Est sem tempo?

POR Mauro Silveira

Voc quer aprender a administrar o tempo? Ento esquea o relgio - e pegue uma bssola. Mais do que controlar as horas, os minutos e os segundos do dia, uma boa gesto do tempo exige, prioritariamente, a definio clara do rumo que voc deseja dar sua vida e sua carreira. Disso resultar todo o resto: dias menos desgastantes, compromissos respeitados, tarefas realizadas no prazo programado, metas alcanadas com serenidade e convvio saudvel com a famlia. Essa , na opinio dos principais especialistas em gesto do tempo, a nica estratgia eficiente para quem sonha em assumir as rdeas da situao. Agendas, relgios, palms e computadores, tidos por muita gente como a soluo para o problema, so apenas ferramentas eficientes que o ajudaro a atingir esse objetivo. Administrar bem o tempo tem sido, para a maioria das pessoas, uma espcie de misso impossvel. No faltam motivos para acreditar nisso. Segundo pesquisa feita entre 2000 e 2001 pela International Stress Management (Isma), no Brasil a mdia semanal de horas trabalhadas varia de 47 a 49, o que representa um ms a mais ao ano quando comparada de dez anos atrs. Ao mesmo tempo, o universo corporativo vem passando por profundas transformaes. As organizaes esto mais enxutas, o trabalho est cada vez mais complexo e a presso por resultados s faz aumentar. Vivemos uma angstia permanente por no conseguir absorver o volume de informaes disponvel. Numa simples banca de jornal existem mais de 3 mil ttulos venda, entre jornais, revistas, fascculos, edies especiais etc. No ano 2000, foram lanadas e reeditadas pelas editoras mais de 45 mil obras, segundo dados da Cmara Brasileira do Livro. E h ainda a internet. Sobra pouco ou quase nenhum tempo para famlia, filhos, exerccios fsicos, lazer. Essa roda-viva tem levado muitos profissionais a reavaliar sua postura. "Os executivos acreditam agora que h outras coisas importantes na vida alm da carreira nas grandes empresas", afirma Philip Simshauser, presidente do The Center, diviso da consultoria DBM nos Estados Unidos. Simshauser cuida exclusivamente da carreira de altos executivos. Segundo uma pesquisa recente desenvolvida por Simshauser, 50% dos profissionais que buscam uma recolocao no mercado preferem trabalhar em pequenas empresas ou montar o prprio negcio. "Essa uma tendncia clara: eles querem ter mais tempo para a famlia", diz. Qualquer um de ns pode controlar melhor o prprio tempo e deixar de fazer parte do time dos que vivem reclamando do fato de o dia ter apenas 24 horas. Voc est disposto a reconquistar a autonomia de sua vida? Ento no perca mais um nico minuto. Defina prioridades Eis o primeiro e decisivo passo para comear a mudar essa realidade: "Administrar o tempo fazer com que as pessoas busquem o que mais importa na vida delas", afirma o consultor Paulo Kretly, diretor-geral da consultoria Franklin Covey no Brasil. Em outras palavras: preciso definir o que realmente importante para voc, e jamais perder esse foco. "Divirta-se com o que voc faz e aproveite a vida", diz a professora Karen Haley Allen, da Dominican University of California, nos Estados Unidos. "Voc d um grande passo nesse sentido quando consegue uma boa combinao entre o que deseja para sua vida, a contribuio que pretende dar sociedade e a sua atividade profissional. Essa a essncia da administrao do tempo eficiente, pois voc estar sempre dando o melhor de si mesmo na execuo

das atividades." Digamos que voc tenha como prioridade o desenvolvimento profissional, mas as funes que vem desempenhando na empresa no contribuam para esse fim. Concluso: voc est empregando mal o seu tempo. Se voc valoriza os papis de marido e pai e s desempenha o de executivo, tambm vem perdendo a corrida contra o relgio. A definio das prioridades, no entanto, no algo simples. Exige que voc conhea muito bem a si mesmo. Um teste simples que poder ajud-lo nessa tarefa imaginar que voc est na sua festa de 80 anos. Quais projetos gostaria de ter realizado ao longo de todos esses anos? Que pessoas desejaria ver a seu lado? De quais feitos se orgulharia de contar aos filhos e netos? Agora reflita e responda com sinceridade: as atividades atuais que tomam seu tempo esto contribuindo para que voc atinja esses objetivos e sonhos? Se a resposta for negativa, significa que est empregando seu tempo para fazer tarefas que no so prioritrias. Em resumo: voc est mais para escravo do que para senhor do tempo. Defina, portanto, suas prioridades. Livre-se dos maus hbitos "Quando aceitamos um emprego, estamos, na realidade, nos comprometendo a ceder empresa parte do nosso tempo, alm de esforo, capacidade, conhecimento e talento", diz Eduardo O.C. Chaves, professor de filosofia da Unicamp e consultor de empresas. O problema que aproveitamos mal o tempo, e para dar conta do recado comeamos a usar para o trabalho horas que deveriam ser empregadas em outras atividades. Agimos assim porque adquirimos maus hbitos - e maus hbitos normalmente geram conforto no curto prazo. " o caso da procrastinao", diz Sandro Vieira, diretor de operaes e desenvolvimento da consultoria Escola de Lderes. "Deixar de fazer uma tarefa que no queremos num determinado momento gera um certo conforto por algumas horas. S que no fim do dia o problema continuar l, esperando por voc para ser solucionado." Adquirir maus hbitos faz perder a autonomia sobre a vida. Voc quer ter liberdade para passar mais tempo ou viajar, mas no pode. Isso gera angstia, frustrao e aquela velha sensao de que o trabalho tomou conta de tudo. "Quem tem tempo no aquele que no faz nada, mas aquele que sabe administr-lo para fazer o que deseja", diz Eduardo Chaves, da Unicamp. Trace a sua estratgia provvel que voc conhea ou at j coloque em prtica algumas tcnicas de administrao do tempo. H muitos livros e cursos sobre o tema. O problema que boa parte das teorias ainda est baseada naquelas famosas listinhas de atividades que devem ser riscadas assim que forem cumpridas. Nada contra essa tcnica, que, alis, bastante vlida e eficiente, como veremos em breve. A questo que s isso no basta para obter um bom resultado. Hoje, h uma quase unanimidade dos consultores em relao eficincia da chamada matriz de administrao do tempo. A metodologia foi criada por Stephen Covey, o guru americano de auto-ajuda e autor do best-seller Os 7 Hbitos das Pessoas Altamente Eficazes. Covey distribuiu uma srie de atividades de acordo com as quatro maneiras (quadrantes) em que, segundo ele, empregamos o nosso tempo. Confira no quadro ao lado: Quadrante I Nesse espao esto representadas as atividades e as situaes urgentes e importantes e que exigem a nossa ateno imediata. De acordo com Covey, esse quadrante sufoca as pessoas, pois elas vivem apagando incndio, administrando crises e se tornam escravas dos problemas. "Enquanto o foco maior permanecer nesse quadrante, voc continuar sendo dominado pela correria e pela

ansiedade e sentindo-se impotente diante do desperdcio de tempo", diz ele. Em resumo: voc perder o controle sobre sua vida. Quadrante II Refere-se s atividades importantes mas no urgentes. Trata-se de um quadrante de grande importncia para sua vida, pois onde deve estar todo o seu planejamento de longo prazo: desenvolvimento pessoal e profissional, reavaliao da carreira e de suas competncias pessoais, anlise e antecipao de problemas futuros, estudos, leitura de livros da sua rea de atuao, elaborao de estratgias para delegao de tarefas aos subordinados, aprimoramento dos relacionamentos etc. Muitas vezes negligenciamos esse quadrante porque, embora fundamental para nossa vida, ele no tem a caracterstica de urgncia. Quadrante III Nele est includo tudo que urgente mas no importante. "Quando voc prioriza atividades que so apenas urgentes, corre o risco de cometer um erro fatal para a perda de tempo: o de fazer algo que no o ajudar em nada a atingir seus objetivos de curto, mdio ou longo prazo", afirma Silvio Bugelli, scio-diretor da consultoria Tranjan Consultores Associados (TCA), de So Paulo, e que adota o mesmo sistema. Quadrante IV So aquelas atividades que no so urgentes nem importantes. Quando voc usa o tempo para algo relacionado a esse quadrante, est na maioria das vezes fazendo mau uso dele. As pessoas freqentemente entram nessa rea porque ela serve de vlvula de escape para uma srie de problemas, atividades e compromissos indesejados. Segundo Stephen Covey, as pessoas que administram suas vidas de acordo com o surgimento das crises vivem 90% do tempo no quadrante I, dedicando os 10% restantes ao quadrante IV, onde esto as atividades que de alguma forma lhe do algum alvio para as tenses. "Pessoas eficazes ficam afastadas das atividades dos quadrantes III e IV", afirma o guru. "Elas diminuem o tamanho do quadrante I e dedicam mais tempo ao quadrante II." Isso quer dizer que elas preferem se dedicar ao planejamento de vida, aos relacionamentos, ao aperfeioamento e preveno dos problemas. Todos ns sabemos que isso importante. Mas poucos realmente do a ateno merecida a esses aspectos por causa das chamadas atividades urgentes e inadiveis. Lembre que a produtividade de um profissional medida pelo trabalho feito, e no pelo esforo em realiz-lo. O ideal, portanto, no priorizar a sua agenda, e sim agendar as suas prioridades. Procure fazer seu prprio esquema seguindo a matriz de administrao do tempo de Covey. Distribua suas atividades nos quatro quadrantes. Descubra em qual deles voc tem empregado a maior parte do seu tempo e faa os ajustes necessrios, procurando privilegiar os quadrantes I e II. Feito isso, voc poder usar as ferramentas que o ajudaro a administrar o tempo de acordo com suas prioridades. Tente programar as atividades mais importantes de acordo com seu relgio biolgico - ou seja, para aquelas horas do dia em que voc costuma ser mais produtivo. Veja como agir em cada uma das situaes que mais costumam roubar tempo no trabalho: Grande nmero de atividades Agenda, palm, computador e caderno passam a ser bastante teis a partir de agora. Utilize a ferramenta que achar mais adequada para fazer sua lista de atividades. Defina quais as prioridades do dia e concentre-se nelas. Procure manter o foco. No perca tempo com coisas que no so importantes e cuidado para no se deixar levar pela ansiedade. V riscando tudo aquilo que for executando. Isso fundamental, pois o deixar estimulado e dar a sensao de que est realmente solucionando os problemas. Se precisar trabalhar mais horas que o normal num determinado perodo do ms, prefira chegar mais cedo ao escritrio a sair mais tarde. Se tiver de levar trabalho para casa, programe-se para conclu-lo uma hora

antes de se deitar, para reduzir a ansiedade e dormir mais tranqilo. Muitos profissionais passam noites em claro por causa disso. E-mail Abra-os, no mximo, duas vezes ao dia. "Quem fica o tempo todo olhando seu correio eletrnico geralmente tem o perfil de uma pessoa ansiosa", diz Sandro Vieira, da Escola de Lderes. Contenha-se. Quando abri-los, no entanto, respondaos no mesmo instante. Coloque os que necessitam de maior ateno e demandam mais tempo na sua lista de prioridades. Excesso de informaes Mesmo que voc tenha uma capacidade acima da mdia para absorver informaes, jamais conseguir assimilar tudo o que deseja. "Um dos segredos no perder tempo com o que os outros acham que voc deve saber", diz Elaine St. James em seu best-seller Simplifique Sua Vida no Trabalho (Editora Mandarim, 242 pginas). Voc precisa desenvolver um senso crtico em relao ao que deve ou no ler, e saber se uma determinada informao ser til para o seu trabalho. As pessoas perdem muito tempo lendo informaes que so interessantes mas no importantes. Para desenvolver uma disciplina, estabelea um nmero de pginas para ler diariamente. Ou ento determine um tempo fixo: 30 minutos, 45 minutos, uma hora. "Escolha o perodo do dia em que seu nvel de compreenso maior", diz Sandro Vieira, da Escola de Lderes. "Caso contrrio, voc acabar tendo de reler o texto para assimil-lo." Evite tambm deixar papis com anotaes soltos em sua mesa. O ideal colocar todas elas num nico lugar (caderno, agenda, palm etc.). De acordo com uma pesquisa feita pelo Instituto Franklin Covey, perdemos em mdia 28 minutos por dia tentando encontrar em nossa mesa as informaes de que tanto necessitamos. Telefone instantneo: o telefone toca e voc o atende, desviando sua ateno. Alm de perder a concentrao no que estava fazendo, voc corre o risco de empregar seu tempo em algo sem muita importncia (um amigo querendo bater papo, outro desejando consult-lo sobre um problema dele e no seu etc.). Para filtrar as ligaes, voc pode orientar melhor sua secretria, usar uma caixa postal para receber e gravar as mensagens ou mesmo determinar um horrio para atender s ligaes. Nesse ltimo caso, avise as pessoas sobre a hora em que estar disponvel para os telefonemas e pea que procurem respeit-la. Evite abrir excees. Seja sempre claro e objetivo ao falar ao telefone no trabalho. Reunies Alguns executivos, na tentativa de reduzir o tempo de durao das reunies, adotam a estratgia de faz-las em p. Isso s funciona se o tema no exigir muita anlise, reflexo e debate. Para tornar as reunies produtivas, adote as seguintes medidas: agende a reunio com antecedncia, defina a pauta alguns dias antes e comunique a todos, no convoque ningum que no seja realmente necessrio, controle as conversas paralelas e os que monopolizam o dilogo, e procure no sair da pauta. Reunies com mais de uma hora de durao geralmente so menos produtivas e mais cansativas. Outra maneira eficiente de impedir que esses encontros se alonguem demais agend-los estrategicamente s 11h30 (prximo ao horrio de almoo) ou s 4 horas de uma sexta-feira (quando todos j estaro pensando no fim de semana). Reunies nesses horrios costumam ser mais

rpidas, pois a maioria das pessoas tende a ser mais objetiva para satisfazer o hbito alimentar ou para programar as atividades do sbado e do domingo. Acmulo de tarefas Geralmente reflexo de centralizao excessiva. Delegue as tarefas. Para faz-lo de maneira eficiente, no entanto, voc precisa conhecer bem sua equipe e distribuir as tarefas de acordo com o perfil e a capacidade de cada um. Se voc delegou, porque confia nas pessoas. No fique, portanto, interferindo no trabalho dos subordinados como se fosse o nico capaz de resolver o problema com eficincia e dentro do prazo programado. Interrupes Se voc daquelas pessoas que esto sempre disponveis, ento sabe o quanto as interrupes atrapalham o desenvolvimento do trabalho. Antes de agir drasticamente contra esse problema, tenha em mente uma coisa: "As interrupes significam que ns temos valor, amigos e informaes importantes", diz a especialista em gesto do tempo Karen Haley Allen, professora da Dominican University of California. "Em alguns casos, as interrupes significam que voc faz parte dos negcios." Para evitar abusos, porm, voc precisa aprender a dizer no e a ser firme. No confunda boa educao com complacncia. Diga pessoa que o interrompeu que est ocupado. Se estiver escrevendo e algum entrar em sua sala, no solte a caneta, caso contrrio ele achar que voc tem tempo de sobra para ouvi-lo. Pea para a secretria "filtrar" os que desejem falar com voc. Outra armadilha na qual camos com freqncia a de colocar cadeiras estrategicamente em frente s nossas mesas para receber os visitantes. Isso, na verdade, acaba sendo uma espcie de convite para que as pessoas se sentem ali e fiquem longos minutos falando sobre assuntos que nem sempre esto relacionados ao trabalho. A sada deixar as cadeiras num canto qualquer de sua sala. Se a pessoa, no entanto, merecer maior ateno, a, sim, voc deve se levantar e posicionar a cadeira diante da mesa. Burocracia um mal crnico em muitas organizaes. Que fazer? Simplifique o que for possvel. H um grande nmero de atividades que somos obrigados a cumprir e que no agregam nenhum tipo de valor empresa, ao produto e ao trabalho. Ento, por que continuar? Tente questionar as tarefas que contribuem para a manuteno da burocracia e eliminar as que estiverem dentro de sua alada. Celular O recurso "olho mgico", que identifica quem est chamando, um grande aliado. S atenda quando for algum com quem voc no pode deixar de falar. Retorne as outras ligaes num horrio que no prejudique o seu trabalho. Ter um segundo celular apenas para chamadas urgentes uma alternativa. Isso s funcionar, claro, se voc for bastante seletivo na hora de divulgar esse outro nmero. Imprevistos No h como evit-los. Mas uma maneira eficiente de impedir que os acontecimentos inesperados provoquem um caos no seu dia de trabalho manter um espao de tempo livre na agenda para cuidar desse tipo de problema. Dessa forma, o imprevisto estar relativamente previsto dentro de sua programao.

Enfim, h um velho ditado popular que diz que tempo dinheiro. um grande erro. Tempo vida. Cuide bem dele. URGENTE QUADRANTE I
I M P O R T A N T E

NO-URGENTE QUADRANTE II - Preveno - Criatividade - Recreao - Aprendizado - Planejamento - Desenvolvimento de relacionamentos - Identificao de novas oportunidades QUADRANTE IV - Detalhes - Pequenas tarefas - Correspondncia sem importncia - Atividades agradveis - Perda de tempo

- Crises - Reunies - Problemas urgentes e inadiveis - Projetos com data marcada

N O I M P O R T A N T E

QUADRANTE III Interrupes Telefonemas Relatrios Correspondncia Atividades populares Assuntos estressantes