POLTICAS DE ADMINISTRACIN Y RECUPERACIN DE LA CARTERA

PRESENTADO POR: LIZETH ALEJANDRAM MORA LOPEZ

PRESENTADO A: JUAN DE DIOS TRIANA QUIROGA

Centro nacional de aprendizaje 2013

Contenido
Semana 3........................................................................................................................................... 3 La recuperacin actividad generadora de liquidez, nuevos negocios y de ingresos ............. 3 ACTIVIDAD SEMANA 3 .................................................................................................................. 3 1. ..................................................................................................................................................... 3 SNTESIS PROCESO DE COBRANZA.................................................................................... 4 PROCESO DE COBRANZA ................................................................................................... 4 PLAN DE COBRANZA: ........................................................................................................... 5 POLTICA DE COBRANZA ..................................................................................................... 5 NORMAS DE COBRANZAS ................................................................................................... 6 RECOMENDACIONES DE LA COBRANZA ........................................................................ 6 2. ..................................................................................................................................................... 7 HABILIDADES DE LA NEGOCIACION .................................................................................... 7 COMUNICACIN EFECTIVA Y HABILIDADES DE NEGOCIACIN ................................. 7 3. ..................................................................................................................................................... 8 ELABORACIN DE UN PROGRAMA DE COBRANZAS: ........................................................ 8 a. b. Estrategia de cobranza ........................................................................................................ 8 Cobranza de la cartera morosa .......................................................................................... 9

C. Labores del departamento de cobranza .............................................................................. 9 c. d. e. Control de crditos vencidos .............................................................................................. 9 Manejo de agencias externas ............................................................................................. 9 Honorarios y facultades concedidas a agencias externas ............................................. 9

Semana 3 La recuperacin actividad generadora de liquidez, nuevos negocios y de ingresos ACTIVIDAD SEMANA 3 Estimado Aprendiz: A continuacin encontrar las actividades que se desarrollarn para continuar acumulando la obtencin de los resultados que nos hemos propuesto al iniciar el curso. En este espacio se evidenciar la interpretacin y aplicacin de la poltica de cobranza establecida por una entidad de acuerdo con normas legales vigentes, la elaboracin de un plan de cobranza y la identificacin y aplicacin de las tcnicas de negociacin y manejo de objeciones de acuerdo con la poltica institucional. Adelante! Definitivamente el xito est a nuestro alcance

1. Despus de leer y analizar cuidadosamente el documento de Proceso de la cobranza elabore una sntesis, haciendo nfasis en la elaboracin y desarrollo de los planes de cobranza, recuerde no descuide ningn elemento registrado en su contenido.

SNTESIS PROCESO DE COBRANZA La cobranza es una accin tendiente a recuperar la cartera de crditos en las condiciones y plazos pactados donde la gestin genera nuevas ventas, donde se puede utilizar por intervalos como crditos que nos permite a afianzar el crdito Nosotros como organizacin tenemos que brindarle una ptima atencin por el cliente habernos escogido a nosotros y no a nuestra competencia directa manteniendo a nuestro cliente como cliente potencial de nuestra empresa de cobranzas. FASE
PLANEACIN

PROCESO DE COBRANZA ACTIVIDADES

Solicitud de crdito Definicin de metas Ordenar la informacin Programar los contactos Definir planes de Accin Programas Alternativos Listado de Beneficios Listado de objeciones Listado de Cartera Circular con informaciones Recordatorios al cliente Seguimiento cercano

ORGANIZACION

ENCUENTRO

Ambientacin Diagnostico Anlisis de razones de no pago Estudio de alternativas de pago Comunicacin de Decisiones Motivacin y exigencias Registrar resultados del encuentro Registro de decisiones tomadas Comunicacin a reas afectadas Envo oportuno de cartas Seguimiento cercano No dudar en proceder si amerita

COMUNICACIONES

ACCIONES LEGALES

PLAN DE COBRANZA: Cualquier plan que vaya a implementarse para las cobranzas debe contener caractersticas como: a. Adaptable a las circunstancias. b. Uniforme; aplicable a todos los casos. c. Flexible; Que permita hacer diferencias entre los deudores. d. Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presin. Existen tres clases de cobranza: *Administrativa * Prejudicial *Jurdica. Debe existir un plan para cada una de ellas. De acuerdo al contexto, cada una de ellas debe elaborarse teniendo en cuenta las caractersticas propias que la conforman. ste proceso, debe considerarse como esencial puesto que adems de evitar prdidas, incrementa la rentabilidad de la cartera de crditos. Puesto que el proceso de cobranza es tedioso, deben involucrarse varios departamentos de la organizacin, as como ha otras entidades o agencias externas.

POLTICA DE COBRANZA Esta poltica debe ser coherente ajustada a las necesidades de la empresa y econmicas del panorama nacional del pas que nos permita un mejor adecenamiento y para ello interviene varios factores que debe tener son : Establecer unas normas eficaces financieras que nos permita llevar al objetivo. Tener como primer objetivo la poltica de que no sea necesario cobrar. Que el crdito otorgado se ha recuperado de una forma rpida y oportuna sin objecin alguna. Las polticas establecidas deben ser adaptables y cumplidas a las normas/circunstancias de la empresa. Manejar casos de complejidad que nos lleven a una solucin clara y concedida por los administradores Para conservar nuestros clientes en otorgamiento del crdito debe ser suave y viceversa para ser satisfactorio Revisar frecuentemente las polticas para evitar deficiencias. Deben ser: claras, flexibles, dinmicas y uniformes. Las polticas deben estar constituidas de una forma clara que nos permita evolucionar de forma rpida en cada caso. Las polticas deben ir dirigidas a evitar una inversin congelada Todas las polticas de cobranza tienen incidencia en las ventas

 Si no se obtiene recuperacin del crdito, debe realizarse un estudio de las condiciones del cliente y contemplar la posibilidad de suspender las relaciones comerciales. NORMAS DE COBRANZAS Las normas a tener en cuenta en un proceso de cobranza
*Determinar el monto mnimo de los documentos de cobranza: se deben eliminar los documentos no concordantes * Documentar de acuerdo a las formalidades legales: todos los crditos deben documentarse para una cobranza judicial * Mantener el ritmo y el plan prefijados: no abandonar el plan de cobranzas * Respetar la autonoma del abogado o del departamento de cobranza judicial : los deudores debern entenderse con el abogado y no con los funcionarios. * Hacer conocer el tiempo y la prdida que significa la cobranza judicial en nuestra legislacin: adoptar medios eficaces del otorgamiento del crdito por medio de exigencias y garantas.

RECOMENDACIONES DE LA COBRANZA Establecer un procedimiento claro a seguir en el proceso de cobro de la cartera, que contenga las normas mnimas a seguir en la administracin de este recurso, en todas las sucursales, entindase claramente que se pertenece a una organizacin comercial o crediticia y como tal, en la afliccin de los criterios que expuestos en la poltica de crdito y administracin de cartera, siempre debemos a tener en primer plano. Y debemos tener fundamentos como: 1. Tratamiento 2. Responsabilidad 3. Objetivos 4. Relacin 5. Beneficios etc.

2. Analice cuidadosamente los materiales de apoyo relacionados con la comunicacin efectiva y habilidades de negociacin, prepare UN MAPA MENTAL, MAPA CONCEPTUAL O MENTEFACTO.

COMUNICACIN EFECTIVA Y HABILIDADES DE NEGOCIACIN

fundamenta relaciones interpersonales teniendo las tecnicas comunicativas para un mejor manejo de la conversacion

MANEJO DE CONFLICTOS
ayudando a controlar las incorformidades de los clientes y dando una plena solucion

entender el pensamiento utilizando las situaciones objesivas entre las personas y fundamentandola entre las demas

LA COMUNICAcION EFECTIVA

TECNICAS DE CONFLICTOS

HABILIDADES DE LA NEGOCIACION
Permite la recuperacin comercial de la cartera

Cumplir el objetivo

cumplir cuyo objetivo se han satisfacer las nesesidades del consumidor/cliente y empresa

OBJETIVOS
obtener benficios no tener perdidas mantener una relacion plena ganacias

LA NEGOCIACION

3. Elabore un programa de cobranza aplicando todos los pasos sugeridos en el material de apoyo utilizando la base de datos suministrada en el mismo documento. ELABORACIN DE UN PROGRAMA DE COBRANZAS: NOMBRE DEUDOR VECIMIENTO ACTIVIDAD VALOR Ofelia Lope comerciante 15.01-10 45.000.000 Isabel Mora empleado 18.03.10 12.000.000 Alejandra Mora industrial 04-03-10 25.000.000 Sebastin Acosta comerciante 03-03-10 105.000.000 Mnica Pedraza empleado 13.02.10 98.000.000 Alicia Suarez constructor 02-01-10 43.000.000 Edwin bosques comerciante 08-01-10 28.000.000 Nidia Prez comerciante 18-03-10 10.000.000 Pilar Jaramillo empleado 25-02-10 8.000.000 Diego Camargo comerciante 20.02.10 .36000.000 Lisa Pardo independiente 01-02.10 27.000.000 Johana Arvalo comerciante 02-02-10 65.000.000 Voy a aplicar tericamente lo que conlleva el programa con todos los pasos, ms no voy a aplicarlo directamente sobre la base de datos. considero que un programa debe ir de la siguiente manera para que sea efectivo y cumpla con el objetivo especfico al que vamos dirigido con dichas normas y proceso que preestablecemos nosotros con entidad de cartera de cobranza. a. Estrategia de cobranza DEDICACIN

- Alertar con mensajes de estados de cuentas para crditos con hasta 30 das de atraso: se har una cobranza ms agresiva hasta lograr el pago. - Llamadas a cuentas sobregiradas: Hacerlo cuando exista un sobregiro del 15% del valor pactado. - Utilizacin de otros medios para crditos atrasados: Cuando los crditos llevan ms de 30 das, se utilizarn las cartas al domicilio y el correo electrnico. - Polticas de cargos adicionales: Se establece claramente los sobrecostos que generar un atraso y las consecuencias al cliente. - Suspensin de beneficios a clientes morosos: Cuando un cliente se encuentre en mora, es indispensable no concederle un nuevo crdito puesto que es peligroso econmicamente. - Castigo de crditos vencidos: Se hace un reporte negativo a las entidades crediticias cuando ha transcurrido ms de 6 meses. - Asignacin de crditos a agencias externas: Se debe tener contacto con agentes jurdicos para el posterior cobro con los estrictos controles de ley

- Manejo de varias agencias externas: Tener contacto frecuente con varias agencias especializadas en diferentes intereses de la organizacin. b. Cobranza de la cartera morosa Contando con el apoyo de las agencias externas, es necesario que se evidencie que se va aumentando la severidad de los cobros. Es bueno que se le haga saber al cliente que el crdito cada vez que se atrasa genera ms intereses, motivndolo a que se acerque a cubrir su deuda y evitar inconvenientes con abogados. C. Labores del departamento de cobranza Se van a asignar prioridades a los crditos morosos, estableciendo tambin el orden de trabajo, es necesario hacerlo de la mejora manera ya que los recursos son limitados Se van dividir los crditos por niveles de riesgos de la siguiente manera: - 30 das de atraso. - 60 das de atraso - cobranza pre jurdica - cheques devueltos c. Control de crditos vencidos Se va a hacer uso de las TICS a travs de sistemas automatizados. Utilizando esto, se ahorra un poco en costos, se manejan los crditos por saldos vencidos, edad de los crditos y promesas de pagos incumplidas. El sistema asigna tambin los rditos que cobrar un operador. d. Manejo de agencias externas Se trabajar conjuntamente con agencias de abogados para lo crditos difciles de recuperar, contando tambin con que son agencias expertas en cobros utilizando las herramientas jurdicas. e. Honorarios y facultades concedidas a agencias externas De acuerdo con la severidad del monto, se concedern honorarios a los abogados que van desde el 10% al 50%. Se va a facultar a las agencias de acuerdo a elementos como: - Renegociacin de intereses atrasados - Condonacin de capital - Bienes recibidos en pago