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Este livro oferecido por:

2013

Copyright 2013 Empreendemia Todos os direitos reservados. Para fins comerciais, nenhuma parte deste livro deve ser usada sem permisso. Para fins no comerciais, o uso deste material livre desde que mencionado como fonte juntamente com os autores.

Autores Gabriel Costa Lucas Hoogerbrugge Luiz Piovesana Mauro Ribeiro Millor Machado Arte e diagramao Mauro Ribeiro

1 edio: fevereiro de 2013

Agradecimentos
Antes de tudo, agradecemos muito a nossos pais por todo o apoio dado desde o incio da Empreendemia. Podem ter certeza que vocs foram essenciais para que esse sonho se tornasse verdade. Nossos conselheiros tambm merecem um agradecimento mais do que especial: Alexandre Neves, Fernando Matt, Gustavo Padial e Pablo Cavalcanti. Muito obrigado por todas as dicas! Tambm agradecemos a nossos parceiros e amigos que nos ajudam diariamente na batalha contra a enrolao: Alexandre Borin (Prestus), Anderson Leal (Leal Marcas e Patentes), Andr Lopes, Andr Paraense (Mobwise), Carlos Cruz (CTECH), Carlos Moura e Priscila Moraes (Happy Hour), Christian Barbosa (Triad PS), Clarissa Costa (Dell), Conrado Navarro e Ricardo Pereira (Dinheirama), Cristiano Freitas (Capital Prime), Eric Santos e Andr Siqueira (Resultados Digitais), Hugo Magalhes, Bruno Eustaquio e Leandro Branquinho (Empreendecast), Javier Blasco (iMate), Leo Kuba (Inkuba), Mauro Amaral (Contm Contedo), Marcelo Amorim (Jacard Investimentos), Marcos Rezende (Insistimento), Pedro Mello (Grupo Quack), Rafael Zatti (Anjos.me), Renato Fonseca (Sebrae) e Yuri Gitahy (Aceleradora). Alm disso, devemos muito a vocs, nossos leitores. Desde quem nos acompanha do comeo at quem est nos conhecendo agora, legal demais todo o apoio dado. bom demais acordar todo dia sabendo que nosso contedo tem sido til para empreendedores de todo o Brasil. Vocs fazem nosso trabalho valer a pena! Para finalizar, nosso muito obrigado ao Miguel Cavalcanti, empreendedor e blogueiro nas horas vagas, grande responsvel por despertar nossa curiosidade sobre o tema produtividade.

Prefcio
Quando o pessoal do Empreendemia me convidou para escrever o prefcio desse livro, fiquei pensando: Puxa vida, sou to ruim nesse assunto, no d para escrever um prefcio sobre esse tema!. Porm, leio e estudo sobre produtividade h bastante tempo. O Christian Barbosa at faz piada comigo nas palestras dele contando a histria (verdica) de que eu li seu livro, Trade do Tempo, na minha lua de mel, h mais de 8 anos atrs. Tenho uma vontade, uma nsia muito grande de fazer, de realizar. Fico com uma sensao de que a vida est passando e que eu estou fazendo menos do que poderia. A vida uma s e muito curta e no quero ter o arrependimento mais comum no leito de morte: no ter vivido uma vida que voc verdadeiramente acredita. Baseado no meu aprendizado e nessa vontade de realizar sempre mais, minhas dicas de produtividade so simples. Primeiro, antes de gerenciar seu tempo, gerencie sua energia. Se voc dorme menos do que deveria (eu fao isso muitas vezes), fica menos criativo, mais intolerante e mais impaciente. Outra coisa que acredito que me ajuda muito a corrida. Exerccio te traz tantos benefcios, que a forma fsica um sub-produto. Ontem corri 10 km no final da tarde. Deve ter feito bem para minha sade fsica, mas pouco me importa. Correr me deu uma tranquilidade, uma paz de esprito e deixou minha mente to clara, que isso que vale a pena. O segundo ponto gerenciar sua coragem. O mais importante no trabalhar duro. Andam pagando muito pouco para carregar pedras e um trabalho muito difcil.
5

O que raro mesmo fazer aquilo que te d medo. Ser ligar para aquele cliente chave? Ser colocar de p aquele projeto audacioso? Precisamos de coragem porque fomos treinados a fazer o que as regras mandam e o futuro criado por quem no segue as regras. Precisamos de coragem, pois fazer o diferente, o especial, realmente mais difcil do que carregar pedras. Precisamos de coragem pois podemos falhar. E tambm podemos dar certo, o que geralmente amedronta ainda mais (comigo no diferente). O Gapingvoid fala uma coisa interessante: o sucesso seguindo suas prprias regras gera um grande impacto em muitos dos seus relacionamentos, pois voc vai ser tornar uma prova viva de que possvel. Isso incomoda quem est parado e no quer sair da zona de conforto. o mesmo que o Paulo Coelho diz no ttulo do livro dele O vencedor est s, ou algo do gnero (eu no li o livro). Por fim, o mais importante fazer. Coloca seu plano para rodar. Coloca sua ideia na rua, no mercado. Ela vai dar errado, se voc comparar com seu plano inicial que previa um mundinho perfeito, mas a nica forma de conseguir. Teimosia, na dose certa vai te ajudar muito (mais melhor que menos: pea perdo, no pea permisso). Obrigado Empreendemia pelo convite. Pois esse texto eu escrevi para mim mesmo, para me lembrar e reforar que eu quero mesmo fazer a diferena e isso depende de mim, da minha coragem, energia e teimosia.

Vamos que vamos! Abraos, Miguel Cavalcanti twitter: @mcavalcanti www.beefpoint.com.br www.miguelcavalcanti.com

Este e-book conta com patrocnio

Caso queira mais dicas sobre produtividade no uso, compra e manuteno do seu computador, recomendamos muito conferir a seo especial da Dell no blog Saia do Lugar. Veja mais aqui. Nossos patrocinadores e apoiadores atuam diretamente oferecendo ferramentas de produtividade que influenciam positivamente o dia a dia de PMEs, o que significa que os recomendamos como timos exemplos, mas no h interferncia na nossa linha editorial, muito menos em nossa opinio. Confira nossa forma de trabalhar com contedo patrocinado no artigo Contedo til para empreendedores em primeiro lugar.

ndice
Introduo O que a leitura desse livro te entregar
Seo 1

12 19

Conceitos de produtividade
Captulo 1 Afinal, o que ser produtivo?

Produtividade no o objetivo final, um meio As 3 diferenas entre a pessoa produtiva e a pessoa ocupada 5 atitudes que separam os alcanadores de quem fica no quase Como ser o melhor do mundo na sua rea Entrevista: Christian Barbosa, maior especialista brasileiro na rea
Captulo 2 Uma vida produtiva uma vida feliz

24 27 30 35 43

A galinha dos ovos de ouro e sua relao com produtividade Como ser feliz pode te ajudar a alcanar resultados A estria do pescador e do banqueiro E o que fazer quando est tudo dando errado? Trabalhar mais diferente de trabalhar melhor 6 dicas para no se transformar em um Workaholic O que realmente motiva as pessoas

51 54 57 61 65 73 77
9

Como sua vida social te ajuda a combater inimigos da produtividade 70

Captulo 3 O elemento que toda pessoa produtiva precisa ter

1% inspirao, 99% transpirao A importncia dos hbitos Estudo de caso: Como um novo hbito me permitiu perder 16 kg Tcnica: O calendrio de Seinfeld 4 dicas para meros mortais enfrentarem grandes desafios
Seo 2

84 87 100 110 114

Produtividade na prtica
Captulo 4 Como fazer um bom planejamento

Sempre afie o seu machado Os 4 fundamentos do planejamento Como criar metas inteligentes em seu planejamento Como trabalhar as expectativas do seu planejamento Estudo de caso: Como fao meu planejamento na Empreendemia 2 lies de planejamento que aprendi com Garrincha
Captulo 5 A importncia da definio de prioridades

121 124 129 134 139 143

Muito cuidado com os jacars que assombram o seu dia a dia Como definir prioridades no dia a dia

148 151

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Captulo 6 As tarefas nossas de cada dia

Estudo de caso: Minha jornada em busca da organizao suprema 6 mandamentos de como gerenciar suas tarefas Dicas de como lidar com e-mails Dicas de como lidar com Home Office

165 170 174 179

Captulo 7 O papel da infraestrutura na produtividade da empresa

O quanto sua empresa preparada para caquinhas no dia a dia? 185 5 aspectos a avaliar ao comprar equipamentos para sua empresa 5 dicas para o computador ser o melhor amigo da produtividade 189 194

3 ferramentas que economizam o valioso tempo do empreendedor 197


Captulo 8 S uma andorinha produtiva no faz o vero

Delegar ou no delegar, eis a questo A importncia de uma forte cultura empresarial Como fazer de uma equipe uma mquina de produtividade As caractersticas de um lder O dia a dia dentro da equipe de projeto O que fazer para sua empresa no se afundar em reunies

202 207 212 219 222 226

Concluso
At logo e muito obrigado pelos peixes! Sobre os autores 232 234

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Introduo

O empreendedor e sua pica luta pela produtividade

Convenhamos, ser produtivo no fcil pra ningum. Porm, o dia a dia de um empreendedor possui algumas caractersticas especficas que tornam essa batalha especialmente complicada.

Saiba lutar contra o tempo

Para dificultar ainda mais, o lema Tempo dinheiro tem um significado literal para quem empreende. Enquanto um funcionrio geralmente possui um salrio fixo, os ganhos e o patrimnio do empresrio esto diretamente relacionados ao seu desempenho na empresa.

Introduo

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Nesse contexto, aprender a ser produtivo mais do que um diferencial bacana, praticamente uma questo de sobrevivncia. Como o primeiro passo de toda batalha conhecer o inimigo, confira os fatores do cotidiano de um empreendedor que tornam essa luta pela produtividade um problema to cabeludo.
Fator 1: Um sonho gigantesco

Grande parte dos empreendedores possui um esprito megalomanaco e no v a hora da sua empresa dominando o mundo. Seja no incio, quando ficamos doidos para tirar aquele produto do forno ou quando j estamos estabelecidos e queremos levar o negcio a outro patamar, todo empreendedor um bicho sonhador. Por um lado, isso motiva. Sonhar grande e pequeno d o mesmo trabalho. Por outro, difcil planejar os passos de uma longa jornada. Esse dilema gera basicamente 2 problemas: 1. Por onde devemos comear? 2. Como sei se meu progresso do dia foi suficiente? Nos aprofundaremos mais frente no livro, porm importante deixar claro que 2 grandes habilidades de pessoas produtivas so: 1. Quebrar projetos gigantescos em partes menores 2. Definir critrios de sucesso para avaliar seu progresso
Introduo 13

Sempre que estiver perdido no meio de um grande projeto, divida esse monstro em pedaos menores e defina direitinho qual indicador te dir se voc fez um bom trabalho ou no.
Fator 2: O empreendedor precisa criar seu prprio mapa

Desde a poca das cavernas nossos ancestrais foram treinados a no seguir sozinhos em um caminho desconhecido. Nunca se sabe se algum animal sinistro ou planta venenosa poder colocar sua vida em risco. A questo que na vida moderna, dificilmente os perigos realmente colocaro sua vida em risco. Normalmente o medo est mais ligado a machucar o ego do que a um perigo fsico em si. Porm, mesmo sem riscos sobrevivncia, morremos de medo de fazer algo sem que tenhamos algum para validar aquele caminho. Essa necessidade de validao o que nos faz pagar to caro a um personal trainer para nos dizer Voc consegue fazer mais uma repetio, no desista! ou fazemos um trabalho que no gostamos s porque temos um chefe para dizer Agora faa isso, depois, faa aquilo. Ter algum mais experiente que j percorreu o caminho algo extremamente reconfortante quando no sabemos para onde ir. Porm, esse um luxo que o empreendedor normalmente no possui, j que ele justamente o responsvel por abrir esse caminho e indiclo para seus companheiros de jornada.
Introduo 14

Para facilitar esse processo, existem 3 coisas que o empreendedor pode fazer: 1. Ter contato com outros empreendedores Apesar de no ser exatamente o mesmo caminho, pode ter certeza que outros empreendedores j passaram por perrengues bem parecidos com os seus e podero dar dicas interessantes 2. Revisar constantemente a viso Quando se est perdido, em dvidas sobre o prximo passo, a melhor coisa parar e relembrar para onde sua viso aponta. Se voc est na direo errada, ir em frente s te afastar do destino 3. Dar passos pequenos e avaliar o progresso Digamos que voc est no meio do mato, deseja ir para o norte e no sabe exatamente qual trilha deve seguir. Nessa situao, minha principal dica : olhe para os lados e escolha o primeiro caminho que fizer sentido. Ande um pouquinho nele e veja se voc foi para o norte. Se sim, siga em frente. Se no, volte para onde voc estava e escolha outro caminho. nessa hora que a definio anterior dos critrios de sucesso se mostra to importante. Esse hbito de sempre reavaliar onde voc est e fazer pequenos testes para medir progresso essencial para uma jornada produtiva. Lembre-se que ser produtivo no nada mais nada menos do que chegar mais perto dos seus objetivos, sejam eles grandes sonhos ou uma lista de tarefas que precisam ser completadas ao final do dia.
Introduo 15

Fator 3: Pessoas sempre recorrem ao empreendedor para tirar dvidas

Como se criar um caminho no fosse difcil o suficiente, o empreendedor tambm precisa guiar outras pessoas nessa jornada. Na hora que algo sai um pouco do planejado, todo mundo recorre ao empreendedor para perguntar o que fazer. Se essas interrupes forem constantes, dificilmente ele conseguir focar em projetos de longo prazo ao mesmo tempo em que precisa apagar incndios. Para lidar com esse fator, as 2 palavras-chave so: treinamento e autonomia. Quanto mais preparadas estiverem as pessoas para resolver problemas, menos elas iro te procurar para resolver pepinos e mais tempo voc ter para trabalhar em questes estratgicas, que levaro a empresa ao prximo patamar. Esses pontos sero bastante aprofundados no captulo sobre produtividade em equipe.
Fator 4: Normalmente o empreendedor que lida com pessoas de fora da empresa

Como se no fosse difcil o suficiente ter que gerar seu prprio planejamento, delegar tarefas para a equipe e ainda lidar com pepinos do dia a dia, o empreendedor ainda precisa conciliar sua agenda com a de clientes, fornecedores, parceiros, investidores etc.

Introduo

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Para sobreviver a essa loucura, existem 4 coisas a serem feitas: 1. Perguntar Realmente sou necessrio? Muitas vezes o empreendedor gosta de estar presente em todas as decises, mas nem sempre ele necessrio. Por exemplo, se o cliente quer uma reunio s para acompanhar resultados, por que no fazer um relatrio e mandar outra pessoa apresent-lo? 2. Destinar tempo especfico para reunies Na hora de marcar uma reunio, dificilmente as pessoas possuem apenas um horrio disponvel. Normalmente existem algumas opes que podem ser encaixadas com a sua agenda. Por isso, deixar horrios fixos para reunies, como por exemplo, das 11 s 12h e das 14 s 15 h, pode facilitar muito seu planejamento. 3. Ter margem para atrasos Isso serve para tudo, mas especialmente crtico para reunies. Se voc tem uma reunio que termina s 13 h e precisa de 20 minutos para ir at outro cliente, marcar a prxima para 13:30 arriscado. Sempre leve em conta que a conversa anterior pode demorar um pouco mais ou o trnsito pode estar pior do que o normal. melhor ser cauteloso do que ficar com fama de atrasado. 4. Se possvel, evite reunies presenciais O mundo moderno nos proporcionou a maravilha dos e-mails e conferncias por Skype. Por que no aproveit-los? Alm do tempo em trnsito, reunies presenciais exigem certas formalidades (passar pela segurana do prdio, tomar um cafezinho, , etc.) que no acontecem quando a conversa feita distncia.
Introduo 17

Concluso: Agora que voc conhece o inimigo, est na hora de enfrent-lo!

Conhecendo os fatores que tornam a rotina do empreendedor mais complicada do que o normal, voc est pronto para comear a sua jornada por um dia a dia mais produtivo. Toda vez que estiver perdido pensando Por que minha rotina to complicada?!?, volte para esse texto e confira o que pode estar te atrapalhando. Atuar diretamente nesses fatores pode ser a diferena entre o desespero e o sucesso em meio a uma rotina extremamente movimentada. Abraos, Millor Machado (sempre lutando pela minha produtividade)

Introduo

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O que a leitura desse livro te entregar


Se perguntarmos aleatoriamente na rua, aposto que pelo menos 99,999999% das pessoas dir que quer ser mais produtiva. Porm, chutaria que em torno de 1% dessas pessoas saberia informar exatamente o que est fazendo para alcanar esse objetivo. Por que ser que mesmo desejando um dia a dia mais produtivo, to poucas pessoas conseguem chegar l? Seria muito superficial afirmar que essas pessoas so preguiosas ou que simplesmente nasceram sem o dom da produtividade. Ns no acreditamos nisso. Baseados em bastante estudo e principalmente, experincia prpria, temos mais do que a clara a ideia de que apesar das pessoas serem diferentes, todos podem aumentar sua produtividade diria atravs de algumas noes que os ajudaro a tomar decises no dia a dia. Muito mais do que dom natural ou fora de vontade extraordinria, conhecimentos especficos aliados prtica podem aumentar e muito a produtividade de qualquer um. Inclusive voc, caro(a) leitor(a). Por isso, nosso objetivo principal com esse livro abordar o maior nmero possvel de situaes no dia a dia e analisar como tirar o maior proveito delas, sempre citando exemplos e dicas prticas de como aplicar esses conceitos bsicos.
Introduo 19

Se durante o dia voc perceber algo que est atrapalhando sua produtividade e pensar Isso que os caras do Empreendemia tinhamt falado! Deixa eu reler o livro pra ver o que eles recomendam nessa situao, nossa misso est mais do que cumprida.
O que a leitura desse livro NO te entregar

Por mais que quisssemos falar algo como Quem ler o ebook economizar X% de tempo nas tarefas dirias ou Leia esse livro e aumente sua produtividade em 10 dias, infelizmente s quem conseguir gerar o resultado voc. Por mais que tcnicas e ferramentas ajudem, a nica coisa que garante a produtividade o comportamento humano. No adianta esperar resultados do dia para a noite, no isso que estamos prometendo. Parafraseando o grande Morpheus: Existe uma diferena entre saber o caminho e percorrer o caminho. Se voc tambm no acredita em resultados mgicos e est disposto(a) a conhecer os fundamentos da produtividade e no v a hora de iniciar a sua prpria jornada, vamos l!

Introduo

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Seo 1

Conceitos de produtividade

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Captulo 1

Afinal, o que ser produtivo?

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Produtividade no o objetivo final, um meio


O primeiro passo para se tornar o mestre da produtividade entender o que significa ser produtivo e o que isso tem a ver com planejamento e expectativa. Ningum precisa entregar produtividade no final do dia. O que queremos e somos exigidos constantemente entregar resultados, sejam eles relatrios, vendas, contatos ou qualquer outra atividade. Portanto, a produtividade apenas um meio para gerar mais resultados em menos tempo. importante que esses resultados gerados sejam aqueles planejados, pensados com foco no que importante para a empresa. Quantas vezes voc j no passou o dia inteiro super ocupado, se matando para fazer vrias coisas, e ao chegar ao final do dia ficou com uma sensao horrvel de improdutividade? Isso bem comum e geralmente acontece porque a sensao de produtividade algo que est relacionado com a nossa expectativa. Ou seja, se voc fez vrias coisas, mas que no so aquelas que esperava ter feito at o final do dia, dificilmente se sentir produtivo. A produtividade tem tanto a ver com planejamento e expectativa, que se voc planejar no fazer nada o dia inteiro para relaxar e realmente no fizer, te garanto que se sentir bem, sem aquela sensao ruim de improdutividade.
Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo? 24

Se considerarmos resultados como uma frmula matemtica (Calma! Quem no gosta de matemtica pode ficar tranquilo, no vou me aprofundar nisso), ela seria: Resultados = produtividade x horas trabalhadas Isso significa que, para alcanar bons resultados, necessrio investir horas de trabalho e ter uma produtividade relevante. Mas cuidado! No adianta querer trabalhar infinitas horas seguidas esperando grandes resultados. Na medida que a carga horria aumenta, a produtividade cai e os resultados ficam praticamente na mesma do que ficariam com menos horas de trabalho. Ou seja, o ideal um equilbrio.

muito trabalho, no mesmo?

Agora que o conceito est claro, h 3 coisas principais que te ajudam a manter sua produtividade em alta e entregar cada vez mais resultados no dia a dia.
Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo? 25

1. Crie o hbito O maior aliado para ter bons resultados todos os dias o hbito. Com ele as tarefas so feitas com menos esforo e proporcionam uma produtividade maior. 2. Trabalhe com foco e sem interrupes Facebook, MSN, pessoas conversando toda hora e outras distraes s quebram o ritmo de trabalho e mandam sua produtividade l pra baixo. Feche tudo que pode te atrapalhar e produza. Deixe para olhar seu Facebook ou bater um papo durante o intervalo. 3. Delegue tarefas O empreendedor tem que lidar com vrias tarefas diferentes ao longo do dia: administrativas, financeiras, tcnicas etc. Como bem difcil algum ser especialista e fazer tudo isso muito bem, foque nas tarefas que voc faz melhor e delegue o resto. Assim voc acaba sendo bem mais produtivo e entregando bem mais resultados. Ao longo do livro nos aprofundaremos em cada um desses assuntos, vendo dicas e tcnicas para aumentar sua produtividade. Por agora, o mais importante deixar bem claro que muito mais do que a produtividade em si, voc precisa entender exatamente quais so seus resultados esperados e como voc far para chegar l. Abraos, Gabriel (felizmente h muito tempo sem aquela sensao de improdutividade!)
Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo? 26

As 3 diferenas entre a pessoa produtiva e a pessoa ocupada


Uma frase extremamente comum no mundo corporativo No tenho tempo para nada!. Como f da democracia, sou obrigado a discordar! O tempo um dos poucos recursos que todas as pessoas tm, igualmente. Por outro lado, a forma que voc aproveita as suas 24 horas, a sim so outros 500.

Mesmo apagar incndios pode ser feito sem desespero

Se est entre as pessoas que no tem tempo pra nada, confira abaixo algumas diferenas de postura que podem te levar a um dia a dia muito mais produtivo.

Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo?

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1 - Ocupar o tempo vs. aproveitar o tempo

Existe uma coisa chamada Lei de Parkinson, que diz que O trabalho se expande para preencher o tempo disponvel para ser concludo. Ou seja, se voc fala pra uma pessoa ocupada Voc tem at tal hora para entregar algo, essa pessoa dar um jeito de ocupar essas horas, mesmo que o prazo esteja extremamente folgado. Por outro lado, as pessoas produtivas pensam Preciso entregar essa tarefa. Vou dar um jeito de aproveitar as horas que tenho e entregar o mximo possvel. Com esses pensamentos diferentes, dificilmente uma pessoa ocupada entregar algo antes do prazo. Em compensao, a pessoa produtiva sempre pensa em formas de entregar alm do esperado.
2 - Fazer o que acontece vs. fazer acontecer

Uma pessoa ocupada se distrai facilmente. Isso acontece porque, sem um objetivo claro, qualquer interrupo parece relevante e o que importante mas no urgente fica sempre deixado pra depois. A pessoa produtiva sabe que precisa alcanar um objetivo importante. Tudo que no estiver relacionado com esse objetivo deve ser ignorado at que o objetivo seja alcanado. Faz sentido imaginar um piloto de F1 checando o e-mail a cada 5 minutos durante a corrida? Por que faria pra voc?

Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo?

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3 - Seguir as regras vs. criar as regras

Pessoas ocupadas normalmente recebem uma lista de tarefas e saem executando sem entender muito bem o porqu. Isso reduz a motivao e aumenta muito a sensao sobre a dificuldade da tarefa. Em compensao, pessoas produtivas fazem questo de entender exatamente onde precisam chegar, porque aquilo precisa ser feito e qual o impacto que aquela atividade gerar. A partir disso, elas criam seus prprios planos e execut-los de maneira eficiente.
Concluso: Produza ou descanse, enrolao desperdcio

Que fique bem claro, trabalhar 37 horas por dia dificilmente a coisa mais produtiva a se fazer. Assim como qualquer mquina, o corpo humano precisa de manuteno e se voc no tiver momentos para descansar, uma hora a mquina quebra. Por isso, no tem problema algum checar Facebook, tirar um cochilo ou levantar pra tomar uma gua, desde que seja num momento em que voc esteja conscientemente descansando. Se estiver descansando, evite ficar ocupado(a). Se estiver ocupado(a), a sim hora de deixar de enrolao e produzir. Abraos, Millor Machado (produtivo enquanto ocupado)
Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo? 29

5 atitudes que separam os alcanadores de quem fica no quase


Existe em ingls o termo achievers, mas como em portugus no me lembro de nada parecido, usarei a palavra alcanadores para descrever as pessoas que chegam ao final do dia e se orgulham do que fizeram. Vale a pena deixar bem claro que ser um alcanador no fcil, mas tambm no algo destinado a algumas poucas pessoas que foram abenoadas com esse dom. Eu mesmo desenvolvi essas posturas com o tempo, no foi algo mgico, do dia pra noite.

Muita gente fica no quase. E voc?

Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo?

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Seguem as lies que aprendi para melhorar meu lado alcanador e ficar cada vez mais longe do quase.
Alcanadores sabem onde querem chegar

Ao contrrio da ideologia defendida pelo filsofo brasileiro Jess Gomes da Silva Filho, deixar a vida te levar no uma boa atitude para quem quer chegar mais longe. Para alcanar um objetivo, a primeira coisa que voc precisa ter um objetivo. Como diria o sbio gato de Alice no Pas das Maravilhas Se voc no sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve. Porm, existe um problema: muito difcil correr atrs de um objetivo amplo como quero ser feliz. Por outro lado, objetivos de curtssimo prazo como quero comer lasagna no almoo tambm no te levam muito longe. Para facilitar a definio do objetivo, minha dica : imagine como ser seu dia tpico numa tera-feira daqui a X anos (o valor de X voc que escolhe). Nesse dia tpico, comece imaginando o trabalho que voc estar fazendo s 15 h. Depois pense em como vai ser quando chegar em casa. Como sua famlia te receber quando ouvir um Querida, cheguei!? O que voc far no seu tempo livre to importante quanto o que voc vai fazer profissionalmente. Saber o que voc vai fazer quando no estiver ocupado fundamental para criar seu propsito de vida. Isso te ajudar muito a tomar decises importantes sobre seu estilo de vida.
Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo? 31

Alcanadores criam planos de ao

Ao contrrio da lenda urbana da Loira do Banheiro, seus objetivos no aparecero simplesmente se voc falar seu nome 3 vezes. Para ser um alcanador, essencial criar planos de ao. Apesar de planejamento ser um tema razoavelmente complexo e que ser aprofundado em outro captulo, na prtica um bom planejamento responde as seguintes perguntas: 1. Quais objetivos quero alcanar e quais fatores indicam que alcancei esse objetivo? 2. Quais tarefas preciso fazer para alcanar meus objetivos? 3. Em qual ordem e quando farei cada uma dessas tarefas? 4. Quais recursos (tempo, dinheiro, aprovao de algum etc.) eu precisarei para executar cada uma dessas tarefas? 5. Se me faltar algum desses recursos, quais tarefas farei para consegui-los?
Alcanadores revisam constantemente seus planos

Antigamente quando me falavam Coloque seus planos no papel e isso te ajudar a alcanar seus objetivos eu achava que era algo muito bvio e que no traria resultados mgicos. E eu estava certo, colocar os planos no papel no suficiente.
Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo? 32

To importante quanto colocar o plano no papel sempre olhar para ele. Se voc planeja algo, mas esquece o que tinha prometido, muito difcil enxergar se est indo na direo certa. Para no depender s da sua memria, registre seu plano em algum lugar e se programe para revis-lo constantemente. A frequncia de reviso varia entre semanal, mensal etc. de acordo com o tamanho do objetivo, mas fundamental que voc ganhe esse hbito. Daremos exemplos bem prticos sobre essa reviso no Estudo de caso: Como fao meu planejamento na Empreendemia.
Alcanadores sabem dizer no para o que no realmente importante

Uma das coisas mais lindas da vida sua infinita diversidade. A cada momento nossa vida pode mudar completamente e tomar rumos inimaginveis. Porm, apesar de tudo isso ser bonito do ponto de vista espiritual, algo que pode atrapalhar muito um plano. Mesmo sabendo que normal que os planos mudem, o alcanador consegue manter o foco no que importante e dizer no para o que no o ajudar no seu objetivo. Por mais que seja difcil dizer no para oportunidades interessantes, isso extremamente necessrio para que voc foque seus recursos no que realmente importante. Esse tema ser aprofundado no subcaptulo Como definir prioridades no dia a dia.

Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo?

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Concluso: Saia do lugar!

Alm dessas 4 atitudes, sair do lugar o ponto que mais diferencia um alcanador daquele cara que est sempre no quase. Ao invs de ficar esperando aquele momento perfeito em que tudo parece conspirar a seu favor, o alcanador simplesmente vai l e comea a agir. Da mesma forma que ao tirar seu carro da garagem voc no espera todos os sinais ficarem verdes e capaz de alterar seu caminho caso algo acontea (acidentes, trnsito, obras etc.), simplesmente tomar a iniciativa um grande diferencial para quem alcanar melhores resultados. Abraos, Millor Machado (fugindo desesperadamente do quase)

Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo?

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Como ser o melhor do mundo na sua rea


Pode at parecer que estamos batendo na mesma tecla (e estamos mesmo), porm a produtividade no nada alm de uma ferramenta que te auxilia a alcanar um objetivo, seja ele qual for. Ou seja, no adianta ser a pessoa mais produtiva do mundo se no houver uma viso clara de onde voc quer chegar. Seguindo essa linha, gosto muito do raciocnio construdo por Seth Godin no livro O melhor do mundo. Apesar de curto (90 pginas, com figuras), ele tem uma quantidade inacreditvel de sabedoria sobre como avaliar a hora de persistir ou desistir de um objetivo.

essencial ser o melhor do mundo em alguma coisa

Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo?

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A ideia bsica do livro : se voc quer o sucesso, voc precisa ser o melhor do mundo no que faz. Se no o esforo para ser o melhor do mundo em algo no vale a pena, o melhor a fazer desistir e direcionar os esforos para algo em que possa ser o melhor do mundo.
Ou voc o melhor do mundo ou ser esquecido

Na vida, todos ns fazemos escolhas o tempo todo. Se voc pode escolher entre o melhor do mundo ou o segundo melhor, por que escolher o segundo? No toa que quando um filme se torna o mais assistido, mais pessoas o assistem. Quanto mais rico algum , mais fcil ganhar dinheiro. E por a vai. Como diria a grande cano Xibom bombom: o de cima sobe e o de baixo desce.
Escolha para quem voc ser o melhor do mundo

Ser o melhor do mundo significa ser a escolha bvia na hora de algum te contratar, comprar seu servio, ler seu artigo etc. Entre qualquer outra coisa, a pessoa escolheu dedicar o tempo a voc, justamente por ser o melhor do mundo para ela, naquele momento. Obviamente, no possvel ser o melhor do mundo em tudo e para todos, por isso voc precisa escolher muito bem seu pblicoalvo. Quem a pessoa que ir te considerar o melhor do mundo? Querer agradar a todos o caminho certo para a mediocridade.
Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo? 36

Conhea o maior inimigo do melhor do mundo, o Vo

Quando voc est comeando uma nova atividade, tudo muito bacana. Os resultados comeam a vir rpido e a empolgao come solta. Depois de um tempo, barreiras aparecem, a atividade comea a ficar chata e os resultados no vm com a mesma facilidade. Acabouse o que era doce. nessa hora que a maioria das pessoas desiste. Esse momento o terrvel Vo. A grande questo que para ser o melhor do mundo, voc precisa atravessar o Vo. Poucas so as pessoas que continuam trabalhando apesar da monotonia, cansao e desmotivao. Poucas so as pessoas que colhem os verdadeiros frutos de ser o melhor do mundo. Uma forma fcil de visualizar o Vo imaginar a corrida de So Silvestre. Na largada, vemos uma quantidade gigantesca de pessoas correndo felizonas, todas empolgadas com a chance de aparecer na TV com a roupa do Batman ou do Homem-Aranha. Nesse momento, provavelmente a quantidade de pessoas que desiste bem pequena. Afinal, os primeiros km so razoavelmente fceis e todo metro avanado um bom progresso. Mais pra frente, a fadiga comea a bater e vemos as primeiras desistncias. Nessa hora o desnimo se inicia e pensamos Se at os super-heris desistiram, provavelmente tambm no conseguirei. Minha perna j est doendo e ainda falta MUITO para chegar. L pelo dcimo km vemos que a grande massa j foi embora e alguns poucos esforados ainda continuam, alm claro do peloto de frente que j abriu uma grande distncia dos meros mortais.
Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo? 37

Por outro lado, depois que passamos pelo 10o km pensamos J fiz o mais difcil! Agora vou at o fim!. Esse o momento em que voc supera o Vo e se junta aos melhores do mundo. Essa motivao nos d um grande combustvel para seguir em frente, mesmo com a perna doendo e a vontade absurda de ir pra casa para passar o final de ano com a famlia. Ou seja, por incrvel que parea, depois de um certo tempo fica mais fcil seguir em frente do que desistir. Quando voc v a luz no fim do tnel, a motivao come solta e voc continua seguin, mesmo que esteja fisicamente mais cansado do que estava nos km anteriores. Como j diziam, o Vo separa homens de meninos. Isso vale tanto para a So Silvestre como para o aprendizado de um idioma, criao de um novo negcio e tantas outras situaes que tememos. No momento em que voc passou do Vo, se tornar o melhor do mundo basicamente uma questo de tempo.
O Vo nunca atravessado de primeira. Sucessos repentinos levam 10 anos para acontecer

Um erro comum ao avaliar os melhores do mundo v-los no topo e achar que j nasceram assim. Porm, por mais que a mdia adora falar sobre gnios que nasceram com sorte, no bem assim. At no caso de jovens prodgios que parecem surgir do nada, eles sempre tiveram um longo perodo no Vo at que alcanassem o estrelato, como por exemplo Justin Bieber.
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Apesar de no ach-lo melhor do mundo em nada (exceto em servir de exemplo nesse texto), inegvel que ele alcanou um grau de sucesso que no pra qualquer um. Mesmo sendo um garotinho juvenil criado a leite com pera e Ovomaltine, quando ele lanou seu 1o CD, com 16 anos, o moleque j tinha 14 anos desde que comeou a aprender a tocar instrumentos musicais! Em um caso mais famoso, os Beatles passaram muito tempo fazendo shows que duravam mais de 6 horas. Se teve uma coisa que eles fizeram antes do sucesso, essa coisa foi: treinar. Apesar de saber da heresia de colocar Justin Bieber e Beatles na mesma frase, a moral da histria que sorte obviamente faz parte, mas no atravessa o Vo sozinha. Anos de treino e preparao so essenciais em qualquer jornada rumo ao sucesso. Se quiser se aprofundar no assunto, recomendo bastante conferir o livro Outliers, de Malcolm Gladwell e a regra das 10 mil horas.
Fora de vontade sozinha no atravessa o Vo, o treino precisa virar um hbito natural

Outro erro comum na rea de desenvolvimento pessoal simplesmente confiar na fora de vontade para alcanar algo relevante. O problema apesar da fora de vontade gerar iniciativa para comear algo bacana, ela sozinha no consegue se manter por tempo o suficiente para atravessarmos o Vo.
Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo? 39

Para compreender melhor esse processo, vale a pena imaginar nosso crebro como um homem (lado lgico) conduzindo um elefante (lado emocional). Apesar do homem conseguir direcionar o elefante, se o elefante quiser ir para um lado, pode ter certeza que ele ir, no importando o lado que o homem queira ir. Quando fazemos resolues de ano novo, normalmente esse o lado lgico falando. Ningum precisa de muitos argumentos para ser convencido de que vale a pena ter uma vida mais saudvel, melhorar o relacionamento com as pessoas, ganhar novas competncias, etc. Porm, mesmo sabendo o que devemos fazer, uma fora maior nos faz desistir depois de poucos dias. Uma hora ou outra o elefante finca o p no cho e a fora de vontade acaba indo embora. Nessa linha de raciocnio, a nica forma de conseguir atravessar o Vo e ser melhor do mundo ter muito claro qual o fator emocional que te motivar a seguir em frente. Ao invs de pensar Quero perder peso porque meu mdico mandou, algo muito mais forte pensar algo na linha Se perder uns quilinhos, minha autoestima vai melhorar, vou me sentir mais disposto a alcanar novos objetivos e minha famlia ficar orgulhosa de mim. A parte boa que depois que o elefante ganha certa velocidade, fica muito difcil par-lo. Esse o momento em que todas as desculpinhas mentais (manifestaes do elefante) vo embora e o processo de treinar para ser o melhor do mundo simplesmente passa a ser algo natural, que voc faz sem muito esforo. Ou seja, um hbito. No a toa que a capacidade de ganhar hbitos considerada como a principal caracterstica que uma pessoa produtiva precisa.
Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo? 40

Se voc ainda no considera que tem essa caracterstica, no se preocupe, temos um captulo inteiro s sobre essa parte.
Concluso: Faa ou desista, no existe tentar

Considerando que para ser o melhor do mundo necessrio atravessar o Vo e ele um adversrio terrvel, vale a pena enfatizar que voc precisar de todas as foras para venc-lo. Se voc no estiver com o elefante, o homem e o hbito do seu lado, dificilmente valer a pena tentar esse caminho. Se for para comear, que seja para atravessar o Vo e se encontrar com os vencedores do outro lado. Por isso, ao contrrio da crena popular, no h problema algum em desistir. Para qu tentar atravessar um Vo que exigir um esforo absurdo e o retorno no ser to bacana assim? Ao invs disso, a principal dica simplesmente desistir do que no realmente te motiva e focar absolutamente todos seus esforos para atravessar o Vo certo. muito melhor passar por um perrengue absurdo e se juntar aos vencedores do outro lado do Vo do que fazer como a grande maioria das pessoas e vagar por diversos Vos sem nunca se esforar o suficiente para fugir da mediocridade. Se for para ficar longe da mediocridade, no tenha dvida alguma de que vale a pena pegar a fama de arrego em coisas que no valem a pena para alcanar a glria na hora de atravessar a linha de chegada junto com os outros melhores do mundo.
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Se voc est buscando materiais sobre aumento de produtividade e j chegou at aqui, mesmo com todos os estmulos para desistir, pode ter certeza que j passou por um pedao considervel do Vo. Agora uma questo de seguir em frente e continuar lutando para ser o melhor do mundo na sua rea. Para finalizar: lembre-se que nosso desafio dirio no ser melhor que os outros, ser melhor do que ns mesmos. Abraos, Millor Machado (o melhor Millor Machado do mundo)

Cap. 1 - Afinal, o que ser produtivo?

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Entrevista: Christian Barbosa, maior especialista brasileiro na rea


Christian Barbosa o maior especialista em gerenciamento do tempo e produtividade pessoal do pas. Considerado Senhor do Tempo, pela Revista Voc S/A e Zero Hora, ele fundador da Triad Productivity Solutions, consultoria multinacional especializada em produtividade. Alm disso, escreve na coluna Agenda do CEO da Voc S.A. e autor de diversos livros. Convidamos Christian para passar uma noo geral sobre o tema. Caso tenha algum termo que no seja familiar, pode ter certeza que ele ser passado nos prximos captulos do livro.

Christian Barbosa, o cara da produtividade

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1 - Quando se fala em produtividade pensamos em tcnicas mgicas que faro o dia render mais. Na sua viso, o mais importante dominar alguma tcnica como a Pomodoro ou o ponto principal ter uma postura de trabalho mais eficiente?

um conjunto de fatores. Para comear, ningum nasceu sabendo como administrar seu tempo. Se a pessoa tem uma postura mais eficiente, com alto nvel de concentrao e sabe dizer no, ela pode ter melhores resultados do que algum que no tem. Mas isso no significa que ela esteja utilizando realmente bem o seu tempo. Administrar tempo tem a ver com algo muito maior. Tem a ver com conseguir realizar suas metas, colocar atividades de equilbrio e lazer ao longo do dia a dia, estar em dia com seus relacionamentos realmente importantes, viver por coisas que realmente fazem sentido, etc. Por isso que eu digo que precisa de uma metodologia, que consiga apoiar todas essas fases. Pomodoro uma tcnica que ajuda a focar e a realizar atividades de forma mais eficiente. excelente, mas no ajuda em outras etapas que a administrao do tempo tem o dever de ajudar. 4 hours workweek um conjunto de tcnicas. J GTD (Getting Things Done) do David Allen uma metodologia, assim como a Triad que eu desenvolvi. As pessoas no gostam da palavra metodologia. Acham que um conjunto de imposies que vo tirar a flexibilidade, mas no nada disso.
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Todo ser humano s consegue ter uma vida normal graa a uma srie de rotinas (mtodos): escovar os dentes, dirigir, estudar, etc. Voc precisa de uma metodologia de tempo que seja realmente eficiente para voc. Recomendo que o empreendedor realmente procure uma metodologia que se adapte ao seu estilo e que consiga adicionar tcnicas como Pomodoro para aprimorar seus resultados.
2 - Qual o impacto de um bom planejamento das tarefas nos resultados do dia a dia?

Para o empreendedor isso algo vital. Empreendedor sem tempo no consegue fazer a empresa crescer, vive com a empresa cheia de urgncias, comea a no aproveitar seu tempo com as pessoas realmente importantes e pior, pode prejudicar a prpria sade. Eu era assim, um empreendedor sem tempo que depois de anos acabou severamente doente. Precisei mudar e valorizar o planejamento, que sempre achei que s funcionava na teoria. O impacto de um bom planejamento de tarefas conseguir reduzir o volume de urgncias, ter mais foco em novas oportunidades, sair do operacional e entrar no estratgico, prosperar financeiramente e em todas as reas da sua vida.

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3 - Sistemas de aumento de produtividade, como o Neotriad, por si s j resultam em um aumento de produtividade ou seu principal valor facilitar a vida de quem j tem uma postura mais eficiente?

Um sistema complementa a metodologia. Quanto mais aderente o sistema for, mais resultados ter. Eu no pensava assim em 2004 quando lancei meu primeiro livro. Estava muito impregnado por planners, um mundo ainda analgico. Achei que a ferramenta era secundria, mas com a revoluo web que sofremos nos ltimos anos, sem uma ferramenta (que pode ser at um caderno) impossvel de organizar suas atividades. Todos precisam de alguma, infelizmente o crebro no foi feito para planejar seu tempo. Quando parei para pensar e desenvolver o Neotriad, tentei criar uma ferramenta que pudesse aplicar 100% da metodologia Triad, mesmo sem o conhecimento do usurio. O objetivo era ajudar a pessoa que no tinha uma postura eficiente a adotar uma postura mais produtiva, por pura osmose. Ou seja, a interface do sistema, os recursos, deveriam implicitamente ajudar as pessoas a criar bons padres. Nem sempre esse objetivo d certo, s vezes a pessoa s consegue ganhar produtividade depois de ler e ver os conceitos, por isso temos investido muito em treinamento, vdeos e tutoriais para ajudar as pessoas a um uso eficiente.

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Em uma pesquisa com nossos usurios, conseguimos reduzir o volume de urgncias em 55% e 89% dos usurios afirmam que melhorou seu nvel de planejamento. Esse nosso foco. No ser uma simples agenda, um gestor de metas, equipes ou projetos, efetivamente ajudar as pessoas a terem mais vida, mais planejamento, mais equilbrio e por consequncia realizarem todas as suas demandas. Uma coisa que pode parecer engraada, mas quem j tem uma postura mais eficiente representa a minoria de nossos usurios. Em geral esse perfil j tem seu prprio esquema de organizao e dificilmente gostariam de alter-lo com qualquer ferramenta que seja. Ele at pode recomendar para as pessoas, mas nem sempre usa adequadamente.
4 - Quais os principais assassinos de produtividade no dia a dia do empreendedor?

Eu acho que os principais assassinos do tempo do empreendedor so: 1. Reunies Quanto mais reunies o empreendedor faz, menos tempo ele tem para realmente focar no estratgico 2. Urgncia Um empreendedor urgente cria uma empresa urgente, um circulo vicioso muito difcil de romper 3. E-mail: A mania de trabalhar com foco no e-mail e no em tarefas um dos itens mais problemticos do empreendedor

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4. Multitarefas: Ser empreendedor no significa ser super heri faz de tudo. Quem tenta multitarefar entre suas prioridades acaba consumindo 25% a mais de tempo no dia
5 - Qual a dica que voc d para nosso leitor que quer terminar de ler essa entrevista e j passar a organizar melhor seu tempo e aumentar sua produtividade diria?

Eu acho que a dica bsica buscar uma metodologia que adapte a sua realidade, comece a gerenciar seu prprio tempo e ajude a equipe a gerenciar o tempo dela tambm. Metas, projetos, processos no servem de nada sem pessoas para realiz-los e, pessoas precisam de tempo para isso. A principal preocupao do empreendedor/diretor conseguir dar mais tempo para sua equipe focar no Importante. Outra dica : ache uma ferramenta. impossvel ser produtivo hoje em dia sem uma ferramenta. Experimente o Neotriad. Se no gostar, experimente o Basecamp. No importa se a minha ferramenta ou de um concorrente, o que importa que voc precisa de alguma coisa desse tipo na sua empresa para conseguir ajudar a equipe a colaborar de forma produtiva.


Nota do editor: Alm das ferramentas citadas, temos uma ferramenta bem bacana integrando tarefas relacionadas a clientes e financeiras. Vale a pena conferir o Empreendekit.
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Captulo 2

Uma vida produtiva uma vida feliz

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A galinha dos ovos de ouro e sua relao com produtividade


Autoria de Esopo, o pai das fbulas

Certa vez um fazendeiro chegou em seu galinheiro e avistou algo diferente do normal. Uma das galinhas havia posto um ovo com cor diferente do habitual, o ovo era dourado. Depois de certo tempo olhando para aquele objeto reluzente, ele decidiu limp-lo, cheir-lo e at lamb-lo. De fato era um ovo de ouro nas suas mos.

Empolgadssimo com a situao, o fazendeiro chamou sua mulher e disse: Querida, estamos ricos! Olha s! O que aconteceu? Explica direito essa histria. Olhada nisso! Uma das galinhas produziu um ovo de ouro!
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Que bom! Agora devemos cuidar muito bem dessa galinha para que ela possa sempre nos prover com essas lindos ovos. Que cuidar que nada! Se naturalmente ela deu esse ovo, imagina quantos existem dentro dela! Vou pegar uma faca para sacrific-la e pegarmos logo a fortuna que ela deve ter em sua barriga! No faa isso! Muito mais importante do que o que h agora o que ela ainda tem a nos oferecer. Deixa disso mulher! Sei o que estou fazendo. Confia. Depois de um tempo, contrariando a vontade da mulher, o fazendeiro volta com a coitada da galinha toda aberta. Eis que ao invs de muitos outros ovos de ouro, a galinha possua exatamente a mesma coisa que todas as galinhas: tripas e sangue. Desesperado com a lambana que havia acabado de fazer, o ganancioso fazendeiro desabafa: mulher, voc estava certa. Por minha causa ns perdemos o que seria uma fonte de riqueza para nos tirar da pindaba. Eu avisei...

Moral da histria: Quem tudo quer, tudo perde.




A ideia de relembrar essa fbula gerar a reflexo sobre a forma como tratamos nossa mente, a fonte de toda a nossa produo.
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Como voc ver no resto desse captulo, somos completamente contra a ideia de que para atingir o sucesso o empreendedor precisa se matar de trabalhar para mais pra frente, finalmente descansar. Acreditamos que muito mais do que um nmero absurdo de horas trabalhadas (algo que cansa a mente e destri sua produtividade), o principal fator que define o impacto de uma pessoa a sua capacidade em aproveitar ao mximo essas horas (definio de produtividade). Ao invs de focar em trabalhar mais, foque em trabalhar melhor. Para trabalhar melhor, essencial que sua mente esteja, no apenas descansada, como tambm motivada. Por isso a qualidade de vida um tema to importante quando falamos sobre produtividade. Da mesma forma que os ovos ainda no esto dentro da galinha, no adianta querer se matar no curto prazo e ficar na pindaba depois que aquele resultado inicial for embora. Abraos, Millor Machado (aumentando muito a longevidade da minha galinha dos ovos de ouro)

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Como ser feliz pode te ajudar a alcanar resultados


Sempre que falamos de produtividade, estamos falando de alcanar os resultados planejados. Dois grandes inimigos da produtividade so a falta de planejamento e motivao. Sem um bom planejamento, o dia pode at ser muito cheio e ocupado, mas geralmente de coisas pouco importantes e que no vo contribuir para os resultados desejados. Sem motivao, pode at ser que tenha tudo muito bem planejado, mas falta vontade de correr atrs do necessrio, resolver o problema e alcanar os resultados. A falta de motivao pode ser causada por diversos fatores: equipe desalinhada, chefes ruins, problemas pessoais, problemas financeiros, sade e por ai vai. Na teoria (do pessimista), sempre haver algo para desmotivar. Na prtica, uma coisa consegue ser mais forte que as desculpas e transforma os problemas em desafios mais simples. Essa a felicidade. Quando estamos felizes, problemas pequenos no nos incomodam mais. Alm disso no nos desesperamos com qualquer coisa, conseguimos manter a cabea no lugar e encontrar melhores solues. Com a motivao inabalada, o trabalho flui e os resultados so alcanados mais facilmente. E isso acaba sendo um ciclo, porque quanto mais produtivo, mais motivado. E quanto mais motivados, ficamos ainda mais produtivos.
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Para conseguir manter sua felicidade em alta, seguem algumas dicas: Tenha um hobby Descanse Cultive bons relacionamentos Tenha uma vida social legal Se aproxime de outras pessoas felizes (e fuja das reclamonas e desmotivadas) Pare de reclamar reclamar s faz com que voc tire a sua felicidade de perto de voc. Sem dvidas essas coisas te ajudaro a ter um dia a dia mais feliz. Maaas... se depois de tudo isso voc se pegar em momentos de desnimo e desmotivao, ainda tem uma fantstica e quase milagrosa tcnica da Amy Cuddy, professora e pesquisadora em Harvard. Ela explica em sua palestra Sua linguagem corporal molda quem voc como a sua postura e comportamento fsico acabam influenciando a forma como voc pensa e como se sente. Basicamente o que ela sugere que voc precisa fingir por 2 minutos para si prprio que est feliz e motivado. Da mesma forma que sua mente reflete seu corpo (baixa sua cabea, tensiona os ombros, etc.), seu corpo poder influenciar seu estado mental.

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Ou seja, comporte-se da maneira que voc se comportaria se estivesse realmente feliz (sente-se com uma boa postura, sorria, converse sobre assuntos legais com outras pessoas, repita a mensagem em voz alta). Quando menos perceber, voc j est na pilha de novo pra correr atrs do que quer. Pode parecer esquisito, mas vale o teste. So apenas 2 minutos e, na pior das hipteses, voc vai parecer um louco feliz nesse tempo. Abraos, Gabriel (bem feliz ao escrever esse livro!)

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A estria do pescador e do banqueiro


Recebi a histria a seguir do meu tio Petronio (valeu tio!) e ela me fez refletir bastante sobre como que, muitas vezes fazemos as coisas simplesmente por que parecem interessantes, mas que nem sempre esto de acordo com o que realmente queremos para nossas vidas.


A histria do pescador e do banqueiro Um banqueiro de investimentos americano estava no cais de uma povoao das Carabas, quando chegou um barco com um nico pescador. Dentro do barco, havia vrios atuns amarelos de bom tamanho. O americano elogiou o pescador pela qualidade do pescado e perguntou-lhe: Quanto tempo gastou para pesc-los? O pescador respondeu que pouco tempo. Ento americano perguntou: Por que no gasta mais tempo e tira mais pescado? O pescador disse que tinha o suficiente para satisfazer as necessidades imediatas da sua famlia.
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Mais uma vez, americano perguntou: Mas o que voc faz com o resto do seu tempo? O pescador disse: Depois de pescar, descanso, brinco com os meus filhos, tiro um cochilo com minha mulher, vou ao povoado noite, onde tomo vinho e toco violo com os meus amigos.

O americano replicou: Sou um especialista em gesto e poderia ajud-lo. Voc deveria investir mais do seu tempo na pesca e adquirir um barco maior. Depois, com os ganhos voc poderia comprar vrios barcos e eventualmente at uma frota de barcos pesqueiros. Em vez de vender o peixe a um intermedirio, poderia fazlo diretamente a um processador e eventualmente at abrir a sua prpria processadora. Poderia assim controlar a produo, o processamento e a distribuio.
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Deveria sair deste pequeno povoado e ir para a capital, de onde geriria sua empresa em expanso. O pescador perguntou: Mas, quanto tempo demoraria? O americano respondeu: Entre 15 e 20 anos. E depois?, perguntou o pescador. O americano deu risada e disse que essa era a melhor parte: Quando chegar a hora, poder anunciar uma IPO (Oferta Pblica de Aquisio) e vender as aes da sua empresa ao pblico. Ficar rico, ter milhes! Milhes E depois?, tornou o pescador. Da o americano responde: Poder ento se aposentar e ir para uma cidade no litoral, onde pode dormir at tarde, pescar um pouco, brincar com os seus filhos, dormir a sesta com a sua mulher, ir todas as noites ao povoado tomar um vinho e tocar violo com os seus amigos. Ento o pescador pergunta: E no isso o que j tenho?!? 

Moral da histria

Ser que no seramos mais felizes se simplesmente aproveitssemos o que j temos?


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A felicidade est no caminho, no no fim. Ela no um lugar, algo que voc precisa viver diariamente. Quando isso acontece e sua rotina fica feliz, voc produz mais e alcana seus objetivos, criando um crculo virtuoso. Ser que voc realmente precisa alcanar tantos objetivos ou j possvel ser feliz desde j? Abraos, Millor Machado (buscando novos objetivos, mas me sentindo produtivo desde j)

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E o que fazer quando est tudo dando errado?


Empreender sempre foi e sempre ser algo extremamente difcil, gerando alguns momentos em que d vontade de jogar tudo para o alto e desistir. O problema que seguir em frente nessas situaes justamente o que separa as pessoas realmente produtivas das que so derrotadas pelo Vo. Apesar de estar passando por uma tima fase na Empreendemia, j passamos e ainda passaremos por muitos momentos em que tudo parecia estar perdido, em que o bicho pegou, a porca torceu o rabo, a cobra fumou etc. Confira as lies aprendidas sobre como manter a qualidade de vida mesmo com o p na jaca.
Aceite que voc est lascado

Nelson Mandela j dizia Corajoso no quem no sente medo, quem age mesmo com medo.. O mesmo vale para o sucesso. Sucesso no a ausncia de problemas, seguir em frente mesmo com eles. Outro grande lder, Forrest Gump, j dizia Merd*s acontecem. Saber disso faz muita diferena pra quem quer chegar mais longe. Entenda que uma hora ou outra as coisas vo dar errado, aceite isso e siga em frente.
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O mesmo vale pra hora que o problema acontece. Negar que o problema existe no vai resolv-lo. Ao invs disso, a primeira atitude de quem quer resolver um problema esfriar a cabea, bater no peito com orgulho e falar Deu merd*!.

Aceite quando estiver lascado

Normalmente as coisas no so to ruins quanto parecem ser

Se voc acha que sua vida uma porcaria e as coisas no poderiam ficar piores, saiba que voc no mnimo ingnuo. As coisas sempre podem ficar piores. Na grande maioria das vezes, ao analisar friamente um problema voc percebe que ele menor do que realmente parece ser no momento em que voc estava gritando os piores palavres da lngua portuguesa. Quando tudo parecer perdido, lembre-se que voc no torce para o Palmeiras. Se torcer, pelo menos vocs foram eleitos o campeo do sculo 20. Sempre existe um lado bom na situao.

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Concluso: Aprenda com os erros e siga em frente

Uma das frases mais sbias que j falamos no Saia do Lugar foi Se for pra errar, erre em algo indito. Ou seja, errar humano, mas ficar repetindo o erro sacanagem, n? Essa histria de que o erro a melhor fonte de aprendizado uma meia verdade, j que o aprendizado verdadeiro ocorre quando voc faz algo e acerta. O erro um meio para o aprendizado, no o fim. Estar na m*rda normal, ficar nela no. Por isso, voc precisa pensar em formas criativas de sair dela. Ficar reclamando nunca levou ningum a lugar nenhum. Planejamento e ao sim. Alm disso, analisar a causa dos problemas essencial. Com isso em mente, vale muito a pena fazer sempre uma bela anlise logo que voc sai da m*rda. Primeiramente, qual foi a causa daquela situao? Depois, como voc faz para evitar que aquilo acontea de novo? Um exemplo bem comum de situao desse tipo quando o computador no est colaborando com sua produtividade. Sabe aquele momento em que ele d pau e voc perde horas de trabalho, ou faz o favor de ficar desligando logo na hora daquela conferncia com um cliente importantssimo? Ao invs de simplesmente xing-lo e falar Ah, mas ele est comigo h tanto tempo! Tadinho!, voc pode aceitar que ele causa dor de cabea no seu dia a dia e est na hora de troc-lo.
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Se voc estiver passando por isso agora, recomendo que pule para o subcaptulo 5 aspectos a avaliar na hora de comprar um equipamento para sua empresa. No caso, alm de evitar a causa raiz, necessrio criar planos alternativos para minimizar o impacto do problema quando ele acontecer. Nessa rea, um excelente exemplo de plano B ter o suporte para pequenas empresas da Dell. A Dell tem tutoriais e suporte para a maior parte dos problemas que voc possa ter na sua empresa. Sejam os erros no seu sistema operacional, at problemas de peas e estrutura de TI. E o mais bacana de tudo isso? Eles tem uma caracterstica que rara entre os servios de suporte de hoje em dia: rpido e funciona! Quer saber mais sobre como contratar as solues de problemas para micro e pequenas empresas da Dell? s clicar aqui. Abraos, Millor Machado (errando muito, mas apenas de forma indita)

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Trabalhar mais diferente de trabalhar melhor


Durante nossa jornada pelo aumento da produtividade comum cairmos na armadilha de querer trabalhar 20 horas por dia. O nome mais conhecido para esse nosso estado no to sbrio Workaholic. Nossa cultura aprecia isso e pode ser que voc se sinta mal por no trabalhar at s 4 horas da manh e acordar s 7 para comear tudo de novo. Mas trabalhar mais diferente de trabalhar melhor e aqui vamos mostrar que trabalhar menos horas pode te fazer gerar mais resultados.
A pirmide das necessidades de Maslow

Maslow foi um grande autor da psicologia que impactou profundamente a rea de gesto de pessoas. Ele mais conhecido pela Pirmide de Maslow, que mostra uma hierarquia das principais necessidades humanas. Basicamente, a pirmide serve para visualizarmos que sem satisfazer necessidades bsicas, como as fisiolgicas (alimentao, sono etc.) ou segurana fsica, fica muito mais difcil mirar hierarquias mais altas, como auto realizao.

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A pirmide de Maslow

Se voc mexe na base da pirmide, ela perde estrutura e comea a tombar. Ou seja, no adianta nada voc tentar alcanar a autorrealizao sem ter cuidado das suas necessidades bsicas. Ao trabalhar demais, suas necessidades bsicas acabam ficando de lado e voc deixa sua sade, relacionamentos e at famlia de lado, para passar mais horas produzindo. Por mais que no parea, esse o caminho para entregar menos resultados. Quando isso acontece, as exigncias mais bsicas do seu corpo te puxam para a base da pirmide. O organismo grita e impossvel ignorar. Na prtica, voc vai trabalhar com sono, fome, cansao e saudade dos seus amigos e famlia. Voc pode at trabalhar por mais tempo, s que vai trabalhar mal. Isso gera o que costumo chamar de eficincia marginal decrescente (um conceito que adaptei da economia).

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Eficincia decrescente trabalhar mais e render menos

Quando estamos trabalhando, temos uma taxa de eficincia que o que nos permite transformar o tempo trabalhado em resultados. Relembrando a frmula do Gabriel no captulo 1: Tempo trabalhado x Taxa de eficincia = Resultado No primeiro momento, podemos trabalhar por mais tempo e continuar produzindo com a mesma eficincia. Porm, com o tempo, a tendncia que essa taxa comece a cair e at chegar a zero. Como a tia Edith falava na escola, tudo multiplicado por zero, d zero. Alm disso, contar que ao trabalhar cansado, voc aumenta a chance de cometer erros, o que gerar retrabalho e pode ser considerado como produtividade negativa.

Quanto mais sua eficincia cai, menos resultados voc gera! Cap. 2 - Uma vida produtiva uma vida feliz 67

Caso real: Como excesso de trabalho me levou estaca zero

Logo no primeiro ano, junto a alguns amigos, parti na empreitada de criar uma empresa jnior. O trabalho de criar uma empresa grande e sempre havia muitas coisas para entregar, o que no me deixava respirar por um segundo. Na tentativa de entregar tudo o mais rpido possvel, passava horas e horas na frente do computador, resolvendo pepinos e visitando frequentemente a prefeitura para conseguir todos os documentos necessrios. Juntando tudo isso com a graduao, acabava que eu fazia muitas horas extras madrugada a fora. Inicialmente eu me sentia muito produtivo, sempre com os prazos em ordem e me destacando como algum que fazia as coisas acontecerem. Infelizmente o meu momento de fama foi breve, j que Maslow ficava constantemente me lembrando de que eu estava esquecendo algumas necessidades bsicas. Sono, cansao fsico, perda de memria e desnimo viraram fatores comuns na minha vida, sempre atrapalhando meu trabalho e fazendo com que produzisse menos. Mas eu no ia ser derrotado pelas leis da natureza e comecei a trabalhar mais ainda para suprir essa perda de eficincia. Infelizmente, a me natureza severa e no permite que desdenhem dela. Com todo esse esforo excessivo, acabei ficando muito doente e aprendi uma boa lio: no importa o quanto tente ignorar, uma hora a base da sua pirmide de necessidades vai estar to desestruturada que voc vai ter que reorganizar suas prioridades.
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No final, deixei muita gente importante de lado, adoeci e a empresa ficou de lado at eu melhorar. Depois disso, comecei a trabalhar menos e aprendi o que era ser produtivo de verdade. O que realmente importa no o nmero de horas que voc trabalha, mas sim o que voc entrega enquanto est em atividade. Como o Millor falou antes, existe uma grande diferena entre ser produtivo e ser ocupado. Se voc estiver com as necessidades da base da pirmide em ordem, vai ter menos distraes, se sentir bem e sua eficincia estar sempre alta. Como sempre, o segredo est no equilbrio. Encontre o tempo que voc consegue trabalhar bem e quando comear a ficar cansado, simplesmente descanse. Afinal, o que voc acha que te levar mais longe: rastejar durante muitas horas ou voar durante poucas? Abraos, Lucas Hoogerbrugge (indo ler um livro para depois voltar a produzir de monto)

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Como sua vida social te ajuda a combater inimigos da produtividade


Ao tentarmos ser mais produtivos, muitas vezes acabamos deixando de lado nossas relaes e focamos demais no trabalho. Essa falta de vida social pode causar alguns problemas que impactam o trabalho e acabam matando a produtividade sem falar dos problemas pessoais, que tambm acabam influenciando o trabalho.

1 - Estresse

Quando voc trabalha muito tempo sem pausa, acaba no despressurizando e todas as dificuldades do dia a dia se acumulam na sua cabea. O estresse gerado por isso pode atrapalhar sua concentrao e at levar a um colapso nervoso que vai te impedir de entregar todos os resultados necessrios.
Cap. 2 - Uma vida produtiva uma vida feliz 70

Para evitar isso, nada melhor que uma gelada (se voc no toma cerveja, pode ser um suco mesmo) com os amigos para descontrair de um dia difcil, no?
2 - Falta de motivao

Com os pepinos de todo o dia, muitas vezes difcil manter a motivao. Quando tudo parecer perdido e a luz no fim do tnel estiver difcil de aparecer, so os seus amigos, familiares ou parceiros que vo te dar aquela fora para seguir em frente. No se esquea deles!
3 - Falta de criatividade

A criatividade altamente ativada por experincias diferentes e ficar muito tempo em um mesmo ambiente tende a favorecer a mesmice. Se dar o direito de ter experincias novas, fora do ambiente de trabalho, pode mudar suas perspectivas e servir de insumo para ideias inovadoras.
4 - Chatice

Se voc no sai do escritrio, existe uma chance muito grande de no conseguir conversar sobre coisas diferentes e acabar virando O chato. Essa falta de assunto dificulta a criao de empatia.
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Isso danoso pro seu networking e voc pode acabar deixando de fazer conexes importantes e tambm perdendo as que j tm. Lembre-se, nem todo mundo gosta de falar de trabalho 24h nem mesmo os empreendedores. Portanto, se organize para fazer tudo o que tem que fazer, mas nunca se esquea de ter uma vida social. Voc resolve todos esses problemas e de brinde ainda fica feliz. Abraos, Lucas Hoogerbrugge (indo tomar uma gelada assim que terminar esse artigo)

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6 dicas para no se transformar em um Workaholic

Tec tec tec tec! Ahhhhhh!!! Tec tec!

Vivemos numa cultura onde ser viciado no trabalho - o chamado Workaholic tido como sinnimo de dedicao empresa e at uma premissa, muitas vezes, para o sucesso profissional. Como vimos anteriormente, est mais do que comprovado que trabalhar demais reduz a produtividade de qualquer profissional, alm de trazer consequncias muitas vezes irreparveis nossa vida pessoal ou at nossa sade. Por isso deixamos aqui 6 dicas para que voc se transforme de uma vtima dessa doena dos tempos modernos, em um profissional que consegue equilibrar melhor seu tempo e produtividade.
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1 - Durma bem, alimente-se melhor!

So duas dicas numa s, que podem se resumir num maior cuidado com a sua sade. Garanta boas noites de sono e evite s de porcarias. O seu corpo s agradece. Voc consegue escut-lo, no consegue?
2 - Estabelea limites

Sim, complicado, mas ao mesmo tempo fundamental que a sua jornada de trabalho seja respeitada, principalmente por voc. Cumpra o horrio e leve o mnimo de trabalho para casa. Pode parecer impossvel, mas voc ver como muito mais uma questo de disciplina e produtividade do que uma questo de tempo disponvel.
3 - Fuja da tentao de estar on-line o tempo todo

A internet maravilhosa com todas as suas possibilidades, mas tambm uma tremenda distrao. Procure fazer o mximo de trabalho off-line, desconecte-se do seu e-mail e dos comunicadores instantneos e tenha mais tempo para se focar em mais coisas importantes e em menos coisas urgentes.

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4 - Tenha contato com a natureza

Poucas coisas so to revigorantes quanto um passeio por uma trilha ou caminhar no parque. Isto reduz o estresse e muitas das vezes at serve como inspirao para, na volta, resolver aquele problema que parecia impossvel quando sua cabea estava a mil.
5 - Relacione-se mais

Um dos sinais mais evidentes de que voc se tornou um Workhaholic no ter tempo para os amigos, nem poder passear com a famlia, ou fazer aquelas coisas que, em ltima instncia, so a razo para voc trabalhar: uma melhor Qualidade de Vida.
6 - Questione os seus objetivos

O que o leva a trabalhar tanto? Porque no lhe sobra tempo para nada? Onde voc estar daqui a 2, 5, 10 anos, nesse ritmo? Tudo deve ser questionado, antes de ser repetido tantas vezes assim, no ? Comece a refletir sobre isso. Na prtica, o trabalho no nada mais do que um meio para se atingir algum objetivo. Claro que muitos de ns adoram o seu trabalho e no se incomodam em trabalhar mais do que deveriam. Mas lembre-se que, independentemente se para: ganhar respeito enquanto profissional, poder oferecer uma qualidade de vida melhor sua famlia ou ganhar dinheiro, tudo isso tem um preo.
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E esse preo pago com o seu tempo e sua dedicao. Abraos, Alexandre Borin (CEO da Prestus)

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O que realmente motiva as pessoas


Existe um grande motivo pelo qual decidi abrir a Empreendemia ao invs de seguir outros caminhos: empreender me motiva MUITO mais do que qualquer outra opo profissional. Inclusive, pessoas adoram elogiar a coragem em empreender, mas na verdade simplesmente uma questo de no conseguir me ver em outro lugar. Acredito que, para ser um bom profissional, eu preciso mandar muito bem nas tarefas cotidianas. Para mandar muito bem, encontrar um trabalho que me motive essencial. Se voc no tem sangue nos olhos no seu trabalho, dificilmente ir perseverar naquelas atividades que no so to interessantes, porm so necessrias. Para se aprofundar nessa rea, recomendo muito a palestra de Dan Pink: Os quebra cabeas da motivao.
Dinheiro um fator motivante, mas nem sempre

Existem basicamente 2 tipos de atividades, as que so mais mecnicas/repetitivas e as que envolvem a criatividade. Nas atividades mais mecnicas, o dinheiro um fator motivante. Se voc falar para algum que aperta parafusos que ele receber proporcionalmente ao nmero de parafusos apertados, ele apertar muitos parafusos, j que o benefcio de cada parafuso bem bvio.
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Em atividades criativas, o estmulo financeiro chega a prejudicar o desempenho, j que faz as pessoas ficarem muito focadas em ganhar mais ao invs de abrir a cabea para gerar novas ideias. Ou seja, o dinheiro afunila sua ateno, o que bom para tarefas em que necessrio foco, e ruim para tarefas que exijam um pensamento mais fora da caixa. O problema disso que boa parte dos trabalhos que te daro grandes ganhos de performance exigem criatividade.
Se no dinheiro, o que realmente motiva as pessoas a fazer trabalhos criativos?

Se voc quer estimular a motivao em uma rea que envolva criatividade e inovao, ou seja, empreendedorismo, entenda os 3 fatores essenciais para que a motivao coma solta.
1 - Autonomia

Pessoas criativas gostam de ser donas do prprio nariz. Apesar de autonomia no significar fazer o que quiser, esse sentimento de ter espao para gerar novas ideias fundamental. Ningum consegue produzir algo realmente inovador cheio de barreiras ao redor. O quanto voc est em um ambiente em que o erro aceito? Se o fracasso condenado, dificilmente sua produtividade dar grandes saltos.
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Para jogar sua motivao nas alturas, faa questo de estar em um ambiente em que voc tenha a possibilidade de fazer coisas novas sabendo que o erro faz parte do processo. Acredite, isso far uma grande diferena na sua produtividade diria.
2 - Maestria

Quem quer fazer um trabalho grandioso adora olhar para ele e falar Caramba, eu sou sinistro hein?. Se eu te perguntar qual seu maior orgulho na vida, provavelmente voc vai citar algo que achou que no fosse possvel fazer, mas depois de um tempo foi l, sofreu e conseguiu. Mesmo que tenha sido algo que te gerou dinheiro, o que faz seus olhos brilharem com essa memria o dinheiro em si ou o sentimento de superar um desafio? No prximo captulo iremos nos aprofundar nessa tema da maestria, mas por enquanto vale a pena fazer um exerccio. Pare por uns 30 segundos e faa questo de se lembrar dos seus maiores feitos na vida. Aposto que depois dessa reflexo, seu queixo est mais para cima, seus ombros mais relaxados e o peito estufado. Isso um sinal claro do seu corpo dizendo Sou sinistro e estou motivado! Que venha a prxima tarefa!.

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3 - Propsito

Quantas vezes voc j parou no meio de uma atividade e pensou Por que %@$ eu estou fazendo isso?. Se a resposta dessa pergunta no bvia, provavelmente sua motivao vai embora em pouco tempo. Por isso, uma das caractersticas mais importantes das pessoas produtivas comear a fazer algo j com o fim em mente. Por exemplo, nunca gostei muito de exerccios fsicos. Porm, com o tempo isso me fez acumular alguns quilinhos que tornaram as visitas ao mdico menos agradveis. Como definitivamente eu gosto mais de me sentir bem do que de lasagna (e olha que gosto MUITO de lasagna!), estava na hora de tomar vergonha na cara e ganhar o hbito de me exercitar. Esse se tornou meu propsito. Com isso em mente, toda vez em que eu estava com motivao em falta e barriga de sobra, me lembrava do propsito e isso me fazia sair do lugar. Resultado: 16 kgs perdidos em cerca de 6 meses (darei mais detalhes de como consegui esse resultado no subcaptulo Estudo de caso: Como ganhar um novo hbito me permitiu perder 16 kg). Garanto que essa visualizao de como ser sua vida depois de alcanar um objetivo tambm te deixar muito mais produtivo. Pensando nisso, te pergunto: Qual o propsito de fazer o trabalho que voc faz atualmente? Se a resposta for ou pagar minhas contas ou for muito difcil de ser definida, vale a pena refletir sobre o que te motiva no trabalho ou ento repensar seus prximos passos.
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A msica de Rocky tambm motiva bastante, mas no disso que estamos falando!

Concluso

Agora que voc j sabe o que significa produtividade e o que realmente te motivar a chegar l, est na hora de aprender sobre o ltimo conceito essencial para um dia a dia mais produtivo, a criao de hbitos. Espero que tenha gostado da leitura at aqui e que esteja motivadssimo para seguir em frente nessa pica jornada para produzir freneticamente no dia a dia. Abraos, Millor Machado (autnomo, maestro e cheio de propsito)
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Captulo 3

O elemento que toda pessoa produtiva precisa ter

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1% inspirao, 99% transpirao


S para saciar os mais curiosos: a disciplina para manter esforos constantes e focados em seu objetivo o grande elemento que toda pessoa produtiva precisa ter. Ou seja, no adianta ter picos de produtividade. necessrio criar hbitos e sobre eles que falaremos neste captulo. No s sobre sua importncia para a produtividade, como tambm sobre como cri-los e cultiv-los. Em relao a mudanas importantes, cresci com a iluso de que elas eram feitas por grandes pessoas com grandes ideias. Com o tempo fui vendo que isso era uma falcia e que o que realmente acontecia era que essas ideias existiam, porm o resultado vinha de 1% de inspirao e 99% de transpirao. Isso se tornou bvio para mim quando passei um tempo considervel tentando pensar em uma grande ideia e no cheguei a lugar algum. Acontece que o problema no foi o tempo gasto, mas a forma que estava usando esse tempo. Meu esforo estava totalmente voltado para pensar em algo perfeito, que ia sair do papel e j ser uma revoluo, uma quebra de paradigmas. Ou seja, gastava 99% do tempo com a inspirao.Ao contrrio do que pensava antes, percebi que essas revolues exigiam muita experimentao e, principalmente, prtica. Pode-se dizer que a grande ideia apenas a fasca para tudo comear e depois disso ser exigido MUITO esforo para as ideias sarem do papel.
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Ento s ter uma ideia e ficar tentando que um dia chegamos l? Pelo contrrio. Como dizia Einstein, Insanidade continuar fazendo sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes. O mais importante sempre colocar novas ideias nos seus experimentos e ir adaptando ao longo do tempo. a que voc tem que focar os seus 99% de transpirao. Esse mesmo princpio vale para os nossos resultados do dia a dia. Por exemplo, voc teve uma grande ideia para aumentar resultados de venda da empresa? Agora planejar, correr atrs e comear e dedicar a maior parte do tempo em fazer o seu projeto acontecer. O importante que o tempo no pode ser investido s em ideias. Mas nem por isso o tempo tem que ir s para o esforo. Um exemplo muito bacana desse equilbrio entre ideia e trabalho o do grande fsico e matemtico Sir Isaac Newton. Ou voc realmente acha que caiu uma ma na cabea de Newton e ele formulou a Lei da Gravidade?

Newton trabalhou muito para defender sua teoria Cap. 3 - O elemento que toda pessoa produtiva precisa ter 85

No quero dizer que ele teve que tomar mais de uma ma na cabea at demonstrar a lei. O que acontece que ele trabalhou muito e se baseou no estudo de diversos outros pensadores para chegar aonde chegou. Ele errou muitos clculos e criou diversas teorias e foi ajustando-as ao longo do tempo at chegar ao resultado certo. Newton teve sim seu momento de iluminao, mas ele teve muita disciplina para manter um processo de pesquisa cientfica que permitiu que ele chegasse ao patamar de grande cientista da humanidade. A vida no feita de ideias, mas sim de resultados. a disciplina, esforo e persistncia que transformam um momento de iluminao em uma mudana genial. Se voc est buscando seu momento de iluminao, espero que as ideias desse livro te ajudem bastante nos 1% de inspirao. Os outros 99% de transpirao, a uma questo de aprender a ganhar novos hbitos e inserir esse processo no seu dia a dia. Est preparado para ganhar novos hbitos e causar a to sonhada mudana? Ento vamos l! Abraos, Lucas (super f dos grandes gnios da humanidade)

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A importncia dos hbitos


Depois de buscar sobre uma definio formal, no consegui achar nada bacana, decidi criar a minha prpria: Tudo que se faz de forma natural, sem pensar muito em cada etapa (MACHADO, Millor. 2013) Porm, o problema dessa definio que ela tambm pode servir para um vcio. Pensando nisso, decidi usar os conceitos do subcaptulo sobre como ser o melhor do mundo e definir hbitos como Tudo que se faz de forma natural, sem pensar muito em cada etapa e que te ajuda a ser o melhor do mundo em alguma coisa. Apesar do termo tambm servir para coisas do dia a dia (escovar os dentes, acordar cedo, etc.), consideraremos o hbito como um processo de treinamento para atravessar o Vo. No caso do vcio, ao invs de ter um Vo e depois vir a prosperidade, o vcio d um nimo inicial que rapidamente passa a apenas gerar mais problemas conforme voc investe nele.

Relao de resultados por esforo de um hbito vs. um vcio Cap. 3 - O elemento que toda pessoa produtiva precisa ter 87

Considerando que atravessar o Vo um processo longo (leva anos) e a fora de vontade humana razoavelmente fraca, o melhor que podemos fazer para sermos o melhor do mundo transformar esse processo de desenvolvimento pessoal em um hbito. Se imaginarmos um piloto de frmula 1, grande exemplo de alta performance, ser que ele realmente fica pensando em cada curva que faz ou simplesmente chega um momento em que treinou tanto que faz as manobras de forma natural? Ou ento um grande pianista, ser que ele fica pensando toda hora em qual ser a prxima nota ou a msica simplesmente flui pelas suas mos? Pois , a principal caracterstica de profissionais no topo de suas reas que eles parecem um pato. Isso mesmo, um pato, que apesar de estar fazendo um esforo imenso batendo as pernas debaixo dgua, parece tranquilo, como se fosse a coisa mais natural do mundo. Se voc quer alcanar a produtividade suprema, no tenha dvidas de que ser como o pato essencial. Justamente por isso que dedicamos este captulo inteiro a esse tema.
Os elementos necessrios para ganhar um novo hbito

Se eu tivesse que recomendar apenas um livro para quem quer aprender sobre produtividade, eu recomendaria Os 7 hbitos das pessoas altamente eficazes, de Stephen Covey.
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O que mais me chama ateno a forma que ele define os princpios bsicos de produtividade e desenvolvimento pessoal. Por isso, usarei sua definio sobre elementos necessrios para ganhar um novo hbito: 1. Conhecimento O primeiro passo para ganhar um novo hbito saber qual Vo ele te ajudar a atravessar. Sem um objetivo claro, muito difcil saber se voc est tendo progresso em direo glria. Conforme falamos antes, seu crebro pode ser representado como um homem guiando um elefante. Esse primeiro elemento o homem que apontar o caminho para nosso amigo paquiderme. 2. Desejo Mais do que motivao, necessrio DESEJO (com direito a letras maisculas) para inserir um novo hbito na sua vida. Se o objetivo final no te instiga, ser muito difcil manter a fora de vontade na hora que o temido Vo aparecer. Na analogia do crebro, o desejo o todo poderoso, porm irracional, elefante. A inteligncia do homem com a fora do elefante pode mover grandes barreiras. 3. Habilidade Por mais que se saiba onde queremos chegar e estarmos mega motivados, o hbito s fica completo quando ganhamos habilidade o suficiente para execut-lo de forma automtica. No toa que as duas palavras vieram do latim HABERE, relacionado a ter/segurar/possuir. Quando voc ganha habilidade, a sim a trade se forma e voc ganhou inrcia na sua jornada rumo produtividade suprema.
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Como desenvolver cada um dos elementos

Situao 1: Falta de Conhecimento

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Apesar das pessoas geralmente terem uma noo geral sobre o que querem, dificilmente elas criam objetivos especficos o suficiente para avaliar se esto tendo progresso ou no. Por exemplo, existe uma diferena muito grande entre falar Quero ficar mais rico esse ano e Quero juntar R$1.250 por ms, totalizando R$15 mil ao final do ano. Sem um objetivo claro, temos o risco de adotarmos uma das seguintes posturas: De vez em quando consigo juntar uma graninha no final do ms, acho que estou mandando bem ou Putz, trabalho tanto e no estou ficando rico! F&$@-#% essa m#&@%, vou largar mo!. Convenhamos que nenhum desses pensamentos refletem a atitude de quem quer direcionar seus esforos para chegar cada vez mais longe. Para lidar com essa situao, o melhor a fazer investir um tempinho refletindo exatamente sobre onde voc quer chegar e qual o critrio que indicar se voc est chegando mais perto. Por mais que isso d a ideia de um burro correndo atrs da cenoura, acredite que, alm de fazer bem para a pele, ter essa cenoura como referncia ser essencial para te manter em movimento na hora que as coisas comearem a ficar chatas e difceis. Esse tema ser aprofundado no captulo sobre planejamento, porm j fica a dica de que se voc quer ganhar um hbito, o homem que guia seu elefante precisa ter instrues claras e especficas sobre a direo que ele deve seguir.
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Alm da definio de um objetivo especfico, algo que pode ajudar muito na construo de um novo hbito criar um plano a partir dos chamados gatilhos de ao. Gatilhos de ao so basicamente regras definidas anteriormente, que indicaro o momento de executar a ao que voc quer que vire um hbito. Por exemplo, ao invs de simplesmente falar Amanh de manh irei para a academia, voc pode falar Irei para a academia amanh, logo depois de deixar meu filho na escola. O conceito do gatilho de ao que voc toma a deciso antes, poupando esforo do homem sobre qual deciso ele deve tomar. Quanto mais clara a direo, mais fcil do homem guiar o elefante. Um exemplo muito bacana relatado no livro Switch fala sobre um experimento feito com estudantes universitrios que poderiam ganhar pontos extra se mandassem um relato de como tinha sido seu Natal. O prazo era o dia 26/12, logo depois do Natal. Um grupo de estudantes recebeu simplesmente essas instrues e apesar de na hora eles terem demonstrado interesse nos pontos extra, apenas 33% deles mandou o relato. Em compensao, outro grupo recebeu instrues de definir antecipadamente quando e onde iriam fazer a tarefa (Ex.: Vou escrever esse relatrio no escritrio do meu pai, na manh de Natal, antes de todo mundo acordar). Acredite se quiser, mas a taxa de entrega desse grupo foi de 75%, mais do que o dobro do grupo que no tinha usado os gatilhos de ao.
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Logicamente os gatilhos de ao no iro funcionar quando voc no quiser fazer algo (duvido que os estudantes topariam participar de 8 horas de aula no dia do Natal), mas quando algo que queremos fazer e que na hora ficamos com preguia, os resultados podem ser excelentes. Fica ento a reflexo para o prximo hbito que voc quiser ganhar: qual ser o gatilho (situao, horrio e local) que te far sair do lugar e comear a executar a tarefa? Situao 2: Falta de Desejo

Acredite, se eu quisesse, poderia ter sido um jogador de futebol melhor do que Messi. O problema que no sou canhoto. E no fui treinado desde moleque pelo Barcelona. E meu centro de gravidade mais alto do que o normal, atrapalhando o domnio da bola. E por a vai...
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C entre ns, algum desses motivos realmente te convenceu de que eu tinha tudo para ser um s da bola e acabei me tornando um perna de pau de marca maior? Pois , assim que voc soa quando fala que no vai pra academia s porque est chovendo ou que no cria uma estratgia de expanso da empresa s porque no sabe o suficiente sobre publicidade e propaganda. Na prtica, minha completa e absurda falta de habilidade futebolstica se deve minha falta de desejo de treinar exaustivamente durante anos para alcanar o nvel de um jogador profissional. Conscientemente ou no, escolhi seguir outros caminhos. O futebol simplesmente um Vo que eu no tive desejo o suficiente de enfrentar. Por outro lado, comear a Empreendemia foi uma atitude quase que insana. Ns tnhamos apenas 6 meses de experincia profissional, ainda estvamos na faculdade, nossa rede de contatos era nula, no tnhamos condio de executar sozinhos o plano megalomanaco e sabamos que a empresa poderia levar alguns anos at faturar o suficiente para pagar um salrio razovel. A diferena nesse caso que o desejo de dar nossa contribuio pelo empreendedorismo brasileiro simplesmente falou mais alto. Esse desejo nos gerou brilho nos olhos suficiente para atrair uma megazordpluspower equipe, deu inspirao para que comessemos o Saia do Lugar com contedo hipersimples e o mais importante, nos mostrou (e mostra at hoje) o motivo para vermos amigos de faculdade comprando apartamentos enquanto ficamos felizes por ter dinheiro o suficiente para pedir um frappuccino no Starbucks sem dor na conscincia.
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Muito mais do que dinheiro, o comentrio de um empreendedor falando que nosso trabalho o ajudou a gerar mais negcios o que realmente faz nosso trabalho valer a pena. Esse tipo de interao o que mais alimenta nosso desejo de seguir em frente. No seu caso, na hora que as desculpinhas comearem a aparecer, pare um pouco e avalie qual seu real desejo naquilo. Se no for um desejo relevante, dificilmente o hbito se consolidar. Se voc comprovar que o desejo no to grande assim, existem duas opes: 1. Reavaliar a perspectiva Ex.: Preciso melhorar minha alimentao porque me chamam de gordo vs. Me alimentar melhor me dar mais disposio, permitindo brincar mais com meus filhos 2. Desistir desse hbito e partir para outro Ex.: Aceitar que nunca serei melhor que Messi e focar meus esforos em criar materiais bacanas para empreendedores Moral da histria, o hbito s pode ser ganho em um Vo que vale a pena ser atravessado. Se o desejo existe, o resto aparece. Sem ele, qualquer pedra no caminho parecer uma grande muralha e as desculpinhas tero espao livre para crescer. Como diria o grande dramaturgo e escritor Caio F. Abreu: Quem quer, arruma um jeito. Quem no quer, arruma uma desculpa

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Situao 3: Falta de Habilidade

O elefante do nosso crebro como uma criana que tenta algumas vezes encaixar uma pea quadrada em um buraco triangular, fica irritada quando no consegue e simplesmente desiste. Porm, se at os Beatles precisaram praticar insanamente para se tornarem Os Beatles, no ache que voc tem obrigao de mandar bem logo de cara no seu novo hbito. Da mesma forma que voc no pede para uma criana resolver equaes diferenciais na 1a srie, no adianta querer comear um novo hbito achando que voc ser profissional do dia pra noite. O que importa comear pequeno e evoluir aos poucos. Um exemplo bem bacana de Van Gogh, considerado um dos maiores pintores de todos os tempos. D s uma conferida em um quadro que ele pintou aos 27 anos.

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Carpenter, 1880

Convenhamos que se no fosse do grandioso Van Gogh, esse quadro no valeria mais do que R$10, um abrao e um saco de farinha. Em compensao, o clssico autorretrato, pintado 9 anos depois mostra uma melhoria clara na sua habilidade.

Agora sim hein, Vincent? Cap. 3 - O elemento que toda pessoa produtiva precisa ter 97

Levando isso em conta, toda vez que voc estiver comeando um novo hbito, saiba que normal levar um tempo at que a habilidade seja desenvolvida. Se at Van Gogh conseguiu evoluir de garranchos no caderno para pinturas que valem milhes, voc tambm consegue melhorar suas habilidades com a prtica. Sempre que der, uma boa medir sua performance e avaliar progresso na habilidade, mas se no der, mantenha a calma e continue treinando mesmo assim. Um dia a habilidade vir. Lembre-se do que j dizia nosso amigo Aristteles Ns somos aquilo que fazemos repetidamente. Excelncia, ento, no um modo de agir, mas um hbito.
O segredo para saber se algo se tornou um hbito ou no

J ouvi diversas estatsticas que dizem que se voc faz uma tarefa por 30 dias seguidos, ela virou um hbito. Tambm ouvi dizer que um hbito precisa de 3 meses para ser consolidado. Por via das dvidas, eu tenho uma tcnica muito mais simples para saber se algo se tornou um hbito ou no: se eu preciso me perguntar, porque ainda no ganhei o hbito. Por definio (hbito = o que se faz de forma natural), se voc precisa pensar sobre a execuo da tarefa, ela ainda no se tornou um hbito. No momento em que voc se pegar fazendo a tarefa sem precisar de um mega estmulo motivacional, a sim o hbito est consolidado. Voc simplesmente saber quando acontecer.
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Um exemplo claro disso o banho. Quantas vezes voc fica na dvida se j passou o shampoo? Esse tipo de dvida mostra que voc passa shampoo sem pensar. Ou seja, um hbito.
Concluso: No adianta ter pressa, faa seu trabalho e o hbito ir aparecer na hora certa

Apesar de lembrar de alguns marcos como 1 vez que engatinhou ou 1 vez que ficou em p sozinho, dificilmente voc v um momento exato em que fala Ah, agora esse beb consegue andar com naturalidade. Aprender a andar um processo que voc vai estimulando e do nada, voil, o beb est correndo pela casa. No caso de outros hbitos (inclusive o hbito de ganhar hbitos), o processo similar. Ao invs sonhar com o dia em que voc ter o hbito X, apenas seja paciente e aproveite a jornada. Afinal de contas, vale a pena enfatizar que o nico que consegue alcanar grandes objetivos sem ganhar hbitos Chuck Norris. Sem ganhar hbitos e sem usar as mos. Abraos, Millor Machado (ganhando o hbito de ganhar novos hbitos)

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Estudo de caso: Como um novo hbito me permitiu perder 16 kg


Como voc deve ter reparado, estudei bastante sobre como hbitos so criados e a importncia deles no desenvolvimento pessoal. Porm, convenhamos que toda teoria do mundo no adianta nada sem aplicao. Por isso estou aqui compartilhando algo BEM pessoal, mas que acredito que possa te ajudar a aplicar esses conceitos no seu dia a dia.
Contexto inicial: Um magrelo com sndrome de super-homem

Quando pequeno, reparei algo interessante. Apesar de comer que nem um desesperado, sempre fui extremamente magro. Apelidos como frango desnutrido ou fil de borboleta eram razoavelmente comuns na poca de escola e incio da faculdade. Tudo isso, aliado ao fato do meu pai ter mantido a mesma forma magra em toda a vida adulta, me fez acreditar que poderia simplesmente comer tudo que era tipo de porcaria e nunca precisaria me preocupar em engordar. Porm, depois que sa de casa para fazer faculdade e a comidinha da mame foi substituda por doses dirias de miojo e lasagna, ficou mais do que claro que sim, eu poderia engordar.
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Comentrios como Impresso minha ou voc est com uns quilos a mais? e Maneira essa sua camiseta com alto-relevo na barriga passaram a ser cada vez mais frequentes e decidi que era hora de mudar.

At a balana xingava

As tentativas frustradas do monge de 3 dias

Eis que no incio de 2011 voltei das frias com um pensamento na cabea: estava na hora da pana ir embora. Com isso em mente, a primeira coisa que fiz foi pagar o plano semestral da academia. Afinal, sou muito mo de vaca para pagar a academia e no ir. Com certeza isso me motivaria a malhar todo dia! A princpio o plano funcionou perfeitamente, comecei a malhar freneticamente, empolgado com aquele novo estilo de vida e em menos de um ms j conseguia sentir certa evoluo.
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Tudo ia muito bem, at que aconteceu um imprevisto. O carnaval. Depois de interromper a rotina para alguns dias de farra, m alimentao e sedentarismo, os dias seguintes tinham uma desculpinha bvia de Ah, acabei de voltar de viagem. Hoje preciso descansar para recuperar minha rotina. Nessa linha de raciocnio, alguns dias de recuperao se transformaram em semanas e depois de um tempo, o pensamento j era de J faltei tanto. Agora nem vale mais a pena voltar. Perdi meu dinheiro, pacincia. No segundo semestre decidi que no repetiria o mesmo erro. Ao invs de me matricular na academia, comecei a fazer Muay Thai, um estilo de luta bastante conhecido por puxar bastante o condicionamento fsico. Como eu adorava praticar artes marciais quando adolescente e tinha alguns amigos que fariam o Muay Thai junto comigo, essa era a frmula perfeita para o sucesso. Agora vai! No foi... Apesar do treino ser timo e a galera muito gente boa, as aulas foram bem desanimadoras, j que toda hora eu ficava pensando Com 14 anos eu quebrava 9 telhas na altura da cabea s com um chute. Hoje a perna no sobe mais do que a altura da cintura. Alm disso, a aula comeava pontualmente s 19:30 e raramente dava tempo de: chegar do trabalho, jantar, assistir um episdio de um seriado e dar aquela enroladinha bsica.
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Resultado: estou vendendo luvas, caneleiras e ataduras com pouco uso. Se souber de algum querendo comprar, s me avisar. Pesquisando mais a fundo, descobri que essas tentativas frustradas representam um fenmeno comum em pessoas que querem novos hbitos: o monge de 3 dias. Quantas vezes voc comeou algo a todo vapor, se dedicou quilo como se no houvesse amanh e depois de alguns dias a motivao simplesmente foi embora e nunca mais voltou? Pois , nesses momentos voc foi o monge de 3 dias. Infelizmente, por maior que seja o esforo nesse pequeno perodo, o resultado do monge de 3 dias dificilmente ser relevante.
A eliminao das desculpinhas e o incio de um novo plano

Apesar de ser razoavelmente clich falar sobre como cada erro uma oportunidade de aprendizado, essas tentativas frustradas foram fundamentais para que eu soubesse o que eu no queria fazer. Se voc j tentou diversas vezes e falhou, saiba que cada uma dessas tentativas te levou para mais perto do sucesso. muito melhor tentar e falhar do que no saber o que funciona e o que no funciona. Nessa linha de raciocnio, comecei a avaliar mais a fundo os fatores que me incomodavam tanto na academia quando no Muay Thai. Depois de certa reflexo percebi que minha maior barreira psicolgica era a necessidade de um horrio fixo. Eu simplesmente tinha dificuldade em ser pontual depois de chegar do trabalho.
Cap. 3 - O elemento que toda pessoa produtiva precisa ter 103

Apesar da academia ficar aberta o dia inteiro, minha preguia no me permitia ir de manh cedo e de noite ela ficava completamente lotada, exceto por um perodo de cerca de 20 minutos em que eu poderia fazer minha srie antes da academia fechar. Qualquer imprevisto ou preguia e j ficava tarde demais para sair de casa. Avaliando as opes de exerccios com horrio livre, cheguei concluso de que a melhor coisa seria comear correr pelo bairro. Eis que em um momento Forrest Gump bateu e sa correndo pela rua, sem me preocupar muito com tnis apropriado, distncia, velocidade mdia etc. Simplesmente sa de casa e comecei a correr.
A dificuldade em manter a motivao e necessidade de critrios alternativos de sucesso

Apesar do ato semi-herico de me revoltar com a situao e simplesmente sair correndo, a realidade bateu e antes de chegar na esquina minha perna j estava gritando de dor, meu corao estava saindo pela boca e tive que andar, quase rastejando, para manter o movimento e conseguir voltar pra casa. Tudo indicava que nessa tentativa eu seria o monge de 3 minutos. Obviamente, somente fora de vontade no era suficiente para me transformar em atleta do dia pra noite. Depois de chegar em casa e recuperar o flego, percebi que performance na corrida no poderia ser meu critrio de sucesso. Eu precisava de algo mais fcil, que me desse nimo mesmo tendo um desempenho comparvel a uma lesma manca, de ressaca.
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Decidi ento que teria um critrio de sucesso mais fcil, sair de casa e caminhar. Tentei correr e precisei voltar no meio do caminho? No tem problema, atividade feita. Fui e voltei andando do mercado carregando um quilo de arroz? Excelente! Ponto marcado. Esse sistema de pontuao foi pea-chave na hora de lutar contra a preguia. Toda vez que pensava na dificuldade de ter que me exercitar, minha conscincia soltava um Controle-se! Dar 2 voltas no quarteiro muito fcil e leva menos de 10 minutos! Vai l e deixa de frescura!. Da eu saa de casa e voltava felizo por ter feito mais um dia de exerccios. Isso fez com que a motivao fosse crescendo e vi que ali havia algo diferente, eu me sentia orgulhoso pelos resultados obtidos. Mesmo sendo um critrio muito fcil e inventado por mim, no tem problema, eu estava finalmente mandando bem! Outro fator essencial no ganho do novo hbito foi saber lidar com recadas. Durante o carnaval de 2012, mais uma vez fiquei alguns dias sem exerccio e a volta foi extremamente desanimadora. Porm, dessa vez ao invs de pensar J faltei tanto, estou longe do objetivo, o pensamento foi de Estava to bem h to pouco tempo. Com certeza vai ser fcil recuperar o que perdi. Poucos dias depois eu j estava firme e forte nas caminhadas. Por isso, se voc vez ou outra tiver recadas, no tem problema. Simplesmente aceite que amanh um novo dia e voc sempre pode recomear. Ao invs de desanimar com o objetivo que ficou distante, crie um novo objetivo mais prximo e recomece o seu trabalho.
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Ponto de virada: o momento em que os resultados reais comeam a aparecer

Conforme voc vai alcanando os objetivos fceis, o elefante do seu crebro fica empolgado e vai ganhando inrcia. Nessa hora, voc consegue melhorar sua performance e finalmente os resultados de verdade comeam a aparecer, aumentando ainda mais a sua motivao. No meu caso, eu no monitorava constantemente a balana, j que meu indicador de sucesso no era emagrecer (objetivo difcil), era apenas sair de casa (objetivo fcil). Porm uma coisa deixou mais do que claro que a caminhada estava funcionando: minhas calas estavam caindo! Mesmo andando por apenas cerca de 20 minutos por dia, o hbito de praticar ALGUM exerccio constantemente fez com que em 2 meses eu precisasse usar cinto para segurar a maioria das calas e bermudas. Depois de 3 meses do incio dos exerccios, finalmente subi em uma balana e vi que j havia perdido cerca de 6 quilos. Nada absurdo comparado a casos de sucesso que vemos por a, mas o ponto que foi consideravelmente fcil chegar at aqui. Ao invs de sentir que tinha feito um grande sacrifcio e no aguentava mais, conseguir esses resultados com um esforo razoavelmente pequeno foi extremamente motivador para que eu comeasse a levar o processo mais a srio.

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Depois de dominar um hbito, chega a hora de dominar o prximo

A principal desvantagem do monge de 3 dias que exige um grande esforo inicial e os resultados so ruins, desanimando qualquer um. Em compensao, o mortal de 100 dias sabe que seu resultado ser fraco e simplesmente segue em frente, criando habilidade conforme o tempo passa. Ao final dos 100 dias, o mero mortal j no mais to fraco assim e isso faz com que ele consiga melhores resultados, gerando mais motivao para se fortalecer e consequentemente, gerar resultados ainda melhores. Esse o famoso efeito bola de neve, aplicado a uma situao favorvel. criado o to desejado ciclo virtuoso e seu elefante fica cada vez mais eufrico e cheio de vontade de continuar o hbito. Na corrida, os treinos constantes fizeram com que eu ficasse mais resistente e aguentasse correr por distncias maiores, o que acelerou a perda de peso. Quanto mais peso eu perdia, mais eu me animava com o processo e me esforava mais na corrida. Alm disso, quando vi que estava comeando a estagnar, fiquei querendo mais. Essa foi a hora que comecei a melhorar minha dieta. A princpio, simplesmente cortei refrigerantes e outras porcarias como pipoca e doces. Exceto no domingo, a tudo era liberado (lembrese, nesse caso melhor alcanar constantemente um objetivo fcil do que falhar feio em um objetivo muito ambicioso).

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Conforme eu sentia bons resultados na dieta, maior minha motivao para melhor-la. Esse nimo foi aumentando aos poucos at o momento em que consegui manter um cardpio praticamente impecvel sem ter que fazer um grande esforo. Finalmente, a empolgao com os resultados era mais forte do que a fome! Para se ter uma ideia desse efeito, no 3o ms minha circunferncia na barriga tinha sido reduzida em 3 centmetros. Do 3o para o 6o ms, alcancei a marca perdi mais 9 centmetros, gerando o triplo do resultado anterior no mesmo perodo de tempo! Na balana, o 2o trimestre me levou mais 10 quilos, totalizando os 16 que deram nome a esse subcaptulo. Imagina s se eu no tivesse tido pacincia para esperar o efeito bola de neve?
Concluso: Qualquer progresso melhor do que nenhum progresso. Simplesmente comece!

No momento que aquele esforo inicial se transformou em hbito, ficou cada vez mais automtico manter a rotina de exerccios. Hoje em dia, alm da corrida e da alimentao, finalmente ganhei o hbito de malhar (em casa, no horrio que eu quiser) e estou muito feliz com os resultados que esto sendo atingidos. Se existe um conselho que posso dar para quem quer fazer uma mudana parecida, ele : qualquer progresso progresso.
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Como reflexo final, toda vez que voc estiver sofrendo para comear ou manter o novo hbito, lembre-se: Se voc no tem muito tempo, no tem problema. Exera seu novo hbito mesmo que s por 10 minutos por dia Se voc no est mandando bem, no desanime, apenas mude seu critrio de sucesso Se teve uma recada, no tem problema. Amanh um excelente dia para recomear Se voc quer evoluir mais rpido, tenha pacincia que o efeito bola de neve dar um empurrozinho Abraos, Millor Machado (beijo do ex-gordo!)

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Tcnica: O calendrio de Seinfeld


A dificuldade de criar hbitos varia de pessoa para pessoa e de acordo com o prprio hbito. Vcios costumam aparecer facilmente, j os bons hbitos como: alimentao mais saudvel, prtica de atividade fsica, estudo, trabalho... Esses j no so to fceis assim. necessrio vencer a preguia e ter a disciplina para poder fazer uma tarefa repetida vrias vezes. Felizmente existem tcnicas que do uma forcinha a mais. Uma tcnica bem eficaz o calendrio do Seinfeld.
Mas quem Seinfeld?

Jerry Seinfeld um comediante americano e uma das referncias no humor. Se consagrou quando fez uma srie de TV, tambm chamada Seinfeld, na dcada de 90. A srie foi to famosa nos Estados Unidos, que s de reprises a srie j rendeu mais de 3 bilhes (sim, bilhes) de dlares. Ao ser perguntado como fazia para ser um bom comediante, Seinfeld disse que o segredo para melhorar cada vez mais suas piadas era escrever todo dia. Mas como escrever todos os dias no algo muito fcil, ele tambm explicou como faz para ter a disciplina para escrever todos os dias.
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Ok, parabns pra ele. Mas afinal, qual a tcnica?

A tcnica consiste em acompanhar suas vitrias dia a dia, da seguinte forma: Construa um calendrio (quanto maior melhor) Defina qual hbito voc quer criar. A cada dia que voc fizer essa atividade, pegue uma caneta e marque um grande X naquele dia Depois de alguns dias, voc vai perceber que vai comear a aparecer uma corrente de X. Continuando no ritmo, essa corrente s vai crescer

Eis a corrente de X

A partir desse momento, seu objetivo : no quebre a corrente.


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Quanto maior a corrente, menos voc vai querer quebr-la. Voc comea a competir com voc mesmo. Quando menos perceber, sua corrente vai ficar maior e o seu esforo para fazer aquelas atividades vai diminuindo cada vez mais.
E funciona mesmo?

Como tudo nesse livro, depende mais da sua vontade e esforo do que da tcnica em si, mas j adianto que usei e funcionou bem. No meu caso, nunca tive pacincia para ler livros, mas sempre me interessei muito por alguns assuntos e queria estudar mais a fundo as coisas. J estava inconformado com minha incapacidade de leitura regular, quando fiquei sabendo dessa tcnica. No mesmo dia j escolhi um livro, imprimi o calendrio e colei na parede do meu quarto. Todo dia eu precisava ler parte dele. No importava o horrio. O que mais importava era o hbito de ler todo dia. Percebi que o melhor horrio para uma leitura mais tranquila era antes de dormir. Depois de uma semana, uma pequena corrente j tinha sido formada. s vezes, ao chegar da aula noite, j estava bem cansado e s queria dormir, mas olhava a corrente e no tinha coragem. Pegava o livro e lia algumas pginas e ento ia dormir feliz e com mais um X marcado. Infelizmente, por algum motivo que no me lembro, no 12 dia eu me esqueci de ler. Quebrei a corrente. Desnimo? Nada! A partir de agora eu tinha uma meta muito mais clara. O mnimo de dias agora que eu precisava ler consecutivamente era 12.
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Comecei novamente minha corrente e quando fui ver, j estava lendo h mais de 20 dias consecutivos. Chegou num ponto que eu simplesmente lia, no precisava mais me esforar que nem no incio. Pronto. Hoje leio praticamente todos os dias, sem nenhum esforo e j no preciso mais do calendrio para me motivar, porque virou um hbito. Sempre d para melhorar, mas atualmente leio em mdia dois livros por ms, sem nenhum esforo.
Mas sou uma pessoa moderna e papel coisa do passado. No tem nada que me ajude a fazer isso no smartphone?

Sim, pessoa moderna. Tambm somos modernos e usamos um aplicativo para iOS (iPhone, iPod e iPad) muito bom chamado Streaks. Para Android existe o Habit Streak. Ambos medem o desempenho (tempo mximo sem quebrar a corrente) e voc pode fazer vrios calendrios, um para cada hbito que quer criar.


Resumindo, no importa se no papel, no celular ou na parede do seu quarto, o importante registrar diariamente suas vitrias e no quebrar a corrente. Quando menos perceber, o hbito foi criado. Abraos, Gabriel (usando a tcnica para ganhar o hbito de fazer atividades fsicas)
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4 dicas para meros mortais enfrentarem grandes desafios

No tenha medo de grandes desafios

Caro(a) leitor(a), Hoje vou te revelar um segredo, do fundo do meu corao. Por mais que seja difcil revelar algo to pessoal num livro que ser lido por tanta gente, acredito que algo bem relevante para passar a mensagem deste subcaptulo. Meu segredo : sou extremamente preguioso. Muito mesmo.
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O problema que alm de ser preguioso, sou muito ambicioso, o que me leva a pegar desafios cada vez maiores. Para lidar com isso, descobri que a melhor coisa a fazer aumentar minha eficincia e conseguir o mximo de resultado com o mnimo de esforo. Se voc tambm preguioso(a) e quer encarar grandes desafios, aposto que ir gostar bastante das dicas a seguir.
1 - No tenha medo de comear pequeno

J ouviu falar que Roma no foi construda em um dia? Pois , no foi mesmo. Ao invs de um cara olhar e falar Mamma mia!!! Vamos construire uno imprio!!!, provavelmente ele simplesmente construiu uma pequena vila. S depois disso que ele conquistou um povo aqui, outro l e com o tempo conseguiu acumular um territrio gigantesco. Se voc ambicioso, mas s tem condies de comear pequeno, no tem problema algum. O importante comear.
2 - Pequenos esforos em grande quantidade valem muito mais do que poucos grandes esforos

Se voc est em uma jornada que vai dar resultados no longo prazo (caracterstica da maioria dos grandes desafios), a melhor coisa a fazer dar um jeito de quebr-lo em uma srie de pequenos desafios e enfrent-los um por vez.
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Por exemplo, sabendo que voc precisa tomar 2 L de gua por dia, voc pode fazer isso de uma vez e ficar sem beber gua pelo resto do dia ou tomar diversos copos com certo intervalo de tempo. Qual ttica faz mais sentido? Pensando nisso, saiba que mesmo que voc s tenha condies de avanar um pouquinho, esse pouquinho vale a pena, desde que seja algo constante e faa parte de um hbito. Keep walking!
3 - Comemore seus sucessos

Na maioria das vezes, as pessoas desistem de um desafio por no enxergarem que o esforo est valendo a pena. Isso desanima o elefante. Para driblar esse problema, reavalie seu critrio de sucesso. Por exemplo, no caso da corrida, meu objetivo no incio no eram kilos perdidos, eu simplesmente queria ganhar o hbito. Com isso, meu critrio era simplesmente o nmero de treinos por semana. Depois de 70 dias, meu fsico no mudou quase nada, porm consegui ganhar disciplina para completar 40 treinos e isso me deixou extremamente motivado. Hoje em dia, j posso comemorar resultados mais visveis, mas no comeo o hbito foi o que fez a diferena. A parte boa dos hbitos que ao comear pequeno e fazer constantemente um pequeno esforo, essa sensao de progresso te motivar a aumentar seu esforo e, consequentemente, seu resultado. Ou seja, progresso gera progresso.

Cap. 3 - O elemento que toda pessoa produtiva precisa ter

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4 - Tenha companheiros na jornada

Um grande desafio grande demais para ser enfrentado sozinho. Por isso, ter pessoas para te apoiar fundamental. Se voc conhece algum que j enfrentou com sucesso esse desafio, faa questo de aprender o mximo possvel com a experincia dessa pessoa. Essa experincia servir tanto para orientar o homem com boas prticas quanto o elefante com motivao.
Concluso: Voc j um vencedor. Agora hora de continuar!

No adianta muita coisa ganhar motivao para enfrentar grandes desafios se isso no se transforma em ao. Nesse momento voc acaba de finalizar a seo 1 desse livro, o que por si s j um belo passo. Muita gente desiste antes. Se voc quer seguir em frente nesse grande desafio pela produtividade, chegou a hora de conferir a parte prtica e finalmente ver aplicaes diretas desses conceitos que tanto falamos. A voc que chegou at aqui, j pode se considerar um vencedor(a). Porm, ainda tem mais. Muito mais! Abraos, Millor Machado (enfrentando o desafio de escrever sobre enfrentar desafios)

Cap. 3 - O elemento que toda pessoa produtiva precisa ter

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Seo 2

Produtividade na prtica

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Captulo 4

Como fazer um bom planejamento

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Sempre afie o seu machado


Planejar uma forma de garantir que o objetivo em mente seja alcanado, atravs de preparao, definio de aes e metas intermedirias. Para garantir a qualidade de um planejamento, um item muito especfico pode fazer a diferena: experincia prtica capaz de considerar os problemas, que com certeza aparecero. Como o norte do livro agora exatamente a parte prtica da produtividade, nada melhor do que uma boa fbula para utilizarmos como exemplo:
 Nas montanhas do Canad havia um mestre lenhador. Certo dia, ele foi procurado por um rapaz de preparo fsico notvel, que lhe disse: Quero aprender a cortar rvores, quero me tornar lenhador como o senhor. Sem hesitar, o mestre aceitou: Volte amanh e vou lhe ensinar meu ofcio. L pelo terceiro ms de aprendizado, para o espanto do mestre lenhador, o jovem comentou: Aprendi o que tinha de aprender. J sou um lenhador, um bom lenhador. Na verdade, acho que sou o melhor lenhador do Canad.
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Diante do olhar incrdulo do mestre, ousou ainda mais, lanando-lhe um desafio: Vamos delimitar duas reas de terra, com a mesma quantidade de rvores cada, e cortar. Quem derrubar primeiro a ltima rvore o mais rpido e, portanto, o melhor, props. E assim aconteceu. No incio, o jovem, com mais disposio e uma velocidade incrvel, abriu vantagem sobre o mestre. De vez em quando, lanava um olhar para a rea vizinha e observava intrigado que este fazia pequenas paradas para descansar. Moleza. Vai ser fcil, pensava consigo. No entanto, o sol nem havia se posto por completo no horizonte e o mestre derrubava sua ltima rvore, enquanto o rapaz ainda tinha algumas pela frente. Surpreso, ele correu at o mestre: Como o senhor cortou mais rpido do que eu?! impossvel, no consigo entender. No parei um s minuto e vi que o senhor parava toda hora para descansar!. Ento o lenhador mais velho olhou nos olhos do jovem e lhe transmitiu sua derradeira, e talvez mais importante lio: Cada vez que eu parava para descansar, aproveitava para afiar os machados. 

A fbula do lenhador canadense traz dois aspectos essenciais sobre produtividade no dia a dia:
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Sempre afie seu machado

1. A importncia de planejar o caminho ideal para se alcanar o resultado em mente. No caso, o aprendiz falhou ao confundir velocidade com eficincia. 2. Ter as ferramentas ideais para que o objetivo seja alcanado de maneira tima. Ao afiar seus machados e descansar, o mestre foi eficaz porque no gastou sua fora toa com machados menos cortantes e, ao descansar, recuperava a energia.

Abraos, Luiz Piovesana (afiando minhas ferramentas)

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Os 4 fundamentos do planejamento

Tudo que fazemos tem um objetivo. Desde uma criana que chora para conseguir um novo brinquedo dos pais at uma empresa que contrata vendedores para aumentar sua receita. Ser produtivo alcanar esse objetivo. Essa a relao entre Produtividade e Planejamento. Primeiro define-se o objetivo, os passos para chegar l e depois esses passos so executados. Se o processo foi produtivo, o objetivo ser alcanado. Planos em si podem at parecer simples, j que prometer teoricamente fcil. O problema aparece logo depois disso, quando necessrio executar o que est previsto, aprender com os resultados (bons e ruins) em curto prazo e readaptar o plano.
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Os 4 fundamentos abaixo so essenciais para empreendedores que realmente querem utilizar o planejamento como uma tcnica eficiente para fazer a empresa ser produtiva e, assim, crescer.
1 - Uma direo para o futuro

Desde crianas nos perguntamos: O que serei quando crescer? O mesmo vale para sua empresa, porm para um futuro um pouco mais prximo: como minha empresa estar em 1 ou 2 anos?. Para dar direo sua empresa, quanto mais histrico sobre o negcio voc tem, maiores as chances de fazer uma previso mais realista. Se a empresa muito nova e/ou voc est no negcio h pouco tempo, realmente fica difcil fazer uma boa previso, mas ainda assim importante colocar as coisas no papel. Por maior que seja a incerteza sobre o futuro do negcio, passar pelo processo de definio muito importante, j que essa viso criada definir o rumo que voc tomar, influenciando suas decises. O planejamento no deve ser escrito em pedra e tratado como uma coleira. Sua principal funo ser um direcionamento, que pode e deve ser modificado com o aprendizado adquirido na prtica.
2 - Objetivo bom objetivo mensurvel e com foco

Falar que o objetivo da empresa ser melhor e faturar mais significa exatamente: nada.
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Um bom objetivo precisa, primeiramente, ser mensurvel. Quer faturar mais, ento quanto a mais? Quer oferecer mais servios para aumentar seu portflio quanto isso refletir no faturamento? Quer aumentar o nmero de clientes, ento qual o aumento e como isso reflete o seu faturamento e seus custos? Nem sempre possvel colocar um nmero exato, ainda mais quando a empresa est comeando. Porm, defini-lo necessrio, por mais que ele esteja errado esse nmero pode ser redefinido, desde que se mantenha o histrico de alteraes e seus motivos. Tudo isso aprendizado que vai ajudar no trabalho do dia a dia e nos prximos planejamentos. Em segundo lugar, estabelecer vrios objetivos igual a praticamente no fazer um planejamento, porque assim voc cria vrias direes divergentes que desfocam seus esforos. Estabelea um foco e, a partir dele, defina funes e objetivos por departamentos/pessoas um objetivo focado traz maior aprofundamento e ajuda no alinhamento entre os envolvidos.
3 - Quebrar em pedaos menores

Jack, o estripador, e Hannibal Lecter tinham razo em um ponto: quebrar em pedaos menores sempre ajuda.
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Quando vemos um projeto ou problema complexo pela frente, no vale a pena quebrar a cabea tentando encontrar uma soluo completa de uma vez. Por isso, precisamos quebr-lo em pedaos menores e mais simples. Em conjunto, eles formam a soluo final ao serem resolvidos. Lembra do subcaptulo sobre grandes desafios? Se o planejamento for apenas um objetivo, mas um objetivo gigante e que voc avaliar se o alcanou depois de um ano, h uma grande chance de ele ser mais um documento largado numa pasta qualquer. O primeiro passo aqui pensar em etapas intermedirias, tanto de complexidade, quanto do perodo de anlise. Ou seja, para alcanar aquele objetivo final, voc precisa traar as metas (mensurveis!) do meio do caminho e fazer medies constantes, pelo menos mensais. A partir dessa quebra, com certeza ficar muito mais fcil pensar em aes especficas para voc e sua equipe executarem. No dia a dia, o ideal que sua ateno esteja em executar essas aes da melhor maneira possvel, garantindo assim que as metas parciais sejam batidas.
4 - A disciplina do acompanhamento

Um planejamento s consegue ter influncia na empresa caso ele seja a ferramenta de direcionamento das aes. A reviso constante do planejamento e de como a empresa andou servem para que este guia continue atualizado refletindo o futuro desejado. Consultar e atualizar o papel mais importante do que a verso inicial do papel.
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Mesmo que o planejamento tenha sido pensado para o ano inteiro, na prtica ele vai durar menos que isso. Aps um ms, voc j deve reavali-lo e readequar algumas previses baseado no que aconteceu na vida real. Voc vai ver o que aconteceu diferente do previsto, e rever a previso. Seu planejamento do ano no pode ficar esttico aps o primeiro ms se os resultados deste ms mostrarem que a previso pra todo o ano duvidosa. Flexibilidade a chave. Ou seja, esse acompanhamento faz com que voc acumule aprendizado e consiga sempre melhorar seu direcionamento. Direo, clareza, pedaos menores e acompanhamento o quarteto fantstico para qualquer planejamento que busca a eficincia. Abraos, Luiz Piovesana (nunca encoleirado, mas sempre direcionado, aprendendo e redirecionando)

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Como criar metas inteligentes em seu planejamento


Dividir para conquistar Apesar de no termos citado essa frase pica quando falamos sobre os fundamentos do Planejamento, explicamos sobre a importncia de quebrar os objetivos do plano em pedaos menores, ajudando a: 1. Acompanhar o progresso da empresa 2. Definir as tarefas de cada dia Estes pequenos objetivos, quebrados em parte menos so as famosas metas. Matematicamente: Metas alcanadas = objetivo final alcanado = empresrio felizo Para que bater metas realmente influencie a felicidade final do empresrio, essencial conseguir defini-las de uma maneira inteligente. Pela utilidade (e tambm pelo trocadilho), utilizamos o mtodo SMART de criao de metas.

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Para representar o progresso, uma meta deve ser:


1 - Especfica (Specific)

Especificar uma meta significa tirar quaisquer possibilidades de ambiguidade ou mal entendimento dela, a fim de facilitar a criao de atividades e a avaliao da meta no futuro. A equipe responsvel por bater essa meta dever saber: o qu esperado, o porqu da existncia dela (seu propsito, para qu ela servir), quem so os envolvidos, o lugar e quais so os requisitos e limitaes (ex.: R$50.000 de faturamento vs. aumentar as vendas).
2 - Mensurvel (Measurable)

O que no se mede no gerencivel.


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Essa frase mostra a importncia de uma meta no s ter um critrio para definir se ela de fato foi alcanada, como tambm desse critrio poder ser medido. Por exemplo, uma meta ruim nesse caso melhorar as nossas propostas para clientes; j a verso bacana dela seria diminuir em 50% o tempo de atendimento/construo de nova proposta. E no custa deduzir que uma meta que no mensurvel nunca ser alcanada.
3 - Alcanvel (Attainable)

Nem fcil, nem difcil demais - evite os extremos. De nada adianta uma meta to alta que impossvel de ser alcanada, pois desmotiva a equipe e faz que a meta se torne intil. Tambm no nada frutfera uma meta to baixa que no exigir nada da equipe e trar uma falsa sensao de dever cumprido. Claro, acertar na mosca muito difcil e, por isso, defendemos bastante aqui a agressividade nas metas, j que quanto mais importantes elas so, mais maneiras voc descobrir para torn-las realidade. Ou seja, melhor errar atirando um pouco mais pra cima, do que mirando para o cho.
4 - Relevante (Relevant)

Uma boa meta aquela cujo propsito trar progresso empresa.


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Usando o exemplo anterior diminuir em 50% o tempo de construo de novas propostas. Essa meta s ser relevante caso a demora em entregar novas propostas esteja segurando novas vendas; ou se ao diminuir esse tempo voc conseguir economizar consideravelmente os seus custos sem prejudicar qualidade ou faturamento. Alguns critrios para avaliar a relevncia de uma meta so: impacto nas mtricas principais (faturamento, n de clientes etc.), momento (timing) e se faz sentido em conjunto com as demais metas. Na prtica, s voc, caro(a) empreendedor(a) saber se a meta relevante para a sua empresa.
5 - Temporal (Time-bound)

tudo uma questo de prazo. Como metas so passos intermedirios no planejamento, se voc no organiz-las por tempo, com certeza o seu plano final ser diretamente prejudicado. Para ilustrar, coloco um trecho de um artigo chamado Uma tarefa sem prazo uma tarefa que nunca ser feita, escrito por Jeremy Wright:
Existe uma coisa do mundo dos negcios que importante ser aprendida cedo por um empreendedor: O trabalho se expande para preencher o tempo disponvel para ser concludo. Isso conhecido como a Lei de Parkinson e significa que prazos nos motivam.
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Sem prazos, o esforo para completar uma tarefa ou superestimado ou ignorado. Com isso, o empreendedor fica enrolando ao invs de sentar a bunda na cadeira e fazer o projeto sair. Quando um prazo razovel definido, ele cria uma referncia psicolgica. No fundo de sua mente, o empreendedor sabe que se deixar passar aquele prazo ser necessrio assumir o erro e explicar para os outros membros da equipe o porqu daquela tarefa no ter sido feita. Isso uma experincia vergonhosa e desconfortvel. Use prazos a seu favor e nunca aceite a mentalidade Vou fazer isso quando tiver tempo. Como Parkinson nos lembra, uma tarefa sem prazo nunca ser feita.

Pensando no progresso da sua empresa, para ser produtivo nas tarefas que voc e sua equipe realizam no dia a dia, garanta que elas correspondam a metas bem construdas do seu planejamento. Abraos, Luiz Piovesana (porque planejamento no nada sem metas inteligentes)

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Como trabalhar as expectativas do seu planejamento


Planejamentos, por definio, se referem criao de expectativas. Voc planeja um projeto, suas atividades etc. para que, no final, algo seja entregue em determinada data. Seja uma equipe fazendo um projeto interno ou um vendedor planejando o que ser entregue ao cliente. Isso previso do futuro, ento estimamos o quanto, como, quando e o qu entregaremos ao completar esse plano. E a que surgem duas dvidas.
Dvida 1: Devo prometer pouco para poder entregar muito?

Faz bastante sentido seguir o modelo de Kano (que diz que entregar mais do que o cliente espera gera uma satisfao MUITO maior do que apenas o que ele espera): voc promete X e, ao entregar o resultado, o seu cliente/chefe/colaborador vai ficar felizo vendo que tem mais do que X l. O problema disso que a sua meta talvez no tenha sido feita de maneira realista. Se voc sabe que pode entregar 2X e promete apenas X, voc se coloca numa posio to confortvel que ela chega a incentivar a mediocridade (sua e/ou da sua equipe).
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Dvida 2: Ento devo prometer muito?

melhor mirar muito alto e errar do que mirar baixo e acertar sempre bom repetir os bons ditados. Com metas ousadas voc cria um desafio. Para profissionais que sempre buscam melhorar, enxergar grandes desafios pode ser uma tima maneira de motiv-los. Por outro lado, metas muito ousadas tendem a no ser sempre alcanadas, o que gera descontentamento e desmotivao geral mesmo todos sabendo que essas metas eram muito altas e que o mdio poderia ser suficiente.

Nem sempre o que queremos o que conseguimos alcanar

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Mas e a?

um paradoxo meio chato, porque basicamente existem duas coisas que bons profissionais gostam de fazer: 1. Entregar a mais, causando aquela surpresa que vai deixar pessoas felizonas. 2. Ter metas ousadas que pedem aquele esforo a mais. Como quase tudo na vida (fora ler o glorioso Saia do Lugar ou danar como os Teletubbies), o negcio equilibrar os dois lados. Pra isso, existem alguns pontos a se considerar no planejamento.
Quais so as verdadeiras mtricas de sucesso?

Vrios projetos tm inmeras mtricas onde voc pode gastar a vida analisando e bastante tempo de um estagirio para coloc-las em planilhas, mas quais so as mtricas que realmente indicam o sucesso ou fracasso? Se todo o resto der errado, quais so as mtricas que te fazem bater no peito e falar: Oh yeah! Consegui!? Essas metas devem ser entregues de qualquer maneira. Puxar a meta pra cima como forma de incentivo, nesse caso, pode no ser a melhor ideia. Se o resultado passar um pouco da meta, timo; se passar muito, considere que foi erro de planejamento e revise os mtodos.

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A experincia ajuda a fazer melhores estimativas

Sua empresa ou as pessoas envolvidas no projeto j fizeram antes algum projeto no mesmo estilo? Se sim, o ideal colocar metas mais agressivas porque: 1- isso motiva os envolvidos, o que poderia ser crtico por esse projeto ser repetido; 2- pode mostrar o ganho de eficincia atravs da evoluo na curva de aprendizagem. Caso sejam pessoas novas, considere isso nas metas desse projeto e d espao para surpresas. Esse tempo focado em aprendizado far diferena no futuro. Metas menores so essenciais no incio.
No se esquea de considerar o aprendizado nas expectativas

Um fator muitas vezes deixado de lado, mas essencial, o aprendizado. Principalmente quando estamos em projeto novo. A ideia por trs do aprendizado ganhar conhecimento sobre o qu fazer, como fazer ou mesmo se vale a pena fazer. Nesse caso, difcil mirar algo como 70% de aprendizado. Para ser SMART, mais prtico definir como uma meta de pesquisa. Por exemplo: pesquisar 10 opes, testar 3 e implementar 1. Esse nmero inicial provavelmente estar errado, mas uma referncia.
Concluso

Gerenciar expectativas essencial em qualquer relao com pessoas.


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Isso significa que, por exemplo, se hoje eu no receber uma visita do Fausto trazendo uma recheada poupana Bamerindus (das antigas, hein?!), no vou ficar desapontado. Isso no algo que estou esperando. Porm, se o pessoal que fez faculdade comigo desmarcar o happy hour de hoje, a no vou ficar nada feliz. Nesse caso, no existem s emoes envolvidas, como tambm aes que dependem de voc e das suas promessas. Tenta esquecer o aniversrio de namoro ou casamento pra ver o que acontece. De maneira prtica, a partir do momento em que se promete, voc tem 2 possibilidades: 1. Entregar 2. Se no entregar, arrume o erro, aprenda o porqu e faa o mximo para no repeti-lo Abraos, Luiz Piovesana (por metas altas e clientes surpreendidos)

Cap. 4 - Como fazer um bom planejamento

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Estudo de caso: Como fao meu planejamento na Empreendemia


medida que o time da Empreendemia foi se formando e aumentando, foi necessrio que a empresa criasse e adaptasse formas para acompanhar as atividades de todos. Depois de um tempo e muitas discusses conseguimos chegar numa estrutura muito boa e que funciona bem. No sou s eu quem faz o planejamento assim, mas toda a empresa. O principal objetivo da nossa organizao ser extremamente focado e evitar ao mximo distraes e sobrecarga. Sempre queremos ser muito produtivos para poder descansar e ter qualidade de vida. Comeamos a nos planejar de forma mais macro, olhando a empresa inteira a mdio e longo prazo e depois vamos nos programando com prazos cada vez menores. Resumindo, dividimos nosso planejamento da seguinte forma: Reviso de estratgia trimestral Reunio de Sprint quinzenal Semanrio da Alegria semanal Reunio diria obviamente, diria
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Reviso de estratgia

A primeira coisa que fazemos, antes de sair listando um tanto de atividades e distribuindo entre todo mundo, uma reunio de estratgia. O principal objetivo dessa reunio definir como queremos que a empresa esteja em 3 meses. Temos uma viso de onde queremos chegar a longo prazo, mas por ser uma startup, nossa realidade muda muito rapidamente. Ou seja, no adianta definir nossa estratgia para 5 ou 10 anos, porque em no mximo 6 meses tudo teria que ser refeito. Alm de definir os objetivos para os prximos 3 meses, tambm colocamos tarefas e metas parciais. Assim conseguimos acompanhar nossos avanos aos poucos. Com objetivos finais e parciais definidos, todos j sabem os trabalhos que devem focar. O que no nos ajudar a atingir aqueles objetivos considerado como distrao.
Reunio de Sprint

Ok, agora que os objetivos do trimestre esto definidos, hora de nos programarmos para os prximos 15 dias. Para isso, fazemos a reunio de sprint. O conceito dessa reunio foi retirado do SCRUM, processo de desenvolvimento gil de software. Geralmente os sprints variam entre 1 semana e 1 ms e dependem do ciclo de projetos de cada empresa. No nosso caso, 2 semanas foi o tempo escolhido.
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O principal objetivo dessa reunio definir os principais objetivos para o perodo e distribuir as tarefas para todas as pessoas (at a prxima reunio de sprint). Junto com isso, sempre fazemos um balano e uma anlise das duas semanas anteriores, vendo se algo no foi feito e analisando o motivo da falha. Um detalhe importante: na reunio de sprint definimos os projetos principais. Processos como responder e-mails, atender clientes e outras coisas recorrentes no entram aqui porque sempre devem ser feitos. Como aqui na Empreendemia somos poucas pessoas, possvel fazer a reunio de sprint com todos da empresa. Mas no caso de empresas com mais pessoas, o recomendado fazer os sprints por times. Assim a reunio flui e todos saem com objetivos bem definidos (sem contar que a reunio fica mais curta, dinmica e produtiva).
Semanrio da alegria

O semanrio da alegria (convenhamos que um nome muito bom!) a nossa forma de acompanhar as tarefas da semana de todo o time. Toda 2 feira criamos uma conversa por e-mail falando o que foi feito na semana anterior e o que ser feito nessa prxima. Mesmo que no haja aprofundamento nenhum, todo mundo do time tem uma noo sobre o que as outras pessoas esto fazendo e para onde a empresa est caminhando.
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Fazer o semanrio demora no mximo 10 minutos, e muito bom, pois acaba forando todo mundo a pegar as tarefas definidas no sprint e organiz-las em duas semanas. Todos comeam a semana j sabendo o que deve ser feito e terminam conferindo o desempenho.
Reunio diria

Essa reunio com todo o time e pode durar no mximo 15 minutos. Nos reunimos exatamente s 9:30 todos os dias para poder falar o que foi feito no dia anterior e o que ser feito naquele dia. Essa reunio bem importante porque acaba nos forando a organizar o dia, alinha as expectativas da equipe e ajuda a organizar os horrios de todos, principalmente em tarefas feitas em conjunto.
Concluso

Apesar desse tipo de planejamento levar certo tempo, ele ajuda a equipe a alinhar suas atividades em torno dos objetivos gerais. O tempo inteiro (quinzenal, semanal e diariamente) algum est lendo ou ouvindo o que voc fez e vai fazer, e voc mesmo est revisando e conferindo com o que foi planejado. Essa uma excelente motivao para se organizar e produzir ainda mais. Abraos, Gabriel (sempre alinhado com a equipe)
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2 lies de planejamento que aprendi com Garrincha


Apesar da habilidade contestvel, sou um grande entusiasta do futebol. Com destaque para o jogo bonito e extremamente eficaz do glorioso Bahia. De qualquer forma, agora vou falar sobre as lies aprendidas com 2 histrias que ouvi sobre o dolo de outro clube, Manoel Francisco dos Santos, o famoso Garrincha. Para quem no o conhece, Garrincha considerado um dos maiores jogadores que j passaram pela seleo brasileira.

Histria 1 No treino logo antes do jogo da seleo o tcnico fala: Garrincha, o seguinte. Voc pega a bola pelo canto, entra na rea, dribla o zagueiro russo e toca pro Vav fazer o gol.

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Eis que, com grande sabedoria, Garrincha responde: Tudo bem. Mas voc combinou isso com o zagueiro russo?

Moral da histria: Planejar fundamental, mas no conte com o que no est sob sua influncia direta.
Histria 2 Em outro treino, o tcnico passa as instrues para Garrincha: Garrincha, o seguinte. Voc pega a bola na intermediria, dribla o Joozinho, entra na rea e chuta no canto pra fazer o gol. Em certo momento do jogo, Garrincha pegou a bola na intermediria e partiu pra rea. Driblou ento o 1o zagueiro e saiu da rea. Foi em direo ao 2o zagueiro e o driblou. Depois, ainda fez questo de driblar o volante para entrar na rea e fazer o gol. J no vestirio, o tcnico comenta: Po Garrincha, bacana o que voc fez, foi um golao. Mas por que voc enrolou tanto para fazer o gol? Eis que ento, Garrincha responde: Voc me falou pra driblar o Joozinho e depois fazer o gol. Como eu no sabia quem ele era, decidi driblar os 3 s pra garantir.

Moral da histria: Misso dada, misso cumprida.


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Concluso

Logicamente no posso afirmar que de fato esses dilogos ocorreram e no podemos levar essas lies ao p da letra, mas quem precisa lidar diariamente com a diferena entre o plano e a realidade com certeza se identifica com essas situaes. Como diria nosso amigo Gustavo Caetano: Se o terreno estiver diferente do mapa, siga com o que voc est vendo no terreno. Abraos, Millor Machado (driblando a concorrncia e partindo pro gol)

P.S: O primeiro clube que Garrincha jogou foi o Esporte Clube Pau Grande, na sua cidade natal, Mag-RJ. Fica a dica pra aqueles que gostam de enxergar o duplo sentido nas coisas. P.S.2: O Esporte Clube Pau Grande chegou a participar da 3a diviso do campeonato carioca, mas apesar dos esforos, o Pau Grande no conseguiu subir.

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Captulo 5

A importncia da definio de prioridades

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Muito cuidado com os jacars que assombram o seu dia a dia


Mostramos anteriormente que possvel ficar ocupado o dia inteiro e ainda sim ser completamente improdutivo. Justamente por isso que definir prioridades algo to essencial para a produtividade. Para ilustrar essa situao, temos uma analogia interessante:
 Era uma vez uma fazenda muito grande. O proprietrio estava em plena expanso e resolveu utilizar mais reas de sua propriedade para o gado. Porm, na rea escolhida para a expanso havia um pntano e no seria possvel colocar o gado l. Ento ele contrata um especialista em drenagem: VOC! Pois bem, escopo do projeto e prazos definidos e l vai voc rumo drenagem do pntano. O dia comea bem, mas de repente surge um jacar e morde a sua perna! Voc ento se esquece do pntano e corre atrs do jacar para captur-lo. Afinal, muito difcil trabalhar com um jacar mordendo sua perna! S depois de capturar o jacar que voc retoma a atividade do pntano. Isso se repete durante todo dia, todo o ms.
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Eis que chegando no prazo da entrega, diversos jacars foram capturados e voc est exausto de tanto trabalho. Porm no apenas o pntano no est drenado, como os jacars continuam aparecendo, por mais que voc os capture.

Moral da histria: Se voc tem um jacar a morder a perna, a tendncia esquecer que sua tarefa principal era drenar o pntano.


Trazendo a lio para o nosso dia a dia, podemos perceber que drenar o pntano era a nossa prioridade. Os jacars so as tarefas no planejadas que sempre surgem e acabam nos distraindo. normal aparecer um jacar no nosso dia a dia, mas pare para pensar e veja a quantidade que tem aparecido para voc e quanto do pntano voc tem conseguido realmente drenar. O que mais prejudica nossa produtividade a ateno que damos para os jacars. Realmente no conseguimos drenar o pntano sem ter que ca-los? No conseguimos negociar com eles? (ok, com os jacars em si no conseguiramos negociar nada, mas voc entendeu!) Na maioria das vezes voc deve deix-los de lado at terminar de drenar seu pntano. Afinal, voc no foi contratado para caar os jacars e sim para drenar o pntano. esse o resultado que vo te cobrar no final do dia. Ento a dica quente para uma drenagem eficiente de pntanos : aprenda a falar NO para os jacars do seu dia a dia!
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Aprenda a dizer no!

Esse no complicado e s vezes no temos sada. Se no for possvel deixar os jacars de lado at finalizar sua tarefa principal, ento pare tudo e renegocie o escopo, explicando que a drenagem do pntano pode levar um pouco mais de tempo, j que agora voc tem jacars para caar. Nessa hora, uma boa comunicao fundamental. Por sinal, pesquisando para esse texto, encontrei vrias notcias relevantes (ou no) envolvendo jacars. Aparentemente os EUA no so um pas muito seguro para se morar do ponto de vista jacars na sua casa. Acho que para esses no tem como falar no: Jacar invade cozinha de uma residncia na Flrida, EUA Crocodilo de 3 metros invade quintal de famlia nos EUA Crocodilo flagrado em piscina de casa nos EUA Abraos, Gabriel (dizendo no para os jacars que no me deixam acabar esse texto)
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Como definir prioridades no dia a dia


Na prtica, empreender simplesmente fazer as coisas certas, da maneira certa, na hora certa. O problema que, por mais que existam profissionais que digam o contrrio, o ser humano no consegue prever o futuro. Se fosse possvel ver o impacto exato de nossas aes, dificilmente nos distrairamos com tarefas que geram pouco ou nenhum resultado. Quantas vezes voc no gostaria de conversar com si prprio no passado para poder falar: Meu filho, pra de fazer isso, no vai dar em nada! Faz essa outra coisa que bem mais importante? Para evitar que seu eu futuro fique com pensamentos titnicos do tipo Devia ter amado mais, me importado menos com problemas pequenos, ter morrido de amor, uma das melhores coisas que voc pode fazer definir anteriormente quais sero as prioridades de um perodo; seja ele um dia, uma semana, um ms ou um ano. Esse planejamento prvio ser essencial para te mostrar se aquelas tarefas que surgem no dia a dia so realmente importantes ou apenas mais jacars mordendo a sua perna e te distraindo do verdadeiro objetivo. Esse subcaptulo te dar dicas de como agradar o seu eu futuro ao mesmo tempo em que voc lida com as diversas requisies que aparecem para o eu presente.
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Dica 1: Produtividade uma questo de expectativas

Acima de tudo, uma empresa uma instituio de pessoas (sua equipe), que depende de pessoas (fornecedores e parceiros) para gerar a felicidade de pessoas (clientes e acionistas). Seja em forma de dinheiro ou no, o objetivo de uma empresa deixar pessoas felizes. Felicidade algo complexo de definir e medir, mas ns consideramos felicidade como o alcance ou superao de expectativas. Sempre necessrio um referencial. Por isso, alinhar expectativas o primeiro passo para um dia a dia que deixe todo mundo feliz. Vale ressaltar que voc uma destas pessoas e suas expectativas contam muito no planejamento. O primeiro passo de qualquer anlise de prioridades pensar Quais as expectativas de resultado que as pessoas tm para esse perodo de tempo?. Ter esse critrio de sucesso definido anteriormente essencial para apontar o que realmente prioritrio. As tarefas que ajudaro a alcanar expectativas so as prioridades. O que aparecer depois, provavelmente no to importante assim e pode ser feito depois que as expectativas forem alcanadas.
Dica 2: Muito cuidado com os prazos que voc promete

Por definio, um prazo uma expectativa. Ou seja, cumprir os prazos prometidos deve vir sempre no topo da lista das prioridades. Pelo bem de todos, a habilidade de criar prazos viveis essencial.
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Dica 3: Avalie tarefas por urgncia e importncia

Existem diversas formas de classificar prioridades de tarefas. Minha preferida a matriz do tempo, popularizada por Stephen Covey no livro: 7 hbitos das pessoas altamente eficazes. Essa matriz avalia 2 variveis: urgncia e importncia. 1 - Urgncia A tarefa urgente normalmente aquela que possui um prazo muito prximo ou que j deveria ter sido entregue, tambm chamada de para ontem. possvel que a urgncia seja gerada por demandas suas, porm normalmente as tarefas se tornam urgentes por causa de algum pressionando a entregar aquilo o mais rpido o possvel. 2 - Importncia A definio que usamos para importncia : aquilo do que voc bate no peito com orgulho e fala: Eu fiz isso!. Importante algo que empurra a humanidade pra frente. Voc no vira pra ningum e fala Hoje eu respondi milhares de e-mails! Que orgulho!. Porm, difcil conter a felicidade ao falar Hoje lancei um novo produto! ou Consegui um novo cliente!. As atividades que no geram essa sensao de felicidade podem at servir de suporte para o que importante, mas de nada adianta se no final do dia a barrinha de progresso do Windows no avanar.
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Representao visual da matriz:

Fonte: 7 Hbitos das pessoas altamente eficazes, Stephen Covey

Confira agora algumas dicas de como lidar com cada um dos quadrantes da matriz. Urgente e importante (A) Essas so as tarefas crticas e que precisam ser feitas de qualquer forma. importante avaliar o que gerou a urgncia da tarefa: 1. No era possvel prev-la 2. Voc empurrou com a barriga at o ltimo minuto No 1o caso, a melhor coisa a fazer sempre deixar no planejamento uma margem para imprevistos. Quando o 2o caso acontecer, importante reavaliar o porqu daquilo no ter sido feito com mais calma e sem a presso da urgncia.
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Com a prtica, a anlise desses casos e refinamento do planejamento diminuir muito aquele sentimento de apagar incndios e, consequentemente, aumentar sua qualidade de vida. Urgente e no importante (B) Essas infelizmente so as tarefas que mais comem tempo do empreendedor e geralmente so geradas por outros. Se a demanda fosse sua, voc dificilmente a consideraria no importante. Por exemplo, se o telefone toca enquanto voc est no meio de uma tarefa importante, provavelmente o barulho te deixar ansioso para atend-lo, mesmo que o teor da ligao seja completamente intil. Ou seja, a urgncia gerada pelo barulho te distraiu de algo que geraria resultados muito melhores. At retomar a concentrao, voc leva um tempo que poderia ter sido melhor aproveitado. Outro exemplo so aquelas reunies que voc sabe que no te agregaro em nada, mas est participando porque algum pediu. Vai dizer que nunca passou por isso? Sair desse quadrante no fcil, mas simples. O segredo aprender a dizer no ou pelo menos no agora para as pessoas. Nessas horas, vale a pena avaliar com a pessoa se ela realmente precisa daquilo em um prazo to apertado. Se precisar, avalie se agradar essa pessoa naquele momento mais importante do que suas tarefas j planejadas. Se for, ao invs de Resolver pepino X, chame a tarefa de Ajudar Fulano com X e passe a tarefa para o quadrante de urgente e importante. Isso te dar uma sensao de dever cumprido bem maior do que s atender o pedido no impulso.
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No caso de algo como um atendente de telemarketing ligando no meio de uma tarefa para te vender uma promoo que voc no precisa, fica a dica, a expresso No tenho interesse possui um poder mgico de encerrar ligaes. No quero ou No, obrigado no funciona, tem que ser No tenho interesse. Talvez seja algum tipo de senha do mundo do call center, no sei. S sei que funciona. Outro exemplo de urgncia sem importncia o instinto que temos de conferir o e-mail a cada 3 segundos. Na maioria dos casos, os e-mails no tm tanta urgncia ou tanta importncia assim. Se for algum importante com uma urgncia, provavelmente a pessoa ter seu telefone e ligar. Nos aprofundaremos nessa parte mais a frente. A moral da histria que aprender a escapar educadamente dessas urgncias uma habilidade que te dar mais tempo para focar nas tarefas que deixaro seu eu futuro satisfeito. Na grande maioria das vezes as pessoas entendero e o seu dia vai render bem mais. Importante e no urgente (C) Um exemplo clssico dessas tarefas so as resolues de ano novo. Quando voc est de bobeira, cheio de champagne, ao som do especial Roberto Carlos, fcil definir objetivos como: perder peso, achar o amor da vida, passar mais tempo com a famlia etc. Um problema bem comum que esses objetivos so definidos no incio do ano e voc tem 365 dias para alcan-los. Isso faz com que seja muito fcil adi-los em prol de uma tarefa urgente que surgiu no meio do caminho. Afinal, voc ainda tem o resto do ano para pensar nisso.
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Outro problema dessas resolues que normalmente elas so gigantescas e envolvem um esforo muito grande. Ningum fala Terminei as tarefas do dia 15 minutos antes, vou ali dar o 1o passo para uma mudana completa na minha dieta. Boa parte dessas promessas esto mais ligadas a mudanas de hbito do que a tarefas. Por isso, o melhor a fazer criar um planejamento claro de como voc alcanar aqueles objetivos, quebrando-os em etapas menores (se lembra do subcaptulo sobre grandes desafios?). Isso far com que voc reserve tempo para esse objetivo se tornar um hbito no seu dia a dia e defina prazos especficos para cada uma dessas etapas (urgncia gerada pelo seu eu passado, que voc no quer desagradar). Colocar prazos especficos um excelente mtodo para criar o sentimento de urgncia em algo que importante. Esse o momento em que voc volta um pouco no livro e d uma relida no subcaptulo Estudo de caso: Como ganhar um novo hbito me permitiu perder 16 kg. Vai l, rapidinho e ningum est te pressionando para ler esse livro para ontem. Te garanto que consolidar essa habilidade de criar hbitos ser um passo muito efetivo para alcanar seus objetivos de ano novo. Ou voc prefere depender da boa vontade de Iemanj? No urgente e no importante (D) Essas so aquelas tarefas que caracterizam uma das palavras mais feias da lngua portuguesa, a procrastinao. Entre os exemplos, temos: assistir vdeos de gatinhos no Youtube ou ler notcias sobre o BBB. Esse tipo de tarefa bem relaxante, porm intil.
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Toda vez que voc der aquela enrolada, pense que na verdade voc no est enrolando (palavra com certo tom de malandragem), voc est procrastinando. Convenhamos que ningum quer ser um pro-cras-ti-na-dor (slaba a slaba a palavra fica ainda mais horrvel).

Cuidado para no enrolar muito tempo

No prximo captulo falaremos especificamente sobre como lidar com a procrastinao, mas a dica principal : defina horrios de descanso em que voc poder vagabundear vontade. Lembre-se que o corpo e a mente precisam de perodos de descanso e neles voc pode e deve relaxar. Nesses perodos, essas tarefas so estimuladas; fora deles, voc est PROCRASTINANDO.
Dica 4: Tenha acesso fcil aos seus objetivos importantes

Na teoria, ser produtivo fcil. Voc planeja as coisas importantes que quer fazer, vai l e faz. O problema que existem 2 fatores que lutam diariamente para te impedir de trabalhar dessa forma.
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Um deles a chamada resistncia, abordada no livro A guerra da arte de Steven Pressfield (sim, ele fez um trocadilho maroto com o A arte da guerra). A resistncia aquele medo do fracasso ou aquela preguia de pensar e se concentrar, que te faz enrolar na hora de fazer algo importante. Por exemplo, quando voc est escrevendo um texto sobre produtividade e fica com vontade de checar seu e-mail (est acontecendo agora comigo), essa a resistncia se manifestando. A origem da resistncia biolgica, o que a torna um adversrio bem cruel. Basicamente a resistncia algo criado por uma parte do nosso crebro que tem a funo de identificar possveis ameaas e armazenar memrias de medo. No caso de ameaas fsicas, essa parte do crebro cumpre um excelente papel de sobrevivncia. Nas tarefas importantes, essa resistncia nos faz buscar tarefas mais fceis e menos arriscadas. Junto com a resistncia, temos as distraes externas citadas anteriormente. Em termos prticos, a resistncia te faz demorar mais tempo para comear uma tarefa e as externalidades te fazem trabalhar nas coisas erradas. Ou seja, sua eficincia atacada por todos os lados, tornando fcil se esquecer das coisas importantes que voc planejou. Como uma hora ou outra a resistncia ir te pegar, saiba que normal ficar meio perdido de vez em quando. Para lidar com isso, o segredo : quando estiver em dvida, consulte os objetivos da Dica 3: Importncia vs. urgncia e reveja suas prioridades.
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Por exemplo, quando estou perdido no que devo fazer naquele momento, consulto minha lista de tarefas do dia. Quando estou perdido no que fazer no dia, consulto meu semanrio da alegria. Para definir o semanrio, consulto a ata da reunio de Sprint. E por a vai... Na hora de retomar a conscincia, depois de um nocaute da resistncia, ter os objetivos em algum tipo de ferramenta essencial. Se quiser rever as ferramentas por aqui, vale a pena reler o subcaptulo Como fao meu planejamento na Empreendemia.
Concluso: Foque no que importante e ignore o resto

Agora que voc j aprendeu a: definir critrios de sucesso, monitorar os prazos, separar tarefas por Urgncia x Importncia e manter seus objetivos facilmente consultveis, gostaria de finalizar esse texto com uma excelente reflexo do escritor Seth Godin.
 Trabalho rduo nas coisas certas Eu no acho que os vencedores ganhem da concorrncia porque trabalhem mais. Tambm tenho minhas dvidas se eles ganham porque so mais criativos. O segredo, eu acho, entender o que realmente importa. O que realmente importa no bvio e muda muito. Muda de acordo com a cultura, com o cliente, com o produto e at mesmo com o dia da semana.
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Porm, aqueles que conseguem inovar, fazer mais vendas e crescer, o fazem se aperfeioando nas coisas que importam e IGNORANDO O RESTO. As 2 partes so difceis, principalmente quando voc est cercado por pessoas que insistem em enrolar e trabalhar em coisas que no fazem a mnima diferena 

Fica ento a pergunta: E voc, est sempre se aperfeioando no que importa e ignorando o resto? Abraos, Millor Machado (focando no que importa, um dia a dia mais produtivo para meus leitores)

Cap. 5 - A importncia da definio de prioridades

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Captulo 6

As tarefas nossas de cada dia

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aqui onde o trabalho realmente realizado, onde a produtividade faz a maior diferena e onde gastamos a maior parte das nossas horas e dos nossos queridos cabelos. Ter um dia a dia produtivo um trabalho rduo de organizao e concentrao, por isso neste capitulo falaremos sobre algumas ferramentas e mtodos para voc alcanar o pice operacional.

Cap. 6 - As tarefas nossas de cada dia

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Estudo de caso: Minha jornada em busca da organizao suprema


Cerca de dois anos atrs minha vida era bem mais calma e no tinha problemas de organizao j que no trabalhava e a rotina da faculdade era relativamente tranquila. Se voc no tem muita coisa para fazer, bem fcil se organizar, certo? Assim sendo, o que era muito importante eu simplesmente escrevia na mo e isso era suficiente. Entretanto, as coisas mudaram e logo que entrei no mercado de trabalho, o quesito organizao comeou a se tornar um complicador. Milhares de tarefas surgiram e comecei a ficar perdido com tanta coisa para fazer, j que nunca tinha passado por uma experincia semelhante.
O formalismo da indstria: Tentando organizar o dia em um mamute de papel

No meu 1o emprego, em uma grande multinacional, eu era subordinado a vrias pessoas e cada uma delas fazia pedidos diferentes, muitas vezes sem relao entre si. Isso gerava um grande volume de tarefas dispersas, que eu gerenciava com uma agenda de papel.

Cap. 6 - As tarefas nossas de cada dia

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At certo ponto, essa forma de organizao servia, mas acabava tendo dificuldades em priorizar as tarefas e definir importncia para elas. Sem falar de ter que carregar um mamute de papel por todo o lado apesar do caderno ser bonito, dificilmente era prtico.
Rotina de um empreendedor: A lendria tcnica de anotar na mo

Pouco tempo depois, vim para a Empreendemia e as dificuldades em me organizar mudaram bastante, j que a vida de um empreendedor bem diferente da rotina de um funcionrio de indstria. Como a vida empreendedora mais dinmica, precisava mudar as tarefas vrias vezes por dia e o problema de priorizao transformouse em falta de agilidade e dinamicidade. Como o caderno no estava funcionando, mudei de hbito e comecei a organizar meu dia a dia em um papel, alm de voltar a anotar na mo as tarefas mais importantes. Claro que esses mtodos me deram mais agilidade, mas ainda assim, acabava me perdendo na papelada e encurtava tudo o que ia anotar, para caber na minha mo.
Depois da tempestade...

Como depois da tempestade, sempre vem a bonana, em um momento de epifania cheguei concluso que apenas uma boa ferramenta de organizao de tarefas no era suficiente para melhorar essa parte da minha vida.
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Decidi ento sair em busca da verdade sobre a organizao, o universo e tudo mais. Durante essa jornada, cheguei concluso que havia algumas coisas que podiam me ajudar a alcanar o estado da arte da produtividade. Separe um tempo para planejar seu dia Toda manh eu separo um tempo para avaliar o que fiz no dia anterior e o que preciso fazer hoje. Nesse perodo, paro para avaliar meu dia de uma maneira mais sistmica e estimo o tempo que levarei para fazer as tarefas. Isso ajuda a ver se terei tempo para tudo o que preciso fazer dentro das 24h e como vou priorizar essas atividades. Todos gostaramos de 30h, mas infelizmente, estamos presos nas 24h. Deixe folga para imprevistos Nesse processo de planejamento, tambm tive que me acostumar a deixar folgas no meu planejamento para imprevistos, que sempre acontecem. No adianta deixar uma agenda apertada, uma vez que qualquer imprevisto vai acabar com a sua organizao. Foque no que importante Um empreendedor tem muita coisa a fazer e no tem tempo a perder, ento muito importante separar o joio do trigo. Com o tempo fui vendo que estava dando muita ateno para o joio e isso acabava me espremendo para fazer as atividades que eram importantes.

Cap. 6 - As tarefas nossas de cada dia

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Para mudar essa situao, dentro do meu planejamento fazia questo de identificar o que era essencial. Ento na prtica, simplesmente passei a me policiar perguntando: Isso que eu estou fazendo, realmente o que eu tinha me proposto a fazer? Reserve horrios para atividades especficas Como meu dia dividido entre tarefas recorrentes e projetos novos, comecei a separar alguns horrios para os processos repetitivos e deixo o resto do dia livre para os trabalhos mais criativos. Use uma boa ferramenta de organizao Quando vi que a maior parte dos meus problemas de organizao era mais de hbitos do que a falta de uma ferramenta, reorganizei a maneira com que gerenciava meu dia a dia. Essa mudana de hbito me trouxe algumas melhorias, porm ainda me faltava algum lugar para compilar todas as atividades que tinha que fazer de forma rpida, fcil e que contemplasse meu mais novo mtodo. Esse lugar mgico que encontrei foi o Tarefas, aplicativo de organizao de tarefas do EmpreendeKit. Quando comecei a us-lo senti uma sensao de plenitude, pois foi realmente o momento que me senti completo com a mudana de hbitos, como se o ciclo da produtividade infinita houvesse fechado. O trunfo dessa ferramenta que, alm de simples e rpida, ela permite que eu arraste minhas tarefas de um dia para outro e defina o que importante ou no. Essas caractersticas esto 100% alinhadas com o que eu precisava: uma ferramenta extremamente dinmica!
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Foi muito difcil conseguir chegar a um nvel de organizao satisfatrio. Parar para respirar e avaliar o que podia fazer para melhorar foi fundamental. Escolher uma ferramenta que fosse simples e se adequasse s minhas necessidades foi to importante quanto, j que sem ela o mtodo no adiantaria nada. Se voc tambm quer melhorar sua produtividade e est buscando algo para te ajudar, recomendo muito que d uma olhada na nossa ferramenta de organizao de tarefas. Veja mais informaes aqui.

Praticamente uma jornada espiritual

Abraos, Lucas Hoogerbrugge (me sentindo o mestre da organizao operacional)

Cap. 6 - As tarefas nossas de cada dia

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6 mandamentos de como gerenciar suas tarefas


Agora que vimos a jornada que o Lucas viveu para se organizar, vamos especificar um pouco mais e falar sobre como otimizar a relao Tempo Vs. Tarefas bem feitas. Gerir o tempo algo til para qualquer pessoa. Como todos sabem, o recurso comum que temos que no renovvel e, por isso, saber aproveit-lo bem diferencia os homens dos pirralhos.

Os 6 mandamentos

Acredito que nenhum profissional um bom profissional se, primeiro, no for uma pessoa eficiente. Lembre-se que ser eficiente no simplesmente fazer tudo rpido. Ser eficiente significa alcanar o resultado planejado, dentro do tempo estimado, alcanando ou superando expectativas.
Cap. 6 - As tarefas nossas de cada dia 170

Seguindo a linha dessa parte do livro (produtividade na prtica), ao invs de falar de metodologias, aqui apresento uma lista de aes bastante simples que uso h certo tempo e que carinhosamente elevei para o status de mandamentos:
1 - Encoste uma vez Se voc comeou a fazer uma tarefa, termine-a antes de ver um e-mail ou checar o Facebook. Isso acontece normalmente com e-mails: voc abre o e-mail, termina a leitura, comea a responder e pensa hum, termino isso depois.

O problema que pra terminar isso depois, voc vai ter que gastar tempo novamente lendo o e-mail e vendo o que voc j escreveu - ou seja, o tempo de preparao retrabalho e, assim, voc est desperdiando tempo.
2 - As 6 tarefas mais importantes do dia

Todo dia defina quais so as 6 tarefas mais importantes do dia, aquelas que tem que acontecer de qualquer maneira. A questo : se voc no finaliza as 6 tarefas importantes do dia, algo est errado. No geral, legal considerar essas tarefas como aes que vo causar progresso na sua empresa, e no os pequenos processos repetitivos. A quantidade no precisa ser exatamente 6, mas a ideia essa.
Cap. 6 - As tarefas nossas de cada dia 171

3 - Estime a durao de cada tarefa

Os tempos de cada tarefa so extremamente variveis e ter planejado o que ser feito e por quanto tempo essencial para que voc saiba que o seu dia possvel (que as tarefas cabem no seu horrio til). Por isso legal quebrar projetos mais longos em tarefas menores para que voc possa ver o avano aos poucos, ao invs de tentar fazer tudo de uma vez s. Alm de ajudar na gesto do seu tempo, a qualidade do projeto feito aos poucos tende a ser maior.
4 - Defina quando, dentro do dia, voc far cada tarefa

Por questes logsticas ou mesmo de humor, definir o horrio em que voc far cada tarefa muito importante. Alm disso, avaliar se uma tarefa pr-requisito de outra ajuda bastante nessa parte.
5 - Faa as tarefas mais difceis primeiro

No importa se o seu horrio de maior produtividade de manh, de noite ou de madrugada. A partir do ponto que voc est com energia e concentrao para produzir de verdade, faa primeiro os projetos mais difceis/importantes . Isso garante que voc ter o mximo do seu poder cognitivo pra ele e tambm te ajuda a fugir da procrastinao.
Cap. 6 - As tarefas nossas de cada dia 172

6 - Se eu no fizer isso, eu vou morrer?

Essa uma pergunta bem extremista, mas passa bem o tom. Quanto menos tempo voc tem, mais voc aprende a priorizar o que mais importante e a enxergar o que no far diferena na sua vida. Para garantir que voc est fazendo apenas atividades teis, sempre faa essa pergunta a si mesmo.


So 6 passos muito simples e que podem ser aplicados imediatamente. Ento, por que j no comear agora a gerir melhor o seu tempo? Abraos, Luiz Piovesana (cada vez mais ninja e menos pirralho)

Cap. 6 - As tarefas nossas de cada dia

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Dicas de como lidar com e-mails


Ao falarmos das tarefas que temos todos os dias, seria impossvel no termos um subcaptulo falando exclusivamente sobre e-mails. Boa parte das pessoas tem uma relao de amor e dio com eles. Por um lado, e-mails so extremamente teis no dia a dia, tanto para trabalhar e fazer negcios, quanto para se comunicar com amigos e famlia eles economizam tempo e facilitam a vida. Ao mesmo tempo, normal vermos as pessoas reclamando sobre excesso de SPAM e principalmente em relao ao exagerado nmero de mensagens eletrnicas que recebem. E a que mora o perigo: se no houver disciplina e organizao, o email pode ser o buraco negro da sua produtividade.
E-mails, uma fonte inesgotvel de informaes e urgncias

muito fcil passar o dia inteiro respondendo e-mails. Eles vo aparecer e voc provavelmente sentir uma sensao de produtividade, j que manter sua caixa de entrada quase sempre vazia e far com que as pessoas sintam-se correspondidas. Porm, a maioria do que aparece por e-mail urgente, mas no to importante. Com isso, criado um desespero de responder e d essa falsa sensao de produtividade.
Cap. 6 - As tarefas nossas de cada dia 174

Quais eram as tarefas planejadas? No fim do dia voc consegue falar que ajudou no progresso da sua empresa ou simplesmente utilizou o e-mail como uma forma de procrastinao?
possvel se proteger da armadilha do e-mail

Por mais que voc dependa dele para fechar negcios ou fazer projetos andarem, essencial definir um nmero de vezes que voc vai, de fato, ler e responder e-mails. Fazer esse processo 3 vezes por dia normalmente mais do que o suficiente. Se voc trabalha diretamente com vendas, no h problemas em checar os novos e-mails recebidos quando voc estiver, por exemplo, naquele tempo entre tarefas o perigo ser distrado por outras mensagens e isso atrapalhar o seu planejamento do dia. Afinal, quem nunca passou por essa situao?

Cap. 6 - As tarefas nossas de cada dia

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Disciplina, controle da ansiedade e planejamento

Pessoas gostam de novidades, ento sempre muito tentador olhar sua caixa de entrada para ver se aquele potencial cliente respondeu o envio da proposta ou ver se o fornecedor respondeu com a soluo para o seu problema. Sendo eu uma pessoa que j foi compulsiva em ver e-mails, o melhor controle para essa ansiedade foi passar a planejar muito bem o meu dia (como falei no subcaptulo 6 mandamentos de como gerenciar suas tarefas), com tarefas focadas em atingir o planejamento da empresa. E, claro, disciplina de manter esse planejamento bem feito e trabalhar de maneira focada com e-mails na hora certa. Algo que me ajudou muito nisso foi saber que se realmente um e-mail for to urgente, que a pessoa no pode esperar 3 ou 4 horas por uma resposta, ela vai dar um jeito de ligar.
Uma boa ferramenta

Alm do planejamento, disciplina e controle, algo que ajuda muito ter uma tima ferramenta de e-mails. Nesse quesito no tenho dvida nenhuma em recomendar o Gmail a ferramenta de e-mails do Google que pode ser tanto para voc ter um email@ gmail.com ou mesmo @suaempresa.com.br atravs do Google Apps. Alm de um espao mais do que suficiente, a busca por mensagens antigas e a possibilidade de utilizar etiquetas (pastas) para os diferentes tipos de e-mail so funes muito bacanas.
Cap. 6 - As tarefas nossas de cada dia 176

Outras boas prticas

Definir etiquetas (pastas/filtros) para cada assunto Criando uma pasta para cada rea da sua empresa (administrativo, vendas, RH, contratos, financeiro etc.), voc consegue resolver um assunto de cada vez ao checar cada pasta. Mesmo que voc no goste de navegar entre pastas e prefira mexer s na Caixa de Entrada, saber qual a rea de cada mensagem antes de abri-la pode ajudar na priorizao. Responder na hora ou criar uma nova tarefa Como falamos anteriormente, depois de gastar tempo lendo um e-mail, voc tem duas opes: responder na hora, aproveitando o tempo que voc j investiu; ou criar uma tarefa para que voc responda depois com mais tempo (no se esquea de avisar a outra pessoa que levar um tempo maior para a resposta). Uma opo para quem prefere manter tudo dentro do e-mail criar uma pasta chamada Responder depois, onde voc acumular e-mail menos urgentes para responder com mais tempo. Para fazer isso bem, necessrio criar um processo de anlise frequente dessa pasta. Resolveu? Ento tire da sua frente Respondeu o e-mail e matou o assunto? Ento o arquive na devida pasta.
Cap. 6 - As tarefas nossas de cada dia 177

J respondeu a mensagem, mas o assunto ainda no acabou e voc aguarda uma resposta? Voc pode tanto arquivar e criar uma tarefa para cobrar a pessoa novamente, quanto criar uma pasta adicional com o nome Cobrar e deixar o e-mail ao mesmo tempo nessa pasta e na pasta correspondente ao seu assunto. No apague e-mails, arquive-os Utilizando no s o Gmail como vrios outros servios, o espao fornecido hoje em dia bem suficiente para que no seja preciso deletar mensagens. Isso ajuda quando necessrio puxar aquele e-mail ou anexo antigo que no tinha sido salvo no computador. Existem vrias boas prticas para organizar seus e-mails, mas o mais importante que voc consiga utilizar o que faz mais sentido e seja efetivo para voc. Abraos, Luiz Piovesana (porque os e-mails so nossos amigos)

Cap. 6 - As tarefas nossas de cada dia

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Dicas de como lidar com Home Office


Um recurso cada vez mais utilizado o Home-Office (escritrio em casa). Existem variaes, j que existem profissionais que trabalham sempre em home-office, assim como h outros que o utilizam como ferramenta para fugir do barulhinho e interrupes do escritrio. Trabalhar em casa pode parecer, primeira vista, um sinnimo de produtividade afinal, sem perdas de tempo com trnsito, sem distraes de colegas nem patres com exigncias de ltima hora, autonomia total nos horrios, enfim, um paraso! Porm, ao trabalhar em casa, qualquer profissional se depara, rapidamente, com um enorme desafio: a disciplina para manter o foco e para evitar desgaste com distraes. Seguem algumas dicas para quando estiver em seu Home-Office:
1 - No misture lazer com trabalho

Mesmo que voc tenha montado seu escritrio num cmodo especfico da casa, imperativo que ele seja usado apenas para o trabalho. Mantenha a rea de lazer separada e isso inclui a televiso, videogames e outras formas de entretenimento. O seu ambiente de trabalho deve ser separado ao mximo em sua casa e sua famlia deve ser educada para respeitar o seu horrio de trabalho.
Cap. 6 - As tarefas nossas de cada dia 179

O trabalho deve ficar longe de distraes

2 - Estabelea pausas regulares

Sabe aquela hora do cafezinho, quando voc trabalhava no escritrio? Pois , ela fundamental para manter a sua produtividade e, mesmo estando em casa, voc no deve abdicar dela.
3 - Configure a internet e o computador para trabalhar

Existem vrias formas para driblar a avalanche de distraes que a internet oferece, desde evitar o uso de aplicativos que causam interrupes constantes, at sistemas de rastreamento do tempo dispendido nas tarefas. O mais importante definir horas certas para lidar com os sistemas de mensagens instantneas, reduzir o nmero de vezes que voc checa seu e-mail e responde suas mensagens, separar tempo para pesquisar contedo na web e tambm para se atualizar com as notcias de seu setor. Tudo isso inserido numa rotina que amplie sua produtividade.
Cap. 6 - As tarefas nossas de cada dia 180

Uma boa forma de no ser interrompido por assuntos pessoais trazer o notebook que voc utiliza na empresa para o seu homeoffice. Uma boa opo para notebooks para PMEs a Dell. Alm de oferecer configuraes especficas para o melhor desempenho no trabalho, os notebooks Dell contam com um timo suporte, garantindo a produtividade da empresa e seus funcionrios. Veja aqui as opes de notebooks Dell.
4 - No se torne um Super-homem

Lembre-se que mesmo trabalhando em casa, voc ser mais produtivo se mantiver seu foco no que importante e no que faz bem. Transfira para a secretria da empresa ou mesmo para um assistente virtual todas as tarefas (principalmente os afazeres pessoais que pipocaro volta de seu home-office), alm das coisas que tomam tempo e que no precisam ser executadas por voc. Com isto, alm de hbitos saudveis que melhoraro sua Qualidade de Vida, voc manter nveis de produtividade acima da mdia, o que ser algo positivo pra voc e para sua empresa. Abraos, Alexandre Borin Cardoso (CEO da Prestus)

Cap. 6 - As tarefas nossas de cada dia

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Captulo 7

O papel da infraestrutura na produtividade da empresa

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Para que a produtividade da sua empresa dependa apenas de voc e de seus funcionrios, preciso garantir que vocs disponham da infraestrutura suficiente para no serem distrados gastando tempo com problemas externos aos objetivos principais da empresa. Se quiser diminuir o tempo gasto apagando incndios causados por problemas de infraestrutura, esse captulo pra voc!

Cap. 7 - O papel da infraestrutura na produtividade da empresa

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O quanto sua empresa preparada para caquinhas no dia a dia?


Uma vez em no Saia do Lugar, comentei sobre a Sndrome do Corneteiro do Apocalipse (SCA). A SCA bem comum em reunies de avaliao de novos produtos e basicamente consiste em levantar problemas que no existem e provavelmente nunca iro existir. Alm da SCA, existe outra sndrome que pode prejudicar uma empresa. Essa a Sndrome do Depois eu vejo isso (SDEVI). A SDEVI se manifesta quando vemos que algo tem potencial para dar caquinha mais pra frente, avaliamos a situao e conclumos: Depois eu vejo isso. Uma curiosidade sobre a SDEVI que de vez em quando ela apontada por algum com o esprito de um grande heri do cinema nacional, que gentilmente avisa: Coronel, isso vai dar problema.
Conhea os tipos de risco que voc est disposto a correr

Simplificando bastante, existem 4 tipos de riscos que voc corre. 1. Risco fsico: Algo que coloque em risco a integridade fsica das pessoas. Desde acidentes de trabalho at o desenvolvimento de algo crnico como leso por esforo repetitivo.
Cap. 7 - O papel da infraestrutura na produtividade da empresa 185

2. Risco financeiro: Aqui os problemas vo desde a perda de clientes at a necessidade de ficar toda hora consertando um computador que parecia bom, mas era uma bela porcaria (nessa parte, a Dell oferece mquinas de extrema qualidade, com um suporte campeo, veja as opes aqui) 3. Risco do retrabalho: De certa forma, tempo dinheiro. Porm, importante enfatizar o risco de algo ter que ser feito de novo. Um fenmeno bem comum nessa rea quando estamos quase terminando um documento e a energia cai antes de salvarmos o arquivo. 4. Risco do ego: Seja por um cliente pouco se lixando em relao a um novo produto ou por ver amigos ganhando muito mais em carreiras tradicionais, o ego do empreendedor constantemente atacado no dia a dia.
Avalie o impacto da caquinha Vs. a probabilidade dela acontecer

Uma das melhores formas de lidar com o medo pensar objetivamente sobre a pior coisa que pode acontecer e qual a chance disso ocorrer. Se ela no for to ruim, bring it on! Se ela no for muito provvel, bring it on! Porm, um problema do ser humano achar que ele sempre a exceo. Ao ver uma estatstica dizendo que algo tem 99% de chance de dar errado, a pessoa sempre acha que est no 1%.
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Por isso, o melhor a fazer conversar com pessoas mais experientes e avaliar a real probabilidade da caquinha acontecer. Se o cara falou que o problema provvel e que ele pode ser grande, melhor se prevenir.

Decida o que voc vai fazer, mesmo que seja para decidir que no vai fazer nada em relao quilo. Tomar a deciso essencial. O que no se pode ser pego de surpresa. Para evitar a SDEVI, o melhor a fazer perguntar Depois quando?. Se algo relevante, essencial definir um prazo para que a pendncia no fique l pra sempre. Se no for relevante, apague da sua lista de pendncias e seja uma pessoa mais feliz por se livrar daquele problema. Se for, defina o prazo e resolva o problema. importante destacar que o quando nem sempre precisa ser temporal. Algo como na hora que isso incomodar pode ser um bom prazo.
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Por exemplo, eu e Luiz (meu scio) temos pastas separadas com documentos da empresa. Em algum momento sabemos que precisaremos centraliz-las, mas s iremos fazer isso na hora em que precisarmos delegar tarefas para vrias outras pessoas e elas comearem a se confundir com a organizao das pastas. At l, essa pendncia some da nossa lista de preocupaes.
Concluso: Desde que o problema seja relevante, prevenir melhor que remediar

Na anlise sobre impacto vs. possibilidade da caquinha acontecer, vale sempre a pena investir em sistemas preventivos desde o backup automtico de arquivos como o Dropbox at contratar uma consultoria jurdica ou tributria para evitar problemas mais para frente. Especificamente na parte de computadores, recomendamos muito conferir o suporte para pequenas empresas da Dell. Nesse suporte a Dell tem tutoriais e suporte para a maior parte dos problemas que voc possa ter, sejam os erros no seu sistema operacional, at problemas de peas e estrutura de TI. Quer entender como as solues de problemas para micro e pequenas empresas da Dell podem te ajudar? s clicar aqui. Abraos, Millor Machado (lutando para criar uma ambiente prova de caquinha)
Cap. 7 - O papel da infraestrutura na produtividade da empresa 188

5 aspectos a avaliar ao comprar equipamentos para sua empresa


Como escolher o melhor ar condicionado para o meu escritrio? H cerca de 2 anos, alm de ter que responder essa pergunta, passei por todo o processo de compra desse equipamento, o que gerou algumas dores de cabea e aprendizados. Como qualquer pequena empresa, o oramento era limitado, mas ao mesmo tempo sabamos que no adiantava economizar na compra e depois torrar dinheiro em manuteno e energia eltrica ou pior, voltarmos a passar aquele calor agradvel. Essa dificuldade com as compras de diversos equipamentos faz parte do cotidiano de qualquer empresrio. Isso acontece porque escolher um produto difcil: existem muitas opes, variaes e pouca personalizao para cada tipo de empresa. fcil gastar muito tempo para fazer uma nova compra. Apesar desses equipamentos no serem a parte principal do produto ou servio da sua empresa, eles influenciam diretamente na sua eficincia e de seus funcionrios. Por exemplo, um computador com defeito pode causar despesas com conserto, tempo de um funcionrio e, consequentemente, trazer vrias dores de cabea e mais perdas se esse atraso alcanar um cliente ou impedir uma venda.
Cap. 7 - O papel da infraestrutura na produtividade da empresa 189

Para te ajudar nas prximas compras de equipamentos, levantamos aqui 5 critrios bem prticos:

1 - Defina exatamente o problema que voc quer resolver

Comprar um ar condicionado para um comrcio de shopping que tem entrada e sada de pessoas durante 12 horas todo dia bem diferente de comprar um para um escritrio de 40 m com 8 pessoas que funciona das 9 s 18 h. Pode ter certeza que a estrutura desses tipos de empresas ser bem diferente. Especificar exatamente qual o objetivo do equipamento vai te ajudar a levantar oramentos e tambm auxiliar os potenciais fornecedores a te mostrarem apenas as opes que fazem sentido nesse contexto.

Cap. 7 - O papel da infraestrutura na produtividade da empresa

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2 - Levante as opes vlidas de marcas e modelos

Sabendo qual a finalidade do equipamento, voc pode fazer uma pesquisa sobre as opes existentes no mercado. Para levantar essas informaes, pesquise na internet, pergunte para outros empresrios ou visite diretamente as lojas. Esse conhecimento bsico ser de grande ajuda na hora de comparar as caractersticas mais importantes para o seu caso.
3 - Analise primeiro a Linha Empresarial

Alguns produtos como: mveis, computadores e outros eletrnicos possuem uma linha de uso pessoal e outra de uso empresarial. Antes de economizar alguns reais na linha pessoal, pesquise as reais diferenas e quanta dor de cabea os servios agregados da linha empresarial podem te economizar. Normalmente produtos segmentados para empresas do foco em atributos que fazem muita diferena para empresrios: garantia, manuteno, eficincia e robustez. Um exemplo legal a Dell, que tem uma tima linha de computadores empresariais com configuraes especficas para o trabalho da sua pequena empresa. Veja aqui as opes. Somado a isso, a durabilidade e, principalmente, o suporte da Dell (tanto online, quanto de ter um tcnico na sua empresa em at 24h) faz valer a pena. Veja como funciona o suporte Dell para PMEs.
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4 - Os 4 apoios: garantia, durabilidade, manuteno e assistncia

Essa parte da anlise se baseia na resposta de 3 perguntas: 1. Por quanto tempo e com que intensidade o equipamento ser utilizado? 2. Por quanto tempo e em quais condies sua empresa pode funcionar sem esse equipamento? 3. Voc precisar de auxlios de algum especializado para aproveitar todos os recursos desse produto? A partir dessas respostas, analise a durabilidade de cada marca e os custos de manuteno. normal nesse estgio ver que um produto um pouco mais caro no momento da compra pode, por outro lado, gerar economias na hora da manuteno. Da mesma forma, vale a pena analisar a compra de uma garantia estendida (alm do tempo mnimo) e da assistncia oferecida para que voc realmente no tenha dores de cabea na hora de instalar ou comear a utilizar o novo equipamento. Por fim, mas provavelmente o mais relevante, veja como cada marca cuida da manuteno e conserto do equipamento. Descubra desde a velocidade e qualidade de atendimento, at o prazo para conserto ou substituio de peas esses aspectos vo ditar a quantidade de tempo que voc ficar sem o equipamento em caso de defeito ou durante a manuteno.
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5 - Veja como outra pessoa resolveu um problema parecido com o seu

Agora que voc entendeu bem mais a fundo as possibilidades em torno do seu uso do equipamento e das possibilidades perante as diferentes marcas, converse novamente com outros empresrios que tiveram que fazer essa escolha antes. Assim voc poder checar se as informaes levantadas realmente correspondem realidade e ento tomar sua deciso final.


Como uma dica bnus: faa uma cotao de seguro contra mau uso ou roubo. Dependendo do valor e da vida til do equipamento, com certeza pode valer a pena. Abraos, Luiz Piovesana (curtindo o ar gelado do escritrio da Empreendemia)

Cap. 7 - O papel da infraestrutura na produtividade da empresa

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5 dicas para o computador ser o melhor amigo da produtividade


O computador virou pea central de trabalho da maioria das empresas. O maior problema disso a forma como ficamos dependentes dele. Enquanto o computador funciona bem, estamos felizes. Os problemas comeam quando ele no funciona como deveria. A lentido, as mensagens de erro e as telas azuis comeam a nos tirar do srio e a a produtividade cai absurdamente. E como no h nada to ruim que no possa piorar, ainda tem uma situao que consegue ser pior que isso, que quando o computador d algum defeito. O dinheiro e tempo que gastamos para levar numa assistncia, esperar o conserto e voltar a trabalhar muito grande. Quem mais perde com isso a prpria empresa, que por querer economizar alguns reais na compra de um computador melhor e adequado, acaba com sua produtividade reduzida, funcionrios insatisfeitos, trabalhos mal feitos e consequentemente, menos lucro. Pra evitar isso, seguem dicas de como lidar com os computadores. Escolha bons equipamentos No precisa ser o melhor e mais caro, mas importante que ele seja adequado para o seu ritmo de trabalho e os programas que vocs costumam usar. E sempre bom pensar para frente. Comprar um pc que ser bom por um ms tambm no adianta.
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S instale o necessrio Evite instalar programas e joguinhos que no tem a ver com trabalho. O grande problema que a maioria desses programas vem com barras de ferramentas, antivrus e um tanto de coisas desnecessrias. Quanto mais programas instalados, mais coisas vo tentar funcionar ao mesmo tempo. Na hora de utilizar o que realmente for necessrio, vai estar tudo congestionado. Nem adianta colocar a culpa no computador, coitado. Faa manuteno constante Limpe arquivos, desinstale programas desnecessrios e passe antivrus regularmente. Trate o computador com carinho Isso serve principalmente aos vendedores que precisam andar com o notebook o dia inteiro de um lado para o outro. Evite jogar o PC no carro ou guardar de qualquer jeito. Eles so sensveis e podem estragar com qualquer impacto mais forte. Tenha uma boa assistncia tcnica Por ltimo e no menos importante, que o defeito seja resolvido rpido quando ele aparecer (veja bem, no se ele aparecer, e sim quando). Computadores de linha empresarial costumam oferecer uma assistncia tcnica diferenciada, com conserto rpido e emprstimo de computador at que o problema seja resolvido (assim voc no fica sem trabalhar).

Cap. 7 - O papel da infraestrutura na produtividade da empresa

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Vocs podem ser amigos!

Um exemplo legal de marca que possui uma assistncia diferenciada para computadores empresariais a Dell, que oferece o ProSupport. Com ele voc tem garantia das peas, mo de obra em caso de defeito e visita do tcnico no prximo dia til. As dicas parecem bvias, mas pense quantas delas voc realmente se preocupa. Tome esses cuidados e voc vai ver que investindo um pouco mais, vai conseguir ser mais produtivo e ainda economizar tempo e dinheiro no futuro. Se alm da parte da assistncia tcnica, voc se interessou em conhecer melhor os diferentes produtos da Dell, clique aqui. Abraos, Gabriel (cada vez mais produtivo com toda a infraestrutura que a Empreendemia proporciona)

Cap. 7 - O papel da infraestrutura na produtividade da empresa

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3 ferramentas que economizam o valioso tempo do empreendedor


Como j falamos anteriormente, o lema Tempo dinheiro brutalmente verdadeiro para os empreendedores. Enquanto muita gente tem seu salrio garantido no fim do ms, o empreendedor PRECISA aproveitar o mximo do seu tempo para garantir o leitinho das crianas e fazer um agrado na patroa. Por outro lado, a gesto de uma empresa exige uma quantidade cavalar de trabalho administrativo que, apesar de essencial, no onde o empreendedor consegue gerar os melhores frutos do seu trabalho. Por isso, se voc quer economizar tempo e no tem condies de contratar algum para te ajudar nessa rea, confira algumas maravilhas da tecnologia que te deixam focar nas atividades que mais contribuem para o seu ganha-po.

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Ferramenta 1 - Diga adeus querida fila do banco

Esse pargrafo praticamente pede que eu use alguma pesquisa de mercado para falar sobre o crescimento do internet banking, mas convenhamos que provavelmente voc j sabe que o nmero de transaes bancrias pela internet est crescendo muito a cada ano. A moral da histria que, em vez de ter que ir no horrio exato que o banco fica aberto e ter que pegar aquelas timas filas, voc consegue fazer boa parte das operaes bancrias pela internet. Fora quando abri a conta, no consigo lembrar a ltima vez que fiquei na fila do banco em vez de investir meu tempo na empresa.
Ferramenta 2 - Encontre fornecedores de forma mais prtica

Quem nunca passou aperto na hora de encontrar um fornecedor de confiana? Normalmente muito difcil pedir vrios oramentos de uma vez e quase nunca conseguimos ter uma ideia sobre a qualidade do servio prestado. Para facilitar esse processo, uma turma de rapazes muito espertos, bonitos e, principalmente, modestos, criou o Empreendemia. Por l voc pode rapidamente pedir oramento para fornecedores de todo o Brasil e conferir as avaliaes de quem j fez negcios com a empresa. Se voc est precisando de algo e no tem ideia de onde achar o fornecedor, recomendo fazer um busca na nossa lista de empresas.
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Ferramenta 3 - Assine contratos sem precisar ir no cartrio

J imaginou que belezura que seria assinar um contrato eletronicamente, sem precisar reconhecer firma no cartrio? Pois , isso que faz o e-CPF. Alm de dar acesso aos servios da Receita Federal, tanto da pessoa fsica quanto jurdica, o e-CPF a sua identidade na internet e facilita muito sua vida com a economia de tempo e desburocratizao (at pra escrever essa palavra complicado!) de processos. Se quiser economizar idas ao cartrio, confira o e-CPF aqui.
Concluso

Se existe algo que voc precisa fazer sempre e acha um saco, provavelmente outras pessoas sofrem com esse mesmo problema e j inventaram formas de economizar seu tempo nessa tarefa. Por isso, recomendo muito o uso de ferramentas que liberem seu bem mais precioso (seu tempo) para que voc possa focar naquelas atividades que ao terminar, voc pula de felicidade e grita Ye-yeah!!!. Abraos, Millor Machado (podia estar no banco, podia estar no cartrio, mas estou aqui, feliz da vida escrevendo esse livro)

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Captulo 8

S uma andorinha produtiva no faz o vero

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Delegar ou no delegar, eis a questo


Normalmente, o empreendedor uma pessoa que topa resolver todo o tipo de problema sozinho e, assim, vai levando sua empresa glria. Porm, h um limite. Voc, como empreendedor, sabe que precisa de ajuda para conseguir respirar e pensar no crescimento do negcio (alm de apenas executar as aes do dia a dia), mas encontrar e treinar pessoas para trabalhar tomaria mais tempo do que voc tem. E a voc continua trabalhando at no aguentar mais. Grande parte dos empreendedores cai na armadilha de achar que esse ritmo alucinado consegue perdurar por muito tempo sem consequncias para seu negcio ou at para sua sade. Para ilustrar essa situao, segue o relato do empreendedor Derek Sivers, empresrio americano fundador da CD Baby uma loja online de CDs de bandas emergentes:
 Em 2001, a CD baby tinha 3 anos de idade. Eu tinha 8 funcionrios, mas ainda mantinha tudo perto, debaixo das minhas asas. Trabalhava das 7h at s 22h durante os 7 dias da semana com todos os processos e informaes passando por mim.

Cap. 8 - S uma andorinha produtiva no faz o vero

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A cada 5 minutos eu era interrompido com uma pergunta de um funcionrio: Derek, um cara quer alterar a foto da arte do CD dele depois que j foi publicado no site. O que eu falo pra ele? Derek, aceitamos transferncia bancria como meio de pagamento? Derek, uma pessoa fez dois pedidos hoje e ela quer saber - se eles puderem ir num pacote s, ela recebe a economia de frete de volta? Era difcil me concentrar em fazer uma tarefa do comeo ao fim e ao mesmo tempo responder essas perguntas o dia inteiro. Comecei a achar que ao chegar ao trabalho, eu teria que sentar no meio do corredor e ficar respondendo perguntas o dia inteiro. No demorou e eu j no aguentava mais. Parei de ir ao escritrio e desliguei o meu celular. Logo depois vi que eu estava fugindo dos meus problemas ao invs de resolv-los se no os resolvesse, eu e minha empresa iramos para o buraco. Depois de uma noite de muita reflexo e anotando ideias, entrei no modo delegar agora!: eu tinha que me tornar desnecessrio para que a empresa funcionasse. No dia seguinte, quando cheguei ao escritrio, me perguntaram: Derek, uma banda cujos CDs chegaram ontem mudou de ideia e quer os CDs de volta. Ns j fizemos todo o trabalho, mas ele est perguntando se ele pode receber de volta o valor que pagou, j que ele nunca foi anunciado no site.
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Dessa vez, em vez de simplesmente responder a pergunta, eu juntei todo mundo e comuniquei a situao que me havia sido passada. Eu respondi a pergunta, mas o mais importante foi que expliquei meu processo de pensamento e a filosofia por trs da resposta. Sim, devolva tudo que foi pago pela banda. Ns teremos uma pequena perda financeira, mas importante sempre fazermos o que for necessrio para garantir a satisfao de nossos clientes, contato que no seja um pedido maluco. Um pequeno gesto como este o que o motivar a falar aos seus amigos que ns somos uma tima empresa. Todos ns precisamos lembrar que ajudar msicos o nosso primeiro objetivo e lucro o segundo. Vocs tm minha permisso total para usarem esse guia e tomarem decises (sozinhos) no futuro. Faam nossos clientes felizes. Garanta que todos os que lidem conosco saiam com um belo sorriso. Perguntei em volta para garantir que todos tinham entendido. Pedi a uma pessoa para iniciar um manual e escrever nele a resposta para essa situao e a filosofia por trs dela. Depois disso todos voltaram a trabalhar. 10 minutos depois, nova pergunta e o mesmo processo: 1. Juntar todos em volta 2. Responder a pergunta e explicar a filosofia 3. Garantir que todos entenderam o processo 4. Pedir para uma pessoa escrever o manual 5. Deixar claro que eles podiam tomar essa deciso sem mim
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2 meses fazendo isso, as perguntas acabaram. Depois disso, mostrei para um funcionrio como fazer algumas ltimas coisas que ainda eram minha responsabilidade. Como parte do aprendizado, eles tinham que documentar o processo no manual e mostrar para outra pessoa (aprender ensinando). Agora eu era totalmente desnecessrio. A partir da eu comecei a trabalhar de casa e parei de vez de ir ao escritrio. Eu tinha at ensinado a eles o meu processo de raciocnio e filosofias sobre recrutamento e contrataes. Assim, os 2 mais novos funcionrios foram encontrados, entrevistados, contratados e treinados totalmente por quem j trabalhava na empresa. Eles usaram o manual para garantir que os novos entenderiam a filosofia e a histria da CD Baby, alm de aprenderem a tomar decises sozinhos. Eu ligava uma vez por semana para garantir que estava tudo ok. E estava. Eles nem tinham perguntas para mim. Pelo fato da minha equipe fazer a empresa andar, eu estava livre para efetivamente melhorar o negcio. Me mudei ento para a Califrnia s para deixar claro que fazer as coisas andarem bem era papel deles. Eu ainda estava trabalhando muitas horas por dia, mas agora esse tempo era investido em melhorias, otimizaes e inovaes. Para mim, essa era a parte mais legal era divertido, no era trabalho.
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Durante esse tempo fora, a empresa cresceu de U$ 1 M para U$ 20 M em 4 anos. Existe uma grande diferena entre ser autnomo/independente e ser dono de um negcio. Ser autnomo d uma sensao de liberdade at que voc percebe que se tirar um tempo para fazer outra coisa, o negcio declina. Para ser o dono de um negcio, garanta que voc poderia sair por 1 ano e, ao voltar, a empresa estar melhor do que quando voc saiu. 

Abraos, Luiz Piovesana (com planos de me mudar para Califrnia)

Cap. 8 - S uma andorinha produtiva no faz o vero

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A importncia de uma forte cultura empresarial


A cultura de uma empresa define no s como ela funciona internamente, mas tambm o valor percebido pelos clientes e parceiros. Ou seja, no adianta prometer mil maravilhas se as pessoas que executam o trabalho no vivem isso no seu dia a dia. Uma cultura bem alinhada essencial para que as pessoas trabalhem motivadas, com maior qualidade de vida e, consequentemente, sejam mais produtivas. No nosso caso, fizemos questo de definir os Valores (com V maisculo!) da Empreendemia como empresa: uma lista com os aspectos que levamos em conta na hora de tomar qualquer tipo de deciso e, claro, a base da nossa cultura. Sabemos que apesar de ainda sermos pequenos, a cultura cresce e se solidifica com a empresa. Por isso, seguem algumas dicas de como construmos e mantemos nossa cultura rumo ao infinito e alm.
Faa com que os Valores sejam especficos para SUA empresa

Ter os Valores definidos o primeiro passo para o fortalecimento da cultura. Por isso, no adianta colocar uma lista de palavras genricas e clichs como tica, comprometimento, profissionalismo e sustentabilidade. Que empresa no valoriza isso hoje em dia?
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Voc, seus scios e seus funcionrios tm que se identificar com os valores e falar Show! isso mesmo que somos. Esses valores definem quem somos e como agimos, por isso somos diferentes. Se os seus Valores definem como a sua empresa age, ento como enfatizar os seus diferenciais atravs deles?
Faa dos seus Valores o cdigo de conduta

Colocar Valores legais no papel algo bastante simples, mas realmente viv-los na prtica bem mais difcil. o que se diz: pra poder cobrar, voc tem que dar o exemplo. Alm disso, sempre que uma deciso sai do campo do bvio, recorrer aos Valores sempre uma grande ajuda pra conflitos ou problemas mais complicados. Por exemplo, uma vez estvamos discutindo sobre uma prtica muito comum no mundo das empresas nascentes, a compra de anncios para uma pgina de demonstrao, sem que houvesse produto construdo. A vantagem dessa prtica que torna possvel fazer um teste de demanda sem a necessidade de investir tempo no seu desenvolvimento. Se ningum quiser nem clicar em um Saiba mais, dificilmente iro comprar o produto. Ou seja, evitaramos a dor de cabea de criar algo que ningum queria. Por outro lado, essa uma prtica que pode frustrar o cliente, j que ao clicar em Saiba mais, ele veria uma pgina vazia.
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Depois de certo tempo de discusso, um argumento mudou tudo: Um dos nossos Valores : criar utilidade para nossos clientes. No podemos entregar algo que no funciona!. Com isso em mente, fizemos algo inusitado: apontamos os anncios para concorrentes. Com isso, medimos o interesse dos clientes ao mesmo tempo em que eles teriam o que estava sendo prometido no anncio. Ajudar o concorrente era um problema menor do que ferir um dos Valores.
Contrate pessoas que se identifiquem com os seus Valores

Na prtica, impossvel fazer com que uma empresa seja produtiva. As pessoas so produtivas, no a empresa. Por mais que uma pessoa execute sua funo como ningum, se ela no for alinhada com os Valores da empresa, isso ser um problema cedo ou tarde. Ou ela no se encaixar no ambiente, ou poder criar problemas em relacionamentos com clientes ou fornecedores.

Sua equipe ninja? Cap. 8 - S uma andorinha produtiva no faz o vero 209

Como o mestre Guy Kawasaki (blogueiro, escritor e empreendedor) diz: A vida muito curta para trabalharmos com pessoas que no gostamos. Na Empreendemia, os valores que usamos para contratar pessoas e avaliar sua performance so: 1. Misso dada, misso cumprida. Sem desculpinhas. 2. Sangue nos olhos 3. Sem mi mi mi (para alta performance, no podemos ter frescura na comunicao interna) 4. De boa na lagoa (qualidade de vida essencial para um bom trabalho) 5. Atendimento show 6. Dont be evil (copiado do Google, j que achamos a frase excelente para resumir conceitos de tica e sustentabilidade) 7. Criar utilidade para nossos clientes 8. Ser ninja (pra termos tempo de ficar de boa na lagoa, essencial sermos produtivos) 9. Humildade 10. Dx/Dt > 0 (derivada maior que zero: sempre crescendo profissional e pessoalmente)
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Concluso: A cultura guia decises da sua empresa. Consequentemente, sua produtividade

Da mesma forma que ao planejar uma viagem (chegar em um objetivo distante) voc avalia os caminhos que pode percorrer e quais no valem a pena, a cultura empresarial te ajudar muito nas infinitas escolhas que as pessoas precisaro fazer no dia a dia. Se voc e sua equipe no se sentem parte de algo maior, dificilmente ficaro motivados o suficiente para manter a produtividade durante essa jornada to difcil. Abraos, Luiz Piovesana (no fim de uma das semanas mais Ninjas da Empreendemia)

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Como fazer de uma equipe uma mquina de produtividade

O comeo de qualquer empresa aquela luta onde somos faxineiros, presidentes, vendedores, secretrios e tudo mais que for necessrio. Por mais que existam scios, ser polivalente uma das caractersticas de bons empreendedores. Com o tempo a empresa comea a crescer, as demandas de trabalho aumentam e voc v que s conseguir continuar crescendo se tiver mais pessoas te ajudando, sejam novos scios, funcionrios ou prestadores de servios.
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Apesar do evidente aumento de mo de obra disponvel para gerar o rico dinheirinho para sua empresa, ter mais pessoas envolvidas na operao gera novas demandas, tanto administrativas, quanto de gerenciamento e liderana. Alm disso, a conta tem que fechar. No adianta se afobar, contratar muita gente e tomar prejuzo. E, o ponto mais importante: voc precisa garantir a produtividade dessa rede de funcionrios, scios e fornecedores para a conta fechar no final, sua empresa crescer e gerar mais lucro. Seguem as dicas abaixo para te ajudar a formar, gerir e liderar sua equipe com o mximo de produtividade:
Delegar ou terceirizar?

O primeiro ponto a decidir se voc vai ter uma nova pessoa ou se contratar uma empresa especializada para fazer o trabalho. No caso de optar pela terceirizao, lembre-se que ilegal terceirizar a atividade chave que est descrita em sua razo social ou mesmo criar uma relao de subordinao hierrquica direta. Na prtica no h frmula pronta para essa deciso, mas o que normalmente fazemos na Empreendemia avaliar: Quo essencial essa atividade considerando nosso negcio principal? Hoje terceirizamos contabilidade, advocacia, compra de anncios e assessoria de imprensa. Porm, criamos internamente toda a parte de contedo e software.
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Qual o custo envolvido? Contratar funcionrios sempre deve ser uma deciso muito bem pensada, j que contrataes geram vnculos duradouros e normalmente caros. Qual a facilidade de gerenciar? Gerenciar um funcionrio normalmente mais fcil e rpido do que lidar com uma empresa terceira que, claro, no est 100% do tempo disponvel ou seja, esse tempo gasto deve ser tambm colocado na conta durante a tomada de deciso. Como a gesto interna algo mais complexo (cujos princpios tambm se aplicam a gerir terceiros), a partir daqui esse ser nosso foco. Afinal, no escolhemos o ttulo deste subcaptulo toa. ;)
Recrutamento

Uma boa seleo de funcionrios causa grande diferena na produtividade da equipe e, claro, na reteno das pessoas na empresa. normal procurarmos a melhor pessoa possvel para a funo, olhando aspectos tcnicos, formao etc. Isso no est errado. O erro acontece quando no avaliamos a parte pessoal, desde ver se os Valores pessoais batem com os da empresa, at se esse candidato se encaixa com as pessoas com quem trabalhar. A criao de um bom ambiente depende de uma boa relao entre as pessoas l presentes. Tecnicamente, algum sempre pode ser treinado e capacitado porm, alinhamento (com a empresa/ equipe) algo praticamente impossvel de ser trabalhado.
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Por isso, o ideal primeiro analisar a interao entre os candidatos e o restante da equipe, para depois avaliar a capacidade tcnica.
9 mulheres no fazem um beb em 1 ms

Assim como exemplificado nesse subttulo, algumas coisas simplesmente no podem ser aceleradas com o aumento da equipe. Por mais que caiba no oramento, muitas vezes empreendedores montam equipes infladas com expectativas de resultados rpidos que acabam no aparecendo. Para evitar isso, procure analisar tamanhos ideais de equipes (que variam bastante dependendo do projeto) e levar em conta que quanto mais pessoas uma equipe tem, maior o esforo relacionado comunicao e superviso no dia a dia.
Responsabilidades e processos bem definidos

Passar responsabilidades claras para seus funcionrios uma forma, primeiro, de deixar claro o que esperado de cada um, ajudando a avaliar sua produtividade. Em segundo lugar, necessrio garantir a relevncia dessas responsabilidades, j que ter um propsito dentro da empresa um fator extremamente motivante, fazendo com que essa pessoa sinta-se dona dessa pequena parte da empresa e tente superar expectativas. Para as tarefas do dia a dia, ter processos bem organizados uma questo primria. Sem essa informao bem estruturada, organizada e acessvel, grandes perdas de produtividade podem acontecer.
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Uma ferramenta que ajuda bastante na disposio de informaes de forma compartilha entre os membros da equipe so redes de computadores integrados em torno de um servidor comum. Uma boa opo para formar a rede em seu escritrio atravs da soluo Dell para redes corporativas, fornecendo assim toda a estrutura de dados para seus funcionrios. Veja mais aqui.
Quem no conhece no lidera

At chegarem sua empresa, pessoas tiveram origens, criaes, educaes e vivncias diferentes entre si. Por isso, tratar todos da equipe da mesma maneira um erro comum de muitos lderes e que pode atrapalhar bastante o alinhamento da equipe. Uns gostam de ganhar um desafio e se virar sozinhos at entregar o resultado; outros gostam de um acompanhamento mais prximo e de objetivos mais mastigados. Qualquer que seja o perfil, conhecer cada pessoa de sua equipe te ajudar a definir as melhores maneiras de se relacionar com ela. Abordagens personalizadas te daro abertura para trazer o mximo de produtividade que cada pessoa capaz.
Liderar e supervisionar so atividades que consomem tempo

O empreendedor, no papel de lder, o responsvel por garantir que o trabalho de toda a equipe contribua de uma maneira integrada para o planejamento da empresa.
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Acredite: esse trabalho no pequeno e nem simples, j que o empreendedor precisa se disponibilizar para esclarecer pontos e oferecer ajuda. Alm disso, o fato de planejamentos serem mutveis faz com que esse trabalho de alinhamento entre todas as aes seja contnuo e ocupe boa parte do tempo dele.
Use ferramentas simples para gesto

Alm das 3 ferramentas que citamos no outro subcaptulo, existem ferramentas especficas para te auxiliar em tarefas administrativas. O ideal procurar aquelas que sejam simples e faam o essencial. De um modo geral, as principais reas de gesto so: Organizao pessoal: uma lista de tarefas do que deve ser feito no seu dia a dia, assim voc se programa e evita gastar tempo fazendo coisas alm do programado. Gesto de clientes: controlar seus clientes, agendar tarefas de clientes, agendar envio de propostas, atendimentos etc. Gesto financeira: controlar fluxo de caixa, agendar pagamentos, emisso de nota fiscal e boletos. possvel encontrar ferramentas gratuitas e pagas. Sempre pesquise e veja 2 coisas: preo e funcionalidades essenciais. No adianta ter uma ferramenta gratuita, mas que no faa o essencial, e muito menos uma ferramenta cara e super complexa que seja muito difcil de usar e no otimize seu tempo.
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O mais importante encontrar a ferramenta que melhor se encaixa no seu negcio. Uma tima opo para microempresrios o EmpreendeKit, um conjunto de solues (incluindo as 3 mencionadas acima) que ajudam na gesto do dia a dia, tudo muito fcil de utilizar.
Avaliao contnua

Para finalizar, lembramos que atravs do papel de supervisor, o empresrio tem acesso completo aos trabalhos de seus funcionrios e faz o possvel para que eles contribuam diretamente com o planejado. Aproveitando esse conhecimento sobre o trabalho de seus liderados, sesses frequentes (mensais, por exemplo) de avaliao individual com cada membro de sua equipe so bastante vlidas. Feedbacks honestos e construtivos sobre cada pessoa podem causar mudanas incrveis que com certeza elevam a produtividade no s da pessoa, mas da empresa como um todo. Abraos, Luiz Piovesana (por equipes eficientes que criam negcios espetaculares)

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As caractersticas de um lder
Como impossvel falar sobre equipes sem falar sobre liderana, segue abaixo um texto com as 9 caractersticas dos melhores lderes:

Ser um lder ser um super-heri

Um lder tem que mostrar CURIOSIDADE. Ele deve ouvir pessoas que estejam fora do crculo do Sim, senhor. Se ele no testa suas crenas e opinies, como ele sabe que est certo? A falta de habilidade em ouvir uma forma de arrogncia. Isso pode parecer que ou voc acha que sabe tudo, ou que voc simplesmente no se importa. Um lder deve ser CRIATIVO, fazer algo que ningum imaginaria, algo realmente diferente. O famoso pensar fora da caixa. Liderar administrar mudanas no importa se voc lidera uma empresa ou um pas.
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Um lder deve COMUNICAR. No estou falando de fazer fofoca ou de soltar grunhidos. Estou falando sobre encarar a realidade e falar a verdade. Um lder deve ser uma pessoa de CARTER. Isso significa saber a diferena entre certo e errado e ter coragem de fazer a coisa certa. Abraham Lincoln disse uma vez, Se voc quer testar o carter de um homem, d poder a ele. Um lder precisa ter CORAGEM. Presuno no coragem. Falar alto tambm no coragem. Coragem o comprometimento de sentar numa mesa de negociao e achar um acordo proveitoso para todas as partes. Para ser um lder voc precisa ter CONVICO um fogo dentro de voc. Voc tem que ter paixo. Voc tem que, real e profundamente, querer fazer algo at o fim. Um lder deve ter CARISMA. Carisma a qualidade que faz com que pessoas queiram ser suas seguidoras. a habilidade de inspirar. Pessoas se inspiram e seguem um lder porque elas confiam nele. Um lder deve ser COMPETENTE. Voc tem que saber o que voc est fazendo. Mais importante que isso, voc precisa se cercar de pessoas que saibam o que esto fazendo. Voc no consegue ser um lder sem ter SENSO COMUM (COMMON SENSE).
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Alm desses 9, o maior C de CRISE. Lderes no nascem lderes, so criados. A liderana verdadeiramente lapidada em tempos de crise. Quando o bicho estiver pegando, saiba que esse ser o melhor momento para desenvolver suas caractersticas de um lder.


Fica aqui a meno ao Lee Iacocca (um dos primeiros salvadores da Chrysler) que escreveu o artigo base para este texto. Abraos, Luiz Piovesana (por lderes com 10 ou mais Cs)

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O dia a dia dentro da equipe de projeto


Como j falamos acima, vida de empreendedor no fcil, principalmente no comeo da empresa. Cabe ao prprio fundador fazer desde a limpeza do vaso sanitrio at o planejamento estratgico. Eu e meus colegas de trabalho, felizmente, temos aptides bem diferentes e temos uma diviso clara das tarefas. Eu cuido de toda a empresa, meus scios limpam a privada e o estagirio traz o caf. Na verdade, meu principal papel na empresa o desenvolvimento, desde programao at o design de interfaces, uma mistura que j no muito trivial. Isso sem contar das tarefas paralelas e os terrveis pepinos dirios de um empreendedor. O que fao para no perder minha sanidade mental?
Estabelecer uma rotina diria

Eu particularmente odeio rotinas, mas um mal necessrio, pois nos ajuda a manter a disciplina com os horrios. O dia fica menos bagunado e fica mais fcil planejar o dia. Horrios de descanso tambm devem ser programados. Alongamentos ajudam a desestressar e so saudveis. Atividades fsicas e entretenimento ajudam tanto a relaxar quanto a resolver pepinos j tive vrios insights enquanto jogava Wii.
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Atropelar horrio de almoo, de sada e de sono s vai diminuir seu rendimento. Os problemas vo ficar martelando o dia inteiro no seu cocuruto e seus neurnios vo pedir arrego.
Pacincia com seus scios

Scio pior que me, acha que a gente feito de ouro e tem super poderes. Pior ainda, acham que voc tem 10 braos e que seu crebro pode processar 64 tarefas paralelamente. Nosso e-mail no para, nossas bocas no se calam e nossos ouvidos so um verdadeiro absorvedor de informaes. Nosso escritrio frentico, o inferno sobre a Terra, um noticirio de tragdias. Se eu der bola para metade dos problemas com que meus scios aparecem nessas conversas, estaria apodrecendo num manicmio. H coisas que eles esto certos, mas tambm existem as: a se discutir, a se adiar e as que devem ser ignoradas. Saiba discutir. Nossa equipe briga todo dia. No entanto, por mais que algum saia de olho roxo, levamos as coisas para o profissional e, no final da tarde, estamos todos juntos tomando uma cervejinha.
Agendando e priorizando tarefas

Em nosso site, temos um sistema de feedback e reporte de erros para os prprios usurios reportarem. O interessante que as pessoas usam e acabam encontrando problemas que muitas vezes a gente no repara.
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No pense que problemas aparecem em horrios programados. Os pepinos sempre aparecem em safras, aos montes, e preciso saber prioriz-los. A maneira que escolhemos priorizar as tarefas resolver aquilo que os usurios se incomodam mais e segurana do sistema, em menor tempo possvel. Existem diversas metodologias de gerenciamento de projetos que ajudam a priorizar as tarefas e cumpri-las, como o Extreme Programming (XP) e SCRUM (este ltimo aplicvel a vrias situaes, no apenas para programao). Definir processos de como lidar com esses pepinos pode ajudar muito no dia a dia.
Saiba ficar surdo temporariamente

Meus scios muitas vezes vem me cobrando coisas que eles consideram alta prioridade, mas que para mim besteira e tenho coisas mais importantes a fazer. a que aperto o boto mute e fao o que devo fazer. S no pode esquecer-se de lembrar depois. A melhor coisa anotar as tarefas em algum canto, para no deix-las empoeirando. Brincadeiras, zoeiras e conversas so divertidas. Eu sou um sujeito bem descontrado, mas tambm preciso de concentrao. E minha equipe de trabalho barulhenta demais! Tenho um scio com um terrvel gosto musical que me d vontade de arrancar meus tmpanos fora. Nesses momentos um fone de ouvido e uma msica de seu gosto resolvem o problema.
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Todo mundo gosta de dar palpites. Organizlos fundamental para manter a sanidade.

Concluso

No v abraando cada problema que aparece. Organize as ideias. No importa se de seu scio, seu chefe, seu cachorro ou seu cliente, voc deve ser capaz de administrar as atividades que te passam dentro do seu ritmo e tempo. Abraos, Mauro Ribeiro (mantendo a minha sade mental e a vida dos meus scios)

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O que fazer para sua empresa no se afundar em reunies


Qualquer tipo de negcio precisa de comunicao para funcionar. Isso verdade tanto dentro da prpria empresa, quanto com empresas parceiras, fornecedoras ou clientes.

Fazer reunies uma das timas ferramentas existentes para que essa comunicao exista. A partir das definies de uma reunio, uma equipe consegue dar foco em seus trabalhos de maneira alinhada. O mesmo vale para reunies externas, quando voc recebe ou visita algum de outra empresa. Os encontros so essenciais para que as partes se conheam melhor e possam avanar a negociao de aes em conjunto. O trabalho em si (o que valer dinheiro) o que feito aps a reunio.
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Porm, como tudo que acontece em excesso, fazer muitas reunies pode significar perder tempo produtivo seu e de todos os que esto participando. J parou para calcular quanto custa (somando o tempo de todos os participantes) todo o tempo de reunies que voc faz por semana? Para te ajudar a otimizar suas reunies internas e externas, seguem algumas dicas essenciais:
1 - Defina o produto da reunio

O que dever ser decidido ou entregue no fim da reunio? Ter esse objetivo definido antes dela acontecer ajudar bastante na preparao e alinhamento dos participantes. Claro, existem outros tipos de reunies onde o produto algo um pouco mais aberto, como por exemplo: anlise das vendas do ms anterior, brainstorming, 1 reunio com potencial novo parceiro etc. Entretanto, ainda sim possvel e necessrio definir esses produtos. Por exemplo, em reunies de brainstorming, voc pode definir que o objetivo dela levantar 3 possibilidades de ao e seus responsveis para atacar um determinado problema.
2 - Escolha apenas as pessoas essenciais

Agora que o objetivo est fechado, hora de decidir quem realmente deve participar da reunio.
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Alm de ser uma questo de custo (quanto mais gente l, menos gente trabalhando), uma deciso sobre a dinamicidade, velocidade e importncia da reunio. Quanto mais pessoas, mais discusses e mais tempo investido nela; por outro lado, quanto mais pessoas, maior a chance de ter um resultado mais democrtico e definitivo. Ento avalie quais as pessoas que faro a diferena no objetivo da reunio e se ela precisa ser mais rpida ou mais participativa.
3 - Defina o meio de comunicao

Telefone, presencial, vdeo ou chat? Estes so os formatos mais comuns de reunio que utilizamos por aqui. Apesar dos avanos da vdeo conferncia, ela ainda no substitui o poder de uma reunio presencial. Para no abusar dessas reunies ao vivo, o raciocnio que eu fao para decidir o meio de comunicao o seguinte: 1. Consigo resolver isso por e-mail? 2. Se no, consigo resolver por telefone? 3. Se no, consigo marcar isso no meu escritrio para evitar deslocamento? 4. Se no, vale a pena uma vdeo conferncia? Se passar por esses 4 pontos, a sei que o melhor formato realmente a reunio presencial fora do meu escritrio.
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4 - Procure marcar reunies externas no mesmo dia

Quem trabalha na parte comercial entende isso muito bem: precisa fazer uma reunio fora do escritrio? Com quais outras empresas/pessoas, que fiquem numa regio prxima dessa primeira, podemos marcar reunies no mesmo dia? Essa busca por reunies adicionais se traduz diretamente em otimizao do uso dos recursos da empresa e tambm pode acelerar outras oportunidades que, por si prprias, no valeriam uma reunio presencial. Ento no deixe de otimizar suas sadas do escritrio. Como ferramenta de apresentao para as reunies e de trabalho para o tempo entre reunies, uma boa opo utilizao de notebooks. A Dell tem uma linha bastante completa de notebooks para PMEs que fazem toda a diferena no dia a dia. Alm deles serem utilizados nessas ocasies de reunies fora, tambm tm as configuraes que voc precisa para utilizao no seu escritrio. Veja as opes de notebooks da Dell aqui.
5 - Avalie se a reunio externa realmente vale o tempo, o esforo e o dinheiro

Reunio externa normalmente significa potencial novo cliente. Toda empresa precisa ter esse investimento comercial, por mais que s uma porcentagem dessas visitas gerem vendas. Principalmente para quem presta servios, vendedores dedicados fazem muita diferena.
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Porm, para que essa porcentagem no seja muuuuuuuuuuuuuuuito baixa, possvel realizar uma simples triagem antes para ver se esse potencial cliente vale a viagem. Cheque se ele se encaixa no perfil de cliente com alto potencial, tente falar com um contato comum e tambm pesquise um pouco pela internet claro, sem que isso tudo gaste muito tempo =)


So 5 dicas bastante simples que, se levadas a srio, podem trazer um grande aumento de produtividade na sua empresa. fcil testar. Abraos, Luiz Piovesana (Quer que sua equipe trabalhe assim? Ento envie esse subcaptulo e o link para o livro - por email mesmo, ao invs de marcar uma reunio)

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Concluso

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At logo e muito obrigado pelos peixes!


Se voc chegou at aqui, temos uma excelente notcia: Voc acabou de atravessar o Vo e alcanar o posto de melhor leitor do nosso livro do mundo! Sabemos que sua rotina bem corrida e que no foi fcil ler todas essas pginas com contedo que apesar de prtico, algumas vezes deu alguns choques de realidade que no so fceis de escutar. Alm dos merecidos parabns por ter estudado nosso contedo at o fim, voc tambm merece um Muito obrigado! pela ateno e por validar o nosso trabalho. Agora que voc j superou esse Vo, est na hora de partir para os prximos, sempre atravs dos hbitos positivos e quando possvel, usando algumas das ferramentas que indicamos por aqui. Lembrando que mais do que algo a ser lido de uma vez, queremos que esse material sirva de consulta toda vez que voc precisar lidar com alguma situao no dia a dia. Se voc gostou do livro, pedimos por favor que o repasse para o maior nmero possvel de pessoas. Um detalhe que ao invs do .pdf, voc nos dar uma grande fora se enviar o link para download, permitindo uma medio mais precisa do alcance do livro e deixar nossos patrocinadores mais felizes :D
Concluso 232

Fica ento a lio de casa: enviar para pelo menos 3 pessoas o link: http://bit.ly/livroprodutividade Caso queira mandar feedbacks, dvidas ou simplesmente trocar uma ideia, fale conosco pelo produtividade@empreendemia.com.br. Um ltimo abrao, Equipe Empreendemia (torcendo demais pela sua jornada rumo produtividade suprema)

Concluso

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Sobre os autores
Gabriel Costa Gabriel formado em Engenharia de Alimentos pela Unicamp mas gosta mesmo de entender e trabalhar com micro empresas. Tem experincia nas reas de Marketing e Relacionamentos. Na Empreendemia gerente de Marketing e atua diretamente no desenvolvimento de produtos que ajudem a desenrolar a vida do microempresrio brasileiro. Lucas Hoogerbrugge Lucas formado em Gesto de Comrcio Internacional pela Unicamp e tem experincia nas reas de Marketing e Relacionamentos. Na Empreendemia gerente de Marketing e sua principal funo entender o usurio e identificar como o Empreendemia pode ajud-lo. Luiz Piovesana Luiz formado em Engenharia de Controle e Automao pela Unicamp, exerceu diversos cargos de liderana no movimento das empresas juniores e tem experincia no Brasil e no exterior na rea de Relaes Externas e Vendas. Na Empreendemia, diretor comercial e sua principal funo garantir o leitinho das crianas no fim do ms.
Concluso 234

Mauro Ribeiro Mauro formado em Engenharia da Computao pela Unicamp, tem experincia nas reas de Marketing Virtual, Projetos de Software para Web e Mobile, Design de Interfaces e Front-End, Design Grfico e Computao Grfica. Na Empreendemia diretor de tecnologia e responsvel pelas reas de desenvolvimento e experincia do usurio. Millor Machado Millor formado em Engenharia de Controle e Automao pela Unicamp e tem experincia nas reas de Recursos Humanos, Anlise de Mercado e Vendas. Na Empreendemia diretor de estratgia e trabalha com planejamento e desenvolvimento de novos produtos. Alm disso, acha muito estranho falar de si na 3 pessoa.

Concluso

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