MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

SGI

INTRODUCCION: DEFINICION DE PROCESO Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado especfico y predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgnica.

DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS Mdulos homogneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relacin con los responsables de la ejecucin, que deben cumplir polticas y normas establecidas sealando la duracin y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de nmina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de materiales, etc.

DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento se encuentran algunas similitudes y muchos autores utilizan indistintamente dichos trminos, cuando se trata de manuales que orienten la ejecucin del trabajo, es ms generalizado el uso de procedimientos, por razones de orden jurdico, confirmado por la Constitucin y las Leyes. En este instructivo para tener didcticos los trminos "proceso y procedimiento" se emplea en forma anloga, especialmente por que se est describiendo el trabajo de una persona responsable y de all se origina la descripcin del Manual de Funciones.

DEFINICIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento instrumental de informacin detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y sistemtica, instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus reas, secciones, departamentos y servicios. Requiere identificar y sealar quin?, cuando?, como?, donde?, para qu?, por qu? de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.

OTRAS DEFINICIONES APLICADAS A LOS PROCEDIMIENTOS Poltica: Se define como la orientacin, marco de referencia o directriz que rige las actuaciones en un asunto determinado.

Norma: Disposicin de carcter obligatorio, especfico y preciso que persigue un fin determinado enmarcado dentro de una poltica. Reglamento: Conjunto de polticas, normas y procedimientos que gua el desarrollo de una actividad. Formato o Documento: Instrumento que facilita el registro de la informacin necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que ste se realiz de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos. Puntos de Control: Prevenciones que hace un empleado en el desarrollo de un procedimiento para ejecutar la accin o tarea de acuerdo con las normas establecidas en los reglamentos.

OBJETIVOS, POLITICAS PROCEDIMIENTOS:

COMPONENTES

DEL

MANUAL

DE

El desarrollo y mantenimiento de una lnea funcional de autoridad responsabilidad para complementar los controles de la organizacin.

Una definicin clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, as como la actividad de la organizacin, esclareciendo todas las posibles lagunas o reas de responsabilidad indefinida. Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta informacin de los resultados operativos y de organizacin en el conjunto. Un sistema de informacin para la direccin y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documento contable y diseado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, as como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos. La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como evaluacin y autocontrol que asegure un anlisis efectivo y de mxima proteccin posible contra errores, fraude y corrupcin. La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestin proyectada y los objetivos futuros. La correcta disposicin de los controles validos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos as como la extensin de los necesarios. Elementos esenciales para practicar auditoras, interventoras y en general evaluaciones internas e independientes o externas.