reunies do comit 5 S Total. Emitir pauta e ata das reunies com as decises consensadas e pendncias. Garantir o cumprimento dos cronogramas e prazos definidos para o 5 S Total. Garantir a padronizao do 5 S Total em toda a empresa. atravs dos Coordenadores 5 S Total das unidades/ processos. Definir as diretrizes para implantao e manuteno das atividades do 5 S Total na empresa. Coordenador 5 S Total Unidades / Processos Representar as respectivas Unidades/ Processos, apresentando as prticas existentes e sugestes. Participar do consenso, aprovando as decises tomadas. Promover as reunies dos Comits de 5 S Total da Unidade / Processo. Garantir o cumprimento dos cronogramas e prazos definidos para o 5 S Total. Validar as decises tomadas no Comit 5 S Total na respectiva Unidade/ Processo Garantir a padronizao do 5 S Total na unidade/ processo. Orientar e transferir aos envolvidos a metodologia de trabalho do 5 S Total. Monitorar os resultados das inspees e o cumprimento dos prazos estabelecidos para as atividades de 5 S Total nas reas. Buscar a melhoria continua nas reas mapeadas. Comit de Controle do 5 S Total : Participar das reunies 5S Total na unidade/ processo Acompanhar a nvel de unidade/ processo os resultados, custos e metas do 5 S Total. Acompanhar o cumprimento do cronograma das inspees. Apoiar o Coordenador e Lderes de 5 S Total na unidade/ processo. Promover reunies com lideres de reas para discutir e verificar o andamento dos resultados. Disseminar na clula as decises dos comits. Comit de Padronizao do 5 S Total : Participar das reunies 5 S Total na unidade/ processo. Monitorar treinamentos de 5 S Total da unidade/ processo identificando necessidades de treinamento e reciclagem.

 Verificar periodicamente a aplicao plena dos padres estabelecidos. Propor a elaborao de padres conforme necessrio. Apoiar as reas durante a realizao do Dia DSol. Comit de Promoo do 5 S Total : Participar das reunies 5 S Total na unidade/ processo. Divulgar informaes e resultados do 5 S Total na unidade/ processo. Apoiar e acompanhar eventos internos e externos relacionados s atividades de 5 S Total. Apoiar as reas na divulgao da realizao do Dia DSol. Lder 5 S Total : Apoiar a equipe na conduo das atividades de 5 S Total na rea de trabalho, garantindo a aplicao da metodologia. Disseminar na rea as decises dos comits. Promover o treinamento e reciclagem da equipe. Acompanhar as inspees em sua rea de trabalho. Elaborar planos de ao em conjunto com a equipe. Revisar periodicamente o status dos itens levantados durante as inspees. Implementar melhorias em seu local de trabalho. Fazer a manuteno do 5 S Total na rea. Promover a auto-avaliao da rea, visando prevenir possveis desvios quanto ao cumprimento das metas. Comit de Inspeo do 5 S Total : Executar as inspees programas nas reas, registrando as oportunidades e os riscos. Consensar a pontuao da rea com base nos critrios de avaliao. Levantar os pontos fortes da rea com relao ao 5 S Total. Coordenadores de Clulas e Facilitadores de Times : Apoiar o Lder 5 S Total e disponibilizar recursos para o desenvolvimento das atividades relacionadas ao programa. Apoiar o Lder 5 S Total para a obteno do consenso do plano de ao e no estabelecimento das metas. Monitorar em conjunto com o Lder 5 S Total o plano de ao.

CAPTULO 4 Procedimentos do programa 5 S Total :

Implantao do Programa 5 S total : Etapa Atividade 1 Realiza palestra para conscientizao da alta administrao 2 Indica coordenador do Programa. 3 Mapeia toda Unidade/Processo, segmentando-a em reas para serem inspecionadas. 4 Indicao de Lderes em cada rea, para realizao das inspees. 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Forma os Comits ( Controle, Padronizao e Promoo ) para apoiar o programa. Realiza treinamento para formao dos lideres de rea. Forma o Comit de Inspeo para cada rea. Realiza treinamento para todos os profissionais e provedores. Estabelece agenda para realizao do diagnstico inicial e para as inspees. Realiza o diagnstico inicial. Realiza o Dia DSol. Realiza a inspeo com base nos critrios de avaliao do 5 S Total. Elabora e lana no sistema o relatrio de inspeo com as oportunidades e os riscos para Segurana, Qualidade e Meio Ambiente. Elabora plano de ao 5W1H. Divulga o resultado da inspeo equipe. Estabelece metas para prxima inspeo. Monitora as aes e estabelece formas de reconhecimento. Responsvel Coordenador 5 S total da Unidade ou GGQT Gerente Geral Coordenador 5 S Total Gerente Geral e Coordenadores de Clula Coordenador 5 S Total Coordenador 5 S Total Coordenador 5 S Total Lideres 5 S de rea Coordenador do 5 S Total. Comit de Inspeo Equipe e convidados Comit de Inspeo Lder 5 S de rea Lder 5 S de rea Lder 5 S de rea Lder 5 S de rea, Facilitador do Time e equipe Lder 5 S de rea, Facilitador do Time

Realizao do Dia DSol : Etapa Atividade 1 Treinamento 5 S + motivacional para o pessoal da rea e de outros setores ( manuteno / segurana ). 2 Visita a empresas modelos. 3 Convocao de Coordenador / Facilitador / Gerente Geral local e de outras reas / Unidades para o Dia DSol 4 Convocar equipe de apoio (manuteno). 5 Registrar a rea antes (filmar/ fotografar). 6 Disponibilizar para o evento (caminho/ empilhadeira e outros). 7 Disponibilizar lanche para o evento (caf, bolachas, sucos e outros). 8 Definir rea para descarte. 9 Listar e comprar material de limpeza. 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Confeccionar faixas. Divulgar o evento atravs de jornal interno e do mural da Unidade. Contratar servio de som. Confeccionar camisetas e/ ou brindes para os participantes. Preparar material para identificao das oportunidades. Preparar a rea para realizao do evento (dividir a mquina em setores/ reas). Identificar, distribuir e orientar os participantes nas reas/ setores. Realizar a abertura do evento ( motivacional ) Gerente Geral /Coordenador Facilitador. Responsvel Lder 5 S de rea Facilitador do Time Lder 5 S de rea Facilitador do Time Lder 5 S de rea Lder 5 S de rea Lder 5 S de rea Lder 5 S de rea Facilitador do Time Lder 5 S de rea Lder 5 S de rea Facilitador do Time Facilitador do Time Comit de Promoo Facilitador do Time Lder 5 S de rea Facilitador do Time Lder 5 S de rea

19 20 21 22

Lder 5 S de rea Facilitador do Time Lder 5 S de rea Facilitador do Time Gerente Geral Coordenador da Clula Facilitador do Time Orientar a equipe quanto aos aspectos de Lder 5 S de rea segurana (apresentado por um representante do Facilitador do Time time segurana). Equipe Realizar o Dia DSol (8h00 as 12h00). Realizar o Dia DSol (8h00 as 12h00). Equipe e convidados Compilar a planilha com o levantamento das Lder 5 S de rea oportunidades e preparar plano de ao e metas. Registrar a rea depois (filmar/ fotografar). Lder 5 S de rea Lder 5 S de rea Montar painis fotogrfico e divulgar.

Inspeo 5 S Total Etapa Atividade 1 Preparar os profissionais da rea para receber a visita dos inspetores ( quem so, quais so os objetivos ). 2 Verificar se a rea esta pronta para a referida inspeo. 3 Preparar planos de ao anteriores 4 Preparar formulrios para anotao das oportunidades. 5 Preparar formulrios dos critrios de avaliao. 6 Reunir o Comit de inspeo e fazer os comentrios da rea ( evoluo / melhorias ). 7 Demonstrar aos inspetores o plano de ao e metas, comentando as pendncias. Nota : estes itens pendentes no podem fazer parte dos itens da inspeo ( catalogar ). 8 Demonstrar para o Comite o lay-out da rea informando o roteiro para a inspeo e os possveis riscos existentes no local. 9 Iniciar a inspeo na rea seguindo o roteiro. 10 Registrar em formulrio todas as oportunidades encontradas. 11 Identificar as oportunidades encontradas durante a inspeo ( 5 S, Segurana, Qualidade, Meio Ambiente ). 12 Executar a avaliao da rea atravs dos critrios de avaliao. 13 Registrar as notas no softwaer 14 Elaborar o relatrio das oportunidades 15 Planejar a data da prxima inspeo 16 Elaborar plano de ao e metas 17 Encaminhar plano de ao a coordenao 5 S total Responsvel Lder 5 S da rea Lder 5 S da rea Lder 5 S da rea Lder 5 S da rea Lder 5 S da rea Lder 5 S da rea Lder 5 S da rea

Lder 5 S da rea Comit de inspeo Lder 5 S da rea Comit de inspeo Comit de inspeo Lder 5 S da rea Lder 5 S da rea Comit de inspeo Lder 5 S da rea Lder 5 S da rea

CAPTULO 5 Treinamentos do Programa 5 S Total : Todos os treinamentos relacionados ao Programa 5 S Total foram padronizados pelo Comit 5 S Total, e disponibilizados para todas as unidades da empresa , de acordo com os seguintes critrios de aplicao: Mdulo 1: Lderes 5 S Total Mdulo 2: Gerente Geral, Coordenadores e Facilitadores Mdulo 3: Todos profissionais da empresa e integrao de novos profissionais

CAPTULO 6 Padres : Objetivo : Promover a gesto visual em todas as unidades/ processos da VCP / Votocel visando otimizar as atividades de armazenamento, guarda e retirada de recursos. Padres para Identificao : Mveis : Armrios fechados Arquivos de ao Bancadas Balces Estantes dos escritrios Estantes do almoxarifado central Armrios metlicos para vestirios de uso individual Armrios de EPIs com portas de vidro Armrios abertos Prateleiras Gabinetes Recipientes para Lixo e Resduos Materiais : Administrativos: Grampeadores, Caixas de disquetes, materiais de escritrio, caixa de entrada e sada de documentos, pastas acomodadas em prateleiras e/ ou armrios Objetos Pessoais Insumos: matrias primas, peas e outros Equipamentos e Aparelhos : EPIs Equipamentos de laboratrios Equipamentos tcnicos Mquinas Aparelhos telefnicos Microcomputadores Estabilizadores Painis eltricos Painis telefnicos Painis de luzes

Padres para Sinalizao : reas de trabalho : Salas em geral reas comuns : Banheiros, copas, portarias, vestirios, restaurante, reas de circulao . Riscos : Proibido fumar, risco ambiental, risco de perda da qualidade, transito de empilhadeira, perigo de alta voltagem, voltagem de tomadas, e outros.