Fundamentação Teórica

1.1 Estruturas Organizacionais 1.1.1 Conceito e finalidade das estruturas organizacionais Entre todas as definições de Estrutura organizacional propostas pelos mais conceituados autores em diferentes perspectivas dois fatores são comuns: a divisão de trabalho (distribuição das tarefas entre as pessoas) e a hierarquia (distribuição das pessoas em posições), desta forma pode-se definir estrutura organizacional como a forma pela qual a organização distribui a autoridade e as atividades, sejam estas de qualquer nível, bem como realiza a comunicação entre as pessoas, fazendo com que estas exerçam a autoridade que lhes cabe para alcançar os objetivos organizacionais em resumo estrutura organizacional é a maneira como as atividades da organização são divididas, organizadas e coordenadas. De acordo com Henry Mintzberg as organizações são compostas de cinco partes, a saber: o núcleo operacional, que são os responsáveis pelo trabalho básico de fabricar o produto, ou prestar o serviço e a medida que a organização cresce faz-se necessário a presença de um gerente em temo integral, estes constitui a cúpula estratégica cuja gerencia fica sob a responsabilidade da Administração média. Como o crescimento exigirá padronização, tornam-se necessários também os analistas, e por fim a empresa passa a necessitar de um suporte administrativo para fornecer serviços indiretos, estes serão a assessoria de apoio. Em resumo, a organização precisa funcionar como um sistema integrado e coeso, em que as partes se inter-relacionam intimamente para atuar como uma totalidade, a fim de alcançar um determinado objetivo com sucesso. De acordo com os autores clássicos existem dois caminhos para se abordar a estrutura organizacional: a especialização vertical e a especialização horizontal. A primeira ocorre quando é necessário acrescentar mais níveis hieráquicos na estrutura, já a horizontal se dá quando há a necessidade de aumentar a qualidade do trabalho, ou seja, aumenta o numero de órgãos especializados sendo estes no mesmo nível hierárquico. A esta especialização dá-se o nome de processo funcional. Geralmente elas ocorrerão simultaneamente e de forma relacionada.

a- Diferenciação pessoal, onde o trabalho é dividido em função da especialidade das pessoas (por exemplo: num hospital temos médico ortopedista e médico cardiologista) e; b- Diferenciação espacial, na qual o trabalho é dividido de acordo com a localização geográfica

1.1.2

As mudanças estratégicas nas Estruturas Organizacionais de acordo com o novo ambiente

Tão importante quanto administrar os problemas das organizações, é a capacidade dos seus gestores de identificar as tendências que nortearão os próximos anos A nossa sociedade tem passado por constantes mudanças culturais, políticas, econômicas e sociais. O cenário empresarial tem sido um dos principais afetados por essas transformações. As empresas vêm buscando resultados e diminuição de seus custos,ampliando assim, cada vez mais, o foco na qualidade, produtividade, competitividade e excelência. Esses conceitos estão alterando o

eliminados ou terceirizados). Permitem também que a empresa possa se adaptar rápida e continuamente às mudanças. equipamentos. Os processos fazem uso dos recursos da organização para gerar resultados concretos. Geralmente. aprendizagem organizacional. Qualquer processo que entra em contato físico com o produto ou serviço que será fornecido a um cliente externo. A gestão por processos organizacionais difere da gestão por funções tradicional em pelo menos três pontos essenciais: emprega objetivos externos (clientes).Processo. os níveis hierárquicos (que geralmente são reduzidos. Em conseqüência. aspirações e necessidades 1. em seus comportamentos. atitudes. desenvolvem-se diversas ferramentas que auxiliam as empresas a obterem mais informações para a realização de suas mudanças organizacionais. 4 . Qualquer atividade que recebe uma entrada (input). reduzindo-se os desperdícios e apresentando resultados superiores a de seus concorrentes. agrega-lhe valor e gera uma saída (output) para um cliente interno ou externo. expectativas. processos empresariais etc. criados. a saber: 1 – Mudanças estruturais: que afetam a estrutura organizacional. A cada dia.Processo produtivo. O que é um processo? 1 . 2 . até o ponto em que o produto é embalado . empowerment e reengenharia.1. mudanças nas pessoas. de um novo processo e da padronização dos seus serviços? E quais as principais características desses processos de mudança? A resposta a essas perguntas é o que busca-se encontrar na realização desse estudo. Essas mudanças organizacionais objetivam uma empresa mais ágil e eficaz com processos de trabalhos otimizados. fazendo com que as suas operações sejam enxutas e eficazes. como exemplo podemos citar benchmarking. ocorrem quatro tipos de mudanças dentro das empresas. Enfim. Mas hoje com o desaparecimento gradativo das unidades de O&M quais são as pessoas responsáveis pelas mudanças organizacionais? Quem participa do processo de implantação de uma nova estrutura. as redes de informação internas e externas. e a informação segue diretamente para onde é necessária.Sistema. instalações.3 A visão por Processos versus organizações departamentalizadas Na departamentalização cada um tende a só olhar suas tarefas sem levar em consideração a interligação com os outros departamentos.enfoque organizacional. os empregados e recursos são agrupados para produzir um trabalho completo. Os controles aplicados a um processo para assegurar que ele esteja operando de modo eficiente e eficaz. as tradicionais abordagens da administração vêm sendo substituídas por outras mais modernas que atendam mais rapidamente as necessidades de mudança. no sentido de horizontalizar as comunicações) etc.Mudanças culturais: isto é.Pode-se dizer que entre os anos 50 e 70 a área de O&M era a responsável e centralizadora das ações para a realização dessas mudanças organizacionais. a visão por processos tem como objetivo maior a maximização do Valor do Cliente. Processos empresariais bem projetados e administrados são diferenciais da empresa. A tecnologia envolve a maneira pela qual a empresa executa suas tarefas e produz seus produtos e serviços. sem o filtro da hierarquia. 3 – Mudanças nos produtos ou serviços: que afetam os resultados ou saídas da organização. 3 . gestão pela qualidade total. 2 – Mudanças na tecnologia: que afetam máquinas. os órgãos (divisões ou departamentos que são fundidos. Forças que promovem a mudança nas empresas.

(por exemplo. Um gerente ou supervisor.Execução de pedidos 4 . preparação de alimento para consumo em massa. tempo.Organização. etc. a organização funcional tem muitas vantagens e existe uma estratégia disponível para tirar proveito máximo de sua eficácia e. a manufatura de computadores. Hammer & Champy. assegurar que o processo gere o máximo de benefícios para a empresa. empresa. Um fluxo de trabalho horizontal. recursos humanos. equipamentos. e todos os empregados subordinados a ele. da folha de pagamento. a maioria das empresas organiza-se em grupos funcionais verticais (departamentalização). e encoraja a subotimização. Um grupo dentro de uma organização funcional. Desdobramento dos Processos: Macro-Processos. forte e confiante. contabilidade. ninguém é o dono dessas áreas críticas de um empreendimento. processos de atendimento de pedido. fábrica. capital e estoques.instalações. planejamento de processo de manufatura). 4 . que funciona tão bem como um time.Geração de pedidos 3 . Processos empresariais centrais: 1 . atividades. mas ninguém garante que as atividades se interrelacionem. em apoio aos objetivos da organização.Processo empresarial. e lhes perguntamos: “Quem é o dono desse processo?” Normalmente veremos oito gerentes diferentes. Não inclui os processos de transporte e distribuição). conversão de minério de ferro em aço. para gerar resultados definidos. Repetindo: todo trabalho importante realizado nas empresas faz parte de algum processo. ávido em cumprir sua missão. Qualquer grupo. Sub-Processos e Tarefas O segundo método para obter informações para o Perfil de Valor para o Cliente é o benchmarking. divisão. combinado com uma organização vertical. como “fornecedores”. mas na horizontal. Um processo empresarial consiste num grupo de tarefas interligadas logicamente. Todos os processos que geram serviço e os que dão apoio aos processos produtivos (por exemplo.Departamento.Atendimento ao cliente 4 . Devemos assegurar o uso eficaz e eficiente dos recursos . que fazem uso dos recursos da organização. 5 . Via de regra. Apesar de casos como este.Função. Sempre nos surpreendemos quando reune-se um grupo de gerentes envolvidos num processo empresarial crítico. Essa estratégia chama-se aperfeiçoamento de processos empresariais.Desenvolvimento do produto 2 . 6 . tem um grupo de pequenas “empresas isoladas” sendo avaliado por padrões que não estão em sintonia com as necessidades totais da empresa. corporação. contabilidade. engenharia de desenvolvimento. a maioria dos processos não flui na vertical. escritório de vendas. engenharia. departamento. resulta em muitas lacunas e superposições. todos olhando para o teto. Todos estão fazendo um excelente trabalho. com especialistas de formação semelhante agrupados. porém. refinação de petróleo. informações e tempo . Infelizmente. compras e qualidade assegurada. Isso cria uma organização eficaz. Isso leva à subotimização. recursos. Para obter economia de escala. Objetivos do processo: clientes metas Os elementos do processo são:Insumos. ao mesmo tempo. para formar um centro de conhecimentos e habilidades. capazes de executar tarefa dentro daquela disciplina. definem: “Processo empresarial é um conjunto de atividades com uma ou mais espécies de entrada e que cria uma saída de valor para o cliente”. de desenvolvimento de novos produtos. O que precisamos fazer é parar de pensar em termos de organização funcional e começar a olhar para os processos que estamos querendo aperfeiçoar. gerando uma influência negativa na eficiência e na eficácia do processo. Quando você não atenta para o processo total. São funções típicas: vendas e marketing.

tanto mais eficiente ela é. racional e organizada O que é fluxograma? Qual sua finalidade? É um gráfico universal destinado a representar o fluxo ou a sequência de qualquer trabalho. Os recursos humanos contam-se entre os principais meios de que dispõem as Organizações para atingir suas metas. . atribui um alto valor à racionalidade.a divisão do trabalho. É um instrumento destinado à racionalização. de grandes e sofisticados sistemas organizacionais. Ventilação: Iluminação: Limpeza e conservação: Decoração do ambiente e cores: Som: 1. à competência.5 Estudo do layout O Funcionograma (também chamado de Estrutural-Funcional) O Funcionograma é um gráfico de organização. trabalhadores. por meio do gráfico: .a relação superior-subordinado . O organograma é um gráfico representativo da estrutura formal da organização em um dado momento. produto ou documento. de acordo com a técnica de elaboração aplicada. gerências. simplificação do trabalho.o trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais . pois alia a estrutura da organização às funções principais de cada uma das unidades integrantes da organização. pela visualização dos passos. dirigentes.Técnicas de mapeamento das estruturas organizacionais (Fluxogramas e Organogramas) Sentimos a necessidade de substituir os relatórios. Esse Funcionograma pode ter múltiplas utilidades. análise de distribuição do trabalho. quanto mais orientada para este enfoque. caracterizando as rotinas e/ou órgãos e pessoas incumbidas da sua execução.6 BUROCRACIA versus ADHOCRACIA A sociedade contemporânea. serviços setores etc .1. assessorias. padronização de atividades e fluxos etc. 1. mediante o fracionamento da organização em unidades de direção. As finalidades que o organograma procura alcançar são as de demonstrar. Organograma matricial: A estrutura matricial resulta da estrutura tradicional mais a formulação estrutural fundamentada no planejamento e execução de projetos. altamente recomendado.1. Via de regra. transportes.4 Processo . Esse Funcionograma pode ter múltiplas utilidades. padronização de atividades e fluxos etc. no mesmo processo. altamente complexa. divisões. seções. O Funcionograma (também chamado de Estrutural-Funcional) O Funcionograma é um gráfico de organização.1. inclusive para processos de racionalização.permitir a análise organizacional. expressos em palavras. análise de distribuição do trabalho.1. ao mesmo tempo. altamente recomendado. especialistas. pois facilita a localização das deficiências. a partir do estudo das rotinas ou etapas de um processo de trabalho. departamentos. operações etc. Coordenando um grande número de ações humanas. máquinas e matérias-primas. a Organização cria um poderoso instrumento social que combina seu pessoal com seus recursos. pois alia a estrutura da organização às funções principais de cada uma das unidades integrantes da organização. unindo. por uma apresentação esquemática que possibilite uma visualização dos eventos e que seja. e à eficácia. inclusive para processos de racionalização.

A falta de formalização das tarefas e linhas de autoridade. produzir um mínimo de efeitos indesejáveis e um máximo de satisfação. Na prática. tais como: hierarquia. pode fazer de uma equipe. alguns administradores podem exagerar na descentralização das decisões. burocracia (estrutura formal complexa) apresente determinados ingredientes formais. 5 .SUBORDINAÇÃO MÚLTIPLA: imagine você recebendo duas ordens diferentes de dois chefes na empresa distintos.1. A terapêutica consiste zelar para que os titulares tenham as áreas de atuação bem definidas (autoridade funcional). o termo Adhocracia. definição de competência. inseguros e tendentes a passar adiante a responsabilidade. tem sido desenvolvido e pode ser considerado um modelo de transição entre a organização burocrática do passado e a organização do futuro tem se caracterizado pela adoção de técnicas de desenvolvimento gerencial.CONJUGAÇÃO INADEQUADA DE ATIVIDADES: há casos em que determinadas . Por outro lado. cerca-se de um número exagerado de assessores. 2 . atualmente. o excesso de problemas de menor importância nas mãos dos administradores da cúpula. A terapêutica é dar ao executivo apenas os assessores indispensáveis a sua função em condições normais. A terapêutica consiste em difundir através dos interessados os documentos formais da organização da empresa e definir as linhas de autoridades (se staff. sistemas de motivação. A terapêutica consiste em equilibrar a centralização e a descentralização administrativa na empresa. Adhocracia pode ser interpretado como sistemas organizacionais. o novo modelo de Organização. Conforme CURY (1995). Assim. vem de AD HOC (para isto) e representa uma antítese à organização burocrática.FALTA E EXCESSO DE DELEGAÇÃO DE AUTORIDADE: um dos problemas mais comuns na vida empresarial é a relutância por parte dos administradores em dar poder de decisão aos escalões inferiores da organização. adhocrático. 3 . O engarrafamento do poder de decisão. a falta de uma clara determinação da responsabilidade pela execução de um trabalho. desenvolvendo um sistema de unidades organizacionais muito independentes.FALTA DE FORMALIZAÇÃO DAS ESTRUTURAS: a falta de esclarecimento aos empregados sobre o papel que devem desempenhar na equipe empresarial.7 Doenças das estruturas 1 . enriquecimento de cargos. bem como o subdesenvolvimento da experiência administrativa nos níveis inferiores da organização. 4 – EXCESSO DE ASSESSORES: esta doença pode ser representada através de um organograma. serve como alerta para a incapacidade do executivo. linha etc). normas de conduta e documentação e arquivo. a falta de clareza na discriminação das atribuições individuais e das delegações de autoridade explicam os conflitos. sobre que assuntos etc. 1. ao nepotismo. que. adoção de estruturas flexíveis. acontece um inevitável distanciamento entre o executivo principal e seus subordinados de linha. desburocratizado. que. geralmente. evitando que a força de trabalho representado pelo pessoal da assessoria seja graúda demais. cada um deles suprindo-lhe uma determinada falta de conhecimento. entre outras. um verdadeiro dilema: o problema das organizações modernas é como construir agrupamentos humanos tão racionais quanto possível e ao mesmo tempo. no começo da Revolução Industrial passavam por práticas administrativas. um erro flagrante de organização. especialização: a profunda divisão do trabalho.Estabelece-se assim. dotados de melhores recursos que atendem aos novos desafios organizacionais. Neste caso. ao julgamento subjetivo. a politicagem e a ineficiência. são provas de que a falta de delegação de autoridade é. por não ter condições para exercer sua função. que. aparentemente com legitimidade sobre uma mesma responsabilidade. muitas vezes. Este é o caso em que duas ou mais autoridades estão se exercendo. um grupo de indivíduos invejosos. É importante ressaltar que o modelo de Burocracia de WEBER surgiu como reação a imposição pessoal.

Terapêutica: haver um equilíbrio de modo que a organização não impeça a criatividade e inovação. Organograma 8 . como estilo de gestão do supervisor e amadurecimento dos subordinados para adequar a delegação. Há de se considerar também as disfunções individuais. a tarefa de supervisão será facilitada e o número de subordinados por chefe possivelmente poderá ser maior. por exemplo. representação externa etc. 7 . Já em uma empresa com estabilidade operacional. em uma empresa instável operacionalmente. mas com os símbolos de “status”. levando em consideração a qualidade da administração. Terapêutica: criar unidades organizacionais com o objetivo de coordená-las e torná-las mais eficientes. telefone privativo etc. no segundo caso.por exemplo. seus encargos de supervisão diminuem sensivelmente. mas também as atividades de planejamento. . conflitantes ou até mesmo para que se possa ter um melhor controle.NÍVEL HIERÁRQUICO E CHEFES EM DEMASIA: como conseqüência do número excessivo de níveis hierárquicos temos. As atribuições de um chefe não se restringem a supervisionar pessoas. Divisão de Fabricação Divisão de Legislação Departamento de Fabricação e Assuntos Jurídicos Divisão de Auditoria Divisão de Registro Contábil Contadoria Geral 62 6 . subordinando-se ao diretor financeiro. ao vice-presidente executivo. elas devam ser subordinadas a chefias diferentes. pois quando um chefe verifica ser possível descentralizar. por serem divergentes. entre outras: a dificuldade de comunicação. Terapêutica: procurar adequar à situação . ainda. a supervisão a exercer e a capacidade dos subordinados.EXCESSO DE ORGANIZAÇÃO: quando uma empresa se organiza em excesso. aumento de despesas não só com salários.AMPLITUDE DE SUPERVISÃO EXAGERADA: O número de subordinados diretos que o diretor de departamento possui é tão grande que ele praticamente estará impossibilitado de dar atendimento rápido e solução adequada a todos os casos que lhe serão apresentados. ou melhor. a tarefa de supervisão é dificultada. portanto o número de subordinados deverá ser menor. como por exemplo: secretárias. as tarefas estão sujeitas a ser esmiuçadas com tantos pormenores que a iniciativa pessoal fica tolhida. A terapêutica é conciliar o número de chefes somente com a necessidade. opostas. a auditoria deverá ser separada do órgão responsável pela contabilidade.atividades não devem coexistir sob uma mesma chefia.

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