AUDITORIA DE GESTION

Duracin: 32 Horas Dirigido a: Profesionales universitarios que se desempean en el rea de a Auditoria o cuyo mbito de trabajo est vinculado con la materia OBJETIVO: Manejo efectivo de los elementos conceptuales y doctrinarios de la Auditoria de Gestin. Desarrollo de habilidades y destrezas en la aplicacin de la metodologa, a los fines de la ejecucin y supervisin de los trabajos de auditora. CONTENIDO PROGRAMTICO: I Importancia de la Auditoria de Gestin. I Antecedentes Nacionales e Internacionales. III Concepto convencional y base jurdica. IV Diferencias con otras auditorias. V Aspectos conceptuales relacionados. VI Principios y criterios aplicables. VII Criterios de calificacin del desempeo organizativo. VIII Metodologa para la ejecucin de la Auditora de Gestin.

CAPITULO I IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA DE GESTION

Importancia de la Auditoria de Gestin

La creciente complejidad de los procesos y sus actividades en las organizaciones pblicas para lograr sus fines, cada vez ms comprometidas con la sociedad, ha obligado a la modernizacin y adaptacin del control, siendo su ltima expresin: la Auditoria de Gestin, cuyos ms importantes elementos que la identifican, se sealan y comentan seguidamente: Integridad: Los diversos aspectos, reas, procesos, recursos, fines y sistemas que puede cubrir dicha Auditoria, dan carcter integral de su alcance. An cuando este tipo de actuacin se circunscriba principalmente a un rea determinada, debe abarcar las causas, influencias y consecuencias desde y hacia otros mbitos, sean stos procesos, sistemas, dependencias, recursos, etc. Complejidad: La multiplicidad de aspectos sealados en el punto anterior infieren lo complejo de las tareas inherentes a este tipo de actuacin, ya no slo por el nmero de ellas sino por las interrelaciones entre las mismas, causas y consecuencias. Ello, puede en no pocos casos, afectar la efectividad de la coordinacin del trabajo, particularmente de los aspectos fundamentales y crticos del trabajo de la Auditoria. Interdisciplinariedad: El carcter de multiplicidad de aspectos que involucra la Auditoria de Gestin y, en consecuencia, toda la complejidad que ello conlleva, requiere que la planeacin, ejecucin y requerimiento de estas actuaciones sean realizadas por un equipo de tcnicos interdisciplinarios, que demanda una mayor coherencia y coordinacin en la ejecucin de los trabajos. Adaptacin: El doble carcter de la Auditoria de Gestin, de ser un proceso para el logro de los objetivos institucionales y, a la vez, un instrumento de evaluacin, requiere de una normativa y procedimientos flexibles, que permitan adaptar la metodologa, recursos e instrumentos a los complejos requerimientos derivados de los dos primeros aspectos comentados anteriormente, de all el carcter general de las normas inherentes a la Auditoria de Gestin e incluso la forma flexible e indicativa de los formatos y criterios sealados en el Manual de Auditoria Interna (SUNAI). En consecuencia, a diferencia de otras auditorias, se demanda un trabajo profesional adicional para adaptar tanto la planeacin como los procedimientos del trabajo evaluativo, para lo cual es necesaria informacin tradicional (financiera, estadstica y programtica). Universalidad: Se ha generalizado la necesidad de practicar auditorias de gestin en las organizaciones privadas y pblicas, de bienes y de servicios, estatales y regionales, de planificacin y ejecucin, de fines econmicos y sociales. Su utilidad en los procesos y como instrumento ha conllevado a conferirle a su implantacin un carcter normativo en las

entidades pblicas; es as como de manera taxativa, se exigen estas actuaciones a travs de las normativas legales de control, de la actividad financiera, de planificacin y presupuesto, a los fines de que el Estado pueda velar por el mejor logro de sus objetivos y metas, as como el racional uso de sus recursos. Participante y evaluativo: Ningn otro tipo de auditoria tiene esta caracterstica en la medida que lo contempla la Auditoria de Gestin. En efecto, en estas actuaciones se participa en el proceso para el logro de los objetivos y metas y, a la vez, acta como un instrumento de evaluacin que interacta con los procesos y sus resultados, de manera oportuna, peridica o contina. Ello, le confiere una utilidad previsiva dentro del orden administrativo, financiero y operativo, permitiendo a los distintos niveles evitar desviaciones, corregirlas y mejorar progresiva y continuamente la eficacia, eficiencia y economa de la gestin del organismo. Mult.-Insumos: La misma complejidad inherente a la Auditoria de Gestin requiere una diversidad de recursos, tanto materiales en equipos, tecnologa de informacin como de las ms diversa capacitacin de sus recursos humanos y de orden financiero por los costos que conllevan estas actuaciones, particularmente cuando se acude a la contratacin externa de las mismas, por cuanto requiere alta exigencia profesional. Programtica y Proyectizada: Ambas condiciones son inherentes a la Auditoria de Gestin. Por una parte, requiere de una detallada programacin que a su vez acta sobre los planes y programas de la organizacin, y por la otra, adquiere el carcter de proyecto en todas las reas que por primera vez se contemplan en la evaluacin, sin tener un carcter repetitivo, en virtud de la dinmica y las constantes modificaciones que ocurren al reprogramar actuaciones ya realizadas. Esta dualidad se deriva de la complejidad misma de estas actuaciones. Multireferencial: Se refiere este aspecto a que las auditorias de gestin sirven de referencia no slo a los sujetos directamente involucrados en la actuacin sino, adems, a los sistemas, reas, dependencias relacionadas con la auditoria, ya que la misma acta en forma integral, vertical y horizontalmente en la organizacin. Por ello, afecta los proceso en sus causas y consecuencias en sus orgenes y derivaciones. Insumo y Producto Interactivo: Estos aspectos identifican la importancia de estas actuaciones al formar parte del insumo por cuanto participan durante el proceso para el logro de los objetivos y, a la vez, dan como resultado un producto: la evaluacin, cuya informacin permite la toma de decisiones para que las mismas formen parte del proceso; confirindole un carcter interactivo a dichos aspectos con un efecto multiplicador dentro de la administracin activa.

CAPITULO II ANTECENDENTES HISTORICOS

Antecedentes Histricos: Internacionales Ao 1800 1832 1856 1886 1933 1935 1948 1952 1953 1962 1963 1965 1968 1974 1975 1978 1987 Autor James Watt y Mathew Boltun Aportes Plantearon criterios para estandarizar y medir procedimientos de operacin Charles Babbage Aportaron estudios para mejorar la eficiencia Daniel McCallum operativa, uso de organigramas y estudios de Henry Matualfe aspectos administrativos Cyndal F. Urwick Es el primero en dar importancia a los controles para estimular la productividad de la empresa James McKinsey Propone la evaluacin de todos los aspectos de una empresa Billy E. Gotees Declara que la auditoria administrativa es la encargada de descubrir y corregir errores de administracin. Williams S. Spriegel y Incluyen el instrumento evaluativo del Ertnest Coulter cuestionario para captar informacin de la organizacin. George Ferry Menciona la necesidad de realizar auditorias en las organizaciones, mediante apreciacin de conjuntos, por comparacin e ideal. William Leonard Incorpora conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de auditorias administrativas. Stephen R. Michael Incorpora procedimientos para la medicin del desempeo y evaluacin de la eficiencia. David Anderson y Leo Schmidt Plantean por primera vez la conformacin de una unidad de auditoria, especificando las funciones, el personal y su estructura Fernando Vilchis Plata Aporta los requerimientos de un informe de auditoria, su estructura, contenido y los beneficios para la empresa Csar Gonzlez Alcntara Define el contenido estructural de una Contralora, su funcionamiento y recursos Roy A. Cindberg y Theodore Desarrollan el marco metodolgico para Cohn instrumentar una auditoria de las operaciones que realiza una empresa Cadislao Solares Vera Aporta normas para la auditoria en el sector pblico, requerimientos para el auditor interno Gabriel Snchez Curiel Aborda el concepto de auditoria operacional, su metodologa, la evaluacin de sistemas, el informe, la implantacin y seguimiento de los resultados. Jack Fleitman Profundiza los alcances de la auditoria, separa sus fases, estudia la metodologa para su aplicacin, la tcnica de cuestionarios y cdulas.

1994

Antecedentes Histricos Nacionales En Venezuela, los antecedentes de la Auditoria de Gestin, dentro de la Contralora General de la Repblica (C.G.R.), se incorpora de hecho esta funcin en su Ley Orgnica en 1975. En tal sentido, por instrucciones del entonces Contralor Dr. Muci Abraham, se programan las actuaciones desde la Direccin de Control de la Administracin Descentralizada. Las direcciones sectoriales, a su vez, requieren de las unidades permanentes de control ubicadas en distintas institutos y empresas del Estado, para la realizacin de estas auditorias y evaluar la gestin en forma integral. Las experiencias positivas fueron recogidas, en primera instancia, en resultados de estas actuaciones practicadas en CADAFE, VIASA y CANTV. Luego se generalizaron las exigencias, evaluaciones en materia de planificacin, presupuesto, de sistemas de informacin, procesos tcnicos, administrativos y financieros y su coordinacin. As finalizada la dcada de los setenta, Venezuela lideriza, a travs de la (C.G.R.) los cursos, seminarios y ponencias dictadas a travs del Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras (ILACIF) En 1995 por primera vez, de manera normativa, se establece El sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas ( SIGECOF), a travs del cual se cubran los siguientes subsistemas: Presupuesto, Contabilidad, Tesorera, Crdito Pblico, Compras, Bienes Nacionales y Control Interno; tal como est contenido en el Decreto N 570 del 23-02-1995. A tal efecto, durante 1.996 fue creada la Superintendencia Nacional de Control Interno y Contabilidad Pblica (SUNACIC), mediante Decreto N 1.664 del 2712-1996. Motiv la implantacin del mencionado sistema, la necesidad de modernizar la Administracin Financiera del Estado, para lo cual se plantearon tres propsitos: - Desarrollar e implantar el SIGECOF. - Fortalecer las funciones del gasto pblico y auditoria interna en los organismos pblicos, mediante la creacin de un rgano de control y auditoria interna del Ejecutivo Nacional. - Simplificar y automatizar los procesos de la administracin financiera. Posteriormente, el 05 de septiembre del ao 2000, se aprueba la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Estado, a travs de la cual el control interno se organiza como un sistema integral e integrado a los procesos, bajo la responsabilidad de las mximas autoridades de los rganos y entes de la Administracin Pblica. En tal sentido, se crea el Servicio de Auditoria Interna y los rganos de Contraloras Interna se definen como unidades de Auditoria Interna, crendose la Superintendencia Nacional de Auditoria Interna (SUNAI), con potestad jerrquica, organizativa y reglamentaria en este mbito del control, as como con autonoma funcional y administrativa. El 09 de julio de 2003, se designa a la ciudadana Dra. Neida Camacho Montenegro, como Superintendente de dicha Institucin.

El 23 de septiembre de 2003, el Presidente de la Repblica dicta el Reglamento sobre la organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional, mediante Decreto N 2621, publicado en G.O. N 37.783 del 25-09-2003.

CAPITULO III CONCEPTO CONVENCIONAL Y BASE JURDICA

Concepto: Auditoria de Gestin: Es el examen de planes, programas, proyectos, operaciones, sistemas, procesos administrativos y organizativos de una organizacin o entidad pblica, a fin de medir e informar sobre el logro de los objetivos previstos, la utilizacin de los recursos pblicos en forma econmica, eficiente y eficaz, y la fidelidad con que los responsables cumplen con las normas jurdicas y con los procedimientos involucrados en cada caso.

Auditoria de Gestin
Objetivos: Cumplimiento de deberes y atribuciones Ejecucin de programas, proyectos y actividades debidamente autorizadas Mejorar los procesos de asignacin y administracin de recursos humanos Mejorar y adecuar la calidad de la informacin sobre los resultados de la gestin del ente Presentar informes tendientes a mejorar los procesos de informacin. Evaluar el cumplimiento de la normativa legal, reglamentaria y de procedimientos vigentes. Determinar el grado de evolucin y de control de calidad de los servicios prestados a la comunidad, as como de los bienes y servicios adquiridos. Auditar y emitir opinin sobre la informacin financiero-contable, as como sobre el cumplimiento de los planes y presupuestos.

Objetivos de la Auditoria de Gestin con respecto al personal de Auditores. Orientar a los Auditores Integrar y esclarecer convencionalmente, los elementos conceptuales, legales y procedimentales. Informar la metodologa a aplicar. Uniformar la metodologa a aplicar. Difundir las ventajas que proporciona efectuar este tipo de control.

BASE LEGAL. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela Artculo 209. Son atribuciones de la Contralora general de la Repblica: 5. Ejercer el control de gestin y evaluar el cumplimiento y resultado de las decisiones y polticas pblicas Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. Artculo 23. El Sistema Nacional de Control Fiscal tiene por objeto fortalecer la capacidad del Estado para lograr.. la eficiencia en el manejo de los recursos. El SNCF, debe promover la eficiencia econmica y calidad de sus operaciones, y lograr el cumplimiento de su misin, objetivos y metas. Artculo 34. La C.G.R. evaluar peridicamente los rganos de control fiscal a los fines de determinar el grado de efectividad, eficiencia y economa con que operan Artculo 35. El Control Interno es un sistema para promover la eficiencia, economa y calidad en sus operaciones y logar el cumplimientote de su misin, objetivos y metas., Artculo 37. Cada entidad del sector pblico elaborarindicadores de gestin, ndices de rendimiento. Artculo 40. Corresponde a las unidades de auditoria evaluarel grado de operatividad y eficacia de los sistemas de administracin y de informacin gerencial para determinar su pertinencia y confiabilidad y la evolucin de la eficiencia, eficacia y economa. Artculo 41. Establece que las unidades de auditoria interna podrn realizar estudios de cualquier naturaleza para evaluar el cumplimiento y los resultados de los planesla eficacia, la eficiencia, economa, calidad e impacto de su gestin. Artculo 61. Corresponde a Los rganos de control fiscal evaluar los planes y programas y el cumplimiento y los resultados de las polticas y decisiones gubernamentales. Artculo 62. Corresponde a Los rganos de control interno determinarlos resultados de la accin administrativa y, en general, la eficacia, con que operan las entidades.

Ley Orgnica de la Administracin Pblica. Artculo 1. La presente Ley tiene por objeto regular los compromisos de gestin, crear mecanismos para promover la participacin, el control sobre las polticas y resultados pblicos. Artculo 12. La actividad de la Administracin Pblica se desarrollar con base en los principios de economa, eficacia. La simplificacin de los trmites administrativos ser tarea permanente Los rganos y entes de la Administracin Pblica debern utilizar las nuevas tecnologas que desarrolle la ciencia, tales como los medios electrnicos, informacin y telemticos Artculo 18. El funcionamiento de los rganos y entes de la Administracin Pblica se sujetar a las polticas, estrategias y compromisos de gestin. Igualmente comprender el seguimiento de las actividades, as como la evaluacin y control del desempeo institucional y de los resultados alcanzados Artculo 19. (Contenido similar al Artculo 18 ejusdem). Artculo 119. El ente pblico a cargo de la coordinacin y planificacin determinarn los indicadores del desempeo institucional. Artculo 130. Los compromisos de gestin servirn de fundamento para la evaluacin del desempeo y la aplicacin de un sistema de incentivos y sanciones de orden presupuestario, en funcin del desempeo institucional deber atender a los indicadores de gestin que establezcan previamente los rganos y entes de la Administracin Pblica Nacional.. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Artculo 131. El sistema de control interno tiene por objeto promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con los objetivos y metas propuestas Artculo 132. El sistema de control interno de cada organismo ser integral e integrado, abarcar la evaluacin de programas y proyectos, y estar fundado en criterios de economa, eficiencia y eficacia. Artculo 139. Son atribuciones de la Superintendencia Nacional de Auditoria Interna: Formular las recomendaciones necesarias para asegurar el cumplimiento de los criterios de economa, eficiencia y eficacia. Artculo 165. Si de la evaluacin de los resultados fsicos de la ejecucin presupuestaria se evidenciare incumplimiento injustificados de las metas y objetivos programadosla ONAPRE informar a la Contralora General

de la Repblica, a los fines del establecimiento de las responsabilidades administrativas a que haya lugar. Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos Artculo 30. La actividad administrativa se desarrollar con arreglo a principios de economa, eficiencia, celeridad e imparcialidad.

Ley Orgnica del poder Municipal (G.O.N. 38.204 del 08-06-05) De la Contralora Municipal Artculo 104. Son atribuciones del Contralor Municipal: 8. El control de los resultados de la accin administrativa y, en general la eficiencia con que operan las entidades sujetas a su vigilancia, fiscalizacin y control. Ley Contra la Corrupcin Artculo 1. Esta Ley, de carcter sancionatorio, rige la conducta que deben asumir las personas sujetas a la misma a los fines de salvaguardar el patrimonio pblico, garantizar el manejo adecuado y transparente e los recursos pblicos, con fundamento en eficiencia y eficacia as como la tipificacin de los delitos contra la cosa pblica y las sanciones que debern aplicarse a quienes infrinjan estas disposiciones Artculo 6. Establece que los funcionarios y empleados pblicos se regirn por los principios de eficiencia, eficacia y responsabilidad Artculo 7. Exige que la actuacin de los funcionarios pblicos se cumpla de manera que se alcance las finalidades con la mayor economa, eficacia y eficiencia Artculo 12 Requiere que la Oficina Nacional de Presupuesto someter peridicamente a consulta pblica, el diseo de los indicadores de gestin a que se refiere la Seccin Sptima del Capitulo II del Titulo V de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Ley Especial sobre el Rgimen del Distrito Metropolitano de Caracas Artculo 25. Corresponde al Distrito Metropolitano La prestacin eficiente de los servicios en todos los sectores. Artculo 28. Las disposiciones de la Ley Orgnica de Rgimen Municipal regirn para el Distrito Metropolitano de Caracas en cuanto sean aplicables.

Reglamento sobre Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional Artculo 2. El sistema de control interno de cada organismo o entidad tiene por objeto promover la eficiencia de las operaciones lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuesto, en concordancia con las polticas prescritas y con los objetivos y metas propuestos. Artculo 9. El servicio de auditoria interna se prestar por el rgano de auditoria interna y abarcar la evaluacin del grado de cumplimento y eficacia de los sistemas de administracin e informacin gerencial as como la evaluacin de la eficiencia, eficacia y economa de las operaciones realizadas. Artculo 22. Corresponde a las unidades de Auditoria Interna evaluar los resultados de la gestin, a los fines de determinar la eficiencia, eficacia y economicidad de las operaciones y recomendar los correctivos que se estimen necesarias. Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico Artculo 27. Para la presentacin de los organismos se debe incluir la siguiente informacin: f) Principales indicadores de desempeo seleccionados conjuntamente con la Oficina Nacional de Presupuesto. Decreto del Alcance Metropolitano de Caracas (13-11-2000) Se crea la Direccin Especializada de Auditoria Interna, como parte del sistema integral integrado de control interno de la Alcalda del Distrito Metropolitano de Caracas. Misin: Dirigir, orientar, asesorar, desarrollar, mantener y evaluar los procesos de control fiscal y administrativo promover la eficacia, economa y calidad de las operaciones para lograr el cumplimiento de la misin, objetivos y metas de la Alcalda del Distrito Metropolitano de Caracas. Estrategias: Entre otras Reingeniera de los procesos y sistemas Automatizacin de los sistemas Cambio del paradigma Modelo Conceptual: La Direccin Especializada de Auditoria Interna se ha abocado a desarrollar una estructura tcnica y administrativa fundamentada en los principios de eficiencia, efectividad y oportunidad Orientando su gestin a la implementacin de indicadores de gestin, ndices de rendimiento y dems instrumentos o mtodos especficos.

Objetivos: Desarrollar, dirigir, coordinar y definir los procesos y sistemas en materia de control fiscal y garanticen el adecuado manejo de la Hacienda Pblica Metropolitana Funciones: Entre otras: Velar por la razonabilidad y observancia de los controles fiscales, contables y financieros con el propsito de lograr una mejor eficiencia administrativa.

CAPITULO IV DIFERENCIAS CON OTRAS AUDITORIAS

CAPITULO V ASPECTOS CONCEPTUALES RELACIONADOS

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

OBLIGATORIEDAD DE SU EVALUACION LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA, AL EJERCER SUS FUNCIONES DE CONTROL EXTERNO, DEBER EXAMINAR Y EVALUAR EL CONTROL INTERNO DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMO Y FORMULAR LAS RECOMENDACIONES ESPECFICAS QUE FUEREN NECESARIAS PARA MEJORARLO Artculo 26 de la LOCGR

Concepto de Auditoria Interna En el Artculo 8 del Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno en la administracin Pblica, se establece de manera taxativa la definicin y objeto de la Auditoria Interna, identificndola como un servicio de examen posterior, objetivo, sistemtico y profesional de las actividades administrativas y financieras de cada ente u organismo, realizado con el fin de evaluarlas, verificarlas, elaborar el informe contentivo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones, as como el correspondiente dictamen. El Sistema de Control Interno es un instrumento de gestin que comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos adoptados dentro de una entidad para salvaguardar su patrimonio, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia de las operaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas y propender al cumplimiento de las metas y objetivos programados. Objetivos: Proteger activos y salvaguardar los bienes del ente. Garantizar la razonabilidad y confiabilidad de la informacin contable y la integridad de los sistemas de informacin. Asegurar el cumplimiento de la normativa aplicable. Promover la eficiencia operativa. Fomentar la adhesin a la poltica administrativa establecida. Garantizar el cumplimiento de metas y objetivos programados.

Herramientas de Control Interno Organigramas Manuales de Funciones Manuales o normas de procedimientos Matriz de autorizaciones

SISTEMA DE CONTROL INTERNO SEGN LA LOAFSP

ARTICULO 190: Las unidades de control interno de los organismos del poder ejecutivo y los entes de la Administracin Nacional Descentralizada enumerados en el artculo 6 de esta ley, debern reestructurarse como rganos de auditoria interna dentro del plazo previsto en el artculo 187, y las funciones de control interno sern integradas a los procesos y reasignadas a los rganos administrativos competentes

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Las herramientas que emplea dicho sistema son los Instrumentos de Gestin, a saber: Normas externas e internas Panes de la organizacin Mtodos y procedimientos

Evala procesos y sistema de informacin financiera y administrativa, para verificar: Exactitud Oportunidad Suficiencia

Los resultados debidamente informados permiten promocionar el cumplimiento de: Polticas Objetivos y metas Normas

Control Interno
Obligatoriedad de su evaluacin La Contralora General de la Repblica, al ejercer sus funciones de Control Externo, deber examinar y evaluar el control interno de las entidades y organismos y formular las recomendaciones especficas que fueren necesarias para mejorarlo (Artculo 26 de la L.O.C.G.R.)

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

DEBER CONSIDERARSE LOCALIZABLE EN TODOS LOS AMBITOS DE LA ORGANZACIN, NO DIFERENCIADO DE LO CONTABLE, ADMINISTRATICO U OPERACIONAL, YA QUE EN TODOS EXISTEN ELEMENTOS DE CONTROL LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO REFLEJAR LA CAPACIDAD PRODUCTIVA DE UNA ORGANIZACIN Y EL CUMPLIMIENTO O DESVIACIONES DE LAS METAS Y OBJETIVOS PROGRAMADOS

EVALUACIN DE CONTROL INTERNO VALORACIN

AREA GERENCIA SUB REAS ENTORNO ORGANIZACIONAL ATRIBUTOS FUNCIONALES DE REFERENCIA Existe una misin que permite comprender la especificidad de sus funciones en un tiempo determinado Existen objetivos identificados a mediano y largo plazo Cuenta para el desarrollo de sus funciones con un proceso de Planificacin Estratgica que incluya la calidad en todos sus niveles (planificacin, organizacin, dinamizacin, evaluacin, reajuste y responsabilidad) PT

EVALUACIN DE CONTROL INTERNO CUESTIONARIOS AREA GERENCIA SUB REAS ENTORNO ORGANIZACIONAL ATRIBUTOS FUNCIONALES DE REFERENCIA Existe una misin que permite comprender la especificidad de sus funciones en un tiempo determinado. POSIBLES PREGUNTAS ES COMPRENSIBLE LA MISIN? CONOCE LA GENTE LA MISIN DE LA ORGANIZACIN? CMO SE HA PROMOCIONADO LA COMPRENSIN DE LA MISIN ENTRE LOS FUNCIONARIOS? PT PR

EVALUACIN DE CONTROL INTERNO JERARQUIZACIN AREA GERENCIA SUB REAS ENTORNO ORGANIZACIONAL DIRECCIONALIDAD Y CONTROL PLANIFICACIN CONTROL SEGUIMIENTO PLANIFICACIN EJECUCIN CONTROL Y SEGUIMIENTO PT PR

CONTRALORIA PROCESO MODULAR

ASPECTOS CONCEPTUALES RELACIONADOS CON LA AUDITORIA DE GESTIN Auditoria Financiera: Consiste en el examen de los registros y estados financieros, para determinar su exactitud, suficiencia y oportunidad, basado en los principios y normas de aceptacin general, para emitir un informe y dictamen. Auditoria de Sistema: Tiene por objetivo evaluar los controles, sistemas, procedimientos de informtica, equipos de cmputo y sus programas, para determinar su confiabilidad, suficiencia y adaptabilidad a los requerimientos de la organizacin. Auditoria Administrativa: Evala los procesos administrativos, pertenencia, coordinacin y legalidad en el uso racional de los recursos. su

Auditoria Presupuestaria: Proceso de evaluacin de las actividades de programacin y ejecucin del presupuesto en sus aspectos normativos, metodolgicos, fsicos, financieros y procedimentales. Auditoria Tcnica: Verifica el cumplimiento de programas de obras pblicas, su ejecucin presupuestaria, cumplimiento de normas y de lo establecidos en los contratos en trminos reales de tiempo, calidad, garantas y costos. Auditoria Contina: Consiste en la evaluacin de control detallado, realizado en forma continua o a intervalos durante el ejercicio fiscal. Auditoria Externa: Revisin, anlisis y examen practicado por entidades fiscalizadoras superiores o por firmas de auditores independientes. Auditoria Social: Evaluacin de los resultados e impactos sociales, de orden cualitativo y cuantitativo, en los ncleos humanos del entorno del ente pblico. Auditoria Ambiental: Instrumento evaluativo de la gestin pblica en cumplimiento de normas, polticas y directrices dirigidas a preservar el ambiente, inherentes al ente.

AUDITORIA DE GESTIN REQUERIMIENTOS DE PLANIFICACIN

PLAN ESTRATGICO

PLAN OPERATIVO ANUAL

PLAN DE COMPRAS

PLAN DE PERSONAL

CONCEPTOS Y CRITERIOS SOBRE GERENCIA

GERENCIA Es el arte de reunir todas las facetas del manejo de una organizacin en busca de una mayor competitividad Sallenave, Jean Paul (1997). La Gerencia Integral p.4

GESTIN Actividades, tareas y acciones expresadas o consolidadas en programas, proyectos y operaciones, a cargo de una organizacin o agrupacin sectorial de stas, dirigidas a la produccin de bienes y servicios para satisfacer propsitos, metas y objetivos previamente determinados. Contralora General de la Republica (1999) Cuadernos de Auditoria 3, p.88

Los estudioso, practicantes y observadores de la accin gubernamental, quienes durante muchos aos se desempearon dentro de un campo profesional y disciplinario llamado administracin pblica, se han visto desbordados en las ltimas dcadas por un conjunto de nuevas denominaciones entre las que no siempre queda clara la relacin: polticas pblicas, gestin pblica y ms recientemente gerencia pblica Bozeman, Barry (1998, Segunda edicin). La gestin pblica:

Situacin Actual.

Entendemos por gerencia, un sustantivo y un proceso. Esto es, como aquellos sujetos que dirigen el trabajo de otros hacia objetivos predeterminados. Asimismo, como un conjunto de principios y funciones clave: la coordinacin de recursos, el proceso de toma de decisiones, el ejercicio del mando, la definicin de la misin, construccin de la visin organizacin y estrategia de

Adaptacin del concepto de Dillanes, Mara E. (2002). Liderazgo de sincronicidad: piedra angular de una nueva gerencia

GERENCIA POR RESULTADOS DOS ELEMENTOS BSICOS. EL PLAN Y EL PROCESO EL PROCESO DE PLANEACIN ES TCTICO

El plan es un documento que identifica los resultados especficos que se lograrn dentro de un tiempo establecido (por un ao). Tambin incluye las acciones y los recursos especficos que necesita para lograr estos resultados

Componentes: reas de resultados crticos 2. Anlisis de cuestiones crticas 3. Indicadores crticos de rendimiento 4. Objetivos 5. planes de accin 6. Revisin del plan
1.

Organizacin y Recursos

PROCESO TCTICO. GERENCIA POR RESULTADOS CMO SE INICIA?

Declaracin de direccin consistente con el plan estratgico Lista de reas de resultados, crticas para la institucin o empresa total. Lista de fijos (aquellos resultados que son fijos y que no estn sujetos a modificacin). Lista de prioridades, de suposiciones y de un anlisis parcial o totalmente terminado Lista de objetivos sugeridos de accin. tentativos y de planes

Comentarios adecuados ara guiar a los gerentes en su toma de decisiones

GERENCIA DE OPERACIONES ELEMENTOS BSICOS: EL PROCESO EL PROCESO DE PLANEACIN ES TCTICO

Funciona con modelos preestablecidos. Es rgida Se basa en procedimientos Se aplica a la solucin de problemas a corto plazo Generalmente requiere de equipos interdisciplinarios para su ejecucin eficiente.

Componentes 1. Planteamiento de un problema 2. Construccin de modelos 3. Deduccin de soluciones 4. Evacuacin de soluciones 5. Ejecucin y control de la solucin

Organizacin y Recursos

PROCESO TCTICO: GERENCIA DE OPERACIONES CMO SE INICIA?

Declaracin de direccin consistente con el plan estratgico. Constitucin de equipos de trabajo o reuniones de equipos.

Elaboracin de matrices. de programas y proyectos

Elaboracin especficos.

Elaboracin de presupuestos. Elaboracin de cronograma. Clculo de recursos, productos e indicadores. Elaboracin del plan formal.

El conocimiento administrativo: Distintos enfoques

Observadores Primarios Peter Drucker Warren Benis John Naisbit John Kotter Tom Peters Kenichi Omahe Ray Miles Rosabeth Kanter Fred Gluck Quinn Mills Edgar Schein Robert Nelly

Desde Una sociedad Gerencial Gerencia Sociedad industrial Autoridad formal oficial

Hacia Una sociedad empresarial Liderazgo Sociedad de la informacin Poder e influencia oficiales

Sistemas gerenciales complejos y Fundamentos empresariales burocrticos simples, volver a lo bsico Numerosas extranjeras economas Una economa mundial nica Redes dinmicas Compaas integradoras

Organizaciones multidivisionales Moss Compaas segmentaristas

Planeamiento estratgico Mantenimiento oganizacional

Gerencia estratgica Adaptacin Organizacional

Disear y controlar estructuras y Crear y administrar culturas procesos Poder de la mano de obra Poder de la mente Crear nuevas tradiciones

Donald Cliford y Implementar tradiciones exitosas otros

Hickman C. M. Silva (1992), citado por Ma. Estela Dillanes

CAPITULO VI PRINCIPIOS Y CRITERIOS APLICABLES

AUDITORIA DE GESTIN CONDICIONES PARA EL XITO EN LA AUDITORIA DE GESTIN

DECLOGO DEL XITO VIABILIDAD PRCTICA DE LA EJECUCIN COOPERACIN INTERDISCIPLINARIA E INTERINSTITUCIONAL CAPACIDAD TCNICA Y EXPERTICIA DEL EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO VISIN INTEGRAL Y SISTMICA DEL OBJETO DE ANLISIS APEGO A LA NORMATIVA LEGAL VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES LEGALMENTE ASIGNADAS CONVENIENCIA DE LA INCORPORACIN DE LA COMUNIDAD ORGANIZADA MEDICIN DE IMPACTO ACTITUD PROACTIVA ANTE LOS PROBLEMAS SISTEMAS DE INCENTIVOS Y SANCIONES MEJORAMIENTO CONTINUO

CONTROL DE GESTIN Es la actividad gerencial que se desarrolla dentro de las organizaciones, dirigida a asegurar el cumplimiento de su misin y objetivos (PLAN ESTRATGICO); de sus planes, programas y metas (POA); de las disposiciones normativas (leyes y manual de normas y procedimientos) que regulan su desempeo; y de que la gestin sea eficaz y ajustada a parmetros de calidad, cuyos responsables son las mximas autoridades del ente

LOS RGANOS DE CONTROL FISCAL Tienen la potestad para practicar las auditorias, estudios, anlisis e investigaciones, as como la evaluacin del cumplimiento y de los resultados de las polticas y decisiones gubernamentales que guarden relacin con los ingresos, gastos y bienes pblicos, y en general para determinar la eficacia con que operan las entidades sujetas a su vigilancia, fiscalizacin y control. Sin embargo, la eficacia de la gestin administrativa, el cumplimiento de la misin y los objetivos institucionales, de los planes y de los programas, de las metas de la legalidad son de la responsabilidad primaria de los directivos y gerentes de la organizacin, es decir, es a ellos quienes incumbe en primer trmino el CONTROL DE GESTIN DE LOS ORGANISMOS que dirigen, para asegurar la productividad y calidad de esa gestin

FUNCIONES DEL CONTROL DE GESTIN 1. Facilita el aprendizaje institucional 2. Crea memoria organizacional 3. Es un sistema de diagnstico 4. Mejora la planeacin y programacin 5. Mide la perfectibilidad 6. posibilita la desconcentracin 7. Evala el desempeo de los ejecutivos 8. Mejora la flexibilidad 9. Define niveles de exigencia 10. Controla la transparencia de la gestin pblica 11. Efecta el seguimiento de proyectos 12. Controla el manejo de partidas presupuestarias 13. Controla el enriquecimiento ilcito 14. Permite erradicar la corruptela

CONFIABILIDAD DE LOS SISTEMA DE INFORMACIN

COMPROBAR SI LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EXISTENTES EN LA ORGANIZACIN AUDITADA PROVEEN INFORMACIN: OPORTUNA SUFICIENTE CONFIABLE APROPIADA

PROCESOS MEDULARES Y DE APOYO PROCESOS MEDULARES Aquellos cuyos insumos son transformados en productos o servicios que satisfacen las necesidades de los clientes de la Organizacin. PROCESOS DE APOYO Aquellos cuyos productos estn dirigidos a suplir necesidades o servicios para los procesos medulares.

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPBLICA OBJETIVOS

Medir y comparar los logros del sector pblico

Difundir la necesidad de planificar la gestin pblica Promover el mejoramiento en la formulacin de sus presupuestos Enfatizar la importancia de poseer sistemas de control interno Fomentar la valoracin de los costos econmicos, sociales, ambientales, etc.

Promover la eficiencia de las organizaciones, programas, proyectos u operaciones sujetas a su control

Difundir la necesidad de poseer sistemas integrales de informacin Incorporar a la comunidad organizada en el proceso de evaluacin de la gestin pblica Promover la cultura de la responsabilidad del funcionario pblico

CAPITULO VII CRITERIOS DE CALIFICACIN DEL DESEMPEO ORGANIZADO

DISEO DE LOS INDICADORES DE GESTIN Un indicador: Es una magnitud asociada a una actividad, proceso o sistema que permite, mediante la comparacin con estndares, evaluar peridicamente el comportamiento de las unidades de programacin.

INDICADORES Expresin cuantitativa de comportamiento o desempeo de una actividad, proceso o sistema, cuya magnitud al ser comparada con algn nivel de referencia, puede estar sealando una desviacin. Su uso permite medir: La eficiencia y la economa en el uso de los recursos Las cualidades y caractersticas de los bienes producidos o servicios prestados. El grado de satisfaccin de los usuarios a quienes van dirigidos. El impacto del producto.

INTRODUCCIN AL DISEO, APLICACIN E INTERPRETACIN DE INDICADORES DE GESTIN DESARROLLO DE HABILIDADES Conocer aspectos conceptuales Capacidad para aplicar las tcnicas y procedimientos

OBTENCIN DE DATOS Es suficiente la informacin? Es adecuada para la auditoria de gestin? Puede realizarse la Auditoria de Gestin? Si la entidad cuenta con indicadores de gestin = Procede la evaluacin En caso negativo corresponde al auditor Disear y Aplicar Indicadores (previo consenso con la entidad) Conocer aspectos conceptuales Capacidad para aplicar las tcnicas y procedimientos

Los indicadores deben permitir llegar a conclusiones claras para determinar el cumplimiento de la misin. Para ello, se requiere: Un sistema de gestin basado en Indicadores: Base conceptual Auditoria de Gestin Plan Organizacional Que permita mediciones Eficacia Economa

Eficiencia

LOS INDICADORES DE GESTIN EN EL SECTOR PBLICO

CRITERIOS DE GESTIN EFICIENCIA EFICACIA ECONOMA CALIDAD IMPACTO Obtencin de bienes y servicios con un manejo racional de recursos Consecucin de objetivos y metas referidas a la misin de la entidad Obtencin de bienes y servicios sin sacrificio de calidad, al mejor costo Satisfaccin del usuario, por los bienes y servicios obtenidos Repercusin en el ambiente social, econmico o ambiental

PROBLEMAS DETECTABLES EN UNA AUDITORIA DE GESTIN

Procesos operativos obsoletos Recursos ociosos o faltantes Deficiente calidad en los recursos empleados Tareas faltantes, tendientes a mejorar procesos Falta, insuficiencia o inadecuados estndares o indicadores Demoras o atrasos en procesos productivos Aspectos negativos desconocidos o ignorados en los procesos Deficientes sistemas de informacin Falta de informacin sobre el rendimiento del personal Deficiencias en el cumplimiento de la misin, metas y/o objetivos Controles defectuosos, insuficientes o inoportunos Sobreestimacin o subestimacin de objetivos y/o metas Problemas de comunicacin y coordinacin de los equipos de trabajo Situaciones de emergencia o crticas que limitan el cumplimiento de los planes, presupuestos, proyectos y programas Desconocimiento de parte del personal de sus atribuciones Deficiencias en las comunicaciones e incoordinacin de actividades con los organismos y sectores involucrados en el entorno de la organizacin

INDICADORES MNIMOS LOS CONCEPTOS DE ECONOMA, EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD Economa Se refiere a los trminos y condiciones bajo los cuales se adquieren y utilizan los recursos humanos, financieros y materiales, tanto en la cantidad y calidad apropiadas, como al menor costo posible y de manera oportuna, es decir: Los recursos idneos En la cantidad y calidad correctas En el momento previsto En el lugar indicado y Al precio convenido

INDICADORES MNIMOS LOS INDICADORES DE ECONOMA, EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD Eficiencia Se refiere a la relacin entre los recursos consumidos (insumos) y la produccin de bienes y servicios. La eficiencia se expresa como porcentaje, comparando la relacin insumo-produccin con un estndar aceptable (normal). La eficiencia aumenta en la medida en que un nmero de unidades se producen (de bienes o servicios) utilizando una cantidad dada de insumos.

DISEO DE LOS INDICADORES DE GESTIN Los indicadores de eficiencia: miden el funcionamiento y los resultados especficos sobre la poblacin objeto. La eficiencia puede tener una doble dimensin: segn los objetivos o segn los sistemas La eficiencia segn los objetivos: se refiere a la realizacin de los objetivos. Miden el grado o el nivel en que una organizacin ha conseguido los objetivos previstos. Desde esta perspectiva la eficacia siempre se asocia a los resultados y objetivos. As, si la organizacin no tiene claro cules son los resultados que se quieren conseguir con los objetivos propuestos (operativizacin de los objetivos), difcilmente podr serle til este tipo de indicadores (POA) La eficiencia segn los sistemas: consiste en medir la capacidad que tiene la organizacin para actuar. En este caso la eficiencia, en lugar de concentrarse en los resultados, analiza si el sistema ha funcionado de la manera ms adecuada para conseguir os objetivos. (Se entiende por sistema el conjunto de elementos e interaccin que estn orientadas hacia el logro de unos objetivos. (PLAN ESTRATGICO)

ELABORACIN DE LOS INDICADORES MNIMOS PRODUCCIN MXIMA MNIMOS (INSUMOS) (RESULTADOS) Y RECURSOS

Trabajar con eficiencia equivale a decir que la entidad debe desarrollar sus actividades siempre bien. Una actividad eficiente maximiza el resultado de un insumo dado o minimiza el insumo de un resultado dado. Debe tenerse en cuenta que la eficiencia de una operacin se encuentra influenciada no nicamente por la cantidad de produccin, sino tambin por la calidad y otras caractersticas del producto o del servicio ofrecido.

REQUISITOS MNIMOS DE LOS INDICADORES DE GESTIN NOMBRE Debe ser concreto, sealar el objetivo, categora y la unidad FORMULA DE CLCULO Formula matemtica que especifique factores medibles y su relacin de clculo UNIDAD DE MEDIDA Expresa el valor determinado de acuerdo a los factores que se relacionan RESPONSABLE Expresa el cargo del funcionario que aplica el indicador GLOSARIO Es la descripcin especfica de los factores que se relacionan
Manual de Normas de Control Interno Gaceta Oficial 5275 Extraordinaria

REQUISITOS MNIMOS DE LOS INDICADORES DE GESTIN METODOLOGA PARA LA FORMULACIN DE INDICADORES DE CONTROL DE GESTIN

Para la formulacin de los indicadores del sistema de control de gestin se utiliz el enfoque de Auditoria de Gestin, es decir, el que aplica la Contralora General de la Repblica para la evaluacin de la gestin desarrollada por los organismos de la administracin Pblica, en su carcter de rgano de control externo, y se aplic la metodologa para la formulacin de indicadores de gestin, propuesta por el Instituto Venezolano de Planificacin (IVEPALN), modificada para su mejor adecuacin a los fines propuestos.

METODOLOGA PARA LA FORMULACIN DE INDICADORES DE GESTIN

Esta metodologa se fundamenta en el denominado modelo de caja negra o entrada insumo proceso producto efecto impacto. Para ello es necesario exponer las definiciones de estos conceptos. Entrada: describe la cantidad de requerimientos de servicios o productos tangibles, formuladas por los o usuarios intensos y externos de la Unidad de Anlisis. Se refiere a las solicitudes de informacin, demanda de bienes y servicios, quejas, reclamos, denuncias, etc. Insumo: corresponde al conjunto de recursos requeridos por la unidad de Anlisis, para dar cumplimiento a sus procesos, a fin de atender las demandas de los clientes y usuarios. La calidad de estos insumos incidir en la calidad de gestin de la Unidad de Anlisis. Proceso: consiste en la transformacin de los insumos mediante procedimientos previamente establecidos, que aseguren la calidad y cantidad de los resultados finales. Producto: corresponden los resultados de transformar los insumos mediante los procesos establecidos. Efecto: estn representados en las repercusiones inmediatas originadas a partir de los productos resultantes. Impacto: se define como el propsito final de la Unidad de Anlisis (una poltica, un proyecto, un programa, etc.), respecto al entorno donde tiene su incidencia la accin de la organizacin.

LOS INDICADORES MNIMOS Para definir el objeto de estudio en su justa dimensin, es necesario conocer la organizacin a partir del enfoque de sistemas, lo que exige responder a las preguntas siguientes: Cul es su misin? Cules son sus metas y objetivos? Cul es su estructura orgnica y funcional? Cules son sus procesos, insumos y productos? Quines son sus usuarios y clientes? Cules son sus relaciones de intercambio con su entorno? Con esta informacin y las definiciones del modelo caja negra (entrada insumo proceso producto efecto impacto) podemos construir el sistema de la Organizacin ( o el de la Unidad Evaluada cuando el objeto de estudio corresponda slo a una parte de la organizacin)

METODOLOGA El primer paso consiste en la definicin del objeto de estudio, lo que requiere precisar el alcance o rea motivo de evaluacin, la cual comprende el sealamiento de: La actividad a evaluar La unidad objeto de evaluacin (Unidad de Anlisis) El lapso de tiempo seleccionado para practicar su evaluacin.

INDICADORES DE GESTIN REQUERIDOS PARA EL SECTOR PBLICO DISEO DE INDICADORES DE GESTIN

Aspectos generales de los indicadores de gestin y su aplicacin en el sector pblico, base legal, criterios y conceptos claves Cmo se establecen los indicadores en los organismos pblicos? Mapa de factores claves de xito de la gestin a travs de indicadores Tipo de indicadores de gestin en el sector pblico

ELABORACIN DE LOS INDICADORES MNIMOS

Estructura de la cartilla de indicadores

Responsables de hacer la cartilla de indicadores Metodologa y estructura mnima de la cartilla de indicadores

LOS INDICADORES DE GESTIN SECTOR PBLICO Indicadores de impacto Indicadores de desempeo Indicadores de gestin Presupuestaria Indicadores de gestin contable Indicadores de gestin de compras Indicadores de gestin de tesorera o finanzas Indicadores de gestin de administracin

Cumplimiento de normas de control fiscal

Evaluacin de gestin o Desempeo de la gerencia

INDICADORES MNIMOS El diseo del sistema de control de gestin comprende en consecuencia cuatro aspectos bsicos: Formulacin de indicadores: constituye la clave del sistema dado que deben ser el reflejo fiel del comportamiento de la organizacin, por tanto se requiere el manejo de criterios adecuados para su correcta formulacin. Medicin de resultados: implica establecer criterios de medicin (oportunidad, frecuencia, etc.) y la definicin de los elementos a medir. Comparacin y valoracin de resultados: se deben establecer los criterios de comparacin (ndices) y los niveles de alerta del sistema. Accin correctiva: es el proceso de toma de decisiones, a partir de la comunicacin oportuna de los resultados derivados del sistema.

DISEO DE LOS INDICADORES DE GESTIN FUNCIONES Los indicadores cumplen dos funciones: Funcin descriptiva: aportar informacin sobre una situacin determinada o el estado de un sistema y su evolucin en el tiempo. Funcin valorativa: permitir apreciar los efectos provocados por una actuacin. Los indicadores pueden establecerse con la finalidad de cuantificar la eficiencia, eficacia y efectividad con la cual opera el sistema, a la vez que pueden formularse a partir de parmetros fsicos, cronolgicos y econmicos. Asimismo, segn la naturaleza del objeto a medir, podemos distinguir entre indicadores de resultado, de proceso y de estructura.

DISEO DE LOS INDICADORES DE GESTIN Otros indicadores seran: de efecto, de impacto, de calidad, productividad, de costos, etc., cada uno orientado a medir aspecto particular del comportamiento de la unidad objeto estudio, formulados conforme a los objetivos previstos con implantacin del sistema de control de gestin. de un de la

Respecto a estas denominaciones, es necesario aclarar que las mismas no abarcan la totalidad de los indicadores existentes, slo se pretende orientar acerca de la variedad y uso de los indicadores para el control de gestin. Igualmente, algunos indicadores pueden resultar ser sinnimos de otros o que varios de ellos se integren en la definicin de un indicador en particular.

DISEO DE LOS INDICADORES DE GESTIN Indicadores de efectividad: miden el impacto en el conjunto de la poblacin, adems de los efectos directos (eficacia) valoran los indirectos y las repercusiones de una actuacin en todos los sectores de poblacin. Indicadores bsicos, Cronolgicos y Econmicos (IVEPLAN), 1995) Los indicadores fsicos cuantifican la dimensin fsica resultado de una actividad o proceso (unidades producidas). Los indicadores cronolgicos se orientan a la medicin del tiempo invertido en la realizacin de las actividades o procesos. Los indicadores econmicos se orientan a la medicin de los costos, calidad y recursos.

DISEO DE LOS INDICADORES DE GESTIN Los indicadores ideales son nmeros que intentan expresar, siempre que se pueda, las tolerancias o desviaciones aceptadas, por tanto, su comparacin con los estndares debe permitir identificar algunas de las condiciones de: Calidad Cantidad Tiempo y Costo

PROCESO Conocer que se quiere medir Determinar la informacin necesaria para poder controlar o evaluar la actividad

Seleccionar los indicadores adecuados en funcin de la informacin de control o evaluacin

Definir los estndares de comparacin por indicador

Establecer los datos requeridos para operar los indicadores, as como su localizacin y mecanismo para su recoleccin

Recopilar los datos requeridos, operar el sistema de indicadores y evaluar los resultados

PROCESOS PREVIOS PARA LA ELABORACIN DE LOS INDICADORES DE GESTIN

Las teoras y conocimiento formales sobre los sistemas, aunadas a los sistemas y procesos administrativos, interactivos, hoy da, con los avances en la tecnologa para poder dar un enfoque sistmico de la organizacin a travs del control interno como proceso previo y bsico, con base al cual la organizacin instrumenta las acciones orientadas al Control de Gestin, base esta previa e inmediata para elaborar los indicadores de gestin, los cuales cumplen dos finalidades fundamentales: Servir de sistema de informacin gerencial para la administracin. Servir de sistema de apoyo para las decisiones.

As es como la dualidad funcional de la Auditoria de Gestin se evidencia, por una parte, participando en el proceso para el logro de los objetivos y, por la otra, siendo el instrumento de evaluacin ms avanzada. JERARQUIZACIN DE LOS INDICADORES DE GESTIN EN EL SECTOR PBLICO Indicadores de Gestin Se elaboran para las unidades ejecutoras con base a la planificacin operativa anual de la organizacin. Indicadores de desempeo Interpretan en forma sumaria a los indicadores de gestin. Se corresponden como indicadores evaluativos del Plan Institucional. Indicadores de Impacto Interpreta en forma sumaria, agregada a los indicadores de desempeo forman parte evaluativo del Plan Operativo Anual Nacional.

ESTRATEGIAS DE DESPLIEGUE DE INDICADORES A TRAVS DE LOS NIVELES DE LA ORGANIZACIN Enfoque del marco lgico Proceso: Ejecucin presupuestaria Nivel estratgico Nivel tctico Nivel Operativo

LOS INDICADORES DE GESTIN EN EL SECTOR PBLICO

Ministerio de Planificacin y desarrollo Matriz de Vinculacin PLAN - PRESUPUESTO rea Estratgica_________________________________________________ Organismo______________________________________________________ Enunciado Directriz Estratgica Objetivo Producto Asignacin Presupuestaria Indicadores de Progreso Medidas Verificacin de Supuestos

PROBLEMAS

IMPACTO

EJEMPLO PRESUPUESTARIO Indicadores utilizados

En la auditoria de gestin se analizaron y aplicaron indicadores especficos, segn las necesidades de los componentes relativos al sistema Presupuestario, conforme el Manual de Auditoria de gestin de la Contralora General del Estado. ndices Presupuestarios Asignacin Codificada Asignacin inicial + Reformas INDICE DE MODIFICACIONES V/modificaciones de ingresos ao x x100 PRESUPUESTARIAS INGRESOS Asignacin inicial INDICE DE MODIFICACIONES DE V/modificaciones de gastos ao x x100 GASTOS PRESUPUESTARIOS Asignacin inicial Porcentaje composicin reforma de Reforma gasto por subgrupo gastos (subgrupo aporte fiscal corriente Total reforma Porcentaje Presupuesto de Ejecucin del Valor devengado Asignacin codificada Ingresos devengados por subgrupos Total ingresos devengados Ingreso efectivo (P. Efectivo) Devengado (estado ejecucin Presup.)

Porcentaje de Ingresos Devengados Porcentaje de recaudacin efectiva

Porcentaje de ejecucin presupuesto Gastos devengados de gastos Asignacin codificada Porcentaje gastos efectivo segn el Gasto total efectivo devengado Total gasto devengado Porcentaje de gasto efectivo segn el Gasto efectivo efectivo Asignacin codificada INDICE DE FINANCIERA INDICE DE FINANCIERA DEPENDENCIA Ingresos por transferencia ctes. X 100 Ingresos totales AUTONOMA Ingresos propios x 100 Ingresos totales Ingresos corrientes x 100 Gastos corrientes

INDICE DE SOLVENCIA FINANCIERA

LOS INDICADORES DE GESTIN EN EL SECTOR PBLICO

Ministerio de Planificacin y Desarrollo Desagregando la Matriz hacia el interior de la Institucin AREA ESTRATGICA_____________________________________________ ORGANISMO____________________________________________________
ENUNCIADO DIRECTRIZ Lineamiento breve y descriptivo de lo que se pretende alcanzar. Fija el rumbo de accin del Organismo OBJETIVO Qu se debe alcanzar en cada rea estratgica? (Resultado anual) PRODUCTOS Qu bienes o servicios debe producir el Organismo? ACTIVIDADES Qu debe producir cada unidad? (Cuantificado en trminos de metas) INDICADORES Indicador desarrollo de MEDIOS DE SUPUESTOS VERIFICACIN

Indicador de Impacto sectorial (atenuacin del problema/mejoras) Indicador de Gestin Indicador Gestin de

ASIG. PRESUPUESTARIA Programacin valuacin monetaria de presupuestaria actividades/productos insumos

Mecanismo para Constatar Resultado del Indicador

Condiciones externas que deben darse

RESULTADOS DEL ANLISIS Objeto o razn de ser de la organizacin Identificacin de los procesos medulares y de apoyo Metas establecidas Identificacin de los proveedores que suministran los insumos para el proceso sustantivo Recursos necesarios para realizar los procesos Actividades que generan valor agregado Resultados obtenidos Usuarios de los bienes o servicios y posibles necesidades

AUDITORIA DE GESTIN Medicin de Resultados (Esquema Genrico) Calificacin Porcentual 15 50 51- 75 76 - 100 Grado de Confianza 1 Bajo 2 Medio 3 Alto Nivel de Riesgo 3 Alto 2 Medio 1 Bajo

Presentacin de los Indicadores TABLA

INDICADOR Tiempo seleccin de personal Tiempo de incluir En Nmina Tiempo en Ascenso

ENE 20 08

FEB 18 08

MAR 16 08

ABR 15 10

MAY 15 12

JUN 15 15

JUL 15 15

AGO 13 18

SEP 18 14

OCT 17 14

NOV 20 16

DIC 25 20

05 04

05 06

10 07

10 07

08 10

08 15

08 05

06 10

07 10

08 12

10 04

08 04

Indicador de Gestin

CAPITULO VIII METODOLOGA PARA LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA DE GESTIN

GUA METODOLGICA PARA LA EVALUACIN DE CONTROL INTERNO

EVALUACIN DE CONTROL INTERNO REAS GERENCIA CONTRALORA O AUDITORIA INTERNA ORGANIZACIN PLANIFICACIN, PRESUPUESTO Y CONTROL DE PRODUCCIN RECURSOS HUMANOS SUMINISTROS COMPRAS DISTRIBUCIN FSICA, ALMACENAMIENTO Y MANEJO DE MATERIALES INVESTIGACIN Y DESARROLLO

AUDITORIA DE GESTIN ESTUDIO PRELIMINAR Y PROGRAMACIN

ESTUDIO PRELIMINAR OBJETIVOS CONOCIMIENTO GENERAL DEL ENTE AUDITADO IDENTIFICACIN DE ELEMENTOS DE PLANIFICACIN LEYES ESPECFICAS Y NORMAS VIGENTES ESTRUCTURA ORGANIZATIVA IDENTIFICACIN DE PROCESOS MEDULARES Y DE APOYO ESTADOS FINANCIEROS ACTUACIONES ANTERIORES ANLISIS SISTMICO DE LA INFORMACIN FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS IDENTIFICACIN DE INDICADORES DE GESTIN DEFINICIN DE LA UNIDAD OBJETO DE ESTUDIO

ESTUDIO PRELIMINAR PROCESOS MEDULARES Y DE APOYO PROCESOS MEDULARES AQUELLOS QUE CONDUCEN DIRECTAMENTE A LA GENERACIN DE LOS BIENES Y SERVICIOS QUE SUMINISTRA LA ORGANIZACIN PROCESO DE APOYO AQUELLOS QUE DAN SOPORTE A LA GESTIN PRODUCTIVA O PROCESOS MEDULARES

ESTUDIO PRELIMINAR ESQUEMA INSUMO PROCESO PRODUCTO

FASE 1
Estudio Preliminar y Programacin

FASE 2
Evaluacin de Control Interno y determinacin de reas crticas

FASE 3
Evaluacin de resultados y examen de reas crticas

FASE 4
Presentacin de resultados

INFORME FASE 5
Seguimiento

Nota: En las fases de la 1 a la 5 se debe establecer programacin

ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL DESARROLLO DE LA AUDITORIA IDENTIFICAR LAS CAUSAS DEL BAJO RENDIMIENTO DE LA ORGANIZACIN RECOPILAR EVIDENCIAS SUFICIENTES COMPROBAR LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EXISTENTES EN LA ORGANIZACIN AUDITADA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES ASIGNADAS EN SU NORMATIVA LEGAL COMPROBAR LA EXISTENCIA Y CALIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO IDENTIFICAR LOS SECTORES AFECTADOS

EVALUACIN DE CONTROL INTERNO REAS SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD MANTENIMIENTO HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL O AMBIENTE DE TRABAJO CONSULTORA JURDICA FINANZAS MERCADEO VENTA O DISTRIBUCIN PROCESOS SUSTANTIVOS O MEDULARES

EVALUACIN DE CONTROL INTERNO SELECCIN DE REAS LA SELECCIN DE REAS DEPENDER DE: LOS OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA ACTUACIN LAS CARACTERSTICAS ESTRUCTURALES U FUNCIONALES DEL OBJETO AUDITADO LA MAYOR VINCULACIN O INCIDENCIA EN EL PROCESO PRODUCTIVO LOS PROCESOS SUSTANTIVOS O MEDULARES DE LA ORGANIZACIN, PLAN, PROGRAMA, PROYECTO, ACTIVIDAD, UNIDAD O PROCESO AUDITADO.

EVALUACIN DE CONTROL INTERNO SELECCIN DE REAS SE DEBERN EVALUAR ELEMENTOS QUE COMNMENTE ESTN PRESENTES EN TODA GESTIN U ORGANIZACIN, TALES COMO: LIDERAZGO RECURSOS HUMANOS RECURSOS TECNOLGICOS RECURSOS PRESUPUESTARIOS PROCEDIMIENTOS PLANIFICACIN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

EVALUACIN DE CONTROL INTERNO REAS Y SUB-REAS REAS GERENCIA CONTRALORA SUB - REAS Entorno Organizacional Direccionalidad y Control Planificacin Control Seguimiento Planificacin Ejecucin Control y Seguimiento

PROCESO MEDULAR

EVALUACIN DE CONTROL INTERNO ATRIBUTOS FUNCIONALES DE REFERENCIA REA GERENCIA SUB-REA ENTORNO ORGANIZACIONAL (50) ATRIBUTOS FUNCIONALES DE REFERENCIA
Existe una misin que permite comprender la especificidad de sus funciones en un tiempo determinado. Existen objetivos identificados a mediano y largo plazo. Cuenta para el desarrollo de sus funciones con un proceso de Planificacin Estratgica que incluya la calidad en todos sus niveles (planificacin, organizacin, dinamizacin, evaluacin, reajuste y responsabilidad)

PROGRAMACIN DE LA AUDITORIA MBITO DE RESPONSABILIDAD NIVEL DIRECTIVO O GERENCIAL Determinacin de objetivo y alcance de la actuacin Contacto interinstitucional Designacin del equipo de trabajo multidisciplinario Promover el mejoramiento de la sistematizacin del trabajo de auditoria Asignacin y administracin de recursos para la prctica de la auditoria en calidad y cantidad apropiada Capacitacin continua y permanente del personal auditor

PROGRAMACIN DE LA AUDITORIA MBITO DE RESPONSABILIDAD NIVEL SUPERVISORIO Adecuada planificacin y programacin de la actividad auditora Eficaz organizacin y supervisin de la ejecucin de la auditoria Comprensin sistemtica de la organizacin auditada Revisin y validacin de los avances de la actuacin por fases Reorientacin de la actuacin, en caso necesario Incorporar personal adicional, en caso de necesario.

PROGRAMACIN DE LA AUDITORIA MBITO DE RESPONSABILIDAD EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO Definicin clara, comprensin y manejo de la naturaleza, caractersticas, normas, tcnicas y prcticas de las auditorias Soporte de los hallazgos, afirmaciones y conclusiones Presentacin de informes objetivos, confiables y oportunos Concepcin sistmica de la organizacin auditada Programacin de las fases Informacin de los avances de la actuacin por fases

EQUIPO MUTIDISCIPLINARIO PERFIL Profesional universitario o tcnico superior Dominio de la metodologa a aplicar Habilidad numrica, integradora y visin sistmica Habilidad para prever y detectar posibles situaciones conflictivas Habilidad para el anlisis y sntesis Aptitud para desenvolverse en condiciones de incertidumbre Abierto a los cambios y a la participacin Voluntad y dedicacin centrada en la resolucin de problemas Capacidad para el manejo de dificultades

PROGRAMACIN DE LA AUDITORIA OBJETIVOS Verificar que los resultados de la gestin se correspondan con la misin, objetivos y metas de la organizacin Calificar si el uso de los recursos asignados fue eficiente y econmico Determinar si los resultados obtenidos satisfacen los requerimientos de los usuarios Identificar las responsabilidades operativas y gerenciales

CRITERIOS Se requiere el estudio exhaustivo de las reas crticas articuladas con los resultados de la gestin, para: Aproximarse a las causas directas de las desviaciones. Identificar las fallas deficiencias en el manejo de los recursos. Determinar la calidad e impacto de sus productos y servicios. Debe recopilarse evidencia para sustentar la desviacin detectada (Hallazgo de auditoria) Se utilizarn indicadores de gestin cuando proceda

PROGRAMACIN DE LA AUDITORIA RIESGOS INHERENTES Tipo de organizacin Resistencia a la auditoria Cultura organizacional Nivel o estructura de control interno DE AUDITORIA Experticia del auditor Posible desviacin de los objetivos o alcance Aptitud y actitud del equipo multidisciplinario Planificacin y administracin de los recursos Contingencias o emergencias Conocimiento previo de la unidad auditada Conocimiento de tcnicas de auditoria Comprensin de la metodologa DE CONTROL Mecanismo de control Supervisin / comunicacin efectiva

PLANES
EVALUAR LA EFICIENCIA CON QUE OPERA EL ORGANISMO XXX
N 1 Actividades Investigacin y recopilacin de informacin especfica del ente auditado Evaluacin de control interno Anlisis y desagregacin de procesos, detectar reas crticas Evaluacin profunda de reas y determinacin de hallazgos Presentacin de resultados Recursos Externos Recursos Internos 2 Auditores 1 Abogado Tiempo de Metas Ejecucin Productos 10 das Informacin Recopilada analizada 10 das 20 das o Observ. y

2 3

2 auditores 1 Abogado 2 auditores

Capacidad de gestin del Organismo Procesos desagregados de reas crticas Hallazgos de auditoria, conclusiones, recomendaciones Informe Definitivo

2 auditores 1 abogado

20 das

2 auditores 1 abogado

15 das

ORGANISMOS CON INDICADORES

Verificar si los indicadores de la organizacin tienen conexin con la evaluacin de las reas crticas definidas. Analizar las variables que los componen Verificar confiabilidad de la data Comprobar periodicidad y oportunidad de las mediciones Verificar que las variables estn referidas a los procesos sustantivos Asegurarse que permiten la comparacin con estndares histricos.

ORGANISMO SIN INDICADORES En caso de que los factores descritos no se den: Revisar razones que hacen que los indicadores no sean confiables Explicar y justificar las razones por las cuales no hubieren sido considerados los indicadores de gestin del organismo Generar las recomendaciones a que haya lugar

METODOLOGIA PARA LA EJECUCIN DE LA AUDITORIA

Procedimientos relativos al trabajo de Campo Determinacin de Objetivos Una vez definido el Plan Institucional de Auditoria, la autoridad de control respectiva asignar las tareas a los distintos Supervisores de Gestin. Quienes definirn objetivos en funcin de: Tiempo rea o reas involucradas Actuaciones especiales (actos administrativos de significacin) Definidos los objetivos deben presupuestarse los recursos necesarios para la ejecucin del mencionado Plan Recursos Humanos La seleccin del personal (proyecto o contratado) debe tomar en consideracin que se trata del tipo de auditoria ms compleja y exigente, por lo cual tendr en debida cuenta: la capacitacin, la pericia, idoneidad, experiencia e independencia, necesarios para desarrollar el trabajo A la autoridad y supervisores corresponder: Seleccionar el o los equipos de trabajo de manera de hacer compatible la naturaleza de cada actuacin con el perfil de cada integrante del o de los equipos. Planteamiento de la actuacin Una vez formulado el Plan Institucional de Auditoria, debe tomarse en consideracin los siguientes aspectos: Planeamiento eminentemente dinmico y adaptable. Definir procedimientos de detalle, desde el Estudio Preliminar hasta el Estado especfico. En las auditorias recurrentes se har nfasis en las tareas de actualizacin de la informacin y de seguimiento. Las actuaciones en reas especficas, deben contener procedimientos inherentes a este nivel, eliminando los aspectos generales no aplicables. Estudio Preliminar Objetivos Conocimiento general de la Organizacin Aspectos del medio externo o entorno

Para desarrollar ambas actividades se requiere la recopilacin de antecedentes, empleando las siguientes tcnicas: Entrevista con la mxima autoridad del ente, utilizando comunicaciones, cuestionarios o formularios elaborados al efecto, cubriendo tres aspectos: Nota Oficial de Presentacin Solicitud de los datos bsicos del ente Minuta de entrevista refrendada por el entrevistado Otras entrevistas con niveles inmediatos inferiores al de la mxima autoridad, empleando los documentos sealados anteriormente, pero con preguntas especficas al rea del entrevistado. Consulta de documentacin e informacin, (Ej. Actas, informes, reportes, normas vinculadas al rea). Ficha de la organizacin: la informacin obtenida debe contenerse de manera resumida, en formatos elaborados al efecto. Determinacin de objetivos Previamente el Coordinador de la auditoria deber contestarse, en trabajo con el equipo, las siguientes preguntas: Qu es posible satisfacer y cuan factible es la realizacin de la auditoria? Qu se va a buscar concretamente, (objetivos y alcance)? Qu recursos e instrumentos debe estar en condiciones de proporcionar el ente auditado y en que momento? Cules son las fechas tentativas de iniciacin y terminacin del trabajo? Qu restricciones existen? Bsicamente establecer cules necesidades deben satisfacerse y cmo estos propsitos se harn operativos. Nota: Los objetivos inherentes a una auditoria de gestin, deben expresarse de manera concreta, resultados que identifiquen aquellos elementos de hallazgos que deban desarrollarse en el informe. Establecer los objetivos significa determinar el campo de accin que abarca la auditoria, por lo cual, cada objetivo deber tener las siguientes caractersticas:

Alcanzable Especfico Apropiado Comunicable

Enunciacin de los objetivos Se detallarn por orden de prioridades: Sujeto (Quin?): determinar si el sujeto de la auditoria es la administracin total, un rea o parte de ella, un sistema o un subsistema. Objeto (Qu?): Cual aspecto de la gestin se incluir (gestin de personal, rea financiera o varios de ellas). Perodo bajo examen (lapso) Enfoque y orientacin del examen La evaluacin debe ceirse en su mbito de accin al logro de los objetivos trazados. Planificacin global de recursos El coordinador una vez que tabul y analiz toda la informacin, disear los lineamientos generales del trabajo, proyectar el tiempo estimado de duracin, la cantidad y caractersticas del personal a asignar y el coto aproximado. Estudio Preliminar El objetivo de esta etapa, es poder definir las reas crticas o estratgicas, en los cuales se deber profundizar el examen, para llegar luego a determinar las causas de los problemas y situaciones conflictivas detectadas. Conocimiento de la Entidad Objetivos operativos de la organizacin y sus principales unidades. Polticas generales y de cada rea. Estrategias y tcticas en uso. Utilizacin de ndices de gestin. Estructura formal de la organizacin Caractersticas del personal de la organizacin Estado de la relacin entre el personal y la gerencia. Estructura de los sistemas de informacin y de comunicaciones.

Servicios que presta (el organismo, el rea seleccionada). Diversidad y volumen de los servicios prestados. Localizacin de las dependencias y su relacin. Clasificacin y ubicacin de los sujetos beneficiarios Caractersticas del entorno social y econmico del rea o reas a evaluar. Nivel de inventarios, depsitos, almacenes, su ubicacin e interrelacin. Tipos de procedimientos de la informacin utilizada. Proceso de autorizaciones segn nivel y competencia. Nivel, estructura y data de pasivos, segn su naturaleza y alcance de auditoria. Proyectos de inversin por ampliacin, reposicin y/o mantenimiento. Identificacin y caractersticas del o los procesos sujetos al rea o reas a evaluar. Caractersticas y diversidad de las tecnologas en uso. Fuentes de recursos y servicios. Contexto en el que se desenvuelve el ente. Toda otra informacin relevante.

EVALUACIN DE LOS RESULTADOS Y EXAMEN DE REAS CRTICAS

HALLAZGOS CAUSAS Para identificar las causas se debe presentar el porqu de cada situacin, hasta completar las razones que originan el problema. Se debe comparar las causas con las reas crticas detectadas. Deber efectuarse anlisis profundo en tales reas para determinar su grado de incidencia en los resultados de la gestin evaluada. Se debe recopilar y documentar las evidencias que la sustentan. Si estn localizadas fuera de la unidad auditada podr replantearse el alcance de la actuacin.

HALLAZGOS SELECCIN DE LA MUESTRA Mtodos estadsticos Seleccin sistemtica, casual o la combinacin de ambos segn el caso. Todas las operaciones tengan la misma posibilidad de ser seleccionadas. Mtodos alternos Seleccin de la muestra con base a algn criterio o informacin Informacin relevante Indicios previos

OBSERVACIONES Como resultado del anlisis de las reas crticas y la determinacin de los hallazgos de auditoria, debern generarse: Conclusiones Recomendaciones Que debern ser jerarquizadas atendiendo a cules causas inciden mayormente en el logro de los objetivos y metas de la unidad auditada.

HALLAZGO CONSTRUCCIN PROCESO MEDULAR: HALLAZGO CONDICIN CRITERIO CAUSA EFECTO

PRODUCTOS

Identificacin de las desviaciones, fallas y deficiencias, as como las causas que las originan. Evidencias suficientes, convincentes y pertinentes que sustenten las observaciones. Indicios de irregularidades y responsabilidades si las hubiere. Identificar responsables de determinar y aplicar correctivos. Recomendaciones que conduzcan a la toma de decisiones correctivas por parte de los niveles gerenciales y operativos. Identificacin de los sectores de las comunidades usuarias para medir calidad e impacto de los bienes y servicios generados.

PRESENTACIN DE RESULTADOS

OBJETIVOS Consolidar el informe preliminar de gestin contentivo de las conclusiones y recomendaciones Comunicar las recomendaciones a la unidad de anlisis auditada y a las dependencias pertinentes. Elaborar el informe definitivo de gestin fiscal o institucional. La presentacin por parte del ente auditado del Plan reacciones Correctivas.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Deben estar referidas directamente a los resultados de gestin de la organizacin Fundamentadas en evidencias suficientes, convincentes y pertinentes. Ser factibles y oportunas Dirigidas a colaborar a erradicar las causas de las desviaciones y promover la eficiencia, efectividad y calidad.

ESTUDIO PRELIMINAR ESQUEMA INSUMO PROCESO PRODUCTO UNIDAD ANALIZADA INSUMOS PROCESOS MEDULARES APOYO PRODUCTO

ESTUDIO ESQUEMA INSUMO PROCESO PRRODUCTO UNIDAD: PROCESO MEDULAR: INSUMOS PROCESOS PRODUCTO

Son los recursos que Actividades Servicio prestado o deben tener la que ejecutan para bien generado por la organizacin para transformar los insumos en organizacin ejecutar el proceso productos

INFORME DE AUDITORIA Debe contener slo la informacin directamente relacionada con las conclusiones y recomendaciones incluidas. La informacin referente a factores internos y externos deben ser analizada de manera sistmica, e incluida slo aquella estrictamente necesaria, a los fines de sustentar las recomendaciones. Debe ser redactado en trminos positivos que motiven a la Gerencia. Debe ser concreto.

PRODUCTOS Informe de la auditoria de gestin Conclusiones y recomendaciones a la unidad de anlisis. Valoracin de los niveles de eficiencia, eficacia, economa, calidad e impacto de la gestin. Determinacin del grado de cumplimiento de los objetivos y metas Proyecto de Plan de accin de la Administracin, para implementar los correctivos. Lineamientos para el Plan de Seguimiento.

INFORME
N Capitulo Sub-Capitulo Aspectos relevantes Metas y planes del organismo contralor Direccin sector Unidad etc. Razn de la actuacin inters institucional Fecha de presentacin del informe Definicin de la entidad, programa, proyecto u operacin Direccin Datos de los responsables de la unidad de anlisis Situacin actual de la unidad de anlisis Actuaciones anteriores = Hallazgos Origen de la actuacin Ejercicio o perodo revisado - Lapsos Identificacin detallada de la entidad, programa, proyecto u operaciones objeto del examen Limitaciones para el estudio Objetivos definidos Metas de la actuacin Mtodos de auditoria Tipo de anlisis: selectivo, exhaustivo Procedimientos y tcnicas de auditoria Funcionario coordinador cdula cargo credencial Funcionarios participantes cdulacargo credencial Funcionario de apoyo cdula cargo credencial

A S P E C T O S

P R E L I M I N A R

1.- Origen

2.- Datos de la Unidad

3.- Antecedentes de la Actuacin 4.- Alcance

5.- Objetivos 6.- Aspectos metodolgicos 7.- Equipo

INFORME
N Capitulo A U N N I L D I A S D I S A U D D E I T L A A D A Sub - Capitulos 1.- Antecedentes de la Unidad de Anlisis Aspectos Informacin general de la Unidad de Anlisis. Base Legal Naturaleza Estructura Fines y objetivos Programas Planes Otros datos de inters Informacin sobre la ejecucin presupuestaria. 2.- Informacin sobre el Normativa del control Interno. Control Interno Estructura del Control Interno. 3.- Anlisis de Informacin Anlisis detallado de la informacin obtenida a travs de las tcnicas de: Esquema Insumo Proceso Producto Determinacin de reas crticas Variables e indicadores Anlisis de causa - efecto Consideraciones sobre la aplicacin de la metodologa de anlisis. Conclusiones de otras actuaciones practicadas, en caso de que sean relevantes para las conclusiones de esta actuacin.

Otras actuaciones practicadas

INFORME
N Capitulo R E S U L T A D O S O B T E N I D O S Sub Capitulos 1.- Irregularidades Observadas Aspectos Breve resumen de las irregularidades observadas Descripcin de la documentacin de las irregularidades observadas Limitaciones del control Hallazgos relacionados con el control interno Descripcin de la documentacin de las irregularidades observadas en relacin al control interno. Limitaciones sobre la materia objeto de la actuacin Hallazgos relacionados con la materia objeto de la actuacin Descripcin de la documentacin de las irregularidades observadas en la relacin a la materia objeto de la actuacin. Hallazgos relacionados con el incumplimiento de metas y objetivos de la unidad de anlisis Descripcin de la documentacin de las irregularidades observadas con el incumplimiento de metas y objetivos de la unidad de anlisis

2.- Opinin sobre control Interno

3.- Opinin sobre la materia objeto de la actuacin

4.- Cumplimiento de metas y objetivos

INFORME
N Capitulo
C O N C L U S I O N R E C O M E N D A C I Y O N E S

Sub- capitulo 1.- De anteriores auditorias

Aspectos Descripcin de las conclusiones y recomendaciones anteriores auditorias Evaluacin de la aplicacin de correctivos relacionados conclusiones o recomendaciones de anteriores auditorias Evaluacin y diagnstico del objeto del examen realizado Evaluacin y diagnstico del Control Interno Formulacin de recomendaciones a la Unidad de Anlisis para que esta proponga e implemente correctivos Proposicin de Plan de Seguimiento Formulacin de recomendaciones y referencias para los funcionarios que realizaran el seguimiento a la presente actuacin.

2.- Hallazgos actuales 3.- Nuevas recomendaciones

4.- Sobre el Seguimiento

INFORME
N Capitulo A N X O S Sub Capitulo Aspectos Documentos de planificacin de la actuacin. Correspondencia a la Fase 1. Formatos de informacin general de la unidad examinada. Formatos de anlisis de Control Interno de la Unidad examinada. Formatos de anlisis de procesos. Formatos de evaluacin de reas crticas. Formatos de evaluacin causa efecto. Formatos relacionados con variables e indicadores. Encuestas o tcnicas de medicin de impacto formatos. Formatos de evaluacin de control Interno Formatos de Control Interno. Documentos probatorios de los hallazgos de auditoria. Informe de resultados de otras actuaciones fiscales. Minuta de la mesa de trabajo de presentacin de los resultados a la Unidad de Anlisis objeto de la actuacin. Propuesta detallada de Plan de Seguimiento.

1.- Capitulo 1 Aspectos Preliminares

2.- Capitulo 2 Anlisis de la Unidad Auditada

3.-Capitulo 3 Resultados Obtenidos

4.- Capitulo 4 Conclusiones y Recomendaciones

INFORME
1
ASPECTOS PRELIMINARES 1.- Origen 2.- Datos de la Unidad de Anlisis 3.- Antecedentes de la Actuacin 4.- Alcance 5.- Objetivos 6.- Aspectos Metodolgicos 7.- Equipo 3.- Anlisis de la informacin 4.- Otras actuaciones practicadas

2
ANLISIS DE LA UNIDAD AUDITADA 1.Antecedentes de la Unidad de Anlisis 2.- Informacin sobre Control Interno

3
RESULTADOS OBTENIDOS 1.- Irregularidades observadas 2.- Opinin sobre Control Interno 3.- Opinin sobre la materia objeto de la actuacin 4.-Cumplimiento de metas y objetivos

4
CONCLUSIONES Y RECOMENDACION ES 1.- De anteriores Auditorias 2.- Hallazgos actuales 3.- Nuevas recomendaciones 4.- Sobre el seguimiento

5
ANEXOS

1.- Aspectos preliminares 2.- Anlisis de la Unidad Auditada 3.Resultados obtenidos 4.- Conclusiones y recomendaciones

SEGUIMIENTO

OBJETIVOS Verificar el grado de cumplimiento de las acciones correctivas programadas por la organizacin, y relacionadas con las recomendaciones u observaciones formuladas en la auditoria Promover la eficiencia de la actividad de control Retroalimentar el control interno Promover la revisin metdica y sistemtica de las actividades planificadas Consolidar los objetivos de la Auditoria de Gestin Fundamentar la Aplicacin de incentivos y sanciones

PLAN DE SEGUIMIENTO CONTENIDO

Momento para realizar el seguimiento Lapso en el cual la organizacin auditada puede aplicar las acciones correctivas programadas Objetivos y alcance del seguimiento Metodologa general a ser aplicada Criterios utilizados en la evaluacin Tiempo para efectuar el seguimiento Variables e indicadores de gestin a ser considerados Identificacin de las comunidades que contribuirn con el seguimiento.

INFORME DE SEGUIMIENTO

Grado de cumplimiento de las acciones correctivas Logros relevantes de las medidas adoptadas que puedan servir de modelo El incumplimiento de las recomendaciones, teniendo presentes las opciones siguientes: Incumplimiento Justificado: Se debe hacer lista de las acciones endientes y explicar los motivos de esa situacin. Incumplimiento Injustificado Se aplicarn las sanciones a que hubiere lugar

INCENTIVOS Y SANCIONES

Si la administracin ha emprendido acciones que incidan en la optimizacin de sus procesos: Reconocimiento a travs de comunicacin dirigida al organismo, Resea en el informe anual de la Contralora Su desenvolvimiento es impreciso y poco orientado al cumplimiento de los objetivos y metas: Solicitar precisar causas Se aplicarn las sanciones a que hubiere lugar.

PRODUCTOS Evaluacin del Plan de Acciones Correctivas del ente. Diagnstico y nuevas recomendaciones. Incentivos o sanciones ejemplarizantes. Comprobacin de los niveles de eficiencia, eficacia, economa, calidad e impacto de la gestin pblica. Comprobacin del grado del cumplimiento de objetivos y metas. Satisfaccin de las necesidades de la poblacin.

Ejemplo para la elaboracin de indicadores de gestin presupuestaria

Tomando como institucin donde usted labora y teniendo en cuenta que la mxima autoridad jerrquica decidi le fuera asignada la responsabilidad en el desarrollo de los indicadores de gestin presupuestaria para el ejercicio econmico financiero 2006, se le solicita para la reunin de la Mxima Autoridad Jerrquica del da mircoles 8 de diciembre de 2005, los siguientes productos: 1. Defina los patrones que permiten dar prioridad al tipo de indicador a disear. Criterios de anlisis Comportamiento histrico del procedimiento a medir. Mejor y peor desempeo para el descarte. Eliminacin de desperdicios o actividades que no agregan valor. Determinacin de tiempos productivos e improductivos para definir tiempo estndar segn jornada laboral. 2. Con el anlisis anterior defina objetivos y estrategias para el trabajo propuesto (seale que indicadores que son urgentes e importantes en las fases del proceso presupuestario de su institucin)

3. De los siguientes factores crticos de xito segn anlisis realizado por la

ONAPRE y la CGR y de acuerdo al conjunto de indicadores seleccionados en el punto anterior, ubique cada indicador en FCE:

o Cumplimiento
o o o o Calidad Productividad Control

Permite optimizar tiempos Permite medir efectividad Permite medir resultados Permite cumplir principios de legalidad

4. A continuacin debe establecer el rango de gestin en los indicadores seleccionados Nombre del Indicador:__________________________________________ RANGO DE GESTIN Valor mximo Valor sobresaliente Valor satisfactorio Valor aceptable Valor Mnimo CANTIDAD UNIDAD

Ejemplo para la elaboracin de indicadores de gestin presupuestaria 5. Determine los factores a medir y disee la formula del indicador NOMBRE DEL INDICADOR_______________________________________

DESCRIPCIN DEL INDICADOR

RESPONSABLE FACTORES DE LA FRMULA UNIDAD DE MEDIDA