Success Story

Sistema R/3
Produtos de Consumo

CADBURY PORTUGAL

Criada em Outubro de 1996, a Cadbury Portugal - Produtos de Confeitaria, Lda. uma subsidiria do Grupo Shweppes vocacionada para a comercializao no mercado nacional de produtos de gomas e chocolates. A empresa sentiu necessidade de criar um Sistema de Informao flexvel e escalonvel, de acordo com as expectativas de crescimento do negcio e avanou para a implementao de quatro mdulos SAP R/3. A tarefa que decorreu em tempo record - trs meses - est a encontrar total satisfao entre a equipa de gesto e os utilizadores finais. E passou a garantir uma mais fcil integrao de informao na sede internacional.

No primeiro ano de actividade, a Cadbury Portugal facturou 1,7 milhes de contos, na comercializao de produtos da Cadbury (chocolates) - marca que h j alguns anos atingiu uma significativa notoriedade entre os consumidores portugueses - e tambm produtos de marcas que resultaram das mais recentes aquisies do grupo a nvel internacional: Piasten (chocolates e bonbons) e Dulciora (gomas e rebuados). Com apenas 15 pessoas, a Cadbury Portugal regista um elevado rendimento per capita, no s devido ao bom desempenho do negcio, mas tambm por ter feito a opo estratgica de subcontractar a maior parte dos servios que no fazem parte do seu core business (logstica, o merchandising, a promoo de vendas, informtica, etc.). Manuela Botelho, Directora Geral da Cadbury Portugal, considera existir ainda uma boa margem de progresso, pelo facto do consumo de chocolates per

capita em Portugal ser dos mais baixos da Europa com 1,3 Kg/ano (no mercado ingls, por exemplo, esse valor 10 vezes superior).

A importncia da consultoria
A criao de um sistema de informao flexvel que respondesse ao rpido crescimento e aos desafios da mudana constituiu, desde o primeiro dia, um dos principais objectivos da equipa de gesto da Cadbury Portugal. Aps uma breve experincia inicial menos positiva, - chegou a ser adquirida uma soluo que se revelaria incapaz de controlar todas as reas de negcio - , a empresa no hesitou em escolher SAP R/3, uma deciso que seria reforada pelo facto de ir ao encontro da estratgia de standarizao dos sistemas de informao (aplicaes e

Temos que tirar o mximo partido desta soluo, cujas potencialidades parecem inesgotveis.
Manuela Botelho Directora Geral da Cadbury Portugal

equipamento) do grupo Schweppes a nvel internacional. Para Manuela Botelho, a opo da casa-me pelo R/3 no podia ser mais oportuna por se tratar, em sua opinio, de um software flexvel, capaz de responder ao crescimento e s mudanas do negcio. Tomada a deciso, chegou o momento de avanar (no incio de 1997) para a implementao de 4 mdulos do R/3: Financeiro (Razo, Contas a Receber e Contas Pagar) Contabilidade Analtica (Contabilidade de Custo e de Centros de Lucro), Gesto de Materiais (Compras e Gesto de Stocks) e Vendas. A fim de acelerar o processo, foi criada uma equipa nica de projecto constituda por 4 consultores da Edinfor com a superviso e acompanhamento da Directora Geral e do Director Financeiro. Ao fim de trs meses, tinham sido ultrapassadas todas as expectativas: o Sistema de Informao da Cadbury Portugal estava pronto para entrar em produo, facto que passou a constituir um verdadeiro record a nvel de todo grupo. Nas outras subsidirias os projectos R/3 tm tido maior durao, no s por serem de maior dimenso e serem empresas com mais anos de existncia. Partir quase do zero tambm foi uma vantagem, salienta Manuela Botelho. E acrescenta, enaltecendo o trabalho de implementao da Edinfor: Tambm tivmos sorte em ter recorrido a consulto-

Encarado do ponto de vista da eficcia que permite ao negcio, o investimento no R/3 acaba por ter um retorno muito rpido.
Joaquim Mesquita Director Financeiro da Cadbury Portugal
res de grande qualidade que conseguiram adaptar com eficcia os processos empresariais filosofia do R/3, salienta Manuela Botelho. No mundo de negcios que est em constante mudana muito importante que o sistema de informao esteja operacional num mais curto espao de

tempo possivel, sob pena de criar alguma insatisfao nos utilizadores, salienta a Directora-Geral da Cadbury Portugal.

Integrao com a casa-me

Tambm do ponto de vista da estratgia do grupo Cadbury a nvel internacional, a opo pelo SAP R/3 como software aplicacional standard tem vindo a revestir-se da maior importncia, no s porque cada subsidiria deixou de ter necessidade de retrabalhar dados - os reports passaram a ser veiculados mais rapidamente em R/3 em formatos uniformizados - como tambm pelo facto da casa-me passar a ter muito mais facilidade de integrao desse manancial de informao. A experincia recente, em que cada subsidiria optava por fazer ajustes ao modelo de acordo com as suas especificidades, no dava resultados ideais na sede ao nvel

da consolidao de dados, recorda a Directora Geral da Cadbury Portugal . Como caminhamos para uma economia cada vez mais global, cada vez faz menos sentido que cada subsidiria tenha um sistema de informao especfico, excepto nas situaes em que necessrio respeitar a legislao de cada Pas.

listagens ou relatrios em papel. Com o R/3 evita-se uma certa tendncia para o atropelo, quando os utilizadores esto a pedir constantemente informao em papel. Ou seja, cada utilizador no informtico, dentro dos seus limites de aco, pode aceder rapidamente informao de que precisa no ecr do seu posto de trabalho em ambiente

Guerra ao papel e fim do atropelo

Para alm a integrao dos dados de todo o grupo, a opo pelo SAP R/3 revelou-se tambm importante por se tratar, no entender de Joaquim Mesquita, Director Financeiro da Cadbury Portugal, um sistema amigvel para os utilizadores finais, os quais tiraram partido da eficcia das aces de formao na introduo manual de dados (on job training) e na extraco de informao. Nos sistemas informticos antigos, apenas os especialistas sabiam tirar

O R/3 facilita no s a comunicao interna como tambm a comunicao externa em relao a clientes e fornecedores.
Manuela Botelho Directora Geral da Cadbury Portugal

Windows. Foi assim que a equipa de vendas, por exemplo, passou facilmente a ter acesso, atravs do R/3, s estatsticas relacionadas com a sua actividade, sem dar origem a outros processo burocrticos. Facilita no s a comunicao interna como tambm a comunicao externa em relao a clientes e fornecedores, acrescenta Manuela Botelho. Com efeito, com o R/3 foi possvel concretizar o objectivo pretendido pela equipa de gesto da Cadbury Portugal: que as transaces efectuadas pelo distribuidor, afectassem em tempo real o sistema de informao de materiais, de forma a dotar a empresa com capacidade de resposta a clientes com elevado grau de preciso. Para um futuro no muito distante, A Directora Geral da Cadbury Portugal adianta que ser dado um outro importante salto qualitativo quando as encomendas em relao s outras subsidirias do grupo se efectuem atravs do sistema R/3. Temos que tirar o mximo partido desta soluo, cujas potencialidades parecem inesgotveis, sublinha a Directora Geral da Cadbury Portugal.

Investimento com retorno garantido

Numa primeira avaliao do retorno do investimento, Manuela Botelho admite que o SAP R/3 pode parecer um sistema oneroso, se apenas fr tido em conta o actual nvel de facturao da empresa. Se encararmos o investimento numa perspectiva de cresci-

mento da empresa e das sinergias que consegue criar estamos convencidos que a soluo no s se rentabilizar como at se tornar mais barata do que outras que tm um custo inicial mais baixo. Por sua vez, Joaquim Mesquita, acentua o facto do Sistema de Informao ser cada vez mais um pea fundamental de qualquer empresa. Se o investimento com o R/3 fr tambm encarado do ponto de vista da eficcia que consegue transmitir ao negcio, acaba por ter um retorno ainda mais rpido, sublinha. E acrescenta: O R/3 deve ser encarado tambm como um elemento que obriga a equipa de gesto a ter uma salutar disciplina.

Mdulos
Financial Accounting

FI

As parcerias

Controlling

CO MM SD

Materials Management

O projecto SAP R/3 da Cadbury Portugal, alm dos servios de implementao prestados pela Edinfor, a empresa contou ainda com a Microsoft e a Software AG para fornecimento, respectivamente, do sistema operativo Windows NT e do sistema de gesto de base de dados Adabas 6.1.1.14.

Sales and Distribution

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