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UTILIZAO DO LIVRO
O autor deste livro no se responsabiliza direta ou indiretamente pela utilizao de qualquer informao nele contida. Estas dicas so baseadas em experincias pessoais e profissionais do autor, Luciano Larrossa, bem como da experincia adquirida atravs de testemunhos de outros blogueiros de lngua portuguesa e estrangeira. O objectivo deste livro o de ensinar aos leitores os passos e mtodos necessrios a melhorar a sua produtividade, eficcia e o foco no trabalho.
AGRADECIMENTOS
Escrever um livro era um sonho que me acompanhava desde muito novo. Sempre considerei empolgante o fato de, um dia, poder ajudar as outras pessoas atravs da minha experincia de vida, com algumas dicas e conselhos que considerasse teis. A publicao deste ebook exatamente isso: um sonho que se tornou realidade. Com ele, pretendo ajudar os leitores a melhorarem a sua produtividade e a conseguirem encontrar um mtodo de trabalho eficaz. algo que demora tempo, mas que far certamente a diferena nas suas vidas profissionais. Mas a publicao deste ebook no seria possvel sem a ajuda da equipa da EscolaPlus, a quem devo um enorme obrigado. So eles: Paulo Faustino, Regina Santana, Miguel Lucas, Diogo Espinha, Muhammad Satar, Guilherme Mazetto, Joo Vital e Vtor Carvalho. Aproveito tambm para deixar um enorme obrigado a toda a minha famlia. Me, Pai e irmos, cada um sua forma, ajudaram-me a ser quem sou. Vocs sempre foram e sero os meus melhores exemplos.
NDICE
1. DEFINIO DE PRODUTIVIDADE 2. OS DEZ MITOS DA PRODUTIVIDADE 3. TCNICAS QUE O PODEM AJUDAR A SER MAIS PRODUTIVO 4. COISAS QUE DEVE EVITAR FAZER PELA MANH 5. FERRAMENTAS QUE O PODEM AJUDAR 6. ESCREVA DE UM MODO MAIS PRODUTIVO 5 7 10 29 34 52
7. CONSELHOS PARA ORGANIZAR O SEU AMBIENTE DE TRABALHO 58 8. COMO RECUPERAR O TEMPO PERDIDO NO SEU TRABALHO 9. COMO MANTER A PRODUTIVIDADE DURANTE O VERO 68 73
10. DICAS PARA QUEM GOSTA DE TRABALHAR DURANTE A NOITE 77 11. ORGANIZAO DO EMAIL 12. COMO MANTER A PRODUTIVIDADE DEPOIS DAS FRIAS 13. COMO SER PRODUTIVO EM PERODOS DIFCEIS DA SUA VIDA 14. FACEBOOK: A SUA MAIOR FONTE DE DISTRACO 15. MANTER A PRODUTIVIDADE O ANO INTEIRO: A MAIOR DIFICULDADE CONCLUSO 81 86 90 94
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1. DEFINIO DE PRODUTIVIDADE
Na vida, existe apenas uma coisa que nunca ir voltar atrs: o tempo. Por isso devemos aproveit-lo sempre da melhor forma, quer seja na vertente pessoal, profissional ou familiar. E para quem trabalha como freelancer, o tempo muitas vezes significa dinheiro. Mas durante todo este livro no quero que veja apenas a produtividade como uma forma de angariar mais algum dinheiro ao final do ms, mas sim de um modo bem mais abrangente. Para que o conceito de produtividade possa criar algum prazer em ser adquirido, ele precisa de ser visto como uma forma de ter tempo livre para outras coisas boas da vida. Com certeza todos ns conhecemos aqueles senhores idosos, com uma barriga enorme e que adoram conduzir Mercedes acabadinhos de sair do stand. Tim Ferriss, o escritor do livro 4 horas por semana, gosta de lhes chamar os velhos ricos. No fundo, este gnero de pessoas com muito dinheiro, dedicaram toda a sua vida apenas ao trabalho e deixaram para trs tanto a sua famlia, como o divertimento ou a sade. Se quiserem aprender truques de produtividade para enriquecerem em pouco tempo, o melhor pararem de ler estas pginas j por aqui. Jamais em qualquer frase deste livro vou incentiv-lo a ser mais produtivo no seu trabalho de freelancer ou na sua empresa para que consiga comprar aquela casa que sempre quis ou aquele carro topo de gama. At pode chegar a isso, mas no dever ser o principal motivo para melhorar a sua produtividade. Todas as tcnicas ou dicas que lhe vou dar so para chegar ao final do dia com uma melhor equilbrio na sua vida pessoal: para que tenha tempo para a famlia, trabalho e cuidar da sua sade. Sem estes pilares, todas estas tcnicas que lhe vou ensinar no tero uma durao muito longa. Produtividade no mais do que conseguir fazer um determinado nmero de tarefas, num menor perodo de tempo e com a mesma qualidade. Com isto,
A minha resposta a esta pergunta um claro sim. Se aplicar estes conceitos em todos os campos da sua vida, conseguir melhorar no s o seu negcio, mas tambm aspetos familiares e pessoais. Ter rotinas no seu dia-a-dia importante, pois o sucesso muitas vezes acontece devido repetio de certos pontos que contribuem para melhorar a sua produtividade mas tambm o seu tempo livre. Como j devem ter reparado pelos meus artigos sou completamente contra aquelas pessoas que vivem apenas para o trabalho. Voc deve sempre ter um tempo para si e para outras coisas que goste de fazer. Ao adquirir hbitos, conseguir ser mais eficaz no seu trabalho, conseguindo por outro lado ter mais tempo livre. Uma coisa est ligada outra e so completamente impossveis de separar. Quem no for organizado no trabalho e no criar rotinas, dificilmente conseguir ter tempo livre para aliviar o seu stress.
SEJA MAIS PRODUTIVO 3. TCNICAS QUE O PODEM AJUDAR A SER MAIS PRODUTIVO
LEI DE PARETO
O ser humano por natureza ambicioso. Deseja ter muita roupa para vestir, um carro para o fim-de-semana e outro para a semana. Uma casa para viver outra para passar frias, um computador para casa outro para o trabalho enfim, uma lista enorme de coisas que ns como habitantes deste belo planeta gostamos de adquirir. Sempre gostamos de ter as coisas em excesso. No entanto, vou demonstrar atravs da Lei de Pareto, o motivo pelo qual deve ter cuidado com toda essa ambio, principalmente quando se trata do seu tempo ou da sua carreira profissional de freelancer.
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O PRINCPIO 80/20 A lei de Pareto (ou princpio 80/20 como preferir chamar) foi criada pelo economista italiano Vilfredo Pareto. Esta teoria diz que: 80% das consequncias advm de 20% das causas. Para que o leitor entenda mais facilmente, vou dar-lhe alguns exemplos. Segundo o economista italiano: 80% da riqueza mundial est nas mos de 20% das pessoas, 80% da poluio causada por 20% dos pases ou que 80% da receita de uma empresa provm de 20% dos clientes. As percentagens podem variar entre 85/15 ou 75/25, dependo dos problemas analisados. Mas a verdade que dificilmente fogem a esta proporo. Veja como pode aplicar este princpio a algumas reas da sua vida, focando-se naquilo que realmente essencial e perdendo menos tempo.
NEGCIOS
Como j foi explicado em vrias ocasies na Escola Dinheiro, quando inicimos um negcio na internet, devemos ter um nicho de mercado
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TEMPO
Depois de partilhar com os leitores o que devem fazer para organizar o seu dia de forma eficiente, a verdade que esta lei vem apoiar a parte onde eu explico que deve ir de encontro ao que essencial. Se fizer a anlise do tempo que perde do seu dia, ver que em 20% das suas atividades gastam 80% do seu tempo. verdade que existem momentos do dia que no
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Ser que ler o e-mail sobre curiosidades assim to importante? At que ponto ler aquele jornal que pouco influencia a minha vida importante? Ser que aquele jogo do Facebook contribui para atingir os meus objectivos?
Algumas pessoas reclamam que tm falta de tempo e no sabem como vo lidar com tantas atividades durante o dia. Se fizer esta anlise, ver que existem momentos do dia que a sua produtividade est a ser zero. Podemos pensar que pequenas distraes como as que referi acima consomem apenas uma parte do nosso dia, mas a verdade que todas elas, somadas ao final do dia, fazem com que o tempo que tem disponvel parea muito mais curto. Como fazer? Durante uma semana, anote de hora em hora o que est fazendo enquanto est a trabalhar. No final, veja os momentos em que estava a produzir e os que passou a perder tempo. Na semana seguinte melhore, tentando baixar a percentagem de tempo perdido para perto do zero. Tente reduzir aqueles 20% que consomem grande parte do seu tempo. Sei que pode sentir-se como uma mquina ao apontar de uma em uma hora o que est a fazer. Mas lembre-se que essa ser uma situao temporria e que apenas serve para confirmar onde anda realmente a perder o seu tempo. LEITURA Ler e querer aprender uma atitude essencial para quem quer ter sucesso no negcio onde atua. Sempre incentivamos e sempre incentivaremos aqui na Escola Freelancer ao facto de querer aprender sempre mais, pois sabemos que esse um dos pilares para poder evoluir. Hoje em dia (e ainda bem) existem milhares de documentos disponveis na internet para pesquisa e uma vasta gama de livros e ebooks que podem ser muito teis para adquirir
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Dividir o dia em blocos de tempo sem dvida, a mais simples das tcnicas que vou ensinar, visto que depois de aprendida, realizada de forma automtica. Trabalhando sozinho, voc deve ter a capacidade de saber dividir as suas tarefas de uma maneira organizada e lgica. Isso implica no passar o tempo todo verificando o seu email, atendendo a telefonemas ou confirmar o tempo todo se j recebeu algum pagamento. Apesar de serem tarefas habituais no seu trabalho, a verdade que elas so nada mais que interrupes na sua capacidade de trabalho. Para que entenda melhor, vou dar-lhe o exemplo do sono. O sono tem vrias fases. Primeiro voc vai para a cama, comea a tentar adormecer e mais tarde, se tudo correr, bem entra num sono profundo. Agora imagine que tem o seu celular ligado. Todas as vezes que est prestes a entrar num sono profundo, acordado com uma chamada. Isso acontece seis vezes durante uma noite. Teria que acordar, atender, e depois, repetir aquele ritual todo novamente. Resultado? A qualidade do seu sono no foi a melhor, o que faz com que acorde no outro dia cansado e com sensao que no dormiu bem. O mesmo acontece no seu trabalho. Se est constantemente a ser interrompido por factores externos sua produo, ter que iniciar novamente a sua concentrao para o trabalho, voltando ao incio de todo aquele ritual. E assim chegar ao final do dia mais cansado, pois utilizou mais
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O email. a maior fonte de distrao para quem trabalha atravs da internet O celular. Outra forma de perder a sua produtividade muito facilmente se atender chamadas a toda a hora Sites de redes sociais. Ah vou dar apenas uma olhada neste comentrio. Esquea, acabou de interromper a sua produtividade Correio. Para quem trabalha com encomendas, so uma grande perda de tempo Reunies. So muitas vezes desnecessrias e sem grande interesse.
MAS COMO POSSO EVITAR ESTAS DISTRAES? Tenho uma boa notcia para si. Existem tcnicas que o podem ajudar facilmente a contornar estas interrupes que podem estar destruindo a sua produtividade no trabalho como freelancer. Se tiver o seu negcio prprio, significa que dono e senhor do seu tempo e que est nas suas mos conseguir alterar esta realidade. No se desculpe com exigncias dos seus clientes. De nada adianta estar a satisfazer meia dzia de interessados no seu trabalho, se no final de contas est a perder o essencial do seu negcio: a produo! Alis, basta realizar apenas uma anlise com a Lei de Pareto ao seu tempo e ver que estes cinco inimigos esto a consumir grande parte das suas horas de trabalho. Nas linhas seguintes, vou dar-lhe algumas dicas de como conseguir evit-los. Sei que algumas podem parecer-lhe um pouco radicais. Agressivas at. Mas a verdade que hoje em dias assumimos um email ou um celular como um instrumento de trabalho, mas necessrio saber utiliz-los de forma racional.
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Pode ser o seu maior aliado mas tambm o seu maior inimigo se no o utilizar com eficcia. A maior parte das pessoas passa o dia inteiro a ir ao email. Vai seis, sete ou oito vezes no mesmo dia, como se o mundo fosse terminar apenas porque no viu uma determinada mensagem de um cliente. Mas ser que mesmo assim? Ser que ir perder tantos trabalhos assim por no ir ver o email naquele momento? Veja agora trs passos para comear a perder menos 90% tempo diariamente com o seu email
1 passo Desligue todos os avisos de recepo de email, seja ele Hotmail ou Outlook. Para resistir tentao o melhor a fazer no saber que eles existem. Ver que est constantemente a receber emails pode tent-lo a dar uma pequena visita caixa de correio. Tente evitar este gnero de situaes ao mximo
2 passo Marque determinadas horas do seu dia para ir ao email. Eu fao-o duas vezes: uma hora do almoo e outra ao final do dia, por volta das dez da noite. E porqu no logo pela manh? No meu caso, essencial concluir vrias tarefas logo cedo. Para quem tambm no tem necessidade de abrir a caixa de entrada nas primeiras horas do dia, considere abrir o email a meio do dia. Lembre-se que o importante produzir, da determinante que comece as primeiras horas do seu dia a fazer aquilo que estritamente necessrio. Ver uma mensagem o suficiente para perder meia-hora. Guarde para momentos que no vai ter que trabalhar depois como o almoo ou a seguir ao jantar. Caso tenha a necessidade de verificar o email nas primeiras horas do dia, tente definir perodos fixos e que no interrompam o seu trabalho.
3 passo Crie uma resposta automtica. Sei que ainda no o tenho aqui no Escola Freelancer, mas pretendo t-lo quando o volume de correspondncia comear a disparar. Desta forma, os seus cliente e leitores sabero que no devem interrompe-lo desnecessariamente e daro maior valor ao seu tempo. Confira abaixo um exemplo de um auto responder que utilizo em outros trabalhos:
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Bom dia, Actualmente estou a verificar o email durante dois momentos do meu dia: ao meio-dia e s dez da noite. Portanto, o mais provvel que no responda ao seu email fora desse perodo. Se tiver muita urgncia, ligue para o meu contato. Tomei esta atitude para conseguir uma produo mais eficaz. Espero que compreenda. Cumprimentos, Luciano Larrossa
CELULAR
Como viu no exemplo do email, falei num contato pessoal. importante que tenha um celular particular e outro para o seu negcio. Para que possa manter o seu pessoal sempre consigo no caso de alguma urgncia familiar e o seu de negcios, que deve estar disponvel apenas no horrio de trabalho. O meu conselho que faa da seguinte forma: defina algumas horas do dia para se manter contactvel no celular que definiu para o seu trabalho. Durante as outras horas, deixe ele no silncio e nem sequer pense no assunto. Isso far com que o trabalho e a vida pessoal no se misturem demasiado. Lembre-se que no tem que estar disponvel o tempo todo. Quanto ao particular, vou deixa-lo sua escolha. Eu tenho o meu sempre mo caso acontea alguma urgncia. Mas cada caso um caso e se for capaz de o deixar de lado enquanto est trabalhando, melhor ainda!
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CORREIO
Se trabalhar com venda de produtos, o mais habitual que todos os dias tenha que visitar os correios da sua cidade. Quantas vezes o faz? A est outra forma de interromper a sua produtividade. Em primeiro lugar, talvez seja melhor verificar se tem mesmo a necessidade de se deslocar todos os dias. No o poder fazer apenas de dois em dois dias? Os seus clientes perderiam muito com isso? Se mesmo obrigado a ir l diariamente, estude a opo de delegar essa tarefa. Veja os custos que lhe podem causar e confira se no ganharia mais se estivesse a produzir durante esse tempo. Pea a um amigo que est desempregado para fazer esse trabalho por si, por exemplo. Ganharia ele e ganharia voc, que ficaria com mais tempo para se dedicar ao seu negcio. Elimine este interruptor de tempo mal tenha oportunidade!
REUNIES
Detesto reunies, sempre detestei. Acho que no faz sentido estarem dez pessoas sentadas numa mesa, a ouvir apenas uma pessoa falar. J viu que naquele momento so dez pessoas que no esto a produzir? Se a reunio
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Veja se o assunto que vo falar no pode ser tratado por email ou telefone. Se puder, faa-o atravs desses meios; Caso no possa, diga para lhe enviarem antecipadamente os assuntos a serem tratados. Permite que voc chegue preparado e que a reunio acontea de um modo mais rpido;
organizadas no demoram mais do que quinze minutos. O problema que as pessoas divagam e acabam se esquecendo do essencial, demorando vrias horas em algo que poderia ser feito em apenas alguns minutos;
TCNICA DE POMODORO
A Tcnica de Pomodoro era daquelas que j conhecia h algum tempo, mas que apenas coloquei em prtica quando reparei no sucesso que o texto sobre esta tcnica tinha feito. Alm de ser aplicvel a grande parte dos negcios, este mtodo permite ajudar aqueles freelancers mais desorganizadas e que no conseguem mesmo controlar o seu tempo. Existem pessoas que no conseguem organizar o seu trabalho, chegando ao final do dia com a sensao que pouco fizeram. Se voc um desses freelancers, a tcnica de Pomodoro para si! Tal como todos os outros mtodos, este tambm exige muita disciplina pessoal. Mas acima de tudo, que voc se comprometa com esta tcnica, que acredite nela e que a siga risca. No se limite a ler o que vou escrever a seguir. Se achar este mtodo interessante, depois de ler o artigo, comece a aplic-lo no momento. No se torne um freelancer da teoria. O meu objetivo
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Trabalhe numa tarefa durante 25 minutos sem parar. No final, descanse 3 a 4 minutos; Faa isso durante quatro Pomodoros (4 vezes 25 minutos); Depois disso, faa uma pausa maior;
Depois de cada tarefa, marque com um X num papel, significando que essa tarefa foi concluda. Contudo, se no meio do seu Pomodoro tiver vontade de fazer alguma coisa (fechar a cortina, ir no banheiro ou beber gua) marque ao lado da sua tarefa essa vontade e apenas a realize quando terminar o seu Pomodoro. Veja algumas vantagens desta tcnica:
A tcnica de Pomodoro bastante simples. Para poder realiz-la basta um papel, uma caneta e um cronmetro. Funciona quase como se fosse uma agenda, obrigando-o a anotar o que vai fazer e definindo um timing para todas as suas tarefas. O facto de escrever faz com que visualize as suas metas dirias, aumentando as suas possibilidades de serem concludas. Para
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DEFINE TIMINGS
A presso pode ser sua aliada quando bem utilizada. Ao definir como 25 minutos para realizar determinada tarefa, sente-se na obrigao de concluir o que se props, criando um stress positivo no seu trabalho. Isto timo para quem gosta de procrastinar. Definir um limite obriga-o a estar mais focado na tarefa que tem de fazer, evitando distraes como o Facebook, email ou Twitter.
DEFINE PRIORIDADES
Um dos grandes problemas dos freelancers terem demasiado trabalho e no saberem o que vo fazer com ele, tornando-os desorganizados e pouco produtivos. Ao escrever num papel as tarefas que tem para concluir, estar a definir prioridades. Est a dizer para si, agora v ou fazer isto e aquela tarefa pode esperar. Por vezes perdemos tempo com objetivos pouco claros, que no final do dia prejudicam em muito a nossa organizao. Tarefas como fechar a cortina ou arrumar a secretria so completamente secundrias e devem ser ignoradas at que a tarefa principal (produzir) esteja realizada.
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NO SE ESQUECE DE NADA
Ao apontar que mais tarde deve realizar alguma coisa, impede que voc se esquea daquilo que tem de fazer. Alm disso, alivia a sua mente deixando-a livre para que se consiga concentrar apenas no trabalho que est realizando no momento. Pode parecer pouco importante, mas muitas vezes acabamos por bloquear, visto que temos de pensar em muitas coisas ao mesmo tempo. Mesmo que no estejam na nossa mente naquele momento, pensar em tarefas que tem para fazer depois acaba sendo prejudicial. Funciona exatamente como um computador. Podem existir programas que no estamos a utilizar, mas s o fato de ter que os mantermos ligados, acabam por consumir recursos ao nosso computador.
MANTM-NO MOTIVADO
Ao olhar para um papel e ver vrias coisas ao fim de poucas horas realizadas, faz com que se sinta motivado para seguir para a tarefa seguinte. No Escola Freelancer sempre me mostrei contra listas demasiado grandes. Elas fazem-no perder a noo do que deve ser feito, mas acima de tudo contribuem para que se sinta frustrado com os objetivos que no concluiu. Portanto, importante que faa listas pequenas, mas que sejam fceis de concluir. E nisso a tcnica de Pomodoro exmia.
SIMPLICIDADE
A simplicidade deste mtodo enorme. Apenas precisa de um cronmetro, papel e caneta. Existe quem defenda a utilizao de grandes aplicaes de software para conseguir organizar as suas tarefas. Eu sou contra isso. Para mim, um papel e uma caneta sempre foram mais que suficientes. Contudo e
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Pomodairo Pomodoro para Apple Pomodoro Pomodoro tool Pomodori Pomodoro Desktop
Em tudo o que realizei, ela pareceu-me bastante eficaz. Tal como referi acima, tem inmeras vantagens e pode realmente ajudar a todos aqueles que no se do bem com as outras formas de gerir o tempo. Contudo, tambm apresenta desvantagens que a meu ver impedem que esteja mais conceituada a nvel individual. Tais como:
Apesar de ajudar a aliviar os seus pensamentos daquela ideia, a verdade que o fato de ter que apontar cada vez que uma coisa lhe vem cabea, faz com que perda bastante tempo ao final do dia.
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Quando se inicia uma tarefa, o nosso crebro demora sempre alguns minutos at conseguir estar 100% concentrado para comear a realiz-la. Portanto, se obrigamos a que ele tenha essa funo a cada meia hora, significa que em cada 25 minutos estamos perdendo 2 minutos at que a nossa capacidade de concentrao volte a estar nos 100%.
LEI DE PARKINSON
Se quiser realizar uma tarefa de uma forma rpida, entregue-a a uma pessoa ocupada. Esta frase bastante conhecida e pode ser facilmente considerada um resumo da Lei de Parkinson. Mas porqu uma pessoa mais ocupada, consegue realizar uma tarefa mais rapidamente do que uma pessoa que tenha muito tempo livre? A resposta simples. Quando temos pouco tempo para realizar uma tarefa, concentramos todas as nossas foras nesse trabalho, deixando de parte coisas que podem estar retirando a nossa concentrao. Pode parecer bastante simples de explicar, mas quando fizer uma anlise ao seu dia-a-dia, com certeza ver que existem situaes em que isso acontece. Principalmente nos seus tempos de estudante. Alis, a Lei de Parkinson bastante semelhante ao sndrome do estudante. O melhor exemplo so os trabalhos em grupo. Quando um professor define uma data, existe habitualmente aquele grupo de alunos que pede para que a data de entrega
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ANALISAR A CONCORRNCIA
Saber o que os seus concorrentes esto a fazer bom. Mas o bom inimigo do essencial. E o essencial a sua produo. Portanto, em vez de perder tempo verificando o que os outros esto fazendo, programe uma hora do seu dia para analisar os seus concorrentes e depois no perda mais tempo com isso. Afinal de contas, eles no devem estar fazendo algo to importante que o obrigue a desconcentrar-se do essencial.
ESTUDAR
J referi na Escola Freelancer vrias vezes que renovar os conhecimentos importante. Faz com que ganhe novas ideias e aumente as suas capacidades
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REUNIES
Adoro aplicar a Lei de Parkinson nestes momentos. Peo desculpa, mas s tenho meia hora pois j tenho outra reunio marcada, portanto vamos direto ao assunto. As pessoas parecem ganhar outra cara quando digo isto no incio de uma reunio. A verdade que ao aplicar isto o tempo despendido nas reunies caiu drasticamente. Mas o mais curioso que o resultado das mesmas at melhorou! Por dois motivos. O primeiro, como bvio, ao dizer que tenho menos tempo as pessoas acabam se concentrando no essencial. O segundo que ao fazer as coisas mais depressa, os clientes/fornecedores sentem-se mais satisfeitos, pois tm a sensao que esto conseguindo fazer o mesmo mas em muito menos tempo, deixando-os motivados comparativamente com outras pessoas que costumem reunir.
Tal como em tudo na vida, a Lei de Parkinson quando utilizada em excesso pode ser mais malfica do que benfica. Isto porque ao utiliz-la em algumas tarefas, principalmente na parte da produo, faz com que tente fazer as coisas depressa demais, acabando por perder um pouco a qualidade do seu trabalho. A estar a funcionar com os benefcios completamente ao contrrio. Quando utiliza a Lei de Parkinson, para que consiga realizar as tarefas mais secundrias de um modo mais rpido, para depois poder
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Coisas bsicas de um produto/servio: Com certezas existem rituais que voc necessita de realizar na maioria das suas tarefas dirias. Imagine que est escrevendo um texto. Colocar links, fazer a formatao das letras ou fazer o resumo no ltimo pargrafo so tarefas que se repetem em todos os artigos que escrevo. Ora, isto so tarefas secundrias, pois tm pouca influncia na qualidade do texto que vou escrever. Portanto, nelas posso aplicar a Lei de Parkinson, para realizlas o mais rpido possvel e poder me concentrar na produo do texto em si.
Tarefas organizacionais ou de estudo: Estas tarefas so todas as que referi nos ttulos acima. Apesar de serem importantes para o nosso trabalho, a verdade que se no as realizssemos, talvez o nosso negcio continuaria a existir. Pior do que est de certeza, mas continuaria.
Alm destas duas, existe outra situao, que a mais importante. E a essa d-se o nome de produo. Nela no o aconselho a utilizar o tempo todo. Isto : utilize a Lei de Parkinson para realizar as tarefas bsicas, mas depois disso, no tenha pressa em tratar dos pormenores. Isto porque so eles que fazem toda a diferena. Portanto, tenha pressa naquilo que suprfluo, mas faa o que essencial com a maior calma possvel.
SEJA MAIS PRODUTIVO 4. COISAS QUE DEVE EVITAR FAZER PELA MANH
Depois de saber as vrias tcnicas, est na hora de comear pela parte mais importante do dia: a manh. Gerir mal este perodo do dia, significa muitas vezes andar correndo atrs das tarefas durante as prximas oito ou dez horas de trabalho. Com certeza j reparou que existem manhs que voc sente que a sua produtividade foi perto do zero. Que at anotou uma lista do que haveria de fazer, at tinha realmente muitas coisas para realizar, mas no final do dia o resultado o nmero de tarefas concludas foi mnimo. O leitor pode estar pensando: No, eu agora produzo o dobro tarde e compenso isso. Uma ambio nobre, mas que no passar disso. Isto porque acabamos por colocar demasiada presso no nosso trabalho durante a tarde, deixando de ter a produtividade desejada, fazendo com que fiquemos frustrados e que no faamos as coisas da melhor forma. Mas no pense que apenas a si que estas coisas acontecem. Mesmo quando trabalho com colegas meus, vejo que pela manh as tarefas realizadas por eles acontecem em menor nmero que durante a tarde. Mas porque ser que isto acontece? Veja aqui alguns dos motivos:
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Acordam em cima da hora, no dando tempo para o seu crebro comear a funcionar antes de trabalhar. A sua mente precisa de se preparar para o trabalho e isso s acontece com um bom caf da manh e algum tempo de p antes de comear a produzir;
No tm ideia do que vo fazer. No criam uma lista, o que faz com que comecem o dia perdidos, sem ter uma orientao;
Preguia. verdade, as pessoas parecem que ainda esto um pouco sonolentas nas primeiras horas de trabalho. Para no perder as primeiras horas, beba um bom caf ou coloque uns fones nos ouvidos e escute msica. Ver que o seu crebro ir acordar mais rapidamente;
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Pensam que as primeiras horas do dia podem deitar fora. Simplesmente tm esta atitude por pensarem que podem compensar nas prximas horas. Infelizmente no assim, o que faz com que o trabalho fique com menos qualidade;
Se voc se rev em algumas destas caractersticas, trate j de elimin-las. O seu dia de trabalho deve ter as horas que voc quiser, sejam elas quatro, oito ou dez. Mas num ponto voc tem que ser coerente: as horas que voc definir para trabalhar, tm que ser mesmo para trabalhar. Se voc definir oito horas de trabalho mas passar as duas primeiras sem fazer nada, mais vale definir o seu dia de trabalho como seis e fazer algo mais interessante nas outras. Mas acredito, tambm, que esteja sentindo as suas horas a serem desperdiadas e no perceba porqu. Isto acontece porque voc est a utilizar ladres de tempo. Eles fazem com que voc no produza da melhor maneira. Mas de seguida, vou dizer quais so, de modo a evit-los j no seu prximo dia de trabalho.
EMAIL
Como referi acima, sempre que puder evite abir seu email logo pela manh. Se voc organizou o seu dia na noite anterior, com certeza ter vrias tarefas para fazer. As primeiras horas do dia devem servir para voc se concentrar nessas tarefas. Conclua essas metas primeiro e s depois d uma olhada na sua caixa de correio. Responda aos emails apenas quando terminar os seus primeiros objetivos ou ao final da manh. Se voc uma pessoa organizada, as mensagens que receber no iro afetar o seu trabalho, pois voc j sabe desde o dia anterior aquilo que tem para fazer. Aconselho que d uma leitura sobre as estratgias para manter a sua caixa de email vazia. Caso seja mesma essencial abrir o email, tente perder o mnimo de tempo possvel.
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SITES DE NOTCIAS
O mundo no acabou ontem noite. Portanto, o melhor mesmo parar de pensar em ver as notcias logo pela manh. Ver o que aconteceu sua volta no apenas prejudicial em termos de tempo, mas tambm pode ser prejudicial para a sua motivao. Imagine que viu uma notcia que o seu Pas est em dificuldades econmicas muito graves. Isso pode funcionar de um modo bastante negativo no seu crebro, levando-o a ficar desmotivado com a
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ANALYTICS
Quando iniciei a Escola Freelancer, tinha a mania de todas as manhs ir ver o Google Analytics, para ver como tinham sido as visitas no dia anterior. No digo para no verificar o nmero de visitas que teve. Mas o meu conselho que pela manh esse hbito. Isto porque analisar as suas visitas, de onde elas vm e que palavras-chave tm importante, mas deve ser feito com calma. E essa parte deve ser feita ao final-de-semana. Nesse perodo temos mais tempo para analisar bem as coisas e no interromper a nossa produtividade.
RESPONDER A COMENTRIOS
Como os leitores devem ter verificado, apenas estou respondendo a comentrios ao fim-de-semana. Este motivo mais ou menos igual ao anterior. Os comentrios dos leitores tambm so muito importantes e por isso necessitam de uma anlise mais detalhada. Ora, o fim-de-semana mesmo o melhor perodo para o fazer. Alm disso, estarei dividindo a minha semana em blocos de tempo. Durante a semana produzo, ao final-desemana acerto pormenores. Tal como deve imaginar, responder a comentrios deve ser uma tarefa proibida pela manh.
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ORGANIZAR O TRABALHO
O seu trabalho j tem que vir organizado da noite anterior. Isso deve ser ponto assente no seu dia-a-dia. Isto porque pela manh a tendncia ser sempre de se esquecer de alguma coisa, pois o seu crebro encontra-se menos fresco. Tenha disciplina pessoal e saiba j desde a noite anterior as tarefas que tem de fazer, de modo a iniciar o seu dia de trabalho da maneira mais produtiva possvel.
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EVERNOTE
Sou apaixonado pelo Evernote. daqueles sites bsicos e que voc consegue ter tudo l. Tem uma ideia para um artigo? Aponte-a. Tirou uma foto com o celular, gostou e quer pass-la para um site? Faa isso no Evernote. Este site no mais do que um bloco de notas na internet. Esta
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GOOGLE CALENDAR
Para quem trabalhar atravs do computador, esta ferramenta deve estar sempre entre os sites favoritos. O Google Calendar no mais do que uma agenda electrnica, no qual voc pode apontar o que vai fazer durante o dia, a semana ou o prprio ms. Parece uma coisa demasiado simples no? A verdade que a simplicidade mesmo a arma principal desta ferramenta para freelancers. Quanto mais simples, menos tempo o far perder e menos confuso ir parecer.
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Excelente site para quem j est numa fase mais avanada da sua carreira de freelancer. Com o Basecamp, voc pode organizar vrios projetos ao mesmo tempo sem perder o rumo do seu trabalho. Basta criar uma conta, distribuir tarefas e partilhar documentos. essencialmente til para pessoas que trabalhem a vrios quilmetros de distncia, ajudando a manter uma ligao que faz parecer com que estejam a trabalhar lado a lado.
INVOICEXPRESS
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RESCUE TIME
O Rescue Time a minha ferramenta de eleio para conseguir saber onde realmente anda a gastar o seu tempo. Com um site bastante simples, esta plataforma faz uma anlise de todas as janelas que tem abertas no seu computador, criando posteriormente um relatrio no qual diz quanto tempo perdeu em cada site. E isso tudo est disponvel no site do Rescue Time a qualquer hora. Contudo, o software envia tambm um email todo o final de semana com um relatrio completo de onde voc andou perdendo todo o seu tempo durante os dias de trabalho.
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O Paypal um sistema electrnico de transaco de dinheiro, que permite entre muitas coisas, enviar e receber dinheiro a partir de qualquer local do mundo, independentemente da moeda ou do pas de origem do utilizador. O sistema pode ser utilizado para comprar equipamentos nos leiles do ebay, adquirir produtos ou servios na internet, ou mesmo fazer doaes a websites ou blogs. Indispensvel para quem compra e vende na internet, principalmente devido sua elevada segurana.
DROP-BOX
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SKYPE
Muito na moda no Brasil, o Skype uma excelente ferramenta para quem necessita falar com colaboradores ou clientes que esto a muitos quilmetros de distncia e precisa de faz-lo com segurana e velocidade. Um dos pontos positivos que pode falar de computador para computador de forma gratuita. Se quiser fazer ou receber chamadas entre o seu computador e outros celulares tambm pode, mas a j ter que pagar.
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Gosto cada vez mais desta ferramenta. O Go To My Pc no mais do que um software que permite ao utilizar aceder a todos os ficheiros do seu computador a partir do browser de outro computador qualquer do mundo. Ou seja, voc pode estar no outro canto do mundo, sem o seu computador e ter acesso a todos os ficheiros como se estivesse nele. Tem uma verso grtis de 30 dias, que lhe pode ser bem til para ter ideia do potencial deste software.
SLIMTIMER
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FRESHBOOKS
O Fresh Books, um sistema de faturao bastante simples, uma excelente plataforma para quem trabalha com mais pessoas na equipa de freelancers. Isto porque permite que mais do que um usurio possam utilizar o site. O Fresh Books conta com todas as funcionalidades que um sistema de faturao necessita: permite enviar cobranas, saber a situao de cada cliente e dar baixa de pagamentos. O site conta tambm com uma verso grtis, que pode ser criada em poucos minutos. Essa mesma verso permite que seja gerente de apenas trs clientes e possa utilizar uma pessoa alm do criador da conta.
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Conseguir trabalho uma das grandes dificuldades dos freelancers, principalmente nos meses iniciais. Contudo, o odesk permite com que possa dar a conhecer ao mundo aquilo que faz e propor-se para trabalhos. Este site oferece uma plataforma bastante interessante, na qual freelancers e empregadores que procuram colaboradores tm uma boa oportunidade para trocarem contatos e fecharem negcios. O odesk funciona de um modo bastante simples. Uns oferecem trabalho, enquanto outros procuram trabalhadores.
UNPRINTED
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GETTY IMAGES
Vrios freelancers necessitam da fotografia para trabalhar, quer seja jornalista freelancer, fotgrafo freelancer ou web designer. O Getty Images, apesar do preo elevado, oferece um servio de qualidade e uma grande quantidade de opes para quem opta pela qualidade do seu trabalho em vez do baixo preo.
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Conheci este site h bem pouco tempo e tem me deixado maravilhado. O Zoho no mais do que um escritrio on-line no qual pode ter todas as suas funcionalidades como uma lista de contactos, tarefas a fazer ou uma lista de potenciais clientes. Nele pode tambm organizar os seus vendedores ou ter uma lista dos produtos mais vendidos. bastante completo e ainda por cima tem uma verso grtis. E mesmo as pagas compensam bem o dinheiro investido.
GO TO MEETING
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SQUARE
Ainda no chegou a Portugal, mas parece-me uma ferramenta bastante engraada e que ir ajudar muitos freelancers. Entrei em contato com a empresa e ela garantiu-me que quando chegasse a Portugal ou Brasil eles enviariam um email. Ficarei espera. Passando para o negcio em si, o Square no nada mais do que um pequeno aparelho de plstico porttil, quer permite fazer pagamentos de um carto de crdito. Este pequeno aparelho liga-se ao Iphone ou Ipad e a partir da pode ser feita a cobrana.
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Organiza o seu dia-a-dia sem sair do seu computador. Se voc f daquelas agendas normais (como eu), o Tungle com certeza ir agrad-lo. Este site no mais do que uma agenda on-line, que lhe permite organizar todo o seu dia, semana ou mesmo o ms. Basta clicar na hora e no dia que seja e colocar os assuntos que vo ser falados. Alm de no se esquecer de nada, ainda pode partilhar as suas tarefas com outras pessoas. Imagine que gosta de trabalhar em equipa sendo freelancer e quer marcar uma reunio com alguns dos seus colaboradores. Defina o dia e a hora, o tempo de durao da reunio e envie-lhes um email a partir do Tungle.
DOODLE
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SCREENR
Ideal para quem trabalhar especialmente com vdeos. O Screenr dos sites mais simples para gravar o que est a fazer no seu ambiente de trabalho. Basta fazer log in no site, selecionar a parte do seu ecr que quer captar e comear a gravar. Caso queira fazer uma pausa, basta clicar no boto Stop e depois voltar a gravar. Quando terminar, partilhe imediatamente aquilo que fez com os seus seguidores no Twitter ou no Facebook.
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Se voc daquelas pessoas que o Twitter uma ferramenta indispensvel, o Buffer pode dar-lhe uma grande ajuda. Este site permite que guarde tudo o que achar interessante e que tenha visto em outros sites. Coloca os links no Buffer e depois define uma hora para que os seus tweets apaream durante o dia, sem que voc necessita de fazer mais nada. O site tambm conta com uma aplicao que pode ser instalada no seu browser e que facilita em muito a sua utilizao, tal como acontece com Bit Ly.
GE.TT
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RAPPORTIVE
Esta aplicao apenas pode ser utilizada para quem tiver conta no Gmail. Com o Rapportive, voc poder ter acesso a vrias fontes dos seus contactos como os ltimos tweets, s suas contas no Facebook ou perfil no LinkedIn. Esta plataforma evita que tenha que andar atrs dos seus contatos nas redes sociais, tendo tudo sempre mo, fazendo com que ganhe uma boa quantidade de tempo.
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Imagine que aquela pessoa que voc segue tem estado bastante chata ultimamente, tweetando assunto sem graa e ainda por cima tem feito isso muitas vezes nos ltimos dias. O Proxlet ajuda-o nesse aspeto, bloqueando essa pessoa durante o tempo que voc decidir. O Proxlet funciona como uma extenso, que depois de instalada fica sempre presente no seu Twitter.
TIMELY
Estes tem site um dos sites que mais tenho utilizado para melhorar a minha performance nesta rede social. O Timely no mais do que um site que permite escolher quais os tweets que vai publicar e o prprio site decide a que horas vai faz-lo de acordo com o nmero de usurios online. At ao momento tem-nos ajudado a aumentar os retweets e a melhor o volume de
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TWEETDECK
o aplicativo mais utilizado do Twitter, com cerca de 19% do mercado de compartilhamento e permite utilizar juntamente com outras redes sociais como o Facebook, LinkedIn ou MySpace. O Tweetdeck um aplicativo para Desktop bastante completo, que lhe permite ter acesso s mensagens, tweets ou enviar os seus prprios tweets. A meu ver, a principal vantagem desta ferramenta que permite gerir vrias contas do Twitter ao mesmo tempo, o que ajuda em muito os blogueiros que tenham contas de vrios sites.
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DESLIGUE-SE DO RESTO
Quando quero escrever em metade do tempo, no existe celular, Facebook ou Twitter que me interrompam. Fico completamente fora do ar para tudo isso. O que fao com esta atitude nada mais do que dividir o dia em blocos
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Colocar links Inserir imagens Fazer a formatao Enviar para os agregadores Tratar das fotos Pesquisar por informao Reler o texto
Apesar de isto acontecer em segundos, o nosso crebro demora sempre algum tempo a raciocinar a troca de uma tarefa para a outra. Ora, dou mais uma vez o exemplo dos links. Se reparar, as primeiras vezes que faz as ligaes na sua pgina, demora mais tempo do que quando for faz-lo pela quinta vez, por exemplo. Isto porque o seu crebro habituou-se a trabalhar de
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USE OS ATALHOS
Esta informao parece um pouco clich, mas importante referi-la. O leitor no faz ideia de quanto tempo pode poupar se utilizar os atalhos do seu teclado. Enquanto estou escrevendo este texto, as minhas duas mos praticamente ainda no saram do teclado para ir buscar o rato. que esta pequena deslocao do teclado para o rato, ao fim de umas horas uma consumidora de tempo temvel. Para que fique por dentro de todos os atalhos que pode utilizar, veja este artigo sobre as 30 teclas de atalho para usar nas postagens com wordpress.
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Msica: sou uma das pessoas que no vive sem msica e precisa dela para escrever. Mas isso pode ser um problema, se estiver sempre trocando de msica o tempo todo. O que aconselho que utilize o Fizy. Nele pode fazer a sua lista e no se preocupar mais em trocar de som. Mas tenha cuidado com um fator: a msica pode prejudicar a sua concentrao. Veja at que ponto benfico ficar escutando msica.
Janelas: Trabalhe com o menor nmero de janelas possvel no seu ambiente de trabalho. Se poder ter o que necessita apenas numa, melhor ainda. Por vezes abrimos tantas janelas que j nem sabemos quantas temos ou que informao estritamente necessria
Coloque-se na posio correta: Uma m postura pode prejudicar a sua produtividade. Tente ter sempre as costas direitas e o brao com o rato apoiado
Evite portteis: Os ecrs maiores dos computadores fsicos so uma excelente ajuda. Se puder adquirir um fixo e se a mobilidade no for um problema, melhor
Boa iluminao: Alm dos benefcios bvios para a sua sade, faz com que fique mais desperto do que se tiver o escritrio apagado, mesmo que trabalhe noite como freelancer
Desligue os avisos sonoros: Como disse anteriormente, redes sociais devem ser retiradas. O mesmo deve ser feito com sons do computador e alertas de email.
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Perde menos tempo. No venha com aquele discurso de eu sei onde esto as minhas coisas. Um local organizado um local onde qualquer pessoa em poucos minutos consegue encontrar o que procura
Evita leses. Ms posturas fazem com que com o passar dos anos acabe por ter leses Maior produtividade. Ao perder menos tempo acaba por ser mais produtivo, fazendo as coisas em menos tempo Uma imagem melhor. Quando entro numa empresa, consigo ver automaticamente se ela organizada ou no. Basta olhar para a
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Poupa dinheiro. Ter tudo em ordem significa que no perde material ou que no precisa de comprar coisas novamente apenas porque no sabe onde elas esto
Mais tempo para renovar conhecimentos. Ao ser mais produtivo e poupar tempo, com certeza ter mais tempo para estudar e aprender mais. Afinal de contas, a vida de freelancer no s trabalho
Aumenta a sua motivao. Ao ver tudo acontecer de um modo mais rpido, facilmente ir aumentar a sua motivao no trabalho
Depois de tentar convenc-lo a mudar o seu ambiente de trabalho desorganizado, veja agora alguns cuidados que deve ter no seu ambiente de trabalho.
LOCAL SILENCIOSO
O local que escolhe para trabalhar ir influenciar todas as suas opes seguintes. A primeira coisa que se deve preocupar que exista silncio no local onde trabalha. No acredito que algum consiga realizar um texto em condies num restaurante onde esteja uma criana chorando ou um cliente insatisfeito. Nesse caso, poder colocar uns fones nos ouvidos, mas nunca ser a mesma coisa. claro que dever ir de vez em quando para um caf, variando a sua rotina. Mas grande parte dos seus dias devem ser passados num local tranquilo, de preferncia um escritrio, onde consiga retirar maior proveito das suas qualidades. Se trabalhar em casa, diga para os seus familiares ou filhos que durante um determinado perodo de tempo no pode ser incomodado. Se possvel, escolha o seu escritrio no local mais distante sala.
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Cadeira confortvel, tendo que ser almofadada e que no aumente em muito a temperatura do corpo, caso contrrio durante os meses de vero estar constantemente a suar
Altura da superfcie em relao ao piso deve ser regulvel entre 37 e 50 centmetros A largura do assento deve ter no mnimo 40 centmetros. Para pessoas mais obesas, deve ser alargada O local por baixo das pernas deve ser obrigatoriamente arredondada. Caso contrrio, poder criar feridas se passar muitas horas seguidas trabalhando
Deve ter apoio para os braos. E esse mesmo apoio no deve interferir na sua movimentao com a secretria durante o trabalho
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O resto com certeza dispensvel. Isso no significa que no tenha de usar outras coisas como um telefone, alguns papis ou pesquisar em alguns livros. O que o leitor necessita de considerar que com certeza estar perdendo muito mais tempo procura das coisas bsicas, do que ir perder se tiver que se deslocar para utilizar algum objeto que esteve fora dos seus cinco favoritos. Para saber escolher o que indispensvel, aconselho que utilize a Lei de Pareto.
LUMINOSIDADE
Frase tpica: No preciso de mais luz, j estou vendo bem. Com certeza agora est, mas dentro de uns anos s conseguir ver bem se tiver culos. Quando escolher o seu local de trabalho, uma das coisas mais importantes a luminosidade. Verifique se o espao tem janelas. Alm da luz, a questo da humidade e da circulao de ar tambm preponderante. Quando comear a escurecer, trate de ter o local bem iluminado, de preferncia com um pequeno candeeiro mais prximo de si. Outro dos cuidados a sua colocao no escritrio. Se tiver apenas uma janela, com
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claro que no essencial, mas se poder ter dois monitores, faa-o. A sua produtividade ir aumentar (sem exageros), cerca de 20%. Pelo menos foi essa a sensao que tive quando trabalhei durante um certo perodo de tempo com dois monitores. Neste momento no o tenho, mas por impossibilidade. Caso contrrio, seria sem dvida uma das minhas opes. Imagine: enquanto escrevo este artigo num monitor, posso estar pesquisando mais informao no outro. claro que o leitor poder dizer que para isso bastaria trocar de janelas. Mas essa troca constante com certeza ir custar he alguns minutos preciosos durante o dia. A quem aconselho mais este gnero de alternativas aos web designers e tradutores. Os primeiros porque podem estar a editar imagens sem precisar de estar alterando as janelas. Os segundos porque podem ter num monitor o texto que esto a traduzir enquanto no outro est o texto original. Pode parecer uma imagem um pouco futurista, mas depois de experimentar no ir querer outra coisa.
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Faturas de pagamentos Revistas e publicaes que tenha de ler Documentos do trabalho Dossis com projetos de clientes Acessrios como tesouras ou papel Papel para a impressora
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NO ENTRE EM PNICO
A primeira coisa que comea a pensar : Ai tenho tanto trabalho para fazer! E agora?. Tenha calma e relaxe. O mundo nunca terminou porque algum tinha trabalho demais para fazer. Na pior das hipteses ter que virar a noite trabalhando ou contratar algum para o ajudar. No h problema nenhum
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Qual delas tem algum valor temporal? Ou seja, qual delas precisa de ser realizada j hoje e qual pode ficar para amanh? Qual que exige maior concentrao? Ser que neste momento me sinto em condies de realizar algo to exigente? Quanto tempo vou demorar a fazer tudo isto? Ser que preciso de contratar algum ou algumas horas a mais resolvem os meus problemas? Algumas, posso retirar desta lista e fazer s daqui a umas semanas? Quais so os pormenores que posso retirar do meu trabalho e que sem os quais eu no fico perdendo muita qualidade?
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FOQUE-SE NO ESSENCIAL
Os pormenores fazem a diferena no trabalho de freelancer. Quando a concorrncia elevada, quem conseguir se destacar pelos pormenores estar um passo frente. Mas quando o trabalho atrasar, talvez no exista tempo para pensar demasiado nesse gnero de coisas. Foque-se naquilo que realmente essencial e, se no final sobrar tempo, a concentre-se nos pormenores. Neste gnero de situaes, esquea as redes sociais ou a troca de emails. Agora a palavra de ordem produzir, o resto pode ficar para depois.
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Apesar de poder ser um pouco tentador, outra das formas de sentir um pouco menos os aspectos negativos da poca de vero ir trabalhar para perto da praia. Leve o seu computador, sente-se numa esplanada e desfrute um pouco do sol. S aconselho a tomar esta opo se for uma pessoa bastante disciplinada e que consiga resistir tentao de ir praia em vez de trabalhar. Um dos benefcios desta opo e que pontualmente pode fazer uma pequena pausa e dar um mergulho. Claro que isto s possvel se voc precisar apenas de um computador para trabalhar.
PLANEJE O VERO
Outra das formas de manter a produtividade durante o vero planejar esse mesmo perodo. Aproveite aqueles dias mais mortos do inverno para
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SEJA MAIS PRODUTIVO 10. DICAS PARA QUEM GOSTA DE TRABALHAR DURANTE A NOITE
Pessoalmente, prefiro trabalhar logo pela manh, pois considero que neste perodo que a minha criatividade est em altas. No entanto, existem muitos freelancers que preferem produzir durante a noite. Podemos considerar uma coisa normal, visto que a questo da produtividade estritamente pessoal. Se uma pessoa consegue realizar trabalhos mais criativos e ter ideias de negcios inovadores noite, porque temos que obrigar essa pessoa a trabalhar durante o dia? Este mesmo uma grande vantagem dos freelancers, o fato de poderem trabalhar a que horas quiserem. Contudo, tal como quando trabalha pela manh, existem alguns factores a ter em considerao quando trabalha durante a noite. E exatamente nesses pontos que nos vamos concentrar. Mas antes de continuar este ponto, d uma olhada em algumas vantagens em trabalhar pela noite dentro:
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Melhor concentrao. Existem menos pessoas acordadas, o que diminui as probabilidades de ser interrompido Maior vontade em realizar as tarefas todas de seguida, visto que interrupes como o Facebook ou o Twitter esto menos ativas nestas horas
A internet fica mais rpida. Com menos pessoas a utilizarem-na, fica com melhor qualidade de banda larga O silncio perdura, no existindo barulho de carros ou vizinhos (a maioria das vezes)
Apesar de todas estas vantagens, existem tambm outros pontos que deve ter em conta, que tambm podem ser muito negativos. No tanto a nvel de produtividade, mas sim a nvel pessoal. Confira alguns:
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O seu organismo comea a funcionar de modo irregular. Como seres humanos fomos preparados para ficar acordados durante o dia e dormir durante a noite
A qualidade de sono piora. Acorda mais frequentemente pois durante o dia existe mais barulho e luz solar No pratica atividade fsica, a no ser que faa corridas noite. Academias e clubes esportivos ficam fora de hiptese A sua alimentao fica prejudicada, ficando sem horrio certo para comer e acabando por se alimentar de forma incorreta, com muitos petiscos durante a noite
Depois de demonstradas as vantagens e desvantagens de trabalhar durante a noite, confira alguns dos cuidados que deve ter quando opta por esse regime de trabalho:
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produtividade. Mas a verdade que trabalhar durante a noite implica um maior nmero de problemas fsicos. Portanto, v mais frequentemente ao mdico. O facto de ter menos qualidade no sono, praticar menos exerccio fsico e apanhar menos sol, aumenta a probabilidade de ficar doente. Tenso
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V DORMIR!
Como referi anteriormente, muito fcil voc perder a noo do tempo. E nesse caso entra tambm a hora de dormir. muito fcil voc continuar manh dentro trabalhando. No faa isso. Diga para voc que a partir de uma determinada hora no trabalha mais. O sono importante. No queira perder anos de vida. Se sente que o trabalho demasiado, talvez deva organizar o dia de outra forma ou definir os objectivos de forma correcta. Pondere ler: 6 dicas para melhorar os seus problemas de insnia
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Manter esta ferramenta organizada essencial para perder menos tempo com o email. Ser produtivo essencial no seu trabalho como freelancer e o email, apesar de ser uma bela ajuda para o seu trabalho, tal como as redes sociais, um meio muito fcil para voc perder aqueles minutos que ao fim de uma semana de trabalho acabam se transformando em horas. Veja alguns benefcios de manter a sua caixa de email limpa:
Perde menos tempo No deixa emails por responder, pois ter sempre mo aqueles que realmente interessam Concentra-se naqueles emails que realmente necessitam da sua ateno, deixando de parte notificaes como as do Facebook por exemplo
REALIZAR HOJE
Para todos aqueles emails que voc vai ler hoje, mas que levam mais do que dois minutos a serem respondidos. Devem ser colocados na sua agenda para que possam ser respondidos no prprio dia. Ateno, volto a repetir, estes emails devem ser respondidos no prprio dia. Sem excees. Nesta categoria enquadram-se as newsletter dos blogs, por exemplo. A meu ver, esta seco a que mais contribui para que se acumulem emails. Assim, coloque as suas mensagens nas respectivas caixas. Para facilitar a sua vida, sugiro que d ordens para mensagens que se adeqem nesta
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MAIS TARDE
Serve para guardar todas aquelas mensagens que voc precisa ainda de conferir durante a mesma semana, como a confirmao da entrega de um trabalho ou a chegada de uma encomenda. Mal estejam finalizados, apague. importante que tome este ltimo passo para que tambm no acumule mensagens nesta pasta.
ARQUIVO
So todos aqueles emails que voc acha que lhe podem ser teis no futuro, mas que no sabe quando podem ser resolvidos. Pense neles s quando tiver algum tempo livre. Esta pasta serve, tambm, para guardar comprovativos, evitando que os perca e saia prejudicado num negcio. Esta a nica pasta onde dever permitir a si ter mais que alguns emails, visto que uma organizao a longo prazo. claro que alm destas trs categorias, ter a sua caixa de entrada. O objetivo de tudo isto ser evitar que a sua caixa de entrada fique cheia, encaminhando os emails conforme o tratamento que eles merecem. E o que fao aos emails que consigo responder em menos de 2 minutos? Bem, a esses s lhe resta uma opo: responder! Mal tenha sua frente um desses trate de responder e tente terminar de uma vez por todas com a situao. Eles tambm tm a sua parte de responsabilidade no seu acumular de emails. Portanto trate j deles. Responda e acabou. Deste modo, conseguir manter a sua caixa de emails sempre vazia, deixando as outras pastas com algum volume. Contudo, certifique-se que apenas a pasta Arquivo poder ter um volume acentuado, as outras devem
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Todos os sites querem o seu email. Poder ter o seu contato pessoal para poderem publicitar produtos, enviar informao ou manter uma janela aberta para futuros contatos a chave do sucesso para muitos blogs. Para isso, fazem promoes, oferecendo algo para que voc d o seu email para a base de dados deles. No tem mal nenhum, so tcnicas de marketing que funcionam nos dias de hoje. Mas cada um deve cuidar de si. Portanto, no assine as newsletters de todos os sites que encontra pela frente. bom poder todos os dias receber um artigo na sua caixa de email com um assunto que lhe interessa, como fazemos no Escola Freelancer. Contudo, o problema est quando voc aceita todo o gnero de sites, perdendo o foco naqueles que realmente interessam para o seu trabalho. Portanto, trate j de deixar de ser assinante em sites que pouco contribuem para a evoluo da sua carreira como freelancer. Deste modo, acredito que evitar cerca de 50% dos emails que recebe todos os dias, poupando-lhe trabalho (e tempo) a elimin-los. Alm disso, notificaes como as do Facebook ou Twitter nem sequer devem ser encaminhadas para a sua caixa de email.
O seu email uma ferramenta de trabalho, portanto no h muito espao para aquelas piadas sem graa ou vdeos que s o fazem perder tempo. E a os amigos acabam por ter um papel fundamental. Eles apenas quiseram
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No ponto sobre como dividir os seus dias em blocos de tempo, toquei na questo do email, visto que existem pessoas que gostam de verificar a sua caixa de entrada a toda hora. No caia nesse erro. Defina dois horrios do seu dia para verificar o seu email, uma a seguir ao almoo e outra no final do dia.
SEJA MAIS PRODUTIVO 12. COMO MANTER A PRODUTIVIDADE DEPOIS DAS FRIAS
Todos os freelancers merecem um perodo de frias. Isto porque o descanso faz bem para que consiga manter a sua produtividade a longo prazo. Mas quando regressamos de um perodo de pausa, temos um problema grave: a produtividade cai drasticamente. Alguns dias de pausa fazem com que percamos a rotina do nosso trabalho, tornando-nos mais lentos e com uma velocidade de raciocnio menor do que o normal. Mas para que o choque no seja to grande, importante que siga algumas dicas que lhe vamos dar a seguir. Mas antes de pensar em ter um dia produtivo depois das frias, importante que coloque na sua cabea que normal que se sinta um pouco estranho nos primeiros momentos. Existem at alguns estudos afirmando que muitos trabalhadores ficam deprimidos quando regressam das frias. Falta de vontade de sair da cama ou comear um dia produtivo so claros sintomas de que est a ter dificuldades em regressar ao seu trabalho. No entanto, enquanto freelancers no podemos dar a esse luxo de prolongar as frias. Sem trabalho no haver dinheiro por isso o mais importante mesmo comear a trabalhar e seguir algumas destas dicas.
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Frases como quem me dera voltar para praia ou naquele hotel que eu estava bem so normais de acontecer depois do perodo de frias. Durante vrios dias pouco fez, relaxou e conheceu novos locais. No fundo, tudo o que ns queremos para o nosso dia-a-dia, no ? Mas chegou o momento de voltar ao mundo real. Portanto, entre em modo de trabalho e evite frases como as que disse anteriormente. Elas de pouco ajudam a que volte aos nveis de produtividade anteriores. Diga o que quer e para onde quer chegar. Tudo alm disso far com que d um passo atrs.
SEJA MAIS PRODUTIVO 13. COMO SER PRODUTIVO EM PERODOS DIFCEIS DA SUA VIDA
Todos ns passamos por perodos complicados na nossa vida, em que tudo parece estar mal e que o mundo se virou contra ns. Seja devido a fim de relacionamentos, m condio financeira ou excesso de trabalho, momentos em que parece que batemos no fundo do poo acontecer, mais tarde ou mais cedo, a qualquer freelancer. E a parece que ningum o pode ajudar. Mas as coisas no tm que funcionar exatamente assim. Existe sempre alguma forma de dar a volta por cima e voltar a ser voc mesmo. com essa inteno que vou dar algumas dicas para conseguir manter a produtividade em perodos difceis da sua vida de freelancer. E essa mesma produtividade que a primeira coisa da sua vida a ser prejudicada. Isso acontece por vrios motivos. So eles:
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O problema no sai da sua cabea, ocupando o espao que devia estar disponvel para se concentrar no seu trabalho Voc passa a dar sempre prioridade ao seu problema e no ao trabalho que deveria estar a fazer constantemente interrompido com pensamentos negativos, que atrapalham a sua produtividade A sua motivao para trabalhar cai drasticamente, ficando apenas focado no problema Tem vontade de cada vez mais ter sentimentos negativos, no ficando feliz quando est a produzir, fazendo com que literalmente no trabalhe
No entanto, saber que esse seu problema o est a afectar no resolve efetivamente o seu... problema. preciso agir e seguir em frente para conseguir voltar produtividade e motivao no trabalho de outros tempos. O que deve fazer em primeiro lugar :
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Pense naquilo que j foi como freelancer e que quer voltar a ser s-lo Coloque num papel tudo o que ainda deseja, tornando os seus desejos visveis Comece a atuar no sentido de atingir os seus objetivos Coloque as vitrias acima das derrotas que teve anteriormente Faa-o repetidamente
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O que o levou a esta situao? Poderia ser evitada? O que posso eu fazer no futuro para no acontecer isto novamente? No meu processo de recuperao da produtividade, poderia ter melhorado alguma coisa? Ser que posso realizar alguns exerccios ou tarefas para separar a minha vida profissional da pessoal?
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Deixa de passar tempo com a sua famlia s para estar l Prefere namorar pelo Facebook do que pessoalmente Perde produtividade no trabalho Deixa de fazer coisas essenciais em casa Pensa que vai l apenas alguns minutos e acaba ficando algumas horas Verifica constantemente se algum lhe disse alguma coisa a primeira coisa que faz no incio do dia Fica ansioso e est sempre procura de publicaes mais recentes para comentar Parece que o seu dia no foi igual se no verificou a sua conta Acorda a meio da noite para alimentar os seus animais no Farmville
Estes so apenas alguns dos exemplos. Se realmente j comeou a sentir alguns destes sintomas, talvez seja o momento de se comear a preocupar. Eu sei que por vezes parece triste, mas com certeza entrou nessa rede e nem sequer se apercebeu. No se preocupe. Talvez faa parte de 60% da populao que viciada neste site. Isto porque vejo amigos a dizerem que vo estudar ou que est na hora de fazer um trabalho. Mas quando vejo isto questiono-me: Qual a necessidade disto? Ser que essas pessoas que afirmam dizer que vo fazer alguma coisa acabam por faz-lo ou ficam a responder a comentrios? As pessoas comeam a perder a noo de que o Facebook realmente anda a alterar a vida delas.
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NADA DE CHAT
Uma das coisas que faz com que as pessoas percam mais tempo no Facebook sem dvida, o chat. Isto acontece principalmente por trs motivos.
Est sempre disponvel para os outros Quem no tiver nada para fazer, vai tratar de ocupa-lo a si Se achar que j no tem nada de novo para ver, vai comear a falar com algum de certeza!
Para que isso no acontea, o melhor mesmo desligar aquela janelinha ao lado. Os passos so bastante simples. Abrir janela do chat, ir a opes e depois selecionar a opo ficar offline. Depois j no cair naquelas
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JOGOS NO!
Outra das coisas que faz com se passe muito tempo l so os jogos. Confesso que nunca gostei muito dos que l esto. Mas conheo casos de amigos meus que perdiam horas e horas nos jogos. No volte ao passado e se quiser ser um freelancer de sucesso, talvez esteja na hora de comear a rever as suas prioridades!
SEJA MAIS PRODUTIVO 15. MANTER A PRODUTIVIDADE O ANO INTEIRO: A MAIOR DIFICULDADE
Leitor, a produtividade at ao momento pareceu-lhe algo bastante fcil e acessvel? A verdade que ela sim, mas s nos primeiros dias. Aqui chegamos mesmo ao maior problema. que seguir algumas destas tcnicas ou manter o seu ambiente de trabalho organizado algo bastante acessvel durante a primeira semana, mas depois comea a tornar-se um problema. Mas esta dificuldade como tudo na vida: uma famlia no se constri em semanas, uma empresa no se gere em poucos meses ou um blog no se torna de topo com meia dzia de artigos. Tudo comea aos poucos e vai sendo interiorizado e melhorado. O problema que a maioria das pessoas no tem pacincia para isso e o caso ainda piora quando se trata de desenvolvimento pessoal, visto que se abandonarem o seu sonho de ser mais produtivo, pouco tm a perder com isso. No foi necessrio investimento monetrio, da tornar to fcil este abandono. Mas o que a maioria das pessoas no sabe que para atingir o sucesso, primeiro precisamos de saber controlar a ns mesmos para depois passar a pensar em controlar uma empresa ou um negcio. O mesmo acontece com a produtividade. As pessoas esperam por resultado neste momento, no imediato, e melhorar a produtividade apenas ir acontecer quando estas tcnicas e processos forem repetidos ao fim de longas semanas ou meses.
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CRIE METAS
Uma das formas de conseguir manter os seus objetivos de produtividade criar metas na sua mente: Defina quantas horas por dia quer trabalhar Quanto tempo pretende demorar a escrever um artigo ou a tratar cada fotografia
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Enfim, existe um grande nmero de coisas que pode fazer neste momento. O importante mesmo comear a por a sua produtividade em prtica, para comear a ver os resultados e sentir-se motivado. Mas acima de tudo, tenha pacincia at sentir a evoluo da sua velocidade de trabalho. Se por ventura tiver alguma dvida presente, alguma ideia ou alguma sugesto que gostasse de efetuar, ou simplesmente alguma crtica (positiva ou negativa), ns gostaramos imenso de o ouvir. Escreva-nos para geral@escolafreelancer.com ou visite o nosso blog em http://www.escolafreelancer.com.