Microsoft Excel 2007

Sumrio

Interface Guias de Planilha Movimentao na planilha Entrada de textos e nmeros Salvando e Abrindo Arquivos Operadores e Funes Operadores Formatao de clulas Estilos Formatao Condicional Auto Preenchimento das Clulas Insero de linhas e colunas Congelar Painis Colagem especial de Clulas Trabalhando com Referncias Algumas outras funes Mximo Mnimo Mdia Raiz Mult Int Arred Arredondar para cima Arredondar para baixo Mod Concatenar Funo SE ContSE SOMASE PROC, PROCV Funes de Data e Hora Planilhas 3D Insero de Objetos Grficos Dados Classificao Auto Filtro Subtotais Tabela Dinmica Validao Impresso

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MS EXCEL 2007
O Excel uma das melhores planilhas existentes no mercado. As planilhas eletrnicas so programas que se assemelham a uma folha de trabalho, na qual podemos colocar dados ou valores em forma de tabela e aproveitar a grande capacidade de clculo e armazenamento do computador para conseguir efetuar trabalhos que, normalmente, seriam resolvidos com uma calculadora, lpis e papel. A tela do computador se transforma numa folha onde podemos observar uma srie de linhas (nmeros) e colunas (letras). A cada encontro de uma linha com uma coluna temos uma clula onde podemos armazenar um texto, um valor, funes ou frmula para os clculos. O Excel oferece, inicialmente, em uma nica pasta de trabalho 3 planilhas, mas claro que voc poder inserir mais planilhas conforma sua necessidade.

Interface
A interface do Excel segue o padro dos aplicativo Office, com ABAS, Boto Office, controle de Zoom na direita. O que muda so alguns grupos e botes exclusivos do Excel e as guias de planilha no rodap esquerda,

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Guias de Planilha

Um arquivo do Excel iniciar com trs guias de planilha, estas guias permite que se possa em um nico arquivo armazenar mais de uma planilha, inicialmente o Excel possui trs planilhas, e ao final da Plan3 temos o cone de inserir planilha que cria uma nova planilha. Voc pode clicar com o boto direito do mouse em uma planilha existente para manipular as planilhas.

Na janela que mostrada possvel inserir um nova planilha, excluir uma planilha existente, renomear uma planilha, mover ou copiar essa planilha, etc...

Movimentao na planilha
Para selecionar uma clula ou torn-la ativa, basta movimentar o retngulo (cursor) de seleo para a posio desejada. A movimentao poder ser feita atravs do mouse ou teclado. Com o mouse para selecionar um clula basta dar um clique em cima dela e observe que a clula na qual voc clicou mostrada como referncia na barra de frmulas.

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Se voc precisar selecionar mais de uma clula, basta manter pressionado o mouse e arrastar selecionando as clulas em seqncia.

Se precisar selecionar clulas alternadamente, clique sobre a primeira clula a ser selecionada, pressione CTRL e v clicando nas que voc quer selecionar.

Podemos tambm nos movimentar com o teclado, neste caso usamos a

combinao das setas do teclado com a tecla SHIFT.

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Entrada de textos e nmeros

Na rea de trabalho do Excel podem ser digitados caracteres, nmeros e frmulas. Ao finalizar a digitao de seu dados,voc pode pressionar a tecla ENTER, ou com as setas mudar de clula, esse recurso somente no ser vlido quando estiver efetuando um clculo. Caso precise alterar o contedo de uma clula sem precisar redigitar tudo novamente, clique sobre ela e pressione F2, faa sua alterao e pressione ENTER em seu teclado.

Salvando e Abrindo Arquivos

Para salvar uma planilha o processo igual ao feito no Word, clique no boto Office e clique me Salvar.

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D um nome ao seu arquivo, defina o local onde ele dever ser salvo e clique em Salvar, o formato padro das planilhas do Excel 2007 o xlsx, se precisar salvar em xls para manter compatibilidade com as verses anteriores preciso em tipo definir como Pasta de Trabalho do Excel 97 2003.

Para abrir um arquivo existente, clique no boto Office e depois no boto Abrir, localize seu arquivo e clique sobre ele e depois em abrir.

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Operadores e Funes
A funo um mtodo utilizado para tornar mais fcil e rpido a montagem de frmulas que envolvem clculos mais complexos e vrios valores. Existem funes para os clculos matemticos, financeiros e estatsticos. Por exemplo na funo : =SOMA(A1:A10) seria o mesmo que

(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10), s que com a funo o processo passa a ser mais fcil. Ainda conforme o exemplo pode-se observar que necessrio sempre iniciar um clculo com sinal de igual (=) e usa-se nos clculos a referncia de clulas (A1) e no somente valores. A quantidade de argumentos empregados em uma funo depende do tipo de funo a ser utilizada. Os argumentos podem ser nmeros, textos, valore lgicos, referncias, etc...

Operadores
Operadores so smbolos matemticos que permitem fazer clculos e comparaes entre as clulas. Os operadores so:

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1.Sinais de operaes
Sinal + * / % = Funo Somar Subtrair Multiplicar Dividir Porcentagem Igualdade

2.Sinais para condio

Sinal > < <> >= <= && Funo Maior que Menor que Diferente Maior e igual a Menor e igual a Concatenar

Vamos montar uma planilha simples.

Observe que o contedo de algumas clulas maior que a sua largura, podemos acertar isso da seguinte forma. Se preciso trabalhar a largura de uma coluna, posiciono o mouse entre as colunas, o mouse fica com o formato de uma flecha de duas pontas, posso arrastar para definir a nova largura, ou posso dar um duplo clique que far com que a largura da coluna acerte-se com o contedo. Posso tambm clicar com o boto direito do mouse e escolher Largura da Coluna.

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O objetivo desta planilha calcularmos o valor total de cada produto (quantidade multiplicado por valor unitrio) e depois o total de todos os produtos. Para o total de cada produto precisamos utilizar o operador de multiplicao (*), no caso do Mouse temos que a quantidade est na clula A4 e o valor unitrio est na clula C4, o nosso caulo ser feito na clula D4. Poderamos fazer o seguinte clculo =1*20 que me traria o resultado, porm bastaria alterar o valor da quantidade ou o V. unitrio que eu precisaria fazer novamente o clculo. O correto ento fazer =A4*C4 com isso eu multiplico referenciando as clulas, independente do contedo dela, ele far a multiplicao, desde que ali tenhase um nmero.

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Observe que ao fazer o clculo colocado tambm na barra de frmulas, e mesmo aps pressionar ENTER, ao clicar sobre a clula onde est o resultado, voc poder ver como se chegou ao resultado pela barra de frmulas.

Embora se possa digitar as referncias de clula para o clculo, voc pode aps colocar o sinal de igual clicar na clula que far parte de seu clculo que o prprio Excel coloca a referncia, depois digita-se o operador e clica-se na prxima clula de seu clculo.

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Para o clculo do teclado necessrio ento fazer o clculo da segunda linha A5*C5 e assim sucessivamente. Observamos ento que a coluna representada pela letra no muda, muda-se somente o nmero que representa a linha, e se nossa planilha tivesse uma grande quantidade de produtos, repetir o clculo seria cansativo e com certeza sujeito a erros. Quando temos uma seqncia de clculos como a nossa planilha o Excel permite que se faa um nico clculo e ao posicionar o cursor do mouse no canto inferior direito da clula o cursor se transforma em uma cruz (no confundir com a seta branca que permite mover o contedo da clula e ao pressionar o mouse e arrastar ele copia a frmula poupando tempo.

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Para

calcular

total

voc

poderia

utilizar

seguinte

clculo

D4+D5+D6+D7+D8 porm isso no seria nada pratico em planilhas maiores. Quando tenho seqncias de clculos o Excel permite a utilizao de funes. No caso a funo a ser utilizada a funo SOMA , a sua estrutura =SOMA(CelIni:Celfim), ou seja, inicia-se com o sinal de igual (=), escreve-se o nome da funo, abre-se parnteses, clica-se na clula inicial da soma e arrasta-se at a ltima clula a ser somada, este intervalo representado pelo sinal de dois pontos (:), e fecha-se os parnteses. Embora voc possa fazer manualmente na clula o Excel possui um assistente de funo que facilita e muito a utilizao das mesmas em sua planilha. Na ABA Inicio do Excel dentro do grupo Edio existe o boto de funo.

A primeira funo justamente Soam, ento clique na clula e clique no boto de funo.

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Observe conforme a imagem que o Excel acrescenta a soma e o intervalo de clulas, pressione ENTER e voc ter seu clculo. Acesse a pasta Operadores no DVD.

Formatao de clulas
A formatao de clulas muito semelhante a que vimos para formatao de fonte no Word, basta apenas que a clula onde ser aplicada a formatao esteja selecionada, se precisar selecionar mais de uma clula, basta selecionlas. As opes de formatao de clula esto na ABA Inicio.

Temos o grupo Fonte que permite alterar a fonte a ser utilizada, o tamanho, aplicar negrito, itlico e sublinhado, linhas de grade, cor de preenchimento e cor de fonte. Ao clicar na faixa do grupo ser mostrada a janela de fonte.

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A guia mostrada nesta janela a Fonte nela temos o tipo da letra, estilo, tamanho, sublinhado e cor, observe que existem menos recursos de formatao do que no Word. A guia Nmero, permite que se formate os nmeros de suas clulas. Ele dividido em categorias e dentro de cada categoria ele possui exemplos de utilizao e algumas personalizaes como por exemplo na categoria Moeda em que possvel definir o smbolo a ser usado e o nmero de casas decimais.

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A guia Alinhamento permite definir o alinhamento do contedo da clula na horizontal e vertical, alm do controle do texto.

A guia Bordas permite adicionar bordas a sua planilha, embora a planilha j possua as linhas de grade que facilitam a identificao de suas clulas, voc

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pode adicionar bordas para dar mais destaque.

A guia Preenchimento permite adicionar cores de preenchimento s suas clulas.

A ltima guia Proteo permite que voc oculte clulas e bloqueie clulas em sua planilha, mas esse recurso somente ter validade se protegermos a planilha.

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Vamos ento formatar nossa planilha, inicialmente selecione todas as clulas de valores em moeda. Voc pode utilizar a janela de formatao como vimos antes, como pode tambm no grupo Nmero clicar sobre o boto moeda.

Vamos colocar tambm a linha onde esto Quant, Produto etc... em negrito e centralizado.

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O ttulo Relao de Produtos ficar melhor visualmente se estiver centralizado entra a largura da planilha, ento selecione desde a clula A1 at a clula D1 depois clique no boto Mesclar e Centralizar centralize e aumente um pouco o tamanho da fonte.

Para finalizar selecione toda a sua planilha e no boto de bordas, selecione uma borda externa.

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Acesse a pasta Formatao de Clulas no DVD.

Estilos
Esta opo utilizada par aplicar, automaticamente um formato pr-definido a uma planilha selecionada.

O boto estilo de Clula permite que se utilize um estilo de cor para sua planilha.

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A segunda opo Formatar como Tabela permite tambm aplicar uma formatao a sua planilha porm ele j comea a trabalhar com Dados.

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219

Ele acrescenta uma coluna superior com indicaes de colunas e abre uma nova ABA chamada Design

No grupo Opes de Estilo de Tabela desmarque a opo Linhas de Cabealho. Para poder manipular tambm os dados de sua planilha necessrio selecionar as clulas que pretende manipular como planilha e no grupo Ferramentas clique no boto Converter em Intervalo.

Formatao Condicional
A formatao condicional permite aplicar uma formatao a clula selecionada de acordo com o contedo dela. Por exemplo em um controle de estoque podemos configurar que se o controle de estoque estiver com menos do 5 unidades ele mostre o estoque na cor vermelha e se estiver com mais de 50 unidade mostre em azul e entre estes valores ele fique na cor padro da planilha. A clicar no boto Formatao Condicional teremos alguns modelos de condio para facilitar o uso. Vamos fazer com em nossa planilha exemplo, quando o valor total por produto ultrapasse R$ 1.000,00, ele coloque em negrito. Selecione todos os valores totais e clique no boto de Formatao Condicional.

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Acesse a pasta Estilos no DVD.

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Auto Preenchimento das Clulas

Vimos no exemplo anterior que possvel copiar uma frmula que o Excel entende que ali temos uma frmula e faz a cpia. Podemos usar este recurso em outras situaes, se eu tiver um texto comum ou um nmero nico, e aplicar este recurso, ele copia sem alterar o que ser copiado, mas posso utilizar este recurso para ganhar tempo. Se eu criar uma seqncia numrica por exemplo na clula A1 o nmero 1 e na clula A2 o nmero 2, ao selecionar ambos, o Excel entende que preciso copiar uma seqncia. Se eu colocar na clula A1 o nmero 1 e na clula A2 o nmero 3, ele entende que agora a seqncia de dois em dois.

Esta mesma seqncia pode ser aplicada a dias da semana, horas, etc... Acesse a pasta Auto Preenchimentos no DVD.

Insero de linhas e colunas

Para adicionar ou remover linhas e colunas no Excel simples. Para adicionar, basta clicar com o boto direito do mouse em uma linha e depois clicar em Inserir, a linha ser adicionada acima da selecionada, no caso as coluna ser adicionada a esquerda. Para excluir uma linha ou uma coluna, basta clicar com o boto direito na linha ou coluna a ser excluda. Este processo pode ser feito tambm pelo grupo Clulas que est na ABA inicio.

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Atravs de a opo Formatar podemos tambm definir a largura das linhas e colunas.

Congelar Painis
Algumas planilhas quando muito longas necessitam que sejam mantidos seus cabealho e primeiras linhas, evitando-se assim a digitao de valores em locais errados. Esse recurso chama-se congelar painis e est disponvel na ABA exibio.

No grupo Janela temos o boto Congelar Painis, clique na opo congelar primeira linha e mesmo que voc role a tela a primeira linha ficar esttica.

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Ainda dentro desta ABA podemos criar uma nova janela da planilha Ativa clicando no boto Nova Janela, podemos organizar as janelas abertas clicando no boto Organizar Tudo,

Pelo grupo Mostrar / Ocultar podemos retirar as linhas de grade, as linhas de cabealho de coluna e linha e a barra de formulas.

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Colagem especial de Clulas

Ao copiar o contedo de uma clula, podemos definir como ela ser colada em outra planilha. No grupo rea de Transferncia temos o boto Colar ao clicar na seta dessa opo temos as opes de Colar, de colar somente as frmulas, somente os valores, as bordas, transpor os valores, colar com vnculo.

Ao clicar em Colar especial mostra-se a janela.

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Atravs desta janela podemos definir como ser colado o contedo copiado.

Trabalhando com Referncias

Percebemos que ao copiar uma frmula, automaticamente so alteradas as referncias, isso ocorre pois trabalhamos at o momento com valores relativos. Porm vamos adicionar em nossa planilha mais uma coluna onde pretendo calcular qual a porcentagem cada produto representa no valor total

O clculo ficaria para o primeiro produto =D4/D9 e depois bastaria aplicar a formatao de porcentagem e acrescentar duas casas decimais.

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Porm se utilizarmos o conceito aprendido de copiar a clula E4 para resolver os demais clculos na clula E5 frmula ficar =D5/D10, porm se observarmos o correto seria ficar =D5/D9 pois a clula D9 a clula com o valor total, ou seja, esta a clula comum a todos os clculo a serem feitos, com isso no posso copiar a frmula, pelo menos no como est. Uma soluo seria fazer uma a uma, mas a idia de uma planilha ganhar-se tempo. A clula D9 ento um valor absoluto, ele no muda tambm chamado de valor constante. A soluo ento travar a clula dentro da formula, para isso usamos o smbolo do cifro ($), na clula que fizemos o clculo E4 de clique sobre ela, depois clique na barra de frmulas sobre a referncia da clula D9.

Pressione em seu teclado a tecla F4. Sero anto adicionado o smbolo de cifro antes da letra D e antes do nmero 9. $D$9.

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Pressione ENTER e agora voc poder copiar a sua clula.

No exemplo acima foi possvel travar toda a clulas, existem casos em que ser necessrio travar somente a linha e casos onde ser necessrio travar somente a coluna. As combinaes ento ficariam (tomando como base a clula D9) D9 Relativa, no fixa linha nem coluna $D9 Mista, fixa apenas a coluna, permitindo a variao da linha. D$9 Mista, fixa apenas a linha, permitindo a variao da coluna. $D$9 Absoluta, fixa a linha e a coluna. Acesse a pasta Referncias no DVD.

Algumas outras funes

Vamos inicialmente montar a seguinte planilha

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Em nosso controle de atletas vamos atravs de algumas outras funes saber algumas outras informaes de nossa planilha. O Excel possui muitas funes, voc pode conhecer mais sobre elas atravs do assistente de funo.

Ao clicar na opo Mais Funes abre-se a tela de Inserir Funo, voc pode digitar uma descrio do que gostaria de saber calcular, pode buscar por categoria, como Financeira,m Data Hora etc..., ao escolher uma categoria, na

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caixa central ser mostradas todas as funes relativas a essa categoria.

Ao selecionar, por exemplo, a categoria Estatstica e dentro do conjunto de funes desta categoria a funo Mximo abaixo apresentado uma breve explicao da utilizao desta funo. Se precisar de mais detalhes da utilizao da funo clique sobre o link Ajuda sobre esta funo.

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Ser aberta a janela de ajuda sobre a funo com a explicao de como ela funciona e um exemplo de utilizao. Este recurso est disponvel para todas as funes que o Excel possui. Vamos aprender um pouco mais sobre algumas da funes mais utilizadas.

Mximo
Mostra o valor MAIOR de uma seleo de clulas. Em nossa planilha vamos utilizar essa funo para saber a maior idade, o maior peso e a maior altura. Em nossa planilha clique na clula abaixo da coluna de idade na linha de valores mximos E15 e monte a seguinte funo =MAXIMO(E4:E13). Com essa funo estamos buscando no intervalo das clulas E4 E13 qual valor mximo encontrado.

Vamos repetir o processo para os valores mximos do peso e da altura.

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Mnimo
Mostra o valor mnimo de uma seleo de clulas. Vamos utilizar essa funo em nossa planilha para saber os valores mnimos nas caractersticas de nossos atletas. Em nossa planilha clique na clula abaixo da coluna de idade na linha de valores mximos E16 e monte a seguinte funo =MINIMO(E4:E13). Com essa funo estamos buscando no intervalo das clulas E4 E13 qual valor mximo encontrado.

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Para calcular os valores mnimos para o peso e a altura o processo o mesmo.

Mdia
Calcula a mdia aritmtica de uma seleo de valores. Vamos utilizar essa funo em nossa planilha para saber os valores mdios nas caractersticas de nossos atletas. Em nossa planilha clique na clula abaixo da coluna de idade na linha de valores mximos E17 e monte a seguinte funo =MEDIA(E4:E13). Com essa funo estamos buscando no intervalo das clulas E4 E13 qual valor mximo encontrado.

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Para o peso e a altura basta apenas repetir o processo

Raiz
Retorna a raiz quadrada especificada. Exemplos: A funo =RAIZ(81) resultar em 9. de um nmero, frmula ou funo numrica

Mult
Multiplica todos os nmeros fornecidos como argumentos e retorna o produto. Supondo que voc tenha os seguintes valores : Clula A1 2 Clula A2 4 Clula A3 6 Ao utilizar a funo =MULT(A1:A3) teria o resultado de 48.

Int
Permite arredondar um nmero de com casas decimais para inteiro, descartando assim as casas decimais

Arred
A funo ARRED ir arredondar o valor de acordo com os parmetros especificados nos argumentos da funo.

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Vamos utilizar essa funo em nossa planilha de controle de atletas. Vamos utilizar a funo nos valores mdios da planilha, deixaremos com duas casas decimais. Vamos aproveitar tambm o exemplo para utilizarmos um recurso muito interessante do Excel que o aninhamento de funes, ou seja, uma funo fazendo parte de outra. A funo para o clculo da mdia da Idade =MDIA(E4:E13) clique na clula onde est o clculo e depois clique na barra de frmulas.

Altere a funo para =ARRED(MDIA(E4:E13);1) com isso fizemos com que caso exista nmeros aps a vrgula o mesmo ser arredonda a somente uma casa decimal. Caso voc no queira casas decimais coloque aps o ponto e vrgula o nmero zero. Nesta situao deve-se ter uma ateno grande em relao aos parnteses, observe que foi aberto uma aps a funo ARRED e um a ps a funo MDIA ento deve-se ter o cuidados de fech-los corretamente. O que auxilia no fechamento correto dos parnteses que o Excel vai colorindo os mesmos enquanto voc faz o clculo.

Arredondar para cima

Funo ideal para se utilizar quando o arredondamento de um clculo retorna

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algo

como

8,8687,

por

exemplo

se

utilizarmos

=ARREDONDAR.PARA.CIMA(8,8687,2) teremos como resultado 8,87.

Arredondar para baixo

Funciona de forma semelhante ao arredondar para cima, porm ele arredonda para baixo =ARREDONDAR.PARA.BAIXO(8,8687,2) teremos como resultado 8,86.

Mod
A funo MOD nos retornara o resto de uma diviso. =MOD(134;23) trar como resultado 19.

Concatenar
A funo concatenar permite combinar, em textos os valores de diferentes clulas de uma planilha. Vamos supor que na clula A2 eu tenha o cdigo 112 e na clula B2 eu tenha o preo de R$55,00. Podemos concatenar ambas as clulas em como resposta. =CONCATENAR(O cdigo ;A2; possui preo de ;B2) , explicando a funo, quando quero adicionar um texto dentro de uma frmula preciso colocar entre aspas, o ponto e vrgula o que faz a separao entre as partes de minha funo. Acesse a pasta outras funes no DVD.

Funo SE
Esta com certeza uma das funes mais importantes do Excel e provavelmente uma das mais complexas para quem est iniciando. Esta funo retorna um valor de teste_lgico que permite avaliar uma clula ou um clculo e retornar um valor verdadeiro ou um valor falso. Sua sintaxe =SE(TESTELGICO;VALOR VERDADEIRO;VALOR FALSO). =SE Atribuio de inicio da funo; TESTELGICOTeste a ser feito par validar a clula; VALOR VERDADEIRO Valor a serem apresentado na clula quando o teste

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lgico for verdadeiro, pode ser outra clula, um caulo, um nmero ou um texto, apenas lembrando que se for um texto dever estar entre aspas. VALOR FALSO Valor a ser apresentado na clula quando o teste lgico for falso, pode ser outra clula, um caulo, um nmero ou um texto, apenas lembrando que se for um texto dever estar entre aspas. Para exemplificar o funcionamento da funo vamos acrescentar em nossa planilha de controle de atletas uma coluna chamada categoria.

Vamos atribuir inicialmente que atletas com idade menor que 18 anos sero da categoria Juvenil e acima disso categoria Profissional. Ento a lgica da funo ser que quando a Idade do atleta for menor que 18 ele ser Juvenil e quando ela for igual ou maior que 18 ele ser Profissional. Convertendo isso para a funo e baseando-se que a idade do primeiro atleta est na clula E4 funo ficar: =SE(E4<18;Juvenil;Profissional)

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Explicando a funo. =SE(E4<18: inicio da funo e teste lgico, aqui verificado se o contedo da clula E4 menor que 18. Juvenil: Valor a ser apresentado como verdadeiro. Profissional: Valor a ser apresentado como falso.

Vamos incrementar um pouco mais nossa planilha, vamos criar uma tabela em separado com as seguinte definio. At 18 anos ser juvenil, de 18 anos at 30 anos ser considerado profissional e acima dos 30 anos ser considerado Master. Nossa planilha ficar da seguinte forma.

Temos ento agora na coluna J

a referncia de idade, e na coluna K a

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categoria. Ento agora preciso verificar a idade de acordo com o valor na coluna J e retornar com valores verdadeiros e falsos o contedo da coluna K. A funo ento ficar da seguinte forma:

=SE(E4<J4;K4;SE(E4<J5;K5;K6)) Temos ento: =SE(E4<J4: Aqui temos nosso primeiro teste lgico, onde verificamos se a idade que consta na clula E4 menor que o valor que consta na clula J4. K4: Clula definida a ser retornada como verdadeiro deste teste lgico, no caso o texto Juvenil. SE(E4<J5: segundo teste lgico, onde verificamos se valor da clula E4 menor que 30, se for real retorna o segundo valor verdadeiro, importante ressaltar que este teste lgico somente ser utilizado se o primeiro teste der como falso. K5: Segundo valor verdadeiro, ser retornado se o segundo teste lgico estiver correto. K6: Valor falso, ser retornado se todos os testes lgicos derem como falso.

possvel aninhar at 7 funes SE em uma nica frmula, possibilitando 8 resultados. Com a mudana da funo buscando referncias em uma planilha auxiliar, para que seja possvel copiar a funo para os demais atletas precisamos bloquear algumas clulas, pois os valores da tabela de categorias ser igual

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para todos os atletas, ou seja, na funo a nica coisa que muda a idade a ser testada. Nossa funo ento ficaria da seguinte forma, bloqueando os valores absolutos. =SE(E4<$J$4;$K$4;SE(E4<$J$5;$K$5;$K$6))

Acesse a pasta funo SE no DVD.

Cont.SE
Permite contar em um intervalo de valores quantas vezes se repete determinado item. Vamos aplicar a funo em nossa planilha de controle de atletas Adicione as seguintes linhas abaixo de sua planilha

Ento vamos utilizar a funo CONT.SE para buscar em nossa planilha quantos atletas temos em cada categoria.

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A funo ficou da seguinte forma =CONT.SE(H4:H13;K4) onde se faz a contagem em um intervalo de H3:H13 que o resultado calculado pela funo SE e retorna a clula K4 onde est a categoria juvenil de atletas. Para as demais categorias basta repetir o clculo mudando-se somente a categoria que est sendo buscada.

Acesse a pasta funo CONT.SE no DVD.

SOMASE
Soma um intervalo de clulas mediante a condio estabelecida. Monte a seguinte planilha

Vamos somar somente as mensalidades que estiverem pagas, assim voc saberia o quanto j recebeu A funo ento ficar =SOMASE(C2:C7;"PG";B2:B7), explicando a funo: Ao terminar de abrir o inicio da funo, selecionamos o intervalo onde vamos buscar a referncia que est aps o ponto e vrgula, no caso o PG que foi colocado entre aspas por se tratar de um texto, aps o prximo ponto e vrgula, definimos ento em qual intervalo de clulas vamos fazer a soma.

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PROC, PROCV
A funo PROC, PROCH e PROCV permitem que se faa uma busca em sua planilha e retorne na clula de acordo com os critrios selecionados. Vamos nos apoiar para o nosso prximo exemplo na funo PROCV Sua sintaxe a seguinte: =PROCV() A funo faz uma procura vertical em uma tabela de dados. Busca o que A clula onde ser digitado o dado que ser procurado na tabela. Tabela de Busca A regio de clulas onde se encontra a tabela com os dados. Coluna O nmero da coluna que tem o dado a ser recuperado Monte a seguinte planilha

Temos ento uma planilha base com as classes e seus respectivos valores, na planilha ao lado temos ento o hspede e classe escolhida, vamos ento procurar na primeira planilha o tipo de classe para que retorne o valor. =PROCV(E3;A4:B8;2), Observe que buscado o tipo da classe E3 no intervalo da tabela base A4:B8 e retorna a segunda coluna representado pelo

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nmero 2.

Para preencher as demais clulas, o clculo o mesmo, e neste caso temos valores absolutos A4:B8 que so os valores que esto na primeira tabela. =PROCV(E3;$A$4:$B$8;2)

Acesse a pasta funo procv no DVD.

Funes de Data e Hora

Podemos trabalhar com diversas funes que se baseiam na data e hora de seu computador. As principais funo de data e hora so =HOJE( ) Retorna a data atual. =MS(HOJE()) Retorna o ms atual =ANO(HOJE()) Retorna o ano atual =HORA(AGORA()) Retorna a hora atual =MINUTO(AGORA()) Retorna o minuto atual =SEGUNDO(AGORA()) Retorna o segundo atual =AGORA( ) Retorna a data e hora =DIA.DA.SEMANA(HOJE()) Retorna o dia da semana em nmero =DIAS360( ) Calcula o nmero de dias que h entre uma data inicial e uma data final Para exemplificar monte a seguinte planilha.

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Em V.Dirio, vamos calcular quantas horas foram trabalhadas durante cada dia. =B3-B2+B5-B4, pegamos a data de sada e subtramos pela data de entrada de manh, com isso sabemos quantas horas foram trabalhadas pela manh na mesma funo fao a subtrao da sada no perodo da tarde pela entrada do perodo da tarde e somo os dois perodos.

Repita o processo para todos os demais dias da semana, somente no sbado preciso apenas calcular a parte da manh, ou seja, no precisa ser feito o clculo do perodo da tarde.

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Para calcular o V. da hora que o funcionrio recebe coloque um valor, no caso adicione 15 e coloquei no formato Moeda. Vamos agora ento calcular quanto ele ganhou por dia, pois temos quantas horas ele trabalhou durante o dia e sabemos o valor da hora. Como temos dois formatos de nmeros precisamos durante o clculo fazer a converso. Para a segunda-feira o clculo fica da seguinte forma: =HORA(B6)*B7+MINUTO(B6)*B7/60. Inicialmente utilizamos a funo HORA e pegamos como referncia de hora o valor da clula B6, multiplicamos pelo valor que est em B7, essa parte calcula somente hora cheia ento precisamos somar os minutos que pega a funo MINUTO e multiplica a quantidade de horas pelo valor da hora, como o valor para a hora dividimos ele ento por 60 Aps isso coloque o valor em formato Moeda.

Para os demais clculos o V.Hora ser igual h todos os dias ento ele precisa ser fixo para que o clculo possa ser copiado, o nmero 60 por ser um nmero

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no muda. =HORA(B6)*$B$7+MINUTO(B6)*$B$7/60 Para sabermos quantas horas o funcionrio trabalhou na semana, faa a soma de todos os dias trabalhados.

Ao observar atentamente o valor calculado ele mostra 20:40, porm nessa semana o funcionrio trabalhou mais de 40 horas, isso ocorre pois o clculo de horas zera ao chegar em 23:59:59, ento preciso fazer com que o Excel entenda que ele precisa continuar a contagem. Clique na faixa do grupo nmero na ABA Inicio, na janela que se abre clique na categoria Hora e escolha o formato 37:30:55 esse formato faz com que a contagem continue.

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Crie um novo campo abaixo da Tabela e coloque V. a receber e faa a soma dos valores totais.

Acesse a pasta funes de data no DVD.

Planilhas 3D
O conceito de planilha 3D foi implantado no Excel na verso 5 do programa , ele chamado dessa forma pois permite que se faam referncias de uma planilha em outra. Posso por exemplo fazer uma soma de valores que estejam em outra planilha, ou seja quando na planilha matriz algum valor seja alterado na planilha que possui referncia com ela tambm muda. Vamos a um exemplo Faremos uma planilha para converso de valores, ento na planilha 1 vamos ter um campo para que se coloque o valore em real e automaticamente ele far a converso para outras moedas, monte a seguinte planilha.

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Vamos renomear a planilha para resultado. Para isso d um duplo clique no nome de sua planilha Plan1 e digite o novo nome.

Salve seu arquivo e clique na guia Plan2 e digite a seguinte planilha

Renomeie essa planilha para valores Retorne a planilha resultado e coloque um valor qualquer no campo onde ser digitado valor.

Clique agora no campo onde ser colocado o valor de compra do dlar na

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clula B4 e clique na clula onde est o valor que acabou de digitar clula B2, adicione o sinal de diviso (/) e depois clique na planilha valores ele vai colocar o nome da planilha seguido de um ponto de exclamao (!) e clique onde est o valor de compra do dlar. A funo ficar da seguinte forma =B2/valores!B2.

Com isso toda vez que eu alterar na planilha valores o valor do dlar, ele atualiza na planilha resultado. Faa o clculo para o valor do dlar para venda, a funo ficar da seguinte forma: =B2/valores!C2. Para poder copiar a frmula para as demais clulas, bloqueie a clula B2 que referente ao valor em real. O ideal nesta planilha que a nica clula onde o usurio possa manipular seja a clula onde ser digitado valor em real para a converso, ento vamos bloquear a planilha deixando essa clula desprotegia. Clique na clula onde ser digitado o valor em real depois na ABA Inicio no grupo Fonte clique na faixa e na janela que se abre clique na guia Proteo. Desmarque a opo Bloqueadas, isso necessrio, pois esta clula a nica que poder receber dados.

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Clique agora na ABA Reviso e no grupo Alteraes clique no boto Proteger Planilha.

Ser mostrada mais uma janela coloque uma senha (recomendvel)

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Ao tentar alterar uma clula protegida ser mostrado o seguinte aviso

Se precisar alterar alguma clula protegida basta clicar no boto Desproteger Planilha no grupo Alteraes.

Acesse a pasta planilha 3D no DVD.

Insero de Objetos
A insero de objetos no Excel muito semelhante ao que aprendemos no Word, as opes de insero de objetos esto na ABA Inserir.

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Podemos inserir Imagens, clip-arts, formas, SmartArt, caixas de texto, WordArt, objetos, smbolos, etc... Como a maioria dos elementos j sabemos como implementar vamos focar em dois importantes itens, Grficos e Tabela Dinmica.

Grficos
A utilizao de um grfico em uma planilha alm de deix-la com uma aparncia melhor tambm facilita na hora de mostrar resultados. As opes de grficos, esta no grupo Grficos na ABA Inserir do Excel

Para criar um grfico importante decidir quais dados sero avaliados para o grfico. Vamos utilizar a planilha Atletas para criarmos nosso grfico, vamos criar um grfico que mostre os atletas x peso. Selecione a coluna com o nome dos atletas, pressione CTRL e selecione os valores do peso.

Ao clicar em um dos modelos de grfico no grupo Grficos voc poder

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selecionar um tipo de grfico disponvel, no exemplo cliquei no estilo de grfico de colunas.

Escolha na subgrupo coluna 2D a primeira opo e seu grfico ser criado.

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Para mover o grfico para qualquer parte de sua planilha basta clicar em uma rea em branco do grfico manter o mouse pressionado e arrastar para outra parte. Na parte superior do Excel mostrada a ABA Design (Acima dela Ferramentas de Grfico).

Se voc quiser mudar o estilo de seu grfico , voc pode clicar no boto Alterar Tipo de Grfico.

Para alterar a exibio entre linhas e colunas, basta clicar no boto Alterar Linha/Coluna.

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Ainda em Layout do Grfico podemos modificar a distribuio dos elementos do Grfico.

Podemos tambm modificar o estilo de nosso grfico atravs do grupo Estilos de Grfico

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Podemos tambm deixar nosso grfico isolado em uma nova planilha, basta clicar no boto Mover Grfico.

Acesse a pasta grficos no DVD.

Dados
O Excel possui uma ABA chamada Dados que permite importar dados de outras fontes , ou trabalhar os dados de uma planilha do Excel.

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O primeiro grupo dessa ABA permite importar dados de outras fontes.

Podemos importar dados de um banco de dados Access. Vamos importar os dados do arquivo de Access que geramos quando criamos a mala direta no Word. Clique no boto Do Access.

Selecione o banco de dados a ser importado.

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Clique em OK

Os dados sero importados para sua planilha. Ao clicar no boto Da Web podemos buscar dados em sites .

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O Excel ao encontrar algo que possa ser importado marca com um flecha preta em um Box de fundo amarelo. No site da MSDN vou clicar na tabela MSN Aes ao clicar no Box com a flecha o fundo fica verde identificando que a tabela est pronta para ser importada. Clique no boto Importar e ser solicitado o local onde sero importados os dados.

Ao clicar em Propriedades nessa planilha podemos configurar como sero administrados os dados importados.

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Na opo Atualizar controle podemos definir como deve ser a atualizao dos dados da planilha, como estamos importando valores de aes, uma opo interessante seria marcar Atualizar dados ao abrir o arquivo. Clique em OK, e aguarde enquanto ele baixa os dados.

Podemos ainda obter dados de texto e de outras fontes de dados. Podemos tambm verificar as conexes existentes na planilha.

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Voc pode tambm atualizar todos os dados importados a qualquer momento clicando no boto Atualizar tudo

Classificao
Vamos agora trabalhar com o gerenciamento de dados criados no Excel. Vamos utilizar para isso a planilha de Atletas. Classificar uma lista de dados muito fcil, e este recurso pode ser obtido pelo boto Classificar e Filtrar na ABA Inicio, ou pelo grupo Classificar e Filtrar na ABA Dados.

Vamos ento selecionar os dados de nossa planilha que sero classificados.

Clique no boto Classificar.

Voc precisa definir quais sero os critrio de sua classificao, onde diz Classificar por clique e escolha nome, depois clique no boto Adicionar Nvel

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e coloque Modalidade.

Antes de clicar em OK, verifique se est marcado a opo Meus dados contm cabealhos, pois selecionamos a linha de ttulos em nossa planilha e clique em OK.

Voc pode mudar a ordem de classificao sempre que for necessrio, basta clicar no boto de Classificar.

Auto Filtro
Este um recurso que permite listar somente os dados que voc precisa visualizar no momento em sua planilha. Com seus dados selecionado clique no boto Filtro e observe que ser adicionado junto a cada clula do cabealho da planilha uma seta.

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Estas setas permite visualizar somente os dados que te interessam na planilha, por exemplo caso eu precise da relao de atletas do sexo feminino, basta eu clicar na seta do cabealho sexo e marcar somente Feminino, que os demais dados da planilha ficaro ocultos.

Posso ainda refinar mais a minha filtragem, caso precise saber dentro do sexo feminino quantos atletas esto na categoria Profissional, eu fao um novo filtro na coluna Categoria.

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Observe que as colunas que esto com filtro possuem um cone em forma de funil no lugar da seta. Para remover os filtros, basta clicar nos cabealhos com filtro e escolher a opo selecionar tudo. Voc tambm pode personalizar seus filtros atravs da opo Filtros de Texto e Filtro de nmero (quando contedo da clula for um nmero).

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Subtotais
Podemos agrupar nossos dados atravs de seus valores, vamos inicialmente classificar nossa planilha pelo sexo dos atletas relacionado com a idade.

Depois clique no boto Subtotal. Em A cada alterao em: coloque sexo e em Adicionar subtotal a deixe marcado apenas Peso, depois clique em OK.

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Observe na esquerda que mostrado os nveis de visualizao dos subtotais e que ele faz um total a cada seqncia do sexo dos atletas. Para remover os subtotais, basta clicar no boto Subtotal e na janela que aparece clique em Remover Todos.

Acesse a pasta Dados no DVD.

Tabela Dinmica
Tabela Dinmica uma tabela interativa que resume uma grande quantidade de dados rapidamente, ou os combina de tabelas diferentes. possvel girar suas linhas e colunas para ver resumos diferentes dos dados de origem, filtrar os dados exibindo pginas diferentes ou exibir os detalhes das reas de interesse. Vamos criar um tabela dinmica baseada em nossa planilha de atletas. Selecione sua planilha

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Clique na ABA Inserir, depois clique no boto Tabela Dinmica.

Ser mostrada a janela de criao da Tabela Dinmica, vamos adicionar ela em uma nova planilha, clique em OK

A janela do Excel ser modificada para o ambiente de Tabela Dinmica.

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Observe na direita que temos quatro campos para colocarmos nossos campos que so mostrados na janela superior. Em filtro adicione Modalidade, Sexo e Categoria.

Observe que na planilha o Excel j comea a montar a planilha com os dados

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escolhidos.

Adicione agora a Rtulos de Linha o campo Nome. Adicione a Valores os campos Idade, Peso e Altura

Sua Tabela dinmica estar da seguinte forma

Ao clicar por exemplo em Modalidade e escolher Atletismo ele far o filtro e mostrara somente os dados referentes ao atletismo.

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Voc pode filtrar e apresentar valores dos campos sexo e Categoria, se precisar pode mudar os campos de local na direita da tela, ou seja, voc apresenta os dados de acordo com a sua necessidade.

Validao
Em uma planilha muitas vezes podemos obrigar ao usurio entrar com informaes corretas, este processo chama-se validao. Em nossa planilha converso vamos validar que o campo de entrada de valor somente aceite nmeros. Abra a planilha e clique na clula onde digitado o valor a ser convertido. Clique na ABA Dados e depois no boto Validao de Dados

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Vamos colocar um aviso que o nmero no pode ser menor que 1.

Clique na guia Alerta de erro. Preencha os campos conforme a imagem.

Clique em Ok Teste sua clula, coloque um valor menor que 1

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Impresso
O processo de impresso no Excel muito parecido com o que fizemos no Word. Clique no boto Office e depois em Imprimir e escolha Visualizar Impresso.

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No caso escolhi a planilha atletas, podemos observar que a mesma no cabe em uma nica pgina. Clique no boto Configurar Pgina.

Marque a opo Paisagem e clique em OK.

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Ainda continuamos com duas pginas, clique no boto Prxima Pgina e voc poder observar que o contedo na pgina seguinte pequeno. Clique na opo Mostrar Margens e observe que sero mostrados as margens da planilha.

Arraste as margens da esquerda e direita para caber em uma nica pgina.

Em planilhas longas, a alterao no tamanho das margens pode no resolver, nestes casos , muitas vezes at aconselhvel trabalhar as margens de forma que no corte partes da planilha que se no estiverem juntas percam o sentido. Ao clicar em Configurar Pgina, alm da configurao da orientao do papel temos a opo de ajuste do tamanho da planilha, em alguns casos uma reduo do tamanho normal, pode fazer com que os dados caibam em uma nica pgina. Ao clicar em Margens podemos trabalhar as margens da planilha.

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Na guia cabealho e rodap podemos definir o que ser colocado de informao no cabealho e rodap. Podemos digitar o que dever aparecer, como posso tambm, clicar no boto Personalizar Cabealho Personalizar Rodap. e

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A primeira coisa a ser notada que o cabealho e o rodap dividido em trs sees. Na parte superior temos alguns botes. Permite formatar o texto. Nmero da Pgina Nmero de Pginas

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Inserir Data Inserir Hora Inserir Caminho do Arquivo Inserir Nome do Arquivo Inserir Nome da Planilha Inserir Imagem Formatar Imagem

Na guia Planilha , podemos definir rea de Impresso, Ttulos que precisam repetir-se no topo e na esquerda, imprimir as linhas de grade, em preto e branco, com qualidade de rascunho.

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Aps terminar a configurao de sua pgina clique no boto Imprimir.

Se voc precisar imprimir somente o grfico, clique sobre ele e depois

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clique no boto de visualizar impresso, ser impresso ento somente o grfico.

Acesse a pasta Impresso no DVD.

Com isso chegamos ao final de nossa primeira apostila. Vimos at o momento a importncia de conhecer alguns recursos do Sistema Operacional, a utilizar um editor de texto de forma produtiva e de como trabalharmos com planilhas buscando tirar o mximo de proveito da ferramenta. Na apostila 2 voc ver como criar apresentaes de forma produtiva, como utilizar o Outlook como gerenciador de e-mail e agenda corporativa e o Publisher, um aplicativo que possui recursos de uma grfica rpida para seu escritrio.

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