Você está na página 1de 7

Acuracidade na Gesto de Inventrio

http://www.portalsupplychain.com.br/Default.asp?action=artigo&codigo=49#&panel1-1 Eduardo Valente Neto, Gerente de Supply Chain na Accenture Introduo Em Supply Chain, gesto de inventrio a disciplina que capacita gestores para a funo de controlar a movimentao de materiais no ambiente interno e externo da empresa, desde a chegada da matria-prima at entrega do produto final ao cliente. Independente do setor em que a empresa atue ou da sazonalidade que ela enfrente, a qualidade da informao proveniente da gesto de inventrio parte fundamental para todo o resultado estratgico financeiro que esta almeje alcanar. Embora a logstica busque cotidianamente ampliar sua atuao no controle operacional de custos de toda a cadeia de suprimentos visando obteno de nveis de bens e servios requisitados pelo cliente, atuando ativamente em suas atividades primrias, tais como transportes, armazenagem, processamento de pedidos, manuseio de materiais, embalagens de proteo entre outras respaldada pela gesto adequada da informao proveniente de todas as atividades ao longo da cadeia de suprimentos que a empresa poder obter ganhos significativos, exemplificando: reduo de estoque, do tempo mdio de entrega, da produtividade, etc. Acuracidade na gesto de inventrio sem dvida um tema atual, importante e que deve ser colocado como prioridade nas agendas de supervisores, gerentes e diretores de qualquer empresa que busque atingir o patamar de eficincia operacional desejado. Eficincia ou Servio A gesto de inventrio um assunto vital e absorve, freqentemente, parte substancial do oramento operacional de uma organizao. Quanto menor o nvel de estoques necessrios para que um sistema produtivo consiga trabalhar, mais eficiente ele ser, uma vez que estes primeiros no agregam valor aos produtos. A eficincia na sua administrao poder criar a diferena perante os concorrentes. A melhoria da qualidade produtiva, a reduo dos tempos operacionais, a diminuio criteriosa dos custos, dentre outros aspectos, so alguns exemplos de aes que oferecem vantagens competitivas para a prpria empresa. Nesse sentido, fundamental que as empresas diminuam a quantidade de estoques na cadeia de suprimentos, a fim de obter uma racionalizao nos custos de armazenagem e respectiva manuteno. "Devemos sempre ter o produto de que voc necessita, mas nunca podemos ser pegos com algum estoque. (Ronald H. Ballou - professor de Operaes na Weatherhead School of Management, em Cleveland EUA). uma frase que descreve bem o dilema da descrio de estoques. Inicialmente, as lojas perdem vendas porque produtos no esto disponveis na rea de vendas. Em seguida, quando a falta de um produto identificada, os compradores reforam a compra e ento a loja fica saturada com o estoque. Resultado final: excesso de estoque de alguns produtos falta de outros, problemas de estocagem, dificuldades de controle de inventrios, dificuldade de introduo de novos produtos e consequentemente perdas de venda. A incidncia de ruptura em um produto reduz em geral 46% a inteno de compra inicial do consumidor veja a figura 1.

Figura 1. Reduo da inteno de gastos em compras devido ruptura O controle de estoques parte vital do composto logstico, pois estes podem absorver de 25% a 40% dos custos totais, representando uma poro substancial do capital da empresa. Portanto, importante a correta compreenso do seu papel na logstica e de como devem ser gerenciados. Para muitas empresas que operam com algum nvel de inventrio em seus estoques, que almejam proporcionar a alta disponibilidade de seus produtos para os consumidores com um mnimo de custo operacional, especialmente em indstrias que enfrentam alta competitividade e onde as margens de lucro so cada vez menores, muito comum encontramos uma soluo ou sistema de automao de processos no gerenciamento de inventrio. Por exemplo, muitos varejistas utilizam sistemas automticos de reabastecimento (Automatic Replenishment System ARS), que verifica o nvel de um determinado item na loja e dispara uma ordem de compra automtica para seu fornecedor com o mnimo de interveno humana. Para realizao desta atividade, estas empresas dependem diretamente da acuracidade da informao processada pelos sistemas que direcionam as decises estratgicas da companhia. A acuracidade da informao a respeito do local e quantidade dos itens uma premissa bsica para se coordenar qualquer movimentao dos produtos. Entretanto, se esta informao estiver incorreta, a habilidade de se prover o produto para o consumidor com o mnimo de custo operacional comprometida. Por exemplo: se os dados de estoque apresentados pelo sistema para determinada planta estiverem em desacordo com o estoque fsico real, ordens de compra podem no ser emitidas a tempo ou esta determinada planta pode estar atuando com sobre-estoque desnecessrio. Para onde devemos olhar? Ento, quais so os fatores chaves para a acuracidade na gesto de inventrio? Diversos elementos so importantes, porm um dos pontos mais analisados o Estoque Terico (Item Master). Voc tem em seu estoque terico a correta descrio e as informaes necessrias de cada produto, tais como tamanho e peso? Esta informao atualizada? A quantidade destes itens est correta? Outro fundamento bsico consiste no recebimento. Se no momento em que o sistema recebe a informao da quantidade de produtos

recebidos ocorre alguma divergncia, muito provvel que o nvel de servio no atendimento aos pedidos dos clientes seja prejudicado. O sistema continuar informando uma quantidade no correta e poder liberar o atendimento a pedidos que efetivamente no sero realizados. Porm um dos problemas mais comuns e amplamente analisados est nos erros de contagem de inventrio veja figura 2 e atravs do aprimoramento neste procedimento que conseguiremos melhorar a acuracidade do inventrio.

Figura 2. Maiores Obstculos em Manter a Integridade dos Estoques Fonte: Accenture Desta maneira, a soluo para se atingir o patamar ideal de acuracidade na gesto de inventrio o que chamamos de Real Time Inventory (RTI), pois reduz a possibilidade de grandes erros e uma ferramenta que pode ser usada em vrios momentos no caminho do produto at seu destino final, o cliente. Real Time Inventory A acuracidade das informaes de inventrio aps uma contagem fsica anual do estoque no mximo apenas adequada. uma foto no tempo de quanto aproximadamente realmente existe. Ento qual a alternativa? Cycle Counting ou Inventrio Rotativo. Cycle Counting - A Tcnica de Contagem Fsica de Inventrio onde o inventrio executado em uma programao peridica ao invs de uma vez ao ano. APICS. Em um inventrio rotativo escolhida uma pequena poro do inventrio total para ser contada todos os dias. Esta seleo pode ser randmica ou semi-randomica e a medida que os erros so encontrados eles devem ser corrigidos. O inventrio rotativo remove erros do sistema tal qual um inventrio anual, porm tem algumas vantagens significativas.

Figura 3. Amostra Estatstica Utilizando o princpio da Inferncia Estatstica (figura 3), podemos verificar em uma amostra randomica de 100 peas de um quebra cabea, retiradas de uma populao de 1000 peas, se 20% do total de peas so vermelhas isto infere que 20% (200) peas da populao total tambm so vermelhas. Imanige que cada pea do quebra cabea um item diferente em seu inventrio e as peas vermelhas so os itens que contem informaes erradas no seu banco de dados. Se realizarmos uma contagem de 100 peas (itens) e corrigir os erros encontrados, teremos estimado a IRA (Inventory Record Accuracy) ou acuracidade do inventrio em 80% e removido 20 erros. Repetindo este procedimento ao longo do perodo, a acuracidade tende a aumentar pois os erros so removidos mais rapidamente do que so introduzidos.

Figura 4.Resultados Semanais do Inventrio Rotativo A figura 4 demonstra os resultados tpicos encontrados em um programa de inventrio rotativo, ou seja, a cada semana a qualidade da informao encontrada est sendo aprimorada. A contagem feita de forma contnua encontra erros, corrige problemas e aumenta a acuracidade. O inventrio rotativo mais barato e pode ser programado de acordo com a necessidade do negcio sendo realizado como parte da rotina do trabalho da operao. Os resultados so obtidos de forma rpida, pois no est sendo realizado em todo o estoque, mas em apenas uma seo, um SKU ou somente em um determinado item. Aumentando a Eficincia da Contagem verdade que o inventrio rotativo pode exigir certa quantidade de esforo, especialmente quando o IRA est na faixa dos 90%, isto acontece, pois mais contagens

so necessrias para encontrar cada novo erro a medida que sua acuracidade aumenta. Para aumentar a eficincia na deteco de erros e reduzir o custo envolvido, algumas tcnicas esto disponveis. - Regra de Pareto: O inventrio rotativo utiliza uma regra simples do 80/20 de Pareto (veja figura 5) que direcionam as contagens dos itens A mais freqentes, itens B menos freqentes e itens C esporadicamente (veja tabela 1).

Tabela 1 Padro de Inventrio Rotativo para SAP R/3

Figura 5. Representao da Curva ABC para classificao de itens - Mapeamento da Contagem: Esta tcnica agrupa as contagens que sero realizadas num determinado momento, em um mesmo setor, reduzindo o tempo de movimentao das pessoas envolvidas no processo. - Contagem Base Zero: Os profissionais envolvidos no sabem qual a informao deveriam encontrar no momento da contagem, apenas coletam a informao e enviam para o sistema, que pode gerar as divergncias encontradas. - Utilizao de Leitores de Cdigo de Barra: Alguns equipamentos tornam as contagens mais rpidas e eficientes, podendo inclusive estar conectados ao sistema em modo on line. Onde Podemos Errar? O inventrio rotativo nem sempre perfeito. Alguma coisa pode e com certeza sair errada, produzindo custos desnecessrio e grande esforo, com pequenos resultados. Por isso muito importante estar atento onde devemos concentrar esforos para garantir o resultado ideal. - Equipe Insuficiente: Subestimar o esforo necessrio para a realizao da tarefa pode gerar correria na contagem e erros desnecessrios. - Treinamento adequado: Profissionais que realizam este trabalho devem estar bem treinados e preparados para operar o sistema e conhecer todos os passos a serem realizados - Planejamento: Sem um planejamento a longo prazo dos inventrios, problemas como contagens de brinquedos em dia das crianas podem acontecer, e certamente o volume e a

falta de preparao dos produtos, podem comprometer a qualidade da contagem. - Ignorar a Preveno de Erros: Prevenir os erros sempre melhor do que corrigi-los, por isso o programa de preveno sempre deve estar alinhado aos resultados do inventrio. O que devemos esperar? Em suma, um dos maiores obstculos na gesto de inventrio das empresas de varejo, indstria de bens de consumo e outras est em atingir um patamar de qualidade necessrio na integridade das informaes de estoque, possibilitando aos profissionais que atuam no gerenciamento dos nveis adequados de inventrio a tomada de decises corretas, nos instantes corretos e com o mnimo de divergncia possvel. Desta maneira, o processo de contagem de estoque tem um papel fundamental para alcanar este patamar de qualidade da informao to almejado. A contagem de estoque, apesar de ser uma atividade necessria para o controle e gerenciamento efetivo do inventrio de uma empresa, uma atividade que consome tempo, muito dinheiro e torna ainda mais complexa as operaes de varejistas, indstrias, centros de distribuies e muitos outros elos da cadeia de suprimentos. Alm disto, processos incompletos, falhas nos procedimentos, falta de capacitao e outros problemas geram inmeros erros de inventrio, prejudicando todas as etapas da cadeia de abastecimento. Os resultados esperados em um programa de Inventrio rotativo pode demorar algum tempo para aparecer, especialmente aps atingir o patamar de 90% na acuracidade de inventrio. Por isso, encontrar maneiras que demandem pouco investimento, que sejam eficientes para realizao da contagem e garantam a acuracidade nas informaes de controle nos estoques tem sido um dos temas significativos em vrias empresas do mundo.

Referncias
o o o o

Information Inaccuracy in Inventory Systems - Yun Kang e Stanley B. Gershwiny - Agosto, 2004 Inventory Management Beyond Pareto: A 12 Step Approach - Thomas L. Freese - www. FreeseInc.com Inventory Record Inaccuracy: An Empirical Analysis - Nicole DeHoratius e Ananth Raman Agosto, 2004 Retail Inventory Management When Records Are Inaccurate - Nicole DeHoratius, Adam J. Mersereau, e Linus Schrage - The University of Chicago Graduate School of Business Should inventory policy be lean or responsive? Evidence for US public companies - Serguei Roumiantsev e Serguei Netessine - The Wharton School University of Pennsylvania APICS Dictionary

o o

Frequent Inventory Counts www.cbaonline.org Cycle Counting & Inventory Record Accuracy - Strategos-International