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Auditoria Trabalhista

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Agosto/ 2008

AUDITORIA TRABALHISTA
Objetivos Propósitos Peculiaridades

Características Gerais da Auditoria Trabalhista
Propósito: objetivo dos trabalhos de Auditoria Trabalhista; Escopo: definição prévia daquilo que será auditado; Diferenciais: características próprias da Auditoria Trabalhista

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Inicialmente: as Características do Auditor
Responsabilidades Qualificações Educação e Treinamento Conhecimento Habilidades Personalidade Experiência Independência

Equipes de Auditoria
Equipes de Auditoria
Auditor Líder e demais Membros A Saudável Variação das Equipes por Clientes

Departamentos
A serem auditados no Cliente Internos, da Empresa de Auditoria

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Propósito:escopo da auditoria
Trata-se do objetivo, da definição daquilo que será auditado; É de suma importância que previamente ocorra uma reunião entre auditoria e cliente, para que se conheça este cliente, de maneira a que se saibam suas peculiaridades, visando o melhor direcionamento dos trabalhos;

“Customização dos Exames”
Ao se conhecer o cliente, mediante reunião prévia, conseguimos definir as áreas-chave da empresa – aquelas que detém maior quantidade de funcionários - bem como os setores mais críticos, tais como aqueles que geram maiores passivos trabalhistas e aqueles que expõem funcionários e empresa a maiores riscos de acidentes e de demandas trabalhistas – exemplo: terceirizadas.

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Iniciando uma Auditoria: Escopo
Escopo O escopo deverá definir a política, as atividades dos sistemas etc. a serem auditados, incluindo exame e avaliação da adequacidade e eficácia do sistema de controle e a qualidade de desempenho na realização das responsabilidade definidas Com o escopo definido Passamos à realização dos trabalhos propriamente ditos. As análises gerarão um relatório dos trabalhos, mas antes do relatório, falaremos um pouco mais sobre os exames de auditoria

Auditoria Avaliações e Cuidados Devidos
Planejamento a Longo Prazo Revisão dos Sistemas Coordenação e Intercâmbio Recursos Supervisão Planejamento de Tempo Papeis de Trabalho Programa de Trabalho

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Pontos Levantados
Os pontos levantados são informações e conclusões significativas necessárias para o cliente e para o usuário, com relação aos objetivos da auditoria planejada. Todos os pontos encontrados devem ser documentados e assinados sendo os relatórios de não-conformidades assinados pelo auditor líder. Em caso de departamentos de auditorias interna, o gerente deve revisar os papéis de trabalho completos.

Relatório de Auditoria
Deverá apresentar um resumo de todas nãoconformidades constatadas nos exames de auditoria, bem como demais informações técnicas que assegurem ao Cliente, seus procedimentos, e resultados auferidos em determinado período, ou diante de determinada situação.

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Relatório (cont.)
A eficácia da auditoria depende dos seguintes procedimentos nos relatórios: redação cuidadosa, observação dos padrões de formulário e conteúdo, e distribuição para as pessoas responsáveis pela iniciativa das ações de acompanhamento.

Relatório (cont.)
Para relatórios feitos por auditores externos independentes, estes devem destacar se a documentação apresentada encontra-se de acordo com os princípios geralmente aceitos. Outros padrões não se concentram em verificações de declarações, mas em implementação de sistemas de controle, eficiência e eficácia das operações, e na realização dos resultados esperados.

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Postura do Auditor Trabalhista
Antes de mais considerações técnicas, falemos um pouco sobre a postura do auditor trabalhista, destacando: - Reunião prévia e mini-reuniões durante os trabalhos; - Inteligência em saber ouvir, comprovar, e discernir o que é informação daquilo que é “rádio-peão”; - Habilidade para redirecionar os trabalhos; - Tato e postura mais “relaxados”, se comparados à postura do auditor contábil, mas sem perder a essência

Isenção do Auditor
Ao falarmos numa postura mais “light” de um auditor trabalhista, não se está, com isso, dizendo que se está abrindo mão de requisitos como: postura, qualificações; isenção (declarar-se não-isento, se for o caso, é fundamental)

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Relatório: Redigindo um Ponto
Os pontos de relatório devem ser claros, objetivos, e embasados, além de seguirem um rito padrão, que demonstre numa seqüência lógica, constatação, recomendação, fundamentação legal, ou base para as melhorias de procedimento.

Ponto de Relatório – 1o. Parágrafo: Constatação
1º Parágrafo: com os verbos preferencialmente no pretérito, na 1ª pessoa do plural , demonstrando aquilo que foi apurado: “Em nosso exame de auditoria, VERIFICAMOS (APURAMOS, CONSTATAMOS).....”

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Ponto de Relatório – 2o. Parágrafo: Recomendação
É neste momento que a auditoria vai informar qual o procedimento correto, usando o verbo no mesmo tempo da apresentação da irregularidade, ou seja, 1ª pessoa do plural, tempo pretérito.
É também neste momento que a auditoria vai informar qual o procedimento correto. ”LEMBRAMOS”, “DESTACAMOS”, “RECORDAMOS” podem ser verbos que bem cabem neste momento dos trabalhos

Ponto de Relatório – 3o. Parágrafo: Informação dos Riscos pelo Procedimento Adotado
É o momento das recomendações para correções. “RECOMENDAMOS”, “INFORMAMOS”, são verbos adequados para a ocasião. A auditoria deve informar quanto à importância das providências a serem adotadas, quer pelos eventuais prejuízos financeiros, quer pelo risco da fiscalização apurar procedimentos incorretos, ou mesmo, apenas na busca dos melhores métodos de trabalho existentes.

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Follow Up
Trata-se de um procedimento padrão, onde o Auditor haverá de revisar, com base no(s) relatório(s) anterior(es), se o Cliente providenciou melhorias, com base nas recomendações da Auditoria.

Reunião para Apresentação e Discussão do Relatório
Acima de tudo, o Auditor é um psicólogo, e deve tratar seu Cliente, como se este fosse um paciente.paciente fosse. Lembre-se que o Cliente contrata uma Empresa de Auditoria, para conhecer melhor, aquilo que acontece em sua empresa, e assim deve ser tratado, isto é, com respeito, e atenção.

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Discussão de Problemas Encontrados
Se de Âmbito Fiscal/ Financeiro Cabe ao Auditor, expor, e embasar, constatações que devem ser adotadas, para melhoria da empresa e, se os procedimentos já tiverem acarretado prejuízos, recomendar as melhores alternativas para sana-los
Se de Âmbito Pecuniário

Saber que está sendo lesado, não é nada agradável! A primeira reação pode ser emocional. Caberá ao Auditor, expor ao seu Cliente, soluções, para que este, após avalia-las, opte por aquela que melhor atenda seus interesses.

Características da Auditoria Trabalhista
Diferentemente da Auditoria Contábil, que se atém, fundamentalmente a números, o trabalho do Auditor em Recursos Humanos será o de aliar procedimentos legais recomendados (e recomendáveis) ao tratamento pessoal que haverá de ter, pois acima de números e leis, o Auditor Trabalhista lida com o Ser Humano.

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O que fazer, se nos depararmos com uma fraude!?

Durante nossos trabalhos, é possível que nos deparemos com falhas de procedimento ocasionais (erros) ou morais (fraudes). O que fazer?

Falhas de Procedimento
Erros..todos são passíveis de cometê-los. Para este tipo de situação, relatório, uma boa redação de um ponto, que traga a constatação, e as recomendações de melhoria. Caso a falha constatada ainda seja passível de correção, no curso dos trabalhos, de forma a minimizar os prejuízos do Auditado, tanto melhor!

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Falhas Morais
Fraudes : nem todos são passíveis de cometê-las! De percepção extremamente difícil, a fraude, quando constatada, nem sempre estará sustentada por documentos, mas sim por procedimentos, por vezes, suspeitos, mas nem sempre, de fácil comprovação. Aliás, uma fraude, na maioria das vezes, envolve mais de um funcionário! Ao notar-se indício de fraude, recomenda-se discrição, e perspicácia: para chegarmos ao problema, neste caso, nem sempre o melhor caminho será a objetividade, mas sim, a sutileza, o tato, e a sensibilidade.

Admissão de Empregados
Falhas na Admissão, normalmente decorrem de descuidos, muito mais do que de outros motivos. Fazer um check list da documentação, aprovação para contratação, habilidades do contratado para a função, e checar a existência física do profissional, no local onde deverá estar trabalhando, são procedimentos desejáveis.

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Folha de Pagamento
Já mais completo, e complexo, que o Exame Admissional, a Auditoria em Folha de Pagamento deverá se ater a vários aspectos, sem os quais, corre-se o risco de suprimirmos informações importantes, informações estas, que poderão repercutir no resultado de nossos exames. São os seguintes, os cuidados devidos:

Folha (“check lists” fundamentais)
Prazo para Pagamento dos Salários (observância) Paradigmas Cálculos (adequação) Modalidades de Remuneração (horas extras, comissões etc) Confrontar Folha, com Holerith e CTPS. Entrevistar empregado, e checar se sua remuneração confere com o apurado.

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Contrato de Trabalho
Contratos a Prazo Determinado (checar se estão dentro dos prazos, quer para rescisão, quer para dispensa) Verificar cláusulas de favorecimento estranhas aos padrões da empresa Verificar peculiaridades de Aprendizes, Estagiários e Profissionais Liberais

Jornada de Trabalho
Checagens Básicas Limites Diário de Jornada – Respeito Intervalos – Cumprimento Horas Extras – Adicionais Devidos e Pagos Dispensados de Marcação - Embasamento

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Férias
Remuneração Básica das Férias Integrações Coletivas Desconto de Faltas Injustificadas Abono de Férias Checagem Física do Funcionário em Férias (verificar venda das férias)

Terceirizados
Esta modalidade de trabalho de auditoria, há cerca de 10, 12 anos, restringia-se ao exame de Autônomos, e Empresas, no que diz respeito, muito mais às suas documentações, e cálculos, do que propriamente às capacidades para desenvolvimento dos trabalhos, e riscos na contratação. Atualmente, há que se considerar....

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Terceirizados (cont.)
... Cotação de Preços Qualidade (habilidade) do Contratado Vínculo Empregatício Registros Legais (documentação) das Pessoas Física e Jurídica (conforme o caso) Exame Físico dos Contratados (checagem se estão efetivamente atuando)

Segurança e Medicina do Trabalho
Inspeção Prévia CIPA SESMT PPP PPRA PCMSO Insalubridade, Periculosidade etc.

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Rescisões de Contrato de Trabalho
Verificar as houve efetivamente a dispensa Se foi aprovada, ou os critérios adotados Cálculos aplicáveis Verificar impedimentos à dispensa (estabilidades) Rescisões Próximas às Datas-Base, ou Término da Experiência - razões

Finalizando
Bom senso, equilíbrio e conhecimento dos trabalhos a serem efetuados, bem como da legislação aplicável; estes são aspectos inegociáveis na vida de um Auditor. Habilidade em conduzir uma reunião, bem como, em enfrentar adversidades, também são características inerentes ao profissional.

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Jamais Esquecer
Sequer foi mencionado, mas seria até mesmo desnecessário... de qualquer forma, postura, educação, ética, cordialidade, e todos os demais adjetivos qualificativos que diferem um bom profissional, de um ótimo profissional, são características desejadas e desejáveis.

Ninguém está acima das Leis!!!
... Ainda que muitos ajam assim, é nosso dever, na condição de profissionais contratados, não darmos atenção às ameaças, e ao desdém que possam porventura intercorrer aos trabalhos... o melhor, e mais gratificante, ainda que soe lugar comum, está no bom trabalho executado, e na sensação, mais do que isso, na certeza, do dever cumprido !

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Modelos de Pontos de Relatório
Apresentamos a seguir, modelos de pontos de relatório, que poderão servir de referência para eventuais trabalhos e constatações semelhantes às apresentadas. Lembramos que é fundamental para o auditor, a busca constante pela atualização.

Admissão de Empregados
Em análise ao prontuário dos funcionários da empresa, mais especificamente, com relação ao funcionário _________________, apuramos que o exame médico do mesmo encontra-se vencido desde__/__/__. Lembramos que tal ocorrência não se trata apenas de um descuido operacional, com conseqüências burocráticas, visto que a não renovação do exame em época própria, poderá, além de acarretar penalidades à empresa, fazer com que o empregado esteja inapto a exercer aquela função. Recomendamos a imediata regularização da situação mencionada, visando evitar à empresa, punições ou ainda, o risco de problemas trabalhistas futuros junto a este funcionário. Fundamento Legal: NR-7 da Portaria MTE 3.214/78

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Folha de Pagamento
Em exame à Folha de Pagamento, notamos que é prática usual da empresa agrupar mais de uma verba trabalhista sob um mesmo título (no caso específico, apuramos que numa mesma coluna, a empresa agrupa horas extras a 50% e 70%). Lembramos que a falta de clareza no demonstrativo de pagamento (no caso, a folha de pagamento), poderá acarretar dúvidas futuras, no que diz respeito a correção dos pagamentos efetuados, sendo que, mesmo que a empresa consiga comprovar a referida correção, ainda assim, o risco de problemas está aberto. Alertamos para que, o mais prontamente possível a empresa passe a adotar total distinção e melhor informação sobre todas as verbas pagas, para evitar questionamentos futuros, quer para com seus funcionários, quer diante da fiscalização. Fundamento Legal: A Súmula nº 91 do TST considera nula a cláusula contratual que fixa determinada importância ou percentagem para atender englobadamente vários direitos legais ou contratuais do trabalhador. Para pesquisa, destacamos ainda, julgado do TST, que mais uma vez rejeitou composição semelhante àquela feita pela empresa.

Contrato de Trabalho
Em verificação ao contrato de trabalho firmado junto ao menor _____________________, verificamos a falta de assinatura do responsável legal, no referido documento. Lembramos que para validade dos documentos de admissão e demissão do funcionário menor, é de mister que os mesmos sejam assinados pelo responsável legal do trabalhador. Assim, recomendamos que sejam providenciadas as rubricas nos referidos documentos, visando a regularização da situação em questão. Fundamento legal: art 439 da CLT.

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Jornada de Trabalho
Em verificação ao prontuário do funcionário ____________________ verificamos que o mesmo cumpre turno ininterrupto de revezamento, sendo que a empresa remunera como extraordinário o horário excedente à 6ª. Hora trabalhada. Lembramos que recente decisão proferida pelo TST ficou definido posicionamento do TST sobre a viabilidade e validade da negociação coletiva que resulta na fixação do regime de turno ininterrupto de revezamento de oito horas sem o pagamento, como extra, do período excedente à sexta hora. Assim, o que informamos é que, mediante negociação coletiva, a empresa poderia estar isenta do pagamento de período extraordinário. Lembramos que este é apenas um alerta, e não uma afirmação taxativa para mudança, em virtude de estarmos diante de duas figuras jurídicas a serem respeitadas, a saber, o paradigma e a irredutibilidade salarial. Quiçá não sejam possíveis mudanças para esta turma de trabalho atual, ou mesmo para esta unidade de trabalho, no entanto, fica o alerta para esta nova orientação, bem como recomendamos contatar seu departamento jurídico, visando analisar a possibilidade de, na relação custo x benefício, avaliar a adoção desta nova orientação, considerados os riscos já mencionados, e a economia que esta orientação traria.

Férias
Em exame aos pagamentos de férias, verificamos in loco que o funcionário _________________________ estava trabalhando em seu período destinado a férias. Conforme exame aos documentos do funcionário, ele deveria estar de férias, visto não estar registrando o ponto, e o respectivo aviso e recibo de férias estarem em seu prontuário; no entanto, em termos efetivos, verificamos o que usualmente convencionou-se denominar “férias vendidas”. Alertamos que esta prática, a despeito de usual, é proibida pela legislação vigente, que permite apenas a negociação de 1/3 do período de férias devido, na forma de abono. Recomendamos que seja evitada esta prática, pois, apesar da falsa impressão de se estar auxiliando o trabalhador necessitado de dinheiro, o que se está fazendo é não conceder descanso ao trabalhador, e, sabe-se que um funcionário cansado produz menos, além de aumentar sensivelmente o risco de doenças e acidentes do trabalho. Fundamento legal: art. 129 e seguintes da CLT

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13º Salário
Em análise aos pagamentos de 13º salário efetuados pela empresa, verificamos que a mesma optou por efetuar o pagamento integral da verba, no 5º. Dia útil de dezembro. Lembramos que a 1ª. Parcela do 13º salário deve ser paga até o final de novembro, sendo que este atraso, apesar de aparentemente pouco comprometer o empregado, contraria a legislação vigente, além de, em caso do funcionário comprovar prejuízos, acarretar à empresa, o compromisso de arcar com tais prejuízos, em virtude da inobservância à legislação vigente. Alertamos para que a empresa evite, no futuro, a repetição da referida prática. Fundamento Legal: Lei 4090/62. Multa de 160 UFIR por funcionário.

Terceirização de Mão-de-Obra
Verificamos que a empresa usualmente contrata mão-de-obra terceirizada, sendo que em um dos casos examinados, apuramos que o prestador dos serviços, empresa____________________, presta serviços já há mais de 6 meses, de forma contínua, o que pode caracterizar vínculo empregatício. Lembramos que a contratação de terceirizados é lícita, legal, porém, talvez por não dispor de legislação própria, usa subsidiariamente a legislação trabalhista e esta ensina que a prestação de serviços habitual leva a caracterização de vínculo empregatício. Recomendamos que seja evitada a prática dos elementos caracterizadores da relação de emprego, em especial, a continuidade (não eventualidade), e subordinação, visando evitar contratempos futuros.

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Segurança e Medicina do Trabalho
Em exame aos sistemas de Segurança e Medicina do Trabalho da empresa, verificamos que foram elaborados os formulários denominados PPP - Perfil Profissiográfico Profissionalizante, exclusivamente com relação aos funcionários que atuam em atividades que permitirão futuramente, o benefício da aposentadoria especial. Alertamos que a legislação não deixa claro se o documento em questão deverá ser elaborado para todos os funcionários, ou apenas para aqueles que trabalhem em atividades especiais. A despeito da dificuldade da interpretação da lei, gostaríamos de recomendar à empresa, a confecção do PPP para todos os funcionários, visando que a falta de clareza da lei possa acarretar contratempos futuros, em especial se estes contratempos se transformarem em punições e problemas diante da fiscalização, bem como de agentes homologatórios da DRT, ou dos sindicatos representativos das categorias profissionais a que pertençam os funcionários que não possuam o documento elaborado. Ademais, a multa por infrações a legislação do PPP (repetimos, a despeito da falta de clareza da lei), fundamentada na Portaria MPS no. 119, publicada no DOU de 18/4/2006, é de R$ 11.568,83, fato este que, por si só, já determina cautela e conservadorismo na situação em apreço.

Rescisões de Contrato de Trabalho
Em exame ao Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho do funcionário _______________________, verificamos que a empresa foi punida, por ultrapassar o prazo limite para quitação das verbas rescisórias, que no sindicato da categoria é de até 7 dias corridos, a contar da entrega do aviso prévio indenizado. A empresa seguiu a legislação, que determina um prazo máximo de 10 dias corridos, esquecendo-se que em caso de haver disposição sindical específica sobre determinado tema, esta cláusula prevalece sobre a legislação. O atraso em questão, acarretou o pagamento de multa de 1(um) salário adicional ao funcionário, razão pela qual alertamos quanto à necessidade da atenta observância às clausulas sindicais aplicáveis, visando evitar a repetição de situações, como a ora citada.

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Controles Internos
Verificamos que a empresa não possui um sistema de controles internos eficiente, no fluxo de informações referentes a admissões de funcionários. Não há uma comunicação prévia dos departamentos envolvidos na contratação, para o departamento de Recursos Humanos, quanto à necessidade de substituição de pessoal, sendo que as reposições em questão são feitas com total autonomia pelos departamentos, e o departamento pessoal é comunicado apenas quando da efetivação do funcionário selecionado. Recomendamos que esta autonomia, que até pode continuar, não deve deixar à margem o Departamento Pessoal (Recursos Humanos), posto que, em última analise, é este o departamento a efetivar a contratação, e por possuir total isenção no processo seletivo, deve sempre fazer parte do referido processo. Sendo assim, é altamente recomendável que este fluxo admissional considere o Departamento Pessoal no fluxo de contratação de pessoal.

Esperamos Haver Atendido Suas Expectativas!
Esperamos que todos que aqui vieram, tenham aproveitado satisfatoriamente, seu tempo, e dinheiro investidos. De nossa parte, agradecemos, e reiteramos nossa expectativa de havermos contribuído ainda mais, para seu engrandecimento profissional.

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MUITO OBRIGADO !!!!!
...

ATÉ A PRÓXIMA OPORTUNIDADE !!!

Eu Sou
Nilton Oliveira Gonçalves
rhelato@hotmail.com

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