Sistema de Gestão de Indicadores - P10

Educao Corporativa
SGI Sistema de Gesto de Indicadores
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Sumrio
SGI - SISTEMA DE GESTO DE INDICADORES Requisitos do Ambiente Entidades Iniciando Interface CADASTROS Usurios, Grupos e Segurana Usurios Grupos de Usurios Cadastro de Scorecards Unidades de Medida Grupo de Indicadores Indicadores Meta Frmula Planos de Aes de Indicadores Projetos Pacotes Espinha de Peixe CONSULTAS Scorecarding Painis Lembretes Lista de Planos de Aes Apresentaes Relatrio de Planos de Ao Relatrio de Scorecards e Indicadores Agendador de Tarefas Clculo dos Indicadores Importao de Dados Exportao de Planos de Aes Planilha para Importao Fonte de Dados Configurao do Sistema Duplicao de Scorecard Mensagens e E-mails
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SGI - Sistema de Gesto de Indicadores
SGI - SISTEMA DE GESTO DE INDICADORES

O objetivo do ambiente Sistema de Gesto de Indicadores, oferecer solues para o controle de todos os processos da organizao atravs de instrumentos de medio, particularmente indicadores, para a avaliao dos recursos de informao. Uma vez que a organizao analisou sua misso e definiu suas metas, torna-se necessrio um meio para medir o progresso de suas metas. Os indicadores ou mais conhecidos Kpis , so os meios para se chegar a essas medies. Indicadores chave de performance (ou simplesmente KPI - Key Performance Indicator), ajudam a sua organizao a definir e medir seu progresso em direo as suas metas organizacionais. Um indicador , portanto primordialmente, uma ferramenta de mensurao, utilizada para determinar aspectos quantitativos e/ou qualitativos de um dado fenmeno, com vistas avaliao e a subsidiar a tomada de deciso. Por indicadores quantitativos entende-se aqueles que podem ser definidos por uma unidade de contagem. J os indicadores qualitativos so os que se referem preocupao com a avaliao e a pesquisa de qualidade. Para poder eleger indicadores deve-se ter um conhecimento preciso da organizao e/ou dos sistemas a serem gerenciados, fato este que pode apresentar diferentes nveis de facilidade ou complexidade. Portanto, diferentes tipos de indicadores existem para que adequaes a organizaes, a objetivos, a meta e misso possam ser efetuadas, permitindo medir diferentes tipos de atividades ou atingir objetivos diversos. Nesta perspectiva, entendem-se indicadores de desempenho como uma ferramenta para mensurar a satisfao do usurio e a qualidade dos servios, com vistas avaliao e tomada de deciso.
O que Sistema de Gesto de Indicadores (SGI)?

uma ferramenta de anlise de KPIs (indicadores), que permite uma fcil anlise dos scorecards (painis) destes indicadores, alm de possibilitar o acompanhamento de planos de aes que so criados visando o alcance das metas dos indicadores. A concepo do SGI foi essencialmente estruturada para o alcance e monitoramento das metas onde so claramente evidenciadas todas as etapas do SGI, desde o planejamento at a ao ou tomada de deciso, completando assim o ciclo.
A sua empresa define, mede e acompanha os indicadores e suas metas?

Medir o desempenho inquestionvel, dado o marcante crescimento e desenvolvimento tcnico e econmico ocorrido em dcadas recentes, aliado importncia, cada vez mais acentuada, de qualificar e adequar produtos e servios, sem perder de vista nosso foco principal, a satisfao do cliente/usurio fim, maior do que qualquer servio de informao.
O que so indicadores chaves de performance - Key Performance Indicator (KPI)?

KPI ou indicadores, so medies quantificadas que antecipadamente refletem os fatores crticos de sucesso, sejam quais forem, eles devem ser selecionados e devem refletir as metas da organizao de acordo com seus objetivos. Os indicadores de desempenho buscam medir a eficincia e a eficcia de uma unidade de informao. Assim como a obteno de um amplo conhecimento de seu negcio, e as interaes dos ndices nas diversas reas da organizao, que caminham para uma funo fim a qual deva ser atendida, ou seja, como medir o impacto ou reflexo na funo fim, e fornecer valores referenciais para seus gestores na tomada de deciso.
Indicadores chave de performance KPI devem ser quantificveis?

O indicador chave de performance vai apresentar um nmero, este pode ser uma porcentagem, uma taxa ou um nmero puro, mas deve ser o meio exato de definir e medir esta relao. Muitas coisas so mensurveis, mas no faz disto a descoberta do sucesso organizacional, na seleo dos KPIs muito importante a seleo dos fatores que so essenciais para a organizao alcanar suas metas, estes Kpis devem apresentar nmeros pequenos para que todos no percam o foco na sua realizao.
Qual o perfil do usurio do SGI?

Toda pessoa, responsvel por algum departamento ou indicador dentro da empresa, deve ser usurio desta ferramenta para o acompanhamento da performance.
Requisitos do Ambiente
O Sistema de Gesto de Indicadores (SGI) uma ferramenta Web, inserida no repositrio RPO do Protheus. Para que seja executada, so necessrios os seguintes requisitos: Protheus 8 ou superior Banco de Dados Relacional, acessado via TOPConnect 4.0 ou superior Java Virtual Machine (JVM) instalado nas estaes (o prprio SigaSGI faz a instalao automaticamente) Verso mnima: 1.5.x. Licenas Protheus i Licenas Top Connect A interface da ferramenta que roda na estao totalmente desenvolvida em linguagem Java e as regras de negcio, que rodam no servidor, desenvolvidas em AdvPL. Como a interface utiliza a linguagem Java e o Protheus multiplataforma, torna o SGI tambm uma ferramenta multiplataforma.
Entidades
Antes da utilizao da ferramenta, necessrio conhecer previamente as principais entidades e termos que fazem parte do SGI. Scorecard: Representa um conjunto de indicadores que sero analisados em um mesmo painel. Podemos compar-lo por exemplo, a um departamento ou a um centro de custos. Ressaltando que, para todo scorecard existe um responsvel. Indicador: a medida que ser analisada. Possui sempre valores realizados e valores de metas. Grupo de Indicador: Representam um conjunto de indicadores que possuem algo em comum, principalmente em relao s frmulas. Projetos: So conjuntos de aes que visam alcanar determinado objetivo dentro de um scorecard, ao qual esto ligados. Podemos ter vrios projetos dentro de um scorecard. Planos de aes de Indicadores: So as aes planejadas ou criadas devido uma causa especfica, mas sempre com o objetivo de se alcanar a meta estipulada para o indicador. Meta Frmula: Alguns indicadores possuem frmulas para clculo do seu valor, seja o realizado quanto da meta. Porm, podem existir vrios indicadores que utilizam um mesmo trecho da frmula em comum. Para que no seja necessrio repetir este trecho em toda nova frmula, basta criar uma meta frmula contendo este trecho, que poder ser utilizada em qualquer outra frmula. Data Alvo: a data desejada para anlise dos valores, de acordo com a frequncia dos indicadores. Datas do Acumulado: Corresponde ao perodo que se deseja analisar o valor acumulado do realizado e da meta. Tendncia: Indica se o valor realizado est melhor, pior ou estabilizado em relao ltima medio realizada. Scorecarding: o painel de indicadores que permite o acompanhamento da performance dos indicadores chave.
Anotaes
Iniciando
Aps a realizao das configuraes para uso da ferramenta, pode-se chamar o SGI atravs da URL definida no arquivo de configurao do Server (MP8SRV.INI). Por exemplo: http://meuservidor/SGI O usurio padro SGIADMIN , e a senha SGI . Este o usurio administrados que possui privilgios em todas as operaes do sistema sem restries.
Recomendamos a troca da senha do usurio SGIADMIN por motivos de segurana, pelo fato de ser o administrador do sistema.
Dica
Interface
A interface do SGI possui um menu com as opes de acesso aos cadastros, consultas, relatrios e ferramentas, acessadas atravs do mouse ou atravs das teclas ALT+letra.
A rea de trabalho permite a abertura de vrias janelas simultaneamente, podendo-se alternar entre elas. Pode-se tambm escolher o modo de visualizao das janelas, se sero abertas no modo janelas (padro) ou no modo pastas, onde sero abertas lado a lado. Esta escolha feita atravs do menu Exibir ou configurada por usurio. No canto superior direito mostrado o nome do usurio corrente. Ao lado dele mostrado um boto que quando pressionado mostra a tela de lembretes, onde esto as mensagens e tarefas a vencer/vencidas. Este boto s visualizado se o usurio corrente possuir aes ou mensagens pendentes. Os cadastros so formados por uma lista de registros daquela entidade. Nesta lista possvel criar um novo registro e realizar uma pesquisa para localizar rapidamente um registro. Operaes de alterao e deleo podem ser executadas atravs de um duplo clique sobre o registro. Em todas as listas, todas as colunas, podem ser ordenadas de forma crescente ou decrescente, bastando dar um clique sobre o ttulo da coluna.
CADASTROS
Os seguintes cadastros esto disponveis no SGI: Cadastro de Scorecards Cadastro de Unidades de Medidas Cadastro de Grupo de Indicadores Cadastro de Indicadores Cadastro de Meta Frmulas Cadastro de Projetos Cadastro de Planos de Aes Cadastro de Pacotes Cadastro de Espinha de Peixe
Salientamos que todo cadastro possui uma chave nica, representada por um ID (identificador), que no apresentado nas telas do sistema. Este ID garante a integridade dos dados em seus diversos relacionamentos. Em todo cadastro, os campos obrigatrios so mostrados na cor azul.
Usurios, Grupos e Segurana

O cadastro de usurios deve ser o primeiro a ser preenchido, pois posteriormente esses usurios sero informados como responsveis em outros cadastros, como por exemplo: de Scorecard e de Planos de Aes. Somente os Administradores do sistema podem efetuar a manuteno nesse cadastro, que inclui tambm a definio de Grupos e de Segurana (permisses), para os usurios.
Usurios
Os usurios so as pessoas que iro acessar a ferramenta e tambm recebero planos de aes a serem executados. Procedimentos Para cadastrar um novo usurio Clique em Ferramentas no menu. D um duplo clique em Cadastro de Usurios . Escolha a pasta Usurios Clique em Novo Informe: Usurio: Defina o nome do usurio. Ser com este nome que o usurio acessar e ser identificado no sistema. Nome: Informe o nome completo do usurio. Cargo: Cargo do usurio. E-mail: Endereo de e-mail do usurio que ser usado para envio de e-mail (opcional). Telefone: Telefone pessoal ou da empresa. Ramal: Ramal do usurio. Usurio Ativo: Informe se o usurio poder acessar o sistema. Administrador: Informe se o usurio ter acesso sem restries ao SGI como o administrador. Alterar Senha: Informe a senha (mnimo de 4 e mximo de 12 caracteres) e confirme-a.
Clique em Gravar; o sistema abrir um novo cadastro de usurios. D um duplo clique sobre o novo usurio cadastrado. Clique em Editar . Clique na pasta Segurana . Defina as regras de segurana para o novo usurio. (Sero as mesmas opes do grupo).
A pasta Scorecard ser explicada na parte de cadastro de scorecards. Clique na pasta rea de Trabalho . Informe qual o modo de visualizao da rea de trabalho, o padro do sistema o tipo janela , porm pode ser alterado para o tipo pasta . Faa o mesmo para as opes das ferramentas.
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Por padro, o Scorecarding apresentado na pgina inicial da ferramenta.
Clique em Gravar para salvar as informaes do usurio. Para incluir os usurios em um grupo, abra o cadastro do grupo desejado. Clique em Editar . Clique na pasta Usurios , clique no boto + .
Anotaes
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Escolha os usurios que faro parte deste grupo, transportando-os dos disponveis para os escolhidos.
Clique em OK e depois em Gravar . Todos os usurios podem alterar sua senha, basta entrar no menu Ferramentas e editar a senha. Tambm podem definir o tipo de visualizao caso a regra de segurana Personalizao esteja ativa. No menu so mostrados apenas os itens aos quais foram dados permisses de visualizao ou manuteno. As opes de segurana para o Plano de Ao, Projetos, Scorecarding e Relatrios, como padro j vem com a permisso de visualizao ativa. Devendo ser alterado de acordo com a necessidade da empresa.
Grupos de Usurios
Primeiramente, deve-se definir se existiro os grupos de usurios. Uma vez definidos, os grupos de usurios auxiliam quando existem muitos usurios que tero as mesmas regras de segurana, pois basta definir estas regras para o grupo e no usurio a usurio, desta forma minimizando o tempo na definio da segurana.
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Procedimentos
Para cadastrar um novo grupo Clique em Ferramentas no menu. D um duplo clique em Cadastro de Usurios . Escolha a pasta Grupos . Clique em Novo . Informe: Nome: Um nome nico para este grupo Descrio: A descrio deste grupo Ativo: Marque esta opo se o grupo vai estar ativo logo aps sua criao.
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Clique em Gravar . Feche o novo cadastro e d um duplo clique sobre o novo grupo. Clique em Editar . Clique na pasta Segurana . Defina os nveis de segurana para cada entidade apresentada, h dois tipos: Manuteno: Permite realizar operaes de incluso, alterao e deleo Visualizao: Permite apenas visualizar as informaes destas entidades.
Clique em Gravar .
Anotaes
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Cadastro de Scorecards
O Cadastro de Scorecards possibilita a definio da hierarquia dos scorecards que ser utilizada na ferramenta.
Procedimentos
Para cadastrar um novo scorecard: Clique no n da rvore que ser o pai do scorecard a ser criado. Clique no boto Novo . Informe: Nome: Um nome nico para este scorecard Responsvel: Escolha o responsvel por este scorecard Descrio: Informe uma descrio para este scorecard
Clique no boto Gravar .
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Para dar permisses de visualizao deste scorecard no scorecarding: Entre no menu "Ferramentas". Abra o n da rvore "Cadastro de Usurios". Abra o n "Usurios". D um duplo clique no nome do usurio. Escolha a pasta "Scorecards" e clique em "Editar". Selecione os scorecards em que voc o responsvel. Clique em "Editar" Clique no boto "+". Escolha os usurios que podero visualizar este scorecard no scorecarding. Feche a janela e clique em "Gravar". O termo Scorecard pode ser alterado de acordo com a necessidade da empresa. Por exemplo, pode-se usar o termo "Departamento" para identificar esta entidade em todo o sistema. Para mudar o termo "Scorecard", insira no arquivo .ini de configurao do Protheus, na seo do job do SGI a linha: SCORECARDNAME=NovoNome onde NovoNome ser o novo termo a ser utilizado.
Anotaes
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Unidades de Medida
A unidade de medida um dado informativo do cadastro de indicadores, permitindo saber por qual medida o indicador analisado.
Procedimentos
Para cadastrar uma unidade de medida No menu Cadastros , clique em Unidades de Medida . Clique em Novo . Informe: Nome: Informe um nome nico para a unidade Descrio: Informe uma descrio para a unidade Clique em Gravar .
Aps o cadastro, a unidade criada estar disponvel para a escolha no cadastro de indicadores.
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Grupo de Indicadores
A principal finalidade do cadastro de Grupo de Indicadores agrupar em uma entidade um conjunto de indicadores com a mesma finalidade, porm em scorecards diferentes. Por exemplo, podem existir vrios indicadores chamado Faturamento Bruto de vrias filiais (scorecards), todas com a mesma composio de frmulas, porm cada frmula usando indicadores diferentes. O grupo de indicadores utilizado quando a frmula de um destes indicadores alterada,pois teoricamente as frmulas dos outros indicadores tambm deveriam ser alteradas, sendo assim o SGI automaticamente apresenta todos os indicadores do grupo para auxiliar na alterao dos demais, caso haja necessidade.
Procedimentos
Para cadastrar um grupo de Indicadores : No menu cadastros, escolha Grupo de Indicadores . Clique em Novo . Informe: Nome: Informe um nome nico para este grupo Descrio: Informe uma descrio para este grupo.
Clique em Gravar .
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Para criar os indicadores deste grupo (neste momento), clique na pasta Indicadores No cadastro de indicadores tambm poder ser informado o grupo. Clique em Editar e depois em Novo . Crie o indicador. (veja como em: Cadastro de Indicadores). Clique em Gravar no cadastro do grupo.
Anotaes
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Indicadores
O Cadastro de Indicadores o principal cadastro do SGI, pois atravs deste cadastro que sero gerados os relatrios para as anlises dos indicadores.
Procedimentos
Para cadastrar um indicador chave de performance : No menu cadastros, clique em Indicadores . Existe uma lista de scorecards para facilitar a busca de indicadores. Esta lista til para alteraes de indicadores, e no interfere na incluso dos novos indicadores. Clique em Novo para cadastrar um novo indicador. Informe:
Pasta Indicador
Nome: Nome do Indicador Descrio: Uma descrio para este indicador Scorecard: Informe em qual scorecard este indicador estar inserido Ind. Pai: Caso este indicador tenha pai, informe o indicador pai na hierarquia Unidade: Informe a unidade de medida deste indicador Frequncia: Informe a frequncia de anlise deste indicador. Esta frequncia impacta diretamente nas futuras anlises e importaes de dados do indicador. Grupo: Caso este indicador pertena a algum grupo, informe-o aqui. Tipo do Acumulado: Informe se o valor acumulado ser calculado atravs das seguintes opes : Soma: O valor acumulado ser a soma dos valores no perodo desejado Mdia: O valor acumulado ser a mdia dos valores apurados no perodo acumulado (muito usado em indicadores do tipo porcentagem). ltimo Valor: No valor acumulado ser repetido o valor da data alvo (usado por exemplo onde o valor ms a ms sempre acumulado no ltimo ms apurado). Usando a Frmula: Usa a frmula do indicador para o clculo do valor acumulado. Por exemplo se um indicador tem a frmula X/Y, o valor do acumulado ser a soma de todos valores X dividido pela soma de todos os valores Y. Cd. Importao: Informe o cdigo do Indicador que usado em outros sistemas da empresa. Ele poder servir de base para importaes de dados do indicador.
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Orientao: Defina se para o indicador, quanto maior o valor melhor ou quanto menor o valor melhor . Decimais: Informe a quantidade de casas decimais do indicador Peso: Informe o peso de cada indicador (padro 1). Os pesos dos indicadores ajudam no clculo da cor do scorecard. feita uma mdia ponderada entre os indicadores que compem o scorecard para saber a situao do scorecard. Caso queira que o indicador no participe da mdia, basta colocar o peso igual a zero (0). Tolerncia da meta: Informe um percentual de tolerncia dos valores realizados em relao meta. Se o valor realizado estiver dentro da tolerncia (abaixo ou acima, dependendo da orientao do indicador), a cor do mesmo ser amarela e no vermelha. Visvel: Informe se o indicador estar visvel no scorecarding. Estratgico: Quando esta opo estiver ativa indica que este indicador ser utilizado apenas como um agrupador de indicadores, sendo usado, por exemplo, para representar um objetivo estratgico. Para ele no existiro valores nem anlises, tanto que no scorecarding as colunas de valores e status aparecero em cinza.
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Pasta Alvo/Responsveis
Alvos: Alm do modo de comparao simples entre o valor real e o da meta, pode-se analisar a situao do indicador de uma forma mais apurada, atravs da definio dos alvos. Neste caso deve-se definir o teto da cor vermelha e o piso da cor verde. O que estiver dentro desta faixa ser a cor amarela, sempre lembrando que a orientao do indicador deve ser levada em conta para a definio dos valores. Caso haja alvos definidos, a cor mostrada no scorecarding e nos painis usar esta regra e no a padro (real x meta) e a meta acumulada ser calculada multiplicando-se o valor alvo da cor verde vezes o nmero de repeties, de acordo com a frequncia do indicador, dentro do perodo acumulado informado. Por exemplo, se o valor da cor verde se inicia em 1000 pontos, a meta acumulada no perodo de 01/01/06 a 31/12/06 em um indicador com frequncia mensal ser de 1000 x 12 meses = 12.000. Neste exemplo a meta de cada ms ser 1000 pontos, pois a definio do alvo faz com que todas as metas sejam iguais ao valor informado na cor verde. Responsvel pelo Indicador: Defina um responsvel pelo Indicador. (Apenas informativo). Responsvel pela Coleta: Defina um responsvel pela coleta dos dados. (Apenas informativo).
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Pasta Frmula
Nesta pasta ser informada a frmula do indicador, caso haja. Nesta tela no h a necessidade de se digitar a frmula manualmente, somente atravs da escolha dos indicadores, das operaes bsicas (soma, subtrao, diviso, multiplicao) e de parnteses, evitando assim erros na montagem das frmulas. Para se montar uma frmula, escolha o scorecard desejado e o indicador deste scorecard, clique no boto + para adicionar este indicador na frmula e escolha a operao necessria, informe valores atravs da caixa Expresso e clique no boto Adicionar e assim por diante. Caso haja algum erro de sintaxe na frmula, o sistema o alertar com uma mensagem de erro. Para apagar uma expresso, clique em < . Caso existam meta frmulas, basta inclui-las na frmula. Opo Calcular: Informe para o indicador se o clculo da sua frmula (caso exista), ele ser aplicado tanto no valor real quanto na meta ou em apenas um deles. Isto til quando por exemplo a meta sempre informada manualmente na planilha de valores.
Anotaes
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Pasta Planilha de Valores

Existem duas maneiras de incluir valores nos indicadores: Manualmente ou atravs da importao de arquivos textos. (o qual ser explicado em outro item). Atravs da planilha de indicadores podemos inserir os valores real e os da meta em cada perodo desejado. importante ressaltar que os perodos respeitam a frequncia de anlise informada no indicador. Informe o perodo e os valores desejados na planilha, inserindo estes dados atravs da seta para baixo. Estes valores sero utilizados para o clculo de frmulas onde os mesmos participem. De nada adianta inserir valores em indicadores que possuem frmulas. Clique em Novo para inserir valores na planilha. Clique em Gravar para salvar as informaes do indicador.
Fique atento
O clculo do valor da meta para os indicadores que utilizam frmulas baseado na mesma frmula informada no indicador. No existe uma frmula especfica para cada meta.
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Meta Frmula
A Meta Frmula auxilia na construo de frmulas de indicadores onde uma mesma expresso pode ser utilizada vrias vezes, o objetivo da utilizao da meta frmula, a reduo do tempo para a criao dos indicadores.
Procedimentos
Para cadastrar uma meta frmula: Escolha no menu Cadastros a opo Meta Frmula . Clique em Novo . Defina o nome e a descrio para essa meta frmula e crie a frmula da mesma maneira que foi criada na pasta frmula, do cadastro de indicadores. Clique em Gravar .
Aps a criao da meta frmula, ela torna-se disponvel para uso dentro da frmula de um indicador.
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Planos de Aes de Indicadores

Os planos de aes para um indicador representam as tarefas a serem executadas, visando o alcance da meta estabelecida. Procedimentos Para cadastrar Planos de Aes: Escolha no menu Cadastros a opo Plano de Ao . Clique em Novo . Informe: Nome: Nome do Plano de Ao. Scorecard: Escolha o scorecard pai do indicador. Indicador: Escolha o indicador em que este plano ser inserido. Causa: Informe a causa da criao deste plano. Descrio: Informe a descrio do plano. Objetivo: Informe o objetivo deste plano. Como: Informe como ser executado o plano. Investimento: Descreva o investimento necessrio, caso haja. Resultado: Informe o resultado alcanado. Observao: Informe observaes gerais sobre o plano. Data Incio: Informe a data inicial do plano. Data Fim: Informe a data final do plano. Finalizada em: Informe a data de finalizao do plano. gravada a data corrente quando se informa 100% no campo % Realizado ou altera-se o status para Executada . (No pode ser informada manualmente). Status: Apresenta a situao atual do plano, que podem ser: no iniciada, em execuo, executada, esperando, adiada ou cancelada. Investimento: Informe o investimento em valores. % Realizado: Percentual realizado. Responsvel: Informe a pessoa que ser responsvel pela execuo do plano. Apenas uma pessoa pode ser responsvel por um plano de ao.
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Data Cadastro: Informe a data do cadastro. (Esta data ser automaticamente gravada pelo sistema). Criador: Apresenta o nome do criador deste plano de ao.
Clique em Gravar . Na tela inicial do cadastro de planos de aes, a primeira coluna poder mostrar dois cones, como segue: : Indica que aquele plano de ao foi criado pelo usurio corrente. : Indica que aquele plano de ao tem como responsvel o usurio corrente.
Os responsveis pelo Plano de Ao, podero editar as informaes de status, % realizado e observao. As outras informaes somente o criador do plano poder editar. A data Final do plano no poder ser alterada. Caso seja necessrio a alterao, existe uma configurao para este fim no cadastro de configuraes do sistema (menu ferramentas), permitindo a alterao. Entretanto, sempre que esta data for alterada, o responsvel pelo scorecard ser informado atravs de um e-mail.
Fique atento
No possvel excluir um plano de ao cadastrado. Neste caso, o plano deve ser cancelado (alterar o status da ao para Cancelada). Quando o plano for informado como cancelado, dever ser informado obrigatoriamente, na tela que abrir para a gravao do plano, o motivo do cancelamento. Este motivo ser gravado no campo Observao do plano, aps essa alterao este plano no poder ser mais alterado.
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Projetos
Os projetos so representados por um conjunto de planos de aes que visam melhorar a performance de um scorecard, ao qual esto ligados. Um scorecard pode conter vrios projetos. Porm no podemos confundir Plano de Aes de Indicadores com Plano de Aes de Projetos . Uma vez que o primeiro est diretamente ligado um indicador e o outro ao scorecard. Procedimentos Para cadastrar um Projeto: No menu Cadastros , escolha o item Projetos Clique em Novo Informe: Nome: Nome do projeto Scorecard: Escolha o scorecard do qual far parte este projeto. Descrio: Descrio do projeto
Clique em Gravar .
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O usurio que criou o projeto torna-se o responsvel por ele, podendo criar planos de aes para este projeto e dar permisses para que outros usurios tambm possam criar planos de aes dentro desse projeto. Clique na pasta Plano de Ao . Clique em Editar . Clique em Novo . Informe: Nome: nome do plano de ao. Causa: causa da criao deste plano. Descrio: descrio do plano. Objetivo: objetivo deste plano. Como: como ser executado o plano. Investimento: investimento necessrio (caso haja). Resultado: resultado alcanado. Observao: observaes gerais sobre o plano. Data Incio: data inicial do plano. Data Fim: data final do plano. Finalizada em: data de finalizao do plano. gravada a data corrente quando se informa 100% no campo %realizado ou quando o status alterado para Executada . (No pode ser informada manualmente). Status: demonstra a situao atual do plano, que podem ser: no iniciada, em execuo, executada, esperando, adiada ou cancelada. Investimento: investimento em valores. % Realizado: percentual realizado. Responsvel: pessoa que ser responsvel pela execuo do plano. Apenas uma pessoa pode ser responsvel por um plano de ao.
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Data Cadastro: data do cadastro. Esta data ser automaticamente gravada pelo sistema. Criador: nome do criador deste plano de ao.
Clique em Gravar . Clique na pasta Permisso do Projeto . Clique no boto + para adicionar usurios.
Anotaes
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Escolha os usurios que podero criar planos de aes neste projeto.
Clique em Gravar no projeto.
Os responsveis pelo Plano de Ao podero somente editar as informaes de status, % realizado e observao. As outras informaes somente o criador do plano poder editar. A data Final do plano no poder ser alterada. Caso necessite de alterao, existe uma configurao no cadastro de configuraes do sistema (menu ferramentas), permitindo a alterao. Porm, sempre que esta data for alterada, o responsvel pelo scorecard ser informado atravs de um e-mail.
Fique atento
No possvel excluir um plano de ao cadastrado. Neste caso, o plano dever ser cancelado (alterando o status da ao para cancelada). Quando o plano for informado como cancelado, dever ser informado obrigatoriamente, na tela que se abrir para gravao do plano o motivo do cancelamento. Este motivo ser gravado no campo Observao do plano e aps isto este plano no poder mais ser alterado.
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Pacotes
Aps cadastro de um determinado pacote, na tela do scorecarding ser exibida uma caixa de listagem, permitindo a escolha de um pacote, filtrando a rvore e os indicadores, facilitando a visualizao especifica por grupo de indicadores e departamentos. Procedimentos Para cadastrar um pacote: No menu Cadastros , clique em Pacotes . Clique em Novo . Informe: Nome: Informe um nome nico para o pacote Descrio: Informe uma descrio para o pacote Grupo de Indicadores: Adicione os grupos de indicadores Departamento: Adicione os departamentos Usurios: Adicione os usurios que tero acesso ao pacote.
Clique em Gravar . Aps o cadastro, o pacote criado estar disponvel para a escolha no cadastro de pacotes.
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Espinha de Peixe
Diagrama de causa e efeito, tambm conhecido como Espinha de Peixe, serve para identificar, explorar e ressaltar todas as causas possveis de um problema. um meio organizado de representar a relao entre o efeito e todas as possibilidades de causa , ao dividi-la em conjuntos de causas. Utilizando-se um grupo de pessoas ou fatos pode-se levantar todas as causas que provocam o efeito em anlise. Assim, pode-se ter um grande nmero de causas para cada efeito. Atravs das causas levantadas sero agrupados e criados os planos de aes. Um diagrama de causa e efeito bem detalhado tomar a forma de uma espinha de peixe e da o nome alternativo de diagrama de espinha de peixe. A partir de uma lista bem definida de possveis causas, as mais provveis so identificadas e selecionadas para uma anlise mais aprofundada.
Procedimentos
Para cadastrar espinha de peixe: No menu Cadastros , clique em Espinha de Peixe . Clique em Novo . Informe: Nome: Informe um nome nico para espinha de peixe Scorecard: Escolha o scorecard do qual far parte.
Anotaes
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Indicador: Escolha o indicador a ser analisado. Descrio: Informe uma descrio para espinha de peixe
Clique em Gravar . A espinha de peixe foi criada, mas ainda no possui nem causas nem efeitos cadastrados. Clique na pasta Anlise . Clique em Editar . Clique em Novo:Efeito .
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Informe: Descrio: descrio do Efeito.
Clique no Efeito cadastrado. Clique em Novo:Causa .
Anotaes
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Informe: Descrio: descrio da Causa.
Clique em Gravar . Aps o cadastro, a espinha de peixe criada estar disponvel para a escolha no cadastro.
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CONSULTAS
O maior objetivo da ferramenta SigaSGI facilitar a anlise dos KPIs atravs de consultas que sinalizem a posio dos mesmos. Para isto, existem 2 tipos principais de consultas : Scorecarding: a principal consulta do SigaSGI. Nela pode-se navegar entre os scorecards atravs de uma rvore , visualizando os indicadores relacionados. Painis: Aqui tem-se uma viso resumida de alguns indicadores, evitando-se a navegao no scorecarding. Pode ser usado pontualmente em uma anlise rpida de alguns poucos indicadores. Lembretes: O Objetivo desta consulta, que sempre mostrada na entrada da ferramenta, mostrar os planos de aes, sejam de indicadores ou de projetos, que estejam atrasados ou a vencer em at 7 dias cujo responsvel o usurio corrente. Status dos Planos de Aes: Parecido com a consulta de Lembretes, mostra em todos os scorecards que o usurio corrente tem acesso os planos de aes atrasados e a vencer em at 7 dias.
Scorecarding
O objetivo do scorecarding facilitar a anlise dos KPIs (indicadores) de maneira fcil e rpida, usando uma interface intuitiva e nica. O Scorecarding pode ser ativado na entrada do sistema atravs da opo escolhida na pasta de segurana de cada usurio. O padro estar ativo. O Scorecarding formado por trs partes: A primeira, localizada no canto esquerdo superior, mostra em formato de rvore todos os scorecards que o usurio corrente tem acesso, isto , os scorecards que ele o responsvel. Mostra tambm os scorecards filhos dos scorecards em que ele o responsvel, e os scorecards de outros responsveis que deram permisso a este usurio acessar. Os scorecards que o usurio no possui acesso aparecem em cinza. A segunda, localizada no canto esquerdo inferior, mostra um conjunto de botes para acesso aos planos de aes de indicadores e de projetos, alm de uma ajuda na navegao. A terceira e principal, apresenta as informaes dos indicadores pertinentes ao scorecard escolhido na rvore.
Navegando na rvore:
A navegao pelos scorecards realizada atravs de um clique sobre o item da rvore ou atravs da abertura dos sub-itens da rvore, que mostrar os indicadores do scorecard escolhido.
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Em cada scorecard h um indicador colorido, que indica se a meta foi atingida ou no. O clculo da cor do scorecard se faz da seguinte forma: 1. Multiplica-se o peso de cada indicador daquele scorecard que atingiu a meta vezes 1. Soma-se todos estes valores chegando a um valor X, que significa a cor verde. 2. Multiplica-se o peso de cada indicador daquele scorecard que NO atingiu a meta vezes 1.Soma-se todos estes valores chegando a um valor Y, que significa a cor vermelha. 3. Multiplica-se o peso de cada indicador daquele scorecard que quase atingiu a meta vezes 1.Soma-se todos estes valores chegando a um valor Z, que significa a cor amarela. 4. Compara-se o X , o Y e o Z. O maior valor define a cor do scorecard.
Datas:
Data Alvo: Define a data de anlise atual contra o acumulado. Acumulado De - Acumulado At: Define o perodo acumulado que ser analisado. Essas datas valem para todo o sistema. Se forem alteradas aqui outras consultas que as utilizam tambm sero afetadas. Para que a alterao das datas tenham efeito, clique no boto .
Navegando pelos indicadores:

A navegao pela lista de indicadores do scorecard simples. So mostradas as seguintes colunas: Ao: Caso tenha um raio, indica que existem planos de aes de responsabilidade do usurio corrente ou criada pelo usurio corrente. Basta dar um duplo clique sobre o raio para visualizar estas aes. Caso o usurio corrente seja o responsvel pelo scorecard que est sendo analisado, todos os planos de aes daquele indicador sero mostrados ao abrir um plano de ao, mas se o usurio corrente for o criador do plano ou o responsvel pelo scorecard, ele poder editar esse plano. Caso seja apenas o responsvel pela ao, poder somente informar a data de finalizao, o status e a porcentagem concluda. Tendncia: Indica se o valor do perodo atual melhor ou pior que o valor anterior. Seta para cima indica melhor e seta para baixo indica pior. A cor repete o atingimento da meta. Indicador: Apresenta o nome do indicador. Se o mesmo estiver na cor azul e sublinhado, indica que existem filhos dele a serem analisados. Neste caso, de um duplo clique sobre o nome do indicador para analis-los. Para voltar ao nvel superior, clique no boto Anterior . Unidade de Medida: Mostra a unidade de medida. Valor de: Mostra o valor referente data alvo, respeitando a frequncia de anlise. Meta de: Mostra a meta referente data alvo, respeitando a frequncia de anlise. Variao: Mostra a diferena entre o valor e a meta. Valor Acumulado: Mostra o valor acumulado dentro do perodo (Acumulado de - Acumulado at).
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Meta Acumulada: Mostra a meta acumulada dentro do perodo (Acumulado de - Acumulado at). Variao Acumulada: Mostra a diferena entre a meta acumulada e o valor acumulado. As cores que aparecem nas colunas Tendncia , Variao e Variao Acumulada , obedecem a seguinte frmula (lembre-se que a orientao do indicador influncia na anlise): Se existir valor de tolerncia da meta no cadastro do indicador: Se o valor real estiver dentro da faixa de porcentagem da meta (para mais ou para menos), a cor ser amarela. Caso esteja fora desta faixa e para baixo, a cor vermelha. Caso esteja fora desta faixa e para cima, a cor ser verde. Se existir alvo definido: O valor alcanado comparado com os valores definidos nas cores verde e vermelha para a definio da cor do indicador, que pode estar tambm no amarelo. Neste caso no tem sentido ter valores de meta para o indicador, pois a meta definida nos alvos. Se no existir tolerncia nem alvo definido: usado a simples comparao entre os valores e as metas, podendo resultar na cor vermelha ou amarela. o modelo mais simples de anlise. Para visualizar os dados cadastrais do indicador: Escolha o indicador dando um clique sobre a linha do mesmo e clique no boto . Ser apresentado os dados desse indicador. Para visualizar um relatrio de estatsticas dos planos de aes do scorecard que est sendo analisado: 1. Clique no boto . Ser apresentada uma consulta com dados de execuo dos planos de aes. Informe os parmetros: Nome: Nome do relatrio que ser gerado. Descrio: Descrio do relatrio. Filtro: Retire ou insira indicadores (inicialmente todos os indicadores so escolhidos). 2. Clique no boto Gerar para que o relatrio seja gerado. 3. Clique no boto Visualizar para visualizar o relatrio ou clique no boto Gravar para salvar uma cpia em disco. Para ver um grfico de evoluo do indicador: 1. Escolha o indicador clicando sobre ele 2. Clique no boto .
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Ser apresentado um grfico com a evoluo dos valores reais e das metas dentro do perodo de acumulado. 3. Para mudar as caractersticas do grfico, clique no boto Configuraes . 4. Para exportar o grfico para um arquivo do tipo .JPG clique no boto Exportar e escolha o diretrio e o nome do arquivo, atravs desta exportao que torna-se possvel imprimir o grfico. 5. Clique em Abrir para visualizar um grfico salvo em formato JPG. Analisando Planos de Aes e Projetos: Existem trs botes de acesso aos planos de aes e projetos dentro do scorecarding : : Atravs deste boto, acessvel somente pelo responsvel do scorecard ou por um responsvel de um scorecard que esteja acima na hierarquia, so visualizados todos os planos de todos os indicadores do scorecard escolhido. : Mostra todas as aes criadas ou de responsabilidade do usurio corrente. : Mostra todos os projetos que usurio corrente o criador ou possui planos de aes de sua responsabilidade. Nessas consultas, no aparecero os planos de aes j executados h mais de n dias, onde n definido pelo administrador do sistema na tela de configuraes do sistema. Como regra geral, somente o criador do plano de ao poder alter-lo e o responsvel pode somente informar o status de andamento, o percentual concludo e a observao. Acompanhando os scorecards analisados: O item Analisados (canto inferior esquerdo), mostra a sequncia de scorecards analisados. Visualizando valores passados: Ao lado do perodo de datas do acumulado, existe a opo Comparativo , que permite a visualizao no scorecarding dos valores existentes dentro do perodo informado para o acumulado. Com isso possvel visualizar, por exemplo, a evoluo dos indicadores ms a ms desde o incio do ano. Devido ao fato desta opo aumentar muito o nmero de colunas do scorecarding para visualizao, dependendo do nmero de indicadores existentes a visualizao poder ficar lenta.
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Painis
A consulta de Painis permite que somente alguns indicadores, independente do scorecard, sejam analisados dentro de um contexto ou necessidade. Atravs desta consulta a anlise dos indicadores pode ser mais rpida, porm mais simples. Somente o criador do painel poder visualiz-lo.
Procedimentos
Para cadastrar um novo Painel: Clique no boto Novo . Informe: Painel: Nome do painel. Descrio: Uma descrio para o painel. Scorecard: Escolha o scorecard dos indicadores desejados. Somente aparecero os scorecards que o usurio corrente o responsvel, ou possui permisso dada pelo responsvel do scorecard, ou que sejam filhos de um scorecard que o usurio corrente seja o responsvel. Indicador: Escolha o indicador desejado do scorecard acima escolhido. Clique no boto Adicionar para inserir o indicador na rea de visualizao. Acumulado De - At: Informe o perodo que o valor acumulado ser analisado. Data Alvo: Informe a data de anlise.
Anotaes
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Tipos de Visualizao: Parcelado: Mostra somente o scorecard do valor da data alvo por indicador. Acumulado: Mostra somente o scorecard do valor acumulado por indicador. Ambos: Mostra tanto o scorecard do valor da data alvo como o scorecard do valor acumulado por indicador.
Clique em Gravar para atualizar a gravao ou Atualizar para as alteraes efetuadas na data terem efeito. Em cada carto de indicador, existe o boto que permite visualizar o grfico do indicador, e o boto , que permite visualizar os planos de aes deste indicador, caso existam. Atravs do boto Imprimir , possvel imprimir o painel, e atravs do boto Exportar possvel tambm export-lo para uma figura .jpg. O boto Abrir permite visualizar uma figura previamente exportada.
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Lembretes
A consulta de Lembretes tem por objetivo mostrar ao usurio corrente todos os planos de aes de sua responsabilidade que esto em atraso ou que vencero em at sete dias. Ela sempre ser aberta na entrada do sistema, desde que hajam aes ou alguma mensagem conforme as regras acima mencionadas e pode ser acionada tambm atravs do menu ou do boto . Nesta tela sero apresentados os planos de aes, tanto os de indicadores como os de projetos, divididos por tipo de vencimento. Para acessar o plano de ao, d um duplo clique sobre ele. Uma outra opo para a visualizao das mensagens, dar um duplo clique sobre ela.
Lista de Planos de Aes

Esta consulta permite visualizar, por scorecard, qual acesso o usurio corrente possui, todos os planos de aes vencidos e os que esto a vencer em at sete dias. Para visualizar os planos de aes vencidos ou a vencer, d um duplo clique sobre o nmero de aes. Ser ento apresentada uma lista dos planos daquele contexto. D um duplo clique sobre o plano de ao para visualiz-lo.
Anotaes
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Apresentaes
Esta consulta permite a gerao de uma apresentao em formato .html. Ela permite que sejam escolhidos apenas determinados indicadores, planos de aes ou projetos para serem apresentados, por exemplo, em uma reunio de resultados, ou em um ambiente que no se tenha acesso ao sistema SGI, pois esta apresentao gerada pode ser copiada para qualquer local (computador).
Procedimentos
Criando uma apresentao: Clique no item "Apresentao", no menu "Consultas". Clique em "Novo" Informe o nome e uma descrio para esta apresentao. Para visualizar os valores em um perodo diferente do perodo atual, altere a data alvo e o perodo do acumulado (Incio De - At) Escolha os scorecards. A cada escolha, os indicadores do scorecards sero mostrados. Selecione o scorecard desejado e seus indicadores. Quando o indicador possuir planos de aes associados, marque os que interessar. Se o scorecard possuir projetos, eles sero mostrados na pasta "Projeto x Scorecard". Escolha-os caso desejado.
Aps ter escolhido todos os scorecards, projetos, indicadores e planos de aes, clique em Gravar .
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Para gerar a apresentao, clique em Gerar . Para visualizar a apresentao, clique em Visualizar . Para gravar o arquivo .html gerado (com outro nome), clique em Gravar e informe o nome do arquivo. Desta forma pode-se utilizar o arquivo em qualquer outro lugar.
Anotaes
Relatrio de Planos de Ao
Este relatrio permite visualizar os planos de aes de determinados scorecards ou determinados projetos, por usurio. Os seguintes parmetros devem ser informados: Nome: Nome do relatrio. Descrio: Descrio para o relatrio. Imprimir: Escolha se deseja imprimir plano de ao de indicadores, de projetos ou ambos. Projeto de - At o Projeto: Informe o projeto inicial e final. Scorecard: Informe o scorecard que deseja visualizar os indicadores. Indicador de - At o Indicador: Escolha a faixa de indicadores desejado. Usurio de - At o Usurio: Informe a faixa de usurios. Status: Filtra o Status atual do plano de ao. Situao: Informe um filtro por situao do plano,se vencido ou a vencer (em branco mostrar todas). Incio de - At: Informe a faixa de incio dos planos (deixe ambos em branco para visualizar todos). Trmino de - At: Informe a faixa de trmino dos planos (Para visualizar todos os planos deixe ambos em branco). Somente aparecero os scorecards que o usurio possuir acesso. Caso o usurio no seja o administrador, somente poder visualizar os seus planos de aes.
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Clique em Gerar para que o relatrio seja gerado e em Visualizar para visualiz-lo no browser. Voc pode grav-lo em um diretrio atravs do boto Gravar . O boto Abrir permite a visualizao de relatrios previamente salvos.
Relatrio de Scorecards e Indicadores

Este relatrio lista todos os scorecards e indicadores existentes no sistema. Os seguintes parmetros devem ser informados: Nome: Nome do relatrio Descrio: Descrio do relatrio Scorecard de - Scorecard at: Informe a lista de scorecards desejados. Sero listados todos os indicadores destes scorecards caso a opo Imprime Indicadores esteja ativa.
Anotaes
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Clique em Gerar para o relatrio ser gerado e em Visualizar para visualiz-lo no browser. Voc pode grav-lo em um diretrio atravs do boto Gravar . O boto Abrir , permite a visualizao de relatrios previamente salvos.
Agendador de Tarefas
O Agendador de tarefas permite que sejam agendadas tarefas a serem executadas em determinados horrios previamente definidos, por exemplo, como a importao de dados, execuo de uma funo AdvPL ou avisos de planos de aes vencidos. Alm de cadastrar as tarefas que sero executadas, necessrio iniciar o agendador. Isto pode ser feito automaticamente pelo server do Protheus, inserindo a seguinte linha: SGISchedInit=1 Dentro da seo do Job do SGI, este job deve estar dentro da seo ONSTART do arquivo de configuraes do Protheus (.ini) Uma outra forma manualmente iniciar ou parar este servio, atravs da tela do agendador de tarefas. Aps iniciar ou parar um agendamento, necessrio aguardar um tempo (cerca de cinco segundos) e atualizar a tela para mostrar a situao atual do agendador. (executando ou parado)
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Procedimentos
Para incluir um novo agendamento: Na tela do agendador de tarefas, escolha a pasta "Agendamentos". Clique em "Novo". Informe um nome para o agendamento. Escolha a Ao: Importao de Dados: Executa a importao dos dados. Caso esta opo seja escolhida, informe a pasta origem (abaixo do site do SGI) onde estaro os arquivos a serem lidos. A cada agendamento deste tipo gerado um log acessado atravs do boto Logs. Funo AdvPL: Permite a execuo de uma funo AdvPL que possa ser executada via Job (ou seja, no poder possuir telas e dever ter o comando de abertura de arquivos "Prepare Environment") Notificao de Planos Vencidos: Envia e-mails para os responsveis dos planos de aes vencidos, informando sobre esta situao. Importao da Fonte de Dados: Para importar dados de uma base de dados atravs de querys. Clculo dos Indicadores: Para disparar o clculo dos indicadores. Comando a ser executado: Mostra a rotina que ser executada de acordo com a ao escolhida. Caso seja funo AdvPL, dever ser informado o nome desta rotina. Ambiente: Informe o ambiente (environment) onde a funo AdvPL ser executada. Data de Incio: Informe a data e o horrio inicial. Data de Trmino: Informe a data e o horrio de trmino. Frequncia: Informe no formato (hh:mm) a periodicidade, a partir da data de incio, que a funo ser executada. Se a funo for executada uma vez por dia (horrios de incio e trmino iguais), informe 23:59.
Anotaes
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Executado em: Apresenta a data e o horrio da ltima execuo deste agendamento.
Clique em Gravar . Importante: Somente o Administrador do sistema possui este acesso.
Clculo dos Indicadores

O Clculo dos Indicadores tem por objetivo, calcular todas as frmulas dos indicadores que as possuem. O sistema calcula indicador a indicador, atualizando tambm a planilha de dados de cada um. Este processamento pode ser demorado dependendo do nmero de indicadores existentes que utilizam frmulas. Este procedimento pode ser efetuado manualmente ou quando os dados so importados, (rotina agendada de importao de dados) o clculo ser realizado da mesma forma.
Procedimentos
Para realizar a rotina de clculo automaticamente: Em "Ferramentas", escolha a opo "Clculo dos Indicadores". Escolha os Scorecards de acordo com sua necessidade.
49
Escolha o perodo de atualizao (os perodos que sero atualizados na planilha de dados dos indicadores). Clique em "Calcular" para iniciar o processamento do clculo. O Clculo realizado em um job que fica sendo executado em background. Para verificar se o clculo foi finalizado necessrio clicar no boto "Atualizar", ele apresentar o status atual do processamento. Todo clculo gera logs que permitem saber se houveram erros ou no no processamento do clculo. Para isto basta acessar o boto "Logs".
Importao de Dados
O preenchimento dos dados dos indicadores pode ocorrer de duas maneiras: Manualmente ou atravs da importao de dados de arquivos textos ou .DBF. Manualmente: Basta entrar em cada indicador e na pasta Planilha de Valores , inserir o valor desejado. Importao: Atravs do agendamento da Importao de Dados . Neste modo o SGI fica monitorando o diretrio informado a procura de arquivos com extenso .txt, .csv ou .dbf. A estrutura destes arquivos dever ser a seguinte:
50
1. Arquivos Textos - Dever possuir a mesma estrutura de um arquivo .CSV do Excel, s que separado por (;), com extenso .txt ou .csv. Exemplo: Id ;Cdigo ;Perodo ;Valor ;Meta ;Descrio;Prvia 10;040;01/01/2006;100;110;Nmero de Clientes da Ferramenta;100 10;040;01/02/2006;90;200;Nmero de Clientes da Ferramenta; A primeira linha descartada na importao. O significado das colunas so os seguintes: ID: Cdigo interno do indicador, criado pelo sistema. Cdigo: o Cdigo de importao informado pelo usurio no cadastro do indicador. Perodo: a data alvo de validade do valor. Valor: Valor (sem pontos, apenas vrgula separando decimais) apurado no perodo. Meta: Meta (sem pontos, apenas vrgula separando decimais) apurado no perodo. Descrio: Descrio do Indicador (opcional). Prvia: Valor da prvia para aquele indicador naquele perodo. obrigatria a informao do ID ou do Cdigo de importao. A descrio opcional. 2. Arquivos DBF (O tipo de .DBF obrigatoriamente deve ser DBASE III): O SGI importa dados de arquivos .DBF que contenham a seguinte estrutura de campos:
Campo ID CODIGO PERIODO VALOR META
Tipo Caracter Caracter Data Numero Numero
Tamanho 10 30 8 19 19
Decimais 0 0 0 6 6
A forma de atualizao funciona da seguinte maneira: Usando um arquivo DBF: Os campos VALOR e META so opcionais (mas pelo menos um deles tem que existir). Somente os valores do campo existente sero atualizados. Por exemplo, caso no queira importar nenhuma meta, apenas envie o arquivo com o campo VALOR . Os valores da Meta sero preservados, porm todos os valores reais sero atualizados. O mesmo vale para a omisso do campo META.
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Ambos os tipos de arquivos devem estar localizados no diretrio informado no agendamento. Aps o arquivo ter sido lido e importado, ser renomeado para bkpnomedoarquivo.* , e movido para um diretrio chamado updated , localizado abaixo do diretrio de origem do arquivo.
A forma de atualizao funciona da seguinte maneira: Usando um arquivo texto: Se um valor ou meta para um indicador estiver vazio em uma linha do arquivo texto, o valor referente ao perodo j gravado na base de dados ser preservado. Para zerar valores, tanto valor real quanto meta, necessrio colocar um 0 (zero) nestas informaes no arquivo texto. O mesmo vale para a prvia.
Fique atento
Exportao de Planos de Aes

Esta opo permite a exportao para uma planilha Excel dos Planos de Aes, filtrados por Situao, Status ou Responsvel. Escolha os filtros (caso deseje todas as situaes ou todos Status, basta deixar estas informaes em branco) e clique em "Gerar". Ser gerada uma planilha Excel com as seguintes informaes: Nome do Plano Criador Scorecard Indicador Causa Descrio Objetivo Como Data Cadastro Data Incio Data Fim Data de Finalizao Status Observao % Realizado Investimento (valor) Descrio do Investimento Resultado Responsvel
Anotaes
Planilha para Importao

Para facilitar a importao dos dados e consequente o preenchimento do arquivo que ser utilizado para a importao, esta opo tem como objetivo, gerar um arquivo que pode ser lido diretamente no Excel e os dados preenchidos nesta ferramenta.
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Procedimentos
Para gerar uma planilha de importao informe os seguintes parmetros : Perodo De - Perodo At: Informe o perodo no qual sero preenchidos os valores. Pasta de origem: Informe onde ser gerado o arquivo (pasta abaixo do site do SGI). Por exemplo: \ planilhas\. Scorecards: Informe quais scorecards tero seus indicadores inseridos dentro da planilha. Exportar Valores: Caso deseje que a planilha a ser gerada tambm contenha os valores gravados no sistema, marque esta opo. Defina a ordem da planilha. Clique em "Gerar" para gerar a planilha no diretrio informado. Abra a planilha atravs do Excel, preencha os dados e grave-a como arquivo .CSV no diretrio de importao para que o SGI possa entender/ler este arquivo.
Anotaes
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Fonte de Dados
A opo de Fonte de Dados, permite informar ao sistema a fonte de dados onde esto as informaes dos indicadores a serem importados de forma automtica para o SGI.
Procedimentos
Para criar uma nova fonte de dados: 1. Clique em Novo . 2. Informe um nome e uma descrio para esta fonte de dados na pasta Principal. 3. Na pasta Configuraes , informe se usar uma query via Top Connect para trazer os dados do indicador ou uma funo AdvPL. 4. Caso seja informado Top Connect, escolha se usar as informaes do Top Connect de um Ambiente (environment) j previamente criado, ativando a opo Conectar-se , informando um ambiente e informando o nome deste ambiente, ou ainda atravs de uma conexo Top Connect no associada a nenhum ambiente, setando Conectar-se informando uma conexo e informando os parmetros de conexo do Top Connect (Database, Alias, Server e ConType). 5. Na pasta Declaraes , informe a Query (se for Top Connect) ou a chamada da funo AdvPL j previamente criada e compilada no RPO. 6. A query dever retornar como result set as colunas ID do Indicador (ID) , Data Alvo (DATA) , Valor Real (VALOR), Valor da Meta (META), Valor da Prvia (PREVIA), nesta ordem obrigatoriamente e os nomes das colunas devero ser estes nomes entre parnteses. Exemplo : SELECT IDUSER AS ID, PERIODO AS DATA, REAL AS VALOR, META, 122 AS PREVIA FROM INDICADORES WHERE D_E_L_E_T_ <> * 7. Caso use uma funo AdvPL, ela dever retornar um array multidimensional no formato: {ID do Indicador, Cdigo de Importao do Indicador, Data Alvo, Valor real, Valor da Meta,vazio,Valor da Prvia}. Exemplo: User Function GetSGI() Prepare Environment Empresa 99 Filial 01 dbselectArea(SA1) dbgotop() ConOut(A1_NREDUZ) //Apenas demonstrando a necessidade de usar o Prepare Environment Return {{51,,date(),399.99,498.98,,555},{52,,date(),99.99,98.98,,666}} Pode-se retornar o ID do Indicador ou o Cdigo de Importao do indicador informado no seu cadastro e que exista na fonte de dados buscada.
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Aps criadas as fontes de dados, elas devem ser agendadas no Agendador de Tarefas , escolhendo a opo Ao como Importao da Fonte de Dados e o Elemento da fonte de dados criada neste cadastro.
Anotaes
Configurao do Sistema
O sistema possui alguns parmetros de configurao utilizados em algumas entidades do sistema. Nesta tela de configurao podem ser informados: Mostrar plano de Aes Finalizados durante: Informe o nmero de dias anteriores a data atual que define a visualizao de planos de aes j finalizados. Por exemplo, caso o nmero seja 90 dias (padro), os planos de aes j executados com mais de 90 dias no aparecero nas consultas (somente atravs do relatrio de planos de ao ser possvel visualiz-los). Nmero de Dias a Vencer para planos de aes: Define o nmero de dias a vencer dos planos de aes que sero mostrados na consulta de Lembretes e Status dos Planos de Aes. Habilitar Log de Usurios: Permite que cada acesso realizado pelos usurios sejam gravados em um arquivo de log. Desta forma gerado um arquivo de log por dia, contendo, alm das informaes de acesso, em qual opo do menu o usurio acessou. O boto Logs permite tambm visualizar todos os logs gerados.
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Habilitar valor prvio de indicadores: Esta opo permite habilitar mais um nmero a ser analisado como uma prvia. Esta prvia pode ser usada para inserir um valor previsto para o valor real, quando ainda no se tem este valor. Quando habilitado, o valor da prvia aparecer nos seguintes cadastros/consultas: Planilha de Indicadores Scorecarding Grfico de Indicadores Painel de Indicadores Importao da Planilha Apresentao Habilitar alterao da data final dos Planos de Aes: Permite a alterao, pelo criador do Plano ou Administradores, da data final dos planos de aes. No recomendada sua ativao. Somente os responsveis geram apresentaes: Se esta opo estiver ativa, o criador de uma apresentao somente visualizar os scorecards que ele tem acesso para a criao de uma apresentao. O padro desta opo estar ativa. Planilha de Valores: Nesta pasta pode-se limitar a insero de valores na planilha de valores dos indicadores, a partir de uma data. Informe a data a partir da qual possvel alterar os valores no campo Alterar valores do indicador a partir de valores anteriores a esta data no podero ser mais alterados. Caso necessite que determinado usurio alterare os valores anteriores a esta data, informe a data para o respectivo usurio. Restrio de Acesso: Nesta pasta possvel restringir o acesso ao sistema por horrio e por endereo IP. Em configuraes do sistema, o administrador poder modelar essas restries de acesso e criar diversos tipos de restries.
Somente o Administrador do sistema poder alterar esses parmetros.

Fique atento
Anotaes
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Duplicao de Scorecard
A rotina de duplicao de scorecard permite que uma estrutura de scorecards seja duplicada, utilizada quando, por exemplo, temos o controle de vrias filiais, caso a estrutura seja a mesma. Na criao de uma nova filial basta copiar a estrutura de uma filial j existente para a nova. Minimizando assim o trabalho manual.
Procedimentos
Para duplicar uma estrutura, a partir da opo Duplicao de Scorecard do menu Ferramentas: Escolha o scorecard de origem. Escolha embaixo de qual scorecard ser copiada a estrutura do scorecard de origem. Informe um diferenciador (pode ser o nome do novo scorecard) para que todos os scorecards filhos e indicadores existentes sejam diferenciados por este nome. Clique em "Duplicar", aps realizada a operao necessrio fechar todas as janelas abertas para que a duplicao seja visualizada.
Somente o Administrador pode acessar esta opo.

Fique atento
Recomendamos por segurana a realizao de um backup da base de dados antes da realizao desta operao.
57
Mensagens e E-mails
A ferramenta possui um recurso que possibilita aos usurios cadastrados o envio de mensagens de e-mails. As mensagens podem ser usadas por exemplo, para notificar os responsveis no caso de planos de aes vencidos, para avisar reunies, mudanas na estrutura, etc. (O envio de e-mails um recurso opcional).
Procedimentos
Configurando o servidor de e-mail: Para utilizar o recurso de envio de e-mails necessrio informar qual servidor de e-mail ser utilizado. Para isto, no menu ferramentas existe a opo Servidor de E-mail , nesta opo informe o seguinte: Conta de e-mail: Informe a conta de e-mail que ser usada para enviar os e-mails. Servidor Http: Informe o nome ou endereo IP do servidor de e-mail (o protocolo SMTP dever estar ativo neste servidor, caso contrrio o Protheus no enviar os e-mails). Porta SMTP: Informe o nmero da porta SMTP configurada no servidor de e-mail. Usurio e Senha: Caso o servidor SMTP necessite de autenticao para enviar os e-mails, informe o usurio e a senha que ser autenticada no servidor de e-mail. Clique em Gravar .
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Mensagens: A opo "Mensagens" do menu ferramentas, acessvel por todos os usurios, possui trs pastas: Itens Enviados: Mostra todas as mensagens enviadas. Itens Excludos: Mostra todas as mensagens excludas. Caixa de Entrada: Mostra as mensagens enviadas para o usurio corrente. Enviando uma Mensagem ou e-mail: Na pasta "Caixa de Entrada", clique em "Novo". Informe: Assunto: Assunto da mensagem/e-mail Mensagem: Texto da Mensagem Informe o grau de prioridade da mensagem. Classificadas como: Alta, Mdia ou Baixa. Para: Escolha os usurios que recebero esta mensagem/e-mail CC: Escolha os usurios que recebero uma cpia desta mensagem/e-mail. Clique em "Enviar" para que a mensagem seja enviada aos destinatrios. Ser perguntado se deseja enviar estas mensagens via e-mail tambm. Esta mensagem enviada poder ser visualizada na pasta "Itens Enviados". Para visualizar as mensagens recebidas: Na tela de "Lembretes" so apresentadas todas as mensagens recebidas. Para ler cada uma, de um duplo clique sobre a mensagem. Na prpria caixa de entrada so mostradas as mensagens recebidas. Clique em "Visualizar" para ler a mensagem. Cada mensagem pode ser respondida (botes "Responder" ou "Responder a Todos") ou encaminhada para outros usurios, atravs do boto "Encaminhar. Para excluir um item: Visualize a mensagem, tanto na tela de "Lembretes" como na "Caixa de Entrada" e clique em "Excluir". A mensagem ser movida para a pasta "Itens Excludos".
Nmero de registro: P10251007
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