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br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional Resumo de Arquivologia Assunto: ARQUIVOS E DOCUMENTOS CONCEITOS E CARACTERSTICAS Autor: ARQUIVO NACIONAL 2

2. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional 1 ARQUIVOS E DOCUMENTOS: CONCEITOS E CARACTERSTICAS 1.1 Conceituao de Documentos Documento toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar. Todo documento uma fonte de informao como, por exemplo: o livro, a revista, o jornal, o manuscrito, a fotografia, o selo, a medalha, o filme, o disco, a fita magntica etc. Documentos de arquivo so todos os que produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exerccio de suas funes. Assim, a razo de sua origem ou a funo pela qual so produzidos que determina a sua condio de documento de arquivo e no a natureza do suporte ou formato. Documentos pblicos so todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um rgo governamental na conduo de suas atividades. So tambm documentos pblicos aqueles produzidos e/ou recebidos por instituies de carter pblico e por entidades privadas responsveis pela execuo de servios pblicos. 1.2 - Caractersticas dos Documentos de Arquivo De acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, os documentos podem ser caracterizados segundo o gnero a espcie e a natureza do assunto. a) Caracterizao quanto ao Gnero Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representao no diferentes suportes: documentos textuais : so os documentos manuscritos, datilografados/ digitados ou impressos; documentos cartogrficos : so os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Exemplos: mapas, plantas e perfis; documentos iconogrficos : so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas. Exemplos: fotografias (diapositivos, ampliaes e negativos fotogrficos), desenhos e gravuras; documentos filmogrficos : so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (tapes), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Exemplos : filmes e fitas videomagnticas; 3

3. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional documentos sonoros : so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fonogrficos. Exemplos : discos e fitas audiomagnticas; documentos microgrficos : so documentos em suporte flmico resultante da microreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Exemplos : rolo, microficha, jaqueta e carto - janela; documentos informticos : so os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Exemplos : disco flexvel (disquete), disco rgido (winchester) e disco ptico. b) Caracterizao quanto Espcie Os documentos podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal, ou seja, as espcies documentais so definidas tanto em razo da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto forma de registro de fatos. Tomando por base os atos administrativos mais comuns em nossas estruturas de governo, temos : atos normativos: so as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplo : medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso, acrdo, despacho decisrio; atos enunciativos: so os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma soluo. Exemplos : parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio; atos de assentamento: so os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Exemplo : apostila, ata, termo, auto de infrao; atos comprobatrios: so os que comprovam assentamentos, decises etc. Exemplos : traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica; atos de ajuste: so representados por acordos em que a administrao pblica (federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal) parte. Exemplos : tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste etc); atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplos : aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular. c) Caracterizao quanto Natureza do Assunto Quanto a natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. 4

4. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional A classificao de ostensivo dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a instituio, podendo ser de domnio pblico. Consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de seu contedo, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. O Decreto n 2.134, de 24 de janeiro de 1997,

regulamenta o art. 23 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispe sobre a categoria dos documentos pblicos sigilosos e o acesso a eles, e d outras providncias. Os assuntos sigilosos sero classificados de acordo com os seguintes graus: ultra secreto, secreto, confidencial e reservado. O Decreto n 2.910, de 29 de dezembro de 1998, estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais, reas, comunicaes e sistemas de informao de natureza sigilosa, e d outras providncias 1.3 - Conceituao de Arquivo Arquivo o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico, entidades privadas e pessoas fsicas em decorrncia do exerccio de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informao. 1.4 - Caracterizao dos Arquivos De acordo com a natureza da entidade produtora, os arquivos classificam-se em pblicos e privados. Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, municipal e do Distrito Federal, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. So, tambm, pblicos os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por instituies de carter pblico e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos. Arquivos pblicos designam tambm as instituies arquivsticas governamentais incumbidas da gesto e do recolhimento dos documentos produzidos pelo Poder Pblico, bem como pela sua preservao permanente e acesso. Exemplos : Arquivo Nacional, Arquivo Pblico do Distrito Federal, Arquivo do Estado de Minas Gerais, Arquivo Municipal de Rio Claro etc. 5

5. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional Consideramse arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades, isto , pessoais ou institucionais (eclesisticos, corporativos, empresariais etc). 6

6. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional 2 TEORIA DAS TRS IDADES DOS DOCUMENTOS Segundo esta teoria os arquivos (conjunto de documentos) passam por trs estgios distintos de arquivamento, de acordo com o uso que se faz dos documentos : corrente, intermedirio e permanente. arquivo corrente ou de 1 idade: constitudo de documentos em curso ou freqentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora. Seu uso se caracteriza pelo valor primrio dos documentos, isto , atender as finalidades de sua criao. arquivo intermedirio ou de 2 idade: constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados para embasar assuntos idnticos. A permanncia dos

documentos em arquivos intermedirios temporria. arquivo permanente ou de 3 idade: constitudo de documentos que j cumpriram as finalidade de sua criao, mas so preservados em razo de seu valor probatrio, informativo, cultural, de pesquisa por parte da entidade que o produziu ou por terceiros (valor secundrio). A cada um destes estgios correspondem procedimentos tcnicos diferentes e o tratamento dispensado na fase corrente, refletir nas fases seguintes. 7

7. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional 3 GESTO DE DOCUMENTOS 3.1 - Conceituao Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A gesto de documentos operacionalizada atravs do planejamento, da organizao, do controle, da coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental. 3.2 - Objetivos A gesto de documentos tem os seguintes objetivos : assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos; garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos cidados; assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica; assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao; contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histrico e cientfico. 3.3 - Fases As trs fases bsicas da gesto de documentos so : produo, utilizao e destinao. 1 Fase - Produo de documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor. Nesta fase deve-se otimizar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automao. 8

8. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional Esta fase composta pelos seguintes elementos : - elaborao e gesto de fichas, formulrios e correspondncia; - controle da produo e da difuso de documentos de carter normativo; - utilizao de processadores de palavras e textos. 2 Fase - Utilizao de documentos: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim

como sua guarda aps cessar seu trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao. Desenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao. 3 Fase - Destinao de documentos: envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente. 3.4 - Nveis de Aplicao Segundo a UNESCO, a aplicao de um programa de gesto de documentos pblicos pode ser desenvolvida em quatro nveis : nvel mnimo: estabelece que os rgos devem contar, ao menos, com programa de reteno e eliminao de documentos e estabelecer procedimentos para recolher instituio arquivstica pblica aqueles de valor permanente; nvel mnimo ampliado: complementa o primeiro, com a existncia de um ou mais centros de arquivamento intermedirio; nvel intermedirio: compreende os dois primeiros, bem como a adoo de programas bsicos de elaborao e gesto de formulrios e correspondncia e a implantao de sistemas de arquivos; nvel mximo: inclui todas as atividades j descritas, complementadas por gesto de diretrizes administrativas, de telecomunicaes e o uso de recursos da automao. 9

9. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional 4- GESTO DE DOCUMENTOS CORRENTES O documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituio e, por conseqncia, os procedimentos realizados para a sua classificao, registro, autuao e controle da tramitao, expedio e arquivamento tem por objetivo facilitar o acesso s informaes neles contidas. Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto de documentos correntes. Nas administraes pblica e privada, as unidades responsveis por tais servios so intituladas protocolo e arquivo, arquivo e comunicaes administrativas, servio de comunicaes etc. 4.1- Atividades de Protocolo Conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmo, garantindo, assim o acesso informao. recebimento e classificao: efetuar a separao dos documentos recebidos em ostensivo ou sigiloso e particular. Os documentos de natureza sigilosa e particular devero ser encaminhados aos respectivos destinatrios. Os documentos de natureza ostensiva devero ser abertos e analisados, verificando-se a existncia ou no de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e em caso negativo, classific-lo de

acordo com o assunto tratado. A classificao uma operao intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento. Determinado o assunto, deve-se escolher, conforme o cdigo de classificao de documentos de arquivo adotado, a categoria na qual o documento ser classificado, atribuindo- lhe o respectivo cdigo numrico de referncia, que permitir recuper-lo posteriormente. registro, autuao e controle da tramitao ( movimentao): colocar na capa do processo a etiqueta ou carimbo de protocolo ( nmero e data de entrada), anotar o cdigo de classificao, o resumo do assunto e proceder a distribuio s unidades a administrativas destinatrias. A ficha de protocolo, manual ou informatizada, dever conter basicamente os seguintes dados: nmero de protocolo, data da entrada, origem, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto e data da primeira distribuio. 10

10. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional Os procedimentos a serem adotados quando da utilizao da ficha de protocolo manual so: A 1 via ser arquivada em ordem numrica-cronolgica (nmero de processo e ano de autuao), a 2 via em ordem alfabtica (pessoa fsica ou jurdica) e a 3 via por cdigo. Recomenda-se que os documentos devero ser distribudos s unidades administrativas destinatrias acompanhados de uma guia de encaminhamento, elaborada em 2 vias. Para que o servio responsvel pelas atividades de protocolo proceda a atualizao dos dados, tenha controle da movimentao dos documentos e possa prestar informaes sobre a localizao dos mesmos, faz-se necessrio que as unidades administrativas do rgo enviem, diariamente, a este servio, as 1 vias das guias de encaminhamento ou se for o caso, registrem a informao no sistema. expedio: ao receber a correspondncia para a expedio, recomenda-se verificar se no faltam folhas ou anexos, numerar e datar a correspondncia no original e nas cpias, preparar os envelopes, expedir o original e encaminhar as cpias ao setor de arquivamento. 4.2- Atividades de Arquivamento de Documentos Correntes So vrias as rotinas que envolvem o arquivamento de um documento na fase corrente e, do cuidado dispensado a cada uma delas, depende o bom atendimento ao usurio: inspeo: proceder leitura do ltimo despacho verificando se, de fato, o documento destina-se ao arquivamento ou se dever obedecer a uma rotina de trmite pr-estabelecida. Nem sempre os documentos so encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma informao; anlise: determinar sob que codificao dever ser arquivado o documento e que referncias cruzadas sero necessrias. Caso

no se trate de um documento j classificado pelo servio de protocolo, a classificao ocorrer nesta etapa. ordenao: dispor os documentos de acordo com a codificao, separando-os por guias de ordenao (fichas), em escaninhos ou classificadores; arquivamento: inserir o documento na unidade de arquivamento pr-estabelecida. Recomenda-se muito cuidado, nesta etapa, pois o arquivamento inadequado de um documento impossibilitar a sua localizao. emprstimo ou consulta: retirada do documento do arquivo para emprstimo, fornecimento de informaes ou para realizao de um juntada, aconselha-se a utilizao de 11

11. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional guia-fora em substituio do documento, indicando para quem foi emprestado, data e setor ou a que outro processo foi juntado. 4.3 - Mtodos de Arquivamento A escolha do mtodo de arquivamento deve considerar as caractersticas dos documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento mais freqentemente consultado. Os mtodos bsicos de arquivamento mais comumente utilizados so os seguintes : alfabtico : quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nome; geogrfico : quando o elemento principal para a recuperao da informao for o local (cidade, estado e pas); numrico simples : quando o elemento principal para a recuperao da informao for o nmero do documento; numrico-cronolgico : quando ao nmero do documento vier associado a data; ideogrfico : quando o elemento principal para a recuperao da informao for o assunto. A ordenao dos assuntos dever seguir a modalidade alfabtica ( dicionria ou enciclopdica) ou numrica (decimal ou duplex). 12

12. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional 5 AVALIAO E SELEO DE DOCUMENTOS 5.1 - Conceituao Processo de anlise e seleo de documentos que visa estabelecer prazos para sua guarda nas fases corrente e intermediria e sua destinao final, ou seja, eliminao ou recolhimento para guarda permanente. 5.2 - Objetivos Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessrio para o cumprimento das atividades que o geraram, assim a racionalizao do ciclo documental ser alcanada com o seguintes objetivos : reduzir, ao essencial, da massa documental dos arquivos; aumentar o ndice de recuperao da informao; garantir condies de conservao dos documentos de valor permanente; controlar o processo de produo documental, orientando o emprego de suportes adequados ao registro da informao; ampliar o espao fsico para arquivamento; aproveitar recursos humanos e materiais; garantir a

constituio do patrimnio arquivstico governamental. 5.3 - Efetivao da Avaliao Com base na teoria das trs idades, a aplicao dos critrios de avaliao efetiva-se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminao sumria) daqueles de valor informativo ou probatrio. Deve-se evitar a transferncia para arquivo intermedirio de documentos que no tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliao e seleo nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista tcnico e gerencial. 5.4 - Composio da Equipe Tcnica ( Comisso Permanente de Avaliao de Documentos) A complexidade e abrangncia de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critrios de valor, a participao de pessoas ligadas a diversas reas profissionais. 13

13. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional Como justificativa para esta exigncia, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade das informaes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tcnicas integradas por : arquivista ou responsvel pela guarda dos documentos; profissionais das unidades organizacionais s quais se referem os documentos a serem avaliados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas; profissional ligado rea de pesquisa de que trata o acervo; profissional da rea financeira; profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliao (historiador, economista, engenheiro, socilogo, mdico, estatstico etc.). 5.5 - Pr-requisitos para realizar a Avaliao oio da administrao superior a que esteja subordinado o arquivo; conhecimento da estrutura e do funcionamento do rgo, considerando, inclusive, sua evoluo histrica; levantamento da bibliografia necessria; conhecimento das atividades tpicas de gesto de documentos e arquivos permanentes; reunio de informaes sobre o sistema de classificao adotado, os tipos de documentos e assuntos neles contidos; reunio de dados relativos quantificao, freqncia de uso e taxa de crescimento dos documentos; anlise das condies de armazenamento, estado de conservao e custo de manuteno dos depsitos de arquivo; levantamento dos atos referentes a processos de eliminao efetuados anteriormente; anlise do perfil dos usurios do arquivo. 14

14. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional 5.6 - Prazo de Guarda dos Documentos Perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se determinao

do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores : eqncia de uso das informaes contidas nos documentos; existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais); existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos); necessidade de guarda dos documentos em virtude das prticas administrativas. 5.7 - Valorao dos Documentos Para a aplicao dos critrios de avaliao dos documentos de arquivo, deve-se identificar os seus valores primrio e secundrio. VALOR PRIMRIO Refere-se ao valor que o documento apresenta para a consecuo dos fins explcitos a que se prope, tendo em vista seu uso para fins administrativos, legais e fiscais. Valor administrativo: valor que possuem os documentos que testemunham a poltica e os procedimentos adotados pelo organismo, no desempenho de suas funes. Valor legal ou jurdico : valor que possuem os documentos que envolvem direitos a curto ou longo prazos tanto do Governo quanto de terceiros e que possuem carter probatrio. Valor fiscal : valor que possuem os documentos relativos a operaes financeiras e a comprovao de despesas e receita. VALOR SECUNDRIO : Refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados : o documento passa a ser fonte de pesquisa e informao para o prprio servio e para terceiros. 15

15. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional 5.8 Caractersticas dos Documentos de acordo com o Prazo de Guarda guarda eventual: so os documentos de interesse passageiro que no possuem valor administrativo e jurdico para o rgo. Exemplo : material de divulgao de terceiros, convites e correspondncia recebida que no se relacionam com o desempenho de nenhuma atividade do rgo. guarda temporria : so aqueles em que prevalece o interesse administrativo como determinante do seu valor e, conseqentemente, do seu prazo de reteno. Neste grupo esto includos, por exemplo, os documentos: cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e as informaes essenciais acham-se recapituladas em outros; que apresentem repetio da informao e qualidade tcnica inferior; que sejam cpias e duplicatas de originais destinados guarda permanente; que, mesmo originais, detm interesse administrativo apenas por determinado perodo. guarda permanente : so documentos de valor probatrio, isto , relativos a direitos, tanto de pessoas fsicas ou jurdicas quanto da coletividade, e de valor informativo sobre as pessoas, fatos ou fenmenos, considerados cientificamente relevantes. Quanto aos rgos pblicos a guarda permanente deve abranger: documentos relativos origem, aos direitos e aos

objetivos da instituio. Ex: atos de criao (leis, decretos, portarias, resolues); atos constitutivos (estatutos, contratos sociais, alvars); documentos relativos a direitos patrimoniais; documentos que reflitam a organizao e o desenvolvimento da instituio. Ex: todos os atos que digam respeito sua organizao e funcionamento (regulamentos, regimentos); planos, projetos e programas que tratem das suas atividades-fim; grficos (organogramas, fluxogramas); acordos, convnios, ajustes; atas e relatrios da direo; correspondncia que trate de suas atividades-fim; documentos visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida da instituio. Ex: programas audiovisuais, ampliaes fotogrficas, filmes e fitas magnticas sobre comemoraes, solenidades e obras; documentos que firmam jurisprudncia. Ex: pareceres normativos apreciados judicial ou administrativamente e que possuam caractersticas inovadoras no encontradas nos textos legais; 16

16. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional documentos relativos administrao de pessoal. Ex: acordos e reajustes salariais, planos de remunerao e classificao de cargos, pastas de assentamentos funcionais, processos de aposentadoria; documentos que respondem a questes tcnicocientficas relacionadas s atividades especficas da instituio. Ex: projetos, pesquisas, marcas e patentes, plantas, manuais e relatrios tcnicos; documentos de divulgao ou de promoo da instituio, dos quais deve ser guardado pelo menos um exemplar como amostra. Ex: folhetos, boletins, formulrios, cartazes, convites e postais; documentos cujas caractersticas extrnsecas sejam de valor artstico e cultural. Ex: documentos que contm vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais e ortografias obsoletas. 5.9 - Avaliao em Acervos Acumulados O processo de avaliao em acervos acumulados possui caractersticas especficas, dependendo das condies em que se encontram, pois trata-se de arquivos cuja organizao no se deu em funo de um programa de gesto de documentos que propiciasse um sistema de classificao por assuntos, possibilitando a elaborao de instrumentos adequados para a recuperao de informaes e a avaliao. Os procedimentos a serem adotados variam em funo da situao do acervo, bem como das formas pelas quais este se inter-relaciona com os demais conjuntos documentais da instituio. De maneira geral, os procedimentos a serem adotados so os seguintes : diagnstico da situao do acervo : elaborado com a finalidade de obter dados quanto ao estado de conservao dos documentos, s formas de classificao e arquivamento adotadas originalmente e aos instrumentos de recuperao da informao, incluindo-se as listagens de recolhimento, quando houver. A partir desse diagnstico ser possvel definir as

metodologias a serem utilizadas na avaliao; elaborao de um quadro de assuntos : esta etapa realizada a partir dos instrumentos de recuperao da informao existentes, da identificao dos documentos ou mediante pesquisa e levantamento da legislao do rgo produtor, para conhecimento de suas funes e atividades. Esses estudos nortearo a definio dos descritores do quadro de classificao por assunto, assim como o das sries e subsries deste fundo documental; pesquisa dos prazos de guarda : a partir do quadro de assunto, com base na legislao e em entrevistas realizadas nas unidades administrativas da instituio, chega-se ao estabelecimento de prazos de guarda em virtude do uso que se faz dos documentos e das determinaes legais. 17

17. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional relatrio de avaliao : instrumento contendo a descrio sumria da metodologia adotada na avaliao, o quadro de assuntos, os prazos de guarda estabelecidos, as propostas de destinao e as respectivas justificativas. Os resultados da avaliao de documentos devero ser divulgados e, no caso de rgos pblicos, publicados no Dirio Oficial para que, no prazo de 30 a 45 dias, os usurios possam se pronunciar a respeito. Tais resultados tero que ser aprovados pela respectiva instituio arquivstica pblica, antes da eliminao dos documentos, de acordo com o artigo 9 da lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. 5.10 Avaliao como parte de um Programa de Gesto de Documentos Avaliao constitui o elemento vital de um programa de gesto de documentos ao permitir racionalizar o fluxo documental nas fases corrente e intermediria, facilitando a constituio de arquivos permanentes e a implementao de um programa de esto de documentos, viabilizando o acesso informao. O processo de avaliao segue procedimentos que visam a alcanar resultados mais amplos como a elaborao de uma Tabela de Temporalidade de Documentos. Para a elaborao dessa Tabela h que se desenvolver as seguintes atividades : diagnstico da situao dos arquivos e levantamento da produo documental : realizado mediante pesquisas junto s unidades administrativas produtoras e acumuladoras de documentos. Tem por finalidade obter dados sobre as condies dos arquivos no que diz respeito produo, tramitao e arquivamento dos documentos; cdigo de classificao de documentos de arquivo : elaborado a partir do estudo de toda a legislao referente instituio, do levantamento da produo documental e de entrevistas junto s unidades administrativas. Tem por objetivo garantir a uniformidade de tratamento dos documentos e a rpida recuperao das informaes. levantamento dos prazos de guarda : feito com base no levantamento da produo documental, no cdigo de classificao de documentos de arquivo,

nas entrevistas junto s unidades administrativas da instituio, responsveis pela produo e/ou acumulao dos documentos e na pesquisa da legislao em vigor. proposta de destinao : elaborada a partir do levantamento dos prazos de guarda, estabelece a preservao e/ou a eliminao dos documentos. Concludas estas atividades, os dados referentes aos assuntos e seus respectivos prazos de guarda e destinao devero ser esquematizados em uma Tabela de Temporalidade, de forma a orientar o trabalho dos tcnicos na prtica da avaliao de documentos. 18

18. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional 5.11 - Tabela de Temporalidade o registro esquemtico do ciclo de vida documental do rgo, sendo elaborada aps a anlise da documentao e aprovada pela autoridade competente. A Tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo intermedirio, os critrios para a microfilmagem, a eliminao ou o recolhimento ao arquivo permanente. dados bsicos a serem includos na Tabela de Temporalidade nome do rgo e da unidade administrativa: espcie e assunto do documento; existncia de vias e/ou reprodues em outros setores; prazos de guarda nos arquivos correntes e intermedirios; destinao; observaes; resultados da aplicao da Tabela de Temporalidade facilidade em distinguir os documentos de guarda temporria dos de guarda permanente; eliminao imediata de documentos cuja guarda no se justifique; racionalizao, principalmente em termos econmicos, das atividades de transferncia e recolhimento; implementao de um programa de destinao de documentos. recomendaes quanto ao uso da Tabela de Temporalidade aprovao por dirigente do rgo e pela instituio arquivstica pblica na sua esfera de competncia; publicao do Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, no Dirio Oficial da Unio; atualizao em conseqncia da produo ou supresso de documentos, bem como de alteraes na estrutura administrativa; tabulao de dados visando a apurar a porcentagem dos documentos e suas respectivas formas de destinao; evitar o uso de siglas, a menos que conste da tabela a denominao correspondente; elaborao de relatrio, justificando os critrios adotados e as modalidades de destinao propostas. 5.12 - Seleo de Documentos A seleo de documentos realizada no mbito dos arquivos correntes e intermedirios por tcnicos previamente orientados, seguindo o estabelecimento na Tabela de Temporalidade 19

19. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional ou nos relatrios de avaliao. A seleo a separao fsica dos documentos de

acordo com a sua destinao: eliminao: trata-se da destruio dos documentos cuja operacionalizao depender de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou atravs de trituradoras; transferncia: envio dos documentos para o arquivo intermedirio, acompanhados de listagem, onde aguardaro o cumprimento dos prazos de guarda e a destinao final; recolhimento: envio dos documentos para a instituio arquivstica pblica, acompanhados dos instrumentos de recuperao da informao com vistas sua guarda permanente e seu acesso pblico. 20

20. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional 6 GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS Encerrado o perodo de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, mas uma parte relativamente importante destes, eventualmente, deve ser conservada por um perodo mais longo em funo de razes legais ou administrativas. Os depsitos de armazenagem temporria constituem uma alternativa cujo objetivo principal minimizar o custo pblico da guarda de documentos intermedirios, racionalizando espao fsico, equipamentos e a recuperao da informao. A transferncia destes documentos para um depsito de arquivamento intermedirio reduz metade os custos de sua conservao, torna disponveis espaos dispendiosos reutilizveis para outros fins, bem como equipamentos que podem ser destinados gesto de documentos correntes. Alm disso, favorece as condies de utilizao de tais documentos pela administrao pblica. 6.1 - Atividades Desenvolvidas Responsveis pela guarda fsica dos documentos de uso pouco freqente, os arquivos intermedirios: atendem s consultas feitas pelos rgos depositantes; coordenam as transferncias de novos documentos aos seus depsitos; procedem aplicao de tabelas de temporalidade selecionando documentos para eliminao ou recolhimento; coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade. 6.2 - Procedimentos Administrativos Os documentos s devem ser aceitos para guarda intermediria quando for conhecido o seu contedo, o prazo de guarda e a data de eliminao ou recolhimento. A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermedirio conserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consult-los ou tom-los por emprstimo. O atendimento s consultas e emprstimos deve ser rpido e preciso. A consulta por parte de terceiros s permitida com a autorizao da unidade administrativa que transferiu os documentos. Deve-se conservar a organizao interna dos documentos, atribuda no arquivo corrente, dotando a unidade de arquivamento de smbolos e notaes que facilitem a sua localizao no ato da consulta. 21

21. www.ResumosConcursos.hpg.com.br Resumo: Arquivos e Documentos Conceitos e Caractersticas por Arquivo Nacional A eliminao s efetuada com a prvia autorizao da unidade administrativa que produziu e transferiu os documentos ao depsito de arquivamento intermedirio. 6.3 Localizao, Construo e Equipamentos Geralmente, os depsitos de arquivamento intermedirio esto localizados fora dos centros urbanos (terrenos mais baratos), mas em locais de acesso fcil e rpido. A construo e os equipamentos so simples mas devem permitir a conservao adequada do acervo documental. Para tal, recomenda-se a proteo contra incndios (instalaes de portas contra-fogo), inundaes, poluio atmosfrica, excesso de umidade e de luz solar. 6.4 - Vantagens Os depsitos de arquivamento intermedirio devem ser simples e funcionais, permitindo a guarda de grandes volumes de documentos, proporcionando : economia de espao, pessoal, equipamento e tempo; maior e melhor colaborao entre arquivstas e administradores; racionalizao da guarda e preservao dos acervos documentais; resposta imediata e precisa s questes impostas pela administrao; a garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos que devem ser conservados definitivamente. FIM 22