rea Tributaria

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Nos preguntan y contestamos

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Libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios
1. Obligacin de llevar contabilidad simplificada o contabilidad completa
Ficha Tcnica
Autor : C.P. Too Gaytn Ortiz Ttulo : Libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios Fuente : Actualidad Empresarial, N 237 - Segunda Quincena de Agosto 2011

Consulta
Mi empresa se encuentra acogida al Rgimen general de la renta, cules son los libros contables que estoy obligado a llevar? Existe alguna sancin por llevar los libros contables sin observar lo establecido por la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, de haberla cul sera la sancin?

Respuesta En primer lugar se deber observar que los contribuyentes se encuentran en la obligacin de llevar libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios, dependiendo el rgimen al que pertenecen y a los ingresos anuales, tal es as que los contribuyentes que se encuentran en: a) El Rgimen nico Simplificado (Nuevo RUS), segn lo sealado por el Texto del Nuevo RUS (Decreto Legislativo N 937) en su art. 20: Los sujetos de este rgimen no se encuentran obligados a llevar libros y registros contables. b) En el Rgimen Especial del Impuesto a la Renta, segn el art. 124 del Texto nico Ordenado de la Ley del Impuesto a la Renta (Decreto Supremo 179-2004EF): Los sujetos del presente rgimen estn obligados a llevar un Registro de Compras y un Registro de Ventas de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia. c) En el Rgimen General del Impuesto a la Renta, segn art. 65 del Texto nico Ordenado de la Ley del IR (D. S. 179-2004-EF) se presenta dos situaciones: 1. Los perceptores de rentas de tercera categora cuyos ingresos brutos anuales no superen las 150 UIT debern llevar como mnimo un Registro de Ventas, un Registro de Compras y Libro Diario de Formato Simplificado de acuerdo con las normas sobre la materia. 2. Los dems perceptores de rentas de tercera categora estn obligados a llevar contabilidad completa. Por su parte la SUNAT ha emitido la resolucin N 234-2006/SUNAT, en la que se tienen los libros y registros que integran la contabilidad completa, requisitos mnimos, formatos y dems obligaciones formales que se debe tener en cuenta para el llevado de los libros y

registros contables vinculados a asuntos tributarios, el incumplimiento de lo regulado tiene consecuencias, las cuales son las sanciones administrativas que ms adelante detallaremos. Entonces veamos los libros que conforman los dos tipos de contabilidad que estn obligados a llevar los contribuyentes del rgimen general perceptores de renta de tercera categora, dependiendo de sus ingresos: 1. Contabilidad simplificada: Como se ha mencionado en el artculo 65 de la Ley del Impuesto a la Renta, los libros que conforman la contabilidad simplificada son: a) Registro de Compras (Formato 8.1) b) Registro de Ventas e Ingresos (Formato 14.1) c) Libro Diario de Formato Simplificado (Formato 5.2) 2. Contabilidad completa: La relacin de los libros y registros que conforman la contabilidad completa se encuentra en el art. 12 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT, que a continuacin se talla: a) Libro Caja y Bancos (el libro se encuentra conformado por dos formatos: Formato 1.1: Libro Caja y Bancos detalle de los movimientos del efectivo y Formato 1.2: Libro Caja y Bancos detalle de los movimientos de la cuenta corriente). b) Libro de Inventarios y Balances (el libro est conformado por los Formatos 3.1 al 3.20, en las que se muestra el detalle de los saldos de cada cuenta que conforma el Estado de Situacin Financiera, tambin se muestra el Balance de Comprobacin as como los estados financieros). c) Libro Diario (Formato 5.1). d) Libro Mayor (Formato 6.1). e) Registro de Compras (Formato 8.1). f) Registro de Ventas e Ingresos (Form. 14.1). Adicionalmente a estos libros existen otros Registros que los contribuyentes estarn obligados a llevar, slo en ciertas situaciones, lo cual est sealado en el numeral 12.2 del art. 12 de la Resolucin antes citada, Dichos libros son: a) Libro de Retenciones incisos e) y f) del artculo 34 de la LIR (Formato 4.1). b) Registro de Activos Fijos (el libro se encuentra conformado por los siguientes formatos: Formato 7.1: Registro de Activos Fijos Detalle de los activos fijos, Formato 7.2: Registro de Activos Fijos Detalle de los activos fijos revaluados, Formato 7.3: Registro de Activos Fijos Detalle de la diferencia de cambio y Formato 7.4: Registro de Activos Fijos Detalle de los activos fijos bajo la modalidad de arrendamiento financiero al 31.12). c) Registro de Costos (el Registro se encuentra conformado por los siguientes formatos:

Formato 10.1: Registro de Costos Estado de costo de ventas anual, Formato 10.2: Registro de Costos Elementos del costo mensual y Formato 10.3: Registro de Costos Estado de costo de produccin valorizado anual, base legal a observar para saber si se est obligado a llevar este registro es el art. 35 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta). d) Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas (Formato 12.1, base legal a observar para saber si se est obligado a llevar este registro es el art. 35 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta). e) Registro de Inventario Permanente Valorizado (Formato 13.1, base legal a observar para saber si se est obligado a llevar este registro es el art. 35 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta). Segn el detalle mostrado se puede responder a la primera consulta de la siguiente manera: Ya que se encuentra en el Rgimen General del Impuesto a la Renta y por ende es generador de renta de tercera categora, est en la obligacin de llevar los libros y registros detallados lneas arriba en observancia de sus ingresos anuales del ejercicio anterior ya sea contabilidad completa o simplificada. En cuanto a la segunda consulta, se indica: Que existe infraccin por no llevar los libros y registros contables sin observar los requerimientos sealados por las normas y las resoluciones de la SUNAT, esto segn el art. 175 numeral 2 del Texto nico Ordenado del Cdigo Tributario, que a la letra indica: constituyen infracciones relacionadas con la obligacin de llevar libros y/o registros, o contar con informes u otros documentos:() Llevar los libros de contabilidad, u otros libros y/o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolucin de Superintendencia de la SUNAT, el registro almacenable de informacin bsica u otros medios de control exigidos por las leyes y reglamentos; sin observar la forma y condiciones establecidas en las normas correspondientes1. La sancin por esta infraccin es de 0.3% de los ingresos netos, los cuales no sern menor a 10% de la UIT ni mayor a 25 UIT, segn la tabla I de infracciones y sanciones, pero dicha multa puede ser rebajada si es que se subsana la infraccin antes que la Administracin Tributaria detecte tal infraccin, la forma de subsanar es: Rehaciendo los libros y/o registros respectivos, observando las formas y condiciones establecidas en las normas correspondientes. En caso la SUNAT haya detectado la infraccin se deber subsanar la infraccin en el plazo otorgado por la SUNAT y si la multa es pagada dentro del plazo de subsanacin, se tendr derecho a una rebaja del 80%, y sin el pago de la multa a una rebaja del 50%.
1 El subrayado nos corresponde

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2. Libro Diario de Formato Simplificado

iii) Ajuste de operaciones de meses anteriores, de ser el caso. iv) Ajustes de operaciones del mes. v) Cierre del ejercicio gravable. El Libro Diario de Formado Simplificado debe contar con los siguientes datos de cabecera: i) Denominacin del libro o registro. ii) Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada. iii) Nmero de RUC del deudor tributario, apellidos y nombres, denominacin y/o razn social de ste. Tratndose de libros o registros llevados en forma manual, bastar con incluir estos datos en el primer folio de cada perodo o ejercicio. Requisitos mnimos a tener en cuenta para el llenado del Libro Diario de Formato Simplificado: i) Nmero correlativo del asiento contable o cdigo nico de la operacin. ii) Fecha de la operacin. iii) Glosa o descripcin de la naturaleza de la operacin registrada, de ser el caso. iv) Cuenta contable de acuerdo al Plan contable General vigente. v) Totales. Para demostrar la forma del llenado es preciso sealar algunos supuestos, tales como: La empresa inicia sus operaciones con:
Inm., maquinaria y equipo S/.60,000.00 Oficina S/.30,000.00 Vehculo S/.25,000.00 Muebles S/.5,000.00

Mi empresa se encuentra en la obligacin de llevar contabilidad simplificada por lo que quisiera saber cul es la forma del llenado del Libro Diario de Formato Simplificado?

Respuesta Como sabemos la Resolucin N 234-2006/ SUNAT es la norma que regula los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, pero esta resolucin ha tenido algunas modificaciones y una de estas modificaciones es la R. S. N 2392008/SUNAT, en la que se indica que el Libro Diario de Formato Simplificado entra en vigencia a partir del 1 de enero de 2009; asimismo, el art. 1 que modifica el art. 6 inciso b) acpite (iii) de la Resolucin N 234-2006/SUNAT seala que el nmero de dgitos a emplear en el registro contable es correspondiente al Plan Contable General vigente, por ello a partir del 1 de enero de 2011 se deber emplear las cuentas contables a cinco dgitos como mnimo, ya que el PCGE es la vigente a la fecha sealada. En el Libro Diario de Formato Simplificado Se deber incluir los siguientes asientos de: i) Apertura del ejercicio gravable. ii) Operaciones del mes.

Los bienes sealados son parte del capital con la que inicia sus actividades econmicas la empresa. Operaciones que efecta la empresa durante el mes de agosto 2011: 1. Aporte capital por parte del socio por S/.15,000.00. 2. Compra de mercaderas del mes por S/.5,000.00 ms IGV. El Libro Diario de Formato Simplificado es similar al libro Caja tabular, puesto que se ir aperturando columnas a medida que se empleen las cuentas contables de acuerdo a las actividades econmicas que se tenga, es de sugerir que por cada cuenta contable, se aperture dos columnas, una por el Debe o Cargo y otra por el Haber o Abono. Segn lo soado se tiene el siguiente detalle de la forma del llenado:

FORMATO 5.2: LIBRO DIARIO - FORMATO SIMPLIFICADO PERODO: Ago.-11 RUC: 20153265623 APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIN O RAZN SOCIAL: Per Import S.A.C Fecha o Perodo Operacin mensual Activo 10411 D H 20111 D H 33211 D H 33411 D H 33511 D H D Pasivo 40111 H 0 42121 D H D 0 Patrimonio 50111 H 75,000 D Gastos 60111 H 0 61111 D H

03.08.11 Asiento de Apertura 15,000 31.08.11 Compras del mes Totales 15,000

30,000

25,000

5,000

5,000 0 5,000

950 0 950

5,950 0 5,950

5,000 75,000 5,000

5,000 0 5,000

0 30,000

0 25,000

0 5,000

3. Legalizacin de los libros y registros contables

Consulta
Los libros contables debern ser legalizados? Y Quin es el encargado de legalizar dichos libros?

Respuesta Los libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios deben ser legalizados antes de su uso, es lo que seala la Resolucin N 234-2006/SUNAT, que en su art. 4 a la letra seala lo siguiente: Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios debern ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas. Tratndose del libro de planillas, la legalizacin se regir por lo dispuesto en el Decreto Supremo N 001-98-TR y normas modificatorias. Asimismo, para el caso de una segunda legalizacin la Resolucin hace la siguiente precisin, en el art. 4: Para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros vinculados a asuntos tributa-

rios, de una misma denominacin, se deber tener en cuenta lo siguiente: a) Tratndose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deber presentar el ltimo folio legalizado por notario del libro o registro anterior. b) Tratndose de libros o registros llevados en forma manual, se deber acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditacin se efectuar con la presentacin del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalizacin y del ltimo folio del mencionado libro o registro. Lo establecido en el presente inciso no ser de aplicacin en el caso de libros o registros llevados en forma manual que hubieran sido incautados por autoridad competente, bastando para la legalizacin del segundo y siguientes libros y registros la presentacin del documento en el que conste la referida diligencia. De producirse, de ser el caso, la devolucin de los libros o registros incautados a que se refiere el prrafo anterior, no podr realizarse en ellos

anotacin alguna debiendo procederse a su cierre inmediato. c) Tratndose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deber presentar la comunicacin establecida en el artculo 9. Lo dispuesto en el presente artculo no ser de aplicacin en el caso del Libro de Planillas, regulado por el Decreto Supremo N 001-98-TR y normas modificatorias El encargado de legalizar los libros contables son los notarios pblicos o el juez de paz letrado, Juez de Paz, lo indicado se encuentra en el art. 2 numeral 2.1 de la Resolucin N 234-2006/SUNAT, que a la letra indica: Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios sern legalizados por los notarios o, a falta de stos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratndose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

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