FASES DE LA AUDITORA DE GESTIN

FASE 1. DIAGNSTICO CONOCIMIENTO PRELIMINAR

Entre sus objetivos ms importantes esta el de obtener un conocimiento integral de la empresa.

Tener un conocimiento claro de la misin, visin, objetivos, metas, polticas, estrategias y cultura organizacional, tanto en su nivel estratgico, como operativo.

El auditor debe tener presente, que la misin es la razn de ser de la empresa, esta nos permiten medir la gestin a travs de la aplicacin de indicadores,

Ejemplos:
En el Proceso de Capacitacin se pueden identificar variables como: Nmero de Cursos Ejecutados Nmero de Participantes aprobados Recursos invertidos.

Sustento Diagnstico y Planificacin Preliminar

El auditor visita las instalaciones la empresa, Observa el desarrollo de actividades y operaciones, Visualiza el funcionamiento conjunto de la organizacin. Revisa el archivo corriente permanente de la informacin auditorias anteriores. de las en y de

Tcnicas de auditoria
Verbales

Oculares

Documentales

Fsicas y escritas

La Entrevista

Permite acumular informacin clave para el desarrollo de la planificacin especfica

CUESTIONARIO PRELIMINAR
Informacin General * Visin * Misin * Objetivos * Metas * Polticas * Estrategias/trabajo

CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACION

Estructura Organizacional Divisin, distribucin de Funciones Cultura Organizacional

DIRECCIN
Liderazgo /gerencia Niveles/Comunicacin Cultura/motivacin/in tegracin del personal Cultura de trabajo en equipo Manejo de Conflictos Toma de decisiones Creatividad e innovacin.

CONTROL/ADMINISTRACION/RIESGO
Ambiente de control y trabajo Evaluacin de riesgos Actividades de control Informacin y Comunicacin Supervisin y Monitoreo

EJEMPLO DEL CUESTIONARIO

Conoce usted sobre la misin y la visin y objetivos de la empresa SI NO La empresa mantiene polticas propias. SI NO La empresa tiene un plan estratgico SI NO Tiene un Organigrama estructural SI NO Cree usted que la distribucin de funciones esta bien realizada SI NO Existe una buena comunicacin entre los departamentos de la empresa SI NO Quien toma las decisiones GERENTE CONTADOR JEFE RRHH.

CUESTIONARIO
La empresa ha dictado cursos de motivacin a su personal SI NO El ambiente de trabajo en la empresa es BUENO MALO DEFICIENTE Se lleva una registro de entrada y salida del personal SI NO A VECES La empresa mantiene una buena comunicacin Todo el Personal Jefes Departamentales Ciertas Personas La empresa tiene un plan de contingencia sobre los riesgos de la empresa SI NO

CUESTIONARIO
Quien supervisa al personal GERENCIA JEFE DE CADA DEPARTAMENTO RECURSOS HUMANOS NINGUNO La empresa capacita a su personal SIEMPRE PERIODICAMENTE OCACIONALMENTE NUNCA

CONCLUSION
La fase de diagnsticos permite acumular informacin clave para el desarrollo de la planificacin especfica, el auditor ya determina una importante aproximacin a los riesgos de carcter interno y externo, que se pueden definir como riesgos inherentes, riesgos de control, y riesgos de deteccin.

SEGUNDA ETAPA: PLANIFICACIN

* Consiste en determinar adecuada y razonablemente los procedimientos de auditoria. * Identifica lo que debe hacerse en una auditoria, por quin y cundo. * Es la secuencia de pasos que conducen al a ejecucin de procedimientos

ESPECFICA

PRELIMINAR
* Obtener o actualizar la informacin general sobre la entidad y las principales actividades * Identificar las condiciones existentes para ejecutarla auditoria.

* Define la estrategia a seguir en el trabajo de auditoria. * Se fundamenta en la informacin obtenida inicialmente durante la planificacin preliminar. * Evaluar el control interno, para obtener informacin adicional. * Evaluar y calificar los riesgos de la auditoria y seleccionar los procedimientos de auditoria

PRODUCTOS DE LA PLANIFICACIN

Permiten detectar: La naturaleza y alcance del examen El personal requerido Los plazos de ejecucin Los principales componentes

Estos son: Memorando de Planificacin Programas de Auditoria (proyecto, programa o actividad)

Reporte de planificacin especfica:

DATOS GENERALES
Nombre de la empresa Objeto de la auditoria de gestin: Perodo de examen: Preparado por Auditor Lder:

PRODUCTOS DE LA AUDITORIA Informe de auditoria que contenga comentario, conclusiones y recomendaciones

FECHA DE INTERVENCIN

Trminos de referencia Inicio de trabajo en el campo Finalizacin del trabajo en el campo

Fecha de discusin del borrador del informe con funcionarios

Emisin del informe final de auditoria

AJO rvisor B yo TRA Supe res E apo D o udit nal de I PO A U o EQ e rs P

DAS PRESUPUESTADOS POR FASE Fase 1. Diagnstico preliminar Fase 2. Planificacin especfica Fase 3. Ejecucin Fase 4. Comunicacin de resultados Fase 5 .Seguimiento e implementacin de recomendaciones.

RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES ENFOQUE DE LA AUDITORIA DE GESTIN

Anlisis del sistema de planificacin: estratgica, operativa y de proyectos Identificacin de los principales componentes Anlisis de los indicadores disponibles Resultados de la evaluacin de control interno.

Ejemplo Alcance Componente

: :

: Empresa XYZ enero 1 de 2006 junio 30 de 2006 Disponible

TERCERA ETAPA: EJECUCIN

OBTENCIN DE HALLAZGOS
En esa etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoria, pues en esta instancia se desarrolla los hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad.

ACTIVIDADES
Aplicacin de los programas detallados y especficos y aplicacin de las tcnicas de auditoria tradicionales.

Preparacin de los papeles de trabajo, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante.

Elaboracin de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado, expresados en los comentarios.

Definir la estructura del informe de auditoria.

El concepto de "hallazgo de auditoria" implica que este tenga 4 atributos.

Condicin Criterio Causa Efecto

CONDICION
Lo que sucede o se da en la realidad dentro de la entidad.

CRITERIO.
Parmetro de comparacin por ser la situacin ideal, el estndar; la norma, el principio administrativo apropiado o conveniente.

CAUSA
Motivo, razn por el que se dio la desviacin o se produjo el rea crtica.

EFECTO
. Dao, desperdicio, prdida,

FORMAS DE CONDICIONES
Los criterios se estn logrando satisfactoriamente. Los criterios no se logran. Los criterios se estn logrando parcialmente.

CRITERIOS TPICOS
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Disposiciones por escrito Sentido comn. Experiencia del auditor. Opiniones independientes de expertos. Prcticas comerciales prudentes. Instrucciones verbales. Experiencias administrativas. Objetivos o polticas generales expresados verbalmente. Practicas generalmente observadas.

CAUSAS TPICAS
Falta de capacitacin. Falta de comunicacin. Falta de conocimiento de los requisitos. Negligencia o descuido. Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o impracticas. Consciente decisin o instruccin de desviarse de las normas. Falta de recursos humanos, materiales o financieros. Falta de buen juicio o sentido comn.

Falta de honestidad. Inadvertencia del problema. Inadvertencia de beneficios potenciales desarrollados al efectuar cambios. Falta de esfuerzos e inters suficientes. Falta de supervisin adecuada. Falta de voluntad para cambiar. Organizacin defectuosa. Falta de delegacin de autoridad. Auditoria interna deficiente.

EFECTOS TIPICOS
Uso antieconmico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros. Perdidas de ingresos potenciales. Violacin de disposiciones generales. In efectividad en el trabajo (no se estn realizando como planeados o lo me/or posible). Gastos indebidos. Informes poco tiles, poco significativos o inexactos. Control inadecuado de recursos o actividades. Inseguridad en que el trabajo se este realizando debidamente. Desmoralizacin del personal.

EJEMPLO
De la evaluacin al proceso de adquisiciones, se determin que el Directorio de la empresa no ha aprobado el proyecto de normativa, para el proceso de adquisiciones, por lo que la empresa no dispone de esta normativa, requisito que se encuentra exigido en el Reglamento Orgnico Funcional de la Empresa. Este se lo realiza informalmente lo que limita la aplicacin de herramientas de monitoreo, evaluacin de los resultados y la asignacin definida de responsabilidades.

EJEMPLO
CONDICIN CRITERIO EFECTO CAUSA
La empresa no disponeEl Reglamento OrgnicoEl Directorio de la Se limita la aplicacin de de normativa que Funcional de la empresa no aprob herramientas de monitoreo y permita Empresa. el documento. evaluacin. documentar las actividades del No hay asignacin definida de proceso de responsabilidades. adquisiciones.

GRACIAS SU ATENCION