Sugestes para gerar um documento de qualidade Com vistas s dificuldades que os servidores da UFSM tm em trabalhar com a padronizao dos

documentos, procurou-se destacar alguns itens considerados essenciais, em caso de serem encontrados esses mesmos obstculos pelos servidores tcnico-administrativos dessa Unidade/Subunidade. Para que essa padronizao acontea, relacionaremos algumas dicas escritas de forma simples, objetivando-se a sua compreenso: Configurao de pgina: todos os documentos oficiais enviados no disquete, como ofcio, ofcio-circular, atestado, fax, memorando e memorando-circular, possuem a seguinte configurao:

ORIENTAES PARA SE GARANTIR A PADRONIZAO O timbre utilizado na identidade visual composto pelo braso (na proporo orientada pelo Laboratrio de Design Grfico/Curso de Desenho Industrial/CAL) e pela identificao do Ministrio da Educao, Universidade Federal de Santa Maria, Unidade e/ou Subunidade (todas na fonte Zapf Humnst BT, em minsculas, tamanho 10 at 5 linhas , tamanho 9 acima de 5 linhas , sendo que o nome do setor que emite a correspondncia deve aparecer em negrito alinhado ao ltimo a do braso. Se o corpo do texto for escrito em espao simples, nas fontes Arial 12, Arial Narrow 13 ou Times New Roman 14, cada Enter equivaler a 0,5cm. Teremos, portanto, a seguinte equivalncia: 1cm = 2 Enter; 2cm = 4 Enter; 2,5cm = 5 Enter; 4cm = 8 Enter. Alguns atalhos do Word Colar = CTRL + V Copiar = CTRL + C Impossvel desfazer = CTRL + Z Ir para = CTRL + Y Limpar = DEL Recortar = CTRL + X Selecionar tudo = CTRL + T Substituir = CTRL + U Travesso = CTRL + - Localizar = CTRL = L

Observao: a ata possui essa mesma configurao na margem direita e inferior. Quanto margem esquerda, deixa-se preferencialmente mais 1,5cm para efeitos de encadernao, se for o caso, passando assim para 4cm. A margem superior configurada em 5cm. Os demais documentos, como certificado, carto, procurao e requerimento, possuem sua configurao diferenciada que segue: Certificado: Carto: margem superior: 3,5cm; margem superior: 0,7cm; margem inferior: 3cm; margem inferior: 1cm; margem esquerda: 3cm; margem esquerda: 2cm; margem direita: 3cm margem direita: 1,5cm. Procurao e Requerimento: margem superior: 5,5cm; margem inferior: 1,5cm; margem esquerda: 2,5cm; margem direita: 1,5cm. Observao: a folha do documento para esta configurao A4. Translineao: quando o hfen de uma palavra composta (ex.: dia-a-dia, vice-reitor, Pr-Reitoria) coincidir com a translineao, esse hfen deve ser repetido na linha seguinte e, para isso, digita-se dois hifens, clica-se entre eles e vai-se pressionando a tecla-espao at que o segundo hfen passe para a outra linha. Travesso: construdo por meio das teclas CTRL + - (do teclado numrico). Titulao: nos casos de assinatura, dos documentos em geral, na primeira linha vai somente o nome do representante (sem titulao) e, na segunda, vai seu cargo, sem precisar citar a identificao do rgo emitente uma vez que j aparece no cabealho bem com sem linha para assinatura conforme modelos. Ordinal: o ordinal (o) gerado digitando-se a letra o, selecionando-a e clicando em sublinhado (S) e sobrescrito (x2) da Barra de formatao, isto, da tela do Word. Aps, desmarca-se clicando ao lado e em sobrescrito e sublinhado novamente para sair desse comando. Caso o S e o x2 no estejam aparecendo na tela bem como outros cones, clique em Exibir, Barra de ferramentas, Formatao. Se os cones desejados ainda no aparecerem, clique em Exibir, Barra de Ferramentas, Personalizar, Comandos, Categorias, Formatar, a, s clicar nos cones e arrastlos, um a um, at a Barra de Formatao, ou seja, a tela. Fonte: a fonte utilizada na padronizao do timbre, no mbito da UFSM, nos documentos oficiais conforme modelos divulgados, dever ser Zapf Humnst BT conforme referido no quadro acima. Observao: Somente o texto do carto diferenciado, no qual a Fonte Arial Narrow tamanho 10, possibilitando maior extenso de texto por ser uma letra condensada. Acesso ao cabealho: deve-se clicar em Exibir, Cabealho e Rodap ou simplesmente dar dois cliques seguidos sobre o cabealho. Alinhamento do setor ao braso no cabealho: segundo a padronizao dos documentos da UFSM, o nome do setor deve estar em negrito, e alinhado ao ltimo a de Maria. Limites da caixa de texto do cabealho: ao clicar-se em Cabealho e Rodap, aparecer, na tela, uma caixa de texto, a qual dever estar alinhada em cima dos dizeres que formam o braso, como aparece nos exemplos do disquete. Subdivises da Instituio: quando o timbre de identificao de cada setor tiver que ser alterado por acrscimo ou excluso de linhas, deve-se ter o cuidado de somente a ltima linha permanecer em negrito, j que esta identifica o setor que emite a correspondncia, e alinhado conforme orientao acima.

 Nova pgina: quando os documentos tiverem duas ou mais pginas, o cabealho das demais pginas dever aparecer sem o braso. Para facilitar esse processo, os documentos foram gerados nesse sistema que pode ser conferido nos disquetes, clicando-se no final da primeira pgina e dando Enter at o seu surgimento. Numerao dos documentos: importante verificar se a identificao (nmero e data) gerada na segunda pgina do documento coincide com a da primeira, acessando-se Cabealho e Rodap. Preservao de modelos: com fins de se evitar problemas com os modelos dos disquetes, aconselha-se que se salvem estes no Winchester do computador, ou seja, no C, para que a sejam gerados os futuros documentos preservando, dessa forma, os disquetes-modelo inalterados. Criao de documentos Salvando Como: como se pode criar um documento baseado nos exemplos do disquete, necessita-se somente selecionar com o mouse o texto, digitar em cima e acessar Arquivo, Salvar como (com o nome que se desejar) e Fechar. Assim, no se excluir o modelo do disquete e o texto ter a forma desse modelo. Cuidados ao selecionar o texto: deve-se ter o cuidado de selecionar o texto e somente ele, sem a data, o nmero do documento, o fecho e a assinatura, para que no se perca a estrutura desse documento. Para se colocar o nmero do ofcio, por exemplo, clica-se prximo a este, s apagar e digitar o nmero certo. Outra maneira de se selecionar um texto, sem ser com o mouse, faz-se por meio da juno das teclas Shift e flechas:

Cuidados ao imprimir: ao se imprimir qualquer documento, deve-se verificar se a configurao da impressora a mesma do documento gerado, no caso da redao oficial A4, acessandose s Propriedades da impressora. Impresso do braso preto-e-branco: h, no caso dos documentos gerados com o braso colorido, como se imprimir o braso preto-e-branco nos documentos como memorando, memorandocircular, fax e ofcio-circular, acessando-se s Propriedades da impressora e clicando-se no item relativo impresso de tipo preto-e-branco. Compactando e descompactando arquivos: quando um arquivo no couber no disquete ou no puder ser enviado por e-mail, deve-se compact-lo. Para tanto, o arquivo dever ter sido salvo na rea de Trabalho/Desktop (tela do computador), por meio do Salvar Como. Ao encontrar-se na tela do computador, deve-se clicar sobre o arquivo que se deseja compactar com o boto direito do mouse. Ento, clique em Add to nome do arquivo zip e o seu arquivo estar compactado. Para descompact-lo, clique duas vezes nele para abri-lo, direcione para onde quer salvar por meio do Extract to, clique em Extract, e Extract.