Sinar Mas Agribusiness Division

PROJECT AIMS

PROSEDUR JD23 CE ASSISTANT

VERSION 4.6 C

MARET 2003

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA KERANI DIVISI

Nomor : PLM / JD01

Document Control
Author Reviewed Created/Unit Last Edited System Department Team System Department Team M. Idrus marpaung / BNGE Maret 2003

Revision Date/By

Revision Description

Approved By : Name and Title:

Date

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 2 of 16

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA KERANI DIVISI

Nomor : PLM / JD01

1.

PENDAHULUAN........................................................................................................................................ 4 1.1 TUJUAN ....................................................................................................................................................... 4 1.2 RUANG LINGKUP ...................................................................................................................................... 4 1.3 PENJELASAN .............................................................................................................................................. 4

2.

TRANSAKSI SAP ....................................................................................................................................... 5 2.1 MENAMPILKAN STRUKTUR PROYEK ( WBS ELEMENTS ). .............................................................................. 5 2.1.1 Display Project: Intial Screen............................................................................................................ 5 2.1.2 Display Project: WBS Element Overview .......................................................................................... 5 2.1.3 Display Status .................................................................................................................................... 6 2.2 MEMASUKKAN JADUAL AKTUAL PROYEK ( LEVEL WBS ).............................................................................. 6 2.3 REVIEW PROGRESS REPORT............................................................................................................................ 7 2.3.1 Enter Profile....................................................................................................................................... 8 2.3.2 Project Info System: Intial Screen...................................................................................................... 8 2.3.3 Project info System: Overview ........................................................................................................... 8 2.4 MENGELUARKAN BARANG. ............................................................................................................................ 9 2.4.1 Enter Goods Issue : Initial Screen ................................................................................................... 10 2.4.2 Enter Goods Issue : Collective Processing ...................................................................................... 11 2.5 MENERIMA BARANG..................................................................................................................................... 13 2.5.1 Goods Receipt for Purchases Order. Initial Screen......................................................................... 13 2.5.2 Goods Receipt for PO : Selection Screen ........................................................................................ 14 2.5.3 Goods Receipt for Purchase Order : new Item # ............................................................................. 15 2.5.4 Goods Receipt for Purchase Order : Overview................................................................................ 16

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 3 of 16

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA KERANI DIVISI

Nomor : PLM / JD01

1.PENDAHULUAN
1.1 TUJUAN Menyediakan panduan untuk melakukan proses harian oleh Civil Eng. Assistant dalam
sistem SAP.

1.2 RUANG LINGKUP

Panduan ini berlaku untuk semua Civil Eng. Assistant.

1.3 PENJELASAN
Dalam sistem SAP seorang CE Assistant memiliki beberapa kewajiban pekerjaan yang harus dilakukan dalam kegiatan sehari-hari, antara lain :
! ! ! ! ! ! ! ! Menampilkan Struktur Proyek ( WBS Elements ). Memasukkan Jadual Aktual Proyek ( Level WBS ). Merencakan dan Memasukkan Aktual POC. Membandingkan Plan / Actual / Budget. Review Progress Report. Membuat dan Menampilkan PS TEXT. Mengeluarkan Barang. Menerima Barang.

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 4 of 16

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA KERANI DIVISI

Nomor : PLM / JD01

2.TRANSAKSI SAP
2.1 Menampilkan Struktur Proyek ( WBS Elements ).
Langkah-langkah Tujuan Transaksi Menu Path Otorisasi Melihat Struktur WBS Element yang sudah dibuat CJ03 Logistic / Accounting >Project System >Project >Special Maintenance Functions >Work Breakdown Structure (WBS) >Display Manager Estate/Mill, KTU Estate/Mill, Askep Estate/Mill, Asst. Divisi, Asst CE, Ast Maint, Ast. Proses, Ast. Lab.

2.1.1 Display Project: Intial Screen

Nama /Judul Field Project Def.

Penjelasan/Langkah Kode project yang akan dilihat Klik tombol

2.1.2 Display Project: WBS Element Overview

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 5 of 16

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA KERANI DIVISI

Penjelasan/Langkah Untuk melihat status WBS Element tick Klik tombol

Nomor : PLM / JD01

Nama /Judul Field

pada WBS Element

2.1.3 Display Status

2.2 Memasukkan Jadual aktual proyek ( Level WBS )

Detail SAP Tujuan Transaksi Menu path Untuk mengelola jadwal aktual dari WBS, setelah melihat laporan kemajuan kerja. CJ25 Logistic -> Project System -> Dates -> Change Actual Dates

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 6 of 16

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA KERANI DIVISI

Nomor : PLM / JD01

Langkah selanjutnya 1 Setelah menu path diatas dilakukan, tampak tampilan Change Time Scheduling: Actual Dates 2 Pada kolom Project def. Masukkan kode project yang akan diganti skedulnya. Misal : LIBEPBL2000, selanjutnya tekan , maka kembali tampak tampilan Change Time Scheduling: Actual Dates Selanjutnya pada kolom ActStart masukkan tanggal mulai secara aktual dari WBS element tersebut. Setelah data yang perlu dilengkapi, maka untuk menyimpan data tersebut tekan

3 4

2.3 Review Progress report

Project Overview
Langkah-langkah Tujuan Transaksi Menu Path Otorisasi Project Overview CN40 Manager Estate/Mill, KTU Estate/Mill.

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 7 of 16

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA KERANI DIVISI

Nomor : PLM / JD01

2.3.1 Enter Profile

Nama /Judul Field Ps Profile

Penjelasan/Langkah Database yang digunakan di Project System yaitu 000000000001 Klik tombol

2.3.2 Project Info System: Intial Screen

Nama /Judul Field Project

Penjelasan/Langkah Project yang akan dilihat Klik tombol

2.3.3 Project info System: Overview Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved : Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 8 of 16

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA KERANI DIVISI

Nomor : PLM / JD01

Nama /Judul Field Klik tombol

Penjelasan/Langkah

2.4 Mengeluarkan barang.

Pengeluaran barang tanpa reservasi dapat dilakukan hanya untuk pengeluaran divisi atau dari gudang project, dan dibebankan langsung sebagai biaya. Untuk pengeluaran barang di Divisi dilakukan sbb : Kerani di Divisi mengeluarkan barang berdasarkan Bon Pengeluaran Barang yang telah disetujui oleh Asisten Divisi.

Setelah barang dikeluarkan, Bon Pengeluaran Barang tersebut ditandatangani oleh penerima barang (Mandor). Selanjutnya berdasarkan Bon Pengeluaran tersebut, Pembantu Kerani Divisi segera melakukan posting data ke sistem SAP, melalui proses Goods Issue Akhir dari proses ini sistem akan memberikan nomor dokumen sebagai hasil posting Jika pada sore harinya ada pengembalian barang karena tidak habis dipakai, maka transaksi pengeluaran yang telah dilakukan pada pagi hari tersebut harus segera direverse oleh KTU dan dilakukan pengeluaran ulang sesuai dengan jumlah aktual terpakai dengan posting date sesuai tanggal pengeluaran.

Langkah-langkah Tujuan Melakukan pengeluaran barang dari gudang divisi (tanpa reservasi SAP) berdasarkan aktual

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 9 of 16

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA KERANI DIVISI

Nomor : PLM / JD01

Transaksi Menu path Otorisasi

pengeluaran (dibebankan sebagai biaya) MB1A Logistics -> Materials management -> Inventory management ; Goods movement -> Goods issue Krani gudang divisi, krani divisi, Asst.Teknik, Asst.Civil, Asst.Divisi, Askep Kebun, KTU Kebun, Manager Kebun.

2.4.1 Enter Goods Issue : Initial Screen

Nama /Judul Field Document date Posting date Movement type

Plant Storage location Print

Penjelasan/Langkah Isi tanggal transaksi / tanggal pengeluaran barang. Isi tanggal transaksi / tanggal pengeluaran barang. Isi tipe pembebanan biaya, isi dengan : 201 jika dibebankan ke Cost Center 221 jika dibebankan ke Project 261 jika dibebankan ke Internal Order Isi kode inisial unit (kebun/pabrik/kcp/bulking) Isi kode gudang yang mengeluarkan barang, misalnya: DV01 Tick (beri tanda v); kode bahwa dokumen pengeluaran akan di cetak ke kertas ), kemudian sistem akan menampilkan layar Enter Klik tombol Enter ( Goods Issue : Collective Processing .

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 10 of 16

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA KERANI DIVISI

Nomor : PLM / JD01

2.4.2 Enter Goods Issue : Collective Processing

Nama /Judul Field G/L Account Cost Center WBS Element Order Receipient Material Quantity UnE Batch

Penjelasan/Langkah Isi nomor perkiraan pembebanan biaya Pusat pembebanan biaya (penampung biaya) Field ini muncul di layar bila diisi dengan movement type: 201 Penampung biaya untuk suatu project. Field ini muncul di layar bila diisi dengan movement type: 221 Pusat pembebanan biaya (penampung biaya) Field ini muncul di layar bila diisi dengan movement type: 261 Isi nama penerima barang (bila semua barang diterima oleh satu orang) Isi nomor material yang diminta Isi jumlah barang yang diminta/dikeluarkan. Satuan dari barang, otomatis bila nomor material sudah diisi Batch number. Field ini mengontrol barang yang memiliki jangka waktu pakai, misal Herbitisida. Sistem akan meminta diisi bila barang tersebut memiliki batch. Untuk barang yang tidak memiliki batch field ini tidak perlu diisi. Selanjutnya klik tombol Enter ( benar. ), untuk memastikan data yang diinput sudah

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 11 of 16

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA KERANI DIVISI

Nomor : PLM / JD01

Nama /Judul Field

Penjelasan/Langkah Bila ingin menambah/mengubah lebih detail, misalnya: keterangan, quantity barang dll; lakukan proses berikut : Pada menu bar, klik Goto => Detail from Item , atau klik 2 x pada baris yang akan diberi keterangan. Selanjutnya sistem akan menampilkan kembali layar Enter Good Issue: Details xxx/xxx

Nama /Judul Field Unit of entry G/L Account Cost Center WBS Element Order Goods recepient Text

Penjelasan/Langkah Jumlah barang yang diminta Nomor perkiraan pembebanan biaya Field ini muncul di layar bila diisi dengan movement type: 201 Field ini muncul di layar bila diisi dengan movement type: 221 Field ini muncul di layar bila diisi dengan movement type: 261 Nama penerima barang Beri keterangan seperlunya Untuk pemakaian pupuk dan agrochemical diisi dengan luas hektaran yang teraplikasi, misalnya: 20 ha untuk pemupukan semester I. Seharusnya otomatis dari reservasi (asisten seharusnya mencatumkan kode ha pada text reservasi yang dibuatnya). Klik tombol Next item ( ) untuk melihat detail item material selanjutnya.

) untuk menyimpan datanya. Selanjutnya sistem akan Klik tombol Post ( menampilkan kembali layar Enter Goods Issue : Initial Screen, di bagian bawah layar tersebut terdapat pesan Document # Posted.

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 12 of 16

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA KERANI DIVISI

Nomor : PLM / JD01

2.5 Menerima barang

Langkah-langkah Tujuan Transaksi Menu path Otorisasi Memproses penerimaan barang berdasarkan Puchases Order (nomor PO diketahui). Barang tersebut untuk disimpan digudang (stok). MB01 Kr. Gudang Estate/Mill, KTU Estate/Mill, Ast. Civil

2.5.1 Goods Receipt for Purchases Order. Initial Screen

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 13 of 16

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA KERANI DIVISI

Nomor : PLM / JD01

Nama/Judul Field Document date Posting date Delivery Note Bill of lading Header text GR/GI slip no.

Movement type Purchase Order Plant Storage location

Print Individual slip, or Indiv.slip w.inspect.text, or Collective slip

Penjelasan/Langkah Isi tanggal Nota Pengiriman Supplier. Isi tanggal posting saat diterimanya barang. Isi Nomor Nota Pengiriman Supplier Isi Nomor Bill of lading, misalnya no. bill of lading atas impor kecambah. Isi catatan/penjelasan singkat yang diperlukan Isi field ini menunjukan nomor dokumen. Isi field ini tidak perlu diisi, karena akan dikeluarkan secara otomatis oleh sistem setelah proses ini selesai dilakukan. Isi : 101 Isi nomor Purchase Order (PO) untuk barang yang diterima. Isi nomor area/bagian yang meminta barang , sesuai Puchases Order. Misalnya: LIBE = Libo Estate Menunjukan lokasi penyimpanan. Misalnya: CENT = Gudang Sentral. Diisi jika semua barang diterima pada lokasi yang sama. Field ini harus di klik . Untuk memilih jenis print out Penerimaan Barang. Filed ini akan diisi secara otomatis oleh sistem

), dan sistem akan menampilkan layar Goods Receipt Klik tombol Enter ( for Purchase Order : Selection .

2.5.2 Goods Receipt for PO : Selection Screen

Nama/Judul Field
Cek Box ( v ) Item Quantity EUn Material

Penjelasan/Langkah
Klik citem-item yang akan diterima. Nomor urut Isi jumlah barang yang diterima. Satuan barang Nomor kode barang

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 14 of 16

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA KERANI DIVISI

Nomor : PLM / JD01

Nama/Judul Field
Plant Sloc Purchase Order Item Material description Batch Mvt T

Penjelasan/Langkah
Kode inisial unit Lokasi penyimpanan material Nomor PO yang akan dilakukan penerimaan Nomor urut dalam PO Nama Barang Kode tambahan lokasi penyimpanan barang Kode perpindahan barang Field ini menunjukan jenis stok. Untuk barang yang tidak memerlukan Quality Inspection, field ini tidak perlu diisi. Tetapi untuk barang yang memerlukan Quality Inspection, field ini diisi : X ). Setelah lengkap pengisiannya, klik tombol Copy + details ( Selanjutnya sistem akan menampilkan layar Goods Receipt for Purchase Order : new Item #

2.5.3 Goods Receipt for Purchase Order : new Item #

Nama/Judul Field
Purchase Order Plant Vendor Material Ordered Movement type Material grp Qty in Unit of entry Deliv.compl

Penjelasan/Langkah
Nomor PO yang akan dilakukan penerimaan Kode inisial unit Kode Supplier Nomor kode barang Jumlah yang diminta Kode perpindahan barang Kode penggolongan material Jumlah barang yang diterima. Indikator jika pengiriman barang sudah selesai Klik tombol Enter ( ).

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 15 of 16

SINAR MAS AGRIBUSINESS

PROSEDUR KERJA KERANI DIVISI

Nomor : PLM / JD01

Nama/Judul Field

Penjelasan/Langkah
Sistem akan menampilakn kembali layar Goods Receipt for Purchase Order : new Item # untuk item yang berikutnya. Bila barang yang diterima hanya satu item, maka sistem akan menampilkan layar Goods Receipt for Purchase Order : Overview

2.5.4 Goods Receipt for Purchase Order : Overview

Nama/Judul Field

Penjelasan/Langkah
) untuk posting data. Klik tombol Post ( Selanjutnya sistem akan kembali ke layar Goods Receipt for Purchases Order. Initial Screen, pada bagian bawah layar tersebut terlihat pesan Document # posted. Catat nomor dokumen ini ke Surat Pengantar (SP).

Author : System Department Reviewed : M. Idrus Marpaung Approved :

Rev. No. : 0 Eff. Date : Page : 16 of 16